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• Juan Francisco Bautista B

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AUDITORIA INTEGRAL

TEMAS FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DE LOS AUDITORES INTERNOS

ELEMENTOS DE LA AUDITORIA

TIPOS DE AUDITORIA

ESQUEMA PRINCIPAL PARA LA REALIZACION DE LA AUDITORIA INTERNA

TEMAS ESTRUCTURA Y REQUISITOS DEL PROCESO DE AUDITORIA

ETAPAS DE LA AUDITORIA

SIMULACION DE LA AUDITORIA – PROCEDIMIENTO INTERNO

HABILIDADES: COMUNICACIÓN MANEJO DEL TIEMPO REDACCION HALLAZGOS, INFORMES

ENTREVISTA

AUDITORIA INTEGRAL

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNO Haber recibido formación de auditorías

Ser independiente con relación al área auditada Planificar la auditoria y elaborar los documentos de trabajo Permanecer dentro del alcance de la auditoría. Recolectar y analizar evidencia objetiva que sea pertinente y suficiente para obtener conclusiones. Verificar que los procedimientos estén a disposición y sea comprendidos por el personal apropiado

Documentar sus observaciones

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS AUDITORES INTERNO Tratar la información confidencial con discreción (Por Ej., remuneración de trabajadores, investigaciones, judiciales, diciplinarias, documentos financieros, etc.) Resaltar las no conformidades Reportar los Resultados de la Auditoría Recomendar mejoras Verificar la implementación de las acciones correctivas

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO AUDITOR Definir los objetivos de la auditoria y su alcance, profundidad y tipo

Revisar la suficiencia

documentación

existencia

para

determinar

su

Preparar el plan general de auditoria, dirigir el equipo auditor y asignar deberes de los auditores

Coordinar las actividades de los auditores especialistas, si se requieren Presentar el equipo auditor al auditado Reportar cualquier obstáculo importante encontrando al ejecutar la auditoria

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL LIDER DEL EQUIPO AUDITOR Reportar no conformidades criticas

Presentar el reporte de la auditoría

ELEMENTOS MARCO CONCEPTUAL DE LA AUDITORIA

• • • •

Que se entiende por auditoria ? Para que hacer auditorias ? Las diferentes clases de auditoria Las auditorias internas a los sistemas de gestión • Quienes intervienen en el desarrollo de la auditoria?

CONCEPTO DE AUDITORIA AUDITOR

AUDITORIUS Tiene la Virtud de OIR

Auditoría integral Para entender qué es la auditoría integral sistémica es necesario definir el alcance y las limitaciones de dos tipos de auditoría que la anteceden:

la auditoría tradicional y la auditoría integral y luego exponer los lineamientos principales del modelo que se considera una auditoría integral sistémica

Auditoría Tradicional La auditoría tradicional está encaminada o tiene su énfasis en los aspectos relacionados con los aspectos financieros, como control de

costos y a examinar La

procesos mecánicos.

auditoría tradicional

está encaminada a detectar deficiencias o errores, producto de una inspección de papeles, solitaria y suspicaz. Para ella, un informe detallado de fallas e inconsistencias se constituye en su único y primordial propósito.

Auditoría integral auditoría integral

eficiencia, la eficacia y la economía con que se manejan los recursos disponibles de una organización para el logro de sus objetivos. La

busca determinar la

En las últimas versiones de la auditoría integral se combinan diferentes mecanismos y técnicas de auditoría y, más específicamente, diferentes dominios sobre los que recae la acción auditora. No solo se revisan asuntos financieros y operativos, sino que se amplía el marco de análisis para incluir

aspectos que, en última instancia, están articulados por la capacidad que tenga el auditor integral de ver la relación entre el uso de los recursos y el impacto que la actividad de la organización produce a través de ecuaciones de eficacia, eficiencia y efectividad.

Auditoría integral Se basa en el conocimiento integral de la organización, el cual requiere una efectiva incorporación de los diferentes enfoques. Se pretende así lograr una interacción de los distintos tópicos de

auditoría que incluya los aspectos humanísticos y organizacionales, dirigida a la obtención y entrega de resultados. Su propósito no se limita a identificar las fallas de la organización,

sino a generar aportes que agreguen valor a la institución. Así entendida, la auditoría integral resulta multidimensional y multidireccional.

La auditoría integral moderna se orienta hacia un propósito mixto de detección-corrección de fallas.

De esta manera se constituye a sí misma en una función que agrega un valor al auditado, a diferencia de la auditoría tradicional.

Auditoría integral Este nuevo enfoque de auditoría conlleva consigo herramientas de medición de efectividad. Considera que la economía, eficiencia y eficacia no significan mayor cosa si no se toma en cuenta el concepto de efectividad.

Auditoría integral • Es el examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de una organización, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.

Auditoría integral La Auditoria Integral implica la ejecución de un trabajo con un alcance o enfoque , por analogia, de las auditorías financieras, de cumplimiento , de control interno y de gestión AUDITORIA FINANCIERA AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD EFICACIA

AUDITORIA INTEGRAL

AUDITORIA DE GESTION

EFICIENCIA EFECTIVIDAD ECONOMIA

AUDITORIA DE CONTROL INTERNO

AUDITORIA DE CALIDAD

Concepto del DAFP • Se recomienda realizar auditorias integradas al Sistema de Gestión de la Calidad y MECI puesto que de acuerdo con lo establecido en el documento “Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces”, en su numeral 4, determina que:” ...Las auditorias pueden tener varios objetivos y pueden incluirlas combinadas...”; lo anterior indica que no solo resulta metodológicamente viable trabajar las auditorias conjuntamente, sino que le evita reprocesos y optimiza recursos a la entidad.

Auditoria Interna NTCGP 1000;2009 Examen sistemático, objetivo, documentado e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultado de la entidad, para obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos en la auditoria.

AUDITORÍA INTERNA NTCGP 1000:2004

SISTEMÁTICO OBJETIVO DOCUMENTADO INDEPENDIENTE

EVIDENCIAS

EXTE NSI ÓN EN Q U E S E CUMPLEN LO CRITERIOS DE AUDI TO RI A

MECI 1000: 2005 Evaluación del Sistema de Control Interno •

Es un elemento de control cuyo objetivo es verificar la existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del Control Interno, en el cumplimiento de los objetivos

.

•

de la entidad pública Esta evaluación toma como base el cumplimiento de los objetivos, principios y fundamentos del Sistema de Control Interno, la existencia de los diferentes subsistemas, componentes y elementos, comprobando la efectividad de cada uno de ellos y su interacción para apoyar el cumplimiento de los objetivos de la entidad.

EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

SISTEMÁTICO

INDEPENDIENTE EVIDENCIAS OBJETIVO

DOCUMENTADO

N I V E L D E DESARROLLO Y EL G R A D O D E EFECTIVID AD E N CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS

MECI 1000: 2005

Auditoría Interna. •

Es un elemento de control que permite realizar un examen sistemático, objetivo e independiente de los procesos, actividades, operaciones y resultados de una Entidad Pública. Igualmente permite, con base en evidencias, emitir juicios sobre los aspectos más importantes de la gestión, los resultados obtenidos y sobre la satisfacción de los diferentes grupos de interés.

AUDITORIA INTERNA MECI 1000:2005 CUMPLIMIENTO: normas

las

SISTEMÁTICO

INDEPENDIENTE EVIDENCIAS OBJETIVO

EMITE JUICIO

DOCUMENTADO

ESTRATÉGICO: se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos misionales. GESTIÓN Y RESULTADOS: verifica el proceso de gestión de la entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas.

Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud:

AUDITORÍA INTERNA - SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD EN SALUD

Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud: evaluación sistemática realizada en la misma institución, por una instancia externa al proceso que se audita. Su propósito es contribuir a que la institución adquiera la cultura del autocontrol [1].

SISTEMÁTICO

INDEPENDIENTE EVIDENCIAS OBJETIVO

[1] Definición tomada del Decreto 1011 del 2006

Contribuir a que la institución adquiera la cultura del autocontrol

Sistemático: No aleatorio. Las auditorías usualmente son una actividad planificada y programada[1]. Objetivo: Reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Hacer una evaluación equilibrada de todas

Independencia: La base de la imparcialidad y objetividad de las conclusiones de la auditoría]. [1

Evidencia Objetiva: La base racional para llegar a conclusiones de auditoría confiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.[1] Emite Juicio: Opinión técnica y experta que se da sobre un hecho o una cosa, a partir de la evidencia existente.

[1]

Definición tomada del Manual de Habilidades para Auditoría - ICONTEC

[1]

Definición tomada de la ISO 19011

[1]

Definición tomada de la ISO 19011

SIMILITUDES SISTEMA AUDITORÍA INTERNA - NTCGP 1000:2004

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO - MECI

AUDITORÍA INTERNA - MECI

AUDITORÍA INTERNA - SISTEMA OBLIGATORIO DE GARANTIA DE CALIDAD EN SALUD

SISTEMÁTICA

OBJETIVA

INDEPENDI ENTE

A PARTIR DE EVIDENCIA

EMITE JUICIO

A P V H

• Documentado

COMO SE EJERCE LA AUDITORIA REFERENCIAL

SITUACION REAL

LO QUE SE VA A CONTROLAR

C O M P A R A R

CRITERIO DE CONTROL

ESTABLECER SI HAY CONCORDANCIA

INFORMAR RESULTADOS A QUIEN SOLICITA

PLAN DE MEJORAMIENTO

A P V H

Para que hacer Auditorias El propósito

especifico de las auditorias se basa usualmente en prioridades de gestión, intenciones productos y/o servicios, evaluación de riesgos y requisitos obligatorios

Para que hacer Auditorias

A P V H

Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple con los requisitos de una norma, reglamentación, ley o contrato Determinar si el sistema de gestión de la organización cumple los objetivos de ésta y se está implementando Comprobar si un proceso se está realizando de acuerdo de con un procedimiento escrito y determinar su eficacia Identificar áreas de la organización que estén en riesgo y se puedan mejorar Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema Integrado de Gestión Detectar oportunidades para la mejora continua

Para que hacer Auditorias Verificar la capacidad de los procesos para cumplir con los requisitos. Evaluar el compromiso del recurso humano con el Sistema Integrado de Gestión. Validar el uso eficaz, eficiente y efectivo de los recursos. Evaluar las relaciones con las partes interesadas. Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones, preventivas y de mejora. Mejora La Comunicación entre los procesos y dependencias . Verificar si se esta c0n los requisitos para satisfacer a los clientes

A P V H

POR QUÉ NECESITAMOS AUDITAR?

A P V H

Para proporcionar información a la Gerencia sobre el desempeño del Sistema de Calidad, de Control Interno, de la Gestión, entre otras, con relación al cumplimiento de la misión, visión etc.

Una Auditoria realizada efectivamente debe: Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las decisiones de la Gerencia.

Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada. Promover la comunicación entre los diferentes niveles dentro de la organización.

AUDITORÍAS COMO HERRAMIENTAS DE GESTIÓN

ALTA DIRECCION, LÍDER DE PROCESO

AUDITORÍA INTEGRAL

SIG FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORA

EFICACIA , EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD

ENFOQUE DE LAS AUDITORÍAS

CRITERIOS

REALIDAD

Lo que se debe hacer

Lo que se hace

OBJETIVO Lo que se quiere lograr (Brecha)

Las diferentes tipos de auditoria Según el enfoque Auditorias a sistemas de gestión Auditorias Procesos

Auditorias a resultados del servicio

Auditorias Registros

Auditoria a Resultados del Servicio • Evalúa la efectividad de las medidas de gestión que se adoptan para garantizar el cumplimiento de las características

planeadas para un servicio

Concordancia entre la calidad del servicio

Requisitos del cliente

CON

Las especificaciones definidas en la legislación

La documentación que defina la manera de prestar el servicio

Auditoria de proceso

• Evalúa la efectividad de las medidas de gestión sobre un determinado proceso:

Concordancia de procesos y procedimientos

CON

Requisitos del cliente

Normas

Instructivos

Aptitud

Practicas

Adecuación

Especificaciones del servicio que generan los procesos La forma como el proceso satisface los requisitos del modelo de gestión aplicado Conveniencia y consistencia de la documentación que describe los procesos

Auditoria al Sistema de Gestión •

Evalúa la efectividad

del sistema de gestión

para desarrollar la

estrategia, las políticas, lograr objetivos y el desempeño esperado

Concordancia entre la descripción del sistema y su documentación con los requisitos establecidos para ese sistema de gestión Actividades relevantes del sistema de gestión, sus resultados y cumplimiento de disposiciones establecidas Verificación de las disposiciones vigentes para establecer si son apropiadas para alcanzar resultados esperados Verificación de las disposiciones vigentes para establecer si permiten eliminar, reducir o atenuar los riesgos asociados a la operación del sistema de gestión .

Auditoria de Registros

Verificación de que los registros cumplen los requisitos legales, reglamentarios y los del cliente De esta manera brindan evidencia de que los procesos se están realizando de acuerdo con los requisitos

.

Las diferentes clases de auditoria Según quien solicite la auditoria

SEGUNDA PARTE PRIMERA PARTE PARTE

Proveedor

Entidad

Cliente

SEGUNDA PARTE

Organismo Independiente TERCERA PARTE

Quienes intervienen en la auditoria interna?

Solicitante

Organización o persona que solicita una auditoria

Auditor

Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria

auditado

Organización, proceso que es auditada

El administrador del proceso de auditoria

JEFE DE CONTROL INTERNO

Quien es el cliente o solicitante en la auditoria?

