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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA DE MEXICO FACULTAD DE ESTUDIOS SUPERIORES CUAUTITLAN CAMPO – 4

CARRERA: ADMINISTRACION

MATERIA: COMUNICACIONES

GRUPO: 1351

TEMA 8: CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES

INTEGRANTES DEL EQUIPO: BERNARDO ROSALES DIANA GUADARRAMA NAVA JESUS JARDON RAMIREZ JESUS NESTOR NAVA CHAVEZ JOSE ELIAS

PROFESOR: MIGUEL ROJAS VAZQUEZ

FECHA: VIERNES 9 DE OCTUBRE DE 2009

INDICE

CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES --------------------------------------3 PLANEACION PARA LA DIRECCION DE REUNIONES ----------------------------3 

FORMULACION DEL GUION -------------------------------------------------------5 -

PRESENTACION DE LA REUNION ------------------------------------------5 MECANICA DELIBERATIVA ----------------------------------------------------5 PRESUPUESTOS -----------------------------------------------------------------6

ELEMENTOS DE LOS CUALES SE SIREVE UN DIRECTOR DE REUNIONES --------------------------------------------------------------------------------------6 

PREGUNTAS ----------------------------------------------------------------------------7 -

 

TECNICAS DE LA INTERROGACION ---------------------------------------8 TIPOS DE PREGUNTAS --------------------------------------------------------8 INTERROGACION PARA CENTRAR LA TEMATICA DE LAS REUNIONES ------------------------------------------------------------------------9

RESPUESTAS. SUS ESPECIES ---------------------------------------------------9 MATERIAL VISUAL AUDIOVISUAL Y OTROS APOYOS -----------------11

SITUACIONES CONFLICTIVAS EN LA CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES ------------------------------------------------------------------------------------12 RECOMENDACIONES PARA LA OBSERVANCIA DEL PROTOCOLO Y LA CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES -------------------------------------14 EVALUACION DE REUNIONES ----------------------------------------------------------16 

TIPS --------------------------------------------------------------------------------------17

CONDUCCIÓN Y DIRECCIÓN DE REUNIONES

PLANEACION PARA LA DIRECCION DE LAS REUNIONES Planeamiento contextual para la dirección de las reuniones La efectividad en el trabajo del grupo deliberantemente depende, en lo alto grado, de los siguientes factores: a) Existencia de un conductor o director, que reúna las características básicas que se han considerado como necesarias para llevar a efecto la conducción grupal. b) Planeación cuidadosa de la reunión, por el director c) Aplicación de técnicas especificas en el ejercicio de la dirección hasta llegar a los resultados. d) Fomento, mantenimiento y coordinación de dialogo y del intercambio de puntos de vista a través del manejo técnico de las preguntas y el uso oportuno de medidas de apoyo e) Preparación y participación activa de los miembros del grupo f) Evaluación de las reuniones. g) La dimensión y proyección que se le dé a la reunión dependerá del problema que se pretende solucionar. La definición del problema consiste en evaluar en su justa dimensión que aspectos representan situaciones conflictivas en la organización, que elementos están en desajuste con lo planeado y cuáles son las normas vigentes pero inobservables. h) Definición del problema: i) En que ramas que se necesita con urgencia la capacitación y desarrollo de detección de las causas por lo que falla el sistema. j) Definición de objetivos: k) Enseguida se detallara y precisara el objetivo de la reunión y del ciclo en cuyo caso será desarrollar en los jefes de departamento, zona o edificio y habilidad para instrumentar decisiones. l) Formulación del temario: m) En un documento especial se definirán los temas, subtemas e incisos relativos a cada materia, a fin de orientar a los participantes en la toma de decisiones. En él se precisaran método y sistema de capacitación, amplitud de materias y temas, dosificación del conocimiento, técnicas que se usaran En la enseñanza, número de horas dedicadas a cada tema así como el objetivo por tema. En general, cualquier reunión presupone la vinculación de elementos agrupados momentáneamente o que ya lo estaban por vínculos predeterminados, como analizamos al estudiar la dinámica interna y

