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AUDITORÍA DEL ÁREA DE ACTIVOS FIJOS DE LA EMPRESA MOVIOBRAS HMA S.A.S.

INTEGRANTES:

María Berdugo Antonio Donado Abrahán Herrera Adalberto Echeverría

AUDITORÍA DE GESTIÓN

PROFESOR: WILLIAM DE LA HOZ

Universidad Libre Facultad de Ciencias Económicas Administrativas y Contables Contaduría Pública Abril de 2019 Página 2 de 30

MEMORANDO DE PLANEACIÓN

1. Razón Social: MOVIOBRAS HMA S.A.S. 2. Entendimiento de La Entidad y Su Entorno Nombre: MOVIOBRAS HMA S.A.S. Nit: 901016966-8 Dirección: CRA 47 No. 84-20 OFICINA 205 Teléfono: 3044387 Régimen: Régimen común 2.1 INFORMACION DE LA EMPRESA MOVIOBRAS HMA SAS es una empresa de profesionales en el área de construcción y maquinaria pesada con amplia experiencia en el sector de las obras civiles comprometidos en planificar, ejecutar y garantizar el cumplimiento de nuestros proyectos con excelencia, eficiencia y calidad. MISIÓN Es una empresa dedicada a la construcción, alquiler de maquinaria y demás actividades relacionadas a Obras Civiles contando con profesionales de alta calidad para generar óptimos resultados. VISIÓN En el 2020, ser líderes e incrementar nuestro mercado en alquiler de maquinaria pesada y proyectos de Ingeniería Civil satisfaciendo al 100% las expectativas del cliente.

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Políticas de Calidad        

Compromiso de alta gerencia Búsqueda continua de ampliación de portafolio Trabajo en equipo Alto nivel de profesionalidad Satisfacción del cliente con el resultado obtenido Respeto al medio ambiente Cumplimiento oportuno en actividades delegadas Construcción beneficiosa con nuestros proveedores y clientes.

Valores Corporativos     



Calidad: Nos comprometemos con las necesidades y satisfacción del cliente Compromiso: Nuestro compromiso es ofrecer un servicio que cumpla y supere las expectativas del cliente. Cumplimiento: Cumplimos eficientemente con los compromisos adquiridos y asumimos positivamente las consecuencias de nuestros actos. Trabajo en Equipo: Cada miembro de nuestra organización, aporta de manera sustancial con sus labores, al logro de la excelencia empresarial. Respeto: Las necesidades de nuestros usuarios y clientes serán respetadas sin excepción alguna y no serán dados a conocer a nadie ajeno de la organización Orientación al cliente: Conocer las necesidades de los clientes, para satisfacer adecuadamente, y mejorar nuestras habilidades para desarrollar servicios acordes a las necesidades del entorno.

2.2 SERVICIOS: Nuestra empresa ofrece los siguientes servicios: -Alquiler de Maquinaria Pesada: Contamos con maquinaria amarilla que se encuentra en perfecto estado y operatividad tales como: Excavadoras de oruga, Motoniveladoras, Vibrocompactadores de 7ton, Vibrocompactadores de 10ton, Cargadores Frontales, Retrocargadores y Bobcat. Así mismo, tenemos mecánicos de planta que se encargan de hacer los mantenimientos preventivos y correctivos para garantizar el rendimiento de la maquinaria y poder ofrecer un excelente servicio.

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-Suministro y Transporte de Material: Suministramos material para mejoramiento de terreno según su requerimiento el cual es transportado por medio de volquetas. -Construcción de Obras Civiles: Ejecución de obras de arte, instalaciones de pavimento articulado y demás actividades de construcción.

-Mantenimientos Viales: Mejoramientos de una carretera con el fin de solucionar problemas a causa del suelo y de su uso a fin de prologar la vida útil de la misma.

