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Universidad Mariano Gálvez de Guatemala Facultad de Ciencias de la Administración Maestría en Dirección y Gestión de Recursos Humanos Curso Relaciones Laborales y Seguridad en el Trabajo Lic. M.A. Fidela Cerón Rodríguez de Lemus

“Ausencia de un Manual de Funciones de una Empresa Familiar Dedicada a Tejido Artesanal Zapatitos en Crochet”

Evaluación del ensayo Autoevaluación Coevaluación Heteroevaluación Total

Ponderación 2 3 10 15

Calificación

Firmas

Autora Yennifer Eunice Osorio Cabrera Carné 6028 06 16781 Chiquimula 15 de Octubre del 2,016 Índice Introducción...............................................................................................................1 I. Teoría relevante......................................................................................................2

II. Caso......................................................................................................................3 A. Objetivos de aprendizaje.................................................................................3 B. Párrafo de apertura..........................................................................................3 C. Antecedentes generales de la organización...................................................4 D. Área específica de interés...............................................................................5 E. Situación específica del caso..........................................................................5 F.

Alternativas......................................................................................................6

G. Conclusión.......................................................................................................8 H. Preguntas.........................................................................................................9 1.

Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas.......................9

2.

Preguntas y respuestas relativas a la experiencia.......................................9

Bibliografía...............................................................................................................10

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Introducción

Las empresas familiares tienen la participación mayoritaria de la economía del país, en las que muchas de ellas dejan de existir y van a la quiebra por no saber manejar muchos aspectos que estas contraen con su fundación. La empresa Familiar de Tejido Artesanal Zapatitos En Crochet, a pesar de mantenerse por un poco más de tres años, ha

llegado a la necesidad de

implementar manuales de funciones, para evitar inconvenientes y posibles y futuros problemas, uno de ellos es sobrevivir a la expansión y crecimiento. La necesidad de las empresas de implementar manuales de funciones es que es una fuente de información en la realización de tareas, evita la divagación y errores, también se puede tener un mejor control de cada área de la organización. En el siguiente caso de estudio, se analizaran los objetivos de aprendizaje, en las que se describirá la situación de la empresa y se darán alternativas de solución para solventar la carencia de manuales de funciones en la empresa familiar Zapatitos En Crochet.

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I.

Teoría relevante Las empresas familiares constituyen considerablemente la mayor parte del PIB

de cada país a nivel mundial, ayudan a la economía proveyendo trabajo a gran parte de la población, la mayoría de empresas son negocios familiares, en las que para emprender cada una de ellas y funcionen de la mejor manera, es necesario establecer las funciones que llevara a cabo cada miembro de la familia y colaborador. Una empresa familiar es aquella cuyo patrimonio y gobierno esta ejercido por los miembros de una o varias familias y su objetivo estratégico comprende la continuidad de la empresa a manos de la siguiente generación de la familia. (Costa, J. 2016). Una empresa familiar será aquella compañía donde la mayoría de los votos está en manos de la familia controladora, incluyendo al fundador(es) que buscan traspasar la empresa a sus descendientes. (Corporate Governance, 2016). Las empresas familiares son aquellos negocios en los que son propiedad de una familia y esta tiene el control gerencial y administrativo del mismo, estas empresas empiezan siendo negocios pequeños que van creciendo a medida del tiempo si tienen una buena administración y gestión para su expansión, pueden llegar a ser unas de las empresas más grandes del país sin dejar de ser empresas familiares, en las que la mayoría de acciones pertenecen a los miembros de la familia. Cuando se emprende un negocio, se debe tener clara cada una de las funciones de los miembros de este, para que no exista usurpación de puestos y tenga una buena organización, este es el caso de la empresa familiar que se dedica a la venta de tejido artesanal Zapatitos En Crochet, cuyo emprendimiento comenzó hace aproximadamente cuatro años, conforme el paso del tiempo la empresa fue creciendo a medida que llego a necesitar más personal, pero no se

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establecieron las funciones de cada uno de los colaboradores, realizándose todo empíricamente. Para establecer los roles dentro de una empresa, es necesario la implementación de manual de funciones donde indique puesto y tareas de cada uno de los miembros. El manual de funciones presenta sistemas y técnicas específicas, señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas, un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo. (Kellog, G.) Un folleto, libro, carpeta, etc. En lo que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa. ( Reyes Ponce, A.)

