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CASO EMPRESA FAMILIAR EN CAOS Todo comenzó un jueves en la mañana, al iniciarse el proceso de auditoria interna, cuando el señor Juan planteo una jornada de aseo, el día sábado, después de la jornada laboral, o sea en la tarde, manifestando que era de carácter voluntario, pero que igual se tendría en cuenta a las personas que asistieran a ella, comprometiendo a todos los empleados a firmar un acta. Edgar el jefe de producción de la empresa, ante la negativa de que fuera después de la jornada laboral, convoco a todos los empleados a quejarse ante la gerencia, de que estaban siendo obligados a acatar dicha orden. La gerente y socia en ese momento no se encontraba, en representación de ella su hermana aleida, socia también, se dirigió a los empleados de la siguiente manera “Hasta el momento, esta empresa solamente nos ha brindado satisfacciones personales, por ejemplo en la generación de varios empleos y estabilidad económica a las familias de sus trabajadores, pero no nos produce beneficios y rendimientos a los Socios”. Desde ese preciso momento empezó la cadena de despidos que hicieron el ambiente aun más tensionante. A esta reflexión se sumaban las demás afirmaciones de otros miembros de la empresa tales como la de la socia Teresa la cual hizo esta pregunta en una reunión pasada: “¿Será que las dificultades de la sociedad que conformamos con la herencia que nos dejaron papá y mamá, terminará ahora por absorber, los problemas de iliquidez y de continuas pérdidas que se afrontan, y por sacrificar y hacernos perder el patrimonio personal y familiar que hemos construido con el esfuerzo de muchos años de trabajo?. Y de pronto fue más realista (o fatalista) la de la socia Amparo, al decirle a Juan un día que fue a visitarla, ya que ella vivía en otra ciudad: “Ya se a que vienes, Juan, la empresa está en quiebra y hay que liquidarla”. Hasta el momento, los Socios habían considerado que su participación en la sociedad se limitada meramente a participar en una reunión mensual de Junta Directiva, o a una reunión anual de Junta de Socios, delegando responsabilidades y compromisos empresariales en la Gerencia, sin cuidar cada uno lo suyo, y en muchas ocasiones firmando y avalando compromisos bancarios y financieros de la sociedad, sin ir más allá en el seguimiento y en la ejecución o no de los recursos adquiridos para mejorar la sociedad. Alguna vez Amparo dijo: “Estuve en una reunión en Pereira, donde nos hablaron de la importancia de participar como socio de una Empresa y de gozar de sus beneficios y de aportar ideas, y eso es bueno”, pero aunque se sienta cercanía con la Empresa, al mismo tiempo se le ve cada vez más lejos.

RELACIONES ENTRE LOS MIEMBROS DE LA JUNTA DE SOCIOS. Un viernes, Juan al llamar telefónicamente a Amparo para invitarla a la Junta Extraordinaria de Socios, la llamada fue contestada por su esposo Sigifredo; Juan le dijo a María: “Saluda a Sigifredo, y aprovecha y habla con Amparo”. Pero ella respondió: “No, no, no me ponga a hablar con nadie ahora, que yo no tengo tiempo para eso”. Luego Amparo me dijo: “Es más fácil llamar a la Gobernación de Risaralda, donde uno sabe que le contestan y al menos uno logra hablar con una operadora amable. Pero, si llamo a la Fábrica, primero me contesta una máquina, y luego logro hablar con la secretaria (Astrid) que dice: Doña Amparo, ¿Cómo está?...Doña Maria no está, o también: Ella está en una reunión muy importante y no puede pasar al teléfono ahora, ¿Qué se le ofrece?”. O algo más curioso dice Amparo que le pasó: “Llegué a la fábrica y un señor me dijo: ‘Qué pena, yo no sé quien es usted, mejor dicho usted no puede pasar”. Guillermo socio y hermano tampoco ha sido ajeno a estas situaciones: Maria le manda razones con la secretaria (Astrid) que no lo puede atender, no le paga compromisos económicos a que tiene derecho como Socio, y, en otra ocasión, termina despachándolo con una caja de productos, (Obleas y barquillos), que Guillermo aceptó gustoso, porque sus hijos podían ayudárselos a vender, y evocando que eso le trae a la memoria sus primeros años de trabajo como docente en la Vereda de Jordania, en Apia, donde el administrador del estanco le pagaba su sueldo o le daba avances de sueldo con botellas de aguardiente. Entre las demás quejas de los socios de la empresa afirman que la gerente Maria usa el vehículo de la fábrica para llevar a sus hijos a estudiar, visitar a los suegros y hacer diligencias de su negocio particular de alquiler celulares y servicio de Internet. Juan el encargado de la llevar a cabo la auditoria afirmaba que estos repetidos incidentes, podrían parecer insignificantes y poco trascendentes en su informe, pero dejaban entrever la dimensión de la situación a que han llegado a ser tratados los Miembros de la empresa. Juan afirmaba que no se trataba de sobredimensionar una situación, sino de llamar la atención sobre la necesidad de que fuera rescatada la dignidad de los propietarios de la empresa, pues no era conveniente seguirles dando un trato de tercera categoría, pues solamente en manos de ellos estaba el futuro de la empresa, poniendo el pecho frente a los problemas financieros y a la mala administración que según el se venia afrontando.

