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• José Evans

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ELABORACIÓN DELMEMORANDO DE PLANIFICACIÓN ÍNDICE Contenido Página 1. Definición 2. Objetivos 3. Responsables 4. Procedimientos 4.1 Conocimiento de la empresa y su entorno 4.2 Evaluación Preliminar del Control Interno 4.3 Resultados del conocimiento de la empresa 4.3.1 Condiciones para Auditar la Empresa 4.3.2 Identificación de Posibles Áreas Críticas 4.3.3 Objetivo de la Auditoría 4.3.4 Alcance 4.3.5 Criterios para la Selección de Muestras 4.3.6 Estimación de Recursos 4.3.7 Cronograma de Actividades 5. Estructura del Memorando ELABORACIÓN DELMEMORANDO DE PLANIFICACIÓN 1. DEFINICIÓN Es el documento que resume los resultados de las fases de obtención de información y planificación, ejecución, terminación del trabajo de auditoría yevaluación preliminar del control interno de la empresa a auditar, así como loscriterios que deben seguirse para realizar la planificación específica, que serviráde base para la ejecución del trabajo. 2. OBJETIVO El objetivo de la elaboración del memorando de planificación es el de proporcionara los responsables de desarrollar la planificación específica, la informaciónnecesaria para definir los objetivos de la auditoría, la naturaleza, oportunidad yalcance del trabajo a realizar, conforme lo establecen las Normas Internacionales de Auditoría.También permite al auditor comprender en mejor forma el proceso de planificacióny la correcta aplicación de los procedimientos de auditoría establecidos. 3. RESPONSABLES La responsabilidad por la elaboración del memorando de planificación y susmodificaciones recae en: 1. Elaboración - Supervisor y auditor 2. Modificación - Supervisor auditor 3. Revisión - Supervisor 4. Supervisión - Supervisor 5. Aprobación - Director o Gerente de Auditoría 4. PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACIÓN De acuerdo a la elaboración del Memorando de Planificación, se debe efectuar el siguiente trabajo:

4.1 CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO Consiste en obtener un conocimiento general de la empresa a auditar,incluyendo sus sistemas operativos y de información, para lo cual el auditordebe recurrir a revisar entre otros las siguientes fuentes de evidencia.

_______________________________________________________________________________________________

4.1.1 Archivo permanente 4.1.2 Archivo corriente 4.1.3 Legislación, normas y regulaciones aplicables 4.1.4 Informes de auditorías anteriores 4.1.5 Presupuesto financieros 4.1.6 Estados financieros e información complementaria 4.1.7 Red programática 4.1.8 Conocimiento de la Tecnología Informática 4.1.9 Organigramas actualizados 4.1.10 Actas de Junta Directiva desde la última auditoría 4.1.11 Contratos y convenios nuevos y modificados 4.1.12 Lista de directivos, empleados y responsables de las áreas. Estos documentos pueden encontrarse disponibles en: medios físicoso magnéticos y otros sistemas integrados de información, que son lasprincipales fuentes de evidencia para desarrollar esta fase de laplanificación. Por medio de estas bases de datos se puede obtener informacióncomo la siguiente: �Consulta de leyes, normas, manuales y otros documentos �Unidades ejecutoras, programas o proyectos auditables �Registros de personal �Registros de contratos �Archivos de informes de auditoría �Estructura orgánica de las empresas �Funciones y atribuciones de las empresas �Resumen de políticas nacionales e institucionales �Estados financieros �Reportes de ejecución de los flujos de ingresos y egresos �Programación física y financiera �Diferente tipo de información administrativa y financiera �Etc. Los auditores, deben tener acceso a cualquier base de datoso sistemas de información utilizados por la empresa a auditar, según eldesarrollo tecnológico de la misma. 4.2 EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO En esta fase se identifica la existencia de políticas y controles internosclaves, relacionados con diferentes aspectos de la actividad institucional, sinllegar a realizar una evaluación de fondo, de las mismas. Esta fase es muy importante, porque a través de la misma, se obtiene lainformación que servirá de base para seleccionar los criterios que sustentarán la planificación global, la cual incluye las siguientesactividades: 4.2.1. Revisar saldos finales 4.2.2. Aplicar procedimientos analíticos de revisión a los estados financieros o estados 4.2.3. Obtener información estadística 4.2.4. Identificar actividades sustantivas 4.2.5. Conocer la ubicación geográfica de las actividades a auditar 4.2.6. Conocer los sistemas operativos y de información en ejecución 4.2.7. Identificar áreas críticas o de riesgo 4.2.8. Identificar desviaciones o incumplimientos importantes de los objetivos y metas 4.2.9. Identificar prácticas antieconómicas 4.2.10.Conocer la legislación y normas aplicables 4.2.11. Identificar controles internos inexistentes o deficientes 4.2.12. Conocer el ambiente de control

