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• Melwin Josue Mota

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La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. La Contabilidad se define como un sistema adaptado para clasificar los hechos económicos que ocurren en un negocio. De tal manera que, se constituya en el eje central para llevar a cabo los diversos procedimientos que conducirán a la obtención del máximo rendimiento económico que implica el constituir una empresa determinada. Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma sistemática y cronológica el registro contable de una forma fiable y reflejando la imagen fiel de la actividad. Normalmente un ciclo contable es de un año. En cuanto a registros, hacemos referencia a entradas en el libro diario, comprobantes financieros, hasta la preparación de los Estados financieros. Etapas de un ciclo contable La vida de un negocio se divide en ciclos o años contables y estos a su vez, se dividen en tres etapas: -Apertura: Al comenzar la actividad, la empresa abre su año contable y comienza a realizar transacciones económicas que van siendo recogidas en sus libros contables, tanto los obligatorios como en los auxiliares. -Movimiento: Registro de las transacciones. -Cierre: Al finalizar un periodo contable, se procede a cerrar las cuentas para determinar el resultado económico del ejercicio. -estados financieros: resumen de una forma

técnica y rigurosa de los resultados en las

operaciones del ciclo contable y la situación financiera de la empresa al cierre del mismo.

ASPECTOS CONTABLES: Una contabilidad adecuada es vital para la operación y ampliación de una empresa. Sin ella, corre el riesgo de enfrentar problemas de flujo de caja, malgastar su dinero y desperdiciar oportunidades de ampliación. Al crear o actualizar su rutina contable, recuerde que el propósito de la contabilidad es ayudarle a administrar su negocio y permitir que las autoridades tributarias evalúen sus operaciones. En la medida que logre estos dos objetivos, esto puede y debe ser un proceso sencillo. Dentro de los aspectos contables podemos mencionar los siguientes: Ingresos y gastos: Se hace uso de un Libro diario de ingresos y gastos o un Libro mayor para llevar un registro de cuánto dinero sale, adónde va, y cuánto dinero entra. Gastos de caja: Debe contabilizar el efectivo que se gasta en la industria si se desea llevar un registro de todos los gastos en un año determinado. Existen al menos dos formas de hacerlo: girar los cheques reembolsables o mantener un registro de la caja chica. Registros de inventario: Controlar los registros de inventario nos permitirá evitar robos, mantener las existencias al mínimo y llevar un registro de las tendencias de compra, entre otras cosas. La información fundamental que debe registrar es: fecha de compra, número de inventario del artículo comprado, precio de compra, fecha de venta y precio de venta. Cuentas por cobrar Cuentas por pagar: Las cuentas por pagar son deudas que tiene la industria por concepto de bienes y servicios. Llevar un registro de lo que debe y cuándo son los vencimientos va a permitir gozar de una buena situación crediticia y retener el dinero el mayor tiempo posible. El proceso contable genera tres tipos de información: • La contabilidad financiera, que cumple con los parámetros de presentación que establecen los principios de contabilidad generalmente aceptados (balance general, estado de resultados, etc.) • La contabilidad Administrativa que genera la información de costos y presupuestos y prepara con base en los requerimientos específicos de cada empresa. • La contabilidad Fiscal, cuya formulación está sujeta a las disposiciones que establece la legislación en esta materia y el régimen fiscal que se adopte. Tiene como objetivo cumplir con dichas disposiciones y ayuda a determinar el monto de los impuestos a pagar. LIBRO E INFORME: Los libros contables son el soporte material en la elaboración de la información financiera. Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario. Libros obligatorios son: a) Libro diario b) Libro de Inventario y Cuentas Anuales Libro Diario: El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa su objetivo es reunir en él todas las operaciones realizadas por la empresa para después trasladarlas al libro Mayor y recogerlas sintéticamente en los estados contables al final del ejercicio.