SITUACIÓN Y PAPEL DE LA GERENCIA Según Juan eran bien claras las funciones y competencias que establecían los estatutos de la sociedad para su Gerente. Pero no se decía en ninguno de sus apartes que las funciones del Gerente pudieran ser delegadas en la Secretaria Auxiliar Contable (Astrid), sobre todo cuando la Junta de Socios decidió abolir el cargo de Subgerente hasta nueva orden, pese a que estatutariamente esté establecido. Sin embargo, la secretaria auxiliar contable se tomaba atribuciones de “ordenadora del gasto”, competencia inherente a la función gerencial, al ordenar telefónicamente el pago de salarios y el retiro de dineros en efectivo para el pago de nómina de empleados, pago de anticipos y horas extras de los dineros recibidos por concepto de ventas en el punto de venta principal. Según manifestaron Diana y Eugenia, vendedoras de este punto, “Nosotras hicimos varios retiros para pagarnos anticipos de sueldo, cancelar quincenas, pagarnos horas extras, por orden telefónica que nos dio la secretaria”. Al mismo tiempo, la secretaria se autopresentaba como “Asistente de Gerencia” en documentos internos de la Empresa, como remisiones de documentos a puntos de ventas, cuando la Junta Directiva apenas había tomado la decisión de crear temporalmente el cargo recientemente y colocarlo de manera transitoria en cabeza de Margarita a la cual abolieron de su cargo de Coordinadora de mercadeo y ventas. Juan planteaba en su informe que sin ahondar en más situaciones anómalas, la idea era hacer un esfuerzo para que la función de Gerente fuera rescatada nuevamente para los socios, para los propietarios de la empresa y para todos sus clientes y proveedores, que les permitieran ser escuchados y fueran tenidas en cuenta sus opiniones. Al mismo tiempo, que desde la Gerencia se les tuviera en cuenta para consultarles opiniones, ideas, iniciativas y decisiones de la Sociedad, y que no los llamaran solamente para solicitarles que avalaran con su firma la adquisición de nuevos créditos bancarios para la Sociedad. Por iniciativa gerencial, se creó el cargo de Supervisor de Planta y de Personal. Sin embargo, según Juan, “Edgar” la persona designada para este cargo interpretó mal sus funciones y lo convirtió en un fortín para manipular internamente a los trabajadores y colocarlos en contra de las decisiones de la junta directiva y de la decisión de los Socios. Esto lo afirmaba por el incidente ocurrido al inicio de la auditoria. Juan expresaba que faltó más tacto y cuidado al delegar funciones de supervisión y manejo de personal en una persona que tuviera mayor sentido de solidaridad y lealtad para con la Empresa y para con sus Socios, y que no terminara convirtiendo esa función con la de vocero y líder sindical de los trabajadores ante la empresa. Juan expresaba en su informe de auditoria que la Gerencia había perdido el manejo y control de las finanzas de la empresa, por la gran cantidad de retiros sin justificar que se generaban a sus espaldas desde el punto de venta principal.

SITUACIÓN LABORAL, DESPIDOS Y SUS IMPLICACIONES. Juan afirmaba que una de las dificultades más importantes que existían en la Empresa, era la conformación de islas y de personas intocables que interpretaban a su amaño las funciones que les delegaba la gerencia, a su vez minimizaban el ejercicio de la auditoria y asumían sus responsabilidades de manera deliberada y mañosa. Juan se refería a la secretaria (Astrid). Por todas estas situaciones, a la secretaria auxiliar contable se le presentó carta de despido laboral por justa causa, la cual fue revisada por la abogada Iris Cortés, quien la dejó en firme y le agregó unos artículos más, como causales de despido por justa causa. El cargo de supervisor de personal y de planta debió ser suprimido, por la situación de anarquía ya detallada. En el caso de la administradora del punto de venta principal, cargo y funciones de las cuales no aparece constancia en las actas de junta directiva de la empresa, en este caso Johana, se le debió pasar carta de despido, por propiciar el autopago de salarios y retiros de dinero en efectivo de este punto de venta sin ningún soporte contable, según pruebas. Otro caso fue el del almacenista Carlos, la auditoría se limitó a hacer cumplir el mandato de la Junta Directiva, la cual había analizado su situación de negligencia en el ejercicio de sus funciones y obligaciones, en el despacho de pedidos, manejo de existencias y saldos en el inventario de productos terminados. Se le hizo arqueo de inventarios, se compararon existencias de acuerdo con el sistema contable, y se encontraron faltantes en 52 productos, en ocasiones por cifras considerables. Al mismo tiempo, al día siguiente de su salida de la empresa, el nuevo almacenista Edwin detectó que Carlos venía recibiendo desde tiempo atrás diversos pedidos de arequipe incompletos, pues no coincidían cantidades con lo indicado en la factura, ante lo cual el despachador de los insumos de chocolate expresó: “Eso no es tan grave don Edwin, porque eso lo podemos arreglar, como se venía haciendo con el señor Carlos”. En todo caso, el despido del anterior almacenista quedó en firme, según el estudio jurídico de la abogada. Ante la situación de anarquía financiera que se venía produciendo en el punto de venta principal, se debió cancelar los servicios de Diana y Eugenia, vinculadas laboralmente a la Empresa mediante un convenio ínter administrativo con una cooperativa de Trabajo Asociado, la cual permite dar facilidad de administración y manejo de personal al servicio de la empresa, sin estar vinculado laboralmente a la sociedad. A estas dos personas se les dio por terminado su contrato de servicios, siendo una de ellas, Diana Ríos, vinculada de nuevo dos días después, para que apoyara las ventas de temporada navideña en este punto de venta.

