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DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

COSTOS Y PRESUPUESTO

TABLA DE CONTENIDO

I. Introducción

III. Instrucciones de Manejo

II. Justificación

IV. Referentes Teóricos

1 CORPORACIÓN UNIVERSITARIA DEL CARIBE DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD

Rectora Piedad Martínez Carriazo

Vicerrectora Académica Lidia Flórez de Albis

Director de Educación a Distancia y Virtualidad

Ferley Ramos Geliz

Compilador

Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

1.1

Generalidades de los costos

1.1.1

Reseña histórica

1.1.2

Concepto de costo y gasto

1.1.3

Clasificación de los costos

1.1.3.1

Según la función en que se incurre

1.1.3.2

Según su identificación

1.1.3.3

Según el período en que se reconocen

1.1.3.4

Según su comportamiento

1.1.3.5

Según el momento en que se determinan los costos

1.1. 4

La contabilidad de costos

1.1. 5

Características y funciones de la industria de la transformación

1.1.6

Los tres elementos del costo de producción

1.1.7

Diferencias contables entre las empresas industriales y las empresas comerciales

1.1. 8

Sistemas de costos

1.1.8.1

Sistemas para registrar costos

1.1.8.2

Sistemas para analizar costos

1.2

Sistemas para registrar costos

1.2.1

Sistema de costos por órdenes de producción

1.2.1.1

Materiales

1.2.1.2

Mano de obra directa

1.2.1.3

Costos indirectos de fabricación

1.2.2

Sistema de costos por procesos

1.2.2.1

Objetivo del costeo por procesos

1.2.2.2

Características de un sistema de costos por procesos

Lucimio Levis Jiménez Paternina

2

Equipo de Edición

2.1

Sistemas para analizar costos

2.1

El costeo variable

2.1.2

Costos basados en actividad (costos ABC)

Andrés Bertel González

Sistemas para analizar costos y los costos en la toma de decisiones

Jairo Martínez Banda

2.1.2.1 La actividad

Víctor Andrés García Díaz

2.1.2.3 Las perspectivas del modelo ABC

2.1.2.2 Los generadores de costos 2.1.2.4 Modelo ABC y los modelos convencionales de contabilidad de costos 2.1.2.5 Proceso de asignación en el modelo ABC

2014 ©

2.1.3

Modelo de restricciones

2.2

Los costos en la toma de decisiones

2.2.1

Análisis del costo-volumen-utilidad

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TABLA DE CONTENIDO

3

Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos

3.1

Generalidades del presupuesto

3.1.1

Reseña historica

3.1.2

Ubicación del presupuesto en el tiempo

3.1.3

Definiciones de presupuesto

3.1.4

Importancia del presupuesto

3.1.5

Clasificación de los presupuestos

3.1.6

Objetivo del presupuesto

3.1.7

Etapas de la preparación del presupuesto

3.1.8

Ventaja y desventajas de los presupuestos

3.2

Presupuestos operativos

3.2.1

Presupuesto de ventas

3.2.2

El presupuesto de producción

3.2.2.1

Presupuesto de unidades a producir

3.2.2.2

Presupuesto de costos de producción

3.2.3

Presupuesto de gastos de operación

4

Presupuesto en efectivo

4.1

Definición

4.2

Utilidad del presupuesto de efectivo

4.2.1

Utilidad en la planeación y control de las operaciones

4.2.2

Utilidad en la toma de decisiones de inversión, financiación y dividendos

4.2.3

Elaboración del presupuesto de efectivo

4.4

Presupuesto de inversiones o presupuesto de capital

4.4.1

Definición de presupuesto de capital

4.4.2

Características

4.4.3

Objetivos del presupuesto de capital

4.4.4

Clases de proyectos

4.4.4.1

Formulación y evaluación de los proyectos

4.4.4.2

Metodología para el análisis y evaluación de proyectos de inversión

4.4.4.3

Análisis cuantitativo

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Información del Compilador El compilador de éste módulo es Lucimio Jiménez Paternina, Contador Público, Especialista en Finanzas, Especialista en Revisoría Fiscal y Magister en Gestión de Organizaciones Grupo de Investigación: Estudios Socioeconómicos y Contables Docente en área de administración de empresas, con una amplia experiencia en educación superior.

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I. Introducción

Atendiendo la metodología de la educación a distancia, el Módulo de Costos y Presupuesto, pretende ser un medio que permita llevar a cabo la práctica de los planteamientos y estrategias de esta metodología. El módulo propicia el aprendizaje autónomo de temáticas relacionadas con los costos y los presupuestos, a través de la presentación de conceptos fundamentales, de ejemplos ilustrativos y de una serie de ejercicios propuestos en las actividades. El módulo está estructurado en cuatro unidades. La primera unidad presenta las generalidades de los costos y los sistemas de costos para registrar o contabilizar costos; la segunda unidad hace énfasis en los sistemas para analizar costos y los costos en la toma de decisiones; la tercera contiene todo lo referente a las generalidades de los presupuestos y los presupuestos operativos y la cuarta unidad, se refiere a los presupuestos financieros. La forma como se presentan las temáticas que aborda el módulo, le permitirá al estudiante desarrollar habilidades, destrezas y competencias en el manejo de conceptos, indispensables para comprender y manejar lo relacionado con los costos y los presupuestos, necesarios en su formación profesional como administrador de empresas

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II. Justificación

En la formación como administrador de empresas se hace necesario desarrollar temas relacionados con los costos y los presupuestos, pues, el estudiante de esta disciplina requiere adquirir competencias que le permitan en un futuro, un desempeño eficiente en el ejercicio de su profesión. Como administrador de una organización, deberá manejar recursos de toda índole, entre ellos, los financieros, los cuales requieren de una administración eficaz debido a sus cualidades de ser escasos y costosos. Lo anterior demanda del administrador de empresas conocimientos en el manejo de los costos y competencias para formular una planeación financiera, acorde con las necesidades presentes y futuras de la organización. Dado que los recursos son limitados, el administrador debe basarse en la información de costos para decidir qué acciones proporcionarán beneficios óptimos a la empresa. Al llegar a esas decisiones, se utiliza la información de la contabilidad de costos para dirigir las operaciones diarias, así como generar análisis para planear, controlar y evaluar el rendimiento de la empresa.

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La planificación de las actividades de la empresa, le permitirá afrontar en forma segura los posibles cambios alternativos que se presenten en la ejecución de los planes propuestos, realizando a tiempo los ajustes necesarios para que la empresa no afecte su normal desempeño. Las funciones directivas llevadas a su más alto desarrollo permiten alcanzar en gran medida los objetivos empresariales. El hecho de disminuir la incertidumbre con un enfoque más objetivo de la acción administrativa en la empresa, determina un menor riesgo en las decisiones actuales al poder examinar, dada ciertas probabilidades, los efectos de ellas en el resultado futuro del negocio. El poder de analizar y tratar de medir efectos posteriores de las decisiones actuales, suministra a la dirección de la empresa, herramientas que permitan encauzar las acciones ejecutivas, oportunamente en el campo deseado.

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III. Instrcciones de Manejo

FORMAS DE ABORDAR LA LECTURA DEL MÓDULO El Módulo de Costos y Presupuestos, está compuesto por cuatro unidades de estudio. Para una mayor comprensión de los temas, se hace necesario que el estudiante realice la lectura previa de cada unidad o temática que se tratará en cada una de las sesiones o encuentros presenciales con el tutor. Cada unidad del módulo, presenta al inicio, una serie de preguntas que estimulan al estudiante a pensar, con el fin de comparar conceptos e interpretar información. Las preguntas pretenden que el estudiante, además de repasar lo previsto en cada unidad, indague, consulte e investigue en otros textos y documentos referidos al tema de discusión para que logre aplicar conceptos y teorías a situaciones concretas de la realidad. Al finalizar cada unidad se presentan talleres evaluativos acordes a la temática que se desarrolló en cada una de ellas. Con los talleres se busca que los estudiantes, a medida que vayan desarrollando la unidad y la bibliografía asignada para cada tema, tengan la posibilidad de medir su grado de comprensión y puedan ejercitarse y disponer de ejemplos concretos de cómo la teoría se puede aplicar en la práctica. Además, los talleres tienen como propósito mejorar la capacidad de consulta, aplicabilidad y utilización de herramientas informáticas como el computador, la Internet, el correo electrónico, además de la lectura, la escritura, la exposición oral y el razonamiento lógico de los estudiantes. Así mismo, numerosos talleres se asignarán para realizar en el tiempo destinado al trabajo independiente de los estudiantes. El desarrollo de los talleres será expuesto por los estudiantes en parte de las sesiones presenciales del curso. Algunos de ellos, serán expuestos (de manera oral o escrita) por cada uno de los estudiantes al inicio de la asesoría presencial, una vez que el tutor realice la correspondiente discusión y aclaración sobre los temas específicos e inquietudes generales.

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PROPÓSITOS DE FORMACIÓN Una vez finalizado el curso de Costos y Presupuestos, el estudiante será capaz de: yy Comprender el concepto de costo, caracterizando los elementos del costo de producción y aplicando los diferentes sistemas para registrarlos y evaluarlos correctamente. yy Comprender el concepto de presupuesto, conociendo por anticipado el impacto de las políticas, programas y metas en los resultados y operaciones del negocio y determinando su incidencia futura en los estados financieros.

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IV. Referentes Teóricos

Este módulo, guía de estudio para los futuros administradores de empresa, está basado en teorías y conceptos de diferentes autores como también en la experiencia de varios años de su autor. Para la compilación se citaron los siguientes autores: Carlos Cuevas y Manuel Amaya (Costos por Órdenes de Producción y por Procesos), Oscar León García (Costeo Variable y Costos ABC), Eliyahu Goldratt (Teoría de la Restricciones) y Jorge Burbano y Alberto Ortiz (Presupuestos). La guía está diseñada para ser usado en el curso de Costos y Presupuestos. Al elaborar el material de este módulo, el principal objetivo fue el de presentar una cobertura completa, consistente y balanceada, de los conceptos y técnicas de los costos y los presupuestos. Se pretende dotar al estudiante de los elementos necesarios para que sea capaz de interpretar la información de los costos para que sirva de base para los procesos presupuestarios y pueda tomar decisiones acordes a la realidad de la organización. Se ha procurado integrar un proceso teórico claro, preciso y fácil de entender, con abundantes ejemplos e ilustraciones, así como un número adecuado de ejercicios que motiven paulatinamente a la consulta y a la investigación.

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V. Estructura del Módulo

El módulo se estructura de la siguiente manera:

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VI. Competencias Transversales

COMPETENCIAS DE RAZONAMIENTO CUANTITATIVO. Competencias del Saber yy Comprende los conceptos básicos de las matemáticas para analizar y resolver problemas aplicando métodos y procedimientos cuantitativos y esquemáticos. yy Comprende los procesos relacionados con la identificación del problema y la construcción/proposición de estrategias adecuadas para su solución en la situación presentada; además del tratamiento de datos, la modelación y el uso de herramientas cuantitativas (aritméticas, métricas, geométricas, algebraicas elementales y de probabilidad y estadística). Competencias del Saber Hacer yy Selecciona la información relevante y establece relaciones entre variables en la 
solución (el análisis) de un problema. yy Realiza cálculos sencillos para la ejecución de un plan de solución de un problema.
 yy Aplica estrategias cuantitativas orientadas a validar, corregir, o descartar 
soluciones obtenidas a problemas propuestos.

COMPETENCIAS DE LECTURA CRÍTICA yy Competencias del Saber: Comprende el texto como un todo y la construcción del sentido global a partir de la interpretación de sus componentes implícitos y explícitos. yy Competencias del Saber Hacer: Identifica las relaciones entre distintas partes de los textos. Las relaciones pueden ser de implicación, inclusión, pertenencia, causalidad, orden, ejemplificación, categorización, equivalencia, complementariedad, oposición, contradicción y/o contraste, analogía o contra argumentación. yy Competencias del Saber Ser: Toma distancia del texto y rastrear las concepciones de mundo subyacentes, mediante la identificación de las estrategias discursivas utilizadas y el reconocimiento del rol de quienes participan en la materialización de los discursos.

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VI. Competencias Transversales

COMPETENCIAS EN TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN TICs yy Competencias del Saber: Conoce criterios de búsqueda sencilla y avanzada para hacer consultas en bases de datos especializadas. yy Competencias del Saber Hacer: Busca, selecciona y organiza de manera eficiente información proveniente de diversas fuentes de información. yy Competencias del Ser: Valora la importancia de las Tecnologías de la Información y la comunicación como un medio para facilitar su trabajo en diversos contextos.

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Unidad

1

Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

Costos y Presupuesto

PRESENTACIÓN La Unidad Uno, “Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos”, presenta la reseña histórica de los costos, así mismo los conceptos básicos utilizados a través del módulo. Se analiza también cómo no existe una simple definición de “costo”, válida para toda ocasión y contexto, sino que hay diferentes costos para diferentes propósitos. Así mismo, presenta las diferencias contables que se presentan entre las empresas industriales o manufactureras y las comerciales. Esta misma unidad presenta las metodologías utilizadas por los sistemas de costos por órdenes de producción y por procesos, sistemas utilizados para la acumulación o registro de los costos de producción, para de esta manera alcanzar uno de los fines administrativos que persigue la contabilidad de costos, cual es el de generar información que permita valorar los inventarios y el establecimiento de los precios de ventas.

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PROBLEMA ¿Cómo se registran los elementos constitutivos del costo de producción de un artículo mediante los sistemas de costos por órdenes de producción y por procesos?

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS yyEstablece el objetivo de la contabilidad general y el objetivo de la contabilidad de costos. yy Diferencia los variados tipos de costos. yy Identifica los elementos del costo de un producto terminado o semielaborado. yy Distingue los estados financieros de una empresa manufacturera y otros tipos de empresas. yy Identifica los sistemas para registrar costos. yy Define la importancia del sistema de costos por órdenes de producción para el registro de los costos en la industria manufacturera. yy Caracteriza y aplica el proceso del sistema de costos por órdenes de producción en las empresas manufactureras. yy Define la importancia del sistema de costos por proceso para el registro de los costos en la industria manufacturera. yy Caracteriza y aplica el proceso del sistema de costos por procesos en las empresas manufactureras.

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SABERES yy Concepto de costos. yy Diferencia contable entre costo y gasto. yy Clasificación de los costos. yy Elementos constitutivos del costo de producción de un artículo. yy Estados financieros de una empresa manufacturera. yy Estado de costos de productos vendidos. yy Sistema de costos por órdenes de producción. yy Sistema de costos por procesos

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Costos y Presupuesto

DINÁMICA PARA CONSTRUIR CONOCIMIENTO ACTIVIDAD PREVIA: (Trabajo individual) yy El estudiante realizará una lectura comprensiva de la primera unidad. yy Realizará una síntesis del contenido de la unidad. yy Realizará los ejercicios propuestos al finalizar la unidad. yy Elaborará un listado de dudas o conceptos que no hayan quedado claros

ACTIVIDAD GRUPAL yy Reunidos en sus grupos de estudios (CIPAS), desarrollen las siguientes actividades: yy Cada integrante del grupo expondrá sus conclusiones acerca de la lectura realizada de la primera unidad. yy Cada integrante del grupo expone las dudas que quedaron del trabajo individual y tratarán de ser resueltas con la participación y aportes de los demás compañeros. yy Se elabora un listado de temas o conceptos que no hayan quedado claros, para ser discutidos en la sesión. yy Este documento será evidencia presentada al tutor, así mismo los ejercicios resueltos planteados al finalizar la unidad.

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

1. GENERALIDADES DE LOS COSTOS Y SISTEMAS PARA REGISTRAR O CONTABILIZAR COSTOS. 1.1 GENERALIDADES DE LOS COSTOS 1.1.1.

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Reseña Histórica

Desde que la contabilidad se empezó a entender como una herramienta de planificación y control, se han desarrollado nuevas metodologías para responder a la creciente demanda de información y poder anticiparse a los simples hechos económicos históricos. La implementación de los sistemas de costos en un comienzo se basó únicamente en función de las erogaciones hechas por las personas. Se cree que en la antigüedad, las civilizaciones del Medio Oriente son las que dan los primeros pasos en el manejo de los costos. En las primeras industrias conocidas como la producción de vinos, impresión de libros y las acerías, se aplicaron procedimientos que se asemejaban a un sistema de costos y que media en parte la utilización de recursos para la producción de bienes. En un inicio, en algunas industrias de diversos países europeos entre los años 1485 y 1509 se comenzaron a utilizar sistemas de costos rudimentarios que revisten alguna similitud con los sistemas de costos actuales. Según estudios, se ha establecido que estas industrias llevaban algunos libros en donde se registraban los costos incurridos en la fabricación de los productos; en los libros se recopilaban las memorias de la producción y se podrían considerar como los actuales manuales de costos. En Italia se piensa surgió la “teneduría de libros” por el método de partida doble, por ser esta una región con mucha influencia mercantil, así los primeros textos de contabilidad, eran escritos para los comerciantes ya que el proceso de fabricación estaba en manos de unos pocos artesanos vinculados a asociaciones y por lo tanto sometidos a las reglas de sus gremios. Con el artesanado, tomó auge la contabilidad debido al crecimiento de los capitalistas y el aumento de la propiedad privada. Lo anterior hizo surgir la necesidad de disponer de control sobre las materias primas asignadas al artesano, quien ocupaba su lugar de trabajo. Mientras más crecía el mercado y las formas de producción, se iba incrementando el uso de la contabilidad como método de medir las ganancias de comerciantes, productores, fabricantes y todos los que tuvieran que ver con el mercantilismo, por ejemplo, en Inglaterra se hacía indispensable el cálculo de los costos, por la competencia existente entre los productores de lana de las ciudades y las aldeas a finales del siglo XIV. En 1557 los fabricantes de vinos empezaron a usar el concepto que llamaron “Costos de producción”, entendiendo como tales lo que hoy sería materiales y mano de obra. El editor francés Cristóbal Plantin establecido en Amberes en el siglo XVI, utilizaba diferentes cuentas para las diversas clases de papeles importados y otras para la impresión de libros. Se afirma también que sus registros contables incluían una cuenta para cada libro en impresión hasta el traslado de los costos a otra cuenta de existencias para la venta.

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Costos y Presupuesto

El objetivo de la contabilidad en esa época era rendir un informe de cuentas sin diferenciar entre ingresos y costos y sin contribuir a la fijación de precios de venta ni determinar el resultado neto de operaciones. Durante el siglo XVI y hasta la mitad del siglo XVII, la contabilidad de costos experimentó un serio receso. En 1776 el surgimiento de la revolución industrial trajo las grandes fábricas. Se pasó de la producción artesanal a una industrial, creando la necesidad de ejercer un mayor control sobre los materiales y la mano de obra y sobre el nuevo elemento del costo que las máquinas y equipos originaban. El “maquinismo” de la revolución industrial originó el desplazamiento de la mano de obra y la desaparición de los pequeños artesanos. Todo el crecimiento anterior creó un ambiente propicio para un nuevo desarrollo de la contabilidad de costos. En 1777 se hizo una primera descripción de los costos de producción por procesos con base en una empresa fabricante de medias de hilo de lino. Mostraba como el costo del producto terminado se puede calcular mediante una serie de cuentas por partida doble que llevaba en cantidades y valores para cada etapa del proceso productivo. En las últimas tres décadas del siglo XIX, Inglaterra fue el país que se ocupó mayoritariamente de teorizar sobre los costos. En 1.778 se empezaron a emplear los libros auxiliares en todos los elementos que tuvieran incidencia en el costo de los productos, como salarios, materiales de trabajo y fechas de entrega. Fruto del desarrollo de la industria química es la aparición del concepto costo conjunto en 1.800. Aunque la revolución Industrial se originó en Inglaterra, Francia se preocupó más en un principio por impulsar la contabilidad de costos. Una muestra la dio el Señor Anselmo Payen quien fue el primero en incorporar los conceptos depreciación, arrendamiento y los intereses en un sistema de costos. Un francés fabricante de vidrios, M. Gordard, publicó en 1827 un tratado de contabilidad industrial en el que resalta la necesidad de determinar el precio de las materias primas comparadas a precios diferentes. En las últimas tres décadas del siglo XIX, Inglaterra fue el país que se ocupó mayoritariamente de teorizar sobre los costos, así fue como entre 1828 y 1839 Carlos Babbge publicó un libro en el que resalta la necesidad de que las fábricas establezcan un departamento de contabilidad que se encargue del control del cumplimiento de los horarios de trabajo. A finales del siglo XIX el autor Henry Metcalfe publicó su primer libro que denominó Costos de Manufactura. El mayor desarrollo de la contabilidad de costos tuvo lugar entre 1890 y 1915, en este lapso de tiempo se diseñó la estructura básica de la contabilidad de costos y se integraron los registros de los costos a las cuentas generales en países como Inglaterra y Estados Unidos y se aportaron conceptos tales como: establecimientos de procedimientos de distribución de los costos indirectos de fabricación, adaptación de los informes y registros

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

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para los usuarios internos y externos, valuación de los inventarios y estimación de costos de materiales y mano de obra. Hasta ahora la contabilidad de costos ejercía control sobre los costos de producción y registraba su información con base en datos históricos, pero al integrarse la contabilidad general y la contabilidad de costos entre 1900 y 1910, esta llega a depender de la primera. Pero la contabilidad se comenzaba a entender como una herramienta de planeación lo cual demandaba la necesidad de crear formas para anticiparse a los simples hechos económicos históricos, fruto de esto fue el surgimiento de los costos predeterminados entre 1920 y 1930 cuando el norteamericano Federico Taylor empezó a experimentar los costos estándar en la empresa de acero Bethlehem Steel Co. Hay evidencias que permiten afirmar que los costos predeterminados fueron empleados en 1928 por la empresa americana Westing House antes de difundirse por las grandes empresas de la unión americana. Estos costos permitían disponer de datos antes de iniciar la producción. Con la depresión de los años 30, los países industrializados tuvieron que realizar considerables esfuerzos para proteger su capital. Posterior a la gran depresión se comienza a dar gran preponderancia a diferentes sistemas de costos y a los presupuestos como herramienta clave en la dirección de las organizaciones. Entre las razones que evidenciaban el nuevo auge de la contabilidad de costos figuraban: yy El desarrollo de los ferrocarriles. yy El valor de los activos fijos utilizados por las empresas que hicieron aparecer la necesidad de controlar los costos indirectos yy El tamaño y la complejidad de las empresas y por consiguiente las dificultades administrativas a las que se enfrentaban yy La necesidad de disponer de una herramienta confiable que les permitiera fijar los precios de venta. En 1953 el norteamericano Ac. Littelton en vista del crecimiento de los activos fijos, estableció la necesidad de amortizarlos a través de tasas de consumo a los productos fabricados como costos indirectos, en 1955 surge el concepto de contraloría como medio de control de las actividades de producción y finanzas de las organizaciones y un lustro después, el concepto de contabilidad administrativa como herramienta del análisis de los costos de fabricación y como instrumento básico para el proceso de la toma de decisiones. Hasta antes de 1980 las empresas industriales consideraban que sus procedimientos de acumulación de costos constituían secretos industriales, pues el sistema de información financiera no incluía las bases de datos y archivos de la contabilidad de costos. Indiscutiblemente, esto se tradujo en un estancamiento para la contabilidad de costos con relación a otras ramas de la contabilidad, hasta cuando se comprobó que su aplicación producía beneficios. Así fue como en 1981 el norteamericano Ht. Jhonson resaltó la importancia de la contabilidad de costos y los sistemas de costos como herramienta

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Costos y Presupuesto

clave para brindar la información a la gerencia sobre la producción, lo cual implicaba existencia de archivos de costos útiles por la fijación de precios adecuados en mercados competitivos. Como resultado de los anteriores desarrollos, han surgido los actuales sistemas de costeo, los cuales seguirán evolucionando en la medida que cambien los sistemas organizacionales y los sistemas de producción, permitiendo implementar nuevas metodologías y herramientas de medición y control de los costos. 1.1.2 Concepto de costo y gasto Atendiendo el enfoque con el que se asocie el término “costo” y al uso generalizado que hoy día se le ha dado en diferentes actividades productivas (empresas manufactureras, empresas comerciales y empresas de servicios), se hace necesario hacer las siguientes aclaraciones: Desde el punto de vista financiero, no hay ninguna diferencia entre el término “costo” y el término “gasto”, pues las finanzas consideran que ambos términos se refieren a erogaciones efectuadas por la entidad para generar un ingreso. El punto de vista contable establece una clara diferencia entre costo y gasto. El costo es una erogación capitalizable, es decir, que se puede recuperar al momento de la venta del bien; así mismo, en el sentido estricto asocia el término “costo” a procesos de manufactura o de transformación de la materia prima en productos terminados o semielaborados (empresas manufactureras), a pesar de la utilización del término en otras actividades generadoras de ingresos como son las actividades comerciales (costo de la mercancía vendida) y las actividades de prestación de servicios (costo de la prestación del servicio). El gasto es una erogación que no se recupera, pero que es necesario que la empresa incurra en ella, para desarrollar su objeto social. En términos generales, los costos son definidos como recursos sacrificados, o dejados de recibir para lograr objetivos específicos. En el campo industrial, a la contabilidad de costos le interesa obtener una cifra que representa el costo de un producto manufacturado. Las razones más importantes por las cuales la gerencia de la empresa industrial necesita conocer los costos de un producto son: yy

Valorizar los inventarios.

yy

Tomar decisiones en cuanto a precios de venta de un producto.

yy

Planear y controlar los costos.

En una empresa manufacturera o industrial, el costo se asocia a las erogaciones generadas por las actividades desarrolladas por el área de producción y el gasto se asocia a las actividades desarrolladas por las áreas administrativas y de ventas.

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

1.1.3 Clasificación de los costos: Atendiendo diferentes enfoques los costos pueden clasificarse en las siguientes categorías: 1. 1.3.1 Según la función en que se incurre Costos de producción (costos) Son los que se generan en el proceso de transformación de las materias primas o materiales en productos elaborados o semi elaborados. Los elementos que integran los costos de producción son: material directo o materia prima, mano de obra directa y los costos indirectos de fabricación. Costos de distribución (gastos) Se generan en el área de mercadeo o ventas, como consecuencia de la comercialización y distribución de los productos fabricados, como por ejemplo: sueldos y prestaciones sociales de los empleados del área de ventas, comisiones a vendedores, publicidad, entre otros.

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Costos de administración (gastos) Se generan en el área administrativa y están directamente relacionados con la dirección y el manejo de las operaciones de la empresa. Ejemplo: sueldos y prestaciones sociales de la gerencia, del personal del área financiera, entre otros. Costos financieros (gastos) Representan los pagos que la empresa debe hacer a los terceros por financiarse con pasivos (recursos financieros), cuyos fondos los utiliza en el desarrollo de su actividad económica. 1.1.3.2 Según su identificación Costos directos Son aquellos que se pueden medir o cuantificar para ser asociados a la producción de un artículo, además, estos costos, en el caso de las materias primas, le dan las características físicas a los productos que se elaboran. Costos indirectos Son los costos que no se pueden identificar o cuantificar plenamente para ser cargados a los productos terminados.

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Costos y Presupuesto

1.1.3.3 Según el período en que se reconocen Costos del producto (costos) Son los que están relacionados con la función de producción. Estos costos se incorporan a los inventarios de materias primas o materiales, productos en proceso y productos terminados y se reflejan como activo dentro del balance general. Los costos del producto se incorporan al estado de resultados a medida que los productos elaborados se venden, haciendo parte del renglón costo de los productos vendidos. Costos del período (gastos) Son aquellos que se identifican con intervalos de tiempo y no con los productos elaborados. Se relacionan con las funciones de distribución y administración y se incorporan al estado de resultados en el período en el cual se incurren. 1.1.3.4 Según su comportamiento Costos fijos Son aquellos costos que permanecen constantes en su magnitud, dentro de un período determinado, independientemente de los cambios registrados en el nivel de actividad de la empresa. Costos variables Son aquellos cuya magnitud cambia en razón directa al nivel de actividad alcanzada por la empresa. Costos semi fijos, semi variables o mixtos Son los costos que tienen un componente de costos fijos y otro de costos variables. 1.1.3.5 Según el momento en que se determinan los costos Costos históricos Son aquellos costos que se determinan con posterioridad a la conclusión del proceso productivo o del período de costos. Costos predeterminados Son aquellos que se determinan con anterioridad al proceso productivo o al período de costos. 1.1.4 La contabilidad de costos: identifica, mide, define y analiza los elementos del costo.

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

La Contabilidad de Costos es una fase del procedimiento de contabilidad por medio del cual se registra, resume, analiza e interpreta los detalles de costos del material, mano de obra y cargos indirectos que son los elementos relacionados con la producción y necesarios para producir un artículo. Objetivos esenciales de la contabilidad de costos. yy Proporcionar informes relativos a los costos para determinar los resultados y valorizar los inventarios. yy Proporcionar información para ejercer el control administrativo de las operaciones y actividades de una empresa. yy Proporciona información que sirve de base a la gerencia para la planeación y toma de decisiones. Características: yy Es una rama de la contabilidad general.

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yy Obtención de información referente al costo unitario de producto o lote de artículos. yy Análisis de costos con el fin de lograr una información detallada hacia los ejecutivos de la empresa. yy Control de los 3 elementos del costo para producir un artículo, finalidad primordial de la contabilidad de costos. yy Registra, clasifica, resume y presenta únicamente las operaciones pasadas o futuras necesarias para determinar lo que cuesta adquirir, explotar, producir, y vender un artículo o un servicio. 1.1.5 Características y funciones de la industria de la transformación. La industria de la transformación consiste en procesar una o varias materias primas y convertirlas en productos terminados. El proceso de fabricación está formado por una situación de CORRIENTE DE ENTRADAS que es la materia prima que se utiliza en la elaboración de un producto y un potencial de CORRIENTE DE SALIDAS que es el producto terminado. En una empresa industrial podemos distinguir cuatro funciones básicas: Producción, ventas, administración y financiación. Para realizar cada una de ellas se tienen que realizar ciertos pagos como materiales, salarios, servicios públicos, intereses, etc. Tales pagos reciben los nombres respectivos de costos de producción, gastos de administra-

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Costos y Presupuesto

ción, ventas y de financiación, según la función gerencial que les dé origen. Los costos de producción se trasladan (capitalizan) al inventario de productos fabricados. Así el costo de los productos fabricados está dado por los costos de producción en que fue necesario incurrir para su elaboración. De esta forma los costos de producción pasan a formar parte del articulo producido y quedan capitalizados en los respectivos inventarios hasta tanto se vendan los productos. Es por esto, pues, que a los costos relacionados con la producción se les conoce también como costos del producto. Los gastos de administración, ventas y financiación, por el contrario, no son capitalizables, sino deducidos como gastos en el período en el cual se incurren y aparecen como tales en el Estado de Resultado. 1.1.6 Los tres elementos del costo de producción

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

Materia prima o materiales directos En la elaboración del artículo entran diversos materiales, algunos forman parte integral del producto y son asignables al mismo en forma relativamente sencilla como sucede con las materias primas y demás materiales que integran físicamente el producto, estos reciben el nombre de materiales directos. Otros materiales se usan para el mantenimiento, la lubricación del equipo, el aseo y reciben el nombre de materiales indirectos y su costo constituye parte de los Costos Indirectos de Fabricación, el tercer elemento de los costos de producción. Mano de obra.

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Para la transformación de la materia prima en el artículo terminado hace falta el trabajo humano. Los trabajadores de producción pueden intervenir con su acción directa en la elaboración del artículo, bien sea manualmente o accionando las máquinas que transforman esta materia prima en un producto acabado. Esto es lo que constituye la Mano de Obra Directa. Otros empleados desempeñan labores indirectas de vigilancia, aseo, mantenimiento, supervisión, oficinas y demás dependencias de fábrica. Esta remuneración se denomina Mano de Obra Indirecta y se incluye dentro de los gastos indirectos de fabricación. Costos Generales de Fabricación. Son todos aquellos asociados con el proceso de manufactura y que no figuran como materiales directos, ni mano de obra directa. Ejemplos: servicios públicos, arriendos de planta y equipos, seguros de planta, etc. Los materiales directos más la mano de obra directa se conoce como costos primos, la mano de obra directa más la los costos generales de fabricación son llamados costos de conversión. 1.1.7 Diferencias contables entre las empresas industriales y las empresas comerciales Las empresas comerciales, compran una mercancía que luego venden normalmente a un precio superior, pero sin haberle efectuado ninguna transformación sustancial. Los productos que compran ya están terminados y en igual forma los venden luego a los consumidores sin variaciones de fondo, excepción hecha quizás de modificaciones menores en los empaques y otras por el estilo.

