• Author / Uploaded
• Bel Mesisca

Citation preview

Como escribir una propuesta de financiamiento Extractos del Wolrdwide Fundraisers Handbook segunda edición (2003) de Michael Norton en asociación con The Resources Alliance. 1

Escribir una propuesta es probablemente una de las habilidades mas importantes del repertorio de captador de recursos. Para muchas pequeñas organizaciones, la diferencia entre una buena y una mala propuesta puede ser la diferencia entre una experiencia exitosa o un fracaso. La propuesta de financiamiento comunica las necesidades de la organización hacia sus posibles patrocinadores. Y estos se apoyaran en esa propuesta en gran medida, para decidir si apoyar o no un proyecto. Las siguientes páginas no deben seguirse como una garantía de éxito en nuestra tarea. Su propósito es identificar los puntos clave que permitan desarrollar una propuesta que armonice con los requerimientos de un posible contribuyente. La misma base de acercamiento se aplicará a la solicitud hacia cualquier organización de financiamiento, ya sea de gobierno central, local, fundación o empresa. Cuando existan diferencias en el acercamiento, estas serán identificadas en el texto. Este documento cubre las siguientes áreas:      

Planificar el acercamiento Direccionamiento de la propuesta Contenido de la propuesta Decidir cuánto debo solicitar Escribir la propuesta Entrar en contacto

Planificar el acercamiento Al pensar en cómo estructurar la propuesta, deberá considerarse a quien planeamos abordar con la misma, cuáles son sus prioridades e intereses, como planificar el acercamiento, que procedimiento tienen los contribuyentes para seleccionar y asignar su ayuda, que necesitamos decir de nosotros mismos o de nuestra organización, que proponemos hacer y cuando se piensa emitir la solicitud. Hay varios factores a considerar en esta etapa:

1

Traducción de Federico Moreno Di Martino para Desarrollo de fondos y cooperación internacional. Licenciatura en gestión del arte y la cultura. UNTREF

 Formularios de aplicación: debemos asegurararnos de conocer si el donante/patrocinador requiere una aplicación en un formato particular, o tiene un formulario estándar de aplicación para completar.  Cuántos donantes/patrocinadores abordar: si planeamos abordar una cantidad numerosa de contribuyentes, deberemos tratar de personalizar cada una de las propuestas. La forma más simple de lograrlo en tener una propuesta estándar acompañada por una carta de presentación, que incluya todos los puntos de contacto previos y como nuestro proyecto se ajusta a los objetivos e intereses de quien aporta.  El tamaño de patrocinador/donante: generalmente las organizaciones privadas o públicas de gran escala requerirán una presentación muy detallada, fundamentada y presentada con profesionalismo. Las organizaciones de menor escala, como fundaciones y pequeñas y medianas empresas, generalmente carecen del tiempo necesario de leer una montaña de papeles. Estas prefieren las solicitudes mas acotadas, en una o dos páginas a lo sumo.  Las posibilidades de éxito: a mayor sea la ayuda o posibilidad de patrocinio y la posibilidad de éxito en conseguirla, mayor deberá ser el tiempo y la dedicación puesta en la propuesta. Y viceversa. Es un principio general de la captación de fondos el de poner mayor esfuerzo en pocas cosas que dispersar los esfuerzos ampliamente.

Direccionamiento de la propuesta A quiénes dirigir la propuesta dependerá de varios factores:  Urgencia: si necesitamos recursos urgentemente, lo mejor será dirigirse a quienes ya nos hayan apoyado previamente.  Escala de la necesidad: Si necesitamos grandes cantidades de dinero, entonces debemos elegir. Podemos aplicar a unas pocas grandes fuentes de recursos que estén interesados en nuestro tipo de trabajo (o que ya nos hayan apoyado anteriormente) o a una fuente gubernamental. O podemos emprender una búsqueda más amplia, buscando un rango de grandes y pequeños apoyos de un gran número de donantes.  ¿Cuántos donantes/patrocinadores abordar?: quienes nos apoyan a menudo se interesan en saber a cuanta gente hemos contactado y si han acordado apoyarnos. La regla general es que debemos hacer una selección cuidadosa, basada en dirigirnos a quienes estarán realmente interesados. Si esto está claro en la solicitud, aquellos que la reciban estarán mejor predispuestos a tomarla seriamente que si se trata de una solicitud enviada en general.  Tipo de proyecto: los proyectos e iniciativas novedosos serán más propensos a interesarle a fundaciones y empresas frente a contribuir para cubrir los costos de la

