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COMERCIAL “LOS SEIS EXCELENTES” CARTA A LA GERENCIA REVISIÓN PRELIMINAR

ÍNDICE 1.

Nuestro compromiso con Comercial LOS SEIS EXCELENTES.Error!

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Responsabilidades De La Administración ................ Error! Bookmark not defined.

3.

Acceso A Los Registros ........................................... Error! Bookmark not defined.

4.

Monteros Y Asociados Auditores: Nuestra MetodologíaError!

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Implementación de “Monteros Y Asociados Auditores” en Comercial LOS SEIS

EXCELENTES.............................................................. Error! Bookmark not defined. 6.

Alcance del Trabajo ................................................ Error! Bookmark not defined.

7.

Informes Oportunos y Plazos de Entrega ................. Error! Bookmark not defined.

8.

Honorarios Profesionales ........................................ Error! Bookmark not defined.

Dirección: Calle Sofía Gonzales Oe1-296 y Av. Simón Bolívar Casilla Postal: 1485 RUC: 1727670869001 Teléfono: (02) 347-4664 Correo Electrónico: [email protected]

Quito, 24 de mayo del 2018 Señor Dr. Juan E. Calderón PRESIDENTE DEL DIRECTORIO LOS SEIS EXCELENTES

Estimado Señor Calderón

En nuestra planeación y ejecución de la auditoría de los estados financieros por el año que terminado el 31 de diciembre del 2017 para Comercial LOS SEIS EXCELENTES, efectuamos un estudio del sistema de control interno, a efectos de determinar nuestros procedimientos de auditoria con el propósito de expresar una opinión sobre los estados financieros. Nuestro propósito no fue el de obtener una total seguridad sobre la estructura de control interno. Para ejecutar nuestra auditoría de manera oportuna y eficiente, hemos desarrollado algunos procedimientos de auditoría a nuestra revisión preliminar y como resultado de tales procedimientos, hemos determinado las siguientes recomendaciones sobre ciertos asuntos que se relacionan con la estructura de control interno y otros aspectos de carácter administrativo, contable y operativo.

Este informe está dirigido únicamente para información y uso del Directorio, la Gerencia General y otros miembros de la empresa. Atentamente,

Monteros Granada Jhon Freddy Socio Registro Profesional: 0869 MONTEROS Y ASOCIADOS AUDITORES

I.

ASPECTOS IMPOSITIVOS “IMPUESTOS”

1. Ausencia de un especialista tributario Observación Se identificó que la empresa no cuenta con un especialista tributario de planta que permita analizar y dar respuesta a inquietudes que surjan durante el desarrollo de las actividades de la empresa con relación a los requerimientos impositivos. Riesgo Posibles glosas, multas y sanciones por parte del órgano controlador impositivo. Recomendación Seleccionar y contratar un especialista tributario. Comentario del funcionario responsable Ing. Francisco Garzón, Gerente General.- se realizará un análisis con las áreas de Recursos Humanos y Financiero para determinar la factibilidad presupuestaria de realizar el procedimiento de selección y admisión de un especialista tributario. Fecha estimada de regularización Hasta el 30 de junio del 2018. 2. Archivo de documentación incumple la ley Observación Identificamos que la empresa no archiva la documentación de sus operaciones como estipula la ley durante siete años sino que solamente la archiva por dos años ya que su almacenamiento genera gastos y lo que se busca es reducir los mismos. Riesgo Posibles multas, sanciones y glosas por parte del órgano controlador impositivo. Recomendación Dar cumplimiento de la ley archivando y almacenando la documentación adecuadamente. Comentario del funcionario responsable

Dra. Mónica Noboa.- Se procederá a partir del presente año a guardar la documentación durante el tiempo que determina la ley en la bodega de la compañía. Fecha estimada de regularización Hasta el 30 de junio del 2018. 3. Adquisición de Facturas en Exceso Observación Se identificó que la empresa compra o envía a manufacturar facturas en exceso con el objeto de reducir costos, además de eso que las facturas no empleadas que fueron adquiridas en exceso son almacenadas en una bodega cerca de comedor durante diez años porque la destrucción de las mismas genera gastos que la empresa no desea asumir. Riesgo Generar más Gastos para empresa y posibles sanciones impositivas. Recomendación Realizar un análisis de la cantidad de facturas que emplea la empresa por periodo para determinar una cantidad razonable de impresión y compra. Comentario del funcionario responsable Ramiro Aguirre, Contador General.- se procederá a realizar el análisis sugerido por auditoría con el fin de que la siguiente compra se la realice razonablemente. Fecha estimada de regularización Hasta el 10 de junio del 2018. 4. Excedente de facturas incumple procedimiento impositivo Observación Se identificó que la empresa no cumple con el procedimiento necesario para dar de baja las facturas compradas en exceso que impone el órgano impositivo, además se nos manifestó que por falta de capacitación el contador de la empresa no conoce el procedimiento adecuado. Riesgo Multas y Sanciones aplicadas por el órgano impositivo. Recomendación

