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INTRODUCCIÓN A LA GERENCIA Y LAS ORGANIZACIONES: ¿QUIÉNES SON LOS GERENTES? * GERENTE: Empleado que trabaja con otras personas y a través de ellas coordina sus actividades laborales para cumplir con las metas de la organización. * Su trabajo no es de relaciones personales, sino ayudar a los demás a hacer su trabajo y conseguir logros. Es decir, coordinan el trabajo de un departamento o grupo o supervisan a una sola persona. * Puede coordinar las actividades laborales de un equipo compuesto por personas de varios departamentos o, incluso, de personas que no forman parte de la organización, como los trabajadores eventuales o los empleados de los proveedores. * También es posible que los gerentes desempeñen deberes que no tienen que ver con coordinar ni integrar el trabajo de los demás. * Por lo tanto en base a lo anterior podemos decir que coordinar el trabajo de otros es lo que distingue una posición gerencial de las demás. Sin embargo esto no significa que los gerentes puedan hacer lo que quieran, cuando quieran y como quieran.

CLASIFICACIÓN DE LOS GERENTES (en organizaciones de estructura tradicional): Estas organizaciones están esquematizadas como una pirámide en al que el número de empleados es mayor en la base que en el vértice.

Directores Gerentes medios Gerentes de línea Empleados no administrativos En estas organizaciones no es difícil identificar quiénes son exactamente los gerentes, aunque tengan títulos diversos. Los gerentes se describen como gerentes de primera línea, gerentes medios y directores: • Gerentes de primera línea: Se encuentran en el nivel administrativo inferior (gerentes del nivel inferior de la organización) y dirigen el trabajo de los empleados no administrativos que se ocupan directa o indirectamente de la producción o la creación de los productos de la organización. o Muchas veces se llaman supervisores, pero también jefes de turno, gerentes de distrito, jefes de departamento, jefes de oficina e incluso capataces. • Gerentes medios: Comprenden todos los niveles administrativos entre la primera línea y la dirección de la organización (gerentes entre la primera línea y la dirección de la organización). o Dirigen el trabajo de los gerentes de primera línea y ostentan títulos como gerente regional, director de proyectos, gerente de planta o gerente de división. • Directivos: Se encuentran hacia el vértice de la organización. o Son responsables de tomar las decisiones que abarcan a toda la organización, y determinar planes y metas que atañen a la organización entera. o Tienen títulos como vicepresidente ejecutivo, presidente, director administrativo, director de operaciones o presidente del consejo de administración. o No todas las organizaciones hacen su trabajo con esta forma piramidal tradicional. Algunas son más flexibles y su configuración es menos rígida. Ahí el trabajo lo hacen equipos de empleados en cambio permanentes que pasan de un proyecto a otro en la medida en que surja la necesidad. No es fácil decir quiénes son los gerentes en estas organizaciones, pero, por supuesto que alguien tiene que cumplir esas funciones; es decir, hay alguien que trabaja con las personas y a través de ellas coordina el trabajo para conseguir las metas de la organización.

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN? * Administración: Consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas. • Es decir, la administración se ocupa no sólo de determinar las actividades y cumplir con las metas de la organización (eficacia), sino también de hacerlo de la manera más eficiente. * Eficiencia: Capacidad de obtener mayores resultados con la mínima inversión. • Se define como “hacer las cosas bien”, es decir, no desperdiciar los recursos. • Como los gerentes tienen recursos escasos (de personas, dinero y equipo) se preocupan por hacer las cosas bien. • Por lo tanto, la eficiencia concierne a los medios para hacer las cosas. * Eficacia: Completar las actividades para conseguir las metas de la organización. • Se define como “hacer las cosas correctas”, es decir, las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos. • Por lo tanto, la eficacia tiene que ver con los fines, con el logro de las metas de la organización. * En las organizaciones exitosas, la eficiencia y la eficacia van aparejadas. La mala administración es resultada de la ineficacia y la ineficiencia, o de que la eficacia no se consigue mediante la eficiencia.

