• Author / Uploaded
• Sandra Vargas

Citation preview

Presentación de los Resultados de una Auditoría Administrativa para la Toma de Decisiones y el Mejoramiento de la Calidad, Propios de las Necesidades de los Grupos Sociales

Carmen Helena Pachón Villamil Juan Diego Burgos Gómez Sandra Milena Vargas Cardona Sandra Yanira Rodríguez

Docente: Diego Leonardo Cruz Serrano

Fundación Universitaria del Área Andina Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras Pregrado en Administración de Empresas, Modalidad Virtual 2020

1 Tabla de Contenido

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................3 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................................4 OBJETIVOS .........................................................................................................................5 Objetivo general .................................................................................................................5 Objetivos específicos ..........................................................................................................5 ECOPETROL .......................................................................................................................7 Composición de capital ......................................................................................................7 Planta física ........................................................................................................................7 Exploración y Producción...................................................................................................7 Refinación y Energía ..........................................................................................................8 Comercialización................................................................................................................8 Misión ................................................................................................................................8 Visión ................................................................................................................................9 Estrategia y Plan de Negocio ..............................................................................................9 Organigrama Administrativo de Ecopetrol ........................................................................ 10 INFORMACIÓN DE MÉTODO ....................................................................................... 11 Resultados con Base a las Encuestas ................................................................................. 13 Encuesta realizada ............................................................................................................ 13 Aplicación en General de Auditoria Administrativa .......................................................... 15 MEDICIÓN DEL AMBIENTE LABORAL ...................................................................... 20 Objetivo ........................................................................................................................... 20 Ficha Técnica ................................................................................................................... 22 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DEL SOCIOGRAMA INTEGRAL DE ECOPETROL ......................................................................................................................... 22 Matriz Sociometríca ......................................................................................................... 23 INTERPRETACIÓN Y RESULTADOS ........................................................................... 25 INFORME RESULTADOS AUDITORÍA ........................................................................ 26 Planeación en el Proceso de Capacitación ......................................................................... 28

2 Recomendaciones. ........................................................................................................ 29 Organización en el Proceso de Capacitación ..................................................................... 30 Recomendaciones. ........................................................................................................ 31 Dirección en el Proceso de Capacitación .......................................................................... 32 Recomendaciones. ........................................................................................................ 33 Control en el Proceso de Capacitación .............................................................................. 34 Recomendaciones. ........................................................................................................ 35 CONCLUSIONES .............................................................................................................. 36 BIBLIOGRAFÍA. ............................................................................................................... 37 ANEXOS ............................................................................................................................. 38

3 Introducción Siguiendo con el proceso de la actividad de los ejes 2,3,4, presentamos como final la presentación del informe de Auditoría Administrativa en la empresa ECOPETROL. Toda organización debe considerar el proceso de auditoría como una fuente de información importante que permita identificar los posibles problemas y riesgos que se pueden generar en sus procesos y de esta manera contribuir para que la organización obtenga resultados favorables. De allí que, en las pequeñas y medianas organizaciones, se ha ido incrementado en los últimos años la implementación de controles que permitan a la organización mejorar los procedimientos y necesidades, así como resguardar y proteger los activos, verificar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones. La empresa no contaba con ningún proceso de auditoría que le permitiera identificar fallos en el proceso de gestión de calidad de datos, se aplicó la metodología seleccionada, realizando la auditoría al proceso en el área de servicios profesionales, con el fin de verificar la eficiencia y eficacia de este. En este trabajo se presentan las evidencias, los hallazgos obtenidos y las sugerencias realizadas. El proceso de auditoría administrativa consta de cuatro fases; “planeación, examen, evaluación e informe, las cuales se llevaron a cabo por medio de las herramientas o instrumentos de medición, como cuestionarios, entrevistas y observaciones”. La Auditoria Administrativa que se presenta en este informe cuenta con un proceso de aplicación que consta desde los antecedentes de la empresa, la recolección de la información a través de la observación y aplicación de herramientas, así como la elaboración de estas y de un amplio análisis de la información recolectada, para poder llegar finalmente a los resultados y con ellos se elaboran las recomendaciones.