externa de grupos. En los tres tipos de grupos antes vistos, el ambiente se configura por el ejercicio del liderazgo en los mismos. En el grupo que actúa por participación, el ambiente queda determinado por el mismo .se asignan la máxima importancia al crecimiento y desarrollo de todos los miembros del grupo. Ninguno de los cuales es líder: el liderazgo es distribuido. El grupo trabaja según el principio del consenso y trata de obtener un elevado grado de relaciones interpersonales agradable, como una solida base para la resolución de sus problemas. Las principales funciones del director de reuniones pueden enunciarse sin carácter limitativo de acuerdo con el criterio de Gibb. a) Cumplimentar funciones de relaciones públicas, con representación oficial del grupo, dentro y fuera del mismo. b) Realizar los preparativos de las reuniones c) Coordinar la reunión mientras esta se realice, teniendo cuidado en la distribución del tiempo d) Cubrir las actividades del anfitrión e) Cumplimentar tarea especificas para el grupo: f) Imprimir dinamismo a la reunión g) Presidir las reuniones h) Lola actuación ejecutiva y la delegación de funciones por las tareas exigidas, durante el desarrollo de la reunión. i) Controlar los procedimientos parlamentarios. j) Mantener el orden y disciplina k) Sancionar a los miembros que violan las reglas l) Interpretar y explicar la constitución y opinión del grupo a los miembros que son ajenos m) Colaborar con los miembros para el cumplimiento de las tareas acordadas n) Coordinar las actividades del grupo y armonizar las acciones o) Mantener el ritmo de la reunión p) Establecer periodos de receso q) Formalizar la decisión y objetivos del grupo y armonizar las decisiones en nombre de este, estableciendo normas y determinado las actividades grupales

Selección previa de los participantes: Asistentes; Invitados; Maestros; Conferenciantes; Organizadores Coordinadores.

FORMULACIÓN DEL GUIÓN. Contiene por regla general: 1.- PRESENTACIÓN DE LA REUNIÓN Definición del problema. El problema muchas veces puede ser de desajuste con referencia a las actividades programadas, inexistencia de normas o necesidad de recuperar el estado anterior, siempre que se haya normas. Cuando no se cuenta con estas, la cuestión radicara en dictarlas. Con preferencia, es conveniente no actuar con efectos, si no buscar las causas. Objetivo de la reunión. Se esclarece la finalidad deseada, para que y como se pretende alcanzar la meta. Temario de la reunión. En el intento de escribir los temas, puede advertirse que surjan dificultades para enunciarlos, o que no constituyan verdaderos problemas. Si resultasen problemas reales, su registro es conveniente para no incurrir en omisiones y desviaciones de los planteamientos originales. El temario contendrá: Relación de los temas, subtemas e incisos a tratar; Objetivo del tratamiento de cada uno de ellos; Numero de horas o minutos, según el tipo de reunión destinado a cada uno; Método d exposición y puntos de apoyo. Relación de los soportes. Selección previa de los participantes. Deben considerarse a las personas que tienen experiencias sobre el asunto, a quienes poseen conocimientos aprovechables, y a sujetos que puedan ser afectados por cada uno de los temas se recomienda anotar a estas personas, con sus características, frente al listado de temas, buscando la mayor adecuación. Se hará constar en el guión que nos ocupa: Relación de los coordinadores, De organizadores, De asistentes participantes, De expositores, conferenciantes y7 disertantes, De moderadores, y De personas que integraran el presídium en cada sesión.

2.- MECANICA DELIBERATIVA. Indicación del tipo deliberativo que se ha seleccionado.

Conferencia, Mesa redonda, Dialogo, Diálogos simultáneos, Seminario, Simposio, Congreso, Jornada, Comité y /o comisión, Entrevista, Discusiones en pequeños grupos, Juntas y/o sesiones, y Reunión y/o conferencia Y/o encuentro multinacional. Sistemas de tipo parlamentario que se adoptaran. Método de evaluación de resultados de la reunión.

3.- PRESUPUESTOS Determinación del costo de la reunión. Asignación y autorización de perdidas presupuestales para su celebración. Aprobación de contrataciones, si el caso lo requiere.

