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• Xiomara Rodriguez

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Contabilidad Hotelera

[CONTABILIDAD HOTELERA]

RESUMEN

Contabilidad hotelera las actividades hoteleras, restaurantes, hostales, hosterías, y afines pertenecen a la rama de servicios, por tanto tienen características particulares diferenciándose de otras actividades. Desde el punto de vista contable las mayores dificultades se presentan en la determinación de los costos de cada servicio y en la fijación del precio de cada uno de ellos. Los elementos teóricos y prácticos desarrollados destacan los aspectos y actividades típicas de un hotel, a fin de facilitar la comprensión y posibilidades de aplicación contable en casos reales.

[CONTABILIDAD HOTELERA]

GENERALIDADES Las actividades hoteleras contribuyen al desarrollo socio económico del país, pues, están íntimamente vinculadas con el turismo local e internacional, constituyendo al mismo tiempo una importante fuente de empleo y de ingresos, así como también al desarrollo de otras actividades productivas que tienen relación directa o indirecta con el sector, tales como la agricultura a través de la producción y provisión de alimentos, la agroindustria mediante alimentos procesados, la construcción a través de obras civiles y de infraestructura necesarias para la actividad hotelera, la industria por la producción de bienes. etc. Las actividades hoteleras y de ramas afines como lugares de esparcimiento, hostales, hosterías, restaurantes, etc. constituyen servicios que prestan las personas naturales o jurídicas a clientes a fin de satisfacer en forma apropiada fundamentalmente necesidades para alojamiento, distracción, alimentación y otras. El servicio básico de hotelería comprende:  Alojamiento (uso de habitaciones),  Comidas. bebidas. y  Otros servicios complementarios Los servicios complementarios tienen que ver con: lavado de ropa, piscina, discoteca, casino, salas de conferencias, espacios deportivos. Teléfonos, internet, tours, etc., según cada organización.

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN HOTELERA La funcionalidad apropiada de un hotel puede lograrse con una buena organización de áreas directivas y operativas: Gerencia, Administración. Contabilidad. Mantenimiento. Personal, Crédito y Servicios. GERENCIA: Es la responsable de la ejecución de las políticas y directrices de la organización, para ello, el conocimiento, experiencia, habilidad. Iniciativa y creatividad

[CONTABILIDAD HOTELERA] son condiciones necesarias. Se necesita un amplio conocimiento de las leyes de fomento al turismo, tributarias de trabajo y societario. ADMINISTRACIÓN: Tiene a su cargo la supervisión, control, coordinación de las actividades de la organización relacionadas con el servicio de alojamiento, de comidas, bebidas. etc. CONTABILIDAD: En el caso de hoteles, además de llevar contabilidad y elaborar los estados

financieros

consistentes,

confiables

y

oportunos, es

fundamental

la

sistematización de los costos de los diferentes servicios que ofrece. MANTENIMIENTO: El área de mantenimiento se encarga del cuidado de todas las maquinarias, equipos e instalaciones del hotel a fin de precautelar su óptimo funcionamiento. Debe entenderse que cualquier falla provocada por falta de atención del personal responsable puede afectar seriamente a la imagen y calidad de los servicios. PERSONAL: Se encargara de la selección previa, coordinación. y mantenimiento del personal del hotel asignado a los distintos servicios del hotel: habitaciones, comedor – restaurante, pisos, información, correo, personal administrativo, etc. CRÉDITO: El área de crédito, se encarga de todas las relaciones financieras con clientes a los cuáles el hotel concede facilidades de pago SERVICIOS: Cubre el área relacionada con servicios de "botones", choferes, ascensoristas y demás servicios afines

La Contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos generan ingresos tal es el caso del área administrativa, el soporte de la Contabilidad Hotelera está dado por la precisión de los costos e ingresos imputables a cada departamento; habitaciones, comedor,

bar – restaurant, bebidas,

lavado y

planchado de ropa, teléfonos, salas de conferencias, salas de recepciones, piscina, canchas deportivas. etc. según la disponibilidad de cada hotel.

