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ATRIBUTOS Y/O ELEMENTOS DE OBSERVACIÓN Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observación de auditoria consiste en considerar el proceso que seguimos para examinar cuidadosamente la información obtenida en el curso de la auditoria. ¿Cuáles son los pasos que seguimos cuando buscamos respuestas para preguntas tales como? · Es adecuado este procedimiento? · Está clasificado este saldo de cuenta en forma correcta? · Esta permitido este gasto? Consideramos que una observación de auditoria tiene los siguientes atributos: 1. Condición 2. Criterio 3. Efecto 4. Causa 5. Recomendación Una observación de auditoria bien confeccionada no solo constará de estos cinco atributos, sino que será redactada de tal manera que cada uno de ellos se distinga de los demás. Los lectores de nuestros informes no experimentarán ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que pensamos de lo hallado, cual es su efecto, por que sucedió y como consideramos que debe corregirse. Cuando se da a conocer una observación de auditoria en la que falta uno o más de estos atributos casi siempre se plantean interrogantes. Cuando es omitido el criterio, los lectores comentan “no entiendo por qué el auditor comenta sobre esto”. Cuando falta el efecto, el lector pregunta “¿qué importancia tiene?”. Cuando es pasada por alto la causa, la gerencia se pregunta “¿cómo pudo suceder?. Si se omite una recomendación, la gerencia lamenta, “con todo lo que ha averiguado el auditor, ¿por qué no ha mencionado como puede remediar la situación? No importa nuestra destreza en la redacción; si no inspeccionamos adecuadamente cada uno de los atributos en el desarrollo de la auditoria, llegado el momento de redactar el informe final, enfrentaremos problemas debido a que nuestras observaciones no se desarrollaron satisfactoriamente. ESTRUCTURA DE UNA OBSERVACIÓN Para comunicar el mensaje con efectividad, la información necesaria será reunida en los papeles de trabajo y estar disponible para su análisis y evaluación en la fase de supervisión. Todo comentario no esencial, anecdótico, narrativo o inconducente se dejará

en papeles de trabajo, reservándose el informe para las observaciones. Los atributos o componentes que una observación debe contener: Titulo o encabezamiento. Descripción resumida del problema central o identificación de una necesidad importante para el mejor funcionamiento de la actividad o área examinada de la entidad. Debe diseñarse para transmitir el mensaje del informe, presentando el rasgo más importante de la observación. Condición - (lo que es) Las observaciones de auditoria comienzan a tomar forma mediante un proceso de comparación. En esencia lo que hacemos es comparar “lo que es” con “lo que debería ser”. En el momento en que consideramos correcto o apropiado, se ha dado el primer paso en el desarrollo de una observación de auditoria. Es difícil concebir una observación de auditoria que no esté caracterizada de alguna manera por esta diferencia. Toda auditoria requiere, en primer lugar, determinar los hechos- ¿qué es mi hecho?. Si alguien le dice a uno que algo sucedió; ¿es ese algo un hecho? O es solamente un hecho el que se lo hayan dicho?. La redacción de nuestro informe de auditoria respecto ese “algo” dependerá en gran parte de la naturaleza y evidencia o sustento examinado y anotado en nuestros papeles de trabajo. Al tratar los hechos componentes de la Condición nos esforzaremos para asegurar una información exacta, bien sustentada, redactada de la manera más clara y precisa posible. No es nuestro propósito discutir todos los tipos y calidades de evidencia de auditoria. Tampoco nos ocuparemos de los procedimientos básicos para definir los hechos. Las dificultades encontradas en el análisis de la información de auditoria con miras a identificar la condición, son consecuencia de un concepto poco claro o impreciso de los objetivos de la auditoria mas que de falta de entrenamiento, juicio o experiencia. Criterio - (lo que debe ser) Al “lo que es” se le puede llamar CONDICIÓN y al “lo que debería ser” el CRITERIO. Estos dos conceptos son los primeros dos atributos básicos de una observación de auditoria. El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaración de condición requiere de mucha experiencia y discernimiento. Muchas observaciones de auditoria perduran o desaparecen según el criterio utilizado. Si aplicamos o interpretamos el criterio de manera incorrecta nuestro proceso comparativo inicial peca de defectuoso y enfrentaremos problemas compuestos. El criterio varía enormemente según los objetivos de la auditoria. Tal vez el más conocido de todos los criterios de auditoria, en lo que se refiere a estados financieros, es el que se resume en la frase “Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados”, que aparece en la opinión del contador público independiente. Las desviaciones significativas de estos

principios constituirían una observación de auditoria desde el punto de vista del auditor debido a que dichos principios representan lo que debería ser. Para las auditorias en el sector gubernamental los diferentes dispositivos legales que gobiernan o reglamentan las operaciones administrativas y las disposiciones de fondos asignados por leyes, aportes, reglamentos y contratos; constituyen criterios ampliamente conocidos por los auditores gubernamentales.

