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Apuntes segundo examen parcial Temario Boletines de Auditoría Integral 12 Guías de Auditoría Integral 8 Cronología de Boletines Las siguientes láminas contienen la recopilación, en orden cronológico, de los Boletines Técnicos y las Guías que la Academia Mexicana de Auditoría Integral y al Desempeño, A.C., ha emitido desde el 14 de septiembre de 1994, fecha de su creación. B–1 Concepto de Auditoría Integral Definición de la Auditoría Integral como una evaluación multidisciplinaria, con enfoque de sistemas, del grado y forma de cumplimiento de los objetivos de una organización, de la relación con su entorno, así como de sus operaciones, con el objeto de proponer alternativas para el logro más adecuado de sus fines y/o el mejor aprovechamiento de sus recursos. B–2 Metodología de la Auditoría Integral Señala los procedimientos recomendados al auditor integral para llevar a cabo la auditoría en forma ordenada y con una secuencia congruente de actividades. Las fases recomendadas son: I. Análisis General y Diagnóstico II. Planeación Específica III. Ejecución IV. Informe de Resultados V. Diseño, Implantación y Evaluación. B–3 Análisis General y Diagnóstico Describe los procedimientos mínimos recomendados al auditor integral, para su aplicación durante el desarrollo de Fase I. Análisis General y Diagnóstico. B–4 Informe de Auditoría Integral Precisa los requisitos que debe cumplir el Informe del auditor integral, de tal modo que cumpla eficientemente con los principios de confiabilidad, razonabilidad y relevancia de la información a transmitir a los niveles directivos. B–5 Normas de Auditoría Integral Indica el sistema básico o marco de referencia sobre el cual debe sustentarse la práctica de Auditoría Integral, para la cual define cuatro grupos de normas que precisan al alcance y calidad técnica de dicha actividad.

B–6 Planeación Específica Establece los procedimientos mínimos que debe aplicar el auditor integral, en cada una de las etapas relativas a la Fase II. Planeación Específica. B–7 Criterios de Evaluación e Indicadores de Gestión en la Auditoría Integral Proporciona al auditor los lineamientos básicos para definir y conformar los criterios de evaluación e indicadores de gestión que deberán ser aplicados durante la Auditoría Integral. B–8 Diseño, Implantación y Evaluación Describe el proceso de Diseño Implantación y Evaluación de las recomendaciones resultantes de la Auditoría Integral, como una etapa que debe cumplir la administración de la entidad y destaca la importancia que estas adquieren en el mejoramiento integral de la organización. B–9 Ejecución Enfatiza algunos conceptos y aspectos que deben tenerse en cuenta durante la Fase III. Ejecución, así como la incorporación de diversas técnicas y metodologías para hacer eficiente la práctica de las revisiones. B – 10 Concepto de Auditoría al Desempeño Establece el concepto de Auditoría al Desempeño y define los términos inherentes a esta disciplina. B – 11 Metodología de la Auditoría al Desempeño para Empresas y Entidades del Sector Privado Señala los procedimientos recomendados para llevar a cabo la Auditoría para Empresas y Entidades del Sector Privado, en forma ordenada y con una eficiente secuencia de actividades. B – 12 Metodología de Evaluación del Desempeño para el Sector Público Establece la metodología a seguir para la práctica de Evaluaciones del Desempeño, en lo que se denomina un Ente Público que incluye a las dependencias, entidades, instituciones organismos, proyectos y programas presupuestarios de los gobiernos federal, estatal y municipal. Cronología de las Guías En lo que corresponde a las Guías, estas se definen como, herramientas de carácter analítico que se orientan a facilitar a los investigadores, académicos, auditores y público en general, la información necesaria para encontrar el camino a seguir en un proceso determinado, inherente a la práctica de Auditorías Integrales y al Desempeño.

Guía – 1 Evaluación de los Recursos Humanos Muestra los procedimientos orientados a comprobar que el recurso humano constituye la base para la optimización del logro de la misión, además de verificar que estos se encuentren debidamente compensados. Guía – 2 Carácter legal a considerar en la realización de una Auditoría Integral Describe los procedimientos recomendados al auditor, para verificar eficientemente el esquema regulatorio o normativo a que está sujeta una organización. Guía – 3 Auditoría Integral de la elaboración y ejecución de proyectos de ingeniería Precisa los procedimientos que es necesario aplicar para revisar técnicamente la ejecución de una obra, a partir de la planeación hasta su conclusión. Guía – 4 Procedimientos de Auditoría al Desempeño, aplicables a la revisión de una Entidad Paraestatal u órgano desconcentrado Define los procedimientos de auditoría aplicables en la evaluación de la actuación de las entidades paraestatales u órganos desconcentrados, a la luz de los factores de desempeño que se consideran críticos para cumplir con su misión, en los términos de la visión que se haya adoptado. Guía – 5 Auditoría al desempeño para las Instituciones de Educación Superior (IES) AMDAID-AMOCVIES Orienta el enfoque específico de las auditorías, adaptado a las funciones sustantivas de las instituciones educativas. Guía – 6 Evaluación de Mejores Prácticas Corporativas Propone los procedimientos a seguir para llevar a cabo la revisión en las sociedades, sobre el cumplimiento y grado de adhesión de las prácticas recomendadas por el Código de Mejoras Prácticas Corporativas (CMPC) emitido por el Consejo Coordinador Empresarial. Guía – 7 Metodología de acciones previas a la realización de Auditorías al Desempeño, en entidades que no tienen definida: misión, visión e indicadores al desempeño Muestra las acciones a seguir para lograr precisar los elementos fundamentales de una entidad, en forma previa a la realización de una Auditoría al Desempeño. Guía – 8 Evaluación de impacto del gasto federalizado en los fondos del Ramo 33. Establece el soporte normativo necesario para llevar a cabo la evaluación de los fondos y programas del Ramo 33, a cargo de las dependencias, órganos desconcentrados y entidades paraestatales en cualquiera de los tres órdenes de gobierno (federal, estatal y municipal).