2.3 Organigrama de la Compañía:

Gerente General

Asistente Administrativa

Gerente Administrativa

Contador

Coordinador

Analista Contable

Operadores

Mecanico

Conductor

2.4. Listado de Activos Fijos: TIPO DE MAQUINARIA:

PESADA

MAQUINARIA PROPIA

No. 1 2 3

CODIGO INTERNO RT1 RT2 MN1

TIPO DE EQUIPO Retrocargador Retrocargador Motoniveladora

MARCA Caterpillar Caterpillar Caterpillar

MODELO 416 E 416 D 12 G

AÑO No. DE SERIE 2007 CAT0416EVCBD01445 2006 CAT0416DEB2D02302 1994 61M15152

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MAQUINARIA SUBCONTRATADA No. 4 5 6 7 8 9 10

CODIGO INTERNO VC3 MN2 EX1 EX2 VC2 CF1 CM1

TIPO DE EQUIPO MARCA MODELO AÑO No. DE SERIE Vibrocompactador Caterpillar CS -533C 2000 2WN00139 Motoniveladora Caterpillar 120G 1993 4HD022115 Excavadora de oruga Caterpillar 320 D 2011 CAT0320DCFA07415 Excavadora de oruga Caterpillar 315 CL 2006 CAT0315CLCJ02586 Vibrocompactador Ingersoll Rand SD 70 1998 141199 Cargador Frontal Caterpillar 950h 2010 CAT0950HCM1G02203 Camabaja QMC YAB207 2013 R78605

Observación: Este es el rubro que vamos a auditar ya que actualmente los equipos de computación no hacen parte de los activos fijo de Moviobras. El rubro de Activos Fijos solo está conformado por maquinaria amarilla y mobiliarios que son utilizados en la parte administrativa. 2.5 Disposiciones legales Activos Fijos Moviobras: Por medio del decreto del Ministerio de Industria y Comercio - Numero 723 del 10 de Abril del 2014 se establecen medidas para regular, registrar y controlar la importación y Movilización de la maquinaria clasificable en las subpartidas 8429.11.00.00, 8429.19.00.00, 8429.51.00.00, 8429.52.00.00, 8429.59.00.00, 8431.41.00.00, 8431.42.00.00 Y 8905.10.00.00 del Arancel de Aduanas y se dictan otras disposiciones. De acuerdo al decreto anterior Moviobras maneja maquinaria de las subpartidas: 8429.11.00.00: Correspondientes a maquinarias de Orugas. 8429.51.00.00: Cargadoras y palas cargadoras de carga frontal. 8429.52.00.00: Maquinas cuya superestructura pueda girar 360° Las maquinas pertenecientes a estar subpartidas arancelarias deberán: - Registrarse ante el (RUNT). - Tener incorporado de manera permanente y en funcionamiento, un sistema de posicionamiento satelital (GPS) u otro dispositivo de seguridad y monitoreo electrónico, que permita la localización de la maquinaria y la verificación por las autoridades de control. - Expedir guía de movilización ante el RUNT para su movilización.

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2.6 Expectativa del cliente De acuerdo a lo conversado con gerencia,

3. Responsabilidad en informes Nuestra responsabilidad como AUDITORES EXTERNOS, implica entre otras, las expresar un dictamen sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, en el rubro de Activos fijos. Velar por el cumplimiento de los procedimientos de control implantados por la administración de la empresa.

3.1 Personal asignado al trabajo NOMBRE DEL FUNCIONARIO MARIA JOSE BERDUGO ANTONIO DONADO ABRAHAN HERRERA ADALBERTO ECHEVERRIA

CARGO Auditor Auditor suplente Asistente Asistente

4. Personal clave por parte de la empresa. NOMBRE DEL FUNCIONARIO JUAN SEBASTIAN MENESES LILIANA MENESES JOHANNA MELGAJERO YAIR CERVANTES WILMAN RODRIGUEZ

CARGO Gerente Gerente administrativa Contadora Coordinador Mecánico

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5. Cronograma de Trabajo.

Cronograma de trabajo. Empresa: MOVIOBRAS HMA S.A.S. Proceso: AUDITORIA DE ACTIVOS FIJOS MES

feb-19

Actividades

22/02/2019

abr-19

mar-19 1- 31

1-15

16-30

Planeación Ejecución Informe

6.

