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• Alex Burgos

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Capítulo 3 ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

OBJETIVOS 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7.

Comprender cómo se inician y seleccionan los proyectos, definir un problema de negocios y determinar la viabilidad de un proyecto propuesto. Hacer un inventario y valorar los componentes actuales y propuestos de hardware y software, y determinar la forma en que brindan soporte a las interacciones de los humanos con la tecnología. Evaluar las soluciones considerando ventajas y desventajas de crear software personalizado, comprar software COTS y subcontratar un proveedor de servicios de aplicaciones. Pronosticar y analizar los costos y beneficios tangibles e intangibles. Planear un proyecto al identificar las actividades y programarlas. Administrar los miembros del equipo y las actividades de análisis y diseño, de manera que se cumplan los objetivos del proyecto sin exceder el tiempo programado. Escribir y presentar en forma profesional una propuesta de sistemas efectiva, con énfasis tanto en el contenido como en el diseño.

INICIACIÓN DEL PROYECTO Los empresarios sugieren proyectos de sistemas por dos tipos de razones: 1. Porque experimentan problemas que se prestan por sí solos a soluciones de sistemas. 2. Porque reconocen oportunidades para mejorar mediante la actualización o modificación de los sistemas existentes, o la instalación de sistemas nuevos.

Problemas en la organización • Situaciones en las que nunca se cumplieron los objetivos o dejaron de cumplirse en algún punto.

• No se están cumpliendo las medidas de rendimiento. • Incluyen errores excesivos y un trabajo que se desempeña con mucha lentitud, en forma incompleta, incorrecta o que simplemente no se lleva a cabo.

Problemas en la organización Síntomas de problemas: • Las personas no cumplen con los objetivos de rendimiento de referencia. • Cambios en el comportamiento de los empleados: Ausentismos Inconformidad Alta rotación

Problemas en la organización Retroalimentación: • Quejas o sugerencias de los clientes, distribuidores o proveedores. • Pérdida de ventas o reducción en las mismas. Los roles para el analista de sistemas cambian sutilmente cuando se inician los proyectos.

Definición del Problema • El analista primero define los problemas y objetivos en el sistema. • La definición del problema contiene una declaración del mismo, sintetizada en uno o dos párrafos. • Pueden ser muy específicos o se pueden redactar mediante una declaración general.

• Contiene los requerimientos, las cosas que se deben lograr, junto con posibles soluciones y las restricciones que limitan el desarrollo del sistema.

Definición del Problema • La definición del problema se produce después de terminar con las entrevistas, las observaciones y el análisis de los documentos del usuario.

• Los usuarios son quienes pueden identificar mejor los objetivos mas críticos. • Se debe presenciar el problema, para confirmar los hallazgos. • Pedir a los usuarios que asignen una ponderación para cada cuestión u objetivo.

Selección de Proyectos El analista debe tener razones muy claras para recomendar un estudio de sistemas. Se cuenta con cinco criterios específicos para la selección de proyectos:

1. 2. 3.

4. 5.

Contar con el respaldo de la administración. Que sea el momento oportuno para comprometerse con el proyecto. La posibilidad de mejorar la obtención de los objetivos de la organización. Que sea práctico en términos de recursos. Que el proyecto valga la pena en comparación con las demás formas en que la organización podría invertir sus recursos.

DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD • El Estudio de Factibilidad permite evaluar la viabilidad de los proyectos de sistemas en base a su operación, a su capacidad técnica y a su economía. • Se utiliza para recopilar datos más generales para los miembros de la administración, lo cual a su vez les permite tomar una decisión en cuanto a si deben continuar o no con un estudio de sistemas. • Debe tardar el menor tiempo posible.

Determinar si es posible o no El proceso de evaluación de la viabilidad es efectivo para descartar: • Proyectos inconsistentes con los objetivos de la empresa • Que requieran una capacidad técnica imposible • Que no tengan ningún mérito económico.

Determinar si es posible o no Viabilidad Técnica: El analista debe averiguar si es posible desarrollar el nuevo sistema teniendo en cuenta los recursos técnicos actuales: • • • •

Complementar o actualizar los sistemas existentes. Tecnología que cumpla con las especificaciones. Personal con habilidad técnica suficiente para lograr objetivos. Paquetes de software disponibles, o personalización.

Determinar si es posible o no Viabilidad Económica: Determinación de los recursos:

• • • •

Tiempo del analista y del equipo de análisis de sistemas. Costo de realizar un estudio de sistemas completo. Costo del tiempo de los empleados. Costo estimado del hardware y del software o su desarrollo.

Si el sistema no produce una reducción inmediata de los costos de producción, el sistema no es económicamente viable y el proyecto no debe continuar.

Determinar si es posible o no Viabilidad Operacional: Depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e implica la acción de pronosticar si el sistema funcionará y se utilizará una vez instalado. • Resistencia a la implementación. • Interfaces de usuario elegidas.

Práctica 1. Williwonk’s Chocolates de St. Louis fabrica varios tipos de dulces y novedades de chocolate. La empresa tiene seis tiendas en la ciudad: cinco en los principales aeropuertos metropolitanos y una pequeña sucursal de pedidos por correo. Williwonk’s tiene un pequeño sistema de información computarizado que rastrea el inventario en su planta, ayuda a programar la producción y algunas otras cosas más, pero este sistema no está enlazado directamente con ninguna de sus tiendas de menudeo. El sistema de pedidos por correo se administra en forma manual…….

DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE HARDWARE Y SOFTWARE Para evaluar la viabilidad técnica hay que evaluar la habilidad del hardware y software computacional para manejar las cargas de trabajo en forma adecuada. • Inventario del hardware computacional. • Requerimientos de información. • Estructura Organizacional.

DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES DE HARDWARE Y SOFTWARE

Hacer un inventario del Hardware Computacional • Inventario de hardware disponible en la organización. • Expandir o reciclar el hardware actual. • Contar con un inventario de hardware actualizado, rápidamente.

Hacer un inventario del Hardware Computacional Se necesita conocer:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Tipo de equipo: modelo y fabricante. Estado de funcionamiento del equipo. Edad estimada del equipo. Vida proyectada del equipo. Ubicación física del equipo. Departamento o persona responsable del equipo. Arreglo financiero sobre el equipo: propio, alquilado o rentado.

Estimación de las cargas de trabajo • Formular cifras que representen las cargas de trabajo actuales y pronosticadas para el sistema. • Las innovaciones tecnológicas superiores pueden dictar el reemplazo del hardware.

• La comparación de la carga de trabajo del Sistema Existente y el Propuesto, analiza cuándo y cómo se realiza cada proceso, cuánto tiempo humano se requiere y cuánto tiempo de computadora se necesita.

Evaluación del Hardware Computacional Simular y ejecutar las cargas de trabajo en distintos sistemas (Benchmarking). Criterios para evaluar el rendimiento del hardware: 1. 2. 3. 4.

Tiempo requerido para las transacciones promedio. Capacidad del volumen total del sistema. Tiempo de inactividad de la CPU o red. Tamaño de memoria provisto.

Considerar el rápido avance de la tecnología, se debe investigar los tipos de computadoras disponibles en el momento específico en que se escriba la propuesta.

Adquisición del equipo computacional 3 Opciones: • Comprarlo • Arrendarlo • Rentarlo Dentro de los factores que influyen en la consideración para decidir la mejor opción para una instalación en particular están:

• Costos iniciales contra los costos a largo plazo, • Si la empresa puede comprometer capital en equipo de cómputo y • Si la empresa desea un control y responsabilidad total sobre el equipo de cómputo.

Adquisición del equipo computacional Compra: • La compra del equipo implica que la empresa sea el propietario del mismo. • Una consideración determinante para la compra es la vida proyectada del sistema. • Si el sistema será utilizado por más de cuatro o cinco años (mientras que los demás factores se mantengan constantes), la decisión a tomar será comprar. • Conforme los sistemas se vuelven más pequeños y los sistemas distribuidos son más populares, las empresas se deciden por la compra de equipo.

Adquisición del equipo computacional Arrendamiento: • La renta con opción a compra o arrendamiento financiero del equipo de un vendedor o de una compañía arrendataria es más práctico si la vida proyectada del sistema es menor a cuatro años. • Además, si es inminente un cambio significativo en la tecnología, el arrendamiento es la mejor opción. • El arrendamiento financiero permite también a la empresa el colocar su dinero en otra inversión, donde pueda trabajar para ella más que comprometerlo. • Sin embargo, a largo plazo, el arrendamiento financiero económicamente no es la mejor manera de adquirir poder de cómputo.

Adquisición del equipo computacional Renta: • Una de las ventajas principales de la renta es que no se compromete el capital de la compañía. En consecuencia, no se requiere de un financiamiento. • También, la renta de equipo de cómputo hace más fácil su cambio. • Finalmente, el mantenimiento y el seguro se encuentran generalmente incluidos en los contratos de renta. • Por su alto costo final y por el hecho de que la compañía no es dueña del equipo rentado, la renta debe contemplarse sólo como una alternativa a corto plazo para resolver las necesidades de cómputo limitadas o no recurrentes, o cuando los cambios tecnológicos son muy frecuentes.

Adquisición del equipo computacional Ventajas

Desventajas

Comprar

1. A largo plazo, más económico que rentar 2. Posibilidad de cambiar el sistema 3. Ofrece ventajas fiscales al permitir la depreciación acelerada 4. Control total

1. El costo inicial es elevado 2. Riesgo de caer en la obsolescencia 3. Riesgo de atarse a una elección errónea 4. Plena responsabilidad

Arrendar

1. El capital no queda atado 2. No se requiere de financiamiento 3. El pago es menor que la renta simple

1. La compañía no es dueña del sistema cuando expira el contrato de alquiler 2. Por lo general hay una multa muy alta por terminar anticipadamente el contrato 3. El alquiler es más caro que la compra

Rentar

1. El capital no queda atado 2. No se requiere financiamiento 3. Facilidad de cambio de sistema 4. Por lo general incluye el mantenimiento y seguros

1. La compañía no es dueña del equipo 2. Los costos son muy altos porque el proveedor asume el riesgo (es la alternativa más cara)

Adquisición del equipo computacional Evaluación del soporte de los distribuidores en relación con el hardware de computadora

• La mayoría de las casas comerciales ofrecen la prueba del equipo al recibirlo y una garantía de 90 días contra cualquier defecto de fábrica, pero se debe asegurar qué otra cosa puede ofrecerle el vendedor. • Los establecimientos de prestigio se distinguen sobre sus competidores por la gama de servicios que ofrecen.

