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• Carlos De Jesús

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TRABAJO FINAL TEORÍA ORGANIZACIONAL

Estudiantes

: Fernanda Oyarzun Carlos Alvarez Diego Durdan Francisco Manqui Juan Pablo Yañez

Puntaje Total

:

Fecha

: 30 de marzo de 2020

Puntaje Obtenido

:

Nota

:

100 puntos

1. PARTE TEÓRICA. (50%) En relación a la lectura bibliográfica y las presentaciones del curso responda las siguientes preguntas.

I.

PLANIFICACIÓN

a. ¿Qué es Planificar? Se describe como la selección de misiones y objetivos, así como de las acciones para lograrlos, lo anterior requiere del proceso de toma de decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas, con esto podemos ver los objetivos a largo plazo, planificando planes alternativos en caso de algún evento inesperado. b. ¿Qué relación tiene la jerarquía de objetivos con la jerarquía organizacional? Se ve una relación donde en ambas pirámides los gerentes de los diferentes niveles de la jerarquía organizacional se preocupan por distintos tipos de objetivos, se puede tener una relación directa donde a un mismo nivel de objetivos, está a cargo del mismo nivel de organización, por ejemplo, el consejo directivo y los gerentes de más alto nivel están muy involucrados en la determinación del propósito o también os gerentes de nivel inferior radica en establecer los objetivos de los departamentos, las unidades y sus subordinados.

c. ¿Para qué nos sirve la matriz FODA? La matriz FODA nos sirve para analizar la situación competitiva de una organización, que lleve al desarrollo de cuatro series de alternativas estratégicas

distintas. Además ofrece un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita la comparación de amenazas y oportunidades externas respecto de las fortalezas y debilidades internas de la organización. d. A su juicio, ¿cuál es el principal aporte de la planificación a la Administración de empresas? El principal aporte es que la planificación es primer paso hacia la administración efectiva, eficiente y eficaz donde se desarrolla la visión y misión de la compañía, así como establecer los objetivos y metas. Con esto se es capaz de anticipar decisiones claves a tomar, evaluando los recursos humanos y financieros a necesitar.

II.

ORGANIZACIÓN

e. ¿Qué es Organizar? Es la acción que las personas utilizan al resto de las mismas o elementos para coordinar las acciones con el fin de obtener el objetivo deseado, esto se logra a través de la interrelación entre estos elementos los que trabajan por objetivos comunes(Superiores) con la determinación de satisfacer los objetivos mencionados en un principio que principalmente son necesidades. f.

¿Qué diferencia existe entre la organización formal e informal? Tenemos que la principal diferencia es que la organización formal se rige por normas, reglas y relaciones de autoridad que controla cómo las personas se organizan y relacionan para así lograr sus objetivos superiores, en cambio la organización informal se basa en un conjunto de valores y normas que comparten entre sí lo que controla la interacción de los integrantes de la organización.

g. ¿Qué es la Departamentalización? Es la manera que tiene la organización para estructurar y administrar las tareas, responsabilidades y relaciones de autoridad, esto se ve reflejado entre las distintas divisiones y departamentos los cuales cada uno tiene su función asignada los que pueden relacionarse de forma interna entre si o de manera externa con el resto de las persona, empresa, organizaciones, etc. h. A su juicio, ¿cuál es el principal aporte de la organización a la Administración de empresas?

El aporte principal es su totalidad ya que en un principio le dan la manera de trabajar(organizarse) con el resto de personas por un fin en común y satisfacer el objetivo que se han planteado, así esto se traduce en asignar distintos roles y responsabilidades a cada persona o grupo para así facilitar el resultado final, otro aporte es que le dan a las empresas son las metas oficiales las cuales se dividen en misión y visión que es la razón de porque existe dicha empresa así las personas tengan claridad de porqué dicha empresa es un aporte en bienes y servicios a la comunidad y sus metas operativas las cuales así las empresas van midiendo de forma específica si las tareas que se plantearon en un principio se van cumpliendo periódicamente por cada integrante y departamento perteneciente a esta y asi ya obtener el objetivo y resultado final por el cual se han organizado. III.

DIRECCIÓN i.

¿Qué es la Dirección? La dirección, la cual es entendida como la capacidad, responsabilidad y tarea emprendida por el Administrador en cada una de las etapas que contempla la Administración, y que consiste en liderar las tareas del grupo social reunido en torno a una empresa o compañía, a fin de generar procesos sinérgicos que conlleven al colectivo a unirse y trabajar fervientemente por el cumplimiento de un objetivo común.

j.