Temario Normas de Auditoría (NAGAS) Normas de Auditoría Integral Propósito Aplicación Normas de Auditoría IMCP (NAGAS) Las normas de auditoría son los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo Normas personales Normas de ejecución del trabajo Normas de información Boletín B-5 Normas de Auditoría Integral Normas de Auditoría Integral Las Normas de Auditoría Integral proveen tanto guías generales como específicas que, junto con los procedimientos para su implantación, establecen orden y disciplina en la conducción de la función y, consecuentemente, dan lugar a auditorías completas y efectivas que presentan hallazgos y recomendaciones respaldadas y útiles. Tanto las normas como los procedimientos garantizan que el trabajo de auditoría sea efectuado con veracidad y abren el camino para comentarios constructivos de dichos hallazgos y recomendaciones de auditoría. Las Normas de Auditoría Integral establecen pautas a seguir para juzgar la gestión de una entidad, pero conviene establecer pronunciamientos complementarios que faciliten la comprensión de su naturaleza, contenido y alcance. Las Normas de Auditoría Integral tienen como objetivo, entre otros, establecer los requisitos personales y técnicos de quien ejerza la función, precisar los propósitos y alcances de la Auditoría Integral, establecer criterios generales para guiar y evaluar la práctica de este tipo de auditoría, uniformar el desarrollo profesional de esta función y propiciar el adecuado entendimiento y aceptación del papel y responsabilidad del auditor. Propósito Las normas de auditoría integral se presentan sobre un esquema básico o marco de referencia sobre el cual debe sustentarse la práctica de la Auditoría Integral, para lo cual define cuatro grupos de Normas que precisan el alcance y calidad técnica de dicha actividad: 1. Normas generales 2. Normas para la ejecución de la Auditoría Integral 3. Normas para la preparación de informes de resultados 4. Normas para el diseño, implantación y evaluación de las recomendaciones resultantes de la Auditoría Integral.

Aplicación Las Normas de Auditoría Integral son aplicables al grupo multidisciplinario de profesionales o especialistas que participan en la realización de auditorías integrales realizadas por personal de la propia entidad o por profesionales externos, tanto a cada participante como al responsable general de la Auditoría Integral, ejecutadas de manera individual o por medio de un grupo de trabajo de una firma o de un departamento o similar de una entidad, tanto en el sector público como en el privado, sin que ello signifique que los procedimientos de auditoría sean comunes para ambos. Normas generales En el primer grupo se establecen las cualidades que debe reunir el Auditor Integral para cumplir profesionalmente su responsabilidad. Aspectos tales como: Capacidad profesional Objetividad Independencia Confidencialidad. Normas generales Se refieren a las cualidades requeridas al auditor para cumplir con las exigencias que el carácter profesional de la auditoría le impone; algunas de ellas aplicables antes de asumir una auditoría y otras durante su desarrollo Se señalan las normas generales que deben observarse en la Auditoría Integral, relativas a la capacitación profesional del personal, su independencia y la confidencialidad de la información resultante de su trabajo. El segundo grupo contempla los aspectos relativos a la ejecución del trabajo de Auditoría Integral Normas para la ejecución de la auditoria integral Planeación Estudio y familiarización con el entorno Estudio y evaluación de los controles Obtención de evidencia Cuidado profesional Formulación de papeles de trabajo Responsabilidad en el uso del trabajo efectuado por otros profesionales o por la administración de la entidad Supervisión del trabajo de Auditoría Integral Aseguramiento de la calidad. En el tercer grupo se contemplan los requisitos necesarios para la elaboración y presentación de los resultados. Normas para la preparación de informes de resultados Los informes deben: Formularse por escrito y revisarse en borrador por los evaluados y aquellos funcionarios que solicitaron la auditoría Ser objetivos y oportunos

