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CPEL CARRERAS UNIVERSITARIAS PARA PERSONAS CON EXPERIENCIA LABORAL

Tarea Virtual 1

Caso Diagnóstico de Control Interno aplicando la metodología COSO

ALUMNA:

PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

El procedimiento de Reclutamiento de Personal, se inicia cuando una de las Áreas de la Empresa tiene la necesidad de cubrir puestos vacantes. Las vacantes pueden ser consecuencia del cese de personal, creación de nuevos puestos, o por una estructura inicial que mantiene el Área. El Jefe o la Gerencia del Área solicitante deberán enviar al Gerente de Administración y Finanzas (GAF) un correo electrónico indicando la necesidad de cubrir la plaza vacante. Si el requerimiento de personal es para cubrir la creación de un nuevo puesto, el GAF deberá evaluar con el Gerente General, si este gasto puede ser cubierto por el presupuesto anual y cuál es la competencia o perfil profesional del nuevo personal solicitado. También se plantea si se puede promover al personal que trabaja en la empresa en el puesto que está vacante. En caso de no estar cubierto por el presupuesto, el GAF deberá indicarle a través de un correo electrónico al Jefe o Gerente del área solicitante la inviabilidad de dicha contratación y él es quien decide la contratación Cuando el Gerente General da su aprobación para cubrir una vacante, el GAF procederá con la búsqueda del nuevo personal. Para esto, el GAF coordinará con el Jefe o Gerente del área solicitante para que le envíe por email, el formato de requisición de personal y el Formato del Perfil del Puesto y las competencias que son necesarias para el cargo. La búsqueda del candidato se realizará mediante publicaciones en diarios de mayor circulación, Internet y/o las bolsas de trabajo. El GAF al recibir los Curriculum Vitae de los postulantes deberá realizar una primera selección de los candidatos que cumplan los criterios de la convocatoria. La primera selección de los candidatos será mediante una entrevista telefónica. En la entrevista telefónica, el GAF abarcará los siguientes puntos: 

Hará una Breve reseña de la empresa: Actividad de operación, posicionamiento en el mercado, número de trabajadores y beneficios económicos que otorga a sus trabajadores.



Realizará preguntas al candidato sobre su personalidad, vida familiar, estudios, experiencias laborales, entre otros.



Preguntará sobre las pretensiones Salariales, proyección profesional y expectativas laborales del candidato.

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Con esta primera entrevista, el GAF seleccionará los Curriculums Vitae de los precandidatos y los remitirá a los Jefes o Gerentes de área para su revisión. Los Jefes o Gerentes de Área seleccionaran a los precandidatos e indicarán al GAF cuales pasaran a la segunda entrevista. La Segunda entrevista es personal, el Gerente o Jefe solicitante estará a cargo de la entrevista. En esta entrevista se tratará los siguientes temas: 

Remuneración y beneficios económicos

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Personalidad (habilidades y aptitudes en el ambiente de trabajo)



Nivel Profesional y Pretensiones económicas

Al final de la segunda entrevista se quedarán con una terna de tres candidatos. A los candidatos que pasaron la entrevista, se les llamara por teléfono para coordinar la fecha del examen psicológico. Los exámenes psicológicos, estará a cargo de una psicóloga externa quien medirá las competencias personales y profesionales de los tres candidatos. La psicóloga enviará un informe de los resultados de los exámenes realizados de cada candidato e indicará cuál de ellos, según su criterio es el ganador. El resultado de la evaluación sicológica es remitido al GAF. El GAF se reunirá con el Gerente General y el Jefe o Gerente de área y deliberará a que persona deberán contratar. Una vez elegido al ganador, a los candidatos que no hayan sido elegidos, se les deberá informar sus resultados a través de una llamada telefónica, agradeciendo su interés e informando sobre futuras convocatorias. Una vez seleccionado al nuevo trabajador, se le comunicará telefónicamente que ha sido elegido para trabajar en la empresa y se le informa el día de ingreso a laborar. Asimismo, el GAF no envía un correo electrónico al Asistente Contable indicando el nuevo personal que ha ingresado a la empresa, para que proceda con la elaboración del contrato de trabajo y la comunicación al Ministerio de Trabajo. En el caso que un puesto vacante puede ser asumido por un trabajador, sin perjuicio del área, el GAF comunicará al Gerente General, quien puede ser promovido para asumir el puesto. En la empresa existe también la política del semillero, otorgado al personal que por su aptitud y desempeño se le da capacitación para que pueda en un mediano plazo ascender y asumir otros cargos.

