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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ESCUELA DE AUDITORIA AUDITORIA IV LICENCIADO ANTONIO VELEZ SALON 101 EDIFICIO S-3

“AUDITORIA POR CICLOS DE TRASACCIONES”

EDWIN RAUL SANTOS GARCIA CARNÉ: 200513548

GUATEMALA, JULIO DE 2014.

INDICE

INTRODUCCION

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AUDITORIA POR CICLOS DE TRASACCIONES

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CICLO DE TESORERIA

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CICLO DE EGRESOS

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CICLO DE NOMINA

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CICLO DE CONVERSION

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CICLO DE INGRESOS

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CICLO DE INFORMACION FINANCIERA

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CONCLUSIONES

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RECOMENDACIONES

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BIBLIOGRAFIA

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INTRODUCCIÓN

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En la auditoría por ciclos de transacciones la base fundamental es verificar los casos que suceden cuando se procesan transacciones que tienen un efecto o resultado que impactará los Estados Financieros.

En la actualidad se denota un crecimiento económico de las empresas, en ocasiones la administración pierde la capacidad de realizar las revisiones correspondientes y control total de tareas importantes, muchas veces dicho control se pierde debido al aumento en el volumen de operaciones y con la falta de sistemas estructurados y personal capaz de ejecutarlos puede perderse la integridad de la información y asimismo la confianza en la custodia de activos vitales de la empresa y por ende las funciones no mantienen un cumplimiento adecuado.

Cada transacción que no cuenta con el control correspondiente según su importancia provoca en consecuencia la disminución de la capacidad de presentar informes confiables como fuente primordial para la toma de decisiones. Por lo tanto se origina la necesidad de aplicar revisiones dirigidas específicamente a las transacciones que tienen efectos significativos dentro de una organización, este tipo de revisiones las conocemos como la Auditoría por Ciclos de Transacciones que nos permiten verificar, detectar y analizar los procesos de las transacciones y controles internos contables y la condición básica de la información que integra los resultados de las mismas.

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AUDITORIA POR CICLOS DE TRANSACCIONES Definición de Ciclos: Enfatiza al Auditor que la Actividad de Negocios es un flujo continuo de hechos y transacciones.

Para cada ciclo de actividades de un organismo de la administración central y descentralizada funcionalmente, se identificará y fijará objetivos de control interno lógicos aplicables y razonablemente completos, período durante el cual se someten a auditoria todas las actividades de un centro determinado.

Un enfoque de auditoría efectivo en las revisiones de las operaciones y del control interno en los trabajos donde se requiera informar u opinar sobre el control interno, como sería el caso de la auditoria integral el de los ciclos de auditoría:

Este enfoque se relaciona con la auditoria de los controles de las transacciones económicas que originan los estados financieros, con énfasis en el control interno. El enfoque para efectuar la auditoria mediante una revisión más analítica y profunda del control interno, requiere que se agrupen en forma ordenada las transacciones características de cada negocio. El estudio de este concepto requiere como base fundamental, que se definan dichas transacciones y la forma como pueden agruparse.

Definición Transacciones: Hecho económico que produce un efecto potencial sobre los Estados Financieros.

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Hecho Económico: También llamado “Fenómeno Económico”, es un suceso potencial, verdadero y objetivo. Existen varias clases de hechos económicos, como lo son: 1. Los que involucran “intercambio con terceros” a. Adquisición de recursos a cambio de obligaciones de pago. b. Pagos de efectivo para satisfacer obligaciones. c. Distribución de recursos a terceros a cambio de promesas de pagos futuros. d. Recibo de pago de terceros, por recursos distribuidos.

2. Los que comprenden “fuerzas o entidades externas”, pero que no comprenden intercambios a. Cambios en las condiciones económicas del país (recesiones, cambios en los niveles de precios, escasez de abastecimiento, etc.) b. Cambios en leyes y regulaciones gubernamentales, incluyendo cambios en leyes y tarifas de impuestos. c. Los llamados “actos de la naturaleza” tales como incendios e inundaciones. d. Cambios en los domicilios de proveedores, empleados y clientes. e. Arrendamientos operativos y contratos con fuerza ejecutiva. 3. Los que involucran “decisiones o transferencias internas de recursos” a. Decisiones operativas cambiando precios. b. Transferencias de materias primas a productos en proceso. c. Corrección de errores (ajustes de facturas incorrectas). 4. Los que involucran “el tiempo” a. Acumulación de intereses y depreciación. b. Amortización de gastos anticipados devengados.

