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AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ D.C. 2020 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL ÁREA ANDINA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y FINANCIERAS

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PROYECTO DE AULA- EJE 2 DIEGO LEONARDO CRUZ SERRANO

BOGOTA D.C. 2020

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Contenido INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 6 OBJETIVOS ............................................................................................................................... 6 AUDITORÍA ADMINISTRATIVA COOPERATIVA CODECAN LTDA .............................. 7 INFORMACIÓN RELEVANTE DE LA EMPRESA ................................................................ 7 GESTIÓN GLOBAL ............................................................................................................ 7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: ............................................................................. 7 ................................................................................................................................................. 7 Fuente: Imagen tomada de ................................................................................................... 7 BALANCE SOCIAL ............................................................................................................. 8 CARGOS DIRECTIVOS: .................................................................................................... 8 FINANCIERO: ...................................................................................................................... 9 INVERSIONES: .................................................................................................................. 10 PLANEACIÓN FINANCIERA: ........................................................................................ 11 ESTRATEGIA COMERCIAL: ......................................................................................... 11 OFERTA: ............................................................................................................................. 11 DISTRIBUCIÓN: ................................................................................................................ 12 PRECIOS: ............................................................................................................................ 12

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

PUBLICIDAD: .................................................................................................................... 12 VENTAS: ............................................................................................................................. 12 TALENTO HUMANO ............................................................................................................. 13

•

•

MOTIVACIÓN.............................................................................................................. 13

•

PRODUCTIVIDAD ...................................................................................................... 13

•

AMBIENTE LABORAL .............................................................................................. 13

•

INCENTIVOS ............................................................................................................... 13 DISEÑOS DE CARGOS Y TAREAS ................................................................................ 13

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN ........................................................................................ 13 TÉRMINOS DE REFERENCIA: ...................................................................................... 13 1.

ACTIVIDAD ECONÓMICA: .................................................................................. 14

2.

ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, ADMINISTRACIÓN Y REPRESENTACIÓN

LEGAL: .................................................................................................................................... 14 3.

PLANTA FÍSICA: ..................................................................................................... 14

4. COMERCIALIZACIÓN:............................................................................................... 15 5.

INVENTARIO: .......................................................................................................... 15

6. CARTERA: ...................................................................................................................... 15 PROCEDIMIENTOS: ........................................................................................................ 15 PROGRAMA DE TRABAJO ................................................................................................... 15 RESPONSABLE: ................................................................................................................ 15

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

ÁREAS DE INTERVENCIÓN .......................................................................................... 15 PROGRESIVO DE LAS ACTIVIDADES ESTIMADAS: ............................................. 16 DIAGRAMAS DE PROCESO O FLUJO: ....................................................................... 16 REPORTES Y CLASES DE INFORME A PRESENTAR. SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES: ............................................................................................................................. 17 PERIODICIDAD. TIEMPO DISPUESTO PARA INFORMAR AVANCES: ............. 17 CONCLUSIONES .................................................................................................................... 18 BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................................... 18

6 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INTRODUCCIÓN

En el desarrollo del presente trabajo se realizará una investigación a la empresa CODECAN ubicada en Bogotá D.C, Fundada desde 1965 al servicio de los empleados y pensionados del Instituto Nacional de Cancerología E.S.E, nuestra función será realizar el diagnóstico y desarrollar posteriormente una propuesta de planeación y generación de un programa de Auditoría administrativa, en caso de que no cuenten con este diagnóstico, si ya cuentan con este, se implementaran mejoras, para lo cual recopilaremos información contable, situación financiera y verificación, con el fin de confirmar si cumple con las normas establecidas al efectuar una auditoría.

Al realizar este ejercicio y conocer los procesos internos de CODECAN, se fortalecerán las bases para complementar las habilidades que se requieren y de esta manera aportar desde el campo de la administración; asimismo dar cuenta de la gran importancia que tiene tanto para la vida personal como profesional. OBJETIVOS

1.

Determinar la fuente de control del comportamiento de la cooperativa CODECAN y la

forma en que logra mantener los estándares ya establecidos. 2.

Establecer si la cooperativa CODECAN logra satisfacer la expectativa de sus clientes tanto

internos como externos.

7 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.

Verificar si la cooperativa CODECAN consigue cumplir e implementar los estándares de

calidad, ya que generan una fuerte competencia.

AUDITORÍA ADMINISTRATIVA COOPERATIVA CODECAN LTDA

CODECAN LTDA. Cooperativa Multiactiva de los Empleados y Pensionados, es un organismo cooperativo de primer grado, de derecho privado, de patrimonio variable e ilimitado, sin ánimo de lucro, de actividad múltiple regida por los principios y valores universales del cooperativismo. Todo ello con equidad, mutualidad y solidaridad (CODECANCOOP, 1965)

INFORMACIÓN RELEVANTE DE LA EMPRESA GESTIÓN GLOBAL ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Fuente: Imagen tomada de http://codecancoop.com.co/contenidos.php?Id_Categoria=1

8 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

BALANCE SOCIAL: CODECAN, es una cooperativa de primer grado, de derecho privado, de patrimonio variable e ilimitado, sin ánimo de lucro, de actividad múltiple regida por los principios y valores universales del cooperativismo. Todo ello con equidad, mutualidad y solidaridad. Con beneficios a los empleados y pensionados que pertenecen al Instituto Nacional de Cancerología E.S.E. (CODECANCOOP, 1965).

