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• Arturo Mena

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ME-6700

DIRECCIÓN DE PROYECTOS

PROFESOR: ITALO TAPIA A.

AUXILIAR: FERNANDO MARTÍNEZ B.

CURSO o El propósito de este curso de Administración de Proyectos o “Project Management”,

es lograr que los estudiantes de los últimos años de ingeniería civil de todas las especialidades, se familiaricen con las técnicas y metodologías utilizadas en la dirección de proyectos industriales. o Este curso está dividido en unidades temáticas, según lo siguiente: • Unidad Temática 1: Bases de la Administración de Proyectos.

• Unidad Temática 2: Fase de Estudio o de Pre-Inversión de Proyectos. • Unidad Temática 3: Fase de Ejecución o de Inversión de Proyectos. 2

TABLA DE CONTENIDOS CURSOS

%

1. Introducción a la Administración de Proyectos

10%

2. Fase de Estudio de proyectos

10%

3. Temas Transversales relativos a la Fase de Estudio

25%

CONTENIDO Introducción a la Unidad 1 Definiciones de términos y conceptos. Principios de la adm. de proyectos: técnicos y de relaciones humanas. Participantes (“Stakeholders”) en un proyecto. Ciclo de vida: fases pre-inversional e inversional y etapas de éstas. Introducción a la Unidad 2 Estudio de oportunidades Ingeniería de perfil Ingeniería de prefactibilidad o conceptual Ingeniería de factibilidad Ingeniería básica Preparación de propuestas. Administración fase estudio Plan aseguramiento de calidad Alcance físico del proyecto Estimación costo de inversión Plan de ejecución del proyecto Plan adquisiciones y contratos Programa maestro Permisos ambientales Evaluación 1

3

TABLA DE CONTENIDOS (CONTINUACIÓN) CURSOS

%

4. Planificación de la Fase de Ejecución

10%

5. Fase de ejecución de proyectos

30%

6. Temas Transversales relativos a la fase de ejecución

15%

CONTENIDO Introducción a la Unidad 3 Plan de ejecución del proyecto (PEP). Organización del proyecto. Ingeniería de detalle 1/2 Ingeniería de detalle 2/2 Adquisiciones y contratos 1/2 Adquisiciones y contratos 2/2 Construcción: obras civiles y electromecánicas 1/2 Construcción: obras civiles y electromecánicas 2/2 Puesta en Marcha, incluida capacitación 1/2 Puesta en Marcha, incluida capacitación 2/2 Costo de inversión (Capex) Programa de detalle Permisos ambientales y sectoriales Análisis de riesgos Análisis de constructibilidad Plan de calidad. Evaluación 2

4

EVALUACIONES El curso se evaluará en 2 partes:  Quizzes: 5, semana por medio (más o menos).  Proyecto Semestral: Actividades en clases, presentación parcial y presentación final.

Ponderación: 50% Quizzes 50% Proyecto Semestral Aprobación: Quizzes >= 4,0 Proyecto Semestral >= 4,0 Asistencia >= 60% 5

UNIDAD TEMÁTICA I

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN A LA UNIDAD 1 o Los proyectos son los medios que utilizan las empresas y organizaciones para formular, evaluar, diseñar

y materializar emprendimientos que le son vitales para su desarrollo y competitividad en el mercado en que se desenvuelven. o En el caso de los proyectos de inversión industriales, las empresas deben destinar cantidades

importantes de recursos humanos y físicos, para analizar, seleccionar, desarrollar e implementar estudios, tecnologías, diseños, equipamientos, instalaciones de servicios y obras de construcción y montaje, así como capacitar a los operadores de las instalaciones, acordes con el alcance y los objetivos de calidad, costo, plazo y eficiencia operacional definidos para el proyecto. o Por proyectos industriales nos referiremos a los de procesamiento minero, industria química,

producción del sector forestal, generación eléctrica, agroindustriales y otras actividades manufactureras. 7

INTRODUCCIÓN (CONTINUACIÓN) o Mejores Prácticas en la Gestión Un proyecto de inversión es “un emprendimiento temporal, con un principio y un fin definido, y concebido para crear un determinado producto, servicio o resultado y que para su materialización requiere del diseño, construcción y operación de instalaciones físicas y equipos de diversa naturaleza”.