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Capacitar al contador de la empresa y aplicar el procedimiento estipulado por el órgano impositivo para dar de baja las facturas. Comentario del funcionario responsable Dra. Mónica Noboa, Vicepresidente Financiero y Administrativo.- Se enviará a capacitaciones realizadas por el SRI además se investigará y aplicará el procedimiento impositivo para dar de baja facturas no empleadas adecuadamente. Fecha estimada de regularización Hasta el 15 de Julio del 2018. 5. Incumplimiento del instructivo para facturas en Caja Chica Observación Identificamos que los encargados de caja chica no llevan un adecuado control de los fondos de caja chica y sobre todo los documentos que respaldan su uso, a decir del encargado en los arqueos sorpresivos realizados se constató facturas de gastos realizados a nombre de la empresa que además no cuentan con las respectivas retenciones, cuando las facturas y comprobantes de compras deben realizarse a nombre de los encargados de caja chica como estipula la ley de comprobantes de ventas. Riesgo Posibles multas, sanciones y glosas por parte del órgano controlador impositivo. Recomendación Capacitar a los encargados de caja chica para que conozcan las bases impositivas. Comentario del funcionario responsable Freddy Ayala, Contador Auxiliar de Impuestos.- se procede en el acto realizar la capacitación de los encargados de caja chica en coordinación con el departamento de recursos humanos. Fecha estimada de regularización Hasta el 30 de mayo de 2018. 6. Tarjetas Corporativas Innecesarias Observación Identificamos que la empresa cuenta con tarjetas corporativas para todos sus vicepresidentes y el gerente general con una adicional para sus cónyuges que las emplean para gastos personales mensuales que no excedan los $ 1000.00 en caso de hacerlo la empresa procede a descontar el cargo adicional.

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. Riesgo Resultados de la empresa no son razonables incumpliendo normativa internacional y posibles glosas por parte del órgano impositivo. Recomendación Emplear las tarjetas corporativas eficazmente evitando los gastos que no corresponden al giro del negocio, de ser posible eliminar o reducir el número de tarjetas corporativas. Comentario del funcionario responsable Ing. Francisco Garzón, Gerente General.- Se realizará un estudio para la reducción de las tarjetas corporativas de la empresa. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de agosto del 2017. 7. Contador no ha sido capacitado en los cinco últimos años Observación Identificamos que el contador general de la empresa no ha sido capacitado durante los cinco últimos años generando así desconocimiento e ignorancia de la ley impositiva. Riesgo Desconocimiento de la normativa impositiva y contable realizando procedimiento erróneos que implican información financiera no razonable como exige la normativa internacional y posibles sanciones por parte del órgano impositivo por aplicación de técnicas desactualizadas o no aplicadas. Recomendación Capacitar al contador general de la empresa. Comentario del funcionario responsable Dra. Mónica Noboa, Gerente Financiero.- Se enviará a capacitaciones realizadas por el SRI en cuanto sea posible y estén disponibles. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2017.

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II.

ASPECTOS TECNOLÓGICOS

1. Equipo Tecnológico AS-400 sin Mantenimiento Observación Se identificó que la empresa cuenta con un equipo de uso tecnológico AS-400 adquirido en el año 2006 , mismo que funcionó con normalidad hasta el año 2010 ya que a partir de esa fecha no se ha podido realizarle el respectivo mantenimiento ya que la empresa IBM el proveedores del servicio salió del país. Riesgo Posibles funcionamientos deficientes en los procesos de la empresa generando retrasos y congestión en realización de las actividades diarias de todos los departamentos de la empresa. Recomendación Analizar la posibilidad de adquirir un equipo actualizado y de mayor gama en base a una selección minuciosa del proveedor previendo que se pueda realizar los mantenimientos adecuados para conservación idónea del equipo tecnológico. Comentario del funcionario responsable Ing. Francisco Garzón, Gerente General.- Se cuenta actualmente con un proyecto para la adquisición de un equipo moderno. Fecha estimada de regularización Hasta el 20 de junio del 2018. 2. Departamento de ventas emplea Claves Genéricas Observación Se identificó que la empresa cuenta para el departamento de ventas con claves genéricas diferenciándose así de los demás departamentos ya que la empresa para cada empleado nuevo asigna una clave nueva personal que deberá ser renovada cada tres meses. A decir del señor Bolívar Arequipa esto se debe a que por agilitar el servicio de atención a clientes esta particularidad es necesaria. Riesgo Problemas para identificar al empleado que realizo un procedimiento de ventas que generé mal estar y conflictos con la clientela, además de que no se puede controlar efectivamente el desempeño de cada empleado. Recomendación