Adquisición del equipo computacional Hay otras eventualidades que la administración debe considerar y que incluyen: 1.

La posibilidad de expandir el sistema si las necesidades aumentan en el futuro.

2.

La posibilidad de enlazar el equipo con el de otras marcas, si el sistema llegara a crecer.

3.

La estabilidad corporativa del vendedor.

Evaluación del software La gráfica muestra el costo del software (siempre creciendo) como una fracción del costo total de la plataforma informática de trabajo.

Evaluación del software Ventajas

Creación de Software Personalizado

Desventajas

• Respuesta específica a las • Puede tener un costo inicial necesidades especializadas de considerablemente alto en la empresa. comparación con el software • La innovación puede dar a la COTS o un ASP. empresa una ventaja • Es necesario contratar o trabajar competitiva. con un equipo de desarrollo. • Personal interno disponible • Mantenimiento gratuito. para dar mantenimiento al software. • Orgullo de propiedad.

Evaluación del software Comprar paquetes COTS

Ventajas

Desventajas

• Refinado en el mundo comercial. • Mayor confiabilidad. • Mayor funcionalidad. • Por lo general tiene un menor costo inicial. • Ya lo utilizan otras empresas. • La ayuda y capacitación se incluyen con el software.

• Enfocado en la programación, no en la empresa. • Hay que acoplarse a las características existentes. • Personalización limitada. • Futuro financiero incierto del distribuidor. • Menor propiedad y compromiso.

Evaluación del software Usar un ASP

Ventajas

Desventajas

• Las organizaciones que no se especializan en sistemas de información se pueden enfocar en lo que hacen mejor (su misión estratégica). • No hay necesidad de contratar, capacitar o retener una gran cantidad de personal de TI. • No se gasta el tiempo de los empleados en tareas de TI o esenciales.

• Pérdida de control de los datos, sistemas, empleados de TI y horarios de trabajo. • Preocupación sobre la viabilidad financiera y estabilidad a largo plazo de ASP. • Cuestiones de seguridad, confidencialidad y privacidad. • Pérdida de ventaja corporativa estratégica potencial en relación con la capacidad de innovación de las aplicaciones.

Evaluación del software Requerimientos de software

Características específicas del software

Efectividad del Rendimiento

Poder realizar todas las tareas requeridas Poder realizar todas las tareas deseadas Pantallas de visualización bien diseñadas Capacidad adecuada

Eficiencia del Rendimiento

Tiempo de respuesta rápido Entrada eficiente Salida eficiente Almacenamiento de datos eficiente Respaldo eficiente

Facilidad de Uso

Inteface de usuario satisfactoria Menús de ayuda disponibles Archivos “Léame” para los cambios de ultimo minuto Interfaz flexible Retroalimentación adecuada Buena capacidad para recuperarse de errores

Evaluación del software Requerimientos de software

Características específicas del software

Flexibilidad

Opciones para la entrada Opciones para la salida Se puede usar con otro software

Calidad de la documentación

Buena organización Tutorial en línea adecuado Sitio Web con sección de preguntas frecuentes (FAQ)

Soporte del fabricante

Línea directa de soporte técnico Boletín de noticias/correo electrónico Sitio Web en donde se pueden descargar las actualizaciones del producto

Evaluación del software • Evaluación del software comercial a partir de demostraciones con datos de la empresa. • Revisión de la documentación que le acompañe. • El vendedor asegurará que el software funciona y que ha sido probado en sus instalaciones. • No garantizará que esté libre de errores en un momento dado o que no fallará cuando se lleven a cabo acciones incorrectas por parte de los usuarios.

Evaluación del software • La necesidad de copias múltiples del software implica negociar con el vendedor una licencia de uso múltiple, de tal forma que los derechos del autor no se infrinjan al crear copias ilegales. • También es posible negociar un contrato de servicios especiales que cubra el soporte del software adquirido. • • • •

Mantenimiento de emergencia y el preventivo; Actualizaciones sin costo o a un precio reducido, Copias adicionales de la documentación y Capacitación de los usuarios.

IDENTIFICACIÓN, PRONÓSTICO Y COMPARACIÓN DE LOS COSTOS Y BENEFICIOS • Los costos y los beneficios del sistema propuesto de cómputo se interrelacionan y con frecuencia dependen entre sí. • La decisión para continuar con la propuesta del sistema se basará en el análisis de los costos y los beneficios y no en los requerimientos de información. • Muchas veces los beneficios se miden por su costo.

Pronósticos El analista de sistemas cuenta con numerosos modelos de pronósticos. La condición principal es la disponibilidad de datos históricos. Si no se dispone de ellos, el analista debe seleccionar alguno de los métodos de criterio como: • Estimación de la fuerza de ventas, • Encuestas que estimen la demanda del cliente, • Estudios Delphi (un pronóstico de consenso que se desarrolla de manera independiente por un grupo de expertos a través de una serie de iteraciones), • Creación de escenarios, • Elaboración de analogías históricas

Pronósticos Un árbol decisiones para elegir que método de pronóstico utilizar es el siguiente:

Identificación de los Beneficios y Costos Beneficios tangibles Los beneficios tangibles son las ventajas económicas cuantificables que obtiene la organización a través del uso del sistema de información.

