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Antología de Contabilidad

Fundamentos Teóricos de la Contabilidad

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UNIDAD DE ESTUDIO I Fundamentos de Contabilidad La Contabilidad 1. Introducción

La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice también que la contabilidad es el lenguaje de los negocios pero no existe una definición universalmente aceptada. El origen de la contabilidad es de hace muchos años, desde que el hombre se dio cuenta que con su memoria no era suficiente para guardar la información necesaria. Según estudios realizados hacia 6000 años a.c ya existían los elementos necesarios para la actividad contable. En Grecia, Egipto y en los Valles de Mesopotamia llevaban registros y operaciones financieras de las empresas privadas y públicas en tablillas de barro. El objetivo de la contabilidad es proporcionar información a los dueños y socios de un negocio sobre lo que se deba y se tiene. Se puede dividir en objetivo administrativo y financiero. El objetivo administrativo es proporcionar información a los administradores para que ellos planifiquen, tomen las decisiones y control de las operaciones y el objetivo financiero es proporcionar información de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado. La contabilidad de una empresa o un negocio se puede llevar de manera manual y computadorizada. La contabilidad manual se desarrolla manualmente, al menos en un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas máquinas sumadoras o calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados de forma manual. En estos sistemas el factor hombre es la base. La mayor debilidad de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar grandes volumen de información, en cuyo caso seria necesario el uso de gran cantidad de personas. Un sistema de contabilidad computadorizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones finales. En los sistemas de contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual. Este deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto. 2

Las ventajas de la contabilidad computarizada es que proporciona información con mayor rapidez, se puede manejar un volumen de operaciones mayor y se reduce mucho el número de errores por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual. La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que baya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y Oficial. La contabilidad privada es aquella que se clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico. La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial, Contabilidad de costos, Contabilidad bancaria, Contabilidad de cooperativas, Contabilidad hotelera, Contabilidad de servicios. La contabilidad pública se encarga de registrar, clasificar, controlar, analizar e interpretar todas las operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.

2. Conceptos de la contabilidad

La palabra contabilidad proviene del verbo latino "coputare", el cual significa contar, tanto en el sentido de comparar magnitudes con la unidad de medida, o sea "sacar cuentas", como en el sentido de "relatar", o "hacer historia". "La contabilidad es el arte de registrar, clasificar y resumir en forma significativa y en términos de dinero, las operaciones y los hechos que son cuando menos de carácter financiero, así como el de interpretar sus resultados". "La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones" "La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica". "La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo". Se puede decir que la contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Se dice también que "la contabilidad es el lenguaje de los negocios". No existe una definición universalmente aceptada.

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3. La historia de la contabilidad

La contabilidad aparece en la historia de los pueblos como resultado de la expansión comercial, su estancamiento durante siglos se debe al lento progreso de los pueblos. 10.000 años (a. C): Carece de información mercantil, los pueblos eran nómadas por lo tanto no existía la propiedad. 6.000 años (a. C): Grecia, Egipto, y en el Valle de Mesopotamia. Llevaban registros y operaciones financieras de las empresas privadas y publicas en tablillas de barro. En Mesopotamia el Escriba era el que llevaba los registros contables, además era el único que sabia leer y escribir, y conocía las leyes. El escriba fue el predecesor del Contador. Los Egipcios realizaban sus escrituras en papiros. 2.000 años (a. C): Hammurabi rey de Babilonia escribe el "Código de Hammurabi", el cual hace mención a la practica contable. 600 años (a. C): En Atenas un tribunal de cuentas formado por diez miembros se encarga de fiscalizar la recaudación de tributos. Siglo I (a. C): En roma la contabilidad se llevaba en dos libros: El Adversaria (asientos de caja), y el Codex (Nombre de la persona, causa de la operación, y la cuantía). En 1494: El fray Lucas Paciolo (Considerado el padre de la contabilidad moderna) publica su libro " La summa", donde dedica 36 capítulos al estudio de la contabilidad, el cual explica la partida doble como mecanismo contable. En 1548: El expansionismo mercantilista se encargó de exportar al nuevo mundo los conocimientos contables. De los cuarenta hombres que traía Colón para el descubrimiento de América, venia un Contador real de cuentas. En el siglo XVIII: Con la revolución Francesa, Napoleón en sus campañas fue el encargado de esparcir la contabilidad. Llega el siglo XIX, y con él el Código de Napoleón (1808), comienza la Revolución Industrial, Adam Smith y David Ricardo, echan las raíces del liberalismo, la contabilidad comienza a tener modificaciones de fondo y forma, bajo el nombre de "Principios de Contabilidad" En el siglo presente y a raíz de la crisis de los años 30, en Estados Unidos, el Instituto Americano de Contadores Públicos, organizó agrupaciones académicas y prácticas para evaluar la situación, de allí surgieron los primeros principios de contabilidad, vigentes aún muchos de ellos, otros con modificaciones. También, la crisis, dio origen al cambio de la "Certificación" por los "Dictámenes" de los Estados Financieros.

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4. Importancia que tiene la contabilidad como sistema de información y control

La contabilidad es una técnica importante para la elaboración y prestación de la información financiera de las transacciones comerciales, financieras y económicas realizadas por las entidades comerciales, industriales de servicio, de servicios públicos y privados y se utilizan en la toma de decisiones. Los sistemas contables comunican información económica; es una forma de saber en que estado se encuentra la empresa.

5. Objetivos de la contabilidad

*Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. *Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. *Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada. Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica.

6. Función de la contabilidad

Controlar: Para que los recursos de las entidades puedan ser administrados en forma eficaz, es necesario que sus operaciones sean controladas plenamente, requiriéndose establecer antes el proceso contable y cumplir con sus fases de: sistemización, valuación y registro. Informar: El informar a través de los estados financieros los afectos de las operaciones practicadas, independientemente de que modifiquen o no al patrimonio de las entidades, representa para sus directivos y propietarios: Conocer cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos, deudas, patrimonio, productos y gastos 2) Observar y evaluar el comportamiento de la entidad. 3) Comparar los resultados obtenidos contra los de otros períodos y otras entidades. 4) Evaluar los resultados obtenidos previamente determinados. 5) Planear sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el que se 5

desenvuelve. La información contable pues es básica para la toma de decisiones de los propietarios y directivos de las entidades, además de otros usuarios, lo que determina que la información sea de uso general. La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado" (Redondo, A., 2001)

7. Principios de la contabilidad generalmente aceptados

Los 14 principios de contabilidad generalmente aceptados (P.C.G.A.), se enuncian de la siguiente forma: *Equidad: La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en la contabilidad, dado que los que se sirven o utilizan los datos contables pueden encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad, los distintos intereses en juego en una hacienda o empresa dada. *Ente Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados financieros de varios "entes" de su propiedad. *Bienes Económicos Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir bienes materiales e inmateriales que posean valor económico y por ende susceptibles de ser valuados en términos monetarios. *Moneda de Cuenta Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogéneos a una expresión que permita agruparlos y compararlos fácilmente. Este recurso consiste en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando un "precio"a cada unidad. *Empresa en Marcha Se refiere a todo organismo económico cuya existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura.

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*Valuación al Costo El valor de costo –adquisición o producción- constituye el criterio principal y básico de la valuación, que condiciona la formulación de los estados financieros llamados "de situación". *Ejercicio En las empresas en marcha es necesario medir el resultado de la gestión de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administración, legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc. Es una condición que los ejercicios sean de igual duración, para que los resultados de dos o más ejercicios sean comparables entre sí. *Devengado Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer el resultado económico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si se han cobrado o pagado. *Objetividad Los cambios en los activos, pasivos y en la expresión contable del patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda de cuenta. *Realización Los resultados económicos solo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que los origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables. *Prudencia Consiste en contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado. *Uniformidad Los principios generales, cuando fuere aplicable, y las normas particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio al otro. Sin embargo, el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener inalterables aquellos principios generales, cuando fuere aplicable, o normas particulares que las circunstancias aconsejen sean modificadas. *Materialidad Al ponderar la correcta aplicación de los principios generales y de las normas particulares debe necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y, que, sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona el cuadro general. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los limites de lo que es y no es 7

significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso, de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultado de las operaciones. *Exposición Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren.

8. Clasificación de la contabilidad

La contabilidad se clasifica de acuerdo a las actividades que vaya hacer utilizado. Es decir que se divide en dos grades sectores que son Privada y Oficial. Contabilidad Privada Es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones económicas, de empresas de socios o individuos particulares, y que les permita tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico. La contabilidad privada según la actividad se puede dividir en: Contabilidad comercial Es aquella que se dedica a la compra y venta de mercadería y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles. Contabilidad de costos Es aquella que tiene aplicación en el sector industrial, de servicios y de extracción mineral registra de manera técnica los procedimientos y operaciones que determinan el costo de los productos terminados. Contabilidad bancaria Es aquella que tiene relación con la prestación de servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depósitos o retiros de dinero que realizan los clientes. Ya sea de cuentas corrientes o ahorros, también registran los créditos, giros tanto al interior o exterior, así como otros servicios bancarios. Contabilidad de cooperativas: Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Producción, Distribución, Ahorro, Crédito, Vivienda, Transporte, Salud y la Educación. Así se encarga de controlar cada una de estas actividades y que le permite analizar e interpretar el comportamiento y desarrollo de las cooperativas.

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Contabilidad hotelera Se relaciona con el campo Turístico por lo que registra y controla todas las operaciones de estos establecimientos. Contabilidad de servicios Son todas aquellas que presentan servicio como transporte, salud, educación, profesionales, etc. Contabilidad Oficial. Registra, clasifica, controla, analiza e interpreta todas las operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.

9. Relación de la contabilidad con otras disciplinas

Con el derecho positivo "Código de Comercio": regula las relaciones mercantiles entre comerciantes y no comerciantes. "Código Civil": este código norma la propiedad y su usufructo, los contratos y otras relaciones entre personas naturales o jurídicas. "Legislación Laboral": reglamenta los deberes y derechos de las partes, derivados del contrato de trabajo. "Legislación Fiscal: determina las contribuciones, gravámenes y desgravámenes, sobre los beneficios o utilidades. Con la economía, las relaciones son tan estrechas, que no se puede suponer la una sin la otra: Se complementan. La economía estudia la riqueza de un país o de una organización cualquiera, y la contabilidad la registra y da cuenta de ella.* Con la estadística, podemos afirmar que la contabilidad se vale de los métodos estadísticos de investigación, para alcanzar mejor sus objetivos; y que, a su vez, la estadística se nutre de los datos que aporta la contabilidad. Con la ingeniería, determina y controla los costos. Ayuda a evaluar la factibilidad financiera de los proyectos.

10. Importancia de la Contabilidad Computarizada

La importancia de la contabilidad computarizada es que es más veloz; ya que por medio de la creación del software o programas creados en el computador se pueden realizar labores hasta antes propias de los contadores. Se puede proporcionar información con mayor rapidez que uno manual, por que la computadora realiza en forma instantánea tareas que consumen mucho tiempo cuando se hacen en forma manual; Se puede manejar un volumen de operaciones mayor; Se reduce mucho el número de errores, por que la computadora hace los cálculos con mayor exactitud que un ser humano; El uso de la computadora asegura 9

cada asiento con exactitud, esto evita errores, como el doble pase, el pase a una cuenta equivocada, pasar un débito como un crédito o viceversa, y pasar una cantidad equivocada. En un sistema de contabilidad computarizado, los informes se pueden producir automáticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administración a tomar decisiones. Mediante la contabilidad computarizada la labor del contador es prácticamente intelectual. El contador nada mas deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción sean conectadas, el sistema hará el resto.

11. Sistema contable que se implementan dentro de una empresa La contabilidad financiera:

Es una técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.

La Contabilidad de Costos:

Es un sistema de información que clasifica, acumula, controla y asigna los costos para determinar los costos de actividades, procesos y productos y con ello facilitar la toma de decisiones, la planeación y el control administrativo. Los informes de costos son muy útiles también para la planeación y selección de alternativas ante una situación dada.

La contabilidad Administrativa:

Es la manera más directa a una información preparada y presentada para ser utilizada por las personas que internamente en la entidad, día a día, deben tomar decisiones respecto a la administración de ésta (directores, gerentes, administradores, funcionarios, etc.). Esta contabilidad la llevan toas las empresas.

La Contabilidad Gubernamental: Es el conjunto de principios, normas y procedimientos, para registrar, resumir, analizar e interpretar las transacciones realizadas por los entes público con la finalidad de preparar Estados Financieros y Presupuestarios que faciliten el análisis de la mismas y la obtención de indicadores que permitan una racional evaluación de ingresos y gastos, así como la Situación Financiera de la Hacienda nacional, durante y al termino de cada ejercicio fiscal.

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La contabilidad Gubernamental, constituye el sistema de información financiera más importante de los Organismo del Sector Público, a través del cual se puede conocer la gestión realizada y los efectos que ellas producen en el patrimonio público. Esta contabilidad la llevan las instituciones públicas.

12. Conclusión

Con base a la revisión bibliográfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, la contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinada en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes empresas. En la historia de los pueblos la contabilidad aparece como resultado de la expansión comercial, ya en tiempos la primera civilización se llevaba registros y operaciones financieras de empresas privadas y publicas en tablillas de barro. En el presente siglo se organizaban organizaciones académicas que evalúan la situación, surgieron los primeros principios de la contabilidad, vigentes aun algunos de ellos. La contabilidad nos permite conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, las rentas, cobros, pagos; de manera que podamos conocer la capacidad financiera de la empresa. El primordial objetivo de la contabilidad es suministrar información razonada, en base en registros técnicos, de operaciones realizadas por un ente privado o publico y por esta información cumplir con el objetivo administrativo y financiero. Entre las diversas funciones de la contabilidad la principal es suministras información razonada de las operaciones realizadas. Los principios de la contabilidad generalmente aceptados son 14; equidad, ente, bienes económicos, moneda de cuenta, empresa en marcha, valuación al costo, ejercicio, devengado, objetividad, realización, prudencia, uniformidad, materialidad, exposición. De acuerdo a las actividades que se realizan la contabilidad puede ser privada y oficial. La privada se encarga de registrar y analizar todas las operaciones económicas de empresas, socios, individuos particulares que les permita decidir en los campos financieros y económicos. Esta a su vez se clasifica en contabilidad comercial, contabilidad de costo, bancaria, de cooperativas, hotelera y contabilidad de servicios. La contabilidad oficial registra, clasifica, controla, analiza e interpreta las operaciones de derecho público y tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.

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La contabilidad en los diferentes tipos de empresas Introducción Es innegable que el avance económico de cualquier país esta íntimamente ligado al de su sector industrial, por lo que en este trabajo se presenta el estudio de la empresa con el fin de que posteriormente la podamos ubicar y conocer su definición clasificación y como se maneja la contabilidad en los diversos tipos de empresas. se estudiará en una primera parte la definición de la empresa, en la segunda parte las clasificaciones de las empresas según los diversos criterios y en la tercera parte la contabilidad en los diversos tipos de empresas. La contabilidad en los diferentes tipos de empresas La empresa nació para atender las necesidades de la sociedad creando satisfactores a cambio de una retribución que compensara el riesgo, los esfuerzos y las inversiones de los empresarios. Actualmente, las funciones de la empresa ya no se limitan a las mencionadas antes. Al estar formada por hombres, la empresa alcanza la categoría de un ente social con características y vida propias, que favorece el progreso humano, al permitir en su seno la autorrealización de sus integrantes y al influir directamente en el avance económico del medio social en el que actúa.

Definición de empresa

La empresa es un grupo social en el que, a través de la administración del capital y el trabajo, se producen bienes y /o servicios tendientes a la satisfacción de las necesidades de la comunidad. Clasificación de las empresas El avance tecnológico y económico ha originado la existencia de una gran diversidad de empresas. Estas pueden clasificarse desde diversos puntos de vista dependiendo del aspecto desde el cual se le considere. Así, existen las siguientes clasificaciones: a) Según la procedencia del capital Dependiendo del origen de las aportaciones de su capital y del carácter a quienes dirijan sus actividades, las empresas pueden clasificarse en: · Públicas: en este tipo de empresas el capital pertenece al Estado y, generalmente, su finalidad es satisfacer necesidades de carácter social. · Privadas: lo son cuando el capital es propiedad de inversionistas privados y la finalidad es eminentemente lucrativa. Pueden ser nacionales, cuando los inversionistas son nacionales o nacionales y extranjeros, y transnacionales, cuando el capital es preponderantemente de origen extranjero y las utilidades se reinvierten en los países de origen.

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b) Según la magnitud de la empresa Es uno de los criterios más utilizados, y dice que de acuerdo con el tamaño de la empresa se establece que puede ser pequeña, mediana o grande; pero al aplicar este enfoque hay dificultades al establecer límites. Para hacerlo existen diversos criterios los más usuales son: · Financiero: el tamaño de la empresa se determina con base en el monto de su capital. · Personal ocupado: este criterio establece que una empresa pequeña es aquella, en la que laboran menos de 250 empleados; una mediana, aquella que tiene entre 250 y 1000 trabajadores; y una grande es aquella que se compone de más de 1000 empleados. · Producción: este criterio califica a la empresa de acuerdo con el grado de maquinización que existe en el proceso de producción; así, una empresa pequeña es aquella en la que el trabajo del hombre es decisivo, o sea que su producción es artesana, en ocasiones puede estar mecanizada, pero generalmente la maquinaria es obsoleta y requiere de mucha mano de obra. Una empresa mediana puede estar mecanizada como en el caso anterior, pero cuenta con más maquinaria y menos mano de obra. La gran empresa es aquella que esta altamente mecanizada y /o sistematizada. · Ventas: establece el tamaño de la empresa en relación con el mercado que la empresa abastece y con el monto de sus ventas. Según este criterio, una empresa es pequeña cuando sus ventas son locales, mediana cuando sus ventas son nacionales, y grande cuando cubre mercados internacionales. · Criterio de Nacional Financiera: este es uno de los criterios más razonables para determinar el tamaño de la empresa. Para esta institución una empresa grande es la más importante dentro del grupo correspondiente a su mismo giro. La empresa chica es la de menor importancia dentro de su ramo, y la mediana es aquella en la que existe una interpolación entre la grande y la pequeña. Debe mencionarse que aunque los criterios anteriores son auxiliares para determinar la magnitud de la empresa, ninguno es totalmente correcto, pues no son aplicables a cada situación específica, ya que las condiciones de la empresa son muy cambiantes. Por otra parte, pueden servir como orientación al determinar el tamaño de la empresa.

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c) Criterio Económico Las empresas pueden ser: · Nuevas: se dedican a la manufactura o fabricación de mercancías que no se producen en el país, y que contribuyen en forma importante al desarrollo económico del mismo. · Necesarias: tienen por objeto la manufactura o fabricación de mercancías que se producen en el país en cantidades insuficientes para satisfacer las necesidades del consumo nacional, siempre y cuando el mencionado déficit sea considerable y no tenga su origen en causas transitorias. · Básicas: aquellas industrias consideradas primordiales para una o más actividades de importancia para el desarrollo agrícola o industrial del país. · Semibásicas: producen mercancías destinadas a satisfacer directamente las necesidades vitales de la población. · Secundarias: fabrican artículos no comprendidos en los grupos anteriores. d) Criterio de constitución legal De acuerdo con el régimen jurídico en que se constituya la empresa, ésta puede ser: Sociedad Anónima, Sociedad Anónima de capital Variable, Sociedad de Responsabilidad Limitada, sociedad Cooperativa, Sociedad de Comandita Simple, Sociedad en Comandita por acciones y Sociedad en Nombre colectivo. e) De acuerdo a la actividad o giro Las empresas de acuerdo al criterio de clasificación de la actividad que realizan o desarrollan se dividen en tres tipos o clases (pertenecen a las empresas de carácter privado), que son las siguientes: Industriales La actividad primordial de éste tipo de empresas es la producción de bienes o productos mediante la transformación y /o extracción de materias primas. Son de dos tipos: Primarias · Extractivas: explotan los recursos naturales, ya sea renovables y no renovables, entendiéndose por recursos naturales todas las cosas de la naturaleza que son indispensables para la subsistencia del hombre. Ejemplos de este tipo de empresas son las pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc. · Ganaderas: explotan la ganadería · Agrícolas: explotan la agricultura.

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Secundarias · Manufactureras: son empresas que transforman las materias primas en productos terminados, y pueden ser de dos tipos: A. Empresas que producen bienes de consumo final. Por ejemplo: productos alimenticios, prendas de vestir, aparatos y accesorios eléctricos, etc. B. Empresas que producen bienes de producción. Estas empresas satisfacen preferentemente la demanda de las empresas de consumo final. Por ejemplo: productoras de papel, materiales de construcción, maquinaria pesada, maquinaria ligera, productos químicos, etc. · Construcción: se dedican a la realización de obras públicas y privadas. Comerciales Son intermediarios entre productor y consumidor; su función primordial es la compra–venta de productos terminados en el lugar y monto adecuado (comerciantes). Son de tres tipos: · Mayoristas: son empresas que efectúan ventas en gran escala a otras empresas (aquellas que venden a mayoristas o minoristas), que a su vez distribuyen el producto directamente al consumidor. · Minoristas o detallistas: las que venden productos al menudeo, o en cantidades al consumidor. · Comisionistas: se dedican a vender mercancía que los productores les dan a consignación, percibiendo por ésta función una ganancia o comisión. El minorista puede comprarle directamente al mayorista o al productor. El comisionista por su parte, puede recibir mercancía directamente del minorista, del mayorista o bien del productor. De servicio Son aquellas que brindan un servicio a la comunidad y que persiguen fines lucrativos. · A personas: a este grupo pertenecen los técnicos, los que brindan un servicio a la comunidad y piden cierta remuneración ya que establecen un costo: taxistas, electricistas, plomeros, la enseñanza y comunicación, etc. · A profesionistas: a este grupo se le asignan los despachos de contadores, los asesores, los consultores, y demás lugares en los que laboran los profesionistas y cobran por sus servicios. · A empresas: aquí se incluyen las financieras, bancarias, hospitales, caja de bolsa, agencias de publicidad, etc.

Los usuarios de la contabilidad

El usuario de la contabilidad debe analizar e interpretar la información contable para conocer la verdadera situación económica y financiera de una empresa, teniendo como objetivo una mejor toma de decisiones. Es decir, los usuarios de la contabilidad 15

son personas como tú, que necesitan de información real para poder tomar una decisión en su empresa. Los usuarios de la contabilidad se pueden clasificar, respecto a una determinada organización, en dos grupos:

Internos

Son aquellos que pertenecen a la misma organización. Es decir eres tú, el propietario de la empresa y los miembros de la gerencia. La gerencia utiliza la información contable porque le ayuda en la toma de decisiones. Éstas decisiones pueden referirse al planeamiento, gestión y evaluación de las operaciones de la empresa. Asimismo, tu debes querer conocer cómo la gerencia está administrando el capital que has invertido, para lo cual debes hacer uso de la información contable.

Externos

Son aquellos que, fuera de tu empresa, necesitan información contable para tomar decisiones relacionadas con la misma. Así pues, se tiene a los siguientes usuarios: El estado, para todos los temas tributarios. Los Bancos, para evaluar un posible financiamiento a tu empresa. Los inversionistas, para evaluar si conviene o no formar parte de tu empresa.

Usuarios externos Básicamente existen tres diferentes tipos de usuarios externos de la contabilidad: Los acreedores; es decir, las personas o instituciones a quienes se les adeuda dinero. Los accionistas; es decir, las personas físicas o morales que han aportado sus ahorros para convertirse en propietarios de una empresa, al menos en la parte proporcional que su aportación representa del total de capital de la empresa escogida. Las autoridades gubernamentales, dada la obligación legal que existe por una parte y por la otra, el compromiso de las empresas de entregar un porcentaje de sus utilidades en forma de impuestos a las autoridades fiscales. Veamos las necesidades de información contable de estos tres tipos de usuarios externos con mayor detalle.

13. Bibliografía Francisco Gómez Rondon Contabilidad I semestre "Teoría y Practica" Ediciones Fragor Harry A. Finney, Herbert E. Miller Curso de Contabilidad Introducción www.monografias.com www.terra.com www.elrincondelvago.com MUNICH, Galindo y García, Martínez, Fundamentos de Administración, editorial Trillas, México 2001. REYES Ponce Agustín, Administración de empresas teoría y práctica, editorial Limusa, México 1976. 16 HERNÁNDEZ Sergio y Rodríguez, introducción a la Administración, un enfoque teórico y práctico, Editorial Mc Graw – Hill Intramericana de México, México 1994.

UNIDAD DE ESTUDIO II Matemática Financiera y Documentación Comercial. Aproximaciones Para las operaciones conocidas con el nombre de “redondeo” se aplica la “regla del computador” que dice: Cualquier decimal que desee aproximarse hasta cierto número de cifras convencionalmente fijado, debe: 1. Si el dígito que sigue al que se va a redondear es mayor de 5, el dígito por redondear aumenta en 1. Ejemplo: 1,2173 redondeado a tres cifras ( dos decimales) queda en 1,22. 2. Si el dígito que sigue al que se va a redondear es menor de 5 , el dígito por redondear queda igual. Ejemplo: 1,2143 redondeado a tres cifras queda en 1,21. 3. Si el dígito que sigue al que se va a redondear es un 5, el cual, está solo o va seguido únicamente de ceros, el número por redondear aumenta en 1 si es impar y permanece igual se es par. Ejemplo 1,2150 redondeado a tres cifras queda 1,22. Si el número es 1,2250 queda también 1,22; pero si fuera 1,225000000001 quedaría en 1,23. Ejemplos: Redondear a 4 decimales 1. 3,5614326 2. 7,6166501

respuesta 3,5614 respuesta 7,6167

3. 0,751450 4. 0,1937500

respuesta 0,7514 respuesta 0,1938

a) Razón o Relación: Se llaman así al resultado de comparar dos cantidades, la primera de ellas llamada antecedente y la segunda llamada consecuente. Estas cantidades las presentaremos en forma fraccionaria (aunque no es exactamente una fracción), de la siguiente manera: antecedente consecuente 17

Por ejemplo si tenemos la razón de 7 a 4, el antecedente será 7 y el consecuente será 4. Nuestra razón quedara: 7 4 b) Proporciones: Las llamamos así cuando tenemos una pareja de razones que son iguales. Por ejemplo, tenemos: las razones 2 es a 3 y 6 es a 9. Se escribirán: 2 y 6 3 9 Entonces las comparo (como si se tratara de fracciones comunes): 2 6 Recordemos que en comparación de fracciones multiplico cruzado 3 9 Tenemos entonces que 2 x 9 =18 y 6 x 3 = 18 Como los resultados son iguales (en ambos casos es 18) podemos afirmar que son fracciones equivalentes, pero además están formando una proporción. La proporción se lee 2 es a 3 como 6 es a 9. En las proporciones encontramos los extremos y los medios. Extremos para nuestro caso son 2 y 9 (en rojo), mientras que los medios son 6 y 3 (en azul).

Proporciones

Una proporción es una igualdad entre dos razones , y aparece frecuentemente en notación fraccionaria. Por ejemplo: 2 = 6 5 15 Para resolver una proporción, debemos multiplicar cruzado para formar una ecuación. Por ejemplo: 2 =6 5 15

=

2 · 15 = 6 · 5 30 = 30 Las proporciones expresan igualdades.

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Ejemplo: 2 =8 x 16 ahora, se multiplica cruzado. 2 · 16 = 8 · x 32 = 8x Se resuelve la ecuación. 32 = 8x 8 8 4=x

El valor que hace cierta la proporción es 4 es decir:

Ejemplos de Aplicación: 1. Para hacer roquillas, mi vecina usa: 3 tazas de harina de maíz por 1 taza de líquido ( que contiene agua, azúcar, sal y mantequilla). Si ella quiere hacer 13 tazas de harina, ¿cuánto líquido debe agregarle? Hagamos una proporción: harina = harina líquido líquido 3 tazas harina = 1 taza líquido

13 tazas x tazas líquido

x es el valor que busco; en este caso, es el líquido para las 13 tazas de harina. 3 = 13 1 x Ahora, se multiplica cruzado. 3 · x = 13 · 1 3x = 13 Se resuelve la ecuación para encontrar el valor de x. 3x = 13 3 3 x = 4.3 La x es igual a 4.3 . Por lo tanto, para 13 tazas de harina, se necesitan 4.3 tazas de líquido para poder hacer las rosquillas.

19

2. Mi vecina ahora quiere hacer sorullitos, y ya sabemos que ella utiliza 3 tazas de harina por 1 taza de líquido. Ella ya tiene preparado 5.5 tazas de líquido. ¿Cuántas tazas de harina necesita para hacer los sorullitos? harina = harina líquido líquido 3 tazas harina = 1 taza líquido

x tazas harina 5.5 tazas líquido

3 = x 1 5.5 3 · 5.5 = x · 1 16.5 = x Quiere decir, que para 5.5 tazas de líquido se necesitan 16.5 tazas de harina. Proporciones utilizando por ciento % = porción de un número 100 total del número

¿ Cuál es el 12% de 658? 12 = X 100 658 12 · 658 = 100 ·X 7896 = 100 · X 7896 = 100X 100 100 78.96 = X

¿ Cual es el 30% de 84? 30 = X 100 84 30 · 84 = 100 · X 2520 = 100X 2520 = 100X 100 100 25.2 = X

20

¿ El 3% de que número es 5.4? 3 = 5.4 100 X 3 · X = 5.4 · 100 3X = 540 3X = 540 3 3 X = 180

¿ 85 es qué % de 180? X = 85 100 180 X · 180 = 85 · 100 180X = 8500 X = 8500 180 X = 47.2

Problemas de Aplicación: a. Durante 25 minutos de ver televisión, hay 7 minutos de anuncios comerciales. Si ves 70 minutos de televisión, ¿cuántos minutos de anuncios verás? 25 minutos T.V. = 70 minutos T. V. 7 min. anuncios x min. anuncios 25 = 70 7 x 25 · x = 70 · 7 25x = 490 (Resolver Ecuación) 25x = 490 25 25 x = 19.6 Por lo tanto, en 70 minutos de ver televisión , hay 19.6 minutos de anuncios comerciales. b. Si una docena de huevos cuesta $1.50, ¿cuál será el costo de 100 huevos? docena huevos = 1.50

100 huevos x

12 = 100 1.50 x 12 · x = 100 · 1.50 12x = 150 12x = 150 12 12 x = 12.5 Por lo tanto, si una docena de huevos cuesta $1.50, 100 huevos cuesta $12.50. 21

Ejercicios Encontrar el número que falta utilizando proporciones. 3 1 a)  X 2 b)

2 X  9 18

c)

X 6  4 8

2 4  9 X

Problemas de Aplicación: 1) Juan piensa hacer un bizcocho para una fiesta. Para ello, utiliza 1 taza de agua por 3 tazas de mezcla. El paquete contiene 14.5 tazas. ¿ Cuántas tazas de agua debería usar? Taza de agua por 3 tazas de mezclas paquete : 14.5 tazas mezclas Tazas de agua = ? 3 tz. mezcla = 14.5 tz. mezcla 1 tz. agua x tz. agua 3 = 14.5 1 x 3 ·x = 14 · 5 3x = 14.5 3 3 x = 4.83 Por lo tanto, se necesitan 4.83 tazas de agua para las 14.5 tazas de mezcla 2) Si una docena de empanadillas cuesta $ 6.00 en la compañía Kikuet, cuánto costará 500 empanadillas? Docena Empanadillas = $6 500 Empanadillas = x Docena Empanadillas = 500 empanadillas $ 6.00 x 22

12 = 500 6 x 12x = 500 · 6 12x = 3000 12 12 x = 250 Por tanto, 500 empanadillas valen $250. 3) Durante 60 minutos de escuchar la radio ,12.5 minutos son anuncios. Si escuchas la radio por 6 horas y 15 minutos , cuántos minutos escuchaste de anuncios? 12·5 min. anuncios = x . 60 min. de radio 6hrs. y 15min. a min Primero , hay que cambiar las 6 horas y 15 min. a minutos 6 horas = 360 minutos + 15 minutos = 375 minutos 12 · 5 = x 60 375 (12.5) (375) = x · 60 4687·5 = 60x 60 60 78 = x En 6 horas y 15 minutos de escuchar radio , hay aproximadamente 78 minutos ( 1 hora con 18 minutos) de anuncios. Ejercicios : 1) 3 = 1 x 2 3 · 2 = 1· x 6 = x x=6 2) 2 = x 9 18 2 · 18 = x · 9 36 = 9x 36 = x 9 x=4

23

3) x = 6 4 8 x · 8 = 24 8x = 24 x = 24 8 x = 3 4) 2 = 4 9 x 2· x = 4·9 2x = 36 x = 36 2 x = 18 Proporciones utilizando por ciento. 1) ¿ Cuál es el 15% de 60? 15 = x 100 60 (15)(60) = x·100 900 = 100 100 100 9 = x entonces, 9 es el 15% de 60. 2) ¿ 30% de qué es 40? % total-x porción - 40 30 = 40 100 x 30·x = 40.100 30x = 4000 30 30 x = 133·33 Por lo tanto, el 30% d 133·33 es 40. 3) 25% de 90? x = 25 100 90 x · 90 = 25 · 100 90x = 2500 90 90 x = 27·78 Por lo tanto, 25 es el 27.78% de 98. 24

Cálculos de Intereses

Cuando se celebran transacciones comerciales en la que se pactan efectos por cobrar o por pagar, así como en los casos en que se reciban o entreguen montos a manera de inversiones, es común la existencia de elementos que compensen el uso que una de las partes le da al dinero de la otra parte. Estos elementos se denominan INTERESES y en general pretenden que se de un mayor flujo del dinero en la economía del país ya que si este permanece activo tiende a aumentar de valor, aunque existen otros efectos económicos que originan acciones contrarias como el caso de la Devaluación de la moneda y la Inflación. Para ejemplificar el caso de los intereses, tómese en cuenta una venta de mercaderías donde nuestro cliente nos firma un documento a 6 meses plazo por ¢600,000.00 donde nos pagará 6 cuotas iguales mensuales de ¢100,000.00 cada una. Independientemente a la forma en que hayamos comprado esa mercancía, al venderla en estas condiciones tendríamos que esperar 6 meses para recuperar por completo lo que pagamos por ella y la ganancia que tendremos, por lo que para subsanar la pérdida que pueda tener ese dinero durante ese lapso le aplicamos un monto adicional que nos deben pagar por concepto de intereses, los cuales son controlados por el Banco Central en cuanto a la tasa que se aplica a nivel nacional. Por otro lado preguntémonos que persona depositaría una cuantiosa cantidad de dinero en un banco si no le pagaran intereses por esta inversión. Obviamente al querer utilizar el dinero tiempo mas tarde ya no será posible comprar lo mismo con esa cantidad ya que los precios y la economía son cambiantes. En cuanto al aspecto contable de los intereses, estos representan un gasto siempre que se presenten como un pago que debe ser realizado por nuestra parte cuando tenemos a cargo efectos a pagar y resultan en ingresos si nos hemos ganado el valor de los mismos ya sea por efectos a cobrar o inversiones realizadas. Matemáticamente existen dos formas básicas de calcularlos denominadas: Interés Simple e Interés Compuesto.

Interés Simple

Consiste en determinar los valores que se ganan o pierden sobre una cantidad de dinero a una tasa de interés determinada y a un tiempo dado. Como sistema, implica que los intereses se calculan siempre sobre el valor original, es decir, que estos no son capitalizables, o en otras palabras, que no aumentan el monto principal para generar intereses sobre intereses. 25

FÓRMULAS Y VARIABLES Por medio de fórmulas, es posible encontrar cualquiera de los elementos del interés simple que deseamos calcular, de la siguiente manera: a.

Para calcular el valor monetario de los intereses:

I = P* i * t

I. Cantidad de dinero adicional que genera por un documento o inversión. P. Representa el valor principal que genera intereses, o valor actual. i. Representa la tasa de interés que se cobra (normalmente anual),

y es necesario dividir el valor de ésta por 100 para obtener ese valor en términos de decimales. Por ejemplo, una tasa del 22% es igual a 22 / 100 lo que equivale a 0,22. Una tasa del 18,75% equivale a 0,1875 , etc.

t.

Se define como el tiempo transcurrido entre el momento que se de la firma del documento o apertura de la cuenta hasta que se llega a su vencimiento.

En el caso de que la variable tiempo esté dada en días, al dividirla por 360 se obtiene su porción anual (se toma 360 como año comercial en días). Si se tiene el tiempo en meses, se divide el valor dado por 12 y con esto se convierte a su porción en años. (un año equivale a 12 meses). Ejemplos: 90 días a años: 90 / 360 = 0,25 años 9 meses a años: 9 / 12 = 0,75 años Si el valor que tenemos como variable tiempo está representado directamente en años, no se realiza la conversión ya que como se trabaja en porciones anuales se tiene el valor que se necesita para realizar el cálculo respectivo. Por tanto, al realizar cálculos de intereses, es necesario que las variables tiempo y tasa de interés estén traducidas en los mismos términos cronológicos ya sea días, meses o años. Ejemplo 1: Cálculo de intereses monetarios Se realiza una transacción mediante un documento con vencimiento a 9 meses plazo por valor de ¢400,000.00. La tasa de interés es del 25% anual, pagadero mensual. Calcule los intereses totales. P = 400,000.00 i = 25 / 100 = 0,25 t = 9 / 12 = 0,75

26

Aplicando la fórmula: I = P* i *t I = 400,000 * 0,25 * 0,75 I = ¢75,000.00 Si se necesita saber solo el valor por el primer mes de intereses, simplemente se convierte el tiempo a años mediante la división 1 / 12 I = 400,000 * 0,25 * 1/12 I = ¢8,333.33 Si lo que interesa es saber el interés que se generará durante 45 días se convierten los días a su fracción anual dividiendo éstos por 360 (año comercial) así: I = 400,000 * 0,25 * 45/360 I = ¢12,500.00

b. Para encontrar el monto final (S) que se va a recibir (que se compone del capital inicial así como de los intereses generados en la transacción). S = P (1 + (i x t))

Ejemplo 2: Cálculo del Valor Final (S) Documento por ¢650,000.00 a una tasa de interés del 19,75% anual durante 288 días. Calcule el valor total al final del período. P = 650,000.00

i = 19,75 / 100 = 0,1975

t = 288 / 360 = 0,8

Aplicando la fórmula: S = P (1 + (i x t)) S = 650,000.00 (1 + (0,1975 x S = 650,000.00 (1 + 0,158) S = 650,000.00 x 1,158)

0,8))

S = ¢752,700.00

27

c. Si el elemento que falta es I y tenemos el valor actual (P) y el monto futuro o final (S) aplicamos: I= S - P Como tenemos tanto el valor presente como el valor futuro, podemos determinar el interés monetario así: I= S - P I = 752,700.00 - 650,000.00 I = ¢102,700.00 Y si aun quisiéramos constatar la veracidad de la variable I aplicamos la fórmula que le respecta y el resultado será el mismo inmediatamente anterior. d. En un caso donde queremos conocer el valor de la inversión (valor presente) ya que sabemos el valor final y demás componentes se aplica: P = S / (1 + i x t)

Ejemplo 3: Cálculo del Valor Presente (P)

Un amigo suyo le pide cancelar un documento e intereses en su nombre. El valor que usted paga es de ¢682,500.00 y la deuda generó una tasa de interés del 18,25% anual durante 2 años. Calcule el valor inicial del documento. S = 682,500.00 P = S / (1 + (i P = 682,500.00 P = 682,500.00 S = 682,500.00 S = ¢500,000.00

i = 18,25 / 100 = 0,1825

t= 2

x t)) / (1 + (0,1825 x 2)) / (1 + 0,365) / 1,365

e. Para determinar la tasa de interés: i = I / (P x t)

Ejemplo 4: Cálculo de la tasa de interés (i) Un documento se firma por ¢255,000.00 a 54 días plazo y al final de este período se deben cancelar ¢261,885.00 en total. Determine la tasa de interés que aplica. 28

P = 255,000.00

S = 261,885.00

t = 54/360 = 0,15

El primer paso consiste en determinar el valor de los intereses en moneda restando valor futuro de valor inicial ( 261,885.00 - 255,000.00 = 6,885.00 ) para poder aplicar la fórmula de tasa de interés: i= i= i= i= 0.18 f.