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Asignar claves personales a todos los empleados incluyendo a los empleados del departamento de ventas. Comentario del funcionario responsable Ing. Andrés Pazmiño, Vicepresidente Comercial.- a partir del mes de junio de 2018 por recomendación de auditoria externa se procederá a emitir claves personales para todo empleado del departamento de ventas. Fecha estimada de regularización Hasta el 05 de junio del 2018. 3. Inexistente mantenimiento preventivo a equipos tecnológicos Observación Identificamos que la empresa solamente realiza mantenimientos de los equipos tecnológicos cuando un empleado lo solicita o encuentra un defecto y no cuenta con mantenimientos preventivos. Riesgo Los equipos tecnológicos pueden sufrir averías complejas que afecten su rendimiento. Recomendación Realizar mantenimientos preventivos a los equipos tecnológicos por lo menos una vez cada trimestre. Comentario del funcionario responsable Ing. Bolívar Arequipa, Vicepresidente de Tecnología.- Se planificará la implementación de mantenimientos preventivos para los equipos tecnológicos que se realizarán de acuerdo al análisis realizado semestralmente. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2018. 4. No se cuenta con un inventario de licencias de programas instaladas en equipos Observación La empresa no cuenta con un inventario de las licencias que han sido instaladas en los equipos de computación que posee la empresa. Riesgo

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Posibles conflictos legales por parte de los dueños de los programas que hayan sido instalados y que no tengan la respectiva licencia de funcionamiento. Recomendación Inventariar y dar seguimiento a aquellas licencias que no sean legales o que hayan caducado para dar pronta solución a los posibles problemas que puedan generarse. Comentario del funcionario responsable Ing. Bolívar Arequipa.- Por el momento no es posible realizar un inventario de los programas y licencias a todos los equipos de la empresa pero esperamos para el próximo año poderlo hacer. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2018. 5. No se ha restringido el acceso a los equipos mediante puerto USB y Diskette Observación Identificamos que los equipos propiedad de la empresa cuentan con puertos de USB y Diskette y que no han sido deshabilitados. Riesgo Posibles fugas y sustracción de información privada de la empresa. Recomendación Deshabilitar los puertos USB y Diskette. Comentario del funcionario responsable Ing. Bolívar Arequipa. Vicepresidente de Tecnología- Se procederá con el equipo del departamento de tecnología a deshabilitar todos los puertos por los que se pueda extraer información de la empresa. Fecha estimada de regularización Hasta el 30 de junio del 2018. 6. Equipos de computación sin antivirus Observación

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Identificamos que no todos los equipos de computación cuentan con su respectivo antivirus, a decir del encargado solo cuentan con esta aplicación los equipos considerados importantes. No se especificó cuáles son. Riesgo Virus tecnológicos puedan afectar el funcionamiento de los equipos y por sobre todo pueden estar vulnerables los equipos ante el robo de información. Recomendación Instalar antivirus en todos los equipos con sus respectivas licencias. Comentario del funcionario responsable Ing. Bolívar Arequipa. Vicepresidente de Tecnología- Es necesario que esos tipos de gastos sean aprobados por la junta general de accionistas por lo que se realizará una petición de reunión. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2018. 7. Ingresos a centro de cómputo incumple procedimiento de registro Observación Identificamos que algunas personas al ingresar al centro de cómputo no proceden a registrarse en la bitácora como indica el procedimiento de acceso al lugar especificado, es decir hacen caso omiso de los parámetros de seguridad estipulados por la empresa. Riesgo Sustracción de información por parte de personas que no realizan el registro. Recomendación Incrementar los controles y obligar a todo personal de ingreso su respectivo registro en la bitácora correspondiente. Comentario del funcionario responsable Ing. Bolívar Arequipa. Vicepresidente de Tecnología- se ha delegado a la señorita secretaria del departamento de tecnología el control y registro de las personas que ingresan al centro de cómputo. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de mayo del 2018. 8. Manuales desactualizados desde el año 2015

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Observación Se identificó que los manuales del área de tecnología no han sido actualizados desde el año 2015 aunque se encuentra en elaborándose una actualización en el años 2018. Riesgo Procedimientos empleados desactualizados haciéndolos deficientes y arcaicos. Recomendación Culminar el manual que se encuentra elaborándose y aprobarlo inmediatamente para su empleo. Comentario del funcionario responsable Ing. Bolívar Arequipa. Vicepresidente de Tecnología.- se culminara el manual y se pondrá en uso tan pronto como sea posible. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2018. 9. Empresa no cuenta con un plan de continuidad en casos de terremotos o terrorismo Observación Identificamos que la empresa no cuenta con un plan de continuidad para casos como desastres naturales o atentados con respecto al resguardo y cuidado de la información que posee sobre todas las actividades que realiza. Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas. Recomendación Implementar un plan de continuidad de la información. Comentario del funcionario responsable Ing. Bolívar Arequipa. Vicepresidente de Tecnología.- se realizará conjuntamente con la gerencia general la implementación de un plan de ese tipo siempre y cuando exista capacidad presupuestaria. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2018. 10. Deficiente resguardo de respaldos extraídos semanalmente