[CONTABILIDAD HOTELERA]

ORGANIGRAMA DE UN HOTEL Aunque no existe un estándar único a nivel de organigrama para hoteles, a continuación se presenta un esquema básico

ASPECTOS NORMATIVOS LEY DE TURISMO CAPÍTULO VII DE LOS INCENTIVOS Y BENEFICIOS EN GENERAL Art. 26.- Las personas naturales o jurídicas que presenten proyectos turísticos y que sean aprobados por el Ministerio de Turismo, gozaran de los siguientes incentivos: 1. Exoneración total de los derechos de impuestos que gravan los actos societarios

de aumento de capital, transformación, escisión, fusión incluidos los derechos de registro de las empresas de turismo registradas y calificadas en el Ministerio de Turismo. La compañía beneficiaria de la exoneración, en el caso de la constitución de una empresa de objeto turístico, deberá presentar al municipio respectivo, la Licencia Única de Funcionamiento del respectivo año, en el plazo

[CONTABILIDAD HOTELERA] de noventa días contados a partir de la fecha de su inscripción en el Registro Mercantil del Cantón respectivo, caso contrario la municipalidad correspondiente emitirá los respectivos títulos de crédito de los tributos exonerados sin necesidad de un trámite administrativo previo. En el caso de los demás actos societarios posteriores a la constitución de la empresa, la presentación de la Licencia Única de Funcionamiento de la empresa turística será requisito previo para aplicar la exoneración contemplada en el presente artículo. 2. Exoneración total de los tributos que graven la transferencia de dominio de

inmuebles que se aporten para la constitución de empresas cuya finalidad principal sea el turismo, así como los aportes al incremento del capital de compañías de turismo registradas y calificadas en el Ministerio de Turismo. Esta exoneración comprende los impuestos de registro y alcabala así como sus adicionales tanto para el tradente como para la empresa que recibe el aporte. Estos bienes no podrán ser enajenados dentro del plazo de 5 años, desde la fecha del respectivo contrato, caso contrario se gravara con los respectivos impuestos previamente exonerados con los respectivos intereses, con excepción de que la enajenación se produzca a otro prestador de servicios turísticos, calificado, asimismo, por el Ministerio de Turismo; 3. Acceso al crédito en las instituciones financieras que deberán establecer líneas

de financiamiento para proyectos turísticos calificados por el Ministerio del ramo. Las instituciones financieras serán responsables por el adecuado uso y destino de tales empréstitos y cauciones. Art. 27.- Las personas naturales o las sociedades o empresas turísticas que cuenten con proyectos calificados: previo el informe favorable del Ministerio de Turismo, tendrán derecho a la devolución de la totalidad del valor de los derechos arancelarios, excepto el impuesto al valor agregado (IVA), en la importación de naves aéreas, acuáticas, vehículos y automotores para el transporte de turistas nacionales o extranjeros, por un periodo de diez años para la primera categoría y cinco años para la segunda categoría. Este beneficio se concederá siempre y cuando no exista producción nacional, cuenten con licencia de funcionamiento vigente otorgada por la autoridad competente y se cumplan los requisitos del Reglamento Especial que se dicte sobre la materia.

[CONTABILIDAD HOTELERA] Igual tratamiento tendrán las importaciones de equipos, materiales de construcción y decoración, maquinaria, activos de operación y otros instrumentos necesarios para la prestación de servicios turísticos determinados en esta Ley. El Ministerio de Turismo, una vez comprobado el uso y destino de esos bienes solicitara a la Corporación Aduanera Ecuatoriana (CAE) la emisión de las notas de crédito correspondientes. Art. 28.- Los gastos que se rembolsan al exterior por concepto de campañas de publicidad y mercadeo, sea está impresa, radial, televisiva y en general en otros medios de comunicación; material impreso publicitario y su distribución; alquiler, atención, diseño y decoración de stand: suscripción a centrales y servicios de información, reserva y venta de turismo receptivo; inscripciones y afiliaciones en seminarios, ferias o eventos para promocionar turismo receptivo: directamente relacionados con actividades de turismo receptivo incurridos en el exterior por las empresas turísticas, serán deducibles para efectos de la determinación de la base imponible del impuesto a la renta ni se someten a retención en la fuente. Estos gastos no requerirán de certificación expedida por auditores independientes que tengan sucursales, filiales o representación en el país, pero deberán estar debidamente sustentados con facturas y comprobantes de venta emitidos por los proveedores internacionales, acompañados de una declaración juramentada de que este beneficio no ha sido obtenido en otro país. Esta deducción no podrá exceder del 5% de los ingresos totales por servicios turísticos de la respectiva empresa correspondiente al ejercicio económico inmediato anterior. Art. 29.- Las comisiones a las que se refieren al artículo 13, numeral 4 de la Ley de Régimen Tributario Interno pagadas para la promoción del turismo receptivo, no podrán exceder del ocho por ciento sobre el monto de las venlas. Sin embargo, en este caso, habrá lugar al pago del impuesto a la renta y a la retención en la fuente que corresponda, si el pago se realiza a favor de una persona o sociedad relacionada con la empresa turística, o si el beneficiario de esta comisión se encuentra domiciliado en un país en el cual no exista impuesto sobre los beneficios, utilidades o renta. El Servicio de Rentas Internas establecerá el procedimiento para la entrega de la información sobre estos pagos.