Ejemplo de beneficios tangibles serían: • • • • •

El incremento en la velocidad de proceso Contar con cierta información que de otra manera sería inaccesible La obtención de información con mayor puntualidad que en el pasado Aprovechar el mayor poder de cálculo de las computadoras Reducir el tiempo requerido por los empleados para concluir una tarea específica

Los beneficios tangibles pueden estimarse en términos de ahorro de dinero, recursos o tiempo.

Identificación de los Beneficios y Costos Beneficios intangibles Algunos de los beneficios que la organización obtiene a través de un sistema de información son difíciles de cuantificar, pero no por ello dejan de ser importantes. A éstos se les conoce como beneficios intangibles. Los beneficios intangibles incluyen: • • • • •

La mejora del proceso de toma de decisiones El incremento de precisión El llegar a ser más competitivo en los servicios al cliente El mejoramiento de la imagen del negocio El incremento de la satisfacción de los empleados al eliminar tareas de naturaleza tediosa

Identificación de los Beneficios y Costos • Los beneficios intangibles pueden tener implicaciones de relevancia para el negocio, en su relación con personas tanto ajenas como propias de la organización. • Un sistema soportado exclusivamente por beneficios intangibles no tendrá éxito.

• En la propuesta se deben discutir tanto los beneficios tangibles como los intangibles, permitirá a la directiva contar con un sólido soporte para sustentar su decisión sobre el sistema propuesto.

Identificación de los Beneficios y Costos Costos tangibles Los costos tangibles son aquellos que pueden proyectar con precisión el analista de sistemas y el personal de contabilidad. Dentro de los costos tangibles se incluyen: • El costo del equipo, como computadoras y terminales • El costo de los recursos • El costo del tiempo del analista de sistemas • El costo del tiempo de programación y de otros salarios del personal En general estos costos se encuentran definidos o pueden localizarse de manera sencilla, siendo los costos que requerirán del gasto de efectivo de la empresa.

Identificación de los Beneficios y Costos Costos intangibles Los costos intangibles son difíciles de estimar y pudieran no conocerse. Entre ellos están: • El costo de perder una ventaja competitiva, perder puntos por no ser el primero en innovar, o ser líder en un sector • Demeritar la imagen de la compañía debido al descuido continuo de los clientes • La toma de decisiones ineficaz por la falta de información o por su extemporaneidad

Es imposible proyectar con precisión una cantidad monetaria para los costos intangibles.

Comparación de los Costos y Beneficios Existen técnicas excelentes para la comparación de los costos y los beneficios del sistema propuesto. Entre ellas se tiene: • Análisis del punto de equilibrio • Retorno de la inversión • Análisis de flujo de efectivo • Valor presente Todas estas técnicas proporcionan con precisión información sobre el valor del sistema propuesto.

Comparación de los Costos y Beneficios Análisis del punto de equilibrio • Este tipo de análisis al comparar exclusivamente los costos, permite determinar el momento en el cual se alcanza el equilibrio del sistema de información propuesto. • El punto en el cual se interceptan los costos totales del sistema actual y del sistema propuesto representa el punto de equilibrio a partir del cual la empresa obtendría utilidades si contara con el nuevo sistema de información.

Comparación de los Costos y Beneficios Análisis del punto de equilibrio • Los costos totales incluyen el costo que se asocia a la operación del sistema además del costo de desarrollo que ocurre una sola vez (costos únicos al instalar el nuevo sistema). • El análisis del punto de equilibrio es útil cuando una empresa está creciendo y el costo asociado al volumen se vuelve de gran relevancia en el costo global de la operación. • Una desventaja del análisis de punto de equilibrio es que se supone que los beneficios se mantienen constantes, independientemente del sistema que se utilice.

Comparación de los Costos y Beneficios Análisis del punto de equilibrio

• Un ejemplo de un análisis de punto de equilibro para una pequeña tienda que mantiene su inventario mediante un sistema manual. • A medida que se eleva el volumen, los costos del sistema manual se elevan en una tasa incremental. • Un nuevo sistema computacional costaría una buena suma de dinero al inicio, pero los costos incrementales por un volumen mayor serían bastante bajos. • La gráfica muestra que el sistema computacional sería efectivo en costo para la empresa si vendiera aproximadamente 600 unidades por semana.

Comparación de los Costos y Beneficios

Comparación de los Costos y Beneficios Análisis de flujo de efectivo • El análisis de flujo de efectivo examina la dirección, la magnitud y el patrón de flujo del efectivo que se asocia con el sistema de información propuesto. • Si propone el reemplazo de un viejo sistema por uno nuevo y éste no generará efectivo adicional para la empresa, únicamente habrá gastos de efectivo asociados con el proyecto. • El sistema propuesto debe incrementar las utilidades junto con los recursos gastados.