Durante esta fase, el auditor interno debe comunicarse con el encargado que tendrá la responsabilidad de da toda la información para hacer la auditoría en la empresa y si es necesario hacer uso del sistema para extraer la mayor cantidad financiera y administrativa que se relacione con el área auditada, que le permita contar con mayores elementos de juicio para planificar el trabajo, y en la fase de ejecución, para aplicar sus pruebas de auditoría. 4.3 RESULTADOS CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO Y EVALUACIÓN PRELIMINARDEL CONTROL INTERNO La información obtenida y su análisis, dan como resultado que el auditor concluya sobre los siguientes aspectos: 4.3.1 Condiciones para auditar la empresa Uno de los principales objetivos del conocimiento de la empresa y su entorno es la evaluación preliminar del control interno consiste en determinar si la empresa es auditable, es decir, si existen las condiciones necesarias para realizar la auditoría. Algunas situaciones que determinan si la empresa es auditable o no,pueden ser las siguientes: • Registros contables inexistentes Registros contables desactualizados • Inconsistencia e inconfiabilidad de la información financiera • Falta de documentación de soporte • Dificultades o limitaciones para aplicar pruebas de auditoría claves Esta información también es útil para realizar procedimientos analíticos de revisión, a través de los cuales se identificarán desviaciones ytendencias importantes, que a su vez contribuyen a definir los criterios de auditabilidad, tales como importancia relativa respecto al monto y volumen de las operaciones, potenciales riesgos y áreas críticas, los cuales definen los programas, proyectos, actividades, grupos de gasto,operaciones etc. que serán sometidas al trabajo de auditoría. Por otra parte, también se podrán seleccionar las técnicas yprocedimientos de auditoría que se consideren necesarias paraalcanzar los objetivos de la auditoría. 4.3.2 Identificación de posibles áreas críticas Como resultado de la evaluación preliminar del control interno, se deberán identificar las posibles áreas críticas que servirán de base paradeterminar el alcance de la auditoría y optimizar el uso de los recursos. En el memorando se deben identificar claramente las áreas críticasidentificadas en el conocimiento de la entidad, su entorno y evaluación preliminar del controlinterno. 4.3.3 Objetivos Lo más importante del proceso de planificación, es establecer los objetivos de la auditoría, por lo tanto, una vez que se ha determinado la auditoría de la empresa, y evaluado los riesgos existentes, se procede a describir los objetivos que se espera alcanzar, los cuales deben quedar expresados con toda claridad. 4.3.4 Alcance El alcance es otro elemento que debe quedar claramente establecido,el mismo de limita el proceso de la auditoría, al proporcionar al auditor la información necesaria que le permita ubicarse dentro del contexto de la empresa para visualizar globalmente las relaciones e interrelaciones existentes, para alcanzar satisfactoriamente los objetivos. La determinación del alcance tiene que ver con los aspectos siguientes: • El período a evaluar • Los programas • Los proyectos • Los sistemas • Los procesos • Las operaciones

• Los productos o resultados • Los estados financieros • Los registros contables • Las cuentas, rubros, renglones etc. 4.3.5 Criterios para la selección de muestras Los criterios se pueden realizar de acuerdo a métodos estadísticos y no estadísticos 4.3.6 Estimación de recursos La estimación de recursos incluye: recursos humanos, materiales,financieros y tecnológicos, además, se debe estimar el tiempo necesario para realizar el trabajo. Esta estimación debe estar en función de los aspectos detallados anteriormente, pero principalmente por el objetivo y el alcance de la auditoría, así como las metas establecidas, que contribuirán a ejercer una adecuada administración del proceso de la auditoría. Para la estimación de recursos, debe tomarse en cuenta la siguiente estructura para conformar los equipos de auditoría:  Supervisor  Auditores  Especialista (ingeniero, informático, médico, etc.) El número de personas que integrarán los equipos de auditoría dependerá de factores tales como:      

