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DISEÑO DE PROCESOS

Identificación del problema empresarial para el diseño de procesos Actividad Evaluativa Eje No. 2 Grupo 012

Autores: Juan Diego Burgos Gómez Ana Adelaida Carranza Arbeláez Maira Alejandra Campuzano Guerra Martha Jineth Canro Londoño

Tutor: Edwin Arturo Pinzón Rodríguez

Fundación Universitaria del Área Andina Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras Administración de Empresas por ciclos Propedéuticos – Virtual Mayo - 2020

INTRODUCCION

El proceso de diseño es la forma de crear un producto para un cliente, en este diseño requerimos de haber hecho inicialmente una etapa de investigación utilizando técnicas detalladas y empezar a mirar hacia dónde va dirigido. Para encontrar la mejor forma de desarrollar un proceso debemos considerar diferentes alternativas y escoger la mejor, de esta forma combinamos métodos que nos ayuden a resolver el problema.

A continuación, en la elaboración del siguiente trabajo se revisarán los posibles problemas de dos empresas y cómo a partir de estos se pueden tomar datos importantes para diseñar procesos que favorezcan la producción de la empresa, revisaremos los tipos de encuestas y cuál de ellas es la ideal para ciertos tipos de empresas, de acuerdo a su actividad y su organización.

Se espera que los diseños sean innovadores para lograr satisfacción en los clientes de acuerdo a los intereses y exigencias de los mismos.

Con el desarrollo del presente trabajo

se pretende aplicar los conocimientos y herramientas con los procesos y la investigación de mercados, identificando problemas y necesidades que puedan ser solucionados con el diseño de procesos operacionales en una empresa.

OBJETIVO DE APRENDIZAJE

Aplicar los conocimientos y herramientas relacionados con los procesos y la investigación de mercados, para identificar los problemas y necesidades que pueden ser solucionados con el diseño de procesos operacionales en una empresa.

DESCRIPCIÓN

El taller pretende que los estudiantes evidencien la relación que existe entre la identificación de los intereses de los empresarios, en cuanto a los problemas que esperan resolver, con el diseño de procesos operacionales para aumentar la competitividad de una empresa. Se espera que de manera colaborativa el equipo de estudiantes (4 integrantes) realice la actividad y elabore una propuesta en que se resalten los beneficios de diseñar procesos para solucionar los problemas que inciden en la competitividad empresarial.

DESARROLLO

Relación entre proceso de investigación de mercados y diseño de procesos operativos: A través de la investigación de mercados se pueden identificar en las organizaciones cuáles son las necesidades o expectativas de las empresas las cuales se trasladan a los diseños de procesos operativos. En algunos casos ya los procesos existen, pero no cumplen en su totalidad con el objetivo planteado ya que son eficaces pero no eficientes porque en algunos casos resulta costoso su desarrollo, no tienen un alcance acorte a las necesidades de la demanda o van en contra con los intereses de la organización, por tanto la investigación de mercados a través de herramientas de recolección de datos cualitativos como la observación, entrevista, grupo focal entre otros y cuantitativos como la encuesta o cuestionario puede llegar a arrojar una vez analizados los datos obtenidos información de gran importancia para la empresa que servirá de insumo para el diseño de sus procesos.

PLAN DE TRABAJO PARA LA APLICACIÓN DE LA ENCUESTA

A continuación, realizaremos la sistematización del desarrollo del presente taller:  Realizar la lectura y el análisis del material de estudio suministrado por el tutor, que en este caso representa la fuente secundaria de información.  Adicionar cinco preguntas al cuestionario suministrado por el tutor.  Aplicar el cuestionario a 2 personas que laboran en diferentes empresas. El cuestionario se aplicará a través de un formulario de encuesta a nivel personal.  Tabular los resultados, que conformarán la fuente primaria de información  Analizar los resultados obtenidos de las encuestas aplicadas.