[CONTABILIDAD HOTELERA]

Art. 30.- Los turistas extranjeros que durante su estadía en el Ecuador hubieren contratado servicios de alojamiento turístico y/o adquirido bienes y los lleven consigo al momento de salir del país, tendrán derecho a la restitución del IVA pagado por esas adquisiciones, siempre que cada factura tenga un valor no menor de cincuenta dólares de los Estados Unidos de América US$ 50.00. El reglamento a esta Ley definirá los requisitos y procedimientos para aplicar este beneficio. También contemplara los parámetros para la deducción de los valores correspondientes a los gastos administrativos que demanda el proceso de devolución del IVA al turista extranjero. Art. 31.- Los servicios de turismo receptivo facturados al exterior se encuentran gravados con tarifa cero por ciento del impuesto al valor agregado de conformidad con la Ley de Régimen Tributario Interno. Estos servicios prestados al exterior otorgan crédito tributario a la compañía turística registrada en el Ministerio de Turismo, en virtud del artículo 65, numeral 1 de la referida Ley. Para el efecto deberá declarar tales ventas como servicio exportado, y entregar al Servicio de Rentas Internas la información en los términos que dicha entidad exija. El crédito tributario será objeto de devolución por parte del Servicio de Rentas Internas. El impuesto al valor agregado pagado en las adquisiciones locales o importaciones de los bienes que pasen a formar parte de su activo fijo; o de los bienes, de las materias primas o insumos y de los servicios necesarios para la producción y comercialización de dichos bienes y servicios, que no sean incluidos en el precio de venta por parte de las empresas turísticas, será reintegrado en un tiempo no mayor a noventa días, a través de la emisión de la respectiva nota de crédito, cheque u otro medio de pago. Se reconocerán intereses si vencido el termino antes indicado no se hubiese reembolsado el IVA reclamado. El valor que se devuelva por parte del Servicio de Rentas Internas por concepto del IVA a estos exportadores de servicios en un período, no podía exceder del doce por ciento del valor de los servicios exportados efectuados en ese mismo período. El saldo al que tenga derecho y que no haya sido objeto de devolución será recuperado por el exportador de servicios en base a exportaciones futuras. Art. 32.- Los establecimientos de turismo que se acojan a los incentives tributarios previstos en esta Ley registraran ante el Ministerio de Turismo los precios de los

[CONTABILIDAD HOTELERA] servicios al usuario y consumidor antes y después de recibidos los beneficios. La información que demuestre el cumplimiento de esta norma deberá ser remitida anualmente por cl Ministerio de Turismo al Servicio dc Rentas Internas para el análisis y registro correspondiente. Art. 33.- Los municipios y gobiernos provinciales podrán establecer incentivos especiales para inversiones en servicios de turismo receptivo e interno, rescate de bienes históricos, culturales y naturales en sus respectivas circunscripciones. Art. 34.- Para ser sujeto de los incentivos a que se refiere esta Ley el interesado deberá demostrar: a) Haber realizado las inversiones y reinversiones mínimas que el reglamento establezca, según la ubicación, tipo o subtipo del proyecto, tanto para nuevos proyectos como para ampliación o mejoramiento de los actuales dedicados al turismo receptivo e interno: b) Ubicación en las zonas o regiones deprimidas con potencial turístico en las áreas fronterizas o en zonas rurales con escaso o bajo desarrollo socioeconómico; y, c) Que constituyan actividades turísticas que merezcan una promoción acelerada.

Art. 35.- El Ministerio de Turismo dentro del período de goce de los beneficios, efectuara fiscalizaciones a objeto de verificar las inversiones o reinversiones efectuadas, así como el cumplimiento de cada una de las obligaciones que determina esta Ley y sus reglamentos. Cuando el Ministerio de Turismo detecte datos falsos o incumplimiento a lo establecido en las respectivas resoluciones de calificación y concesión de beneficios, comunicara inmediatamente al Servicio de Rentas Internas, para que conjuntamente inicien las acciones civiles y/o penales correspondientes, sin perjuicio de las que el propio Ministerio de Turismo las imponga de acuerdo con la Ley y el Reglamento.

