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• Alex Ferney Urrego Palacios

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3: Determinación de requerimientos

ANGIE CAROLINA URREGO PALACIOS Cod. 414215327

DAVID ALBERTO CASTAÑEDA ALDANA (Docente)

FUNDAMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GRUPO FU4

UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, ECONÓMICAS Y CONTABLES ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL FUSAGASUGÁ IPA 2020

1. LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PROINSUMOS S.A. N° DE INSUMOS

NOMBRE DEL INSUMO

DESCRIPCIÓN DEL INSUMO

1

Informe de utilidades

El informe comparativo de utilidades da a conocer la rentabilidad del negocio con respecto a sus utilidades en los años 2008 a 2013. Documento que refleja la operación de la empresa, en el cual se identifica el aumento de utilidades entre los años 2008 y 2013.

2

3

4

5

6

7

Balance General

Estrategias para Incrementar las ventas y rendimientos Informe sobre los proyectos

Organigrama

Objetivos Estratégicos

Misión

Son las acciones que lleva a cabo la empresa para el cumplimiento de objetivos de venta propuestos por la entidad para su surgimiento. Planes diseñados para el beneficio de la comunidad y beneficios colectivos de la empresa. Ilustra e indica a las personas internas y externas la jerarquía de la compañía y su respectivo funcionamiento, responsabilidades, comunicación y supervisión en las diferente áreas de la empresa. Son los propósitos y/o metas a los que la compañía espera alcanzar en un futuro. Logros propuestos por la empresa a largo plazo y lo que quiere ser convertida.

ÁREA RESPONSABLE

FUNCIONARIO RESPONSABLE

Gerente General

Jairo Camacho, Gerente general de Proinsumos S.A.

Gerente General

Jairo Camacho, Gerente general de Proinsumos S.A.

Gerente General

Jairo Camacho, Gerente general de Proinsumos S.A.

Gerente General

Jairo Camacho, Gerente general de Proinsumos S.A.

Director administrativo

Víctor Ocampo

Director administrativo

Víctor Ocampo

Director administrativo

Víctor Ocampo

8

Visión

Describe el propósito o razón de la empresa y lo que pretende cumplir o hacer en el transcurso de su funcionamiento.

Director administrativo

Víctor Ocampo

9

Manual de Funciones

Documento expedido por las empresas por medio del cual especifican las funciones de todos los trabajadores de la compañía.

Directora de talento humano

Sonia Pérez

10

Políticas de Talento Humano

Donde el personal y agentes externos pueden visualizar las responsabilidades de cada área de la organización.

Directora de talento humano

Sonia Pérez

11

Plan anual de capacitación

12

Planes de bienestar y estímulos

13

Estrategias de desarrollo para sus empleados

14

Evalúo el impacto de la capacitación de los empleados

Creado con el fin de medir la efectividad de la capacitación del personal dentro de la empresa para el logro de objetivos.

Coordinador de capacitación.|

Edilson Vargas

15

Plan de inversión

Director financiero

Darío Thompson

16

Flujos de efectivos producidos en la operación

Es un documento que presenta la empresa en el cual se encuentran los recursos con los que dispone la empresa para cada área para el cumplimiento de metas. Actividades de la producción de la empresa con el fin de producir ingresos.

Director financiero

Darío Thompson

Se presentan las competencias y capacidades Directora de talento que requiere la empresa en los trabajadores humano & Coordinador con el fin de cumplir los objetivos de la de capacitación. entidad. Creado por la empresa para apoyar a los Directora de talento empleados de la empresa en respuesta a sus humano & Coordinadora necesidades para el mejoramiento de su de planes y estímulos entorno social. Son estrategias encaminadas al desarrollo Coordinador de organizacional y del personal de la empresa. capacitación.|

Sonia Pérez & Edilson Vargas

Sonia Pérez & María Betancourt

Edilson Vargas

Director financiero

Darío Thompson

Coordinadora del área de contabilidad

Ángela Pérez

Coordinadora de planes e incentivos

María Betancourt

Documento que soporta el cumplimiento de las órdenes de pedido de las ventas realizadas en la empresa.