organización o proveer un servicio básico. Hay aquí una necesidad de habilidades en la construcción de la propuesta para lograr que el trabajo suene nuevo y excitante, presentando cuestiones de interés general en una forma innovadora. Generalmente depende de la forma de presentación.  Acercamiento personalizado: debemos intentar personalizar el acercamiento tanto como sea posible, ya que de esta forma tendrá mejores resultados. Referirse a contactos y apoyos previos. - Adecuar la propuesta a los intereses, políticas u otras ayudas que hayan otorgado. Contenido de la propuesta El “para qué” solicitamos dinero requiere cierta reflexión, y hay varios puntos que deben considerarse al respecto. Una vez hecho esto, debemos intentar responder las siguientes preguntas: 1. Preguntas para las cuales el donante/patrocinador necesitará tener respuestas antes de apoyarnos.  ¿Cuál es el problema o necesidad a ser abordado/a?  ¿Hay factores socioeconómicos o geográficos particularmente importante en el área que pensamos trabajar?  ¿Cuáles con las metas y objetivos del proyecto?  ¿Qué métodos se utilizaran para concretar esas metas?  ¿Cuáles son los planes estratégicos a corto y largo plazo?  ¿Cuáles son los resultados y logros esperados del proyecto?  ¿Tenemos un presupuesto claro del proyecto y una justificación de los gastos?  ¿Qué ocurrirá cuando se terminen los fondos? ¿El proyecto continuará en bases sostenibles? ¿O será capaz de desarrollar nuevas formas de financiamiento? ¿O llegará a su fin naturalmente?  ¿Qué fuentes de financiamiento hemos detectado a esta altura? ¿Y cuánto ya ha sido comprometido al proyecto? ¿Cuándo necesitaremos el dinero? Debemos contestar estas preguntas de la forma más realista y honestamente posible. Necesitamos también demostrar la importancia de aquello que pensamos lograr, al tiempo que describimos nuestro trabajo y contamos nuestros planes. 2. Las propuestas de financiamiento deben intentar contestar el POR QUÉ y relatar el CÓMO. Estos son algunos de los POR QUÉ a ser respondidos:  ¿Por qué la necesidad es tan importante y urgente? ¿Y cuáles serían las consecuencias si el proyecto no fuera llevado a cabo?  ¿Por qué somos la organización adecuada para llevarlo a cabo?

 ¿Por qué el método elegido es el más apropiado en la relación costo-beneficio para llevarlo a cabo?  ¿Por qué consideramos que lo lograremos? Esto puede demostrarse mediante la presentación de nuestras habilidades y recursos, así como describiendo logros anteriores. 3. También está la pregunta sobre la “influencia”. ¿Qué nos proporciona el aporte de un donante/patrocinador más allá de la suma misma de dinero recibida?  ¿Qué otros aportes podemos conseguir por el efecto movilizador de un patrocinador determinado?  ¿Permitirá movilizar el esfuerzo y energía de voluntarios? ¿Cuánto valor extra le aporta al trabajo ya realizado? A menudo esto puede ser considerable y puede demostrar cuanto podemos lograr con una pequeña suma de dinero.  ¿Podríamos movilizar a la comunidad local y de qué manera se involucrarían? Nuevamente su involucramiento fortalece nuestro proyecto.  ¿Estaríamos colaborando con otras organizaciones y agencias, incorporando nuevas habilidades y recursos?  ¿Se logrará de alguna manera que el proyecto sea autosustentable? ¿La suma solicitada representa una inversión que continuará generando beneficios en un futuro?  ¿Cuáles son nuestros planes más allá del proyecto, para construir y desarrollarnos desde el trabajo que planeamos llevar a cabo en la siguiente fase? Esto debe ser considerado incluso sin tener aún planes firmes en esta etapa.  ¿Si el trabajo fuera innovador, que planes tenemos para diseminarlo? ¿Sera posible que nuestro éxito influya en la forma en que otros se enfrentan el problema en cuestión?