Las empresas industriales, por el contrario, transforman la materia prima en algo nuevo

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y distinto que constituye los productos terminados que posteriormente han de venderse. Es solamente este aspecto de la producción o transformación de materias primas lo que causa diferencias entre las contabilidades de las empresas comerciales y las industriales. Estas últimas necesitan de un sistema de costos para poder determinar el costo de los productos fabricados que ha de figurar en los inventarios en el Balance General y el costo de los productos vendidos que ha de figurar en el Estado de Resultados. Para las empresas comerciales, en cambio, el costo de los inventarios y el de la mercancía vendida está dado por los precios de compra y no precisan por lo tanto de un sistema de costos para obtener estas cifras. Por lo demás, no hay ninguna diferencia en las contabilidades entre estos dos tipos de empresas: Ambas tienen activos, pasivos y patrimonio; ventas, gastos de ventas y gastos de administración, todo lo cual se contabiliza en la misma forma, no importa el tipo de empresa. Diferencias entre los estados financieros de las empresas industriales y comeciales En los estados financieros, estas diferencias se reducen a las sintetizadas en los esque mas que aparecen seguidamente. Ejemplo de empresa comercial XYZ COMERCIALIZADORA LTDA BALANCE GENERAL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013. ACTIVO Circulante Efectivo Cuentas por cobrar Inventario de mercancías Total de activo corriente

20.000 75.000 183.000 278.000

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Ejemplo de empresa manufacturera ABC LTDA BALANCE GENERAL 31 DE DICIEMBRE DEL 2013. ACTIVO Circulante Efectivo Cuentas por cobrar Inventario de materias primas Inventario de productos terminados Inventario de productos terminados Total de activo corriente

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35.000 85.000 32.000 40.000 183.000 375.000

Como se observa en dichos esquemas, la única diferencia consiste en que la empresa industrial muestra en la sección de activos corrientes varias cuentas de inventarios que no se dan en la empresa comercial, pues esta última no cuenta con materiales de producción ni productos en proceso de transformación. Por lo demás no hay diferencias en el Balance General. Ambas empresas pueden tener la misma clase de pasivos y tener su patrimonio constituido en igual forma. En cuanto al Estado de Resultado, más que en la nomenclatura, la diferencia está en la cifra del costo de los productos vendidos que para la empresa comercial equivale al precio de compra de la mercancía, en tanto que para la industrial equivale al precio de compra de la materia prima más los costos de transformación de ésta en productos terminados. El monto del costo de los productos vendidos se obtiene a partir de la elaboración del llamado Estado de Costos de Productos Vendidos. Por lo demás no hay diferencia en el Estado de Resultados. Ambas empresas tienen gastos de administración y ventas que se deducen a continuación de la utilidad bruta, para obtener la utilidad operativa del período, hasta llega a la utilidad neta. Estado de costo de productos vendidos Es un documento que se prepara como anexo al estado de resultado en una empresa industrial, el cual expresa en su último renglón, el valor de los costos de los productos vendidos durante el período.

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El esquema de este estado es el siguiente: INDUSTRIAS XYZ S.A ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS 20XX Materiales Directos $ (+)Mano de Obra Directa (+)Costos Generales de Fabricación Costo de producción (+)Inventario Inicial de Productos en Proceso Costo de Productos en Proceso (-)Inventario Final de Productos en Proceso Costo de los Productos Terminados (+)Inventario Inicial de Productos Terminados Costo de los Productos Disponible para la Venta (-)Inventario Final de Productos Terminados Costo de Productos Vendidos

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

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La compañía manufacturera Arco Iris Limitada presenta la siguiente información referente al año 2013, para que se le prepare su estado de costos de productos vendidos.

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Mano de obra directa $ 18.000.000 Inventario inicial de productos en proceso 5.000.000 Inventario final de productos terminados 7.000.000 Materiales directos usados 8.000.000 Inventario final de productos en proceso 2.500.000 Inventario inicial de productos terminados 3.000.000 Costos Generales de fabricación 4.000.000 Solución: Como primer paso se debe armar la estructura del estado de costos de productos vendidos y vaciar en él toda la información conocida. ARCO IRIS LIMITADA ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS 2013 Materiales Directos (+)Mano de Obra Directa (+)Costos Generales de Fabricación Costo de producción (+)Inventario Inicial de Productos en Proceso Costo de Productos en Proceso (-)Inventario Final de Productos en Proceso Costo de los Productos Terminados (+)Inventario Inicial de Productos Terminados Costo de los Productos Disponible para la Venta (-)Inventario Final de Productos Terminados Costo de Productos Vendidos

$

8.000.000 18.000.000 4.000.000 X 5.000.000 X 2.500.000 X 3.000.000 X 7.000.000 X

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El segundo paso consiste en obtener los valores de las incógnitas presentadas, sumando o restando según el caso: ARCO IRIS LIMITADA ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS 2013 Materiales Directos $ 8.000.000 (+)Mano de Obra Directa 18.000.000 (+)Costos Generales de Fabricación 4.000.000 Costo de producción 30.000.000 (+)Inventario Inicial de Productos en Proceso 5.000.000 Costo de Productos en Proceso 35.000.000 (-)Inventario Final de Productos en Proceso 2.500.000 Costo de los Productos Terminados 32.500.000 (+)Inventario Inicial de Productos Terminados 3.000.000 Costo de los Productos Disponible para la Venta 35.500.000 (-)Inventario Final de Productos Terminados 7.000.000 Costo de Productos Vendidos 28.500.000 El estado de costos de productos vendidos también puede presentar la siguiente estructura: INDUSTRIAS XYZ S.A ESTADO DE COSTOS DE PRODUCTOS VENDIDOS 2013 Materiales Directos Inventario Inicial de Materiales xxxx Compras de Materiales xxxx (+)Fletes en Compras xxxx Compras Brutas xxxx (-)Devoluciones y Rebajas en Compras xxxx Compras Netas xxxx Total Materiales Disponibles para el Uso xxxx (-)Inventario Final de Materiales xxxx Total Materiales Usados xxxx (-)Materiales Indirectos Usados xxxx Total Materiales Directos Usados xxxx

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Mano de Obra Directa Nómina de Fábrica xxxx (-)Mano de Obra Indirecta xxxx Total Mano de Obra Directa xxxx Costos Generales de Fabricación

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Materiales Indirectos Mano de Obra Indirecta Otros Costos Indirectos Total Costos Generales de Fabricación Costo de producción (+)Inventario Inicial de Productos en Proceso Costo de Productos en Proceso (-)Inventario Final de Productos en Proceso Costo de los Productos Terminados (+)Inventario Inicial de Productos Terminados Costo de los Productos Disponible para la Venta (-)Inventario Final de Productos Terminados Costo de Productos Vendidos



xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

1.1.8 Sistemas de costos En cuanto a los sistemas de costos se puede decir que existen sistemas para registrar costos y sistemas para analizar costos. 1.1.8.1 Sistemas para registrar costos Básicamente existen dos sistemas para registrar costos, caracterizados por la unidad de costeo (unidad para la cual se van a acumular los costos) y por la modalidad de la producción (producción por lotes o producción en serie), ello son: yy Sistema de costos por órdenes de producción. yy Sistemas de costos por procesos. yy Cada uno de los dos sistemas de costos puede funcionar con cada una de las siguientes bases de costos:

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a. Base Histórica: Cuando el sistema de costos funciona principalmente con base en costos reales o históricos, es decir, costos en que ya se ha incurrido y cuya cuantía es conocida. Decir que un sistema funciona con base en costos reales, equivale a decir que los costos que se contabilizan (se debitan o acreditan) en las distintas cuentas, siendo los que realmente ocurrieron, haciendo caso omiso de si son los costos que deberían haber ocurrido en condiciones previstas o pre calculadas. b. Base Predeterminada: Cuando el sistema de costos funciona principalmente con base en costos que han sido calculados con anterioridad a la ocurrencia de los costos reales. En este caso se contabilizan en las cuentas tanto los costos reales como predeterminados (o pre calculados), e igualmente las diferencias (variaciones) existentes entre estos dos tipos de costos. Dentro de los costos predeterminados sobresalen los llamados costos estándar. Dada la importancia de la base de costos, cuando se utiliza estándar, se suele hablar de sistemas de costos estándar, sin identificar muchas veces con igual énfasis si se trata de un sistema por órdenes de producción o por procesos, pero en realidad, el estándar es sólo la base de costos empleada en el sistema. Así como cada uno de los sistemas de costos, por órdenes de producción o por procesos, puede funcionar con cada una de las bases de costos, históricas o predeterminadas, así mismo, cada uno de los sistemas de costos sigue la doctrina del costeo total o costeo de absorción (los costos que se cargan a los productos fabricados son todos los costos de producción, sin tener en cuenta su comportamiento, el cual permite dividirlos en fijos y variables). 1.1.8.2 Sistemas para analizar costos Existen sistemas para analizar costos, como son el sistema de costeo variable, el sistema de costos basados en actividades (costos ABC) y la administración de los costos bajo la Teoría de las Restricciones, TOC (TRUPUT). Estos sistemas son utilizados por las empresas en los procesos de planeación, control y toma de decisiones respecto los costos, como es el caso del costeo variable en las empresas manufactureras y los costos ABC en las empresas prestadoras de servicios.

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1.2. SISTEMAS PARA REGISTRAR COSTOS 1.2.1 Sistema de costos por órdenes de producción El costo de producir un bien o servicio se puede definir como el valor del conjunto de bienes (material directo e indirecto) y esfuerzos (mano de obra directa e indirecta) en que se ha incurrido o se va a incurrir en el departamento de producción para obtener como resultado un bien o producto terminado con buenas condiciones para ser adquirido por el sector comercial. El sistema de costeo por órdenes de producción o de trabajo es aplicable a aquellas empresas manufactureras que producen de acuerdo a especificaciones del cliente. Las empresas que normalmente utilizan el sistema de costeo por órdenes de producción son: constructoras, mueblerías, imprentas, plásticos, zapatería, entre otros. En este sistema es importante llevar un estricto control de las órdenes que se someten a proceso a través de numeración asignada a cada una de ellas y controlar el costo primo (MD y MOD) por medio de remisiones de bodega al departamento de producción y hoja de costos para cada orden de producción.

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Características yy Se emplea cuando la producción consiste en trabajos a pedido; también se utiliza cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto es relativamente largo y cuando el precio de venta depende estrechamente del costo de producción. yy Puede adoptarse cuando se puede identificar claramente cada trabajo a lo largo de todo el proceso desde que se emite la orden de fabricación hasta que concluye la producción. yy La demanda suele anticipar a la oferta. yy Enfatiza la acumulación de costos reales por órdenes específicas. yy La fabricación está planeada para proveer a los clientes de un determinado número de unidades, o a un precio de venta acordado. yy Se conoce el destinatario de los bienes o servicios antes de comenzar la producción. yy La unidad de costeo es la orden. yy Cada trabajo representa distintas especificaciones de fabricación. (período de tiempo para la fabricación, recorrido de la producción, máquinas a utilizarse, etc.)

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yy El costo del trabajo es una base para hacer una comparación con el precio de venta y sirve como referencia para las futuras cotizaciones de precios en trabajos similares. yy La producción no tiene un ritmo constante; por lo cual requiere una planeación que comienza con la recepción de un pedido, que suele ser la base para la preparación y emisión de la orden de fabricación. yy Permite conocer con facilidad el resultado económico de cada trabajo. yy Se puede saber el costo de cada trabajo en cualquier momento. Por lo tanto se simplifica la tarea de establecer el valor de las existencias en proceso. yy La determinación de los costos, es sencilla de entender. 1.2.1.1 Materiales Compra de materiales Generalmente las empresas manufactureras cuentan con un departamento de compras cuya función es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la producción. El gerente del departamento de compra es el encargado de garantizar que los artículos solicitados reúnan las especificaciones y requisitos de calidad establecidos por la compañía, que se adquieran a buenos precios y se despachen a tiempo. Estos materiales se almacenan en la bodega de materiales y suministros, bajo el control del encargado de bodega quien sólo entregará materiales o suministros por solicitud y autorización del gerente de planta o de producción. Orden de compra Una orden de compra es una solicitud escrita enviada a un proveedor, originada por una requisición o necesidad de materiales y suministros. La orden de compra se envía cuando se ha convenido un precio, se han especificados los términos de pagos y entrega; la orden de compra autoriza al proveedor a entregar los materiales o suministros y a emitir la factura. Todos los materiales o suministros comprados deben soportarse con las órdenes de compra debidamente prenumeradas con el fin de garantizar el control sobre su uso.

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Formato de la orden de compra

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La orden de compra original se envía al proveedor, una copia es entregada al departamento de contabilidad para su debido registro y otra copia al departamento de compra para dar seguimiento al pedido. Entrada de materiales y suministros Es utilizada por el encargado de bodega cuando recibe los materiales y suministros solicitados, los desempaca y los cuenta, revisa los materiales para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las especificaciones y requisitos dados en la orden de compra y cantidad solicitada, el original es manejado en contabilidad y la copia es archivada por el encargado de bodega, quien debe emitir un informe de entradas semanal, quincenal o mensualmente.

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Formato de entrada de materiales y suministros

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Asiento de diario para el registro de compra de materiales (contabilización) Inventario de materiales y suministros Impuesto a las Ventas por pagar Proveedores Sumas iguales

$ 85.740 13.718 $99.458

99.458 $99.458

Para el registro de los materiales y suministros en el asiento de diario se debe hacer un débito a la cuenta de inventario de materiales y suministros que es donde se controla las compras de materias primas y se crea la obligación con el proveedor en caso que sea a crédito o se afecta la cuenta de bancos si la compra es de contado.

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Uso de materiales Requisición de materiales y suministros La salida de materiales y suministros da inicio al proceso de producción y consiste en hacer uso de la materia prima de la bodega de materiales y suministros. El encargado de bodega debe garantizar el adecuado almacenamiento, protección y salida de todos los materiales bajo su control. La salida de materiales se soporta mediante la requisición de materiales, elaborada por el personal de producción y autorizada por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Este documento debe especificar el número de orden en la cual será utilizado el material y de esta forma controlar el costo de material de la orden de trabajo. Formato de requisición de materiales y suministros.

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El cálculo del costo total de los materiales entregados se obtiene multiplicando el costo unitario del material por la cantidad solicitada. La cantidad se determina con facilidad a partir del formato de la requisición de materiales. Cuando los materiales directos se envían a la producción debe registrarse un asiento de diario cargando el inventario de trabajo en proceso o a la orden de trabajo específica en la cual se empleará el material contra la cuenta de inventario de materiales y suministros. Las salidas de materiales se asignan a cada orden y debe realizar un asiento de diario por el total entregado durante el día, o un asiento resumen al final de cada mes.

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Asiento de diario para el registro del consumo de materiales (contabilización) Inventario de productos en proceso Orden N° 0201 $69.450 Orden N° 0202 13.890 CIF-Control Inventario de materiales y suministros Sumas iguales

$83.340

2.400 $85,740

$85,740 $85,740

Para el registro del consumo de los materiales y suministros se debe hacer un asiento de diario debitando a la producción en proceso o a las órdenes en proceso por el material directo utilizado, el material indirecto forma parte de los CIF y un crédito a la cuenta de inventario de materiales y suministros. En la respectiva hoja de costos de cada una de las órdenes de producción que se están llevando a cabo, se carga el valor de los materiales directos usados o consumidos por la elaboración de artículos de la respectiva orden. En cuanto a los materiales indirectos estos se cargan a la respectiva orden de producción (hoja de costos), atendiendo el factor o tasa predeterminada utilizada para asignar los costos indirectos de fabricación (costos generales de fabricación aplicados), como se verá más adelante. 1.2.1.2 Manos De Obra: Representa la labor empleada por las personas que contribuyen de manera directa o indirecta en la transformación de la materia prima, es la contribución física o mental para la elaboración de un bien o producto. El costo de la mano de obra representa el importe o el precio que se paga por emplear talento humano. Es la compensación o remuneración al personal que trabaja en determinada orden de producción. La mano de obra directa es la que se emplea directamente en la transformación de la materia prima en un bien o producto terminado, se caracteriza porque fácilmente puede asociarse al producto y representa un costo importante en la producción de dicho artículo. La mano de obra directa se considera un costo primo y a la vez un costo de conversión. La mano de obra indirecta es el trabajo empleado por el personal de producción que no participa directamente en la transformación de la materia prima, como el gerente de producción, supervisor, etc. Esta es considerada como parte de los costos indirectos de fabricación. El principal costo de la mano de obra son los salarios que se pagan a los trabajadores de producción. Los salarios se pagan en base a las horas, días u órdenes trabajadas. Los

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pagos fijos hechos regularmente por servicios gerenciales o de oficina de producción se consideran como un costo secundario y forman parte de los costos indirectos de fabricación. Registro de la mano de obra El registro de la mano de obra generalmente comprende tres pasos: control de tiempo, preparación y pago de la nómina y registro de la nómina. El control de tiempo es a través de una tarjeta de tiempo o reloj y tarjeta de trabajo. La tarjeta de tiempo o reloj es utilizada varias veces en el día por el empleado: al llegar, al salir a almorzar, al tomar un descanso y cuando termina de trabajar con el fin de controlar el número de horas en determinada orden. La tarjeta muestra una descripción breve del trabajo realizado y la tasa salarial del empleado, esta proporciona una fuente confiable para registrar el costo de la nómina. Formato de tarjeta de control de tiempo o reloj

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Esta es una tarjeta de tiempo de un operador de máquina de coser que es considerado como empleado directo en la producción.

Las tarjetas de trabajo son preparadas diariamente por los empleados que están trabajando en determinada orden, indica el número de horas trabajadas, descripción breve del trabajo y la tasa salarial del empleado para ser enviadas al departamento de nómina.

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Formato de la tarjeta de trabajo

La preparación de la nómina está a cargo del departamento de personal tomando como base el control de tiempo y las tarjetas de trabajo, la nómina debe incluir el importe bruto y la cantidad neta a pagar a los empleados después de las deducciones correspondientes como aportes a la seguridad social y otros. Este departamento distribuye la nómina y lleva el control del ingreso de los empleados, tasa salarial y clasificación de empleo. Una vez elaborada la nómina y revisada por el gerente de producción, se envía al departamento de contabilidad de costos quien asigna los costos de la nómina a las órdenes de trabajo en proceso. El registro de la nómina generalmente se prepara semanal, quincenal o mensualmente. El salario bruto para un empleado se determina multiplicando las horas indicadas en las tarjetas de tiempo o tarjetas de trabajo por la tasa por hora, más cualquier bonificación o tiempo extra. Asiento de diario para el registro de la nómina (Contabilización) Inventario de productos en proceso $14.800 Orden # 0201 $12.333,33 Orden # 0202 2.467.67 Nómina por pagar $14.800 Sumas iguales $14.800 $14.800 Este es el asiento de diario para registrar la nómina y el pasivo correspondiente (se prepara en cada período de la nómina). Usualmente los costos de nómina del empleador y la distribución de los mismos se registran al final del mes. Si se está causando además el valor de la mano de obra indirecta utilizada en la producción, en el registro contable se debita la cuenta CIF-Control por el monto de la mano de

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obra indirecta y se acredita la cuenta nómina por pagar. En la respectiva hoja de costos de cada una de las órdenes de producción que se están llevando a cabo, se carga el valor de la mano de obra directa usada o utilizada en la elaboración de artículos de la respectiva orden. En cuanto a la mano de obra indirecta, esta se carga a la respectiva orden de producción (hoja de costos), atendiendo el factor o tasa predeterminada utilizada para asignar los costos indirectos de fabricación (costos generales de fabricación aplicados), como se verá más adelante. El asiento de diario para el registro del pago de la nómina es como sigue: Nómina por pagar $14.800 Bancos $14.800 Sumas iguales $14.800 $14.800 Cuando se cancela la nómina se debe hacer un débito a la cuenta de Nómina por pagar contra un crédito a la cuenta de bancos. Situaciones especiales de la mano de obra

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La contabilización de la mano de obra incluye situaciones especiales que no se presentan en el registro de los materiales como son las prestaciones sociales, horas extras, tiempo ocioso y aportes del empleador al sistema de seguridad social (EPS, Fondos de Pensiones, ARP) y aportes parafiscales (ICBF, SENA, Cajas de Compensación Familiar). Prestaciones sociales Las prestaciones sociales correspondientes a lo devengado por mano de obra directa, se deben tratar, por lo tanto, como un mayor costo de esta mano de obra directa. Las prestaciones sociales correspondientes a la mano de obra indirecta, sencillamente van a incrementar la cifra total de los costos generales de fabricación. En las empresas de servicios y comerciales la contabilización de las prestaciones sociales se hace mediante un ajuste por gastos acumulados en la cual se crea un pasivo llamado Prestaciones Sociales por Pagar o Provisión para Prestaciones Sociales. En las empresas industriales el procedimiento es el mismo, pero las cuentas debitadas en relación con la nómina serán cuentas de costos de producción.

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Asiento de diario para el registro de prestaciones sociales de los trabajadores directos. Inventario de productos en proceso Orden # 001 Orden # 002 Provisión Prestaciones sociales

xxxx xxxx xxxx xxxx

Asiento de diario para el registro de prestaciones sociales de los trabajadores indirectos. CIF-Control xxxx Provisión Prestaciones sociales xxxx En la respectiva hoja de costos de cada una de las órdenes de producción que se están llevando a cabo, se carga el valor de las prestaciones sociales por la mano de obra directa usada o utilizada en la elaboración de artículos de la respectiva orden. En cuanto a las prestaciones sociales por la mano de obra indirecta, esta se carga a la respectiva orden de producción (hoja de costos), atendiendo el factor o tasa predeterminada utilizada para asignar los costos indirectos de fabricación (costos generales de fabricación aplicados), como se verá más adelante. Recargo por trabajo extra Por recargo por trabajo extra se entiende el porcentaje adicional que sobre el salario básico hay que pagar a los trabajadores por laborar durante horas que están por fuera de su jornada ordinaria. Dicho porcentaje varía según se trate de trabajo extra diurno o nocturno o también si se trabaja en dominicales o festivos. Como a la administración de la empresa le interesa conocer el costo normal de producción de los artículos, el costo normal de mano de obra directa debe ser función del número de horas empleadas en la fabricación del artículo y del salario normal por hora pagada a los trabajadores. El recargo por trabajo extra se suele, por tanto, excluir de este costo, pues no se debe a una condición normal sino extraordinaria. Ejemplo. El trabajador directo Nº 20 de Industrias Arco Iris Limitada trabaja 12 horas un cierto día: Las primeras 8 ordinarias y las últimas 4 extras. Las primeras 6 horas las dedica a la orden de producción Nº 001 y las 6 siguientes a la Nº 002. Su salario normal es de $ 2.000 la hora. Por las horas extras recibe un 50% más sobre el salario normal de dichas horas. El total devengado en ese día es:

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12 horas a $ 2.000 c/u $ 24.000 (salario normal) 4 horas con recargo de $ 1.000 c/u 4.000 (recargo por horas extras) Total Devengado $ 28.000 El registro contable es el siguiente Inventario de productos en proceso 24.000 Orden # 001 12.000 Orden # 002 12.000 CIF-Control 4.000 Nómina por pagar 28.000 Cuando se trate de horas extras laboradas por el personal de oficina de producción, el valor de estas debe registrarse como parte de los costos indirectos de fabricación. Tiempo ocioso o no productivo

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El tiempo ocioso se genera cuando los empleados o trabajadores directos no tienen trabajo por realizar, pero se les paga por su tiempo. Por ejemplo, cuando se establece un nuevo trabajo en la producción, es posible que algunos trabajadores temporalmente no tengan nada que hacer. Si su ocio es normal para el proceso de producción y no puede evitarse, el costo del tiempo ocioso podría cargarse a la producción y pasa a formar parte de los costos indirectos de fabricación. Aportes del empleador a la seguridad social y aportes parafiscales El empleador como tal está obligado a pagar aportes al sistema de seguridad social (EPS, Fondos de Pensión, ARP), los cuales se calculan teniendo en cuenta los porcentajes establecidos según la ley y es un beneficio que protege al empleado en caso de enfermedades o riesgos laborales. Los aportes parafiscales son los aportes del 9% sobre el total devengado de la nómina (se excluye el subsidio de transporte), el cual es aprovechado para la capacitación de los obreros, subsidio familiar, etc, por parte de las entidades involucradas (Cajas de compensación familiar, SENA e ICBF). Si los aportes descritos anteriormente se efectúan por la contratación de trabajadores directos, entonces su monto constituye un mayor valor de la mano de obra directa, pero si se efectúan por la contratación de trabajadores indirectos, entonces su monto constituye un mayor valor de los Costos generales de fabricación. 1.2.1.3 Costos indirectos de fabricación Los costos indirectos de fabricación como lo indica su nombre son todos aquellos costos que no se relacionan directamente con la manufactura, pero contribuyen y forman parte del costo de producción: mano de obra indirecta y materiales indirectos, calefacción, luz y energía para la fábrica, arrendamiento del edificio de fábrica, depreciación del edificio y

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de equipo de fábrica, mantenimiento del edificio y equipo de fábrica, seguro, prestaciones sociales, aportes del empleador a la seguridad social, aportes parafiscales, tiempo ocioso son ejemplos de costos indirectos de fabricación. Asiento diario para el registro de los costos indirectos de fabricación CIF-Control $ xxxx Nómina por pagar $ xxxx Gastos acumulados por pagar xxxx Depreciación Acumulada xxxx Gastos pagados por anticipado xxxx Los costos indirectos de fabricación en base a su comportamiento respecto a la producción pueden ser: variables, fijos o mixtos. Los costos indirectos de fabricación variables cambian en proporción directa al nivel de producción, cuando mayor sea el total de unidades producidas, mayor será el total de costos indirectos de fabricación variables. La mano de obra indirecta, materiales indirectos y la depreciación acelerada son ejemplos de costos variables. Los costos indirectos de fabricación fijos permanecen constantes durante un período relevante, independientemente de los cambios en los niveles de producción dentro de ese período. La depreciación lineal y el arrendamiento del edificio de fábrica son ejemplo de costos indirectos de fabricación fijos. Los costos indirectos de fabricación mixtos no son totalmente fijos ni totalmente variables en su naturaleza. Estos deben separarse de componentes fijos y variables para propósitos de planeación y control. Los arrendamientos de camionetas para la fábrica y el servicio telefónico de fábrica y los salarios de los supervisores y de los inspectores de fábrica son ejemplos de costos indirectos de fabricación mixtos. Costeo real versus costeo normal de costos indirectos de fabricación En el sistema de costos reales, los costos del producto solo se registran cuando estos se incurren. Por lo general, esta técnica es aceptada para el registro de materiales directos y de mano de obra directa por que se les puede asociar fácilmente a las órdenes de trabajo. Los costos indirectos de fabricación debido a su naturaleza, no pueden asociarse en forma fácil: los costos indirectos de fabricación se aplican a la producción con base en los insumos reales multiplicados por una tasa predeterminada de aplicación de costos indirectos de fabricación, este procedimiento es necesario porque los costos indirectos de fabricación no se incurren uniformemente en un período, necesitando de estimados y de una tasa para aplicarlos a las órdenes a medida que se producen las unidades.

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Los dos factores claves para determinar la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación para un período son: nivel estimado de producción y el presupuesto de los costos indirectos de fabricación. El nivel estimado de producción no puede exceder en el corto plazo la capacidad de producción de la Compañía, la capacidad productiva de la compañía depende de muchos factores como el tamaño físico y condiciones del edificio o del equipo de fábrica, disponibilidad de los recursos tales como fuerza laboral entrenada y diversidad de la materia prima, etc. Por lo general, la gerencia fija la capacidad productiva a partir de la demanda proyectada del mercado del producto. A los ingenieros se les asignan la tarea de diseño del producto y las especificaciones de la producción, sin embargo, uno de los mayores problemas es que la demanda proyectada para el producto en algunos casos es desconocida o varía anualmente. Para ayudar a la gerencia en la toma de decisiones relacionada con la capacidad óptima de la planta, se han desarrollado muchas técnicas innovadoras que hacen uso de herramientas sofisticadas. Para nuestros propósitos asumimos que se dispone de instalaciones de producción adecuadas en el lugar apropiado.

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El problema es estimar el número de unidades que se va a producir en el período, sujeto a las restricciones de los recursos productivos existentes durante el próximo período. Para proyectar el nivel de producción correspondiente a períodos futuros, se puede hacer uso de niveles de capacidad productiva. Costos indirectos de fabricación estimados Cuando se determina el nivel de producción estimado, se deben desarrollar algunos procedimientos para obtener un cálculo satisfactorio de los costos indirectos de fabricación. Generalmente se prepara un presupuesto de los costos indirectos de fabricación estimado para el período siguiente. Las tasas de aplicación de los costos indirectos de fabricación se fijan en pesos por unidad de actividad estimada en alguna base. No hay bases absolutas para determinar qué base usar, sin embargo, debe haber una relación directa entre la base y los costos indirectos de fabricación. El método empleado para fijar la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación debe ser sencillo y fácil de calcular y aplicar. Una vez escogida la base para estimar los costos indirectos de fabricación totales, debe estimarse el nivel de capacidad normal con el fin de calcular la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación, cuya fórmula es la misma sin importar la base escogida. La base es expresada en pesos, la tasa resulta en porcentaje y debe multiplicarse por 100.

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Las bases más usuales para la aplicación de los CIF son: yy Unidades de producción yy % del costo de materiales directos yy % del costo de la mano de obra directa yy Horas de mano de obra directa yy Horas máquinas Para la aplicación de la tasa predeterminada de los CIF ilustramos el siguiente presupuesto: CONFECCIONES ARCO IRIS LIMITADA PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN Mes de Enero de 2013 EXPRESADO EN PESOS ($) CIF Presupuestados: Fijos $10.600 Variables 15.800 Total Presupuesto CIF $26.400 Unidades estimadas a producir durante el mes Costo estimado de materiales directo Costo estimado de mano de obra directa Horas de mano obra directas estimadas Horas máquinas estimadas

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1.300 84.000 15.000 150 Horas 150 Horas Máq.