POLÍTICAS

CONTABLES

RELACIONADAS

CON

EL

RUBRO

DE

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO:

6.1 ADQUISICIÓN ACTIVOS FIJOS:

1. Al realizar la compra de una propiedad planta y equipo se deben elaborar los documentos que respalden la adquisición del bien, dichas compras estarán acompañado por su respectiva cotización. 2. La Gerencia será responsable de escoger la cotización que genere mayor beneficio a la empresa. 3. Las cotizaciones deben ser entregadas en un plazo máximo de cuarenta y ocho horas a partir del contacto de los proveedores. 4. El departamento de contabilidad será el encargado de comprobar si existen recursos económicos para realizar la compra del bien solicitado. 5. Únicamente se harán convenios con proveedores que estén debidamente legalizados y que se ajusten a las necesidades de la empresa. 6. Los muebles de oficina y equipos de computación solicitados deberán estar acompañados de un requerimiento, de no ser así no se realizará la adquisición. Página 8 de 30

7. Serán inspeccionadas minuciosamente las facturas entregadas al departamento contable por los proveedores antes de efectuar el desembolso económico. 9. Se realizarán cuadros comparativos con la finalidad de seleccionar el proveedor que genere mayores beneficios. 10. Actualizar el listado de ofertas, promociones y proveedores que genere el mercado.

6.2 CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

1. Los activos fijos de MOVIOBRAS HMA SAS serán debidamente codificados de acuerdo con su naturaleza. 2. Se elaborarán inventarios de los bienes de producción al finalizar una vez al año, con el objetivo de comprobar que los mismos coincidan con los datos contables. 3. Se asignará una persona que custodiará y administrará los bienes de producción y administrativos de la empresa. 4. Los usuarios de los activos fijos deberán cuidar el bien que se le ha otorgado. 5. Los operadores encargados de manejar los transportes de carga pesada deberán informar la ubicación y recorrido del bien. 6. En caso de despido el operador tendrá que elaborar un informe del estado del activo fijo. 7. La empresa realizará mantenimiento preventivo y correctivo a los activos fijos.

6.3 REGISTRO DE LOS ACTIVOS FIJOS

Se registrará como activos fijos a aquellos que cumplan con las siguientes características: ✓ Destinados a la actividad principal de la empresa ✓ Generen ingresos económicos a la empresa. Página 9 de 30

✓ Valor de adquisición mayor $300.000 M/L. • Los activos fijos se registrarán de acuerdo con los lineamientos que establece la NIC 16. Específicamente en lo relacionado a los costos iníciales y subsiguientes de la propiedad planta y equipo. • Se registrarán los bienes de producción al precio que fue adquirido más sus respectivos elementos que conformen el costo del bien.

6.4 DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

1. Se depreciarán los activos fijos de acuerdo con su naturaleza, utilizando el método de línea recta. 2. Se establecerá valor residual a cada activo fijo. 3. La depreciación de los activos empezará a ser calculada siempre que el bien este en uso. 4. Se analizará el valor residual y años de vida útil de los activos fijos al finalizar cada ciclo contable. 5. Los valores que originen las depreciaciones se colocarán en los resultados.

6.5 DETERIORO

1. Los activos fijos serán evaluados anualmente con la finalidad de detectar deterioro. 2. Se calculará anualmente el importe recuperable y el valor en uso del bien siempre que existan indicios de deterioro. 3. Si existe deterioro la empresa detectará los factores internos y externos que pueden estar afectado al bien.

6.6 BAJA UN ACTIVO FIJO Página 10 de 30

1. Los bienes de producción serán dados de baja al ser robado, vendidos o dañados totalmente. 2. El departamento de gerencia será el encargado de autorizar la dada de baja del activo. 3. Los documentos relacionados con la baja de activos serán entregados a contabilidad.

7. MANUAL DE PROCEDIMIENTOSADMINISTRATIVOS Este documento será una herramienta para el personal administrativo, ya que en él se detallan los procesos para la adquisición, registro, entrega, dada de baja, depreciación, deterioro de los activos fijos.