No se ha incluido en el análisis del curso otra clase de proyectos como proyectos de gestión u otros que no contemplan la construcción de instalaciones físicas ni montaje de equipos productivos de relevancia. 8

INTRODUCCIÓN (CONTINUACIÓN)

El éxito de un proyecto depende de muchos factores: De las personas involucradas en el proyecto, en particular del liderazgo y competencia de los que ejercen autoridad.

En un buen estudio preinversional.

En una relación oportuna y de entendimiento con los “stakeholders”.

En una útil En una excelente planificación y ejecución y control de costos, gestión de riesgos tiempos, calidad y y oportunidades. recursos.

9

INTRODUCCIÓN (CONTINUACIÓN)

Fase Preinversional

• Se establecen los objetivos y se define, evalúa y decide la solución para el proyecto. • En esta fase existen las mejores oportunidades y el mayor potencial para agregar valor al negocio, al mínimo costo y riesgo.

Fase Inversional

• El margen de agregación de valor al negocio es relativamente bajo y existe un alto riesgo de perder valor por una deficiente gestión, en aspectos técnicos, económicos, ambientales o sociales, lo que redunda en mayores costos, tiempos de ejecución y en problemas de calidad.

Gestión Integral del proyecto

• Se aplica en todo el ciclo de vida del proyecto. • incluye además de la gestión del desarrollo físico del proyecto, la gestión social, ambiental, legal y contractual con los trabajadores, contratistas y proveedores. 10

INTRODUCCIÓN (CONTINUACIÓN) o El resultado del emprendimiento deberá medirse si al final se cumple el objetivo del proyecto, para lo

cual es necesario que haya un alineamiento entre el grupo ejecutor y el Dueño, definiendo una misión clara para todos y los objetivos de todas las partes. o En la formulación y desarrollo del proyecto se requiere realizar gestión con los “stakeholders” que

pudieren ser afectados o beneficiados con el mismo, tales como, comunidades vecinas, autoridades, trabajadores, contratistas, proveedores, accionistas, clientes y organizaciones no gubernamentales, cuyos intereses y posiciones pueden ayudar o entorpecer el proyecto e incluso hacerlo abortar. o Para el éxito del proyecto se requiere contar desde un inicio con un completo “Plan de Ejecución

del Proyecto” o PEP, el que debe incluir como atributos fundamentales una correcta planificación de las actividades, un modelo adecuado para el control de los costos, plazos y calidad, así como gestión de los riesgos y oportunidades, previamente identificados y valorados en la fase preinversional. 11

INTRODUCCIÓN (CONTINUACIÓN)

o Los proyectos de inversión pueden ser vistos como una red de clientes y servidores o

realizadores, en pos de metas y objetivos comunes. Para el éxito del emprendimiento es fundamental contar con una matriz que identifique la responsabilidad de cada uno de los participantes: consultores, proveedores, contratistas y también del equipo del Dueño. o El proyecto podrá ser considerado exitoso, en la medida de que se cumplan los objetivos del

mismo y de cuán lejos resultan estar las expectativas creadas por él, en especial los requerimientos del Dueño. 12

CAPÍTULO 1. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Y CONCEPTOS A continuación se definen términos y conceptos utilizados en la Administración de Proyectos. o Administración de Proyectos: Se refiere al enfoque integrado del manejo o dirección de proyectos,

cuya misión es materializar un emprendimiento, cumpliendo los objetivos de éste, en cuanto al cumplimiento de seguridad, alcance, calidad, costo y plazo de la ejecución de la obra. o BOP: Es el balance de la planta o en inglés “Balance Of Plant”. Corresponde a la parte del proyecto,