[CONTABILIDAD HOTELERA] De comprobarse ilícito tributario o defraudación conforme a las disposiciones del Código Tributario. Ley de Régimen Tributario Interno, sus reglamentos y demás normas conexas, se procederá a la cancelación del registro y de la Licencia Única Anual de Funcionamiento y a la clausura definitiva del establecimiento, sin perjuicio de las demás sanciones establecidas en las leyes correspondientes. Art. 36.- No podrán acogerse a los beneficios de que trata esta Ley, los siguientes: a) Los destinados al turismo emisor con destino al extranjero; y. b) Las agendas de viajes, a excepción de las agendas operadoras de turismo receptivo. Art. 37.- Los bienes importados bajo el amparo de esta Ley no podrán ser vendidos, arrendados, donados ni cedidos a terceros bajo cualquier otra modalidad, antes del periodo de depreciación contable del bien. El quebrantamiento de esta norma será sancionado con el triple del valor de los derechos arancelarios que fueron objeto de exoneración. No se aplicara esta disposición en el caso de traspaso de dominio a otro prestador de servicios turísticos, calificado por el Ministerio de Turismo.

DISPOSICIONES TRIBUTARIAS La actividad hotelera se somete al cumplimiento de dos tipos de obligaciones de carácter general desde el punto de vista tributario: a) Impuesto a la Renta; y, b) Impuesto al valor agregado IVA

10% ADICIONAL AL CONSUMO A través del Acuerdo Ministerial 007, publicado en el Registro Oficial No. 36, de 8 de marzo de 2007, se regulan aspectos relacionados con la propina legal que se cobra en los establecimientos turísticos establecidos en el Decreto Supremo 1269, publicado en el Registro Oficial No. 295 de 25 de agosto de 1971.

[CONTABILIDAD HOTELERA] El 10% adicional al consumo se cobrara en los establecimientos de hoteles, bares y restaurantes de las dos primeras categorías establecidas en el Reglamento General de Actividades Turísticas, reglamentos especiales y demás normas expedidas por el Ministerio de Turismo. Es decir en los establecimientos de lujo y primera categorías. BENEFICIARIOS Son beneficiarios del 10% adicional al consumo: 

Todos los trabajadores sujetos al Código del Trabajo que presten sus servicios en



empresas establecimientos de hoteles, bares y restaurantes. Los trabajadores intermediados reconocidos en la Ley Reformatoria al Código dc

 

Trabajo (ley 2006-48, R.O. 298-S. 23-VI-2006) Los de las empresas hoteleras, bares, restaurantes y en general todos los trabajadores que presten sus servicios en dichos establecimientos aunque el titular del registro y licencia de funcionamiento sea distinto al empleador.

NO SON BENEFICIARIOS No se benefician del 10% adicional a los consumos los representantes legales de la empresa o establecimientos en el caso de ser personas jurídicas, o sus propietarios y administradores en el caso de ser personas naturales. RECAUDACIÓN La recaudación, control y reparto del 10% adicional al consumo que se cobre, pagado al contado o a crédito, seguirá cl siguiente procedimiento: 

Los hoteles, bares y restaurantes emitirán sus comprobanticas dc venta autorizados por el SRI en los que se desglosara el valor correspondiente al 10% adicional al consumo. Estos comprobantes deberán contener obligatoriamente la siguiente leyenda: "Incluye 10% de servicios - propina o TIP" y. este concepto deberá además desglosarse en la casilla respectiva

dentro del

comprobante, con la siguiente indicación "10% propina - TIP" en lugar del 10% de servicios. 

EI empleador debe elaborar mensualmente un cuadro en el que consten los valores de las ventas de cada uno de sus establecimientos; es decir que se lo

[CONTABILIDAD HOTELERA] hará por cada establecimiento individual, aunque el empleador tenga a su cargo dos o más establecimientos. El cuadro debe ser exhibido en un lugar visible para todos los trabajadores, desglasando el valor del 10% adicional al consumo. 

Los

valores

recaudados

corresponderán

a

los

trabajadores

de

cada

establecimiento por separado, sea que el empleador haya cobrado o no el 10% de servicios- propina-TIP: y.

LIQUIDACIÓN 

El empleador entregará a cada trabajador la liquidación del pago del 10% de propina, documento que deberá tener los siguientes datos:  Nombre del establecimiento.  Período mensual que corresponde,  Nombre del trabajador.  Monto total a distribuir.  Número total de horas trabajadas.  Valor alícuota.  Número de horas trabajadas por cl trabajador.  Cantidad a recibir.  Firma del trabajador.