Efecto - ( la diferencia entre lo que es y lo que debe ser) Habiendo identificado la diferencia por el método de comparación, a continuación nos preguntamos, ¿Qué significa todo esto?. Hemos establecido una diferencia entre “lo que es” y “lo que debe ser”; pero, ¿Qué importancia tiene? ¿Cuál ha sido, o pudo haber sido el EFECTO de esta diferencia?. Si el efecto es significativo, tendremos que informar. Si la diferencia carece de materialidad o significado práctico es posible que no tengamos nada que informar o dar a conocer; siendo recomendable discutirlo con la administración y conseguir que sea implementado durante la ejecución de la auditoria, en cuyo caso solo se incluirá como un comentario en nuestro informe final. Mientras que la legitimidad de una observación de auditoria puede triunfar o fracasar según el criterio, la atención que merece la observación depende en gran parte de su materialidad. La materialidad se juzga por el efecto. La eficiencia, la economía y la efectividad constituyen medidas útiles para evaluar el efecto y con frecuencia pueden expresarse en términos cuantitativos tales como unidades monetarias, tiempo, unidades de producción, número de procedimientos o procesos, o transacciones. En casos donde los efectos pasados no pueden determinarse si pueden presentarse los efectos futuros potenciales. A veces los efectos son intangibles; sin embargo, están cargados de materialidad.

El efecto real o potencial es: 1. Cuantificable en dinero u otra unidad de medida. 2. Ineficiencia de los recursos humanos, materiales o financieros. 3. Violación de disposiciones generales. 4. Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados o lo mejor posible). 5. Gastos indebido. 6. Control inadecuado de recursos o actividades. 7. Inseguridad de que el trabajo se esté realizando debidamente. 8. Desmolarización del personal. 9. Atentar contra el logro de los objetivos de la entidad. Causa (el porqué sucedió) Si el informe de auditoria (que no es un simple informe de errores sino mas bien un abrir de camino que conduzca a operaciones satisfactorias en el futuro) ha de ser constructivo, la observación de auditoria no podrá consistir en sólo los tres atributos, hasta aquí

mencionados. Deberemos identificar y explicar las razones de la diferencia entre lo que es y lo que debiera ser. De modo contrario, ¿cómo puede iniciarse una acción correctiva apropiada?. Una observación de auditoria no encuentra plena expresión a menos que contenga información relativa a la causa de la discrepancia. Debemos quedar satisfechos y respondernos la pregunta: ¿Que está ocasionando la existencia de este problema? 1. Falta de capacitación, comunicación o conocimiento de los requisitos. 2. Negligencia o descuido. 3. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas. 4. Falta de honestidad. 5. Falta de supervisión adecuada. 6. Falta de delegación de autoridad. 7. Auditoria en forma deficiente. Es claro también que debemos tener claro que la causa identificada es la única. Recomendación Habiendo identificado la causa, el siguiente paso lógico es considerar el tipo de acción que deberá tener lugar para eliminar o reducir al mínimo la posibilidad de que se repita la situación que consideramos negativa. Bajo estas circunstancias formulamos una RECOMENDACIÓN, este es el quinto y último atributo de una observación de auditoria. Nuestra experiencia acusa gran receptividad para las recomendaciones constructivas de auditoria. Cada vez que faltamos en este sentido, cometemos un deservicio con respecto a nuestros clientes y hacia nosotros mismos. Las recomendaciones constructivas dependen de la identificación de la causa. Cuando sepamos por qué sucedió algo, estaremos mas prontos a considerar cómo evitarlo en el futuro. Si ignoramos el por qué corremos el riesgo de, hablando figurativamente, sugerir aspirina para aliviar una dispepsia o indigestión. Y lo que es mas serio, el paciente sospecha que nuestro diagnóstico no se basó en un examen exhaustivo y en consecuencia rechaza la totalidad del informe y pierde por completo la confianza que nos tenía. En caso de no ser posible recomendar un método especifico o indicar el mejor método de lograr una acción correctiva, es apropiado formular una recomendación o sugerencia mas general para solucionar el problema. Sin embargo, en todos los casos la relación existente entre la causa evocada y la recomendación de auditoria deberá presentarse de manera clara y lógica con el fin de que ambos atributos sean expresados armoniosamente. UN ANÁLISIS DE LOS INFORMES DE AUDITORIA POR MEDIO DE LOS ATRIBUTOS. No se trata de sugerir que cada observación de auditoría sea presentada o redactada en forma rígida o estereotipada con el fin de conformarse al orden arriba presentado. Sin embargo, si la observación de auditoria esta satisfactoriamente desarrollada y redactada, se podrá distinguir de manera clara los diferentes atributos. Un análisis de las observaciones propuestas por medio de los atributos es sumamente útil para organizar y evaluar la información antes de la finalización de la auditoría y durante la

redacción del informe. También es útil para revisar los informes, especialmente cuando el que revisa tiene dificultad en identificar en forma precisa el defecto de un informe que intuitivamente le ocasiona desconfianza.