Presentar los datos en forma exacta y razonable, así como describir los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y completa Incluir una mención especial sobre los logros obtenidos, haciendo énfasis más en el mejoramiento que en las críticas. Normas para la preparación de informes de resultados Forma Contenido Objetividad Persuasión Claridad Conciso. En el cuarto grupo, se incluye lo referente al diseño, implantación y evaluación de las recomendaciones resultantes de la Auditoría Integral. Normas para el diseño, implantación y evaluación de las recomendaciones resultantes de la auditoria integral La labor del auditor no termina con la entrega del informe de auditoría, sino que incluye determinar las ineficiencias existentes, proponer soluciones y colaborar con la entidad para su implantación Por ello puede concluirse que es el paso entre lo que se pensaba hacer y los hechos reales y objetivos; es el momento a partir del cual se empiezan a materializar los beneficios de las recomendaciones, tanto a corto como a largo plazos. Temario Metodología de la Auditoría Integral Fase I – Análisis General y Diagnóstico Fase II – Planeación Específica Fase III – Ejecución Fase IV – Informe de Resultados Fase V – Diseño, Implantación y Evaluación Boletín B-2 Metodología de la Auditoría Integral Metodología de la Auditoría Integral Se señalarán los procedimientos recomendados al auditor integral para que lleve a cabo su auditoría en forma ordenada y con una secuencia congruente de actividades Esto es, la Auditoría Integral requiere necesariamente de una metodología, con la que se logren los objetivos indicados en su definición. Al igual que en cualquier auditoría, pueden existir diversas metodologías y ser tan útiles unas como otras; sin embargo, hay algunas fases que necesariamente deben contemplarse. La Comisión considera que las fases en que debe desarrollarse la Metodología de la Auditoría Integral son las siguientes:

I. Análisis General y Diagnóstico II. Planeación Específica III. Ejecución IV. Informe de Resultados V. Diseño, Implantación y Evaluación Fase I - Análisis General y Diagnóstico La Auditoría Integral tiene como propósito determinar las deficiencias operativas internas o amenazas de carácter externo de las organizaciones, para que éstas se corrijan o se controlen y se mejore la productividad y/o rentabilidad, mediante el mejor aprovechamiento de sus recursos. En la Metodología de Auditoría Integral, la realización de la FASE I ANALISIS GENERAL Y DIAGNOSTICO, permite: A la Organización, conocer los beneficios que puede obtener de un trabajo de esta naturaleza, el impacto que su realización tendría en sus resultados y evaluar al propio Auditor Integral. Al Auditor Integral, realizar a un costo relativamente reducido, una investigación para detectar las áreas de oportunidad o de problemas que ameriten ser estudiadas con detalle y concluir sobre el costo-beneficio de las mismas. Fase II - Planeación Específica Con los elementos obtenidos en la fase de Diagnóstico Preliminar, se llevará a cabo la Planeación Específica de la Auditoría Integral Esta fase es el elemento fundamental para orientar la revisión hacia los objetivos establecidos, por lo cual debe contemplar una serie de etapas en las que se incluyen los procedimientos por aplicar y las actividades por realizar. La Planeación Específica de la Auditoría Integral debe contener la precisión de los objetivos detallados y el alcance del trabajo por desarrollar, considerando, entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la Organización La revisión debe estar fundamentada en la preparación de un programa detallado de trabajo que contemple la red de actividades, los procedimientos de auditoría, los responsables y las fechas de ejecución del mismo. También debe preverse, como una etapa fundamental de la Planeación Específica, la determinación de los recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será utilizado en el desarrollo de la revisión, con especial énfasis en la estimación de costos. Finalmente, se deberán establecer claramente los resultados esperados de la Auditoría Integral, como consecuencia directa del conocimiento profundo de las fuerzas y debilidades y de las oportunidades de mejora de la Organización, cuantificando en lo posible los ahorros esperados. Fase III – Ejecución La Fase de Ejecución de la Auditoría Integral se refiere al desarrollo de los procedimientos de revisión definidos en la Fase II de Planeación Específica, a través de la aplicación de las pruebas de auditoría adecuadas para los procesos u operaciones que se deben evaluar, con objeto de obtener la suficiente y competente evidencia que permita sustentar las observaciones determinadas, y ya evaluadas, que

constituyen la base para la conformación y presentación de las pertinentes.

recomendaciones de mejoramiento

Para el desarrollo de la Auditoría Integral deberá invariablemente diseñarse un programa de trabajo, que describa los procedimientos de auditoría, el tipo de pruebas por aplicar, su alcance, los tiempos asignados para su realización y los nombres de los responsables de su ejecución. Entre los aspectos de mayor trascendencia en la etapa de realización de pruebas y obtención de evidencias de auditoría, destaca el examen y evaluación del Sistema de Control Interno En este sentido es necesario, durante la evaluación, conocer en qué grado los diferentes niveles de la organización tienen conciencia de la responsabilidad que les atañe respecto al diseño, establecimiento, operación y supervisión de adecuados sistemas de control interno. Durante el desarrollo de los procedimientos y la aplicación de las pruebas de auditoría, es necesario tener presente que los resultados que se obtengan, deberán permitir realizar una evaluación integral de las áreas u operaciones sujetas a examen Adicionalmente, la cobertura del enfoque integral de la revisión queda incompleta, si no se identifican las interrelaciones que pudieran existir entre las causas o efectos de las deficiencias determinadas, respecto a otras áreas que no hayan sido objeto de la auditoría. Fase IV – Informe de Resultados Además de los informes parciales que se hayan elaborado durante la Auditoría Integral, al final, debe emitirse un informe escrito y firmado que contenga los resultados relevantes, debidamente soportados. Dicho informe debe presentarse cuantificado en forma objetiva, clara, concisa, precisa y constructiva. Su contenido debe incluir, por lo menos: Principales problemas de la operación y de la administración de sus recursos Cumplimiento de la obligación de rendir cuentas, así como de las disposiciones legales y de normatividad interna Oportunidades y amenazas del entorno y fuerzas y debilidades de la Organización Propuestas de solución con definición de etapas, acciones, responsables, tiempos de ejecución, costos y beneficios. El contenido total del informe debe ser comentado con los ejecutivos responsables de las operaciones, previo a la presentación al Director General u Órgano Directivo, al que deberá entregarse adicionalmente un informe ejecutivo para toma de decisiones. Fase V – Diseño, Implantación y Evaluación El éxito del diseño e implantación de las recomendaciones del informe de Auditoría Integral depende el grado de mejora en la productividad, competitividad y eficiencia en general de la Organización El trabajo de auditoría integral de las cuatro fases previas (I. Análisis General y Diagnóstico, II. Planeación Específica, III. Ejecución y IV. Informe de Resultados), de nada serviría si no se lograsen concretar y materializar las recomendaciones en beneficio de la organización auditada. La labor del auditor integral no termina con la entrega del informe de auditoría, sino incluye el determinar las ineficiencias existentes, proponer soluciones y colaborar con la Organización para su realización