El empleador debe elaborar un reporte mensual del pago que realice, en que deberá constar la firma del trabajador.



El empleador deberá mantener los comprobantes de haber realizado el pago mensual de los valores correspondientes a cada trabajador, el que se deberá realizar hasta cl 15 del mes siguiente al cual corresponde el pago.

CÁLCULO Para el pago del 10% propina – TIP, se realizara el cálculo tomando en consideración las HORAS TRABAJADAS esto es: 1. Se sumaran las horas laboradas de todos los trabajadores 2. El valor del 10% por servicios se dividirá para dicho valor

[CONTABILIDAD HOTELERA] 3. El resultado será la alícuota que, multiplicada por las horas trabajadas de cada trabajador, será el valor correspondiente al 10% por servicios que le corresponda. FÓRMULA Paso 1: (+) Total horas laboradas

Paso 2: (/) Valor de 10% se divide para el total horas laboradas

Resultado: (=) Alícuota

Paso 3. (*) Alícuota multiplicada por las horas trabajadas de cada trabajador = Valor del 10% por servicios

: DECLARACIÓN DE PAGO 

El empleador deberá remitir al Inspector de Trabajo de la respectiva Jurisdicción, copias de las planillas de pago debidamente suscritas por el trabajador correspondiente al pago del 10% al consumo, en concepto de propina, conjuntamente con la declaración del 13ro, 14to y utilidades.



Los Trabajadores que se encuentren en goce de vacaciones, permiso por enfermedad, maternidad o lactancia, tendrán derecho a continuar percibiendo cl 10% por servicios.

INFRACCIONES 

Cuando se produzca una violación, alteración o incumplimiento a lo establecido en el presente acuerdo, las organizaciones laborales legalmente constituidas que patrocinen las respectivas asociaciones del sector de hoteles, bares, restaurantes y los representantes de cada establecimiento pueden presentar la respectiva denuncia ante el Ministerio de Trabajo y Empleo.



Con relación a la persona natural o jurídica responsable del establecimiento turístico se dispone:  Que si ha efectuado la recaudación del 10% adicional al consumo y no la reparte o la reparte en montos inferiores a los trabajadores, será sancionada dc acuerdo a lo dispuesto por el Código del Trabajo; y.  Que si por cualquier motivo deja de cobrar el 10% adicional al consumo, de igual forma entregara a sus trabajadores los valores que dejo de

[CONTABILIDAD HOTELERA] recaudar, sin perjuicio de que se le imponga la sanción prevista en el Código del Trabajo.

LAS FUENTES DE INGRESO Y SU CONTABILIZACION En un hotel existen varias fuentes de ingresos, las principales son habitaciones, comedor, bar-restaurant, otra fuente complementaria como lavada y planchada de ropa, casino (si lo hubiere), salas de conferencias, peluquería, etc. según la categoría a la que pertenezca el hotel. Para contabilizar los ingresos que percibe el hotel por la prestación de sus servicios es necesario en primer lugar diferenciarlos por

áreas principales, de tal manera que

facilite el reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio principal no solo que permite la cuantificación por cada rubro sino que permite identificar la importancia

de cada servicio respecto del ingreso total.

Además

constituye un elemento fundamental para la programación presupuestaria para cada ejercicio financiero.

Ingresos por alquiler de habitaciones La primera información que se capta en el

hotel a la llegada de huéspedes es el

"Registro de Huéspedes". Se usan tarjetas que incluyen el nombre, identidad,

cédula de

procedencia, destino, número de personas y firma del que asume la

habitación. El alquiler do habitaciones constituye un rubro principal de los ingresos del hotel. Para facilitar sus registros y contabilización

es indispensable mantener actualizadas las

tarjetas de llegadas de clientes y anotar los días de permanencia, de tal suerte que, cuando el huésped decide abandonar el hotel, esta información debe estar lista para emitir la cuenta y factura correspondiente. En las tarjetas de habitaciones llamadas también "Libro de Habitaciones" o "Cargo de Habitaciones" ocurre que se va anotando el núrnero de personas que han registrado su ingreso por habitación. So abre una ficha intercambiable de tal manera que siempre se conozca las habitaciones ocupadas y las vacantes existentes cuando los huéspedes abandonan el hotel.

[CONTABILIDAD HOTELERA]

HOTEL EL AMOR LIBRO DE HABITACIONES Fecha: ______________________________________________________________________

CLIENTE

NO. HABI T

Juan Paz

10

TIPO DE HABITACIÓN

SIMPL E

DOBL E

PRECIO HABIT.