• La Alta Dirección • El representante de la Dirección • El Administrador del proceso de auditoria al SIG. • Responsables de áreas, procesos o resultados relacionados con el sistema de gestión

QUIÉN ES EL AUDITOR EN UNA AUDITORIA INTERNA Equipo Auditor Auditor Líder

Auditor individual

Equipo de Auditoria PUEDEN ESTAR ACOMPAÑADOS

EXPERTO TECNICO / AUDITOR EN FORMACION / OBSERVADOR

Responsabilidades del Auditor Líder

• Planear y gerenciar todos los pasos de la auditoria

• Conducir la auditoria • Asistencia en la selección del equipo e instrucción del mismo • Control de conflictos y superación de situaciones difíciles • Conducir y controlar todas las reuniones con el equipo auditado • Tomar decisiones en las cuestiones de auditoria y en el SIG • Comunicar los resultados de las auditorias • Comunicar los mayores obstáculo encontrados • Comunicar inmediatamente las oportunidades de mejora (NC) críticas • Tener habilidades de comunicación eficaces

Responsabilidades del Auditor

• Soporte al líder del equipo • Estar preparado • Participar de las reuniones de apertura y cierre • Cumplir tareas designadas • Mantener la programación y el objetivo de la auditoria • Documentar y apoyar todas las pruebas • Mantener al auditado informado • Proteger todos los documentos • Mantener confidencialidad • Ser objetivo y ético • Acompañar las acciones correctivas

Atributos del Auditor • Ser realista

• Entender situaciones complejas • Entender las inter-relaciones organizacionales • Observar exigencias de confidencialidad .Profesional • Independiente • Tener la mente abierta • Poseer juicio consistente • Tener habilidades analíticas • Ser tenaz • Ser perceptivo

HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR • Que habilidades necesita un auditor para ser competente • Formacion en el proceso de auditoria

• Conocimientos y experiencia en metodos y tecnicas de auditoria Capacidad para gestionar el proceso de auditoria • Capacidad para diriguir un equipo auditor • Habilidades para la formulacion de preguntas y realizacion de entrevistas • Habilidades para la redaccion de reportes y

• Habilidades para hacer presentaciones

HABILIDADES Y COMPETENCIA DEL AUDITOR • Un auditor tambien requiere conocimientos y experiencia en los requisitos de los criterios de auditoria apropiados. • Conocimiento y comprension de la legislacion, normas, regulaciones, leyes, codigos de practica, etc, y la capacidad de evaluar su aplicacion • Conocimiento y comprension de los sistemas de gestion de la organizacion. • Conocimiento y experiencia en las practicas, procesos y tecmologia pertinente

Atributos personales de un auditor exitoso

Es ético Buen observador Perceptivo

Atributos personales de un auditor exitoso

Brinda Apoyo Buen Comunicador Diplomatico

Atributos personales de un auditor exitoso

Tienen mente abierta

Es justo Es versátil

ETAPAS DE LA AUDITORIA

ACTUAR

VERIFICAR

PLANEACIÓN

EJECUCIÓN

Planificación y preparación

a

Planeacion

p Elaborar programa Anual de Auditoria

Aspectos a Considerar

Aprobar programación de auditorias.

Programa de Auditoria

Convocar al Comité del Sistema Integrado de Gestión

Convocar al equipo auditor

v

Planificar la Auditoria

A

H

Comunicar el Plan de Auditoría

HACER

VERIFICAR a

A

Realizar reunión de apertura

p Ejecutar la Auditoria Preparar las conclusiones de la Auditoria

Elaborar Reporte de auditoria

Ejecutar Reunión de cierre

v

Distribuir el informe definitivo

B

H

ACTUAR B

Realizar Seguimiento

Generar Informe para revisión Gerencial

FIN

ASPECTOS A CONSIDERAR Elementos del sistema con mayor dificultad de implementación

Cambios organizacionales

Resultados de las revisiones efectuadas por la Alta Dirección

• Retiro de personal, fusión, creación o eliminación de cargos, • Traslados frecuentes de personal o elevada rotación del personal).

• Nuevos procesos administrativos u operativos • Resultados no satisfactorios de otras Auditorias.(internas y externas) • Cambios tecnológicos. •Resultados de evaluaciones de riesgos •La ejecución de una auditoria al manual de calidad una vez al año. •Cambios en la legislación aplicable.

•Recursos disponibles

• físicos, • financieros, • tecnológicos, • de información, • humanos (equipo auditor).

•Cronograma de actividades claves de la organización que determinan su operación (vacaciones, cierres de períodos fiscales, proyectos especiales, entre otros) •Indicadores de eficiencia y eficacia

•Resultados de indicadores de gestión

•satisfacción de clientes, •índices de quejas y reclamos, etc.

PROGRAMA DE AUDITORIA • Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propósito especifico. Usualmente incluye: • Objetivo del programa y/o auditoría • Alcance de cada auditoría • Cronograma • • • •

Tema auditar (proceso, área , referencia) Auditados (responsables por tema a auditar) Cuando auditar Lugar.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Objetivo

(Para què)

Responde a las preguntas ¿Qué se espera lograr con esta auditoría? ¿Cuál es el resultado esperado?, es la respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus conclusiones.

Lo define Según sea el caso: quien solicita la auditoria, quien administra el proceso de auditoria

PROGRAMA DE AUDITORIA ALCANCE ( a qué y hasta dónde) Establece los limites de la auditoría en términos de: procesos, actividades, áreas, documentos, numerales o secciones de un documento, registro, cargo o roles, periodos de tiempo o una combinación de los anteriores

Lo define:

Según sea el caso: Quien solicita la auditoría, Quien administra el proceso de auditoría y en algunos casos el auditor asignado.

Ejemplos de Objetivos y Alcance Objetivo de la auditoría Establecer la efectividad del entrenamiento impartido a las personas que realizan el control de gestión

Alcance de la auditoría Identificar el grado de relación que existe entre los objetivos planeados con los auditores internos y los logros alcanzados en los programas entrenamiento

Por ejemplo Objetivo de la auditoría Verificar cumplimiento de lo requisitos exigidos en el numeral 7.4.1 de la Norma NTCGP 1000: 2009.

Alcance de la auditoría Verificar el proceso seguido para evaluar el desempeño bimestral del proveedor del servicio de mantenimiento de edificios.

PROGRAMA DE AUDITORIA

Convocar al Comité del Sistema Integrado de Gestión Jefe de la Oficina de Control Interno Convocar al Comité del Sistema Integrado de Gestión con el fin de presentar el programa anual de auditorias del Sistema Integrado de Gestión de la entidad, por medio de un correo electrónico y memorando.

Aprobación del Programa de Auditoría Comité del Sistema Integrado de Gestión El Jefe de la Oficina de Control Interno lo presenta para su aprobación al Comité del Sistema Integrado de Gestión. Si se tiene observaciones los cambios se deben incorporar Posteriormente se solicitará el acta de aprobación y se procede a socializar para conocimiento de todos los involucrados en el programa de auditorias internas.