ELEMENTOS DE LOS CUALES SE SIRVE EL DIRECTOR DE REUNIONES No es suficiente para alcanzar las metas en la discusión grupal, que se cuente con un director idóneo que planee su reunión y emplee las técnicas de dirección, en cuanto a la secuencia que ha de observar el trabajo del grupo. Es indispensable,; también, que el director promueva el intercambio de opiniones e ideas, estimule al miembro o individuos que no participan, modere a quien habla demasiado, afronte y supere las situaciones de conflicto e impulse al grupo a obtener soluciones por consenso general, dentro del tiempo determinado.4 Una de las fuerzas más importantes en el campo de la colaboración de los miembros de un grupo es que estos se incluyan en forma personal e integral desde el punto de vista sociológico y psicológico a los intereses del conjunto. Por lo general, creemos que la participación del grupo es simplemente un producto derivado de la reunión, idea muy alejada de la realidad, puesto que un grupo sin director eficaz es un evento destinado al fracaso, a la comunicación parcial y, en la mayoría de los casos, a la frustración de sus integrantes, por no obtener resultados concretos. El director de reuniones dispone, para el cumplimiento de su cometido, de ciertos elementos, que son, fundamentalmente: a) Preguntas; b) respuestas, y c) material visual, audiovisual y otros apoyos.

PREGUNTAS En la discusión y diálogo se hacen necesarias las preguntas. Su uso para dirigir y alentar la participación constituye uno de los •procedimientos más eficaces. El empleo de preguntas cumple, entre otros, con los siguientes propósitos a) Facilitan el proceso de comunicación, porque en forma inmediata permiten retroalimentar; se indaga mediante la respuesta, si el interlocutor ha comprendido el mensaje, y se genera un efecto recíproco en el comportamiento de los sujetos que comunican. b) Hacen consentir en los argumentos que se plantean. c) Coadyuvan a destruir objeciones. d) Impiden que la discusión se salga de sus cauces. e) Atraen la atención y centran ideas y resultados. f) Impulsan o frenan la participación, según el caso. g) Posibilitan el control del grupo y su conducción hacia el objetivo. Un director de reuniones debe evitar, en lo posible, los siguientes aspectos negativos: a) b) c) d) e) f) g) h)

i)

Decir al grupo cómo pensar. Dictar los resultados del pensamiento. Tener un programa propio que triunfe sobre todas las opiniones. Adoptar el papel autoritario y tonos doctorales en asuntos sometidos a discusión. Permitir que los demás apelen a él para que diriman sus "disputas. Entrar en discusiones y plantear diálogos personales. Orientar en forma poco táctica la discusión del grupo. Corregir declaraciones erróneas hechas por los miembros del grupo, aun cuando puedan llamar la atención hacia un punto o declaración discutibles. Hablar demasiado.

Las preguntas suponen una técnica correcta. Deben formularse de tal modo que sugieran una respuesta congruente con la, finalidad de la interrogación. En términos generales, es recomendable que las preguntas se expresen con palabras sencillas y en forma categórica y breve, procurando que animen a la reflexión. Los planteamientos complejos u oscuros confunden y dificultan o impiden la respuesta. Toda pregunta debe provocar una contestación, resultando más eficaz el diálogo cuando se interroga con base en las típicas preguntas de Kipling: qué, quién, cómo, dónde, cuándo y por qué, que no se pueden responder lacónicamente con un sí o no. Las preguntas nunca deben herir susceptibilidades, ni poner en evidencia la ignorancia de la persona interrogada, salvo el caso de que con ellas se pretenda poner un alto al participante abusivo, y, como en toda comunicación, deben partir de un código común de significados; asimismo, han de ser accesibles al mundo del receptor, sus conocimientos y su experiencia, con un tono que haga sentir la confianza que depara el director, en las habilidades del interlocutor para producir una respuesta que enriquezca el trabajo de grupos.