4 Justificación Ecopetrol tiene falencias en la estructura organizacional de la empresa, con la cual sus directivos y colaboradores se puedan ubicar jerárquicamente y a su vez los integrantes sean promovidos en ella. El uso de las TIC hace parte fundamental en las organizaciones. Los sistemas de información se constituyen como herramientas fundamentales para el apoyo en la toma de decisiones lo cual genera un alto grado de dependencia y elevados costos de inversión para este tipo de herramientas. Debido a la importancia que los sistemas de información están ganando hoy en día en las organizaciones se hace necesario la generación de controles y evaluaciones que garanticen que estos sistemas funcionen de manera adecuada y correcta Este proyecto tiene como finalidad ejecutar un proceso de auditoría, teniendo en cuenta la importancia que hoy en día tiene para las organizaciones la correcta ejecución de sus procesos. Por esta razón la ejecución de este proyecto permitirá identificar oportunidades de mejora en la Empresa Ecopetrol para reducir el alto impacto en retrocesos y tiempos de ejecución. Por otra parte, aplicar una auditoría permitirá a Ecopetrol obtener herramientas necesarias frente a la ejecución de su proceso y aplicar acciones de mejora y es una propuesta innovadora para la empresa Ecopetrol.

5 Objetivos Objetivo general Evaluar el proceso Gestión de la Calidad de Datos de la Ecopetrol con el fin de establecer una propuesta de mejoramiento en las etapas del proceso administrativo. Objetivos específicos •

Identificar las falencias que se dan en cada área, identificados uno a uno de los integrantes de esta.

•

Comparar las metodologías de referencia de auditoría bajo el método Delphi para seleccionar la adecuada.

•

Identificar los aspectos que generan las deficiencias del proceso administrativo.

•

Medir la aplicación de la metodología para ofrecer una realimentación y recomendaciones a la empresa.

6 Alcances y Limitaciones La presente Auditoria Administrativa está enfocada en cumplir con los objetivos propuestos de acuerdo con los parámetros que se deben tener en cuenta para el desarrollo de esta, y a su vez reforzar nuestros conocimientos con el adelanto de esta actividad. La Auditoria Administrativa se realizó únicamente en la empresa Ecopetrol para apreciar el panorama y determinar de manera correcta lo problemas potenciales, áreas de oportunidad, así como las funciones administrativas. La factibilidad de la aplicación del método de investigación para la auditoria administrativa y diagnóstico, no hubo necesidad de traslados, ya que se pudo hacer el proceso en la oficina central que es precisamente donde prestan sus servicios diariamente por la utilización de las nuevas tecnologías se reduce al mínimo los costó que implica

7 Ecopetrol La Empresa estatal colombiana Ecopetrol, uno de los cuatro principales productores de petróleo de América Latina, se dedica a la producción, refinación y transporte de petróleo y gas, así como a actividades petroquímicas. Sus activos comprenden también una amplia gama de productos refinados como gasolina, diésel, combustible de aviación, gas licuado de petróleo y combustible residual pesado. Además de su operación local, Ecopetrol explora y produce en Perú, Brasil, Angola y la costa Del golfo estadounidense. Composición de capital Con corte al 31 de diciembre de 2016, la composición accionaria de Ecopetrol S.A. era: Nación 88,49%, personas naturales 3,29%, fondos de pensiones 2,89%, Fondo Ecopetrol-ADR Programa 2,13%, personas jurídicas 1,78%, fondos y compañías extranjeras 1,42%. Planta física La Empresa cuenta con moderna infraestructura de laboratorios y plantas piloto que soportan los procesos de soluciones tecnológicas. Estos son algunos de los equipos científicos, algunos de ellos únicos en Latinoamérica. Exploración y Producción Centro de Procesamiento Sísmico: Su grupo de geofísicos ofrece soluciones para optimizar y modelar parámetros de adquisición sísmica, mejorar imágenes sísmicas en áreas complejas – Procesamiento PSDM e interpretación cuantitativa. Laboratorio de Geoquímica: Análisis de distribución de producción en mezclas provenientes de diferentes horizontes en un mismo pozo.

8 Laboratorio de Recobro Mejorado: El ICP ofrece soluciones para conceptualizar y ejecutar procesos de Recobro Mejorado - EOR. Litoteca Ecopetrol: Solución para catalogación física e implementación de procesos de verificación física de los datos. Refinación y Energía La empresa cuenta con laboratorios calificados con nivel de excelencia en RoundRobin de Shell, ASTM e IP. Transporte y Sostenibilidad Selección y aplicación de Polímeros para encamisado de tuberías de acero para control de corrosión y desgaste en líneas de producción para superficie y fondo de pozo. 7 Comercialización Ecopetrol S.A. atiende una parte importante de la demanda nacional favoreciendo la calidad de vida de la comunidad y aportando valor para sus clientes a través de la oferta de gas natural de campos de producción mayores (Cusiana, Cupiagua, Gibraltar y Guajira), menores (Cupiagua Sur y otros), aislados (Floreña y otros), entre otros. Así mismo, gestiona el desarrollo de nueva oferta de gas natural onshore y en el extranjero y viabiliza la creación de nueva demanda a nivel nacional. El objeto del proceso competitivo consiste en la adjudicación de cantidades de gas natural de Ecopetrol S.A. declaradas como Producción Total Disponible para la Venta en Firme (PTDVF) de las fuentes Cusiana y Cupiagua y la posterior suscripción de contratos de suministro1. Misión Trabajamos todos los días para construir un mejor futuro: •