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Observación Se pudo identificar que la empresa semanalmente realiza copias de seguridad “back up” de toda la información que maneja, mismas que son almacenadas en el escritorio del computador del Vicepresidente de Tecnología y ya que no han sido deshabilitados los puertos de USB y Diskette el riesgo es mucho mayor. Riesgo Sustracción de información privada de la empresa. Recomendación Deshabilitar los puertos de las computadoras y almacenar todas las copias de seguridad en discos duros portátiles que puedan ser almacenados con mayores seguridades. Comentario del funcionario responsable Ing. Bolívar Arequipa. Vicepresidente de Tecnología.- se dará mejor tratamiento a los respaldos obtenidos semanalmente almacenándolos en nubes que posee la empresa. Fecha estimada de regularización Hasta el 30 de agosto del 2018. 11. Al servicio de cómputo alterno no se ha realizado pruebas del servicio Observación Identificamos que la empresa cuenta con un servicio de cómputo alterno con la empresa MOVISTAR, además se evidencio que jamás se le ha practicado una prueba sobre el servicio que presta a la empresa, el centro de cómputo alterno se encuentra ubicado en la ciudad de Guayaquil y no se nos especificó el servicio exacto que brinda dicha empresa. Riesgo Posibles deficiencias en el servicio que presta la empresa MOVISTAR. Recomendación Realizar un plan para la evaluación que debe realizarse a la empresa MOVISTAR. Comentario del funcionario responsable Ing. Bolívar Arequipa. Vicepresidente de Tecnología.- Evaluaremos la factibilidad presupuestaria para la realización de la evaluación y de ser factible se aplicara el proceso. Fecha estimada de regularización

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Hasta el 31 de diciembre del 2018. III.

PROCESO DE COMPRAS

1. No se emplean solicitudes para realizar compras Observación Identificamos que en la actualidad para evitar el consumo de papel como política de cuidado del medio ambiente la empresa no emplea solicitudes para realizar compras desde el año 2015 únicamente los empleados realizan compras directamente que son aprobados por los cinco vicepresidentes de la empresa. Riesgo Realización de compras innecesarias, realización de compras que no corresponden al giro del negocio incrementando los costos y gastos de la empresa. Recomendación Emplear documentos pre impresos para la realización de compras. Comentario del funcionario responsable Ing. Andrés Pazmiño. Vicepresidente Comercial.- ya se realizaron los pedidos a la empresa que provee de este tipo de documentos, estamos a la espera de poder emplearlos a partir del mes de junio. Fecha estimada de regularización Hasta el 5 de junio del 2018. 2. Empleados realizan compras directas Observación Identificamos que con motivo de que no realizan solicitudes de compras los empleados pueden realizar compras directamente con los proveedores calificados de la empresa, se mencionó además que en años anteriores se empleaban formularios mismos que eran aprobados por el comité de compras. Riesgo Posibles compras innecesarias o que no sean propias de la empresa. Recomendación Analizar la factibilidad de recuperar el sistema anterior de compras donde se empleaba formularios y eran aprobados por un órgano regulador.

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Comentario del funcionario responsable Ing. Andrés Pazmiño. Vicepresidente Comercial.- por recomendación de auditoría externa se modificará el proceso de compras recuperando el empleado hasta el año 2015 además como ya se mencionó ya se realizaron los pedidos a la empresa que provee de este tipo de documentos, estamos a la espera de poder emplearlos a partir del mes de junio. Fecha estimada de regularización Hasta el 5 de junio del 2018. 3. El comité ya no aprueba compras a través de formularios Observación Identificamos que con motivo del cuidado del medio ambiente se abandonó el procedimiento de compras donde se empleaban formularios mismos que eran aprobados por el comité de compras desde el año 2015. Riesgo Posibles compras innecesarias o que no sean propias de la empresa. Recomendación Analizar la factibilidad de recuperar el sistema anterior de compras donde se empleaba formularios y eran aprobados por un órgano regulador. Comentario del funcionario responsable Ing. Andrés Pazmiño. Vicepresidente Comercial.- por recomendación de auditoría externa se modificará el proceso de compras recuperando el empleado hasta el año 2015 además como ya se mencionó ya se realizaron los pedidos a la empresa que provee de este tipo de documentos, estamos a la espera de poder emplearlos a partir del mes de junio. Fecha estimada de regularización Hasta el 5 de junio del 2018. 4. Manual de selección de proveedores desactualizados Observación Identificamos que el manual de selección de proveedores se encuentra desactualizado desde el año 2013, se ha continuado empleando el manual elaborado en ese año, esto no ha presentado problemas importantes dentro del proceso de compras ya que los proveedores se han mantenido en su mayoría. Riesgo