CARGOS DIRECTIVOS: Máximo Órgano de autoridad y LA ASAMBLEA GENERAL

administración de la cooperativa. La parte administrativa permanente,

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

subordinada a las directrices y políticas de la asamblea general. Es quien ejerce el control social del

JUNTA DE VIGILANCIA

funcionamiento de la cooperativa Es el encargado de la fiscalización general, como también de la revisión contable, económica y financiera de la

REVISOR FISCAL cooperativa.

9 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

El Gerente General es el representante GERENCIA

legal de la cooperativa. Principal ejecutor de las decisiones de la asamblea general y del consejo de administración. La cooperativa cuenta en forma

COMITÉS

permanente con comités especiales, integrados por asociados elegidos por el consejo de administración. Fuente: Propia

Inventarios

FINANCIERO:

Materiales diversos

EXISTENCIA

Materia prima

$8.732.152.256

Productos intermedios

CAPITAL DE

Otros

TRABAJO $13.625.214.920

DISPONIBLES $ 6.258.364.214

EXIGIBLES

Caja $ 2.500.000 Banco $ 6.255.864.214

Cuentas por cobrar $ 18.000.000 Créditos a asociados $ 7.366.850.706

Fuente: Propia

10 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

INVERSIONES: Costos fijos

$ 1.600.000.000

Arriendo de oficina

La cooperativa CODECAN, es quien asume los costos de

Servicios públicos

desarrollo de las distintas ferias que realiza en beneficio de

Nomina

sus asociados, los trámites administrativos y financieros a los Página web

que haya lugar, aplicaciones de TI y operación de sus centros Alquiler de los inmuebles (oficinas,

de datos, la mayor proporción de los costos están depósitos).

relacionados con las ferias de servicios para nuevas alianzas,

otros

siendo estos rubros los que más afectan la rentabilidad a largo plazo. Uno de los grandes costos que asume la organización para mantener sus ventas, es la contratación de sus colaboradores como planificadores,

comerciales

y

personal

Costos variables

$ 300.000.000

Comisiones sobre ventas. Proveedores externos otros

disponible para realización de las ferias.

Los costos fijos y variables de la empresa, se determinan anualmente toda vez que están sometidos al presupuesto que se otorga en la junta directiva, la cual se realiza el mes de marzo de cada año, adicionalmente las empresas asociadas venden sus protocolos también por año.

11 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACIÓN FINANCIERA: CODECAN recibe una comisión del 20% por realizar una nueva alianza con otras empresas, cuyo objetivo es brindarles a sus asociados mayores beneficios en sus créditos de libre inversión. ESTRATEGIA COMERCIAL:

Ofrecer a los Asociados una amplia variedad de productos y servicios teniendo en cuenta las alianzas comerciales que se pueden desarrollar garantizando calidad, bajo costo e innovación y así poder atraer más afiliados a la organización.

OFERTA: La cooperativa CODECAN cuenta con alianzas, promociones y beneficios con las siguientes organizaciones:

-

Alkosto

-

Jardín botánico

-

Estadero Chinauta

-

Viajes Alkosto

-

Funeraria los Olivos

-

Smart Word

-

Colsubsidio

12 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DISTRIBUCIÓN:

CODECAN, aprovecha principalmente los canales digitales en los diferentes medios de comunicación, como: WhatsApp, cartelera institucional, correos, redes sociales como Facebook, Instagram, Twitter, entre otros.

PRECIOS: CODECAN, se somete directamente al precio que ofrecen los proveedores en sus productos y servicios, esto con el fin de brindar a sus asociados algún descuento en las compras que realizan. PUBLICIDAD: CODECAN, usa la información registrada en la plataforma por el asociado, esto para enviar información, ofertas, servicios y productos nuevos.

VENTAS: Las ventas en CODECAN se realizan únicamente entre las alianzas y por los portales digitales de la plataforma, con medios de pagos en línea, como lo son tarjetas de créditos o PSE con los bancos asociados.

13 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TALENTO HUMANO

•

MOTIVACIÓN

•

PRODUCTIVIDAD

•

AMBIENTE LABORAL

•

INCENTIVOS

•

POLÍTICAS DE SELECCIÓN Y PROMOCIÓN

•

DISEÑOS DE CARGOS Y TAREAS

GESTIÓN DE LO ADMINISTRATIVO

PROYECTOS Y PROGRAMAS:

•

PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN

•

PROCEDIMIENTOS DE LIDERAZGO Y ADMINISTRACIÓN, ASÍ COMO ESQUEMAS DE CONTROL INTERNO

DOCUMENTO DE PLANEACIÓN

TÉRMINOS DE REFERENCIA: •

Descubrir fraudes

•

Descubrir errores de principio

14 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

•

Descubrir errores técnicos

CONOCIMIENTO DEL CLIENTE

1.