Rentable y sostenible

•

Con una operación sana, limpia y segura

9 •

Asegurando la excelencia operacional y la transparencia en cada una de nuestras acciones

•

Construyendo relaciones de mutuo beneficio con los grupos de interés

Visión Ecopetrol será una compañía integrada de clase mundial de petróleo y gas, orientada a la generación de valor y sostenibilidad, con foco en Exploración y Producción, comprometida con su entorno y soportada en su talento humano y la excelencia operacional. Estrategia y Plan de Negocio La actualización del Plan de Negocio 2019 – 2021 del Grupo Ecopetrol es una actualización de la Estrategia 2020+ gracias al cumplimiento anticipado de la promesa de valor del Plan 2020 en materia de reservas adicionadas (MBPE), expansión internacional, flujo de caja disponible, adición de recursos contingentes, ahorros por transformación, y la relación entre deuda bruta y EBITDA, entre otros temas. Estas son sus principales características: El plan de negocio se cimienta en tres pilares (Crecimiento de reservas y producción, Estricta disciplina de capital y Protección de la caja y eficiencia en costos) que posibilitan cuatro áreas de crecimiento

(Campos

Internacionalización).

existentes,

Exploración

en

Colombia,

No

convencionales

e

10 Organigrama Administrativo de Ecopetrol

11 Información de Método La auditoría administrativa puede realizarse de una función específica, un departamento o área de la organización o de un grupo de ellos, de una división o de la empresa completa. En este método se propone que antes de implantar un programa general de Auditoria administrativa, es indispensable contar con la aprobación y apoyo de la dirección. Otros aspectos fundamentales que deben considerarse al organizar un programa de Auditoria es la formulación de una política que señale objetivos e indique un plan para su consecución. En este plan se debe incluir: la selección del personal adecuado, la implantación de un programa de capacitación que mejore la eficacia de la mano de obra y una base de control de tiempo y costo. Los elementos en los métodos de administración y operación que exigen una constante vigilancia, análisis y evaluación y que además deben conocerse bien ya que componen el programa de la Auditoria son: Planes y Objetivos. Se debe examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. Organización. •

la estructura de la organización en el área que se evalúa.

•

Comparar la estructura presente con la que aparece en el organigrama.

•

Conocer la estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentalización.

✓ Políticas y prácticas. Se deben estudiar para ver si es necesario emprender acciones de mejoramiento. ✓ Reglamentos. Determinar si la organización cumple los reglamentos locales, estatales y nacionales.

12 ✓ Sistemas y procedimientos. Conocer si los sistemas y procedimientos presentan deficiencias o irregularidades e idear métodos para mejorarlos. ✓ Controles. Determinar la eficacia de los métodos de control. ✓ Operaciones. Se debe precisar que aspecto de las operaciones requiere un mejor control, organización o comunicación para lograr mejores resultados. ✓ Personal. Conocer las necesidades del personal y cómo afecta al trabajo en el área evaluada. ✓ Equipo físico y su disposición. Precisar si se pueden llevar a cabo mejoras en la disposición del equipo para su mayor aprovechamiento. ✓ Informe. Preparar un informe con las deficiencias que se encontraron y describir las soluciones más convenientes.

13 Resultados con Base a las Encuestas Conocimientos del grupo de la junta directiva responsable de administrar la compañía Ecopetrol realizadas a cada uno de los administradores encargados Encuesta realizada

14 En la pregunta 1 Las vicepresidencias tiene información pertinente de las funciones de cada una. En la pregunta 2, las vicepresidencias responsables de cada dependencia están de acuerdo con sus funciones. En las preguntas 3,4,5 estuvo de acuerdo con las respuestas ya que tienen objetivos generales, para su mercado en los próximos 2 años, así como metas específicas para el siguiente año, siendo estos objetivos realistas y entendidos por los empleados.

Conocimientos Pregunta

si

No

0% 21%

79%

* Fuente Propia

En la pregunta 1 Las ramas vicepresidenciales de desarrollo de producción, refinación y procesos industriales, operaciones y mantenimiento transporte y planeación operativa mencionan no tener una clara determinación de sus actividades y funciones. En la pregunta 2, 3, 4, 5 en Las ramas vicepresidenciales de desarrollo de producción, refinación y procesos industriales, operaciones y mantenimiento transporte y planeación operativa menciono

15 estar conforme con el puesto que desempeñan, ya que cuentan con incentivos, el personal idóneo y manejo de la información adecuada para los demás empleados de la compañía, delegando autoridad suficiente para el desempeño adecuado del área.