cuya ingeniería, suministros y la construcción, no son parte del alcance del suministrador (“Vendor”) de los equipos principales. Deben ser ejecutados por una empresa de ingeniería y por una empresa de construcción, que debe contratar el Cliente. Cuando los Vendors son empresas extranjeras, normalmente el BOP, es ejecutado por empresas nacionales. o Capex: Se refiere al presupuesto del costo de inversión de un proyecto, que considera los costos

directos, como los costos indirectos. Una vez que la empresa dueña del proyecto decida invertir, el Capex se fija y durante la fase de ejecución el Gerente del Proyecto y su equipo profesional debe ir13 monitoreando y controlando que el costo del proyecto no exceda el Capex aprobado.

DEFINICIONES o Cliente o Dueño: Es la empresa o persona natural contratante de los servicios que requerirá el proyecto,

cuyo representante o administrador del contrato debe quedar debidamente identificado en los términos del Contrato de Servicios.

o Contrato: Compromiso escrito que define y regula la prestación de servicios entre el Consultor y el

Cliente. Los más usuales son los servicios de ingeniería y de construcción y montaje; no obstante también hay contratos para el suministro de equipos, el cual puede incluir un alcance mayor como los del tipo EP, EPS o EPC. Además, se utiliza para servicios especializados como topografía, asesoría sísmica, hidráulica, mecánica de suelos, ambientales, de inspección técnica, etc. Desde el punto de vista contractual, los tipos más comunes son: •

Suma Alzada: Se establece el pago de un precio fijo por el total del trabajo definido en el contrato y demás documentos integrantes, con excepción de los ajustes pactados por aumentos o disminuciones de los servicios, o de otras modificaciones expresamente determinadas.

•

Serie de Precios Unitarios: Se establece un precio a la unidad física de cada partida y se utiliza cuando el alcance del servicio no está suficientemente definido y se paga por el trabajo ejecutado. Los precios unitarios sólo pueden ser variados según reajustes acordados en el Contrato. 14

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) •

Mixto: Contiene trabajos por suma alzada y por serie de precios unitarios. Es útil en el caso de proyectos en que los alcances no están del todo definidos, y por lo tanto es preciso compartir el riesgo con el Cliente, lo que aplica para los servicios de ingeniería y de construcción.

•

Máximo Garantizado: Se utiliza en contratos por servicios de ingeniería y es similar al de Serie de Precios Unitarios, pero se establece un valor “Máximo Garantizado”, asegurando al Cliente que el total del servicio, no excederá el valor máximo garantizado por la empresa de ingeniería. Toda menor ejecución significa ahorros exclusivos para el Cliente, y cualquier mayor consumo de recursos, implicará un mayor costo para la empresa de ingeniería. En ocasiones se suelen compartir los ahorros que se produzcan entre Cliente y Consultor.

En cuanto a los alcances de los servicios, los tipos de Contratos posibles son: •

Abiertos de Ingeniería: Este tipo de contrato opera sobre la base de un sistema de Órdenes de Trabajo o pequeñas licitaciones dirigidas, respaldadas por un marco general que establece precios unitarios. Es usado por algunos Clientes para tener mayor flexibilidad en el proceso de llamado a licitación, evitando la suscripción de gran 15 cantidad de contratos menores.

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) •

E (Engineering): El contrato sólo incluye el desarrollo de la ingeniería (E), pudiendo ser para las etapas de estudio, ingeniería básica y /o de detalles.

•

EP (Engineering and Procurement): Incluye el desarrollo de la ingeniería (E) y la gestión de adquisiciones (P), en las cuales el Cliente usualmente aprueba las recomendaciones del Consultor y coloca las Órdenes de Compra finales.

•

EPCM: Es un contrato que incluye el desarrollo de la ingeniería y la gestión de adquisiciones (EP), y agrega la gestión de fiscalizar y controlar por parte del Cliente las obras de construcción y montaje (CM -“Construction Management”) realizadas por el contratista, el cual es contratado directamente por el Cliente, a menudo con asesoría del Consultor. Usualmente el servicio se define con un precio fijo, e incluye garantías de cumplimiento.