CONVOCAR AL EQUIPO AUDITOR

El Auditor Líder

Los Auditores Internos

Técnicos

Coordinara todas las actividades referentes al desarrollo de la Auditoria, además, comunicará por escrito el objetivo y alcance de la auditoria a cada uno de los integrantes del equipo auditor.

Serán solicitados en comisión, cuando se considere necesario y por el tiempo requerido.

En los casos en que se requieran servidores de otras dependencias para que apoyen el proceso a auditar en temas específicos o técnicos, se solicitará la comisión de dicho servidor.

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

Definir el alcance de la auditoria, diligenciando el formato “Definición del Alcance de Auditoría Interna” para establecer cuales serán los requisitos de las normas a verificar y proceder a la preparación de los documentos de trabajo y demás documentación requerida para iniciar el proceso de auditoria, los cuales serán aprobados por el Auditor Líder.

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA

a realizar una revisión de la documentación previa a la realización de la auditoria en El auditor procede

sitio, estudiando y analizando información y datos relacionados para tener un mayor conocimiento de los procesos a auditar y verificar la pertinencia de la misma. La documentación que se considere necesaria para preparar la auditoria se solicita al responsable del proceso mediante

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA Estudiar y analizar información y datos relacionados con: Revisión de la documentación

objetivos

entorno

funciones

propósito

procesos y procedimientos

organización interna recursos humanos

productos y servicios

infraestructura informática Sistemas de información

Contable, Presupuestal, Financiera

Resultados de la evaluación del Sistema de Control Interno,

PLANIFICACION DE LA AUDITORIA Elaborar la “Lista de verificación” para estructurar la auditoria a realizar. y en coordinación con el Líder la preparación de los documentos de trabajo determinados y la demás documentación mínima requerida para iniciar el proceso de auditoria

La hoja de verificación es • Un documento de trabajo • Una herramienta para estructurar la auditoria a realizar • Un soporte para realiza entrevistas • Una guía para determinar si las prácticas reales concuerdan con los procedimientos establecidos y los requisitos • Un instrumento para registrar hallazgos • Una base para elaborar el informe de auditoria

UTILIDAD DE LA LISTA DE VERIFICACION • Ayuda a la gestión del tiempo, indicando lo que ha de cubrirse en cada proceso • Recopilar las evidencias de la auditoria en orden cronológico

• Facilitar el cubrimiento de cada actividad, obteniendo respuesta para los requerimientos.

ENFOQUE POR PROCESOS

Enfoque por procesos

Interrelación

Responsables

Resultados de Salida

Documentación

Evaluación de Riesgos Comunicación

Procedimientos

Mejoramiento

Actividades de Entrada Medidas de Control Competencias

Recursos Proveedores

Registros

Quejas Reclamos

Enfoque por procesos

en AuditadoAuditado en en Auditado enAuditadoAuditado en capacidad de capacidad capacidad de capacidad de de capacidad de reconocer reconocer la reconocer la reconocer la lareconocer la relaciónrelación del del del relación delrelación relación del procesos procesos con procesos con con procesosprocesos con con estrategia estrategia estrategia estrategia estrategia

ENFOQUE POR PROCESOS

Objetivo de la Auditoria Identificar el grado de consistencia con la práctica de los procesos Alcance Verificar la manera como se desarrollan los programas de entrenamiento

Proceso a Auditar Formación de Personal

Preguntas Enfoque de Procesos 1. Identificar los procesos con los que se relaciona el entrenamiento de funcionarios de la entidad 2. Verificar si están identificados los riesgos que se relacionan con la ausencia de entrenamiento determinadas temáticas

3. Verificar si existen indicadores que evalúen el entrenamiento 4. Establecer que se registra cuando proponen necesidades de entrenamiento 5. Establecer qué motiva o como se inicia el entrenamiento de funcionarios 6. Establecer como se controla o verifica lo que motiva el inicio de necesidades del entrenamiento. 7. Establecer que resultados genera el entrenamiento. 8. Verificar la secuencia de actividades que se siguen para el entrenamiento

Preguntas Enfoque de Procesos 9. Establecer cómo se controlan las actividades relacionadas con el entrenamiento 10. Establecer quienes intervienen en el entrenamiento y sus competencias

11. Establecer la relación del proceso para entrenamiento de servidores con objetivos de calidad del 2010

Enfoque por procesos

LA HOJA DE VERIFICACION Proceso

Cual es su propósito en el SIG? Que resultados ofrece frente al cliente y/o frente al SIG? Como se relaciona con los objetivos de calidad

Objetivo

Como se evalúa el cumplimiento del objetivo?, Se han definido metas especificas para el periodo

Alcance

Es claro el campo de aplicación? Pueden identificarse fronteras para su aplicación

Desarrollo

Se evidencia el seguimiento al ciclo PHVA?, Se evidencia congruencia de las actividades con el propósito

Enfoque por procesos

Responsabilidades

Resultados

Registros

Como se asignan los cargos a las actividades? , Son coherentes con las competencias definidas?

Existen medidas de gestión asociadas a resultados? Es posible verificar cumplimiento de metas?

Existen evidencia de la aplicación? Si no hay registros como se evidencia la aplicación? Se cumple el esquema de control para los registros?

Enfoque por procesos

Tratamiento a No Conformes

Actividades y Resultados

Verificar Existencia

A

P

V

H

•Contribución al proceso

Inicio

•Tipo de actividad P–H- V- A

DESARROLLO DEL PROCESO

•Alcance de P (recursos, cursos de acción, tiempos, análisis previos, disponibilidad •Relación Planear – Hacer •Consistencia Hacer – Planear •Relación Hacer - Verificar •Tipo de resultados verificados •Tipo de actividades con Verificación •Relación Verificación - Actuar •Relación Actuar – Hacer

•Tratamiento de No conformidades •Asignación de responsables (competencias, volumen de trabajo, Nº de personas requeridas

B

HOJA DE VERIFICACION

Seguimiento a un equipo Seguimiento a un contrato Seguimiento a un habilidades y competencias de los funcionario

Seguimiento a un plan de acción Seguimiento a un objetivo estratégico Seguimiento a un resultado no conforme Seguimiento a una queja o reclamo Seguimiento a un pago Seguimiento a una acción de repetición

SEGUIMIENTO A RUTA

Seguimiento a una solicitud

V

HOJA DE VERIFICACION Cada ciclo de mejoramiento implica el establecimiento de un nuevo estándar

3º ciclo de mejora y estandarización

A V 2º ciclo de mejora y estandarización

P H

A V

P H

Objetivo 3

A P V H

1º ciclo de mejora y estandarización

A V

Objetivo 2

A

P

A

P

V

H

V

H

Objetivo 1

P H

Cada ciclo de PHVA implica mantener el proceso con los mismos resultados que genera la mejora

Enfoque de Mejora Continua y aprendizaje

HOJA DE VERIFICACION Como se activa en la organización a las necesidades de mejoramiento