En el Diario se cumplirá necesariamente la igualdad siguiente: las sumas de las anotaciones realizadas en él Debe sean iguales a las del Haber. Libro de Inventarios y Cuentas anuales: El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Un inventario es una relación valorada en unidades monetarias de todos los bienes derechos y obligaciones contraídas por la empresa, en una fecha determinada, para calcular por diferencia el patrimonio neto. Además de los inventarios se incluyen en este libro las cuentas anuales que son: a) El Balance de situación b) Cuenta de Resultados c) La Memoria d) Estado de Cambios de Patrimonio Neto e) Estado de Flujos de Tesorería. Voluntarios: a) Libro Mayor b) Libros Auxiliares. Libro Mayor: Recoge información individualizada de todas las cuentas que intervienen en la contabilidad de la empresa con todos sus aumentos y sus disminuciones, de esta forma en cualquier momento podemos ver todos los movimientos de la cuenta y calcular su valor para una fecha concreta. Este libro debe ir en total concordancia con el libro Diario. Todas las anotaciones realizadas en el Diario pasan a su vez al libro Mayor. En el libro mayor las cuentas aparecen representadas en forma de “T” donde el lado izquierdo se denomina “DEBE” y el derecho “HABER”. Libros Auxiliares: Las empresas, pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión. Ejemplo de este tipo de libros pueden ser los de caja, bancos, entradas de almacén, salidas de almacén etc. Por otro lado, una vez terminado el ejercicio contable es conveniente, a efectos internos de la empresa, la presentación de un Informe que, junto a los Estados Financieros, presente una detallada información que explique, amplíe y complemente lo que dichos estados recogen. Al mismo tiempo exponer, comentar y analizar el proceso de la gestión empresarial del ejercicio y establecer las comparaciones oportunas y convenientes con otros ejercicios, es decir, un informe contable es el que realiza todo ente económico (empresa), para revisar sus operaciones diarias, semanales, mensuales, anuales; que incluyen ventas, gastos, costos y así poder determinar la situación financiera y económica de la empresa y tomar decisiones y hacer nuevas estrategias. HOJAS DIARIAS DE ANÁLISIS: Es un borrador de trabajo utilizado por el contador, para dar sobre seguro y con análisis previo, los pasos preliminares para el cierre de los libros. Mediante este borrador se logra un bosquejo anticipado de los asientos de ajuste, del cálculo del costo de las ventas, del “estado de pérdidas y ganancias” y del “balance general”. Se suele preparar en una hoja de análisis de 12 columnas más la columna de detalles, en las cuales se recogerán los siguientes conceptos: Las columnas de la hoja de trabajo Columnas Contenido 1 Nombre de las cuentas (es la columna amplia de los detalles) 2 y 3 Balance de comprobación, con debe y haber 4 y 5 Asientos de ajuste, con debe y haber, para cargos y abonos

6 y 7 Balance ajustado, con debe y haber 8 y 9 Costo de las ventas, con debe y haber 10 y 11 Pérdidas y ganancias, con egresos (debe) e ingresos (haber). 12 y 13 Balance general, con una columna para activos y la otra parte para activos y capital. Luego se pasara a sumar algebraicamente el saldo de cada cuenta, con la partida de ajuste que pueda tener, para así preparar el “balance ajustado”. Dicho de otro modo: si alguna cuenta tiene saldo deudor en el balance de comprobación y un cargo en las columnas del ajuste, a su saldo se le sumara el referido ajuste. Igual ocurre si el saldo de la cuenta es acreedor y el ajuste es un abono. INFORME DIARIO: El informe diario de operaciones es aquel que recopila en forma clara y precisa las transacciones realizadas cada día en una empresa como son: ingresos, cheques girados, compras al crédito y otros. El informe diario de operaciones podrá estar dividido en las siguientes secciones principales: sección de ingresos y sus respectivos cargos y la sección de cheques girados y compras al crédito. Además secciones de control como son: sección de control de inventario, sección de control de saldos de las cuentas, sección de observaciones y sección de fecha y de número. De Caña: En este informe se verá reflejado las características de la Caña de Azúcar a su ingreso en el Central Azucarero al momento del arribo de la unidad de transporte que efectúa el traslado de la caña hasta el Central, entre ellas tenemos: a) Estar comprendida dentro de los programas de corte oportunamente establecidos por el Central Azucarero en conjunto con las asociaciones de cañicultores y funcionarios acreditados del Ministerio del Poder Popular para la Agricultura y Tierras, de acuerdo a su índice de madurez. b) Estar constituida por los tallos de caña limpios de basura, materias extrañas o impurezas. c) Poseer buen estado fisiológico, color, olor y características propias de la misma. d) Haber sido cosechada mediante corte manual y/o corte mecanizado. e) Estar fresca al momento de su entrega, entendiéndose por ello que no hubieren transcurrido más de veinticuatro (24) horas desde el momento de su corte, alza y transporte al Central Azucarero. Sin embargo, cuando por circunstancias. Almacén Del Azúcar: Se da a partir de un: *Control cuantitativo: El objetivo de este punto es plantear los documentos fundamentales que deben ser considerados en el almacén de acuerdo a las regulaciones establecidas por los Organismos rectores para el control cuantitativo de los medios de rotación. Estos documentos son los siguientes: En las entradas: •Facturas o Conduces. • Informes de Recepción. • Informes de Reclamación por faltantes. •Devoluciones al almacén de materiales despachados anteriormente. •Entradas por Transferencias entre almacenes.

