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RELACION CON EL MEDIO AMBIENTE PARA VALORAR ADECUADAMENTE LOS ARCHIVOS EN LAS EMPRESAS Y TODOS QUIENES LABORAN ESAS AREA
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RELACION CON EL MEDIO AMBIENTE PARA VALORAR ADECUADAMENTE LOS ARCHIVOS EN LAS EMPRESAS Y TODOS QUIENES LABORAN ESAS AREAS: ARCHIVO: El archivo es un lugar (físico o informático) donde se guarda información por algún motivo. En el ámbito privado, necesitamos organizar nuestros papeles y para ello puede ser útil una carpeta a modo de archivo. Lo mismo sucede en el mundo empresarial, ya que toda la documentación que se genera debe ser custodiada para garantizar el buen funcionamiento de una entidad. Un coleccionista necesita clasificar y ordenar con un criterio aquello que acumula para satisfacer su afición y, en consecuencia, deberá tener un archivo para que su colección pueda ser controlada y supervisada. Cuando se habla de archivos, con cierta frecuencia hay un componente misterioso alrededor de ellos, ya que no hay que olvidar que existen los llamados archivos secretos. En ellos se acumula información confidencial y no pueden consultarse por el gran público. El componente enigmático envuelve a este tipo de lugares, ya que en ellos hay datos cuya revelación puede ser conflictiva. La palabra archivo se puede utilizar de manera figurada (esto que dices lo archivaré en mi cabeza). También hay que tener en cuenta que nuestro cerebro es un sistema organizativo de información en el cual archivamos nuestros recuerdos. La memoria a corto plazo y la que funciona a largo plazo funcionan como sistemas de almacenamiento, por lo que podemos afirmar que, sin saberlo de manera consciente, llevamos incorporado nuestro propio archivo personal. IMPORTANCIA: Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes. PARA LA ADMINISTRACIÓN Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los funcionarios que partir de cero, o invertir
tiempo y recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración. PARA LA INVESTIGACIÓN Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen información en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces divergentes, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales, políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas. PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados. Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades. Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a través de documentos. Por otra parte los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. Así mismo, los archivos fortalecen la implementación de estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de manera transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado, representado en todo su aparato políticoadministrativo, hacer los mayores esfuerzos por posesionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafíos del orden económico, político, social y cultural a fin de atender las demandas y expectativas de desarrollo de la comunidad y del país. En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro permanente de sus derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la comunidad internacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y demás acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se presentarán desavenencias con otros Estados y controversias y conflictos internacionales. PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo constante en todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social de los gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la comprensión de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros y fracasos, es de mucho valor. Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de tomar y proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran cantidad de información sobre: población, funcionamiento de los sectores productivo y de servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educación, entre otros. PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO
Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes, quienes muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropósitos. Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su caracterización, cuantificación, conservación y desarrollo, ha de ser asumida por las empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por asociaciones y corporaciones mixtas que reúnan los recursos y esfuerzos públicos, privados y comunitarios. La investigación es condición para el avance científico y tecnológico; sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del país. Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico está dado por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos de investigación. PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE LA IDENTIDAD NACIONAL Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras comunidades, pueblos y naciones. De igual manera, conservan los registros de las distintas expresiones creativas, artísticas, asociadas al desarrollo económico, político, cultura. Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo fueron definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nación: sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento de los derechos del pasado que se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro. El acervo histórico preservado y custodiado por la sociedad permite que nos sintamos miembros solidarios de Colombia, protagonistas y artífices de nuestro propio desarrollo en armonía con el mundo que nos rodea. CLASIFICACION:
Según la función y uso. Archivo Activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas, dada la relevancia de la información que contienen y guardan, siendo necesario que los mismos sean de fecha reciente, sino lo son en su creación lo son en su modificación motivo suficiente para que sean considerados importantes. Archivo Semiactivo: Este comprende información que puede ser de relevancia pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que contienen información importante pero
que los mismos no resultan de observancia cotidiana. Archivo perenne o permanente: Aquellos que pueden ser de vieja data, pero a pesar de guardan una relevancia por un periodo de tiempo, tal es el caso, que se amerite hacer una auditoria y se necesite revisar los estados o bien informes de un lapso de tiempo pasado. Se denotan como permanentes porque guardan información muy importante para la empresa, pero estos no presentan contenido que amerite ser revisado de forma continua, de aquí que sean perennes porque en el tiempo permanecen ante eventuales consultas. Por su organización. Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio. Por lo general, este tipo de archivos suelen ocupar un departamento específico, que en la mayoría de los casos suele ser llamado Departamento de Archivo, siendo el mismo de carácter confidencial ya que en el mismo va a reposar toda la documentación de la empresa, de modo tal que es una instancia cuyo acceso se haya controlado por los ejecutivos. Descentralizado: Este clasificación de archivos permite que cada departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de los mismos. FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS EN UNA EMPRESA: Las funciones del archivo dentro de una empresa son las siguientes: Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa. Asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima rapidez posible a la hora de localizarlos. La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
QUE EQUIPOS Y MATERIALES SE REQUIEREN PARA ARCHIVAR: Armarios El más utilizado, en madera o metal, con puertas y baldas para archivar documentación o material de trabajo.