I / (P x t) 6,885.00 / (255,000.00 x 0,15) 6,885.00 / 38,250.00 0,18 x 100= 18%

Si lo que se necesita es calcular el tiempo transcurrido: t = I / (P x i)

Ejemplo 5: Cálculo de tiempo (t) Un documento se firma por ¢250,000.00 al 20% anual y al cancelarlo nos cobran ¢2,500.00 de intereses. Calcule el tiempo transcurrido. P = 250,000.00

i = 20 / 100 = 0,20

I = 2,500.00

t = I / (P x i) t = 2,500.00 / (250,000.00 x 0,2) t = 2,500.00 / 50,000.00 t = 0,05 Como el valor encontrado al calcular la variable tiempo normalmente resulta en un número con decimales, es necesario realizar cálculos adicionales para determinar su valor real en años, meses y días e incluso hasta en horas, minutos, segundos, si se quiere. En nuestro ejemplo, el cálculo quedaría así: t = 0,05 Como no hay enteros antes de los decimales significa que no hay años transcurridos. 0,05 x 12 = 0,6 El nuevo valor encontrado quiere decir que el tiempo es de 0,6 meses, o sea que no ha transcurrido ni un mes de tiempo. 0,6 x

30 =

18

29

Este nuevo valor significa que el tiempo es de 18 días.

Para constatar la veracidad de este dato aplicamos otra de las fórmulas cuyo resultado ya conocemos, dentro del mismo ejercicio. Por ejemplo: Sabemos que el interés es de ¢2,500.00 pero para corroborar lo calculamos:

I = P* i *t I = 250,000 * 0,2 * (18 / 360) I = 250,000 * 0,2 * 0,05 I = ¢2,500.00 Y con esto nos aseguramos que realmente transcurrieron 18 días en esta transacción. Otros ejemplos resueltos de transformación de tiempo A continuación se presentan diferentes valores, suponiendo que cada uno fue el resultado de aplicar la fórmula de tiempo en una transacción y lo que se necesita es el cálculo de esta variable en forma de años, meses y días transcurridos. 1.

2,4575

El número entero representa los años y en el orden lógico se continúa con meses (12 meses del año) luego con días (30 días de un mes) así: 2 años 0.4575 x 12 = 5,49 meses 5 meses 0,49 x 30 = 14.7 días 15 días aproximadamente

I9k9 Por tanto, el tiempo transcurrido es de 2 años, 5 meses y 15 días. 2.

0,6525 0 años 0,6525 x 12 = 7,83 meses 7 meses 0,83 x 30 = 24,9 días 25 días aproximadamente

Por tanto, el tiempo transcurrido es de 7 meses y 25 días.

30

Cálculo del tiempo entre fechas cronológicas Se utiliza para calcular el tiempo transcurrido de una fecha específica a otra dentro del mismo año o en años diferentes. Cuando se presentan estas situaciones se procede tomando la fecha mayor y restando la fecha menor de manera que en la operación queden años restando años, meses a meses y días a días. Para esto se desarrollan ejemplos bajo diferentes circunstancias así:

Ejemplo 1:

Calcular el tiempo transcurrido entre el 12 de enero de 1992 y el 20 de junio de 1997.

Fecha mayor 20- 06 - 1997 Fecha menor 12 - 01 - 1992 Se realiza la resta así: DÍA 20 12 8

MES 06 01 5

AÑO 1997 1992 5

El tiempo transcurrido en este caso es de 5 años, 5 meses y 8 días.

Ejemplo 2:

Calcular el tiempo transcurrido entre el 10 de junio de 1995 y el 11 de marzo de 1998. DÍA 1 10

MES 03 06

AÑO 1998 1995

DÍA 11 10 1

MES 15 06 9

AÑO 1997 1995 2

El tiempo transcurrido es de 2 años, 9 meses y 1 día. En este caso nos encontramos con que al intentar restar las cantidades es posible 31

hacerlo entre los años (1998 - 1995), los días (11 - 10), pero no así en los meses, ya que al restar 3 de 6 resulta un número negativo. Para subsanar el problema se toma tiempo prestado de la columna derecha, que en este caso es sobre la de años y como la columna de años puede prestar como mínimo un año, al pasarlo a la columna de meses se convierte en 12 meses. Como hay tres meses disponibles para restar y se obtuvieron 12 adicionales, el resultado queda en 15 en la columna de meses. Los años resultan ahora en 1997.

Ejemplo 3:

Calcule el tiempo transcurrido entre el 25 de abril de 1994 y el 21 de julio de

1998. DÍA 21 25

MES 07 04

AÑO 1998 1994

DÍA 51 25 26

MES 06 04 2

AÑO 1998 1994 4

El tiempo transcurrido es de 4 años, 2 meses y 26 días. En este caso nos encontramos con que al intentar restar las cantidades es posible hacerlo entre años y meses pero no en días ya que al restar 21 de 25 resulta el número negativo 4. Para esto se toma prestado de la columna derecha (meses) y como esta columna puede prestar como mínimo un mes, al pasarlo a la columna de días se convierte en 30 días. Se tienen 21 días que sumados a los 30 recibidos queda en 51 que se restan de los 25 disponibles en la segunda fecha. La columna de meses dispone de ahora de 6.

Ejemplo 4:

Calcule el tiempo transcurrido entre el 16 de mayo de 1995 y el 14 de marzo de 1998. DÍA 14 16

MES 03 05

AÑO 1998 1995

DÍA 44 16 28

MES 14 05 9

AÑO 1997 1995 2

El tiempo transcurrido es de 2 años, 9 meses y 28 días. Aquí, el problema radica en que no se pueden restar ni los meses ni los días, por tanto para encontrar una solución se inicia con que la columna de años le preste 1 año (12 meses) a la columna de meses y luego esta le presta un mes (30 días) a la 32

columna de días. Al final, la columna de años tiene disponibles 1997, la de meses que tenía 3 y recibe 12, queda con 15 pero como presta uno a días resulta con 14 meses y en el caso de la columna de días la suma resulta de 14 más 30 para un total disponible de 44. Clases de interés simple. Ordinario: Es aquel que se calcula sobre 360 días anuales. Exacto: Es aquel que se calcula con 365 o 366 días según sea el caso. Ejemplo 2. Calcular el interés simple ordinario y exacto de un préstamo realizado por una entidad por la suma de $400 con un interés del 20% anual. I ordinario = 400*20%*30/360 I ordinario = 6.66 I Exacto = 400*20%*30/365 I Exacto = 6.57 Se puede apreciar que con el interés simple ordinario se paga una mayor cantidad de dinero que en el exacto, en casos como el anterior donde las sumas son pequeñas la diferencia es irrisoria, pero en montos mayores esta se puede convertir en una fuente de pagos más altos.

Interés Compuesto El interés compuesto es aquel monto obtenido por el préstamo, cuando el dinero que se recibe del capital inicial pasa a ser parte de ese mismo capital al final del primer período de tiempo, esto se hace para formar un nuevo capital y sobre este causa los nuevos intereses. El interés compuesto se puede expresar:

Donde: S = Capital final p = Capital inicial i = Tasa de interés n = Número de períodos

S= p(1+i)n

33

Ejemplo 1. Calcular el valor final de un capital de $700 a una tasa del 25% durante 5 años. S= p(1+i)n S= 700(1+0.25)5 S= 2136.23 Esta seria la cantidad obtenida al finalizar el quinto año. Ejemplo 2. Hallar los valores acumulados del anterior ejercicio al final de cada año. Período

Capital inicial

Tasa interés

interés

Capital final

1

700

25%

175

875

2

875

218,75

1093,75

3

1093,75

273,44

1367,19

4

1367,19

341,80

1708,99

5

1708,99

427,25

2136,24

Tasa Efectiva: La tasa efectiva es aquella tasa que se calcula para un período determinado y que puede cubrir períodos intermedios, se representa por ( i ). Tasa Nominal: La tasa nominal es aquella que se da para un año, se representa por ( j ). Esta debe ser convertida en efectiva, para que se pueda aplicar en la fórmula del interés. Período: El tiempo que transcurre entre el pago de los intereses. El total de períodos se representa por la letra (n), y los períodos que se presentan dentro de ese total se representa por la letra (m), de esto se tiene que para hallar la tasa del período debemos dividir el total por el número de períodos así: i= j/m

Ejemplo 3. Hallar el capital final de una suma de ¢35 000 con un interés del 20% convertible trimestralmente durante 2 años. Primero se halla la tasa efectiva. i= j/m i= 20%/4 34

i= 5% efectivo trimestral Ahora se hallará el capital final con la fórmula propuesta para el interés compuesto teniendo en cuenta que en dos años hay 8 trimestres . S= p(1+i)n S= 35000(1+0.05)8 S= 51710.94

Período

Capital inicial

Tasa interés

interés

Capital final

1

35 000

5%

1 750

36 750

2

36 750

1 837,50

38 587,50

3

38 587,50

1 929,38

40 516,88

4

40 516,88

2 025,84

42 542,72

5

42 542,72

2 127,14

44 669,86

6

44 669,86

2 233,49

46 903,35

7

46 903,35

2 345,17

49 248,52

8

49 248,52

2 462,43

51 710,95

Ejemplo 4. Calcular el capital a cabo de 10 años de ¢120 000 con un interés del 24% convertible semestralmente. i= j/m i= 24%/2 i= 12% efectivo semestral S= p(1+i)n S= 120000(1+0.12)20 S= 1157555.17 El estudio del interés como se vio anteriormente es de vital importancia para calcular bie0n las obligaciones que podemos adquirir, ya que podemos anticiparnos al futuro, y analizar si los préstamos que nos hacen terceros son factibles de pagar, esta es una aproximación básica al estudio de las matemáticas financieras, en próximos artículos se tratarán temas relacionados con el anterior. La diferencia fundamental entre el interés simple y el interés compuesto estriba en que en el primero el capital permanece constante, y en el segundo el capital cambia al final de cada período de tiempo. 35

EJERCICIOS: Cálculos de Intereses A.

Encuentre el valor monetario de intereses que surgen en cada uno de los siguientes casos:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

¢197,600.00 ¢334,600.00 ¢200,000.00 ¢205,700.00 ¢335,500.00 ¢219,900.00 ¢177,200.00 ¢192,100.00 ¢113,450.00 ¢200,000.00 ¢224,500.00 ¢222,335.00 ¢120,000.00 ¢188,450.00 ¢118,425.00

al al al al al al al al al al al al al al al

19,75% durante 5 años 20,15% durante 3 años y 7 meses 22% durante 174 días 19,45% durante 3 años y 7 meses 19,25% durante 4 años, 6 meses y 16 días. 20,25% durante 5 años y 2 meses 18,85% durante 2 años, 4 meses y 22 días 20,55% durante 200 días 21,15% durante 190 días 19% durante 300 días 18% durante 5 meses y 18 días 20,19% durante 11 meses y 12 días 19% durante 3 años, 6 meses y 23 días 22,45% durante 2 años, 4 meses y 20 días 21,9% durante 1 año, 10 meses y 16 días

B.

Determine el tiempo transcurrido entre las siguientes fechas:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

12 de marzo de 1995 y el 22 de mayo de 1997 11 de junio de 1991 y el 15 de agosto de 1998. 21 de agosto de 1993 y el 19 de septiembre de 1998 13 de enero de 1994 y el 11 de agosto de 1997 24 de mayo de 1994 y el 19 de febrero de 1998 9 de mayo de 1993 y el 5 de abril de 1997 18 de septiembre de 992 y el 11 de abril de 1998 13 de junio de 1990 y el 3 de octubre de 1997 8 de mayo de 1991 y el 7 de enero de 1998 29 de septiembre de 1989 y 27 de julio de 1997 11 de octubre de 1995 y 9 de abril de 1998 15 de febrero de 1996 y el 10 de noviembre de 1997 4 de agosto de 1986 y el 10 de enero de 1997 18 de diciembre de 1994 y el 11 de diciembre de 1997 7 de diciembre de 1990 y 9 de mayo de 1997. 36

16. 3 de mayo de 1995 y 29 de mayo de 1998. 17. 17 de febrero de 1994 y 8 de enero de 1998. C. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. D. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Calcule el monto del valor final en cada una de las siguientes transacciones: ¢221,250.00 al 20,15% durante 10 meses y 18 días ¢190,335.00 al 20% durante 200 días ¢188,750.00 al 20,25% durante 3 años, 1 mes y 27 días ¢111,225.00 al 19,15% durante 2 años, 11 meses y 29 días ¢211,455.00 al 20,1% durante 9 meses y 13 días ¢112,450.00 al 20,4% durante 420 días ¢812,350.00 al 19,75% durante 2 años, 3 meses y 4 días ¢90,250.00 al 20,15% durante 1 año y 9 meses ¢201,400.00 al 20,5% durante 2 años, 1 mes y 11 días ¢98,295.00 al 19,5% durante 10 meses y 9 días ¢109,875.00 al 20,55% durante 8 meses y 23 días ¢290,877.50 al 18,4% durante 4 años, 2 meses y 25 días ¢190,450.00 al 18,2% durante 688 días ¢345,657.75 al 19,65% durante 4 años, 9 meses y 5 días ¢566,432.15 al 19,26% durante 1 año, 11 meses y 28 días. Calcule el tiempo transcurrido en cada caso: Se depositaron ¢109,430.00 en una cuenta que paga el 20,7% anual simple al final se recibieron ¢300,700.00 en intereses Un documento se firma por ¢209,780.00 al 19,75% de interés y al final se pagaron ¢276,500.00 en total. Inversión de ¢123,600.00 al 20,5% y se reciben ¢900,000.00 en total al final del período. Inversión de ¢88,770.00 al 21,4% y se reciben ¢765,000.00 en total Se invierten ¢100,000.00 al 21,6% y se reciben ¢120,000.00 en intereses. Inversión de ¢90,600.00 al 20,5% y se reciben ¢675,000.00 en total al final. Inversión de ¢277,650.00 al 20,25% y se reciben ¢446,700.00 en total Cuenta por ¢145,650.00 al 20% y al final se reciben ¢889,000.00 en total. Inversión de ¢121,345.00 al 19,8% y se reciben ¢196,777.00 en intereses. Cuenta por ¢186,560.00 al 21,2% recibiendo ¢455,700.00 en intereses. Documento en ¢177,000.00 al 20.9% y se ganan ¢190,000.00 en intereses. Recibimos ¢200,000.00 de intereses sobre una cuenta abierta en ¢600,000.00 que ganaba 18,95% de interés anual.

37

E.

En cada uno de los siguientes casos calcule el monto invertido para obtener:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

¢1,564,300.00 al 19,38% en 4 años ¢1,224,500.00 al 18,9% en 2 años y 9 meses ¢999,670.00 al 19,8% en 2 años y 4 meses ¢2,793,200.00 al 20% en 4 años y 4 meses ¢776,500.00 al 19,8% en 3 años ¢2,224,300.00 al 18,75% en 2 años, 4 meses y 21 días ¢3,112,345.00 al 18,5% en 2 años, 8 meses y 8 días ¢2,112,432.00 al 19,85% en 3 años, 7 meses y 17 días ¢3,455,500.00 al 19,24% en 5 años ¢1,998,560.00 al 19,75% en 3 años, 2 meses y 11 días

F. 1.

Calcule la tasa de interés anual en cada caso: Inversión de ¢918,650.00 durante 3 años y se reciben ¢1,386,600.00 en total al final. Documento por ¢399,530.00 durante 5 años y 3 meses y se reciben ¢533,210.00 en intereses al final. Inversión de ¢86,220.00 durante 4 años y se reciben ¢81,234.00 en intereses. Una cuenta se abre en ¢101,235.00 y gana intereses durante 5 años y 5 meses cuando se reciben ¢1,436,450.00 en total. Se realiza inversión por ¢986,220.00 y se mantiene durante 2 años, al final de los cuales se reciben ¢443,700.00 en intereses. Documento firmado en ¢908,765.00 que se mantiene durante 3 años, 1 mes y 13 días. Al final se pagan ¢1,227,455.00 en total. Inversión de ¢754,321.00 durante 4 años, 2 meses y 11 días y se reciben ¢1,088,887.00 en total Se abre cuenta en el banco por ¢690,000.00 durante 2 años, 9 meses y 20 días y se reciben ¢390,800.00 en intereses. Documento por ¢812,400.00 y al final de 2 años, 8 meses y 20 días se reciben ¢1,230,000.00 en total. Inversión de ¢216,255.00 durante 3 años, 3 meses y 9 días y se reciben ¢667,890.00 en intereses.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

38

G.

Ejercicios Varios: Realice los cálculos necesarios para encontrar el elemento necesario en cada ejercicio:

1.

Una cuenta se abre con ¢245,750.00 el 13 de mayo de 1996 y gana un 18,75% anual de interés simple. Encuentre el valor final e intereses ganados al 19 de junio de 1998. Si una persona abrió una cuenta el 12 de julio de 1992 por ¢145,700.00 y el 18 de enero de 1998 recibe ¢136,642.32 en intereses. Calcule la tasa de interés ganada. Hace 3 años, 7 meses y 12 días se realizó una inversión al 20,15% de interés anual por la que hoy se recibe un total de ¢1,250,000.00 que incluye principal e intereses. De cuánto fue la inversión? Determine el tiempo en años, meses y días que transcurrió para que una cuenta por ¢755,400.00 gane intereses en ¢500,000.00 al 19,55% anual. El 24 de abril de 1997 firmamos un documento por valor de ¢350,000.00 al 21,65% anual. Determine el valor de los intereses y el pago final total al 20 de noviembre de 1997. Al firmar un documento por pagar en ¢300,000.00 su proveedor le hace saber que al vencimiento, dentro de 3 meses y 20 días usted debe pagar un total de ¢316,912.50 por principal e intereses. Calcule la tasa de interés que le cobran. El 25 de enero de 1995 se abrió una cuenta al 21,25% anual de interés y al 20 de marzo de 1998 se recibieron ¢900,000.00 en total. Cuánto se invirtió? Una inversión por ¢2,800,000.00 al 20,2% de interés generó un total de ¢3,520,000.00. Cuánto tiempo pasó? Un cliente de su empresa tiene cancela hoy un documento y sus intereses por un total de ¢246,786.75. El documento se mantuvo durante 6 meses y se firmó por ¢225,000.00. Determine la tasa de interés que se le aplicó. Determine el tiempo que se necesita para que una cuenta abierta en ¢1,655,600.00 se convierta en ¢3,134,464.70 si gana un 19,85% de interés anual. Calcule la cantidad de dinero que debe depositarse en una cuenta que paga el 20,35% anual para recibir un total de ¢1,560,000.00 dentro de 3 años y 10 meses. El 24 de noviembre de 1994 se abre una cuenta por ¢722,200.00 al 21% de interés anual. Calcule el monto a recibir el 15 de septiembre de 1998. Determine el tiempo que se necesita para que ¢590,000.00 ganen intereses por ¢665,750.00 a una tasa de interés del 20,7% anual. Encuentre la tasa de interés anual a la que debe depositarse ¢305,000.00 durante 1 año y 8 meses para recibir un total final de ¢409,106.70.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

39

15. Calcule los intereses que se ganan sobre una cuenta de ¢1,245,300.00 al 20,17% anual desde el 2 de febrero de 1995 hasta el 7 de enero de 1998.

H. 1. 2. 3. 4. 5.

Ejercicios de interés compuesto: Una inversión de ¢150 000 con un interés del 18% convertible semestralmente durante 2 años. Calcule el capital final de cada periodo. Se abre una cuenta por ¢1 250 000 con un interés del 8% convertible trimestralmente a 1 año plazo. Calcule el capital final de cada periodo. Una inversión de ¢600 000 a un interés del 24% convertible semestralmente durante 1 año. Calcule el capital al final de cada periodo. ¢2 300 000 con un interés del 20% convertible trimestralmente durante 6 años. Calcule el capital final. ¢800 000 con interés del 22% convertible semestralmente durante 10 años. Calcule el capital final.

40

DEPRECIACIÓN

Antes de estudiar la depreciación es necesario conocer algunos conceptos importantes. Vida útil: Es el periodo de vida que se estima para un activo fijo. Dicho período se puede estimar de acuerdo a la experiencia. En nuestro país Tributación directa indica la vida útil para cada tipo de activo. Esta vida útil es la vida en libros ya que por lo general estos siguen trabajando. Ej. Un vehículo de trabajo doble tracción tiene una vida útil de 5 años, el mobiliario tiene una vida útil de 10 años. Valor de desecho, valor residual, valor de rescate: Es el valor que la empresa estima cuando compra un activo fijo. Se basa en el monto que la empresa cree que puede recibir al vender este activo al finalizar su vida útil. Valor en libros. Es el valor del activo fijo en los libros de contabilidad empresa a una fecha determinada.

de la

Depreciación: Es el desgaste que sufre todo activo fijo (excepto el terreno) durante toda su vida útil.

Métodos de depreciación: a. Método de línea recta. Por su sencillez es el más utilizado. Este método es constante, pues se deprecia el mismo monto cada período de su vida útil. Formula: Costo – Valor residual = Monto de depreciación anual. # años de vida útil Ejemplo #1. El 1° de junio del 1999 se compra un camión en ¢3 500 000, valor de rescate ¢100 000, vida útil 5 años. 3 500 000 -100 000 = 680 000 5 El camión se deprecia ¢680 000 cada año.

b. Método de suma de los dígitos. Este método es de depreciación acelerada.

Pues el gasto por depreciación es mayor en los primeros años de su vida útil, y luego 41

va disminuyendo. Primero sumamos los dígitos mediante la siguiente formula: Formula: n(n+1) 2 Para obtener el primer año tomamos el último dígito y lo dividimos entre la sumatoria de los años de vida útil, y este factor se multiplica por el costo menos el valor de desecho. Para obtener el segundo año se toma el dígito siguiente y se sigue el procedimiento anterior, y así sucesivamente con los demás cuatro años. Ejemplo #2: El 31 de marzo de 1998, se compra una computadora en ¢350 000. Se estima un valor de desecho de ¢15 000, y una vida útil de 6 años. 6(6+1) =21 2 Primer año 6/21(350 000 – Segundo año 5/21(350 000 – Tercer año 4/21(350 000 – Cuarto año 3/21(350 000 – Quinto año 2/21(350 000 – Sexto año 1/21(350 000 –

15 000)= ¢95 714 15 000)= ¢79 762 15 000)= ¢63 810 15 000)= ¢47 857 15 000)= ¢31 905 15 000)= ¢15 952

c. Método de unidades producidas u horas trabajadas. Dependiendo del activo a depreciar este método cambia de nombre. Formula:

Costo – valor residual . = Factor de depreciación # unidades (horas) a producir

Ejemplo #3: Compramos una máquina en ¢3 450 000, valor residual ¢45 000. Unidades a producir durante su vida útil 600 000. Unidades producidas durante el primer año 15 000. 3 450 000 – 45 000 = 5.67 600 000 Primer año 42

5.67 x 15 000 = ¢85 050 La depreciación de la máquina para el primer año es de ¢85 050

EJERCICIOS: Cálculos de depreciación A. Calcule la depreciación anual para los siguientes casos: 1. Compra de un vehículo en ¢2 600 000.00, valor residual ¢100 000.00, vida útil 5 años. Método línea recta. Método Suma de los dígitos. 2. Compra de una máquina con un costo de ¢1 500 000.00 valor de desecho ¢200 000, vida útil 10 años. Método línea recta. Método Suma de los dígitos. 3. Se compra un camión en ¢2 100 000.00, valor residual ¢100 000.00, vida útil 7 años. Método línea recta. Método Suma de los dígitos. 4. Se adquiere un vehículo en ¢2 650 000.00, valor de desecho ¢50 000, vida útil 8 años Método línea recta. Método Suma de los dígitos. 5. Se compra una máquina de coser industrial en ¢400 000.00, valor residual ¢5 000.00, vida útil 8 años. Las horas totales de trabajo son 40 000. El primer año funcionó 5 000 horas, el segundo año 12 000 horas. Método línea recta. Método Suma de los dígitos. Método de horas trabajadas para el 1° y 2 año.

Documentación Comercial Documentos Sencillos.

Son aquellos de uso constante y corriente, que se imponen necesariamente para el buen funcionamiento de la empresa. O sea, son los que están relacionados con la vida misma del comercio y sin cuya 43

existencia imperaría el mayor desorden y descontrol en cualquier negocio.   Vale

- Documento que se emplea en algunas oficinas con el propósito de adelantar sumas de dinero a sus funcionarios, los cuales deben firmar el recibo de este. - Es una promesa futura de pago. _______________________20_____________ VALE POR ___________________________________________________ __________________________________COLONES ¢_______________ A nombre de: ________________________________________________ Por concepto de:______________________________________________   Recibo

–Documento que se entrega a cambio de cierta cantidad de dinero que se recibe, en pago de una obligación. –Es empleado cuando se recibe dinero por concepto de: pago de intereses, alquileres, servicios, abono a cuentas, entre otros.

  Factura –Documento comercial muy conocido. –Documento legal y contable que se emite a raíz de un contrato de compra-venta –Representa para el adquiriente, la prueba de propiedad de los bienes comprados.

44

  Orden de Compra –Se emplea cuando se solicita mercancías o servicios internos. –Debe contener: cantidad, descripción del artículo, el precio de cada uno, el nombre del proveedor, la fecha y firma autorizada.

45

  Nota de Débito –Es una constancia en la que se detallan los valores que se cargan a los clientes.

  Orden de Pedido –Es de carácter externo. –Deben constar todos los detalles acordados con el cliente, con respecto al tipo de mercadería, precio, fecha de entrega, etc. –Es utilizado en las importaciones de mercadería.

46

  Nota de Crédito –Constancia donde se informa al cliente que, por una u otra causa, se ha recibido dinero o su equivalente; por lo tanto que se procede a abonar a su cuenta.

Documentos Complejos o Títulos Valores •Son documentos que contienen un derecho. •Sirve al adquiriente para ejercer o ejecutar el derecho en él incorporado. •El ejercicio del derecho significa ejecutarlo, llevarlo a la práctica, traducir, en términos reales, el derecho incorporado.

Clasificación de los Títulos Valores   Nominativos

–Son los que se extienden a favor de una persona concreta y determinada, cuyos nombres y apellidos han de figurar en el texto o letra del documento y en el registro que al efecto debe llevar quien los emite. –Se traspasan mediante endoso nominativo.   A la Orden –Son los que se emiten a favor de una persona determinada o a su orden; es decir, aquellos que tiene inserta la cláusula o disposición que establece que se pagarán “a la orden de” cierta persona, indicándose, después de las palabras “a la orden de”, el nombre del sujeto, razón o denominación social. –Se transmiten por endoso.   Al Portador

47

–Son los que no poseen, en su texto, nombre de persona alguna; o sea, no se consigna en ellos el nombre de la persona en cuyo favor se expiden o a quien se traspasan, con lo que se deja abierta la propiedad y legitimación. –Se trasmiten por la simple entrega.

Títulos de mayor circulación   Pagaré

–Documento de crédito mediante el cual la persona que lo suscribe promete incondicionalmente pagar a otra una cierta cantidad de dinero en un determinado plazo. Personas que intervienen. •Deudor –Responsable del documento, el cual debe pagarlo. •Acreedor –A favor de quien está el documento. •Fiador o aval –Persona que voluntariamente adquiere el compromiso de pagar el documento, si el deudor no los hace.

48

  Cheque –Orden incondicional de pago, dad por un girador contra un banco de pagar una suma de dinero a favor de una persona determinada o el beneficiario. –Siempre será pagadero a la vista.

49

  Letra de Cambio

–Documento mercantil por excelencia y es universalmente usado como documento de crédito, tanto para las relaciones nacionales como internacionales.

  •Hipoteca –Derecho real que constituye sobre un inmueble para garantizar el cumplimiento de una obligación propia o ajena. –La duración de una hipoteca siempre es a largo plazo.

  Acciones –Son títulos con los cuales se respalda el capital en una sociedad anónima. cotizan en la BNV. –Pueden tener: •Valor Nominal. Es el valor que tiene inscrito o impreso el título. •Valor de Mercado. Es aquel valor que en el mercado de valores posee la acción.

Se

50

•Valor en Libros. Es aquel valor que se obtiene de los libros de Contabilidad. •Valor a la Par. Es aquel valor al nominal en que se suscribe una acción. •Valor con Prima y valor con Descuento. Es aquel valor de más con respecto al valor nominal o de menor respectivamente.   Bonos

Se cotizan en la BNV y se clasifican para efectos de su registro, en títulos del Estado y Privados y en función de ello varían los requisitos para la inscripción.

  Certificado de depósito

–Tiene un plazo determinado por el cliente y una tasa de interés definida y fijada por el plazo de inversión. –Tipos •A plazo fijo •Plazo abierto •Capitalizable

Bolsa Nacional de Valores   Nace en 1976.   El objetivo básico de la misma, es facilitar la compra y venta de los títulos

valores.   Promueve una mayor participación de las personas en el mercado de capitales y 51

reglamentar el proceso de negociación.   Busca ofrecer condiciones de seguridad y legalidad para todas las operaciones que se hagan en su recinto.   Aquí se negocia la compra y venta de títulos valores ( bonos y acciones )   Entidad jurídica que se encarga de facilitar la negociación de títulos valores.   Es una empresa privada creada con el fin de facilitar la negociación de títulos valores.   Forma parte del Sistema Financiero Costarricense y es el organismo rector del mercado de capitales. Legalización e Inscripción •Libros Contables Requisitos:   Obligación de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o de su domicilio.   Los libros principales son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances, libros de actas (asamblea general o de junta de socios y de junta directiva).   Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales.   La contabilidad se debe llevar en idioma español y por el sistema de partida doble.   La correspondencia relacionada con el negocio y los comprobantes soportes de las operaciones realizadas y registradas forman parte de la contabilidad.   Es obligatorio que por lo menos una vez al año, antes del 31 de marzo, se presente un balance general que refleje la situación económica de la empresa. Prohibiciones:   Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.   Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los registros o a continuación de los mismos.   Hacer raspaduras, tachones o correcciones en los asientos. Los errores u omisiones se deben efectuar con un nuevo registro.   Borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.   Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los mismos. Importancia de los libros contables Permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en 52

cualquier momento su situación financiera y los resultados de dichas operaciones, para la toma de decisiones de dueños o administradores. Tipos de libros contables •Libro de inventarios y balances   Se utiliza para registrar el inventario de iniciación y los balances generales de cada uno de los ejercicios siguientes.   Su manejo es de una sola vez al año y en él se resume el balance general en una fecha determinada   Presenta los saldos de las cuentas de activo, pasivo y patrimonio en forma global. •Libro de inventarios y balances   Código de la cuenta   Nombre de la cuenta   Parciales de las sub-cuentas   Valor del saldo de las cuentas deudoras   Valor del saldo de las cuentas acreedoras.

•Libro diario columnario   Aquí se registran los componentes de diario o de resumen, para luego trasladar los movimientos débitos y créditos de las cuentas al libro mayor y balances, cuando el proceso contable se hace manualmente. El diseño del libro incluye:   Una columna que corresponde al año de las operaciones.   Una columna para la descripción o detalle   Una tercera para el número de comprobante   Una última para el registro de los movimientos débitos y créditos de cada cuenta. 53

•Libro Mayor y Balances   Aquí se registra la información contable proveniente del libro diario columnario. Su diseño es el siguiente:   Para anotar el código de cuenta   Para anotar el nombre de la cuenta   Para los saldos anteriores, tanto débitos como créditos   Para anotar el movimiento de las operaciones débito y crédito del mes, trasladados del libro diario columnario.   Para determinar los nuevos saldos •Libros auxiliares   Sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa.   Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores   Se deben llevar por cada una de las cuentas: tanto reales como nominales. •Libros de actas

Registro escrito y detallado de los pormenores de todas las reuniones ordinarias o extraordinarias, tanto de los directivos como de sus dueños y de las decisiones por ellos tomadas. Para ello se utilizan   Libro de actas de la asamblea general.   Libro de actas de junta directiva.

UNIDAD III: Introducción a la Contabilidad Normas Internacionales De Contabilidad (Nic) 54

Marco Conceptual De Las Nic: 1. Consisten en el conjunto de acciones normativas que deben tomarse en cuenta para delimitar el campo de actuación de la contabilidad de manera que se realice un formato internacional de las aplicaciones contables. 2. Su objetivo básico consiste en determinar estándares para realizar y presentar la información contable a nivel internacional, lo que hace posible que la profesión contable expanda su actuación a nivel de todos los países que se rigen por las NIC. 3. Las NIC conducen a la uniformidad de leyes, reglas y técnicas en los ámbitos económico, comercial y profesional ante los procesos de integración y bloques económicos de países y tratados de libre comercio a nivel mundial. 4. Las tendencias de la economía moderna obliga a los contadores a responder a las exigencias de los inversionistas nacionales y extranjeros en sus países. 5. Son normas utilizadas en más de 100 países que prevén una respuesta técnica apropiada a los asuntos contables. 6. Las NIC nacen en 1973 cuando se crea el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC). 7. Las NIC tratan de reducir las diferencias en la aplicación de principios de contabilidad a nivel mundial y por ende establecer el uso de un lenguaje común. 8. En Costa Rica, se aplican las siguientes NIC: * #1: Revelación de políticas contables * #2: Inventarios * #4: Contabilización de la depreciación * #5: Información que debe revelarse en los estados financieros * #7: Estado de Flujo de Efectivo * #8: Utilidad o pérdida neta del período, errores fundamentales y cambios en políticas contables. * #9: Costos de investigación y desarrollo * #10: Contingencias y sucesos que ocurren después de la fecha de cierre del balance * #11: Costos de construcciones * #14: Información financiera por segmentos * #21: Efectos de las variaciones en el tipo de cambio de moneda extranjera * #22: Combinaciones de negocios * #27: Estadios financieros consolidados y contabilización de inversiones en subsidiarias 55

9. Por efectos del tema en estudio se realiza un resumen básico de la NIC #1 sobre presentación de estados financieros: b. El objetivo de esta NIC es dar una base para la presentación de los estados financieros de propósito general, con el fin de asegurar la comparabilidad. c. Tiene como alcance la presentación de todos los estados financieros preparados y presentados de acuerdo con las NIC. d. Pretende dar información sobre la posición financiera, efectivo.

desempeño y flujos de

e. Los estados financieros incluyen: Balance General, estado de Resultados, Estados de Flujo de Efectivo, Políticas contables y notas explicativas. f. Tiene como consideraciones generales la presentación razonable de los estados financieros, políticas contables, base acumulativa y los principios de contabilidad referentes a negocio en marcha, consistencia, importancia relativa así como la compensación y comparabilidad.

g. Forma de presentación del Estado de Resultados: EMPRESA XXX Estado de Resultados Al 30 de setiembre, 2001. (cifras en miles de colones) 56

Ingreso - Costo de Ventas Utilidad Bruta + Otros ingresos de operación b. Costos de distribución c. Gastos Administrativos - Otros gastos de operación Utilidad de operación - Costo de financiamiento + Ingresos de asociadas Utilidad antes de impuesto - Gasto por impuesto de renta Utilidad después de impuesto - Interés minoritario Utilidad neta por actividad ordinaria + Partidas extraordinarias Utilidad Neta del período

xxx xxx xxx xxx xxx xxx __xxx__ xxx xxx __xxx__ xxx __xxx___ xxx __xxx___ xxx __xxx___ ___xxx___

h. Forma de presentación del Balance General: EMPRESA XXX Balance General Al 30 de setiembre, 2001. (cifras en miles de colones) 57

ACTIVOS ACTIVOS NO CIRCULANTES Propiedad, Planta y Equipo Good Will Inversiones en otras compañías Otros activos no circulantes Total de Activos no circulantes ACTIVOS CIRCULANTES Inventarios Efectos a cobrar Pagos Anticipados Efectivo y equivalentes Total de Activo Circulante TOTAL DE ACTIVOS PATRIMONIO Y PASIVOS Capital Social Reservas Utilidad/Pérdida del período Total de Patrimonio Interés Minoritario PASIVOS PASIVOS NO CIRCULANTES Préstamos a largo plazo Obligaciones por beneficio de retiro Total de Pasivo no Circulante PASIVO CIRCULANTE Efectos a pagar Préstamos a corto plazo Gastos acumulados Total de Pasivo Circulante TOTAL DE PASIVOS

xxx xxx xxx _xxx_ xxx xxx xxx xxx _xxx_ xxx XXX xxx xxx _ xxx_ XXX xxx

xxx _xxx_ xxx xxx xxx _xxx_

XXX

xxx

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

Principios De Contabilidad Generalmente Aceptados (Pcga)

XXX

(Boletín A-1, PCGA) Como una manera de establecer normas sobre el tratamiento que se debe dar a los diferentes conceptos que integran los estados financieros para tener una mejor base para producir información y para quienes estén interesados en la misma, surgen los 58

PCGA o los postulados generalmente aceptados para normar el ejercicio profesional contable y así asegurar que haya uniformidad en la información. Los PCGA son conceptos básicos que delimitan e identifican en ente económico, las bases para cuantificar operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros. Su base consiste en que la información contable debe contar con dos características fundamentales: utilidad y confiabilidad lo cual implica que ésta debe adecuarse a los propósitos del usuario, es presentada simbólicamente y con veracidad (presentar eventos reales con correcta medición) y asimismo debe ser susceptible a la comparabilidad (información válida para ser comparada en diferentes unidades de tiempo dentro de una misma entidad y también con otras entidades). Estos principios se dividen en grupos de la siguiente manera: A. LOS QUE IDENTIFICAN Y DELIMITAN EL ENTE ECONÓMICO Y SUS ASPECTOS FINANCIEROS: 1. Entidad: se basa en que la actividad económica es realizada por entidades identificables constituidas por recursos humanos, naturales y de capital coordinados por una autoridad que toma decisiones enfocadas hacia un objetivo. La contabilidad está interesada en identificar la entidad que persigue fines económicos particulares y es independiente de otras entidades. Para identificar la entidad se utilizan dos criterios: el conjunto de recursos que satisfacen una necesidad social y el centro independiente de decisiones con respecto al logro del objetivo o necesidad social. La personalidad del negocio es independiente a la de sus accionistas o propietarios y en los estados financieros solo debe incluirse lo que le corresponde como entidad. Esta entidad puede ser una persona física, persona moral o una combinación de ambas. 2. Realización: Cuantifica en términos monetarios las operaciones comerciales de la empresa con otras personas y es una guía para determinar de qué se va a informar. Las operaciones y eventos económicos que cuantifica la contabilidad son realizados siempre que: se hayan realizado transacciones con terceros, cuando se den transformaciones internas que modifican la estructura de recursos o sus fuentes, o cuando ocurran eventos económicos externos a la entidad que tengan efectos cuantificables para la misma. 59

3. Período Contable: debe existir como mínimo un corte total de operaciones al final de un año contable.

Lo anterior significa que cualquier información contable debe indicar claramente el período a que se refiere, independientemente a la fecha en que se paguen. 4. Unidad de Medida: las operaciones deben ser contabilizadas en moneda nacional o de uso corriente, independientemente al tipo de moneda extranjera utilizada. B. Los Que Establecen La Base Para Cuantificar Las Operaciones Del Ente Económico Y Su Presentación: 5. Valor Histórico Original: las transacciones y eventos económicos deben registrarse a su costo de fabricación u obtención. Las cifras solo serán modificadas en caso de eventos posteriores que les hagan perder significado, hecho de manera que preserven la imparcialidad y objetividad de la información contable. En caso de ajustes por cambios en el nivel general de precios se considera que no hay violación a este principio. 6. Negocio en marcha: la empresa seguirá operando por tiempo indefinido, salvo prueba de lo contrario, por lo que las cifras representarán valores históricos o sus modificaciones. 7. Dualidad Económica: la entidad se constituye de: recursos disponibles para realizar fines y fuentes de dichos recursos. Implica la igualdad de activos (lo propio) terceros).

con los pasivos y patrimonio (lo de

8. Conservatismo: C. EL QUE SE REFIERE A LA INFORMACIÓN: 9. Revelación Suficiente: los estados financieros deben contener de manera clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y situación financiera de la empresa. D. LOS QUE ABARCAN LAS CLASIFICACIONES ANTERIORES COMO 60

REQUISITOS GENERALES DEL SISTEMA: 10. Importancia Relativa: la información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos económicos. Las operaciones deben ser agrupadas para su registro y presentación. 11. Conservatismo: implica que los principios y las prácticas contables deben ser aplicadas permanentemente a través del tiempo. Cuando haya un cambio que afecte la comparabilidad de la información debe ser justificado y es necesario advertirlo claramente en la información que se presenta, indicando el efecto que dicho cambio produce en las cifras contables.