TÉCNICAS DE LA INTERROGACIÓN Algunas indicaciones adicionales sobre la técnica para interrogar son: a) Solicitar respuestas claras. b) Cuidar que diferentes personas tengan oportunidad de responder. c) Escoger el tipo de pregunta, en consonancia con el objetivo de la reunión. d) Llamar por su nombre a la persona, cuando se haya optado por preguntas dirigidas a un individuo en particular. e) Favorecer o beneficiar con las preguntas a todos los miembros por igual, así como evitar posiciones parciales. f) Estructurar preguntas que susciten respuesta personal y no colectiva. g) Introducir palabras claves en las preguntas, que sugieran respuestas completas, para obtener información y explicaciones. h) Mantener permanentemente el control de la reunión y el ambiente creativo, mediante las preguntas. TIPOS DE PREGUNTAS Las preguntas se pueden agrupar en cuatro grandes clases: Generales. Son preguntas dirigidas al grupo; por ejemplo: ¿quién sabe?, ¿alguno de ustedes quisiera...? Puede responder cualquier persona o ninguna. Son un recurso conveniente cuando no se conoce a los participantes. Estimulan su confianza y no lo colocan en aprietos iniciales-. Directas. En los casos en que no tiene resultados la pregunta general, o cuando se pretende averiguar una información especial o alentar la intervención de una persona, las preguntas pueden ser dirigidas a un miembro del grupo en particular. Revertidas. Se emplean con los miembros que suelen hacer preguntas al director para conocer su opinión. Recuérdese que lo importante radica en que las opiniones o ideas provengan del grupo y no del director. En este caso, el conductor se abstiene de contestar y devuelve la pregunta a quien la planteó, para que sea su autor quien emita su propio parecer o los puntos de vista que busca. Retrasmitidas. Sajo el mismo supuesto que en la situación anterior, el director interrogado no responde, y refiere la pregunta al grupo (general) o a uno de los miembros en forma individual- (directa). Además de las seis preguntas consabidas de R. Kipling, existen palabras importantes que, incluidas en aquellas, producen respuestas precisas y completas, como son: Clasificar. Exige una contestación en donde estén considerados y agrupados una serie de datos con una característica común. Criticar. Demanda una respuesta después de un análisis cuidadoso. Definir. Necesita una respuesta que fije los límites de un contenido.

Describir. Requiere el enunciado de los rasgos o cualidades que caracterizan al asunto. Esbozar. Hace necesario bosquejar o indicar los puntos principales. Explicar. Hace necesario esclarecer los puntos oscuros. Ilustrar. Provoca una respuesta con ejemplos semejantes. Interpretar. Obliga al participante a expresar su propio punto de vista sobre un asunto. Justificar. Exige demostrar que algo es razonable. Resumir. Debe responderse presentando el tema en forma compacta y concisa. Revisar. Obliga a responder repasando un asunto con detenimiento y a examinarlo con espíritu crítico. Trazar. Requiere seguir en detalle el desarrollo o progreso de un asunto. Verificar.

Exige pruebas sobre la veracidad de algún punto.

Toda persona que pretenda ser un buen director de reuniones, más que un experto, debe asumir el papel de un verdadero conductor, pero como la forma de preguntar es de importancia capital, necesita proponerse el desarrollo de una gran habilidad para interrogar, de manera que pueda canalizar la acción grupal hacia resultados favorables. Pueden construirse toda clase de preguntas, en función de la naturaleza de la respuesta que se desea obtener; sin embargo, es ilustrativo presentar algún ejemplo de preguntas en consideración a su oportunidad. INTERROGACION PARA CENTRAR LA TEMATICA DE LAS REUNIONES. Hay tantos modelos o formas de plantear preguntas, que sería ocioso .hacer grandes listados. Baste señalar la orientación de las preguntas con: a) Elementos retroalimentadores; b) factores dinámicos para participar activamente, y c) aspectos básicos de control y orientación. Es conveniente para el director conocer, igualmente, la índole de las respuestas, con objeto de formular sus nuevas preguntas, mantener la discusión e impulsar aportaciones. RESPUESTAS. SUS ESPECIES. Por su parte, las contestaciones también obedecen a una técnica. Hasta donde sea factible, conviene tenerlas previstas, para emitirlas con acierto seguridad y rapidez. Se puede responder a una pregunta de muy diversas maneras, en las