Los datos de éste presupuesto se retomaran en los métodos de aplicación de los CIF abajo descrito. Base de unidades de producción Se toman los CIF estimados entre las unidades de producción estimadas, este método es conveniente si únicamente se está fabricando un solo producto, de lo contrario es imposible aplicarlo, es uno de los métodos más sencillos para distribuir la carga fabril. La fórmula para la determinación de esta tasa es:

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

Tasa predeterminada = Tasa predeterminada =

Presupuesto CIF Unidades a producir $26.400 = $20.31/unidad 1.300 unidades

Si recibimos una orden del Almacén XYZ Ltda., el 05 de Enero de 2013 para producir 1.000 camisas, aplicaremos $20.31 de CIF por cada camisa, es decir $20.310 es lo que registraremos en la cuenta producción en proceso para esa orden. Base de los costos de los materiales directos Algunas empresas consideran un tanto por ciento del costo de los materiales directos usados en la producción, es un método satisfactorio para determinar el importe a añadir al costo de los materiales directos y de la mano de obra directa al computar el costo de fabricación. La fórmula para la determinación de la tasa es:

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Tasa predeterminada = Tasa predeterminada =

Presupuesto CIF Costo de los materiales Directos $ 26.400 = 31.43 % $ 84.000

Confecciones Arco Iris Limitada emplea este método para determinar sus costos indirectos de fabricación estimados y recibe el 05 de Enero de 2013 las órdenes 0201 y 0202 para producir 1.000 y 200 camisas respectivamente y el costo real de los materiales directos llevados a proceso es de $69.450 y $13.890, asignaremos por concepto de CIF a cada orden lo siguiente: Orden 0201 Orden 0202

$69.450 x 31.43% = $21.828.14 $13.890 x 31.43% = $4.365.63

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Asiento de diario para el registro de los CIF aplicado (Contabilización) Inventario de Productos en Proceso Orden # 0201 $21.828.14 Orden # 0202 4.365.63 CIF Aplicados

$26.193.77

$26.193.77

Base del costo de mano de obra directa Este método sigue estrechamente al método del costo de los materiales. Las empresas que tienen la misma tarifa de salario por hora para todos los trabajadores directos, pueden usar mejor este método. La fórmula para la determinación de la tasa es: Tasa predeterminada =

Presupuesto CIF Costo de la mano de obra directa $ 26.400

Tasa predeterminada =

= 176% $ 15.000

En el caso en que se emplee este método para determinar los CIF y la mano de obra directa real es de $14.800, asignaremos el 176% de CIF estimado, es decir $26.048, que se prorratean a cada una de las órdenes. Base de las horas de mano de obra directa Este método considera el factor tiempo como base para aplicar la carga fabril. Se conoce como la tasa por hora-hombre y se puede utilizar en los casos en que el trabajo es de índole manual. La fórmula para la determinación de la tasa es: Tasa predeterminada =

Presupuesto CIF Horas de mano de obra directa

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Tasa predeterminada =

$ 26.400 = $176/HMOD 150 HMOD

Con este método, las horas hombres reales fueron de 143, de esta manera asignaremos $176 por cada hora hombre, es decir, $25.168 es lo que se cargaría a las órdenes de producción por CIF.

Base de las horas-máquinas Este método es análogo al método de las horas de mano de obra directa y es utilizado cuando el trabajo es realizado principalmente a máquina. En muchas empresas una gran producción de la carga fabril está compuesta por depreciación de las máquinas, mantenimiento y reparaciones de las máquinas, pudiendo por lo tanto, emplear este método para calcular la carga fabril. La fórmula para la determinación de la tasa es:

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Tasa predeterminada =

Tasa predeterminada =

Presupuesto CIF Horas máquinas

$ 26.400 = $176/H. MÁQ. 150 Horas Máquinas

Si para la mismas órdenes de producir 1.000 y 200 camisas, las horas máquinas son de 143, asignaremos $176 por cada hora, es decir, $25.168 que será cargada a las órdenes como CIF, prorrateada entre las órdenes. Después de determinar la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación, suelen aplicarse a la producción los costos indirectos de fabricación estimados, según una base progresiva a medida que los artículos se fabrican, de acuerdo con la base usada. Por lo general, se incurre diariamente en los costos indirectos de fabricación reales y se registran en forma periódica en los libros mayores y auxiliares. El uso de los libro auxiliares permite un mayor grado de control sobre los costos indirectos de fabricación a medida que se pueden agrupar las cuentas relacionadas.

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Los costos indirectos de fabricación provienen de fuentes como: Facturas: Cuentas recibidas de proveedores y organizaciones de servicios. Comprobantes: Facturas pagadas. Acumulaciones: Ajustes por cuentas como servicios acumulados por pagar, prestaciones sociales. Asientos de ajustes al final del año: Ajustes por cuentas como depreciación y amortizaciones. Registro de los costos indirectos de fabricación en el libro diario Los asientos en el libro diario para registrar los costos indirectos de fabricación mediante un sistema de costeo por órdenes de trabajo o mediante un sistema de costeo por proceso son básicamente los mismos. La principal diferencia es que un sistema de costeo por órdenes de trabajo los costos indirectos de fabricación aplicados se acumulan por órdenes de trabajo, y con el otro sistema éstos se acumulan por departamento o proceso. Los costos indirectos de fabricación reales se debitan a la cuenta CIF-Control, los costos indirectos de fabricación estimados o aplicados, se debitan a la cuenta Inventario de Productos en Proceso contra la cuenta CIF aplicados, el propósito de utilizar dos cuentas por separadas de costos indirectos de fabricación es que los débitos en la cuenta CIF- Control representa el total de indirectos incurridos en la producción mientras que el saldo de la cuenta CIF aplicados representa el total de costos indirectos aplicados o estimados a la orden, al final del período el saldo de la cuenta CIF aplicados se cierra contra el saldo de la cuenta CIF-Control, la diferencia en ellas representa una sobre – aplicación (saldo crédito) o sub – aplicación (saldo débito) de CIF. La sobre o sub – aplicación de los CIF se debe en parte a lo siguiente: variación en el precio de los materiales indirectos que incrementaría los CIF variables o cambio en el método de depreciación que incremente los CIF fijos o incremento en las horas empleados por el personal indirecto en la producción, o variación significativa en el volumen de producción de acuerdo a lo presupuestado. En el sistema de costeo por órdenes de trabajo los CIF sobre o sub – aplicados deben de ajustarse, ya sea al costo de ventas cuando la producción ha sido entregada o vendida, inventario de productos terminados si se encuentra en poder de la Compañía almacenados o bien a la producción en el caso de aquellas órdenes en proceso, todo dependerá del estado en que se encuentren los productos.

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Orden de trabajo u hoja de costos El documento utilizado en una Compañía que utiliza el sistema de costeo por órdenes de trabajo o de producción, se denomina orden de trabajo o de producción, contiene la acumulación de cada uno de los elementos del costo (MD, MOD, CIF). Este documento es diseñado para administrar información requerida por la gerencia y por lo tanto varía según las exigencias o necesidades de la empresa, por ejemplo algunos formatos incluyen los gastos de ventas y administración y precio de venta de manera que la utilidad puede estimarse fácilmente en la orden, normalmente el formato incluye los datos básicos de producción. La orden de trabajo se emplea cuando el cliente hace la solicitud de productos y permanece activa durante todo el proceso de producción hasta que se terminen y se transfieran al inventario de productos terminados. (La orden de producción u hoja de costos se muestra más adelante, en el desarrollo del ejercicio que ilustra el ciclo contable en un sistema de costos por órdenes de producción).

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Costos y Presupuesto

Para efectos del desarrollo de este trabajo consideramos la utilización de un caso práctico que ilustrara de forma sencilla el ciclo de producción en un sistema de costeo por órdenes de producción. En los párrafos siguientes se encuentran los datos más relevantes de la Compañía y las operaciones que se llevaron a cabo. CONFECCIONES ARCO IRIS LIMITADA es una sociedad constituida conforme las leyes de la República de Colombia el día 29 de julio de 2013, teniendo período de cierre calendario al 31 de diciembre de cada año, las operaciones corresponden al mes de enero de 2013 y se dedica a la elaboración y comercialización de camisas de todo estilo. Los accionistas de CONFECCIONES ARCO IRIS LIMITADA son cuatro: Estela Rodríguez, Mario González, Alfredo Martínez y Roberto Valencia, cada uno de los cuales posee el 25% de la Compañía. Al mando de la compañía se encuentra Estela Rodríguez Gerente General y como Gerente de Producción Roberto Valencia. Los otros socios están encargados de la supervisión de la producción y otras áreas administrativas dentro de la organización. La junta directiva está formada por los cuatros socios, los cuales tienen reuniones trimestrales para analizar los resultados de la Compañía y tomar decisiones. Todas las decisiones administrativas relevantes son tomadas por la junta directiva y todo lo referente a los asuntos contables está en manos del contador, Álvaro Flórez. La Compañía no tiene financiamiento con los bancos, el capital de trabajo fue aportado por los socios y forma parte del capital aportado. A continuación se presentan una breve descripción del proceso productivo y los estados financieros de la Compañía antes de iniciar el proceso de producción, para una mejor comprensión de su situación financiera.

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En la confección de camisas, primero se escoge la tela (Popelina blanca o de color), haciendo una inspección exhaustiva de la cantidad por yardas de tela, luego el diseñador hace la moldura de patrón de la camisa para cada una de las tallas correspondientes, luego se hace las mediciones correspondientes para el trazado de las mismas, después de dicho cálculo se procede al corte de las prendas, realizándose en el área de corte y haciéndose una inspección de las telas cortadas; seleccionadas por tallas, cada una se traslada hasta la fileteadora para cerrar y pegar mangas, de este modo se hace otro traslado hasta la máquina de coser, para luego pegar cuellos, hacer ruedos de mangas, por último se pegan las etiquetas correspondientes y se hace una inspección de toda la confección para trasladarse hasta la ojaladora para hacer ojales procediéndose a pegar, para luego trasladarla hasta la planchadora, y luego doblarla y empacarla según la talla, procediendo a hacer una inspección final hasta almacenarla para proceder a la entrega al cliente. El departamento o planta de producción cuenta con una sala de confección la que contiene 3 máquinas de coser, 1 máquina de filetear, 1 ojaladora, 1 botonadora. El 05 de enero 2013 recibe las siguientes órdenes:

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El Almacén XYZ Limitada solicita un total de 1.000 camisas para uniformes con las siguientes especificaciones: tela blanca 60% algodón y 40% poliéster, pespunte sencillo en el cuello con hilo Core 40 Kobav 40, confección del cuello tipo sport reforzado con forro entre tela, botones color blanco N° 18, tallas 12, 14, 16; etiqueta estampada con la insignia del Almacén, composición de la tela e identificación del fabricante requisito indispensable, manga corta con doble ruedo, empacadas en bolsas plásticas por unidad y en cajas de cartón por cada 60 camisas. El cliente solicitó que la fecha de entrega sea el 28 de Enero de 2013, el precio de venta acordado para esta orden es de $150.000. Esta orden es designada como la 0201. Nuestro cliente da un anticipo para la fabricación de su orden de $66.000. La empresa Electri-Sabanas, S.A., solicita un total de 200 camisas con las siguientes especificaciones: color amarillo 60% algodón y 40% poliéster, pespunte sencillo en el cuello con hilo Core 40 Kobav 40, confección del cuello tradicional reforzado con forro entre tela, botones color amarillo N° 18, tallas 14 y 16; etiqueta estampada con el logotipo de la empresa, composición de la tela e identificación del fabricante no indispensable, manga corta con doble ruedo, empacadas en bolsas plásticas por unidad y en cajas de cartón por cada 60 camisas. El cliente solicitó que la fecha de entrega sea el 28 de Enero de 2013, el precio de venta acordado para esta orden es de $31.000. Esta orden es designada como la 0202. El cliente da un anticipo de $15.000.

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Solicitud de materiales La empresa compra los materiales al momento que recibe la orden, es decir comienza a trabajar con materiales recién comprados. Para la fabricación de la orden 0201 y 0202 el departamento de producción solicitó los siguientes materiales: Por cada camisa se utiliza en promedio 1.5 yardas de tela, para la orden 0201 y 0202 se necesitan 1.500 y 300 yardas respectivamente. (MD). Por cada camisa se utiliza 0.01 rollo de hilo, es decir, con 1 rollo se fabrican 100 camisas, para la orden 0201 y 0202 se utilizan 10 y 2 rollo respectivamente. (MD). Para cada camisa se utilizan 7 botones para las órdenes en proceso serían 7.000 y 1.400 botones. (MD). Cada camisa requiere de una etiqueta, es decir, se utilizaran 1.000 y 200 etiquetas para las órdenes a proceso. (CIF). # Camisas 1 1.000 200 Costo unit. Costo 0201 Costo 0202

Yardas/unid.

Rollo/hilo

1,5 1.500 300 45 67.500 13.500

0,01 10 2 20 200 40

# Botones

# Etiquetas

7 7.000 1.400 0,25 1.750 350

1 1.000 200 2 2.000 400

Con estos datos el 06 de Enero de 2013 se procedió a enviar la orden de compra al proveedor Textiles ABC S.A., recibiendo el mismo día los materiales solicitados, dándoles entradas a la bodega de materiales y suministros. El 07 de Enero de 2013 el departamento de producción solicitó los materiales para dar inicio a la fabricación de las órdenes 0201 y 0202. El 25 de Enero de 2013 se cancelan salarios del personal que trabajó directamente en las órdenes 0201 y 0202: 3 operadores de máquina de coser 1 operador de máquina fileteadora 1 operador de máquina ojaladora 1 operador de máquina botonadora 1 operador de plancha 1 operador de empaque Total

$ 2.000



$6.000 1.900 2.000 1.800 1.600 1.500 $14.800

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Cada empleado trabaja 48 horas a la semana (de 8:00 a.m a 5:30 p.m) de lunes a viernes, diariamente pueden fabricar 80 camisas, es decir para completar las órdenes 0201 y 0202 se necesitan 15 días. Los costos de la nómina se asignan a las órdenes tomando el total de salario entre la cantidad de camisas a producir, el factor resultante se multiplica por la cantidad a producir de cada orden. El 20 de Enero de 2013 la Compañía registra los siguientes costos indirectos de fabricación incurridos durante el proceso de producción:

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Materiales indirectos 1.200 Bolsas plásticas para empaque a $2 20 cajas de cartón para 60 unid. a $15 Total adquirido a crédito

$2.400 300 $2.700

Mano de obra indirecta Salarios contador Supervisor de producción Total pagado en efectivo

$5.000 4.000 $9.000

Costos generales Alquiler de local Energía eléctrica Acueducto Depreciación Total

$3.200 3.000 550 1.083 $7.833

El alquiler, la energía eléctrica y el servicio de acueducto al cierre del mes no se habían cancelado. Varios Suministros varios $3.966 Agujas para máquina 90 Aceites para las máquinas 300 Total adquirido a crédito $4.356 Total costos indirectos de fabricación $23.889 Los costos indirectos de fabricación que se incurren se prorratean a las órdenes según el número de camisas a producir.

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Para el cálculo de los costos indirectos de fabricación aplicados a las órdenes se toma como base para la tasa predeterminada el 31.43% de los materiales directos a utilizar. Los gastos administrativos y de ventas ascendieron a $15.500 y $10.400 y corresponden a salarios de la gerencia general, financiera y ventas pagados en efectivo. El desecho producido en la confección de las camisas son utilizadas para rellenos de productos artesanales (cojines, almohadas, etc.) y se vendió a un precio mínimo de venta de $200. Se abona el 50% al saldo de proveedores. Se recibe abono de los clientes del 70% del saldo a Enero 01. Se determina la sobre o sub aplicación de los costos indirectos de fabricación. El 26 de Enero de 2013 se terminaron las órdenes sometidas a proceso exitosamente y se trasladan al almacén de productos terminados. El 28 de Enero de 2013 se entregan los productos terminados a nuestros clientes.

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Solución del ejercicio. Saldos de Apertura CONFECCIONES ARCO IRIS LIMITADA BALANCE DE COMPROBACION 01 DE ENERO DE 2013 VALORES EN PESOS CUENTAS Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Inventario de Materiales y Suministros Inventario de Productos Terminados Gastos Pagados por anticipado Muebles y Enseres Maquinaria y Equipos Vehículos Depreciación Proveedores Gastos Acumulados por Pagar Otras Cuentas por Pagar Capital Social Utilidades Retenidas SUMAS IGUALES

58

SALDOS DEBITOS CREDITOS 300.000 88.907 3.970 20.300 45.789 37.900 65.000 55.000 7.000 30.997 32.000 23.080 500.000 23.789 616.866 616.866

ASIENTOS EN EL LIBRO DIARIO Asiento # 1 Caja y Bancos Anticipos de Clientes

$81.000

Asiento # 2 Inventario de Mat. y Sum. IVA x Pagar Proveedores

$85.740 13.718

Asiento # 3 Inv. Producto en Proceso- MD Orden # 0201 $69.450 Orden # 0202 13.890 CIF - Control Inventario de Mat. Y Sum.

81.000

99.458

$83.340

2.400 85.740

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Asiento # 4 Inv. Producto Proceso – MOD Orden # 0201 $12.333.33 Orden # 0202 2.466.67

$14.800

Salarios x Pagar Asiento # 4a Salarios x Pagar Caja y Bancos Asiento # 5 CIF- Control Proveedores Depreciación Acumulada Gastos acum. x Pagar Caja y Bancos

14.800

$14.800 14.800

$23.889 7.056 1.083 6.750 9.000

Asiento # 6 Inv. Productos en Proceso – CIF $26.193.77 Orden 0201 $21.828.14 Orden 0202 4.365.63 CIF Aplicados Asiento # 7 Gastos de Venta Gastos de admón. Caja y Bancos Asiento # 8 Caja y Bancos Otros Ingresos

Asiento # 9 Proveedores

59

$26.193.77

$10.400 15.500 25.900

$200 200

$68.756

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Caja y Bancos Asiento # 10 Caja y Bancos Cuentas por Cobrar Asiento # 11 CIF Aplicados Variación CIF CIF- Control

68.756 $62.235 62.235

$26.193.77 95.23 26.289

Asiento # 12 Inv. Productos Terminados $124.333.77 Inv. Productos en Proceso – MD Inv. Productos en Proceso – MOD Inv. Productos en Proceso – CIF

60

Asiento # 13 Inv. Productos Terminados Variación CIF Asiento # 14 Caja y Bancos Anticipos de Clientes Ventas IVA x Pagar Asiento # 15 Costo de venta Inv. Productos Terminados

$83.340 14.800 26.193.77

$95.23 95.23

$128.960 81.000 181.000 28.960

124.429 124.429

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LIBRO MAYOR Caja y Bancos

Cuentas x Cobrar

s)

300.000

25.900 7)

1)

81.000

68.756 9)

8)

200

14.800 4a)

10)

62.235

9.000 5)

4)

128.960 572.395

s)

s)

88.907

62.235 10) s)

3.970

26.672

2)

85.740

s)

3.970

85.740 3)

118.456

453.939

Inv. Prod. Term. s)

Inv. Mat. Y Sum.

20.300,00 124.429,00 15)

12)

124.333,77

13)

95,23

Muebles y Enseres

Gastos Pag. X Antic. s)

s)

45.789 45.789

37.900 37.900

144.729,00 124.429,00 s)

20.300,00

61 INVENTARIO DE PRODUCCIÓN EN PROCESO Materiales Directos 3)

83.340

Mano Obra Directa

83.340 12) 4)

14.800

0

65.000 65.000

14.800 12) 6)

26.193,77

0

Maquinaria y Equipos s)

Costos Ind. Fabric.

Vehículos s)

55.000

26.193,77 12)

0

Proveedores g)

68.756

55.000

30.997 s) 99.458 2) 7.056 5)

68.756

137.511 68.755 s)

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Gastos Acum. X Pagar

Otras Cuentas X Pagar

32.000 s) 6.750 5)

Capital Social

23.080 s)

500.000 s)

23.080

500.000

38.750

Utilidades Retenidas

Ventas 181.000 14) 15)

124.429

23.789

181.000

124.429

Gastos en ventas 7)

10.400

Gastos de Admón. 7)

10.400

62

2.400

15.500

4a)

14.800 4)

CIF Aplicados 26.289 11) 11)

26.193,77

Depreciación Acum. 7.000 s)

26.193,77 6)

1.083 5)

0

8.083 s)

26.289

0

s)

Variación CIF 11)

14.800

0

23.889 26.289

Salarios x Pagar

15.500

CIF - Control 3)

Costo de Ventas

23.789 s)

95,23 0

IVA x Pagar 95,23 13) 3)

13.718

Otros Ingresos 28.960 14)

200 8)

15.242

200

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Anticipo de Clientes 14)

81.000

81.000 1) 0

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ESTADOS FINANCIEROS

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1.2.2 Sistema de costos por proceso El costeo por procesos es un sistema de acumulación de costos de producción por departamento o centro de costo. Un proceso es una división funcional principal en una fábrica donde se ejecutan procesos de manufactura específicos, especializados y repetitivos. También se le conoce con los nombres de: departamentos, centros de costo, centro de responsabilidad, función y operación. Algunos ejemplos de procesos son: ensamblado, fundición, acabado, pintura, mecanizado, maquinado. Cualquier proceso puede utilizarse para la fabricación de varios productos. También, cualquier producto puede requerir procesamiento en varios productos. El plan de producción depende de las características técnicas del diseño del producto y del proceso. Además de la naturaleza del diseño del proceso y del producto, la organización y distribución de la planta también determina la relación de los procesos entre sí; como por ejemplo, si se van a arreglar como procesos en secuencia o como procesos paralelos. Los procesos paralelos operan independientemente unos de otros.

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Es también propio del sistema de costos por procesos, el que, una vez iniciado un proceso determinado, ya sea de una parte específica o del producto mismo, no se puede interrumpir porque es de naturaleza continua, en donde los procesos se adelantan en forma secuencial, es decir, que el proceso adelantado en un departamento de producción requiere continuar en otro, y en otro, hasta salir finalmente terminado hacia el almacén, o en forma paralela, en donde el proceso en cada departamento es independiente el uno del otro, y al final se juntan o ensamblan todos los procesos para obtener el artículo deseado. 1.2.2.1. Objetivo del costeo por procesos. Un sistema de costos por procesos determina como serán asignados los costos de manufactura incurridos durante cada período. La asignación de costos en un departamento es sólo un paso intermedio, el objetivo último es determinar el costo unitario total para poder determinar el ingreso. Durante un cierto período algunas unidades serán empezadas, pero no todas serán terminadas al final de él. En consecuencia, cada departamento determina qué parte de los costos incurridos en el departamento se pueden atribuir a las unidades en proceso y qué parte a las terminadas.

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Veamos un ejemplo al respecto: Supongamos que durante el mes de abril de 2013, 2.000 unidades fueron puestas en proceso en el Departamento A. Los costos incurridos durante el mes fueron los siguientes: Materiales Mano de obra Indirectos de Fabricación

$2.000 $1.000 $500

Al fin de mes se terminaron 1.000 unidades y se las transfirió al Departamento B. El objetivo de un sistema de costos por procesos es determinar qué parte de los $2.000 de materiales, $1.000 de la mano de obra y $500 de costos indirectos de fabricación se aplica a las 1.000 unidades terminadas y transferidas y qué parte se aplica a las otras 1.000 unidades en proceso. Cada departamento preparará un informe del costo de producción. 1.2.2.2. Características de un sistema de costos por procesos. El costeo por procesos se ocupa del flujo de las unidades a través de varias operaciones o departamentos, sumándosele más costos adicionales en la medida en que avanzan. Los costos unitarios de cada departamento se tasan en relación entre los costos incurridos en un período de tiempo y las unidades terminadas en el mismo período. Un sistema de costos por procesos tienen las siguientes características: yy Los costos se acumulan y registran por departamentos o centros de costos. yy Cada departamento tiene su propia cuenta de trabajo en proceso en el libro mayor. Esta cuenta se carga con los costos del proceso incurridos en el departamento. yy Las unidades equivalentes se usan para determinar el trabajo en proceso en términos de las unidades terminadas al fin de un período. yy Los costos unitarios se determinan por departamentos en cada período. yy Las unidades terminadas y sus correspondientes costos se transfieren al siguiente departamento o artículos terminados. En el momento que las unidades dejan el último departamento del proceso, los costos totales del periodo han sido acumulados y pueden usarse para determinar el costo unitario de los artículos terminados. yy Los costos total y unitario de cada departamento son agregados periódicamente, analizados y calculados a través del uso de informes de producción.

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Producción por departamentos. En un sistema de costos por procesos se pone énfasis en los departamentos o en los centros de costos. En cada departamento o centro de costos se realizan diferentes procesos o funciones, tales como mezclado en el Departamento A y refinamiento en el Departamento B. Un producto generalmente fluye a través de dos o más departamentos o centros de costos antes de que llegue al almacén de artículos terminados. Los costos de materiales, mano de obra e indirectos de fabricación producidos en cada departamento se cargan a cuentas separadas de trabajo en proceso. Cuando las unidades se terminan en un departamento, son transferidas al siguiente departamento del proceso, acompañadas de sus costos correspondientes. El costo unitario generalmente aumenta cuando los artículos fluyen a través de los departamentos.

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Al fin del período se prepara un informe del costo de producción en cada departamento. El informe (el que se explica más adelante) se usa en el cálculo de los costos total y unitario. El informe del costo de producción. El informe del costo de producción es un análisis de las actividades del departamento o centro del costo durante un período. Todos los costos imputables a un departamento o centro de costo se presentan de acuerdo con los elementos del costo. El informe del costo de producción generalmente contiene las siguientes tres relaciones: 1. 2. 3.

Cantidades (unidades de entrada y de salida) Costos para contabilizar (costo de entrada) Costos contabilizados(costo de producción)

Cantidades: Contabiliza el flujo físico de las unidades dentro y fuera de los departamentos.

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Producción equivalente (unidades): El concepto de producción equivalente es básico en el costeo por procesos. En la mayoría de los casos todas las unidades no son terminadas durante el período. Luego, hay unidades que aún están en proceso en distintas fases de la producción. Todas las unidades deben expresarse en función de unidades terminadas, para determinar los costos unitarios. La producción equivalente es la presentación de las unidades incompletas en términos de unidades terminadas. Como el nivel de terminación de los materiales y los costos de conversión es difícilmente el mismo, se necesitan dos cómputos separados de la producción equivalente. Los materiales son agregados en un punto específico de la producción o al principio o al final del proceso. Si los materiales se agregan al principio, todas las unidades de trabajo en proceso tendrán los costos de los materiales completos. Para los costos de mano de obra y los indirectos de fabricación se supone que se aplican uniformemente a lo largo del proceso. Total de unidades equivalentes = número de unidades terminadas + unidades equivalentes del trabajo en proceso Las unidades en proceso son convertidas en unidades equivalentes multiplicando las unidades en proceso por el porcentaje de terminación. Unidades equivalentes = unidades en proceso * el porcentaje de terminación. En el sistema de costos por proceso, calcular las unidades equivalentes es la clave para determinar y asignar los costos unitarios. Consideremos dos situaciones: Situación uno Unidades colocadas en producción...........................................................50.000 Unidades completadas...............................................................................50.000 Situación dos Unidades colocadas en producción...........................................................50.000 Unidades completadas...............................................................................30.000 Trabajo en proceso (50% terminadas).......................................................20.000 Total............................................................................................................50.000 En la primera situación el número total de unidades terminadas es conocido, puesto que no hay inventario final de unidades parcialmente terminadas.

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

Si se conocen los costos totales de producción para el período, pueden fácilmente calcularse los costos unitarios. Si el sistema contable indica que los siguientes costos de producción están incluidos durante el período: Materiales directos...............................................................................$ 200.000 Mano de Obra Directa........................................................................... 150.000 Costos Indirectos de Fabricación.......................................................... 100.000

72

La determinación de los costos unitarios es fácilmente obtenible: Cálculos unitarios: 1. Materiales directos $200.000 / 50.000 unidades equivalentes = $ 4.00 2. Mano de Obra $ 150.000 / 50.000 unidades equivalentes = 3.00 3. Costos Indirectos de Fabricación $100.000 / 50.000 unidades equivalentes = 2.00 Costo Unitario Total $ 9.00 Los costos serán asignados a la producción, multiplicando las unidades equivalentes en cada categoría por sus respectivos costos unitarios, así: Unidades terminadas 50.000 unidades x $ 9 (costo unitario) = $ 450.000. En la segunda situación se requiere más cuidado, por las 20.000 unidades de trabajo en proceso. No se puede argumentar que 50.000 unidades estén terminadas, o trabajar sólo con las 30.000 completamente terminadas. Es claro que se han terminado más de las 30.000 unidades. Puesto que el trabajo en proceso está terminado en un 50%, uno puede asumir que la mitad de los materiales, la mano de obra y los CIF, necesarios para el trabajo, fueron usados y agregados uniformemente a través del período. Dada una cantidad equivalente de materiales, mano de obra y CIF, ¿Cuántas unidades podrían haberse producido? La respuesta es, por supuesto, 10.000 unidades de las 20.000 a semiterminar. En consecuencia unidades equivalentes (más que unidades físicas), son usadas para expresar la producción y calcular los costos unitarios. En este caso las unidades de producción equivalentes son 40.000, calculadas así:

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Unidades completas Trabajo en proceso, 50% terminadas. Unidades equivalentes

30.000 10.000 40.000

Frecuentemente, los porcentajes para materiales, mano de obra y costos generales de fabricación serán diferentes. En tal caso, diferentes unidades equivalentes serán calculadas para cada uno de los componentes. Así, ¿cuántas unidades equivalentes de producto resultarán, si todos los materiales necesarios han sido agregados a las 20.000 unidades parcialmente terminadas, pero sólo se ha agregado el 50% de mano de obra y C.I.F.? En esta situación las unidades equivalentes serán calculadas como sigue: Materiales Unidades completas............................................................................30.000 Trabajo en proceso, 100% terminadas................................................20.000 Unidades equivalentes........................................................................50.000 Mano de obra y C.I.F., similar al ya indicado con 40.000 unidades. En cuanto a los costos, podrían asignarse así:

73

Cálculo del costo unitario 1. Material Directo $200.000 / 50.000 unidades equivalentes 2. Mano de Obra $150.000 / 40.000 unidades equivalentes 3. Costos Indirectos de Fabricación $100.000 / 40.000 unidades equivalentes Costo unitario total

=

$4.00

=

3.75

=

2.50 $10.25

Asignación de Costos Unidades terminadas 30.000 unidades a $10.25 c/u..........................................$307.500 Trabajo en proceso Materiales 20.000 unidades equivalentes x $4.00 = $ 80.000 Mano de Obra y C.I.F. 10.000 unidades equivalentes x $6.25 = $ 62.500

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Total inventario en proceso $142.500 Costos totales de producción asignados:

$450.000

Formato Básico y Control Se ilustra el proceso con el siguiente caso: La Compañía Arcos Iris Limitada inicia operaciones en mayo de 2013, en su único departamento productivo, con los siguientes datos físicos y monetarios. Trabajo en proceso, mayo 01.........................................0 Unidades comenzadas................................................80.000 Unidades terminadas y transferidas a bodega.............65.000

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Las unidades en proceso, a fin de mes estaban 100% completas en materiales y 60% en mano de obra y C.I.F. Los costos registrados para mayo eran de:

Materiales directos........................................................$370.000 Mano de obra directa......................................................405.150 Costos indirectos de fabricación.....................................658.600

Varios pasos deberán seguirse para asignar los costos en el sistema de costos por procesos. El flujo físico de producción será ubicado y conciliado en términos de unidades. Las unidades comenzadas o iniciales incluirán los inventarios iniciales y las unidades comenzadas. Las cuentas finales incluirán las unidades terminadas y los inventarios finales. El flujo físico para la Compañía Arcos Iris será: Unidades a distribuir

Inventario inicial.....................................................0 Unidades comenzadas.................................80.000 Total a distribuir........................... ................80.000 unidades

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Distribución de Unidades Unidades terminadas............................................ ..65.000 Inventario final en proceso (100%, 60%, 60%).......15.000 Total..................................................................... ....80.000 unidades Un gráfico puede ayudar a visualizar lo ocurrido en mayo Flujo Físico para el mes de mayo de 2013.

75

Flujo monetario (flujo de costos). De manera similar, un flujo monetario ha de ubicarse y conciliarse, igualando los costos a distribuir con la distribución de los costos: Como un primer paso calculemos los costos unitarios, dividiendo los costos totales entre la producción equivalente. Materiales directos: $370.000 $370.000 ------------------------ = ----------------- = 65.000 + 15.000 80.000

$4.625

Mano de obra directa $405.150 $405.150 $405.150 ------------------------------- = ---------------------- = ----------------- = 5.475 65.000 + 60% (15.000) 65.000 + 9.000 74.000 C.I.F.