Ecuación Contable La ecuación contable representa el equilibrio que debe mantener toda empresa donde lo que se tiene (ACTIVO) debe igualarse a los que se debe (PASIVO) y se aporta (PATRIMONIO). 61

Se representa como: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO De esta relación podemos despejar otras ecuaciones que también equilibran la situación financiera de la empresa como son:

PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO

EJEMPLO: 1. Una compañía posee activos valorados en ¢287,300.00, pasivos por ¢97,300.00 y los aportes de socios suman ¢197,000.00. Demuestre que los datos cumplen la ecuación contable.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO 287,000.00 = 97,300.00 + 190,000.00 287,000.00 = 287,000.00

*VERIFIQUE CON LAS OTRAS DOS ECUACIONES.

Para entender mejor el sistema de la ecuación contable conozcamos las definiciones que contiene dicha relación, pero antes de entrar directamente en el tema que nos interesa, es importante entender ciertos conceptos de vital relevancia para lograr una comprensión efectiva de la contabilidad y por ende de su ecuación fundamental.

CUENTA: Registro donde se anotan de manera ordenada los aumentos o disminuciones que dan lugar a un valor o concepto como consecuencia de una transacción comercial. Es decir, toda transacción comercial envuelve al menos dos cuentas, por ejemplo si compramos un vehículo mediante un pagaré se afectan las cuentas de Vehículos y Documentos por pagar. 62

Es necesario llevar un registro de cada cuenta para saber los valores reales que tiene cada uno (Libro Mayor) y de allí la importancia del concepto para poder llevar a cabo una contabilidad ordenada y específica y con ello puede analizarse una operación de manera más fácil. GRUPOS DE CUENTAS: Todas las cuentas contables forman parte de un grupo genérico que sirve para determinar conceptos importantes dentro de sus características como cuentas. En general, existen 6 grupos de cuentas denominados: Activos, Pasivos, Patrimonio, Resultados, Complementarias de Activos y Cuentas de Orden y dentro de éstos se incluyen todos los tipos de cuentas que se utilizan dentro de la contabilidad. SUBGRUPOS DE CUENTAS: Se refiere a una segunda división que se utiliza para definir mejor la naturaleza de cada cuenta y así poder caracterizarla de una mejor manera. Cada grupo de cuentas, posee uno o más subgrupos, como veremos más adelante pero como ejemplo anotaremos que dentro del grupo de Activos existen los subgrupos: Circulante y No circulante.

En resumen, el orden para caracterizar y denominar una cuenta implica que éstas se encuentran dentro de un grupo y un subgrupo, y a veces hasta divisiones más específicas, lo que ayuda a que cada una de ellas esté bien definida.

ELEMENTOS DE LA ECUACIÓN CONTABLE CUENTAS DEL BALANCE GENERAL (REALES) 1. ACTIVOS: se refieren a todos aquellos bienes cuantificables que le pertenecen a la empresa o de los que se esperan beneficios económicos futuros. Consta de elementos como: dinero, cuentas bancarias, cuentas por cobrar, inventarios de mercaderías, equipo, mobiliario, maquinaria, edificios, patentes, derechos de llave, 63

entre otros; que tienen en común el hecho de pertenecerle a la organización empresarial.

Los activos se subdividen en:

a. ACTIVOS CIRCULANTES: aquellos activos cuya vigencia es menor a un año o que son fáciles de convertir a dinero efectivo, como el caso de: efectivo en caja, bancos, cuentas por cobrar a corto plazo, inventarios, inversiones a corto plazo, etc. b. ACTIVOS NO CIRCULANTES: aquellos activos cuya vigencia es mayor a un año o que dadas sus características, su uso para beneficio de la empresa es prolongado. Ejemplos de activos no circulantes son: máquinas, mobiliario, edificios, cuentas a cobrar a largo plazo, documentos a cobrar a largo plazo, etc. Estos activos no circulantes poseen una subdivisión distribuida en: b.1. PROPIEDAD, PLANTA y EQUIPO, si se trata de activos fijos tangibles como vehículos, terrenos, edificios, mobiliario. b.2. INTANGIBLES, para los activos fijos que no tienen valor material como los derechos de autor, contratos de arrendamiento, derechos de llave. b.3. RECURSOS NATURALES, si se trata de activos fijos provenientes de la naturaleza como bosques, tajos, minas. 2. PASIVOS: representado por todas las deudas u obligaciones que posee la empresa, virtualmente ineludibles, o sea el uso del dinero ajeno para generar ganancias que hagan posible un mejor nivel de subsistencia para la organización. Los pasivos se subdividen así: a. PASIVOS CIRCULANTES: aquellas deudas cuyo período de vencimiento es menor a un año donde podemos anotar las cuentas por pagar, documentos por pagar, hipotecas por pagar y todo lo que se adeude a corto plazo. b. PASIVOS NO CIRCULANTES o A LARGO PLAZO: deudas con un período de vencimiento superior a un año calendario e incluye las mismas cuentas que en el circulante con la caracterización anotada. 3. PATRIMONIO: representado por los aportes realizados por los socios o dueño de la empresa, por tanto es el derecho de los propietarios sobre los activos netos que surgen de sus aportaciones. Dentro del Patrimonio podemos hacer notas cuentas como: Capital, Utilidades Retenidas, Déficit Acumulado, Superávit, etc.

64

EXPLICACIÓN DE ALGUNAS CUENTAS CONTABLES

CUENTAS DE ACTIVO

  CAJA CHICA: fondo que se abre para cubrir gastos menores y con ello evitar la

emisión de cheques por rubros que no lo necesitan. Debe ser llevada con estricto control y está a cargo de un empleado a quien se le realiza arqueos periódicos.   EFECTIVO: esta partida se compone del dinero o cualquier otro medio que un banco acepte a un valor nominal para depósito como: billetes, monedas, giros bancarios, etc. Algunas veces aparece con el nombre de CAJA.   BANCOS: incluye el dinero en cuentas bancarias que posee la empresa ya sea cuentas corrientes, cuentas para salarios, u otras.   INVERSIONES: compra de valores negociables de otras empresas como bonos, acciones, cuentas en monedas extranjeras, cuentas a plazo fijo, etc.   CUENTAS POR COBRAR: cuentas de los clientes que por alguna razón nos deben dinero, normalmente por la venta de bienes o prestación de un servicio sobre promesas de pago reales o escritas (facturas). Debe llevarse una cuenta auxiliar para saber el saldo de cada cliente.   Se llevan también cuentas a cobrar socios, empleados, etc.   DOCUMENTOS A COBRAR: cuentas de los clientes que por alguna razón nos

deben dinero, normalmente por la venta de bienes o prestación de servicios pero se diferencia de las cuentas por cobrar en que quedan respaldadas con documentos legales como pagarés, letras de cambio, prendas, etc.   CUENTAS

POR COBRAR - DOCUMENTOS VENCIDOS: Cuando un documento por cobrar vence y no se ha recibido su pago se pasa como parte de esta cuenta que incluye el valor del documento y los gastos e intereses que cubra.   PRESTAMOS POR COBRAR: representa los montos de préstamos que hemos hecho a otras personas.   INVENTARIOS: artículos que la empresa tiene disponibles para la venta o materiales disponibles para la fabricación de artículos, materiales en proceso de fabricación. Su valor se aplica al costo de adquisición.

  PAPELERÍA Y MATERIAL DE OFICINA: inventarios que se tienen de útiles de oficina como papel, lápices, lapiceros, cintas, etc. A medida que se van utilizando se convierten en gastos.   MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA: máquinas de escribir, escritorios,

computadores, sillas, calculadoras, sumadoras y cualquier otro implemento de larga 65

vida utilizado para mejorar o disminuir el trabajo de oficina.   EDIFICIOS: estructuras donde se alberga la empresa y también incluye otras

estructuras que sean de su propiedad independiente al uso que se les de.

  TERRENOS: como su nombre lo indica, son las propiedades en terrenos que

posee la empresa.

  VEHÍCULOS: autos, camiones y cualquier otro vehículo propiedad de la

empresa.

  GASTOS POR ADELANTADO: gastos que por alguna razón se cancelan sin que

estén realmente vencidos como por ejemplo: alquileres, intereses, comisiones, etc. Representan activos circulantes si vencen en un período menor a un año calendario.

  INGRESOS ACUMULADOS: ingresos que ya nos hemos ganado pero que aun no se ha recibido su pago. Representan una cuenta a cobrar pero como no es por la operación normal de la empresa se consideran por aparte. Representan activos circulantes si vencen en un período menor a un año calendario.

CUENTAS DE PASIVOS   CUENTAS POR PAGAR: deudas de la empresa con otras empresas a corto o

largo plazo, certificadas mediante facturas o como una promesa de pago.

  DOCUMENTOS POR PAGAR: deudas que tenemos y están certificadas

mediante documentos legales.

  PRESTAMOS POR PAGAR: representa los montos de préstamos que hemos

obtenido de bancos u otras personas.

  HIPOTECAS POR PAGAR: deudas con garantía que normalmente surgen

poniendo en frente el edificio, terrenos u otro activo de la empresa.

  GASTOS ACUMULADOS: gastos vencidos que no hemos cancelado todavía.

Son gastos atrasados. Son pasivos circulantes si su período de vencimiento es menor a un año calendario a partir de la fecha que se realiza.

  INGRESOS ADELANTADOS: ingresos que no hemos consumido y ya

recibimos. Son pasivos circulantes si su período de vencimiento es menor a un año calendario a partir de la fecha que se realiza. 66

CUENTAS DE PATRIMONIO   CAPITAL SOCIAL:

aportes de los socios en la empresa.

  RETIROS: cuenta especial que se utiliza en las empresas individuales donde el

dueño puede tomar valores a manera de retiros personales.

  UTILIDAD NETA: cambio incremental entre el capital contable al inicio y al

final del período. Representa las ganancias netas que se han obtenido en el período fiscal.   UTILIDADES RETENIDAS O NO DISTRIBUIDAS: ganancias que quedan libres para la empresa una vez que se ha aplicado el corte contable y se han repartido partes de las ganancias generales. Es decir, esta cuenta aplica sobre la ganancia libre resultante una vez descontadas todas las partidas que se aplican.   SUPERÁVIT: se aplica por cuentas extraordinarias a las operaciones normales de la empresa como el aumento en el valor de activos por efectos de la inflación y devaluación de la moneda, acciones que se reobtienen propias de la empresa, etc.

Todas las cuentas anteriores son las que se denominan CUENTAS DE BALANCE GENERAL. (este nombre será analizado posteriormente)

CUENTAS DE RESULTADOS (NOMINALES)   INGRESOS: todo aquello que se recibe como ganancia en las operaciones de la

organización. Pueden darse ingresos por intereses, alquileres, comisiones, servicios, etc.   GASTOS: todas las erogaciones o salidas que lleva a cabo la empresa, 67

básicamente con la finalidad de generar nuevos ingresos. Se denominan pérdidas para la empresa. Pueden darse gastos por intereses, alquileres, comisiones, papelería, viáticos, salarios, etc. CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVOS  Fondo que se mantiene para reflejar la  DEPRECIACIÓN ACUMULADA: pérdida del valor por uso de un activo a través del tiempo. Existe para vehículos, edificios, mobiliario, equipo, etc. Los terrenos no se deprecian a menos que sean utilizados, como el caso de actividades agropecuarias. Esta cuenta puede tomar los nombres de AMORTIZACIÓN ACUMULADA si la pérdida de valor aplica sobre activos intangibles o AGOTAMIENTO ACUMULADO si se trata de recursos naturales.   PROVISIÓN PARA INCOBRABLES: Provisión que se tiene para pasar aquellas cuentas que una vez realizado el proceso de cobro legal se considera como perdidas porque los clientes no nos pagarán. Se utiliza mediante ciertos métodos que serán analizados posteriormente.

FORMA EN QUE LAS TRANSACCIONES AFECTAN LA ECUACIÓN CONTABLE

Cada vez que la entidad celebra una transacción con otras personas se ven afectadas al menos dos cuentas, una que se recibe y otra que se entrega. Por lo tanto nos centraremos ahora en entender el efecto que éstas tienen en la ecuación contable. 68

Para esto aumentaremos los elementos de la ecuación agregando los ingresos y gastos ya que estos afectan los valores de la misma. Ahora, la ecuación queda como: ACTIVO + GASTOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS Ejemplo: Una empresa tiene activos por ¢9,000,000.00, pasivos por ¢5,000,000.00 patrimonio por ¢4,000,000.00. ACTIVO + GASTOS = PASIVO + PATRIMONIO + INGRESOS 9, 000,000.00 + 0.00 = 5,000,000.00 + 4,000,000.00 + 0.00 9,000,000.00 = 9,000,000.00

y

Determine el efecto de cada una de las siguientes transacciones en la ecuación contable anterior: (mantenga una consecutividad en las operaciones). 1. SE COMPRA UN TERRENO AL CRÉDITO EN ¢1,600,000.00 En esta situación se recibe un terreno, que al pasar a ser propiedad de la empresa se convierte en un ACTIVO (Fijo) y como lo debemos se aumenta el PASIVO al tener mayores deudas. La ecuación contable quedaría así: 9,000,000 + 0.00 = 5,000,000 + 4,000,000 + 0.00 (9,000,000 +1,600,000) + 0.00 = (5,000,000 + 1,600,000) + 4,000,000 + 0.00 10,600,000 + 0.00 = 6,600,000 + 4,000,000 + 0.00 10,600,000.00 = 10,600,000.00 2. SE ACEPTA UN NUEVO SOCIO EN LA EMPRESA, QUIEN APORTA ¢800,000.00 EN EFECTIVO. En esta situación se aumenta el efectivo (Activo) y se aplican aumentos en aportes de capital de socios (Patrimonio). Siguiendo el caso 1 quedaría: 10,600,000.00 + 0.00 = 6,600,000.00 + 4,000,000.00 + 0.00 (10,600,000 + 800,000) + 0.00 = 6,600,000 + ( 4,000,000 + 800,000) + 0.00 11,400,000.00 + 0.00 = 6,600,000.00 + 4,800,000.00 + 0.00 11,400,000.00 = 11,400,000.00 3. SE REALIZA UN GASTO POR ¢25,000.00 MEDIANTE CHEQUE PARA CANCELAR EL RECIBO TELEFÓNICO. Cuando se trata de un gasto se realiza siempre un aumento en la parte izquierda de la ecuación aunque los gastos no son activos. En este caso, entonces,

se da un aumento del lado de los activos por el valor del 69

gasto y asimismo se disminuye la cuenta del banco que también es un activo. Siguiendo el problema 2 quedaría: 11,400,000.00 + 0.00 = 6,600,000.00 + 4,800,000.00 + 0.00 (11,400,000.00 - 25,000.00) + 25,000.00 = 6,600,000.00 + 4,800,000.00 + 0.00 11,375,000.00 + 25,000.00 = 6,600,000.00 + 4,800,000.00 + 0.00 11,400,000.00 = 11,400,000.00 Esta transacción no afectó el saldo de la ecuación contable porque se aumentaron gastos y disminuyeron activos, ambas de la parte izquierda. 4. SE RECIBE EFECTIVO POR ¢50,000.00 COMO INGRESOS POR INTERESES. En el caso de darse un ingreso siempre se anota como un aumento en la parte derecha de la ecuación, pero los ingresos no representan ni pasivos ni patrimonio. En este caso, entonces, se da un aumento del lado de los activos por el valor del gasto y asimismo se disminuye la cuenta del banco que también es un activo. Siguiendo el problema 3 quedaría: 11,375,000.00 + 25,000.00 = 6,600,000.00 + 4,800,000.00 + 0.00 (11,375,000 + 50,000) + 25,000 = 6,600,000 + 4,800,000 + 50,000 11,425,000 + 25,000 = 6,600,000+ 4,800,000+ 50,000 11,450,000 = 11,450,000 5. COMPRAMOS MERCANCÍAS POR ¢170,000.00 AL CRÉDITO. Comprar mercaderías implica que ahora poseemos más cantidad de inventarios para la venta, por tanto se aumenta el activo contra un aumento en las deudas (Pasivos). Con base a los saldos del caso #4: 11,425,000.00 + 25,000.00 = 6,600,000.00 + 4,800,000.00 + 50,000.00 (11,425,000 + 170,000) + 25,000 = 6,600,000 + (4,800,000 + 170,000) + 50,000 11,595,000 + 25,000 = 6,600,000 + 4,970,000 + 50,000 11,620,000.00 = 11,620,000.00

6. VENDEMOS MERCANCÍAS POR ¢200,000.00 AL CRÉDITO. Vender mercaderías implica que ahora poseemos menor cantidad de inventarios para la venta, por tanto se disminuye el activo contra un aumento en las cuentas por cobrar, también activos. Con base a los saldos del caso #5: 11,595,000 + 25,000 = 6,600,000 + 4,970,000 + 50,000 (11,595,000 + 200,000 - 200,000) + 25,000 = 6,600,000 + 4,970,000 + 50,000 70

11,595,000 + 25,000 = 6,600,000 + 4,970,000 + 50,000 11,620,000.00 = 11,620,000.00 No hubo diferencia en el saldo de la ecuación porque la transacción implica un aumento y disminución de activos a la vez.

Estados Financieros Básicos

1. Balance General

Es el estado financiero conformado por el conjunto de bienes propios de la empresa, lo que se debe y los aportes de capital del (os) dueño (s). El Balance General (o Estado de Situación) tiene tres divisiones de la siguiente manera: ACTIVO, PASIVO Y PATRIMONIO. 2. Estado De Resultados (o Estado de Pérdidas y Ganancias) Es el estado financiero que se presenta para determinar el nivel de ganancia o pérdida que ha tenido una empresa a un momento determinado. Está conformado por cuentas de ingresos (ventas, ingresos por servicios, intereses, alquileres, comisiones, etc.) y por cuentas de egresos (como costo de ventas, gastos por alquileres, comisiones, intereses, electricidad, agua, teléfono, publicidad, etc.) La diferencia entre ingresos y gastos representa el resultado de las operaciones de la empresa así: a. Si los ingresos son mayores que los gastos se dice que se obtuvo una UTILIDAD DEL PERÍODO, lo que implica la posibilidad de que los socios obtengan dividendos (ganancias) de parte de esa utilidad, así como también la opción de crear reservas, calcular impuestos sobre las rentas, etc. b. Si los gastos son mayores que los ingresos se obtuvo un DÉFICIT DEL PERÍODO, lo que implica que no se llevó a cabo un proceso administrativo eficiente de operaciones o que por otras razones no se logró la ganancia. Cabe mencionar que en el Balance General aparecen ciertas cuentas que pueden parecer como ingresos o gastos como el caso de Ingresos Adelantados, Ingresos Acumulados, Gastos Adelantados y Gastos Acumulados, pero estos no son gastos o ingresos reales sino que al tener entre sus requisitos el ser adelantados o acumulados pasan a ser activos o pasivos: * Una cuenta de Ingreso Adelantado quiere decir que hemos recibido dinero por éste sin estar vencido y mientras dure la condición de no estar vencido, lo debemos, por tanto es un pasivo, al igual que un Gasto Acumulado que significa un gasto vencido que no hemos pagado y si lo debemos obviamente pasa a ser parte de los pasivos de 71

la empresa. * En el caso de las cuentas de Ingreso Acumulado significa que el ingreso está vencido pero al no haber sido recibido nos deben en ese monto por lo que es un Activo, al igual que los Gastos Adelantados que lo pagamos con antelación pero no lo hemos consumido, el dinero sigue siendo nuestro y por tanto es nuestro activo hasta su vencimiento. ESQUEMAS DE ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Compañía Malca Estado de Resultados al 30 de septiembre,2003 Ventas 5,450,000.00 - Descuentos en ventas 100,000.00 - Devoluciones en ventas 50,000.00 ... 150,000.00 VENTAS NETAS - Costo de Ventas UTILIDAD BRUTA Gastos de Ventas Gastos de Administración UTILIDAD DE OPERACIÓN + OTROS INGRESOS Ingresos por Servicios Ingresos por Intereses Ingresos por Comisiones - GASTOS Gastos por intereses Gastos por Publicidad Gastos Públicos Gastos Generales UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO - Impuesto sobre rentas UTILIDAD NETA b. Dividendos UTILIDAD NO DISTRIBUIDA

400,000.00 500,000.00 345,000.00 62,000.00 82,000.00 135,000.00 120,000.00 112,500.00 335,000.00

5,300,000.00 3,300,000.00 2,000,000.00 900,000.00 1,100,000.00

489,000.00

702,500.00 886,500.00 265,950.00 620,550.00 395,550.00 225,000.00

Compañía Malca Balance General al 30 de septiembre, 2003 ACTIVOS

72

ACTIVOS NO CIRCULANTES

Propiedad, Planta y Equipo Edificios Terrenos Equipo Mobiliario

1,600,00.00 500,000.00 125,000.00 250,000.00

TOTAL DE ACTIVO NO CIRCULANTE ACTIVO CIRCULANTE Inventarios Documentos por cobrar Cuentas por Cobrar Gastos Adelantados Ingresos Acumulados Bancos

TOTAL DE ACTIVO CIRCULANTE TOTAL DE ACTIVOS CAPITAL Y PASIVOS PATRIMONIO Capital Contable Utilidades Retenidas TOTAL DE PATRIMONIO PASIVOS NO CIRCULANTES Documentos por pagar a L.P. Hipotecas por Pagar

TOTAL PASIVOS NO CIRCULANTE

PASIVO CIRCULANTE Documentos por pagar Cuentas por pagar

TOTAL DE PASIVO CIRCULANTE TOTAL DE PASIVOS TOTAL DE PASIVO Y PATRIMONIO

2,475,000.00 1,800,000.00 100,000.00 250,000.00 25,000.00 50,000.00 150,000.00 196,000.00 771,000.00

3,246,000.00

1,500,000.00 225,000.00 1,725,000.00 400,000.00 650,000.00 1,050,000.00 295,000.00 176,000.00

471,000.00 1,521,000.00 3,246,000.00

_____________________________________ Contador NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS:

73

1.

El Balance General cumple con la Ecuación Contable: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

2.

El encabezado debe cumplir con los siguientes requisitos: a. Nombre de la empresa b. Nombre del Estado Financiero c. Fecha de corte contable

3.

El cuerpo del balance se divide en orden de Activo, Pasivo y Patrimonio en el Balance General y con Ingresos y Gastos en el Estado de Resultados. EJERCICIOS

I PARTE:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Encuentre el elemento faltante en la ecuación de cada ítem anotado. ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

24,500,000.00 19,355,600.00 ______________ ______________ 28,456,900.00 17,333,450.00 ______________ 6,553,400.00 _______________ 20,114,565.00

19,200,000.00 ______________ 18,445,750.00 21,222,560.00 11,200,000.00 ______________ 8,200,500.00 3,300,500.00 11,642,390.00 ____________

_____________ 5,435,700.00 8,500,000.00 3,500,000.00 ____________ 4,667,800.00 10,000,000.00 ____________ 6,550,500.00 7,250,400.00

74

II PARTE:

Anote en los espacios vacíos de la derecha el grupo o subgrupo al que pertenece cada una de las cuentas anotadas ya sea de Activo (circulantes, no circulantes), Pasivos (circulantes, no circulantes), Patrimonio, Resultados (ingresos o gastos) o Complementarias de Activos. Debe aparecer el desglose del tipo que aparece entre paréntesis.

CUENTA

GRUPO

SUBGRUPO

Ejemplos: -

Ganancia en venta de activos Préstamos por pagar a 10 años Cuentas por cobrar (a 6 meses)

Resultados Pasivo Activo

Ingresos No circulante Circulante

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28.

Intereses Ganados Maquinaria Gasto adelantado por alquiler Cuentas por cobrar a empleados Hipotecas por pagar a 9 meses Ventas de mercaderías Ingreso Adelantado por Alquiler Patente de licores nacionales Equipo de Cómputo Documentos por cobrar corto plazo Comisiones pagadas Capital Contable Gastos Acumulados por salarios Comisiones pagadas adelantadas Comisiones recibidas adelantadas Mobiliario de Oficina Documentos por cobrar socios -CP Comisiones ganadas Documentos por pagar a 7 meses Derecho de llave Superávit por Revaluación Compras de mercadería para venta Terrenos en Ciudad Quesada Ingresos Acumulados por intereses Pago de servicio telefónico Edificio en Guatuso Inversiones a 8 meses plazo Servicios Ganados

________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ 75

29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55.

Deudas por hipoteca a 5 años plazo Utilidades Retenidas Gastos acumulados por intereses Intereses acumulados (por cobrar) Compra de papelería Ingresos por servicios especiales Impuestos por pagar a 1 mes Servicios pagados adelantados Cuenta bancaria para sueldos Salarios vencidos sin cancelar Pago de servicio de electricidad Depreciación acumulada de edificio Cuentas por cobrar a 2 años plazo Compra de artículos de limpieza Publicidad pagada Agua (vencida y no pagada) Efectivo en caja chica Depreciación Acumulada Mobiliario Intereses Pagados por adelantado Documentos por cobrar a 3 años Documentos por cobrar a 4 años Déficit Acumulado Inversiones a 4 años Reserva para incobrables Inventario de mercaderías Préstamos por pagar a 4 años Compra de material de empaque

III PARTE:

________________

_____________

________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________ ________________

_____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________ _____________

Anote en el espacio vacío la palabra o frase que concuerde con la anotación realizada en cada ítem.

1. Representa los aportes de los dueños y los valores resultantes de éstos _________________________________________________________________ 2. Propiedades de la empresa con duración mayor a un año calendario _________________________________________________________________ 3. Grupo de cuentas representado por el conjunto de ingresos y gastos _________________________________________________________________ 4. Deudas que tiene la empresa y que duran más de un año ________________________________________________________________ 76

5. Ganancias que no se reparten entre los socios de la empresa ________________________________________________________________ 6. Estado financiero que presenta las cuentas de activos, pasivos y patrimonio _________________________________________________________________ 7. Nombre que reciben los valores que hemos ya ganado y no se ha recibido el importe _________________________________________________________ 8. Nombre del valor que resulta cuando los ingresos son mayores que los gastos de un período contable._____________________________________________ 9.

Representa el equilibrio entre activos, pasivos y patrimonio _______________________________________________________________

10. Erogaciones vencidas pero que no han sido pagadas ________________________________________________________________ 11. Deudas con plazos superiores a un año________________________________ 12. Propiedades de la empresa que no se definen ni como circulantes ni como fijas ________________________________________________________________ 13. Estado financiero que presenta los ingresos y gastos reales ocurridos en un período _________________________________________________________ 14. Todos aquellos bienes que son pertenencia de la empresa ________________________________________________________________ 15. 16.

Nombre que reciben las ganancias ya recibidas pero no están vencidas ______________________________________________________________ Nombre que recibe el valor que resulta cuando los gastos son mayores que los ingresos en el período fiscal _____________________________________

17.

Nombre del grupo de cuentas que normalmente disminuyen los valores de los activos _________________________________________________________

18.

Deudas de la empresa que no se definen ni como circulantes ni como fijas _______________________________________________________________

19.

Erogaciones ya realizadas pero no están vencidas _______________________________________________________________ 77

20.

Aquellos activos que tienen duración menor a un año natural _______________________________________________________________

IV PARTE:

Anote en el espacio vacío el nombre del Principio de Contabilidad que se aplica o se viola en cada una de las situaciones descritas.

1.

Al sumar las cuentas del balance general, Paola obtuvo diferencia en la ecuación contable _____________________________.

2.

En la revisión que se aplicó a la contabilidad realizada por Silvia se encuentra que cumple con los principios de contabilidad__________________________

3.

Nuestra empresa está legalmente constituida como Sociedad Anónima _________________________

4.

La información que presenta nuestro contador muestra que los registros de las operaciones están debidamente agrupados________________________

5.

La cuenta de Edificios está contabilizada a un valor inferior al que se compró porque no se incluyeron ciertas partidas aplicables______________________

6.

Jerlin no registra las transacciones cuando ocurren sino al azar __________________________________

7.

Julia realiza cortes contables cada 2 meses para presentar estados periódicos __________________________________

8.

El límite legal de operaciones de nuestra empresa vence dentro de 50 años __________________________________

V PARTE: 1.

Tomando como base cada una de las ecuaciones contables que se muestran, realice las operaciones que demuestren los cambios en la misma ante las transacciones propuestas.

Empresas Cristal tiene la siguiente estructura en su ecuación contable: Activos por ¢5,000,000.00, Pasivos en ¢3,500,000.00 y Patrimonio por ¢1,500,000.00 a. b. c. d. e.

Cancela gastos por comisiones en ¢5,700.00 con cheque. Recibe efectivo en ¢10,000.00 como ingresos por alquileres. Paga adelantado intereses por ¢22,000.00 con cheque. Compra útiles de oficina al crédito en ¢11,500.00 Venta de mercaderías por ¢250,000.00 mitad crédito y mitad contado. 78

2.

Comercial Dos Pinos tiene pasivos por ¢4,500,000.00 y activos por ¢7,500,000.00 a. b. c. d. e.

3.

Una empresa tiene ¢2,400,000.00 a. b. c. d.

VI PARTE: 1.

Acepta un nuevo socio que aporta ¢1,350,000.00 mediante un vehículo. Compra mercaderías en ¢600,000.00 al crédito. Cancela gastos por agua en ¢5,400.00 con cheque. Recibe ¢15,600.00 en efectivo por comisiones adelantadas. Compra mobiliario en ¢250,000.00 pagando ¢100,000.00 con cheque y resto al crédito. activos

por

¢6,900,000.00

y

patrimonio

en

Venta de mercaderías al crédito en ¢335,000.00 Gastos generales al contado por ¢20,000.00 Compra de mercaderías al crédito en ¢200,000.00 Ingresos en efectivo por ¢33,700.00 Presente el estado financiero ordenado y desglosado que se solicite en cada caso. (algunas cuentas podrían no concordar con el balance que se pida).

ESTADO DE RESULTADOS PARA CIENFUEGOS LIMITADA AL 30-0901.

Gastos por intereses Caja Alquiler ganado de vehículos Gastos de Correo Ingresos Varios

27,700.00 189,650.00 45,700.00 22,100.00 190,750.00

Bancos

5,678,000.00

Inversiones en Bonos Gastos por comisiones Ingresos por servicios Gastos Generales Ganancia en venta de activo Otros pasivos a largo plazo

1,600,000.00 274,120.00 432,651.00 111,540.00 456,224.00 776,500.00

Ingresos por alquileres Gastos por combustible Gastos por Agua

2,400,000.00 175,000.00

Ventas por correo Gastos por electricidad Inversiones en acciones Gastos por papelería Cuentas por pagar Gastos por Viáticos Costo de Ventas Depreciación Acumulada Otros gastos acumulados

3,235,900.00 325,000.00

44,400.00

560,000.00 190,600.00 2,996,500.00 200,000.00 12,978,500.00 335,210.00 20,800.00 79

Gastos por teléfono Gastos de representación Gastos por mantenimiento Ventas Directas Salarios Pagados Gastos publicitarios Gastos por depreciación Ingreso Adelantado Interés

120,500.00 300,000.00 65,700.00 19,476,400.00 5,335,600.00 750,000.00 541,248.00 55,660.00

Comisiones ganadas Ingresos Adelantados Varios Gastos por incobrables Gasto Acumulado Teléfono Intereses Ganados Ventas a domicilio Capital Contable Ganancias Extras

225,000.00 50,600.00 90,000.00 21,400.00 333,560.00 1,567,900.00 16,000,000.00 200,000.00

2. BALANCE GENERAL PARA EMPRESA DEL MAR AL 30-09-01. Préstamo Bancario Largo Plazo Edificios

70,000.00 130,000.00

Gastos de mantenimiento Cuentas por pagar Corto Plazo Cuentas a cobrar clientes C.P. Caja

233,400.00

Impuesto por pagar Ingresos por servicios Equipo de Oficina Gastos Diversos

10,000.00 555,000.00 8,000.00 5,760.00

Hipoteca a pagar Largo Plazo Vehículos Utilidades Retenidas 3.

31,255.00 3,450.00

Seguro pagado adelantado Documentos a pagar Corto Plazo Capital Contable Ventas

18,216.68

Intereses por pagar Corto Plazo Documentos por cobrar C.P. Ingresos Diversos Inventarios Bancos Documentos a pagar Largo Plazo Gastos por publicidad

60,000.00 28,847.89

Terrenos Gastos Generales

2,433.25

1,000.00 6,567.68 150,000.00 9,990,000.0 0 15,000.00 3,004.00 12,500.00 12,000.00 25,000.00 15,000.00 100,000.00 100,000.00 67,500.00

ESTADO DE RESULTADOS PARA COLEGIO HISPANO AL 30-09-01

Gastos Varios Gastos por Cargas Patronales

640,000.00 4,175,000.00

Venta Artículos Escolares Gastos Servicios Públicos

2,397,000.00 733,500.00

80

Ingresos Servicios Educativos Documentos por cobrar Gastos de Limpieza y Aseo Gastos depreciación Equipo Edificios

25,733,000.00

Gasto Adelantado Intereses Gasto Depreciación Mobiliario Salarios Administrativos

112,600.00

4.

6,500,000.00 350,000.00 223,867.00 46,567,000.00

168,500.00 2,420,000.00

Terrenos Gastos de Asesorías Préstamos a empleados Gasto Depreciación Edificio Ingresos por Matrículas Salarios Docentes Salarios Pagados Adelantados Gasto Depreciación Vehículos

7,600,000.00 200,000.00 67,000.00 338,080.00 600,000.00 15,950,000.00 112,450.00 204,167.00

BALANCE GENERAL AL 30-09-01 PARA INSTITUTO AMÉRICA

Mobiliario de Oficina Banco Nacional Cuentas Pagar proveedores - CP Gastos por salarios Hipotecas a pagar - LP

7,890,000.00 12,000,000.00

Capital Contable

12,000,000.00

Gastos por útiles de oficina Terrenos Gasto Acumulado Asesorías Banco de Costa Rica Documentos por pagar LP Mensualidades por cobrar Ingresos Extraordinarios Cuentas por pagar - LP

1,770,000.00 207,000.00 925,000.00

45,700.00 11,500,000.00 200,000.00 203,050.00 4,210,000.00

Ingresos Varios Vehículos Impuesto Ventas a pagar Mobiliario Educativo Inventario de Artículos Escol. Cuentas pagar a corto plazo Caja Ingresos por comisiones Otras cuentas por cobrar Utilidades retenidas Edificios

865,000.00

Gastos de limpieza

300,000.00

Inversiones a corto plazo Matrículas por cobrar

2,550,000.00

600,000.00 5,540,000.00 8,550.00 2,740,000.00 185,000.00 955,000.00 100,000.00 334,120.00 55,000.00 5,399,886.00 14,033,386.00 123,400.00 1,000,000.00 50,000.00

81

5.