Conocimientos

Si

No

0% 25%

75%

* Fuente Propia Aplicación en General de Auditoria Administrativa En este parte se evalúa brevemente los resultados obtenidos en la encuesta general de la auditoria administrativa ya que en esta se encuentran registrados los resultados de que tanto conoce el empleado la misión, visión, valores y objetivos de la compañía funciones y desempeño laboral. Donde apreciamos gráficamente a continuación:

16

ENCUESTA 35%

35% 30%

25%

25%

25%

25%

20% 15% 10%

10%

5%

0%

0% Pregunta.

1

2

3

4

5

*Fuente Propia ¿Tiene buena opinión y concepto de la empresa? ¿Se siente satisfecho de sus funciones? ¿Cree que es justo lo que le pagan con lo que usted realiza? ¿Existe un buen ambiente de trabajo dentro de la compañía? ¿Sienten suficiente seguridad en su futuro en la empresa? -En la pregunta 1, solo 5 de los 16 empleados tienen una buena imagen de la empresa, en la pregunta 2, solo 4 empleados están satisfechos con sus puestos. -En la 3 el 35% de los empleados no están de acuerdo con lo que se les paga en la empresa ya desearían que se les incrementara el sueldo. En la pregunta 4 solo dos empleados consideran que existe un buen ambiente de trabajo dentro de la compañía. En la 5, 12 empleados se sienten inseguros dentro de la compañía ya que no se sienten con la estabilidad económica suficiente, esto por no tener un contrato de planta.

17 Conocimientos de los colaboradores de la Misión, visión, valores y Objetivos de la empresa Vicepresidencias finanzas, corporativa, digital, talento humano, abastecimiento y servicios y medio ambiente En esta grafica puede reflejarse claramente, que solo los encargados de los puestos más importantes conocen de los aspectos antes mencionados y que a medida que sus rangos disminuyen en igual proporción disminuyen sus conocimientos de estos aspectos.

administrativa

10% 5% 5%

85%

*Grafica Propia Grafica 6 ¿Cuenta con un manual de organización que contenga la descripción de las funciones a realizar en el área? En esta grafica se puede mostrar que un 95% de los empleados no cuentan con un manual de organización, donde se describan claramente sus actividades, o funciones de cada uno de los empleados.

18

No; 14

14 12 10 8 6 4 2 0

Si; 2

Si No

*Grafica Propia

Grafica 7 ¿Existen planes de incentivos para el personal dentro de la compañía? Esta grafica muestra que solo el administrador responsable conoce los planes de incentivos para los empleados de la compañía. El resto los desconoce y mencionan que nunca se les han mencionado.

Incentivos

Si No

*Grafica Propia

19 ¿El servicio que la empresa brinda Cumple con sus expectativas? El 72% de los clientes encuestados están conformes con los servicios que les brinda la empresa, y solo el 28% mencionaron que se encuentran insatisfechos por el servicio brindado. A este 28% se le pidió que expresara sus inconformidades con respecto al servicio y todos mencionaron una falta de compromiso por parte de la empresa en cuanto las entregas de los productos para sus servicios. Esto debido a que por lo general se les entrega fuera de tiempo.

servicio prestado a clientes servicio prestado a clientes

72% 80% 60% 40%

28%

20% 0% SI NO

*Grafica Propia ¿Está satisfecho con la calidad del servicio, que la compañía le brinda? La grafica refleja claramente que una mayoría significativa de los clientes están satisfechos con la calidad de los servicios brindados mostrando un 81% de las respuestas favorables, a los clientes insatisfechos se les pidió que mencionaran, el porqué de sus respuestas y una mayoría coincidió en que los higiénicos utilizados para la habilitación de sanitarios mostraban poco rendimiento por su calidad.

20

*Grafica Propia Medición del Ambiente Laboral Objetivo Conocer la situación actual del nivel de satisfacción y el ambiente laboral que prevalece entre los trabajadores de Ecopetrol. Este análisis servirá a la compañía para dar pauta a un punto de partida a la Dirección para tomar medidas de mejora en los rubros donde se muestre mayor grado de insatisfacción. Grafica 1 Condiciones de Trabajo Resultados: Verde: 85%, Rojo: 10%, Azul: 5% En el rubro del equipo para realizar el trabajo se muestra como la mayoría de los integrantes de la empresa manifestaron su inconformidad y desde luego que esto presenta un problema grave para empresa, pues esto puede justificar un desempeño pobre en sus actividades.