Durante el almacenamiento: •Tarjetas de Estibas. Durante las salidas: •Solicitud de Materiales. •Vale de Entrega de Materiales. •Actas de Mermas, Roturas, Deterioros o Pérdidas. • Salida por Transferencia entre almacenes. *Control cualitativo: El objetivo de este punto es definir los aspectos que deben considerarse para controlar la calidad con que se reciben y se entregan los diferentes materiales que son sometidos al proceso de almacenamiento. Una vía para controlar es a través del control de aceptación del producto, que tiene como objetivo, comprobar que el producto sometido a control cumpla con los requisitos establecidos. Esta decisión depende de varios factores entre los que se encuentran: •Confiabilidad en el suministrador y en el transportista de la mercancía. •Costo que requiere la inspección, considerando la necesidad de destrucción de envases y embalajes del propio artículo. •Costo por identificar un artículo en malas condiciones en el momento de la recepción o el despacho. Las características de calidad de los artículos que deben ser controladas durante el almacenamiento, en general, son expresadas cualitativamente y las unidades se clasifican en “buenas” o “malas” partiendo de la presencia de algún defecto en él artículo. A este tipo de inspección se le denomina “por atributos”, presentando las ventajas siguientes: •Es una inspección rápida y poco costosa. •No requiere de personal de alta calificación para aplicar el plan de muestreo y obtener los resultados del mismo. •Evalúa varias características de un mismo plan de muestreo. De Materiales De Consumo: El control del uso o consumo de los materiales se inicia cuando los departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales al almacén, utilizando para ello el formato denominado Requisición de Materiales, el jefe de almacén procede a chequear las existencias e identifica los materiales solicitados y procede a entregarlos. Por otra parte el almacenista recibe las diferentes requisiciones, haciendo un resumen periódico de las mismas, indicando en este resumen los materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los materiales indirectos y/o suministros de fábrica. De Tiempo Perdido: Este tiempo incluye el de inspección, de desplazamiento, de espera y de almacenamiento. También se conoce como tiempo sin valor agregado. Las principales causas de Tiempo Perdido son: - Abastecimiento Materiales Interno: El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes: (a) Cálculo de necesidades: Actividad propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.

(b) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente. - Detención Sin Razón Aparente: Se caracteriza por no poseer un claro y preciso problema. - Esperas por Método. De Fabricación: Esta área cuenta con un sistema de instrumentación que operan con gran efectividad logrando así el registro de los datos que se controlan: Densidad de la lechada de cal. Nivel del tanque de cal. Flujo a calentadores. Temperatura en calentadores. Regulación de pH. Alto y bajo vacío en filtro. Nivel en los preevaporadores. Nivel en los vasos de los cuádruples. Presión en la calandria en los primeros vasos de los cuádruples. Densidad de la meladura. Alimentación a tachos. Presión en calandria de tachos. Densidad en disolutores de miel A, B y semilla. Extracción de cachaza, entre otros. Se fundamenta en la unidad de producto terminado Se utiliza en aquellas empresas, con procesos de fabricación sencillos y que fabriquen un solo producto. También puede usarse en aquellos establecimientos manufactureros que fabriquen varios productos homogéneos en sus características (por ejemplo: que se tarde el mismo tiempo en producir cada tipo de artículo). Con este método se distribuye uniformemente los costos indirectos a cada producto fabricado. De Laboratorio: El laboratorio es el área encargada de lograr un Sistema de Control y análisis que garantice una calidad óptima del producto terminado, así como el trabajo de la fábrica con máxima eficiencia, a través de los análisis de los diferentes parámetros y los datos estadísticos que se obtengan. Se lleva la contabilidad de la mayoría de la materia prima y productos auxiliares que intervienen en el proceso de producción, con excepción de algunos productos químicos utilizados, principalmente de la desinfección de aquellos lugares que así lo requieran, incidiendo directamente en los valores de algunos de los indicadores fundamentales como el Rendimiento y el Recobrado. Se cumple con el Sistema de Muestreo y en los plazos establecidos y en ocasiones cuando ha sido necesario determinar alguna causa que afectará el proceso se han realizado con mayor periodicidad. El control de los registros e informes que se utilizan en el mismo se cumple como está establecido. NORMAS UNIFICADAS PARA EL CONTROL QUIMICO DE LAS FABRICAS DE AZUCAR (NOMECLATURAS) O SIGLAS DEL ASPECTOS CONTABLES * Sociedad Anónima (S. A.) * Sociedad de Responsabilidad Limitada (R. L.) * Sociedad Cooperativa (S. C.) * Sociedad de Comandita Simple (S. C. S.) * Sociedad Nombre Colectivo (S. N. C.) * Sociedad en Comandita por Acciones (S. C. A.)

* Sociedad de Acción Civil (S.A.C.) * Asociación Bolivariana de Cañicultores (ASOBOCA) * Comisión Venezolana de Normas Industriales (COVENIN) * Comité Técnico de Normalización Productos Alimenticios (CT10) * Corporación de Abastecimiento de Servicio Agrícolas (CASA) * Código Fiscal de la Federación (CFF) * Impuesto del Valor Agregado (IVA) * Hectáreas (Hec), h, H * Acido Sulfuroso (S02) * Toneladas (TN) * Molécula del Agua (H20) * Asociación de Productores de Venezuela (APAV) * CONAVI * Oficina Nacional de Presupuesto (ONAP) * Centímetros Cúbicos (C.C) * Reglamento del Código Fiscal de la Federación (R. C. F. F.) * Producto Interno Bruto (PIB) * Producto Interno Geográfico (PIG) Número de eficiencia de casa de calderas (NECC) Retención en Granulado Standard Equivalente (Ret GSE) Factor de mieles (Fm) Rendimiento y eficiencia general Rendimiento industrial (Rend Ind) Rendimiento de base 96 (Rend96) Recobrado y sus relaciones (Rec) Número de eficiencia de casa de calderas corregido para EGS (NECCGSE)