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• Cecilia Fernandez Perez

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ANTECEDENTES

El examen de los inmuebles, maquinarias y equipos, rubros también denominados activos fijos, no representa grandes dificultades; sin embargo, como veremos, algunos aspectos vinculados con su apropiado control, o su adecuada valuación pueden afectar la opinión del auditor, especialmente tomando en consideración su materialidad e importancia en relación a otras cuentas que conforman los activos de la empresa. Por otro lado los grandes escándalos financieros han demostrado que ésta también puede ser un área de riesgo sino es apropiadamente controlada.

El objetivo del control de los activos fijos consiste en demostrar que los activos de estas cuentas, listados en el balance general son realmente existentes, y que la organización es propietaria de los activos. El auditor debe obtener evidencia competente y suficiente, mediante procedimientos de auditoría sobre la existencia de estos bienes y adicionalmente revisan los cargos a las cuentas de reparaciones y mantenimiento en busca de partidas que debieron ser capitalizadas y comprueban los cálculos y el resumen de la depreciación.

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CONCEPTOS PRELIMINARES 

DEPRECIACIÓN Es la distribución del costo de los activos fijos de una manera sistemática y racional en función de la vida útil estimada de los respectivos activos. A través de la vida útil estimada de los activos fijos, los cargos a resultados por depreciación se irán acumulando en una cuenta de valuación (depreciación acumulada), de tal manera que al final de cada periodo se muestre a su valor neto, en ese momento. El importe depreciable es el costo del activo menos su valor residual.

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VIDA ÚTIL Es el período de tiempo en el cual se estima en base a un estudio técnico, que el activo fijo aportará un beneficio económico a la entidad. Es una costumbre contable generalmente aceptada en el Perú, estimar la vida útil en base a la norma tributaria vigente.

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COSTO Es el importe en efectivo o equivalente de efectivo pagados a valor razonable de otra contrapartida, entregada para adquirir un activo en el momento de su compra o construcción. Generalmente se registran al costo. El costo incluye el precio de factura y todos los costos necesarios que se incurren para su puesta en funcionamiento. Los activos fijos recibidos en donación se registran a su valor razonable (en base a tasación). Se valúan neto de depreciación acumulada.

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VALOR RESIDUAL Es el importe neto que la empresa espera obtener por un activo al término de su vida útil, después de deducir los costos previstos por baja.

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VALOR RAZONABLE Es el importe por el cual un activo podría ser cambiado entre un comprador bien informado y dispuesto a comprar, y un vendedor bien informado y dispuesto a vender, en una transacción de libre competencia.

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VALOR CONTABLE Es el valor al cual es reconocido un activo en el balance general después de deducir la depreciación y/o pérdida por desvalorización.

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PÉRDIDA POR DESVALORIZACIÓN Es el importe por el cual el valor contable de un activo excede al valor recuperable de dicho activo.

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EXCEDENTE DE REVALUACIÓN Es cuando se incrementa el valor en libros de un activo como consecuencia de una revaluación, tal aumento debe ser acreditado directamente a una cuenta de excedente de revaluación, dentro del patrimonio neto. No obstante, el incremento debe ser reconocido como ganancia del período en la medida en que exprese la reversión de una disminución por devaluación del mismo activo, que fue reconocida previamente como una pérdida.

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AMORTIZACIÓN Es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo intangible entre los años de su vida útil estimada. 2

MARCO TEÓRICO CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DEFINICIÓN DE ACTIVOS FIJOS: Los activos fijos son aquellos que tienen una vida útil (inicial) mayor a un año, que son utilizados por la entidad en sus operaciones. De acuerdo a su valor en el tiempo, se clasifican en tres tipos: ACTIVOS NO DEPRECIABLES Son aquellos que por su naturaleza, al ser usados en la producción de bienes y servicios o por el paso del tiempo, no sufren pérdida de su valor ni desgaste. Son activos de vida útil ilimitada o que se encuentran aún en proceso de construcción o de montaje y que no se pueden depreciar pues todavía no se encuentran en operación; por ejemplo: terrenos, construcciones en curso, maquinaria en montaje, etc.  