Tipo de auditoría Los objetivos de la auditoría El alcance de la auditoría Complejidad de las operaciones de la empresa Volumen de trabajo El tiempo disponible para la presentación del informe

La estimación de los recursos humanos, materiales, y financieros dependerá también de estos factores, por lo que la planificación debe prever que los auditores dispongan de los insumos necesarios en forma oportuna, para que cada fase del proceso de la auditoría se realice sin demoras. Los recursos tecnológicos dependerán principalmente del tipo de auditoría y de la naturaleza y complejidad de las operaciones de la empresa, lo mismo que la participación de especialistas, como apoyo técnico al equipo de auditoría. 4.3.7 Cronograma de actividades Expresa las metas a alcanzar por medio de la descripción de las actividades previstas dentro del proceso de la auditoria y la programación del tiempo asignado a cada actividad. 5. ESTRUCTURA DEL MEMORANDO El memorando de planificación tendrá la siguiente estructura básica: 5.1 Carátula 5.2 Contenido 5.3 Antecedentes 5.4 Legislación y demás normas y regulaciones aplicables 5.5 Auditoría de la empresa 5.6 Identificación de posibles áreas críticas 5.7 Objetivos de la auditoría 5.8 Alcance 5.9 Criterios para la selección de la muestra 5.10 Informes que se presentarán 5.11 Cronograma de Actividades 5.12 Recursos humanos, financieros y materiales

Balance General Empresa Comercial e Industrial “La Chalana, S. A.” Al 31 de diciembre del 2016 (cifras expresadas en quetzales) ACTIVO CORRIENTE Caja y bancos Cuentas por cobrar Inventario ACTIVO NO CORRIENTE Propiedad planta y equipo TOTAL ACTIVO PASIVO CORRIENTE Cuentas por pagar Acreedores varios Impuestos x pagar PASIVO NO CORRIENTE Prestamos a largo plazo TOTAL PASIVO PATRIMONIO Y CAPITAL Ganancias acumuladas Capital social TOTAL PASIVO Y CAPITAL

3,000,000.00 5,000,000.00 14,000,000.00 4,000,000.00

22,000,000.00 4,000,000.00 26,000,000.00

1,000,000.00 2,000,000.00 310,000.00

3,310,000.00

19,000,000.00

19,000,000.00

690,000.00 3,000,000.00

3,690,000.00 26,000,000.00

Estado de Resultados Empresa Comercial e Industrial “La Chalana, S. A.” Al 31 de diciembre del 2016 (cifras expresadas en quetzales) VENTAS (-)Deb. Ventas Ventas Totales COSTO DE VENTA Inventario Inicial (+) Compras Mercadería disponible (-) Inventario final Ganancia Bruta GASTOS DE OPERACIÓN Gastos de ventas y admo. GANANCIA EN OPERACIÓN (-) Impuesto (ISR) GANANCIA DEL EJERCICIO

10,000,000.00 1,000,000.00 9,000,000.00 5,000,000.00 10,000,000.00 8,000,000.00 18,000,000.00 14,000,000.00 4,000,000.00 3,000,000.00 3,000,000.00 1,000,000.00 310,000.00 690,000.00