ACTIVIDAD ECONÓMICA:

La Cooperativa Multiactiva de los Empleados y Pensionados del Instituto Nacional de Cancerología, Empresa Social del Estado, cuya sigla es CODECAN, es un organismo cooperativo, de derecho privado, de patrimonio variable e ilimitado, sin ánimo de lucro, de actividad múltiple regida por los principios y valores universales de cooperativismo, la ley cooperativa y el presente estatuto: todo ello con equidad, mutualidad y solidaridad. Estatuto (2019) pág. 1 2.

ÓRGANOS DE DIRECCIÓN, ADMINISTRACIÓN Y REPRESENTACIÓN

LEGAL: Que por Acta No. 22 de Asamblea de Asociados del 23 de marzo de 2019, inscrita el 25 de marzo de 2017 bajo el número 02200035 del libro IX, fueron nombrados según su normatividad en los siguientes artículos Representante legal Primer

Suplente

Henry Ladino

CC 79.682.369

del María Bernardita Jara

CC 39.723.369

Elvia Sofía Riaño

CC 52.789.369

representante legal Segundo suplente

3. PLANTA FÍSICA: CODECAN para su desarrollo cuenta con única oficina, ubicada en la ciudad de Bogotá en la Av. Calle. 1ra. No. 9 - 85, Bogotá – Colombia

15 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Contacto, teléfono: 334 05 20, Celular: 315 397 97 42 4. COMERCIALIZACIÓN: La comercialización en la cooperativa CODECAN, se realiza mediante lo estipulado en su ARTICULO 6 5.

INVENTARIO:

Todos los inventarios son variables porque depende de la negociación que se realice con cada alianza, es decir no se tiene un inventario calzado, sino que son las unidades que el socio negocia con el comercial.

6. CARTERA: CODECAN es una empresa que cuenta con un amplio capital de inversión ACTIVO TOTAL: $13.625.214.920 TAMAÑO EMPRESA: GRANDE PROCEDIMIENTOS: Disposiciones legales, los pronunciamientos profesionales y las normas que rigen el proceso.

PROGRAMA DE TRABAJO

RESPONSABLE: EQUIPO A CARGO DE SU IMPLEMENTACIÓN:

ÁREAS DE INTERVENCIÓN •

Financiero

16 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

•

Talento Humano

•

Gestión Administrativa

•

Actas de asamblea

•

Actas de consejo

•

Actas de comités

•

Decisiones gerenciales

•

Estados financieros

•

Estado de Pérdidas y Ganancias

•

Otras funciones que estén dentro de nuestra función como asesorías y capacitaciones

PROGRESIVO DE LAS ACTIVIDADES ESTIMADAS: •

Control y Análisis

•

Acompañamiento en reuniones y asesoría.

•

Revisión de documentos en sus visitas periódicas.

•

Vigilar actos administrativos y celebración de contratos.

•

Capacitaciones sobre mejoras y otro tipo de consultas.

•

Entrega de informes debidamente sustentados.

DIAGRAMAS DE PROCESO O FLUJO:

17 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

REPORTES Y CLASES DE INFORME A PRESENTAR. SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES: Se le presentará un informe general a la empresa el cual consta de: 1. Responsables; quienes fueron los encargados o el área administrativa en el cual se preparó dicho informe. 2. Introducción; justificación y mecanismos en los cuales se recolectó la información. 3. Técnicas; son los instrumentos y métodos usados para recolectar la información. 4. Diagnostico; causas y consecuencias del estudio. 5. Propuesta; alternativas de acción, ventajas, cambios a realizar y los resultados o hallazgos obtenidos en la auditoría. 6. Estrategia de información; pasos y etapas que se seguirán en el transcurso de mejora. 7. Seguimiento; control a realizar por las personas encargadas de cada no conformidad, para garantizar la satisfacción esperada. 8. Conclusiones y recomendaciones; logros, problemas, soluciones, sugerencias y demás información relevante de la auditoría. 9. Anexos, documentos soporte los cuales se convierten en papeles de trabajo.

PERIODICIDAD. TIEMPO DISPUESTO PARA INFORMAR AVANCES: Los tiempos que se le han otorgado a cada responsable para corregir o subsanar la no conformidad, es de acuerdo al proceso que puede tardar en realizar dicha corrección, el tiempo mínimo es de 30 días, para presentar el informe y las acciones ejecutadas en el área, adicionalmente, el tiempo máximo será de 90 días, el cual se estima que se tardará en revisar con

18 PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

el área jurídica la anulación de los contratos y proceder a contratar la planta, de acuerdo a los criterios definidos por el área y en espera de la aprobación presupuestal. CONCLUSIONES

BIBLIOGRAFÍA