Archivo de carpetas Cajones metálicos para clasificar gran cantidad de documentación de forma práctica en carpetas colgantes.
Módulos Organitec Archivadores de cajones de plástico con posibilidad de unirse para crear infinitas configuraciones. Ficheros multigavetas Ficheros y archivadores metálicos multicajones para clasificar todo tipo de utensilios. Archivo planos metal Cajones de metal para archivar planos hasta tamaño A0 o A1 en estudios de diseño o arquitectura.
Archivo planos madera Archivadores y carros para documentos en gran formato con estructura de melamina y cajones metálicos. Armarios escolares Estanterías, gaveteros, cartulineros y armarios con puertas de colores para aulas de educación infantil.
Cajoneras Pequeño archivo personal junto a la mesa de trabajo. Con ruedas o fija y en madera o metal. Taquillas Muebles metálicos con múltiples compartimentos cerrados con llave para separar los efectos personales y ropa en vestuarios.
Bibliotecas Estanterías para ordenar y clasificar libros y zonas de estudio consulta o exposición.
publicaciones en
Estanterías Sistema modular a base de estantes, baldas y crucetas para crear espacios de almacenamiento abiertos.
Archivos móviles Sistema de archivo para almacenes. Estanterías rodantes con tiradores silenciosos InnerSpace de Bisley. Muebles de archivo y seguridad Armarios blindados Armarios de alta seguridad antirrobo para guardar objetos o documentación de gran valor.
Armarios ignífugos
Armarios de alta seguridad Hartmann Tresore resistentes a e inundaciones.
incendios
Archivadores carpetas ignífugos Archivadores de 2, 3, 4 o 5 cajones para carpetas colgantes con protección contra el fuego.
Archivadores CD ignífugos Armarios para archivo, clasificación y seguridad de copias en discos ópticos de CD, DVD o Blu-Ray.
Material de oficina para archivo y clasificación Archivadores y carpetas Carpetas de anillas, colgantes, canguro, de gomas, cajas transferencia y subcarpetas.
Fundas y dossiers Fundas para archivar, proteger y presentar documentos con multitaladro, uñero, clip o fástener.