Terrenos Construcciones en curso Todo activo comienza su proceso de desgaste o pérdida de valor contable, a partir de la fecha en que la empresa comienza a usarlo para los fines del negocio, y no desde la fecha de la compra, fabricación o construcción como a veces se cree.

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Maquinaria en montaje Cuando la maquinaria que compra o fabrica la empresa para su propio uso aún no ha entrado en el proceso productivo porque apenas se está montando, instalando o armando, no es depreciable, pues se considera que si la compañía no comienza a utilizarla, tal maquinaria no sufre desgaste ni deterioro.

ACTIVOS DEPRECIABLES Son aquellos que al ser usados en la producción de bienes y servicios pierden su valor, ya sea por la acción de factores naturales o al volverse obsoletos por los avances tecnológicos; por ejemplo: Construcciones y Edificaciones, Maquinaria y Equipo, Equipos de Oficina, Equipos de Transporte (Vehículo). Cabe destacar que la gran mayoría de los Activos Fijos de una empresa son depreciables. Los activos fijos de la empresa que sufren desgaste o deterioro por el uso a que son sometidos o por el simple transcurso del tiempo, hacen parte de los activos depreciables. 

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Construcciones y Edificaciones Los edificios físicamente conforman una sola unidad con el terreno sobre el cual están construidos. Sin embargo para efectos contables es necesario separar el uno del otro, al menos teóricamente. Maquinaria y Equipos Corresponden a este rubro todos aquellos dispositivos que utiliza la empresa para producir los bienes y servicios que comercializa. Equipo de Oficina Esta cuenta registra los costos históricos de todos los equipos de oficina, sean mecánicos o electrónicos, además de los muebles y enseres de propiedad de la entidad, los cuales se utilizan en el desarrollo normal de sus operaciones. Equipo de Transporte 3

ACTIVOS AGOTABLES Son aquellos bienes representados por los recursos naturales no renovables, que al cumplir los fines para los cuales fueron adquiridos disminuyen su valor por la cantidad de producto que de él se extraiga. Su costo histórico esta dado por su precio de adquisición más todos los costos y gastos incurridos en su explotación y desarrollo; por ejemplo: minas y canteras, pozos petroleros, yacimientos y bosques madereros. Son todos aquellos bienes que la empresa ha adquirido para poder efectuar sus actividades productivas o para la prestación de servicios. Bajo este concepto se incluyen como parte de los activos, los terrenos, los edificios, es decir los bienes inmuebles, la maquinaria que utiliza en su proceso productivo, los muebles y equipos, los vehículos, los bienes en tránsito, es decir aquellos que aún no han llegado a la planta, y las obras en curso, es decir bienes del activo fijo, cuya construcción todavía no ha concluido. Satisfacer mediante el análisis de la documentación que sustenta la adquisición o la propiedad y el adecuado tratamiento contable, es uno de los principales procedimientos de auditoría que debe cumplir el auditor sobre este rubro. Un concepto también importante vinculado con los activos fijos, es el concepto del costo, bajo este concepto, aplicados a estos bienes, podemos precisar que los principios contables permiten incluir como parte del costo todos los desembolsos efectuados por la empresa para poner en uso o en funcionamiento el activo. Bajo este concepto, si una empresa compra un inmueble, una casa; para construir su terreno, un edificio; los gastos de demolición podrán ser contabilizados como parte del costo del nuevo bien. Es por ello también que los gastos de honorarios por la instalación de una maquinaria o cualquier servicio vinculado con la puesta en funcionamiento del activo fijo, tales como los montos pagados a los agentes de bienes raíces, los costos de examinar, registrar los títulos de propiedad, y otros, pueden ser parte del costo del activo. IMPORTANCIA DE LOS ACTIVOS FIJOS EN UNA EMPRESA Los activos fijos son la representación física del capital de la empresa. El cuidado de esta inversión y su control constituyen por lo tanto una labor primordial para la empresa. Los activos fijos representan los bienes tangibles necesarios para llevar a cabo las actividades de venta, distribución, producción y de servicio en cualquier empresa. Representan el 45% del total de los activos en una empresa manufacturera y hasta un 70% de los activos en empresas de servicios. RESPONSABILIDAD DEL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Históricamente, siempre se pensó que la responsabilidad del Control Físico de los Activos Fijos las adquisiciones y al prorrateo contable de las depreciaciones para efectos del cálculo aproximado de sus costos. Hoy, el avance de los negocios y de la competitividad de los precios hace que el Control de los Activos Fijos salga de su destino sólo contable y pase a la Gerencia de Administración y Finanzas como encargada y responsable de un control físico y contables, pues con ello podrá:  Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destinó y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.