TRIPLE

X

$1.400,0 0

TOTAL

NUMERO DE DÍAS

1

2

3

X

X

X

4

5

6

7 $4.200,00

Como puede observarse las tarjetas de habitaciones permiten conocer no solo cuántas habitaciones están ocupadas sino también el importe de las mismas en forma diaria, para ello con una señal se anota los días transcurridos y se obtiene el registro del ingreso que se contabilizará luego del pago respectivo de cada cliente.

Ingresos por comidas y restaurant Dependiendo de la sectorización o clasificación particular de cada hotel por áreas de servicios, unos emplean: comedores, bar – restaurant; otros, alimentos,

comidas y

bebidas; los registros son muy simples y se basan en los vales y facturas que entregan los camareros. El cajero registra el importe de los vales y facturas pagadas por

los

clientes en

efectivo y lleva un registro diario de todos los cargos sea por vales o facturas. Los vales corresponden a los cargos a los clientes alojados en el hotel o personas que tengan crédito en el mismo. Al final de cada día el cajero remite a contabilidad tanto el registro diario denominado "Ingresos del Restaurant" y los documentos de soporte. Puedan utilizarse dos tipos de registros: uno para vales (por cobrar) y otro para cobros en efectivo.

HOTEL EL AMOR INGRESOS - RESTAURANT (VALES)

[CONTABILIDAD HOTELERA] FECHA: NO. VALE COMIDAS LICORES $ 1.600,00 $ 2.100,00 $ 3.700,00

27 28 29

$ 2.300,00 $ 1.200,00 $ 1.900,00

GASEOSA S

TOTAL

$ 250,00

$ 4.150,00

$ 120,00

$ 3.420,00

$ 210,00

$ 5.810,00 $ 13.380,00

IMPUESTOS $ $ 7.400,00 5.400,00

TOTAL

$ 1.605,60 $ $ 580,00 14.985,60

HOTEL EL AMOR INGRESOS - RESTAURANT (EFECTIVO) FECHA: NO FACTURA

COMIDAS

LICORES

001-001-40 $ 1.300,00 $ 0,00 001-001-41 $ 2.200,00 $ 850,00 001-001-42 $ 2.400,00 $ 1.800,00

TOTAL

$ 5.900,00

GASEOSA S

TOTAL

$ 70,00 $ 190,00 $ 215,00

$ 1.370,00 $ 3.240,00 $ 4.415,00 $ 9.025,00 IMPUESTOS $ 1.083,00 $ $ 2.650,00 $ 475,00 10.108,00

El registro anterior sirve para que el cajero disponga de la información diaria para que contabilidad proceda a su contabilización y que el hotel tenga datos del comportamiento de comidas, licores, gaseosas y otros que según las necesidades se puedan clasificar.

Ingresos de clientes hospedados En

los hotel es una importante fuente de ingresos es la relacionada con

servicios

que prestan a

clientes

hospedados en establecimientos.

El sistema que se utilice para los registros de información y correspondiente debe diseñarse

los

en tal

contabilización

forma que permita satisfacer los

[CONTABILIDAD HOTELERA] requerimientos de clientes cuando ellos decidido abandonar el hotel. Una práctica normal es de que los huéspedes puedan salir del hotel hasta las 13:00 horas sin que éste impliqué un día más de alojamiento. Las

relaciones entre el

hotel

y clientes

recepción o entrada, abre una cuenta por correspondientes.

se mantienen en

la oficina de

cliente para registrar todos los cargos

Este registro pude hacerse en orden alfabético, por número de

habitaciones y aún por pisos. Un fichero por número de habitaciones quizás es lo que más se utiliza en la práctica. De esta manera el valor adeudado por cada cliente y por concepto se conocerá diariamente acumulando los cargos respectivos El

total

de cargos del

primer

así entonces se obtienen los

día constituirá el saldo anterior del día siguiente, valores

acumulados respectivos.