Ejercicio práctico

MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN La Empresa Comercial e Industrial La Chalana, S. A. Auditoria de Estados Financieros Del período del 01 de enero al 31 de diciembre del 2016 PLANEACIÓN TECNICA 1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA 1.1 La empresa Comercial e Industrial La Chalana, S.A. La inscripción de la empresa se realizo en el registro mercantil de acuerdo a la escritura pública No. 557-2013, con patente No. 1020 de empresas No. 980 en la ciudad de Guatemala. 1.2 Actividad Principal La actividad principal es la producción de harina de trigo, sus ventas las realiza en el exterior e interior del país; la presentación de sus productos es por quintal y arroba y su materia prima la obtiene del exterior 1.3 Evaluación del entorno del control interno En la aceptación del encargo de la auditoría, se procedió durante el mes de diciembre de la semana del 21 al 25 de diciembre del 2016 realizar la visita preliminar, observando que el control interno de las aéreas de inventarios y cuentas por cobrar existen deficiencias que se determinaron a través del método descriptivo y de cuestionario. 2. LEYES, NORMAS, REGLAMENTOS Y OTROS ASPECTOS LEGALES APLICABLES Durante la práctica de la auditoría de estados financieros se utilizara y aplicara las siguientes leyes: 2.1 Normas Internacionales de Auditoría 2.2 Normas Internacionales De Información Financiera –NIIF2.3 Manuales y demás reglamentación emitida por la empresa 3. Fechas importantes para la realización de la auditoría Para la ejecución de las tres fases de la auditoría en la obtención de la información y documentación los factores de riesgo y las principales características del riesgo en las operaciones financieras se incluyen las siguientes fechas: Inicio de la auditoría 01 de febrero de 2017 Confirmación de saldos y análisis de antigüedad 08 de febrero de 2017 Observación física del inventario 31 de Diciende 2016 Terminación de la auditoría 28 de febrero de 2017 Fecha de entrega del reporte y otros 05 de marzo de 2017 4. Responsabilidad del personal en área específica dentro de la auditoría. La estructura organizacional de la empresa está dirigida de la siguiente manera: Gerente y Representante Legal Auditor Interno Gerente Financiero Contador Gerente de Ventas Gerente de Producción

Lic. Alberto Fuentes López Lic. Marco Aurelio Morales Lic. Rigoberto Duarte Pérez Marvin Leonel Arana Américo Colon Ing. José Luis Monzón

5. Áreas Críticas y Evaluación de Factores de Riesgo 5.1 Posibles Áreas CríticasLas siguientes son situaciones que pueden tener una incidencia en el alcancedel trabajo a desarrollar: 5.1.1 En la técnica de la observación física de los inventarios al 31 de diciembre de 2016 se determino un faltante de Q.4, 000.000.00 se aplicará procedimientos analíticos sustantivos para su verificación. 5.1.2 Las cuentas por cobrar existe un atraso en los pagos de dos años de Q. 1,000.000.00 y de las fechas de 31 a 90 días Q.1,500.000.00 para su respectiva verificación se practicarán confirmaciones de saldos a los clientes para su confirmación en los registros contables. 5.1.3 En los movimientos de caja central de la empresa se practicará arqueo de valores para determinar si existen faltantes de efectivo. 5.2 Factores de Riesgo La evaluación preliminar permitió identificar las siguientes condiciones: 5.2 .1 Riesgo Inherente El monto de los inventarios al 31 de diciembre de 2016 es bastante significativo y se identifico que existen productos perecederos y que en su momento no fueron rebajados del inventario inicial. 5.2.2 Riesgo de Control Existen deficiencias evidentes en la estructura de control interno en las áreas de inventarios, cuentas por cobrar y caja general que determinarán la naturaleza oportunidad y alcance de las pruebas deauditoría.  La empresa carece de personal calificado en registrar el área de inventarios  No existen controles de seguimiento a los cobros de las cuentas por cobrar de acuerdo a su reglamento.  Incumplimiento de las actividades de control interno en el principio de segregación de funciones el empleado encargado del efectivo realiza varias tareas. 6. OBJETIVOS 6.1 Generales Examinar los registros contables y auxiliares de cada una de las cuentas de los estados financieros para emitir una opinión sobre la razonabilidad en la ejecución de los mismos, durante el período auditado. 6.2Específicos 6.2.1Evaluar la estructura de control interno, relacionado a la función administrativa de la empresa. 6.2.2Revisar los registros contables, transacciones financieras, así como sus documentos de soporte que amparen las operaciones realizadas de los ingresos y egresos de caja general, cuentas por cobrar e inventarios. 6.2.3Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. 6.2.4Determinar la existencia de fraudes o errores en los controles operativos administrativos y financieros de la empresa.