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$658.600 $658.600 $658.600 ------------------------------- = ---------------------- = ----------------- = 8.90 65.000 + 60% (15.000) 65.000 + 9.000 74.000 Costo Unitario Total $19 FLUJO DE COSTOS Costos a distribuir Materiales directos $370.000 Mano de obra directa $405.150 Costos indirectos de fabricación $658.600 Total $1.433.750

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DISTRIBUCIÓN DE COSTOS Unidades terminadas 65.000 x $19 Trabajo en proceso Materiales: 15.000 x $4.625 $69.375 Mano de obra: 9.000 x $5.475 49.275 C.I.F. 9.000 x $8.90 80.100 Total

$1.235.000

$ 198.750 $ 1.433.750

Como no hay inventarios iniciales, no se hace necesario considerar un sistema de costeo (LIFO, FIFO O Promedio Ponderado). Por último mostremos el registro contable: Inventario de materiales Sal i xx Mayo 370,000

Sal

Nómina i xx Mayo 405,150

Inv. TEP Proceso 1 Sal i xx

Sal f

370,000 405,150 658,600 198,750

1,235,000

C.I.F. (Varias ctas.) Sal i xx Mayo 658,600

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Inv. P. Terminados

1,235,000

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Dos procesos – Sin inventarios iniciales Ahora analizaremos un caso más complicado. El siguiente problema y su completa solución deberán ser cuidadosamente analizados: Preparar para la Compañía Arcos Iris Limitada un cuidadoso reporte de sus operaciones en agosto de 2013, en sus dos departamentos. Trabajo en proceso, agosto 01 Unidades comenzadas Unidades recibidas del dpto. anterior Unidades terminadas

Depto. Maquinado 0 30.000 0 25.000

Depto. Terminado 0 0 25.000 22.000

77 Los siguientes costos fueron reportados por el Departamento de Contabilidad, para el período de agosto: Depto. Depto. Maquinado Terminado Materiales Directos $120.000 $ 71.980 Mano de Obra Directa 103.600 111.155 Costos Indirectos de Fabricación 172.800 129.000 Total Costos $396.400 $312.520 Flujo Físico para Agosto

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FLUJO FISICO

DEPTO. MAQUINADO

DEPTO. TERMINADO

Unidades a distribuir Inventario inicial agosto 1 0 0 Comenzadas en agosto 30.000 0 Recibidas del proceso previo 0 25.000 Total 30.000 25.000 Distribución de unidades Terminadas y transferidas Inventario Final Pérdidas en producción Total

25.000 22.000 5.000 3.000 0 0 30.000 25.000

FLUJO DE COSTOS

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Costos Unitarios Depto. de Maquinado Materiales Directos:

$120.000 $120.000 ------------------------- = ----------------25.000 + 5.000 30.000

= $4.00

Mano de Obra Directa: $103.600 $103.600 $103.600 ------------------------------- = ------------------------ = ----------------- = 3.70 25.000 + 60% (5.000) 25.000 + 3.000 28.000 Costos Indirectos de Fabricación: $172.800 $172.800 $172.800 ------------------------------- = ----------------------- = ------------------ = 6.40 25.000 + 40% (5.000) 25.000 + 2.000 27.000 Costo total unitario 14.10

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FLUJO DE COSTOS Costos a distribuir Materiales Directos $120.000 Mano de Obra Directa 103.600 Costos Indirectos de Fabricación 172.800 Total costos Depto. Maquinado

$396.400

DISTRIBUCIÓN DE COSTOS Unidades terminadas 25.000 x $14.10 Trabajo en proceso Materiales directos: 5.000 x $4 $20.000 Mano de obra: 3.000 x $3.70 11.100 C.I.F: 2.000 x $6.40 12.800 Total

$396.400

$352.500

$ 43.900

Costos Unitarios – Depto. De Terminado Cada unidad que llega al departamento de terminado debe tener los costos del proceso previo $14,10. Del proceso anterior $ 352.500 (Depto. Maquinado) ----------------- = 25.000

$14,10

Del proceso de Terminado Materiales Directos $ 71.980 $ 71.980 $ 71.980 ------------------------------- = ------------------------ = ----------------- = 22.000 + (3.000)80% 22.000 + 2.400 24.400

$2.95

Mano de Obra $111.155 $111.155 $111.155 ------------------------------- = ------------------------ = ----------------- = 22.000 + 50% (3.000) 22.000 + 1.500 23.500

4.73

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Costos Indirectos de Fabricación $129.385 $129.385 $129.385 ------------------------------- = ------------------------ = ----------------- = 22.000 + 30% (3.000) 22.000 + 900 22.900 Costo Unitario Total FLUJO DE COSTOS Costos a distribuir Del proceso anterior Recibidas durante el período $352.500 De este proceso Materiales $ 71.980 Mano de Obra 111.155 C.I.F. 129.385 $312.520 Total $665.020

80

Distribución de Costos Unidades Terminadas 22.000 x $27.43 Trabajo en Proceso Este proceso Materiales Directos: 2.400 x $ 2.95 $ 7.080 Mano de Obra: 1.500 x $ 4.73 7.095 C.I.F: 900 x $ 5.65 5.085 Proceso anterior: 3.000 x $14.10 42.300 Total

5.65 $27,43

$603.460

$ 61.560 $ 665.020

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RESUMEN La contabilidad de costos se define como aquella parte o subsistema de la contabilidad general que identifica, determina, informa y analiza los costos de fabricación de un bien o de la prestación de un servicio. La contabilidad de costos a través de sus informes y sus análisis satisface las necesidades de la empresa en cuanto a información fiable para la toma de decisiones. Para satisfacer las necesidades de los usuarios externos y de la dirección, se acumulan los costos a través de los sistemas por órdenes de producción o por procesos, para valorar los inventarios y la determinación de los beneficios. La contabilidad de costos proporciona, además, información para las actividades de planificación y control realizadas por la dirección.

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

AUTOEVALUACIÓN 1. La empresa Arcos Iris Limitada suministra la siguiente información, correspondiente al año 20134, para que se le prepare su estado de costos de productos vendidos para el respectivo año. Materiales directos usados $ 17.300.000 Inventario Inicial de Productos en Proceso 22.500.000 Costo de productos fabricados 110.600.000 Inventario final de productos terminados 21.800.000 Mano de obra directa utilizada 52.400.000 Podemos apreciar cómo es el funcionamiento de un DBMS en la figura 1. Costo de productos disponibles para la venta 124.500.000 Costos generales de fabricación 36.800.000

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2. Industrias Arco Iris Limitada requiere un total de costos de producción de $6.000, figura 1. para fabricar una unidad completa de su único producto. El costo unitario de fabricación se distribuye entre sus elementos de la siguiente manera: $1.800 materiales directos, $ Los componentes quedirecta hacen parte de uncostos DBMSgenerales son: 3.000 mano de obra y $ 1.200 de fabricación. Para el año de 2013 se tiene la siguiente información: yy » DDL, Data Definition Language: define los elementos de los datos en la Base de datos. Permite crear tablas,en modificarlas y eliminarlas. Inventario inicial de productos proceso, 800 unidades, terminadas en un 40%. yy » DML, Data Manipulation Languaje: manipula los datos para aplicaciones. PerProductos terminados durante 2013, 4000 unidades. mite dar de alta filas, modificar contenido de columnas y borrar filas y columnas. Inventario inicial de Control productos terminados, 600 unidades. yy » DCL, Data Language: lenguaje de control de datos. Permite administrar Inventario final de terminados, 500 o unidades. la seguridad deproductos quien puede leer, escribir borrar datos en una tabla; quién puede crear o eliminar tablas, etc.en proceso, 800 unidades, terminadas en un 50%. Inventario final de productos Considerando la anterior información, prepare el estado de costos de productos vendidos para el año de 2013. 1.3.3 Esquema de datos1 Industrias Arco Irisde Limitada proporciona los siguientes datos para preparar el esEl3. esquema de una base datos (en inglés, Database Schema) describe la estructura tado costos productos vendidosformal para el año de 2013. de unadeBase de de datos, en un lenguaje soportado por un Sistema administrador de Las unidades vendidas en el período fueron de 2000. En productos termiBase de datos (DBMS). En una Base de datos Relacional, elinventario Esquemade define sus tablas, nados existían, al empezar el período, 300 unidades y al final quedó una existencia de sus campos en cada tabla y las relaciones entre cada campo y cada tabla. 200 unidades. costo de fabricación de unaalmacenado unidad terminada $ 4.000. de Datos. Aunque geneElElesquema es generalmente en unesDiccionario ralmente el esquema es definido en un lenguaje de Base de datos, el término se usa a menudo paradereferirse a una gráfica de la estructura de base de datos. Los costos producción serepresentación discriminan así: 1 Recuperado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Esquema_de_una_base_de_datos

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AUTOEVALUACIÓN Mano de Obra: Directa 3.000.000 Indirecta 800.000 Materiales: Directos 1.900.000 Indirectos 600.000 Otros Costos Generales 740.000 Al iniciarse el período se tenían 900 unidades en proceso con un 60% de terminación, quedando al finalizar un inventario en proceso de 800 unidades con un 50% de terminación. Podemos apreciar cómoque es queda el funcionamiento de undel DBMS en laterminado figura 1. es un material 4. ¿Todo material formando parte producto directo? Explique. 5.

¿Qué es la orden de compra y para qué sirve este documento? figura 1.

6. Todo lo pagado a los trabajadores directos constituye el costo de mano de obra Los componentes hacencon parte deafirmación? un DBMS son: directa. ¿Está deque acuerdo esta yy » DDL, Data Definition Language: define los elementos de los datos en la Base de 7. ¿Cómo se contabilizan las prestaciones sociales de los trabajadores de producdatos. Permite crear tablas, modificarlas y eliminarlas. ción? yy » DML, Data Manipulation Languaje: manipula los datos para aplicaciones. Permite dar de alta filas, modificar contenido de columnas y borrar filas y columnas. quéData consiste el problema asignación de costos generales? ¿Por qué este y8. y » ¿En DCL, Control Language:delenguaje de control de datos. Permite administrar problema no existe, por ejemplo, con los materiales directos? la seguridad de quien puede leer, escribir o borrar datos en una tabla; quién puede crear o eliminar tablas, etc. 9. ¿Qué es la tasa predeterminada? ¿Qué factores integran su cálculo? ¿Para qué sirve esta tasa? 1.3.3 Esquema de datos1 ¿Por de quéuna se necesita cuenta de Costos Generales de fabricación El10. esquema base de una datos (en inglés, Database Schema) describe la– Aplicados? estructura ¿De naturaleza esen el un saldo de esta cuenta durante por el período? de unaqué Base de datos, lenguaje formal soportado un Sistema administrador de Base de datos (DBMS). En una Base de datos Relacional, el Esquema define sus tablas, sus cadagenerales tabla y lasque relaciones entre campo y cada son tabla. 11. campos ¿Losen costos aparecen en cada las hojas de costos aplicados o reales? ¿Cómo se lleva a cabo la aplicación de costos generales? El esquema es generalmente almacenado en un Diccionario de Datos. Aunque generalmente esquema esladefinido ende uncostos lenguaje de Base ¿En de datos, el término usa a 12. ¿Aelqué se debe variación generales? qué momento sese contabilimenudo referirse a una se representación gráfica la devariación? la estructura de base de datos. za dichapara variación? ¿Cómo cierra normalmente 13. Confecciones Arco Iris Limitada, tiene un sistema de costos por órdenes de producción. La empresa prepara estados financieros cada mes. El balance general a Diciembre 1 Recuperado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Esquema_de_una_base_de_datos 31 de 2012 mostró lo siguiente:

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Generalidades de los costos y sistemas para registrar costos

AUTOEVALUACIÓN

Podemos apreciar cómo es el funcionamiento de un DBMS en la figura 1.

figura 1.

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Los componentes que hacen parte de un DBMS son: yy » DDL, Data Definition Language: define los elementos de los datos en la Base de datos. Permite crear tablas, modificarlas y eliminarlas. yy » DML, Data Manipulation Languaje: manipula los datos para aplicaciones. Permite dar de alta filas, modificar contenido de columnas y borrar filas y columnas. yy » DCL, Data Control Language: lenguaje de control de datos. Permite administrar la seguridad de quien puede leer, escribir o borrar datos en una tabla; quién puede crear o eliminar tablas, etc. 1.3.3 Esquema de datos1 El esquema de una base de datos (en inglés, Database Schema) describe la estructura de una Base de datos, en un lenguaje formal soportado por un Sistema administrador de Base de datos (DBMS). En una Base de datos Relacional, el Esquema define sus tablas, sus campos en cada tabla y las relaciones entre cada campo y cada tabla. Para el año 2013, la tasa predeterminada se calculó con base en los siguientes presupuestos: El esquema es generalmente almacenado en un Diccionario de Datos. Aunque geneCostos Generales de fabricación $ 1.560.000 ralmente el esquema es definido en un lenguaje de Base de datos, el término se usa a Horas DE Mano de Obra Directa 120.000 de base de datos. menudo para referirse a una representación gráfica de la estructura Durante el mes de enero de 2013, ocurrieron las siguientes transacciones relacionadas 1 Recuperado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Esquema_de_una_base_de_datos con la producción:

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AUTOEVALUACIÓN a. Compra de materiales a crédito, $ 170.000 b. Uso de materiales: Para la Orden de Producción Nº 100 $ 70.000 Para la Orden de Producción Nº 101 50.000 Para lubricar las máquinas 30.000 Para reparaciones en la gerencia 10.000 c. Pago de la nómina: Salarios de Producción $ 160.000 Salarios de Administración y Ventas 250.000 Podemos apreciar cómo es el funcionamiento de un DBMS en la figura 1. d. Costos y Gastos Generales pagados en efectivo: Arrendamiento maquinaria $ 20.000 Servicios públicos 40.000 (60% producción, 40% gastos de administración y ventas). figura 1. e. El único ajuste fue el de depreciación de la maquinaria y equipo cuya vida útil es 10 años. Los componentes que hacen parte de un DBMS son: f. El 80% de los salarios de producción corresponden a mano de obra directa. Se efectuó de nómina y seLanguage: contabilizódefine la provisión para prestaciones sociales de todo yla ydistribución » DDL, Data Definition los elementos de los datos en la Base de el personal de la empresa con base en un porcentaje del 40% sobre la nómina. datos. Permite crear tablas, modificarlas y eliminarlas. El total de horas de mano de obra manipula directa enlos enero fuepara de 9.000. yg. y » DML, Data reales Manipulation Languaje: datos aplicaciones. Perdar de filas, modificar contenido de columnas filas y columnas. h. mite El costo delalta inventario que quedó en proceso ascendióyaborrar $ 17.000. yi.yEl » costo DCL, Control Language: lenguaje de control de datos. del Data inventario final de productos terminados ascendió a $Permite 30.000. administrar la seguridad de quien puede leer, escribir o borrar datos en una tabla; quién puede j. Las ventas fueron de contado crear o eliminar tablas, etc. por un total de $ 950.000. k. Además de los gastos anotados, hubo otros en efectivo por un total de $ 18.000. l. La variación de costos generales se cerró contra Costos de Productos Vendidos. 1.3.3 Esquema datoslos 1 asientos de diario y la respectiva Mayorización, así mismo la Se requiere quede realice elaboración de los estados financieros para el mes de enero de 2013. El esquema de una base de datos (en inglés, Database Schema) describe la estructura de una Base de datos, en un lenguaje formal soportado por un Sistema administrador de 14. ¿Qué es un sistema de costo por proceso y cuáles son sus características? Base de datos (DBMS). En una Base de datos Relacional, el Esquema define sus tablas, sus campos en cada tabla y las relaciones entre cada campo y cada tabla. 15. Explique que es producción equivalente. El esquema es generalmente almacenado en un Diccionario de Datos. Aunque gene16. ¿En qué consiste la distribución unidades? ¿Qué tiene? se usa a ralmente el esquema es definido en un de lenguaje de Base deimportancia datos, el término menudo para referirse a una representación gráfica de la estructura de base de datos. 17.

¿Qué información presentamos en la distribución e informe de costo?

1 Recuperado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Esquema_de_una_base_de_datos

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AUTOEVALUACIÓN 18.

¿Qué diferencia hay entre unidades dañadas y defectuosas?

19.

¿Cómo se halla el costo unitario de un período en un departamento?

20. ¿Cómo se contabilizan los materiales, mano de obra i CIF en un sistema de costeo por proceso? 21. La siguiente información se relaciona con el Departamento de Pulido de la Compañía El Barco S.A. para el mes de octubre. Podemos apreciar cómo es el funcionamiento de un DBMS en la figura 1.

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INFORMACION FÍSICA Trabajo en Proceso, octubre 1 0 Unidades comenzadas 80.000 figura 1. Completadas y transferidas 60.000 INFORMACION DE COSTOS Los componentes que hacen parte de un DBMS son: Materiales Directos $ 250.000 ObraData Directa 302.000 yMano y » deDDL, Definition Language: define los elementos de los datos en la Base de CIF 72.000 datos. Permite crear tablas, modificarlas y eliminarlas. yy » DML, Data Manipulation Languaje: manipula los datos para aplicaciones. Perdar de alta filas, son modificar contenido de columnas y borrar Los filas costos y columnas. Losmite materiales directos agregados al comienzo del proceso. de converysión y » DCL, Data Control Language: lenguaje de control de datos. Permite administrar son agregados a través del proceso. El trabajo en proceso está 60% completado. la seguridad de quien puede leer, escribir o borrar datos en una tabla; quién puede Se crear requiere: Calcular el costo o eliminar tablas, etc. de los artículos terminados y el inventario de productos en proceso. 22. La siguiente es la información del Departamento de Malteado de la Compañía ABC Esquema Ltda. Parade el datos mes anterior. 1.3.3 1 Costos transferidos de mezcla $67.000 ElCostos esquema de una en base de datos (en inglés, Database35.200 Schema) describe la estructura agregados malteado de una Base de datos, en un lenguaje formal soportado por un Sistema administrador de Materiales directos 35.200 Base de datos (DBMS). En una Base de datos Relacional, el Esquema define sus tablas, Mano de obra directa 45.600 sus campos en cada tabla y las relaciones entre cada campo y cada tabla. CIF 15.200 Durante mayo, 20.000 unidades fueron transferidas del Departamento de Mezcla y 12.000 El esquema es generalmente almacenado en un Diccionario de Datos. Aunque geneunidades fueron completadas y transferidas al Departamento de Moldeo. Las unidades ralmente el esquema es definido en un lenguaje de Base de datos, el término se usa a a finales de mayo estaban completadas en un 70% con respecto a los materiales y en un menudo para referirse a una representación gráfica de la estructura de base de datos. 40% con respecto a los costos de conversión. Se requiere preparar un reporte de costos para mayo. 1 Recuperado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Esquema_de_una_base_de_datos

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AUTOEVALUACIÓN 23. La Compañía de Repuestos El Eden Ltda., fabrica rines para carros, sus operaciones son realizadas en un proceso continuo a través de dos departamentos Maquinado y Terminado. Materiales son agregados en cada departamento sin incrementar las unidades producidas. Para diciembre los registros de la Compañía indican los siguientes resultados de producción: Maquinado Terminado Inventario inicial, diciembre 1 0 0 Unidades que le transfieren 30.000 Unidades comenzadas 60.000 Unidadesapreciar terminadas Podemos cómo es el funcionamiento 30.000 de un DBMS en la figura 1. Inventario final, diciembre 31 30.000 10.000 Las unidades del inventario final a diciembre 31 tenían los siguientes porcentajes de terminación. 1. Maquinado (materiales 100%, costos defigura conversión 70%). Terminado (materiales 50%, costos de conversión 50%). Los que hacen parte de un DBMS Loscomponentes registros de costos indican lo siguiente parason: diciembre: Maquinado Terminado yMateriales y » DDL, Data Definition Language: define los elementos de los datos en la Base de $ 120.000 $ 65.000 datos. Permite crear tablas, modificarlas y eliminarlas. Mano de obra 153.000 85.300 yy » DML, Data Manipulation Languaje: manipula los datos para aplicaciones. PerCIF 39.200 mite dar de alta filas, modificar contenido 76.500 de columnas y borrar filas y columnas. yy » DCL, Data Control Language: lenguaje de control de datos. Permite administrar la seguridad de quien puede leer, escribir o borrar datos en una tabla; quién puede crear o eliminar tablas, etc. 1.3.3 Esquema de datos1 El esquema de una base de datos (en inglés, Database Schema) describe la estructura de una Base de datos, en un lenguaje formal soportado por un Sistema administrador de Base de datos (DBMS). En una Base de datos Relacional, el Esquema define sus tablas, sus campos en cada tabla y las relaciones entre cada campo y cada tabla. El esquema es generalmente almacenado en un Diccionario de Datos. Aunque generalmente el esquema es definido en un lenguaje de Base de datos, el término se usa a menudo para referirse a una representación gráfica de la estructura de base de datos. 1 Recuperado de: http://es.wikipedia.org/wiki/Esquema_de_una_base_de_datos

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Unidad

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Sistemas para analizar costos y los costos en la toma de decisiones.

Sistemas para analizar costos y los costos en la toma de decisiones.

PRESENTACIÓN La Unidad Dos, “Sistemas para analizar costos y los costos en la toma de decisiones”, presenta la metodología del costeo variable para determinar la eficiencia de la empresa en la generación de utilidades. En la unidad también se hace una presentación de los Costos ABC y su efectividad para cargar los Costos Indirectos de Fabricación y demás gastos generados en la operación a las diferentes actividades, necesarias para fabricar un producto o prestar un servicio. Igualmente se trata la Teoría de las Restricciones y su punto de vista referente a los sistemas tradicionales de costeo. La unidad finaliza con los costos en la toma de decisiones, destacando la importancia del punto de equilibrio en la toma de decisiones gerenciales.

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PROBLEMA ¿Qué desventajas presentan los sistemas tradicionales de costos respecto a la toma de decisiones?

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COMPETENCIAS ESPECÍFICAS yy Identifica los sistemas para analizar costos. yy Define la importancia del costeo variable para el análisis de los costos en la industria manufacturera. yy Caracteriza y aplica el costeo variable para el análisis de la información de los costos en las empresas manufactureras. yy Define la importancia del sistema de costos ABC para determinar los costos de producción de un artículo o la prestación de un servicio. yy Caracteriza y aplica el proceso del sistema de costos ABC en las empresas manufactureras o de servicios. SABERES yyCostos variables. yyMetodología del costeo variable. yyConciliación de resultados entre el costeo absorbente y el costeo variable. yyMetodología del costeo ABC. yyLa Teoría de las Restricciones y su punto de vista para la generación de beneficios. yyEl punto de equilibrio.

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Sistemas para analizar costos y los costos en la toma de decisiones.

DINÁMICA PARA CONSTRUIR CONOCIMIENTO Actividad previa: (Trabajo Individual) yy El estudiante realizará una lectura comprensiva de la segunda unidad. yy Realizará una síntesis del contenido de la unidad. yy Realizará los ejercicios propuestos al finalizar la unidad. yy Elaborará un listado de dudas o conceptos que no hayan quedado claros.

Trabajo en Grupo (CIPA) Reunidos en sus grupos de estudios (CIPAS), desarrollen las siguientes actividades: Cada integrante del grupo expondrá sus conclusiones acerca de la lectura realizada de la segunda unidad. Cada integrante del grupo expone las dudas que quedaron del trabajo individual y tratarán de ser resueltas con la participación y aportes de los demás compañeros.

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Se elabora un listado de temas o conceptos que no hayan quedado claros, para ser discutidos en la sesión. Este documento será evidencia presentada al tutor, así mismo los ejercicios resueltos planteados al finalizar la unidad.

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2. SISTEMAS PARA ANALIZAR COSTOS Y LOS COSTOS EN LA TOMA DE DECISIONES 2.1 SISTEMAS PARA ANALIZAR COSTOS Existen sistemas para analizar costos, como son el costeo variable, el sistema de costos basados en actividades (costos ABC) y la administración de los costos bajo la Teoría de las Restricciones, TOC (TRUPUT). Estos sistemas son utilizados por las empresas en los procesos de planeación, control y toma de decisiones respecto a los costos, como es el caso del costeo variable en las empresas manufactureras y los costos ABC en las empresas prestadoras de servicios. 2.1.1. El costeo variable Los sistemas para registrar costos se fundamentan en el costeo total o absorbente, por lo tanto presentan limitaciones cuando la información de los costos generadas por ellos se utiliza con el propósito de evaluar y tomar decisiones. Estos sistemas solamente cumplen con el propósito de servir como herramienta de contabilización, pues parten de un elemento conceptual que los limita en sí mismo para cumplir con el propósito de evaluar, controlar y tomar decisiones. Dicho elemento conceptual consiste en que bajo estos sistemas, los costos de producción están conformados por los que se relacionan directamente con la manufactura (variables) y los que no se relacionan directamente con ella (fijos). Los costos de manufactura, también llamados "costos del producto", se cargan al inventario y se confrontan con los ingresos periódicos a medida que se van vendiendo los productos, es decir, que se difieren en el inventario. Como en los costos del producto están incluidos los costos fijos, entonces diferentes volúmenes de producción arrojarán un costo unitario diferente y por lo tanto, para un mismo volumen de ventas, diferentes volúmenes de producción arrojarán diferentes valores de la utilidad. Al contrario de la filosofía del costeo total o absorbente, el costeo variable considera como costos del producto solamente, aquellos que guardan una relación directa (variables) con la manufactura de los mismo, mientras que los costos que tienen una relación indirecta (fijos), se confrontan directamente con los ingresos del período en el cual se incurren, de ahí que se les denomine "costos del período". Estructura de ingresos y costos. Relación de cifras que detalla los precios de venta, los costos y gasto variables por unidad y los costos y gastos fijos del período. Conocer esta información por parte de la gerencia de la empresa es de importancia significativa ya que muchas decisiones se toman utilizando datos que se obtienen de la

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combinación de dos o más cifras de la estructura de costos, la cual puede expresarse tanto para la empresa en su totalidad o para las diferente líneas de producto o unidades estratégicas de negocios, de acuerdo con las necesidades. Por ejemplo, dado un determinado volumen de ventas en unidades o valores, la aplicación de este concepto permite calcular en forma rápida la utilidad que se obtendría. Análisis comparativo entre el costeo variable y el costeo total o absorbente Se ilustra a través de un caso el análisis comparativo entre el costeo variable y el costeo total, determinando que este último presenta debilidades para la toma de decisiones:

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La Compañía Arcos Iris Limitada presenta la siguiente estructura de ingresos y de costos. Volumen de ventas 10.000 unidades Precio de venta unitario (PVU) Costo variable unitario (CVU) Costos fijos de producción Gastos de administración y ventas

$5 $3 $ 10.000 $ 3.500

Los $3 de costo variable unitario corresponden al material directo, la mano de obra directa y los CIF variables cuya incurrencia es requerida para producir una unida. Se elaborarán los Estados de Resultados para observar qué sucede con las utilidades considerando los siguientes volúmenes de producción: A B C

12.000 unidades 10.000 unidades 8.000 unidades

Igualmente, se supondrá que al principio del año el inventario estaba conformado por 3.000 unidades a $4 cada una, de los cuales $3 son variables.

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Estado de Resultados por el sistema de costeo total Se considera que todos los costos de producción, tanto fijos como variables, hacen parte del costo del producto.

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En el cálculo del costo unitario total, se asume el sistema de valoración PEPS o FIFO (primeras en entrar, primeras en salir), lo cual implica que los inventarios finales están representados por unidades producidas en el período que se estudia. Los costos de producción fueron obtenidos así:

El valor de los inventarios finales se calcula así: Primero se obtiene el número de unidades que quedan en el inventario final para cada una de las alternativas, para lo cual se recurre al juego de inventarios.

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El costo unitario de producción se obtiene dividiendo el costo total de producción entre las unidades producidas.

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El valor del inventario final se calcula multiplicando el costo unitario de producción Por las unidades de inventario final.

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En los resultados obtenidos se puede observar cómo las utilidades obtenidas son diferentes en los tres casos, a pesar de que la estructura de costos no cambió ya que se mantuvieron en 10.000 fijos y $3 variables por unidad; los ingresos tampoco variaron pues se vendieron las mismas unidades al mismo precio y los gastos de administración y ventas también permanecieron constantes.

Esta diferencia en la utilidad se presenta como consecuencia de la forma como son absorbidos los cosos fijos en cada caso, que es diferente según haya sido el volumen de producción. En el primer caso, en el cual la producción fue mayor que las ventas (12.000 vs. 10.000), y por lo tanto se terminó con un alto volumen de inventario final (5.000 unidades), la utilidad es mayor debido a que una alta proporción de los costos fijos no fue confrontada contra los ingresos de ese periodo al quedar capitalizada en los inventarios finales.

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Por el contrario, en el tercer caso, en el cual la producción fue menor que las ventas (8.000 vs. 10.000), la utilidad es menor debido a que los ingresos del período fueron “castigados o confrontados con una cantidad de costos fijos mayor a la incurrida de $ 10.000, pues de las 10.000 unidades vendidas, 8.000 cargaron los costos fijos del período y las otras 2.000 “trajeron” parte de los costos fijos del período anterior que estaban capitalizados en el inventario inicial. Los sistemas para registrar costos que se fundamentan en el costeo total o absorbente, sólo cumplen con el propósito de valoración de los inventarios con el fin de mostrarlos en el Balance General. A pesar de que para los diferentes volúmenes de producción se obtiene un costo unitario diferente, con lo que también podría ponerse en tela de juicio la utilidad del costeo total como sistema de valoración de las utilidades, debe tenerse en cuenta que este procedimiento es un universalmente aceptado y en muchos países, incluyendo Colombia, es el único sistema permitido para efectos de dar valor a los inventarios y calcular la utilidad fiscal, sobre la cual se calcularán los impuestos a pagar. Lo anterior sería aceptable si el único objetivo del Estado de Resultados fuera permitir el cálculo de los impuestos a pagar, siendo que este estado financiero debe permitir a la administración tres acciones claves en el manejo de los negocios: yy Evaluación de la gestión. yy Control de las operaciones. yy Planeación y toma de decisiones. ¿A qué conclusiones podría llegarse si se utilizaran los estados de resultados obtenidos por costeo total, para evaluar la gestión?

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Desde el punto de vista de la gestión financiera la alternativa A es la menos favorable ya que deja 5.000 unidades en el inventario final, acarreando los consecuentes costos le oportunidad que su mantenimiento implica y sin embargo es la alternativa que nuestra la mejor gestión en cuanto a utilidades (recuérdese que la estructura de costos permanece inmodificable). Supóngase que la alternativa A corresponde a un año cualquiera de operación y que la alternativa C corresponde a otro. Asúmase, igualmente, que para el año C la empresa es gerenciada por un equipo administrativo diferente al del año A y que éste se trazó como objetivo disminuir al máximo el volumen de inventarios a costa de racionalizar la producción manteniéndola en un ritmo acorde con las exigencias de ventas. Efectivamente eso se hizo en el año C, en el cual, a pesar de no haberse aumentado las ventas, se logró disminuir el inventario, que quedó en 1.000 unidades al final y todo esto a costa de haber producido solamente 8.000 unidades. Sin embargo, observando los Estados de Resultados se encuentra que a pesar de haber alcanzado un objetivo financiero importante, la gestión del año C arroja una utilidad más baja que la del año A. Cabe ahora plantear la siguiente pregunta: ¿Las utilidades de una entidad deben depender de que se venda o de que se produzca? Es claro que las utilidades de una empresa dependen del volumen de ventas, es decir, que si las ventas aumentan las utilidades también deben aumentar y viceversa. Pero los Estados de Resultados obtenidos por el sistema de costeo total muestran todo lo contrario, es decir, que las utilidades dependen de la producción y no de las ventas, que como ya se conoce, permanecen iguales. Esta es la gran inconsistencia del sistema de costeo total que hace que no pueda cumplir con el propósito de medición adecuada de la utilidad. Por lo tanto, si este sistema presenta esa gran limitación, no es aconsejable utilizarlo para evaluar la gestión, controlar las operaciones y planear y tomar decisiones. El sistema de costeo variable soluciona la limitación que plantea el costeo total al considerar que los costos fijos, como ya se anotó, son los que ocasionan la distorsión en las utilidades, no se deben considerar como costos del producto sino como costos del período. Y esto precisamente, basado en que, en cuanto a su origen, los costos fijos son en esencia similares a los gastos de administración y ventas, es decir, son discrecionales. Ambos rubros obedecen a decisiones que con antelación a su ocurrencia toma la gerencia de la empresa y por lo tanto su efecto sobre las utilidades debe ser medido confrontándolos en su totalidad contra los ingresos del período y no capitalizándolos en los inventarios, evitando de esta forma que muchas ineficiencias queden ocultas y de hecho se trasladen o afecten períodos posteriores.