Organizadores sobremesa Bandejas de sobremesa y accesorios para matener organizado el escritorio trabajo. Maletines y carteras
de
Carpetas conferencia y maletines para archivar y clasificar documentos de forma portátil. Un sistema de archivo está conformado por todos los elementos y materiales necesarios para conservar, retirar y usar la información que se necesite, así se tiene: Carpetas: Cartulinas dobladas en dos, con pestaña en la hoja de atrás. En la pestaña se escribe el rótulo, que indica el contenido de la carpeta. Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona, firma o institución o referidos a un mismo asunto. Por lo general se utilizan dos tipos de carpetas: Carpetas individuales y carpetas misceláneas. Se decide el tipo de carpeta a usar, dependiendo del volúmen de correspondencia que se recibe en el período de archivo, que puedes ser de seis meses a un año. Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace necesario referirse frecuentemente. se ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria. Dentro de la carpeta los papeles se ordenan cronológicamente hacia arriba, por orden de fecha, la más reciente al frente. Para abrir carpeta individual, el corresponsal debe tener por lo menos cinco documentos. Carpetas misceláneas: Usadas para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuente la comunicación. Esta carpeta contiene papeles de varios corresponsales, puesto que es donde se coloca la correspondencia inactiva, hasta considerarla de importancia para abrirle carpeta individual. Es el hogar "temporal"de toda correspondencia. Guías: Tarjetas indicadoras hechas de carton fuerte y resistente, provistas de una pestaña en la parte superior donde aparece el título, nombre o asunto. Se usan para dividir las gavetas en secciones e indicar donde deben archivarse o localizarse los documentos. Rótulo: Título que parece impreso en la pestaña superior de la guía. Identifica cada guía, describiendo lo que aparece o debe archivarse detrás de ella. COMO SE ARCHIVA LOS DOCUMENTOS EN LA EMPRESA Cada empresa, dependiendo de su estructura, tamaño, y objetivo posee su propio sistema de archivo el cual puede varias en una oficina o departamento de la misma empresa según la funcionabilidad que este tenga para los trabajadores de cada area, por lo cual se pueden nombrar algunas reglas generales que utilizan las empresas en sus archivos: 1. Los archivos deben ser organizados de manera numérica o alfabética. De esta forma se establece en la oficina o empresa un sistema de archivo para implementar en el futuro. 2. Cada carpeta debe ser rotulada con la información que nos permita identificar su contenido. Por ejemplo, el nombre del cliente, caso o número de expediente. Esto agiliza la búsqueda de documentos de manera eficaz. 3. Pueden utilizarse carpetas de colores, o bien etiquetas de color. Esto nos permitirá en todo momento identificar a simple vista una categoría de expediente.
4. Los archivadores deben ser enumerados, así como cada una de sus gavetas. Por ejemplo, podemos tener cuatro archivos enumerados del 1 al 4, por lo que sus gavetas serían la 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, etc. 5. Debemos llevar un inventario completo del contenido de cada archivo en una hoja electrónica. Esto nos permitirá poder ubicar un expediente desde cualquier computador, y mantener un orden efectivo de nuestros archivos. 6. Para archivos muy grandes, con gran cantidad de expedientes, es recomendable implementar un sistema de código de barras o de radio frecuencia, lo que dará una trazabilidad más rápida y segura a los documentos. SISTEMA ALFABETICO: Como su nombre lo indica es el ordenamiento que se hace de forma alfabética de los documentos de acuerdo al nombre del remitente o del destinatario. Este sistema es considerado de mucha importancia y que ofrece las siguientes ventajas: Se basa en secuencia alfabética Es directo Es flexible por que puede ser utilizado en sistemas pequeños y grandes. REGLA DEL SISTEMA ALFABETICO: 1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así: - Apellido, en este caso, Salas; 2- Nombre de pila: María; 3- Segundo nombre: Elena; es decir quedaría asi: Salas, María Elena, siempre la inversión delnombre debe ir precedida por una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN. Ordene alfabéticamente los siguientes nombres de acuerdo a esta regla: Mario Díaz Pérez, Carlos Arreaza, Juan E. Zarcos, José Pernía
ARCHIVO. REGLAS DE CLASIFICACIÓN. 2.-Orden alfabético. Clasificados los nombres por unidades, corresponde arreglarlos en orden alfabético, en tal sentido se comparan las unidades semejantes de cada nombre; la primera unidad al ser distinta decidirá el orden alfabético, si las primeras unidades son iguales, la próxima al ser distinta decidirá el orden alfabético; las unidades cortas anteceden las largas si tienen idéntica raíz. Ejemplo: Alí Salas, Alí Soto, Alí Sarría Juárez, Ely García, Ali Salamanca