•

EPS: Incluye el desarrollo de la ingeniería (E), el suministro de equipos y materiales (P) y los servicios (S) durante la construcción y puesta en marcha, realizado por un proveedor de tecnología y equipos (vendor).

•

EPC/Llave en Mano: El contrato es con un vendor por un precio fijo por el desarrollo total del proyecto. Incluye la ingeniería, los suministros, la construcción y montajes. Un contrato EPC se caracteriza porque el suministro de equipos se hace por cuenta y en nombre del Cliente, y se comprometen garantías de cumplimiento.

•

Inspecciones: El contrato es por el servicio de inspección técnica de las obras de construcción y/o montaje a través de 16 ITOs.

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) o Empresa de Ingeniería o Consultor: Son empresas que desarrollan servicios de ingeniería,

incluyendo a los siguientes “productos” posibles de entregar al Cliente, consistentes con las definiciones del alcance del Contrato que para tal efecto se suscriba: •

Desarrollo de estudios y asesorías en general, Estudios de Oportunidades, Estudios de Perfil, Estudios de Prefactibilidad y Estudios de Factibilidad.

•

Apoyo a la gestión de Adquisiciones y de selección de equipos y materiales, incluido apoyo en la gestión de fabricación.

•

Desarrollo de Ingeniería Básica.

•

Desarrollo de la Ingeniería de Detalle y apoyo a la gestión de Adquisiciones y a la Administración de la Construcción, bajo la modalidad EPCM.

•

Inspección técnica de fabricaciones y de obras de construcción.

•

Capacitación y entrenamiento de personal de operación y mantención.

•

Otros servicios profesionales.

17

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) o Especialidades: Representan las diferentes ramas de las empresas de ingeniería: procesos, mecánica,

cañerías, civil, estructuras, eléctrica, instrumentación, entre otras, que conforman su estructura técnica y que son el recurso básico con el cual el Consultor realiza los proyectos. o Especificaciones Técnicas: Conjunto de documentos sobre características técnicas y de

requerimientos especiales relacionados con normativas de calidad, seguridad, ambiental, y aspectos legales. Hay especificaciones técnicas para contratar los servicios de ingeniería, para la compra de equipos y materiales, y para ejecutar la construcción, montaje de equipos y sistemas de un proyecto. o Estudio de Factibilidad: En la Etapa de Factibilidad, la solución elegida se define en mayor extensión,

desarrollando aspectos técnicos y operativos, dirigidos particularmente a establecer la inversión y rentabilidad del proyecto en un nivel que permita al Cliente a que tome la decisión de invertir. Esta etapa incluye un análisis más preciso del cumplimiento de aspectos normativos ambientales, y el desarrollo de una declaración (DIA) o de un estudio de impacto ambiental (EIA). 18

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN)

o Estudio de Oportunidades o de Perfil: Es la etapa de concepción de un estudio eventual, donde se

toma conocimiento y se describe en términos genéricos un problema o una oportunidad, definiendo esa situación y estableciendo una serie de posibles soluciones, desarrollándolas a nivel básico, junto con sus costos y beneficios potenciales. o Estudio de Prefactibilidad: Se precisa el problema u oportunidad, se definen y evalúan soluciones

alternativas, para seleccionar la mejor, desarrollando la ingeniería que permita discriminar entre las opciones consideradas. Suele incluir un análisis general del impacto ambiental de cada solución tentativa. La selección de la mejor solución incluye una proyección de la inversión, rentabilidad y beneficios esperados. Luego se toma la decisión de continuar a etapas más avanzadas de desarrollo y evaluación del proyecto, o si las soluciones no son suficientemente atractivas, se descarta el estudio. 19

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) o Fast-Track: Se refiere a la modalidad de proyecto con “ejecución rápida”, traslapando al máximo las

etapas de la fase de Ejecución.

o Gerente, Director o Jefe de Proyecto: El Jefe de Proyecto del Cliente y el del Consultor son los