Comparación de los Costos y Beneficios Análisis de flujo de efectivo

Comparación de los Costos y Beneficios Valor presente • El análisis del valor presente auxilia al analista de sistemas para presentarle a los tomadores de decisiones de la empresa el valor de la inversión en el tiempo, así como el flujo de efectivo asociado con el sistema de información. • El valor presente es la manera de valorar todos los recursos económicos gastados y generados a lo largo de la vida útil del sistema y de comparar los costos actuales con los costos futuros, y los beneficios actuales con los beneficios futuros.

• El valor presente es el costo o beneficio medido a valor actual del efectivo y depende del costo del dinero. • El costo del dinero es el costo de oportunidad o la tasa que podría obtenerse si el capital comprometido en el sistema propuesto se invirtiera en otro proyecto (relativamente seguro).

Comparación de los Costos y Beneficios Valor presente

Comparación de los Costos y Beneficios Lineamientos para el análisis El uso de los métodos anteriores depende en primera instancia, de cuál metodología se emplee y se acepte dentro de la organización. Sin embargo, como lineamientos generales conviene enunciar los siguientes: • Utilizar el análisis del punto de equilibrio si el proyecto necesita justificarse con base en su costo y no en sus beneficios; o si los beneficios no mejoran de manera substancial con el sistema propuesto. • Utilizar el análisis de flujo de efectivo cuando el proyecto sea costoso, en relación con el tamaño de la empresa o cuando el negocio se vea afectado de manera significativa por una gran sangría de fondos.

Comparación de los Costos y Beneficios Lineamientos para el análisis • Utilizar el valor presente cuando el periodo de la inversión sea largo o cuando el costo del financiamiento sea elevado. Es importante mantener de manera sistemática un análisis costo/beneficio para cualquier método que se elija, de forma tal que se pueda explicar y justificar ante la administración, quien eventualmente decidirá si se comprometen recursos para el proyecto del sistema.

PLANEACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES La administración de proyectos incluye las tareas generales de planeación y control. La planeación incluye:

1. Seleccionar un equipo de análisis de sistema. 2. Asignar miembros del equipo a los proyectos apropiados.

3. Estimar el tiempo requerido para completar cada tarea. 4. Programar el proyecto de manera que las tareas se completen a tiempo.

PLANEACIÓN Y CONTROL DE ACTIVIDADES El control implica: 1. Utilizar retroalimentación para supervisar el proyecto. 2. Tomar la acción apropiada para agilizar o reprogramar las actividades de manera que se puedan terminar a tiempo. 3. Motivar a los miembros del equipo para que completen el trabajo de forma apropiada.

Estimación del tiempo requerido • Determinar el nivel de detalle para definir las actividades. • El menor nivel de detalle es el SDLC y el mayor es incluir cada paso detallado.

Descomponer las principales actividades en otras más pequeñas

Fase

Actividad

Análisis

Recopilación de datos Análisis de flujo de datos y decisiones Preparación de la propuesta

Diseño

Diseño de la entrada de datos Diseño de las entradas Diseño de las salidas Organización de los datos

Implementación

Implementación Evaluación

Estimación del tiempo requerido Actividad

Actividad Detallada

Semanas Requeridas

Recopilación de datos

Realizar entrevistas Administrar cuestionarios Leer informes de la compañía Introducir el prototipo Observar las reacciones al prototipo

3 4 4 5 3

Análisis de Flujo de datos y Decisiones

Analizar el flujo de datos

8

Preparación de la propuesta

Realizar el análisis costo-beneficio Preparar la propuesta Presentar la propuesta

3 2 2

Descomponer éstos incluso aún más

y después estimar el tiempo requerido

Estimación del tiempo requerido • El grado de detalle necesario depende del proyecto. • Todos los pasos críticos deben aparecer en los planes. • Las malas estimaciones en la programación de los tiempos obstaculizan el éxito del proceso. • La experiencia del analista es lo más importante. • Estimaciones más probables, pesimistas y optimistas, aplicar promedio ponderado. • Metodología estructurada para identificar actividades y distribuirlas con suficiente detalle.

Uso de gráficos de Gantt para programar proyectos • • • •

Un gráfico de Gantt es una forma fácil para calendarizar tareas. Es un gráfico donde las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la longitud relativa de la tarea. La ventaja principal de la gráfica de Gantt es su simplicidad.

Uso de gráficos de Gantt para programar proyectos • El analista de sistemas encontrará que esta técnica no solamente es fácil de usar, sino que también lleva por sí misma a una comunicación valiosa con los usuarios finales. • Otra ventaja del uso de un gráfico de Gantt, es que las barras son trazadas a escala indicando la longitud relativa del tiempo.

Uso de gráficos de Gantt para programar proyectos La elaboración de Gantt comprende los siguientes pasos: 1. Identificar el programa, proyecto y sus objetivos. 2. Establecer actividades del programa, los supuestos y limitaciones de recursos.

3. Describir quién ejecutará cada actividad, cómo, con qué recursos y en qué momento. (Actividades y secuencia). 4. Determinar el tiempo de duración de cada actividad. 5. Representar las actividades secuencialmente mediante la utilización de barras de tamaño proporcional a su duración. 6. Después de elaborar el gráfico de Gantt, se procede a ejecutar el programa y controlar las actividades programadas con relación al cumplimiento de las actividades ejecutadas.

