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• Carlos Díaz Villalobos

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ALDODIEGO & CO

Introducción El presente informe constituye una herramienta importante para empresas de todo tipo, siendo su principal beneficio la correcta utilización de los recursos económicos, humanos y la generación de estrategias para el beneficio de la empresa. Para el éxito del presente informe se requiere el poder de anticipación, la iniciativa y la reacción oportuna del cambio, sustentando sus actos no en corazonadas sino con un método, plan o lógico, establecimiento así los objetivos de la organización y la definición de los procedimientos adecuados para alcanzarlos. La razón fundamental para desarrollar el presente informe para la empresa ALDODIEGO es la de sustentar y fortalecer el éxito de la empresa.

Justificacion La propuesta de nuestra investigación en la empresa “ALDODIEGO &CO” sería detectar los factores que puedan afectar el a AldoDiego como empresa, desde su organización, hasta en los procesos de control que utiliza en sus actividades, además brindarle una estrategia de trabajo apropiada para causar el impacto en sus clientes fomentando la satisfacción a la empresa y por ende la fidelización a la empresa. Objetivos Objetivo General Identificar como influye el diseño organizacional de la heladería AldoDiego & Co . Objetivos Específicos Identificar el diseño Organizacional de AldoDiego Determinar las herramientas de diseño organizacional de AldoDiego Determinar el diseño de la organización en la era de globalización Determinar los controles del diseño organizacional

ALDO DIEGO & CO CAPÍTULO 1: LA ORGANIZACIÓN, EL DISEÑO Y LAS DIMENSIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL 1.1 Antecedentes de la empresa.

1.1.1 Historia de empresa y situación actual (Dirección; Ruc de la empresa, cantidad de trabajadores, antigüedad, filiales, producto y/o servicios ofrecidos) Historia de la empresa:

Aldodiego & Co es una marca de helados operada por los hermanos Aldo y Diego Camacho (Administrador y Chef) . Fundó su centro de producción en Octubre de 2013 y su primera tienda en Diciembre del mismo año. Cada bola de sus helados se hace diariamente en el taller con el objetivo de brindar helado fresco y de alta calidad. Se pasteuriza en casa para crear el más distintivo y adictivo sabor, partiendo desde lo clásico hasta lo poco convencional Se abastece con productores locales y usa ingredientes naturales. Debido a la gran acogida del publico trujillano en 2017 aperturaron su segunda tienda y actualmente en el 2018 cuentan con 3 tiendas estratégicamente instaladas. Posicionándose como una de las mejores heladerías artesanales. Dirección: - Av. Fátima 135 Urb. La Merced - Av. Larco 193 Urb. El Recreo (dentro del grifo Petroperu, a una cdra de la OR) - Av. Húsares de Junin 1131 Urb. La Arboleda (a una cuadra de la intersección de Av. América con Húsares).

Ruc: 20560101571 Cantidad de trabajadores: Antigüedad: 5 años de antigüedad como empresa. Productos y Servicios: AldoDiego & Co, cuenta ahora con distintos tipos de productos y servicios Productos: Helados (barquillo tradicional, cono waffle y vaso), Especiales, milshakes y bebidas calientes Servicios: Cuenta con el servicio de fiestas infantiles. 1.2 Dimensiones del Diseño Organizacional de la Empresa. 1.2.1 Dimensiones Estructurales: a) Formalización: La formalización está dada por normas y reglamentos internos que los colabores deben seguir, estos se encuentran en contratos de los colaboradores. b) Especialización: Positivo: Cuenta con puestos de trabajo simples; siendo, los más reconocidos los del servicio de atención al cliente, los cuales son el Core business de la empresa. Negativo: En ocasiones la parte administrativa cumple funciones del área operativa cuando hay alta demanda de cliente, lo cual no ese definido en un manual de funciones. c) Estandarización: Positivo: La ubicación de la primera tienda es la misma Av. Fátima 135 Urb. La Merced d) Complejidad: se realizan diversas actividades, por ejemplo, tenemos los siguientes servicios: Servicios Nupciales, Servicio Corporativo, Servicio de Encomiendas, Servicios por Tiempos, Servicio a Clientes Extranjeros, Servicio Online, Servicio de Playas, Traslado al Aeropuerto, Delivery, Eventos y Reuniones. e) Jerarquía de Autoridad: Positivo: Se reportan las quejas al libro de reclamaciones y también a la tienda principal, donde se encuentra la parte administrativa. f) Centralización: El gerente general de la empresa “AldoDiego & Co” es Aldo Camacho g) Profesionalismo:

Positivo: La capacitación acerca de los procesos de producción y atención al cliente se les realiza únicamente a los colaboradores; en la cual se les hace mejorar en su trabajo y trato de que dan a los clientes. Negativo: Sin embargo, creemos que la capacitación correcta debe ser más seguido, por que diariamente se enfrentan a distintas situaciones que deben aprender a sobrellevarlas. h) Proporciones del personal: Encontramos distintas áreas como, por ejemplo: el personal administrativo, una contabilidad externa y el área administrativa, quienes trabajan de la mano con el Gerente General. 1.2.2 Dimensiones Contextuales:   

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Tamaño: 30 colaboradores aproximadamente. Tecnología organizacional: correos electrónicos, Pagina web y redes sociales. Cultura organizacional: La organización cuenta con valores previamente establecidos, creando una cultura organizacional de la cual el colaborador se siente comprometido con la empresa. Metas y Estrategias de la organización: Somos una marca Trujillana (Perú) de helados artesanales y desde que iniciamos esta aventura (año 2013) nos hemos caracterizado por crear sabores transgresores, ser maniáticos de la perfección y sinónimo de creatividad. Nuestra pasión por los helados nos permite ver el mundo como un espacio de exploración infinita para ofrecer nuevas experiencias. Entorno: Los clientes son las diferentes personas que consumen un helado en Aldo Diego & Co (Indistintamente edades).

1.3 Tipo de organización de la empresa y sus características: mecánica u orgánica. Organización Mecánica:  Las tareas se bien definidas.  La comunicación es de tipo vertical.  Existen grados jera ricos y de control.  Las tareas se centralizan en la parte administrativa de la organización. 1.4 Estrategias Competitivas de Porter aplicadas por la empresa. Utiliza la Diferenciación: Aldo Diego & Co produce helados artesanales con sabores y nombres poco convencionales, de tal forma, que la experiencia del cliente se convierte en una divertida forma de adquirir el servicio y de conocer nuevos sabores de helado. Esta diferenciación significa una exhaustiva investigación de mercado, nunca perdiendo la calidad y siempre innovando en frases que se identifiquen con el cliente. 1.5 Opción de Diseño de la Organización de la empresa (Funcional, Divisional, Hibrido, Matricial) Es una empresa con Estructura Funcional, sus actividades se reúnen por funciones comunes y especifica. Por ejemplo:  Su entorno es de baja incertidumbre.  El tamaño de la organización es pequeño a mediana.  Permite el desarrollo de habilidades en profundidad.

CAPITULO 2: INSTRUMENTOS Y HERRAMIENTAS DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

2.1 Organigrama actual de la empresa reconociendo los tipos de órganos que aparecen Gerente general:

2.1.1 ventajas y desventajas del actual organigrama Ventajas: Para una empresa mediana en sus inicios, era adecuado tener una organización simple, debido a la simplicidad de sus procesos, debido a su crecimiento constante y a la apertura de nuevas tiendas en la ciudad de Trujillo, Fan Page, Pagina web y otros medios, requiere mayor control de esas actividades y de los colaboradores.

2.2 Organigrama rediseñado

2.2.1 Ventajas del modelo propuesto El modelo propuesto, evita la creación de áreas adicionales, crea una supervisión para cada área fundamental como es la de servicio y la de producción. Además, terceriza el servicio de Promoción del producto, las capacitaciones hacia los trabajadores y el área contable. 2.3Manuales Específicos de la empresa 2.3.1. MOF Este manual contiene la definición de la estructura organizativa de nuestra empresa. Engloba el diseño y descripción de los diferentes puestos de trabajo establecido en el organigrama. Este manual especifica requisitos para el cargo interacciono otros procesos, responsabilidades y funciones. Identificación de color según el área del trabajo: 1: AREA ADMINISTRATIVA Cargos  

Gerente General Contador

2. AREA OPERATIVA Cargos       

Jefe de Producción Operario de Producción Cajero Jefe de Servicio Operario de Atención Asesor de Promoción(tercerizado) Coaching(tercerizado)