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Es un postulado de la contabilidad que todos los hechos económicos en que se comprende a la entidad en canjes con terceros, deben reflejarse en sus estados financieros.

Las Normas Internacionales de Contabilidad NIC’s, requieren que los hechos económicos que comprenden fuerzas o entidades externas y los hechos económicos internos, también deben reflejarse en los estados financieros. Todos los hechos económicos que se reflejan en los estados financieros, deben identificarse o reconocerse, y deben ser aprobados o autorizados para lo cual se requieren pasos adicionales de tramitación y procesamiento tales como: cálculos, clasificación y registro en el mayor y finalmente los saldos del mayor general.

La transformación de los hechos económicos en estados financieros se logra principalmente por su procesamiento como transacciones que fluyen a través de los sistemas. Estudio y Evaluación de la Estructura del Control Interno:

El Control Interno: Comprende el plan de organización, métodos coordinados y medidas adoptadas dentro del negocio, para salvaguardar activos, verificar la confiabilidad y corrección de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adhesión a políticas administrativas. Esquema a observar para Estudio de cada Ciclo:  Que las transacciones se ejecuten adecuadamente (eficiencia operativa).  Que las transacciones estén debidamente registradas (obtención de información financiera razonable y oportuna).  Custodia de los activos (protección a los activos).

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Principales Tipos de Ciclos de Transacciones:  Tesorería.  Egresos.  Compra (adquisición).  Nómina (pago).  Conversión.  Ingresos.  Ventas.  Ingresos de Efectivo.  Información Financiera. ENLACES DE LOS CICLOS Flujo de los Ciclos de Transacciones:  El Ciclo de Tesorería provee efectivo a los ciclos de Egresos.

 Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nómina que se utiliza en el Ciclo de Conversión.

 El ciclo de Conversión origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos.

 El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorería para uso interno o inversiones externas.

 Todos los Ciclos envían información contable al Ciclo de Información Financiera y ésta se resume en Estados Financieros.

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CICLO DE TESORERÍA

Incluye funciones que tratan con fondos de capital (manejo de efectivo y emisión de obligaciones de deuda y acciones de capital). Sus funciones comienzan con el reconocimiento de las necesidades de efectivo.

Incluye la distribución de efectivo las operaciones corrientes y otros, termina en devolución a inversionistas y acreedores. Funciones Típicas: - Función de Ejecución -Inversiones

* Compra de valores, recibir ingresos periódicos y venta de valores. -Financiamiento

* Emisión de obligaciones y acciones del capital social, pago de intereses y dividendos, redimir obligaciones y re adquisición de acciones. - Función de Registro -Inversiones * Contabilizar las transacciones y pase al mayor *Actualizar el mayor auxiliar de inversiones -Financiamiento * Contabilizar las transacciones en diarios y mayor

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- Actualización de los mayores auxiliares - Función de Custodia - Inversiones - Protección de valores

- Mantener correctos los saldos de las inversiones -Financiamiento - Asegurarse de la corrección de los saldo de los pasivos y del capital social

- Asientos Comunes: Incurrir en deudas y pagarlas, emitir y retirar acciones, adquirir y vender acciones de tesorería.

- Formas y Documentos Vitales: Certificados o títulos de acciones, Documentos por pagar, Emisión de obligaciones, Acciones, bonos y otros de inversión, Convenios para plan de beneficios, Cheques de dividendos e intereses. Objetivos del Control Interno: - Eficiencia Operativa: Autorización, segregación de Funciones, procedimientos de documentación.

- Información Financiera Confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos. - Adecuada Custodia de los Activos

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CICLO DE EGRESOS COMPRAS:  Llamado también de adquisición y pago, clasifica la adquisición de recursos entre cuentas de activo y gasto.  También afecta cuentas por pagar y pasivos acumulados, por las diferencias en tiempo que existen entre el recibo de recursos y el desembolso de efectivo.

Funciones Típicas: Funciones de Ejecución: Solicitud de compra, Solicitud de Cotización, Selección del mejor cotizante, Preparación de la solicitud de compra, Autorización para adquisición de: bienes/servicios, Función específica de compra, Recepción de mercancías y suministros, Control de calidad de la adquisición, Verificación y aprobación de los pagos. Funciones de Registro: Registro y control de cuentas por pagar y pasivos acumulados, Distribución de compras y cuentas apropiadas, Actualización de registros de inventario y costos, Actualizar submayores de caja, inventarios, etc. Función de Custodia: Protección del inventario, Mantener registros correctos de inventarios.

Asientos Comunes: Compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribución de cuentas y pagos anticipados.