cuales influyen las circunstancias del caso y los propios intereses del interrogado. En términos generales, las respuestas se condensan en las siguientes especies: Directa. Es una respuesta precisa referida al contenido de la pregunta. Indirecta. La conclusión debe extraerla quien interroga. Amplificativa. Se aborda un tema más amplio y general que incluye una respuesta no específica. Restrictiva. Se reduce a contemplar un aspecto parcial de la cuestión. Abstentiva. Es manifestación expresa de que se prefiere no contentar señalando o no las causas. Pospositiva. Promete la respuesta para ulterior ocasión. Negativa. Expresa que no se contesta porque no compete al interrogado, o porque alguna otra razón lo obliga a guardar silencio. Aclarativa. Solicita aclaración del alcance y contenido de la pregunta. Evasiva. No es respuesta directa. La contestación se desvía hacia tema o aspecto de la cuestión. Inclusiva. Se señala que la respuesta quedó considerada en otra contestación anterior. Repetitiva. Para ganar tiempo, se reitera en sus términos la misma pregunta o parte de ella. Interrogativa. Se contesta con otra pregunta. Calificativa. Juzga el carácter e intención de la pregunta, para justificar la respuesta o abstención. Concesiva. Aprueba parte del planteamiento, para objetarlo en su idea medular. Condicional. Subordina el valor de la respuesta al cumplimiento de un requisito que aparentemente escapa al interrogado. Narrativa. Se refiere a un hecho o fábula, cuyo sentido constituye la respuesta. Humorística. Para eludir responsabilidades, cuando la pregunta no merece respuesta, el interrogado acude a una frase humorística.

Por lo que se refiere a las respuestas, corresponde al director:  No permitir respuestas de grupo.  No desalentar contestaciones claras y completas.  No permitir que todas las respuestas queden' a cargo de unas pocas personas. (  No dejar pasar una pregunta sin respuesta; en todo caso, elaborarla en forma más completa y sencilla.  No conformarse con respuestas de monosílabos. MATERIAL VISUAL, AUDIOVISUAL Y OTROS APOYOS. Los materiales visuales, audiovisuales o simplemente audibles son, en general, atractivos. La mayoría de las personas prefieren, cuando es posible, ver las cosas objetivamente, más que escuchar solo una explicación de estas, debido a que proveen experiencias sensoriales, bien sea que recapturen una vivencia olvidada, u ofrezcan una nueva experiencia; aporten su impresión más realista y vivaz respecto de las cosas, y contribuyan a hacer perdurable su recuerdo. En el caso de las reuniones, mantienen el interés de los participantes y permiten fijar las ideas más importantes que desea trasmitir el conductor. Estos materiales son un medio muy útil para fijar ideas, registrar puntos clave, resumir, enfocar el problema, cristalizar las ideas del grupo, desglosar un tema extenso, entre otras ventajas; pero su nombre es ya una precisión de sus limitaciones: se denominan apoyos. Lo fundamental en el campo de las comunicaciones es el concepto que se trata de trasmitir. Los apoyos son auxiliares en la trasmisión de los conocimientos, además de materiales destinados a la trasmisión de las ideas al través de los sentidos; pero de ninguna manera resuelven todos los problemas, ni deben considerarse la panacea de la época. Los materiales y apoyos deben emplearse por el director o los participantes, en su caso, cuando: a) En términos de su propósito, conviene mostrar algunas experiencias particulares porque no pueden ser vistas desde una perspectiva suficiente, o las experiencias similares que poseen requieren refuerzo. b) Existe la posibilidad de localizar o preparar material apropiado. c) Ilustran realmente una idea, una exposición y contribuyen a su percepción.

No deben emplearse en las circunstancias siguientes. a) Únicamente para estar al día. Es la forma más moderna de presentación; b) para dar escape a las aficiones personales, sin considerar las posibilidades ciertas de apoyo; c) no se tiene dispuesto ningún otro tipo de presentación; d) el título parece relacionado con el tema; e) para mantener ocupado al grupo o justificar una reunión, y

f) para divertir, a menos que el único propósito, en el trabajo grupal sea divertir.