7.1 ADQUISICIÓN - CONCEPTO Es el proceso que busca planificar, organizar, controlar y ejecutar las actividades de compra de la empresa.

PROCEDIMIENTOS 1. La empresa invertirá en activo fijo siempre que exista la necesidad. 2. El departamento que requiera adquirir un activo fijo solicitará por escrito la necesidad al encargado de los activos fijos.

3. Se realizará un informe basándose en la necesidad presentada por el departamento que solicite la adquisición de un bien de producción, el cual deberá ser presentado a gerencia. 4. El departamento de contabilidad comprobará si existen recursos económicos para realizar la adquisición. 5. La asistente contactará a los proveedores. 6. Diseño de cuadros con información de los proveedores, con la finalidad de escoger el más óptimo.

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7. La asistente realizará las cotizaciones, analizará las propuestas del mercado, procesos que deben estar autorizados por el departamento de gerencia. 9. Una vez hechas las cotizaciones el gerente autorizará mediante firma la compra del activo fijo. 10. Contabilidad realizará el pago. 11. La documentación correspondiente a la compra del bien será entregada al contador.

DESCRIPCIÓN

N

DETALLE

RESPONSABLE

1

Solicitar la adquisición de un bien

Departamento

2

Realizar informe que describa el estado

Coordinador

del activo fijo 3

Comprobar la existencia de recursos

Contabilidad

4

Contactar a los proveedores

Asistente

5

Analizar el informe

Gerencia

6

Comprobar si existe recurso económico

Contador

para adquirir el bien 7

Aprobar la compra

Gerencia

8

Realizar la compra del bien

Contador

9

Registrar el bien adquirido

Contador

10

Realizar las cotizaciones

Asistente y Gerencia

11

Guardar documentos de respaldo de

Contador

compra

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7.2 CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - CONCEPTO Este procedimiento ayudará a la empresa a identificar, organizar, evaluar y salvaguardar los recursos de la compañía. Por otro lado permitirá que los trabajadores conozcan el funcionamiento y la responsabilidad en la que incurre el uso de los activos fijos de la empresa.

PROCEDIMIENTOS:

1. Contabilidad diseñará la codificación de los activos de la siguiente manera:

00

00

00

Año de compra

Código de activo:

Enumeración de compra.

01 Maquinaria y equipo 02 Vehículo de carga pesada 03 Muebles y enseres 04 Equipos de computación

2. El inventario se realizará mínimo una vez al año con la intervención del contador y

una persona ajena al manejo de activos fijos, con la finalidad de comprobar

si los bienes de producción coinciden con los registros contables. 3. La Asistente elaborará el documento que detalle la responsabilidad del encargado de los activos fijos, documento que debe estar firmado por gerencia y la persona que se ha designado a cumplir el cargo. 4. Las personas encargadas de manejar los transportes llenarán los documentos donde se especifique el recorrido, hora de entrada y salida, este proceso lo realizará cada vez que el operador salga de las instalaciones en un bien de la empresa.

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5. Al ser desvinculado una persona de la empresa deberá redactar un informe donde notificará los bienes que recibió los cuales debe de ser los mismos que están en el acta de entrega y recepción.

6. El mantenimiento que se le realizará a la maquinaria buscará prevenir o corregir Situaciones:

-

Preventivo: Los activos fijos serán revisados por un técnico habitualmente con la finalidad de anticiparse a situaciones que podrían afectar el bien, este proceso será planificado por gerencia.



El mecánico a cargo de la empresa, realizara un informe con los cambios realizados o las recomendaciones dadas, en caso de cambio de repuestos, aceites, filtros y demás,

deben quedar especificados las

referencias y el registro fotográfico. Este informe debe ser firmado por el mecánico y operador a cargo. (Anexo 1)

-

Correctivo: Este proceso buscará solucionar daños de las maquinarias:



Si la reparación correctiva no puede ser solucionada por los mecánicos de planta, se contactara a un técnico en el área afectada para proceder a realizar la reparación. De este proceso debe quedar el informe con sus respectivos soportes, incluyendo registro fotográfico, firmado por el mecánico de planta, el técnico contratado y el operador a cargo. (Anexo 1)

7. 3 DEPRECIACION DE ACTIVOS FIJOS - CONCEPTO Procedimiento que se aplicará con la finalidad de conocer el valor de uso de los activos fijos, este proceso lo realizará el contador en base a la NIC 16.