En conclusión se puede decir que es el paso entre lo que se pensaba hacer y los hechos reales y objetivos; es el momento a partir del cual se empiezan a aportar los beneficios de las recomendaciones, tanto a corto como a largo plazo. La implantación debe ser dirigida por un líder natural de la Organización, por el propio Auditor Integral, o por un consultor externo que permita lograr los cambios que se requieran La evaluación continua, metódica y detallada del proceso de implantación es una tarea que se tiene que ejecutar con el apoyo de la máxima autoridad de la Organización. Temario Análisis General y Diagnostico Evaluación Preliminar Plan de Trabajo Ejecución Diagnóstico Boletín B-3 Análisis General y Diagnóstico Objetivo En esta fase se llevan a cabo los trabajos preliminares de la auditoría integral con el propósito de: Conocer la naturaleza, complejidad, funcionalidad y control de las operaciones Apreciar los riesgos y oportunidades del entorno marco legal, avance tecnológico, características del mercado, situación social, política y económica de la entidad, etc.). Analizar e interpretar los resultados de operación de la entidad, así como entender su estructura y situación financiera Precisar el grado de economía, eficiencia y eficacia con que se administran los recursos y se llevan a cabo los procesos. El conocimiento de los puntos anteriores es fundamental para el auditor, dado que le proporciona una visión global de la forma en que opera la entidad y, a la vez, le brinda los elementos necesarios para: Evaluar el grado y forma de cumplimiento de los objetivos y metas Sugerir propuestas concretas de las acciones a tomar en forma inmediata. Identificar las áreas de oportunidad para el mejoramiento de la entidad Prevenir o corregir riesgos en las operaciones Determinar los beneficios que puede alcanzar la entidad a través de la implantación de las sugerencias que propone el auditor. Alcance Esta fase se enfoca a los trabajos preliminares que se llevan a cabo en un lapso relativamente corto, pero suficiente, para determinar las bases para un adecuado enfoque de la auditoría integral, en función a la naturaleza, magnitud y complejidad de las operaciones que realiza la entidad y de su administración, a su extensión organizacional y a sus características internas de control y funcionalidad, así como para identificar

la principal problemática que aqueja a la entidad y las propuestas de solución inmediatas que sea factible llevar a cabo. Secuencia Metodológica Se recomienda que el Análisis General y Diagnóstico, como primera fase de la auditoría integral, se lleve a cabo mediante la siguiente secuencia metodológica, que comprende cinco etapas: 1. Análisis preliminar 2. Plan de trabajo 3. Obtención de información y documentación 4. Análisis, interpretación y evaluación 5. Diagnóstico. Etapa I - Análisis Preliminar Entrevista inicial Realizar reunión inicial con los directores de la Organización para conocer sus puntos de vista acerca de su misión, objetivos, estrategias, mercados, producción, tecnología, operación, así como de sus principales problemas y sus hipótesis con relación a las causas que los originan. Análisis de los estados financieros e indicadores de operación y control de gestión Definir e interpretar las principales razones financieras, analizar los estados financieros, revisar los indicadores de control de gestión existentes, analizar la estructura organizacional, identificar y revisar el marco normativo aplicable, así como alguna otra información estadística relevante para identificar las áreas de oportunidad más importantes, relacionadas con los resultados y el status económico-financiero de la Organización. Esta etapa tiene el propósito de obtener la comprensión global de la entidad, principalmente en los siguientes aspectos: Objetivos, procesos, funciones básicas y estructuras Aspectos críticos de la operación (recursos, procesos y actividades) Magnitud de los ingresos, costos y recursos Nivel de tecnología utilizado Ambiente laboral Marco normativo Nivel de participación en el mercado y de satisfacción de los clientes Áreas clave de Resultados. Para lograr tal propósito es necesario que el auditor: Entreviste a funcionarios y personal clave de la entidad sobre: Ventajas y desventajas competitivas Principales problemas y sus hipótesis sobre las causas que los originan Sus actitudes hacia la entidad. Entreviste selectivamente a clientes y proveedores para evaluar el grado de satisfacción de sus necesidades Observe el desarrollo de los procesos y la forma de atención a clientes y proveedores Inspeccione las instalaciones y equipos, para evaluar su estado físico, nivel de operación y grado de obsolescencia.