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Estado de Resultados por el sistema de costeo variable Se considera que de los costos de producción solamente los variables hacen parte del costo del producto.

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El inventario final se obtiene en la siguiente forma:

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Bajo este sistema de costeo las utilidades son iguales en los tres casos, lo cual es lógico, pues tanto las ventas como la estructura de costos permanecieron inmodificables, cumpliéndose así la condición de que las utilidades deben depender de las ventas y no de la producción. El hecho de que los costos fijos de producción se carguen en su totalidad al período en cuestión hace que no se presenten distorsiones en la utilidad y por lo tanto, para efectos de evaluación de la gestión administrativa, este sistema sea el más apropiado. Conciliación de resultados Comparando los resultados obtenidos para cada alternativa se puede ver cómo, en la primera, las utilidades obtenidas por el sistema de costeo total son mayores a las obtenidas por costeo variable. Ello en razón de que por el primer sistema el período absorbió menos costos fijos de los incurridos ya que al aumentarse el inventario con respecto al que había al principio, o lo que es lo mismo, que la producción fue mayor que las ventas, parte de esos costos fijos quedaron en las unidades del inventario final y, por lo tanto, sólo afectarán las utilidades de períodos posteriores cuando dichas unidades sean vendidas. Un análisis del movimiento de los costos fijos a través de los inventarios con el fin de determinar qué parte de éstos fue absorbida por el período y qué parte quedó en el inventario final, puede explicar la diferencia en la utilidad para cada una de las alternativas.

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Se puede observar cómo la diferencia entre la utilidad obtenida por el sistema costeo total y la obtenida por el costeo variable en la alternativa A fue de $ 1.767 (7.667-6.500), siendo menor la obtenida por costeo directo debido a que, como ya se dijo, por costeo total se absorbieron menos costos fijos de los incurridos ($ 8.833 en este caso) mientras que por costeo variable se absorben exactamente los incurridos, o sea $ 10.000. Los costos fijos en el inventario inicial se obtienen multiplicando el número de unidades que fue de 3.000 por la producción fija del costo unitario, la cual se obtiene restando del costo unitario total de $ 4 el valor del costo unitario variable, que, con el propósito de simplificar, siempre es $ 3. Este mismo procedimiento se aplica para el cálculo de los costos fijos en el inventario final, para lo cual se resta al costo unitario del período la porción variable que sigue siendo 3. Para la segunda alternativa (B) las utilidades obtenidas por ambos métodos son iguales debido a que como se produjo la misma cantidad vendida, la absorción de costos fijos fue idéntica en los dos casos.

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Para la tercera alternativa (C), la utilidad obtenida por costeo total es menor pues al ser mayores las ventas que la producción, el período absorbe más costos fijos de los incurridos. Como ya se había dicho la utilidad es menor debido a que los ingresos del período fueron "castigados" o confrontados con una cantidad de costos fijos mayor a la incurrida de $10.000, pues de las 10.000 unidades vendidas, 8.000 cargaron con los costos fijos del período y las otras 2.000 "trajeron" parte de los costos fijos del período anterior que estaban capitalizados en el inventario inicial. Efectivamente la diferencia que arrojan los Estados de Resultados es de $1.750 (4.750 - 6.500) a favor del costeo variable.

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2.1.2 Costos basados en actividad (costos ABC) Pérdida de relevancia de los sistemas de costos tradicionales Se han producido cambios importantes en los mercados de productos, en la tecnología de producción y en los sistemas operacionales de dirección. El Just & Time, el control de calidad total y los diseños de fabricación integrados o asistidos por computadora, mencionados como ejemplos, han originado cambios en las empresas y estas se han visto obligadas, en muchos casos, a replantearse la utilidad de sus sistemas de costos. Es necesario contar con sistemas de costos que respondan a los requerimientos de los sistemas operacionales de dirección como los mencionados y otros, aprovechando la moderna tecnología. Los sistemas de costos están bajo la influencia de la realidad económica, entendida esta como el conjunto de factores que determinan durante los distintos momentos de la vida de un ente, los criterios sobre la base de los cuales se aplicaran las técnicas contables reflejando las características de la economía en general y del mercado específico en particular, teniendo la suficiente estabilidad para no ser considerados transitorios.

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Como respuesta al sistema de producción JIT apareció él costeo JIT, que podría denominarse costeo estándar diferido. Este no solo es aplicable a las empresas con esta filosofía . El relativamente nuevo Costeo Basado en Actividades es el que más respuestas brinda a los desafíos de la aldea real. Se ha desatado una dura polémica en torno del sistema ABC, que recuerda a la controversia entre costeo variable versus costeo absorbente de los años sesenta. El modelo ABC constituye una nueva y potente repuesta de la contabilidad de gestión a las deficiencias de la información para la toma de decisiones de acuerdo con los principios y organización de la gestión moderna. La globalización de la economía ha conducido a que, en primer lugar expertos de todo el mundo intercambien experiencias y conocimientos y, en segundo lugar, como resultado de ello, surjan planteamientos y propuestas alternativas, y por tanto técnicas, donde elegir para intentar soluciones para las cuestiones planteadas. Una de las posibilidades que se abren dentro de la contabilidad de gestión estratégica es el modelo ABC.

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2.1.2.1 La actividad Una actividad consiste en un conjunto de tareas o actos imputables a un grupo de personas o a una persona, a un grupo de máquinas o a una máquina que se realizan en la Empresa, encaminadas a la obtención de un bien o servicio. Si bien ese es el concepto desde una perspectiva muy amplia y muy neutral o universal, hemos de delimitar el concepto de actividad desde la óptica de la gestión. Sin embargo el modelo ABC utiliza un concepto de actividad más agregada, es decir, agrupando dentro de cada actividad a diferentes tareas siempre que cumplan con dos condiciones: la primera, que ha de existir una homogeneidad entre esas tareas encaminadas a la obtención directa de un bien o servicio, o a ayudar a obtenerlo. La segunda, que sean susceptibles de cuantificarse empleando una misma unidad de medida. Yendo más lejos, podemos decir que puede utilizarse el mismo generador de costos para cada una de ellas. En definitiva, las actividades van a constituir un núcleo de acumulación de recursos absorbidos en el proceso productivo, capaz de ser asignados a los productos de acuerdo con los generadores de costos (concepto que será explicado posteriormente). Las Actividades han de ser diseñadas de manera que solamente recojan costos directos respecto de ellas, es decir, el modelo ABC prevé que se identifique un conjunto de actividades tales que eliminen la posibilidad de que existan costos indirectos respecto de ellas, eliminando la necesidad de realizar repartos secundarios entre actividades. Clasificación por actividades. Se pueden clasificar según los siguientes aspectos: - Su nivel de actuación con respecto al producto: Podríamos decir que el protagonista o destinatario específico de cualquier actividad desarrollada en la empresa puede variar. Desde esta perspectiva, las actividades pueden clasificarse en: a) Actividades en el ámbito unitario: Son aquellas que se ejecutan necesariamente cada vez que se produce una unidad de un producto. Ej. El corte de la primera materia requerida para fabricar cada unidad. Los consumos de recursos que realizan estas actividades guardan una relación directa con él número de unidades producidas, es decir, varían al variar el volumen de producción. Dado el comportamiento de estas actividades, sus costos pueden asignarse fácilmente a los productos. b) Actividades a nivel de lote de productos: Se entiende por lote un conjunto de unidades de producto que se fabrican a la vez. Las actividades ejecutadas a nivel lote son aquellas realizadas cada vez que se ha de fabricar un lote de un determinado producto. Por lo tanto, los costos o recursos consumidos por estas activi-

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dades varían en función del número de lotes procesados, pero son independientes del número de unidades que componen cada lote, es decir, tienen la consideración de invariables con respecto a estas. Ejemplo: preparar máquina para hacer determinada actividad. c) Actividades a nivel de línea de productos: Podemos considerar como línea de producción aquella parte de las instalaciones que actúa con independencia para realizar cierta tarea. Las actividades a nivel de línea son aquellas ejecutadas para hacer posible el buen funcionamiento de cualquier línea del proceso productivo. En definitiva, las actividades por línea de producción permiten que los diferentes productos sean fabricados y vendidos adecuadamente, pero los costos por ellas consumidos son independientes tanto de las unidades producidas como de los lotes procesados, guardando en cambio mayor relación con la complejidad de las modificaciones introducidas en los productos o en los procesos, o con los cambios de ingeniería requeridos por el nuevo diseño. Ejemplo: instalaciones dedicadas al envasado, su lugar y personal ocupado.

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d) Actividades a nivel de empresa: Estas actividades son aquellas que actúan como de soporte o sustento general de la organización. A esta categoría pertenecen las actividades que tienen lugar en los ámbitos de la administración, de la contabilidad, de la financiación, asesoría jurídica, asesoría laboral, etc. Dado que las actividades a nivel de empresa son comunes para todos los productos, es decir, para todo el proceso productivo, la utilización de cualquier base de asignación destinada a repercutir los costos que originan sobre los productos comportaría un elevado grado de subjetividad. Actividades primarias y secundarias: Las tres primeras categorías, actividades a nivel unitario, a nivel de lote y a nivel de línea, suelen denominarse genéricamente actividades primarias, por cuanto contribuyen directamente al objetivo funcional de la organización, es decir, a la consecución el output que se comercializara en el mercado. Mientras que las actividades a nivel de empresa son denominadas actividades secundarias, y poseen la característica de servir de apoyo a las actividades primarias. - La frecuencia de su realización: tomando como referencia la frecuencia en su ejecución, puede diferenciarse entre actividades repetitivas y actividades no repetitivas. Actividades repetitivas son aquellas que se realizan de maneras sistemáticas y continuadas en la empresa. Estas actividades poseen como características comunes las de tener prefijado un consumo de recursos estandarizado cada vez que se ejecutan y un objetivo concreto y bien determinado para cada una de ellas. Actividades no repetitivas son las efectuadas con carácter esporádico u ocasional o incluso una sola vez. Dada su importancia cualitativa, en muchos casos son fundamentales.

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- Su capacidad para añadir valor: Hay dos perspectivas, la interna y la externa. Desde una perspectiva interna, serán consideradas actividades de valor añadido si son estrictamente necesarias para obtener el producto, cuando por el contrario la eliminación de una actividad no comporte problema alguno para la obtención del citado producto, estaremos en presencia de actividades que no añaden valor. Desde la perspectiva del cliente o externa, será definida una actividad con valor añadido como aquella que aplicada sobre el producto hace aumentar el interés del clientes por el, como ejemplos citaremos el acabado correcto, el ajuste adecuado o el pintado bien realizado. En sentido contrario, la actividad sin valor añadido no ejercerá influencia alguna sobre el cliente en su apreciación por el producto. Una cuestión que puede plantearse es que entendemos por cliente. Hay un sentido amplio. El cliente no es solamente el consumidor final, sino también el siguiente usuario del output de una actividad.

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Esto permite situar en las actividades que se efectúan en todo el ámbito o escenario de la empresa auténticos detectores de despilfarro o de mala utilización de recursos. Si una actividad no crea valor, habrá que plantearse la razón de su existencia. Por otra parte si crea valor, pero sus output cuestan más o aporta menos valor que otras alternativas, también hemos de plantearnos la necesidad de actuar en consecuencia. 2.1.2.2 Los generadores de costos Se establece que los sistemas ABC pretenden dar respuesta a la subjetividad inherente a los procesos de asignación de las cargas indirectas. Los procesos de asignación basados en la estrecha relación existente entre la realización de las diferentes actividades y productos parecen ser capaces de eliminar en gran medida esa subjetividad. Pero resulta imprescindible encontrar unidades de medida y control apropiadas para establecer operativamente esa relación entre actividades y productos. La literatura contable anglosajona denominó Generadores de Costos o Inductores de Costo para designar a esas unidades de medida y control y a esas bases de asignación. En este término se quiere hacer referencia directa a aquellos factores que, dentro de cada actividad, causan, generan o inducen el costo. En los procesos de asignación practicados bajo los modelos ABC, los generadores de costos desempeñan un papel análogo a las unidades de obra utilizadas en los procesos de asignación mediante el modelo de costos completos. Sin embargo no son equivalentes. Una diferencia fundamental radica en que como tendremos ocasión de observar al tratar los procesos de asignación con los primeros el grado de precisión que se logra de los procesos de asignación es bastante mayor que los realizados tomando como referencia a las unidades de obra.

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Ello es debido a que los generadores de costos son capaces de establecer relaciones causales más exactas entre productos y consumo de actividades que las que las unidades de obras utilizan para relacionar los costos indirectos con los productos. Dentro de cada actividad, igual que ocurría en el ámbito de los centros con las unidades de obra, es posible establecer o detectar la existencia de varios generadores de costos diferentes entre sí, por lo que el problema que aparece es el de elegir él más adecuado para acometer el proceso de asignación. En términos generales, este problema de elección del generador de costos puede quedar resuelto eligiendo siempre aquel que mejor se acomode a los siguientes requisitos: - Ser más representativo de las relaciones causa efecto existente entre costos, actividades y productos. - Ser fácil de medir y observar.

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Una cuestión que se plantea es la diferencia que pueda haber entre generadores de costos y medida de la actividad. A este respecto se ha considerado que mientras la medida de la actividad representa el factor con relación a la cual varia más directamente el costo de un determinado proceso, el generador de costos es el factor cuya ocurrencia o aparición origina el costo. 2.1.2.3 Las perspectivas del Modelo ABC Este modelo presenta dos perspectivas que se orientan a dos de los objetivos de la contabilidad de costos: la planificación y el control, por un lado, y la valoración de la producción por otro. En la perspectiva del análisis del proceso productivo, se piensa que la consideración de las actividades como auténticos causantes de los costos y la indagación de sus relaciones con los productos, puede ofrecer ventajas a la eliminación de despilfarros en la utilización de los recursos y a la consecución de otros propósitos derivados del análisis del rendimiento apoyado en las actividades y en los generadores de costos. La aplicación del Modelo ABC para análisis del proceso productivo, de cara a mejorar el rendimiento, ha empezado a convivir en los países más avanzados con otras técnicas que persiguen el mismo objetivo, como ser la gestión de calidad total, las técnicas de mejoras continuas, los sistemas de organización just in time. En particular se ha revelado especialmente útil el modelo ABC para potenciar las técnicas de mejoras continuas. En esta línea ha aparecido el ABM (Activity Based Managment) que aprovecha la información suministrada por el modelo ABC. El ABM pretende ser una herramienta útil para los directivos de diferentes niveles para gestionar adecuadamente los costos, mediante la consecución de la mejora continuada en la realización de las actividades. El ABM hace

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uso especialmente de la distinción entre las actividades con y sin valor añadido, a fin de eliminar las segundas y ejecutar correctamente y con un consumo mínimo las primeras. Además, el ABM puede ser utilizado para adoptar algunas decisiones estratégicas adecuadas, entendiendo por decisiones estratégicas las decisiones a largo plazo relacionadas con la consecución de los objetivos de la empresa; a través de estas decisiones se intenta entre otras cosas mejorar las condiciones competitivas. En particular se pretende mejorar la posición ante los clientes para, por ese camino, conseguir otros objetivos que van desde la mejora de la rentabilidad hasta conseguir mejorar la actividad productiva. En la perspectiva de la asignación de costos, se piensa asimismo que el modelo ABC va a presentar diferentes ventajas, entre las que podemos mencionar la eliminación de asignaciones de costos indirectos que se consideran más imperfectas que las conseguidas por el modelo ABC. 21.2.4 Modelo ABC y los modelos convencionales de contabilidad de costos Cabe hacerse dos preguntas: - la primera es si se trata de un modelo especial, o si es una variante del modelo de costos completos o del modelo de costos variables. En torno a la respuesta hay cuatro posturas: 1. Se ha eliminado la posibilidad de que pueda considerarse el modelo ABC como un modelo de costos directos, ya que debido a la moderna tecnología, los costos variables tienen un escaso valor respecto de los costos fijos y por lo tanto este modelo ha perdido virtualidad 2. la Tesis de Kaplan es que se trata de un perfeccionamiento del modelo de Costos directos o variables, fundamentándolo en que el modelo ABC perfecciona los criterios de clasificación de los costos en fijos y variables, lo que lleva a la difuminación de los costos fijos. De esta manera estamos ante un modelo de costos directos ampliado a todos los costos. 3. Puede defenderse que estamos ante un modelo de costos completos en cuanto consigue que todos los costos pasen a formar parte de los productos 4. Se plantea que el ABC es un modelo diferente, que tiene elementos de los modelos conocidos. - La segunda pregunta es si se trata de un modelo de costos históricos o estándar, y la respuesta de la doctrina es que igual que ocurre en los modelos de costos completos o costos variables, el modelo ABC puede plantearse tanto en términos de costos históricos (para valuar existencias), como de costos estándar (herramienta

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útil para la planificación y el control). 2.1.2.5 Proceso de asignación en el Modelo ABC Fases: Se distinguen dos fases: - En la primera Fase se asignan los costos a las actividades pertenecientes a los diferentes centros, de esa forma las actividades se convierten en núcleo del modelo. - En la segunda fase se asignan a los productos los costos de las actividades, y además se asignan a esos mismos productos los costos correspondientes.

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Análisis de Etapas: 1. Asignación de los costos indirectos a los centros: En esta etapa se procede a localizar las cargas indirectas respecto del producto en cada uno de los centros en cada uno de los centros en que se encuentra dividida la empresa. 2. Identificación de las actividades por centros: Se identifican y clasifican cada una de las actividades que se realizan en cada centro. Este proceso es una de las etapas más delicadas e importantes. Para ello, uno de los procedimientos que se utilizan es el cuestionario o entrevista entre personas integradas en los centros. Las actividades han de recibir solo costos directos con relación a ellas, la selección de estas ha de eliminar la existencia de costos indirectos con respecto a ellas. 3. Determinación de los generadores de costos de las actividades: Es un momento

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crucial en la asignación, dentro de cada actividad se deberá elegir aquél inductor de costos que mejor respete la relación causa-efecto entre el consumo de recursos, la actividad y el producto. También deberá ser el de manera más fácil de medir e identificar como explicamos anteriormente. Estos generadores se distinguen según el nivel de actividad; por lo tanto, a nivel de empresa no son necesarios los generadores ya que los costos correspondientes a este nivel no es aconsejable trasladarlos a los productos porque ningún generador los representaría correctamente; a nivel línea de producto los generadores adquirirían todo su significado si nos situásemos en la realidad concreta de una empresa en particular y son indiferentes respecto de los lotes o de las unidades de producto; a nivel de lote los generadores están exigidos por el conjunto de bienes y servicios que tienen un tratamiento integral; a nivel de producto hay que pensar vincularlos a cada unidad de producto. El tema de los generadores es muy abstracto si no se lo ve con un caso práctico como detallaremos más adelante. 4. Reclasificación o reagrupación de actividades: Dentro de los distintos centros pueden existir idénticas o similares actividades, y ahora se trata de agrupar esas actividades para simplificar los procesos de asignación y determinar los costos de cada una de ellas con independencia de su localización concreta en un determinado centro. 5. Distribución de los costos del centro entre las actividades: Este reparto no es complejo dado que la mayor parte de las ocasiones es posible identificar de manera directa y simple los costos ocasionados por las distintas actividades dentro de cada centro. 6. Cálculo del costo unitario del generador de costos: Este costo se determina dividiendo los costos totales de cada actividad entre el número de generadores de costos. El costo unitario de cada generador representa la medida del consumo de recursos que cada inductor ha necesitado para llevar a cabo su misión. 7. Asignación de los costos de las actividades a los materiales y a los productos: Esta etapa tiene una honda significación en el modelo. Ya sabemos que los productos consumen actividades y las actividades consumen recursos, siendo los generadores o inductores, los que relacionan de manera directa a unos y a otros. Llegado este momento son conocidos los costos generados por cada portador de costos, y de acuerdo a la correspondencia directa entre estos y los productos, podemos saber de manera inmediata el consumo de cada unidad de producto, cada lote y cada línea de producto han hecho de cada actividad. El consumo realizado de cada actividad vendrá expresado por el número de prestaciones con las que la actividad ha contribuido a la formación del producto en cualquiera de los niveles. 8. Asignación de los costos directos a los productos: Los costos directos respecto

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del producto no han intervenido en las etapas anteriores del proceso del modelo ABC. Esta etapa culmina trasladando los costos directos respectos del producto a cada uno de ellos. Conviene hacer un apartado, explicando que los costos directos a repartir solo harán referencia a los materiales consumidos que se trasladarán al costo de los productos a nivel unitario de acuerdo con las cantidades físicas que hayan necesitado, y no a la mano de obra directa, porque el modelo la contempla incorporada a las actividades. EJEMPLO DE ASIGNACION DE COSTOS SEGÚN MODELO ABC

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Número de Órdenes cursadas (costo actividad 1) Número de Transportes (costo actividad 2) Horas-Máquina (costo actividad 3) Número de puestas a punto (costo actividad 4) Tiempos empleados (costo actividad 5)

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PROCESO DE ASIGNACIÓN DE COSTOS SEGÚN UN SISTEMA ABC

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Señalaremos algunas características que han de reunir la realidad empresa para que sea más propicia la implantación del modelo ABC. Entre ellas las siguientes: - importancia relevante de los costos indirectos, sobre todos los relacionados con la actividad productiva de la empresa. - una apreciable diversidad en las actividades realizadas por la empresa. - una notoria variedad de productos, sobre todo si estos son muy diferentes y siendo relevante también que se obtengan en cantidades apreciablemente distintas. Para la implantación del modelo ABC es necesario por parte de las empresas la exigencia de una organización adecuada, como así también una implantación adecuada de la informática para el tratamiento de los datos. El volumen de información que mueve un modelo ABC con un número razonable de actividades hace que las empresas necesiten un grado de informatización adecuado.

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114 La Compañía Arcos Iris Limitada se dedica a la fabricación de tres productos, el producto A, el producto B y el producto C. Es contratado por una empresa para producir 1.000 unidades así: 300 unidades del producto A, 400 unidades del producto B y 300 unidades del producto C. Los costos directos de producción (costos primos) por unidad son los siguientes:

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Los gastos y costos indirectos de fabricación por actividad para afrontar esta producción, se muestran a continuación:

115 Las unidades de cada una de las bases se distribuyen por cada uno de los productos A, B y C dela siguiente manera:

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Solución: Una vez conocidas las actividades que generan los CIF, se determinan los costos de producción a través del Método ABC. Como se conocen los costos directos por unidad producida, a continuación se muestra el cálculo de los CIF consumidos por cada actividad y producto.

116 Una vez realizados los cálculos anteriores, se resumen los CIF unitarios de cada producto por actividad y se le adiciona el costo primo unitario para al final obtener el costo total unitario de producción de cada producto.

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En síntesis los costos unitarios de producción por producto son:

2.1.3 Modelo de restricciones El modelo de la teoría de restricciones de Eliyahu Goldratt (1995), identifica como meta primordial de todas las empresas el sentido de ganar dinero. Desde esta premisa imparte las siguientes filosofías de mejoramiento continuo y cre-cimiento de la empresa, desde la expectativa de crecer, y este objetivo solo se ve posibilitado dentro de la realidad cuando se ha ganado dinero y este se ha vuelto a invertir para ganar más dinero, calculado en el tiempo. Este concepto de circularidad del dinero en el tiempo para obtener mayor dinero se reconoce como "Throughput", y es el índice con que se debe estudiar la efectividad real de las empresas, pues aunque los sistemas de costos entreguen una cantidad ilimitada de indicadores financieros y de producción, sigue siendo el resultado final de la utilidad el indicador base para identifica si las cosas funcionaron bien o si de lo contrario estuvieron fuera de la meta empresarial. Por lo tanto, lo primordial de un negocio o compañía es identificar la meta de trabajo y evaluar cuáles son los indicadores de medición de esta meta, sin salirse del marco de la meta principal: la de ganar dinero. Identificando la meta se debe emprender a un mejoramiento continuo de los procesos de producción para poder cumplir con las metas planificadas, teniendo en cuenta como producción todos los procesos, circularidad de inversión, fabricación, venta, recaudo de dinero y vuelta a invertir. El modelo de restricciones plantea que para iniciar un proceso de mejoramiento continuo, no se deben tomar todos los procesos al mismo tiempo pues esto evidenciaría un despliegue de tareas y esfuerzo a muchas direcciones que podría desenfocar el norte de la meta y, además, dejar muchas operaciones sin esfuerzo y estudio realmente requerido. Para ello Goldratt plantea el modelo de analizar los procesos como eslabones de una cadena productiva, donde el final de la cadena es el resultado total del trabajo de cada eslabón.

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La fortaleza de ofrecer resultados de esta cadena, es la sumatoria del eslabón más débil o menos productivo de la cadena (lugar donde el recurso es más escaso). Si una máquina tira de una cadena de eslabones por sus dos lados, esta se partirá por el eslabón más débil de la cadena, por lo tanto la fortaleza de la cadena no será medida por el promedio de fortaleza de los eslabones, sino por la fortaleza del eslabón que se parte primero. En un proceso productivo, hay procesos que son muy fuertes en la empresa en calidad, cantidad y maquinaria, pero hay otros que tienen debilidades y estos rigen la productividad de todo el proceso. El más débil producirá menos cantidad, por más que los demás procesos produzcan mucho, por lo tanto el número de unidades de producto terminado por todos los procesos, no podrá ser más que la cantidad de unidades que realiza el proceso que menos produce, de modo que para producir más, se debe mejorar primero el proceso con mayor debilidad. Producir al tope de los eslabones fuertes sin tener en cuenta el eslabón más débil, dejará como resultado un estancamiento de inventario en proceso, embodegado antes del proceso del eslabón más débil, siendo este esfuerzo y dinero innecesario y todo por falta de planificación y proyección de la empresa.

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La teoría de mejoramiento continuo de Goldratt es plantear la metodología de ir optimizando el eslabón más débil, de tal manera que todos los esfuerzos, ideas y planeación este dada sobre el proceso que limita o restringe la terminación total de los demás procesos. Cuando un proceso se perfeccione y no sea el eslabón más débil de la cadena, se debe trasladar los esfuerzos a mejorar el próximo eslabón que empezará a limitar nuevamente la cadena productiva.

Este proceso continuo de mejorar el eslabón más débil, garantizará esfuerzos en los procesos crisis y una filosofía de crecimiento continuo, que en últimas se verá representado en mayor utilidad para los accionistas.

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2.2 LOS COSTOS EN LA TOMA DE DECISIONES 2.2.1 Análisis del costo – volumen – utilidad El análisis costo-volumen-utilidad proporciona una visión financiera general del proceso de planeación. El término analiza el comportamiento de los costos totales y los ingresos de operación, como consecuencia de cambios que ocurren a nivel de productos, precio de venta, costos variables o costos fijos. Punto de equilibrio 1. Conceptos: a. Es aquel nivel de operaciones en el que los ingresos son iguales en monto a sus correspondientes en gastos y costos. b. Es la cifra de ventas que se requiere alcanzar para cubrir los gastos y costos de la empresa y en consecuencia no obtener ni utilidad ni pérdida. Ventas totales = Costos y gastos totales Ventas totales = Costos Fijos Totales + Costos Variables Totales c. Es el análisis matemático con el que se determina la cantidad de unidades que se deben producir y/o vender para cubrir el total de costos y gastos sin utilidad ni pérdida. Precio de Venta Unitario (PVU) x Cantidades Vendidas (Q) = Costos Fijos Totales (CFT) + (Costo Variable Unitario (CVU) x Cantidades Vendidas (Q)) 2. Objetivos: yy Determinar en qué momento son iguales los ingresos y los costos. yy Medir la eficiencia de operación y controlar los costos predeterminados por medio de la comparación con las cifras reales, con el fin de desarrollar de forma correcta las políticas y decisiones de la administración de la empresa. yy Influye de forma importante para poder realizar el análisis, planeación y control de los recursos de la entidad.

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yy Sirve de apoyo para la planificación de actividades. yy Además de ayudar a analizar la información, también es una herramienta útil para la toma de decisiones, fijación de precios y análisis de costos, gastos e ingresos. 3. Características: yy Para calcular el punto de equilibrio se hace necesario determinar el comportamiento de los costos (fijos y variables). yy Se puede determinar en unidades de productos: clientes, huéspedes, comidas, bebidas, unidades monetarias, etc. yy Se puede aplicar a la totalidad de la empresa como a uno de sus áreas o departamentos. 4. Factores determinantes: yy El volumen de producción afectará de forma directa a los costos variables, mientras que los costos fijos no son influenciados por este.

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yy El tiempo afecta al punto de equilibrio de forma que se puede dar solución a los problemas de forma oportuna. yy Los artículos y las líneas de producción deben tomarse en consideración para no caer en producciones que no generan utilidades. yy Los datos reales y presupuestados de los estados financieros permitirán determinar las variaciones y que las provocó, para luego aplicar soluciones. 5. Métodos de cálculo del Punto de Equilibrio: a. Método de ecuación: Con la metodología empleada, el estado de ingresos puede expresarse en forma de ecuación como sigue: Ingresos = Costos Fijos + Costos variables PVU x Q = CTF + (CVU x Q) b. Método del margen de contribución: El Margen de Contribución es igual a los ingresos por ventas menos todos los costos que varían respecto de un factor de costo relacionado con la producción. Margen de Contribución = Precio – Costos variables MC = 20 – 13 = 7

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c. Método gráfico: En el método gráfico se trazan las líneas de costos totales e ingresos totales para obtener su punto de intersección, que es el punto de equilibrio. Es el punto en donde los costos totales igualan a los ingresos totales.

121 En el gráfico, la recta de color azul representa los ingresos totales. La resta de color rojo representa los costos totales (fijos y variables). La recta verde representa los costos fijos totales y va paralela al eje x. El área (a) es el área de pérdidas. El área (b) es el área de ganancias. El punto donde se interceptan la recta de los ingresos con la recta de los costos totales es el Punto de Equilibrio. Todo nivel ubicado a la derecha del punto de equilibrio, área (b), provee utilidades, mientras que los que se hallan a la izquierda, área (a), no alcanzan a recuperar los costos totales. El diagrama de punto de equilibrio o diagrama de beneficios es un artificio gráfico donde

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se representan las cifras de ventas y las de los costos variables y fijos, que destaca las utilidades ante distintas alternativas de volumen. En definitiva revela la utilidad estimada que se obtendrá con distintos volúmenes de ventas, así como las ventas mínimas para no sufrir pérdidas. Este gráfico puede prepararse para un artículo en particular, para una línea de productos, para una zona o agencia de ventas, para un canal de distribución o para una compañía en general. Volumen de ventas normal: es el que provee a la empresa las utilidades que necesita para hacer frente a las exigencias de su vida económica. Volumen de ventas en el punto de equilibrio: indica cuál es la cantidad mínima que debe comercializarse para no entrar en la zona de pérdidas. Margen de seguridad: Es el porcentaje en que pueden descender los ingresos antes de que se empiece a operar con pérdidas. Una compañía debe operar a un nivel superior al punto de equilibrio para poder reponer su equipo, distribuir sus dividendos y tomar decisiones para su expansión.