SITUACIONES CONFLICTIVAS EN LA CONDUCCION Y DIRECCION DE REUNIONES En el momento que se lleva a cabo una reunión una junta se tiene por entendido que abra ciertos puntos los cuales serán discutidos para sacar una conclusión un arreglo una solución a ello, pero hay veces que estas situaciones pueden salirse de control por ciertos cambios en el ambiente de esta q pueden turbar y quizá a echar a perder la misma es por eso que tu como administrador y dirigente de personas son cosas y puntos que debes tomar en cuenta para que lleves al cabo una buena junta o reunión en la cual todos los puntos que se toquen tengan acuerdo, y todos aquellos participantes no salgan agobiados de la misma. Algunas situaciones usuales de conflicto son: 

La falta de organización de la junta ya sea en contenido o lo que se hablara, o en su defecto la falta de un protocolo.



Falta de jerarquía de los puntos tratables.



No saber diferenciar los problemas en privado con los públicos.



Preguntas con ambigüedades etc.

Otras situaciones ajenas a nosotros que por lo regular se llegan a suscitar con gran frecuencia: NOMBRE Sabelotodo y orador: es aquella q no deja hablar y q por lo regular cree el que tiene la razón además que lo que dice lo dice por todos. SOLUCION Has que los demás asistentes emitan opinión dándoles confianza para no dejarse influenciar. Además establece un tiempo límite para la emisión de opinión. NOMBRE Contreras: te llevara siempre la contra y desea el pelear o discutir con el director SOLUCION No perder la cabeza simplemente deja que los demás se den cuenta de su ineptitud hay que lograr la opinión a favor de los demás darle la palabra ya cuando se termino la reunión.

NOMBRE El conocedor: siente que los demás y en especial el director le dicen cómo hacer las cosas. SOLUCION Decirle que sabes de su capacidad y experiencia simplemente la junta es para un intercambio de experiencias y que tal vez lo que le recomiendas le facilite su trabajo NOMBRE El tímido: no emite su opinión aunque no esté de acuerdo por miedo de hablar. SOLUCION Has que tenga confianza llámalo por su nombre pregúntale cosas fáciles quizá de contestar

NOMBRE Las comadres: aquellos que se la pasan hablando durante la reunión sin darle importancia SOLUCION Áselos ver ya que si ellos lo hacen sin respeto alguno has lo de la misma forma.

NOMBRE Pesimista: no cree en nuevas ideas y siempre todo será malo Desinteresado: le da igual esa junta

SOLUCION Gana su amistad conoce su interés, y dile que en otra ocasión o si hay tiempo en la junta hablaremos de esos intereses.

NOMBRE Gallito: solo está buscando el roce con otro por lo regular espera el momento para la controversia

SOLUCION Evitan los problemas personales o individuales y ve mejor los generales.

Unas recomendaciones para la realización de junta serian:



Mantener el interés del grupo es decir tener dentro del programa cambios para no caer en rutina y aun sobre la marcha implementar o hacer cambios radicales para tener su atención.



Mantener un ritmo de discusión esto es igualmente con el otro punto no solamente entablarse en un tema sino variar de situaciones hacer comentarios anécdotas quizá un chiste para no perder el ritmo y caiga en aburrimiento.



Abstenerse de dar información privilegiada o confidencial si esta no es necesaria o simplemente negarse a darla si esta no se requiere.



No tardar mucho en la discusión mientras más larga sea menos acuerdos se llegaran hacer o lograr a un 100% en un futuro ya que la mayoría estará pensando en el retirase o esperando su culminación.



Realizar un programa que se lleve a cabo si no es presentable solamente llevarlo a cabo según lo que armaste o planeaste.

RECOMENDACIONES PARA LA OBSERVANCIA DEL PROTOCOLO Y LA CONDUCCIÓN Y DIRECCIÓN DE REUNIONES El protocolo es un documento que se elabora previamente a la reunión y en el cual se prevén los actos e intervenciones del presidium (conjunto de personas que presiden .la reunión) del conductor y/o director y las perspectivas y recomendaciones para que los asistentes participen. Contiene, asimismo, el señalamiento de la orden del día, que es la indicación de puntos que se tratarán durante una junta o reunión; su orden y, de ser preciso, su objetivo.