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PROCEDIMIENTO 

Activos fijos de la empresa

ACTIVO FIJO

VIDA UTIL

VALOR RESIDUAL %

Maquinaria y Equipo

10

20

Muebles y enseres

10

10

Formula:

VA= Valor del activo VR= Valor residual ADV= Año de vida útil del activo D: VA – VR ________ ADV

7.4 DETERIORO ACTIVOS FIJOS - CONCEPTO Permitirá reconocer el daño que sufren los activos fijos por situaciones ajenas al uso del bien. PROCEDIMIENTO ➢ Los indicios del deterioro se detectarán de la siguiente manera:

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FUENTES INTERNAS ➢ Daños u obsolescencia de la propiedad planta y equipo. ➢ Cambio importante en el uso del activo fijo. Dichos cambios pueden ser debido al poco uso. ➢ Informes que indique que el rendimiento económico del bien va a disminuir.

FUENTES EXTERNAS ➢ Reducción importante del valor del bien en el mercado. ➢ Modificación de la tecnología. ➢ Una vez detectado los indicios de deterioro la empresa realizará el cálculo del importe recuperable, para ello la compañía debe conocer el valor neto y uso del bien.

Cálculo del Valor neto del activo fijo: +Precio en el mercado -Costos de ventas __________________________________ Valor razonable neto

7.5 DADA DE BAJA ACTIVOS FIJOS - CONCEPTO Definirá los pasos a seguir en caso de que los activos fijos sean destinados para otras actividades o sean desvinculados de la empresa, dichos procesos deben de estar representados en los estados financieros de la empresa.

PROCEDIMIENTO Bienes de producción vendidos

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1. Se contratará un técnico que examinará los bienes de producción con la finalidad de determinar si el bien está en condiciones de ser vendido. 2. Se elaborará un informe detallado sobre los activos fijos que serán vendidos. 3. Todas las ventas y dada de bajas de los activos fijos serán autorizadas por gerencia. 4. Los documentos relacionados con la venta serán entregados al contador.

8. AUDITORÍA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOS

Objetivos de la Auditoría de Propiedad, Planta y Equipo El examen que se le realiza a este componente del balance se basa en dos tipos de objetivos, unos de propósito general y otros de tipo específico.

8.1 OBJETIVO GENERAL: Ejecutar auditoría financiera a la cuenta propiedad planta y equipo de la empresa MOVIOBRAS HMA S.A.S., de conformidad con las NIAS.

8.2 Objetivos Específicos: -

Determinar la correcta clasificación y presentación de los activos fijos en los estados financieros.

-

Determinar la existencia de alguna restricción sobre cualquiera de estos activos.

-

Constatar que estos estén registrados correctamente y de acuerdo a las normas existentes.

-

Establecer la existencia física de los activos fijos.

11. PROCEDIMIENTOS: 11.1 PROCEDIMIENTOS PARA LA AUDITORIA: -

Se evaluara el control interno relacionado con el área de activos fijos.

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-

Con base en los resultados de la evaluación de control interno, se determinaran las pruebas de auditoria a ejecutar.

-

Se Revisaran las cuentas de gastos de mantenimiento y de reparaciones, y validar que no existan partidas importantes que cumplan la definición de activo y deban ser capitalizadas.

-

Se Verificara que las propiedades, planta y equipo estén adecuadamente aseguradas.

-

Se Comprobara que el estado de los activos fijos sea el óptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente.

-

Se Determinara la propiedad o la existencia de alguna restricción sobre cualquiera de estos activos.

-

Se Determinara la correcta clasificación y presentación de las propiedades, planta y equipo en los estados financieros.