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Puede generar una evaluación inexacta de los proveedores permitiendo que la empresa admita proveedores que no brinden los beneficios o perjudiquen el desenvolvimiento de la empresa. Recomendación Actualizar el manual de selección de proveedores. Comentario del funcionario responsable Ing. Andrés Pazmiño. Vicepresidente Comercial.- Tenemos un equipo de trabajo en conjunto con el área de auditoría interna que se encuentran elaborando un nuevo manual se espera que su aprobación sea hasta finales del mes de agosto. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de agosto del 2018. 5. Empresa no ha contratado pólizas de seguros para las importaciones Observación Se identificó que la empresa no ha contratado en toda su trayectoria como comercial de electrodomésticos pólizas de seguros que cubran posibles riesgos en el traslado de la mercadería importada de otros países ha de decir del Gerente General no es necesario ya que nunca ha pasado nada y eso generaría un costo innecesario. Riesgo Posibles pérdidas por accidentes de cualquier tipo del medio de transporte de la mercadería adquirida por la empresa, mismas que tendrá que asumir en su totalidad la empresa. Recomendación Contratar pólizas de seguros para todos los cargamentos de mercadería que se adquiera en países extranjeros, incluso para aquellas mercaderías que se transportan dentro del país. Comentario del funcionario responsable Dra. Mónica Noboa, Vicepresidente Financiero Administrativo.- Se está gestionando a través de los procedimientos de selección al nuevo proveedor de pólizas de seguros, todo esto con la aprobación de la junta general de accionistas y en base a la recomendación emitida por auditoría externa. Fecha estimada de regularización Hasta el 15 de agosto del 2018.

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6. Empresa no cuenta con una póliza en el ramo de lucro cesante Observación Identificamos que la empresa no cuenta una póliza que la cubra sobre posibles riesgos que puedan afectar el correcto desenvolvimiento de la empresa generando así que la empresa deje de percibir ingresos y con ello afecte la imagen y la reputación de la empresa. Riesgo Posibles pérdidas por falta de percepción de ingresos por parte de la empresa. Recomendación Analizar la factibilidad de contratar una póliza de seguros de lucro cesante. Dra. Mónica Noboa, Vicepresidente Financiero Administrativo.- Se está gestionando a través de los procedimientos de selección al nuevo proveedor de pólizas de seguros, todo esto con la aprobación de la junta general de accionistas y en base a la recomendación emitida por auditoría externa. Fecha estimada de regularización Hasta el 15 de agosto del 2018. 7. Manual de compras elaborado sin aprobación Observación Identificamos que a pesar de que los departamentos internos han realizado esfuerzo extraordinarios de los departamentos de la empresa al realizar un nuevo manual de compras no ha sido aprobado por el órgano correspondiente. Riesgo Procedimiento de compras desactualizados puede generar compras innecesarias o en condiciones desfavorables para la empresa. Recomendación Aprobar el manual de compras realizado. Comentario del funcionario responsable Dr. Juan E. Calderón. Presidente del Directorio.- Ya fue aprobado por recomendación de auditoría externa. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de mayo del 2018.

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8. Horario de pagos a proveedores Reducido Observación Identificamos que la empresa maneja un horario estricto para el pago a proveedores de solo atenderlos una vez a la semana los días viernes en horario de 16h00 a 18h00, lapso en que podrán acercarse los proveedores a recibir sus pagos, se mencionó que si no llego oportunamente el proveedor tendrá que esperar toda una semana para recibir su pago sin ningún tipo de deferencia para nadie. Riesgo Posibles conflictos con los proveedores y pérdida de beneficios que los mismos pueden otorgar. Recomendación Establecer un Horario flexible para el pago a proveedores, Incrementando días y horas de pago. Comentario del funcionario responsable Dra. Mónica Noboa. Vicepresidente Administrativo Financiero.- Con base en la recomendación hecha por auditoría externa se ha incrementado los horarios de pago a los días lunes miércoles y viernes de 16h00 a 18h00. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de mayo del 2018. 9. Empresa perdió proveedores y beneficios por falta de pago o realizado a destiempo Observación Identificamos que algunos proveedores han presentado molestias por los horarios poco flexibles que mantenía la empresa y por ello han presentado sus quejas y en algunos casos han dejado de entregar la mercadería o simplemente eliminaron los beneficios o deferencias que tenían para con la empresa. Riesgo Posibles desabastecimientos y conflictos con proveedores además pérdida de beneficios. Recomendación Renegociar las condiciones de compras con los proveedores e informar sobre los nuevos horarios puestos a disposición de los mismos. Comentario del funcionario responsable Dra. Mónica Noboa. Vicepresidente Administrativo Financiero.- las renegociaciones tomarán algo de tiempo ya que es necesario una reunión con todos los proveedores con los que se tuvo

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inconvenientes, aunque ya se procedió a informar a todos los proveedores de nuestros nuevos horarios de atención para la realización de pagos. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2018. 10. Sistema de resguardo de cheques es inseguro Observación Identificamos que los cheques que han sido emitidos y no entregados a sus dueños son guardados por el encargado de tesorería los mismos que son guardados físicamente en el escritorio con las respectivas seguridades físicas. Riesgo Posibles pérdidas por sustracción de los cheques no cobrados. Recomendación Analizar la posibilidad de adquirir una caja fuerte para el resguardo de los cheques no cobrados. Comentario del funcionario responsable Dra. Mónica Noboa. Vicepresidente Administrativo Financiero.- se conversará con el gerente general haciéndole conocer esta recomendación y proceder a la adquisición siempre y cuando sea factible presupuestariamente. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2018. 11. No existe control de las compras por parte de Auditoría Interna Observación Identificamos que los procedimientos de compras no han sido revisados por el área de auditoría interna ya que a decir de su encargado no se las puede realizar por falta de tiempo y más que todo porque es el procesos y procedimientos que no represente riesgo de ningún tipo para la empresa ya que hasta el momento ha funcionado correctamente y como se debe. Riesgo Posibles procesos y procedimientos erróneos que pueden generar pérdidas a la empresa. Recomendación Revisar por lo menos cada trimestre los procedimientos de compras con las nuevas políticas y manuales.