Director de producción

Roberto Anaya

Seguimiento de las actividades para la elaboración de los productos

Encargado de elaborar un cuadro en el que se tiene en cuenta los procesos de elaboración de los productos como el tiempo fecha, recursos utilizados y la calidad del producto.

Director de producción

Roberto Anaya

Lineamientos para el desarrollo de productos nuevos e innovadores

Implica el desarrollo de productos nuevos, la

Director de producción

Roberto Anaya

planeación y ejecución de actividades que involucran a todas las áreas de la organización. Con el objetivo de cumplir las metas propuestas por la organización. Donde se recopila toda la información de los clientes como los productos que compra y datos de información para contactarlo.

Director de ventas & Coordinador del área de distribución

Iván Montoya & William Arrazola

Director de ventas & Coordinador del área de distribución

Iván Montoya & William Arrazola

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Estados financieros mensualmente a la dirección administrativa

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Control del movimiento contable para generar los balances y demás reportes financieros.

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Organización fiesta fin de año

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Administración de recursos

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Los Clientes

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Proyecciones de ventas a Corto, Mediano y Largo plazo

Documento contables presentados para mostrar la realidad económica contable de la empresa para realizar un análisis que ayude en la toma de decisiones de la empresa. Documento que se presenta en el cual se le realiza seguimiento continuo a la parte contable de la empresa para ayuda de la presentación de balances y demás aspectos contables y tributarios de la empresa. Elaboración y organización de la fiesta para los empleados de la empresa.

Documento donde se encuentran una estimación de las proyecciones financieras y de ventas de la empresa para verificar más o menos cuanto se espera general en ventas.

25

Zonas de distribución

Se encarga de la distribución de los productos y pedidos de los clientes.

Coordinador del área de distribución

William Arrazola

Verificar si los productos que se están elaborando cuentan con los respectivos estándares de elaboración con los que se rige la organización y la calidad del producto para entregar al cliente. Realizar la verificación que los productos elaborados concuerden con el número de pedido de los clientes.

Coordinador de área de producción

Emiliano Zapata

Coordinador de área de producción

Emiliano Zapata

26

Supervisar elaboración de productos

27

Cantidad elaborada sea pedida por el cliente & Orden de pedido

28

Especificaciones del producto

Llevar un control de las especificaciones del producto que pide el cliente y que sea elaborado tal cual por la empresa.

Coordinador de área de producción

Emiliano Zapata

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Condiciones y especificaciones

Coordinador del área de control

Julián Becerra

30

Procedimiento para la adquisición de materia prima

Documento donde se especifica el control que se lleva a los productos para la producción, los cuales deben contar con los estándares especificados por la entidad. Corresponde al seguimiento que se realiza en la compra de materia prima y la verificación del precio de los productos, cantidad, descripción etc.

Coordinador el área de materiales

Carlos López

2. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN QUE FALTA EN PROINSUMOS S.A  No hay inventario que muestre las existencias y/ o insumos de la empresa y el manejo que se le está dando por parte de la compañía.  No existe un documento que muestre a la compañía el tiempo de demora en los procesos que se llevan a cabo en la entidad.  No se visualiza órdenes de producción, facturas, orden de compra y demás documentos para el respectivo control de los insumos.  No existe el Kardex de la empresa donde lleva a cabo el conteo físico de lo que sale y entra a la empresa.  No se observa que la empresa cuente con dudas e inquietudes para sus clientes así se puede ver con más detenimiento la necesidad del cliente y como se puede mejorar.  No cuentan con información concreta y real por parte de las bodegas del inventario por tanto hacen doble proceso.

3. DISEÑO DE ENTREVISTAS

Entrevista 1 Nombre del entrevistador Angie Carolina Urrego Palacios Nombre del entrevistado Carlos López Área a la cual pertenece Coordinador de área de materiales Objetivos de la entrevista Como primera medida conocer qué tipo de tratamiento y seguimiento se le da a los insumos e inventarios de la empresa. Estructura de la Estructura pirámide – pregunta abierta entrevista Preguntas a realizar  ¿la empresa tiene una apolítica de inventarios a seguir?  Dentro del sistema de inventario como supervisor, si tiene presente la rotación de inventario para que salgan los productos que entraron primero y luego si los últimos en entrar?  ¿realiza usted un conteo permanente de las existencias de la empresa?  ¿cómo lleva el control de las existencias si no se visualiza órdenes de compra y/o facturas de ventas?  ¿cómo lleva la comunicación con las personas encargadas de los materiales para la realización de facturas tanto de compra como de ventas?  Considera que sería bueno implementar un sistema de información para llevar un control de los inventarios minuto a minuto y como cree que debería funcionar?

Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado Área a la cual pertenece Objetivos de la entrevista Estructura de la entrevista Preguntas a realizar

Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado Área a la cual pertenece Objetivos de la entrevista

Estructura de la entrevista Preguntas a realizar

Entrevista 2 Angie Carolina Urrego Palacios William Arrazola Coordinador de distribución Verificar el conocimiento que tiene William a cerca del tiempo de entrega de la producción a los clientes. Estructura pirámide – pregunta abierta  ¿Qué observaciones hacen los clientes al momento de recibir los productos?  ¿Qué tiempo se han demorado en la entrega de productos a los clientes?  ¿Qué tiempo tardan en la revisión de la calidad de los productos para su respectiva entrega?  ¿cómo considera que se podrían disminuir el tiempo de entrega de los productos a los clientes?  ¿Qué tiempos tienen como máximo para entregar productos? Entrevista 3 Angie Carolina Urrego Palacios Iván Montoya Director de ventas Verificar si se tiene en cuenta los comentarios de los clientes y observaciones que realizan el momento de la entrega y pedido de los clientes. Estructura Embudo – pregunta abierta  cómo empresa ¿qué tipo de seguimiento hacen al cliente para saber el nivel de satisfacción y las observaciones que tiene para mejorar?  ¿se suministra de manera continua, clara y concisa información a las demás áreas de la empresa para un rápido funcionamiento y entrega de los productos?  ¿cree que sería más eficaz la creación de órdenes de pedido en un sistema de información en la que el cliente pueda verificar sus productos y realizar sus pagos para más efectividad?

Nombre del entrevistador Nombre del entrevistado Área a la cual pertenece Objetivos de la entrevista Estructura de la entrevista Preguntas a realizar

Entrevista 4 Angie Carolina Urrego Palacios clientes Externa de la empresa Conocer la percepción de los clientes en el tiempo de entrega de los productos. Estructura Embudo – pregunta abierta  ¿considera que como empresa se demoran mucho en la entrega de productos a sus clientes?  ¿en qué tiempo cree que sería prudente una entrega de un pedido?  ¿Le gustaría tener más interacción con la empresa para saber más sobre los productos y el sistema de entrega?  ¿Considera que la entidad debería contar con un sistema de información tecnológico que brinde un mejor servicio a los clientes y de mayor comodidad?

Entrevista 5 Nombre del entrevistador Angie Carolina Urrego Palacios Nombre del entrevistado Roberto Anaya Área a la cual pertenece Director de producción Objetivos de la entrevista Verificar la percepción de Roberto acerca de la producción de los productos y su tiempo de demora en su salida. Estructura de la Estructura Diamante – pregunta abierta entrevista Preguntas a realizar  ¿cómo empresa como planean el tiempo de entrega para que sea el mínimo?  ¿Cuál cree que es la razón de demora en los procesos de producción?  ¿En qué área de la empresa considera que es la demora de la producción o entrega de los productos?  ¿Qué proceso consideraría que se debería mejorar para hacer menor los tiempos de producción y entrega?

4. DIAGRAMA DE FLUJOS DE DATOS DE PROINSUMOS S.A

DIRECT OR DE VENT AS

DIRECT OR FINANCIERO

CLIENT ES Entrega de producto

Proyección de ventas Información de los clientes

Inversión

Ordenes de compra Informe de situación de la empresa

Informe de administración de productos DIRECT OR DE PRODUCCIÓN

Aprobación de las compras 1

Cantidad pedida por el cliente

PROINSUMOS SA

Cotización

ÁREA DE CONT ABILIDAD

Entrega de materiales Orden de compra

Especificación de productos

Elaboración de productos

PROVEEDORES

Adquisición de materiales Aprobación de compra

Planeación de entregas

Aprobación de entrega COORDINADOR DEL ÁREA DE PRODUCCIÓN

COORDINADOR ÁREA DE MAT ERIALES

Fuente: Elaboración propia

COORDINADOR ÁREA DE DIST IBUCIÓN

5. DEFINICIÓN DE PROBLEMAS PROINSUMOS S.A ÁREAS Problema General Identificado en Proinsumos S.A.

Gerente general Proinsumos S.A. Director administrativo Director de talento humano Director financiero Coordinador de capacitación Coordinador de planes e incentivos Coordinador del área de contabilidad Director de producción Director de ventas