Uso de gráficos de Gantt para programar proyectos

18. Brian C. O’Byrne (según él, la “C” significa “congelado”) es propietario de una empresa de comida congelada y desea desarrollar un sistema de información para rastrear los envíos a los almacenes. a. Use los datos de la tabla de la figura para dibujar un gráfico de Gantt y ayudar a Brian a organizar su proyecto de diseño. b. ¿Cuándo sería apropiado usar un gráfico de Gantt? ¿Cuáles son las desventajas? Explique en un párrafo.

Uso de diagramas de Pert • PERT son las siglas de Técnicas de Evaluación y Revisión de Programas. • Un programa es representado por una red de nodos y flechas, y es luego evaluado para determinar las actividades críticas, mejorar la calendarización, si es necesario, y revisar el avance una vez que el proyecto se realiza. • El PERT es útil cuando las actividades pueden ser realizadas en paralelo en vez de en secuencia.

Uso de diagramas de Pert • Los diagramas del PERT muestran las prioridades, las actividades que deben ser terminadas antes de que se inicie la siguiente. • Una vez que se dibuje un diagrama es posible identificar la ruta crítica, la trayectoria más larga que recorren las actividades. • Monitoreando la ruta crítica identificará el tiempo más corto para completar el proyecto.

Uso de diagramas de Pert Actividad

Predecesor

Duración

Ninguno

3

A

4

Ninguno

4

A

Realizar Entrevistas

B

Administrar cuestionarios

C

Leer informes de la compañía

D

Analizar el flujo de datos

B,C

8

E

Introducir el prototipo

B,C

5

F

Observar las reacciones al prototipo

E

3

G

Realizar un análisis de costo-beneficio

D

3

H

Preparar la propuesta

F,G

2

I

Presentar la propuesta

H

2

Uso de diagramas de Pert

Uso de diagramas de Pert IDENTIFICAR LA RUTA CRÍTICA Una vez dibujado el diagrama PERT, para identificar la ruta crítica se calcula la suma de los tiempos de las actividades en cada ruta y se elige la ruta más larga. En este ejemplo hay cuatro rutas: 10-20-30-50-60-70-80, 10-20-30-40-60-70-80, 10-30-50-60-70-80 y 10-30-40-60-70-80. La ruta más larga es 10-20-30-50-60-70-80, que tarda 22 días. Es esencial que el analista de sistemas supervise con cuidado las actividades en la ruta crítica para poder mantener el proyecto completo a tiempo o incluso reducir la longitud del proyecto, si se puede garantizar.

Uso de diagramas de Pert Ventajas:

• Fácil identificación del orden de precedencia • Fácil identificación de la ruta crítica y las actividades críticas

• Fácil determinación del tiempo de holgura, el margen de maniobra para retrasos en los caminos no críticos.

20. Cherry Jones es propietaria de una empresa de medicina homeopática llamada Fainthealers. Ella vende vitaminas y otros productos relativamente no perecederos para quienes desean opciones relacionadas con la medicina alternativa. Cherry está desarrollando un nuevo sistema en el que hay que volver a capacitar al personal. Dada la información de la figura, realice un diagrama PERT para ella e identifique la ruta crítica. Si Cherry pudiera encontrar la forma de ahorrar tiempo en la fase “escribir casos de uso”, ¿sería útil? ¿Por qué sí o por qué no?

ADMINISTRACIÓN DEL PROYECTO El gerente del proyecto necesita comprender: • Cómo determinar qué es necesario y cómo iniciar un proyecto • Cómo desarrollar la definición del problema • Examinar la viabilidad de completar el proyecto de sistemas • Reducir el riesgo • Identificar y administrar las actividades • Contratar, administrar y motivar a los demás miembros del equipo

ADMINISTRACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ANÁLISIS Y DISEÑO • Administrar a las personas.

• Comunicación precisa con los miembros del equipo seleccionado. • Establecer objetivos de productividad del proyecto.

• Motivar a los miembros de los equipos de análisis de sistemas.

Ensamblar un equipo Los gerentes de proyectos necesitan buscar miembros del equipo con las siguientes habilidades y competencias:

• Compartan sus valores de trabajo en equipo • Guiados por el deseo de producir un sistema de alta calidad, a tiempo y dentro del presupuesto • Ética laboral • Honestidad • Disposición de asumir el liderazgo con base en la experiencia, la motivación, el entusiasmo por el proyecto y la confianza de sus compañeros de equipo

Ensamblar un equipo • Contar con un especialista en la misma área que la del sistema que se va a desarrollar. Para un sitio de comercio electrónico, contar con la ayuda de alguien en marketing. Para un sistema de inventarios, contar con alguien de producción y operaciones.

• Experiencia en programación.

• Experiencia en pruebas y documentación.

Ensamblar un equipo • Mantener al equipo motivado. • Seleccionar a las personas adecuadas desde el inicio. • Entusiasmo, imaginación, habilidad de comunicación con todo tipo de personas. • Buenos redactores y oradores elocuentes. • Confianza, responsabilidad, compromiso, trabajo en equipo.