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Comentario del funcionario responsable Área de Auditoría Interna.- se incluirá de inmediato en nuestra planificación la revisión de los procesos de compras por recomendación de Auditoría externa. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de mayo del 2018. 12. Procedimiento de control de existencia es inadecuado Observación Identificamos que el procedimiento para determinar en bodega cuales son las cantidades máximas, mínimas y críticas de que cada producto en inventario es determinada por el encargado de bodega y no se emplea los procedimientos y técnicas adecuadas para la determinación de dichas cantidades. Riesgo Desabastecimiento de mercadería y perdida de clientela sobre todo los ingresos por ventas. Recomendación Implementar técnicas de determinación cantidades de mercadería y manejo de inventarios. Comentario del funcionario responsable Ing. Andrés Pazmiño.- se está implementando un procedimiento para la valoración de los inventarios y las existencias que deben existir. Fecha estimada de regularización Hasta el 15 de julio del 2018. 13. Desabastecimiento de mercadería en fechas determinantes Observación Se identificó que la empresa al no contar con un adecuado sistema de valoración y determinación de existencias en fechas de mayor volumen de ventas se ha visto desabastecida y ha perdido importantes ventas y en el peor de los casos ha perdido clientela que representaba gran parte de su cartera de ventas. Riesgo Posibles pérdidas por no concretar ventas y que los gastos y costos sobrepasen los rendimientos esperados. Recomendación

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Implementar técnicas de determinación cantidades de mercadería y manejo de inventarios. Comentario del funcionario responsable Ing. Andrés Pazmiño.- se está implementando un procedimiento para la valoración de los inventarios y las existencias que deben existir. Fecha estimada de regularización Hasta el 15 de julio del 2018. IV.

PROCESO DE CAPACITACIÓN

1. No se realizan evaluaciones de las capacitaciones que realizan los empleados Observación Identificamos que la empresa brinda capacitaciones a sus empleados en diferentes áreas y aunque asisten no se realizan evaluaciones de que tan significativo fue el proceso de capacitación en el empleado, de hecho ni siquiera se lleva un registro adecuado de los empleados que han sido capacitados simplemente se realizan capacitaciones aleatoriamente y se capacita el empleado que desea. Riesgo Capacitaciones no significativas para los empleados o de poco valor para el enriquecimiento profesional. Recomendación Realizar por cada capacitación brindada una evaluación que confirme si fue significativa para el empleado. Comentario del funcionario responsable Aníbal Monteros, Encargado del área de capacitación.- se está trabajando en la elaboración de un manual que permita aplicar evaluaciones a los empleados capacitados para fines de junio del presente año se hará la socialización del manual. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de mayo del 2018. 2. Cuando se realiza evaluaciones de las capacitaciones no se lleva un control adecuado Observación

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Identificamos que las pocas veces que se realizaron evaluaciones de las capacitaciones brindadas a los empleados no fueron controladas ni registradas adecuadamente por lo que no se obtuvo resultados concretos. Riesgo Procedimientos de capacitación inadecuados que no representan incrementos de conocimiento significativos para los empleados. Recomendación Llevar un adecuado control y registro de las evaluaciones realizadas a los empleados capacitados para generar resultados que permitan tomar decisiones sobre los procesos de capacitación. Comentario del funcionario responsable Aníbal Monteros, Encargado del área de capacitación.- se está trabajando en la elaboración de un manual que permita aplicar evaluaciones a los empleados capacitados para fines de junio del presente año se hará la socialización del manual. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de mayo del 2018. 3. La planificación del área de capacitaciones del año 2017 solo se cumplió en un 70% Observación Identificamos que el área de capacitaciones cuenta con una planificación sobre el trabajo a realizar en el proceso de capacitaciones del cual solo se cumplió el 70% ya que no se pudieron solventar todos los recursos que fueron necesarios es decir por falta de presupuesto. Riesgo Posibles ineficiencias en los empleados por falta de capacitaciones que desencadenen procesos procedimientos deficientes que mermen la capacidad de la empresa. Recomendación Analizar preventivamente las planificaciones de los departamentos y la asignación presupuestaria para evitar programas aplicados incompletos. Comentario del funcionario responsable Ing. Francisco Garzón. Gerente General.- se tenía una planificación presupuestaría pero los recursos que esperábamos captar no se obtuvieron en su totalidad es por eso que se redujeron los porcentajes de asignación para cada uno de los departamentos.