2.3.2. MAPRO 2.3.3. RIT CAPITULO 3: DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN EN LA ERA DE GLOBALIZACION 3.1 Diseños contemporáneos empleados o aplicables para la ventaja global AldoDiego & Co usa tres tipos de diseños organizacionales: Horizontal, Redes dinámicas y Reingeniería. Organización Horizontal: La empresa utiliza los tres procesos mas importantes de la empresa, los cuales se relacionan para un solo objetivo brindarle la mejor experiencia al cliente al momento de comprar helado, dichos procesos son: Administrativos, Producción y Atención al cliente. Por otro lado, AldoDiego & Co siempre usa la palabra equipo y no individualiza a los colaboradores usando siempre su frase TEAMALDODIEGO, lo que promueve unión e igualdad entre los trabajadores por muy diferentes puestos que tengan. Redes Dinámicas: Una de las complicaciones que tienen las empresas hoy en día es que no tiene un cambio dinámico, debido a que si bien pueden tener éxito y crecer a manera de infraestructura, empleados, ventas y entre otros, en la mayoría de los casos las empresas se olvidan también de crecer a manera de organización, conservando un diseño organizacional de una empresa pequeña a pesar de ser ya una empresa constituida, lo que produce en resumidas cuentas: cuellos de botellas, tiempos muertos, carencia de control, mala comunicación, entre otros. En el caso de AldoDiego & Co, ellos a raíz de su éxito decidieron mejorar sus áreas y tener un logo que se adaptase mejor a su cultura actual y su lema CHANGE THE RULES.

Antiguo Logo 2014

Actual Logo 2018

Reingeniería: Uno de los mayores fracasos que tuvo AldoDiego & Co fue una promoción para Hallowen usando las redes sociales y el hashtag #Lamegustacion, que se compartiera en las biografías de un amigo único y que ambos vayan disfrazados el 31 de octubre, pero no funcionó siendo un fracaso rotundo en el año 2016. Para el año 2017 AldoDiego, uso una campaña de intriga en la cual, invito a todas las personas a probar el Sabor Fantasma (edición especial), ese día las ventas incrementaron en un 45%, además que consiguieron un considerable número de nuevos clientes. 3.2 Etapas de desarrollo Internacional actual de la empresa Actualmente y por el giro del negocio, AldoDiego & Co, tiene una etapa domestica, debido a que en primera instancia y como prioridad tiene asentar su posicionamiento a nivel de Trujillo. 3.3 Diseño Estructural para operaciones globales que emplea o podría emplear la empresa 3.4 Tipos de cambios estratégicos experimentados por la empresa (Indicando si es cambio paulatino o radical). 3.4.1 Cambios de Producto/Servicio AldoDiego & Co, cambio los productos que vende desde un primer momento para una diferenciación con la competencia, actualmente no vende sabores clásicos (fresa, vainilla, lúcuma), cambiando a nombres atractivos, killed by chocolate , sabor fantasma, vainilla de Madagascar, entre otros. Por otro lado, también ofrecen el servicio de cattering y como un servicio de carrito heladero para eventos importantes como fiestas. 3.4.2 Cambios de Tecnología Anteriormente AldoDiego & Co no usaba mucho las redes sociales, caja entre otros, hoy en día, la empresa usa las redes y así lanzar promociones de un día, servicio delivery, y promocionar sus otros servicios e interactuar con sus clientes. Con respecto al uso de tecnologías, se implementaron POS, un sistema de caja. 3.4.3 Cambios de Estrategia – Estructura AldoDiego & Co, se adaptan estratégicamente a medida y gracias al proceso de mejora continua, siendo cuando uno de estos cambios estratégicos, tercerizar el área de Marketing, además de cambiar su estructura organizativa a medida del crecimiento que tuvo la misma. El cambio de estrategia de la empresa se baso en no solo brindar un producto de calidad, sino también, darle al cliente una experiencia única al cliente al momento de querer probar nuevos sabores. 3.4.4 Cambios de Cultura AldoDiego & Co, tuvo un cambio a nivel cultural debido a que a medida que fue teniendo éxito y fue creciendo, la empresa encontró una identidad que luego la reflejaría dentro de su organización. Su cultura CHANGE THE RULES, que promueve el buen servicio al cliente con el placer de comer un helado fuera de lo convencional en un ambiente moderno.