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Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciación al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio. Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con Compañías de Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos. Conocer perfectamente la necesidad de inversión que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operación sin problemas.

RECONOCIMIENTO DE UN ACTIVO FIJO Un activo fijo es reconocido como tal cuando es probable que fluyan a la empresa futuros beneficios económicos asociados con dicho activo y el costo del activo puede ser determinado confiablemente. Frecuentemente, las partidas de propiedades, planta y equipo representan una importante porción de los activos totales de la empresa, por lo que resultan significativas en el contexto de su posición financiera. Además, la determinación de si un cierto gasto representa un activo o es un cargo a resultados del período, tiene un efecto importante en los resultados de las operaciones de la entidad. Al determinar si una partida concreta satisface el primer criterio para su reconocimiento como activo, la empresa necesita evaluar el grado de certidumbre relativo a los flujos de efectivo de los beneficios económicos futuros, a partir de la evidencia disponible en el momento del reconocimiento inicial. Estimar la existencia de certidumbre suficiente sobre si la empresa va recibir los beneficios económicos futuros del activo, implica asegurarse de que la misma obtendrá las ventajas derivadas del mismo, y asumirá los riesgos asociados al bien. Esta constatación estará disponible sólo cuando los riesgos y las ventajas se hayan traspaso a la empresa. Antes de que esto ocurra, la transacción para adquirir el activo puede, generalmente, ser cancelada sin penalización importante, y por lo tanto el activo no se reconoce como tal. El segundo de los criterios para el reconocimiento como activo, se satisface de forma inmediata, puesto que la transacción que pone de manifiesto la compra del activo identifica su costo. En el caso de un activo construido por la propia empresa, una medida fiable del costo puede venir dada por las transacciones, con terceros ajenos a la empresa, para adquirir los materiales, mano de obra y otros factores consumidos durante el proceso de construcción. A fin de identificar qué constituye una partida separada, dentro de los elementos componentes de las propiedades, planta y equipo, se precisa la realización de juicios para la aplicación de los criterios en la definición de las circunstancias o los tipos de empresas específicas. Puede ser apropiado, por ejemplo, agregar partidas que individualmente son poco significativas, como moldes, herramientas o troqueles, y aplicar los criterios pertinentes a los valores ya agregados. La mayoría de las piezas de repuesto y equipo auxiliar se contabilizan usualmente como parte de los inventarios, y se reconocen como gasto a medida que se consumen. No obstante, las piezas de repuesto importantes y el equipo de sustitución, cumplen las condiciones para ser calificados como elementos componentes de las propiedades, planta y equipo, siempre que la empresa espere usarlos durante más de un período. De forma similar, si las piezas de repuesto y el equipo auxiliar pueden ser usados sólo con un determinado elemento de las propiedades, planta y equipo, y se espera que su uso se produzca de manera irregular, se tratarán contablemente como activo fijos, y se procederá a su depreciación en un período de tiempo no superior a la vida útil del elemento con el que están relacionados.