Los aspectos protocolarios, en general, cubren una serie de recomendaciones para que la reunión se desarrolle con un ritmo, cubra su objetivo y sea productiva. Al iniciarse la sesión, se repartirá entre los asistentes la orden del día. Este documento fue analizado anteriormente al estudiar los géneros y especies de comunicación. A continuación se señala un ejemplo de orden del día:

1. 2. 3. 4.

NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN Sesión ordinaria de la Comisión Mixta de Capacitación y Desarrollo de Personal. 18-1-72 Orden del día Discusión de horarios para el curso de capacitación de obreros "AAA". Presentación del temario para el curso. Designación de organizadores por parte de la institución y del sindicato. Asuntos generales.

A la hora prevista para iniciar la sesión y/o reunión y/o acto deliberativo, el conductor (maestro de ceremonias, conductor, director de reunión, relator, presidente de debates u otras modalidades) pide a la asamblea o auditorio tomen lugar en sus asientos. En caso de que se formen pequeños grupos y se instalen en pasillos o en las entradas al recinto, con tacto y diplomacia, se les solicita pasen a ocupar sus sitios, en virtud de que el acto va a iniciarse. En seguida, el conductor de la sesión s£ presenta a los miembros del presidium, con una alusión como la siguiente:' "Señoras y señores, nos acompañan en el presidium distinguidas personalidades. Al centro…; asimismo, están en la mesa de honor..." "Distinguidos congresistas, esta sesión será presidida por los señores…” "Estimada concurrencia, nos honramos con la presencia de…”

Para presentar a los integrantes del presidium, se mencionarán los siguientes datos: a) Título académico y nombre completo; b) institución que representa, y c) cargo que ocupa. Posteriormente, procede a conceder el uso de la palabra a la persona que fungirá como expositor. En caso de juntas o reuniones típicamente administrativas, la parte del ceremonial anteriormente presentada se suple por un saludo del presidente de la comisión, comité, consejo de administración u otro órgano similar. El

presidente del organismo indica que obra en su poder la orden del día ("¿están de acuerdo con ella?"); aprobada la relación de los asuntos, indica qué persona debe hablar, a fin de empezar la deliberación. En el supuesto de que se trate de eventos (usamos este término, como ya lo apuntamos, en su acepción semántica y ajena al significado de "contingencia o imprevisión", que conlleva etimológicamente) deliberativos como mesa redonda, panel, simposio, congreso y otros que veremos adelante, el conductor, además de indicar a los asistentes quiénes están en el presidium, presentará uno por uno a los expositores, proporcionando a los asistentes los datos en el siguiente orden: a) b) c) d) e) f)

Nombre y apellidos; grado o título académico; breve exposición de su currículo; cargo que desempeña; nombre de la institución donde labora, y brevísima alusión al tema; de preferencia, limitarse al título de la disertación o intervención.

Terminadas las intervenciones de los expositores, el conductor indica a la asamblea o auditorio que se procederá a la apertura de la sesión de preguntas y respuestas. De previo acuerdo con los expositores, informa cuál es el método para plantear las preguntas, si estas son por escrito o verbales. En ambos casos recomendará la sencillez en la formulación, claridad y objetividad y, sobre todo, que señalen el nombre de la persona a quien se desea preguntar. En los casos de reuniones típicamente administrativas, corresponde al presidente otorgar o negar el uso de la palabra, plantear mociones para que el expositor sea breve y objetivo. Además, responderá de la aplicación de los sistemas y procedimientos parlamentarios que más adelante veremos. Es conveniente y recomendable que el conductor siempre se apegue a la orden del día. Finalmente, se sugiere seguir las observaciones y directrices que se dan en los incisos precedentes, y adecuar a la práctica los principios de dinámica interna y externa, así como de conducción de los grupos señalados previamente. EVALUACION DE REUNIONES La etapa correspondiente a la evaluación de reuniones permite al conductor y organizadores de las mismas captar en su justa dimensión el resultado que se obtiene, la opinión d ellos participantes y el grado de sensibilización para actuar.