21 En cuanto al ruido basura y desorden también se muestra en un nivel bajo de satisfacción y esto no debe ser pasado por alto ya que el principal servicio de la empresa gira en torno a esto. Los empleados mostraron un alto nivel de insatisfacción en referencia a los planes de seguridad, esto porque aún no se les han dado a conocer, y se mencionó en algunos casos que no saben a qué se refiere este rubro. Los esfuerzos de la administración por el personal se reflejan en un nivel muy bajo de satisfacción para los empleados pues no sienten que se hagan suficientes esfuerzos por su superación. Este sentimiento genera insatisfacción y falta de motivación, con lo que el trabajador decide limitar sus esfuerzos orientándolos a las actividades mínimas necesarias que requiere el puesto.

incentivos de la administracion

equipo necesario para la realizacion del trabajo 100 80 60 40 20 0

ruido , desorden

azul

rojo verde

mantenimiento de equipos

programas de seguridad en el trabajo

*Grafica Propia

22 Ficha Técnica Nombre de la Empresa

ECOPETROL

Iniciativa

Privada

Teléfono

7849578

PRESIDENTE DE LA COMPAÑIA

Felipe Bayón

Características del Cuestionario Objetivo o criterio

Saber el nivel de cohesión grupal

Tipo de Pregunta

Elección-rechazo

Posibilidades de Elegir

Solo a miembros de la Empresa

Numero de Elección

Máximo 2

Características de la Administración de la prueba Ausentes Ninguno Día

26 marzo 2020

Hora

11:00 A.M

Duración

45 minutos

Aplicación

Individual

Administrado por

Juan Diego Burgos Gomez

Observaciones

Ninguna

Análisis e Interpretación del Sociograma Integral de Ecopetrol Se Identificar al líder dominante y los diferentes lazos que se han establecido dentro de él servirán para detectar anomalías que interfieran con el normal funcionamiento de este grupo y sus objetivos concretos. Para entender que es un sociograma, lo primero que necesitamos es saber cuándo y por qué aplicarlo. Las razones pueden ser variadas, aunque generalmente la propia naturaleza del grupo nos dará la pista. Habremos de tener en cuenta, en primer lugar, cuáles son las razones que han llevado a ese grupo a componerse y en qué modo se necesita la cohesión entre sus miembros para

23 que puedan llevarse a término sus objetivos. Cuando la armonía grupal es condición necesaria para el desarrollo de las metas establecidas, el sociograma nos resultará de especial utilidad para corregir o intervenir en las tendencias sociales surgidas de una manera espontánea. Para realizar un sociograma se cuestiona a cada uno de los integrantes acerca de sus preferencias sociales dentro del grupo. Entre las preguntas que se realizan se abarcan varias categorías de preguntas acerca de sus afinidades y rechazos respecto al resto de los integrantes del grupo. ¿A quién se elige para hacer cierta actividad? O, por el contrario, ¿con quién no harían jamás esa misma actividad? Las elecciones y rechazos, junto con otras cuestiones atributivas, se concretarán en números para cada uno de los miembros, y de esta manera se podrá llegar a un resultado gráfico muy intuitivo con el que, a golpe de un vistazo, sabremos lo que está sucediendo a nivel social. De esta forma, es posible actuar sobre el grupo para activar vínculos potenciales o desactivar aquellos existentes. Matriz Sociometría En el cuadro se muestran los rechazos, la elección y el porcentaje de rechazos lo que nos puede decir cómo se encuentran las relaciones laborales.

24 SP= ELECCION RECIBIDA

RN= RECHAZOS MUTUOS

SPVAL= PORCENTAJE DE ELECCION

EP= ELECCIONES REALIZADAS

EN= RECHAZOS

EN= RECHAZOS REALIZADOS

EP= ELECCIONES

RN= RECHAZOS MUTUOS

SN= RECHAZOS RECIBIDOS EN= RECHAZOS SNVAL= PORCENTAJE DE RECHAZO RP= ELECCION MUTUA

Bogotá, 23 de marzo del 2020

Doctor Felipe Bayón Presidente La ciudad Asunto. Informe de Auditoría Administrativa

Por medio del presente y de manera muy respetuosa informo que hemos terminado el proceso de Auditoria Administrativa realizada en el área funcional y organizacional de la empresa. Lo cual anexo en el presente el informe analítico, como fue solicitado, la auditoria se desarrolló con base en un programa específicamente diseñado para este caso, el cual con su aceptación y la del titular del área. El tiempo estipulado en esta labor no se excedió en relación con lo estimado. Con la finalidad de exponer en forma ordenada los resultados a continuación mostramos informe con resultados y hallazgos:

25 Interpretación y Resultados Es importante para toda empresa el darse cuenta de las áreas de oportunidad a las que se enfrenta dentro del proceso de mejora continua, en este caso determinado a través de la auditoría al proceso de capacitación y formación por parte de Talento Humano, es decir, de verificar cómo se comporta la empresa en cada una de las fases que componen dicho proceso. El objetivo del trabajo realizado fue encaminado, a conseguir aclarar el panorama administrativo de la empresa a través de una auditoría administrativa y su respectivo Diagnóstico. Lo cual se hizo a partir de aplicaciones de cuestionarios a empleados y gerentes, entrevistas, consultas de documentos de la empresa o simplemente a través de la observación.