Las limitaciones del método gráfico son las siguientes: yy Supone que los costos fijos se mantienen invariables, aunque se produzcan cambios bruscos en el nivel de actividad. yy Supone que la mano de obra directa unitaria permanece estática ante cualquier contingencia de volumen, yy Supone que el grado de eficiencia con que se opera es constante. yy Supone que la capacidad productiva se aprovecha siempre en el mismo grado. yy Supone que las especificaciones técnicas y los estudios de tiempos no se actualizan. yy Supone que las funciones son lineales y que cada uno de los factores es independiente de los otros (los precios, en condiciones de competencia imperfecta, tienden a reducirse a medida que se incrementa el volumen). yy Es poco útil para analizar una compañía en conjunto, si eso se hace en virtud de

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cifras globales. Puede caerse en errores si el volumen de producción no está sincronizado con el de ventas. Las acumulaciones de existencias tergiversan los resultados. yy Para usarlo como herramienta en la toma de decisiones tiene que estar permanentemente actualizado. 6. Fórmulas para su cálculo: a. Punto de Equilibrio en Unidades Monetarias: 1. P.E ($) = Costos Fijos Totales 1-Costos Variables Totales Ventas totales P.E ($)= CFT 1-CVT VT 2. P.E ($) = Precio de Venta Unitario * Unidades a Vender en el Punto de Equilibrio P.E ($) = PVU * P.E (Q)

b. Punto de Equilibrio en Unidades de Producto 1. P.E (Q) = Costos Fijos Totales Precio de Venta Unitario – Costo Variable Unitario = Costos Fijos Totales Margen de Contribución P.E (Q) = C F T PVU-CVU = CFT MC 2. P.E (Q) = Punto de Equilibrio en Unidades Monetarias

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Precio de Venta Unitario = P.E ($) P.V.U 7. Supuestos para el punto de equilibrio El análisis se basa en los siguientes supuestos: yy Los costos totales pueden dividirse en un componente fijo y uno variable respecto de un factor relacionado con la producción. yy El comportamiento de los ingresos totales y de los costos totales es lineal en relación con las unidades de producción. yy No existe incertidumbre respecto de los datos de costos, ingresos y cantidades de producción utilizada. yy El análisis cubre un solo producto o supone que una mezcla de ventas de productos permanece constante, independiente del cambio del volumen total de ventas. yy Todos los ingresos y costos pueden agregarse y compararse sin considerar el valor del dinero en el tiempo. yy Los inventarios deben de ser constantes, o que las variaciones que presentan no sean relevantes durante la operación de la entidad. yy La contabilidad o cifras deben estar basadas en el costeo directo o marginal en lugar del método de costeo absorbente, esto con el fin de poder identificar los costos fijos y variables. yy Se deberá realizar la separación de los costos fijos y los costos variables. yy Determinar la utilidad o contribución marginal por unidad de producción. El punto de equilibrio en varias líneas de producción Hasta ahora se ha tratado del punto de equilibrio de una sola línea de producto, sin embargo; en la mayoría de empresas se elaboran varias líneas, por lo que será necesario calcular el Margen de Contribución Ponderado MCP. Metodología: a) Determinar los costos fijos totales. b) Determinar el % de participación de cada línea con relación al margen de contribu-

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ción total. c) Calcular el margen de contribución ponderado. d) Con el margen de contribución ponderado, calcular el Punto de Equilibrio de todas las líneas en unidades. e) Aplicar el % de participación de cada línea al PE (Q) general, para obtener el PE (Q) de cada línea. f) Con el PE (Q), calcular el PE ($).

4

125 La Compañía Arco Iris Limitada elabora cuatro líneas de productos: A, B, C, D. Para el siguiente periodo planea su producción generándose la siguiente información: Costos Fijos Totales: $ 14.000.000

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Solución: 1.

Cálculo del Margen de Contribución Ponderado (MCP).

MCP = ($ 200 * 0.3) + ($ 100 * 0.4) + ($ 150 * 0.2) + ($ 100 * 0.10) = $ 140 2.

Cálculo del Punto de Equilibrio en Cantidades (P.E (Q)).

P.E (Q) = CFT MCP = $ 14.000.000 $ 140 = 100.000 de unidades.

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3.

Cálculo del Punto de Equilibrio en Cantidades por línea de producto

4. Comprobación:

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RESUMEN La Segunda Unidad hace una presentación de los sistemas para analizar costos y la importancia de cada uno de ellos en la toma de decisiones, pues, éstos superan las deficiencias de los sistemas para registrar costos, los cuales se fundamentan en la filosofía del costeo total o absorbente. La unidad hace una presentación de la importancia del análisis del punto de equilibrio y su utilización en la toma de decisiones en el manejo de los costos y los niveles de ventas.

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AUTOEVALUACIÓN

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1. ¿Cuál es la diferencia fundamental entre los sistemas de costeo total y costeo variable? 2. ¿Por qué el sistema de costeo total tiene limitaciones para ser utilizado en la evaluación y toma de decisiones? 3. ¿De qué manera el sistema de costeo variable soluciona las anteriores limitaciones? 4. Diferencie entre los términos "costos incurridos" y "costos absorbidos" 5. ¿Qué diferencia existe entre el "margen de contribución" y la "utilidad bruta"? 6. ¿Qué se quiere decir cuando se afirma que por el sistema de costeo total las utilidades no dependen de las ventas sino de la producción? 14. 7. ¿Por qué cuando las ventas son mayores que la producción, la utilidad obtenida por costeo variable es mayor que la obtenida por costeo total? 8. Explique cómo, bajo el sistema de costeo total, es posible incrementar las utilidades contables sin incrementar las ventas. 9. En su primer año de operaciones la Empresa de Quesos Sabrosos S.A. presenta los siguientes datos: Inventario inicial -oProducción 100.000 unidades Ventas 80.000 unidades Costo variable unitario $500 Costos fijos de producción $2.000.000 mensuales Gastos fijos admón. y ventas $1.500.000 mensuales Empaques y fletes por unidad $150 Precio de venta unitario $1.500 Comisiones por ventas 5% Con base en la información anterior elabore los Estados de Resultados por costeo variable y costeo total y explique y concilie la diferencia en los resultados obtenidos por cada método. 10. La cadena de establecimientos Restaurantes del Norte S.A. desea un análisis de costo – volumen – utilidad para el único producto “Superestrella” que maneja: Superestrella Precio de venta $ 200 c/u Costos variables $100 c/u Costos fijos $ 100,000

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AUTOEVALUACIÓN Con esos datos, determine lo siguiente: a) Punto de equilibrio en unidades. b) Punto de equilibrio en unidades monetarias. c) Porcentaje de margen de contribución. d) Suponga que el precio de venta aumenta en 25%, ¿cuál será el nuevo punto de equilibrio en unidades y unidades monetarias. 11. A continuación se presentan los siguientes datos relativos a las operaciones de ENFRI S.A.S, empresa que se dedica a la fabricación de ropa industrial. Costos variables en la fabricación de un uniforme $ 50 Precio de venta de cada uniforme $ 70 La empresa se encuentra en un periodo de planeación, y entre otras cosas ha calculado que necesita vender 1,000 uniformes al año para encontrarse en el punto de equilibrio. Proceda, mediante esos datos, a: a) Calcular los costos fijos totales con la información presentada. b) Encontrar el nuevo punto de equilibrio en unidades y en dólares, cuando los costos fijos se incrementan a $ 30,000, suponiendo que todas las demás variables permanecen constantes. 12. La Junta del Hotel Presidente SAS pidió a la gerencia una utilidad de operación sobre ventas del 20%. Los costos fijos totales son $ 80,000, el costo variable por habitación es $ 82 y el precio de venta $ 200. a) ¿Cuántas habitaciones se tendrían que vender? b) ¿Cuál es el margen de contribución por habitación? c) ¿Cuál fue la utilidad? 13. Una empresa tiene un margen (utilidad) del 15% sobre las ventas, una utilidad de $ 150,000, un precio de venta de $ 120 unitario y un margen de contribución de 40% sobre el precio de venta. a) ¿Cuál es el punto de equilibrio en pesos y unidades? b) ¿Cuál es el costo fijo total? c) ¿Cuál es el costo variable por unidad?

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Unidad

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Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos.

Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos.

PRESENTACIÓN La administración de un negocio debe mirar siempre al futuro y planear con vista a él. El funcionamiento pasado es útil en la planeación del futuro sólo en cuanto que dichos sucesos pasados brindan en parte la base para estimar las probables condiciones futuras de operación. Al proceso formal de planear mediante el uso de información financiera y contable se le conoce como presupuestar. Como la elaboración de un presupuesto consiste en pronosticar sobre un futuro incierto, involucra algún riesgo. Cuanto más exacto sea el pronóstico, mejor será el proceso del presupuesto para la planeación administrativa. A continuación, la Unidad 3 desarrolla generalidades referente a la presupuestación y los presupuestos operativos, conocimientos estos necesarios para que usted como estudiante y futuro administrador de empresas comprenda la importancia de esta temática en su formación profesional.

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PROBLEMA ¿Por qué el presupuesto de venta se convierte en elemento fundamental del sistema presupuestario en una empresa?

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COMPETENCIAS ESPECÍFICAS yy Comprende la importancia del presupuesto para la gerencia y para el proceso de dirección empresarial. yy Considera al presupuesto como parte de un proceso de planeación. yy Estima y pronostica el monto de ventas que se pueden ejecutar en un periodo. yy Establece diferencias entre pronóstico y proyección. yy Analiza los métodos para calcular precios de venta. yy Estima las unidades a producir en un periodo determinado. yy Determina las bases técnicas para proyectar los costos de producción y los gastos de operación.

SABERES yy Presupuesto de ventas. yy Proyecciones. yy Pronósticos. yy Presupuesto de producción. yy Presupuesto unidades a producir. yy Presupuesto de costos de producción. yy Presupuesto de compra de materiales. yy Presupuesto de gastos de operación.

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Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos.

DINÁMICA PARA CONSTRUIR CONOCIMIENTO ACTIVIDAD PREVIA: (Trabajo individual) yy El estudiante realizará una lectura comprensiva de la tercera unidad. yy Realizará una síntesis del contenido de la unidad. yy Realizará los ejercicios propuestos al finalizar la unidad. yy Elaborará un listado de dudas o conceptos que no hayan quedado claros.

Trabajo en Grupo (CIPA) Reunidos en sus grupos de estudios (CIPAS), desarrollen las siguientes actividades: Cada integrante del grupo expondrá sus conclusiones acerca de la lectura realizada de la tercera unidad.

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Cada integrante del grupo expone las dudas que quedaron del trabajo individual y tratarán de ser resueltas con la participación y aportes de los demás compañeros. Se elabora un listado de temas o conceptos que no hayan quedado claros, para ser discutidos en la sesión. Este documento será evidencia presentada al tutor, así mismo los ejercicios resueltos planteados al finalizar la unidad.

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3. GENERALIDADES DEL PRESUPUESTO Y PRESUPUESTOS OPERATIVOS 3.1 GENERALIDADES DEL PRESUPUESTO 3.1.1. Reseña histórica Técnicamente la palabra se deriva del francés antiguo bougette que significa bolsa, este término más tarde se perfeccionó en el sistema inglés con el término budget y que recibe en nuestro idioma la denominación de Presupuesto. Como herramienta de planificación y control el presupuesto tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del Siglo XVIII. En esa época se presentaba al parlamento británico los planes de gastos que se efectuarían en el reino y se daban pautas para su posible ejecución y control. En los inicios del Siglo XIX Francia y Estados Unidos adoptan el sistema en el sector gubernamental, siempre como herramienta de control del gasto público. Después de la I Guerra Mundial, el sector privado se dio cuenta que podía utilizar ventajosamente el presupuesto para controlar gastos, efectuando solamente aquellos necesarios para poder obtener así mayores rendimientos o utilidades en un período. En este período crecen las industrias y empiezan los métodos de planeación empresarial. Esta técnica siguió desarrollándose y alcanza su mayor esplendor con los inicios de la contabilidad de Costos. 3.1.2. Ubicación del presupuesto en el tiempo Cuando se habla de presupuesto debe entenderse que con esta herramienta de planeación se trata de avizorar o alcanzar un futuro, un horizonte de hechos económicos deseados, que se lograrán a través de la aplicación de una serie de estrategias bien definidas. A pesar de que el presupuesto tiene una visión futurista, para su elaboración debe tenerse en cuenta la información histórica, producto de hechos pasados, la cual fue consolidada por la contabilidad en los Estados Financieros de la empresa. “No por esto debe pensarse que los hechos del pasado tiendan a repetirse”. Tomando como base a los estados financieros históricos y adicionándole la información presupuestada, se pueden obtener los estados financieros proyectados, que nos permitirán conocer por anticipado el efecto que sobre la rentabilidad tendrán las decisiones a tomar, es decir que los resultados expresados en estas proyecciones, estarán sujetas a cambios, dependiendo de los objetivos establecidos por la entidad.

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REFLEXIONES: yy La historia de los negocios no siempre se repite. yy La planeación y los presupuestos no son inflexibles. 3.1.3. Definiciones de presupuesto “El presupuesto es una herramienta administrativa de planeación y control financiero, que presenta ordenadamente y en términos monetarios los resultados de los planes, proyectos y objetivos que se tengan hoy para realizar en el futuro. Es pronosticar (predecir) el costo de desarrollar las actividades normales de cada una de las dependencias (áreas funcionales) o centros de costos”. “Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control. Específicamente comprende el desarrollo y aplicación de:

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1. Objetivos generales y a largo plazo para la empresa. 2. La especificación de las metas de la empresa. 3. Un plan de utilidades a largo plazo desarrollado en términos generales. 4. Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas (divisiones, productos, proyectos). 5. Un sistema de informes periódicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas. 6. Procedimientos de seguimientos”. 3.1.4. Importancia del presupuesto Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. Es decir, cuanto menor sea el grado de acierto de predicción, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que ejercerán los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio. El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de indicadores económicos como los enunciados y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa.

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3.1.5. Clasificación de los presupuestos Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. El orden de prioridades que se les dé depende de las necesidades del usuario. El siguiente cuadro sinóptico presenta algunas de las principales Clasificaciones:

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Rígidos o fijos Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector público. Flexibles o variables

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Los presupuestos flexibles o variables se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos indirectos de fabricación y gastos administrativos y de ventas. Supone que su comportamiento es lineal, y por consiguiente, puede asimilarse a la ecuación de una línea recta y = a+bx, de donde: y = costos totales a = costos fijos totales b = costos variables unitarios x = Cualquier nivel de actividad A corto plazo Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año. A largo plazo En este campo se ubican los planes de desarrollo del Estado y de las grandes empresas. En el caso de los planes de gobierno el horizonte de planeamiento consulta el período presidencial establecido por normas constitucionales en cada país. Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, fortalecimiento del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o, como ha ocurrido recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales. Las grandes empresas adoptan presupuestos de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados.

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De operación o económicos Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de Resultado proyectado. Entre los cuales encontramos: • Ventas • Producción • Compras • Uso de materiales (directos e indirectos) • Mano de Obra (directa e indirecta) • Gastos de operación Financieros Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance general. Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido como de erogaciones capitalizables. yy Presupuesto de tesorería. Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil realización. También se le denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al contado, recuperación de cartera, ingresos financieros, redención de inversiones temporales o dividendos reconocidos por la intervención del capital social de otras empresas) o con la salida de fondos líquidos ocasionada por la congelación de deudas, amortización de créditos o proveedores, pago de nómina, impuestos o dividendos. Se formula por períodos cortos: meses o trimestres. Es importante porque mediante él se programan las necesidades de fondos líquidos de la empresa. Cuando las disponibilidades monetarias no cubran las exigencias de desembolsos previstos, la gerencia acudirá a créditos. En caso contrario, será conveniente evaluar la destinación externa de los recursos sobrantes y evitar su ociosidad. yy Presupuesto de erogaciones capitalizables. Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de edificios, y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.

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yy Presupuestos del sector público Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al efectuar los estimativos presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades estatales, la inversión en proyectos de apoyo a la iniciativa privada (puentes, termoeléctricas, sistema portuario, centros de acopio, vías de comunicación etc.), la realización de obras de interés social (centros de salud, escuelas) y la amortización de compromisos ante la banca internacional. yy Presupuestos del sector privado Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de las actividades empresariales. 3.1.6. Objetivos del presupuesto

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• Planear integral y sistemáticamente todas las actividades de la empresa que se van a desarrollar en un período determinado. • Medir los resultados cuantitativos y cualitativos en la empresa. • Fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa. • Coordinar los diferentes centros de costos para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

3.1.7. Etapas de la preparación del presupuesto Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planificación y control, deben considerarse las etapas siguientes en su preparación, cuando se tenga implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo. - Preiniciación - Elaboración del presupuesto - Ejecución - control - Evaluación

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Como todo sistema, el presupuestario debe contener una serie de elementos entrelazados, que interactúen entre sí para que le permitan alcanzar objetivos. Las etapas anteriores tienen una estrecha relación, corroborando el carácter continuo del sistema presupuestal, es decir que no se puede pasar a la siguiente sin haber cumplido a cabalidad la anterior. - Preiniciación En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos de planeamiento estratégico y táctico en la misma. - Elaboración Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes: yy En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios. Para garantizar el alcance de los objetivos mercantiles se tomarán decisiones inherentes a los medios de distribución, los canales promocionales y la política crediticia. yy En el frente productivo se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios. yy Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios. yy Con base en los requerimientos del personal planteados por cada jefatura, según los criterios de la remuneración y las disposiciones gubernamentales que la regulan, la jefatura de relaciones industriales o de recursos humanos debe preparar el presupuesto de la nómina en todos los órdenes administrativos y operativos. yy Los programas de inversión de capital requeridos por los diferentes jefes de departamento para llevar a cabo sus programas operativos, deben ser elaborados por la oficina de planeación. Esta dependencia debe realizar el cómputo de las exigencias financieras pertinentes a los estudios de prefactibilidad o de factibilidad de los proyectos de inversión.

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yy Se debe preparar un pronóstico de requerimientos de efectivo, en forma de estado de flujo de caja, indicando si es el caso, las fuentes de financiamiento adicional. Este pronóstico debe ser elaborado por la tesorería de la empresa. yy Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normal y los programas que ameriten inversiones adicionales. El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia con los comentarios y las recomendaciones pertinentes. Analizado el presupuesto y discutidas sus conveniencias financieras se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo. - Ejecución En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la puesta en marcha de los planes y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el comité de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

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En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas en aras de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear. Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos. - Control Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso sería parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta que punto puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida. Por ello, mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronósticos con la realidad. Las actividades más importantes por realizar en esta etapa son: 1. Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado. 2. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas. 3. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o de los coeficientes de devaluación que afectan las proyecciones de compañías que realizan negocios internacionales.

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- Evaluación Al culminar el periodo de presupuestación se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no sólo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Será necesario analizar las fallas en cada una de las etapas iniciales y reconocer los éxitos, al juzgarse que esta clase de acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al planeamiento materializado en presupuestos. 3.1.8. Ventajas y desventajas de los presupuestos Quienes emplean el presupuesto como herramienta de dirección de sus empresas obtendrán mayores resultados que aquellos que se lanzan a la aventura de manejarlos sin haber previsto el futuro. Ventajas 1. Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. 2. La dirección de la firma realiza un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. 3. De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. 4. Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción. 5. Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. 6. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el costo de los mismos. 7. Es el sistema más adecuado para establecer costos promedios y permite su comparación con los costos reales, mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad. 8. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

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Estas ventajas de un presupuesto son tales que quizá no sea posible lograrlas todas en forma simultánea. Por ejemplo, si se pone demasiado énfasis en el aspecto de control del proceso de ejecución del presupuesto, se provocará resentimiento entre los funcionarios de la empresa en contra del presupuesto y se perderá la ventaja de la motivación. La administración debe cuidar que todos los aspectos del presupuesto queden bien balanceados con el fin de obtener el máximo beneficio global de estas ventajas. Desventajas 1. Sus datos al ser estimados estarán sujetos al juicio o la experiencia de quienes los determinaron. 2. Es sólo una herramienta de la gerencia. Un plan presupuestario se diseña para que sirva de guía a la administración y no para que la suplante. 3. Su implantación y funcionamiento necesita tiempo, por tanto, sus beneficios se tendrán después del segundo o tercer periodo cuando se haya ganado experiencia y el personal que participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.

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4. Si se pone un excesivo énfasis en el control presupuestal puede traer como consecuencia que los niveles de la administración y los empleados traten de oponerse al sistema ofreciendo estimados falsos de los costos e ingresos futuros y dejando de aprovechar los cambios en el ambiente debido a que al hacerlo provocaría desviarse de planes que serían considerados contrarios al presupuesto.

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3.2 PRESUPUESTOS OPERATIVOS Los presupuestos operativos son los siguientes: yy Presupuesto de ventas. yy Presupuesto de producción. yy Presupuestos de gastos de operación. 3.2.1. Presupuesto de ventas El presupuesto más importante, del que dependen todos los demás, es el presupuesto de ventas. La producción, la utilidad y el estado de la situación financiera resultante, dependen todos de los ingresos provenientes de las ventas. Por lo tanto, el presupuesto de ventas se convierte en la base de todos los demás aspectos del proceso de presupuestos. “Por este motivo, debe ponerse mucha atención en la preparación de este presupuesto”. Para determinar el volumen de las ventas que es probable se produzcan en el siguiente período, hay que realizar pronósticos y/o proyecciones de los niveles futuros de ventas. Importancia del presupuesto de ventas El presupuesto de ventas es el punto de partida de todo el proceso presupuestario y permite establecer el nivel de actividad para el negocio. Su importancia radica en que: - Las ventas constituyen la fuente principal de ingresos. - Sirve para planificar la producción. - Permite determinar las necesidades del personal. - Permite calcular las inversiones en activos fijos. - Por el se planean gastos de operación y costos de producción. - Si no hay un presupuesto de ventas realista todos los demás componentes del sistema presupuestario serán erróneos y no se podrá elegir las mejores decisiones. Pronósticos y proyecciones Los pronósticos y proyecciones hacen referencia a métodos cualitativos y cuantitativos, respectivamente usados para determinar el número de unidades a vender en un periodo determinado.

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- Pronóstico A través del pronóstico se hace el cálculo de las posibles unidades a vender, considerando los fenómenos y situaciones, internas y externas a la empresa, que se presentan al momento de hacer ese estimativo. - Proyección A través de la proyección se hace el cálculo de las posibles unidades a vender, teniendo como base las cifras históricas de las ventas reflejadas en los estados financieros u otra información al respecto. 1. Métodos de pronóstico para establecer unidades a vender. a) El estudio o investigación de mercados La investigación o estudio de mercados debe iniciarse antes de que el producto se elabore, siguiendo los siguientes pasos:

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Formulación del problema. Trata de identificar el problema del mercado que es necesario investigar. Para resolver este primer paso se requiere pensar si habrá mercado para el producto que se desea fabricar. Definición de los objetivos. (Tanto generales como específicos), teniendo en cuenta el tamaño potencial del mercado, estrategias de mercadeo a seguir, número de compradores, canales de distribución, etc. Diseño del modelo o de investigación. Es necesario definir si la investigación es explorativa (para establecer prioridades, recoger opiniones, etc.), o concluyente (descriptiva o experimental). El diseño debe incluir el patrón con todos los indicadores, procedimientos y pautas que regirán la investigación del mercado. Recolección de datos. Será necesario definir claramente el segmento de mercado y las pautas que se tienen en cuenta para recoger la información. Es necesario considerar además el tamaño de ese mercado y los métodos de trabajo que se siguen para recoger los datos requeridos. Además es importante analizar la clase de datos requeridos, su fuente y su alcance. Análisis e interpretación de datos. Esta parte tiene relación directa con la tabulación; por tanto hay que tener en cuenta lo siguiente:

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- Los medios usados (manuales o electrónicos). - El proceso de tabulación. - El análisis de la información. - La forma de interpretar esos datos. Informe final. El informe final debe presentar claramente los resultados encontrados. Debe complementarse con: gráficos, cuadros, esquemas, tablas, listados, mapas, planos, fotos, etc., en un anexo como parte fundamental de ese informe. Adicionalmente se deben incluir las conclusiones del estudio. Recomendaciones. Es importante que quien realizó una investigación y preparó un informe producto del análisis, presente su opinión como la persona que más directamente vivió el problema y que además lo conoce exhaustivamente. LA INVESTIGACION DE MERCADO AYUDA NOTORIAMENTE A ELIMINAR LA INCERTIDUMBRE Y DISMINUIR EL RIESGO, PERO NO SE PUEDE PRETENDER LLEGAR A UN ESTADO DE CERTEZA. LA INVESTIGACION DE MERCADO SIRVE DE BASE PARA EVALUAR EN FORMA CUANTITATIVA Y CUALITATIVA LA DEMANDA DE LOS BIENES Y SERVICIOS. b) Método basado en la opinión de los directores Este método representa el sentir de los directores de la empresa, basado en gran parte en la intuición y conocimiento del negocio a través de los años. La estimación debe ser inteligente, basada en la sensibilidad de los factores del mercado y en la experiencia obtenida de las operaciones realizadas. En muchas empresas pequeñas este método es, frecuentemente, el único disponible. La opinión de los directores de la empresa siempre es válida y recomendable para sancionar aún los presupuestos científicamente preparados. Este método tiene la ventaja de que puede ser fácil y rápido de aplicar, no requiere la preparación y elaboración de datos estadísticos, reúne una serie de juicios o puntos de vista especializados basados en experiencia y es la única forma para presupuestar en ausencia de la información adecuada. Tiene como desventaja que las cifras están basadas en opiniones, se requiere el tiempo de directores, presenta dificultades para separar el presupuesto por productos, mercados, zonas o territorios, así como para determinar la venta mensual.

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2. Métodos de proyección para establecer unidades a vender a) Método basado en la opinión y experiencias obtenidas por la fuerza de ventas. Este método para presupuestar las ventas futuras está determinado por la opinión de la fuerza de ventas. La responsabilidad recae en el director o gerente de ventas. Los vendedores deben ser instruidos para que informen por escrito su estimación sobre el territorio o zona en que trabajan, basando su estimación en datos históricos que deben ser el punto de partida. Este método tiene como ventajas: yy Está preparado bajo el juicio de personas que tienen un conocimiento especializado y que trabajan dentro del mercado. yy La responsabilidad de lograr los objetivos presupuestados está en manos de las personas que producen los resultados, lo cual motiva a la fuerza de ventas para lograr los objetivos que ellos mismos han preparado. yy Las metas presupuestadas son bastante confiables dada la magnitud de la muestra. yy Proporciona facilidad de detalle para formular el presupuesto por producto, territorio, clientes, agente de ventas, etc. Las desventajas de este método pueden resumirse en que la opinión de los vendedores puede ser optimista o pesimista y no basada en lo que puede garantizar el mercado, si los presupuestos son usados para marcar cuotas, éstos van a ser bajos para lograr sus cuotas fácilmente. Los vendedores generalmente conocen poco acerca de fuerzas económicas generales, por lo que no pueden tomarlas en consideración para su estimado. Se requiere de un tiempo importante de los directores y gerentes de ventas para consolidar las cifras, así como del tiempo de los vendedores, quienes en general no tienen para este trabajo administrativo. Este método es usado con bastante frecuencia, siendo popular y aparentemente muy efectivo. Cuando las empresas tienen políticas de crecimiento de inversión, rentabilidad, etc., generalmente no se utiliza; más bien es empleado por empresas que no tienen metas muy incisivas.

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b)

Métodos estadísticos

Método de los mínimos cuadrados Cuando se utiliza este método para proyectar las unidades a vender en un periodo, se procede de la siguiente manera: yy Tomar los datos históricos. yy Graficar los datos en un plano de coordenadas X-Y yy Ajustar los puntos encontrados a una recta. Cuando se lleva la información histórica referente a las unidades vendidas a un plano de coordenadas X-Y, se obtiene como resultado una curva. Ejemplo: El siguiente cuadro muestra las ventas históricas en unidades, durante los años 2009, 2010, 2011, 2012, 2013.

Años 2009 2010 2011 2012 2013

Unidades vendidas en miles 210 225 232 245 260

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El problema se centra ahora en llevar esa serie de puntos de la curva a una recta de tal manera que la distancia entre cada punto histórico (curva) y el nuevo punto (recta) sea mínimo. Para determinar la RECTA PRESUPUESTAL, es necesario hacer uso de la siguiente fórmula matemática, la cual parte de la ecuación de la recta (y = a+bx): ∑y – b∑x N∑xy – ∑x∑y y = + X Recta presupuestal N N∑x2-(∑x)2 Con esta fórmula se solucionará el problema del ejercicio propuesto anteriormente, por lo que se debe construir la siguiente tabla:

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AÑO

X (AÑOS)

Y Venta en miles

X2

XY

2009 2010 2011 2012 2013 TOTALES

1 2 3 4 5 15

210 225 232 245 260 1.172

1 4 9 16 25 55

210 450 696 980 1300 3.636

Ahora se calcula el valor de b: N∑xy - ∑x∑y b=

N∑x² - (∑x² ) 5(3.636) - 15 (1.172)

Entonces:

5 (55) - 15 (15)

b = 12 ∑y - b∑x Ahora el valor de b se reemplaza en a = N

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1.172 - 12 (15) Entonces a

=

5

992 = = 198.4 5

La ecuación de la recta presupuestal es: y = 198.4 + 12x

EL OBJETIVO ES BUSCAR UNA RECTA QUE PERMITA DETERMINAR NO SÓLO LAS VENTAS AJUSTADAS DURANTE LOS CINCO AÑOS SINO LA DE LOS AÑOS FUTUROS. Si se desea conocer las unidades a vender para el año 2014, es cuestión de reemplazar la variable x en la ecuación de la recta presupuestal por 6, toda vez que el 14 será el año sexto de la serie. y = 198.4 + 12x, Entonces y = 198.4 + 12 (6) = 270.4 Ventas presupuestadas para 2014: 270.400 unidades Las del año 2015 serán: y = 198.4 + 12 (7) = 282.4 Recomendación Al calcular los puntos de la línea presupuestal se deben eliminar aquellos años en los cuales las unidades vendidas fueron muchas o muy pocas con el objeto de tener una visión bastante acertada del futuro con base en datos normales del presente. C) Métodos Aritméticos C1) Método del incremento porcentual Para calcular la proyección de las unidades a vender por este método, se averigua el porcentaje de variación que se ha experimentado en las ventas de un año a otro. Luego se calcula el promedio de dicho porcentaje y se multiplica por las ventas del último año. Dicho resultado se adiciona al resultado operativo del último año. Ejemplo. Se presentan las ventas históricas (en unidades) a partir del año 2009 hasta 2013, para que se proyecten las unidades a vender para el año 2014, utilizando el método del incremento porcentual.

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AÑO 2009 2010 2011 2012 2013

Y (ventas en miles) 210 225 232 245 260

∆ PORCENTUAL 0 0.0714 0.0311 0.0560 0.0612

Los valores de la tabla que expresan el incremento porcentual se calculan así:

y1- y0

∆ Porcentual =

y0 225 – 210

15

∆ Porcentual (1) =

=

= 0.0714

210

152

210

232 – 225 ∆ Porcentual (2) =

7

=

225 ∆ Porcentual (3) =



= 0.0311

225

245 - 232

13 =

= 0.0560

232

232

260 – 245

15

∆ Porcentual (4) =

=

= 0.0612

245

245

∑∆ Porcentual Entonces el Promedio = n-1 n = número de años de la serie. 0.2197 Entonces = 5–1

=

0.2197 = 0.054925 ≈ 0.055

4

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Ahora las ventas para 2014 serán

= 260+0.055 (260)

= 260+14.3 = 274.3 = 274.300 Unidades C2) Método del incremento absoluto Consiste en tomar un promedio de las variaciones absolutas en una serie de datos y luego adicionarlo a la última ejecución comprobada. Ejemplo: Se presentan las ventas históricas (en unidades) a partir del año 2009 hasta 2013, para que se proyecten las unidades a vender para el año 2014, utilizando el método del incremento absoluto. AÑO 2009 2010 2011 2012 2013 TOTAL

Y (ventas en miles) 210 225 232 245 260

∑∆ Absoluto Promedio =

50 =

n–1

∆ BSOLUTO 0 15 7 13 15 50

= 12.5 4

Luego las ventas para 2014 serán = 260 + 12.5 = 272.5 = 272.500 Unidades Estimativo del precio de venta El establecimiento de precios o tarifas apoya los objetivos fijados en cuanto a los volúmenes de comercialización previstos y es crucial para determinar la clase de demanda que se busca atender: primaria o selectiva. En el primer caso, los precios bajos pueden incrementar la cantidad, el grado de consumo, además ayudar a reducir la resistencia normal de consumidor frente al producto. Cuando se trata de aprovechar la existencia de una demanda selectiva, puede recurrirse a precios paridad, compatibles con los de la

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competencia, con el propósito de retener a los compradores, o a precios de penetración, mediante los cuales se persigue apoderarse de mercados atendidos por la competencia. Si la empresa puede diferenciar su producto con calidad y rendimientos mayores, es posible implantar precios premium superiores a los fijados por la competencia. Cualquier decisión en materia de precios, además de contemplar su impacto sobre los objetivos mercantiles, deberá sustentarse en el conocimiento de los costos y en las expectativas de rentabilidad. Cálculo del precio de venta desde el punto de vista del estudio de mercado Una de las tareas esenciales y de más responsabilidad que corresponde a la dirección, es la fijación de los precios de ventas de los productos manufacturados por la empresa. La implantación de procedimientos con los que los ejecutivos de mercadeo pueden emitir un informe fundamentado en la investigación de mercados y que describe la forma como se espera conseguir los ingresos presupuestados, tiene gran importancia en una empresa.

