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• Angelica Puchuela Salinas

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CAJA Definición: La cuenta Caja pertenece al Activo corriente y es dinero representado por las monedas, los billetes y los cheques a la vista, en moneda nacional y extranjera, que posee la empresa en un momento determinado y que es de disponibilidad inmediata. CAJA Recepción de unidades monetarias. Se debita:  Por las entradas de dinero en monedas o en cheques en moneda nacional o extranjera, producto de ventas y cobranzas.  Por los sobrantes al efectuar arqueos.  Por el mayor valor que resulte de convertir las divisas (moneda extranjera) a la tasa de cambio respectiva.

Desembolsos en efectivo Se acredita:  Por el valor de las consignaciones en cuentas corrientes o de ahorros.  Por el menor valor de la negociación de las divisas.  Por los faltantes de caja en arqueos.  Por el valor de los pagos en efectivo cuando requieran.

SUBTEMA 1: Principales fuentes de ingreso y egreso del efectivo. Los conceptos más comunes por los cuales se debita (aumenta) o ingresa la cuenta Caja, son:     

Venta de mercaderías o servicios al contado. Cobro o efectivización de cuentas pendientes de cobro. Ventas de activos al contado. Recepción de rentas (donaciones, arriendos etc.) al contado. Otras que denoten ingreso de fondos.

Control interno sobre el efectivo. Los objetivos de un eficaz sistema de control interno sobre el efectivo se pueden resumir en dos:  

Salvaguardar el efectivo; Lograr una contabilidad más precisa.

Para alcanzar estos objetivos, se deben dictar políticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudo, custodia y desembolsos del efectivo, así:   

Separar las funciones financieras, especialmente las que se refieren al recaudo del efectivo y al registro contable. Conseguir que el efectivo recaudado durante el día sea depositado, a más tardar, el siguiente día, en forma exacta en las cuentas bancarias de la empresa. Exigir que todo desembolso se haga por medio de cheque girado a nombre del beneficiario, y para el libramiento, consten las firmas de dos funcionarios autorizados.

SUBTEMA 2: Sobrantes y faltantes de efectivo. Con cierta frecuencia se presentan diferencias entre el cobro real del efectivo y el registro del efectivo que se recibe en el día. Por lo general esta diferencia es pequeña y es el resultado de errores involuntarios. Estas diferencias se registran en la cuenta Sobrantes y Faltantes de Efectivo. Si el saldo de esta cuenta es deudor pasa al Estado de Pérdidas y Ganancias como Gastos Varios y si el saldo de esta cuenta es acreedor pasa al mismo Estado como otros Ingresos. Durante el periodo contable estas diferencias pequeñas por sobrantes y faltantes tienden a cancelarse entre sí. Una diferencia mayor necesariamente conduce a una investigación minuciosa responsabilidades y mejorar los sistemas de control.

SUBTEMA 3: Arqueo de caja. Es el recuento y constatación física de monedas, billetes, cheques y valores que representan el efectivo, que posee la empresa en un momento determinado. El resultado de este recuento se compara con el Saldo Contable de la Cuenta Caja y se obtiene: 1. Igualdad entre el recuento físico y el saldo contable 2. Desigualdad entre el recuento físico y el saldo contable, lo que da origen a un faltante o sobrante de Caja. Cuando el saldo contable es mayor que el recuento físico, el resultado es un faltante. Cuando el saldo contable es menor que el recuento físico, el resultado es un sobrante. El Arqueo de Caja se efectúa en estricta sujeción a las normas y procedimientos de la Auditoría y debe ser realizado por profesionales especializados que pertenezcan al Departamento de Auditoría o al Departamento Financiero de la empresa. Pedro Zapata señala que: "El Arqueo de Caja, es un examen especial que se lo hace con el fin de verificar la exactitud de los registros contables y de los valores monetarios físicos en poder del encargado de Caja. Cualquier diferencia encontrada en este examen deberá ser justificada o cubierta de inmediato sin perjuicio de hacerse acreedor a sanciones administrativas y/o civiles. Las condiciones para que este examen sea objetivo son: 1. Debe hacérselo en cualquier instante, sin previo aviso. 2. El Delegado debe tener la suficiente capacidad intelectual y moral. 3. El Delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia. El Arqueo de Caja se dejará constancia en la denominada Acta de Arqueo que luego de legalizada será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso en el supuesto de que no se hubiese manejado y utilizado convenientemente los recursos monetarios. La mencionada Acta, deberá contener al menos los siguientes datos: - Fecha en la que se realiza el Arqueo. - Determinación del Alcance del examen. - Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados. - Establecimiento de cualquier diferencia, si hubiere. - Declaración de conformidad y firmas de legalización -

SUBTEMA 3: Arqueo de caja. Verificación espontanea de los dineros recibidos por el cajero, es un examen especial que se hace con el fin de:  

Verificar la idoneidad de los registros contables. Constatar que los valores monetarios físicos en poder del encargado de la caja estén en la cantidad exacta.

