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ACTIVIDAD 02 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS

PRESENTADO POR: MARIA CAMILA MESA BECERRA ID: 000501672 JOHANA VELEZ GIRALDO 000557447 LUISA FERNANDA WANNER 000527700 CLAUDIA LILIANA SALAZAR GARCIA 000413598

NRC: 41504

MATERIA: GERENCIA DEL TALENTO HUMANO

DOCENTE WILSON VALENCIA ¿?

CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS ADMÒN EN SALUD OCUPACIONAL, 7 SEMESTRE Educación de calidad al alcance de todos

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INTRODUCCIÓN En toda organización debe existir una buena relación entre la planeación general y la planeación de la administración del talento humano, de tal manera que la gestión del personal ayude al cumplimiento de la misión, la visión y los objetivos de la compañía. El análisis y descripción de cargos es una de las herramientas fundamentales con la cual cuenta toda organización, ya que permite minimizar problemas laborales debidos a la improvisación o falta de previsión, es por esto que evaluar el rendimiento de los trabajadores, hacer un correcto proceso de reclutamiento y selección del personal, inducción y capacitación, permitirá identificar las necesidades reales y disminuirá las posibilidades de cometer errores, incurrir en costos y mejorará la eficiencia de la administración. Es por esto que en el presente trabajo se estudiará el análisis y la descripción de cargos para comprender cómo es el proceso desde la recolección de la información hasta ¿? la creación del cargo y qué esta herramienta manejada de la forma correcta además de satisfacer las necesidades de los empleados, permite a la empresa encontrar el capital humano mejor cualificado para cumplir con los objetivos de la organización.

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OBJETIVOS: 

Conocer cómo se desarrolla el proceso de análisis y descripción de cargos dentro de las empresas.

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Identificar cuáles son las herramientas ¿? que se necesitan para recolectar la información relevante para el análisis de los cargos.

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Reconocer como la claridad y la pertinencia en las funciones mejora el clima laboral y la motivación de los trabajadores. ¿?

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Conocer como en la descripción del cargo se detallan las funciones, tareas o actividades que se desarrollan en todos y cada uno de los cargos de la empresa.

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INFORME DE ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS Análisis de cargos: La recolección de la información es el primer paso para llegar al análisis de los cargos, se realiza por diferentes fuentes y métodos que dependen de la empresa puesto que es ella quien decide cómo consigue los datos suficientes de lo que se requiere, sin embargo la mayor fuente de información es la persona que ocupa el cargo, en el caso de que existan varias personas desempeñando el mismo cargo se debe trabajar con la información que suministre la persona que mejor desempeño tenga; Algunos métodos de obtención de la información son: Entrevistas estructuradas, Observación directa, Cuestionarios, Participación, Auto-descripción del trabajo, Agenda de trabajo, Medios audiovisuales, Estudio de los registros anteriores, Grupo de trabajo, este último debe realizarse con personal calificado puesto que busca la definición y valoración de los diferentes perfiles profesionales de los cargos y el análisis de tareas de los mismos, así como la definición y evaluación de planes de formación continua, por medio de un modelo participativo y transparente. Existen muchas definiciones sobre el análisis de cargos, DUCCESCHI (PUCHOL, 1993) por ejemplo lo define como el: "proceso de determinar, mediante observación y estudio, los elementos componentes de un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve". El análisis de cargos, es un proceso sistemático para recolectar y estudiar la información característica de los puestos de trabajo con el fin de identificar todas las actividades que el trabajador debe hacer para cumplir su misión, así mismo permite establecer y determinar las tareas, las condiciones ambientales, las responsabilidades, los requisitos, los procesos y las competencias de la persona que debe tener para desempeñar determinado cargo; es este proceso la empresa procederá a analizar la información para identificar el cargo, los objetivos básicos, las funciones, las responsabilidades, el ambiente físico del puesto de trabajo y los requisitos mínimos que dependen de la naturaleza del cargo. Es un proceso objetivo en la medida en que no se enfoca en la persona que ocupa el cargo de trabajo, sino el cargo en sí mismo y siempre teniendo presente que la competitividad de la empresa depende en gran medida de la organización adecuada de las capacidades y competencias de los trabajadores y su óptima gestión. En el rol que las personas juegan en las organizaciones, el cargo es determinante, ya que hace que se espere cierto comportamiento en una persona por el simple hecho de ocupar un determinado cargo; es por esto por ejemplo que las personas de relaciones públicas son generalmente de carácter extrovertido y las personas de cargos como tesorería y contabilidad son de carácter más introvertido. 4 Educación de calidad al alcance de todos

