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• Kriz Molina

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CASO PRÁCTICO NÚMERO 2 Compras (abastecimientos) I. PLANEAMIENTO Usted como Auditor va a llevar a cabo la revisión de la función de compras de la empresa “Industria X S.A.” cuyas características ya señaladas indican que se dedican a la manufactura de productos farmacéuticos y que la materia prima se adquiere en un 60 % en el país y el resto es importada de Inglaterra, Alemania y Estados Unidos. La función de compras implica en esta empresa • Atención de las requisiciones provenientes de producción. • Programación de compras. • Selección de los mejores proveedores y negociación de los mejores precios . • Expedición de órdenes de compra. • Supervisión de la recepción del material pedido conforme a las disposiciones contratadas. • Actualización permanente del listado de proveedores. ********* ******** ******** En el desarrollo de su revisión como auditor interno usted observó los siguientes aspectos de interés: • El 80% de la requisición que llegan son urgentes. • Existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos que continuamente interrumpe la producción. El Gerente de Compras señala que la culpa es de producción porque no le informan oportunamente sus requerimientos a causa de no tener programada la producción. • En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo pruebas selectivas de las compras hechas en todo el año, se observaron las siguientes fallas generales en las compras locales: - Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia en la solicitud.

80

- Compras en que se seleccionó a un proveedor que no era el más barato por razones de urgencia. 20 - Compras en que no se cotizó a más de dos proveedores por no conocerse más proveedores que surtieran esos elementos para la producción. 30 - Compras sin problemas o efectuadas adecuadamente

70

Total examinado

200

En las importaciones no se observaron deficiencias. II. SE PIDE 1. Definir los problemas.  En este caso existe una continua queja del Gerente de producción por falta de abastecimientos que continuamente interrumpe la producción y de esta forma se deberá abastecer cada cierto tiempo en horarios establecidos  No existe un horario establecido para el abastecimiento de materia prima para la producción  Existe fallas generales en lo referente a compras  No existe una planificación de compras

2. Determine los factores de riesgo  No existe un estudio de proveedores  Carencia de listado único de precios de referencia de los proveedores.  Desabastecimiento en el área de compras y de esta forma en el área de producción  No hay un buen destino de los recursos económicos para la compra de insumos

3.-Señalar el defecto que tiene la operación.  Además, el horario establecido para el abastecimiento existe una interrupción, y se pierde cierta cantidad en la producción del producto terminado  Otro efecto detectado son las cotizaciones en las que no se la realiza para comparar precios y de esta forma al elegir alzar la cotización estos precios son muy elevados para la venta al publico  Por la necesidad se elige un solo proveedor y no existe una amplia gama para cotizar la materia prima

 No existe una información adecuada de la producción a la gerencia general para que de esta forma se pueda conocer que insumos se debería cotizar a los proveedores

4.

Indique que investigaciones adicionales haría.

 Se debería conocer cuáles son los responsables de producción y que estos den una información adecuada de los insumos a la gerencia para que realicen la cotización  Se haría un control al departamento de compras en relación a los responsables y que nos den información adecuada de los insumos para la producción  Revisar procesos internos de la empresa y buscar soluciones a procesos que no cumplan con los objetivos de la empresa  Revisión uso de materia prima

5. Señale las posibles recomendaciones  Se debería tener una supervisión a las personas encargadas de producción para que estos den una información adecuada a la gerencia general  Cumplir proceso compras establecido  Software de inventario

FACTORES DE RIESGO

OPERATIVO

SANCIONES

COSTO

CLIENTE INTERNO

CLIENTE EXTERNO

TOTAL AREA PROCESO -ACTIVIDAD COMPRAS EN QUE NO SE HICIERON COTIZACIONES POR URGENCIA DE SOLICITUD COMPRAS EN QUE SE SELECCIONO A UN PROVEEDOR QUE NO ERA EL MAS BARATO COMPRAS EN QUE NO SE COTIZO MAS DE DOS PROVEEDORES COMPRAS SIN PROBLEMAS O EFECTUADAS ADECUADAMENTE

VALOR

VALOR

%

VALOR

%

VALOR

%

VALOR

%

%

35

53,85

0

0,00

20

40,82

17

39,53

22

46,81

80

40

20

30,77

0

0,00

16

32,65

14

32,56

15

31,91

20

10

10

15,38

0

0,00

13

26,53

12

27,91

10

21,28

30

15

0 0

0

0 49

0

0 43

70 200

35 100

0 65

0 47

CONCLUSION La falta de planeación dentro del área de producción y compras esta se verá reflejada en los costos de producción de esta forma los precios de los medicamentos se elevarán y es así que esto afectara directamente al cliente