Es importante que se seleccione adecuadamente la información y documentación relevante de la entidad, a efecto de obtener una visión global tanto de los principales procesos, de la estructura organizacional, estrategias y políticas, como de la situación financiera y resultados de sus operaciones. Etapa II – Plan de Trabajo Esta etapa debe iniciarse a partir de los objetivos y alcance específicos definidos en la investigación preliminar, los cuales tienen el propósito de identificar la problemática fundamental de la entidad, a través de: Detectar objetivos y/o metas de la entidad y sus principales procesos, programas, divisiones o funciones, que no han sido alcanzados. Determinar los recursos cuyo aprovechamiento no ha sido el óptimo Precisar las debilidades de la entidad y las amenazas del entorno que impactan en su adecuado funcionamiento Localizar áreas de oportunidad para el mejoramiento de la entidad Desarrollar soluciones preliminares. Establecimiento de las áreas a revisar durante el análisis, con base en lo determinado en la etapa previa, así como de los diferentes estudios por aplicar, de acuerdo con las categorías y secuencias siguientes: Evaluación de las condiciones del entorno Revisión de informes anteriores Estudio del proceso administrativo Análisis operacional Estudio de la operación actual Estudio del clima organizacional Estudio de actitudes Determinación de fuerzas y debilidades, oportunidades y amenazas. Evaluación de las condiciones del entorno Obtener y evaluar la siguiente información: Competencia actual y potencial, los proveedores y los clientes Reglas del juego del sector, como: regulaciones y aspectos fiscales Condiciones de la economía que afecten el desempeño del sector en que participa la organización Marco normativo aplicable. Revisión de informes anteriores Analizar los resultados que con anterioridad se hayan presentado en diagnósticos, estudios técnicos e informes de auditores internos o externos Estudio del proceso administrativo Analizar el proceso administrativo con el encargado del área para planear actividades, controlar el cumplimiento de lo planeado (ejecutar y dar seguimiento), reportar y evaluar los resultados obtenidos. Análisis operacional Observar detalladamente las operaciones cotidianas durante una jornada de trabajo normal, para identificar el tipo de problemas que se presentan, así como su tratamiento y solución

Estudio de la operación actual Identificar el impacto económico de la forma de operación actual en la organización, mediante pruebas estadísticas, análisis de tendencias y análisis de variación de resultados. Estudio del clima organizacional Efectuar el estudio del clima organizacional, a través de la aplicación de entrevistas y cuestionarios con el personal de todos los niveles de la Organización, recopilación de sus opiniones, comentarios y sugerencias, con relación al ambiente organizacional, así como de su visión y ubicación de la problemática existente. Estudio de actitudes Identificar mediante la aplicación de cuestionarios (previamente diseñados) a los niveles superiores e intermedios (gente con personal a su cargo) las actitudes no congruentes con el logro de los objetivos de la organización, tales como: resistencia al cambio, problemas de comunicación, debilidades en los estilos de liderazgo, fallas en los métodos de motivación y de desarrollo de personal utilizados, deficiencias en el sentido de urgencia y en la visión de calidad hacia el trabajo. Determinación de fuerzas y debilidades, oportunidades y amenazas Detectar las fuerzas y debilidades, oportunidades y amenazas en el ambiente de la Organización, con objeto de elaborar estrategias para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas En Administración, el término "amenaza" implica los riesgos que pueden afectar desfavorablemente a una Organización. Etapa III – Obtención de Información y Documentación En esta etapa se realizan las pruebas relativas a las acciones programadas, mediante lo cual será factible elaborar el Análisis general y diagnóstico. La realización de pruebas consiste en la mediación de transacciones o procesos seleccionados versus estándares, con el propósito de obtener evidencia para formular conclusiones. Sus pasos básicos son: Determinar y evaluar estándares (de economía, eficiencia, eficacia e impacto) Definir el universo de operaciones o situaciones a revisar. Seleccionar la muestra que sea representativa del universo Examinar las transacciones Determinar desviaciones a los estándares. La obtención de evidencia con base en el anterior proceso debe ser suficiente, competente y relevante La evidencia suficiente está basada en hechos, y es adecuada y convincente, de tal manera que una persona razonablemente informada llegue a las mismas conclusiones que el auditor La evidencia relevante fundamenta los hallazgos y recomendaciones y es consistente con los objetivos de la auditoría. A su vez, la evidencia se obtiene a través de la aplicación de las técnicas de auditoría, tales como: inspección física, observación, examen documental, cálculo, entrevistas, declaraciones y confirmaciones