Existen diferentes requisitos que se deben tener presentes cuando se analizan los cargos; entre más complejos son los cargos, son menos estructurales a través de procedimientos y el enfoque debe hacerse hacia las características personales que son difíciles de identificar, sin embargo existen dos requisitos que pueden ser usados como indicadores para pronosticar ciertas habilidades y conocimientos necesarios para el desempeño del cargo, estos son la experiencia y al educación. En una estructura organizativa bien estructurada todo los cargos deben responder a una necesidad de la empresa, por consiguiente el trabajador debe responder a ciertos criterios de productividad y calidad, entendiendo que esos cargos funcionan a partir de tareas, obligaciones que se deben realizar mediante procedimientos ya instaurados, lo que permitirá justificar la existencia de los cargos a partir de su contribución para la empresa, cumpliendo ciertos estándares de desempeño en su quehacer diario. Por último vale la pena señalar que en el desempeño de estas actividades están presentes una serie de factores como: la persona que ocupa el cargo (conocimientos, habilidades, potencial, aptitudes, actitudes etc.), los medios necesarios para ejecutar las actividades (tecnología usada, herramientas disponibles, maquinaria en buen estado, etc.), las condiciones organizacionales (relaciones humanas, clima laboral, motivaciones, etc.), las condiciones ambientales (lugar físico, iluminación, ruido, etc.) y que en el análisis de los cargos es muy importante la objetividad, ya que se pueden tener requisitos exagerados o innecesarios que costarían salarios más altos o pondrían al empleado en riesgo psicosocial, al sentirse frustrado en su puesto de trabajo. Descripción de Cargos: La descripción del cargo es el resultado formal del análisis previamente realizado y define la forma como el cargo debe funcionar. En este se especifica de manera clara y flexible el Qué, Cómo, Para qué se hace, determina los elementos o acciones que componen la naturaleza del cargo y detalla las atribuciones o tareas del cargo, los métodos empleados para la ejecución de esas atribuciones o tareas, los objetivos del cargo. A la hora de describir el cargo se debe usar un lenguaje claro y bien definido, que abarque todas las posibles funciones a realizar y para esto se debe enfocar hacia los resultados esperados, ya que en muchas ocasiones puede generar diferencias entre los trabajadores y la empresa, debidas a la falta de claridad en las funciones. El análisis o descripción del cargo detalla las funciones, tareas o actividades que se desarrollan en todos y cada uno de los cargos de la empresa, especifica los niveles de formación y experiencia requeridos para poder desempeñarlo con idoneidad, la responsabilidad que se le va a exigir al trabajador, las características físicas o ambientales en las que se va a desarrollar el trabajo, así como los recursos que emplea Educación de calidad al alcance de todos

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en el desarrollo de su actividad. Es así como un determinado cargo requiere un perfil profesional que se ajuste, tanto en conocimientos como en consecuencias. Dentro de las dinámicas de las empresas la descripción y el análisis de los cargos se usan para reclutamiento, selección y orientación, formación, promociones y transferencias, evaluación del personal, valoración de cargos de trabajo, seguridad e higiene, y gestión de carreras; si estos procesos se realizan de una manera adecuada la organización muy seguramente logrará los objetivos. La descripción del cargo comprende información como: Nombre del cargo, departamento o sección, lugar de trabajo, objetivos del cargo, tareas; estas tareas pueden definirse por dificultad, importancia y frecuencia; también se deben tener en cuenta que existen cargos en los que hay que tomar decisiones sea de procedimientos, personas o de los mismos cargos de trabajo, para esto se puede usar el árbol de decisiones u organigrama de decisiones. 2. Diagnosticar y describir tres cargos de la empresa e identificar las necesidades y los problemas más relevantes de estos. NOMBRE DEL CARGO: Administrador de seguridad y salud en el trabajo OBJETIVO: Dar cumplimento a todos los estatutos legales en materia de seguridad y salud en el trabajo que promuevan la salud de los colaboradores de la empresa. RESPONSABILIDADES: •Identificar y controlar los factores de riesgo que pueda afectar la salud en los cargos de la empresa. •Prestar apoyo para la elaboración y desarrollo de los programas de capacitación. • Investigar los incidentes, accidentes, enfermedades laborales y emergencias que surgen de la actividad laboral de la empresa. •Guiar al comité paritario de seguridad y salud en el trabajo (COPASST) •Ayudar a que la empresa cumpla con los requisitos legales •Promover el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y estándares que se halla establecido en materia de seguridad y salud en el trabajo. •Apoyar el desarrollo del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo. •Comunicar los logros y actividades desempeñadas dentro del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo a las partes interesadas. •Llevar a la estadística y archivos relacionados con seguridad y salud en el trabajo • Ser el Líder y ejemplo para la ejecución del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo.