Verificar

El mejoramiento que inicia el ciclo de mejoramiento continuo

El seguimiento al ciclo PHVA en cada ciclo de mejoramiento Los controles aplicados para mantener el nivel de mejora alcanzado Como se aplican acciones correctivas y/o preventivas en cada mejoramiento

La manera como se definen nuevos objetivos de mejoramiento

La hoja de verificación LISTA DE VERIFICACIÓN DE BOGOTÁ D.C. Secretaría

GENERAL

VIGENCIA DEL PROGRAMA DE AUDITORIAS (1)

Proceso/Procedimiento/

NORMA No. (2)

NTC GP (3)

ME CI (3)

OTR AS (3)

VERIFICACIÓN (4)

1

2 3 4 Fecha de la Reunión:

Reunión de aprobación equipo auditor Firma del Auditor Líder:

Auditores

Che queo (5)

ELABORAR PLAN DE AUDITORIA Se debe hacer la planificación de la auditoria o plan de trabajo, el cual es comunicado al responsable del proceso a auditar mínimo 8 días hábiles antes de la fecha programada de auditoria. Los objetivos Los criterios Documento de referencia. Procesos

El plan debe incluir:

El alcance

Unidades organizacionales y funcionales

Las fechas y lugares Donde se van a realizar las actividades de auditoria La asignación de los recursos El tiempo y duración esperados

Comunicar el Plan de Auditoría Para comunicar el plan de auditorías, se procederá así: •El auditor líder remitirá el plan al responsable del proceso a auditar, por lo menos con 8 días hábiles de antelación a la fecha de la reunión de apertura de la auditoria. •Dentro de los 5 días hábiles siguientes al recibo del plan de auditoría, el auditado manifestará su conformidad devolviéndolo firmado a la Oficina de Control Interno. En la eventualidad que no se pueda realizar la auditoria en las fechas propuestas, el auditado se comunicará con el auditor líder con el fin de acordar los posibles cambios.

REUNION DE APERTURA Se debe hacer con las personas responsables de las funciones o procesos por auditar

El líder coordina la reunión de apertura con el fin de presentar a los miembros del Equipo Auditor

a) Revisar el plan de auditoria. b) Presentar un breve resumen de cómo se realizarán las actividades. c) Confirmar los canales de comunicación d) Se debe brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas.

RECOLECCION DE INFORMACION Las fuentes de Información seleccionadas pueden variar de acuerdo con el alcance y complejidad de la auditoria y puede incluir.

a) Entrevistas con servidores públicos, contratistas y otras personas. b) Observación de actividades, y de las condiciones y medios de trabajo circundante. c) Documentos, tales como la política, objetivos, planes, procedimientos, instrucciones, proyectos, contratos, entre otros. d) Registros como por ejemplo los de inspección, supervisión, interventoria, actas de reuniones o subcomités, reportes de auditorias, registros de programas y seguimientos, informes de gestión y resultados. e) Resúmenes de datos, indicadores de desempeño. f) Registros de las bases de datos, los procedimientos. g) Registros de otras fuentes, por ejemplo retroalimentación de la ciudadanía y demás información externa pertinente, como la de los proveedores. h) Bases de datos computarizadas y sitios de red.

AUDITORIA EVIDENCIA OBJETIVA

 EVIDENCIA QUE EXISTE.  NO INFLUENCIADA POR EMOCIONES O PREJUICIOS.  PUEDE SER DOCUMENTADA (DATOS).  PUEDE SER BASADA EN LA OBSERVACION (HECHOS).

 DEBE ESTAR RELACIONADA CON EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION.  PUEDE SER CUANTITATIVA O CUALITATIVA. PUEDE VERIFICARSE. (SHOW ME= MUESTREME)

Recolección de información Fuentes de información

Recolección mediante muestreo

INFORMACION

Verificación EVIDENCIA Evaluación vs criterios HALLAZGO

Revisión conclusiones

Recolección de información

Cargos

Criterios

Procesos

•Responsabilidades •Entrenamiento •Competencia •Autoridad •Interrelaciones

•Manual de Calidad •Procedimientos •instrucciones •Registros •Planes

•Condiciones especificas •Almacenes •Obras •Proyectos •Indicadores de seguimiento

ENTREVISTA

TECNICAS PARA LA FORMULACION DE PREGUNTAS

PROPOSITO DE LA PREGUNTA El auditor hace las preguntas para:

1. Recolectar la información requerida 1. Aclarar ideas 2. Verificar la exactitud de lo que ha oído

ESTILO DE PREGUNTAS Un auditor participativo hace preguntas de manera que: El auditado sienta que el auditor esta interesado sinceramente en la respuesta Es amistoso y no arrogante ni condescendiente Es metódico y profesional, sin ser frio ni indiferente

Da tiempo al auditado para elaborar su respuesta, en vez de disparar preguntas rápidamente una detrás de otra, lo que puede dar más la sensación de un interrogatorio Actúa con naturalidad y de acuerdo con las declaraciones del auditado, en vez de avanzar rígidamente a través de una larga lista de preguntas predeterminadas que se deben responder, ya sea pertinentes o no Es firme y persistente con un auditado difícil o evasivo, y no deja “que se le escape”

TIPO DE PREGUNTAS

CERRADAS

ABIERTAS

SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

?

… tipo de preguntas más utilizadas

CERRADAS ABIERTAS

SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

?

… tipo de preguntas más utilizadas

CERRADAS Suministran información puntual: un responsable, una fecha, un lugar SI / NO

ABIERTAS SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

?

… tipo de preguntas más utilizadas

CERRADAS Permiten obtener descripciones de procesos o actividades

ABIERTAS SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

?

… tipo de preguntas más utilizadas

CERRADAS ABIERTAS Son preguntas abiertas para extraer información especifica y más profunda

SONDEO

FORMULACION DE PREGUNTAS

Cuándo

Qué Quien Dónde

A

P

V

H

Porqué

Cuál

Cómo

Cuánto

Ejemplos de preguntas abiertas “Dígame que procedimiento sigue usted ?”

“Muéstreme como funciona esto ?” “De donde viene este formato?” “Que hace cuando ….?”

En resumen, las preguntas abiertas: Extraen información sin crear defensivo por parte del auditado

un

comportamiento

Permiten que la conversación se desvié y con ello obtienen material adicional

Estimulan al auditado a expresar su punto de vista o sus sugerencias.

Ejemplos de preguntas sondeo “Por favor, explique qué esta ocurriendo aquí ?” “Porque estos inventarios no están etiquetados ?” “que quiere decir ….?” “Deme algún ejemplo ?” “Como funciona esto ?” “ Me va a decir algo más ?”