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El principal objetivo a corto plazo del departamento de mercadeo debe ser el de proporcionar un conocimiento amplio del mercado en donde se ubicarán los productos; esto es, proporcionar el conocimiento de las preferencias entre un número dado de posibles compradores. La acción estratégica consistirá en inducir a los posibles clientes a pedir en una tienda el producto anunciado. Para alcanzar los objetivos de fijación de precios, se necesita cierta percepción del valor que ellos le dan al producto; crear esta imagen de valor en las mentes del público a favor de la oferta compete a mercadeo. En la elección del precio de un artículo se pueden marcar dos límites: uno inferior, del que trataremos de alejarnos en cuanto sea posible determinado por el costo directo de los productos, y otro superior o máximo al que intentaremos acercarnos que es el precio de venta más elevado de la competencia. Para estimar cuál es el precio comercial más adecuado para nuestro producto es necesario obtener la siguiente información: 1. Límites entre los cuales debería situarse el precio del producto. 2. Analizar el efecto que un aumento del precio de venta del producto podría producir en el mercado. Para ello se deben efectuar una serie de entrevistas a posibles clientes, incitándolos a indicar unos límites dentro de los cuales se halle el que estarían dispuestos a pagar, es decir:

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a. Un precio mínimo por debajo del cual no estaría dispuesto a vender. b. Un precio máximo, por encima del cual tampoco estarían dispuestos a comprar. Como consecuencia, el número total de personas que acepten comprar el producto a precio de venta concreto, son los que han iniciado un supuesto de precios que contiene el precio fijo. Punto de vista contable en el cálculo del precio de venta Muchos empresarios tratan de buscar máximos beneficios económicos, por ello controlan sus costos y tratan de colocar los productos en el mercado a los precios más favorables. El problema de decidir cuáles costos entran en el análisis para fijar los precios es siempre complicado. Entre los varios procedimientos utilizados para determinar los precios se encuentran:

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yy Método con base en los costos incurridos. El precio de venta viene dado por la suma de los costos de producción más los gastos de distribución, más el tanto por ciento de utilidad esperado. Ejemplo: calcular el precio de venta del artículo A, si para fabricarlo se incurre en los siguientes costos y gastos: Materia prima $35, Mano de obra directa $30, costos generales de fabricación $32, gastos de administración y ventas $15. Se espera una utilidad del 36% sobre los costos de producción y gastos de operación. Materia prima Mano de obra directa Costos generales de fabricación Gastos de administración y ventas Total costos de producción y gastos de operación Utilidad deseada (36%) Precio propuesto

$ 35 30 32 15 112 40,32 152,32

Estimación del precio basado en el rendimiento sobre la inversión. Una inversión es el sacrificio económico hecho por el empresario, con el objeto de generar una rentabilidad que garantice el costo del capital sujeto a riesgo. El rendimiento que se espera obtener para financiar, producir y distribuir los artículos es un índice clave de la eficiencia con que opera la gerencia, la cual puede mejorarla. Sa-

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biendo cual precio producirá una tasa determinada de rendimiento sobre el capital que está sometido a riesgo. Ejemplo: la compañía AB produce el artículo C. La inversión en el negocio es de $24.700.000. Los costos totales y gastos de operación del periodo son del orden de los $54.300.000. La empresa desea tener un rendimiento sobre la inversión del 36%. Se espera vender para el periodo 200.000 unidades del producto X. Como se espera obtener un rendimiento del 36% sobre la inversión, este sería: $24.700.000*36% = $8.892.000 (*) Entonces se desea encontrar un porcentaje igual al 36%, que multiplicado por los costos y gastos totales de producción del periodo dé como resultado el mismo rendimiento (*), es decir, el precio de venta determinado se debe derivar de la aplicación de un margen porcentual a los costos y gastos del producto. Margen Inversión porcentual sobre el costo = ---------------------------- x tasa de rendimiento sobre capital Costos totales anuales

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24.700.000 = -------------------- x 36% 54.300.000

= 0.45488 x 0.36 = 0.163756



≈16.38%

Ahora, si se desea obtener un 16.38% de rendimiento, sobre los costos y gastos totales, las ventas serán: Ventas = $54.300.000 (1.1638) = $63.194.340 Entonces, Ventas = $63.194.340 (-) Costos = $54.300.000 Margen $ 8.894.340 8.894.340 % de rendimiento sobre la inversión = --------------- = 36% 24.700.000 Es decir, el resultado de aplicar el porcentaje del 36% a la inversión es igual al resultado de aplicar el 16.38% a los costos.

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$24.700.000 x 36% ≈ 54.300.000 x 16.38% 63.194.340 Ahora el precio unitario deseado = ----------------- = $315.97/und. 200.000 Und. 3.2.2. El presupuesto de producción Este presupuesto está conformado por el presupuesto de unidades a producir y el presupuesto de costos de producción. Complementando el presupuesto de ventas y dependiendo de él, está el presupuesto de producción. Cuando se han estimado las unidades de cada producto que es probable que se vendan, se debe preparar su fabricación. Esto implica presupuestar las cifras para el departamento de fabricación. El presupuesto terminado para este departamento se conoce como el presupuesto de producción.

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El presupuesto de producción comienza con un estimado del número de unidades que deben producirse, de acuerdo con lo que señala el presupuesto de ventas y de acuerdo con el número de unidades que se pueden producir con mayor eficiencia en algún momento. 3.2.2.1 Presupuesto de unidades a producir A partir del presupuesto de ventas y de los inventarios de productos terminados es posible determinar la cantidad de cada producto que debe fabricarse. Para convertir los niveles de venta presupuestados a los niveles de producción requeridos, es necesario determinar el inventario disponible al comienzo del periodo y el nivel de inventarios que se desea tener al finalizar el periodo de acuerdo a políticas establecidas por la empresa. Con las unidades a vender estimadas y con las unidades que quedarán como inventario final de productos terminados, se pueden calcular las unidades a producir, mediante la siguiente fórmula:



Presupuesto de unidades a producir Unidades a vender Más: Inventario final de productos terminados Menos: Inventario inicial de productos terminados Igual: Unidades a producir.

Esta fórmula se desprende del siguiente análisis:

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Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos.

El inventario inicial de productos terminados (Ii) más las unidades a producir en el periodo (Up), serán iguales a las unidades a vender (Uv), más el inventario final (Ii), es decir: Ii + Up = Uv + IF Como se conocen las unidades a vender y los inventarios, inicial y final, para despejar Up (Unidades a producir) y poder calcular su valor, a ambos miembros de la igualdad se le resta II: II - II + Up = Uv + IF - II, entonces: Up = Uv + IF - II Ejemplo: Determinar el presupuesto de unidades a producir si se desean vender 600.000 unidades y se deben cumplir los siguientes niveles de inventarios de productos terminados: Inicial, 50.000 unidades y final, 60.000 unidades. Solución: Unidades a vender Más: Inv. Final de productos terminados Menos: Inv.Inicial Productos terminados Unidades a Producir

158

600.000 Und 60.000 Und 50.000 Und 610.000 Und

3.2.2.2 Presupuesto de costos de producción Este presupuesto comprende cada uno de los presupuestos de los tres elementos que constituyen el costo de un producto terminado, ellos son: yy Presupuesto de uso y costo de materiales directos yy Presupuesto de mano de obra directa yy Presupuesto de costos generales de fabricación Presupuesto de uso de materiales directos o materias primas. Los materiales se clasifican en directos e indirectos. Los materiales directos son aquellos que constituyen parte integrante del producto terminado y cuyo costo puede identificarse en el mismo. Los materiales indirectos son aquellos que no pueden identificarse en un solo producto, sino en un lote de producción. Por lo tanto, cuando se habla de este presupuesto se hace referencia sólo a los directos, pues los materiales indirectos quedan incluidos en el presupuesto de costos generales de fabricación. El presupuesto de uso de materias primas, comprende la determinación del número de unidades de materiales directos, que serán necesarios para la elaboración de una canti-

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dad de producción requerida. En el proceso de elaboración de este presupuesto se debe tener en cuenta: yy Determinación del número de unidades a producir yy El número de unidades de cada tipo de material que se requiere por cada unidad de producto terminado (estándar).

La compañía Manufacturera Arcos Iris Limitada, suministra la siguiente información para que se le prepare su presupuesto de unidades a producir y el presupuesto de uso de materiales directos a partir de la siguiente información: la compañía produce dos artículos, el A y el B. Espera vender para el primer semestre de 2014, 180.000 unidades del producto A y 250.000 unidades de producto B. Los Inventarios finales de productos terminados son como siguen: PRODUCTO A PRODUCTO B - Inicial 20.000 unidades 15.000 unidades - Final 22.000 Unidades 10.000 Unidades Para fabricar el artículo A y B se utilizarán tres tipos de materias primas: X, Y, Z en las siguientes cantidades: Unidad De Producto Cantidad estándar de materia prima X Y Z A 2 1 3 B 3 0 2

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Desarrollo del ejercicio Primero se debe preparar el presupuesto de unidades a producir de cada uno de los artículos A y B. COMPAÑÍA MANUFACTURERA ARCOS IRIS LIMITADA PRESUPUESTO DE UNIDADES A PRODUCIR I SEMESTRE DE 2014 VENTAS ESTIMADAS Más Inventario Final TOTAL NECESITADO Menos Inventario Inicial UNIDADES A PRODUCIR

160

PRODUCTO A 180.000 UND 22.000 UND 202.000 UND 20.000 UND 182.000 UND

PRODUCTO B 250.000 UND 10.000 UND 260.000 UND 15.000 UND 245.000 UND

Después de haber determinado las unidades a producir de cada uno de los productos A y B, se procede a elaborar el presupuesto de uso de materias primas.

COMPAÑÍA MANUFACTURERA ARCO IRIS LIMITADA PRESUPUESTO DE USO DE MATERIAS PRIMAS I SEMESTRE DE 2014 ESTANDAR DESCRIPCION

UNIDADES A

MATERIA PRIMA

PRODUCIR

EN UNIDADES

TOTALES EN UNIDADES

X

Y

Z

X

Y

Z

PRODUCTO A

182.000

2

1

3

364.000

182.000

546.000

PRODUCTO B

245.000

3

0

2

735.000

0

490.000

1.099.000

182.000

1.036.000

TOTALES

Presupuesto de costo de materiales Informa acerca del costo de materiales a usar, planeados en el presupuesto de uso de materiales.

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Continuando con el ejemplo anterior, y después de determinar el número total de unidades por cada materia prima, se procede a elaborar el presupuesto de costo de materiales, incluyendo un nuevo ingrediente como es el costo estándar de cada material directo. Ejemplo: En el presupuesto de uso de materias primas se determinó que se utilizarán en la producción de los artículos A y B materiales directos así: Materia prima X = 1.099.000 unidades Materia prima Y = 182.000 unidades Materia prima Z = 1.036.000 unidades El precio estimado para cada material es: Material X = $35 por unidad Material Y = $30 por unidad Material Z = $40 por unidad Prepare el presupuesto de costo de materiales directos para la Compañía Arcos Iris Limitada. COMPAÑÍA MANUFACTURERA ARCO IRIS LIMITADA PRESUPUESTO DE COSTO DE MATERIAS PRIMAS I SEMESTRE DE 2014 CANTIDAD USADA DESCRIPCION

Materia prima X

EN PRODUCCION EN

PRECIO

UNIDADES

ESTANDAR

1.099.000

TOTAL EN PESOS

$35

$38.465.000

Materia prima Y 182.000 $30 Materia prima Z 1.036.000 $40 TOTAL COSTO MATERIAS PRIMAS A UTILIZAR

$5.460.000 $41.440.000 $85.365.000

Preparado el presupuesto de uso de materiales directos, es necesario preparar además el presupuesto de compra de materias primas, pues se debe determinar el número de unidades que se deben adquirir de estos materiales, para hacer frente al consumo, de tal manera que haya una producción normal y para tener una cantidad razonable como inventario final, de manera que no implique mayores costos por almacenaje ni riesgos por pérdida o deterioro.

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Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos.

Presupuesto de compra de materiales Un presupuesto de compras especifica tanto las unidades a comprar como el valor presupuestado de cada materia prima. Ejemplo: De acuerdo al presupuesto de uso de materias primas, se determinó que se usarán en la producción materias primas así: MATERIA PRIMA X 1.099.000 Unidades MATERIA PRIMA Y 182.000 Unidades MATERIA PRIMA Z 1.036.000 Unidades La Compañía Arco Limitada ha establecido niveles de inventario de materias primas, así:

Inventario Inicial Inventario Final

162

MATERIA PRIMA X 100.000 90.000

MATERIA PRIMA Y 15.000 20.000

MATERIA PRIMA Z 80.000 100.000

El precio estimado para cada material es: MATERIAL X $35 POR UNIDAD MATERIAL Y $30 POR UNIDAD MATERIAL Z $40 POR UNIDAD Se pide preparar el presupuesto de compra de materias primas para el Primer Semestre de 2014, de la Compañía Arcos Iris Limitada.

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COMPAÑÍA MANUFACTURERA ARCO IRIS LIMITADA PRESUPUESTO DE COMPRAS DE MATERIAS PRIMAS I SEMESTRE DE 2014

163

Presupuesto de mano de obra directa Comprende la determinación de requerimiento de personal, del número de horas que son necesarias para hacer frente a una cantidad de productos por elaborar, el cálculo de la tarifa por hora y el costo de la mano de obra directa. Como la empresa ha estandarizado tanto la cantidad de tiempo que normalmente debe gastarse en la elaboración de cada cantidad de producto, así como la tarifa por hora, estos datos deben utilizarse para el cálculo de este presupuesto. Hay algunos factores que inciden en gran medida en la determinación del costo de la mano de obra directa, entre éstos factores se encuentran las prestaciones sociales básicas (cesantías, primas de servicios, vacaciones e intereses de cesantías) y los aportes efectuados por el empresario a la seguridad social y entidades promotoras de salud, SENA, I.C.B.F. y Cajas de Compensación Familiar.

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En las empresas en donde la producción es esencialmente manual, este presupuesto representa buena parte del costo de producción Ejemplo: la compañía Manufacturera Arco Iris Limitada, para la transformación de la materia prima, presenta tres procesos: moldeado, ensamblado y empacado, en cada uno de ellos se utilizan horas estandarizadas así:

MOLDEADO ESAMBLADO EMPACADO

PRODUCTO A 0.3 horas/unidad 0.2 horas/unidad 0.3 horas/unidad

PRODUCTO B 0.2 horas/unidad 0.1 horas/unidad 0.4 horas/unidad

La tarifa por hora, para cada uno de estos procesos es de $1.000. Se pide preparar el presupuesto de mano de obra directa, para la Compañía Arcos Iris Limitada del Primer Semestre de 2014. COMPAÑÍA MANUFACTURERA ARCO IRIS LIMITADA PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA DIRECTA I SEMESTRE DE 2014

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Presupuesto de costos generales de fabricación Los costos generales de fabricación son costos diferentes del consumo de materias primas y de la remuneración de la mano de obra directa, y abarcan tópicos como la supervisión, el control de calidad, los repuestos, el mantenimiento, la labor directa implícita en la producción y el consumo de energía. Debido a su heterogeneidad, estos costos se clasifican en fijos y variables. El presupuesto de costos indirectos de fabricación es el cálculo anticipado de los costos para niveles de actividad diferentes. Es decir, es el método que permite elaborar un cálculo anticipado de costos para cualquier nivel de actividad de la empresa. El sistema facilita la mejor planificación administrativa y un control de costo más efectivo, ya que se hace el estudio del comportamiento de los costos para niveles de producción cambiantes. Además, permite la fijación de los Costos Generales de Fabricación fijos y el cálculo de las variables para cada nivel, de manera que para un volumen dado puedan calcularse tasas estándar de los Costos Generales de Fabricación fijos y tasas estándar de Costos Generales de Fabricación variables en forma aproximada. Debe aclararse que los Costos Generales de Fabricación variables unitarios son constantes para diferentes niveles de actividad y los Costos Generales de Fabricación fijos unitarios disminuyen a medida que se incrementa el volumen de producción. En consecuencia cuando se trate de asignar los C.G.F. fijos estándar entre cada artículo y si el nivel de producción varia constantemente será necesario predeterminar éste. Ejemplo: Los siguientes son los Costos Generales de Fabricación para el Primer Semestre de 2014, para afrontar la producción de 182.000 unidades del producto A y 245.000 unidades del producto B. Se debe preparar el presupuesto de Costos Generales Fabricación para el Primer Semestre de 2014. Costos generales de fabricación FIJOS Supervisión $24.500.000 Ingeniería $16.300.000 Impuestos diversos $ 9.000.000 Seguros $ 4.200.000 Depreciación $ 8.400.000

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VARIABLES Materiales indirectos: Mano de obra Indirecta: Energía eléctrica Mantenimiento

$85.20/und. $14.850.000 más $24.2/unidad $ 4.810.000 más $19.30/unidad $ 5.200.000 más $86.40/unidad

COMPAÑÍA MANUFACTURERA ARCO IRIS LIMITADA PRESUPUESTO DE COSTOS GENERALES DE FABRICACION I SEMESTRE DE 2014 FIJOS $ 62.400.000 Supervisión $24.500.000 Ingeniería $16.300.000 Impuestos $ 9.000.000 Seguros $ 4.200.000 Depreciación $ 8.400.000

166

VARIABLES Materiales Indirectos $85.20 x 427.000 unidades = Mano de obra Indirecta $14.850.000 + $24.2 x 427.000 und.= Energía eléctrica: $4.810.000 + $19.30 x 427.000 unidades = Mantenimiento: $5.200.000 $86.40 x 427.000 unidades =

$116.707.700 $36.380.400 $25.183.400 $13.051.100 $42.092.800

TOTAL PRESUPUESTO C.G.F.

$179.107.700

Con el presupuesto preparado se puede calcular la tasa predeterminada para aplicar los C.G.F. Para este caso la calcularemos utilizando como nivel de producción, las unidades a producir para el Primer Semestre de 2014. Presupuesto C.G.F. Tasa predeterminada = Presupuesto nivel de producción

$179.107.700 = = $419.46 por unidad 427.000Und. Esta tasa significa que por cada unidad producida se le deben cargar $419.46 por concepto de Costos Generales de fabricación.

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Tarjeta de costos estándar por unidad producto A

Tarjeta de costos estándar por unidad producto B

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Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos.

3.2.3 Presupuesto de gastos de operación Este presupuesto se puede elaborar por conceptos. Los principales conceptos a incluir serán: • Gatos de ventas: incluye un número de elementos, tales como salarios, comisiones, gastos de capacitación y gastos de personal de venta. A menudo se asocian estos gastos con diferentes fuerzas de ventas por regiones, clases de clientes o grupos de productos. • Gastos de publicidad: Desde el punto de vista de los directivos, son gastos discrecionales y puede ser uno de los mejores elementos del gasto a reducir en tiempos difíciles. El presupuesto debe elaborarse de forma que los gastos de publicidad y las ventas puedan estar correlacionados. El control puede ejercerse mediante el desarrollo de estándares para el dimensionamiento de los gastos de publicidad basándose en la efectividad de la misma y luego llevar a cabo un test de forma regular para medir ese impacto.

168

Aún con la utilización de estándares y análisis para explicar que la publicidad es importante y por qué los gastos de publicidad son discrecionales, en ocasiones, cuando los directivos intentan reducirlos, descubren que se han comprometido gastos de publicidad para el futuro. Por ello, el sistema presupuestario, y los controles resultantes, deben incorporar planes que reflejan la programación temporal y el monto de los compromisos. • Gastos de desarrollo de productos: estos gastos deben ser controlados por proyectos. Un subsistema de desarrollo de productos se debe utilizar para ligar el presupuesto de investigación y desarrollo con el presupuesto de gastos de marketing. • Gastos de servicios al cliente: la creciente influencia del consumismo ha provocado que los programas de garantías tradicionales crezcan extraordinariamente. Cada vez se dedican más medios a contestar y solucionar las preguntas y reclamos de los consumidores así como las reparaciones y reposiciones de productos. Como resultado se utilizan nuevos métodos para planificar y controlar los gastos de servicios al cliente. Los gastos de garantías se pueden estimar como un porcentaje de las ventas. Los gastos de reposición de productos pueden estimarse mediante estadísticas de fallos relacionados con el producto. • Gastos de distribución física: se pueden manejar de forma centralizada o pueden ser divididos en función de las regiones servidas con el producto. • Gastos de administración: los denominados gastos administrativos incluyen toda esa serie de erogaciones que sin ser producción ni distribución son esenciales para

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el buen funcionamiento de la empresa. Debido a que la mayoría de los gastos administrativos son fijos persiste la inclinación a no controlarlos a excepción de los sueldos de muchos funcionarios que en muchos casos los fija el consejo de administración. Los demás tienen una “influencia bastante significativa” de las políticas y decisiones de la gerencia. Debido la influencia que ejerce la dirección sobre los mismos, existe la tendencia a no considerar ni su magnitud, ni su efecto sobre las utilidades de la empresa; como inciden gradualmente en las utilidades, deberán ser cuidadosamente planificadas, controladas y evaluadas. Gastos financieros: su presupuesto se efectúa en el momento en que se tengan criterios definidos sobre los requerimientos de efectivo. Es decir, que para determinarlos se hace necesario elaborar primero el presupuesto de efectivo, que es donde se percibe la posible o no necesidad de recursos.

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Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos.

RESUMEN

El presupuesto es un estimado cuidadosamente elaborado de las operaciones futuras del negocio, con base en las expectativas que tiene la administración sobre las condiciones probables que persistirán en la economía y en la industria. También se toma en cuenta el efecto de los planes de la administración relacionados con los cambios en las características de operación de la empresa. Debido a que, por lo general, el proceso de elaboración del presupuesto centra su interés en la rentabilidad y debido a que la determinación del costo es factor importante en la determinación de la utilidad, la estimación de costos futuros confiables es prerrequisito en la preparación de un plan útil de presupuestos.

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AUTOEVALUACIÓN 1. La empresa Comercializadora del Hogar Limitada, muestra las estadísticas de ventas de sus dos productos A y B en miles de unidades. AÑO PRODUCTO A RODUCTO B 2009 1.200 1.800 2010 1.210 1.850 2011 1.240 1.900 2012 1.280 1.920 2013 1.300 1.990 Cuál será la proyección de ventas para el año 2014 de cada uno de esos productos? Use los métodos de mínimos cuadrados, incremento porcentual e incremento absoluto. Determine el precio de venta para cada uno de los productos si los costos por unidad se espera que sean: PRODUCTO A PRODUCTO B Materias primas $800 $820 Mano de obra directa $500 $490 Costos generales de fabric. $350 $400 Gastos de operación $500 $550 Rendimiento deseado para A, el 60%, para B, el 50%. Para determinar el precio de venta utilice los métodos de: Costos incurridos. 2. Determine las unidades a vender para 2014 y el precio de venta de los productos A y B a partir de la siguiente información. AÑO PRODUCTO A PRODUCTO B 2010 1.210 1.850 2011 1.240 1.900 2012 1.280 1.920 2013 1.300 1.990 Los costos unitarios por producto son como siguen:

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Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos.

AUTOEVALUACIÓN PRODUCTO A PRODUCTO B Materias primas $ 5.800 $ 5.820 Mano de obra directa $10.500 $ 2.490 Costos generales de fabric. $ 2.350 $ 1.400 Gastos de operación $ 1.350 $ 1.550 La empresa posee la siguiente inversión, la cual utiliza según el siguiente porcentaje estimado. PRODUCTO A PRODUCTO B Caja y Bancos $ 2.000.000 49% 51% Clientes $ 1.000.000 60% 40% Inversiones $ 5.000.000 55% 45% Edificios $10.000.000 50% 50% Maquinaria $10.000.000 50% 50%

172

Se espera un rendimiento del 38% sobre la inversión. Para proyectar las ventas utilice cualquiera de los métodos conocidos. Para estimar el precio utilice el Método de Rendimiento sobre la inversión. 3. LA MODA 2000 es una compañía especializada en la producción de ropa para hombres, acostumbra a preparar presupuestos mensuales. Suministra los siguientes datos, para que usted prepare sus cálculos a 31 de Enero de 2014. a.

Pronóstico de ventas Camisas 35.000 unidades a $20.000 cada una Pantalones 22.000 unidades a $30.000 cada uno

b.

Inventarios iniciales esperados a enero 1 De materiales directos Tela 2.000 metros Hilo 50 carretes Botones 2.000 unidades Cremalleras 1.200 unidades Paño dacrón 2.000 metros

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AUTOEVALUACIÓN De productos terminados Camisas 1.600 unidades Pantalones 1.000 unidades c.

Inventarios finales esperados en enero 31 De materiales directos Tela 2.500 metros Paño dacrón 2.500 metros Hilo 40 carretes Botones 20.000 unidades Cremalleras 1.100 unidades

De productos terminados Camisas Pantalones d.

1.800 1.600

Materiales directos necesarios para producción

Para fabricar camisas: Tela 1.5 metros cada una Hilo 1 carrete por cada 100 camisas Botones 7 por camisa Para fabricar pantalones: Paño dacrón 1.30 metros por cada pantalón Hilo 1 carrete por 50 pantalones Botones: 3 botones por pantalón Cremalleras 1 por pantalón

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173

Generalidades del presupuesto y presupuestos operativos.

AUTOEVALUACIÓN e.

Precio de compra previsto para materiales directos Tela Paño dacrón Hilo Botones Cremalleras

f.

$ 4.000 cada metro $ 5.000 cada metro $ 500 cada carrete $ 2.000 cada docena $ 500 cada una

Mano de Obra directa Corte Camisas: Costura: Terminación:

5 camisas por hora a $ 2.000 hora 4 camisas por hora a $ 3.000 hora 20 camisas por hora a $ 1.500 hora

Corte Pantalones: Costura: Terminación:

174 g.

3 por hora a $ 2.500 hora 2 pantalones por hora a $3.200 hora 10 pantalones por hora a $1.800 hora

Se acostumbra a aplicar los C.G.F al 60% del costo de mano de obra directa.

Se requiere preparar: 1. Presupuesto de unidades a producir. 2. Presupuesto de uso y costo de materiales. 3. Presupuesto de compras de materias primas. 4. Presupuesto de Mano de Obra Directa. 5. Presupuesto de C.G.F 4. Industrias Munal Press S.A, produce tres modelos de ollas a presión de 2, 4 y 6 litros, para lo cual utiliza cuatro clases de materiales: acero laminado, manijas, pintura y válvulas.

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AUTOEVALUACIÓN Los materiales a usar por cada referencia son como sigue: 2 lts 4 lts 6 lts Acero laminado 3 libras 4 libras 6 libras Pintura 0.2 galón 0.3 galón 0.4 galón Manijas 1 1 1 Válvulas Mod.p (1) Mod.r (1) Mod.s (1) Inventario de materia prima Inventario de productos terminados 31 de diciembre de 2013 31 de diciembre de 2013 Acero 9 toneladas Pintura 1.300 galones Ollas de 2 lts 1.200 unidades Manijas 9.000 unidades 4 lts 1.600 unidades Válvulas: 6 lts 900 unidades Modelo p 4.000 unidades Modelo r 6.000 unidades Modelo s 5.000 unidades Ventas pronosticadas para el primer trimestre de 2014 Ollas de 2 lts 26.000 unidades 4 lts 32.000 unidades 6 lts 20.000 unidades Inventarios finales de: Materias primas Productos terminados Acero laminado 6 toneladas Ollas de 2 lts 1.500 unidades Pintura 700 galones 4 lts 1.300 unidades Manijas 5.000 unidades 6 lts 800 unidades Válvulas: Modelo p 1.600 unidades Modelo r 2.000 unidades Modelo s 2.200 unidades Se pide preparar los presupuestos de unidades a producir, uso de materiales directos en unidades y unidades a comprar de materiales directos.

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Unidad

4

Presupuesto de Efectivo

Presupuestos de Efectivo

PRESENTACIÓN De los diferentes componentes del capital de trabajo, el efectivo es tal vez la partida que requiere el mayor cuidado por parte del administrador financiero, en razón de que, en último término, todas las decisiones que se toman en la empresa repercuten sobre éste. El presupuesto de efectivo se presenta como herramienta necesaria y fundamental para el análisis y administración de este importantísimo rubro como lo es el efectivo. En los últimos años y a efecto de evaluar las finanzas de la empresa, ha adquirido singular importancia la capacidad generadora de efectivo que esta posee, e inclusive hay quienes destacan este concepto por encima de las mismas utilidades. Este punto de vista no deja de ser razonable ya que las decisiones financieras se implementan es con el efectivo y no con las utilidades.

178

El crecimiento de la empresa, que implica inversiones en activos fijos y capital de trabajo, debe apoyarse fundamentalmente en su flujo de efectivo, que de no ser suficiente obligará la empresa a recurrir al endeudamiento y los aportes de socios. Por otro lado, uno de los problemas a que se enfrenta el empresario es decidir si aumenta, repone o mejora sus activos fijos teniendo en cuenta que el éxito o el fracaso de una firma depende en gran parte de las decisiones que se tomen para invertir en activos fijos, pues el impacto que causa en la actividad general de los negocios repercute no sólo a corto plazo sino a lo largo de muchos años de existencia de la empresa.

PROBLEMA ¿Por qué los presupuestos financieros se convierten en una herramienta vital de planificación financiera para la empresa?

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Costos y Presupuesto

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS yyDeterminar la base para presupuestar la inversión en activos y la planeación del efectivo. yyExpresar las características y los objetivos del presupuesto de inversión y del presupuesto de tesorería.

SABERES yyPresupuesto de efectivo. yyLiquidez. yyPresupuesto de capital. yyRentabilidad.

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Presupuestos de Efectivo

DINÁMICA PARA CONSTRUIR CONOCIMIENTO ACTIVIDAD PREVIA: (Trabajo individual) yy El estudiante realizará una lectura comprensiva de la cuarta unidad. yy Realizará una síntesis del contenido de la unidad. yy Realizará los ejercicios propuestos al finalizar la unidad. yy Elaborará un listado de dudas o conceptos que no hayan quedado claros.

ACTIVIDAD EN GRUPO (CIPA) Reunidos en sus grupos de estudios (CIPAS), desarrollen las siguientes actividades: Cada integrante del grupo expondrá sus conclusiones acerca de la lectura realizada de la cuarta unidad.

180

Cada integrante del grupo expone las dudas que quedaron del trabajo individual y tratarán de ser resueltas con la participación y aportes de los demás compañeros. Se elabora un listado de temas o conceptos que no hayan quedado claros, para ser discutidos en la sesión. Este documento será evidencia presentada al tutor, así mismo los ejercicios resueltos planteados al finalizar la unidad.