En el caso de la situación laboral de la empleada Nidia Toro (vendedora del punto de fábrica), se dialogó con ella, manifestando que se encontraba muy desmotivada en la empresa porque se le habían hecho varios descuentos por faltantes en productos que le fueron descontados por nómina, por lo cual había considerado presentar su carta de renuncia. Nidia Toro informó a la auditoria que la causa de los frecuentes faltantes en existencias del punto de venta de fábrica se deben en ocasiones a inconsistencias en el programa contable siigo, y en otras porque el punto de venta no tiene reja de seguridad, lo cual significa que al retirarse de la empresa, podrían sustraerse productos sin control. En futuras labores de auditoría, es apremiante realizar una revisión completa para la formulación del manual de funciones de los trabajadores de la empresa en su sede principal y puntos de venta. Finalmente, la abogada Cortés no descartaba la posibilidad de que se pudieran presentar demandas laborales, en los casos de Edgar y Carlos, pero que eran subsanables, incluso en el mismo despacho del inspector laboral. GESTION COMERCIAL Estructura Comercial La empresa produce y vende comestibles (obleas tanto empacadas para la venta informal, como servidas en sus puntos de venta directos, con diferentes ingredientes- arequipe, crema de leche, mermeladas y otras adiciones como queso, coco y maní, también maneja la línea de barquillos y productos de pastelería – brownies, galletas y alfajores. Maneja los siguientes canales: • • • • • • •

Puntos de venta directos (Centros Comerciales): En los cuales se venden las obleas servidas y productos de pastelería. Punto de venta principal: Por el cual es reconocida la empresa. Almacenes: La distribución es manejada en diferentes almacenes. Punto de fábrica: En el cual se vendían los insumos para preparar las obleas, afectado por la competencia a menores precios. Domicilios: Canal bastante representativo en temporadas altas (vacaciones, fechas especiales etc.) Eventos:(universidades, colegios) En los cuales se participaba por medio de patrocinios (entrega de refrigerios) Módulos: Clientes a los cuales se les suministraba un modulo para la venta, con la condición de solamente manejar la marca y los insumos de la empresa. (franquicia).

No existían vendedores ya que la gerencia no apoyaba la consecución de estos. Solo existía un vendedor (sobrino de la gerente, el cual no tenia una adecuada capacitación en la gestión comercial y de ventas). A manera de hipótesis, Juan afirmaba que habían fracasado las políticas de ventas para la vigencia del año 2005. Como propuesta inmediata de Auditoría, Juan y la Junta de socios consideraron prioritario realizar el desmonte del contrato con la comercializadora, pues las ventas disminuyeron considerablemente en los diversos almacenes y puntos de venta en supermercados. Todos los miembros de la Junta de Socios consideraban que el culpable de que las políticas de ventas no se cumplieran era el Coordinador de Mercadeo, sin preguntarse primero si este estaba siendo apoyado por la Gerencia. El coordinadora de mercadeo afirmaba, que todo había quedado plasmado en el papel y nada se había podido ejecutar, ya que Gerencia siempre decía lo mismo: “no existe presupuesto y hay que trabajar con lo que tenemos”. “Esto era lo que no sabían los socios” Finalmente la decisión fue abolir el cargo de Coordinador de Mercadeo por asistente de gerencia, para más adelante despedirla. Se decidió también despedir a la secretaria auxiliar contable la que fue nuevamente reintegrada ya que según los socios llevaba muchos años de entrega y sacrificio por la empresa. Don Juan proponía la siguiente recomendación para darle solución a toda esta problemática expuesta: Que la Junta de Socios debería declararse en sesión permanente, lo cual le permitirá seguir evaluando en cualquier momento las dificultades de la Empresa y el desempeño de la Gerencia y sus trabajadores, mostrando resultados para mejorar. ¿Que tipo de acciones se deben implementar dentro de la empresa para salir de la coyuntura en la que se encuentra actualmente, aumentar sus utilidades y obtener el reconocimiento de marca que es el objetivo principal?