En resumen, las preguntas Sondeo: Aclara temas a los que se ha referido el auditado. Confirman la comprensión del significado de palabras y afirmaciones Ayudan a evitar malos entendidos y Brindan información con profundidad

Ejemplos de preguntas cerradas “Usted diligenció este formato” “Esta es la caneca de los desperdicios” “que color de etiqueta va pegada a este tipo recipiente” “quien trabajó con usted en este ajuste de controles ….?” “Déjeme ver si entendí correctamente. Me dijo que primero coloca la etiqueta en la parte superior y luego coloca la tapa frontal algún ejemplo” “correcto”

En resumen, las preguntas cerradas: Permiten al auditor verificar su comprensión de lo que el auditado desea afirmar Permite al auditor confirmar que su resumen de los temas es exacto Eliminan malos entendidos al exigir información muy especifica y Son útiles tanto como auditados comunicativos como con los reservados

RECOLECCION DE EVIDENCIA SECUENCIA DE ACTIVIDADES

•Reunión de Apertura •Desarrollo de Entrevista •Análisis y Calificación de Hallazgos •Reunión de Cierre

Recolección de evidencia Desarrollo de entrevistas Tener en cuenta

•Actitud frente al auditado •Estilo social del auditado •Formulación de preguntas

Actitud frente el auditado •Evitar dar sorpresas •No emitir opiniones personales •No calificar ni descalificar

•Basarse en hechos y datos •Ser claros en las explicaciones •Motivar a la Conformidades

mejora

•Escuchar activamente •Demostrar paciencia

a

las

No

Actitud frente el auditado

Lo equivocado Detective

Usted tiene algo que esconder

Arrogante

Yo puedo encontrar lo que está mal sin su ayuda

Consultor

Porque lo hace de este modo

Actitud frente el auditado

Lo equivocado Duro

No conformidades = serios problemas, altos costos

Blandos

No conformidades = no es para preocuparse, no son riesgosas

Malicioso

Lo pesqué !!!!

Actitud frente el auditado

Lo acertado Hacer preguntas consistentes con el alcance Permitir al entrevistado responder y demostrar cómo son manejados los asuntos Dar tiempo al entrevistado para que revise los hallazgos y para identificar los elementos del sistema en los que se encuentran deficiencias Cumplir con el alcance de la auditoria

ESTILO SOCIAL DEL AUDITADO MENOS EMOTIVO

ANALITICO

EMPRENDEDOR MAS ASERTIVO

MENOS ASERTIVO

AFABLE

MAS EMOTIVO

EXPRESIVO

EMPRENDEDOR Se denomina emprendedor o emprendedora a aquella persona que enfrenta con resolución acciones difíciles, tiene el sentido más específico de ser aquel individuo que esta dispuesto a asumir un riesgos. Desde este punto de vista el término se refiere a quien identifica una oportunidad y organiza los recursos necesarios para ponerla en marcha.

•Requiere pruebas •Se deben presentar Alternativas •Debe apoyarse en los hechos

•Se debe demostrar competencia, ser claro •Se debe apoyar sus decisiones •Se debe ser veloz en la presentación

ANALITICO Analítica = analizar (buscando el porqué y para qué), se refiere a una persona que razona todo el tiempo, por lo general indaga mas allá de lo que ve o escucha y siempre trata de llegar a sus propias conclusiones.

• Su enfoque es procedimental • Evalúa acciones paso a paso • Respalda sus decisiones en datos

• Demuestra con antecedentes • Necesita respaldo, información • Requiere tiempo para el análisis

AFABLE Persona afable, sereno, sencillo. Culto, vivir y sentir, compartir... Crecer como personas, complementarse... No espera nada de todo esto, pero al mismo tiempo esta abierto a todo lo que pueda surgir: amistad, algo mas profundo y humano....,

• Es importante el proceso • Sus decisiones se apoyan en la relación • Requiere visualizar integración • Basa sus acciones en la cooperación

• Requiere tiempo para ejecutar

EXPRESIVO Persona expresiva, suele transmitir muy claramente todo lo que piensa o siente

• Demostrarle que gana y cuanto gana • Apoyar sus visiones e intuiciones • Su estilo es informal, cercano, de historias • Basa la acción en relaciones amigables

• Su enfoque de trabajo es personal Notas de Auditoria

PREPARAR CONCLUSIONES DE AUDITORIA El Equipo Auditor antes de la reunión de cierre debe reunirse para:

a) Revisar los hallazgos de la auditoria y cualquier otra información recolectada durante la auditoria, contra los objetivos de la auditoria. Los hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de auditoria y/o identificar una oportunidad de mejora. b) Cualquier desviación encontrada en la auditoria se documenta, en el formato “Solicitud de acción correctiva y/o preventiva”.

c) Acordar las conclusiones de la auditoria. d) Formular las recomendaciones a que haya lugar

EVALUACIÓN DEL SISTEMA POR PROCESOS ANÁLISIS DE LA EVIDENCIA ELEMENTOS A CONSIDERAR EN UN PROCESO POR AUDITORIA INTERNA MATERIALES PERSONAL

EQUIPO PROCESO

INFORMACION

DOCUMENTACION

GENERACIÓN DE LOS HALLAZGOS

Documentar los Hallazgos Revisar los Hallazgos Documentar las No Conformidades Elaborar conclusiones de Auditoria

Revisar vs. Plan Lista

Revisión de la No Conformidades Observación exacta de los hechos Dirigida al qué, cuándo, dónde

Ayuda a lograr la implementación eficaz de la acción correctiva

V ac

Genera acciones aumentan la satisfacción del cliente y mejora el desempeño de la organización.

FORMATO DE NO CONFORMIDAD

ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS

ANALISIS Y CALIFICACION DE HALLAZGOS LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR POR: • Las

disposiciones están establecidas y no se cumplen porque: 1. No se conocen 2. No se aplican

• No existen disposiciones al respecto

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE:

No sabe como se hace

La información no llega

La información no se encuentra

Faltan herramientas, personas, materiales

No conoce la importancia y las consecuencias

Situación que presenta desviación No es claro quien hace qué

No tiene los conocimientos y habilidades

No es posible saber cuándo hay desviación

No se verifican los resultados y tendencias

No sabia que el documento había cambiado

LAS DESVIACIONES SE PUEDEN PRESENTAR PORQUE: COMUNICACIONES

CONTROL DE REGISTROS

ENTRENAMIENTO

RECURSOS

CONCIENTIZACION COMPETENCIAS

Situación que presenta desviación RESPONSABILIDADES

CONTROL

CONTROL DE DOCUMENTOS

PLANIFICACION

MONITOREO Y SEGUIMIENTO

RESULTADOS DE AUDITORIA OBSERVACIÓN Hallazgo sustentado con evidencia objetiva que puede originar adición, eliminación, modificación o replanteamiento de disposiciones vigentes

NO CONFORMIDAD No cumplimiento de un requisito especificado

REVISIÓN DE HALLAZGOS 1.





CLASIFICAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO E INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EN OBSERVACION Y NO CONFORMIDAD.