Escoja un tipo de Liderazgo y comente cuáles son sus características. Liderazgo democrático: También conocido como liderazgo participativo, su función es promover la participación, el entusiasmo y la implicación de los empleados. Se promueve el diálogo entre todo el grupo para tener en cuenta todas las opiniones y visiones sobre la realidad, aunque la decisión final suele recaer en el líder.

k. ¿Cuáles son los elementos que componen la comunicación efectiva? Con estos elementos, es posible hacer efectiva la comunicación: 1. Emisor. 1.1. Idea. 1.2. Codificación. 2. Receptor 2.2. Recepción. 2.3. Decodificación 2.4. Comprensión. 3. Código. 4. Canal. 5. Mensaje. 6. Referente. 7. Situación. 8. Ruido. Etapas para superar las barreras que impiden una comunicación efectiva:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Aclarar el propósito del mensaje. Utilizar una codificación inteligible. Consultar el punto de vista a los demás. Considerar las necesidades de los receptores. Utilizar el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad. Obtener realimentación. Considerar las emociones y motivaciones de los receptores. Escuchar.

l. A su juicio, ¿cuál es el principal aporte de la dirección a la Administración de empresas? El aporte de la dirección es muy importante en el proceso administrativo, siendo la que dirige logrando aplicar el conocimiento adquirido en procesos anteriores y a tomar decisiones de la manera correcta. Una dirección eficiente, es la clave de la previsión y la anticipación empresarial por medio de una comunicación efectiva con un liderazgo de calidad. Lo que significa que cualquier proceso administrativo carente de dirección es propenso al desorden y a la desintegración de la organización.

IV.

CONTROL

a. Qué es el control? El control está directamente relacionado con la planificación, sin planificación previa no podría haber control. El control es la revisión constante de los objetivos planteados en un plan de trabajo, para poder compararlos con parámetros establecidos en ese mismo plan, analizar las diferencias que se presenten para luego buscar el motivo de las mismas. Finalmente según los resultados obtenidos se puede reestructurar el plan al tomar acciones correctivas con el fin de que en la próxima medición/revisión los objetivos/metas planteados previamente, estén más cerca o se mantengan al momento de ser comparados. Un sistema de control en la administración generalmente es un sistema de retroalimentación, ya que va tomando información del sistema y en base a ella decide que se hará con el sistema. b. ¿Qué son los presupuestos y cómo nos ayudan a controlar? Los presupuestos son formulaciones de planes en términos numéricos para un periodo de futuro determinado, en palabras más simples es una declaración anticipada de uso de recursos y los resultados esperados que van asociados. Un presupuesto puede estar en términos financieros como en términos no financieros (horas mano de obra directa, materiales, volumen de ventas físicas, producción, conformidad con el trabajo, motivación en el trabajo, etc). Los presupuestos nos sirven como una técnica de control efectiva y nos ayudan a controlar de forma eficiente, porque establecen parámetros iniciales claros, por lo tanto al momento de realizar la evaluación respecto a estos parámetros se eliminan posibles errores por falta de información, siempre y cuando el presupuesto este hecho de forma correcta.

c. Escoja un tipo de herramienta que sirva para el control y comente cuales son sus características. El desarrollo de las tecnologías de información (TI) facilita el control de una organización, donde los SIG (sistema de información de gestión) son un ejemplo. Según Koontz, los SIG se definen como “sistema formal para recopilar, integrar, comparar, analizar y difundir información interna y externa a la empresa de manera oportuna, efectiva y eficiente para apoyar a los gerentes en el desempeño sus tareas”. Dentro de sus principales características es que hay disponibilidad de acceso para todo nivel de poder adquisitivo. Además existen cursos gratuitos, tutoriales en video o PDF que permiten aprender a utilizarlos de buena manera sin costos extras aparte del tiempo. Excel es un ejemplo de un SIG, que hoy en día es una herramienta básica que todo ingeniero debe saber manejar. Es un software sencillo con mucho potencial para ayudar administrar de forma eficiente una organización. Por otro lado las TI requieren de seguridad rigurosa, protección y buen trato, al tener una capacidad de almacenamiento de información sumamente alta. Es necesario que se utilicen con responsabilidad y de forma ética. Así mismo se deben cuidar fuertemente, debido a que un computador no solo se puede acceder de forma física, sino también de forma remota. Por eso es necesario tener buenas medidas de seguridad para evitar el ataque de hackers por ejemplo. Por el lado ético es importante capacitar y hacer entender a quienes manejan estas bases de datos que deben utilizarse sólo para los fines, para los cuales fue recopilada la información y no otros. d. A su juicio, ¿cuál es el principal aporte del control a la Administración de empresas? El principal aporte del control a la administración de empresas, a mi juicio, es la información sobre el estado del plan de trabajo de la organización. El hecho de ir evaluando en forma periódica si se está cumpliendo el plan y si este está produciendo los resultados esperados, da la posibilidad tomar acciones correctivas para evitar malos pasares o lisillanamente la quiebra de una empresa. El control permite prever situaciones adversas y evitarlas oportunamente.