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Se recomienda al Gerente de Administración y Finanzas que se cree el área de Recursos Humanos y se contrate a un personal administrativo para que se encargue de las funciones de Reclutamiento de Personal y del control de las planillas de haberes, vacaciones y provisiones según beneficios de Ley. El primer día de ingreso al trabajo, la persona firmará el Contrato de trabajo, que según política de la empresa tendrá una vigencia de tres (3) meses. El contrato lleva la firma del Gerente General y el visto bueno del GAF. Al trabajador se le da de alta en el sistema y se le entrega su Fotocheck, clave telefónica, y el lugar físico a donde laborar. Ingreso del nuevo personal a Planillas El asistente contable recibe un email del GAF indicando la contratación del nuevo personal. En dicho correo el GAF informa el nombre completo del trabajador, DNI, cargo a desempeñar, la fecha de ingreso, fecha de vencimiento del contrato y Remuneración. Con dichos datos el asistente contable elabora el contrato de trabajo e imprime dos originales del contrato que son enviados al GAF. El GAF entrega los dos contratos al Gerente General para su firma y visto bueno. Una vez firmado por el Gerente General, el GAF devuelve los dos contratos a Contabilidad. El primer día de trabajo del nuevo personal, el asistente contable lo manda llamar para que se apersone a Contabilidad a firmar el contrato de trabajo. El nuevo empleado firma los dos contratos. Con ello, el Asistente contable realizará los trámites ante el Ministerio de Trabajo. Para presentar el contrato al Ministerio de Trabajo, el asistente contable envía al mensajero para que vaya al Banco de la Nación a pagar el derecho de Registro de Contratos de trabajo sujetos a modalidad, código: 06386, si está en el plazo por ley de 15 días de entrega. Una vez que el asistente contable, tiene la papeleta de depósito del Banco de la Nación, se procede a ingresar a la página Web del Ministerio de Trabajo utilizando la clave SOL de la SUNAT y vía internet, el asistente contable adjunta el contrato del nuevo empleado en formato PDF, colocando el número de papeleta de depósito que se pagó por derecho de trámite. Una vez procesada la información por internet, el asistente contable imprime la hoja de “constancia de envío” y el “cuadro de Lista de Contratos por Estado” de la página web del Ministerio de Trabajo, donde figura la información completa del nuevo trabajador.

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Un juego de esta documentación es entrega al nuevo trabajador conjuntamente con una copia original de su contrato de trabajo firmada por el Gerente General y por el trabajador. Asimismo, el asistente contable, vía internet ingresa a la página web de la Superintendencia de Banca y Seguros (SBS) para buscar la AFP en donde el nuevo empleado está afiliado. Información que deberá luego ser considerada en la elaboración de la planilla de haberes. Si no estuviera afiliado, el asistente contable avisará al trabajador para que se apersone a una agencia bancaria a afiliarse a la AFP que considere conveniente y le envíe un email con los datos de la AFP y su código de afiliación. Si el trabajador tiene el cargo de Ejecutivo, el asistente contable le pedirá el Certificado de Retención de Renta de 5ta. Categoría de su anterior empleador. Información necesaria para el cálculo de la 5ta Categoría que la empresa empezara a retenerle en la planilla de remuneraciones.

APLICACIÓN DE METODOLOGÍA COSO

Ambiente de Control La integridad y los valores éticos, en la empresa no se encuentran formalizados, no se da a conocer un código de conducta, la gerencia de administración y finanzas no menciona sobre la importancia de los valores éticos. También carece de delimitación de funciones, el GAF no debería ser quien realiza la primera entrevista sino el área de recursos humanos. Recomendación: Se recomienda de realice una adecuada distribución de funciones de acuerdo al área y establecer como parte del proceso de contratación de personal la mención de los valores de la organización como información importante.

Evaluación de Riesgos El Artículo 28 del reglamento de la Ley 29783 señala que los trabajadores deben ser capacitados en materia de prevención “Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo” lo cual no realizaron con el nuevo personal, omitiendo la capacitación inicial dirigida a otorgar conocimientos e instrucciones al trabajador para que ejecute su labor en forma segura, eficiente y correcta. 5|P á g i n a

Recomendación: Se recomienda delegar un Supervisor Seguridad y Salud en el Trabajo para la instauración del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo que garanticen la plena participación de los trabajadores en materia de prevención de riesgos y la aplicación de un programa en materia de seguridad. Más específicamente, esta disposición legal figura en el cuarto principio de Ley 27983, titulado «Principio de información y capacitación».

Actividades de Control No hay un consenso en materia de revisión de políticas y procedimientos para determinar si continúan siendo apropiados para las actividades de la compañía. El nuevo trabajador desconoce si se establecen procedimientos para sus funciones diarias y la política de los controles. Recomendación: La compañía dele elaborar políticas, procedimientos, mecanismos, prácticas y una serie de medidas que se adoptan para conducir la gestión y asegurar que ésta se oriente eficazmente al logro de los objetivos. Por otro lado, las actividades de control se orientan a prevenir y detectar la materialización de los riesgos relevantes.

Información y Comunicación La gerencia y la jefatura si reciben información oportuna y confiable sobre los candidatos finalistas que les permitirá tomar la decisión correcta, por otra parte, no hay procedimientos para reportar situaciones impropias, por lo cual las mismas se realizan verbalmente y es esta quién actúa al respecto. La empresa no cuenta con un proceso certificado de calidad, también se identificó que no hay una comunicación adecuada por la forma de expresión de los funcionarios y la compañía no cuenta con canales de comunicación efectivos. Recomendación: La alta dirección debe asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficiencia del sistema de gestión de calidad. En relación con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios

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procedimientos para la comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización. Supervisión Se evidencia que no se realizan revisiones periódicas a los procesos de control interno y no se cuenta con auditoría interna para realizar las actividades de monitoreo. se observa que la compañía no está dando cumplimiento a la supervisión y monitoreo a los objetivos del negocio, ya que existen falencias que impiden que se establezcan mecanismos de control. Recomendaciones: La Compañía debe diseñar e implementar un sistema de monitoreo que servirá para apreciar el avance de los resultados delos procedimientos y controles, para asegurarse de que éste se sitúa sobre el buen camino para alcanzar los resultados esperados, o para observar y comprender las brechas, las dificultades o incluso las nuevas oportunidades. El monitoreo contribuye a decidir sobre los ajustes que son necesarios para alcanzar el objetivo de la organización.

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