Durante la ejecución de las pruebas es necesario que exista coordinación, supervisión y monitoreo por parte del auditor integral, para asegurar la correcta aplicación de los procedimientos y la calidad de los resultados obtenidos. Etapa IV – Análisis, Interpretación y Evaluación En esta etapa se interpretan las actuaciones de la gestión administrativa, con base en lo cual se define el grado y forma de cumplimiento de misiones, objetivos, metas, planes, programas, lineamientos generales de operación dentro del marco normativo aplicable, la calidad de su estructura organizacional, sus sistemas, métodos y procedimientos, se definen oportunidades de mejora, se precisan riesgos y posibles efectos negativos y quebrantos en los resultados de operación Se plantean las conclusiones del informe y se proponen sugerencias para prevenir o corregir situaciones susceptibles de mejorarse. Es importante que previo a la evaluación se hayan definido, aun en forma preliminar, los criterios y parámetros evaluatorios y los indicadores de gestión, de economía, eficiencia y eficacia, que se utilizarán como base de comparación de los juicios Una vez determinados los problemas u oportunidades de mejora, es necesario integrarlos, evaluarlos y confirmarlos con los directivos de la entidad, para conocer sus puntos de vista y con ello corregir, completar y enriquecer el trabajo en desarrollo. Etapa V – Diagnóstico El Diagnóstico es fundamental, ya que por una parte presenta resultados de la primera fase de la auditoría integral y por otra establece el enfoque general que se dará a las siguientes fases del trabajo SI bien los temas que se incluyen en el diagnóstico deben comentarse previamente con los funcionarios responsables (proporcionándoles el borrador de la parte que les compete), es conveniente que el diagnóstico completo sea discutido únicamente al nivel de la alta dirección de la entidad, con el objeto de preservar la confidencialidad del enfoque posterior de la auditoría. El diagnóstico puede comprender uno o dos documentos (Informes) El primero presenta en detalle: El objetivo de esta fase del trabajo, con la indicación de que es parte de un conjunto El alcance de la investigación realizada y, en su caso, las limitaciones encontradas El enfoque general de las siguientes fases de la auditoría integral. Informe de resultados de cada una de las áreas o procesos analizados, señalando lo siguiente: El problema o la oportunidad de mejora detectada, su causa y su posible solución, considerando los criterios de economía, eficiencia y eficacia Los efectos positivos de la solución planteada o los efectos negativos de no resolverse el problema, cuantificándolos, ya sea monetariamente o en otro tipo de impactos. Las acciones concretas que al respecto se realizarían en las siguientes etapas de la auditoría integral En casos muy evidentes pudiera adelantarse alguna conclusión global con respecto a los objetivos de la auditoría integral, aunque por ser una etapa preliminar es conveniente dejar las conclusiones globales a la conclusión de la auditoría.

El segundo documento es un resumen ejecutivo del contenido del primero redactado en forma breve, sin omitir algún aspecto importante Ese documento debe ser de circulación muy restringida. Análisis General y Diagnóstico Con base en la comprensión global de la entidad, el auditor integral está en posición de presentar a la administración la propuesta de los servicios a proporcionar en esta etapa de Análisis General y Diagnóstico. Duración Determinación de la duración del diagnóstico a partir de la cantidad de estudios por aplicar, así como de la experiencia de los profesionales participantes. Integración del equipo de trabajo Determinación del perfil y número de profesionistas que deben participar, en función del plan de trabajo establecido: Contadores Públicos Licenciados en Administración Ingenieros Psicólogos Industriales Otros que se requieran. Temario Planeación Específica Determinación de Objetivos Elaboración del Programa Determinación de Recursos Seguimiento del Programa Boletín B-6 Planeación Específica "Con los elementos obtenidos en la fase de Análisis General y Diagnóstico, se llevará a cabo la Planeación Específica de la Auditoría Integral. Esta fase es fundamental para orientar la revisión hacia los objetivos establecidos, por lo cual debe contemplarse una serie de etapas en las que se incluyen los procedimientos por aplicar y las actividades a realizar". Las etapas que se enuncian para llevar a cabo la Planeación Específica son: 1. Determinación de objetivos 2. Elaboración del programa 3. Determinación de recursos 4. Seguimiento del programa. Objetivo Es establecer los procedimientos mínimos que debe aplicar el auditor integral en cada una de las etapas relativas a la fase de Planeación Específica de la Auditoría Integral.

Bases para la planeación específica Para llevar a cabo la planeación específica, es necesario utilizar, con la profundidad que se requiera en cada fase y de acuerdo con las circunstancias, los aspectos siguientes: Diagnóstico preliminar y enfoque Modelo operativo. Diagnóstico preliminar y enfoque Deben considerarse los problemas determinados y las correspondientes oportunidades de mejora, así como sus causas y las posibles soluciones propuestas en el diagnóstico preliminar o en otros diagnósticos, estudios técnicos o informes de auditoría previos. Asimismo, es necesario considerar los aspectos considerados en el Análisis General y Diagnóstico, para saber: Enfoque de la Teoría General de Sistemas, que consiste en ubicar a la entidad como un conjunto de sistemas interrelacionados, el cual puede aplicarse a cada uno de los factores que integran los objetivos de la revisión. Método de análisis, el cual separa el todo (universo) en sus partes que lo conforman hasta el último componente sujeto a análisis y determina sus interrelaciones (causas y efectos). El análisis puede efectuarse en forma vertical, horizontal o combinada. Modelo operativo Para integrar la información necesaria para dicho análisis se requiere elaborar un modelo operativo de la entidad, que represente, en forma gráfica y a los niveles de desagregación que sean necesarios, la operación de la entidad, de tal forma que pueda comprenderse con facilidad por todos los miembros del equipo que participe en la Auditoría Integral. El modelo operativo, ya sea de toda la entidad o de un segmento de la misma, se puede representar esquemáticamente -entre diversas opciones- en la forma siguiente: Insumos

Proveedores

1

PROCESOS BASICOS

Productos

Clientes

a

M

1

2

b

N

2

3

c

0

3

...