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA  No se tienen en cuenta las sugerencias ni observaciones que realiza el cliente en cuanto a los pedidos y el sistema de entrega que se maneja en la empresa; ya que se considera ser una parte fundamental para la empresa.  La compañía no mide de manera eficiente las existencias.  Proinsumos no mide de manera eficiente un tiempo estimado para la entrega de pedidos que genere eficacia en la producción y los trabajadores.  No se tiene comunicación entre las áreas de la empresa para entregar la información conveniente y oportunamente. Se entiende que no tiene relación de comunicación con las áreas productivas de la empresa. No hay comunicación entre las áreas de la compañía

No se suministra información contante por ello el retraso con el tema de las existencias. Falta implementar estrategias en el manejo del tiempo de los procesos. No se generan estrategias con base en las sugerencias por parte de los clientes para crear una buena comunicación y satisfacción a los clientes; como tampoco un sistema de información que facilite lo mencionado.

Coordinador del área de producción Coordinador del área de distribución Coordinador del área de control

Los tiempos que se manejan actualmente no cumplen con las expectativas por parte de los clientes y la empresa.

Coordinador del área de materiales

La empresa no se tiene un control de las existencias.

6. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

PROBLEMA

OBJETIVO DE LA SOLUCIÓN

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Perspectiva Financiera

Falta de comunicación entre las áreas de la empresa y falta de base de datos donde se logre suministrar la adecuada información de forma constante y precisa sobre las existencias, debido a ello es la gran demora en la entrega de pedidos a los clientes de la organización.

Crear un sistema de información por medio del cual todas las áreas de la empresa se comuniquen entre sí, en el cual la Perspectivas información de las de los clientes existencias se encuentre actualizada constantemente Perspectivas tanto para la empresa como de los para los clientes, con el fin procesos de que los procesos sean internos más cortos y eficientes en el proceso productivo de la entidad y se implemente menos tiempo en la elaboración y entrega de Perspectivas de productos. Aprendizajes y Desarrollo

Fuente: Elaboración propia

Invertir en programas donde se establezca una base de datos para suministrar información del respectivo manejo de existencias, por medio del cual se pueda observar las cantidades de productos con los que cuenta la empresa de forma continua. Invertir en capacitaciones para los trabajadores donde se enseñe al manejo las Tecnologías de la Información, con el propósito que se reduzcan los tiempos para los procesos a realizar. Tener a disposición de los clientes un espacio en el que ellos puedan realizar recomendaciones que la empresa pueda tomar como objeto de estudio en la toma de decisiones para que se logren cubrir sus necesidades tanto de la empresa como de los clientes. Dentro de los objetivos estratégicos fijar el tiempo en duración de los procesos por cada área en el que se llegue a una meta de entrega de los productos requeridos por los clientes. Implementar un sistema de información entrelazado con todas las áreas de la entidad, con el fin de que todos tengan conocimientos de los procesos aplicados en cada una de ellas, para esto se debe incluir las Tecnologías de la Información y Comunicación, por ejemplo al momento de recibir los productos por parte del proveedor ésta información sea enviada de forma instantánea a la producción de la empresa para la actualización de datos y la información sea enviada de forma instantánea al área de producción para la actualización de datos y optimización de tiempo.

7. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS 7.1.Diagrama de contexto

PEDIDOS

Control de existencias

Productos suministrados Cant y vlr de los productos adquiridos Descripción de los productos disponibles Disponibilidad de dinero

Orden de compra Sugerencias y observaciones de los productos Sugerencias de los clientes Información de los productos

1 PROINSUMO S SA

CLIENTES Entrega de pedido

+

Productos terminados productos adquiridos Pago por la compra de los insumos Ingreso de las ventas de los productos

PRODUCCIÓN

CONTROL DE FLUJO DE CAJA

7.2.Diagrama de desglose

Sugerencias de los clientes : 1 CLIENTE S

PEDIDOS

Necesida d del cliente

Orden de compra

Información de los productos Producto s ofrecidos en la empresa

1

Control d e existencias : 2

Coordina r la venta

Prod falta ntes Producto s suministrados Producto s que se necesita n

Descripci ón de los product os disponibles Control d e existenci as : 1 Descrip d e prod usados

Cantidad de existencias

2 Administ rar las existenci as

insumos solicitados

Cant y vl r de los productos adquiridos faltante d e insumos

Disponib ilidad de product os faltantes de insumos Oferta de l proveedor 4 Gestión d e compra Insumos

cant de i nsumos comprado s

Pago por la compra de los insumos

CONTRO L DE FLUJO DE CAJA

Disponib ilidad de materia les Producto s terminados Producto s elaborados Producto s entregados producto s adquiridos Pro elabo rados

Producto s ofrecidos Disponib ilidad de dinero

PRODUCCIÓN

3

PEDIDOS

PRODUCCIÓN

Ejecució n de la entrega de pedid os Sugerencias y observacion es de los productos

Ingreso fa cturas de ventas Sugerencias de los cliente s : 2

Gratificación al cliente Ingreso d e las ventas de lo s productos Entrega d e pedido

Datos de los clientes CONTRO L DE FLUJO DE CAJA

CLIENTE S

8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

La ejecución del nuevo sistema de información es de vital importancia para Proinsumos S.A, con el respectivo análisis realizado en la empresa, se observó la falta de comunicación en las áreas de la empresa, por esta razón se considera que los procesos productivos de la entidad toman más tiempo, y se evidencia que es por el mal manejo y control de las existencias hasta el manejo de las Tic en los trabajadores de la entidad, lo cual no aporta eficacia ni eficiencia en cuanto al manejo del tiempo en los procesos y la entrega de los productos. Es considerado que la aplicación de la propuesta, le será de gran ayuda a la compañía en cuanto a los pilares fundamentales de la entidad como lo son sus clientes para que con la implementación del nuevo sistema se vea una comunicación continua entre sí y que sea para ellos una muestra del compromiso y desempeño que la empresa tiene para con ellos. La implementación de las TIC debe ser de conocimiento y manejo de todo el personal de la compañía sin excepción alguna por medio del cual se cree una base de datos en la que se pueda ver de manera actualizada y continua todo lo relacionado con las existencias en la empresa como lo es referencia del producto, cantidad, proveedor, cliente, valor del producto de compra y de venta al público. Proinsumos S.A debe tener en cuenta que si es de su agrado la propuesta y deciden aceptarlo se debe contribuir con los recursos económicos y de personal capacitado para transmitir ese conocimiento para su respectiva implementación en la entidad; además de tener la disposición para realizar el cambio.

Referencias

Carvajal, O. L. (s.f.). Análisis de sistema de información - lectura de estudio II. Recuperado el 18 de 05 de 2020, de https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/fundamentos_de_ sistemas_de_informacion/fundamentos_lectura_2.pdf Carvajal, O. L. (s.f.). Análisis de sistema de información - lectura de estudio IV. Recuperado el 18 de 05 de 2020, de https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/fundamentos_de_ sistemas_de_informacion/fundamentos_lectura_4.pdf Carvajal, O. L. (s.f.). MODELOS - Lectura de estudio III. Recuperado el 18 de 05 de 2020, de https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/fundamentos_de_ sistemas_de_informacion/fundamentos_lectura_3.pdf Carvajal, O. L. (s.f.). TEORÍA DE SISTEMAS- lectura de estudio I. Recuperado el 18 de 05 de 2020, de https://virtual.ucundinamarca.edu.co/udecvirtual/documentacion/esp_GSIG/fundamentos_de_ sistemas_de_informacion/fundamentos_lectura_1.pdf CUNDINAMARCA, P. S.-U. (s.f.). PROINSUMOS S.A. Recuperado el 27 de 05 de 2020, de https://virtual.ucundinamarca.edu.co/red/cartilla/Cartilla.html#