BALANCE GENERAL AL 30-09-01 PARA COMERCIAL MIRANDA.

Utilidades Retenidas Inversiones a corto plazo Equipo Cuentas por pagar - CP

2,459,500.00 1,400,000.00 1,350,000.00 2,300,000.00

Mobiliario Ingresos Acumulados Bosque Cuentas por cobrar CP Impuesto renta por pagar Vehículos

2,500,000.00 335,000.00 3,000,000.00 1,250,000.00

3,500,000.00

6,500,000.00 2,100,000.00

Documento pagar LP Documentos pagar CP Derecho de llave Gastos acumulados

2,100,000.00 567,800.00

Edificios Gastos Adelantados

7,900,000.00 445,600.00

Superávit Bancos Tajo

2,840,000.00 2,000,000.00 2,420,000.00

Inventarios

775,300.00

Impuesto de venta por pagar Caja

290,000.00

Ingresos adelantados

300,000.00

Hipoteca por pagar - LP Documentos por cobrar CP Terrenos Otros pasivos a largo plazo Capital social Patentes Ventas

876,000.00

13,000,000.00 1,500,000.00 23,450,000.00

875,600.00 4,700,000.00

3,100,000.00 1,336,000.00 255,000.00

82

UNIDAD III: Contabilidad Por Partida Doble Transacciones Comerciales El proceso contable se inicia con las transacciones comerciales que la empresa celebra, en calidad de comerciante, con otras empresas o personas. Las transacciones comerciales se definen como las operaciones que regularmente realiza la empresa y que deben ser controladas por medio de la contabilidad, como el caso de compras y ventas de mercancías, gastos, ingresos, compras de activos, etc. Son operaciones o convenios a los que se llega con el uso de lo que nos pertenece. Estas transacciones deben ampararse por sus respectivos documentos, los cuales son el soporte de la Contabilidad como el caso de facturas, recibos, cheques, pagarés, letras de cambio, prendas, ordenes de compra, cotizaciones, cartas de crédito, comprobantes de depósitos o retiros, requisiciones, planillas, estados de cuenta del banco, etc. Como ejemplos de transacciones comerciales tenemos: depósitos en una cuenta bancaria, compra y venta de mercaderías, compra y ventas de activos (un computador, por ejemplo), cancelación de gastos, pago de deudas, cobro de cuentas, obtener un préstamo o dar un préstamo, recibir comisiones, pagar intereses, comprar al crédito artículos de oficina, etc.

Partida Doble

Cada una de estas transacciones requiere de dos fases al contabilizarlas, de manera que se cumpla la ecuación contable en cada una ya que en cada transacción siempre existe al menos un valor que entra y otro que sale. Es decir que puede haber más de un valor que entra y más de un valor que sale. Lo anterior es la base de la PARTIDA DOBLE la que implica que:

TODA TRANSACCIÓN COMERCIAL CONSTA DE AL MENOS DOS VALORES, UNO QUE ENTRA Y OTRO QUE SALE y la suma de ambos debe ser exactamente igual, es decir DEBEN RESULTAR EN SALDOS IGUALES.

83

Debe Y Haber

Tanto los valores que ingresan como los que salen deben clasificarse por separado. Los recibidos se colocan a la izquierda en una columna denominada DEBE y se les llama débitos y los que salen se anotan a la derecha al HABER y se les llama créditos, por tanto la suma de DÉBITOS y CRÉDITOS debe ser

exactamente igual.

DÉBITO: consiste en anotar todos los valores que entran, se reciben o se gastan en una transacción. Se registran valores al debe si se responde a: Qué entra?, Qué se pierde? DEBE CRÉDITO: Implica la anotación de todos los valores que salen, se entregan o se ganan en una transacción. Responde a las preguntas: Qué sale?, Qué se gana? HABER En las figuras que anotamos en ambos casos, aparece lo que se denomina CUENTA T la cual consiste en un borrador que se realiza como medio para ordenar las cuentas, donde como se puede observar, la parte izquierda representa el Debe y la derecha el Haber. Este sistema será analizado posteriormente cuando nos introduzcamos en el Libro Mayor. Para facilitar un poco más la comprensión de los saldos de débitos y créditos, se anotarán los saldos comunes de las diferentes cuentas que componen la contabilidad y que ya conocemos: GRUPO DE CUENTAS Activos Pasivos Patrimonio Gastos Ingresos Reservas

DEBE xxx

HABER xxx xxx

xxx xxx xxx 84

La Cuenta Y Sus Componentes

En el tema anterior conocimos la definición del concepto de Cuenta como el registro ordenado de los aumentos o disminuciones que dan lugar a un valor o concepto como consecuencia de una transacción comercial. Para que la cuenta se considere como tal debe cumplir con cuatro requisitos o componentes básicos que son: 1. Nombre De La Cuenta: se refiere a la clasificación que obtiene de manera individual para obtener la denominación de cuenta. 2. Código: asignación de dígitos mediante números o letras que permitan una mejor identificación y control de la cuenta. 3. Importe: valor que se le anota a la cuenta ya sea al debe o al haber al momento que se afecta ante la ocurrencia de una transacción comercial. 4. Saldo: valor final que tiene la cuenta al momento que se decide verificar los valores que contiene.

Proceso para Analizar una Transacción Comercial

Una vez que en el departamento de Contabilidad se recibe la documentación que dio lugar a una transacción procedemos a analizar esta transacción para determinar sus componentes de la siguiente manera: 1. Determinar lo que recibimos o perdimos (cuentas del debe) 2. Determinar lo que entregamos o ganamos (cuentas de haber) 3. Realizar el asiento de diario correspondiente, una vez que se ha revisado a conciencia y se tiene seguridad de los valores monetarios que incluye la transacción.

Asiento:

es la distribución ordenada en el Libro Diario de las partidas que corresponden a una transacción. En cada asiento se enuncia el nombre de las cuentas tanto al debe como al haber. Es entonces, el procedimiento por medio del cual se registra una transacción tanto de débito como de crédito para anotar en el Libro Diario, lo recibido y lo entregado. Ejemplos de registros de transacciones 85

Para entender mejor el proceso y su relación anotaremos algunas transacciones básicas, a manera de ejemplo: 1. UNA VENTA DE MERCANCÍAS EXENTAS, AL CONTADO POR ¢50,000.00. En esta transacción: SE RECIBE: SE ENTREGA:

Dinero en efectivo Mercancías (se vende)

El asiento resultante aplica: Efectivo Ventas Factura No. 2345 -----------xxxx-------------

DEBE 50,000.00

HABER 50,000.00

Es importante señalar que la cuenta VENTAS se afecta cuando hay una salida de mercaderías que serán entregadas a los clientes que nos compran estas. Las ventas solo incluyen aquellas mercaderías que tenemos disponibles para este fin, o sea para venderlas a clientes. En el caso de que se venda una máquina, vehículo, terreno que tenemos como activos no pasan como ventas. 2. UNA COMPRA DE MERCANCÍAS EXENTAS, ¢72,500.00

PAGANDO CON CHEQUE POR

SE RECIBE: Mercaderías (compras) SE ENTREGA: Bancos (cheque) El asiento resultante aplica: Compras Bancos Factura No. 1212, Cheque No. 156431 ------------xxxx-------------

DEBE 72,500.00

HABER 72,500.00

3. SE COMPRA UN TERRENO QUE VALE ¢5,000,000.00 CANCELAMOS UN CHEQUE 86

POR ¢1,000,000.00 Y FIRMAMOS UN DOCUMENTO POR ¢4,000,000.00 El caso de la cuenta Compras aplica de manera similar al de ventas y se afecta por la obtención de mercaderías que tendremos disponibles para ser vendidas y en casos de obtención de activos SE RECIBE: Terreno SE ENTREGA: Un cheque y un documento por Pagar Terrenos Bancos Documentos por pagar Pagaré No. 657, Cheque No. 456723 ------------xxxx-------------

DEBE 5,000,000.00

HABER 1,000,000.00 4,000.000.00

4. SE CANCELA EL RECIBO DE AGUA EN ¢12,200.00 Y EL DE TELÉFONO POR ¢22,800.00, TODO EN EFECTIVO. SE RECIBE: Gastos por agua y Gasto por teléfono. SE ENTREGA: Dinero en efectivo. Gastos por Agua Gastos por Teléfono Efectivo Recibos No. 01236 y 01235. -----------xxxx-------------

12,200.00 22,800.00 35.000.00

5. NOS PAGAN ¢20,000.00 DE INTERESES Y ¢30,000.00 DE COMISIONES QUE NOS GANAMOS, RECIBIENDO EFECTIVO. SE RECIBE: Dinero en efectivo SE ENTREGA: Ingresos por intereses y por comisiones Efectivo Ingresos por Intereses Ingresos por Comisiones Recibos No. 2215 y 2216. --------xxxx-------------

50,000.00 20,000.00 30.000.00

6. SE CANCELAN COMISIONES VENCIDAS A UN VENDEDOR POR VALOR DE ¢50,000.00. ENTREGAMOS 30% EN EFECTIVO Y EL RESTO CON CHEQUE. 87

Gastos por comisiones Efectivo Bancos --------xxxx-------------

50,000.00 15,000.00 35,000.00

7. SE EMITEN CHEQUES PARA CANCELAR ¢20,000.00 EN ARTÍCULOS DE OFICINA, ¢16,500.00 EN ARTÍCULOS DE ASEO Y ¢100,000.00 PARA ANUNCIOS PUBLICITARIOS. Papelería y Útiles de Oficina Artículos de Limpieza Gastos por publicidad Bancos --------xxxx-------------

20,000.00 16,500.00 100,000.00 136,500.00

8. SE OBTIENE UN EDIFICIO PARA TRASLADAR LAS OFICINAS A UN VALOR DE ¢14,500,000.00 POR EL QUE PAGAMOS UNA PRIMA DE ¢2,500,000.00 MEDIANTE CHEQUE Y EL RESTO MEDIANTE DOCUMENTO A 5 AÑOS PLAZO. Edificios Bancos Documentos por pagar a largo plazo --------xxxx-------------

14,500,000.00 2,500,000.00 12,000,000.00

9. SE OFRECEN SERVICIOS POR ¢200,000.00 RECIBIENDO UN CHEQUE POR LA MITAD Y EL RESTO AL CRÉDITO. Efectivo Cuentas por Cobrar Ingresos por servicios --------xxxx-------------

100,000.00 100,000.00 200,000.00

10. COMPRA DE MERCADERÍAS EXENTA POR ¢350,000.00 ABONANDO CHEQUE POR ¢150,000.00 Y EL RESTO AL CRÉDITO. Compras Bancos Cuentas por pagar --------xxxx-------------

350,000.00 150,000.00 200,000.00

11. SE ABONAN ¢150,000.00 A CUENTAS MEDIANTE CHEQUES. 88

Cuentas por pagar Bancos --------xxxx-------------

150,000.00 150,000.00

12. SE ENTREGA EFECTIVO POR ¢12,000.00 A UN EMPLEADO PARA QUE LOS UTILICE COMO VIÁTICOS EN SU VIAJE A GUANACASTE Y UN CHEQUE POR ¢112,400.00 PARA CANCELAR UNA BECA DE CAPACITACIÓN. Gastos por viáticos Gastos de capacitación Bancos Efectivo --------xxxx-------------

12,000.00 112,400.00 112,400.00 12,000.00

13. SE PAGA EN EFECTIVO EL ALQUILER DEL MES VENCIDO EN ¢225,000.00 Y EL RECIBO POR SERVICIOS DE TELEX EN ¢80,000.00 Gastos por alquileres Gastos por télex Efectivo --------xxxx-------------

225,000.00 80,000.00 305,000.00

14. SE ENTREGAN CHEQUES A EMPLEADOS POR ADELANTOS SALARIALES EN ¢50,000.00 Adelantos Salariales Bancos --------xxxx-------------

50,000.00 50,000.00

15. SE COMPRA MOBILIARIO A CRÉDITO POR ¢220,000.00 Y UN VEHÍCULO POR ¢3,200,000.00 CANCELANDO CON CHEQUE ¢1,200,000.00 Y UN DOCUMENTO POR LOS ¢2,000,000.00 RESTANTES. Mobiliario y Equipo de Oficina Vehículos Cuentas por pagar Bancos Documentos por pagar --------xxxx-------------

220,000.00 3,200,000.00 220,000.00 1,200,000.00 2,000,000,00

16. SE INICIA LIMAR COMO EMPRESA INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDAD LIMITADA, PROPIEDAD DE ERICA ARTAVIA MEDIANTE APORTES POR ¢3,000,000.00 89

EN UNA CUENTA BANCARIA, ¢2,000,000.00 EN MOBILIARIO, ¢5,000,000.00 EN MAQUINARIA Y ¢2,000,000.00 EN MERCADERÍAS PARA LA VENTA. Bancos Mobiliario y Equipo de Oficina Maquinaria Inventarios Ericka Artavia - Cuenta Capital --------xxxx-------------

3,000,000.00 2,000,000.00 5,000,000.00 2,000,000.00 12,000,000,00

En esta transacción es necesario aclarar que se ha utilizado una EIRL dada la facilidad para iniciar contablemente como empresa aunque existen otros tipos de entidades mercantiles que serán estudiadas años escolares futuros.

90

EJERCICIOS DE AUTOEVALUACIÓN Primera Parte: Clasifique los saldos de cada una de las siguientes cuentas marcando la casilla que corresponda ya sea debe o haber.

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25.

CUENTA Inversiones Realizadas Documentos por pagar Papelería y Útiles de oficina Hipotecas por pagar Efectivo Superávit Gastos Acumulados Ingresos por comisiones Inventarios Gastos por seguros Edificios Utilidades retenidas Bancos Capital Social Terrenos Gastos generales Ingresos por intereses Cuentas por cobrar Gastos publicitarios Gastos Adelantados Ingresos Adelantados Documentos por cobrar Inventario de artículos de limpieza Ingresos Acumulados Préstamos por pagar

DEBE

HABER

Segunda Parte: Registre cada una de las siguientes transacciones mediante un asiento. Utilice papel rayado de tres columnas. 1. 2. 3. 4. 5.

Se depositan ¢207,500.00 en el banco. Se adquiere una máquina por valor de ¢2,000,000.00 cancelando con cheque el 20% y el resto mediante documento a 2 años plazo. Se adquiere: Papelería y Útiles de oficina por ¢35,000.00 en efectivo y se cancela el recibo de electricidad mediante cheque por ¢25,770.00 Se cancelan gastos varios por valor de ¢44,300.00 mediante efectivo. Ventas de mercaderías por ¢150,000.00 al contado, ¢202,000.00 al crédito a Catalina Aguilar y ¢335,600.00 mediante documentos a 8 meses plazo a 91

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26.

Yury Solano. Compra de mercaderías por ¢779,600.00 pagando la cuarta parte mediante cheque y el resto al crédito con Esteban Rojas. Se inicia una EIRL con los aportes de Priscilla Marrero por ¢3,450,000.00 en efectivo bancario, ¢3,500,000.00 en mercaderías, ¢5,000,000.00 en vehículos y un local comercial por ¢4,675,000.00 Se cancelan intereses por ¢25,000.00, comisiones por ¢80,900.00, publicidad por ¢190,700.00 y el recibo de teléfono en ¢62,300.00 todo mediante cheques. Se pagan ¢40,000.00 de seguros vencidos y el recibo de agua en ¢5,600.00 todo en efectivo. Se emiten cheques para abonar ¢256,000.00 a cuenta con Alejandra Montero y ¢335,400.00 a documento con Omar Méndez. Recibimos un cheque de Melissa Támez por ¢426,800.00 quien nos cancela un documento por ¢400,000.00 y el resto en intereses. Cancelamos mediante cheque ¢355,600.00 para cerrar un documento por ¢335,000.00 con Daniel Hernández y el resto son por los intereses respectivos. Pagamos en efectivo las comisiones del mes por valor de ¢24,500.00 así como ¢19,000.00 en adelantos salariales. Se compra un local en el Mall Paraíso por ¢6,500.000.00 cancelando mediante cheque por ¢1,500,000.00 y el resto mediante hipoteca. Se obtiene un préstamo del Banco Popular por ¢2,600,000.00 Compra de artículos de oficina en ¢65,000.00 a Librería Camacho y artículos de limpieza por ¢22,100.00 en Super Arellys; todo al crédito. Se inicia una EIRL con los aportes de Gustavo Quirós por ¢4,500,000.00 en cuenta bancaria, edificios por ¢11,300,000.00, mercaderías por ¢6,500,000.00, mobiliario por ¢3,210,000.00 y equipo por ¢8,700,000.00 Fabián Orozco nos abona a cuenta ¢120,000.00 mediante cheque de los cuales ¢5,400.00 representan intereses. Víctor Chinchilla nos abona ¢190,000.00 a documentos de los cuales el 10% representa intereses. Compras de mercaderías por ¢224,500.00 pagando el 25% en efectivo y el resto mediante documentos a favor de Dunnia Sanabria. Se entrega efectivo a empleados por ¢50,000.00 para viáticos, ¢90,000.00 de adelantos salariales y ¢24,500.00 de comisiones en ventas. Se compra un terreno valorado en ¢4,350,000.00 por el cual pagamos un cheque por el 20% como prima y por el resto una hipoteca. Se abona ¢1,200,000.00 con cheque a un préstamo que tenemos con el BCR. De estos el 8% son intereses. Se vende mercaderías por ¢540,000.00 recibiendo el 30% con cheque y el resto mediante documentos contra Yendry Granados. Se reciben ¢22,100.00 de intereses y ¢19,700.00 de comisiones Se cancela con cheque el alquiler vencido por ¢300,000.00 92

27. Le tenemos abierta una cuenta para préstamos a empleados y hoy recibimos un abono de Noelia Calvo por ¢60,000.00 e intereses por ¢2,400.00 en efectivo. 28. Wendy Peña inicia una EIRL aportando mercaderías por ¢3,335,000.00, edificios por ¢9.800.000.00 y un terreno por ¢2,245,000.00 29. Ventas de mercaderías por ¢800,000.00 recibiendo el 20% en efectivo, 25% mediante cheques, 40% en cuenta a nombre de Jorge Gonzáles y el resto en documento a Maribel Rivera. 30. Compras de mercaderías por ¢556,000.00 pagando el 15% en efectivo, 30% en cuenta con Zully Fernández y el resto mediante documentos con Catalina Calvo. 31. Se emiten cheques para cancelar gastos públicos por ¢87,500.00, intereses por ¢43,200.00, comisiones por ¢34,500.00, papelería por ¢21,400.00, artículos de aseo por ¢12,500.00 y seguros por ¢90,650.00 32. Se reciben comisiones en efectivo por ¢20,400.00 e intereses mediante cheques por ¢18,000.00 33. Tatiana Coto inicia una EIRL aportando efectivo en ¢800,000.00, terrenos en ¢2,100,000.00, edificios en ¢4,500,000.00 y equipo de cómputo por ¢1,500,000.00 34. Se reciben cheques por ¢567,000.00 como abonos a documentos de los cuales ¢33,200.00 son intereses. 35. Pagamos mediante cheque ¢400,000.00 de abonos a cuenta con Diego Camacho, ¢245,600.00 de abono a documento con Alejandro Coto y ¢21,900.00 de intereses sobre documentos. 36. Luis Diego Gómez inicia un taller mecánico aportando equipo por ¢7,650,000.00 y cuenta bancaria por ¢1,300.000.00 (EIRL). 37. Se cancela con cheque ¢80,000.00 a la Universidad Latina de Costa Rica por una beca a nuestra empleada Tatiana Cárdenas. 38. Compras de mercaderías por ¢334,500.00 (20% efectivo, 30% cheques y el resto al crédito con Fabián Arrieta) 39. Ventas por ¢125,000.00 al crédito a Claudia Brenes, ¢224,600.00 mediante documento con Freddy Brenes, ¢300,000.00 en efectivo y ¢334,500.00 recibiendo cheques. 40. Se cancelan en efectivo el recibo de teléfono por ¢120,000.00, seguros por ¢100,000.00, intereses por ¢12,500.00, publicidad por ¢90,000.00, artículos de oficina ¢22,300.00 y artículos de aseo en ¢22,145.00

93

ANEXO I: Ejercicios de Retroinformación Unidades I, II y III I.

ESTADOS FINANCIEROS

Presente el estado financiero debidamente ordenado y desglosado que se solicite en cada caso. (algunas cuentas podrían no concordar con el balance que se pida) 1.

ESTADO DE RESULTADOS PARA LAS HADAS AL 30 DE SEPTIEMBRE DEL 2000.

Gastos por seguros Vehículos Alquiler ganado Gastos de Correo Ingresos Especiales Edificios Gastos generales Ingresos por servicios Gastos por comisiones Ganancia por tipo de cambio Gastos por teléfono

224,600.00 3,500,000.00 1,200,000.00 35,700.00 335,430.00 7,800,000.00 120,000.00 6,232,600.00

Gastos Publicitarios Gastos por combustible Gastos de electricidad Ventas Gastos por agua Gastos por papelería Cuentas por cobrar Gastos por transporte

335,700.00 220,600.00 200,000.00 39,560,000.00 70,000.000 224,600.00 4,600,000.00 188,650.00

122,345.00

Costo de Ventas

24,500,000.00

109,765.00

Cuentas por pagar

120,500.00

Ingresos por comisiones Ingreso Adelantados Gastos por alquileres

335,400.00

Gastos por salarios Gastos por mantenimiento Gastos por intereses Gastos de ventas Gastos publicitarios Adelantados Gastos por depreciación Ingreso Adelantado Interés Gastos por intereses

2,600,000.00 90,000.00 476,400.00 202,300.00 200,000.00

Gasto Acum. Teléfono Ingresos por intereses Otros Ingresos

50,400.00 445,700.00 900,000.00

331,900.00

Documentos por pagar

6,400,000.00

1,479,815.00

198,650.00 500,000.00

55,660.00

Ganancias Extras

200,000.00

27,700.00

Gastos administrativos

400,000.00

94

2. BALANCE GENERAL PARA COMPAÑÍA BRENES Y PEÑA AL 30-092001. Ingresos Adelantados Documento por cobrar - CP Otras cuentas patrimoniales Derecho de llave Documentos pagar LP Bancos Documentos pagar - CP Mobiliario y Equipo Cuentas por pagar LP Marcas Registradas Gastos públicos Cuentas por cobrar - CP Edificios Gastos Adelantados

300,000.00

Inventarios

700,000.00

2,700,000.00

Impuestos por pagar

500,000.00

3,300,000.00

Patentes

900,000.00

500,000.00 4,000,000.00

Gastos varios Inversiones Temporales

90,000.00 2,400,000.00

1,900,000.00 1,700,000.00

Hipotecas a pagar - LP Vehículos

9,000,000.00 6,000,000.00

2,500,000.00 2,500,000.00

Capital Contable Ingresos diversos

700,000.00 120,000.00 1,200,000.00

Efectivo Ingresos por servicios Compras

400,000.00 335,000.00 7,600,000.00

Terrenos Cuentas a pagar - CP

4,000,000.00 800,000.00

15,000,000.00 200,000.00

17,000,000.00 120,000.00

95

3.

Registros de asientos

1.

Ventas de mercaderías por ¢300,000.00 al contado y ¢765,000.00 al crédito mediante documento a 5 meses plazo con Mauricio vega Se compra vehículo por valor de ¢2,875,000.00 cancelando con cheque el 25% y el resto mediante documento a 2 años plazo a Carvajal Motors Se compra: Papelería y Útiles de oficina por ¢45,500.00 y se cancelan gastos públicos mediante cheques por ¢176,500.00 Se cancelan gastos varios por valor de ¢80,000.00 mediante efectivo. Se inicia una EIRL con los aportes de Marcia Racine por ¢5,400,000.00 en bancos, ¢4,000,000.00 en vehículo, ¢5,000,000.00 en mercancías y mobiliario de oficina por ¢3,200,000.00 Compra de mercaderías por ¢800,000.00 pagando 30% mediante cheque y el resto al crédito a Hazel Solano. Se pagan ¢55,000.00 de seguros en efectivo. Se emiten cheques para abonar ¢300,000.00 a cuenta con Diego Fonseca y ¢350,000.00 a documento con Andrés Loría (el documento incluye 20,000.00 de intereses) Recibimos un cheque por ¢400,000.00 como abono a cuenta por cobrar de Carolina Chacón. Ingrid Castillo depositó en nuestra cuenta del banco ¢425,000.00 como abono a documento y ¢17,000.00 por intereses. Se recibe efectivo por alquiler del camión en ¢50,000.00 y ¢60,000.00 de comisiones. Cancelamos mediante cheque ¢400,000.00 para cerrar un documento por ¢387,400.00 con Roberto Torres y el resto de intereses. Pagamos en efectivo las comisiones del mes por valor de ¢35,500.00 así como ¢45,000.00 en intereses. Se compra mobiliario por ¢500.000.00 cancelando mediante cheque por ¢200,000.00 y el resto mediante documento a Compañía Támez. Compra de artículos de oficina en ¢65,760.00 al crédito en Ofimoderna y artículos de limpieza por ¢20,000.00 al contado. Se reciben ingresos varios por ¢70,000.00 en efectivo y ¢80,000.00 de alquileres mediante cheque. Se abona ¢1,650,000.00 con cheque a un préstamo bancario y ¢156,700.00 de intereses también con cheque. Recibimos ¢45,000.00 de abono a préstamos de empleado Mauricio Vega.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

96

4. Clasificación de cuentas: Clasifique cada una de las siguientes cuentas, según corresponda como Activo, pasivo, patrimonio, Ingreso, Gasto marcando con una equis la casilla para este fin. CUENTA Mobiliario y equipo Documentos por cobrar Salarios por pagar Edificio Caja General Bancos Intereses por cobrar Vehículos Cuentas por cobrar Maquinaria Inventario e mercadería Hipotecas por pagar Caja Chica Acciones Honorarios por cobrar Gastos de Organización Equipo de Cómputo

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO

INGRESO

GASTO

97

4.

Registro de asientos, cuentas T y Balance de comprobación:

a. La empresa Alamo S.A. se organizó el 1° de julio del 2004 para operar un estacionamiento cerca de un estadio. Las siguientes transacciones ocurrieron durante julio antes de que la comenzará sus operaciones comerciales normales. Julio 1. Martín Torres abrió una cuenta bancaria a nombre del negocio y depositó en efectivo $45 000. Julio 2. Se compró un terreno para utilizarse como estacionamiento por un valor total de $140 000, se hizo un pago en efectivo de $28 000 y se firmó un pagaré por el saldo. Julio 5. Se compró una pequeña caseta móvil por un valor de $4 000 en efectivo. El precio de compra incluía la instalación de la caseta en el parqueadero. Julio 12. Se compró equipo de oficina a crédito a la empresa Suzuki & Cía. Por valor de $3 000. Julio 28. Se pagaron $2 000 de lo que se adeudaba a Suzuki & Cía. b. Transacciones de Finca Raíz Mejía & Cía. 1. Mejía invirtió $180 000 en efectivo en el negocio el primero de setiembre. 2. El tres de setiembre, Finca Raíz Mejía & Cía. Compró terreno en efectivo por valor de $141 000. 3. El cinco de setiembre, Finca Raíz Mejía & Cía. Compró un edificio de la empresa KSK por un valor total de $36 000. Realizando un pago en efectivo de $15 000 y los restantes $21 000 pagaderos en 90 días. 4. El diez de setiembre, Finca Raíz Mejía & Cía, vendió una parte de su terreno a crédito a la Droguería Suiza por un valor de $11 000. El terreno se vendió al costo, por tanto no hubo perdida ni ganancia en la transacción. 5. El catorce de setiembre, Finca Raíz Mejía & Cía. Compró equipo de oficina a crédito a la empresa Equipos Generales por valor de $ 5 400. 6. El veinte de setiembre se recibieron $1 500 en efectivo como recaudo parcial de la cuenta por cobrar de la Droguería Suiza. 7. El treinta de setiembre se hizo un pago en efectivo de $3 000 como abono parcial del valor que le debía a Equipos Generales

98

UNIDAD IV: CICLO CONTABLE EN EMPRESAS DE SERVICIOS hincarnos en las prácticas contables de empresas de servicios,

Antes de importante conocer que el proceso contable requiere de los siguientes pasos:

es

1. Seleccionar la documentación contable que se ha realizado (cheques, recibos, facturas, pagarés, letras, etc.) 2. Analizar y agrupar las transacciones 3. Diarizar (confeccionar los asientos de diario) 4. Mayorizar (realizar los pases necesarios al Libro Mayor General o Auxiliares respectivos) 5. Preparar Balances (inicial, resultados o pérdidas y ganancias, utilidades no distribuidas, capital, General o de situación). LIBROS LEGALES DE CONTABILIDAD

Nuestro siguiente paso consiste en aplicar los conceptos estudiados e iniciarnos en el uso de los libros legales contables para todo tipo de personas y empresas en el proceso básico de la Teneduría de Libros. Los pasos a seguir en el uso de libros legales son: 1. 2. 3.

Libro Diario Libro Mayor Libro de Balances e Inventarios

REQUISITOS PARA LEGALIZAR LIBROS DE CONTABILIDAD

Dependiendo del tipo de persona que se trate aplican libros contables legales para cada una, de la siguiente manera: a. PERSONAS FÍSICAS: deben llenar el formulario de solicitud de legalización o reposición de libros (declaración jurada), el cual debe estar firmado por el declarante o persona que realiza el negocio, aportar fotocopia de la cédula. Por 99

cada libro que se deba legalizar es necesario aportar los siguientes timbres: 3 fiscales de ¢100.00 cada uno, 3 timbres fiscales de ¢25.00 cada uno y 3 timbres de ¢25.00 del Colegio de Contadores Privados. Deben legalizar: LIBRO DIARIO, LIBRO MAYOR, LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES b. PERSONAS JURÍDICAS: presentar su cédula jurídica, cédula del representante legal, escritura de constitución de la sociedad legal. Se debe aportar, por cada libro a legalizar: 3 timbres fiscales de ¢100.00 cada uno, 3 timbres fiscales de ¢25.00 cada uno, 3 timbres de ¢1.00 y 6 timbres de ¢25.00 del Colegio de Contadores Privados. Para los libros de actas se aplican timbres de 1 colón de acuerdo al número de folios que tenga el libro. Deben legalizarse: LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

En el caso de las sociedades anónimas se aplican adicionalmente 3 libios de Actas y en las Sociedades de Responsabilidad Limitada 2 libros de Actas. c. PROFESIONALES: deben legalizar un libro para anotar los ingresos y gastos acompañados de 1 timbre fiscal de ¢ 100.00 otro de ¢25.00 y un timbre de ¢25.00 del Colegio de Contadores Privados. d. REGIMEN SIMPLIFICADO: son aquellos pequeños comercios como pulperías, cantinas, bares, restaurantes, tiendas, bazares, etc., cuyas ventas no superen los ¢16,000,000.00 anuales y solo deben legalizar un libro denominado Registro de Compras. En nuestras prácticas iniciaremos desde el proceso de apertura legal, para lo cual utilizaremos una Empresa de Servicios como Empresa Individual de Responsabilidad Limitada ya que la apertura de cada tipo de empresas es diferente y esta es la más sencilla para iniciar el aprendizaje de los elementos contables.

CATÁLOGO DE CUENTAS

Es necesario que toda empresa posea un listado de las cuentas que utiliza y que estas vayan codificadas para que se pueda llevar a cabo un mejor control y orden en la contabilidad. Esta lista se conoce con el nombre de CATÁLOGO DE CUENTAS y en éste a cada cuenta tiene asignado uno o más folios (hojas) en el Libro Mayor, lo que permite poder hacer efectiva su búsqueda ordenada en el momento que lo necesitamos. 100

Por ejemplo, vamos al primer grupo de cuentas : Activo y su subgrupo Activo Circulante y veamos como se aplica un Catálogo de cuentas codificado y con folios en Mayor: Escogimos los Activos Circulantes que son el segundo bloque de las primeras cuentas que aparecerán en cualquier catálogo en el orden usual de la contabilidad, según la NIC #1. CÓDIGO 1 12 12001 12002 12003 12004 12005 12006

GRUPO SUBGRUPO O CUENTA ACTIVOS ACTIVOS CIRCULANTES Inventarios Documentos por Cobrar Cuentas por cobrar Inversiones a Corto Plazo Bancos Efectivo

FOLIO EN MAYOR 11 12 13 14 15 y 16 17 y 18

Por ser el segundo subgrupo de cuentas del Activo se le asigna el número uno como código. Si dentro del activo existen dos subdivisiones básicas de No Circulante y Circulante; se determinan en orden con los dígitos 1 y 2 por lo que nuestro ejemplo lleva el #2. Por tanto en el momento que veamos una cuenta que inicia con 1 sabremos que se trata de un activo y si el dígito siguiente es 2 nos enfrentamos a un activo circulante. El resto del código representa la cuenta que se aplica y puede tener tantos dígitos como sean necesarios para que el sistema de contabilidad de la empresa sea eficiente, dependiendo del número total de cuentas que tiene la empresa. Por otro lado, como después del Diario las transacciones se pasan al Libro Mayor, es necesario saber en que hoja o folio de este vamos a realizar la anotación en una determinada cuenta y es por ello que se le asigna en el catálogo un folio de Mayor por cada cuenta que se tenga, de una manera ordenada, según lo determina el mismo catálogo. Para hacer notar la facilidad de entender este proceso, tomemos algunos ejemplos de cuentas y definamos el grupo y subgrupo al que pertenece suponiendo que la empresa cataloga así: GRUPO DE CUENTAS Activos Patrimonio

CÓDIGO GENERAL 1 2 101

Pasivos Resultados Complementarias de Activos

3 4 5

Ejemplo Resuelto: CÓDIGO DE CUENTA 320017 210001 410115 310110 520018 320045 420075 510071 120062

GRUPO Y SUBGRUPO Pasivo, circulante Patrimonio, Capital Contable Resultados, Ingresos o Gastos Pasivo, no circulante Complementaria, Depreciación Acumulada Pasivos, Circulantes Resultados, Ingresos o Gastos Complementaria, Reserva para Incobrables Activo, Circulante

En nuestra práctica inicial prepararemos el catálogo de cuentas del ejercicio propuesto para que se vea la forma en que aplica y a medida que se vaya avanzando en la asignatura se podrá ir perfeccionando al aumentar la cantidad de cuentas a utilizar.

USO DE LIBROS CONTABLES LIBRO DIARIO Recordemos que este libro se utiliza para anotar cronológicamente todas y cada una de las transacciones comerciales que realiza la empresa traducidas mediante los asientos antes aprendidos, donde siempre hay uno o más valores que se recibe (debe) y uno o mas valores que salen (haber) y donde la suma de ambos valores debe ser exactamente igual para que se cumpla la ecuación de equilibrio de cuentas.