..

...

...

A

B

C

...

PROCESOS DE APOYO

Adicionalmente se puede agregar, directamente o en anexos, información complementaria respecto a quién, cuándo, dónde, y cómo se realizan las operaciones, así como documentos y/o reportes clave. Etapa I – Determinación de Objetivos Definición de objetivos, alcance y resultados esperados de la Auditoría Integral y su confirmación con los responsables de la operación Comprende los siguientes aspectos: Objetivos

Alcance y limitaciones Documentación de la Planeación. Objetivos (de la organización) Comprobar si la entidad, programa o área sujeta a revisión cumple con los objetivos para cuya consecución se le asignaron recursos, previa cuantificación en lo posible de los objetivos y metas deseados Definir las líneas de acción a seguir mediante la ordenación de la información recabada y la identificación de los asuntos importantes. Identificar áreas, programas o temas con potencial de resultados relevantes y factibles para el desarrollo de la revisión, sustentando cada uno en cuanto a los criterios y bases con los que se seleccionó Es necesario considerar que aun cuando los objetivos de la Auditoría Integral derivan de los establecidos en la entidad, se requiere que estos últimos sean evaluados tanto en su congruencia con la misión y visión de futuro como en su correcta determinación, de acuerdo con las características del mercado, tecnología, medio ambiente y situación financiera de la entidad. Debe establecerse que el propósito de la Auditoría Integral es evaluar los aspectos siguientes: El grado y forma del cumplimiento de los objetivos de la entidad, tales como: La obligación de rendir cuentas a los dueños o accionistas La aplicación de la normatividad externa e interna La satisfacción de clientes y proveedores El apoyo a la comunidad (cuidado del ambiente, creación de empleos, crecimiento económico, etc.) El mejoramiento de la calidad de vida para con su personal. El aprovechamiento de oportunidades y minimización de los riesgos e impactos derivados del entorno El grado de economía, eficiencia y eficacia con que se desarrollan sus operaciones. Adicionalmente pueden incorporarse objetivos o metas que deriven de las características de la operación y/o de requerimientos específicos de la entidad. Alcance y limitaciones El alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar depende fundamentalmente de los factores siguientes: Fronteras del proceso, división, función, proyecto o programa examinado. Es importante precisar el inicio y fin del segmento y sus interacciones con otras unidades Nivel de profundidad de la revisión. Debe indicarse cantidad de oficinas (ubicaciones), periodo a examinar, cantidad de pruebas a realizar y tiempo asignado, para evitar discrepancias y falsas expectativas al presentar los resultados de la revisión. Documentación de la planeación Para cada auditoría debe prepararse un plan por escrito, el cual debe incluir, entre otros documentos, los siguientes: La naturaleza, magnitud y complejidad de los problemas identificados Las fuerzas y debilidades, así como las oportunidades de mejoramiento de la Organización. Los objetivos definidos y el Informe Final del Diagnóstico Preliminar

Confirmación con responsables Confirmar la razonabilidad de los objetivos, alcances y resultados esperados con los responsables de las operaciones. Etapa II – Elaboración del Programa de Auditoría Elaboración detallada del programa que contenga, cuando menos, los elementos siguientes: Contenido Estructura Técnicas de análisis. Contenido Además de la ampliación a los temas planteados en la Fase I. se deben , considerar los siguientes temas: Sistema de Control Examinar la suficiencia y adecuación del sistema de control interno existente para los programas o unidades auditadas, evaluando la efectividad de su funcionamiento, así como la calidad de ejecución de las responsabilidades asignadas. Exposición al riesgo Definir el grado de exposición al riesgo que muestran las áreas sujetas a examen (financiero, fiscal, mercado, competencia, tecnología, etc.), con base en los resultados de la evaluación del control interno, así como del conocimiento que se obtenga del entorno global en que se desarrolla la entidad y del análisis de factores determinantes tales como: mercado, competencia y legislación. Objetivos y metas Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas, así como el análisis de sus causas y la toma de acciones correctivas, para definir si se establecen en función de las posibilidades reales de cumplimiento y de los recursos asignados, se definen correctamente los responsables de su ejecución y si se cuenta con un sistema de información que facilite su monitoreo. Disposiciones legales Verificar que se cuente con mecanismos y sistemas de información que aseguren el cumplimiento completo, correcto y oportuno de las disposiciones aplicables de acuerdo con el marco legal Normatividad interna Identificar, evaluar y verificar el cumplimiento de las principales políticas, normas y procedimientos que rijan las operaciones y el manejo de los recursos. Rendición de cuentas Verificar si las obligaciones de rendir cuentas de carácter financiero u operacional, tanto a nivel interno como externo, incluyendo la calidad de los sistemas de información que las soportan, están reconocidas y aceptadas por las partes involucradas, tomando en cuenta su oportunidad y calidad, analizando si existen "vacíos" en el cumplimiento de dicha obligación. Economía, eficiencia y eficacia