únicos interlocutores válidos para aprobar, modificar o definir las condiciones de servicio del contrato. El Jefe de Proyecto del Consultor es el responsable ante su empresa y el Cliente de ejecutar el proyecto a total satisfacción de ambas partes. Debe dar un servicio de calidad y oportuno, según el presupuesto. El Jefe de Proyecto del Dueño, es responsable ante su empresa de desarrollar el proyecto según las condiciones establecidas en la instancia de aprobación de éste.

o Ingeniería Básica: Se realiza una definición y desarrollo integral del proyecto, precisando y decidiendo

diseños, llegándose a la preparación de especificaciones técnicas de compra de equipos y unidades mayores, y de especificaciones de obras civiles. Lo anterior con el fin de que cuando se tome la decisión final de ejecución, se inicien las etapas de adquisiciones principales y de licitaciones de construcción y montaje. En esta etapa se suele tomar la decisión final de ejecutar el proyecto, antes de asumir compromisos o de iniciar desembolsos mayores de la inversión. 20

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) o Ingeniería de Detalle: Es la etapa que desarrolla y completa la ingeniería necesaria para la ejecución

del proyecto, incluyendo todas las especificaciones y planos que definen los diseños requeridos para cotizar, licitar, comprar, fabricar, construir y montar, incluyendo cubicaciones de obras y listados completos de equipos y materiales. o “Lay-out”: Plano que muestra la disposición de los equipos del proyecto, complementado con los

edificios, caminos de acceso y otras instalaciones, referenciados a un sistema de coordenadas. o Opex: Se refiere al valor estimado para los costos de operación del proyecto a lo largo de la vida

estimada de éste. o “P&ID”: Del inglés “Piping and Instrumentation Diagram”, se refiere al plano en forma de diagrama

que incluye los equipos del proyecto, con sus conexiones de cañerías y la instrumentación asociada a éstos. 21

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) o Permisos para el Proyecto: Se refiere a los permisos ambientales y sectoriales que se deben

gestionar y conseguir con las Autoridades para poder materializar el proyecto. Ambientales: •

DIA, se refiere a la Declaración de Impacto Ambiental a presentar ante la Autoridad para obtener la autorización ambiental del proyecto. Normalmente se debe presentar para proyectos de bajo o medio impacto ambiental.

•

EIA, se refiere al Estudio de Impacto Ambiental que se debe presentar ante la Autoridad para proyectos mayores y/o complejos desde el punto de vista ambiental.

•

RCA, se refiere a la Resolución de Calificación Ambiental que emite la Autoridad y que permite construir, operar o cerrar alguna instalación industrial. La obtención de la RCA es uno de los requisitos que el Dueño se impone para decidir llevar adelante un proyecto.

Sectoriales: •

Se refiere a los permisos que se debe obtener para que un proyecto pueda materializarse y posteriormente entrar en operación. Entre estos se pueden mencionar los que se deben gestionar ante diferentes organismos gubernamentales como: MOP, DGA, SEC, SAG, SERVIU, Salud; otros como EFE y municipalidades (DOM, Dirección de Obras Municipales) para edificaciones dentro del proyecto.

22

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) o Plan de Ejecución del Proyecto (PEP): Documento donde se establecen las definiciones de cómo se

desarrollará el proyecto, contiene el programa de trabajo y los siguientes planes: de RR.HH, de ingeniería, de adquisición y contratos, de construcción, de contingencias, de prevención de riesgos, de aseguramiento de calidad, de puesta en marcha y de planificación operativa, etc. El PEP debe estar definido básicamente en la etapa del Estudio de Prefactibilidad.

o Planos “As Built”: Son planos que se han decidido actualizar para que incorporen los cambios de como

quedaron construidas las instalaciones. Lo usual es que se incluyan los planos P&ID, de lay-out, diagramas unilineales eléctricos, planos esquemáticos eléctricos y de control e instalaciones subterráneas. Lo normal es que no se incluyan planos de detalles y fabricación, tales como planos de hormigón, de fabricación de estructuras metálicas, de calderería, isométricos de cañerías, de soportes de cañerías, de canalizaciones eléctricas.