EMPRESARIOS Y/O EMPLEADOS A ENTREVISTAR Los encuestados serán las siguientes personas:

 MIYERLIS ALEXANDRA CAMPUZANO GUERRA, Psicóloga, especialista en Gerencia del Talento Humano, de la empresa VIGILANCIA GUAJIRA LTDA, de actividad económica de servicios de vigilancia y seguridad privada.

 SEBASTIAN FORERO, Empresario y administrador de la empresa ZELO FOOD SAS, de actividad económica elaboración de comida y platos laborados.

DISEÑO DE LA HERRAMIENTA DE LA RECOLECICON DE LA INFORMACIÓN (FICHA TÉCNICA /ENCUESTA) La ficha técnica fue elaborada tomando la información suministrada inicialmente por el tutor, además se le adicionaron otras preguntas basadas en el planteamiento del taller. La ficha fue impresa (físico) y de forma presencial se recolecto la información a través del encuestador y encuestado.

FORMATO FICHA TECNICA - ENCUESTA.pdf

TABALUCIÓN DE DATOS

A continuación, se presentan los datos tabulados de las encuestas aplicadas a los dos empresarios y/o empresas.

ENCUESTADO No. 1

ENCUESTA APLICADA PARA DISEÑO DE PROCESOS

Fecha: 4 /05/ 2020 Nombre y Apellidos del encuestado: Miyerlis Alexandra Campuznao Guerra Señor Empresario: Con el fin de determinar claramente las necesidades e interés de los empresarios relacionados con el Diseño de Procesos Operativos, agradecemos a usted el diligenciamiento de la presente encuesta. Con la informacion por usted suministrada se podrá orientar eficientemente la labor de Diseñar Procesos. DATOS Nombre o razón social de la empresa : Vigilancia Guajira Ltda Actividad económica: Servicios de Seguridad y Vigilancia Privada Ciudad: Barrancas La Guajira Dirección: Carrera 14 No. 10-32 Barrio Agrario Correo electrónico: [email protected] La empresa realiza gestión por procesos:

SI

X

NO

ENCUESTADO No. 2

ENCUESTA APLICADA PARA DISEÑO DE PROCESOS

Fecha: 5 /05/ 2020 Nombre y Apellidos del encuestado: Sebastian Forero Señor Empresario: Con el fin de determinar claramente las necesidades e interés de los empresarios relacionados con el Diseño de Procesos Operativos, agradecemos a usted el diligenciamiento de la presente encuesta. Con la informacion por usted suministrada se podrá orientar eficientemente la labor de Diseñar Procesos. DATOS Nombre o razón social de la empresa : ZELO FOOD SAS Actividad económica: Elaboración de comidad y platos preparados Ciudad: Bogotá Dirección: Carrera 52 No. 78-57 Correo electrónico: [email protected] La empresa realiza gestión por procesos:

SI

X

NO

1. Indique cuáles son los tres (3) principales procesos que realiza su empresa:

j)

Gestión de procesos

i)

Gestión del Capital Humano

h)

Gestión Contable y Financiera

g)

Gestión de la Innovación

f)

Gestión de Inventarios

e)

Gestión de Compras

d)

Gestión de Producción

c)

Gestión de Ventas

b)

Gestión de Mercados

a)

PRINCIPALES PROCESO QUE REALIZAN LAS EMPRESAS

Procesos Adminstrativos 0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

0,8

0,9

1

Grafica 1. Fuente Propia

Al analizar la gráfica l, concluimos que las respuestas sobre el planteamiento de esta son de opiniones diferentes, por parte de los encuestados, esto puede surgir a raíz que las actividades económicas son de diferentes sectores. Por lo tanto, son procesos muy importantes para el logro de los objetivos organizacionales de las mismas.

2. ¿A qué sector pertenece la empresa?