6.2.5 Evaluar la estructura, seguridad, funciones, procesos y actividadesdesarrolladas por la empresa, para comprobar la eficiencia de las operaciones yla confiabilidad de la información generada para la toma de decisiones. 7. ALCANCE O TRABAJO A DESARROLLAR 7.1 La auditoría de la empresa, comprenderá el período del 1 de enero al 31 dediciembre de 2016. 7.2 Se evaluará el ambiente y estructura del control interno 7.3 Se practicará el inventario al 31 de diciembre de 2016 7.4 Se realizarán confirmaciones de saldos a los clientes y se analizará la antigüedad de saldos7.5 Se practicará arqueo de valores al efectivo de la empresa 7.6 Se realizarán pruebas de auditoría de ingresos y egresos de la caja general

7.7 Se examinarán conciliaciones bancarias 8HORAS DE TRABAJO. Para la realización del trabajo de campo y gabinete se aplicaran 140 horas hombre 9. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA MUESTRA 9.1 Para la selección de la muestra se aplica el método no estadístico, tomando como base la experiencia del auditor. 9.1.1 De acuerdo a la identificación del riesgo de las operaciones de control. Si existieran fraudes se determinara examinar las áreas a un nivel alto (100%) PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA 9. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 9.1 Cronogramas de Tiempo y Personal En anexos 1 y 2 se presenta la programación de las diferentes fases delproceso de la auditoría, así como el personal asignado a las mismas. 9.2 Recursos Humanos, Financieros y Materiales Para la práctica de esta auditoría es necesario contar con los siguientesrecursos: 9.2.1 Humanos. (Personal de la firma que efectuara la auditoria Socio Juan Alfonso Aldana 1 Supervisor Roberto López 2 Auditor de campo Alejandro Sáenz 9.2.2 Materiales Salón de reuniones 3 laptop Pentium 4 1 impresora lexmark cartuchos Resmas de papel bond tamaño carta para reportes e informes 9.2.3 Financieros El valor de la auditoría es de Q.150, 0000.00 incluye el IVA y viáticos 10. INFORMES QUE SE PRESENTARÁN Al finalizar la auditoría, se presentará el informe, de acuerdo con el cronogramade actividades.

CRONOGRAMA DE AUDITORIA AUDITORIA FINANCIERA Y DE CUMPLIMIENTO EMPRESA COMERCIAL E INDUSTRIAL “LA CHALANA”, S.A. PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE DE 2015 2015 ACTIVIDADES

INICIO

DICIEMBRE

FINAL

1

esentación de la Propuesta de Servicios ofesionales onocimiento del entorno y control interno y querimiento de información y documentación e soporte anificación Global de la auditoría aboración de Cuestionarios de Control terno aboración de Programas de auditoria evisión, análisis y evaluación de la ocumentación acticar el inventario físico de los productos acticar la confirmación de saldos de clientes acticar el Arqueo de valores a la encargada e caja general. aboración de posibles hallazgos y traslado al upervisor para su revisión otificación de hallazgos a la junta directiva ara su discusión scusión de hallazgos aboración de papeles de trabajo

2016

2

3

ENERO

FEBRERO MARZO

4 1 2 3 4 1

26/12/2015 16/12/2015

20/12/2015 26/12/2015 20/12/2015 28/12/2015 23/12/2015 02/01/2016 24/12/2015 03/01/2016 02/01/2016 10/01/2016

02/01/2016 15/01/2016 15/02/2016 020/02/2016 25/02/2016 27/02/2016 28/02/2016 28/02/2016

02/02/2016 28/02/2016 aboración del informe y traslado al upervisor para su revisión 01/03/2016 03/03/2016 orrección de observaciones y aprobación del forme por parte del Director 04/03/2016 04/03/2016 erminación de la auditoria en entrega del forme a la junta directiva de la empresa. 05/03/2016 05/03/2016