CAPITULO 4: LA TECNOLOGIA, INFORMACION, EL CONTROL Y EL DISEÑO ORGANIZACIONAL 4.1 Tecnologías empleadas a Nivel de la Organización A nivel de organización, la empresa cuenta con un registro biométrico que permite un control sobre la hora de llegada y salida de los colaboradores, además de la hora de apertura y cierre del local. 4.2 Tecnologías empleadas a Nivel Departamental A nivel departamental, la empresa usa un CRM que permite tener un registro de todos los clientes y agregar a los nuevos clientes, lo que permite tener una base de datos de los mismos que a su vez ayuda al lanzamiento y al análisis del comportamiento de los clientes ante las promociones. Para el área de producción, se tiene usa un programa que permite tener un control sobre el uso adecuado de los insumos y así evitar desabastecimiento. 4.3 Tipos de Tecnologías o Sistemas de Información utilizados en la empresa y ventaja estratégica 4.3.1 Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS) Implementaron un Sistema de caja que les permite tener un control acerca de los productos vendidos durante el día, además del uso del POS que se interconectan permitiendo el control mencionado anteriormente. 4.3.2 Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DDS) Con el CRM y como se menciono anteriormente, este permite tener estadísticas y analizar el comportamiento de la demanda o los clientes con respecto a estaciones del año, promociones, eventos etc. Para decidir si el producto nuevo, promoción entre otros, fue un éxito o un fracaso. 4.3.3 Sistemas de Información Administrativa (MIS) Presentan más que todo un sistema que les permite un control sobre las finanzas de la empresa, lo que hace que tengan un mejor uso de los recursos. 4.3.4 Ventajas Estratégica lograda por la empresa con el uso de las tecnologías o Sistemas de Información En la mayoría de los casos, las TI’s o SI’s permiten que AldoDiego & Co, agilice los procesos, puedan realizar pronostico, encontrar gustos y preferencias de lo clientes permitiendo tomar decisiones acertadas que se reflejaran en el aumento de las ventas y en la satisfacción del cliente. 4.4 Enfoques o tipos de Control Organizacional u estratégicos aplicados en la empresa 4.4.1 Control de Mercado La empresa se diferencia de la competencia al ofrecer un producto con un nombre para nada convencional, con helados hechos de manera artesanal y sin conservantes, a

comparación como las marcas de helados como Donofrio, Trendy, que no ofrecen una experiencia al cliente y lanzando promociones acorde a la tendencia.

4.4.2 Control de Clan AldoDiego & Co promueve la cultura CHANGE THE RULES, motivando a los colaboradores a formar parte de la cultura, además de seguir los valores de dicha cutura.

4.4.3 Control Burocrático Cuentan con un control para los procedimientos a seguir en cada uno de los establecidos, las actividades son estandarizadas, de tal modo que los colaboradores tengan claro los comportamientos laborales. 4.4 Enfoque o tipos de Control de Supervisión o Contingencial aplicados en la empresa 4.4.1 Control de entrada Para AldoDiego & Co uno de los controles de entrada para saber si los colaboradores realizan los procesos de manera correcta, se les evalua en base a los valores que cada colaborador tiene, desde la puntualidad, hasta el estado de animo que tienen para con el cliente.

4.4.2 Control de Proceso Para un correcto control de procesos, se evalua a los trabajadores en base a los estandares que se tiene, desde el tiempo máximo que se tiene para la fabricación de helados y el tiempo de atención al cliente. 4.4.3 Control de Salida Para este control la empresa utiliza el método del Comprador Misterioso, el cual evalua de manera constante y aleatoria, la atención y los procesos que realizan los colaboradores. 5 Conclusiones   

El diseño organizacional facilita el flujo de la información y la toma de decisiones para satisfacer la demanda de los clientes de AldoDiego &Co. El diseño organizacional define con claridad y responsabilidad de trabajos, equipos, departamentos. El diseño organizacional crea procedimientos agilizando las respuestas a cambios del ambiente.

Recomendaciones  

Despues del análisis efectuado a la empresa, se le recomienda a la empresa usar los controles constantemente para mejorar en gran medidad y controlar sus procesos. Se le recomienda a la empresa, seguir en su proceso de posicionamiento a nivel local(Trujillo) para luego seguir escalando en el proceso de globalización.