Estrategias de comunicación para administrar equipos • Equilibrio entre realizar el trabajo y mantener las relaciones entre los miembros del equipo. • Dos líderes (tarea y socioemocional), uno que dirige a los miembros para realizar tareas y otro que se preocupa por las relaciones sociales entre los miembros del grupo. • Resolver las tensiones de forma continua.

Estrategias de comunicación para administrar equipos • Uso habilidoso de la retroalimentación.

• Expectativas, valores y formas de comportamiento colectivas, explícitas e implícitas, propias de cada grupo. • Preguntarse si las normas del equipo ayudan o dificultan el progreso del equipo.

Establecer objetivos de productividad del proyecto • Los proyectos exitosos requieren metas de productividad razonables para salidas tangibles y que el proceso de las actividades sean fijadas. • El equipo necesita formular los objetivos y estar de acuerdo con ellos, basándose en: • • •

Experiencia de los miembros del equipo Desempeño en proyectos anteriores Naturaleza del proyecto específico

Motivación de los miembros del equipo del proyecto Las personas se unen a las organizaciones para satisfacer algunas de sus necesidades básicas.

Existen otros niveles de necesidades: Afiliación Control Independencia Creatividad

Motivación de los miembros del equipo del proyecto • Los miembros del equipo se pueden motivar por medio de la participación en el establecimiento de los objetivos.

• Los miembros del equipo saben con exactitud lo que se espera de ellos. • Cierta autonomía para lograr objetivos, utilizar su propia experiencia y habilidad.

Administración de proyectos de comercio electrónico La administración de proyectos de comercio electrónico y de software tradicional tienen las siguientes diferencias: 1. Los datos usados por los sistemas de comercio electrónico están dispersos por toda la organización, políticas de seguridad. 2. Los sistemas de E-commerce necesitan a personal con una amplia variedad de habilidades. 3. Los gerentes de proyectos de comercio electrónico requieren establecer acuerdos de cooperación tanto interna como externamente mucho antes de la implementación. 4. La seguridad es de primordial importancia.

Creación de los estatutos del proyecto ¿Qué se va a hacer y en qué momento? Los estatutos del proyecto son una narrativa escrita que aclara las siguientes cuestiones:

¿Qué espera el usuario del proyecto (cuáles son los objetivos)? ¿Qué hará el Sistema para satisfacer las necesidades (lograr los objetivos)? ¿Cuál es el alcance (o los límites) del proyecto?

¿Qué considera el usuario que esté más allá del alcance del proyecto? ¿Qué métodos de análisis utilizará el analista para interactuar con los usuarios en el proceso de recopilar los datos, desarrollar y probar el sistema?

Creación de los estatutos del proyecto ¿Quiénes son los participantes clave? ¿Cuánto tiempo están dispuestos los usuarios y se pueden comprometer a participar?

¿Cuáles son los entregables del proyecto? ¿Cuáles son los componentes nuevos o actualizados de software, hardware, procedimientos y documentación que los usuarios esperan que estén disponibles para interactuar con ellos al momento de terminar el proyecto? ¿Quién evaluará el sistema y cómo lo hará?

Creación de los estatutos del proyecto ¿Cuáles son los pasos en el proceso de evaluación? ¿Cómo y a quién se comunicarán los resultados? ¿Cuál es el cronograma estimado del proyecto? ¿Con qué frecuencia informarán los analistas sobre los avances del proyecto? ¿Quién capacitará a los usuarios? ¿Quién se encargará de dar mantenimiento al sistema?

Creación de los estatutos del proyecto • Los estatutos describen en un documento escrito los resultados esperados del proyecto de sistemas (entregables) y el periodo para la entrega.

• Es un contrato entre el analista en jefe, su equipo de análisis y los usuarios de la organización que solicitan el nuevo sistema.

Cómo evitar los fracasos del proyecto • Los proyectos de sistemas pueden y llegan a tener problemas graves. • Para ilustrar lo que puede salir mal en un proyecto, es conveniente que el analista de sistemas dibuje un diagrama de esqueleto de pescado o diagrama de causa efecto o Ishikawa. •

Lista sistemática de todos los posibles problemas.

Ishikawa para identificar todo lo que puede salir mal en el desarrollo de un sistema Calidad Tasa de defectos excesiva El cliente no está satisfecho con la interfaz

Miedo al cambio El diseño no es lo bastante creativo

Diseño

Costo Alta rotación de personal Se requieren más programadores

El sistema fracasa en Las pruebas Retroalimentación inadecuada de las pruebas

Prueba

Alcance Corrupción del alcance Características con poco valor

Código demasiado complejo Hay que cambiar el código debido a cambios en la empresa

Codificación

Tiempo Desplazamientos en el programa de horarios

Comprensión incorrecta de los negocios Interrupción de las comunicaciones

Escucha

Cómo evitar los fracasos del proyecto • Aprender de la sabiduría que obtuvieron las personas involucradas en fracasos de proyectos anteriores.

• Establecimiento de fechas imposibles o poco realistas para completar el proyecto. • No contar con expertos profesionales fuera del grupo para ayudarlos a resolver problemas específicos.