Legalmente, el primer folio de todo libro contable debe llevar el sello de legalización de Tributación y las generalidades de la empresa. Si la empresa inicia operaciones, el Diario General llevará en su segundo folio un extracto del Acta de Constitución de la empresa y el asiento de apertura, es decir, el asiento donde se inicia la empresa mediante los aportes de los dueños. Cuando este primer libro se termina y debe iniciarse otro, eso no quiere decir que se inicie la 102

empresa una vez más por lo que no se anota nuevamente el folio de apertura, pero si se debe legalizar. Cabe agregar que si en estos folios quedan renglones libres, estos deben cerrarse mediante una línea u otro símbolo que no permita anotaciones adicionales. En los demás folios que continúan se anotan los asientos por orden de ocurrencia. FUNCIÓN DEL LIBRO DIARIO: por medio de este libro se puede conocer la fecha de la transacción, los valores o montos, pero no el movimiento y saldo de cada una de las cuentas. El Libro Diario tiene la ventaja de que muestra las operaciones en forma ordenada y con toda clase de detalles, mientras que posee la desventaja de no mostrar saldos de cuentas. Para efectos didácticos utilizaremos el tipo de rayado contable de tres columnas ya que permite observar el ciclo contable en todo su efecto. Ejemplo: Página 1

DIARIO GENERAL FECHA

CUENTAS Y DETALLE

PM

DÉBITO

CRÉDITO

(5)

(6)

2005 Enero 01

(1)

(2)

(3)

(4)

(1) FECHA: se anota el día, mes y año en que se está registrando el asiento. (2) CUENTA Y DETALLE: se anota el asiento con las cuentas, primero las cuentas a debitar, en el reglón siguiente las cuentas a acreditar con una sangría de 2.5cm hacia la derecha. En la línea inmediatamente debajo de la acreditada se escribe una breve explicación. Después de cada asiento se deja un renglón en blanco. (3) PÁGINA DEL MAYOR (FOLIO): hoja donde aparece la cuenta anotada en ese renglón dentro del Libro Mayor o en los auxiliares. (4) PARCIAL: columna que se utiliza para desglosar alguna cuenta que necesite para un mejor control de operaciones. (5) DEBE: se anota el valor de la cuenta que se entra o aplica como gasto. (6) HABER: se anota el valor de la cuenta que sale o aplica como ingreso. Por efectos de orden, en un asiento se anotan primero todas las cuentas que representen un débito y luego todas las del haber. 103

Ejemplo de un asiento aplicando el uso de Diario de tres columnas suponiendo que

hoy 13 de junio se realizó una venta por ¢240,000.00 y recibimos un abono de ¢100,000.00 y el resto al crédito a Natalia Quirós. Supongamos que en el catálogo se codifica la cuenta 12005 como CUENTAS POR COBRAR, el EFECTIVO como 12002 y las VENTAS con 41001. Los folios de Mayor para cada una son 9, 2 y 78 Página 1

DIARIO GENERAL FECHA

CUENTAS Y DETALLE

PM

DEBITO

13 12002- Efectivo 12005- Cuentas por Cobrar

02

1 0 0 0 0 0

CREDITO

2005 Junio

09

12005-016 Natalia Quirós 41001- Ventas

1 4 0 0 0 0 1 4 0 0 0 0

78

2 4 0 0 0 0

Factura N° 24567

Como explicación del asiento tenemos que el 13 del mes de junio se debitaron Cuentas por Cobrar a Natalia Quirós y Efectivo de una Venta según factura número 24567. Si hay alguna duda en el asiento buscamos la factura y esta nos dará la misma información si es que está correctamente confeccionado. También podemos comparar el catálogo de cuentas para verificar la realidad de los códigos y folios anotados. Otros ejemplos del uso del diario serían:

104

Página 1

DIARIO GENERAL FECHA

CUENTAS Y DETALLE

PM

DEBITO

15

1 0 0 0 0 0

16

1 2 0 0 0 0

CREDITO

2005 Feb

09 120012- Banco Nacional 120013- Banco de Costa Rica 120015- Efectivo

18

2 2 0 0 0 0

Déposito N° 122128 12 41001- Inventarios

56

2 0 0 0 0 0

41018- Gastos de limpieza

74

1 2 0 0 0

41021- Gastos por teléfono

77

2 0 0 0 0

31003- Cuentas por pagar

31

1 2 0 0 0 0

12002- Bancos

13

1 1 2 0 0 0

Facturas 24567, 12262; cheques 4123, 4124 y recibo 9752 23 110010- Terrenos

7

2 9 0 0 0 0 0

120013- Banco de Costa Rica

17

9 0 0 0 0 0

310004- Doc. por pagar

34

2 0 0 0 0 0 0

Pagaré N° 122128

USO DE LA COLUMNA DEL PARCIAL DEL DIARIO Cuando una cuenta necesita de controles especiales para determinar sus saldos, ya sea porque se usa con bastante frecuencia o porque incluye otras cuentas dentro de ella, se utiliza el sistema de Auxiliares. Casos comunes pueden ser, por ejemplo, CUENTAS POR COBRAR, que en general nos dice cuanto es el valor que nos deben pero no especifica quién es la persona a la que debemos cobrarle un monto, GASTOS GENERALES, no desglosa el tipo de gasto que se considera como general, BANCOS, no nos hace notar cuanto dinero se tiene en cada cuenta bancaria, si es más de una las que se tiene en la empresa. Para controlar estas situaciones se abren subcuentas para estas cuentas que lo requieran y al momento de registrar un asiento de Diario, se utiliza la primera columna, o PARCIAL para afectarlas por el valor que les corresponda. El saldo que aplican depende de la cuenta general a la que pertenecen ya que si por ejemplo afectamos DOCUMENTOS POR PAGAR al debe (significa que estamos abonando a cuenta) y el pago se le hace a nombre de Mueblería Central, el valor que anotamos en el Parcial para esta empresa implica también un débito. Normalmente se lleva algún tipo de documento para mantener al día los saldos de cuentas auxiliares y puede ser en Tarjetas Cardex, Mayores Auxiliares u otro medio. Si se utiliza un libro como Auxiliar de Mayor no es necesario legalizarlo porque es 105

para uso interno de la empresa pero si es aconsejable que se le asigne un folio para agilizar el proceso de estas subcuentas. El código que se le asigna es el mismo que el de la cuenta principal, adicionando dígitos que permitan su control independiente, como por ejemplo: 12007 12007-001 12007-002 12007-003 12007-004 12007-005 12007-006

CUENTAS POR EMPLEADOS Laura Solano Mauricio Vega Fabián Arrieta Maribel Rivera María Elena León Hilary Suarez

COBRAR

A

120012 120012-001 120012-002 120012-003 120012-004 120012-005

BANCOS Banco Nacional - Cuenta Corriente Banco Nacional - Cuenta Salarios Banco de Costa Rica - Cuenta Corriente Banco de Costa Rica - Cuenta Dólares BICSA - Panamá

Ejemplos: Página 1

DIARIO GENERAL FECHA

CUENTAS Y DETALLE

PM

DEBITO

CREDITO

2005 Nov

07 120012 Bancos 120012-003 B.C.R.

19

4 5 0 0 0 0

21

2 0 0 0 0 0

120012-001 Banco Nacional

22

2 5 0 0 0 0

41001- Ventas

39

4 5 0 0 0 0

Factura N° 462121, cheques 33456 BCR y 68687 BNCR

Por el asiento podemos describir que se realizó una venta al contado y el dinero que se recibió fue depositado en dos de las cuentas bancarias. Cuando vayamos a pasar estas subcuentas a Mayor van con un saldo al debe ya que la cuenta original se debitó en este asiento.

106

Página 1

DIARIO GENERAL FECHA

CUENTAS Y DETALLE

PM

DEBITO

71

6 2 0 0 0 0

CREDITO

2005 Feb.

17 41001- Inventarios 22003- Ctas. Por pagar

31

5 0 0 0 0 0

22003-112 Proveedora Norte

29

2 0 0 0 0 0

22003-116 Distribuidora Celia

33

3 0 0 0 0 0

120012- Bancos

19

1 2 0 0 0 0

120012-001 BNCR

25

7 0 0 0 0

120012-003 BCR

28

5 0 0 0 0

Factura, 21312, cheques 2947 BNCR y 882154 BCR

En este caso se obtuvieron mercaderías para la venta pagando una parte con dos cheques de dos de las cuentas bancarias y la otra parte se debe a 2 proveedores. Página 1

DIARIO GENERAL FECHA

CUENTAS Y DETALLE

PM

DEBITO

CREDITO

2005 Ene.

23 420033- Gastos Públicos

90

420033-00-1Teléfono

33

5 0 0 0 0

420033-002-

Electricidad

7 5 0 0 0

34

2 2 0 0 0

420033-003- Agua

35

3 0 0 0

110010- Vehículos

9

120004- Bancos 120004-001- BNCR

26 17

1 5 0 0 0 0 0

120004-002- BCR

18

7 5 0 0 0

310006- DxP a largo plazo 310006-001- Importadora

4 5 0 0 0 0 0 1 5 7 5 0 0 0

29 27

3 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 0 0

Cheques 1223 BNCR y 4456 BCR

LEGALIZACIÓN DE LIBROS CONTABLES: Como anotamos anteriormente, la legalización de libros contables consiste en llevar estos ante la Tributación Directa para que sean sellados en su primer folio (como el Diario, Mayor e Inventarios y Balances), más o menos de la siguiente forma: 1 _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ La Tributación Directa, por medio de oficina de

Legalización de Libros

su de

Contabilidad, Hace Constar: Que aquí inicia el ______________ Libro ___________ que llevará _________________________________

107

____________________________________________ en sus operaciones comerciales con domicilio en esta ciudad. Está debidamente empastado, consta de ___________ folios numerados del 1 al ________________________ todos en perfecto estado de conservación y limpieza de acuerdo a la ley de contabilidad #3284 del 30 de abril de 1964, Capítulo V, artículos 251-252-263 y 269 de Código de Comercio. Se le ha puesto el sello de esta oficina a cada uno de los folios. Dado en la ciudad de _________________________ a los __________ días del mes de ______________ de ______________________________________. Se agregan y cancelan timbres de ley.

SELLO

_____________________ Firma

EJEMPLO DE ASIENTO DE APERTURA: Recordemos que si se inicia una entidad mercantil, al legalizar su Primer Libro Diario debe añadir en el folio 2 un extracto del Acta de Constitución Social y a continuación el asiento que ha dado lugar a la vida de la organización. Un esquema general podría ser: 2 _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ Ante Notario Público, Lic. ________________ _______ queda constituida la ______________ ________, publicada en La Gaceta e inscrita en el Registro Público Mercantil, asiento No. _________, folio ________, tomo___________

108

Dicha empresa tendrá como capital un total de _____________________________________ ___________________ pagado así: ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________ ________________________________________

EJERCICIO RESUELTO USO DEL LIBRO DIARIO HOTEL LA MARINERA , EIRL.

Se constituye el día 2 de abril del 2002 como Empresa Individual de Responsabilidad Limitada a nombre de Laura calderón, inscrita en el Registro Público Mercantil, Ciudad de Cartago, asiento No. 2398, folio 3454, tomo 421, por medio del Notario Público Lic. Fabián Arrieta. Durante la primera quincena de abril del 2002 realiza las siguientes operaciones: FECHA TRANSACCIÓN

2 Abril Se inician operaciones con los aportes de la dueña por ¢3,750,000.00 en efectivo, Mobiliario por ¢600,000,.00 y un local por ¢2,600,000.00 4 Abril Se deposita el efectivo en una cuenta del Banco de Costa Rica 5 Abril Compra mobiliario adicional por ¢500,000.00 pagando el 25% con cheque y el resto mediante pagaré a Muebles Sol. 6 Abril Se pagan comisiones por envío de clientes con cheque por ¢8,700.00 7 Abril Se reciben ingresos de habitaciones por: ¢98,000.00 de Agencia Don Carlos en efectivo ¢500,000.00 a crédito de Viajes Ideales mediante documento ¢190,000.00 al crédito a Viajes Centroamericanos 11 Se cancelan alquileres de la casa contigua mediante cheque por Abril ¢100,000.00 13 Se cancela mediante cheques: Papelería en ¢6,000.00, Artículos de Abril limpieza ¢3,000.00, Electricidad ¢5,000.00, Agua ¢2,000.00, Teléfono ¢12,000.00 14 Viajes Ideales nos abona ¢75,000.00 mediante cheque sobre el Abril documento del 7 de abril. 109

15 Abril 15 Abril

Se contabiliza la planilla por ¢90,000.00 mediante cheque. Se recibe en efectivo ¢18,000.00 por comisiones que nos ganamos.

HOTEL LA MARINERA CATÁLOGO DE CUENTAS INICIAL CÓDIGO Y CUENTA 11001- Mobiliario y Equipo 11002- Edificios 12001- Efectivo 12002- Bancos 12002-001 Banco de Costa Rica 12003- Cuentas por Cobrar 12003-001 Cuentas por cobrar a Viajes Centroamericanos 12004- Documentos por Cobrar 12004-001 Documentos a cobrar a Viajes Ideales 21001- Laura Calderón- Cuenta Capital 21002- Utilidades Retenidas 31001- Documentos a Pagar 31001-001- Documentos a pagar Muebles Sol 41001- Gastos por Comisiones 41002- Gastos por Alquileres 41003- Gastos por Papelería 41004- Gastos por Artículos de Limpieza 41005- Gastos por Electricidad 41006- Gastos Telefónicos 41007- Gastos por Agua 41008- Gastos por Salarios 42001- Ingresos por Servicios 42002- Ingresos por Comisiones 51001- Pérdidas y Ganancias

FOLIO EN MAYOR 2 3 4 5

FOLIO AUXILIAR

1

6 2 7 3 8 9 10 4 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

110

RESOLUCIÓN 1 _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ La Tributación Directa, por medio de su oficina de Legalización de Libros de Contabilidad, Hace Constar: Que aquí inicia el __PRIMER__ Libro ___DIARIO___GENERAL_____________________ que llevará _____HOTEL___LA___MARINERA__ en sus operaciones comerciales con domicilio en esta ciudad. Está debidamente empastado, consta de ___500__ folios numerados del 1 al ___QUINIENTOS_____ todos en perfecto estado de conservación y limpieza de acuerdo a la ley de contabilidad #3284 del 30 de abril de 1964, Capítulo V, artículos 251-252-263 y 269 de Código de Comercio. Se le ha puesto el sello de esta oficina a cada uno de los folios. Dado en la ciudad de ____CARTAGO_____ a los ___DOS___ días del mes de ___ABRIL_____ de __ DOS MIL DOS _. Se agregan y cancelan timbres de ley.

SELLO

_____________________ Firma

111

2 ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ________________ 02

04

02

04

Ante Notario Público, Lic. Fabián Arrieta queda constituida la Empresa Individual de R.L. Hotel La Marinera, publicado en La Gaceta e inscrita en el Registro Público Mercantil, asiento No. 2398, folio 3454, tomo 421. Dicha empresa tendrá como capital un total de seis millones novecientos cincuenta mil colones Pagados así: ¢3,750,000.00 en efectivo, Mobiliario por ¢600,000,.00 y un local comercial valorado en ¢2,600,000.00. ------------------xxxxx---------------------12001- Efectivo 11001- Mobiliario y Equipo 11002- Edificio 21001- L. Calderón - Cuenta Capital Contabilizando Aportes de Dueña. ----------xxxxx----------

4 2 3 8

3.750,000.00 600,000.00 2,600,000.00 6,950,000.00

112

3 ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ________________ 04

05

06

07

11

13

04

04

04

04

04

04

12002- Bancos 12002-001- Banco de Costa Rica 12001- Efectivo Apertura de Cuenta 345612, BCR. ----------xxxxx---------11001- Mobiliario y Equipo 12002- Bancos 12002-001- Banco de Costa Rica 31001- Documentos por Pagar 31001-001- Muebles Sol Cheque 100345, factura 3456, pagaré 223 ----------xxxxxxxx--------41001- Gastos por comisiones 12002- Bancos 12002-001- Banco de Costa Rica Comisiones por envío de clientes, ck. 100346 -------------xxxxx---------12001- Efectivo 12004- Documentos por Cobrar 12004-001- Viajes Ideales 12003- Cuentas por Cobrar 12003-001- Viajes Centroamericanos 42001- Ingresos por Servicios Pagaré 1, Facturas 2345 y 2346 -------------xxxx------------41002- Gastos por Alquileres 12002- Bancos 12002-001- Banco de Costa Rica Recibo 8765, cheque 100347 ------------xxxxxx-------41003- Gastos por Papelería 41004- Gastos por Artículos de Limpieza 41005- Gastos por Electricidad 41007- Gastos por Agua 41006- Gastos Telefónicos 12002- Bancos 12002-001- Banco de Costa Rica

5 1 4

2 5 1 10 4

11 5 1

4 7 3 6 2 19

12 5 1

13 14 15 17 16 5 1

3,750,000.00 3,750,000.00 3.750,000.00

500,000.00 125,000.00 125,000.00 375,000.00 375,000.00

8,700.00 8,700.00 8,700.00

98,000.00 500,000.00 500,000.00 190,000.00 190,000.00 788,000.00

100,000.00 100,000.00 100,000.00

6,000.00 3,000.00 5,000.00 2,000.00 12,000.00 28,000.00 28,000.00

113

Cheque 100348 a 52, fact. 43439, recibos. ---------xxxx-----------

4 ___________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ ________________ 14

15

15

04

04

04

12001- Efectivo 4 12004- Documentos por Cobrar 7 12004-001- Viajes Ideales 3 Ck. 675432, Recibo 1 --------------------xxxxx--------------41008- Gastos por Salario 18 12002- Bancos 5 12002-001- Banco de Costa Rica 1 cheques 100348 y 100349, 40% de salarios. Cargas a Segunda quincena. -------------xxxxx---------12001- Efectivo 4 42002- Ingresos por Comisiones 20 Recibo 9865 ------------xxxx------------

75,000.00 75,000.00 75,000.00

90,000.00 90,000.00 90,000.00

18,000.00 18,000.00

NOTAS SOBRE EL USO DEL LIBRO DIARIO 1. En el primer Diario, al terminar los asientos de apertura se aconseja cerrar el último folio utilizado en estos, independientemente de los renglones que sobren para con ello dejar especificada la apertura legal de manera independiente. 2. Al ir finalizando un folio se debe tener cuidado de que un asiento no quede partido, es decir, una parte en un folio y otra en el otro folio. Si se aplica un asiento resumen periódico que implique muchas cuentas si se puede hacer ya que no hay otra opción. 3. Para cerrar un folio con renglones sobrantes es necesario que se tenga cuidado en que todos queden cerrados. 4. Los registros deben escribirse sin tachones, borrones o uso de corrector, es decir impecables, para lo que se aconseja mantener un borrador debidamente revisado antes del pase final al libro. 114

EJERCICIOS PROPUESTOS USO DEL LIBRO DIARIO PRIMERA PARTE: Registre cada una de las siguientes transacciones en Diario, aplicando auxiliares. Utilice hojas de tres columnas. Cada transacción es independiente a la otra ya que el objetivo es practicar asientos. EJERCICIO 1:

1.

Se compra un edificio en ¢12,000,000.00 cancelando el 20% contra cheque del BCR y el resto mediante hipoteca a favor de Constructora del Valle. 2. Se ofrecen servicios de limpieza por ¢65,000.00 recibiendo una promesa de pago. Los clientes fueron Estefanny Calderón que nos debe ¢20,000.00, Laura Solano ¢24,000.00 y el resto se le facturó a Mauricio Vega. 3. Se venden mercaderías por valor de ¢200,000.00 recibiendo 25% al contado y el resto con documentos a nombre de Hazle Solano por ¢50,000.00 y a Claudia Brenes por ¢100,000.00 4. Nos cancelan ¢12,300.00 de intereses en efectivo. 5. Se pagan impuestos municipales por valor de ¢15,450.00 mediante cheque del Banco Nacional. 6. Enviamos un cheque contra BCR a favor de Carolina Chacón para abonar ¢45,000.00 a nuestra cuenta. 7. Recibimos ¢76,500.00 en efectivo de Freddy Brenes como abono a un documento por cobrar. 8. Se compra un vehículo por valor de ¢1,765,000.00 en Purdy Motor. Pagamos una prima de ¢500,000.00 mediante cheque del BNCR y el resto mediante documento a 2 años plazo. 9. Se cancelan los recibos de luz por ¢24,700.00, agua por ¢6,500.00 y teléfono por ¢29,600.00 mediante cheques del BCR. 10. Tomás Carvajal nos abona ¢72,100.00 a su cuenta. 11. Le abonamos ¢44,720.00 a la cuenta de La Molinera. 12. Se compra terreno con valor de ¢2,250,000.00 a Andrés Loría. Le cancelamos ¢400,000.00 con cheque del BNCR y el resto mediante documento a 4 años plazo.

115

EJERCICIO 2:

1. 2. 3.

4.

5. 6. 7. 8. 9. 10.

11. 12. 13. 14. 15.

16. 17.

Se cancelan en efectivo ¢17,800.00 de intereses y ¢20,000.00 en comisiones. Se realiza depósito de efectivo en la cuenta del BNCR por ¢890,000.00 Venta de mercaderías así: Tienda Natalia por ¢80,000.00 en efectivo Empresas Torres por ¢150,000.00 mitad crédito mitad contado. Tienda Cerdas por ¢425,000.00 con documento a 6 meses plazo. Se compra mercadería para la venta así: Distribuidora Cartago por ¢455,000.00, pagando 30% con cheque del BCR y resto al crédito. Compañía Formosa por ¢200,000.00 mediante documento a 3 meses plazo. León y Cía. por ¢125,000.00 mediante cheque del BNCR. Se emite cheque por ¢200,000.00 para cancelar el alquiler del mes vencido. Cancelamos salarios por ¢775,000.00 mediante cheques del BNCR. Se reciben ¢45,600.00 de comisiones, ¢35,700.00 de intereses y ¢4,000.00 de alquiler del vehículo, todo en efectivo. Nuestra cliente Kattia Céspedes deposita en nuestra cuenta del BNCR ¢409,000.00 que incluye la cancelación de un documento por ¢400,000.00 y el resto por intereses. Se abonan ¢327,000.00 al Banco del Istmo mediante cheque del BCR. Con esto se cancela cuota sobre préstamo por ¢300,000.00 y el resto son intereses. Se inicia MIMADOS EIRL con los aportes de Melania Campos por ¢3,000,000.00 en vehículos, ¢2,000,000.00 en edificios, ¢3,500,000.00 distribuidos en dos cuentas bancarias de BCR y BNCR y ¢12,500,000.00 en maquinaria. Se cancelan ¢275,400.00 mediante cheque del BCR a Publicidad Hispana para cancelar los servicios recibidos. Se compran artículos de oficina por ¢89,300.00 y artículos de ase en ¢12,000.00 al contado. Se obtiene un edificio valorado en ¢17,000,000.00 mediante hipoteca a favor de Masís y Asociados. Se reciben ¢3,500,000.00 como préstamo del BICSA los cuales son depositados 40% en la cuenta del BCR y el resto en el BNCR. Se entregan cheques contra BCR como préstamos a empleados así: Marlon Navarro por ¢15,000.00 Maylin Sandí por ¢17,600.00 Anny Rodríguez por ¢30,000.00 Se cobran ¢130,000.00 por servicios prestados recibiendo la mitad mediante cheque y el resto a crédito a Candy Abarca. Se emite cheque contra BNCR a favor de Vivero Exótica para abonar ¢50,000.00 de la compra de plantas que obtuvimos para adornar la empresa. Le quedamos debiendo ¢140,000.00 mediante documento a 2 meses. 116

18. El BCR nos notifica que Empresas Norma ha depositado en nuestra cuenta ¢622,500.00 con lo que quedan cancelados intereses por ¢22,500.00 y el resto sobre el documento que nos debía. 19. Se compra Mobiliario para uso de las oficinas a Muebles Siglo XXI por valor de ¢700,000.00 abonando ¢200,000.00 en efectivo y el resto al crédito. 20. Se entrega un cheque contra BCR a favor de Raquel González por ¢12,550.00 para que los utilice como viáticos en su viaje promocional a Puntarenas. SEGUNDA PARTE: En cada uno de los siguientes casos aplique la legalización, apertura y registro de transacciones en el Diario General. Al finalizar el trabajo, realice y codifique su catálogo de cuentas. EJERCICIO 1:

Jardín de América, Bed and Breakfast. Se inicia con 30 habitaciones en uno de los barrios del centro de la Ciudad de San José para ofrecer el servicio de habitación y desayunos a turistas. Queda constituida como EIRL ante notario público Ana Rita Abarca y registrada en el asiento 22788, folio 3399, tomo 7762 del Registro Público Mercantil el 27 de noviembre de 2001. 1.

Se inicia con los aportes de Edwin Cárdenas: (1 de diciembre)

Efectivo ¢700,000.00 Bancos (partes iguales en BCR y BNCR) 7,500,000.00 Mobiliario Hotelero 3,200,000.00 2. Se compran materiales de limpieza por ¢33,000.00 y papelería en ¢17,500.00 en efectivo (3 de diciembre) 3. Se cancela con cheque el alquiler del mes por ¢500,000.00 (5 de diciembre) 4. Obtiene abastos para cocina por valor de ¢55,600.00 al crédito en Super La Guaria (6 de diciembre) 5. Se reciben ingresos por habitaciones con valor de ¢334,500.00 depositados en el banco (8 de diciembre) 6. Se cancelan servicios públicos por ¢22,000.00 en electricidad, ¢3,400.00 en agua y ¢42,000.00 en teléfono, mediante cheques (9 de diciembre) 7. Abona ¢10,750.00 mediante cheque a Super La Guaria (11 de enero) 8. Recibe de Viajes Costarricenses un grupo de turistas el 12 de diciembre facturando ¢445,000.00. Recibe el 30% en efectivo y el resto al crédito. 9. Recibe efectivo por servicios de habitaciones en ¢216,200.00 depositados en el banco el 15 de diciembre. 10. Recibe abono de Viajes Costarricenses por ¢150,000.00 que deposita en el banco. (21 de diciembre) 11. Cancela mediante cheques los víveres por ¢57,000.00 y cancela la deuda 117

12. 13.

14. 15.

con Super La Guaria, también con cheque. (24 de diciembre) Se compra la casa donde está ubicado el hotel en ¢10,000,000.00 cancelando el 10% con cheque y un documento por el resto a favor de Guillermo López. (27 de diciembre) Compra: (28 de diciembre): Abastos por ¢79,000.00 en Super La Guaria abonando ¢40,000.00 con cheque, resto al crédito. Artículos de limpieza en ¢11,500.00 al contado. Artículos de Oficina ¢24,500.00 al crédito a Librería Faroles. Se cancelan comisiones a un agente en ¢12,000.00 de contado por enviarnos clientes (29 de diciembre) Ingresos por ¢371,400.00 al contado (30 de diciembre)

EJERCICIO 2: Ingrid Castillo inicia su SALA DE BELLEZA INGRID en un local ubicado

en el Centro Comercial Plaza del Sol de Curridabat y usted va a ser su contador (a). La empresa queda constituida como EIRL ante notario público Esteban Brenes y registrada en el asiento 1812, folio 190, tomo 769 del Registro Público Mercantil el 23 de diciembre de 2001. 1. Se inicia con los aportes de Ingrid así: (3 de enero) Equipo 850,000.00 Cuenta Bancaria BNCR 2,500,000.00 Dinero en Efectivo 600,000.00 Útiles de trabajo 570,000.00 2. Cancela mediante cheques ¢75,000.00 en alquileres del mes de enero, 1996. (4 de enero) 3. Compra papelería y útiles de oficina en ¢17,500.00 al contado y deposita ¢500,000.00 en el banco (5 de enero) 4. Los servicios de la semana sumaron ¢150,000.00 depositados en el banco. (6 de enero) 5. Compra útiles de trabajo adicionales por valor de ¢200,000.00 cancelando ¢25,000.00 en efectivo y el resto mediante documento a favor de Tagaros S.A. (7 de enero) 6. Cancela recibos de teléfono en ¢12,000.00, agua en ¢4,500.00 y luz en ¢65,000.00. El de agua en efectivo y el resto mediante cheques (9 de enero) 7. Compra un derecho telefónico por valor de ¢25,000.00 a Lizeth Romero que le cancelará en el momento que lo conecten. (10 de enero) 8. Ingresos de la segunda semana por ¢275,000.00 en efectivo. (11 de enero) El mismo día le paga a Jerlin Arce, la ayudante, su salario quincenal por ¢35,000.00 en efectivo. 9. Deposita el 80% del efectivo disponible en una nueva cuenta en el BCR. (13 de enero) 10. Abona ¢20,000.00 mediante cheques a la deuda contraída el 13 de enero (14 de 118

enero) 11. Ofrece servicios al crédito para la boda de su amiga Tatiana Cárdenas por ¢122,000.00 (15 de enero) 12. Recibe de los padres de Tatiana ¢60,000.00 en efectivo como abono a cuenta (17 de enero) 13. Servicios de la semana al contado por ¢176,500.00 depositados en el banco (19 de enero) 14. Compra útiles de trabajo por valor de ¢145,000.00 cancelando ¢50,000.00 en efectivo y el resto mediante documento en Brenes y Peña Store. (20 de enero) 15. Cancela alimentación del mes por ¢30,000.00 en efectivo (22 enero) 16. Ingresos por ¢172,000.00 depositados en el banco (23 enero) 17. Comisiones recibidas por una sala cercana al enviarle clientes que no podía atender por exceso de trabajo que recibió por ¢4,200.00 en efectivo. (27 enero) 18. Salario de empleada de la segunda quincena igual que en la primera con cheque. (31 de enero) EJERCICIO 3: Marcia Racine inicia la Empresa Taras la cual se dedicará a asesorías

legales. El aporte de Marcia aplica mediante: edificio valorado en ¢3,000,000.00, efectivo por ¢2,000,000.00, mobiliario en ¢800,000.00. La empresa queda constituida como EIRL ante notario público Lic. Mayra Loría, registrada en el asiento 1515, folio 1077, tomo 880 del Registro Público Mercantil el 2 de marzo del 2002. 5/3 La empresa incurre en los siguientes gastos: ¢8,000.00 en papelería y útiles de oficina, ¢6,000.00 en electricidad, ¢4,000.00 en teléfono y ¢2,000.00 en suministros de limpieza. 7/3 La empresa presta servicios de asesoría a Macao al contado recibiendo el cheque #221980 por ¢260,000.00. 10/3 Presta servicios a Compañía Los Lirios S.A. al crédito por ¢180,000.00 12/3 La empresa adquiere un vehículo en Autos de Cartago por ¢2,000,000.00 mediante garantía a 2 años plazo. 14/3 Se cancelan comisiones por ¢100,000.00. 16/3 Recibimos un cheque como abono del 25% de la transacción con Los Lirios. 18/3 La empresa firma la factura #1125 de Compañía gavilana a 30 días plazo cuyo monto es de ¢60,000.00 por concepto de muebles para computadores. 20/3 Pagos realizados: ¢3,000.00 en intereses, ¢5,000.00 en reparaciones a mobiliario, ¢5,000.00 en combustibles y lubricantes y por ¢20,000.00 en honorarios 119

profesionales. 22/3 Se abona el 50% de la deuda con Gavilana. 24/3 Presta servicios a Hormigón S.A. por ¢300,000.00 cubriendo 50% al momento y el resto al crédito. 27/3 Se abonan ¢100,000.00 sobre la transacción del día 12. 28/3 Se incurre en los siguientes gastos: ¢10,000.00 en reparaciones de vehículos, ¢5,000.00 en impuestos municipales, ¢12,000.00 en publicidad, y honorarios profesionales por ¢9,000.00 29/3 Presta servicios al crédito por ¢90,000.00 a Lara S.A. 30/3 Los Arboles nos gira cheque por el valor del 30% de su saldo.

120

LIBRO MAYOR El Mayor es aquel libro en el cual se abre una cuenta especial para cada concepto de activo, pasivo, patrimonio, ingreso, gasto, complementaria o de orden y a este libro se debe trasladar, por orden progresivo de fechas, los asientos que se realizaron en el Libro Diario; es decir que este libro se utiliza para anotar los saldos que van quedando en cada cuenta, una por una, una vez que han sido DIARIZADAS anotando los saldos ya sea al debe o al haber, dependiendo de donde hayan sido anotadas en el Diario. Al Mayor se le conoce también como libro de Segunda Entrada o Segunda Anotación ya que todos los datos que se realizan en él provienen del Diario, del cual se copian cuentas, valores y fechas. Al final de cada período o corte que hagamos (anual, mensual, bimestral, etc.) cada cuenta debe saldarse para obtener la información que llevaremos luego al Libro de Balances e Inventarios. Los saldos del Mayor sirven de base para la formulación de los estados financieros, además de ser una comprobación del movimiento de los Mayores Auxiliares. Al igual que todo libro legal, el primer folio del Mayor debe llevar el sello de legalización de Tributación y las generalidades de la empresa. Las cuentas se inician en el folio 2, rotulando cada una con su respectivo código de cuenta. En el Mayor utilizaremos también el tipo de rayado contable de tres columnas así: * Rótulo de Cuenta con su código

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

* Rótulo de Cuenta con su código: consiste en anotar el código y nombre de la cuenta que estamos utilizando, por ejemplo: 120025 - Efectivo (1) FECHA: se anota el día, mes y año en que se realizó el asiento en el documento de procedencia. (2) PROCEDENCIA: se anota el nombre del libro o documento de donde proviene la información. 121

(3) FOLIO: hoja donde aparece anotada la cuenta en el documento de procedencia (normalmente Libro Diario). (4) DEBE: columna donde se anota el valor de la cuenta que en la procedencia se afectó como un débito. (5) HABER: columna donde se anota el valor de la cuenta que en la procedencia se afectó como un crédito. (6) SALDO: se anota el valor de la cuenta a la fecha de mayorización tomando en cuenta el saldo anterior. Por ejemplo, la cuenta DOCUMENTOS POR COBRAR sabemos que al ser activo tiene saldo normal al DEBE. Entonces si tenemos un saldo de renglón anterior al debe y debitamos una vez más la cuenta ambos valores se suman para obtener el nuevo saldo, pero si realizamos un registro al haber entonces los saldos se restan porque está disminuyendo la cuenta. Las cuentas con saldo al haber aplican al contrario: el debe resta y el haber suma. EL USO DEL MAYOR AUXILIAR ES EXACTAMENTE IGUAL QUE EL DEL MAYOR, con la diferencia que al ser un libro de apoyo interno, es decir, no se pide legalmente, no es necesario legalizarlo y por tanto las anotaciones de cada cuenta se inician en el folio 1. Ejemplo de Mayor

320002- DOCUMENTOS POR PAGAR A LARGO PLAZO 33 _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ 12 03 Diario General 15 03 Diario General 30 03 Diario General

21 25 36 100,000.00

150,000.00 250,000.00

150,000.00 400,000.00 300,000.00

Explicación: Vemos que el 12 de marzo firmamos un documento por pagar a largo plazo en ¢150,000.00 (el asiento está hecho en folio 21 del Diario), por lo tanto tenemos un saldo al haber en la cuenta por ese mismo valor. Pero al firmar un nuevo documento el 15 de marzo por ¢250,000.00 (folio 25 del Diario) ese saldo se convierte en ¢400,000.00 a esa fecha. Luego el 30 de marzo abonamos a la cuenta ¢100,000.00 (ver folio 36 de Diario) lo 122

que quiere decir que ya solo debemos ¢300,000.00. La cuenta en que nos hemos centrado es un PASIVO y por lo tanto su saldo normal es al HABER.

MAYOR GENERAL 1 _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ La Tributación Directa, por medio de oficina de

su

Legalización de Libros

de

Contabilidad, Hace Constar: Que aquí inicia el ____PRIMER_____ Libro __MAYOR__GENERAL_________________ que llevará __HOTEL_LA_MARINERA, E.I.R.L.__ en sus operaciones comerciales con domicilio en esta ciudad. Está debidamente empastado, consta de 100_ folios numerados del 1 al __CIEN_____ todos en perfecto estado de conservación y limpieza de acuerdo a la ley de contabilidad #3284 del 30 de abril de 1964, Capítulo V, artículos 251-252-263 y 269 de Código de Comercio. Se le ha puesto el sello de esta oficina a cada uno de los folios. Dado en la ciudad de __CARTAGO____ a los __2____ días del mes de __ABRIL____ de ___2002__________________________ Se agregan y cancelan timbres de ley.

SELLO

_____________________ Firma

123

12001- Mobiliario y Equipo

2 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 02 04 05 04

Diario General Diario General

2 3

600,000.00 500,000.00

600,000.00 1,100,000.00

12002- Edificios

3 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 02 04

Diario General

2

2,600,000.00

2,600,000.00

12001 - Efectivo 4 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 02 04 07 14 15

04 04 04 04 04

Diario Diario Diario Diario Diario

General General General General General

2 3 3 4 4

3,750,000.00 98,000.00 75,000.00 18,000.00

3,750,000.00 3,750,000.00 ---------------98,000.00 173,000.00 191,000.00

124

12002- Bancos

5 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 04 05 06 11 13 15

04 04 04 04 04 04

Diario Diario Diario Diario Diario Diario

General General General General General General

3 3 3 3 3 4

3,750,000.00 125,000.00 8,700.00 100,000.00 28,000.00 90,000.00

3,750,000.00 3,625,000.00 3,616,300.00 3,516,300.00 3,448,300.00 3,398,300.00

12003- Cuentas por Cobrar 6 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________ 07 04 Diario General

3

190,000.00

190,000.00

12004- Documentos por Cobrar

7 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 07 04 Diario General 14 04 Diario General

3 4

500,000.00 75,000.00

500,000.00 425,000.00

125

21001- Susana Vega - Cuenta Capital 8 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 02 04 Diario General

2

6,950,000.00 6,950,000.00

32001- Documentos por Pagar 10 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 05 04 Diario General

3

375,000.00

375,000.00

41001- Gastos por Comisiones

11 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 06 04 Diario General

3

8,700.00

8,700.00

41002- Gastos por Alquileres 12 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 11 04

Diario General

3

100,000.00

100,000.00

126

41003- Gastos por Papelería 13 ___________________________________________________________ ______________________________________ 13 04

Diario General

3

6,000.00

6,000.00

41004- Gastos por Artículos de Limpieza 14 ___________________________________________________________ ______________________________________ 13 04 Diario General

3

3,000.00

3,000.00

41005- Gastos por Electricidad 15 ___________________________________________________________ ______________________________________ 13 04 Diario General

3

5,000.00

5,000.00

41006- Gastos Telefónicos 16 ___________________________________________________________ ______________________________________ 13 04 Diario General

3

12,000.00

12,000.00

127

41007- Gastos por Agua 17 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _________________________________ 13 04 Diario General

3

2,000.00

2,000.00

41008- Gastos por Salarios

18 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _________________________________

13 04 Diario General

4

90,000.00

90,000.00

42001- Ingresos por Servicios 19 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _____________________________________ 07 04 Diario General

3

788,000.00

788,000.00

128

42002- Ingresos por Comisiones 20 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _____________________________________ 15 04 Diario General

4

18,000.00

18,000.00

LIBRO MAYOR AUXILIAR (no se legaliza por no ser obligatorio) 12002-001- Banco de Costa Rica 1 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _____________________________________ 04 05 06 11 13 15

04 04 04 04 04 04

Diario Diario Diario Diario Diario Diario

General General General General General General

3 3 3 3 3 4

3,750,000.00 125,000.00 8,700.00 100,000.00 28,000.00 90,000.00

3,750,000.00 3,625,000.00 3,616,300.00 3,516,300.00 3,448,300.00 3,398,300.00

12003-001- Cuentas por Cobrar a Viajes Centroamericanos 2 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _____________________________________ 07 04 Diario General

3

190,000.00

190,000.00

129

12004-001- Documentos por Cobrar a Viajes Ideales 3 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _____________________________________

07 04 Diario General 14 04 Diario General

3 4

500,000.00 75,000.00

500,000.00 425,000.00

31001-001- Documentos por Pagar a Muebles Sol 4 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ _____________________________________ 05 04 Diario General

3

375,000.00

375,000.00

130

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES Al ser un libro legal en éste anotamos en el primer folio la legalización respectiva. Si estamos en nuestro primer Libro de Balances e Inventarios es deseable que en el folio 2 preparemos un Balance Inicial, que consiste en tomar del folio 2 del Diario la información contable que dio lugar a la apertura de la empresa, es decir los aportes contra el capital aportado. A partir del siguiente folio se anotan las existencias de inventarios y los Balances que queremos preparar a la fecha que estamos haciendo el corte. Los saldos se toman exactamente como aparecen en los Mayores. Los balances a preparar pueden ser: 1. 2. 3. 4. 5.

Balance de Comprobación por Saldos Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias (Incluye los Ingresos y Gastos) Estado de Utilidades Retenidas Balance General Registro del inventario en bodega.

Para seguir con las prácticas, centrémonos ahora en los pases a Mayor y preparación de Balances de nuestro ejemplo resuelto para Hotel La Marinera.

131

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES 1 _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ La Tributación Directa, por medio de su oficina de Legalización de Libros de Contabilidad, Hace Constar: Que aquí inicia el ____PRIMER_____ Libro _INVENTARIOS Y BALANCES___________ que llevará __HOTEL_LA_MARINERA_____ _E.I.R.L._________________________ ______ en sus operaciones comerciales con domicilio en esta ciudad. Está debidamente empastado, consta de __100__ folios numerados del 1 al __CIEN____ todos en perfecto estado de conservación y limpieza de acuerdo a la ley de contabilidad #3284 del 30 de abril de 1964, Capítulo V, artículos 251-252-263 y 269 de Código de Comercio. Se le ha puesto el sello de esta oficina a cada uno de los folios. Dado en la ciudad de __CARTAGO____ a los __2____ días del mes de __ABRIL____ 132

de ___2002____ Se agregan y cancelan timbres de ley.