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En ciertas circunstancias, pueden ser apropiados repartir la inversión total de un activo entre sus partes componentes, para contabilizarlos por separado. Este podrá ser el caso cuando las partes componentes tienen vidas útiles de diferente duración, o bien cuando suministran a la empresa beneficios económicos siguiendo patrones diferentes, por lo que necesitan de métodos y tasas de depreciación diferentes. Por ejemplo, una aeronave y sus motores serán tratados como activos fijos depreciables diferentes, si tienen vidas útiles de distinta duración. Algunos elementos de los que componen las propiedades, planta y equipo, pueden ser adquiridos por razones de seguridad o medioambientales. La compra de tales activos fijos, si bien no incrementa los beneficios económicos que proporciona ninguno de los otros activos existentes, puede ser necesaria para que la empresa logre obtener los beneficios económicos derivados del resto de los activos. Si tal es el caso, esas adquisiciones de elementos pertenecientes a las propiedades, planta y equipo, cumplen las condiciones para su reconocimiento como activos, puesto que permiten a la empresa obtener beneficios económicos adicionales del resto de sus activos, respecto a los que hubiera obtenido de no haberlas realizado. No obstante, tales activos serán reconocidos como activo fijo sólo en la medida en que el valor en libros de los mismos, más el correspondiente a los activos que se relacionan con ellos, exceda al importe recuperable del conjunto formado por unos y otros. Por ejemplo, una empresa química puede tener que instalar nuevos procesos de fabricación para cumplir con la normativa medioambiental relativa a la producción y almacenamiento de productos químicos, reconociendo entonces como parte de las propiedades, planta y equipo, las mejoras efectuadas en la planta, en la medida en que son recuperables, puesto que sin ellas la empresa quedaría inhabilitada para producir y vender esos productos químicos. RECONOCIMIENTO INICIAL DEL ACTIVO FIJO Un activo fijo que califica como tal debe ser medido a su costo. El costo de los elementos de las propiedades, planta y equipo, comprende su precio de compra, incluidos los aranceles de importación y los impuestos indirectos no recuperables que recaigan sobre la adquisición, así como cualquier costo directamente relacionado con la puesta en servicio del activo para el uso al que está destinado. Se deducirá cualquier eventual descuento o rebaja del precio para llegar al costo del elemento. Ejemplos de costos directamente relacionados son:  El costo de preparación del emplazamiento físico.  Los costos de entrega inicial y los de manipulación o transporte posterior;  Los costos de instalación,  Los honorarios profesionales, tales como los pagados a arquitectos o ingenieros, y  Los costos estimados de desmantelar y trasladar el activo, así como los correspondientes a la restauración de su emplazamiento, en la medida que deban ser considerados como una provisión para gastos futuros. Cuando se difiere el pago de un elemento integrante de las propiedades, planta y equipo, más allá de los plazos normales del crédito comercial, su costo será el precio equivalente al contado. La diferencia ente esta cantidad y los pagos totales aplazados se reconocerán como gastos por intereses a lo largo del período del aplazamiento, a menos que se capitalice. Los costos de administración, así como otros gastos indirectos de tipo general, no constituyen un componente del costo de las propiedades, planta y equipo, salvo que estuviesen relacionados directamente con la adquisición del activo, o bien con su 6