26 Informe Resultados Auditoría Auditoria Administrativa ECOPETROL Periodo. marzo de 2020

Hecho por: FUAA Fecha: 16-03-20 Revisado por: S.V. Fecha: 30-03-20

Plan de Auditoría Administrativa La unidad de análisis estará a cargo la División de Operaciones de la empresa Ecopetrol la cual está comprendida por dos departamentos: Área Administrativa, y Gerencia de Operaciones. Departamentos para examinar: Talento Humano – Proceso de Capacitación y formación continua del personal. Campo de aplicación: Determinar el cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes, implementados por el departamento de talento humano, puntualmente en el proceso de capacitación y formación al personal de la compañía. Objetivos: Determinar las causas desde el punto de vista de una Auditoría Administrativa, por las que se hace necesario que el departamento de Auditoría Interna realice en el departamento de talento humano, una evaluación del cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes, debido a las calificaciones obtenidas en las últimas evaluaciones de desempeño y a varias observaciones desfavorables recibidas de manera anónima por parte de algunos trabajadores. Alcance: Evaluar las políticas y procedimientos existentes para capacitación del personal. Control interno: Se evaluará a través de cuestionarios de Auditoría Administrativa los cuales están adoptados a las características y cualidades del proceso a examinar. Período por revisar: Año 2019 Técnicas para recabar información: Observación, evaluación de desempeño, encuesta, entrevista, consulta, indagación, confirmación y recuento. Método para utilizar en la evaluación: Los cuestionarios.

27

Hecho por: FUAA Fecha: 16-03-20 Revisado por: S.V. Fecha: 30-03-20 Miembros del equipo de auditoría: Estará a cargo del Auditor Interno quien es Coordinador Auditoria Administrativa ECOPETROL Periodo. marzo de 2020

del Talento Humano y el grupo Auditor externo. Lugar y fecha: La auditoría se realiza en las instalaciones Ecopetrol y la fecha de ejecución será del 01 de febrero de 2020 al 16 de marzo de 2020. Recursos por utilizar: La administración, proporcionará una computadora, dos Escritorios, papelería, útiles y otros que sean necesarios. Responsabilidad de la auditoría: El Auditor Interno de la entidad estará a cargo de la auditoría y los estudiantes autores del presente informe serán los colaboradores, es importante mencionar que el equipo auditor tendrá la autoridad necesaria para ejecutar el trabajo Programado. Con el propósito de obtener toda la colaboración necesaria por parte del personal de las áreas objeto del examen, se les ha informado que se efectuará Una Auditoría Administrativa en las fechas programadas. Horario de trabajo: El equipo de auditoría trabajó de lunes a viernes en horario de 7:00 a.m. a 4:00 p.m. con el propósito de obtener los datos necesarios para establecer resultados sobre la auditoría. Fecha de clausura: El trabajo se finalizó el 18 de marzo de 2020. Presentación del informe: Se presentará al Consejo de Administración de la Empresa Ecopetrol con copia a Gerencia General, el día 15 de abril de 2020 a las 15:00 Horas en el auditorio principal de las Instalaciones de la entidad en la ciudad de Bogotá.

28 Planeación en el Proceso de Capacitación ECOPETROL Auditoría Administrativa Período: Año 2020 El proceso de la planeación en Ecopetrol va encaminado a lograr sostenibilidad, crecimiento y generación de valor integrado. Dentro de esos objetivos internos, se evidencia la necesidad de reforzar el conocimiento del personal para fortalecer la compañía desde su interior con el fin de lograr los macroobjetivos; no obstante, las estrategias puntuales de planeación son de manejo interno y confidencial de la compañía. Hallazgos 1. Conocimiento parcial de los objetivos planteados en el Plan de Desarrollo Personal. Causas: •

La tradición de cómo se han hecho las actividades, eventos, entre otras, ha permitido que no estén por escrito, es decir, se hacen porque así se han venido realizando.

•

Los imprevistos que se presentan o manera de interpretación personal requiere de soluciones que no están claramente estipuladas.

2. La generalidad del plan de capacitación ha contribuido a que no se den a conocer de manera formal a las coordinaciones y departamentos. Causas: •

El número de actividades son diversas y variadas, por lo que el establecimiento de procedimientos para cada una de ellas no se ha realizado, además que la experiencia de saber cómo se hacen las cosas tampoco ha permitido que se establezcan por escrito.