SECTOR A LA QUE PERTENECE LA EMPRESA 1

0 SECTOR PRIMARIO

0 SECTOR SECUNDARIO

1

0 SECTOR TERCIARIO

SECTOR CUARTERNARIO

SECTOR QUINARIO

Grafica 2. Fuente Propia

“Los sectores productivos o económicos son las distintas regiones o divisiones de la actividad económica, atendiendo al tipo de proceso que se desarrolla”, a la vez podemos observar en la gráfica 2 que estas pertenecen a sectores diferentes por su tipo de actividad.

3. De las siguientes características, ¿cuáles describen mejor los procesos que realiza su empresa?

DESCRIPCION DE LOS PROCESOS QUE REALLIZA SU EMPRESA 1,2 1

0,8 0,6 0,4 0,2

Los procesos están identificados y documentados

Los procesos tienen un responsable y objetivos definidos

Los procesos son largos

Los Procesos son complicados con alta posibilidada de cometer errores

Los procesos tienen muchos controles

El costo del proceso es desconocido

Existe mucha separación entre los puntos de decisión y de ejecucion y de estos con el cliente

No incluyen actividades que entreguen valor añadido complementario

0

a)

b)

c)

d)

e)

f)

g)

h)

Grafica 3. Fuente Propia

Un proceso administrativo se da como un flujo continuo y conectado de actividades de planeación, dirección y control, establecidas para lograr el aprovechamiento del recurso humano, técnico, material y cualquier otro, con los que cuenta la organización para desempeñarse de manera efectiva. Mediante la gráfica 3 analizamos que estas son identificadas por características y opiniones divididas. El encuestado 1 responde la opción (a) evidenciando que, si lleva a cabo los procesos según su concepto, mientras el encuestado 2 responde la opción (c) dejando claro que este debe darle la importancia que es colocar en funcionamiento los procesos para cualquier organización para cumplir con sus objetivos.

4. En qué área se encuentra usted ubicado?

AREA EN QUE SE ENCUENTRA UBICADO 2 1,8 1,6 1,4 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 1

2

3

4 5 6

Producción

Administrativos

Ventas

Financiero

Calidad

Otro

Grafica 4. Fuente Propia

La grafica 4 demuestra claramente que los empresarios y/o encuestados coinciden que se encuentran en la misma área de labor en la organización.

5. Cómo considera su empresa en comparación con la competencia?

COMPARACIÓN CON LA COMPETENCIA

0% a) Muy competitiva

b) Competitiva

c) Igual

d) Poco competitiva

100% e) Nada competititva

Grafica 5. Fuente Propia

“Competencia laboral queja tener conocimientos y la habilidad para responder satisfactoriamente la demanda de una tarea o actividad, cumpliendo los objetivos establecidos por una institución o empresa”. En la gráfica 5 podemos analizar claramente que las organizaciones encuestadas resaltan la opción (a) encontrándose muy competitivas antes las demás, teniendo presente los objetivos de la demanda en competencia laboral.

6. Cómo se lleva a cabo la mejora continua de su empresa?

MEJORA CONTINUA EN LA EMPRESA

2

0

1

2 3 4 a) Seguimiento y control a indicadores de gestión b) Reingenería de Procesos c) Participación voluntaria de colaboradores d) Consultorías y Mentoring

Grafica 6. Fuente Propia

Al interpretar la gráfica 6 podemos notar la coincidencia por parte de los empresarios y/o encuestados al tomar la opción (a) como su principal indicador para su mejora continua, ya que este forma parte de un mismo proceso y elementos complementarios cuyo uso potencia el cumplimiento de los objetivos de la organización y de sus diferentes áreas.

7. Cómo identifican la necesidad de un rediseño de los procesos en la empresa?

IDENTIFICACIÓN DE UN REDISEÑO DE PROCESOS EN LA EMPRESA 2,5 2 2

1,5

1

0,5 0

0

0

0 Resultados de Auditoría

Recomendaciones del grupo de trabajo

Análisis de los procesos internos por parte de los responsables del mismo

Errores en la producción

Grafica 7. Fuente Propia

En la gráfica 7 podemos analizar claramente que las organizaciones encuestadas se identifican con el mismo indicador “análisis de los procesos internos por parte de los responsables del mismo” ya que este trae como beneficios espacios de confianza para reconocer fortalezas y debilidades y poder tener una comunicación más efectiva.