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Formas y Documentos Vitales: Solicitud de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de proveedores, notas de débito y crédito, solicitudes de cheques, cheques y autorizaciones para desembolsos. Objetivos del Control Interno:

Eficiencia Operativa: Autorización, documentación.

segregación

de

funciones,

procedimientos

de

Información Financiera confiable y Oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos, verificación interna independiente. Custodia de los Activos. Errores Potenciales:

Compra: bienes o servicios contabilizados pero no recibidos, -no autorizados, recibidas, pero no contabilizadas, factura contabilizada incorrectamente.

Pagos: contabilizados, pero no efectuados o viceversa, contabilizados en período indebido, pagos no autorizados.

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CICLO DE NÓMINA:

Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y empleados Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo, comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensión, participación de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados (por ejemplo: seguro médico). Funciones Típicas:

Funciones de Ejecución: Reclutamiento, contratación, promoción y despido de personal, Capacitación y evaluación de personal, Preparación de informes de asistencia, Preparación, autorización, cálculos, control y pago de nóminas, Autorización, pago y recuperación de anticipos varios.

Funciones de registro: Contabilización de transacciones de nómina a pase al mayor, Actualizar registro de empleados, Determinar costo de mano de obra.

Funciones de custodia: Protección de fondos de nómina, Protección de registros de nómina, Mantener corrección de cuentas bancarias.

Asientos comunes: Nóminas pagadas, beneficios de empleados, distribuciones de mano de obra, ajustes de nómina, pagos anticipados.

Formas y documentos vitales: Solicitud de empleo, entrevista y pruebas, selección preliminar, exámenes físicos, contratos de trabajo, aviso de promoción, aviso de aumento salarial, despido de personal, liquidación al personal.

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Objetivos del Control Interno:

Eficiencia operativa: Autorización, segregación de funciones, controles físicos y verificación interna independiente.

Información financiera razonable y oportuna: Segregación de funciones, registros contables y procedimientos y verificación interna independiente.

Errores Potenciales:  Planillas infladas con personal no existente.  Pagos por trabajo no realizado.  Apropiación de salarios no reclamados.  Indemnizaciones pagadas no contabilizadas.  Contabilización y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales.  Errores en cálculos o sumas

CICLO DE CONVERSIÓN

Muchos de los recursos adquiridos por una entidad entran en “agrupaciones” en las que se retienen, convierten, procesan, montan o ensamblan, o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de conversión manejan agrupaciones de recursos tales como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen para usarse en el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importante del ciclo de conversión es la producción de un artículo terminado mediante el uso de los recursos

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adquiridos con ese propósito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos indirectos. El ciclo de conversión de una entidad de esa clase incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con el inventario hasta que los productos terminados se depositen en el lugar final de almacenamiento dentro de la entidad.

Las actividades en los ciclos de conversión de otras industrias no son tan extensas como en las industrias de manufactura. Sin embargo, en cierto grado, las empresas de servicios públicos, las instituciones de asistencia de salud, las compañías inmobiliarias y detallistas manejan inventarios u otras agrupaciones de recursos. En las entidades que venden servicios, a diferencia de bienes tangibles, pueden no existir funciones de ciclo de conversión que sean perceptibles. • Funciones Típicas a. Funciones de Ejecución • Expedición de órdenes de producción. • Requisición de materias primas. • Procesamiento de materias primas. • Transferencia de productos terminados al almacén. • Depreciación y amortización de activos. b. Funciones de Registro • Transferencia de inventarios (de materia prima a proceso y de proceso a productos en proceso). • Aplicación del costo de mano de obra. • Aplicación de cuota de gastos de fabricación. • Depreciación y amortización de inmuebles, maquinaria y equipo. • Determinación de variaciones en precios y calidad. • Contabilización de desechos, desperdicios y producción defectuosa.

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c. Funciones de Custodia • Proteger los productos en proceso y terminados. • Guardar adecuadamente los registros de manufactura El ciclo de conversión se integra por: • Inventarios • Inventarios en consignación • Terrenos y activos fijos • Pérdidas de capital • Costo de producción Asientos Comunes: Depreciación y amortización de costos deferidos, incluso de propiedades, retiro de propiedades, transferencia de inventarios, gastos de fabricación. Formas y Documentos Vitales: Orden de producción, requisición de materiales, boletas de ruta, informes de producción, hojas de costos, hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación, tarjetas de tiempo (mano de obra).

Objetivos de Control Interno:  Eficiencia Operativa: Autorización, Segregación de Funciones, Procedimientos de Documentación.  Información Financiera Adecuada y Oportuna: Autorizaciones, Segregación de Funciones, Registros Contables y Procedimientos.  Custodia de Inventarios.