Una vez que la oficina de recepción o entrada del hotel registra los cargos a las cuentas de clientes y recibe la cancelación respectiva realizada por el huésped, la documentación se remite a contabilidad para los asientos contables y demás registros inherentes. Las cuentas de clientes en cuanto a su formato dependen de los tipos de servicios que tenga el hotel. El siguiente modelo puede servir de referencia:

HOTEL EL AMOR REGISTRO DE CUENTAS DE CLIENTES Cliente : Juan paz Habitación No. : 11 Fecha de Ingreso: 01/08/2012

FECHAS SALDO ANTERIOR HABITACIÓN RESTAURANT LAVADO DE ROPA PLANCHADO TELÉFONO

01/08/20 12

Tipo: Simple Precio Habitación: $1.400,00 Fecha de Salida: 06/08/2012

$ 1.400,00 $ 650,00

02/08/20 12 $ 2.230,00 $ 1.400,00 $ 715,00

$ 0,00 $ 0,00 $ 120,00

$ 0,00 $ 0,00 $ 90,00

03/08/20 04/08/20 12 12 $ 4.465,00 $ 6.865,00 $ 1.400,00 $ 1.400,00 $ 510,00 $ 890,00 $ 240,00 $ 130,00 $ 120,00

$ 0,00 $ 0,00 $ 105,00

05/08/20 06/08/20 12 12 $ $ 9.305,00 11.220,00 $ 1.400,00 $ 0,00 $ 450,00 $ 210,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 0,00

[CONTABILIDAD HOTELERA] VARIOS

$ 60,00

$ 30,00

$ 0,00

$ 45,00

TOTAL

$ 2.230,00

$ 4.465,00

$ 6.865,00

$ 9.305,00

$ 65,00 $ 11.220,0 0

$ 11.430,0 0

Las cuentas de clientes mediante tarjetas facilitan la información al cliente para que conozca en forma muy oportuna los cargos por los días de alojamiento y demás consumos y servicios suministrados por el hotel.

LOS COSTOS EN LAS ACTIVIDADES HOTELERAS Como

en toda organización que

persigue fines de lucro (beneficio o utilidad) el

tratamiento de los costos requiere la mayor precisión posible, tomando en cuenta que los costos constituyen,

la base indispensable para fijar precios, financiar gastos

generales y estimar las utilidades. En

el

caso

de actividades de

hotelería

y

servicios

afines,

la

importancia de los costos es fundamental por cuanto la naturaleza de ellas requiere de algunas distinciones especiales entre costos que pueden fácilmente asignarse a los departamentos o servicios específicos y otros costos o gastos no distribuibles. Para la precisión de los costos de actividades hoteleras es necesario sectorizar los departamentos que generan costos: habitaciones, comedor y restaurant, lavado y planchado de ropa, servicios de terceros (fuera del hotel), salas de conferencias, casino, etc. según cada infraestructura disponible.

Costos de alimentos Una línea de costos muy frecuente o permanente en los hoteles es la relacionada con la adquisición de alimentos destinados finalmente al consumo a través del servicio de comedor y restaurant, o para servicios de comida hacia afuera. Los hoteles llevan normalmente un registro de control de explotación de la cocina y comedor o restaurant.

[CONTABILIDAD HOTELERA] El control de costos se inicia en la compra de suministros de alimentos, haciéndose necesario en primera instancia clasificarlos en artículos de consumo inmediato y en bodega o almacén. Los de consumo inmediato son aquellos que perecen en forma rápida (uno dos días) tal es el caso de carnes, pescado, leche, quesos mantequilla; los otros, son menos perecederos y pasan a forma de inventarios de bodega o almacén y para su consumo requieren previamente de una "requisición" (orden de salida). Los costos de alimentos se registran al valor de su compra y se los asigna según su destino por secciones de consumo: cocina pastelería, panadería, lácteos, etc. El sistema de inventario permanente es muy útil en los servicios de hotelería, pues, permite conocer en forma oportuna las existencias de aquellos productos que requieren de almacenamiento potencial. Un inventario físico con periodicidad mensual es una buena opción para el control de alimentos inventariables. Normalmente, el sistema de costos se base en el método "FIFO" (lo primero que entra – lo primero que sale), mediante el cual las entradas se refieren a las adquisiciones y las salidas en función

del orden de antigüedad de las compras. El saldo deberá

coincidir con las existencias de los alimentos de bodega. Como en todo sistema de inventarios, sus registros tienen la característica de extracontable por las diferencias que pueden ocurrir entre los valores de tarjetas y la cantidad física de los artículos. Obviamente, al presentarse diferencias será necesario realizar los ajustes respectivos. El costo de alimentos y la utilidad bruta Para

obtener

el margen de utilidad bruta por el servicio de comidas

presta el hotel realizadas

y el

se hacen comparaciones entre costo de

departamento o sección, costos,

por

los alimentos

el valor de

adquiridos

y

que

las

asignados

ventas a

cada

la diferencia será el margen bruto de utilidad. Los

el momento

no incluyen

los

administración, ya que, tienen otro tratamiento

de mano

de

obra y gastos

de

[CONTABILIDAD HOTELERA] Las

comparaciones

entre

ventas

y

costos

un tipo de análisis tal que nos permite conocer

de alimentos nos conlleva a el comportamiento de

los

productos vendidos y consecuentemente el margen bruto de utilidad. Ejemplo:

VENTAS (-)COSTO DE VENTAS (=) UTILIDAD BRUTA % UTIL. BRUTA SOBRE VENTAS

PLATOS A DESAYUN PASTELER LA CARTA MENÚS OS ÍA $ $ $ 27.500,00 34.600,00 17.000,00 $ 8.900,00 -$ -$ 14.000,00 16.300,00 -$ 7.500,00 -$ 4.000,00 $ $ $ $ 13.500,00 18.300,00 9.500,00 4.900,00 49%

53%

56%

55%

TOTAL COMEDOR Y RESTAURA NT $ 88.000,00 -$ 41.800,00 $ 46.200,00 53%

Desde luego, es factible abrir hojas de análisis comparativos entre ventas y costos de ventas y determinar el porcentaje de utilidad bruta sobre ventas. Mientras más frecuente sea este tipo de análisis, el hotel dispondrá de mejor información para detectar la contribución individual al beneficio esperado.

Los costos de mano de obra, gastos de administración y ventas Tanto los costos de mano de obra y gastos de administración fácilmente identificables por departamentos se asignan al departamento o sección respectiva según

la

clasificación que se utilice, de tal manera que cada departamento absorba en forma directa este tipo de costos y gastos. Pero, otros gastos, que no pueden asignarse en forma directa a los departamentos se trasladan al Estado de Pérdidas y Ganancias como "Gastos de Administración no Distribuibles”.

Los gastos de ventas tienen el tratamiento normal como en otros

negocios Los costos de mano de obra, gastos de administración y de ventas una vez asignados, permitirán la obtención de la utilidad neta de operaciones.

[CONTABILIDAD HOTELERA]

ASIENTOS TIPO COSTOS DE LOS SERVICIOS COSTO DE LOS ALIMENTOS: En los hoteles es necesario llevar un registro de control de costos de la explotación de la cocina y comedor o restaurante. La valoración y control de costos de alimentos se inicia en la compra de estos, haciéndose necesario en primera instancia clasificarlos en dos categorías: a) alimentos dc consumo inmediato; y b) alimentos no perecibles en forma inmediata (bodega o almacén).

 Compra y traslado de alimentos: DEBE xxxxxx

INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Perecibles No perecibles

HABER

xxxxxxx

BANCOS, CUENTAS O DOCUMENTOS POR PAGAR

--x--xxxxxxx

COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Perecibles xxxxxxx x

BANCOS, CUENTAS O DOCUMENTOS POR PAGAR

--x--xxxxxxx xx

COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

xxxxxxx xx

INV. DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

COSTO DE LICORES Y BEBIDAS: no perecibles.

Sigue el

mismo tratamiento a los alimentos

 Compra de alimentos y bebidas:

INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

DEBE xxxxxx

HABER

Licores Bebidas IVA pagado xxxxxxx

BANCOS

 Compra en la recepción en un matrimonio: DEBE

HABER

[CONTABILIDAD HOTELERA] COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

xxxxxx

Matrimonio Vaca-Luna Licores Bebidas Comedor xxxxxxx

INVENTARIO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

COSTOS DE MANO DE OBRA: Si el personal realiza algunos trabajos en el hotel, se distribuye el costo en función del tiempo empleado en la actividad.

COSTO DE HABITACIONES

DEBE XXXXX

HABER

Remuneraciones COSTO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

XXXXX

Remuneraciones COSTO DE SALAS DE CONFERENCIAS Y RECEPCIONES

XXXXX

Remuneraciones COSTO DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

XXXXX

Remuneraciones XXXXX

BANCOS

GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

GASTOS DE PERSONAL

GASTOS DE MANTENIMIENTO GASTO SERVICIOS BÁSICOS BANCOS

DEBE XXXXX XXXXX XXXXX

HABER

XXXXX

INGRESOS POR LOS SERVICIOS PRESTADOS DEBE XXXXX

CAJA

INGRESOS POR HABITACIONES INGRESOS POR ALIMENTOS Y BEBIDAS INGRESOS POR SERVICIOS COMPLEMENTARIOS

HABER XXXXX XXXXX XXXXX