2. PARTE PRÁCTICA. (50%) En relación a la elección de una organización productiva llene la siguiente tabla. La metodología que se empleò para responder este ítem de la prueba fue la siguiente: ● Se entrevistò a 2 personas. ● Cada una de ellas, ejerce sus labores en una organización productiva. ● A cada uno de los entrevistados se le hizo las mismas preguntas que se detallan a continuación. ● Se busca comparar ambos perfiles ya que, Nicole Benavides A. realiza labores administrativas en una escuela, organización económicamente considerada productiva, dado que pertenece al rubro de la educación, y Joaquín Casanova K. quien se desempeña en una organización perteneciente a COLUN. Ambos realizan labores en sus respectivas organizaciones pero difieren en un punto: la organización de uno de ellos produce un producto a gran escala, mientras que el otro, hablaremos de la educación, como un bien intangible.

● ● ●

Por medio de sus respuestas, se compararà còmo es el proceso administrativo para ambos, la planificación, la organización, la dirección y el control. Las respuestas son textuales. Al final de la entrevista, se inferirà grupalmente.

Nombre de la organización

Escuela Fernando Santivan Valdivia, Región de los Ríos

COLUN La Union, Region de Los Ríos

Educación

elaboración/otros de productos lácteos

Rubro

Nombre del contacto Nicole Benavides Andrade

Joaquín Casanova Klein

[email protected]

[email protected]

Correo electrónico

PLANIFICACIÓN a. ¿Qué rol le asigna a la planificación dentro de su organización?

“ acà se planifica mucho y en diferentes departame ntos, para diferentes fines, por ej un profesor planifica sus clases para que sean eficaces, para lograr un proceso de enseñanza significativ o. También

“la planificació n, es una parte fundament al para organizar en este caso, los recursos humanos de nuestra empresa y lograr asi los objetivos que impone el plan de producción . y también es

se planifica en otros departame ntos, porque se busca evaluar cosas distintas y por diferentes métodos a los alumnos y también a nosotros mismos. Asique creo que para mi, planificar es vital.” Nicole

importante en los procesos porque con una buena planificació n optimizam os y le sacamos el máximo rendimient o a los equipos, porque para nosotros es importante que los procesos no se detengan, y en jerarquìas de esta empresa, se planifican las ventas, control de calidad, etc” joaquin

b. ¿Tiene declarado algún objetivo organizacional?

“ indiferente del colegio, el ministerio de educación nos pide : Misión, visión y además un PEI, (proyecto

“es amplio, pues si pones “entregar un producto de calidad” eso seria para mi a nivel de nuestro departame nto en que

educativo instituciona l), y èste le da un sello al colegio. Por ej. el sello de nuestro colegio es: ser deportivo, ambientali sta y ligado a la música. entonces acá se ligan los contenidos y los objetivos basados en el PEI, que es como la personalid ad del colegio, eso es a grandes rasgos.”

Nicole

tenemos objetivos duros: eficiencia operaciona l,calidad, eficiencia laboral, eficiencia de los recursos, eso se mide y se compara con los niveles anuales del año pasado. también tenemos objetivos blandos: compromis o, trabajo en equipo también tenemos objetivos que nos propone el departame nto de ventas, etc” Joaquin

c. ¿Tiene definidas estrategias para el logro de objetivos organizacionales?