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Errores Potenciales: Inventarios: Anotado movimientos, sin que lo haya; entrada o salida NO contabilizada; cantidades anotadas incorrectamente. Producción: Transferencias interdepartamentales incorrectas.

Producción en Proceso: Mano de obra o gasto indirecto incorrecto, Gastos clasificados incorrectamente, Producción terminada, NO descargada.

CICLO DE INGRESOS

Son representaciones del producto en el ente contable; desde el punto de vista contable y legal, para ser reconocido como tal, requiere que se pueda realizar. Los ingresos se reconocen en un punto específico del proceso de beneficio, cuando se vende un activo o cuando se presta un servicio. Los ingresos por ventas de productos se reconocen bajo el principio de la fecha de ventas, normalmente interpretada como la fecha del envío de los clientes. Los ingresos por servicio prestado se reconocen bajo el principio del momento en que los servicios se realizan y son facturables.

Además representa una asignación de recursos, su naturaleza es crédito y hace parte de las cuentas nominales. Los ingresos se diferencian de los gastos en que estos son el aspecto desfavorable de las operaciones de ingresos mientras que aquellos, por lo contrario, son el aspecto favorable de las operaciones de gastos. De acuerdo con su relación con el objeto social del ente contable, los ingresos son operacionales o no operacionales; con base en su origen o recaudo los ingresos son: recibidos y caudados en el periodo, recibidos en un periodo y causados en otro, causados en el periodo y recibidos

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en otros; desde la perspectiva tributaria los ingresos son gravables, exentos o excluidos; en el sector estatal los ingresos se clasifican corrientes y recursos de capital.

Los ingresos son cantidad de dinero que entra o se recibe o que puede generar el ente contable, refleja la dinámica y el desarrollo de las actividades del negocio de manera favorable y donde la cantidad debe superar las proporciones del gasto, y en su defecto por lo menos estar en términos iguales para mantener el equilibrio financiero del ente contable. La ausencia del flujo de ingresos genera la necesidad de reclasificar el gasto en cuentas del activo, mientras se genera el dicho flujo.

Para generar un ingreso se necesita de la asignación de recursos con la compra de bienes y la financiación de los servicios los cuales implican la necesidad de venderlos para propiciar el ingreso.

Los ingresos son los medios en el cual ente contable genera el apalancamiento de los flujos de caja, a través de la realización de los inmuebles y la prestación de servicios. Las cuentas nominales tienen como función establecer el desequilibrio en la ecuación patrimonial donde el ingreso va a ser la cuenta de mayor proporción en los rubros frente al gasto y cuya mayor cuantía representara el beneficio o la utilidad del ejercicio en el ente contable. Los ingresos pretenden recuperar los recursos que el ente contable ha usado en los gastos o inversiones representadas en los activos. La dinámica del negocio involucra la necesidad de mantener una ecuación favorable donde la realización de los activos (inventario, propiedad planta y equipo, entre otros.) mas el gasto debe ser menor a la cuantía del ingreso.

El objeto social de cada ente contable determina no solo su que hacer principal sino que en consonancia con las normas mercantiles y fiscales determinan cuales serán los ingresos que se derivan de su operación normal, que serán producto o resultado del desarrollo

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misional; a este tipo de ingresos por lo tanto se les denominan operacionales; a los ingresos provenientes de fuentes diferentes a las del giro habitual del ente contable se le considera no operacionales. Esta fuente de financiación debe conservar la siguiente proporción: Ingresos operacionales > Ingresos no operacionales.

Pero cuando estas fuentes de financiación tienen una proporción inversa, es decir: Ingresos operacionales < Ingresos no operacionales.

Induce que el objeto social del ente contable sea cambiado y surge la necesidad de revisarlos, ajustarlos o aclararlos ante las políticas de control fiscal del país. En ocasiones los ingresos son cruzados con el gasto cuando la probabilidad de recuperarlos es mínima, esta transacción se denomina castigar la cartera a través de la protección de las cuentas por cobrar a deudores. El ingreso se reversa a través de la causación del gasto en el periodo, y se le da inicio a un trámite legal, en el cual se exige el pago de la obligación, una vez finiquitado se reconoce nuevamente el ingreso pero como no operacional.

Los principios económicos establecen la carga tributaria sobre los ingresos, conforme al nivel de importancia que tiene los bienes y servicios en el uso y consumo de las personas.