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Costos y Presupuesto

4. PRESUPUESTO DE EFECTIVO 4.1 Definición El presupuesto de efectivo se puede definir como la planeación del movimiento del efectivo de la empresa, o dicho de otra forma, como el proceso de estimar todas las entradas y salidas de efectivo para un período futuro determinado. ESTA HERRAMIENTA DE MANEJO FINANCIERO ES ESPECIALMENTE UTIL EN LA PLANEACION Y CONTROL DE LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA Y COMO APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES DE INVERSION, FINANCIACION Y DIVIDENDOS. Razones por las cuales una empresa debe mantener efectivo. yy Razón Operativa: Se refiere al hecho de que la empresa, para poder llevar a cabo sus operaciones en forma normal, debe garantizar la financiación de un volumen determinado de efectivo que le permita atender el pago de las cuentas al momento de su vencimiento. yy Razón de Seguridad: Se refiere al hecho de que además de la inversión promedio requerida para garantizar la operación del negocio y con el fin de atender desembolsos imprevistos, la empresa establece como política mantener una cantidad adicional mínima que la proteja de dicho riesgo. yy Razón Especulativa: Esta no es muy frecuente y sería aplicable solamente en aquellas empresas con altos excedentes de efectivo que al decidir no invertirlos en la operación misma a través de un aumento del volumen y no requiriéndolo para el reparto de utilidades o cancelación de pasivos, se convierten en inversiones temporales con vencimiento a corto plazo que la empresa decide establecer con el fin no solamente de devengar un interés, sino también con el fin de tenerlo disponible para efectuar transacciones de tipo especulativo que en cualquier momento se le puedan presentar, bien sea en el mercado financiero o en el comercio mismo. 4.2 Utilidad del presupuesto de efectivo 4.2.1 Utilidad en la planeación y control de las operaciones El presupuesto de Efectivo es útil al proceso de planeación en la medida en que refleja el efecto que sobre la liquidez de la empresa tendrán las decisiones que se tomarán como consecuencia de los objetivos trazadas por ésta. Se supone que toda empresa organizada establece unos objetivos que desea alcanzar en un determinado período de tiempo. Estos objetivos determinan a su vez, las decisiones

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181

Presupuestos de Efectivo

que deberán tomarse para alcanzarlos, las cuales afectan la Liquidez y la Rentabilidad de la empresa dependiendo de la dimensión de tiempo que comprendan dichas decisiones. La técnica de proyección de estados financieros, permite determinar por anticipado el efecto que sobre la rentabilidad tendrán las decisiones a tomar. Análogamente, el presupuesto de efectivo determina el efecto de esas decisiones sobre la liquidez de la empresa y así, también se puede decir que éste es el reflejo de la planeación de la liquidez. En la medida en que todas las decisiones que se toman en las diferentes áreas, de una u otra forma, a corto o a largo plazo, afectan la liquidez de la empresa ya que implicarán un desembolso o una entrada de efectivo, este presupuesto se convierte en el medio ideal para controlar operaciones. Así, no se tendrá que esperar a que se emitan los estados financieros para saber que rubros se están desbordando en comparación con los presupuestos. 4.2.2 Utilidad en la toma de decisiones de inversión, financiación y dividendos.

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Mediante la utilización del presupuesto de efectivo, el administrador financiero puede hacer una planeación cuidadosa de los desembolsos de forma que la empresa pueda operar con el mínimo efectivo posible, permitiendo así la utilización de los demás fondos disponibles en el crecimiento de la empresa. Igualmente, permite mejorar las inversiones temporales ya que al pronosticar los requerimientos de efectivo, el empresario determina con bastante anticipación que porción de sus excedentes de caja puede invertir y por cuanto tiempo. El presupuesto de efectivo da aviso por anticipado de la necesidad de crédito, facilitando su búsqueda oportuna y en condiciones ventajosas. Además, es una muy buena carta de presentación ante los acreedores, quienes lo pueden utilizar como medio de verificación del monto del crédito y el plazo. En cuanto a la decisión de dividendos, podríamos decir que este presupuesto da la puntada final para tomarla. Si bien el Estado de Resultados al mostrar la utilidad obtenida por la empresa, da una idea del monto que eventualmente se podría repartir como dividendo, esta decisión debe ser sometida a una especie de proceso de decantación en dos etapas: la primera, analizando “dónde” han quedado invertidas esas utilidades, es decir, qué se ha hecho con ellas, lo cual se determina a través del análisis de Estado de Fuentes y aplicación de Fondos. La segunda, determinando si a corto plazo esas utilidades podrán convertirse en efectivo de forma que puedan repartirse, lo cual se hace con el Presupuesto de Efectivo y depende necesariamente de los resultados que arroje el análisis de EFAF (Estado de Fuentes y Aplicación de Fondos), ya que es posible que dichas utilidades ha-

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yan quedado aplicadas en inversiones a largo plazo o disminución de pasivos, lo que de ninguna manera permitiría repartirlas o al menos hacerlo en la cantidad deseada. 4.3 Elaboración del presupuesto de efectivo Una vez establecido el periodo que cubrirá el presupuesto de efectivo, se procede a su elaboración. La elaboración abarca el cálculo de los Ingresos y Egresos y la elaboración en sí del presupuesto con su respectivo análisis. Como ingresos del periodo se deben considerar: - Recaudos de cartera - Ventas de contado - Aportes de capital - Préstamos bancarios - Venta de activos fijos - Otros ingresos como intereses por rendimiento financiero, (cuentas de ahorros, inversiones), dividendos, arrendamientos, etc. - Impuesto a las ventas Como egresos se deben considerar: - Pagos a proveedores - Salarios - Prestaciones sociales - Arrendamientos - Servicios Públicos (agua, energía, teléfono, etc.) - Impuestos (renta, ventas, industria y comercio, valorización, etc.) - Publicidad - Seguros - Costos indirectos de fabricación - Otros gastos de administración y ventas - Compra de activos fijos - Inversiones financieras - Abonos o pagos de obligaciones - Intereses - Dividendos - Otros egresos Como se nota el presupuesto de efectivo tanto en los ingresos como en los egresos contiene partidas que conforman el Balance General y el Estado de Resultado de la empresa.

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Una de las tantas maneras como se puede presentar el presupuesto de efectivo es como sigue:

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Es decir a los ingresos se les deben restar los egresos y se obtiene como resultado el Balance Operativo. Al Balance Operativo se le adiciona el efectivo inicial (es la cantidad con que se cuenta al iniciar el periodo a presupuestar) y se le resta el efectivo mínimo a mantener en el periodo, para así obtener el efectivo disponible.

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El Efectivo Mínimo se define como aquel monto de efectivo que por política financiera, la empresa decide mantener para protegerse de desembolsos imprevistos evitando así una eventual situación de iliquidez (razón de seguridad). No existe una pauta o norma financiera que permita determinar el monto de efectivo mínimo que una empresa debe mantener. Asimismo no todas las empresas están en capacidad de mantenerlo y si lo acogen, su monto dependerá de la apreciación de riesgo que pueda tener el administrador financiero. La elaboración del presupuesto de efectivo no termina con el cálculo del efectivo disponible y considerarlo como cifra definitiva. Es allí donde comienza el análisis para tomar las decisiones pertinentes. Es posible que al final de cada periodo (meses o años) se obtengan saldos favorables de efectivo (superávit) o saldos desfavorables de efectivo (déficit), en todo caso hay que tomar decisiones. Los superávit deben aprovecharse y los déficit se deben remediar. El resultado final de un presupuesto de efectivo debe ser, saldos aproximados a cero (0). Al obtener el valor del efectivo disponible, se pueden presentar cuatro posibilidades: 1. 2. 3. 4.

Superávit temporal. Superávit permanente. Déficit temporal o transitorio. Déficit permanente o crónico.

El superávit temporal se presenta en alguno o algunos periodos del presupuesto. Como la idea es reducir estos superávits a cifras aproximadas a cero (0) como consecuencia de decidir una utilización plena del efectivo, algunas de las principales alternativas de aplicación son las siguientes: yy Efectuar inversiones temporales como por ejemplo, invertir en certificados de depósito a termino (C.D.T.). Por estas inversiones se recibirán unos rendimientos, al momento de percibirlos la empresa incrementará su flujo de efectivo. yy Anticipar pagos de obligaciones comerciales o financieras con el fin de ganar algunos descuentos o ahorrar intereses. yy Comprar de contado, principalmente materias primas con el fin de aprovechar mayores descuentos. yy Anticipar compra con el fin de ganar descuentos por compra de volumen.

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El superávit permanente, es la situación ideal que se quisiera se presentara en la empresa, pero cuando así sea deberá tenerse mucho cuidado al evaluar las diferentes alternativas de forma que siempre se elija la de mayor rentabilidad y menor riesgo. Recuerde: se tiende a ser más despreocupado en la bonanza que en la crisis. Algunas alternativas a aplicar en esta situación son: yy Efectuar inversiones permanentes (bonos, acciones, activos fijos, creación de empresas subsidiarias, etc.). yy Reparto de utilidades. yy Inversiones estratégicas (programas de investigación y desarrollo, estudio de mercados, capacitación, sistematización). yy Anticipar pagos de obligaciones financieras.

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yy Ampliar el efectivo mínimo (no sólo por razones de seguridad sino por motivos especulativos), pues en casi todos los negocios se presentan oportunidades en las cuales la disponibilidad de efectivo puede representar utilidades marginales para el empresario, como la compra de lotes de materia prima que eventualmente pueden ofrecerle a un precio atractivo. yy Incrementar niveles de inventario (para disminuir riesgo operativo y eventualmente aprovechar descuentos adicionales) que podrían ganarse del proveedor por las mayores compras que ello implicaría. yy Aumentar plazos de crédito (siempre y cuando represente un incremento en las ventas). yy Incrementar el volumen de operación. yy Implementar política de compra de contado. yy Implementar política de descuento de cuentas por pagar. El déficit temporal se presenta en algunos o algunos periodos del presupuesto de efectivo. Algunas alternativas para remediar este tipo de déficit son las siguientes:

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yy Préstamos a corto plazo. yy Acelerar el cobro de la cartera. yy Descuento temporal de cartera. yy Acelerar la disponibilidad de los recaudos. yy Retardar o aplazar desembolsos. yy Reducir temporalmente las compras. yy Trasladar gastos y/o inversiones. yy Promociones y/o realizaciones de mercancías. yy Liquidación de inversiones temporales. yy Recurrir al efectivo mínimo. El déficit permanente está fundamentalmente relacionado con una insuficiencia de capital de trabajo. Algunas alternativas más usuales para la solución de este déficit son las siguientes: yy Préstamos a largo plazo. yy Reducir plazos de crédito. yy Descuento permanente de la cartera. yy Reducción de los niveles de inventarios. yy Recortar y/o eliminar gastos, costos e inversiones. yy Refinanciar las compras de materia prima. yy Liquidación de inversiones temporales. yy Recortar o eliminar reparto de utilidades. yy Venta de activos no operativos. yy Recurrir al arrendamiento financiero (Leasing).

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yy Disminución del volumen de operación. yy Aportes de capital.

La empresa manufacturera Arco Iris Limitada suministra la siguiente información, para que se le prepare su presupuesto de efectivo para el Primer Trimestre del año 2014.

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COMPAÑÍA MANUFACTURERA ARCO IRIS LIMITADA BALANCE GENERAL DICIEMBRE 31 DE 2013

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Ventas pronosticadas Enero: $40.000.000 Febrero: $50.000.000 Marzo: $60.000.000 Las ventas son a crédito y su recaudo total es a 30 días. En el mes de enero se venden desperdicios industriales por $3.000.000. En enero se retiraron las inversiones a diciembre 31 de 2013 y se cobran sus rendimientos por $2.000.000. Las compras de materias primas serán como siguen: Enero: $20.000.000 Febrero $22.000.000 Marzo $25.000.000

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Se cancelarán a 30 días. Se pagará mano de obra directa así: Enero: $8.000.000, febrero: $7.000.000 y marzo: $8.000.000 Costos generales de fabricación: Enero $2.000.000, febrero $2.500.000, marzo $2.400.000. Gastos operativos: Enero: $3.000.000, febrero: $3.000.000, marzo: $3.400.000 Las cuentas por pagar por $3.000.000. Se pagarán en marzo, así mismo las obligaciones laborales. Las obligaciones financieras se cancelarán en cuotas de $10.000.000 cada una durante los 3 meses. Se pagarán intereses por estas obligaciones así: Enero: $3.000.000, febrero: $2.500.000 y marzo: $2.000.000 Saldo mínimo a mantener $1.000.000.

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Desarrollo: COMPAÑÍA MANUFACTURERA EL AMIGO LTDA PRESUPUESTO DE EFECTIVO ENERO A

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4.4 Presupuesto de inversiones o presupuesto de capital

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Las inversiones en activos son utilizadas en los negocios durante varios años, por lo que la decisión de invertir tiene que estar acorde con los objetivos de la empresa así como con sus estrategias y recursos, tanto financieros como humanos, presentes y futuros. Para efectuar estas inversiones existen varias formas: la más sencilla es la intuitiva, que consiste en listar todas las inversiones y sus formas de financiamiento. Otra forma está basada en la filosofía económica, la cual señala que la inversión debe ser por los menos igual a los beneficios futuros que se obtendrían. Una forma más desarrollada es la que juzga la inversión teniendo como base la filosofía económica, pero que además toma en cuenta las oportunidades que pueden obtenerse adicionalmente. 4.4.1 Definición de presupuesto de capital El presupuesto de capital consiste en planear la distribución de los recursos de capital disponibles con el objeto de maximizar las utilidades de la empresa. Expresa los planes detallados de los directivos respecto a adición de activos, sustitución o reemplazo y representa bienes comprados cuyo costo es aplicable a cierto número de ejercicios futuros. 4.4.2. Características. Cuando se decide invertir en bienes capitalizables es necesario considerar que: 1. Muchos aspectos, tales como incidencia de las inversiones, desarrollo de nuevas líneas de producción y mejoramiento de productos, afectarán el desarrollo de la empresa en varios años.

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2. La mayor parte de las decisiones de inversión implica erogaciones elevadas de dinero, por ello se diferencian de aquellas que se presentan en el diario transcurrir de la empresa. 3. Los bienes adquiridos incrementan la estabilidad de la empresa 4. Las inversiones efectuadas generalmente se recuperan a través del tiempo. 5. Se adquieren para tratar de alcanzar los objetivos de la empresa y normalmente no deben ser destinados para la venta. 4.4.3. Objetivos del presupuesto de capital Se ubican teniendo en cuenta tres funciones administrativas: 1. Planificación: permitir la selección adecuada de los proyectos de inversión, esto es, de aquellos que más se ajustan a los requerimientos de la empresa. 2. Coordinación: buscar el adecuado equilibrio de los desembolsos de capital en relación con: - Necesidades de dinero y financiación - Inversión comprometida con las diferentes actividades operacionales. - Volumen de ventas - Utilidades esperadas - Tasa de retorno sobre la inversión 3. Control: buscar la adecuada asignación de los recursos disponibles en relación con los objetivos planeados. 4.4.4 Clases de proyectos Entre los diferentes tipos de proyectos que puede tener en mente un empresario para invertir, figuran: yy Reposición o cambio yy Se suele presentar cuando debido a causas naturales como tiempo, fenómenos climáticos, desgaste, deterioro u obsolescencia de ciertas máquinas se resuelve cambiarlas por otra u otra nueva.

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yy Mejora del producto o del proceso yy Incluye aquellos proyectos tendientes a producir ingresos adicionales o ahorros en costos. Ejemplo: la adquisición de maquinaria moderna con el fin de transformar una operación manual mecanizada en espera de obtener mayor rendimiento a menor costo. yy Ampliación En este grupo se puede incluir aquellos proyectos de expansión tales como apertura de una nueva planta, abrir una sucursal de la matriz o adquirir una nueva empresa y fusionarla con la que se posee. 4.4.4.1 Formulación y evaluación de los proyectos. Los proyectos cubren periodos de tiempo variables y se refieren a actividades que pueden ser identificadas por separado para propósitos de planeación específicos, como por ejemplo ensanche de planta, nuevos productos, construcción de edificaciones, implantaciones de nuevos sistemas, nuevas tecnologías o alternativas de reemplazo.

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La planeación de largo plazo: hace referencia a la financiación de largo plazo de los diferentes activos fijos y del capital de trabajo permanente, debe contemplar tanto el capital requerido como el periodo durante el cual se necesitaran dichos fondos. Las fuentes de financiación a las cuales pueden acudir las organizaciones las podemos agrupar de la siguiente manera: 1. Fuentes Internas: Utilidades retenidas • Depreciación • Amortización de diferidos 2. Fuentes Externas: • Pasivos • Capital

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4.4.4.2 Metodología Para El Análisis Y Evaluación De Proyectos De Inversión. A continuación se ofrece un método adecuado para analizar y evaluar los proyectos de inversión. 1.

Se inicia con la definición de cada uno de los proyectos que se tenga. Esto implica determinar la inversión inicial, los flujos de efectivo que genera cada proyecto (positivo o negativo). La vida útil del proyecto, el valor de rescate (valor de recuperación) y toda la información cualitativa que se considere necesaria para el análisis. 2. Calcular el costo de capital ponderado de la empresa. Consiste en determinar cuánto le cuesta en promedio a la empresa cada unidad monetaria que maneja, lo que servirá de punto de referencia en el análisis cuantitativo de los proyectos, ya que será la tasa de rendimiento mínimo aceptable por la empresa. 3. Análisis cuantitativos. En esta etapa se evaluará cada uno de los proyectos por medio de los diferentes métodos cuantitativos. Culmina dicha evaluación en un enfoque matricial, que sintetizará los resultados de cada uno de los métodos y permitirá seleccionar los proyectos, tomando en consideración todos los métodos cuantitativos que existan, de acuerdo con la importancia concedida a cada uno. 4.

Selección de los proyectos. Analizado cada proyecto por medio del método cuantitativo, debe ser integrado con el aspecto cualitativo para el proceso de selección; esto implica tomar en consideración variables como el rendimiento que generará el proyecto, su nivel de urgencia, el riesgo que encierra, la necesidad de llevarlo a cabo, grado de apalancamiento financiero, etc. La selección no deberá ser encarada en forma parcial, en función de la rentabilidad, sino en unión con los aspectos cualitativos explicados.

5.

Seguimiento de los proyectos. Una vez que se han seleccionado los proyectos en función de las variables antes mencionadas, sigue la etapa de vigilar que los beneficios que se esperaban del proyecto se estén logrando de acuerdo con lo planeado. En este tópico de valuación de presupuesto de capital, es de gran importancia el aspecto fiscal.

4.4.4.3 Análisis cuantitativo. Se puede dividir en dos grandes grupos: 1.

Los que no consideran el valor del dinero en el tiempo.

2.

Los que sí lo hacen.

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Métodos que no toman en consideración el valor del dinero en el tiempo. Método de reembolso: Consiste en calcular el número de años que se necesitará para recuperar la inversión con los ingresos efectivos generados por el proyecto. Se calcula a través de la siguiente formula: I R= U Donde R: Periodo de recuperación o reembolso Donde I : Desembolso hecho por la inversión Donde U: Utilidad neta más depreciación Ejemplo: Se tiene la siguiente información referente a la adquisición de dos máquinas por parte de la compañía Manufacturera el Amigo Ltda., una en el primer semestre del año 2.000 y la otra en segundo semestre de dicho año.

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MAQUINA A Costo Inicial 1.000.000 n 10 Valor de salvamento 0 i 20% Ingresos y costos anuales en el tiempo de vida útil Ingresos promedios esperados $ 400.000 Menos: Depreciación $ 100.000 RENTA GRAVABLE $ 300.000 Menos: Impuesto estimado sobre la renta (35%) $ 105.000 UTILIDAD NETA $ 195.000

MAQUINA B 750.000 5 0 20%

$ 300.000 $ 150.000 $ 150.000 $ $

52.500 97.500

Puesto que la depreciación se disminuye de las utilidades para efectos fiscales y no originará desembolsos de dinero en periodos futuros, debe adicionársele a la utilidad neta para calcular el periodo en el cual se va a recuperar la inversión para cada una de las máquinas a adquirir por la compañía el Amigo Ltda. Entonces:

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Ingresos anuales reales: Utilidad neta Más: depreciación TOTAL

MAQUINA A

MAQUINA B

$ 195.000 $ 100.000 $ 295.000

$ 97.500 $ 150.000 $ 247.500

Periodo de recuperación Máquina A: I Recuerde que: R = U $1.000.000 Entonces: R = $ 295.000

= 3.39 años

Es decir la inversión en la máquina A se recuperará en 3.39 años. Desventaja del método A pesar de ser un método fácil de calcular, no mide la rentabilidad y no tiene en cuenta el valor del dinero por razón del tiempo. Método de rendimiento medio sobre la inversión En este método se relacionan los ingresos promedios anuales de efectivo con el desembolso hecho por la inversión. Entonces: Ingresos anuales de efectivo Rendimiento medio sobre la inversión = Desembolso por la inversión Tomando como ejemplo la literatura del ejercicio anterior se tiene: $ 295.000 Rendimiento sobre la inv. Máquina A = = 0.295x100=29.5% $1.000.000 Desventajas del método: un rendimiento del 29.5% se podría considerar bueno, pero desafortunadamente, este dato no se puede comparar con otras tasas de interés que

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tengan en cuenta el valor del dinero a través del tiempo. Ejercicio: calcule el rendimiento sobre la inversión de la inversión B (máquina B). Métodos que toman en cuenta el valor del dinero a través del tiempo. Valor Presente Neto. Este método es basado en el descuento de los flujos de caja. Se tiene en cuenta el momento en el tiempo en que se generan los flujos de caja al igual que su magnitud.

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El criterio de decisión consiste en que si el Valor Actual Neto es mayor o igual a cero, el proyecto se acepta, si es menor que cero, se rechaza. Este método consiste en traer los flujos positivos (ó negativos, según sea el caso) a un valor presente, a una tasa de interés dada (la mínima tasa de la que se descuenten dichos flujos se debe la del costo de capital) y compararlos con el monto de la inversión. Si el resultado es positivo la inversión es provechosa; si es negativo, no conviene llevar a cabo el proyecto. El valor presente neto de un proyecto es exactamente igual al incremento del patrimonio de los accionistas. Para saber por qué? Empecemos suponiendo que un proyecto tiene un valor presente neto de cero. En este caso el proyecto, reditúa un flujo suficiente para cumplir tres cosas: yy Para liquidar todos los pagos de intereses a aquellos acreedores que hayan prestado fondos para financiar el proyecto. yy Para liquidar todos los rendimientos esperados - dividendos y ganancias de capitalde aquellos accionistas que hayan aportado fondos de capital para el proyecto. yy Para liquidar la inversión inicial del proyecto. Por lo tanto, un proyecto con VAN igual a cero es el que obtiene un rendimiento justo para compensar tanto a los acreedores como a los accionistas, y donde cada uno de ellos es compensado de acuerdo con los rendimientos que esperan a cambio del riesgo que corren. Un proyecto con un Valor Actual Neto Positivo, retorna más que la tasa requerida de rendimiento y los accionistas reciben todos los excesos de flujo de efectivo, puesto que los tenedores de deuda tienen un derecho de naturaleza fija sobre la empresa. Es por esto, que el patrimonio de los accionistas aumenta en valor igual al VAN del proyecto. Los datos necesarios para utilizar este método son: a) Ingresos anuales netos de efectivo b) Costo de la inversión inicial c) Tasa de rendimiento esperado d) Los años de vida del proyecto

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Estos elementos serán básicos para determinar: - El valor presente del flujo de efectivo (P1) - La diferencia del valor presente del flujo de efectivo con la inversión inicial (P0), es decir, VPN = P1 - P0 Ejemplo: Evalúe la inversión en la máquina A, que debe hacer la compañía Manufacturera Arcos Iris Limitada en el Primer Semestre del año 2.014. Ejemplo: Evalúe la inversión en la máquina A, que debe hacer la compañía Manufacturera Arcos Iris Limitada en el Primer Semestre del año 2.014. Datos conocidos: A = 295.000 (ingresos anuales de efectivo) I = 20% n = 10 años P =? (Valor presente de la anualidad $295.000) Se calcula primero el valor presente de los ingresos anuales de efectivo (anualidad) a una tasa de interés del 20% en un periodo de 10 años, por lo que se propone la siguiente formula:

Gráficamente:

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Inversión = $1.000.000 Remplazando valores en la formula se tiene:

200

P = 295.000 x

5.19 1.238

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P = 295.000 X 4.192 P = $1.236.640 (P1) Como segundo paso, se resta el costo de la inversión (P0), del valor actual o presente del flujo de dinero (P1) así: VPN = P1 - P0 VPN = 1.236.640 – 1.000.000 VPN = 236.640 Lo cual indica que la inversión se recupera a la tasa requerida del 20% proporcionando un ahorro adicional de $236.640, durante el tiempo de vida del proyecto. Tasa interna de retorno Tasa Interna de Retorno (TIR). Se define como la tasa de descuento que iguala el valor presente de los flujos de caja a cero. Es decir, la tasa de descuento que hace que el Valor Actual Neto sea igual a cero. En otras palabras, la TIR es la tasa de descuento que hace que el Valor Actual de los flujos de caja sean iguales a la inversión inicial. Criterio de decisión. Si la tasa interna de retorno del proyecto es mayor o igual a la tasa mínima de rendimiento requerida - Ko- el proyecto se acepta, de lo contrario se rechaza. Tanto el Valor Actual Neto como la TIR representan técnicas del flujo de efectivo descontado, pero pueden entrar en contradicciones cuando evaluamos proyectos mutuamente excluyentes. Ejercicio: Evalúe la inversión en la máquina A, que debe hacer la Manufacturera Arco Iris Limitada, en el Primer Semestre del año 2014, por el método de la TIR. Inversión inicial: Ingresos anuales Vida útil Valor del salvamento:

$1.000.000 $ 295.000 10 años 0

El problema consiste en encontrar la tasa de interés que iguale la inversión inicial al valor actual de los ingresos anuales. Entonces se tiene que:

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P = $1.000.000 A = $ 295.000 n = 10 años i =?

202 1.000.0000 = 295.000 3.3898 =

(1+i) 10 - 1 (1+i) 10 i (1+i) 10- 1 (1+i) 10 i

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Selección de alternativas en cada unidad 1. Método de reembolso Debe escogerse el proyecto con más corto periodo de reembolso. A menor periodo menor riesgo y mayor disponibilidad de dinero. 2. Método de rendimiento medio sobre la inversión. Debe escogerse el proyecto con mayor tasa de retorno sobre la inversión.

3. Método del valor presente neto Acepte el proyecto si el valor presente de los ingresos menos el valor presente neto de los egresos es positivo. De lo contrario rechácelo. Si se están evaluando varias alternativas y los resultados de estas son positivas, escoja la de mayor flujo de ingresos. 4. Método de la Tasa Interna de Retorno Acepte el proyecto si la Tasa Interna de Retorno del mismo es mayor que la tasa del mercado financiero. De lo contrario rechácelo.

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RESUMEN El presupuesto de efectivo y el presupuesto de capital se convierten en herramientas fundamentales dentro del proceso de planeación financiera, debido que cada uno de ellos hace referencia a la administración de dos aspectos relevantes en el manejo financiero de la empresa, ellos son, la liquidez y la rentabilidad. Una buena gestión financiera dependerá de los logros alcanzados por los administradores en el manejo de la liquidez y de la rentabilidad de la empresa.

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AUTOEVALUACIÓN 1. Con base en la siguiente información prepare el presupuesto de Efectivo para el primer semestre del 2.012. a. Las ventas son 40 al contado y 60% a crédito b. En las cuentas a crédito el 50% se cobra al primer mes siguiente a la venta, el 30% al segundo mes siguiente a la venta y el 20% al tercer mes siguiente a la venta. c. El margen de utilidad bruta sobre la venta es un promedio del 30%. d. La política de inventarios estipula que se debe comprar inventario suficiente cada mes para cubrir las ventas del siguiente, es decir, las mercancías que se venden en febrero, se deben adquirir en enero. e. Se debe mantener un saldo mínimo en efectivo de $25.000. f. El 80% de las compras de inventario se pagan durante el mes que se hacen y el 20% al mes siguiente de éste. g. Cualquier necesidad financiera adicional deberá hacerse en múltiplos de $2.000 y al principio del mes, a un interés vigente del 36% anual, pagadero mensualmente. h. En marzo y junio se recibirán $30.000 por concepto de intereses y dividendos provenientes de las inversiones en valores. i. En marzo se planea comprar al contado un vehículo de reparto por $25.000 y en mayo se venderá al contado una máquina antigua por $15.000 la cual tendrá una depreciación acumulada de $26.800 (ignore impuesto sobre ganancias ocasionales). El costo de adquisición de dicha máquina fue de $31.800. j. Tasa de impuesto a la renta 33% k. Gastos mensuales: MES ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

SALARIOS $15.000 15.000 18.000 18.000 20.000 20.000

ARENDAMIENTO $10.000 10.000 10.000 10.000 10.000 10.000

DEPRECIACIÓN $1.000 1.000 1.250 1.250 1.150 1.150

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AUTOEVALUACIÓN l. Otros gastos, el 5% de las ventas del mes. A continuación se presenta la información financiera correspondiente a la compañía Comercial de Plásticos Ltda. Balance general a 31 de diciembre. ACTIVOS PASIVOS Efectivo $ 30.000 Proveedores $ 14.000 Cuentas por cobrar $112.000 Préstamos bancarios $100.000 Inventario $110.000 Pasivo LP $140.000 Activo fijo Dep. acumulada

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$200.000 $ 80.000

Otros activos Inversión en valores $200.000 Total de activos $572.000

Capital Utilidades retenidas

$280.000 $ 38.000

$572.000 ________ NOTA: Los préstamos bancarios fueron pactados al 36% anual, pagaderos mensualmente y el préstamo de largo plazo fue pactado al 24% anual pagaderos mensualmente. Las ventas reales del último trimestre fueron: $80.000; $100.000; $120.000 respectivamente. Pronóstico de ventas para el próximo periodo: Enero Febrero Marzo

$100.000 150.000 160.000

Total pasivo patrimonio

Abril Mayo Junio Julio

$190.000 200.000 220.000 210.000

Se solicita: preparar el presupuesto de efectivo para el periodo enero – junio, mostrando las necesidades de financiación futura.

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BIBIOGRAFIA yyPOLIMINELI, Fabozzy y ADELBERG. Contabilidad de Costos.Tercera Edición. México 1997. Editorial McGraw-Hill yyHAERGADON, Bernard J y MÚNERA C, Armando. Contabilidad de Costos. Segunda Edición. Bogotá 1992. Editorial Norma yyCUEVAS V, Carlos y AMAYA R, Manuel. Gestión de Costos. Cali 1989. Icesi. yyGARCIA S, Oscar León. Administración Financiera. Cali: Prensa Moderna Impresores S.A, 2009. yyBURBANO R, Jorge y ORTIZ G, Alberto. Presupuestos. Bogotá: Mc Graw Hill, 2000. yyWELSCH A, Welsch. HILTON, Ronald y GORDON, Paul. Presupuestos. Planificación y Control de Utilidades. México: Prentice Hall Hispanoamericana, S.A, 1990. yyKAFFURY, Mario. Presupuestos y Gerencia Financiera. Bogotá: Universidad Externado de Colombia, 1993. yyRINCÓN S, Carlos. Presupuestos Empresariales. Bogotá: ECOE Ediciones, 2011.

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CIBERGRAFÍA

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http://www.youtube.com/watch?v=KDV851ZjcLU http://www.youtube.com/watch?v=3uYL4ObGZQg http://www.youtube.com/watch?v=M78qJfzVN2c http://www.oscarleongarcia.com/site/ https://www.youtube.com/watch?v=P8fLBahzetI http://www.youtube.com/watch?v=tM3KbhUOLcc http://www.youtube.com/watch?v=ATmjchR6TyQ http://www.youtube.com/watch?v=kwziegGfh4Q http://www.youtube.com/watch?v=ves6Pys8cLw http://datateca.unad.edu.co/contenidos/256597/La_Meta. pdf https://www.youtube.com/watch?v=X85w9xykgzM http://www.youtube.com/watch?v=Empejfwn7Go http://www.youtube.com/watch?v=HNuVVGuRm_A

Corporación Universitaria del Caribe - CECAR

Dirección de Educación Abierta y a Distancia y Virtualidad

DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA Y VIRTUALIDAD ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

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