¿QUÉ HACEN LOS GERENTES? Así como no hay dos organizaciones iguales, tampoco hay dos puestos de administración iguales, por ello no es fácil ni sencillo explicar lo que hacen los gerentes. A pesar de este hecho, los investigadores de la administración, después de muchos años de estudio, crearon tres esquemas de clasificación para describir lo que hacen los gerentes: por funciones, papeles y habilidades: * FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: De acuerdo con el esquema de las funciones, los gerentes realizan ciertas actividades o deberes al tiempo que coordinan de manera eficaz y eficiente el trabajo de los demás. • En la primera parte del siglo XX, el industrial francés Henri Ford propuso que todos los gerentes desempeñan cinco funciones: planear, organizar, mandar, coordinar y controlar. A mediados de la década de 1950, en un libro de texto aparecieron por primera vez, como marco teórico, las funciones de planear, organizar, reunir personal, dirigir y controlar. En la actualidad, la mayor parte de los libros de texto están organizados en cuatro funciones: planear, organizar, dirigir y controlar. o Planeación: Función de la administración en la que se definen metas, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan planes para integrar y coordinar las actividades. Es decir, como la finalidad de las organizaciones es alcanzar un objetivo, alguien tiene que definirlo claramente, lo mismo que los medios para conseguirlo; la administración es ese alguien. o Organización: Función de la administración que consiste en determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman las decisiones. Es decir, los gerentes también son responsables de disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización. o Dirección: Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquiera otra manera del comportamiento de los empleados. Los gerentes dirigen cuando cumplen con todo lo explicado anteriormente. Es decir, en todas las organizaciones hay personas y el gerente debe trabajar con ellas y a través de ellas para alcanzar las metas de la organización. o Control: Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta. Después de fijar las metas (planeación), formular los planes (planeación), decidir el esquema estructural (organización) y contratar, capacitar y motivar al personal (dirección), es preciso evaluar si las cosas van como estaba previsto. Hay que comparar el desempeño real con las metas fijadas con antelación. Si hay desviaciones significativas, es deber de la administración retomar las riendas del desempeño. Este proceso de vigilar, comparar y corregir es lo que entendemos por la función de control. * Las funciones tradicionales proporcionan métodos claros y acabados para clasificar los centenares de actividades que desempeñan los gerentes y las técnicas que aplican de acuerdo con las funciones que desempeñan para alcanzar las metas.

* En realidad lo que haga un gerente no siempre sigue esta secuencia lógica y ordenada; pero esto no niega la importancia de las funciones básicas de los gerentes. Cualquiera sea el “orden” en que se desempeñan las funciones, el hecho es que los gerentes planean, organizan, dirigen y controlan cuando administran. Planeación Organización Dirección Control Llevan a Fijar metas, establecer estrategias y trazar planes especiales para coordinar las actividades.

Alcanzar la Determinar qué Dirigir y motivar Vigilar las finalidad hay que hacer, a los actividades para cómo hay que participantes y asegurarse de que declarada de hacerlo y quién va resolver los se realizan como se la a hacerlo. conflictos. planeó. organización.