3.- Un apellido sólo o una inicial. Los apellidos solos o acompañados de una inicial del nombre preceden a un apellido con nombre completo que comience con la misma letra. Ejemplo: Juan Guzmán Páez, J. Guzmán, J. E. Guzmán, Juan Ernesto Guzmán
NOMBRES. MUJERES CASADAS. Mujeres casadas: El nombre de la mujer casada está conformado por su nombre de pila seguido por el apellido paterno y el apellido del esposo unido por la preposición de. esta preposición se conserva en el mismo lugar pero no constituye unidad de archivo. Ejemplo. Mary Méndez de Liscano, quedaría asi: Méndez (de) Liscano, Mary ( 3 unidades de archivo). Aplique la regla en los siguientes nombres: Elsa Duarte, esposa de carlos Casalta; Ana Maria Araujo, esposa de juan Matos; Dilcia Santana, esposa de francisco Galeno. Clasificación Orden Lógico
Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Duarte
(de)
Casalta,
Elsa
Araujo
(de)
Matos,
Ana María Araujo (de) Matos, Ana María Duarte (de) Casalta, Elsa Santana (de) Galeno, Dilcia Santana (de) Galeno, Dilcia
NOMBRES. CASAS COMERCIALES. Regla: Cuando el nombre completo de un individuo se incluye en el nombre de una firma comercia, se invierte el orden de las unidades de la misma manera que se hace con el nombre de un individuo. El resto del nombre comercial se coloca al final en el orden como aparece. Ejemplo. Farmacia Luis Marín, quedaría así: Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Marín, Luis Farmacia Aplique la regla en los siguientes nombres. Sucesores de Maria Dellán, Editorial Marcos Borges, Consorcio Pedro Graterol Clasificación Orden Lógico Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Dellán, María, Sucesores (de) Borges, Marcos, Editorial Borges, Marcos, Editorial Dellán, María, Sucesores (de) Graterol, Pedro, Consorcio Graterol, Pedro, Consorcio Artículos, preposiciones, conjunciones y contracciones. Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen artículos, preposiciones contracciones... éstos no constituyen unidad de archivo. Si aparecen al inicio del nombre de la firma, pasan al final entre parentésis; si aparecen en el medio permanecen en el mismo lugar, pero entre parentésis. Ejemplo. La tienda de las flores, quedaría: Tienda (de las) Flores (La) ( 2 unidades de archivo). Marin y González, asociados, quedaría: Marín (y) González, Asociados (3 unidades de archivo) Aplique la regla en los siguientes nombres: Almacén el Carmen, La casa de los helados, almacén la rosa roja. Clasificación Orden Lógico Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Almacén (el) Carmen Almacén (el) Carmen Casa (de
los) Helados
(La)
Almacén
(la)
Rosa Roja Almacén (la) Rosa Roja Casa (de los) Helados (La) Méndez
(y)
Díaz,
Díaz, Sucesores NOMBRES. FIRMAS COMERCIALES.
Sucesores
Méndez
(y)
Regla: Nombres de Casas comerciales e instituciones. Los nombres de casas comerciales, corporaciones e instituciones se clasifican y archivan tal como aparecen, siempre y cuando no contengan el nombre completo de un individuo. Ejemplo: Farmacia Junín Unidad1 Unidad 2 Farmacia Junín Aplique la regla en los siguientes nombres: Talleres Villasmil, Zapatería Cristy, Optica Bertl, Librería Cedeño, Banco venezuela, Sucesores Pérez Díaz.
Clasificación Orden Lógico Unidad 1 Unidad2 Unidad 3 Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Talleres Villasmil Banco Venezuela Zapatería Cristy Librería Cedeño Optica Bertl Optica Bertl Librería Cedeño Sucesores Pérez Díaz Banco Venezuela Talleres Villasmil Sucesores Pérez Díaz Zapatería Cristy NÚMEROS. Regla: Cuando en el nombre de una firma comercial se incluyen números, éstos constituyen unidad de archivo, se escriben tal como aparecen, pero se consideran para efectos de archivo, como si estuvieran escritos en letras. Ejemplo: Ferretería las 5 letras, Almacén las 3 A, II Tienda del Cristal, Los 5 hermano, 4 Estaciones, Almacén Clasificación Orden Lógico Unidad 1 Unidad 2 Ferretería (las) 5 Almacén (las) 3 II Almacén 4
Tienda (del) 5 Estaciones,
Unidad 3 Unidad 1
Unidad 2
Letras Almacén (las)
3
Unidad 3 A
A 5 Hermano (Los) Cristal Hermanos Almacén
4
Estaciones
Ferretería (las) II
5 Tienda (del)
Letras Cristal
Títulos y tratamientos en el nombre de una firma comercial Regla. Los títulos como Doctor, Profesor, licenciado..., asi como los tratamientos, señor, señora, señorita, Doña, Don.. se consideran unidad de archivo y permanecen en el mismo lugar, cuando aparecen en el nombre de una firma comercial. Ejemplo: Clínica de la Dra. Zurivic Lozada, Sucesión del Sr. Franco Oca, Sr, Rene León y Sucesores, Escuela de la Profa. Rita Oca, Sucesión del Sr Orta. Clasificación Orden Lógico
Unid 1 Unid2 Unid3 Unid 4
Unid 1 Unid 2 Unid 3 Unidad 4
Clínica (de la) Dra. Zurivic Lozada Clínica (de la) Dra. Zurivic Sucesión (del) Sr.