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Revisado por

Revisado por

Fecha

Fecha

2 3 4 1 5

4

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE AUDITORIA PLAN FIN DE SEMANA EJERCICIO PRÁCTICO La empresa comercial e industrial La Chalana S. A., la cual fue inscrita en el registro mercantil en base a la escritura constitutiva No. 557-2010, se le asigno patente de sociedad No. 1020 de empresa No. 980, ambos documentos indican la actividad principal es la producción de harina de trigo, sus ventas la realiza en el exterior e interior del país; la presentación de sus productos es por quintal y arroba. Según información de la administración las ventas ascenderán en 2016 a la cantidad de Q.50,000,000.00 Con respeto a su materia prima la obtiene del exterior por lo consiguiente paga en sus importaciones, el impuesto al valor agregado y derechos arancelarios, las importaciones del período 2015 fueron por Q.20,000,000.00, derivado de esto, la administración tributaria la califica como una empresa especial. La administración de la empresa está conformada por tres accionistas, quienes tienen aportaciones en bienes y efectivo por partes iguales; además existen las figuras de gerente general y representante legal Lic. Alberto Fuentes López, gerente financiero Lic. Rigoberto Duarte Pérez, auditor interno Lic. Marco Aurelio Morales, contador general Marvin Leonel Arana, gerente de ventas Señor Américo Colon y gerente de producción Ing. José Luis Alarcón. Según la escritura constitutiva y el RTU correspondiente, al período contable de enero a diciembre de cada año. Debido a que los auditores egresados de la Universidad de San Carlos de Guatemala, son expertos en realizar auditoria de estados financieros, se les solicita a la firma de auditores de los salones 315 y 311 del edificio S-3 de esta Universidad, realizar una auditoría de este tipo, por el período del 01 de enero al 31 de diciembre del 2015. Parte del trabajo a realizar, debe estar enfocado a verificar si los registros contables se realizan en base en Normas Internacionales de información Financiera –NIIFCabe indicar que la asamblea de accionistas en donde tendrán que presentar los resultados de la auditoría se realizara el 15 de marzo del 2016. La empresa desea que los auditores externos, observen la toma de inventario físico al 31 de diciembre del 2015. Este se realizó el 31 de diciembre del 2015, determinándose una diferencia de menos de Q.4,000,000.00, el encargado no operaba en su totalidad los egresos de mercadería, carece de controles de kardex para cada productos y se le dará seguimiento en el proceso de la auditoria; es importante hacer notar que está pendiente de registrarse el ajuste por el faltante de productos en el inventario. El resultado del análisis de antigüedad de saldos relativos a las cuentas por cobrar que se ha dado en anteriores auditorias, sobre la base de una cartera de Q.5,000,000.00ha sido el siguientes: Atraso de más de dos años es de Q.1,000,000.00 y entre 31 y 90 días Q.1,5000,000.00 y la diferencia se encuentra dentro del período de crédito de la empresa, la que es de 30 días máximo. Para salvaguardarse de que los saldos son correctos entre los registros contables se confirmaran con los clientes el día 08 de febrero del 2016, al practicarse los arqueos de valores a la cada central de la empresa se determinó un faltante de efectivo de Q.2,000,000.00, siendo el responsable el empelado Mariano Méndez y se llegó a un acuerdo que se le cobrara el 70 por ciento en efectivo y el otro 30 por ciento se le descontara en nómina; esta acción de fraude se debió a que realiza las conciliaciones bancarias, recibe el efectivo, los deposita al banco y no se tenía un control y no posee una fianza por manejar fondos. Previo a iniciar el trabajo de auditoría, deberá presentar una planeación técnica económica en la que deberá indicarse entre otras cosas, que personal de la firma participara en la misma, efectuando el trabajo de campo, así como el control interno aplicar, honorarios, etc. Con base a la información anterior se determinó y detallo los aspectos, características o elementos. En la planeación administrativa los estudiantes tomaron la decisión que los tres mejores que obtuvieron las calificaciones más altas desarrollen el trabajo y en su orden es Juan Alfonso Aldana, Roberto López y Ricardo Aguilar y el tiempo de trabajo en horas hombres es de 140 horas y se practicará desde el 01 de febrero al 28 de febrero del 2016, los honorarios que devengaran es de Q.150,000.00, dentro de los recursos a utilizar es una impresora, 3 laptops para realizar el

trabajo de campo y una resma de papel bond tamaño carta para los informes de auditoría que se entregaran el 04 de marzo 2016.