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HABILIDADES Y COMPETENCIAS: Trabajo En Equipo, Manejo De Personal, Adaptación Al Cambio, Liderazgo Comunicación Asertiva, Manejo De Office, Calidad En El Trabajo, Conocimientos Técnicos. VALORES: Responsabilidad,

Respeto,

Tolerancia,

Honestidad

MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS: Se realizarán los formatos, procedimientos, reglamento u otros según la legislación vigente en materia de seguridad y salud en el trabajo, norma o guía técnica colombiana, ISO 45001, RUC en caso de no haber ninguna ley, norma o guía se realizara bajo el protocolo establecido por la empresa. NOMBRE DEL CARGO: Gerente financiero OBJETIVO: Asegurar el suministro de información oportuna y veraz, mediante el registro de los hechos financieros para generar los informes requeridos por los accionistas, entidades de control, bancos, clientes y proveedores. RESPONSABILIDADES:  Responsable por la administración del personal del área contable, costos, cartera, control interno y tesorería.  Responsable por la elaboración de los reportes Financieros para la aprobación de la Gerencia General.  Responsable por el cumplimiento de las declaraciones tributarias requeridas por ley en tiempo hábil y sin inconsistencias.  Asegurarse de que el sistema de gestión ambiental es conforme con los requisitos de esta norma internacional.  Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental, incluyendo su desempeño ambiental.  Tener un cuidado razonable para su propia seguridad y la de otras personas que puedan verse afectadas por sus actos u omisiones.  Cooperar con su supervisor inmediato en todo lo concerniente a Seguridad y Salud en el trabajo.  Cumplir con todas las normas, procedimientos e instrucciones de Seguridad y Salud en el trabajo.  No realizar ninguna tarea que implique un riesgo significativo para el cual no ha sido capacitado o autorizado.  No hacer mal uso o interferir con cualquier cosa establecida en Seguridad y Salud en el trabajo, como EPP o extintores portátiles.

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Reportar cualquier peligro en el trabajo a su supervisor tan pronto como sea posible después de haberlo descubierto. El riesgo puede incluir defectos en la planta, en el equipo o sistema de seguridad de trabajo. Reportar lesiones tan pronto como sea posible a su supervisor. En cualquiera de los casos, éstas deben ser reportadas en un lapso no superior a 24 horas. Asegurarse de que el sistema de gestión de calidad es conforme con los requisitos de esta norma internacional. Asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas. Informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los requisitos del Sistema de Gestión en Control y Seguridad. Presentar informes periódicos al Comité de Gerencia acerca del desempeño del Sistema en Control y Seguridad, para la toma de acciones correctivas y preventivas como parte del mejoramiento continuo. Tomar acciones preventivas para evitar que se presenten no conformidades, o correctivas para garantizar el mejoramiento continuo de los aspectos relacionados con el Sistema de Gestión en Control y Seguridad. Generar un liderazgo visible para promover un grado alto de conciencia en los Sistema de Gestión. Asegurar que todos los empleados sean entrenados y calificados para realizar todas sus tareas y cumplir con todas las responsabilidades establecidas en los Sistemas de Gestión. Asegurar que la evaluación del riesgo y la auditoría de la seguridad interna sean realizados de acuerdo a lo establecido en el Sistema de Gestión. Mantener la planta y todos los procesos bajo control y debidamente organizadas. Asegurar que todos los empleados cumplan con sus responsabilidades e iniciar las acciones disciplinarias correspondientes a aquellos que se rehúsen a cumplirlas. Asegurarse que hayan las suficientes y correctas reglas e implementos y se usen como es debido para los empleados como visitantes y contratistas. Ser responsable del Control y Seguridad de los Procesos que tienen a su cargo. Ser consciente de la responsabilidad por el Control y Seguridad que deben observar las personas que realizan actividades bajo su control, contratistas y el público en general. Ser conscientes de la influencia que su acción o inacción puede tener sobre la efectividad del Sistema de Gestión en Control y Seguridad.