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Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2018. 4. Empresa no dispone de un sistema automático para el desenvolvimiento del procedimiento de capacitaciones Observación Identificamos que la empresa para el área de capacitaciones no cuenta con equipos tecnológicos que le permitan sistematizar sus actividades sino que todos los procedimientos se los realiza a mano y con grandes lapsos de tiempo empleados para la realización de los mismos, es decir se lleva un control manual. Riesgo Deficiencia del procedimiento de capacitaciones. Recomendación Analizar la posibilidad de sistematizar el área de capacitaciones adquiriendo equipos que permitan agilizar los procesos y procedimientos. Comentario del funcionario responsable Ing. Francisco Garzón. Gerente General.- por el momento no se aprobado ninguna adquisición de equipos tecnológicos para ningún departamento por parte de la junta general de accionistas se espera poder hacer llegar esta recomendación al Presidente en el mes de agosto. Fecha estimada de regularización Hasta el 01 de agosto del 2018. 5. Empleados capacitados en el exterior no realizan retroalimentaciones con sus equipos de trabajo Observación Identificamos que existen empleados a los que se les ha enviado a capacitaciones en el exterior con costos altos y cuando vuelven la empresa no exige que se haga una retroalimentación con los demás integrantes del grupo de trabajo simplemente sirve para el crecimiento profesional del empleado y no para el beneficio de la empresa, adicionalmente no se exige la presentación de certificados que avalen la aprobación del curso o capacitación realizada. Riesgo

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Capacitaciones a empleados que no estén comprometidos con el desarrollo de la empresa y que pueden fácilmente abandonar la empresa y emplear los conocimientos adquirido en la capacitación pagado por la empresa en beneficio de otra. Recomendación Establecer políticas que exijan al empleado capacitación entregar los comprobantes de aprobación de cursos y capacitaciones realizadas, además de que realice en el menor tiempo posible la retroalimentación en la empresa y por sobre establecer una política que impida que empleados capacitados por la empresa puedan salir de la misma en un lapso mínimo de tres años. Comentario del funcionario responsable Aníbal Monteros, Encargado del área de capacitación.- se envió a la junta general de accionistas la recomendación emitida por Auditoria externa. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de agosto del 2018. 6. La capacitación sobre lavado de activos es opcional para los trabajadores Observación Identificamos que la capacitación que brinda la empresa a los empleados sobre lavado de activos es de carácter opcional y los empleados concurren en un número mínimo a pesar de que la empresa solicita una evaluación de conocimientos sobre el tema no existe ningún tipo de sanción si los resultados no son óptimos. Riesgo Desconocimiento del tema por parte de los empleados que puede generar que los mismos no detecten de presentarse situaciones de lavado de activo. Recomendación Convertir las capaciones sobre lavado de activos en obligatorias y de resultar la evaluación negativa imponer sanciones al empleado que no demuestre conocimiento necesario. Comentario del funcionario responsable Aníbal Monteros, Encargado del área de capacitación.- por recomendación de auditoría externa se procede a informar a la gerencia general ha espera de una aprobación para poder realizar la socialización de la nueva política. Fecha estimada de regularización

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Hasta el 31 de mayo del 2018. V.

AUDITORÍA INTERNA

1. No se elaboró un plan de actividades para el año 2017 se empleó el del año pasado Observación Identificamos que algunas partidas de la cuenta contable No. 259090106, Cuentas por Pagar Cartera Clientes y relacionada a los procesos de compra de cartera, presenta partidas antiguas y que no han sido liquidadas desde períodos anteriores. Estos valores en su mayoría corresponden a la agrupación de varias partidas de cartera comprada y en proceso de análisis y depuración desde el año 2011. Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas. Recomendación Analizar las partidas y efectuar las recuperaciones y regularizaciones respectivas. Comentario del funcionario responsable Rafael Regalado, Gerente Financiero.- Las partidas serán analizadas y regularizadas con la participación de las áreas de Auditoría y Control Financiero. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2016. 2. Líder de área capacitado pero no presenta respaldos Observación Identificamos que algunas partidas de la cuenta contable No. 259090106, Cuentas por Pagar Cartera Clientes y relacionada a los procesos de compra de cartera, presenta partidas antiguas y que no han sido liquidadas desde períodos anteriores. Estos valores en su mayoría corresponden a la agrupación de varias partidas de cartera comprada y en proceso de análisis y depuración desde el año 2011. Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas. Recomendación Analizar las partidas y efectuar las recuperaciones y regularizaciones respectivas.