Decidir cuánto debo solicitar Debemos descubrir el nivel de aportes que un donante/patrocinador usualmente entrega a partir de la investigación preliminar. Muy a menudo será una suma menor a la total que debamos alcanzar. En esos casos, necesitaremos abordar a un número de contribuyentes, solicitando a cada uno aportes parciales para alcanzar el total. Hay varias formas de aproximarse a esta cuestión:  Se pueden solicitar fondos a 3 contribuyentes, demandando un tercio de los necesario a cada uno (o una proporción a cada uno acorde a su capacidad)  Se puede partir el proyecto en componentes separados. Cada una de estas partes podría adecuarse a cada uno de los contribuyentes, resaltando hacia los

contribuyentes la relevancia para el proyecto en general del componente particular que le solicitamos apoyar, así como la importancia del proyecto en su totalidad. Luego enfrentamos la estrategia. ¿Nos acercamos a todos los contribuyentes al mismo tiempo? ¿ O nos acercamos primero a uno, esperando ganar su apoyo, para luego avanzar con el resto? Esto deberemos decidirlo nosotros mismos. Cualquiera sea nuestra decisión, es muy importante tener un plan de financiamiento y explicarle a todos los posibles contribuyentes como pensamos conseguir todos los recursos que necesitamos. Escribir la propuesta Al escribir la propuesta debemos considerar una serie de factores: 1. Extensión: Hay mucha información que podríamos incluir, pero si la incorporamos toda, nuestra solicitud puede resultar demasiado larga para los contribuyentes. Aunque para una solicitud completa, esto puede ser apropiado. Para proyectos acotados, mantener la extensión al mínimo. A lo sumo una o dos páginas puede ser suficiente; y se puede adjuntar más información en un apéndice que comprenda información técnica o fotografías si creemos que pueda ser de interés para el contribuyente. 2. Los puntos clave: En la parte central de la solicitud debemos describir las necesidades que abordamos, los propósitos del proyecto y como los lograremos. Deberemos incluir tanta información como sea necesaria para alguien sin conocimientos del tema. Y deberemos incluir información acerca de cómo mediremos los resultados del proyecto. 3. Nuestra credibilidad: Si la organización es nueva o nunca hemos tenido contacto con los contribuyentes a los cuales nos dirigimos, ellos pueden querer saber quiénes somos y porque deberían financiar nuestro proyecto. Tenemos un problema de credibilidad que puede ser sobrellevado de diferentes maneras: . Entregando el Curriculum Vitae de los organizadores clave y otros involucrados. . Si contamos con un comité con buenas conexiones o patrocinadores, presentemos un listado con sus nombres. . Mencionar el apoyo que hayamos recibido previamente de otros contribuyentes o gobiernos, de manera que aporte seguridad sobre el proyecto. . Si hemos obtenido cobertura de prensa, incluir los resúmenes. . Si hemos tenido una evaluación sobre nuestro trabajo, eso puede proveer un soporte. . Si hemos recibido respuestas de usuarios, expertos u otros, podemos mencionarlo o incluir sus citas.