-

Revisar si se han realizado los mantenimientos preventivos y correctivos a los activos fijos.

-

Verificar que los soportes de los activos fijos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

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11.2. Pruebas de auditoria:

ITEM

PROCEDIMIENTO

RESPUESTA SI NO

Observaciones

x

Si la organización tiene definidas las políticas en cuanto a todo lo que respecta a los activos fijos Verificado

x

Se verifico que la compañía cuenta con pólizas de seguro, las cuales vencen en agosto de 2019

3

La organización cuenta con software adecuado para el objeto social de la empresa debidamente legalizado?

x

La compañía maneja el software contable World Office, con licencia legal. - Verificado.

4

Existen políticas para la baja de activos fijos?

X

Verificado

5

Se efectúa de manera correcta la depreciación de los activos fijos de acuerdo a las políticas establecidas?

X

Verificado - Se maneja el método de Línea Recta.

1

La organización tiene definidas las políticas en cuanto a depreciación, adiciones, retiros, de los activos fijos?

2

Existen Políticas que garanticen la seguridad, preservación y protección de los activos fijos (Pólizas de seguro)

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x

No, al momento de verificar encontramos ningún documento que soporte la adquisición, ventas, retiros de activos fijos - se informó que no habían realizado ninguno de los anteriores.

Existen archivos documentados de la adquisición de activos?

x

No, Actualmente la documentación existente se encuentra a nombre de los socios.

8

Existe un cronograma para mantenimientos preventivos?

x

9

Existe registro documentado de todos los mantenimientos preventivos y correctivos de los activos fijos?

x

verificado

10

Existe supervisión para el personal que maneja los activos fijos?

x

No se Evidencia registro documental de la supervisión.

x

La maquinaria cumple con las disposiciones legales; se evidencio que las mismas están a nombre de terceros y no de la compañía.

6

Existe aprobación por de la gerencia para adquirir, vender, retirar, activos fijos?

7

11

La maquinaria cumple con todas las disposiciones legales requeridas?

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12

Los activos fijos están debidamente contabilizados en la cuenta de propiedad, planta y equipo?

x

Verificado

13

El personal se encuentra capacitado para el manejo de los activos fijos?

x

Verificado

14

Existe un control en cuanto a las reparaciones y cambio de repuestos de los activos fijos?

15

Existe un control en cuanto al consumo de combustible de las maquinarias?

x

X

No, actualmente no se manejan un control eficiente para el manejo de reparaciones y cambios. No, actualmente no se maneja un control eficiente para el consumo de combustible

CONCLUSIONES  Se debe mejorar e implementar algunos controles para el manejo de información eficiente y eficaz en cuanto al uso de activos fijos.  Sistema de control interno administrativo y contable adecuado. RECOMENDACIONES  Se deben crear controles para el consumo de combustible por maquinaria.  Se debe actualizar la documentación correspondiente a la maquinaria de Línea amarilla, realizar el proceso de traspaso a la empresa.  Actualizar constantemente las políticas y procedimientos para adecuarlos a Necesidades de la empresa.  Implementar un control para el cambio de repuestos ya se correctivo o preventivo, para así tener certeza de los mantenimientos realizados.  Realizar un cronograma de mantenimientos preventivos, para evitar olvidos y descuidos. Página 21 de 30

INFORME DE AUDITORIA AREA: ACTIVOS FIJOS

Fecha de Informe: 7/Mayo/2019 Fecha de Auditoria: 22/02/2019 – 30/04/19 PROCESO AUDITADO: AUDITORES:

Activos Fijos

MARIA JOSE BERDUGO – ANTONIO DONADOABRAHAM HERRERA – ADALBERTO ECHEVERRIA. OBJETO: Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes para los activos fijos, verificar la correcta clasificación y presentación de los activos fijos en los estados financieros, verificar la si existe alguna restricción sobre los activos fijos de la compañía, verificar la existencia física de los mismos. ALCANCE: 1 enero a 31 diciembre de 2018 METODOLOGIA: Se aplicaron procedimientos de auditoria como: 1. Consulta: Realizando preguntas a las personas encargas del manejo operativo y administrativo de los activos fijos. 2. Observación: Se observaron los procedimientos establecidos por la empresa, y la normativa que aplicaba a la misma. 3. Inspección: Se estudiaron documentos y registros como los manifiestos de carga, tarjetas de propiedad, certificado de Gps, registro de mantenimientos, y demás documentos correspondientes a la maquinaria de línea amarilla. 4. Procedimiento Analítico: Se utilizó específicamente para probar la integridad de la información documentada o registrada. 5. Confirmación: Consistió en la obtención de verificación directa. Finalmente se identificaron las observaciones de auditoría o hallazgos. Y se realizan recomendaciones para cada una de las observaciones identificadas. RECURSOS:

Para la realización de la auditoría se hizo uso de recursos como: Archivo de activos fijos, equipo de cómputo, internet, registros de activos fijos de World Office y en Excel entre otros. Página 22 de 30

OBSERVACIONES Y/O HALLAZGOS FORTALEZAS Disposición del personal para suministrar información y atender oportunamente a interrogantes y/o cuestionamientos realizados por la auditora.

OBSERVACIONES OBSERVACIÓN No. 1 – DOCUMENTOS LEGALES DE MAQUINARIA A NOMBRE DE TERCEROS. CONDICIÓN: Verificando la documentación legal de la maquinaria de línea amarilla, observamos que actualmente los equipos se encuentran a nombre del socio JUAN SEBASTIAN MENESES ANDRADE como se evidencia a continuación:

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OBSERVACIÓN NO. 2 – FORMATOS DE MANTENIMIENTOS DE MAQUINARIA CONDICIÓN: Verificando el formato de mantenimiento actual de la maquinaria, no se evidencia espació para las observaciones del operador encargado del equipo. Solo se deja por escrito la opinión del mecánico en planta. FORMATO: (MM)

NIT. 901016966-8

MOVIOBRAS HMA SAS

VERSIÓN: 001

MANTENIMIENTO MAQUINARIA

FECHA VIGENCIA: 01/04/2018

Obra: Cliente: Maquinaria, equipo y/o vehiculo: Maquinaria, equipo y/o vehiculo directo de la

Serie y modelo: SI

NO

Fecha de ejecución:

Tipo de mantenimiento:

Nombre del operador:

Horometro inicial:

Horometro proximo mantenimiento:

Mecanico:

Directo o externo:

DESCRIPCION DEL TRABAJO:

REPUESTOS Y CONSUMIBLES UTILIZADOS: NOMBRE:

REFERENCIA:

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

Residuos liquidos peligrosos (tipo): Residuos solidos peligrosos (tipo): otros: OPERATIVO

CONTROL AMBIENTAL Cantidad aproximada: Cantidad aproximada: Cantidad aproximada: OPERATIVIDAD DE LA MAQUINA, EQUIPO Y/O VEHÍCULO

SI

Sitio de disposicion temporal:

NO MECANICO

NOMBRE: WILMAN RODRIGUEZ

FIRMA: OBSERVACIONES

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OBSERVACIÓN No. 3 – NO HAY CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS CONDICIÓN: No se evidencia cronograma de mantenimientos preventivos para las máquinas. Lo que ocasiona daños en las mismas.

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OBSERVACIÓN No. 4 – CONTROL EN EL CAMBIO DE ACEITE, FILTROS, REPUESTOS Y DEMAS. CONDICIÓN: Al momento de realizar cambio de aceite, filtros y demás, no hay una persona que supervise lo realizado por el mecánico, actualmente la empresa maneja proveedores como GECOLSA S.A. Y NTS S.A. para el cambio de aceite, filtros, etc. Y solo se tiene evidencia de comprado a estos proveedores.

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OBSERVACIÓN No.5 – ACTIVOS FIJOS NO REGISTRADOS EN EL SISTEMA CONTABLE WORLD OFFICE. CONDICIÓN: Verificando el módulo de activos fijos del sistema contable World Office, evidenciamos que no se encuentran registrados los activos fijos de la empresa. Contabilidad Explica que hubo perdida de la información y se encuentran trabajando en actualizar el sistema contable. Evidenciamos los estados financieros y en el rubro de propiedad, planta y equipo, se evidencian el valor de los activos fijos y su respectiva depreciación.