“ como te mencionab a, está ligado al PEI, entonces una de las estrategias sería articular las

“si, tabulamos datos de producción y se comparan con las de años anteriores, semana anterior,

asignatura s para que los alumnos lo entiendan de una forma que lo puedan relacionar con esa área, y se impregnen de ello, pues los alumnos hacen al colegio”

mes anterior, etc se guardan estadística s, por ejemplo con la soda, se comparan datos anual, con la producción es semanal y mensual”

Nicole

Joaquin

ORGANIZACIÓN a. ¿Qué rol le asigna a la organización dentro de su organización?

“..la importanci a que le da nuestro colegio es ,

“imagina que tenemos los equipos, los

primero, asignarlo en tiempo. Porque se designa un tiempo para nuestros profesores, dentro de un marco legal (horas no lectivas), también proporcion amos el espacio en tiempo, fisico y herramient as. la otra instancia es por medio de las comunidad es de aprendizaj e, (conforma das por trabajador es del colegio) donde hay un líder designado, y aca los docentes hacen reflexiones de sus labores. Entonces es importante para nosotros y también podemos ir aprendiend

clientes, la mano de obra, y el tiempo para realizar toda nuestro trabajo, existe una ùnica combinaci ón óptima para que de todos los component es, saquemos la máxima eficiencia y calidad, y eso solo te lo da la organizaci ón , tanto en las tareas, usos de máquinas, sistemas de turnos, etc así que creo que es el motor en este rubro” Joaquin

o sobre la marcha” Nicole

b. ¿Tiene definido un organigrama para su organización?

“si, muchos. pero quiero mostrar èste que correspond e a un organigra ma de cómo abordar un caso en cuanto a “convivenci a escolar”, aquí se involucran docentes, alumnos y apoderado s, tanto de manera preventiva como en caso de hacer una denuncia:

“si, pero no lo encuentro (risas) básicamen te a nivel jerárquico es: a la cabeza: gerente gral después vienen las gerencias gerente producción , gerente proyecto, gerente medio ambiente, gerente de innovación y abastecimi ento nuestra sección es produccion , aqui vienen las subgerenci as

Nicole

sub gerencia productos concentrad o, sub gerencia

queseria, subgerenci a productos frescos cada sub gerencia tiene una estructura smilar, la nuestra prosigue: jefes de area en diferentes secciones: productos deshidrata dos,jefe de area de pasteuriza cion y recepción, UHT, BLF luego: jefes de turno, administrat ivos y después operadore s operador especializa do operador de máquinas operador ayudante operadore s de envasado Joaquin c. ¿Cómo definió los cargos y funciones que requiere su organización?

“primero: de acuerdo al estatuto docente, es un símil al código del trabajo, pero hay otros códigos que definen y categoriza n tipos de profesional es, en cuanto a capacidad es y credencial es y también: de acuerdo a la especialida d del docente o paradocent e, años de experienci a y otros factores que no contempla el estatuto como por ej en centros de estudiante s y a los centros de padres y apoderado s que también son organismo s pertenecie ntes a nuestro

“ con métodos tradicional es, basados en años de experienci a, capacidad es, estudios, obviament e hay áreas en donde se requiere muchísima especializa ción por ejemplo en el área de proyecto en donde los ingenieros químicos y carreras afines se desenvuel ven con ing mecánicos , ing de automatiza ción ,etc. en nuestra sección, producción , hay eslabones donde el conocimie nto generalme nte lo entrega la experienci a, no así en otras áreas”

colegio” Joaquin Nicole

DIRECCIÓN a. ¿Qué rol le asigna a la dirección dentro de su organización?

“...es primordial. Tiene que haber un buen director, que eso se traduce en un buen líder. Si alguien lidera mal, quiere decir que no va a haber acceso a obtener beneficios del ministerio (recursos económico s), habrà también menos matrículas, lo que se traduce en menos subvenció n y un ambiente emocional poco amigable,

“..uff es indispensa ble a pesar de lo variable de los sub departame ntos, en términos de medio ambiente y marco legal por ejemplo, la dirección no es única pues también se debe dirigir en conjunto en algunos casos “

Joaquin

Nicole b. ¿Cómo se toman las decisiones al interior de su organización?