II. Caso “Ausencia de un Manual de Funciones de una Empresa Familiar Dedicada al Tejido Artesanal Zapatitos En Crochet.” A. Objetivos de aprendizaje 1. Importancia de los manuales de funciones dentro de una empresa familiar. 2. Aprendizaje de la correcta utilización de los manuales de funciones 3. Contribuir con la empresa familiar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal. B. Párrafo de apertura La empresa Familiar de tejido artesanal Zapatitos en Crochet, desea implementar manuales de funciones a todos los niveles jerárquicos, para evitar la confusión en las tareas que empíricamente se realizan, por la cual no se

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tiene un control debido de los trabajos no llevados a cabo. A pesar de tener valores fundamentados empíricamente, actualmente para crecer y poder expandirse, es necesaria una adecuada organización. La Gerente y administradora de la empresa familiar, siendo Yennifer Osorio, en muchas ocasiones se ve en la necesidad de realizar trabajos que no son parte de sus funciones, así como la asesora de ventas Elsa Gándara muchas veces toma el rol de compras, esto por no estar establecidos bien los roles, en el que se especifiquen las funciones de cada miembro de la empresa familiar. C. Antecedentes generales de la organización La empresa Zapatitos en Crochet surgió tras la necesidad de trabajo de amas de casa, siendo su fundadora Yennifer Osorio el 1 de mayo del año 2013, llevando en el mercado de las ventas de tejido artesanal tres años, en los que poco a poco se han unido 8 mujeres más, todas familiares y amas de casa. En un inicio Yennifer trabajaba sola, dándose abasto a los pedidos que día con día obtenía de su página de Facebook, un día las ventas bajaron y fue donde ella empezó a buscar clientes, contactando una tienda mayorista llamada Little Apple, en ese momento fue necesario reclutar personal, desde entonces sus estándares de calidad y ventas han crecido. En ese preciso momento fue necesario implementar un sistema de comunicación con sus colaboradoras, en las que todas se mantuvieran conectadas y vieran la información en el momento preciso desde sus hogares, fue entonces que se realizó un grupo de WhatsApp llamado crochet, en el que cada duda, sugerencia y noticia, se envía por ese medio a nivel general, estableciendo días de pedido, días de entrega y días de pago. El proceso de comunicación dentro de esta organización es efectiva, ya que se tiene acceso directo de jefe a colaboradores, resolviendo dudas de forma inmediata, como por ejemplo: dudas en el proceso de elaboración de las

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prendas, confirmación de fecha de cierre de pedidos, prorroga de tiempo por atrasos, información de eventos importantes como lo fue la entrevista de la cadena televisiva de Guatevisión donde la presencia de cada una fue indispensable para dicho reportaje, para reportar fallos en las prendas como diseño, talla y color equivocado, intercambio de materia prima, apoyo con la explicación de patrones, y consenso de compra de materia prima a proveedores. Los productos elaborados por los miembros de esta empresa, van desde llaveros, zapatitos para bebes, y hasta blusas para dama, todo los productos son artesanales de tejido en crochet. D. Área específica de interés El caso de estudio de la empresa familiar Zapatitos en Crochet, situada en Estanzuela Zacapa, a pesar de tener sus valores bien establecidos, y una buena comunicación, la falta de manual de funciones en todos los niveles de la empresa, ha creado que los miembros no tengan cien por ciento claro sus funciones específicas y trabajar de manera empírica. E. Situación específica del caso .