Este examen puede ser realizado íntegramente para Caja y Caja chica; sin embargo, se puede particularizar el arqueo para cada rubro. Para poder efectuar el arqueo, se deben observar las normas y los procedimientos utilizados en prácticas de auditoria y por tanto, será realizado por un funcionario contable o por otro con suficientes conocimientos en la materia. Cualquier diferencia encontrada en este examen deberá ser justificada o cubierta de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y civiles. Las condiciones para que este examen de arqueo de caja sea idóneo son:    

Realizarlo en cualquier momento y sin previo aviso. El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral. El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia. El delegado debe tener los documentos técnicos para practicar el arqueo (acta, certificado de saldos etc.).

Procedimiento para efectuar el arqueo de Caja 1. Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo. 2. Solicitar la presencia del custodio de la caja. 3. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. 4. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiese, tomando nota de la fecha de pago, el concepto, la autorización y el valor correspondiente. 5. Realizar una suma total de estos valores (efectivos y comprobantes). 6. Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más (sobrantes) o en menos (faltantes), si hubiese. 7. Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas. Ésta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiese manejado y utilizado convenientemente los recursos monetarios. El acta deberá contener al menos los siguientes datos:  Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo.  Determinación del alcance del examen.  Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados.  Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese.  Declaración de conformidad y firmas de legalización.

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EJEMPLO El 08/11/2011 a las 17:00pm se realiza el arqueo de caja el Sr: Juan Perez custodio, obteniendo los siguientes resultados: 5 Billetes de $1 8 Billetes de $5 10Billetes de $10 10 Billetes de $50 40 Billetes de $100 14 Monedas de $0.50 60 Monedas de $0,25 Además encontramos un ch. Del Banco del Austro de $935 y otro ch. Del Banco Pichincha de $515 un comprobante de energía eléctrica de $345. NOTA: 3 billetes de $100 es falso la empresa asume la pérdida cualquier otro tipo de faltante se descontara al empleado. El saldo del libro de caja es de $6462

REGISTRO CONTABLE EMPRESA "XYZ" DIARIO GENERAL FECHA DETALLE 08/11/2011.--------X------perdida fortuita caja P/R faltante de caja TOTAL

DEBE

HABER 300 300 300

300

ACTA DE ARQUEO EMPRESA "XYZ" ACTA DE ARQUEO DE CAJA FECHA: 08/11/2011 CUSTODIO: Juan Löpez EFECTIVO: CANTIDAD 37 10 10 8 5 14 60

CHEQUES FECHA 08/11/2011 08/11/2011

COMPROBANTE FECHA 08/11/2011

TOTAL PRESENTADO: SALDO CONTABLE: DIFERENCIA:

OBSERVACIONES:

HORA:17:00pm DELEGADO: Andres Barros

DENOMINACION Billetes de $100 Billetes de $50 Billetes de $100 Billetes de $5 Billetes de $1 Monedas de $0,50 Monedas de $1.00 TOTAL

VALOR 3700 500 100 40 5 7 15 4367

CONCEPTO Banco del Austro cta N° 2645 Banco del Austro cta N°2332 TOTAL

VALOR 515 935 1450

CONCEPTO Pago energia electrica TOTAL

VALOR 345 345

6162 6462 300

Existe un faltante de $ 3'0 por un billete falso

UNIDAD 1: EFECTIVO, EQUIVALENTES AL EFECTIVO Y CUENTAS POR COBRAR Resultado de Aprendizaje 1: Procesar el movimiento de efectivo y bancario en los libros de caja y bancos respectivamente y el control de la cuenta clientes aplicando los requisitos mínimos establecidos en las normas tributarias. Subtema 1: Principales fuentes de ingreso y de egreso Subtema 2: Sobrantes y faltantes de efectivo Tema 1: Caja Subtema 3: Arqueo de caja Subtema 4: Registros contables Subtema 1: Objeto de la creación de caja chica Subtema 2: Documentos utilizados para un adecuado manejo de caja chica Tema 2: Caja Chica Subtema 3: Arqueo de caja chica Subtema 4: Registros contables