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Comentario del funcionario responsable Rafael Regalado, Gerente Financiero.- Las partidas serán analizadas y regularizadas con la participación de las áreas de Auditoría y Control Financiero. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2016. 3. No se han realizado arqueos sorpresivos de caja chica por parte de Auditoría Interna Observación Identificamos que algunas partidas de la cuenta contable No. 259090106, Cuentas por Pagar Cartera Clientes y relacionada a los procesos de compra de cartera, presenta partidas antiguas y que no han sido liquidadas desde períodos anteriores. Estos valores en su mayoría corresponden a la agrupación de varias partidas de cartera comprada y en proceso de análisis y depuración desde el año 2011. Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas. Recomendación Analizar las partidas y efectuar las recuperaciones y regularizaciones respectivas. Comentario del funcionario responsable Rafael Regalado, Gerente Financiero.- Las partidas serán analizadas y regularizadas con la participación de las áreas de Auditoría y Control Financiero. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2016. 4. Tres empleados de un área audita la misma incumpliendo norma de espera de tres años Observación Identificamos que algunas partidas de la cuenta contable No. 259090106, Cuentas por Pagar Cartera Clientes y relacionada a los procesos de compra de cartera, presenta partidas antiguas y que no han sido liquidadas desde períodos anteriores. Estos valores en su mayoría corresponden a la agrupación de varias partidas de cartera comprada y en proceso de análisis y depuración desde el año 2011.

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Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas. Recomendación Analizar las partidas y efectuar las recuperaciones y regularizaciones respectivas. Comentario del funcionario responsable Rafael Regalado, Gerente Financiero.- Las partidas serán analizadas y regularizadas con la participación de las áreas de Auditoría y Control Financiero. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2016. 5. Manual de auditoría interna desactualizado desde 2013 Observación Identificamos que algunas partidas de la cuenta contable No. 259090106, Cuentas por Pagar Cartera Clientes y relacionada a los procesos de compra de cartera, presenta partidas antiguas y que no han sido liquidadas desde períodos anteriores. Estos valores en su mayoría corresponden a la agrupación de varias partidas de cartera comprada y en proceso de análisis y depuración desde el año 2011. Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas. Recomendación Analizar las partidas y efectuar las recuperaciones y regularizaciones respectivas. Comentario del funcionario responsable Rafael Regalado, Gerente Financiero.- Las partidas serán analizadas y regularizadas con la participación de las áreas de Auditoría y Control Financiero. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2016. 6. Auditoría interna no cuenta con estatuto como especifica la normativa de la profesión Observación

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Identificamos que algunas partidas de la cuenta contable No. 259090106, Cuentas por Pagar Cartera Clientes y relacionada a los procesos de compra de cartera, presenta partidas antiguas y que no han sido liquidadas desde períodos anteriores. Estos valores en su mayoría corresponden a la agrupación de varias partidas de cartera comprada y en proceso de análisis y depuración desde el año 2011. Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas. Recomendación Analizar las partidas y efectuar las recuperaciones y regularizaciones respectivas. Comentario del funcionario responsable Rafael Regalado, Gerente Financiero.- Las partidas serán analizadas y regularizadas con la participación de las áreas de Auditoría y Control Financiero. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2016. 7. No se reemplazó al personal faltante que se encargaba de los arqueos de caja chica Observación Identificamos que algunas partidas de la cuenta contable No. 259090106, Cuentas por Pagar Cartera Clientes y relacionada a los procesos de compra de cartera, presenta partidas antiguas y que no han sido liquidadas desde períodos anteriores. Estos valores en su mayoría corresponden a la agrupación de varias partidas de cartera comprada y en proceso de análisis y depuración desde el año 2011. Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas. Recomendación Analizar las partidas y efectuar las recuperaciones y regularizaciones respectivas. Comentario del funcionario responsable Rafael Regalado, Gerente Financiero.- Las partidas serán analizadas y regularizadas con la participación de las áreas de Auditoría y Control Financiero. Fecha estimada de regularización

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Hasta el 31 de diciembre del 2016. 8. La evaluación realizada sobre funcionamiento de la empresa no ha sido informada al órgano encargado como dicta la norma Observación Identificamos que algunas partidas de la cuenta contable No. 259090106, Cuentas por Pagar Cartera Clientes y relacionada a los procesos de compra de cartera, presenta partidas antiguas y que no han sido liquidadas desde períodos anteriores. Estos valores en su mayoría corresponden a la agrupación de varias partidas de cartera comprada y en proceso de análisis y depuración desde el año 2011. Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas. Recomendación Analizar las partidas y efectuar las recuperaciones y regularizaciones respectivas. Comentario del funcionario responsable Rafael Regalado, Gerente Financiero.- Las partidas serán analizadas y regularizadas con la participación de las áreas de Auditoría y Control Financiero. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2016. 9. No se han realizado autoevaluaciones del trabajo por el área de auditoría interna como dicta la normativa de la profesión Observación Identificamos que algunas partidas de la cuenta contable No. 259090106, Cuentas por Pagar Cartera Clientes y relacionada a los procesos de compra de cartera, presenta partidas antiguas y que no han sido liquidadas desde períodos anteriores. Estos valores en su mayoría corresponden a la agrupación de varias partidas de cartera comprada y en proceso de análisis y depuración desde el año 2011. Riesgo Posibles pérdidas por falta de recuperación oportuna de las partidas.

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Recomendación Analizar las partidas y efectuar las recuperaciones y regularizaciones respectivas. Comentario del funcionario responsable Rafael Regalado, Gerente Financiero.- Las partidas serán analizadas y regularizadas con la participación de las áreas de Auditoría y Control Financiero. Fecha estimada de regularización Hasta el 31 de diciembre del 2016

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