SELLO _____________________ Firma

BALANCE

INICIAL

2 _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ 02 04 11001- Mobiliario y Equipo 11002- Edificios 12001- Efectivo 31001- Susana Vega- Cuenta Capital TOTALES

2 3 4

600,000 2,600,000 3,750,000 6,950,000 6,950,000

6,950,000

Este estado financiero solo se prepara una vez en la vida de la empresa y se aplica con la información del asiento de apertura. Como la apertura solo se realiza al iniciar una empresa, obviamente sucede lo mismo en el Balance Inicial. 133

3 HOTEL LA MARINERA, EIRL BALANCE DE COMPROBACIÓN POR SALDOS _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ 11001 Mobiliario y Equipo

2

11002 Edificios

3

12001 Efectivo 12002 Bancos

4 5

12003 Cuentas por Cobrar 12004 Documentos por Cobrar 21001 Laura CalderónCuenta Capital 31001 Documentos a Pagar 41001 Gastos por Comisiones 41002 Gastos por Alquileres 41003 Gastos por Papelería 41004 Gastos por Artículos de Limpieza 41005 Gastos por Electricidad 41007 Gastos Telefónicos 41008 Gastos por Agua 41009 Gastos por Salario 42001 Ingresos por Servicios 42002 Ingresos por Comisiones

6 7 8 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

1,100,000.0 0 2,600,000.0 0 191,000.00 3,398,300.0 0 190,000.00 425,000.00 6,950,000.00 375,000.00 8,700.00 100,000.00 6,000.00 3,000.00 5,000.00 12,000.00 2,000.00 90,000.00 788,000.00 18,000.00 8,131,000 8,131,0000

_____________________________ Contador (a)

134

4 HOTEL LA MARINERA, EIRL ESTADO DE RESULTADOS _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ 15 04 INGRESOS 4201- Ingresos por Servicios 4202- Ingresos por Comisiones TOTAL DE INGRESOS GASTOS 4101- Gastos por Comisiones 4102- Gastos por Alquileres 4103- Gastos por Papelería 4104- Gastos Artículos de Limpieza 4105- Gastos por Electricidad 4106- Gastos Telefónicos 4107- Gastos por Agua 4108- Gastos por Salarios TOTAL DE GASTOS UTILIDAD DEL PERÍODO

19 20

788,000.00 18,000.00 806,000.00

11 12 13 14 15 16 17 18

8,700.00 100,000.00 6,000.00 3,000.00 5,000.00 12,000.00 2,000.00 90,000.00 226,700.00 579,300.00

135

5 HOTEL LA MARINERA, EIRL BALANCE GENERAL _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________ 15 04 11001- Mobiliario y Equipo 11002- Edificios 1101- Efectivo 1102- Bancos 1103- Cuentas por Cobrar 1104- Documentos por Cobrar 21001- Laura Calderón - Cuenta Capital 21102- Utilidad Retenida 31001- Documentos a Pagar

2 3 4 5 6 7 8

1,100,000.00 2,600,000.00 191,000.00 3,398,300.00 190,000.00 425,000.00 6,950,000.00

9 10

TOTALES

579,300.00 375,000.00 7,904,300

7,904,300

_____________________________ Contador (a)

NOTAS IMPORTANTES: En el Balance General aparece una cuenta así: 21002- Utilidad Retenida Dicha cuenta resulta al llevar a cabo lo que se denomina ASIENTOS DE CIERRE, los cuales consisten en cerrar las cuentas de ingresos y gastos y determinar el resultado de utilidad o déficit del período. El proceso, aplicado a nuestro caso es: 1. Se cierran los ingresos del período que al tener saldo al haber, para cerrarlos pasan al debe por lo que su saldo final queda en cero. Estas cuentas también se cierra con la cuenta PERDIDAS Y GANANCIAS 2. Sabemos que todos los gastos tienen saldo al debe, por lo tanto para cerrarlos deben aparecer ahora al haber y por lo que su saldo final queda en cero. Estas cuentas se cierran con la cuenta PERDIDAS Y GANANCIAS 136

3. Se cierra la cuenta de Pérdidas y Ganancias: a. Si el saldo está al debe significa que hay una pérdida o déficit por lo que se cierra al haber y al debe anotamos la cuenta DÉFICIT DEL PERÍODO. b. Si el saldo está al haber significa que hay una ganancia o utilidad por lo que se cierra al debe y al haber anotamos la cuenta UTILIDAD DEL PERIODO. Lo anterior implica que se continua el proceso de Diarización, Mayorización y Balances normales en los mismos libros de la siguiente manera. ASIENTOS DE CIERRE DE OPERACIONES (La Marinera) _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ ____________________________________________ 15 04 42001- Ingresos por Servicios 18 42002- Ingresos por Comisiones 19 51001- Pérdidas y Ganancias 21 Cerrando ingresos del período -------------xxxxxx---------------------15 04 51001- Pérdidas y Ganancias 41001- Gastos por Comisiones 41002- Gastos por Alquileres 41003- Gastos por Papelería 41004Gastos por Artículos de Limpieza 41005- Gastos por Electricidad 41006- Gastos Telefónicos 41007- Gastos por Agua 41008- Gastos por Salarios Cerrando los gastos del período ----------------xxxxxx-----------------15 04 51001- Pérdidas y Ganancias - Utilidad del Período Dando entrada a la utilidad del período. --------------------xxxxx------------------

10 11 12 13 14

788,000.00 18,000.00 806,000.00

226,700.00 8,700.00 100,000.00 6,000.00 3,000.00

15 16 17 18

20

5,000.00 12,000.00 2,000.00 90,000.00

579,300.00 579,300.00

En el Libro Mayor aparecen ahora dos nuevas cuentas así: 137

5101- Pérdidas y Ganancias 20 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ______________________________________________ 15 04 Diario General 15 04 Diario General 15 04 Diario General

5 5 5

806,000.00 226,700.00 579,300.00

806,000.00 579,300.00 ------------------

3102- Utilidad del Período 21 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ________________________________________ 15 04 Diario General

5

579,300.00

579,300.00

HAGA LOS PASES AL MAYOR DE LOS ASIENTOS DEL FOLIO 5 DEL DIARIO PARA VERIFICAR LA VERACIDAD DEL BALANCE GENERAL QUE SE OBTIENE DE LOS SALDOS FINALES UNA VEZ DIARIZADOS Y MAYORIZADOS LOS ASIENTOS DE CIERRE.

NOTA ESPECIAL: Todo el proceso de la columna de folio tiene como objetivo lo que se denomina CONTROL CRUZADO y se puede verificar fácilmente, por ejemplo: 1. Vaya a su folio 5 del mayor del ejercicio de Hotel Marinera: Se encontró con que este pertenece a la cuenta: 11004- Documentos por Cobrar, no es así? 2. Tomemos el segundo renglón que dice que el 14 de abril en el Diario General, folio 4 se anotaron al haber ¢75,000.00. 3. Vamos a ese folio 4 de Diario y veamos si es cierto que esa cuenta se afectó ese día. Efectivamente vemos que el 14 de abril se afectó esa cuenta la haber en la cantidad anotada. 138

Lo mismo sucede con el Libro de Balances, por ejemplo, tomemos la cuenta saldada que está en el Balance General como 12002- Mobiliario y Equipo. Vemos que su saldo final es al debe por ¢1,100,000.00 y dice que ese saldo aparece en el folio 6 del Mayor. Si nos vamos a ese folio a revizar nos encontramos con que efectivamente ese es el saldo de la cuenta al Mayor.

ANEXO ESPECIAL MAYOR EN T El uso del Mayor en T es adecuado cuando necesitamos de saber el saldo de cuentas con mayor rapidez y es un borrador efectivo para saber las operaciones de la empresa. Su uso no es aplicable como un libro legal ni aplica para ningún otro medio mas que para el contador mismo y su necesidad de llevar a cabo las tareas más rápidas ya que siempre se hace que en las empresas se llevan borradores que son revisados antes de pasar a los libros ya que éstos no pueden llevar tachaduras, borraduras ni corrección con líquido porque no lo permite la ley ya que esto podría llevar a que los libros legales sean alterados, por lo que además resulta en una efectiva medida de apoyo al contador que firma a la par de un estado financiero. En el caso de la T, se anotan a la izquierda los saldos del debe y a la derecha el haber. Una vez que se tienen anotadas todas las operaciones se suman ambos lados y se salda por diferencia. Esta diferencia se anota del lado de la cantidad mayor que resultó de la suma total de ambas partes así: CUENTAS POR COBRAR 250,000.00 350,000.00

150,000.00 50,000.00

600,000.00

200,000.00

400,000.00 Se suman los dos débitos y luego los dos créditos y posteriormente estos dos valores resultantes se restan. El saldo de 400,000.00 se pone del lado de los saldos que resultó mayor (en este caso el debe) o sencillamente se toma en cuenta el saldo de la cuenta. Aquí como tratamos una Cuenta por Cobrar y sabemos que es un activo, su saldo debe quedar al debe y así es como aparece.

Explicación:

139

Para ejemplificar de acuerdo a la práctica desarrollada tomemos la cuenta de Efectivo que aparece en el ejemplo del hotel y hagámosla en T. 1101 - Efectivo 2 ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ____________________________________ 02 04 07 14 15

04 04 04 04 04

Diario Diario Diario Diario Diario

General General General General General

2 3 3 4 4

3,750,000.00 98,000.00 75,000.00 18,000.00

3,750,000.00 3,750,000.00 ------------------98,000.00 173,000.00 191,000.00

1101- EFECTIVO 3,750,000.00 3,750,000.00 98,000.00 75,000.00 18,000.00 3,941,000.00 3,750,000.00 191,000.00

Como se puede observar los saldos son exactamente iguales y se cumple el mismo propósito del Mayor. Para practicar se aconseja tomas los ejemplos que se han dado y desarrollado y aplicar el Mayor en T.

140

Ejercicios Integrados Como una manera de reafirmar el proceso básico de la contabilidad realice todo el proceso contable (Diario, Mayor, Balances) en cada uno de los siguientes problemas: 1. Humberto Navarro es dueño de un edificio que acaba de quedar libre y decide iniciar ASESORÍAS NAVARRO, EIRL y en febrero se realizan las siguientes operaciones: 2 febrero

5 febrero

6 febrero 7 febrero 9 febrero 12 febrero

14 febrero 15 febrero 16 febrero 19 febrero 21 febrero 22 febrero 23 febrero 25 febrero 26 febrero 28 febrero

Se inicia la empresa con aportes así: Cuenta Bancaria por ¢9,100,000.00 en el BCR Efectivo por ¢200,000.00 Mobiliario por ¢1,000,000.00 Edificio en ¢13,000.000.00 Ofrece servicios así: Niña Bonita, Ltda. por ¢400,000.00 recibiendo el 20% al momento y el resto en un mes La Perla del Caribe por ¢250,000.00 mediante documento a 3 meses plazo. Abre una nueva cuenta de ¢230,000.00 en el Banco Nacional Compra Mobiliario adicional a Muebles de Oficina S.A., en ¢400,000.00 cancelando con cheque del BCR un total de ¢150,000.00 y el resto lo debe. Servicios por ¢120,000.00 depositados en el BNCR Gastos mediante cheques del BCR: Papelería en ¢75,000.00 Servicios Públicos ¢34,500.00 Alquiler de vehículo ¢65,000.00 Gastos en efectivo: Artículos de Aseo por ¢20,000.00 Comisiones en ¢12,500.00 Se abonan ¢74,500.00 a Muebles de Oficina mediante cheque del BNCR Niña Bonita nos abona ¢50,000.00 y Perla del Caribe ¢100,000.00 que se depositan en el BCR Servicios al contado por ¢89,600.00 y al crédito por ¢223,400.00 a Luisa Vargas Compra una copiadora en ¢250,000.00 cancelando ¢55,000.00 con cheque del BNCR y el resto lo aplica con documento. Cancela al contado un anuncio publicitario en La Nación por valor de ¢65,400.00 y gastos varios por ¢18,900.00. Paga ¢50,000.00 de seguros con cheque del BNCR Gastos varios con cheques del BCR por ¢21,000.00 Recibe intereses por ¢5,600.00 y comisiones por ¢8,700.00 en efectivo. Cancela el salario de los empleados por ¢500,000.00 mediante cheques del BCR 141

2. Diseños Arquitectónicos de San José es una EIRL propiedad de Julia Duarte, iniciada en marzo. 1 marzo Se inicia la empresa con aportes así: Efectivo por ¢2,500,000.00 Equipo de Dibujo en ¢750,000.00 Mobiliario en ¢600,000.00 3 marzo Deposita ¢1,600,000.00 en el BCR 4 marzo Realiza los siguientes gastos: Materiales de Dibujo en ¢60,000.00 mediante cheque Artículos de limpieza ¢6,000.00 en efectivo Anuncio Publicitario ¢20,000.00 con cheque Artículos de oficina ¢5,600.00 en efectivo 7 marzo Servicios de la semana: Constructora Costa Rica por ¢475,000.00 depositados en el banco Urbanizadora Rodríguez ¢600,000.00 recibiendo ¢200,000.00 al momento y un documento por el resto. Juliana Solís al crédito por ¢120,000.00 9 marzo Paga varios anuncios publicitarios por ¢74,400.00 mediante efectivo y compra mobiliario en ¢300,000.00 pagando ¢50,000.00 con cheque y el resto con documento. 11 marzo Cancela en efectivo: Agua por ¢3,450.00 Luz ¢19,000.00 Teléfono ¢21,500.00 12 marzo Ingresos e efectivo: Comisiones ¢24,000.00 Intereses ¢6,700.00 Servicios al contado ¢200,000.00 13 marzo Deposita ¢350,000.00 en el banco 14 marzo Compra ¢225,000.00 en artículos de dibujo al crédito en Jiménez y Tanzi 15 marzo Cancela ¢15,000.00 a la persona que asea la oficina como salario quincenal. 18 marzo Gastos varios por ¢22,750.00 en efectivo 20 marzo Servicios por ¢223,400.00 recibiendo ¢23,400.00 al momento y el resto al crédito a Vanessa Dobles. 22 marzo Urbanizadora Rodríguez abona a su cuenta ¢150,000.00 y Juan Solís ¢50,000.00. Todo es depositado en el Banco. 24 marzo Cancela con cheque intereses por valor de ¢7,600.00 y abona ¢76,000.00 a la cuenta de Jiménez y Tanzi 26 marzo Le presta ¢50,000.00 a una empleada mediante documento a 3 meses entregándole un cheque 28 marzo Servicios por ¢200,000.00 al contado depositados en el banco 30 marzo Cancela salarios por ¢400,000.00 mediante cheques 142

Capítulo V: Operaciones Especiales Como una forma de dar continuidad al registro de operaciones básicas del proceso contable; se intentarán conocer en esta parte, una serie de transacciones que hemos denominado especiales porque surgen como consecuencia de otras operaciones como por ejemplo: compras, ventas, y pago de salarios, entre otras. Nos centraremos, por tanto, en aquellos aspectos relacionados con la contabilización del impuesto sobre las ventas, intereses pagados y ganados ya vencidos (gastos e ingresos), descuentos y devoluciones sobre compras y ventas, descuentos por pronto pago, gastos e ingresos por adelantado, compras de suministros para diversos fines, pagos y cobros mediante el uso de tarjetas de crédito y la planilla legal incluyendo retenciones aplicadas al trabajador así como las cargas y reservas que competen a la parte patronal. Estas operaciones son de suma importancia dentro de la contabilidad; básicamente por la regularidad con que se dan en ciertas empresas, afectando tanto las cuentas de activos, pasivos y patrimonio como las de resultados; dando lugar a que la firma logre nuevas relaciones con terceros, mediante efectos a pagar o cobrar, así como ciertas responsabilidades tributarias en lo referente al caso de los impuestos. Ante esto, se intentará aplicar un cierto grado de profundidad, primero registrando cada una de ellas de manera independiente y con posteridad se insertarán en el proceso genérico de diarización, mayorización y presentación de estados financieros. Como método, entonces, iniciaremos por conocer cada una de las formas mencionadas como partes integrantes del tema, aprendiendo el procedimiento necesario para lograr su cálculo y posteriormente la manera de llevar a cabo su registro contable mediante asientos en el Libro Diario.

143

Impuestos sobre la renta e impuesto general sobre las ventas

(sistema tradicional d-104 Objeto del Impuesto Se establece un impuesto sobre el valor agregado en la venta de mercancías y en la prestación de los servicios siguientes: a) Restaurantes b) Cantinas c) Centros nocturnos, sociales, de recreo y similares. ch) Hoteles, moteles, pensiones y casas de estancia transitoria o no. d) Talleres de reparación y pintura de toda clase de vehículos. e) Talleres de reparación y de refacción de toda clase de mercancías. f) Aparcamientos de vehículos. g) Teléfonos, cables y "telex". h) Servicios de revelado y copias fotográficas, incluso fotocopias. i) Almacenes generales de depósito, establecidos de acuerdo con lo previsto en el Título IX, capítulo XXV del Código Aduanero Uniforme Centroamericano (CAUCA), incluso los constituidos con base en la Ley de Almacenes Fiscales, No. 2722 del 20 de febrero de 1961. j) Servicios de lavandería y aplanchado de ropa de toda clase. k) Espectáculos públicos en general, excepto los deportivos, teatros y cines, estos últimos cuando exhiban películas para niños.

Contribuyentes y declarantes Las personas físicas o jurídicas, de derecho o de hecho, públicas o privadas, que realicen ventas o presten servicios en forma habitual, son contribuyentes de este impuesto. Asimismo, las personas de cualquier naturaleza, que efectúen importaciones o internaciones de bienes, están obligadas a pagar el impuesto. Además, son declarantes de este impuesto las personas, físicas o jurídicas, de derecho o de hecho, públicas o privadas, que realicen ventas por exportaciones. Todos los exportadores, contribuyentes o no contribuyentes de este impuesto, están obligados a presentar declaraciones. Los contribuyentes inscritos presentan los días 15 de cada mes; la declaración del mes anterior, conservando el mismo formato. Por ejemplo, la declaración correspondiente al mes de mayo 2002, se presenta y cancela el 15 de junio de 2002 y se consigna en la casilla de “período” 05-2002 Cálculo: Se aplica la tasa de impuesto vigente en ese momento (13%) al PRECIO NETO DE VENTA (incluye Imp. Consumo, cuando las mercancías estén afectas). Posteriormente se le restan los créditos por compras afectas a Ventas y la diferencia es el impuesto a cancelar. Ejemplo: Ventas netas del período: 200.000 13% IV: 26.000 Crédito por compras (Imp. de Ventas pagado) 11.000 Impuesto a cancelar 15.000 144

SECCIÓN 1:

Impuesto sobre las Ventas Introducción La legislación tributaria costarricense determina como obligatorio el que a una lista de productos y servicios se les incluya el Impuesto General sobre las Ventas, el cual en la actualidad se calcula en un 13% sobre el valor final de venta de los bienes. La entidad comercial que venda este tipo de bienes, tiene la obligación de presentar al consumidor el precio con el impuesto sobre las ventas ya incluido, para que así se pueda conocer exactamente la cantidad que se va a pagar por lo que se está obteniendo. Aquellos artículos sobre los que se aplica este tributo se conocen con la denominación de BIENES GRAVADOS, como el caso de: lavadoras, refrigeradoras, ropa, perfumería, cosméticos, artículos de lujo, servicios de hospedaje en hoteles y afines, servicios de restaurante y bebidas alcohólicas, entre otros. Por otro lado, todos los bienes que no aplican a éste son llamados EXENTOS, entre los que se pueden mencionar: vegetales, frutas, verduras, medicamentos del cuadro básico según la Caja Costarricense de Seguro Social, artículos escolares básicos, etc. Su nombre da la impresión de ser un tributo solo de aplicación sobre la venta pero se da también sobre lo que se compra (ya que existe alguien que lo vende) y en el caso de la contabilidad se anotan registros en ambas situaciones con el mismo valor porcentual, lo que quiere decir que al comprar lo pagamos y al vender lo cobramos. Por otro lado, es necesario dejar bien planteado el hecho de que el comerciante que paga impuesto de ventas por las compras gravadas que realiza, que luego cobra al vender (obviamente a un precio mayor que el de compra) no se beneficia con el remanente obtenido sino que debe pagarlo posteriormente al Fisco. En esta situación, la empresa actúa como AGENTE DE RETENCIÓN, concepto que conoceremos más adelante. Cabe anotar que nuestro estudio no tiene como objetivo el centrarse en las generalidades teóricas del impuesto de ventas, por la sencilla razón que este tema será estudiado ampliamente dentro de los objetivos que incluye la subárea Entorno Legal y Administrativo del programa correspondiente a Undécimo Año de la Educación Técnica Media Vocacional. Por esto es que entraremos directamente a sus formas de cálculo, registro y aplicaciones contables, lo que no quiere decir que se dejarán de lado los aspectos determinantes para dar objetividad y consecutividad a los objetivos presentes.

145

BASES PARA CONTABILIZAR OPERACIONES RELACIONADAS CON IMPUESTO SOBRE LAS VENTAS Seguidamente anotaremos aquellos aspectos que consideramos como los puntos primordiales que deben conocerse y analizarse para lograr un registro efectivo de transacciones en las que se incluya el Impuesto sobre las Ventas, sobretodo las referentes a compras de mercadería para la venta, ventas de mercaderías, compra de artículos para uso de la empresa y además el sistema de control de la cuenta del tributo para efectos de Retención Fiscal.

1.

COMPRAS DE MERCADERÍAS GRAVADAS QUE SERÁN UTILIZADAS PARA SER VENDIDAS :

Cuando se realiza una operación de esta índole debe tenerse en cuenta si el precio de la mercancía lleva o no incluido el impuesto de ventas. a. Si los bienes, por alguna razón, no llevan incluido el impuesto se hace necesario calcularlo multiplicando el precio ofrecido por el 13%. Ejemplo:

Una compra de mercaderías de ¢200,000.00 que no incluye I.V.

Compra =¢ 200,000.00 Impuesto : 200,000.00 x 0,13 = ¢ 26,000.00 b. Si los bienes se obtienen a un precio que lo lleva incluido (I.V.I.), se debe determina tanto el valor de la mercancía como el del impuesto, separando ambos valores. Para obtener el valor real de la compra se aplica la siguiente fórmula: VALOR IVI (1 + % Impuesto) Una vez obtenido el valor anterior se multiplica el resultado por el porcentaje del impuesto como se hizo en el punto 1 anterior. Ejemplo: Se compran mercaderías para la venta por valor de ¢565,000.00 I.V.I. COMPRA: 565,000.00 / (1 + 0,13) = 565,000.00 / 1,13 = ¢ 500,000.00

Impuesto: 500,000.00 x 0,13

=

¢ 65,000.00

146

2.

VENTAS DE MERCADERÍAS GRAVADAS :

En estos casos se lleva a cabo el mismo anteriormente para las compras (punto 1).

3.

procedimiento

que se explicó

COMPRAS DE BIENES PARA USO DEL NEGOCIO:

En los casos de que una empresa obtenga bienes que serán utilizados por la misma, ocurre que independientemente a que estén gravados o no, se obvia el registro de una cuenta aparte para el impuestos de ventas, ya que en estos casos la "compra" se toma como una adquisición de ACTIVOS ya que estos pasan a ser propiedad de la firma. Lo anterior quiere decir que, si por ejemplo se compra una máquina sumadora en ¢67,800.00, impuesto de ventas incluido, sencillamente debitamos la cuenta de Mobiliario y Equipo por el valor total de la máquina más el valor del I.V.

4.

VENTA DE ACTIVOS QUE ESTÁN GRAVADOS:

Cuando se realizan ventas de bienes que se encuentran en uso, es decir, activos de la empresa, tampoco es necesario dividir los valores de la cuenta y del impuesto sino que se toma de manera conjunta.

5.

AGENTES DE RETENCIÓN O PERCEPCIÓN:

El Código de Normas y Procedimientos Tributarios de Costa Rica anota que "son

AGENTES DE RETENCIÓN O PERCEPCIÓN, las personas designadas por la ley, que por sus funciones públicas o por razón de su actividad, oficio o profesión, intervengan en actos u operaciones en los cuales deba efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente". En otros términos, podemos definirlos como las personas a quienes la ley les otorga la potestad de cobrar tributos a nombre del Fisco.

Para el caso que nos preocupa en este momento se aplica sobre quienes celebran transacciones comerciales con mercancías gravadas tanto en sus compras como en sus ventas, para lo que necesitan mantener dentro de su manual de cuentas y sus registros contables, una cuenta especial independiente para este impuesto, la cual debe manejarse de la siguiente manera: a. Al contabilizar una compra de mercancías gravadas que serán utilizadas para ser 147

vendidas, se anota un DÉBITO en la cuenta IMPUESTO DE VENTAS POR PAGAR por el valor obtenido en este rubro. b.Cuando se registra una venta de mercancías gravadas, la cuenta del impuesto sobre ventas se afecta como un CRÉDITO por el valor respectivo. c. Si al realizar el corte contable mensual, esta cuenta arroja un saldo al DEBE, quiere decir que la empresa ha pagado en sus compras, un valor superior al que ha cobrado en sus ventas, por este impuesto ya que siempre que se debita la cuenta es porque hay compras gravadas y por tanto significa que hemos realizado un pago de impuestos. Esta situación se define como un CRÉDITO FISCAL, lo que significa que en ese mes no se tendrá que cancelar al Fisco ningún monto sino que se tiene derecho a continuar la cuenta hasta que se encuentre con saldo al Haber. d. Si al corte mensual, la cuenta de Impuesto de Ventas tiene saldo al HABER, con encontramos con que en las transacciones de ese período la empresa ha cobrado en sus ventas, un monto superior al que ha pagado por sus compras, por efecto del impuesto. A esto se le denomina como un DÉBITO FISCAL y significa que en ese mes se debe pagar ese saldo de cuenta al Fisco ya que hemos cobrado más impuestos de los pagados y por tanto mantenemos en nuestra contabilidad una suma de dinero perteneciente a Tributación, lo que implica que es el gobierno, mediante el Ministerio de Hacienda, quien obtiene el beneficio final del tributo en cuestión. IMPUESTO DE VENTAS POR PAGAR Se debita por el valor Se acredita por el valor del impuesto pagado del impuesto cobrado por compras gravadas por ventas gravadas

CRÉDITO FISCAL

DÉBITO FISCAL

El procedimiento de control para esta cuenta se realiza llevando a cabo cortes contables al último día de cada mes y una vez obtenido el saldo se realiza la declaración necesaria, independientemente a que se tenga que pagar impuestos (si la cuenta salda al haber), o que se tenga derecho a un crédito fiscal (si el saldo de la cuenta queda al debe). En el caso de un débito fiscal no solo se debe declarar el impuesto sino que además se debe hacer la cancelación monetaria respectiva, que se permite realizar dentro del mes inmediatamente siguiente al corte.

148

5.

CÁLCULO DEL IMPUESTO CUANDO EXISTEN DESCUENTOS O REBAJAS EN LA TRANSACCIÓN :

Si al comprar o vender mercaderías gravadas existe de por medio un descuento o una rebaja, se debe entender que éstos se deben aplicar sobre el nuevo valor de la mercadería, excluido de este el impuesto de ventas. Luego sobre el nuevo valor que resulta se calcula el nuevo monto del tributo, que obviamente será menor porque el valor real de la compra o venta también es menor. Como ejemplo, supongamos una venta de mercancía gravada por ¢113,000.00 IVI. Como nos pagarán en efectivo ofrecemos un 4% de descuento. VALORES ORIGINALES Venta:

113,000.00 / 1,13 = ¢100,000.00

Impuesto:

100,000.00 x 0,13 =

¢ 13,000.00

NUEVOS VALORES Descuento:

100,000.00 x 0,04 =

Venta:

100,000.00 - 4,000.00 = ¢96,000.00

Impuesto:

96,000.00 x 0,13

¢ 4,000.00

=

¢12,480.00

149

Registros contables relacionados con Impuesto sobre las Ventas Ejemplo 1:

Compras gravadas:

Se compran mercaderías por valor de ¢621,500.00, impuesto de ventas incluido. Se cancela el total mediante cheque. a.

Se determina el valor neto de la compra 621,500.00 / 1.13

b.

=

¢550,000.00

Se calcula el monto del impuesto 550,000.00

x

0.13

=

¢71,500.00

Nótese que la suma de la compra neta y el impuesto de ventas equivale al valor original. ( 550,000.00 + 71,500.00 = 621,500.00) c.

Se registra el asiento correspondiente: Compras Impuesto de Ventas por pagar Bancos ------------xxxx------------

Ejemplo 2:

550,000 71,500 621,500

Ventas gravadas:

Se venden mercancías en ¢706,250.00, impuesto de ventas incluido. Se recibe cheque por ¢350,000.00 y el resto al crédito a Mariano Rojas. a.

Se determina el valor neto de la venta 706,250.00 / 1.13

b.

=

¢625,000.00

Se calcula el monto del impuesto 625,000.00

x

0.13

=

¢81,250.00

Nótese que la suma de la venta neta y el impuesto de ventas equivale al valor original. (625,000.00 + 81,250.00 = 706,250.00) 150

c.

Se registra el asiento correspondiente: Efectivo Cuentas por cobrar Mariano Rojas Ventas Impuesto de Ventas por pagar ------------xxxx------------

Ejemplo 3:

1.

350,000 356,250 356,250 625,000 81,250

Determinación de Saldos en la cuenta de I.V.

Las compras gravadas de enero, 1998 sumaron ¢2,825,000.00 y las ventas gravadas ¢2,655,500.00 Impuesto Pagado: 2,825,000.00 / 1.13 x 0.13

=

¢325,000.00

Impuesto Cobrado: 2,655,500.00 / 1.13 x 0.13 =

¢305,500.00

En este caso la cuenta de Mayor para el Impuesto de Ventas quedaría así:

Impuesto de Ventas por pagar 325,000.00

305,500.00

19,500.00 La cuenta arroja como saldo un CRÉDITO FISCAL, por lo que no se necesita realizar pagos al Fisco, por este mes, ya que hemos pagado más impuesto del que hemos cobramos. Lo anterior significa que no se tiene que registrar ningún asiento adicional para pagar impuestos.

151

2.

Las compras gravadas de marzo, 1998 sumaron ¢3,164,000.00 y las ventas gravadas ¢3,887,200.00 Impuesto Pagado:

3,164,000.00 / 1.13 x 0.13 = ¢364,000.00

Impuesto Cobrado: 3,887,200.00 / 1.13 x 0.13 =

¢447,200.00

En este caso la cuenta de Mayor para el Impuesto de Ventas quedaría así:

Impuesto de Ventas por pagar 447,200.00 364,000.00 83,200.00 El saldo obtenido en la cuenta, este mes, aplica como un DÉBITO FISCAL, lo que conlleva a que se deba pagar ese monto al fisco en el transcurso del mes siguiente. Al momento en que se lleva a cabo esta cancelación al fisco, por ejemplo mediante la emisión de un cheque, registramos el siguiente asiento en Diario: Impuesto de Ventas por pagar Bancos Cancela I.V. de marzo, 1998. ------------xxxx------------

Ejemplo 4:

83,200.00 83,200.00

Compras de activos gravados con I.V.I

Se obtiene una máquina con valor de ¢3,028,400.00 IVI pagando al momento ¢1,028,400.00 mediante cheque y el resto con documento a corto plazo.

Como se trata de un artículo comprado para uso de la empresa no es necesario registrar el impuesto por separado sino que se le agrega el monto al valor de la máquina y se realiza el siguiente asiento: Maquinaria Bancos Documentos por pagar ------------xxxx------------

3,028,400 1,028,400 2,000,000

152

Ejemplo 5:

Ventas de activos gravados con I.V.

Se vende un automóvil que acabado de comprar por el cual pagamos ¢3,390,000.00 IVI y no hemos usado. La venta se realiza al contado al mismo precio de compra. Bancos Vehículos ------------xxxx------------

3,390,000.00 3,390,000.00

Como nota adicional se hace necesario anotar que como en la compra venta de activos no se aplican registros en la cuenta del impuesto sobre ventas, estos montos tampoco son tomados en cuenta para efectos de determinar débitos y créditos fiscales.

153

EJERCICIOS: IMPUESTO SOBRE VENTAS

En cada uno de los siguientes ejercicios realice los cálculos y asientos necesarios para compras, ventas, saldos de la cuenta de impuesto, anote si se trata de un Débito o Crédito Fiscal y si se necesita contabilice el pago del impuesto del mes mediante cheque. TODAS LAS TRANSACCIONES LLEVAN IMPUESTO DE VENTAS INCLUIDO. 1. Compras por ¢2,034,000.00 pagadas 40% mediante cheques, 20% en efectivo y el resto mediante documentos a corto plazo. Las ventas suman ¢1,751,500.00 cobradas 45% en cheques, 15% efectivo y el resto al crédito. 2. Compras por ¢6,328,000.00 pagadas 60% contado y 40% al crédito. Ventas por ¢7,175,500.00 cobradas 25% mediante cheques, 20% de contado y el resto al crédito. 3. Compra de 2 vehículos por un total de ¢6,328,000.00 abonando ¢2,700,000.00 con cheque y resto con documentos a largo plazo. 4. Las compras suman ¢2,224,405.00 al contado y las ventas aplican por ¢3,124,902.00 cobradas 45% mediante cheques y el resto con documentos. 5. Compras por ¢5,675,086.00 pagadas 45% al contado y 55% al crédito. Ventas por ¢5,220,995.50 cobradas 30% mediante cheques y resto con documentos. 6. Compras por ¢1,667,000.00 pagadas 20% en efectivo y el resto mediante documentos. Las ventas sumaron ¢2,331,200.00 cobradas 45% mediante cheques y el resto al crédito. 7. Ventas por ¢4,775,000.00 al contado y compras en ¢5,665,400.00 también al contado. 8. Ventas en ¢8,900,000.00 cobrando el 40% en cheques, 20% en efectivo y el resto mediante documentos. Compras por ¢3,456,700.00 cobradas 45% mediante cheques, 15% en efectivo y el resto con documentos. 9. Ventas por ¢2,237,400.00 cobradas 45% al contado mediante cheques, 20% en efectivo y el resto con documentos. Las compras aplican por ¢3,445,000.00 pagadas 30% en efectivo y el resto mediante documentos. 10. Nuestra empresa compra y vende solo al contado y en abril las compras sumaron ¢3,457,800.00 y las ventas ¢8,231,560.00 154

11. Compras por ¢7,678,000.00 pagadas mitad contado mitad crédito y ventas por ¢6,233,500.00 cobradas 25% al contado y el resto al crédito. 12. Ventas en ¢7,256,870.00 mitad al contado y mitad con documentos y compras por ¢6,211,400.00 entregando el 46% con cheques, 20% al crédito y resto con documentos. 13. Compra al crédito mobiliario por ¢1,245,600.00, artículos de oficina en ¢45,650.00 al contado y artículos de aseo en ¢20,000.00 también al contado. 14. Compras por ¢2,556,000.00 pagadas 30% en cheques, 20% en efectivo y el resto mediante documentos. Ventas por ¢2,556,000.00 cobradas 35% mediante cheques, 15% en efectivo y el resto al crédito. 15. Se vende un escritorio en ¢146,500.00 recibiendo cheque por el 45% y el esto al crédito. Este se compró al mismo valor, para uso de la empresa. 16. Compras del mes de abril de 1998 por ¢2,890,500.00 al contado, ¢1,845,700.00 al crédito y ¢1,233,455.00 con documentos. Las ventas sumaron ¢3,400,000.00 al contado y ¢1,205,757.00 al crédito. 17. Ventas de mayo al contado por ¢4,445,500.00 y con documentos por ¢7,211,765.00. Las compras aplicaron ¢1,888,600.00 en efectivo y ¢3,446,678.50 al crédito.

155

PRÁCTICA(incluir teoría de los folletos) I. IMPUESTO DE RENTA 1. Un ministro recibe por concepto de salario, la suma de ¢650 000 mensuales. Cuanto es el monto a pagar por concepto del impuesto de renta que tiene que pagar, tomando en cuenta que el núcleo familiar está compuesto además de él su señora y tres hijos de 6, 9 y 18 años. 2. El señor Jairo Torres se dedica a la venta de tilapia, por lo que percibe ingresos de ¢2 550 000. Calcule el monto del impuesto sobre la renta que debe pagar. 3. La empresa Costa Azul percibe por concepto de venta de botes para pesca, un ingreso bruto de ¢35 550 000, de los cuales el 35% corresponde a las utilidades antes de impuesto. Calcule el monto que debe pagar la empresa de impuesto de renta 4. Un vicepresidente recibe un salario bruto de ¢1 550 000 por mes. Al realizarle los rebajos de ley su salario neto es de 1 535 000. Cuanto es el monto a pagar por concepto del impuesto de renta que tiene que pagar, tomando en cuenta que el núcleo familiar está compuesto además por él y su señora. 5. El señor Marcos López se dedica a la venta de artículos para el hogar, por lo que percibe ingresos de ¢3 700 000. Calcule el monto del impuesto sobre la renta que debe pagar. 6. La empresa ESSO percibe por concepto de venta de aceites, un ingreso bruto de ¢150 550 000, de los cuales el 45% corresponde a gastos deducibles de impuestos. Calcule el monto que debe pagar la empresa de impuesto de renta 7.