Zapatitos En Crochet, cuanta con personal comprometido con un alto nivel

de confianza, los valores fundamentados en cada uno de los integrantes de la empresa familiar son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Trabajo en equipo Lealtad Integridad Compromiso Apoyo Innovación Amor Estos son los valores que se practican en dicha empresa, al ser una

empresa familiar, tiene una cultura propia establecida, y será fácil la

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implementación de los manuales de funciones. Los puestos empresariales se dividen de la siguiente forma: 1 gerente general y administrativa, 1 asesora de ventas, 1 encargado de compras y 5 tejedoras. Los integrantes de la empresa familiar que anteriormente se describieron sus puestos, muchas veces realizan funciones no establecidas para su cargo, la gerente general y administrativa, realiza funciones operativas como la elaboración de prendas, se encarga de compras cuando hace falta materia prima entre otras funciones; la asesora de ventas en su mayoría de veces se encarga también de la compra de materia prima, realiza modificaciones de prendas con defecto de elaboración e investiga patrones de modelos de prendas; las tejedoras en ocasiones suplen a la administración, encargándose de la repartición de tareas y distribución de información importante. Estas son algunas de las funciones que realiza el personal sin ser propias de su cargo.

F. Alternativas 1. Realizar una junta de personal para hablar al respecto de las funciones de cada integrante con relación a su puesto y elaborar los manuales de funciones conjuntamente. 2. Analizar los aspectos de cada una de las funciones de la empresa familiar, para establecer tareas en base a los puestos, sucesores, y tiempo de cada una. 3. Contratar a un asesor externo para la elaboración del manual de funciones. 4. Investigar las funciones relacionadas a los puestos con los que se cuentan en la empresa y adecuarlas a cada integrante, eliminando aquellas que no se utilizan. 5. Solicitar a cada colaborador un informe de tareas realizadas durante el tiempo que llevan laborando para tener información de primera mano de todas las funciones que se dan en la empresa. 6. Capacitar al personal acerca de los manuales de funciones, su uso y manera adecuada de implementación.

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G. Conclusión

1. Las empresas familiares al no contar con manuales de funciones, el nivel de error aumenta, en el que muchas de las tareas pueden duplicarse o quedarse sin elaborar. 2. Al no contar con funciones establecidas e implementadas, la empresa familiar puede verse afectada en su crecimiento, porque a medida en que se va expandiendo, la cantidad de tareas van aumentando y llevar control de la elaboración de cada una se hará imposible.

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3. Los colaboradores al usurpar puestos que no les corresponden, de cierta forma aprenden diversas funciones. 4. Al usurpar puestos, y no haber dado una capacitación previa, se puede cometer el error de no hacerlo correctamente y no tener un equilibrio y estándar de elaboración de cada una de las tareas.

H. Preguntas 1. Preguntas y respuestas relativas a las inquietudes teóricas ¿Por qué son necesarios los manuales de Funciones? Los manuales de funciones son de suma importancia en las empresas para facilitar el desarrollo de las funciones administrativas y operativas, en las que controlan el cumplimiento de funciones, y aumentan la eficiencia de los empleados. ¿Cuáles son las ventajas de los manuales de funciones?  Auxilia en el adiestramiento y capacitación del personal.  Proporciona la descripción de cada una de las funciones  Proporciona una visión integral de la empresa al personal 2. Preguntas y respuestas relativas a la experiencia

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¿Por qué considera que es necesario que se capacite al personal con relación a los manuales de funciones? Los colaboradores deben saber el manejo adecuado de los manuales de funciones, para que esa herramienta a implementar sea de completa ayuda al momento de surgir dudas.

Bibliografía

 Corporate Governance (2016) Definición y características de las empresas familiares,

fortalezas

y

debilidades.

Recuperado

de:

http://mexico.smetoolkit.org/mexico/es/content/es/6735/Definici%C3%B3ny-Caracter%C3%ADsticas-de-las-Empresas-Familiares-%E2%80%93Fortalezas-y-Debilidades  Costa, J (2016)Que es una empresa familiar, concepto y características, Recuperado de: http://www.eaeprogramas.es/empresa-familiar/que-es-unaempresa-familiar-concepto-y-caracteristicas  Reyes Ponce, A. Manual paramétrico de funciones, evaluación del desempeño,

recursos

humanos.

Recuperado

http://ri.ufg.edu.sv/jspui/bitstream/11592/6469/3/658.3-S218d-CAPITULO %20II.pdf

de:

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