29 Recomendaciones. •

Se recomienda que para la elaboración de estrategias, en juntas por sección o por departamentos se formulen estrategias de Desarrollo para el personal, posteriormente serán evaluadas por el encargado de la entidad, y una vez aprobadas sean del conocimiento de todos los empleados, en la junta general y luego reforzadas en reuniones de áreas.

•

Para hacer del conocimiento de las políticas y estrategias a los empleados, se propone que se elabore un folleto o tríptico en el cual estén explícitas.

•

Auditoría Administrativa o por medio de la formación de comisiones entre el personal de la empresa, se formulen, actualicen y se den a conocer los diversos procedimientos, sobre todo de aquellos se realizan periódicamente.

30 Organización en el Proceso de Capacitación ECOPETROL Auditoría Administrativa Período: Año 2020 En el proceso de organización de la capacitación se presupuesta realizar capacitaciones por áreas al interior de la compañía, también procesos de capacitación a las comunidades alrededor de las instalaciones operativas y administrativas. Hallazgos: 1. No se proporciona asesoría puntual del cargo al momento de ingresar a la empresa. 2. No se cuenta con Instructivos especiales para conocimiento de las funciones directas de cada cargo. 3. No existe una correcta organización para todas las actividades que se desarrollan. Causas •

Sólo está como material de consulta, es decir, se da a conocer Solamente cuando se requiere.

•

No existe una organización formal para cada uno de los programas a desarrollar en su totalidad

4. El empleado no recibe una capacitación puntual en cuanto a las funciones que debe desempeñar en su puesto. Causas: •

La forma de darlos a conocer ha sido de manera parcial, ya que no se hace desde que el empleado ingresa a la empresa.

•

No están por escrito, solo se mencionan en reuniones generales de la institución.

31 Recomendaciones. •

Se propone que el área de Talento Humano empiece a implementar procesos claros y consecutivos que permitan el correcto Desarrollo del personal, conforme a las alternativas que mejor se adecuen a las necesidades de la institución.

•

Es importante realizar descriptivos de cada uno de los cargos en la empresa, así mismo, es necesario darlos a conocer al empleado al momento de la inducción, por medio de un manual, un folleto o un video, de tal forma que se le informe lo específico del puesto al que fue contratado.

•

Instructivos especiales: Cada departamento nombrará comisiones para la organización de los diversos eventos o actividades que se realizan a lo largo del año, con la finalidad de establecer por escrito el procedimiento de cómo se llevó a cabo el evento que se les asignó, desde el diseño, el desarrollo y la evaluación de éste.

•

Determinar por escrito a través de diversos formatos, los pasos del proceso de capacitación, previendo cualquier situación de contratación; aplicado por el Administrador Responsable.

•

Elaborar un sistema de inducción general hacia la empresa, así como uno específico a cada departamento y puntualmente al cargo. En el cual se contemplen también las condiciones y políticas de la empresa.

32 Dirección en el Proceso de Capacitación ECOPETROL Auditoría Administrativa Período: Año 2020 A pesar de tener un sofisticado proceso de dirección, en algunas oportunidades es deficiente la intercomunicación entre los empleados y departamentos. Hallazgos: 1. Son pocos los estímulos proporcionados por logro de indicadores, y cuando se otorgan, se dan sólo en ciertos departamentos. 2. La variedad de estímulos debe diversificarse. 3. El empleado no conoce cuáles son los estímulos o motivaciones que ha recibido, está recibiendo o podría recibir. 4. En algunas oportunidades se dificulta el tomar en cuenta las ideas aportadas por los empleados. Causas: •

Los intereses de cada sección son diferentes.

•

Barreras físicas, como la distancia entre sedes operativas y administrativas.

•

El plan de estímulos o motivaciones no es manejado como tal.

•

La empresa no hace público entre el personal los estímulos o motivaciones.

•

Lo relevante para la empresa se planea con meses de anticipación, por lo que la flexibilidad para aportar nuevas ideas a lo planeado se dificulta ya que son ideas tomadas a nivel Administrativo.

33 Recomendaciones. •

Comunicación: La información debe de ser por escrito, en formatos previamente diseñados y hacerse llegar a todos departamentos, bajo previa autorización del Administrador general de la institución.

•

Motivación: Elaborar un plan de estímulos y motivaciones, especificando los tipos y la cantidad de empleados que serán premiados, así como la periodicidad; proceso que debe darse a conocer por escrito al inicio de cada contratación del nuevo personal.

•

Liderazgo: Fortalecer por departamentos algunos espacios de diálogo cada bimestre para la exposición de ideas que surjan entre los empleados y que puedan beneficiar a la empresa.