ROLES DEL GERENTE: * El destacado investigador de la administración, Henry Mintzberg, estudió a los gerentes en la práctica. Mintzberg dice que la mejor manera de describir lo que hacen los gerentes es observar los roles que representan en el trabajo. De sus estudios concluyó que los gerentes desempeñan 10 roles muy relacionados. • La expresión “roles del gerente” se refiere a las categorías particulares del comportamiento administrativo. • Los 10 roles de Mintzberg se agrupan en relaciones personales, transferencia de información y toma de decisiones. o Roles personales: Roles del gerente que tienen que ver con la gente (subordinados e individuos que no pertenecen a la organización) y otros deberes de índole protocolaria y simbólica.  Los tres roles personales son figura de autoridad, líder y enlace. o Roles informativos: Roles del gerente que consisten en recibir, almacenar y difundir información.  Los tres roles incluyen el del supervisor, el de difusor y el vocero. o Roles de decisión: Roles del gerente que giran en torno a la toma de decisiones.  Los cuatro roles de decisión son: empresario, manejador de perturbaciones, distribuidor de recursos y negociador. • Como los gerentes representan estos roles, Mintzberg concluyó que sus actividades consisten en relacionarse con los demás, con la organización en sí misma y con el exterior de la organización. Mintzberg postuló también que las actividades del gerente en estos roles se encuentran entre la reflexión (pensar) y la acción (actuar). Cuando los gerentes están reflexionando, piensan, ponderan y consideran. Cuando actúan, hacen algo, se desempeñan, participan. • La validez de las categorías de roles de Mintzberg se ha probado en varios estudios complementarios en diversas organizaciones y en distintos niveles de éstas. En general, las pruebas respaldan la idea de que los gerentes representan roles semejantes, cualquiera que sea la organización o el nivel. Sin embargo el acento que ponen los gerentes en los roles cambia con su nivel en la organización. En concreto, los roles de difusor, figura de autoridad, negociador, enlace y vocero son más importantes en los niveles superiores de la organización, en tanto que el rol de líder (según la definición de Mintzberg) es más importante en los niveles inferiores que en los medios o superiores. • Muchos de los roles de Mintzberg concuerdan bien con una o más funciones tradicionales. Por ejemplo, la asignación de recursos es parte de la planeación, lo mismo que el rol de emprendedor, y los tres roles personales son parte de la función de dirección. La mayor parte de los demás papeles caben en una o más de las cuatro funciones, pero no todos. La diferencia se explica por el hecho de que todos los gerentes hacen trabajo que no es puramente administrativo. Ejemplos de actividades Rol Descripción identificables Interpersonal Jefe simbólico; obligado a realizar Recibir a los visitantes; firmar Figura de autoridad deberes rutinarios de índole legal documentos legales. o social. Responsable de la motivación de Realizar prácticamente todas las los subordinados; responsable de Líder actividades que se refieren a los reunir personal, capacitarlo y subordinados. deberes relacionados. Enlace Crea y mantiene una red de Tramitar el correo; trabajar con

Supervisor

Difusor

Vocero

Empresario

Manejador de perturbaciones

Distribuidor de recursos

Negociador

contactos externos e informadores que le hacen favores y le dan información. Informativo Busca y recibe amplia información interna y externa para comprender a fondo la organización y el ambiente. Transmite la información recibida de fuera o de los subordinados a los miembros de la organización. Transmite información a gente de fuera sobre los planes de la organización, políticas, acciones, resultados, etc. De decisión Busca oportunidades en la organización y el entorno e inicia “proyectos de mejora” para producir cambios. Es responsable de las acciones correctivas cuando la organización enfrenta perturbaciones graves e inesperadas. Es responsable de la asignación de todos los recursos de la organización; toma o aprueba todas las decisiones importantes de la organización. Es responsable de representar a la organización en las principales negociaciones.

organismos externos; realizar otras actividades con gente de fuera.

Leer periódicos e informes; cultivar contactos personales. Celebrar juntas de información; llamar por teléfono para difundir información. Celebrar juntas de directores; dar información a los medios de comunicación.

Organizar la estrategia y sesiones de revisión para crear programas nuevos. Organizar la estrategia y sesiones de revisión en caso de perturbaciones y crisis. Programar; solicitar autorizaciones; realizar las actividades que conciernen al presupuesto y la programación del trabajo de los subordinados. Participar en las negociaciones contractuales con el sindicato.