puesta en servicio. De manera similar, los costos de puesta en marcha y otros similares, previos al comienzo de la producción, no forman parte del costo del activo, a menos que sean necesarios para poner el mismo en condiciones del servicio. Las pérdidas iniciales de operación, surgidas antes de que el activo alcance el rendimiento pleno esperado, se registran como gastos del período correspondiente. El costo de un activo construido por la propia empresa se determinará utilizando los mismos principios que si fuera un elemento de las propiedades, planta y equipo adquirido al exterior. Si la empresa fabrica activos similares para su venta, en el curso normal de sus operaciones, el costo del activo será, normalmente, el mismo que tengan el resto de los producidos para la venta. Por tanto, se eliminarán cualesquiera beneficios internos para llegar al costo de adquisición de tales elementos. De forma similar, no se incluirán, en el costo de producción del activo, las cantidades que exceden los rangos normales de consumo de material, mano de obra u otros factores empleados. COMPONENTES DE ACTIVO FIJOS PRINCIPALES El desembolso incurrido en reemplazar o renovar el componente de un activo fijo se contabiliza como la adquisición de un activo fijo separado y el activo fijo reemplazado se da de baja. Los principales componentes de ciertos activos pueden requerir reemplazos a intervalos regulares y se pueden contabilizar como activos fijos separados con vidas útiles diferentes a la vida útil del activo principal. Ejemplo: Como se dijo anteriormente los activos principales pueden incluir componentes con una vida útil diferente:  Un horno que pueda necesitar una reparación general después de un número no específico de horas en uso.  Los interiores de una aeronave, tales como los asientos y la cocina, pueden requerir cambiarse varias veces durante la vida útil del armazón de la nave. REVALUACIONES Normalmente, el valor razonable de los terrenos y edificios será su valor de mercado. Este valor se determinará por medio de la oportuna tasación, llevada a cabo por un perito calificado. Cuando no existe evidencia de un valor de mercado, a causa del carácter especializado de estos elementos y porque la maquinaria y el equipo son bienes que raramente se venden, la fórmula de valoración empleada será el costo de reposición del elemento, debidamente depreciado. La empresa podrá efectuar revaluaciones periódicas de sus activos si considera que el costo registrado no tiene relación con el valor de mercado, es decir si el registro histórico tiene relación con el valor de los activos si pretendiéramos venderlos o negociarlos. En nuestro país, estas revaluaciones voluntarias han reemplazado a las revaluaciones obligatorias y las que por ley las empresas deberían efectuadas para compensar la pérdida del poder adquisitivo de nuestra moneda. A diferencia de estas revaluaciones obligatorias, la revaluación voluntaria deberá hacerse mediante la participación de un perito tasador, quien deberá emitir un informe al respecto. Las empresas podrán hacer una revaluación total de sus activos o sólo de una porción de éstos. Sin embargo, si decide, por ejemplo, revaluar unos edificios, deberá revaluar 7

todos los edificios que posee, aún cuando la revaluación de algunos de ellos resulte con una pérdida de valor. SISTEMAS DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Normalmente, las empresas inmersas en su trabajo rutinario, le han dado siempre importancia a controlar físicamente sus principales activos como son: los inventarios y cuentas por cobrar, de quienes dependen para el funcionamiento normal de la empresa. No obstante, una empresa cuenta con una inversión que sin ella sería imposible operar normalmente, y ésta lo representan los activos fijos, pero que, sin embargo, no se le ha prestado la debida atención en su control físico. 1. Control de los Activos Fijos El control de los Activos Fijos tiene como aspecto más importante el inventario físico al barrer periódico; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente cada activo fijo con una etiqueta, placa o código de barras u otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignándole de este modo el área usuaria y el centro de costo contable al que pertenece. Adicionalmente, se consignará también el estado físico en que se encuentra cada activo fijo. Este inventario servirá para la elaboración de la base de datos de los activos fijos existentes en la empresa. Tratándose de bienes que la empresa construirá, los controles estarán referidos a una adecuada revisión de los contratos firmados, la determinación de los plazos y la supervisión de las obras por personal apropiado. Le compete al auditor, como parte del examen que realiza, examinar toda la documentación vinculada con la construcción de los bienes. Una buena administración debe llevar registros cuidadosos e individualizados del costo, la depreciación, la ubicación y el uso de los bienes del activo fijo. Estos registros deben concordar con los saldos que aparecen en los estados financieros. Este control en nuestro país pormenorizando de los activos es para el auditor el mejor mecanismo para sustentar sus cálculos de depreciación frente a la Administración Tributaria será también la existencia de estos registros. Es importante también mencionar que como parte de un buen sistema de Control Interno, el examen físico de los bienes, es decir un inventario físico periódico o rotativo denota la existencia de una gerencia preocupada por tener una empresa ordenada y con adecuados controles. 2. Conciliación en Libros Contables La Base de Datos Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisición de acuerdo al documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le llama Conciliación y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado físicamente. 3. Contenido de una Base de Datos de un Sistema de Control de Activos Fijos La Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información: a. Código de Identificación física de cada activo b. Código de Equipo y Modelo c. Descripción amplia del activo d. Fecha de adquisición 8

e. f. g. h. i. j. k. l.