HOTEL LA MARINERA, EIRL ESTADO DE RESULTADOS Al 30 de setiembre del 2004

INGRESOS 4201- Ingresos por Servicios 4202- Ingresos por Comisiones TOTAL DE INGRESOS GASTOS 4102- Gastos por Alquileres 4103- Gastos por Papelería 4105- Gastos por Electricidad 4106- Gastos Telefónicos 4107- Gastos por Agua 4108- Gastos por Salarios TOTAL DE GASTOS UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO

31 788,000 218,000 32 006 000 108,700 9,000 5,000 12,000 2,000 2 090,000 2 226,700 29 779,300 156

IMP. S/ LA RENTA UTILIDAD NETA Calcule el monto que debe pagar la empresa de impuesto de renta y la utilidad neta. II. PAGOS PARCIALES 1. La empresa Del Mar S.A. realiza los pagos parciales del impuesto de la renta; el pago de la renta de los años anteriores se detallan a continuación: Año 2002 ¢1 450 000 Año 2003 ¢1 495 000 Año 2004 ¢1 520 000 Calcule el monto que debe pagar la empresa por el pago parcial del impuesto sobre la renta. 2. J&B Cía. Presenta la renta pagada en los primeros años de su existencia, con el fin de realizar el calculo de los pagos parciales correspondientes. Año 2000 ¢5 320 000 Año 2001 ¢5 480 000 Año 2002 ¢5 520 000 Año 2003 ¢5 630 000 Año 2004 ¢5 785 000 Calcule el monto que debe pagar la empresa por el pago parcial del impuesto sobre la renta. 3. LACOFA S.A. tiene dos años de operar y desea realizar pagos parciales del impuesto sobre la renta, a continuación se desglosa los montos por concepto del impuesto sobre la renta de los años anteriores: Año 2003 ¢1 750 000 Año 2004 ¢1 830 000 Calcule el monto que debe pagar la empresa por el pago parcial del impuesto sobre la renta. 4. VETRASA S.A. inició sus operaciones en el año 2004, debiendo pagar por concepto de impuesto sobre la renta ¢2 153 500. Calcule el monto que debe pagar la empresa por el pago parcial del impuesto sobre la renta. III. RÉGIMEN SIMPLIFICADO 1. El Mini súper la Esperanza está adscrito al Régimen de Tributación Simplificada para lo cual presente los siguientes datos: Total de compras gravadas ¢5 500 000 Total compras exentas ¢2 300 000 Calcule el monto que debe pagar la empresa por impuesto sobre la renta y general sobre las ventas. 157

2. Tuanis Bar realizó compras durante el trimestre por un total de ¢3 400 000 de las cuales ¢1 300 000 corresponde a compras exentas. Calcule el monto que debe pagar la empresa por impuesto sobre la renta y general sobre las ventas. 3. Mueblería La Famosa realizó compras por un total de ¢6 300 000 de las cuales ¢4 200 000 eran compras gravadas. Calcule el monto que debe pagar la empresa por impuesto sobre la renta y general sobre las ventas. 4. Foto estudio Gómez realizó compras por un total de ¢4 600 000 todas gravadas. Calcule el monto que debe pagar la empresa por impuesto sobre la renta y general sobre las ventas. 5. Panadería del Norte presenta el siguiente desglose de sus compras: Fecha Gravadas Exentas 1/1/05 ¢1 200 000 ¢550 000 15/1/05 ¢1 350 000 ¢620 000 30/1/05 ¢1 450 000 ¢750 000 1/2/05 ¢1 500 000 ¢450 000 15/2/05 ¢1 550 000 ¢320 000 30/2/05 ¢1 590 000 ¢850 000 1/3/05 ¢1 600 000 ¢650 000 15/3/05 ¢1 630 000 ¢520 000 30/3/05 ¢1 650 000 ¢250 000 1/4/05 ¢1 850 000 ¢580 000 Calcule el monto que debe pagar la empresa por impuesto sobre la renta y general sobre las ventas correspondiente al primer trimestre. 6. Restaurante La Casona presenta el detalle de las compras para el II trimestre del 2004. Compras por ¢2,034,000.00 IVI pagadas 40% mediante cheques, efectivo y el resto mediante documentos a corto plazo.

20% en

Compras por ¢2,328,000.00 IVI pagadas 60% contado y 40% al crédito. Compra de 2 vehículos por un total de ¢3,328,000.00 IVI abonando ¢2,700,000.00 con cheque y resto con documentos a largo plazo. Las compras suman ¢2,224,405.00 IVI al contado y las ventas aplican por ¢3,124,902.00 cobradas 45% mediante cheques y el resto con documentos. Compras por ¢3,675,086.00 pagadas 45% al contado y 55% al crédito. 158

Compras por documentos

¢1,667,000.00

pagadas

20% en efectivo y el resto mediante

Calcule el monto que debe pagar la empresa por impuesto sobre la renta y general sobre las ventas correspondiente al segundo trimestre.

REGISTRO CONTABLE DE FLETES FLETES SOBRE COMPRAS Cuando una empresa realiza operaciones de compras y no posee medios propios para transportar la mercancía hasta sus instalaciones, se hace necesario incurrir en gastos adicionales para llevar a cabo esta tarea, ya sea que se contrate el servicio de una empresa dedicada a la carga o que nuestros proveedores nos faciliten el transporte y nos cobren una cantidad adicional, debemos registrar este rubro en una cuenta especial que denominaremos FLETES SOBRE COMPRAS. El asiento que se prepara es muy fácil ya que al representar un gasto, siempre que debamos pagar por fletes la cuenta se va a debitar. Ejemplo: Se entregan ¢11,400.00 en efectivo para cancelar los fletes en la compra de mercadería. Fletes sobre Compras Efectivo Factura #12134 ------------xxxx------------

11,400.00 11,400.00

FLETES SOBRE VENTAS En casos especiales, al vender mercaderías nos encargamos de entregarla al cliente y nuestra empresa carga con el costo de estos fletes. Como cuenta, representa un gasto y por tanto debe contabilizarse como un débito cada vez que se realice una transacción de esta índole y el asiento queda de la siguiente manera: Ejemplo: Se entrega un cheque por ¢10,000.00 a una empresa de fletes para cancelar el transporte de mercadería vendida. Fletes sobre ventas Bancos

10,000.00 10,000.00 159

Cheque #____, Factura # _____ ------------xxxx------------

REGISTRO CONTABLE DE DEVOLUCIONES En algunas ocasiones devolvemos mercancías compradas o nos devuelven mercancías de las vendidas ya sea por defectos, por entregas equivocadas o cualquier otra razón. En estos casos no se disminuyen las cuentas de Compras o Ventas sino que afectamos cuentas específicas para dejar registrada la transacción de devolución.

DEVOLUCIONES EN COMPRAS

Una devolución sobre compras representa un ingreso ya que vamos a recibir algo a cambio de la entrega de mercaderías a nuestro proveedor y por tanto se registra al Haber. Como cuenta, los nombres más comunes que utilizan las empresas son los de DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS o COMPRAS DEVUELTAS.

La cuenta que se debita al devolver mercadería comprada depende de lo que se haya recibido y las situaciones más frecuentes son: a. Se recibe el valor de la devolución en efectivo o cheque: Efectivo Devoluciones sobre compras ------------xxxx------------

100 000.00 100 000.00

b. Se recibe una promesa de pago o una futura remesa de la mercadería porque no la tienen en inventario. Cuentas por cobrar Compras Devueltas ------------xxxx------------

c.

150 000.00 150 000.00

Nos entregan mercadería a cambio:

En este caso no se realiza asiento ya que se ha recibido lo mismo que se ha devuelto 160

y por tanto no hay necesidad de contabilizar la transacción ya que realmente no ocurrió nada. El cambio se realiza en los controles de inventarios. d. Nos disminuyen la cuenta o documento por pagar que tenemos con ese proveedor. Cuentas por pagar Devoluciones sobre compras ------------xxxx------------

80 000.00 80 000.00

DEVOLUCIONES EN COMPRAS GRAVADAS CON EL IMPUESTO SOBRE VENTAS Si la devolución realizada implica que la mercadería es gravada con el impuesto sobre ventas, debe registrarse también esta cuenta. Recordemos que al momento de comprar debitamos el impuesto, por lo que al devolver la mercancía comprada, entonces debemos aplicar un crédito a la cuenta. Ejemplo 1: Se devuelven mercaderías compradas por valor de ¢56,500.00 IVI recibiendo a cambio una promesa de pago. Cuentas por cobrar Compras Devueltas Impuesto de ventas por pagar ------------xxxx------------

56,500.00 50,000.00 6,500.00

Ejemplo 2: Devolvemos mercaderías compradas en ¢124,300.00 IVI y se recibe a cambio la mitad en mercaderías y la otra mitad disminuye nuestra deuda con el proveedor mediante documento.

Por la parte que nos entregan mercaderías no se hace ningún registro pero por los otros ¢62,150.00 IVI se registra: Documentos por pagar Devoluciones sobre compras Impuesto de ventas por pagar ------------xxxx------------

62,150.00 55,000.00 7,150.00

161

Ejemplo 3: Devolvemos mercaderías compradas en ¢200 00.00 IVI y se recibe a cambio mercaderías en ¢250 000.00. Pagando la diferencia en efectivo.

Por la parte que nos entregan mercaderías igual a la devolución no se hace ningún registro pero por los otros ¢50 000.00 IVI se registra como una compra: Compras Impuesto de ventas por pagar NC #3489. Importadora Sol Efectivo ------------xxxx------------

44 248.00 5 742.00 50 000.00 50 000.00

DEVOLUCIONES EN VENTAS Cuando se recibe una devolución de mercaderías de las que habíamos vendido, se presenta una pérdida o gasto en la transacción ya que la venta original era un ingreso para nuestra empresa y es por ello que la cuenta que de devolución debe ser registrada al debe y los nombre más utilizados para ésta son DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS o VENTAS DEVUELTAS. Las cuentas que se acreditan en estos casos aplican de manera similar a las de compras pero al revés, ya sea: Cuentas por pagar, Documentos por pagar, Efectivo, Bancos o una disminución a cuentas o documentos por cobrar. En el caso de que le entreguemos al cliente mercadería a cambio de la devolución no se contabiliza asiento. Ejemplo: Nos devuelven mercaderías exentas del IV por ¢121,000.00 y entregamos mercancías por ¢41,000.00 y disminución de cuenta a cobrar por el resto. Se registra solo la disminución de cuenta ya que por la mercadería entregada no se aplica asiento. Devoluciones sobre ventas Cuentas por cobrar ------------xxxx------------

80,000.00 80,000.00

162

DEVOLUCIONES EN VENTAS GRAVADAS CON EL IMPUESTO SOBRE VENTAS Ejemplo 1: Nos devuelven mercaderías por valor de ¢67,800.00 IVI y prometemos pago. Ventas Devueltas Impuesto de ventas por pagar Cuentas por pagar ------------xxxx------------

60,000.00 7,800.00 67,800.00

Ejemplo 2: Nos devuelven mercaderías por ¢133,340.00 IVI y se entrega a cambio mercaderías valoradas en ¢31,640.00 IVI, el resto mediante cheque.

Por la parte que entregamos mercaderías no se hace ningún registro pero por los otros ¢101,700.00 IVI se registra: Devoluciones sobre ventas Impuesto de ventas por pagar Bancos ------------xxxx------------

90,000.00 11,700.00 101,700.00

Ejemplo 3: Nos devuelven mercaderías por ¢150,000.00 IVI y se entrega a cambio mercaderías valoradas en ¢155 000.00 IVI, nos cancelan el resto mediante cheque.

Por la parte que entregan mercaderías igual a la devolución no se hace ningún registro pero por los otros ¢55 000.00 IVI se registra como una venta: Banco Ventas Impuesto de ventas por pagar ------------xxxx------------

55 000.00 48 673.00 6 327.00

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EJERCICIOS En cada problema realice los cálculos y asientos que se necesiten: 1. Contabilice factura por fletes en compras por ¢17,650.00 al crédito. 2.Virginia Ramos nos devuelve ¢67,000.00 en mercadería exenta y le entregamos a cambio un cheque por ¢22,300.00 y el resto en mercancías. 3. Devolvemos mercancías por ¢77,077.30 IVI recibiendo a cambio un cheque por ¢33,900.00 y mercaderías por el resto. 4. Devolvemos mercancías en ¢112,152.50 IVI y recibimos a cambio mercancías por ¢123,840.00 IVI. Debemos la diferencia. 5. Devolvemos mercaderías exentas valoradas en despacho en cuanto hayan existencias.

¢67,445.00 y nos prometen

6. Se cancelan en efectivo fletes de compras por valor de ¢33,210.00 7. Devolvemos a nuestro proveedor 12 unidades de las que le compramos porque se encuentran en mal estado. Cada unidad vale ¢13,560.00 IVI y recibimos a cambio 5 unidades al mismo precio y el resto disminuye nuestra cuenta con éste 8. El pago en efectivo por fletes en ventas suma ¢11,335.00 9. Recibimos ¢76,000.00 por mercancía devuelta exenta y le prometemos despacharle la mercancía en cuanto haya existencias. 10. Nos devuelven una máquina que teníamos en uso de la empresa y que habíamos vendido en ¢90,000.00. Entregamos este valor con cheque. 11. Entregamos mercancía en mal estado a un proveedor por valor de ¢79,100.00 y nos entregan su valor mediante cheque. 12. Devolvemos papelería comprada en ¢12,000.00 IVI y nos entregan el valor en efectivo. 13. Nos devuelven mercancías con valor de ¢77,631.00 IVI y entregamos a cambio mercancías que valen ¢80,343.00 IVI. Nos cancelan con cheque la diferencia. 14. Se recibe una devolución de mercaderías con valor de ¢135,600.00 IVI por la que 164

entregamos un cheque en ¢50,000.00 y rebajamos documento de nuestro cliente. 15. Nos devuelven ¢62,489.00 IVI en mercaderías y entregamos mercaderías por la mitad y el resto en efectivo. 16. Devolvemos una unidad de un producto que se compró en ¢203,400.00 IVI y recibimos a cambio otra unidad que vale 231,650.00 IVI. Cancelamos la diferencia en efectivo. 17. Devolvemos ¢71,529.00 en mercaderías que se aplican sobre documento que tenemos pendiente con ese proveedor. 18. Se emite cheque para cancelar fletes al entregar mercaderías a clientes por valor de ¢25,400.00 19. Devolvemos mobiliario comprado para uso de la empresa en ¢78,500.00 IVI y nos entregan a cambio un cheque. 20. Sobre la compra realizada en 20 de abril devolvemos ¢70,060.00 IVI y se recibe promesa de pago por ¢23,730.00, el resto en mercancías 21. Un cliente nos devuelve mercaderías gravadas valoradas en ¢38,194.00 IVI y le rebajamos su cuenta con nosotros. 22. Se paga en efectivo ¢8,700.00 por concepto de fletes en compras.

165

AJUSTES DE OPERACIONES Cuando ya se tiene preparado el Balance de Comprobación por Saldos, al final de cada período (ya sea al 30 de septiembre o al corte contable que aplica la empresa, mensual, bimestral, etc.) , o sea, el documento que arroja los saldos de mayor de las transacciones realizadas durante el período, cuenta por cuenta, podemos entonces poner en práctica el primer paso para determinar las operaciones reales de éste período mediante el proceso de ajuste de operaciones. Los asientos de ajuste, al igual que los de cierre, se preparan porque el Libro Mayor no ofrece la información exacta de lo ocurrido en el período ya que contiene cuentas de carácter mixto en cuanto a las de balance general y las de resultados (las cuentas reales o vivas son las que clasifican dentro de los grupos de activo, pasivo y capital). Es por esto que debemos ajustar algunas cuentas, con el fin de que su saldo quede a su valor real del período en estudio, lo cual se realiza mediante asientos, anotados en el Libro Diario, que luego pasaran al Libro Mayor o Libro Auxiliar de Mayor, entre las que podemos anotar: intereses, depreciaciones, papelería, seguros, artículos de aseo, inventarios de mercancías, comisiones, alquileres, gastos generales y gastos administrativos, entre otros. (cuentas de ingresos o gastos). Los ajustes y el cierre se preparan, entonces, para poder presentar los estados financieros al final del período contable de manera que la información sea exacta y veraz. 1. ESTIMACIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES: Como existe la probabilidad de que algunos clientes que nos deben dinero sobre las operaciones de ventas a crédito que les realizamos no nos cancelen sus deudas, en cada cierre de operaciones se destina ya sea una parte de las ventas al crédito o de las cuentas por cobrar como parte incobrable o se realiza una estimación por antigüedad de saldos de cuentas. Este cálculo nos lleva a la creación de un fondo o reserva que será utilizada en los casos que no se logre el cobro efectivo de las cuentas, siempre y cuando sea posible comprobar que se ha gestionado su cobro hasta las últimas consecuencias. Cabe mencionar que durante el siguiente período fiscal si una cuenta se va a pasar como incobrable, ésta se cierra contra la provisión que se aplica en este ajuste hasta que la cuenta queda en cero y de allí se continúa utilizando la cuenta Pérdidas por incobrables ya que hemos agotado la reserva respectiva. 166

El asiento general que se realiza para ajustar incobrables, independiente al método que se utilice para su cálculo de entre los mencionados es: 30-09 Gastos por incobrables Provisión para Incobrables “Estimando incobrables del período” ------------xxxxxx---------

xxxxx

xxxxx

MÉTODOS PARA ESTIMAR CUENTAS INCOBRABLES Existen 4 métodos para estimar las incobrables del período: Por porcentaje de ventas al crédito, por porcentaje de cuentas a cobrar, por antigüedad de saldos o por cancelación directa, los cuales veremos a continuación: 1. POR PORCENTAJES (de cuentas a cobrar o de ventas al crédito) Consiste en calcular el porcentaje histórico de cuentas malas que se han tenido en períodos anteriores y aplicar entonces el ajuste necesario en el período actual. Este porcentaje se aplica sobre cuentas a cobrar o sobre ventas netas al crédito (una vez disminuidos los descuentos y devoluciones que incluyan). Ejemplo 1: El porcentaje histórico de incobrables que tenemos es del 3% sobre cuentas por cobrar y este año las cuentas saldan ¢5,000,000.00 5,000,000.00 x 3% = ¢150,000.00 30-09 Gastos por incobrables Provisión para Incobrables “Estimando 3% de CxC. “ ------------xxxxxx---------

150,000.00 150,000.00

Ejemplo 2: El porcentaje histórico de incobrables que tenemos es de 1,25% y este año las ventas al rédito netas al 30 de septiembre suman ¢11,435,000.00 11,435,000.00 x

0,0125% =

¢142,937.50

Asiento: 30-09 Gastos por incobrables Provisión para Incobrables “Estimando 1,25% de Ventas Crédito.” ------------xxxxxx---------

142,937.50 142,937.50

167

2. ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS: Consiste en calcular la probabilidad de cobro cliente a cliente y por eso se considera como el método más científico y eficiente. El método consiste en realizar una CÉDULA DE ANTIGÜEDAD POR SALDOS donde anotamos el nombre de cada cliente, el monto de las cuentas no vencidas, las vencidas y los plazos de vencimiento, total de cuentas y luego se calcula el porcentaje de vencimiento por división lógica de saldos así: Ejemplo: Una empresa posee registros históricos de que el 2% de las cuentas vencidas a 30 días son incobrables, el 3% de los vencimientos entre 31 y 60 días, el 3,25% de 61 a 90 días y el 3,75% a más de 90 días y presenta el siguiente cuadro de clientes morosos. EMPRESAS BRISTOL CÉDULA DE ANTIGÜEDAD POR SALDOS AL 30 DE SETIEMBRE, 2000.

CLIENTE El Erial José Torres Candy Shop Tienda Alonso Super Johana Danilo Céspedes TOTALES % Vencimiento % Incobrable Valor Incobr.

Sin venc. 180,000 200,000 50,000

30

VENCIMIENTOS (en días) 60 90 Más de 90

200,000 100,000 75,000 110,000 35,000

175,000 150,000 10,000 100,000

430,000

520,000

24.78

29.97 2.00% 10,400

100,000 25,000

80,000

435,000

20,000 30,000 75,000

50,000 45,000 175,000

25.07 3.00% 13,050

10.09 3,25% 5,687.50

TOTAL 555,000 630,000 160,000 210,000 105,000 75,000 1,735,000

10.09 100.00 3,75% 6,562.25 35,700.00

Para calcular el porcentaje de vencimiento se toma cada uno de los subtotales, se divide por el valor total del renglón y se multiplica por 100. Por ejemplo, para determinar el porcentaje de cuentas sin vencimiento: (430,000.00 / 1,735,000.00) x 100 = 24.78% Para calcular el porcentaje que representa cada una de las cuentas vencidas se realiza la división de cada cuenta entre su total, luego se multiplica por 100.

168

El valor de incobrables se calcula multiplicando el valor de las cuentas vencidas por su respectivo porcentaje de incobrables. Por ejemplo, en las cuentas a 30 días vencidas: 520,000.00 x 0,02 = 10,400.00 El asiento se realiza por el monto total del valor de las incobrables, aquí por ¢35,700.00 30-09 Gastos por incobrables 35,700.00 Provisión para Incobrables 35,700.00 “Por antigüedad de saldos de CxC.” ------------xxxxxx--------Existe además un cuarto método para incobrables denominado de CANCELACIÓN DIRECTA y consiste en no ajustar las cuentas al cierre fiscal sino que a medida que una cuenta por cobrar se declara incobrable se va preparando un asiento como el que se anota a continuación: Ejemplo: La cuenta por cobrar de Karen Araya tiene un saldo por ¢12,500.00 y se declara incobrable legalmente. 30-09 Gastos por incobrables Cuentas por cobrar Karen Araya “cancelación directa.” --------xxxxxx--------

12,500.00 12,500.00 12,500.00

CANCELANDO CUENTAS CUANDO EXISTEN SALDOS EN LA PROVISIÓN PARA INCOBRABLES. Para cancelar una cuenta por cobrar considerada incobrable, si existe la provisión respectiva se aplica el siguiente procedimiento: Ejemplo: El 20 de marzo la provisión para incobrables salda ¢47,700.00 y se debe pasar como incobrable la cuenta de Mata y Arjona en ¢27,700.00. Como el monto de la reserva supera el valor de la cuenta a cancelar por considerarse incobrable, se realiza el asiento así: 20-03 Provisión para incobrables Cuentas por cobrar Mata y Arjona ------------xxxxxx---------

27,700.00 27,700.00 27,700.00

169

Además, el 15 de mayo, se debe pasar como incobrable la cuenta de Rosa Vargas por ¢24,000.00 Al cancelar la cuenta de Mata y Arjona el nuevo saldo de la reserva quedó en ¢20,000.00 y como la cuenta de Rosa Vargas supera a éste se debe pasar el valor en exceso como una pérdida. 15-05 Provisión para incobrables Pérdidas por incobrables Cuentas por cobrar Rosa Vargas ------------xxxxxx---------

20,000.00 4,000.00 24,000.00 24,000.00

El nuevo saldo de la provisión es de ¢0.00 y existe una pérdida por ¢4,000.00. Supongamos que un cliente antiguo decide pagarnos su deuda por ¢15,000.00 (20 junio). 20-06 Cuentas por Cobrar Pablo Robles Pérdida por incobrables Provisión para incobrables ------------xxxxxx---------

15,000.00 15,000.00 4,000.00 11,000.00

Luego se realiza el cobro respectivo: 20-06 Efectivo Cuentas por cobrar Pablo Robles ------------xxxxxx---------

15,000.00 15,000.00 15,000.00

170

EJERCICIOS PRÁCTICOS: Incobrables PRIMERA PARTE: Antigüedad de Saldos En cada caso que se presenta, complete los datos del cuadro anexo y además prepare el asiento que se necesita para ajustar incobrables. CASO #1: EMPRESA MINOTAURO, CÉDULA DE ANTIGÜEDAD DE CUENTAS POR COBRAR, al 30 de septiembre del 2004. CLIENTE Sin vencer Vencidas Totales 60 Días 90 días Más de 90 Angel Salas 122,350.00 211,359.00 219,000.00 Mariana Ltda. 90,890.00 200,000.00 90,000.00 65,488.00 Panaline 156,400.00 111,350.00 32,567.00 Momentos 112,500.50 231,659.00 90,657.00 Magnolia S.A. 235,600.00 88,900.00 122,980.00 Celsius 112,445.65 105,770.00 76,450.00 Rosa Parajales 89,670.00 120,000.00 76,500.00 122,456.00 Costarricense 200,000.00 0,00 189,654.00 TOTALES % Vencimiento % Incobrable Valor Incobrable

2.05

2.75

3.35

CASO #2: Los registros históricos de EL MILAGRO demuestran que el 1,65% de las cuentas vencidas a 30 días son incobrables así como el 2,3% de los vencimientos entre 31 y 60 días, el 2,78% de 61 a 90 días y el 3,55% a más de 90 días. El siguiente cuadro presenta el estado de clientes al 30 de septiembre del 2001. CLIENTE Sin vencer Vencidas Totales 30 días 60 días 90 días Virginia Morera 129,800.00 335,690.00 Sandra Vásquez 265,900.00 459,000.00 657,000.00 Luminaria 226,500.00 100,000.00 1,200,000.00 Miramar 225,489.00 1,456,700.00 165,900.00 Centroamérica 200,000.00 12,690.00 890,000.00 Mil Colores 432,100.00 250,000.00 10,000.00 La Soledad 400,000.00 321,000.00 335,681.00 TOTALES % Vencimiento % Incobrable Valor Incobrable 171

CASO #3: La Tica, posee registros históricos de que el 1,95% de las cuentas vencidas a 30 días son incobrables, el 2,75% de los vencimientos entre 31 y 60 días y el 3.55% a más de 60 días. El siguiente es el registro de clientes morosos. CLIENTE Selín S.A. Limeña La Bogotana Costa Rica Ltda. Mil Sabores Denzel Weiman Soraya Porras TOTALES

Sin vencer 30 176,500.00 0.00 66,430.00 44,670.00

Vencidas 60 días 96,500.00 428,760.00 166,500.00 190,000.00

90 días 0.00 332,100.00 188,540.00 0.00

140,000.00 122,600.00 145,600.00 0.00 0.00 81,200.00

232,900.00 100,000.00 122,255.00

115,600.00 166,430.00 0.00

500,000.00 300,000.00 190,900.00 128,000.00

Totales

% Vencimiento % Incobrable Valor Incob. CASO #4: Los registros históricos de La Perla demuestran que el 1,88% de las cuentas vencidas a 30 días son incobrables así como el 2.85% de los vencimientos entre 31 y 60 días, el 3,8% de 61 a 90 días y el 4% a más de 90 días. CLIENTE La Lila Ana Fonseca Lidia Rojas Almacén Centro La Solar Orietta Salinas Limara TOTALES % Vencimiento % Incobrable Valor Incob.

Sin vencer 160,500 183,460 0.00 90,000 27,800 0.00 290,800

30 172,300 152,400 0.00 188,000 39,500 89,600 122,255

Vencidas 60 0.00 112,000 122,600 290.000 0.00 103,000 221,000

Totales 90 Más de 90 145,900 5,000 10,900 125,690 45,000 ,200,000 0.00 171,000 46,000 266,200 298.000 322,100 0.00 0.00

172

CASO #5: Cubana posee registros históricos de que el 1,72% de las cuentas vencidas a 30 días son incobrables, el 2.7% de los vencimientos entre 31 y 60 días y el 3,55% a más de 60 días. El siguiente es el registro de clientes. CUBANA S.A. CÉDULA DE ANTIGÜEDAD POR SALDOS AL 30 DE SETIEMBRE, 2002 CLIENTE

1 2 3 4 5 6 7 8 9 TOTALES % Vencim. % incobr. VALOR

SIN VENCER

150,000.00 330,000.00 225,000.00 190,875.00 0.00 0.00 0.00 332,100.00 200,000.00

VENCIDAS EN DÍAS 30 60 72,100.00 92,450.00 88,400.00 0.00 0.00 225,600.00 190,870.00 200,000.00 200,000.00

0.00 31,000.00 64,000.00 112,200.00 446,500.00 0.00 335,600.00 0.00 123,900.00

TOTALES 61 o más 70,000.00 0.00 85,000.00 0.00 690,600.00 521,000.00 0.00 334,500.00 267,100.00

SEGUNDA PARTE: Métodos de Porcentajes. En cada uno de los siguientes casos presente los cálculos y el asiento que ajuste el valor de las incobrables encontrado. Las cuentas por cobrar suman ¢5,600,000.00 y se considera que el 3.95% se considera como incobrables. Las ventas al crédito suman ¢12,350,000.00 y el 2.75% se considera incobrables. Cuentas por cobrar de ¢4,4,67,500.00 y el 4,75% son incobrables. Ventas al crédito por ¢9,654,300.00, el 3.15% son incobrables. Cuentas por cobrar por ¢6,775,400.00 y el 4,25% son incobrables.

173

TERCERA PARTE: Uso de la Provisión para incobrables. En cada uno de los siguientes casos realice los asientos necesarios para hacer uso de la provisión para incobrables. La cuenta Provisión para Incobrables tiene un saldo de ¢320,000.00 al 20 de marzo del 2002: (22 de marzo) Las cuentas de Marielos Rojas por ¢80,000.00 y la de Celina’s por ¢75,000.00 se pasan como incobrables. (28 de marzo) La cuenta de Pedro Ramírez por ¢120,000.00 se pasa a incobrables. (16 de abril) La cuenta de Mimos por ¢75,000.00 se considera incobrables. (30 de abril) Una cuenta de hace algunos meses a nombre de La Galera por ¢47,000.00 nos es cancelada en efectivo. El saldo de la cuenta provisión para incobrables al 25 de junio del 2002 suma ¢66,500.00 y se utiliza la provisión así: (27 de junio) La cuenta de Marta Mora suma ¢50,000.00 y se pasa como incobrable. (12 de julio) La cuenta de Roger Cervantes en ¢15,000.00 se pasa a incobrable. (30 de julio) Se pasa a incobrable la cuenta de Tatiana Díaz por ¢10,000.00. (18 de agosto) Líela Cordero se pone al día con una cuenta que estaba incobrable y nos cancela mediante cheque ¢18,500.00 Saldo de provisión: ¢120,000.00 al 19 de julio del 2002. (19-07) La cuenta de Anny Rodríguez por ¢75,000.00 se pasa incobrable. (12-08) La cuenta de Quirós y Cía. pasa a incobrables por ¢47,200.00 (15-09) Cuenta de Compañía 10-H pasa a incobrable en ¢18,000.00 (25-09) Compañía 10-H se pone al día y cancela en efectivo.

174

2. AJUSTES POR PÉRDIDA DE VALOR DE VIDA ÚTIL DE ACTIVOS NO CIRCULANTES. Desde el punto de vista general, los denominados ACTIVOS NO CIRCULANTES se dividen en tres grandes áreas: A. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO: Incluye aquellos activos que comúnmente conocemos como tangibles, los cuales a medida que se van utilizando van perdiendo su valor, por lo que están sujetos a ser depreciados a medida que se van utilizando con el tiempo, entre los cuales tenemos los edificios, mobiliario, vehículos, equipo, equipo de cómputo, maquinaria, etc. Cabe mencionar que entre estas cuentas, el TERRENO no se deprecia, salvo en aquellos casos donde se utiliza para actividades agrícolas en las que va perdiendo fuerza para futuras cosechas y se deben agregar costos para su mejoramiento en la actividad. B. ACTIVOS INTANGIBLES: Se refiere a todos aquellos activos que no poseen valor material, es decir, no tienen existencia física real, como el caso de los derechos de autor, contratos de arrendamiento, derecho de llave, franquicias, etc. En estos activos el proceso de pérdida de valor se denomina Amortización. C. RECURSOS NATURALES Activos que aun teniendo existencia física se van agotando por su extracción, como el caso de Bosques, Minas, Tajos, Plantaciones, etc. Por tanto, la pérdida de valor aplica como Agotamiento. En nuestro caso utilizaremos para estudio solo los activos depreciables y los otros dos formarán parte del programa de estudios de otros niveles.

DEPRECIACIÓN

Por ley, debe crearse un fondo para los activos fijos que pierden su valor a medida que se usan en el paso del tiempo, como lo son los depreciables. La depreciación consiste en ir disminuyendo el valor del activo mediante la cuenta DEPRECIACIÓN ACUMULADA y se usa para aquellos activos denominados fijos que la ley permita (ver reglamento de Impuesto sobre renta), como por ejemplo: utensilios de cocina, edificios, mobiliario, equipo hotelero, maquinaria, vehículos, cortinas, camas, alfombras, equipo, etc. 175

Esta misma forma aplica para aquellos activos sujetos a amortización o agotamiento con la diferencia que en vez de depreciación acumulada se puede utilizar la cuenta de AMORTIZACIÓN ACUMULADA o AGOTAMIENTO ACUMULADO o en todo caso disminuir el valor del activo intangible o natural según sea el caso. Al igual que en las cuentas incobrables, este asiento es permitido por la Administración Tributaria y también disminuye las utilidades y por ende disminuye los impuestos sobre rentas del período. Existen varios métodos para depreciar activos pero la ley nacional costarricense permite solo el uso de los métodos de LÍNEA RECTA y el de SUMA DE DÍGITOS (estos ya fueron analizados en la sección de Matemática Financiera). Independientemente al método, la ley del impuesto sobre rentas aplica una tabla en cuanto a los años de vida útil promedio de una lista de activos entre los cuales anotaremos algunos con fines de ejemplificar y determinar los pasos que calcularemos mas adelante en cuanto al uso de los métodos de depreciación. Activo Edificios de Cemento o metal Edificios de Madera de Prima clase Edificios de Madera de Segunda Clase Equipo de aire acondicionado Alarmas Ascensores Automóviles para uso de empresa Autos de alquiler Centrales telefónicas Computadoras Mobiliario y Equipo de Oficina Estantería

Años de Vida Útil 50 25 17 10 10 15 10 3 10 5 10 10

El asiento general que se prepara para depreciar es el siguiente: 30-09 Gastos por depreciación Depreciación acumulada de ..... ------------xxxxxx---------

xxxxx xxxxx

El valor que aplica es por el año completo o por la porción anual que se necesite.

176

MÉTODO DE DEPRECIACIÓN POR LÍNEA RECTA

Consiste en distribuir el costo de manera uniforme a lo largo de la vida útil del activo, es decir que se divide el costo entre el número de años legales y se obtiene el monto anual de la depreciación. Ejemplo: Un auto para alquiler se deprecia por línea recta y fue comprado el 20 de junio de 2002 a un costo de ¢3,000,000.00. Prepare asiento de depreciación para cada año de vida útil. Según la tabla legal el auto tiene 3 años de vida útil. Cálculos: 3,000,000 / 3 = 1,000,000.00 anuales. Es recomendable preparar una tabla que refleje la depreciación aplicada y el acumulado que se va dando a través de tiempo y en nuestro ejemplo aplica así: Período 1 2 3

Depreciación Anual Depreciación Acumulada 1,000,000.00 1,000,000.00 1,000,000.00 2,000,000.00 1,000,000.00 3,000,000.00

En la columna de PERIODO se anotan los años de vida útil que tiene el activo, en la de MONTO ANUAL el valor encontrado al dividir el costo entre la vida útil y en la columna de DEPRECIACIÓN ACUMULADA se va sumando período a período el monto anual para saber el monto que se lleva a una fecha determinada. Preparemos asiento al 30 de septiembre de nuestro ejemplo: Como este vehículo se compró el 20 de junio y el asiento por depreciación se realiza al 30 de septiembre, los montos no concuerdan con la tabla anterior por lo que preparamos una tabla específica por fechas así: De 20/06/02 30/09/02 30/09/03 30/09/04

Hasta 30/09/02 30/09/03 30/09/04 20/06/05

Monto de Depreciación Depreciación 277,778.80 1,000,000.00 1,000,000.00 722,222.20

Acumulada 277,778.80 1,277,778.80 2,777,778.80 3,000,000.00

Al 30 de septiembre de 2002 el auto solo lleva de uso 3 meses y 10 días, contados desde el 20 de junio, lo que equivale a 100 días de depreciación. Por lo tanto dividimos el millón anual entre 360 y luego multiplicamos por el tiempo vencido así: (1,000,000.00 / 360)

x 100 = 277,778.80 177

30-09 Gastos por depreciación Depreciación acumulada Vehículos ------------xxxxxx---------

277,778.80 277,778.80

Al 30 se setiembre del 2003 y del 2004 aplica por un año completo en cada uno ya que va del 30 de septiembre de un año a la misma fecha en el siguiente año: 2003 Gastos por depreciación Depreciación acumulada Vehículos ------------xxxxxx--------2004 Gastos por depreciación Depreciación acumulada Vehículos ------------xxxxxx---------

1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000

Al final solo le queda de vida útil 8 meses y 20 días o sea 260 días; la diferencia de los 100 días contabilizados en el primer período fiscal y la fecha de depreciación será el 20 de junio, día en que se termina la vida útil. 1,000,000.00 / 360

x 260 = 722,222.20

Si aplicamos la cuenta de Mayor sale igual en cantidad por diferencia Depreciación Acum. Vehículos 277,778.00 1,000,000.00 1,000,000.00 2,277,778.00

Si restamos: 3,000,000.00 - 2,277,778.00

= 722,222.00

Por tanto el asiento al 20 de junio de 1999 es: 2005 Gastos por depreciación Depreciación acumulada Vehículos ------------xxxxxx---------

22,222.20 22,222.20

y la cuenta de Mayor quedaría:

178

Depreciación Acum. Vehículos 277,778.00 1,000,000.00 1,000,000.00 722,222.00 3,000,000.00 Y en este momento la depreciación acumulada se iguala al valor del vehículo, por tanto ha perdido el valor total y su valor en libros es de cero. MÉTODO DE DEPRECIACIÓN POR SUMA DE DÍGITOS

Consiste en el método de depreciación acelerada y es usado comúnmente para aquellos activos que por sus características dan una producción mucho mayor al inicio que al final de su vida útil. Consiste entonces en distribuir el costo de mayor a menor a través de su uso y es necesario aplicar una tabla donde se muestre la pérdida del valor bajo los siguientes pasos: Ejemplo: El auto del caso pasado. Según la tabla legal el auto tiene 3 años de vida útil. PASO 1: Calcular el factor de depreciación sumando los dígitos de vida, en este caso como son tres años de vida se suma 1 mas 2 mas 3 así: 1+ 2 + 3 = 6 PASO 2: Preparar la tabla de depreciación anual multiplicando en cada año el valor del activo por el resto de vida útil entre el factor. Por ejemplo a hoy, momento de la compra, al activo le quedan 3 años de vida útil. Entonces se multiplican los tres millones por 3 y se divide entre el factor del paso 1 que arrojó 6. Año Cálculo 1 2 3

3,000,000 X (3/6) 3,000,000 X (2/6) 3,000,000 X (1/6)

Depreciación Anual Depreciación Acumulada 1,500,000.00 1,000,000.00 500,000.00

1,500,000.00 2,500,000.00 3,000,000.00

Para realizar los asientos a través de la vida útil se aplica: 179

Al 30 se setiembre del 2002 solo lleva depreciado 3 meses y 10 días desde el 20 de junio al 30 de septiembre, lo que equivale a 100 días. Se toma el valor de depreciación anual de ese año, se divide por 360 días del año y se multiplica por los días transcurridos al cierre así: 1,500,000.00 / 360 x 100 = 416,667.00 30-9-02 Gastos por depreciación Depreciación acumulada Vehículos ------------xxxxxx---------

416,667 416,667

Al 30-9-03 se aplica el cálculo por lo que resta de 2002 más la parte correspondiente desde el 20 de junio hasta el 30 de septiembre de 2003. Del primer año faltan 260 días y para completar el año se toman 100 días del segundo: Del primer año faltan 260 días: (1,500,000.00 / 360) x 260 = 1,083,333.00 Del segundo año aplican 100 días: (1,000,000 / 360) x 100 = 277,778.00 TOTAL: 1,083,333.00 + 277,778.00 =

1,361,111.00

30-9-03 Gastos por depreciación Depreciación acumulada Vehículos ------------xxxxxx---------

1,361,111 1,361,111

Al 30 de septiembre de 2004 se aplica los 260 días que restan del segundo año más la parte correspondiente a 100 días del tercero para completar el año fiscal. (1,000,000.00 / 360) x 260 = 722,222.00 (500,000 / 360) x 100 = 138,889.00 TOTAL: 722,222.00 + 138,889.00 = 30-9-04 Gastos por depreciación Depreciación acumulada Vehículos ------------xxxxxx---------

861,111.00 861,111 861,111

180

Al 30 de septiembre de 2005 solo le resta de vida útil 8 meses y 20 días, o sea, 260 días y la fecha de depreciación será el 20 de junio, día en que se termina la vida útil. (500,000.00 / 360)

x 260

=

361,112.00

Si aplicamos la cuenta de Mayor sale igual en cantidad por diferencia Depreciación Acumulada de Vehículos 416,667.00 1,361,111.00 861,111.00 2,638,889.00 Si restamos:

3,000,000.00 - 2,638,889.00

Por tanto el asiento al 20 de junio es: 20-6-05 Gastos por depreciación Depreciación acumulada Vehículos ------------xxxxxx---------

= 361,111.00 361,111 361,111

y la cuenta de Mayor quedaría: Depreciac. Acumul. De Vehículos 416,667.00 1,361,111.00 861,111.00 361,111.00 3,000,000.00 Y en este momento la depreciación acumulada se iguala al valor del vehículo, por tanto ha perdido el valor total y su valor en libros es de cero.