HABILIDADES ADMINISTRATIVAS: * El trabajo de un gerente es variado y complejo. Los gerentes necesitan ciertas habilidades para desempeñar los deberes y actividades que caracterizan su trabajo. ¿Qué habilidades necesita un gerente? Robert L. Katz encontró en sus investigaciones que los gerentes necesitan tres habilidades básicas: • Habilidades técnicas: Son los conocimientos y competencia en un campo especializado, como ingeniería, cómputo, contabilidad o manufactura. o Estas habilidades son más importantes en los niveles inferiores de la administración, pues estos gerentes tratan directamente con los empleados que hacen el trabajo de la organización. • Habilidades de trato personal: Consisten en la capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual como en grupo. o Como los gerentes tratan directo con las personas, estas habilidades son cruciales. Los gerentes que las poseen son capaces de sacar lo mejor de su personal. Saben cómo comunicarse, motivar, dirigir e infundir entusiasmo y confianza. o Estas habilidades también son importantes en todos los niveles de la administración. • Habilidades conceptuales: Capacidad de pensar y conceptuar situaciones abstractas y complicadas. o Con estas habilidades los gerentes contemplan la organización en su totalidad, comprenden relaciones entre sus unidades y ven el lugar que ocupa en el entorno general. o Estas habilidades son más importantes en los niveles administrativos superiores. * Al centro del trabajo actual, exigente y dinámico, los empleados que son invaluables para la organización deben estar dispuestos a actualizar constantemente sus habilidades y aceptar trabajo que no forme parte del campo específico de su puesto. No hay duda que las habilidades seguirán siendo una manera importante de describir lo que hace un gerente.

CÓMO HA CAMBIADO EL TRABAJO DEL GERENTE: * Los gerentes siempre han tenido que ocuparse de cambios que tienen lugar dentro y fuera de su organización. En nuestros días, cuando los gerentes de todas partes enfrentan las secuelas inacabables del 11 de septiembre y de los escándalos por actos inmorales en las corporaciones, la economía global las incertidumbres políticas y los avances tecnológicos, el cambio es lo constante. No es probable que la mayoría de los gerentes tengan que trabajar en circunstancias terribles, pero el punto es que ha cambiado la manera de administrar. • Dos cambios a analizar que parecen tener un impacto significativo en el trabajo de los gerentes son: o Importancia de los clientes en el trabajo del gerente: Todas las organizaciones necesitan clientes. Sin clientes dejarían de existir. Sin embargo, durante mucho tiempo se pensó que ocuparse de los clientes era responsabilidad de las personas de marketing. “Que los vendedores se preocupen de los clientes”- era lo que pensaban los gerentes. Pero se ha descubierto que las actitudes y conductas de los empleados tienen mucho que ver en la satisfacción de los clientes.  Los gerentes de todas partes comienzan a entender que prestar un servicio sólido de calidad es esencial para el éxito y la supervivencia en el ambiente competitivo actual, y que los empleados son parte importante de la ecuación. La conclusión es evidente: deben crear una organización sensible a los clientes en la que los empleados sean amistosos y corteses, accesibles, informados, listos para responder a las necesidades de los clientes y dispuestos a hacer lo necesario para satisfacerlos. o Importancia de la innovación en el trabajo del gerente: “Nada más arriesgado que innovar”. Innovar significa hacer las cosas de otra manera, explorar nuevos territorios y correr riesgos. La innovación no es sólo para las organizaciones de alta tecnología. Ejemplos de innovaciones exitosas pueden encontrarse en las organizaciones más inesperadas. • En el mundo moderno, los gerentes de las organizaciones (en todos los niveles y todas las áreas) tienen que alentar a sus empleados para que estén atentos a nuevas ideas y nuevas metodologías, no sólo para los productos y servicios que proporciona la organización, sino para todo lo que hace.

¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN? Los gerentes trabajan en organizaciones. * Organización: Asociación deliberada de personas para cumplir determinada finalidad. • Cada organización tiene una finalidad distinta, que se expresa normalmente como la meta o las metas que pretende alcanzar. • Toda organización está compuesta por personas. Una persona que trabaja sola no es una organización y hacen falta personas para realizar el trabajo que se necesita para que la organización cumpla sus metas. • Todas las organizaciones crean una estructura deliberada para que los integrantes puedan trabajar. Esa estructura puede ser abierta y flexible, sin límites claros ni precisos de los deberes laborales y sin apegarse rigurosamente a ninguna disposición laboral explícita; en otras palabras, puede ser una red simple de relaciones vagas. Pero también puede ser una estructura más tradicional son reglas, normas y descripciones de puestos bien definidas y en la que algunos integrantes identificados como “jefes” tienen la autoridad sobre los demás. Pero cualquiera que sea el andamiaje de la organización, tiene que ser una estructura deliberada en la que se clasifiquen las relaciones laborales de los miembros. • En síntesis, el término “organización” se refiere a una entidad que tiene una finalidad definida, personas o integrantes y alguna estructura deliberada (pensada para bien de la organización). • El concepto de organización ha cambiado, por lo tanto, ya no es adecuado suponer que todas las organizaciones tendrán una estructura en la que se identifiquen claramente divisiones, departamentos y unidades de trabajo. De hecho es más característico de las organizaciones contemporáneas el tener un esquema de trabajo flexible, equipos de trabajo, sistemas de comunicación abierta y alianzas con proveedores. Es decir, las organizaciones modernas se vuelven más abiertas, flexibles y sensibles a los cambios. ¿Por qué cambian las organizaciones? Porque el mundo ha cambiado y lo seguirá haciendo. Cambios sociales, económicos, políticos, mundiales y tecnológicos han creado un ambiente en el que las organizaciones exitosas (las que alcanzan sus metas una y otra vez) deben adoptar maneras nuevas de hacer el trabajo. • Por último, es importante aclarar que: Aunque el concepto de organización cambie , no dejarán de ser importantes los gerentes y la administración.

¿POR QUÉ ESTUDIAR ADMINISTRACIÓN?

* Universalidad de la administración: Hecho de que la administración es necesaria en organizaciones de todo tipo y tamaño, en todos sus niveles y áreas de trabajo, y en todas ellas, cualquiera sea el país en que se encuentren. • Los gerentes de todos los entornos planean, organizan, dirigen y controlan. Pero no quiere decir que la administración se practique de la misma manera. • Las organizaciones que están bien administradas tienen una cartera de clientes leales, crecen y prosperan. Las que están mal administradas ven que su cartera de clientes y sus utilidades se reducen. * La realidad del trabajo: La mayoría de los estudiantes, al salir de la universidad y empezar su carrera laboral, dirigen o son dirigidos. Para aquellos que piensan hacer una carrera en la administración, los conocimientos de los procesos administrativos son los cimientos sobre los que se afirmaran las habilidades administrativas. Los que no se imaginan en un puesto administrativo probablemente tratarán con gerentes. Además, suponiendo que tendrá que trabajar para ganarse la vida y que es de creer que trabaje en una organización, aunque no sea gerente asumirá tareas administrativas. * Recompensas y desafíos del gerente: El gerente en el dinámico centro de trabajo moderno enfrenta muchos retos. Es un trabajo duro y a menudo ingrato. Tiene que lidiar con distintas personalidades y muchas veces tiene que estirar recursos limitados. A veces es todo un desafío motivar a los trabajadores ante incertidumbres y caos. En otras ocasiones, a los gerentes se les dificulta dar con la mezcla justa de conocimientos, habilidades, ambiciones y experiencias de un grupo plural de empleados. Por último, el gerente no tiene todo el control de su destino. Su éxito depende del desempeño laboral de los demás. • A pesar de estas dificultades, ser gerente puede ser gratificante. El mismo es responsable de crear un ambiente laboral en el que los integrantes hagan su mejor trabajo y en el que se favorezca la consecución de las metas de la organización. Además, el gerente tiene constantemente la oportunidad de ser creativo y usar la imaginación. Ayuda a los demás a encontrar el sentido y una satisfacción de su trabajo. Apoya, dirige y cuida a los demás, y los ayuda a tomar buenas decisiones. El gerente conoce y trata a muchas personas dentro y fuera de la organización. Otras recompensas del gerente son el reconocimiento y el estatus en la organización y la comunidad, ser una influencia en los resultados de la organización y ganar una remuneración atractiva en la forma de salario, bonos y opciones de acciones. Por último, las organizaciones necesitan buenos gerentes. Nada grande ocurre solo. Las organizaciones alcanzan sus metas a través de losa esfuerzos unidos de personas motivadas y fervorosas. El gerente siente la satisfacción de saber que hacen falta sus empeños, destrezas y capacidades.