Documento contable de adquisición y número de registro contable Área Usuaria a la que pertenece Centro de Costo Contable al que pertenece Costo de adquisición Depreciación anual y acumulada Valor neto del activo Estado actual Vida útil estimada

Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque también se puede llevar en forma manual. 4. Mantenimiento del Sistema de Control de Activos Fijos Como es normal, los Activos Fijos tendrán movimiento futuro por:  Nuevas adquisiciones  Retiros por ventas  Retiros por bajas  Donaciones  Transferencias a otros departamentos  Retiros y posteriores ingresos por reparaciones Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debería efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera él. Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro de un procedimiento definido, que indique:  Los documentos a utilizar a cada movimiento  Las rutas que debe seguir el documento  Las autorizaciones que debe tener el documento Es imprescindible que cada cierto tiempo, la Gerencia Administrativa y la Gerencia de Contabilidad ambas involucradas, revisen cada cierto tiempo la validez del Sistema de Control de Activos Fijos, mediante:  Inventarios periódicos rotativos parciales  Inventarios totales cada cierto tiempo Estos controles adecuados permitirán efectuar los ajustes necesarios y conseguir que el Sistema de Control de Activos Fijos esté siempre actualizado.

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CASO PRÁCTICO COOPERATIVA DE DESAROLLO COMUNAL INDÍGENA “SAC” Las Cooperativas de Ahorro y Crédito tienen invertidas grandes cantidades de dinero en activos fijos que representan la parte más significativa de sus inversiones reales, estos activos están representados por la infraestructura de sus edificaciones, el equipamiento correspondiente a cada agencia, los terrenos que posee y los vehículos que utiliza. Puesto que la inversión en activos fijos es elevada y alcanza más de medio millón de dólares, es necesario mantener un control contable sobre estos bienes, para tal efecto el sistema de implementación y aplicación de un programa de Control de Activos Fijos permitirá disponer de controles eficientes que incluye la parte contable y administrativa lo que facilitará la administración de los bienes. Todos los activos fijos que tiene la Cooperativa deben reflejarse en los estados financieros; para que esté representado el valor real de los bienes, los registros tienen que realizarse de conformidad con lo establecido en la Ley. Los registros de ingresos por adquisiciones, salidas o transferencias, disposición o uso de cada uno de los activos fijos, deben estar respaldados por firmas de /autorización de los Directivos de la Cooperativa o por procedimientos de traslado con sus respectivos documentos.

PROPUESTA En el presente sistema se establecen guías y procedimientos, cuyo propósito principal es velar por la optima administración y control de los recursos materiales de manera que se posibilite la localización inmediata y certera de los activos fijos en los diferentes departamentos donde están ubicados, la identificación de los custodios y usuarios de los bienes, la apropiada interrelación entre el inventario contable y físico; mediante la aplicación de códigos preestablecidos y el uso de registros, formularios y reportes uniformes. Para aplicar de una buena manera lo descrito en el Sistema de Control se recomienda la creación de una Unidad de Control de Activos Fijos, que en la estructura de la Cooperativa dependa del Jefatura de Contabilidad y cuya función principal será, la de registrar y controlar periódicamente todos los Activos Fijos de la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indígena “SAC”, cualquier cambio en la Unidad o en los Activos se efectuará con autorización del Consejo de Administración. Para que el Control Interno sea satisfactorio debe asegurar que los registros e informes de los bienes, estén actualizados y sean correctos en cada una de las unidades funcionales de la Cooperativa, a través de ellas se identificará tanto a los custodios como a los funcionarios caucionados quienes son las personas responsables sobre el uso y conservación de los bienes. Toda la información producida en cada uno de los registros deberá ser conciliada de manera periódica, conjuntamente con los reportes que presente la Unidad de Control de Activos Fijos, con la finalidad de que la Jefatura de Contabilidad realice los respectivos ajustes contables. Todo el personal de la Cooperativa y especialmente la persona responsable de Control de Activos Fijos deberán tener conocimiento profundo del Sistema de Control; y, deberá ser responsable de cumplir con lo dispuesto en él para su correcto funcionamiento. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE DESAROLLO COMUNAL INDÍGENA “SAC” Con la implantación de la Unidad de Control de activos fijos, el organigrama estructural de la Dirección Administrativa Financiera de la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indígena “SAC” sería de la siguiente manera:

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SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS DE BIENES PARA LA COOPERATIVA DE DESARROLLO COMUNAL INDÍGENA “SAC” El presente diseño de control interno logrará proporcionar seguridad razonable al manejo de los Activos Fijos, mirando el cumplimiento de los objetivos relacionados con el fortalecimiento de las actividades diarias, por la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de los reglamentos y leyes establecidas. Fundamentación La investigación fue planteada sobre la necesidad de contar con una herramienta que permita el control de los Activos Fijos y con ello lograr eficiencia en el uso de los recursos, evaluando las operaciones por medio de una Auditoría. Los Activos Fijos tienen su base de registro contable en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas de Control Interno. NORMAS PARA LA CONTABILIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Registros Se establecerá un sistema adecuado para el control de las existencias de los Activos Fijos, mediante los listados detallados con valores que permitan controlar los retiros, traspaso o bajas de bienes, a fin de que la información se encuentre siempre actualizada. La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las cuentas de mayor general y la verificación física periódica, proporciona seguridad de sus registros y control oportuno y sirve para la toma de decisiones adecuadas. Para conciliar la información producida con la Unidad de Control de Activos Fijos, se deberá mantener los registros contables individuales de los Activos Fijos en cada uno de los Departamentos en los que se encuentran los bienes de propiedad de la Cooperativa. La Subgerencia y la Dirección Administrativa Financiera de la Matriz, llevarán el Registro General de los Activos Fijos a través de un Sistema Automatizado, del cual se obtendrán reportes generales por cuenta, y por cada departamento. Para este efecto se requiere de un sistema automatizado que contenga las características del bien, codificación, ubicación y características como: el tipo del bien, el número y la fecha específica del ingreso a la Cooperativa. ESTRUCTURA DE CODIFICACIÓN La codificación de los Activos Fijos, diseñado por el Sistema de Control de Activos Fijos de Bienes en la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indígena “SAC” debe seguir las siguientes pautas:  Identificar con claridad la ubicación y las personas responsables por el uso y custodia de los mismos.  Mantener información detallada por cada bien, con respecto a las características, es decir, estado y movimientos, con la finalidad de dar una información satisfactoria para el beneficio de la Cooperativa.  Realizar un sistema automatizado de control de los Activos Fijos para obtener una información clara y precisa en cada Departamento de la Cooperativa.

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El sistema de Codificación de los Activos Fijos, permitirá generar información por cada Departamento de la Cooperativa.

Reportes Los reportes que se deben solicitar al sistema son por: - Código - Oficina - Nombre del bien - Fecha de Compra - Custodia - Localización Ejemplos de codificación A continuación se presenta un ejemplo de codificación de Activos Fijos de la Cooperativa de Desarrollo Comunal Indígena “SAC”. 1.8 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 1.8.01 TERRENOS 1.8.02 EDIFICIOS 1.8.03 CONSTRUCCIONES Y REMODELACIONES EN CURSO 1.8.04 OTROS LOCALES 1.8.05 MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 1.8.06 EQUIPO DE CÓMPUTO 1.8.07 UNIDADES DE TRANSPORTE 1.8.08 EQUIPO DE CONSTRUCCIÓN 1.8.09 EQUIPO DE ENSAMBLAJE

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TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS Permite registrar en control interno de Activos Fijos, que se da en las distintas unidades administrativas de la Cooperativa, así como también al nivel del usuario

CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO 14

Ayuda a mantener el registro y el control individual de los Activos Fijos, que están bajo la responsabilidad del usuario y será manejada por la administración de bienes o por el empleado designado.

LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO POR DEPARTAMENTO 15

Mantener el registro y control de los activos fijos a nivel de cada departamento, así como también efectuar las constataciones físicas.

IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES Sirve para mantener la identificación y ubicación del bien en forma rápida y precisa, por lo que la etiqueta debe ser ubicada en la parte visible del bien y se utilizará el código en casos en que el bien sufra cambios o traspasos.

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