•

Será responsabilidad del coordinador o jefe de departamentos presentar las propuestas al Administrador responsable y una vez evaluada la propuesta hacer del conocimiento de la resolución al interesado(a) o grupo de interesados (as).

34 Control en el Proceso de Capacitación ECOPETROL Auditoría Administrativa Período: Año 2020 En base a los resultados de capacitaciones anteriores, es necesario implementar nuevos estándares que permitan establecer indicadores claros a cumplir con nuevos procesos. Hallazgos: 1. La elaboración o el conocimiento de los indicadores no han sido claros. Hace Falta supervision por parte del area encargada. 2. Se realiza de manera uniforme, se presupuesta, se realiza y se finaliza, no se tiene en cuenta una debida organización. 3. No se realiza medición de indicadores en todos los niveles de la operación, generalmente se aplica a procesos operativos. Causas: •

La empresa ha priorizado aspectos netamente operativos dejando a un lado la capacitación del personal administrativo.

•

No se documenta o evidencia completamente, debido a la periodicidad con la que se realiza.

•

La medición de indicadores se realiza sólo en los niveles operativos (producción, plantas de extracción, etc.) con las cuales se cree pueden tener repercusiones directas con el éxito de la empresa a sabiendas que ésta recae en la mejora continua de la misma.

35 Recomendaciones. •

Cada departamento se dará a la tarea de dar a conocer los estándares bajo los que se rige la empresa y qué acciones se deben implementar para mejorar los indicadores previstos inicialmente.

•

Al finalizar se evaluarán hasta qué punto fueron alcanzados y se reelaborarán adecuándose a las necesidades de la institución y específicamente de cada departamento y/o cargo.

•

Debe ejercerse supervisión en todos los cargos del personal ya que permite tener el control de las actividades que se realizan, por medio de formatos previamente elaborados por el consejo Administrativo, los cuales servirán de evidencias.

•

Se hará seguimiento anual del Plan de Desarrollo Personal de cada empleado.

•

Cada 6 meses se realizará una evaluación del desempeño a cada uno de los coordinadores y responsables de departamento por parte de la dirección general de la institución. Dejando por escrito los resultados de ésta.

36 Conclusiones

•

Cabe resaltar la importancia de las auditorias administrativas en las empresas ya que permite ver y comprender el estado actual y así mismo permite buscar una solución en sus procesos.

•

Ecopetrol busca garantizar la optimización de sus procesos con el fin de garantizar el bienestar de la entidad. La empresa comprendió los factores que disminuían la productividad de las áreas auditadas. Como entidad se comprometen a mejorar sus procesos, mediante procesos que den un crecimiento significativo en la respectiva área.

•

En sus procesos administrativos se sugirió la implementación de sistemas que le permitan a sus funcionarios poder mejorar su productividad, esto ya lo decide como tal el área encargada. Buscamos que la empresa pueda mejorar sus procesos para optimizar los resultados.

•

Como auditores se busca la estabilidad de las entidades por eso se le hace un informe para que las directrices puedan evaluar los resultados de las evaluaciones hechas a sus funcionarios y junto con esto visualicen cuales son las posibles falencias. Generando así experiencias amigables con los empleados de las distintas áreas evaluadas

•

Junto con el punto anterior se solicita que el área de talento humano convoque algún tipo de evaluaciones para el desarrollo en la cual ven las competencias, aptitudes y conocimiento que tienen sus empleados, buscando así el mejoramiento de la entidad

37 Bibliografía. •

Algunos ciclos y métodos aplicables a la auditoría administrativa. Eje 3

•

Auditoria Administrativa, Oscar Duque, Eje 4

•

García, J. y Rodas, I. (2011). Auditoria administrativa y de comunicación organizacional: el caso del Programa de Telemedicina en México. Revista de Comunicación y Salud, 1(2), 19-31.

•

https://www.google.com/search?q=cuestionario+para+medir+ambiente+laboral&tbm =isch&ved=2ahUKEwi0mcHHvrnoAhVltTEKHSO4C50Q2cCegQIABAA&oq=cuestionario+para+medir+ambiente+laboral&gs_lcp=CgNpbWc QAzoCCAA6BggAEAgQHjoECAAQGFDX8wFYnpsCYIqdAmgAcAB4AYABqAO IAYUikgEKMC4xNS42LjAuMZgBAKABAaoBC2d3cy13aXotaW1n&sclient=img& ei=6lR9XrT8AuXqxgGj8K7oCQ&bih=789&biw=1440#imgrc=iu2VJnfGyT6gMM

•

http://diposit.ub.edu/dspace/bitstream/2445/19843/1/T%C3%A9cnicas%20sociom%C 3%A9tricas_M.Torrado.pdf

38 Anexos Cuestionario de Auditoría Administrativa Políticas y procedimientos.

39

40

41

42

43

44

45