Lozada
Franco Oca Escuela (de la) Profa. Rita Oca
Sr. Rene León (y) Sucesores
Sr. Rene León (y) Sucesores
Escuela (de la) Profa. Rita Oca Sucesión (del) Sr. Franco Oca Sucesión (del) Sr
Orta Sucesión (del) Sr. Orta.
NOMBRES. GEOGRÁFICOS Y ABREVIATURAS Nombres geográficos. Regla: Cuando en el nombre de una sociedad, corporación o institución se incluye un nombre geográfico conformado por dos o más palabras; cada palabra se considera como una unidad de archivo, excepto los artículos que pasan a formar parte de la unidad. Ejemplo: San Juan de Areo, Abasto ,quedaría: San Juan (de) Areo , Abasto (4 unidades); La Guaira, Optica Company, quedaría: La Guaira Optica Company (3 unidades). Frigorífico Los Chorros, Zapatería la Cueva del guácharo, Centro Comercial Parque Aragua, quedarian así: Clasificación Orden Lógico Unidad 1 Unidad 2 Unidad 3 Unidad 4 Unidad 1 Unidad 2 Unid 3 Unid 4 Frigorífico Los Chorros Centro
Comercial Parque Aragua
Zapatería La Cueva (del) Guácharo Frigorífico
Los Chorros
Centro Comercial Parque Aragua Zapateria
La cueva (del) Guácharo
Abreviaturas. Regla: Las abreviaturas tales como: C. A, S. A. Ltda. Corp, Cía, Hnos, S. en C. Sucrs. y cualquier otra abreviatura de significado conocido en el nombr de una organización se consideran como palabras completas y conforman unidad de archivo. Ejemplo. Mendez y Garcia S. A. quedaría. Méndez( y )García S.A. ($ unidades) Hnos Farías, quedaría: Hnos Farías (2 unidades) Aplique la regla en los siguientes nombres: George Garrido Co.; Barbería Hnos. D'Acosta; Colegio Sto. Domingo; Almacen Sta. Rita; López y González Sucrs. Carlos Díaz Inc.; Peluquería Hnas Pereda BANCOS. Bancos. Regla: Los nombres de bancos se clasifican y archivan, en primer lugar bajo el nombre del banco y en segundo bajo el nombre de la agencia. Ejemplo: Banco Provincial Agencia Maturín, Banco provincial Agencia Palital; Banco Provincial Agencia Aguasay. Quedarian: Clasificación Orden Lógico Unid 1 Unid 2 Unid 3 Unid 1 Unid 2 Unid 3 Banco Provincial Maturín Banco Provincial Aguasay Banco Provincial Palital Banco Provincial Maturín Banco Provincial Aguasay Banco Provincial Palital
SISTEMA NUMERICO: El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos. Es un sistema indirecto porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numéricos. Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas: * Al archivo principal * El archivo misceláneo alfanumérico * El tarjetero índice * El registro de números asignados En el archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos
El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta que se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos. El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal. El registro se trata de un número de anotaciones que sirve para mantener la relación de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a más de un corresponsal.
METODO GEOGRAFICO: Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones, estados, ciudades, provincias, etc. Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético. Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y razones sociales), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos y empresas.
Su utilización es recomendable en los siguientes casos: Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores, concesionarios, etc. En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas. En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc. En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.
COMO ESTA COMPUESTO EL METODO GEOGRAFICO: En primera instancia iría: Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al alfabeto y abarcaría todos los países que comiencen por la A, (Argentina, Alemania, Angola). Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser Argentina, Argelia, Alemania, Angola. Subguía de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos de cada país donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas ciudades de Argentina. Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o jurídica.