4. Reconocimiento de la importancia del problema: Si el problema que enfrentamos no fuera ampliamente reconocido, la referencia a informes relevantes sobre el tema o apoyos de personas prominentes seria importante. 5. El presupuesto: Nuestro presupuesto será siempre cuidadosamente escrutado por potenciales contribuyentes, por lo tanto necesita ser completo, claro y preciso. La mayoría de los contribuyentes no estarán interesados en los pequeños detalles de gastos de papelería o correos. Lo que les interesarán son las mayores áreas de gastos e ingresos. Deberíamos identificar costos capitales o excepcionales, salarios y cualquier otro gasto operativo mayor. Igualmente la estimación de ingresos demostrará la cantidad de dinero que esperamos generar con el proyecto en sí mismo o mediante captación de fondos. Mas allá de esto deberemos demostrar como conseguiremos el dinero necesario para funcionar en el medio término, de digamos unos tres años. Esto podría requerir una breve declaración de ingresos y gastos corrientes y una de gastos de capital. Adicionalmente necesitaremos presentar los estados contables del último año de la organización. 6. Información sobre la organización y su estado: Es útil incluir los datos y la información legal de la organización en la página de presentación de la solicitud. Incluyendo datos de registro, nombre de quienes conforman la organización, miembros del consejo, patrocinadores, lo cual puede crear la impresión de que estamos bien establecidos y puede responder datos puntuales que surgirán en un futuro. A veces se incluyen los datos bancarios, asumiendo un subsidio o aporte de manera optimista! 7. Lenguaje y jerga: Muchas presentaciones son escritas de forma realmente aburrida y su lectura resulta tediosa. Si contamos con la habilidad para hacerlo, es importante escribir una propuesta más vívida, concentrándonos en nuestras fortalezas, las oportunidades, los resultados deseables y las esperanzas de futuro. Esto será sumamente más favorable que el lenguaje chato de la mayoría de los informes. La solicitud es un documento de presentación que vende la idea de apoyar nuestro proyecto a un posible contribuyente. Se recomiendan: frases cortas, párrafos cortos, puntos centrales y texto en negrita para resaltar elementos clave, títulos y subtítulos, etc. El mejor consejo aquí es conseguir otra persona que lea lo que hemos escrito antes de enviarlo, de preferencia alguien que conozca poco de nuestro trabajo, como será el caso de la persona a la cual va dirigida el documento. Estos lectores pueden pedir explicaciones que cuestionen los puntos que les resulten pocos claros y que nosotros demos por sentado que no requieren mayor explicación. 8. Hechos y estadísticas: Es importante respaldar nuestras afirmaciones con hechos y estadísticas, mejor que de un

modo general. Todo puede parecer “urgente”, “importante”, “único”, pero debemos probarlo. Intentemos incluir hechos y estadísticas en la solicitud o en un documento adjunto como apéndice. 9. El relato humano: Podemos incluir estudios de casos y ejemplos de cómo las personas fueron ayudadas y que han logrado como resultado de nuestro trabajo. Esto demostrará nuestra efectividad en la tarea de ayudar a personas, lo que interesa a la mayoría de contribuyentes. 10. Presentación: La forma en que presentemos nuestra solicitud no es el aspecto más importante, pero puede hacer una diferencia. Cada contribuyente tiene diferentes estándares y expectativas. Una solicitud enviada al director de marketing de una gran empresa deberá tener un sentido diferente a la que se envía a una fundación nacional que recibe docenas de pedidos por día. Lo mismo ocurre con organismos gubernamentales nacionales e internacionales, tienen sus preferencias y modelos estándar. Recordemos modelar el estilo de nuestras solicitudes de acuerdo al interlocutor. Entrar en contacto! Los captadores de fondos hábiles nunca enviarán una solicitud de la nada, ni siquiera a la más remota y pequeña empresa. Para incrementar las chances de éxito, se debe conocer lo máximo posible sobre aquellos a quienes nos dirigimos. Igualmente si el contribuyente conoce algo sobre el trabajo de quien realiza la solicitud y su reputación, esa es una ventaja importante. Necesitamos saber:  ¿Qué restricciones nos impone el contribuyente como parte de su política? (no tiene sentido aplicar para algo que nuestro posible contribuyente no quiere o puede financiar)  ¿Qué clase de cosas han apoyado en el pasado? (para conocer sus intereses y modelar la solicitud acorde a ello)  ¿A quién escribir? (nombre, posición laboral), pero también ¿quién toma decisiones y lo asesora? (para planificar un posible lobby)  ¿Esperan recibir algún reconocimiento o beneficio por su apoyo? ( es importante saberlo antes de escribir la solicitud)  El ciclo de toma de decisiones y la época de presentación de solicitudes…  Si las solicitudes deben escribirse en un formato particular.