8.Qué beneficios espera usted en el diseño de un proceso innovador brinde a la empresa? Ordene del más importante al menos importante, siendo 1 el más importante y el 10 el menos importante.

BENEFICIOS EN EL DISEÑO DE UN PROCESO INNOVADOR PARA LA EMPRESA 10

9 8 7 6 5 4 3

2 1 0 a) Aumentar la calidad de los productos

b) Producir o distribuir nuevos productos o servicios

c) Optimizar la eficiencia y/o la calidad de una actitud de apoyo

d) e) f) Sobreponerse Competir en Sustituir o superar la mercados inportaciones obsolencia nacionales e tecnológica internacionales

1)

2)

g) Contribuir en el desarrollo económico y social del país

h) i) j) Aprovechar las Generar mayor Facilitar ventajas valor procesos de competitivas económico adopción y para una transferencias compañía tecnológicas

Grafica 8. Fuente Propia

Al interpretar la gráfica 8 podemos observamos que los empresarios y/o encuestados tienen opiniones divididas, esto debido a la diferente clase de actividad económica en sus organizaciones. El encuestado 2 resalta más importante el indicador (b) y menos importante el indicador (f), a su vez el encuestado 1 resalta más importante el indicador (c) y menos importante el indicador (i). La innovación en los procesos se resalta como una capacidad determinante para las empresas, en la medida en que se ha convertido en su motor más importante de transformación y crecimiento.

9. Estaría dispuesto a realizar un proyecto para el diseño de un proceso innovador para su empresa?

DISPUESTO A REALIZAR UN PROYECTO PARA EL DISEÑO DE UN PROCESO INNOVADOR PARA SU EMPRESA 0%

100%

SI

NO

Grafica 9. Fuente Propia

En relación a la pregunta planteada la gráfica 9 refleja la disposición que tienen ambas empresas en la realización de un proyecto innovador en pro al beneficio de su organización.

10. Si la anterior respuesta es positiva cuál proyecto sería?

Respuesta No. 1 Proyecto en Competencia Laboral Respuesta No. 2 Proyecto en Proceso Administrativo

Los proyectos que presentaron los empresarios encuestados van acordes a su tipo de empresa en la cual laboran.

CONCLUSIÓN

En el desarrollo del presente trabajo se pudo evidenciar la importancia de la investigación de mercados para el diseño de procesos de innovación. Se aplicó una encuesta a dos empleados de dos empresas de diferentes sectores y ambos coincidieron en puntos importantes como la necesidad de disminuir costos de producción y el deseo de ser partes activas en el diseño e implementación de nuevos procesos en pro al desarrollo y crecimiento de la misma.

La investigación de mercados es un punto de partida para identificar posibles oportunidades de mejora en las organizaciones o bien creación de nuevos diseños innovadores ya que a partir de la aplicación de herramientas de recolección de información cualitativa y cuantitativa se pueden obtener insumos para la preparación de propuestas de consultoría o asesorías.

ANEXO No. 1  Encuesta aplicada:

ANEXO No. 2  Encuesta aplicada:

FUENTES BIBLIOGRAFICAS

Thompson Iván (Índice actualizado en: Junio 25, 2016) PromonegocioS.net, Índice de

Artículos Investigación de Mercados https://www.promonegocios.net/investigacionmercados/index.html

Burgos Juan, Carranza Ana, Campuzano Maira, Canro Martha (Mayo,2020) Identificación del problema empresarial para el diseño de procesos, Diseño de procesos, Administración de Empresas, Fundación Universitaria del Área Andina