Es una apreciación un tanto subjetiva, no obstante, puede intentarse transposición a términos objetivos, es deseable alcanzar propósitos de cuantificación, por ello, el establecimiento de parámetros de referencia y

eficiencia son muy importantes, pues resulta obvio que para la consecución de objetivos 8 alcanzar las metas trazadas previamente a la reunión) deben constatarse con la realidad de su operación, con el mejor sistema posible de evaluación. La cuantificación del grado de sensibilización de los auditorios; El análisis de la opinión pública interna y externa del grupo e; Institución; Tomar medidas correctivas; Conocer en mayor o menor grado el éxito operativo de las Reuniones; Detectar los puntos positivos y negativos de los expositores, Conductores y organizadores, y; Plantear las perspectivas de acción grupal después de la reunión. Tomarse el tiempo para reflexionar acerca del proceso de reunión es una práctica esencial para los grupos comprometidos con el aprendizaje y las mejoras continuos. Una evaluación breve pero estructurada al final de cada reunión da a los participantes la oportunidad tanto de reconocer sus logros como de tomar nota de lo que podría mejorar. Dejar de hacerlo envía el mensaje de que las opiniones de los participantes con respecto a estos temas no importan, dejándoles como única opción quejarse e intercambiar chismes fuera de la reunión, donde la información no hace ningún bien al grupo. He aquí algunas sugerencias para superar la resistencia a las evaluaciones y convertirlas en una parte constructiva de cada reunión. 1.-Incluir la "Evaluación" como un tema de la agenda cerca del final de cada reunión. Si no se pone por escrito, probablemente no suceda. 2.-Planificar agendas realistas que permitan tiempo para temas de cierre, tales como evaluaciones, agradecimientos y quizás una canción de cierre, una danza, una oración, un abrazo u otro elemento ceremonial que sea apropiado para la cultura del grupo. Terminar de manera calmada, reflexiva y positiva ayuda a traer a la gente a la próxima reunión con entusiasmo y esperanza. TIPS Agrega la fecha en el extremo superior de la hoja para dar seguimiento a las evaluaciones en el tiempo.

Para iniciar el proceso, pide al grupo sus comentarios sobre lo que salió bien en la reunión, y lo que puede mejorar - en cualquier orden que se les presenten los pensamientos. Recuérdales que los comentarios pueden ser referidos a cualquier aspecto de la reunión, desde la organización y comunicaciones previas a la reunión, hasta el espacio físico, refrigerios, facilitación, participación, etc. Si los comentarios tienden a disminuir, repite la invitación original, preguntando "¿Algo más que salió bien o puede mejorar?" Para agilizar el proceso, pide a dos personas que escriban, una a cada lado del rotafolio. Como en cualquier lluvia de ideas, enfatiza que todas las observaciones son válidas. Si dos personas expresan opiniones opuestas referidas a alguna cosa (por ejemplo uno dice "La asistencia estuvo bien" y otro dice "La asistencia podría mejorar", escribe "asistencia" en ambas columnas). Asegúrate de anotar cada comentario, incluyendo los que suenan a broma. Estos comentarios "chistosos" normalmente tienen algo de verdad y no deben ser ignorados.

CONCLUSION

En las organizaciones es necesario saber conducir y llevar un buen control de las reuniones, ya que, esto nos permite convertirlas en una herramienta de trabajo eficiente. Los instrumentos como la comunicación son necesarios para la optimización de las reuniones y desarrollar a través de estas, procedimientos, programas y políticas, que es lo que ayudara a las organizaciones a alcanzar sus objetivos.

BIBLIOGRAFIA

1) Hacia una comunicación administrativa integral. Sergio Flores de Gortari y Emiliano Orozco Gutiérrez. Editorial Trillas, México 1974. 2) Conducción y acción dinámica del grupo, George M. Beal y Neil Raudabaugh J. Editorial Kapelusz, Buenos Aires, Argentina. 3) Manual de dinámica de grupos. Jack R. Gibb. Editorial Humanita, Buenos Aires, Argentina. 4) Técnicas de Administración Integral, Duhalt Krauss. 5) Comunicación para crear valor. José Ignacio Bel Mallén. Editorial EUNSA, 2004. 6) El nuevo paradigma de comunicación organizacional y social. Juanita Brown y David Isaacs. Editorial CECSA, México, 2006.