REDACTAR LOS HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA SIEMPRE SE INICIA CON UN VERBO EN INFINITIVO EJEMPLO: *ASEGURAR.....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA) *GARANTIZAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA) *ASEGURAR....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA) *FORTALECER....(ESCRIBA LA SITUACION DE MEJORA) REDACTAR LOS HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO NO CONFORMIDAD SIEMPRE LLEVA UNA NEGACIÓN AL INICIO, INTERMEDIA O AL FINAL EJEMPLO: *NO SE EVIDENCIO...(ESCRIBA LA SITUACION DE ACTUAL) CUMPLE (ESCRIBA LA SITUACION DESEADA)

AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD HALLAZGO SEGÚN NTC-ISO 9000:2000 (3.9.5) “RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE LA EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA RECOPILADA FRENTE A LOS CRITERIOS DE AUDITORÍA”.  HALLAZGO CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS: ¿ EL ELEMENTO SE AJUSTA A LA EXIGENCIA? ¿ LA IMPLANTACION CORRESPONDE A LA INTENCION? ¿ LA IMPLANTACION ES EFICAZ? OBSERVACION U OPORTUNIDAD DE MEJORA.  HALLAZGO INCUMPLIMIENTO DE REQUISITOS: ¿UNA FALLA AISLADA EN UN REQUISITO? Ó ¿DESVIACION SIGNIFICATIVA EN UN REQUISITO? ¿UN PROBLEMA MENOR QUE REQUIERE ATENCION? Ó ¿AUSENCIA O FALLA COMPLETA DE UN REQUISITO? SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA (SAC) = NO CONFORMIDAD.

AUDITORIA NO CONFORMIDAD SEGÚN NTC-ISO 9000:2000 (3.6.2) “INCUMPLIMIENTO DE UN REQUISITO”.  SE PRESENTA CUANDO ¿ AFECTA FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA DE CALIDAD? ¿ AFECTA LA CALIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO? ¿ AFECTA LA SATISFACCION DEL CLIENTE?  NO CONFORMIDAD MENOR=FALLA PUNTUAL HAY METODOLOGIA (AFECTA LEVEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS ANTERIORES)  NO CONFORMIDAD MAYOR=FALLA TOTAL NO HAY METODOLOGIA (AFECTA FUERTEMENTE UNO, DOS O TRES DE LOS ENUNCIADOS ANTERIORES)

Análisis y calificación de hallazgos Redacción de NC y Observaciones No se han definido (disposiciones, normas, reglas, responsables, mecanismos para el registro) para el desarrollo de (una actividad, un proceso especifico)

No están disponibles para consulta / no existen / no se han definido (documentos, informes, registros, actas) sobre (un tema particular de la Norma NTCGP 1000 / 2009)

Considerando que durante la auditoria se encontró que (explicación de la situación) puede afirmarse que (los documentos de referencia) no son suficientes / no se considera (un tópico especifico, el registro de información relevante, detalle de cierto requerimiento)

Análisis y calificación de hallazgos Redacción de NC y Observaciones Aunque en la práctica se encuentra evidencia de (una situación particular, el diligenciamiento de un formato, la conservación de un registro, la ejecución de cierta actividad) el procedimiento (especifico) no establece disposiciones sobre

el particular, lo cual ocasiona / genera el riesgo de (descripción de la situación de riesgo identificada durante la auditoria)

La ausencia de disposiciones sobre (un tema particular) genera en la práctica ( descripción de beneficios / obstáculos específicos) aspectos corroborados con ( una descripción de la evidencia objetiva identificada durante la auditoria)

Análisis y calificación de hallazgos Redacción de NC y Observaciones No existen registros que demuestren la aplicación de (un numeral o tópico especifico del documento objeto de la auditoria o de la norma)

Después de revisar

/ comparar (uno o varios registros propuestos en el documento objeto de auditoria) puede afirmarse que no se aplica ( un numeral o tópico especifico del documento), dado que (explicación de la situación encontrada) Aunque existe / se cumple (registros , numeral o tópico especifico) no se encuentra / falta ( explicación de la situación encontrada), dado que (explicación de la situación encontrada)

HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MÁS COMUNES  PLANEACIÓN DE CALIDAD NO EVIDENTE.  DOCUMENTOS INTERNOS O EXTERNOS NO CONTROLADOS.

REGISTROS DE CALIDAD NO INTEGRADOS AL SISTEMA. OBJETIVOS DE CALIDAD NO DIVULGADOS Y SIN MEDICION.

COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO NO EVALUADAS, FORMACIÓN SUMINISTRADA NO REQUERIDA Y SIN MEDICIÓN.

HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO MÁS COMUNES

• • •

• •

AMBIENTE DE TRABAJO NO UTILIZACION DE DOTACIÓN EXIGIDA PARA LA LABOR A REALIZAR. PROCESOS SIN MEDICIÓN NI SEGUIMIENTO DE ACCIÓN CORRECTIVA. DISPOSITIVOS DE MEDICIÓN NO INTEGRADOS AL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. NO CONFORMIDADES POR AUDITORIAS INTERNAS SIN CIERRE EFICAZ. ACCIONES CORRECTIVAS SIN APOYO DE LA DIRECCIÓN.

Componentes para la descripción de Fortalezas y las Oportunidades de Mejoramiento: •Qué o Cuál es la Fortaleza •Por qué es una Fortaleza?

•Qué o Cuál es la Oportunidad de Mejoramiento? •Por qué es una Oportunidad de Mejoramiento? Aplicar filtro de la verdad

FORTALEZAS Son los recursos y capacidades especiales apropiados y utilizados por la organización de manera sistemática, y por los que puede desarrollar una posición privilegiada frente al entorno. Para señalar una fortaleza se debe demostrar que ese factor está consolidado al interior de la organización y forma parte de un sistema, en el cual:

FORTALEZAS •Los procesos están diseñados en relación con el direccionamiento estratégico de su propio sistema de gestión. •Los procesos son implementados de manera sistémica y cuentan con mecanismos para la identificación y solución de problemas. •Los procesos responden a ciclos periódicos de evaluación y mejoramiento, sustentados con indicadores tanto de proceso (ítems de verificación) como de resultado (ítems de control).

OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO Son las brechas existentes entre el estado de desarrollo de los elementos, procesos o sistemas de la organización o la gestión, frente al estado de desarrollo requerido para su éxito sostenible.

OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO • La organización no cuenta con una visión de sistema que articule los diferentes procesos. • La operación de los procesos no responde con claridad al direccionamiento estratégico propio de su sistema de gestión. • No existen ciclos de evaluación ni de mejoramiento, no cuenta con indicadores o éstos no se emplean de forma sistémica

Las Fortalezas y Oportunidades de Mejoramiento son el eje de la evaluación. Es por ello que una buena redacción nos facilita que realicemos un Plan de Acción consistente con nuestra realidad y nos permita optimizar el tiempo utilizado en el mejoramiento.