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HABILIDADES Y COMPETENCIAS:  Actuar con integridad, Trabajo en equipo, eficiencia, innovación, liderazgo, manejo del cambio, Excelencia operacional, Juicio equilibrado, autocontrol, compromiso, pertenencia, Adaptación, Honestidad, comunicación, liderazgo, influencia y negociación, capacitación RELACIONES: Internas: Reportar directamente al Gerente General, le reportan directamente todos los procesos de finanzas, contabilidad, se relaciona con las demás áreas de la organización en temas presupuestales, gastos y contables. Externas: Clientes, entidades tributarias PERFIL: Educación: Profesional en Administración de Empresas, Derecho Financiero, Contabilidad, Ingeniería Financiera Formación: Legislación contable, tributaria, cambiaria, SAP, Excel Avanzado. Experiencia: 5 años en área financiera Idioma, nivel: C1 (avanzado) NOMBRE DEL CARGO: Gerente Operativo DESCRIPCIÓN DEL CARGO: Ingeniero Industrial, Especialización en gerencia Salud Ocupacional, Conocimientos ambientales calidad, Auditor interno RUC y SHEQ, curso de acción de formación en administración de recursos humanos, Curso Microsoft Word, Internet, Excel. quien se encarga de Coordinar las labores y asignación de Gestores de Prevención para los Clientes; Realizar contacto con los Clientes fidelizados y potenciales para la promoción y mantenimiento de los servicios y realización de los respectivos estudios de satisfacción, así como también atender las necesidades de los servicios y generar las respectivas cotizaciones y estrategias de cubrimiento, controlar las actividades que desarrollan las empresas contratistas, de acuerdo a las políticas y normatividad actual vigente, referente a Seguridad y Salud en el Trabajo, Higiene, Medio Ambiente y Calidad, Afiliación de seguridad social, Revisión de incapacidades y/o accidentes de trabajo, TAREAS:  Gestionar y supervisar el personal a cargo (administrativo y operativo)  Organizar y programar con ayuda de la asistente administrativa, los servicios a prestar a una empresa cliente. 9 Educación de calidad al alcance de todos

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Organizar y planificar la logística para prestar un servicio a una empresa cliente Coordinar con las diferentes áreas una eficaz y eficiente comunicación o relación con el objetivo de cumplir las metas de la empresa Optimizar los procesos de trabajo en la empresa para una mejora continua Coordinar labores de Gestores de prevención de Riesgos. Cotizaciones para servicios de Gestor de Prevención de Riesgo. Acercamiento al Cliente para conocer sus necesidades y recomendaciones frente al servicio. Trasmitir las necesidades de los Gestores y del servicio a Gerente General. Realizar y verificar cronogramas de inspecciones y capacitaciones del SG-SST. Ejecutar y/o participar en reuniones de COPASST Desarrollar capacitaciones Investigaciones y reporte de incidentes y/o accidentes de trabajo, siguiendo los procedimientos establecidos por la empresa Soluciones Integrados SISAC Ltda. Verificar el control de ausentismo. Llevar indicadores del SG-SST, y hacer seguimiento a los planes de acción. Ejecutar planes de acción ante los hallazgos generados en los accidentes, incidentes, inspecciones, etc. Evaluar oportunidades de mejora en las áreas de trabajo. Elaborar Facturación

RESPONSABILIDADES:  Mantener continuamente informados a los jefes inmediatos de todos los procesos y gestión con las empresas Clientes  Comunicación con el cliente para conocer sus necesidades y satisfacción  Velar por las necesidades de los Gestores.  Verificar el cumplimiento de las condiciones y requerimientos del plan básico legal que incluye accidentalidad, morbilidad, COPASST, planes de emergencia, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, elementos de protección personal, seguimiento a enfermedades laborales y campañas de promoción y prevención, estableciendo las acciones correctivas requeridas.  Notificar a la A.R.L a la que se encuentre afiliada la institución, los accidentes y enfermedades laborales dentro de los dos días hábiles siguientes a su ocurrencia, y registrar las actividades desarrolladas dentro del programa.  Adelantar estudios de control y valoración de riesgos.  Entrega de informes de actividades desarrolladas de los trabajos en misión, según los procedimientos establecidos por la empresa  Mantener el orden y aseo en el lugar de trabajo.  Cumplir con el horario estipulado, en cumplimiento de las labores.