“ en el caso de nuestro colegio, la directora es la mediadora ,de alguna forma, ella da la instancia a los docentes dentro de un contexto amigable para opinar y tomar decisiones tanto en instancias resolutivas (que se harà para el dia del alumno) como en las instancias máximas (desvincul ar a un alumno o docente)” Nicole

“ se toman eslabon a eslabon, dependien do de la sección en la que se requiera una toma de decisiones, todas nuestras unidades dependen de subsectore s asique las reuniones son constantes , se categoriza n las decisiones en URGENTE S y en no urgentes, existen medios que tienen que estar disponibles 24/7, también, por ejemplo una emergenci a seria una emergenci a medioambi ental, ahi se procede a hablar con la gerencia correspond

iente” Joaquin c. ¿Tiene algún mecanismo de comunicación en su organización?

“tenemos correo electrónico , apps, plataforma s, reuniones, comunidad es de aprendizaj e todo lo necesario para hacer llegar el recado o comunicad o” Nicole

“si, correos electrónico s personaliz ados, este es el medio más formal, también existen el informal como whatsapp (risas) y también existen protocolos, por ejemplo en la entrega de turnos se hace un balance de las condicione s generales de como esta el turno” Joaquin

CONTROL a. ¿Qué rol le asigna al control dentro de su organización?

“..mm a mi

“el que

parecer, la única forma de control que existe dentro de un colegio, son las evaluacion es porque reflejan en parte, él còmo se están haciendo las cosas. existen distintos tipos: diagnóstic as, de proceso, sumativas. también el CPIP realiza evaluación docente a los docentes de colegios municipale s”

nosotros, pertenecie ntes al departame nto de producción , controlemo s nuestros procesos, es de suma importanci a para la totalidad de la empresa, asique podria respondert e como parte de èsta sección (producció n) que el control es lo más indispensa ble y nos hace mejorar y evaluar dia a dia “

Nicole Joaquin

b. ¿Tiene diseñados indicadores para el control de actividades en su organización?

“si, a nivel general, tenemos cifras, letras,g gráficos, etc por ej: el tìpico

“si, como te comentaba , los datos tabulados generan indicadore s en

LOGRADO , NO LOGRADO , existe en muchos de nuestros procesos, también tenemos los SATISFAC TORIO, INSATISF ACTORIO, DEFICIEN TE, etc los test también tienen categoriza ción de logros, pero más variado”

muchos ámbitos: procesos, recursos humanos, tiempo de operación, desechos, etc siempre se enfatiza en el mejoramie nto continuo y eso va generando nuevas disciplinas para autoevalua rnos” Joaquin

Nicole c. ¿Cómo verifica el logro de objetivos organizacionales en su empresa?

“ pienso que la comunidad nos da ese indicador. Porque si mucha gente quiere matricular a sus pupilos en esta institución, conociend o nuestra personalid ad como colegio, eso dice mucho, y más

“a mi modo de ver las cosas, podría desglosarl os. A nivel general, las altas ventas indican muchas cosas, que se hacen bien las cosas de acuerdo al marketing, gestión, calidad etc, a nivel

matrículas, más recursos, y más recursos, se traduce en rápido alcance de esos objetivos” Nicole

interno, siempre nos vamos comparand o con estadístico s de años ,meses, días anteriores y calificàndo nos así que, los números “verdes” siempre son señal de que alcanzamo s logros y procedimie ntos.

Joaquin COMENTARIOS: ●

Indudablemente, el control que se aplica dentro del proceso administrativo tanto en un colegio como en una planta productora de lácteos, difiere sustancialmente, pues mientras en una organización “se produce” educación (por así decirlo), en otra, un leve o minúsculo “desajuste en el control ” proporciona grandes pérdidas económicas inmediatas a la organización, debido a su alto grado de industrialización. En un colegio, un mal control desestabilizaria el proceso

educativo, pero no su totalidad, concluimos entonces que producir un bien tan importante como la educación es a largo plazo, por eso es tan esencial. ●

En cuanto a la dirección, ocurre lo contrario. Al ser COLUN una cooperativa, posee un consejo y por ende, varias entidades toman las decisiones. En un colegio, el director asoma como la entidad de más facultades dentro del mismo, podríamos inferir entonces que el impacto de un líder negativo serìa bastante más devastador en una escuela en el corto plazo,( por subvenciones, matriculas, etc) que un líder negativo dentro de una organización productora de leche.

●

Los mecanismos de comunicación son similares en ambos tipos de organización.

●

Los entrevistados, conocen sin titubear, la vital importancia de la planificación, tanto para ajustar los procedimientos educativos, como para ver de qué forma gestionar las materias primas y la maquinaria.