Objetivos del Control Interno: La auditoria de ingresos puede hacerse:  Con el propósito de desarrollar una opinión competente en relación a la razonabilidad y coherencia de la presentación de los estados financieros del cliente y de permitir certificar dichos estados

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 Con el propósito de ayudar a la dirección en el control de operación del negocio o en las funciones implicadas.

Con ambos propósitos en la verificación de los estados financieros, el programa de auditoría debe orientarse hacia la determinación de que:





Los ingresos se registran e informan en las cuentas de resultados apropiadas sobre bases coherentes. Los ingresos se registran e informan en la cantidad correcta



Los ingresos se registran cuando se han ganado



Los ingresos se registran e informan en periodos fiscal ajustado.

  

Los ingresos se registran apropiadamente en las cuentas correspondientes del balance de situaciones. Se han recibido y registrados todos Los ingresos que el negocio tiene derecho. Los procedimientos de control son los adecuados para tener la seguridad de que los ingresos se registran e informan apropiadamente.

Adicionalmente a fin de ayudar a la dirección, el programa debe establecer la determinación de que: 

Los ingresos se maximizan dentro del sistema de objetivos y políticas del negocio.



Los controles sobre ingresos- producción operativa son los adecuados para prevenir pérdidas por errores, fraudes o falta de atención, y para que se siga los procedimientos de control.



Las operaciones de ingresos- producción se conducen legalmente y no exponen al negocio a un pasivo significativo, pérdida o menoscabo de su reputación. Las operaciones ingreso – producción se conducen eficaz y económicamente.



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 Los ingresos se analizan, clasifican y se informa de ellos a la dirección adecuadamente y con todo su significado.

Objetivos del Control Interno:

Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados en cuatro clases como sigue:  Objetivos de autorización

Los objetivos de Autorización tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que éstos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son:

Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración.

El precio y condiciones de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gasto de ventas y cuentas de clientes, deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

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CICLO INFORMACIÓN FINANCIERA

No procesa transacciones, obtiene información de Contabilidad y Operaciones de otros Ciclos.

Analiza, evalúa, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa información, para informar a la Gerencia y otros. Aquí ocurre la recopilación de datos para su exposición en los Estados Financieros. Asientos Contables:  Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo).  Eliminaciones y reclasificaciones.

Formas y Documentos Vitales: Pólizas de Diario, Diario General y Subsidiarias, Mayor General, Auxiliares de Mayores, Estados e Informes Financieros. Funciones Típicas: Incluye las actividades básicas: Originar y preparar pólizas de Diario, Registrar operaciones en el Diario, Mayorizar operaciones, Agrupar información de revelación suplementaria, Originar, preparar, consolidar y re expresar informes y Estados Financieros, Conversión monetaria, Obtener información de otros Ciclos, Custodia de formularios y Libros de Contabilidad.

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Objetivos de Control Interno: Autorización. Clasificación y Procesamiento de Transacciones. Documentación y Evaluación. Salvaguarda Física.

Tipos de Informes: Balance de Comprobación. Estados Financieros Básicos. Estados y Anexos gerenciales. Declaraciones Fiscales.

Errores Potenciales: Se incluyen: Asientos No Autorizados. Asientos e Información Omitidos. Asientos con Errores de Anotación o Suma. Asientos o Pólizas de Diario incorrectos. Uso o distribución de documentación sin autorización previa. Estados Financieros o Estadísticos presentados indebidamente.

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CONCLUSIONES

1. Que la importancia de la Auditoría por ciclos de transacciones radica en ser la herramienta que permite analizar aquellos procesos de importancia significativa para la empresa y detectar de forma oportuna cualquier incidente que pudiera tener un efecto sobre los Estados Financieros.

2. Que el crecimiento de la economía y expansión de las organizaciones provoca un mayor volumen de operaciones y en consecuencia es necesario realizar las revisiones de ciclos de transacciones para detectar posibles incidentes que perjudiquen la continuidad del las operaciones de una entidad y con el análisis de estos incidentes como auditores podamos realizar las recomendaciones para crear los sistemas estructurados de contingencia y evitar la debilidad de los controles internos en cada sector de la organización.

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RECOMENDACIONES

1. Llevar un control estricto de procesos, cálculos y registros a realizar en una forma oportuna y eficaz, para evitar posibles incidentes que perjudiquen o eviten cumplir con el propósito de integrar Estados Financieros con información veraz.

2. Verificar que todas las operaciones realizadas sean registradas de una forma correcta y correlativa, así mismo que sean autorizadas para evitar inconsistencias de importancia relativa al ser trasladados a los Estados Financieros.

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BIBLIOGRAFIA

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