181

EJERCICIOS: Métodos de Depreciación En cada uno de los siguientes casos calcule y presente la tabla de depreciación por el método que se requiera y prepare los asientos que se pidan. CASO I: Un edificio se compró el 26 de julio de 1999 en ¢8,700,000.00 y se deprecia por línea recta con una vida útil de 50 años. Presente la tabla de depreciación hasta el 30 de septiembre del 2002 y los asientos de ajuste respectivos en cada corte fiscal. CASO II Una máquina fue comprada el 6 de marzo de 2000 en ¢2,500,000.00 y se deprecia por línea recta con una vida útil de 10 años. Presente la tabla de depreciación y los asientos de ajuste hasta el 30-9-02. CASO III Presente la tabla de depreciación completa para un computador comprado el 12 de abril de 2000 a un valor de ¢789,000.00 depreciable por línea recta a 5 años. Presente además los asientos hasta el 30-9-02 CASO IV: Presente el Caso II utilizando el método de suma de dígitos. CASO V: Presente el Caso III utilizando el método de suma de dígitos. CASO VI: Presente la tabla de depreciación completa por suma de dígitos así como los asientos de ajuste al 30-9-01 y al 30-9-02 para Mobiliario cuyo valor fue de ¢3,775,000.00 comprado el 6 de agosto de 1999 con una vida útil de 10 años. CASO VII Por el método de línea recta, calcule tabla completa y registre asientos de ajuste al 30-9-01 y 30-9-02 para un vehículo que costó ¢5,900,000.00 el 16 de junio de 1999 con una vida útil de 10 años.

182

3. AJUSTES POR INGRESOS Y GASTOS YA REALES I. AJUSTES POR INGRESOS ACUMULADOS:

Se le llama Producto o Ingreso Acumulado a aquellos ingresos que ya se han devengado o ganado y al momento del ajuste no se ha recibido su pago. Entre estos podemos mencionar los intereses ganados, comisiones ganadas, ingresos por alquileres, ingresos por servicios, etc. Normalmente estos rubros no se han contabilizado por no haber recibido el valor del ingreso y al ajustarlos debemos reflejar la parte que pertenece a este período. Se les puede llamar también Ingresos por Cobrar. Ejemplo: Un huésped ingresa por 8 días a nuestro hotel, el 28 de septiembre, y su cuenta por ¢52,000.00 será cancelada al finalizar su estadía. Al cierre fiscal del 30 de septiembre, hemos ganado realmente el valor de 2 días de hospedaje porque se ha ofrecido pero no hemos recibido el pago. Como es un ingreso generado dentro del período fiscal que estamos contabilizando es necesario ajustar los dos días y el resto queda para el siguiente período. (52,000.00 / 8) x 2 = 13,000.00 El asiento general para esta situación queda: 30-09 Ingresos Acumulados por hospedaje Ingresos por hospedaje ------------xxxxxx---------

13,000.00 13,000.00

Otra forma de contabilizarlos sería: 30-09 Hospedaje por cobrar Ingresos por hospedaje ------------xxxxxx---------

13,000.00 13,000.00

En todos los casos de ingresos acumulados el asiento es similar, con la variante del monto y el tipo o nombre de cuenta que se aplica.

183

CUANDO SE RECIBE EL PAGO

Cuando recibimos el pago por el servicio se debe contabilizar la parte que no habíamos registrado como ingreso y se cierra o disminuye el Ingreso Acumulado. En nuestro caso recibimos efectivo y aplica: 06-10 Efectivo Ingresos por hospedaje Ingresos Acumulados por hospedaje ------------xxxxxx---------

52,000.00 39,000.00 13,000.00

II. AJUSTES POR INGRESOS ADELANTADOS:

Son ingresos recibidos por adelantados pero no devengados totalmente como por ejemplo los intereses, comisiones, alquileres, etc. que al momento del ajuste nos han pagado por adelantado pero una parte está vencida en este período y otra pertenece al período siguiente. Este, como todos los demás ajustes, se prepara SOLO POR LA PARTE QUE PERTENECE AL PERIODO QUE SE ESTA TRATANDO, es decir, la parte CONSUMIDA. Por ejemplo, el caso de un cobro de intereses adelantados el 12 de cada mes, sucede que al 30 del mes, solo se han vencido 18 días en ese período, por lo que se ajusta solo la parte completamente ganada para que ésta quede reflejada en el período como el ingreso. Recordemos que en temas anteriores aprendimos a contabilizar ingresos adelantados y la cuenta tenía saldo original al haber (son pasivos), por tanto se ajusta al debe lo consumido. El asiento general que se prepara para ajustar ingresos adelantados es el siguiente: 30-09 Ingresos Adelantados por xxxxx Ingresos por xxxxx ------------xxxxxx---------

xxxxxx xxxxxx

Ejemplo: El 20 de enero recibimos ¢180,000.00 mediante cheque, sobre 45 días de alquiler del local. El asiento que se realizó en ese momento fue: 20-01 Efectivo Ingresos Adelantados por alquileres ------------xxxxxx---------

180,000.00 180,000.00 184

Al corte del 30 de enero deben ajustarse 10 días que quedan realmente ganados a la fecha: (180,000.00 / 45) x 10 =

40,000.00

30-01 Ingresos Adelantados x alquileres Ingresos por alquileres ------------xxxxxx---------

40,000.00 40,0000

III. AJUSTES POR GASTOS ACUMULADOS:

Los gastos acumulados están representados por rubros que hemos consumido o devengado pero no hemos pagados a la fecha del ajuste y pertenecen al período en contabilización entre los que podemos mencionar los gastos por intereses, comisiones, alquileres, sueldos, agua, luz, teléfono, salarios, seguros, etc. Representan un pasivo ya que se deben a la fecha de corte y por tanto se pueden denominar Gastos por pagar y tienen saldo original al haber. El asiento general para estos casos sería: 30-09 Gastos por intereses Gastos acumulados por intereses ------------xxxxxx---------

15 000 15 000

También puede realizarse así: 30-09 Gastos por intereses Intereses por pagar ------------xxxxxx---------

10 000 10 000

Ejemplo: Supongamos que al cierre del 30 de abril debimos haber cancelado intereses por ¢28,650.00. Como son intereses devengados en ese período, entonces debe pasarse el gasto en esa fecha así: 30-04 Gastos por intereses Gastos acumulados por intereses ------------xxxxxx--------Otra forma de hacerlo sería: 30-04 Gastos por intereses Intereses por pagar ------------xxxxxx---------

28,650 28,650

28,650 28,650 185

Al realizar el pago atrasado se registra: 03-05 Gastos acumulados por intereses Efectivo ------------xxxxxx---------

28,650.00 28,650.00

O de utilizarse el método por pagar: 03-05 Intereses por pagar Efectivo ------------xxxxxx---------

28,650.00 28,650.00

IV. AJUSTES POR GASTOS ADELANTADOS:

Son gastos que por alguna razón hemos efectuado por anticipado en el período contable pero no están consumidos al corte, como los casos de: seguros, papelería, intereses, comisiones, alquileres, etc. El caso más común son las primas de seguros al INS que se cancelan por adelantado en una fecha determinada y cubre una cantidad determinada de meses. Si al cierre solo se ha vencido una parte, ésta se ajusta para dejar reflejado el gasto real en ese período. Asiento general: 30-09 Gastos por xxxxxx Gastos adelantados por xxxxxx ------------xxxxxx---------

xxxxxx xxxxxx

Ejemplo: El 23 de junio se cancelaron ¢90,000.00 mediante cheque por prima de seguros que cubre 3 meses. El 23 de junio se realizó el asiento así: 23-06 Gastos adelantados por seguros Bancos ------------xxxxxx---------

90,000.00 90,000.00

Al cierre del 30 de junio ya se tienen 7 días de intereses completamente gastados: (90,000.00 / 90) x 7 = 7,000.00 30-06 Gastos por intereses Gastos adelantados por intereses ------------xxxxxx---------

7,000.00 7,000.00 186

CUADRO BÁSICO PARA CONTABILIZAR PRODUCTOS Y GASTOS ADELANTADOS O ACUMULADOS Hay que tener muy presente, al ajustar, dos aspectos importantes: 1. Las cuentas de GASTOS siempre tienen saldo al debe, por lo tanto cuando se van a ajustar gastos adelantados o acumulados, la parte del gasto real SIEMPRE debe quedar al debe, como se pudo observar anteriormente en cada ejemplo, y como la parte vencida de los gastos adelantados o acumulados es GASTO REAL el asiento siempre será el Gasto contra en Gasto Acumulado o Gasto Adelantado. 2. Las cuentas de INGRESOS siempre tienen un saldo al haber, por lo que al ajustar ya sea los adelantados o los acumulados, la parte del ingreso devengado real SIEMPRE debe quedar al haber. Por tanto siempre el ajuste aplica como el Ingreso Acumulado o Adelantado contra el INGRESO REAL. El siguiente cuadro pretende aclarar esta situación y es importante su dominio para poder comprender el sistema de ajustes de operaciones ya sea que se haga al final de cada mes, bimestre, trimestre, o en todo caso un solo cierre anual al final del período fiscal legal. SALDOS DE CUENTAS DE INGRESOS Y GASTOS ADELANTADOS Y ACUMULADOS CUENTAS Ingresos Acumulados Gastos Adelantados Gastos Acumulados Ingresos Adelantados

DEBE

HABER xxxxx xxxxx xxxxx xxxxx

NOTAS: * Una vez que se han pasado al Diario absolutamente todos los asientos de ajuste que se han realizado, la información se traslada al Libro Mayor y Auxiliar respectivo. * Los nuevos saldos del Libro Mayor arrojan como resultado los datos para confeccionar el BALANCE AJUSTADO. * Luego se continúa confeccionando el ESTADO DE RESULTADOS con base a las cuentas de Ingresos y Gastos (en una empresa de servicios)

187

EJERCICIOS SOBRE AJUSTES DE OPERACIONES En cada uno de los casos que se anotan a continuación presente: (utilice hojas contables de 3 columnas para Diario) 1. Abra en T las cuentas existentes en el Balance por Saldos ofrecido. 2. Confecciones cada uno de los asientos de ajustes solicitados. 3. Actualice el mayor en función de los asientos de ajustes (use las mismas cuentas T del punto 1). 4. Confeccione: Balance Ajustado y Estado de Resultados. CASO # 1 Hotel Manuel Antonio Balance de Comprobación por Saldos al 30 de septiembre de 2001 Edificios Depreciación Acumulada de Edificios Terrenos Mobiliario y Equipo de Oficina Depreciación Acumulada Mobiliario Oficina Mobiliario Hotelero Depreciación Acumulada Mobiliario Hotelero Préstamos por Cobrar a Empleados Cuentas por Cobrar por Tarjetas de Crédito Otras cuentas por Cobrar Ingresos Acumulados por servicios Gastos Adelantados por papelería Gastos adelantados por Intereses Gastos Adelantados por Seguros Gastos Adelantados por comisiones Bancos Efectivo Gastos por Salarios Gastos Administrativos Gastos de Ventas y Mercadeo Gastos de Alquiler de Parqueos Otros gastos Capital Social Hipotecas por pagar sobre edificios Documentos por pagar Cuentas por pagar Ingresos por Servicios Ingresos por Comisiones Ingresos por intereses Servicios recibidos adelantados Comisiones recibidas adelantadas Interés recibido Adelantado SALDOS IGUALES

9,000,000.00 2,000,000.00 1,000,000.00 10,500,000.00 300,000.00 900,000.00 50,000.00 200,000.00 250,000.00 400,000.00 350,000.00 244,500.00 400,000.00 100,000.00 2,000,000.00 200,000.00 768,000.00 250,000.00 200,000.00

540,000.00 165,000.00 1,000,000.00

1,561,500.00 2,400,000.00 1,200,000.00 800,000.00 20,600,000.00 256,000.00 200,000.00 200,000.00 100,000.00 90,000.00 29,112,500.00 29,112,500.00

188

Los siguientes datos fueron encontrados para realizar los ajustes: 1. Las cuentas por cobrar por tarjetas llevan vencidas comisiones por ¢40,000.00. 2. El mobiliario hotelero se deprecia a 10 años por suma de dígitos y fue comprado el 15 de junio de 2001; el Mobiliario de Oficina se deprecia al 10% anual y el Edificio aplica al 2% anual. (los dos últimos por el año completo). 3. De los gastos adelantados están vencidos: el 45% de la papelería, 38% de intereses, 55% de los seguros y 60% de las comisiones. 4. Una cuenta por pagar por ¢105,000.00 tiene vencidos intereses al 22,5% anual desde el 26 de agosto y otra por ¢140,000.00 al 23% anual desde el 5 de septiembre. 5. Los documentos por pagar tienen intereses vencidos no pagados por ¢144,000.00 6. Se tienen pendientes de pago los recibos de teléfono del mes por ¢24,000.00, agua por ¢33,000.00 y electricidad por ¢67,800.00. Todos se incluyen en la cuenta de Otros Gastos. 7. Sueldos pendientes de pago por ¢450,000.00 de la segunda quincena de septiembre. 8. De los servicios recibidos adelantados no se ha ofrecido aún el 45%. 9. Las comisiones recibidas adelantadas están vencidas al 62% y los intereses recibidos adelantados en un 47%. 10. Hoy se recibió un cheque que nos cancela el 60% del valor de los Ingresos Acumulados por servicios. 11. El 3,75% de las cuentas por cobrar se consideran incobrables. 12. Si hay utilidades se aplica 30% de impuestos y aplican dividendos por el 40% de las utilidades disponibles.

189

CASO # 2 El I.C.S.C. se inició el 5 de febrero de 2002 como un Colegio Técnico Privado con sede en Ciudad Quesada. (se ofrecen datos al 30-9-02.) 1. Se aplica un 3,95% como incobrables, en las cuentas por cobrar alumnos. 2. El equipo educativo se deprecia a 10 años por suma de dígitos, el mobiliario a 10 años por línea recta, el equipo de cómputo a 5 años por suma de dígitos y el edificio al 2% anual. 3. Los salarios pagados adelantados están vencidos en un 90% a la fecha y de los seguros pagados adelantados no se ha consumido el 35%. 4. No se ha registrado el depósito del día en el banco por ¢72,000.00 del efectivo. 5. De las cuentas por cobrar existe una por ¢38,600.00 con intereses vencidos al 22.5% anual desde el 22 de agosto y además están vencidas las comisiones del 5,75% sobre las cuentas por cobrar a tarjetas de crédito. 6. De las cuentas por pagar se tiene una por ¢63,000.00 con intereses vencidos al 22.52% anual desde el 2 de septiembre y otra por ¢73,450.00 al 21.75% desde el 7 de septiembre. 7. Se deben intereses sobre hipotecas desde el 18 de agosto al 17,55% anual y sobre un documento por ¢50,000.00 desde el 6 de septiembre al 21,35% anual. 8. Los servicios recibidos adelantados no se ha vencido al 48%. 9. De los intereses recibidos adelantados no se ha vencido el 25%. 10. De los gastos publicitarios el 45% se pagaron por adelantado.

190

Instituto Comercial San Carlos Balance de Comprobación por Saldos al 30 de septiembre del 2002 Edificios Terrenos Equipo de Cómputo Mobiliario de Oficina Equipo Educativo Cuentas por cobrar - Empleados Cuentas por cobrar - Tarjetas de Crédito Cuentas por cobrar - Alumnos Bancos Efectivo Gastos por Sueldos Gastos por publicidad Descuentos en Colegiaturas Gastos Publicitarios Seguros Pagados Adelantados Salarios Pagados Adelantados Gastos Promociónales Gastos Administrativos Gastos por seguros Gastos por comisiones Otros Gastos Capital Social Hipotecas por pagar Documentos por pagar Cuentas por pagar Servicios recibidos adelantados Interés recibido Adelantado Ingresos por Colegiaturas Ingresos por venta de textos Ingresos por venta de escudos y útiles Ingresos por intereses SALDOS IGUALES

7,000,000.00 2,650,000.00 4,000,000.00 1,800,000.00 2,420,000.00 100,000.00 250,000.00 400,000.00 1,000,000.00 83,000.00 4,560,000.00 276,540.00 90,000.00 112,500.00 250,000.00 60,000.00 142,000.00 420,000.00 20,000.00 260,600.00 100,000.00

25,994,640.00

4,000,000.00 7,800,000.00 700,000.00 250,000.00 352,000.00 60,000.00 12,026,640.00 450,000.00 300,000.00 56,000.00 25,994,640.00

191

CASO #3 EMPRESA JIMAR inicia operaciones el 4 de agosto de 2004. 1. 3,35% de las cuentas por cobrar se consideran incobrables. 2. documento por cobrar en ¢256,000.00 lleva intereses vencidos desde el 12 de septiembre al 17,5% anual. 3. inventario de suministros lleva gastado ¢146,000.00. 4. inversiones tienen vencidos intereses por 9 días al 22.55% anual. 5. la papelería se han gastado ¢33,900.00 6. El vehículo se compró el 16 de septiembre de este año, depreciable por suma de dígitos a 8 años, el mobiliario se deprecia al 10% anual y se compró el día de inicio de operaciones. 7. Los alquileres pagados adelantados se aplican por 2 meses a partir del 4 de septiembre. 8. Se tienen intereses vencidos sobre cuentas y documentos a pagar por ¢41,560.00 9. Del interés cobrado adelantado el 28% no ha vencido y del pagado adelantado se ha vencido el 55%. 10. De los alquileres cobrados adelantados se aplicaron sobre 2 meses desde el 16 de septiembre. 11. Salarios vencidos por ¢704,000.00

192

EMPRESA JIMAR BALANCE DE COMPROBACIÓN POR SALDOS AL 30 DE SEPTIEMBRE, 2001 Efectivo Cuentas por cobrar Documentos por cobrar Suministros Inversiones Intereses por cobrar Papelería Vehículos Terrenos Mobiliario Alquileres pagados adelantados Interés pagado adelantado Cuentas por pagar a corto plazo Documentos por pagar a corto plazo Intereses por pagar Sueldos por pagar Alquileres por pagar Hipoteca por pagar a largo plazo Documentos por pagar a largo plazo Interés cobrado adelantado Alquiler cobrado adelantado Capital Social Alquileres ganados Intereses ganados Ingresos por Servicios Dividendos ganados Gastos por alquileres Gastos por papelería Gastos por sueldos Gastos de mantenimiento Gastos por suministros SALDOS IGUALES

3,900,000.00 600,000.00 1,100,000.00 300,000.00 800,000.00 80,000.00 60,000.00 3,000,000.00 4,000,000.00 6,000,000.00 110,000.00 90,000.00 175,000.00 210,000.00 60,000.00 90,000.00 80,000.00 300,000.00 1,000,000.00 100,000.00 120,000.00 13,450,000.00 300,000.00 100,000.00 4,600,000.00 400,000.00 70,000.00 40,000.00 680,000.00 117,000.00 38,000.00 20,985,000.00

20,985,000.00

193

CIERRE DE OPERACIONES Después de haber mayorizado los ajustes, o sea, tener la información necesaria para presentar el BALANCE AJUSTADO y ya habiendo preparado el ESTADO DE RESULTADOS se procede a realizar los asientos de cierre o CIERRE DE OPERACIONES, con lo que se podrá determinar con mayor exactitud lo que se hizo en el período fiscal . Estos asientos son los que cierran las cuentas de resultados, es decir, saldan las ventas y sus elementos, el costo de ventas, los ingresos y los gastos que se han ganado y devengado (REALES) para determinar la utilidad o pérdida del período mediante la cuenta de PERDIDAS Y GANANCIAS cuyo objeto es agrupar todos los ingresos y gastos en una sola cuenta cerrando estos y determinando el resultado final. Los asientos de cierre tienen cuatro objetivos básicos: 1. Obtener la utilidad bruta sobre ventas. 2. Saldar los gastos reales. 3. Saldar los ingresos reales. 4. Registrar el beneficio o pérdida del período. LOS ASIENTOS A REALIZAR EN DIARIO SERÍAN: 1. CIERRE DE INGRESOS 30-09 Ingresos por Comisiones Ingresos por Alquileres Ingresos por Servicios Ingresos por .............. Pérdidas y Ganancias “Cerrando ingresos del período” -----------xxxxx-------------

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

Recordemos que los INGRESOS TIENEN UN SALDO ORIGINAL AL HABER por lo que al cerrarlos SE PASAN AL DEBE y quedan con saldo cero. LA CUENTA DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS depende del resultado de las demás cuentas, por lo que puede aparecer al debe o al haber. En este caso como las ventas estaban con saldo original al haber y los elementos de ventas con saldo al debe se pasan al lado contrario y la diferencia se anota en la cuenta de Pérdidas y Ganancias. 2.

CIERRE DE GASTOS 194

30-09 Pérdidas y Ganancias Gastos por Comisiones Gastos por Intereses Gastos por Incobrables Gastos por Depreciación Gastos por ...................... “Cerrando gastos del período” -----------xxxxx-------------

xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx

El orden de cierre de ingresos o gastos es indiferente, pero dado que hemos tomado primero el cierre de gastos recordemos que los GASTOS TIENEN UN SALDO ORIGINAL AL DEBE por lo que AL CERRARLOS SE PASAN AL HABER y quedan con saldo cero. 3.

REGISTRO DE PÉRDIDA O GANANCIA DEL PERÍODO

Al mayorizar la cuenta PERDIDAS Y GANANCIAS, el saldo que esta arroje, debe o al haber, tiene un significado contable.

sea al

Si se obtiene saldo DÉBITO nos enfrentamos entonces a una PÉRDIDA EN EL PERÍODO, y por el contrario ante un saldo CRÉDITO, la cuenta arroja GANANCIA EN EL PERÍODO. PERDIDAS Y GANANCIAS PERDIDA

GANANCIA

Si se obtiene una pérdida el asiento queda entonces: 30-09 Déficit del Período Pérdidas y Ganancias Contabilizando Pérdida del período ------------xxxxxx---------

xxxxx xxxxx

Si se obtiene una ganancia, o sea, que la cuenta de Pérdidas y Ganancias quedó con saldo al haber, entonces se cierra esta cuenta contra la ganancia del período. 30-09 Pérdidas y Ganancias Utilidad del Período Contabilizando ganancia del período ------------xxxxxx---------

xxxxx xxxxx

195

De la ganancia del período surgen los impuestos de rentas y sobre el exceso restante se declaran los dividendos (dinero que se entrega a los socios como ganancias de éstos). Debe aclararse que en el caso de pérdidas del período ni se paga impuestos ni se declaran dividendos a los socios. EJEMPLO: Supongamos que el Hotel Rey en Playa Panamá, obtuvo una ganancia en el período fiscal finalizado el 30 de septiembre de 2001 por ¢45,000,000.00, debe pagar ¢6,000,000.00 en impuestos sobre rentas y declara el 40% de las utilidades netas como dividendos. 30-09 Ganancia del Período Utilidad Neta del período Impuesto de rentas por pagar Registra impuesto de rentas utilidad neta del período. ------------xxxxxx---------

45,000,000.00 39,000,000.00 6,000,000.00

y

La GANANCIA DEL PERÍODO queda con saldo cero y queda reflejado tanto el impuesto de renta por pagar y la utilidad neta sobre la cual se determina el valor de los dividendos. Tanto los dividendos como el impuesto serán cancelados en el mes de diciembre (si el período fiscal es el normal). Los asientos independientes para declarar dividendos quedan: 30-09 Utilidad Neta del Período Dividendos por pagar Utilidades no distribuidas “Declarando dividendos del período y pasando el resto a no distribuida.” ------------xxxxxx---------

39,000,000.00

15,600,000.00 23,400,000.00

Como se observa, la parte de la utilidad neta que no se reparte como dividendos se denomina Utilidades no Distribuidas. El día de pago de dividendos y del impuesto de rentas, se aplica: 15-12 Impuesto de rentas por pagar Dividendos por pagar Bancos Cancelando impuestos y dividendos

6,000,000 15,600,000

21,600,000 196

------------xxxxxx--------Una vez preparados estos asientos, se mayorizan y entonces los saldos del mayor arrojan el BALANCE GENERAL, y para dejar claro el resultado de las operaciones se prepara también el ESTADO DE RESULTADOS (también llamado Estado de Pérdidas y Ganancias) para que se pueda entender tanto el resultado de las operaciones realizadas como los saldos de las cuentas reales (activo, pasivo y capital). ESTADOS FINANCIEROS (Libro de Inventarios y Balances) El orden de presentación de los Estados Financieros aplica: 1.

BALANCE INICIAL: Primer estado financiero que se prepara, el cual surge a raíz del asiento de apertura al iniciar la empresa. Consiste en determinar los débitos y créditos que surgen de este primer asiento y solo se prepara una vez en la historia de la compañía. Se anota el folio #2 del Primer Libro de Inventarios y Balances que lleva la empresa.

2.

BALANCE POR SALDOS: Presenta la información obtenida de las cuentas del Mayor, debidamente saldadas y listas para ser ajustadas. Se puede obtener el momento que se necesite y es una guía para saber el estado de las operaciones comerciales a una fecha dada.

3.

BALANCE AJUSTADO: Al Balance por Saldos se le aplican los ajustes necesarios para dejar las cuentas perfectamente actualizadas en cuanto a lo que está completamente devengado en el período, inventarios, costo de ventas, etc. Una vez mayorizados estos ajustes, el Libro Mayor presenta nuevos saldos que dan lugar al Balance Ajustado.

4.

ESTADO DE RESULTADOS o de PÉRDIDAS Y GANANCIAS: Como ya se actualizaron todas las cuentas mediante el Balance Ajustado, éste presenta la verdadera información financiera y de allí tomamos las ventas, elementos de ventas, costo de ventas, ingresos y gastos reales y preparamos el Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias para determinar la utilidad o pérdida obtenida en el período y además calcular (si resultan utilidades), los impuestos de renta y dividendos que se declaren.

5.

BALANCE GENERAL ó ESTADO DE SITUACIÓN:

197

Del Balance Ajustado se toman todas aquellas cuentas catalogadas como de resultados y con ellas se preparan los asientos de cierre, que al mayorizarlos dejan abiertas las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio, así como la utilidad o déficit del período. 6.

ESTADO DE CAPITAL o de UTILIDADES: Utiliza las cuentas de capital contable y utilidades retenidas del período para presentar la situación del dueño o socios al cierre.

ESTADO DE CAPITAL: Este estado presenta las cuentas de patrimonio debidamente desglosadas como una manera de analizar los resultados de las operaciones en cuanto a los cambios sufridos en lo referente al capital contable. ESQUEMA DEL ESTADO DE CAPITAL Nombre de la empresa Estado de Capital al 30 de septiembre de xxxx Capital Social + Utilidades Retenidas de Períodos Anteriores + Superávit de Períodos Anteriores + Utiliades Retenidas Actuales TOTAL DE PATRIMONIO NETO

xxxxxx xxxxxx xxxxxx __xxxxxx__ __xxxxxx__

EJERCICIOS INTEGRADOS: Ajustes, Cierre y Estados Financieros Para los casos que ya han sido preparados: Hotel Manuel Antonio, Instituto Comercial San Carlos y Empresa Jimar presente el proceso de cierre de operaciones y preparación de estados financieros así: 198

Realice los asientos de cierre necesarios Realice los asientos adicionales que se piden adicionalmente en cada empresa Pase a Mayor los asientos anteriores Prepare el Balance General Clasificado Prepare el Estado de Capital HOTEL MANUEL ANTONIO: En los períodos que se tenga ganancias, la empresa aplica al impuesto de renta al 20% de sus utilidades y tiene la política de repartir dividendos por el 25% de las utilidades disponibles después de descontados los impuestos de renta. INSTITUTO SAN CARLOS Impuestos al 25% y reparte dividendos del 30%. JIMAR Impuestos al 20% y reparte el 35% de sus utilidades disponibles.

199

Ejercicios de Autoevaluación - Teoría PRIMERA PARTE: Marque con una equis la opción que concuerda como respuesta adecuada a la frase formulada en cada punto. 1.

Aquello que se ha devengado totalmente al ajustar operaciones pero no se ha recibido su pago a la fecha se llama a. Gastos Acumulados b. Ingresos Acumulados c. Ingresos Adelantados d. Gastos Adelantados

2.

La cuenta que resulta cuando los ingresos son menores que los gastos del período se denomina a. Costo de Ventas b. Ganancia del período c. Pérdidas y Ganancias d. Déficit del período

3.

El ajuste que se prepara para determinar la pérdida del valor de la vida útil de un activo fijo tangible se denomina a. Depreciación b. Incobrables c. Gastos Acumulados d. Ingresos Acumulados

4.

Una a. b. c. d.

5.

La cuenta que se utiliza como puente para realizar el cierre de ingresos y gastos es la denominada a. Utilidades Retenidas b. Déficit del Período c. Pérdidas y Ganancias d. Utilidad del Período

6.

Aquello que se recibe antes de su vencimiento y no se ha devengado al ajustar operaciones se llama a. Gastos Acumulados b. Ingresos Acumulados

de las siguientes cuentas tiene saldo original al debe Ingresos Adelantados Cuentas por pagar Reserva para incobrables Gastos Adelantados

200

c. d.

Ingresos Adelantados Gastos Adelantados

7.

Los a. b. c. d.

asientos de ajuste se preparan a partir del Balance General Balance por Saldos Estado de Resultados Balance Ajustado

8.

La pérdida del valor de los activos fijos intangibles se conoce con el nombre de a. Agotamiento b. Depreciación c. Amortización d. Vida útil

9.

Aquello que se pagó antes de su vencimiento pero no se ha devengado totalmente al ajustar operaciones se llama a. Gastos Acumulados b. Ingresos Acumulados c. Ingresos Adelantados d. Gastos Adelantados

10.

Cuando la cuenta de Pérdidas y Ganancias resulta en un saldo deudor se aplican a. Pérdidas b. Dividendos c. Ganancias d. Utilidades Retenidas

11.

El método de incobrables en el cual no se registra asiento para contabilizar la provisión respectiva es el denominado a. Cancelación directa b. Porcentaje de ventas al crédito c. Antigüedad de saldos d. Porcentaje de cuentas por cobrar

12.

Aquello que se ha devengado totalmente al ajustar operaciones pero no se ha pagado se llama a. Gastos Acumulados b. Ingresos Acumulados c. Ingresos Adelantados d. Gastos Adelantados

13.

El porcentaje de impuestos sobre rentas se calcula sobre a. Pérdidas y Ganancias 201

b. c. d.

Utilidad Neta Utilidad Bruta Déficit del Período

14.

La cuenta que se debita al momento de contabilizar la pérdida de valor de un recurso natural es la llamada a. Gasto por amortización b. Agotamiento acumulado c. Amortización acumulada d. Gasto por agotamiento

15.

El estado financiero que se presenta al iniciar la empresa y se coloca en el folio #2 del primer libro de Balances e Inventarios se llama a. Balance por Saldos b. Balance General c. Balance Ajustado d. Balance Inicial

16.

El estado financiero que se confecciona tomando solamente cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio se llama a. Estado de Resultados b. Balance por Saldos c. Balance Ajustado d. Balance General

SEGUNDA PARTE: la frase anotada . 1.

2.

Llene los espacios vacíos con las respuestas que concuerden con

Anote el orden de presentación de estados financieros en el Libro de Inventarios y Balances al momento de haber preparado ajustes y cierre de operaciones a. ________________________________________________________________ _ b. ________________________________________________________________ _ c. ________________________________________________________________ _ d. ________________________________________________________________ _ e. ________________________________________________________________ _ Anote los nombres de los 6 tipos de ajustes que se presentan al final del período fiscal en una empresa de servicios 202

a. b. c. d. e. f.

______________________________________________________________ __ ______________________________________________________________ __ ______________________________________________________________ __ ______________________________________________________________ __ ______________________________________________________________ __ ______________________________________________________________ __

3.

Anote los nombres de los cuatro métodos que se utilizan para calcular incobrables del período a. _____________________________________________________________ __ b. _____________________________________________________________ __ c. _____________________________________________________________ __ d. _____________________________________________________________ __

4.

Mencione los nombres de 6 cuentas que están sujetas a ajustes, como gastos o ingresos del período fiscal a. _____________________________________________________________ _ b. _____________________________________________________________ _ c. _____________________________________________________________ _ d. _____________________________________________________________ _ e. _____________________________________________________________ _ f. _____________________________________________________________ _

5.

Anote los nombres de los dos tipos de depreciaciones legales en Costa Rica a. ____________________________________________________________ __ b. ____________________________________________________________ __ 203

6.

7.

Nombre la clasificación que se le da al activo fijo a. ____________________________________________________________ __ b. ____________________________________________________________ __ c. ____________________________________________________________ __ Mencione los cuatro objetivos de los asientos de cierre a. ____________________________________________________________ __ b. ____________________________________________________________ __ c. ____________________________________________________________ __ d. ____________________________________________________________ __

III PARTE: Pareo. A continuación se presentan una serie de proposiciones numeradas en la columna izquierda y cada una de ellas tiene respectiva respuesta en la columna de la derecha. Anote en el paréntesis central el número que se adapte con la columna a manera de respuesta. 1.

Balance Ajustado

(

2.

Gastos Acumulados

(

3.

Ajustes

(

4.

Costo de Ventas

(

5.

Hoja de Trabajo

(

6.

Estado de Resultados

(

7.

Cierre de Operaciones

(

) Presenta el resumen de las operaciones del período determinando la utilidad o pérdida del período. ) Cuente resumen de ingresos y gastos reales cuyo saldo determina el resultado de las operaciones. ) Cobros vencidos pero que se encuentran pendientes al cerrar el año fiscal. ) La cuenta Pérdidas y Ganancias resulto en un saldo al Debe. ) Presenta el resumen de cuentas Patrimoniales incluyendo la utilidad o pérdida del período recién terminado. ) La cuenta de Pérdidas y Ganancias resultó en un saldo al haber. ) Estado que presenta las cuentas de manera que se cumple con la ecuación contable.

204

8.

Pérdidas y Ganancias

(

9.

Déficit del Período

(

10.

Ingresos Acumulados

(

11.

Dividendos

(

12.

Utilidad del Período

(

13.

Balance general

(

14.

Estado de Capital

(

15.

Gastos por Incobrables

(

) Pagos que debimos haber realizado y por alguna razón todavía se deben al cerrar operaciones. ) Listado de cuentas de Mayor que resulta una vez realizados los pases sobre ajustes de operaciones. ) Presenta el resumen de las operaciones de ajuste, cierre y estados financieros a manera de borrador. ) Representa la parte de las cuentas a cobrar o ventas al crédito que se supone pueden darse por perdidas en el período. ) Cuenta que se afecta al ajustar las cuentas de inventarios, compras, elementos de compras. ) Proceso de dejar en cero los ingresos y gastos reales del período para poder determinar el resultado real de operaciones. ) Parte de las utilidades que se reparte a los socios o dueño. ) Proceso que pretende dejar como reales las cuentas de un período que por alguna razón no lo están.

IV PARTE: Complete: Anote en el espacio vacío la respuesta a la frase que se aplica. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

La cuenta que se afecta al haber al cerrar las compras del período se denomina __________________________________________________________________ Nombre la cuenta que se acredita al ajustar la depreciación de Edificios __________________________________________________________________ Anote el nombre de la cuenta donde se anotan los pagos que se han realizado antes de su vencimiento __________________________________________________________________ La cuenta que se utiliza para cerrar las cuentas de ingresos y gastos se llama __________________________________________________________________ Nombre la cuenta que se debita al ajustar ingresos recibidos adelantados __________________________________________________________________ Anote el nombre de la cuenta que se acredita al ajustar el valor de incobrables del período __________________________________________________________________ La cuenta que se acredita al momento de declarar dividendos se denomina _________________________________________________________________ 205

8. 9. 10.

Nombre el método de depreciación donde al inicio se desvalora una mayor cantidad del activo que en los períodos siguientes _________________________________________________________________ La cuenta que se debita cuando cerramos el inventario inicial se llama _________________________________________________________________ Anote el nombre de la cuenta que incluye los valores que quedan sin repartir de las utilidades finales obtenidas _________________________________________________________________

206