ESTILOS DE REDACCION FORTALEZAS Deficiente La institución ha definido guías de trabajo las cuales se evalúan periódicamente Acertada

Vs

La institución ha desarrollado una intensa labor en la definición e implementación de guías de trabajo, con participación de los directos involucrados, teniendo en cuenta el conocimiento y necesidades actuales. Existen mecanismos sistemáticos para entrenar a todos los involucrados y para verificar la pertinencia a los mismos. Las brechas encontradas son analizadas y documentadas para el aprendizaje organizacional.

ESTILOS DE REDACCION FORTALEZAS Deficiente Se capacita y entrena a todo el personal

Acertada

Vs

La organización ha desarrollado planes de capacitación y entrenamiento para todo el personal, basados en las necesidades de conocimiento detectadas de la operación de los procesos de la institución. Existen mecanismos para priorizar los vacíos de conocimiento críticos y se asignan recursos y estrategias para tal fin. Se tienen bien definidos e implementados los mecanismos para hacerle seguimiento al plan en los distintos niveles y servicios de la institución.

ESTILOS DE REDACCION OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO Deficiente No se cuenta con procesos de Evaluación de procesos

vs. Acertada Aunque la institución ha desarrollado procesos de monitoreo, los cuales cuentan con el personal entrenado y los instrumentos necesarios, no se han documentado los aspectos claves del proceso y no se genera la información oportuna, veraz y confiable, con criterios que permitan identificar y definir la oportunidades de mejora .

ESTILOS DE REDACCION OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO Deficiente No se ha llevado a cabo el despliegue del direccionamiento estratégico Acertada

Vs

No se cuenta con despliegue del direccionamiento estratégico de tal manera que existan metas, responsables, recursos, indicadores, sistema de seguimiento, para garantizar que se logren los objetivos de la organización y que sea coherente con la visión y misión de la Institución. No se asegura que el despliegue sea sistemático.

RECUERDE QUE TODAS LAS FORTALEZAS DEBEN TENER SOPORTES

Soportes de las fortalezas: Si cree que el ítem analizado es una fortaleza deberá buscar el material para soportarlo: políticas, plan operativo, gráficos de tendencias, tablas, actas, diagramas del flujo del proceso, cronograma de trabajo, etc., y todos los documentos que pueden mostrar la madurez del proceso .

REPORTE DE AUDITORIA Se realiza el informe definitivo correspondiente y se registra en el formato "Informe de auditoria". El informe será enviado al Jefe de Control Interno, para su revisión y al Responsable del proceso auditado para su aprobación

El informe se debe entregar por parte del Auditor Líder al Jefe de Control Interno, máximo 8 días hábiles después de finalizada la auditoria.

INFORME DE AUDITORIA INCLUIR O HACER REFERENCIA A:

Objetivo, alcance y criterios Fechas y lugares de realización de las actividades de auditoría Procesos auditados Responsables de las actividades

INFORME DE AUDITORIA CONTENIDO INCLUIR O HACER REFERENCIA A:

Personal entrevistado Auditor Líder, Equipo auditor Aspectos favorables de la actividad auditada Aspectos débiles de la actividad auditada Solicitud de acciones correctivas Conclusiones de la auditoría

INFORME DE AUDITORIA

LO QUE NO DEBE INCLUIR

Opiniones subjetivas Información confidencial

Criticas a las personas Declaraciones ambiguas Detalles triviales Observaciones, hallazgos, No conformidades que no fueron discutidos en la reunión de cierre INFORME DEFINITIVO

REUNION DE CIERRE Se realiza la reunión de cierre con los funcionarios que atendieron la auditoria y el dueño del proceso Auditado.

Actividad auditada En la reunión de cierre se ratifican los siguientes aspectos:

Conclusiones Presentación de las no conformidades si las hay, las cuales deben ser firmadas por el Auditado en señal de aceptación.

,

De esta reunión se diligencia el formato de acta de cierre de auditoria como evidencia de los compromisos adquiridos. El responsable del proceso auditado dispondrá de 5 días hábiles, contados a partir de la notificación del informe, para presentar el plan de mejoramiento donde se determinen las acciones preventivas o correctivas. FORMATO DE LAS ACCIONES

DISTRIBUCION DEL INFORME DEFINITIVO A través de memorandos, remite el informe de

auditoria al responsable del área, proceso, proyecto etc, e informa a la Representante de la Dirección y a los servidores que se hayan establecido en el plan de auditoria

SEGUIMIENTO Designa a los responsables de ejecutar las visitas de seguimiento. Los designados realizan la visita de seguimiento y verifican el cumplimiento de las acciones propuestas, dejando el registro en el formato " solicitud de acción correctiva y/o preventiva” En el caso que en el seguimiento no se haya ejecutado las actividades programadas, se acuerda una segunda visita de seguimiento, si al efectuar la misma se sigue incumpliendo el plan de actividades propuesto, se informa al Secretario General sobre la situación. En las Auditorias siguientes se verificará la eficacia y efectividad de la acción correctiva tomada e implementada y se registrará en el formato" solicitud de acción correctiva y/o preventiva

SEGUIMIENTO DE ACCIONES Verificar las respuestas acciones correctivas

a las solicitudes de

Elaborar el programa de la auditoria de seguimiento

Verificar la eficacia de las acciones implementadas

EL INFORME DE SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS

 La

solicitud de acciones correctivas es el vehiculo para documentar las desviaciones y fallas en el cumplimiento de las especificaciones detectadas durante la auditoría.

ACCIONES FINALES Elaborar el informe de la auditoria de seguimiento Registrar la solución de las no conformidades o ejecutar un nuevo programa de implementación de acciones Declarar el cumplimiento satisfactorio de las acciones correctivas Generar el registro de solución

Distribuir las copias pertinentes, notificando a los implicados

FORMATO DE SEGUIMIENTO

GENERAR INFORME PARA REVISIÓN GERENCIAL Consolida la información de los reportes de auditoria y un análisis con las debilidades y fortalezas encontradas y entrega el reporte al Representante Legal y al Representante de la Dirección, para la revisión gerencial, para evaluar la gestión del proceso de auditoria.

Reunión de Cierre Es una actividad posterior a la actividad de campo • Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y al jefe del cual depende • Durante los primeros ciclos de auditoria se recomienda efectuar una reunión previa del equipo auditor para obtener consenso sobre no conformidades y observaciones.

• En la reunión de cierre únicamente se presentan las no conformidades y observaciones redactadas por consenso del equipo auditor

Reunión de Cierre Debe darse énfasis a la obtención de un acuerdo con los auditados sobre no conformidades y observaciones identificadas por el equipo auditor Se recomienda presentar un resumen documentado de la auditoria •Actividad Auditada •Personas entrevistadas •Conclusiones sobre aspectos favorables •Documentos consultados •Presentación de observaciones y no conformidades

GRACIAS… OFICINA DE CONTRO LINTERNO SECRETARIA GENERAL ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA

RICARDO BOGOTA CAMARGO [email protected]