LA PROPUESTA DE SISTEMAS El propósito de los estatutos del proyecto es: • Identificar los objetivos • Determinar el alcance • Asignar responsabilidades Se debe preparar una propuesta de sistemas en la que se incluyan detalles sobre: • Necesidades • Opciones • Recomendaciones

Organización de la propuesta de sistemas ¿Qué se debe incluir en la propuesta de Sistemas? 1. Carta de presentación 2. Portada del Proyecto 3. Índice de contenido 4. Resumen ejecutivo (incluyendo recomendaciones) 5. Esquema del estudio de sistemas con la documentación apropiada 6. Resultados detallados del estudio de sistemas 7. Alternativas de sistemas (3 o 4 posibles soluciones) 8. Recomendaciones de los analistas de sistemas 9. Resumen de la propuesta 10. Apéndices (documentación variada, resumen de fases, correspondencia, etc.)

Organización de la propuesta de sistemas Carta de Presentación

• • • •

Gerentes y Fuerza de Trabajo de IT Listado de las personas que hicieron el estudio Resumen de los objetivos del estudio Concisa y amigable

Portada del Proyecto

• Nombre del Proyecto • Nombres de los miembros del equipo de análisis de sistemas • Fecha de envío de la propuesta • Expresar con precisión el contenido

Índice de contenido

• Útil si la propuesta es extensa • Si la propuesta tiene menos de 10 páginas se puede omitir

Organización de la propuesta de sistemas Resumen ejecutivo

• 250 a 375 palabras • Quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo de la propuesta • Recomendaciones del analista • Se escribe al final

Esquema del estudio

• Métodos que se utilizaron en el estudio • Quién o qué fue lo que se estudió • Cuestionarios, entrevistas, muestras, observación, creación de prototipos

Resultados detallados

• Necesidades de usuarios y del sistema detectadas • Conclusiones sobre los problemas • Oportunidades de las alternativas

Organización de la propuesta de sistemas Alternativas del sistema

• Dos o tres soluciones alternativas • Una alternativa que recomiende dejar el sistema como está • Costos y Beneficios de cada alternativa • Ventajas y Desventajas de cada alternativa

Recomendaciones de los analistas de sistemas

• Solución recomendada • Razones que respaldan la recomendación del equipo

Organización de la propuesta de sistemas

Resumen de la propuesta

• Objetivos del estudio y la solución recomendada • Importancia y viabilidad del proyecto • Valor de las recomendaciones para cumplir con los objetivos • Observación positiva

Apéndices

• Información de interés para ciertos individuos

Uso de figuras para una comunicación efectiva Algunos lineamientos para el uso de tablas son: 1. Integre las tablas en el cuerpo de la propuesta. No las relegue a los apéndices. 2. Trate de ajustar toda la tabla verticalmente en una sola página, de ser posible. 3. Enumere y asigne un título a la tabla en la parte superior de la página. El título debe ser descriptivo y representativo. 4. Etiquete cada fila y columna. Use más de una línea para un título de ser necesario. 5. Use una tabla cuadriculada si hay espacio para ello. Las rayas verticales en las columnas mejoran la legibilidad. 6. Use notas al pie si es necesario para explicar la información detallada contenida en la tabla.

Uso de figuras para una comunicación efectiva Los lineamientos para incluir gráficos efectivos en una propuesta son: 1. Seleccione un estilo de gráfico que transmita de manera efectiva el significado que desea.

2. Integre el gráfico en el cuerpo de la propuesta. 3. Asigne al gráfico un número de figura secuencial y un título representativo. 4. Etiquete los ejes y las líneas, columnas, barras o piezas del pastel en el gráfico.

5. Incluya una clave para identificar y diferenciar las líneas de colores, las barras sombreadas o las áreas con patrones cuadriculados.

Ejercicios En una universidad el proceso conocido como Inscripción de Asignaturas es completamente manual, lo que provoca diversos problemas. Por ejemplo, no es posible verificar que se cumpla el reglamento académico en el sentido de que un alumno de cualquier carrera podría inscribir una asignatura habiéndola reprobada dos veces. O que un alumno pueda inscribir una carga académica de menos de 16 unidades valorativas o más de 24 sin la autorización del jefe de carrera. El inconveniente es que cuando se detectan estas complicaciones ya es tarde, puesto que el alumno, a esas alturas, ya ha cursado la mitad de la asignatura y debe renunciar a ella, lo que provoca una serie de molestias producto de esta situación. Además no es posible tener un listado de los alumnos de un curso sino hasta bien avanzado el semestre, no se pueden controlar los cupos por asignatura, provocando dificultades al sistema de asignación de aulas pues no se conoce con exactitud cuántos alumnos hay por curso.

Ejercicios Se pide:

Elaborar el Diagrama de Contexto del Sistema. Elaborar el Modelo Entidad-Relación del Sistema. Definir el problema a resolver. Objetivo general y específicos

Ejercicios: Elaborar Diagrama de Gantt y Gráfico de Pert Descripción

Tarea

Va después de

Tiempo (Semanas)

Dibujar el flujo de datos

A

Ninguna

5

Dibujar árbol de decisiones

B

A

4

Revisar árbol

C

B

10

Escribir proyecto

D

C,I

4

Organizar diccionario de datos

E

A

7

Realizar prototipo de salida

F

Ninguna

2

Revisar diseño de salida

G

F

9

Escribir casos de uso

H

Ninguna

10

Diseñar base de datos

I

H,E y G

8