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HABILIDADES Y COMPETENCIAS: Buenas relaciones interpersonales. Leal, comprometido, Responsable, honesto, creativo, organizado, honrado. PERFIL: Educación: Profesional en Ingeniería y/o Administrativa con conocimiento y especialización en Seguridad y Salud en el Trabajo Formación: Legislación SST, Excel Avanzado. Experiencia: 4 años Idioma, nivel: avanzado Muy buena descripción de los tres cargos. No se identificaron los problemas y necesidades. 3. Elaborar una propuesta de plan de acción que dé solución a las dificultades más relevantes de los tres cargos analizados en el punto anterior. Después de haber realizado la consulta y preguntar sobre las dificultades que se pueden presentar al realizar el análisis y descripción de los cargos, se puede inferir que la mayor dificultad reside en las particularidades propias de cada individuo, es decir las capacidades, la personalidad y la actitud frente al puesto de trabajo; de nada le sirve a la empresa que todos los procesos estén bien estructurados e implementados si el trabajador no pone de su parte, adicionalmente a esto otro reto que se presenta en las empresas son los continuos cambios en las estructuras administrativas que el mundo moderno exige. Es por esto que frente a estas dificultades se propone lo siguiente. 

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Analizar de manera individualizada a cada persona, mediante diferentes herramientas que permitan conocer más a fondo sus limitaciones, esto con el fin de determinar con mayor exactitud las debilidades y proporcionar los mecanismos para convertirlas en fortalezas. Realizar un análisis de los factores externos que puedan afectar la motivación de los trabajadores. Aparte de las motivaciones salariales, implementar otro tipo de motivaciones que le permitan al empleado fortalecer su individualidad y estén acorde con sus gustos y hobbies, y le permitan su crecimiento emocional y espiritual. Fomentar el trabajo en equipo, ya que ayudar a otros a resolver las dificultades sin cargar con sus responsabilidades da sentido a la vida. Educación de calidad al alcance de todos

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Enseñar al trabajador a disfrutar de su trabajo mediante la generación de sus propias motivaciones, objetivos y metas a corto plazo. Trabajar la interdependencia, muchos de los objetivos de algunos puestos de trabajo dependen de la participación, actitud y compromiso de los otros trabajadores, si hay conciencia de esto, todos los trabajadores se beneficiarán. Se debe hacer una análisis y descripción del puesto de trabajo que sea flexible y que permita realizar cambios si la situación así lo requiere, así mismo mantenerlo actualizado y al alcance, de tal forma que al momento de identificar la nueva necesidad se pueda hacer la observación para generar el cambio requerido sin demorarse demasiado en el proceso.

La propuesta va encaminada al mejoramiento de problemas o atención de necesidades del cargo; al no haber sido identificadas previamente, no hay un plan de acción al respecto. Si se analizan las necesidades de los individuos que ocupan los cargos, si podría aplicarse el plan presentado, aunque como propuesta adicional a la solicitada.

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CONCLUSIONES

a. El análisis y la descripción de los cargos permite articular los objetivos de los cargos con los objetivos de las empresas, así como las relaciones de autoridad y responsabilidad del personal. b. Facilita el proceso de reclutamiento y selección del personal, ya que permite elaborar los perfiles y conocer cuáles son las características de las personas idóneas para cada cargos, y seleccionar los métodos adecuados para su selección, lo que ayuda a distribuir adecuadamente el recurso humano. c. Conocer las condiciones en que el trabajador realiza el trabajo, cómo lo hace, permite identificar posibles causas de enfermedades y accidentes laborales, además permite conocer también los grados de motivación y satisfacción de los trabajadores, ya sabiendo los deberes y responsabilidades de forma clara, su desempeño tiende a mejorar. d. Se puede afirmar que si las competencias, habilidades y conocimientos de una persona coinciden con las requeridas por el cargo y sus intereses personales también su desempeño será muy bueno. e. Tener un manual de descripción de cargos en donde todos tengan claridad en las funciones y responsabilidades, que sea flexible y que se pueda adaptar a los cambios que el mundo le exija, permite que la empresa cumpla con sus objetivos y evita que se presenten diferencias con los trabajadores en cuanto al alcance de su trabajo.

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WEBGRAFIA

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Tomado de docID=10552985

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Tomado de https://books.google.com.co/books? hl=es&lr=&id=Gr6QCgAAQBAJ&oi=fnd&pg=PP1&dq=analisis+y+descripcion+del+ca rgo&ots=7BYONRvGb1&sig=8d8isczgNXalQ6tYnOzKO9ARWo#v=onepage&q&f=false

http://site.ebrary.com/lib/bibliouniminutosp/detail.action?

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