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RECOMENDACIONES NOTA: las recomendaciones son realizadas de manera general para que en el momento que sean adoptadas sea de manera integral a los procesos y no corregir situaciones puntuales. OBSERVACIÓN 1. DOCUMENTOS LEGALES DE MAQUINARIA A NOMBRE DE TERCEROS. Se recomienda realizar el proceso de traspaso de la maquinaria, para que así MOVIOBRAS HMA S.A.S. Figure como único dueño legalmente.

OBSERVACIÓN 2. FORMATOS DE MANTENIMIENTOS DE MAQUINARIAS. Se recomienda modificar el formato de maquinaria, por uno donde se incluya al responsable de máquina, y este pueda anotar las observaciones sobre el mantenimiento preventivo o correctivo que se le practica a la máquina. Adjuntamos modelo sugerido:

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OBSERVACIÓN 3 – CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Se recomienda crear y utilizar el cronograma de mantenimientos preventivos, ya que esto evitara daños con la maquinaria amarilla, que pueden resultar mucho más costosos o pueden causar el daño definitivo de la maquinaria. Se adjunta modelo sugerido:

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MOVIOBRAS HMA SAS

PROYECTO:

CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO

LOCALIDAD:

MOVIMIENTO DE TIERRA

NIT. 901016966 -8 PESADA

TIPO DE MAQUINARIA:

FECHA INICIO:

LIVIANA

INFORMACIÓN MÁQUINA / EQUIPO CÓDIGO MAQUINA: DESCRICPIÓN MÁQUINA:

EX2 Excavadora de oruga

315 CL

SERIE: MARCA:

2006

CAT0315CLCJ02586 Caterpillar

CRONOGRAMA SEMANAL

DESCRIPCION L 1

M

SEMANA 1

SEMANA 2

SEMANA 3

SEMANA 4

29/4/19 AL 5/5/19

6/5/19 AL 12/5/19

12/5/19 AL 19/5/19

20/5/19 AL 26/5/19

M

J

V

S

D

L

M

M

J

V

S

D

L

M

M

J

V

S

D

L

M

M

J

V

S

D

REVISIÓN DE ACEITE DE LUBRICACIÓN

2 REVISIÓN DE REFRIGERANTE 3 ENGRASE CAMBIO DE FILTRO AIRE PRIMARIA CAMBIO DE FILTRO AIRE SECUNDARIA CAMBIO DE FILTRO 6 COMBUSTIBLE CAMBIO DE FILTRO ACEITE 7 NORMAL CAMBIO DE FILTRO ACEITE 8 LAVABLE 4 5

NOMBRE PERSONA RESPONSABLE DEL MANTENIMIENTO: CONTRATACIÓN:

DIRECTA

WILMAR RODRIGUEZ (MECANICO DE PLANTA) INDIRECTA

SUGERENCIAS / OBSERVACIONES: LOS CAMBIOS DE FILTROS SE HACEN CADA 250 HORAS

OBSERVACIÓN 4 - CONTROL EN EL CAMBIO DE ACEITE, FILTROS, REPUESTOS Y DEMAS. Se recomienda establecer un método control para los cambios que se realice a las máquinas. Ya sea conservar los repuestos retirados, y entregarlos con el informe como constancia de que se retiraron, y establecer a una persona (Puede ser el operador) o un tercero, que supervise que los cambios se están realizando de la manera correcta. Se recomienda tomar registro fotográficos también de los mantenimientos correctivos, ya que se evidencia únicamente de los mantenimientos preventivos.

OBSERVACIÓN No.5 – ACTIVOS FIJOS NO REGISTRADOS EN EL SISTEMA CONTABLE WORLD OFFICE. Se recomienda actualizar la información en el software contable para mejor manejo y claridad de la información. Es de veraz importación la utilización de mismo.

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