o Planos de Diseño y de Detalles: Son los planos que se desarrollan en la etapa de Ingeniería de Detalle, por

las diferentes especialidades que concurren en el proyecto, que permiten al contratista de obras construir, montar e instalar lo proyectado. 23

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) o Planos Generales: Son los documentos de diseño que sirven para definir el proyecto en términos

generales sin llegar a detalles, y que son adecuados y suficientes para apoyar estudios preinversionales, y en la toma de decisión de continuar con un proyecto. o Procedimientos: Se refieren a documentos que toda empresa de servicio prepara, para estandarizar y

utilizar en los diferentes servicios que su empresa realiza para los diferentes Clientes. o Proyecto: Concepto que comprende el conjunto de etapas y acciones que se deben realizar para

llevar a cabo la idea de un emprendimiento, sobre la base de un esquema integrado de sistemas, que se rige por las reglas de la administración de proyectos. o Proyecto “Brownfield”: Se refiere a un proyecto que se ejecuta donde ya existe una planta en

operación y se trata de ampliarla o hacerle mejoras. o Proyecto “Greenfield”: Se refiere a un proyecto para una planta o instalación nueva. 24

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN) o Puesta en Marcha (PEM): En inglés “Start-Up”; corresponde a la etapa final del proyecto, que

comienza cuando recibe las instalaciones con el término de la construcción y termina con la entrega de la Planta a la Unidad Usuaria del Dueño. Generalmente se divide en 3 etapas: •

Precomisionamiento: se realizan inspecciones al fin de la construcción y pruebas funcionales, sin energizar los equipos.

•

Comisionamiento: se realizan las pruebas operacionales con agua y con carga.

•

Operación Inicial (o “Ramp-Up”): corresponde al inicio de la operación o producción de la Planta hasta alcanzar los parámetros establecidos y su capacidad nominal.

o Riesgo: Es un evento probable, cuya ocurrencia produce un daño a las personas, bienes, proceso y al

entorno del proyecto; incluso pudiendo afectar a la reputación del Dueño ante la Comunidad. o “Stakeholders”: Se refiere a los involucrados o grupos de interés directo o indirecto en un proyecto

y se trata de personas, grupos o entidades que pueden determinar o influir en el alcance, plazo, costo 25 y calidad del proyecto.

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN)

o “Steering Committee”: Es el “comité de manejo” que opera para proyectos mayores. Este comité

supervisa el desarrollo del proyecto, especialmente en su fase de ejecución, ante el cual el Gerente del Proyecto del Dueño debe reportar el avance y sus resultados en reuniones mensuales o bimensuales. o Término Mecánico o “Mechanical Completion”: Se refiere al hito cuando todas las etapas de

construcción y precomisionamiento han sido terminadas y solo queda por solucionar un listado de detalles de terminación, que no afecta a la seguridad de las personas y de las instalaciones y equipos. o Usuario: Representante de la Unidad Operativa del Cliente que se hará responsable de la operación

futura de la planta o de las instalaciones del proyecto. Generalmente no tiene atribuciones para interferir o variar lo contractualmente suscrito, pero siempre será preferible contar con su aprobación a la labor desarrollada por la empresa de ingeniería en el proyecto o servicio. 26

DEFINICIONES (CONTINUACIÓN)

o Vendor: Proveedor de equipos y de tecnología que es aplicable en la industria del proyecto que se

ejecutará. Lo usual en proyectos mayores es que estos “vendors” sean empresas extranjeras que suministran tecnologías, equipos y servicios especializados y probados en otros proyectos. o WBS: “Work Breakdown Structure” o Estructura de Quiebre del Trabajo, busca dividir el alcance físico

del proyecto, en unidades manejables para permitir un control de desarrollo o ejecución de éste. Estas entidades se llaman “paquetes de trabajo” y deben ser manejables, posibles de estimar y planificar, asignados a un responsable, para ser ejecutados dentro de un plazo, costo y una calidad definida.

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