Evaluar la economía, eficiencia y eficacia de las operaciones, basados en la información obtenida del análisis de cumplimiento de objetivos y metas, así como de la comparación de los parámetros e indicadores de gestión esperados con los reales, para juzgar su cumplimiento y las razones de sus variaciones. Estructura El Programa de Auditoría puede seccionarse y por cada una de sus partes debe prepararse un programa específico que contenga la estructura siguiente: Objetivos específicos de la Auditoría Integral Resultados relevantes del Diagnóstico Preliminar y análisis del Modelo Operativo. Evaluación de los riesgos inherentes (a las operaciones) de control (falta de prevención) y de detección (no identificado por el auditor) y estrategia de auditoría. Procedimientos por aplicar, su alcance y oportunidad Determinación del responsable del procedimiento por aplicar y del equipo multidisciplinario necesario Espacios para referenciar los papeles de trabajo e identificar a quienes los elaboraron y supervisaron. De requerirse por la complejidad y/o duración del trabajo, conviene elaborar la red de actividades a realizar, con base en las barras de Gantt, PERT o ruta crítica, para vigilar el adecuado desarrollo de la Auditoría Integral. Técnicas de análisis La Auditoría Integral obliga, entre otros aspectos, a evaluar el proceso administrativo de la entidad en cada una de sus cuatro etapas: planeación, organización, dirección y control y para ello debe considerarse la aplicación de diversos enfoques que permitan mejorar el desempeño, tales como: Innovación y control estratégico Estructuras flexibles Teorías sobre motivación y liderazgo Cadenas de valor agregado Evaluación del desempeño Reingeniería de procesos Justo a tiempo Comparación con "clase mundial" (bench marking). Etapa III – Determinación de Recursos Una vez definido el alcance y los procedimientos por aplicar en la ejecución de la Auditoría Integral, es necesario precisar los recursos humanos y materiales necesarios para tal fin, considerando: Especialidades Experiencia Cantidad de personal Estimación de costos. Especialidades Definir las distintas disciplinas profesionales requeridas para la ejecución del programa, en función de la problemática detectada y de los objetivos de la auditoría

Experiencia Determinar la experiencia requerida para las distintas disciplinas profesionales, necesarias para la integración del grupo multidisciplinario. Cantidad de personal Definir la cantidad de cada especialidad y experiencia del grupo multidisciplinario y del personal de la entidad que intervendrá en la ejecución del programa, según la magnitud y complejidad del trabajo Para la determinación de la cantidad de personal, debe tomarse en cuenta la necesidad de presentar resultados en periodos razonables (no más de dos meses). De no poder reducirse el tiempo, debe considerarse la conveniencia de dividir el trabajo en etapas. Equipo y materiales Definir la cantidad y características de los equipos y materiales necesarios para el desarrollo de la investigación (equipos de cómputo, software, comunicaciones, muebles, espacios, papelería, etc.) Estimación de costos Elaborar un presupuesto de costos, en el entendido de que es una estimación que podría sufrir modificaciones en función del comportamiento del propio programa y de las variaciones que en su propia circunstancia demande la Organización. Etapa IV – Seguimiento del Programa Incorporación y desarrollo durante la ejecución del programa, de acciones que aseguren su cumplimiento adecuado, conformado por: Comité directivo (Auditoría) Coordinación Oportunidades de mejoramiento Supervisión Reportes de avance. Comité directivo (Auditoría) Es conveniente establecer un Comité de auditoría con la participación de ejecutivos de alto nivel de la entidad -no más de cinco- con el propósito de: Participar en la planeación específica, es decir, en el análisis y definición de objetivos, alcance de trabajo y resultados esperados Establecer la coordinación entre el personal de auditoría con el de la entidad. Apoyar y orientar la ejecución del trabajo de auditoría Definir y evaluar los reportes de avance dirigidos a la administración de la entidad, durante todas las fases de la auditoría, para la toma de decisiones y la concertación de ajustes a procesos Supervisar permanentemente la oportunidad y calidad del trabajo para asegurar la consecución de los objetivos. Coordinación Determinar, en el desarrollo de la planeación, la coordinación que se requiera realizar por el responsable de la auditoría, en los aspectos siguientes: En la oportunidad y secuencia de actividades y la asignación de responsabilidades.

En la forma y tiempos de intervención del equipo de auditoría (especialistas y auditores) y el personal responsable del segmento evaluado para optimizar el uso del tiempo para ambas partes Para estructurar homogénea e integralmente los hallazgos de auditoría En la realización de reuniones para analizar el avance de la auditoría, los tiempos, costos y recursos asignados y utilizados, problemas en el desarrollo del trabajo, etc. Supervisión Incorporar en el proceso de planeación las actividades de control y supervisión que aseguren alcanzar los objetivos de la auditoría, en el tiempo previsto, con los recursos asignados y con la calidad requerida, tales como: Asegurar que el proceso de planeación sea suficiente, congruente, integrado, analizado, aprobado y documentado. Establecer mecanismos que aseguren eficiencia en el uso de recursos y logro de los objetivos de la auditoría Determinar los tiempos y lugares de supervisión para verificar que se cumpla en tiempo y calidad con el trabajo asignado Establecer puntos de decisión con relación a profundizar o no en los problemas que pudieran ser susceptibles de mayores alcances o pruebas Establecer reuniones de trabajo con el personal evaluado para analizar los resultados de auditoría y en particular los hallazgos y sugerencias. Reportes de avance Definir los reportes de avance que serán presentados a la Institución durante las distintas fases del proceso de la Auditoría Integral para su discusión y concertación.