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• Sergio Angulo

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ANTECEDENTES DEL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD) Hace algo más de cuarenta años se aplica en Venezuela la metodología para el análisis de gestión administrativa. Siempre bajo la denominación más conocida “AUDITORÍA ADMINISTRATIVA”, siendo ambas, desde el punto de vista práctico, sinónimas. Hasta no hace mucho tiempo el análisis de gestión administrativa era una consecuencia de la auditoría financiera como instrumento para evaluar el control interno de las organizaciones, Cada día cobra más vigencia la Consultoría Gerencial o de Empresas como consecuencia de la necesidad que tienen las organizaciones de optimizar sus resultados minimizando los costos, siendo las técnicas del análisis de gestión administrativa las que proporcionan los resultados de tal análisis y los correctivos a aplicar en las áreas débiles o críticas, bien sea en la función pública o en la actividad privada. Estudiosos de la ciencia administrativa, como Henry Fayol, Frederick Winslow Taylor y James Mc Kinsey sostuvieron que toda empresa debía ser, periódicamente, evaluada. DEFINICIONES DE VARIOS AUTORES James Mckinsey, considerado como otro de los pioneros de esta disciplina, escribió que toda empresa "debe realizar una auto auditoria periódica de su funcionamiento", lo cual constituyó la primera referencia formal sobre el tema, en la cual se observan dos elementos importantes. Por un lado, se habla de la revisión del desempeño como una tarea intrínseca en las empresas, y por otro lado, señala que ésta debe hacerse con alguna regularidad. Theodore J. Kreps, a la sazón profesor de la Universidad de Standford, en 1940 estableció, basándose en lo dicho por McKinsey pocos años atrás, que la revisión del funcionamiento debía hacerse en seis áreas organizacionales, a saber: empleo, producción, consumidores, ventas, nómina y dividendos e intereses. La importancia de su opinión radica en que así se comenzaron a estructurar los procesos de revisión administrativa en áreas particulares o específicas del negocio. Howard Bowen en 1953 propuso que las ocho áreas funcionales más importantes que debían revisarse en una empresa eran: precios, salarios, investigación y desarrollo, publicidad, relaciones públicas, relaciones humanas, relaciones con la comunidad y estabilidad del empleo. Se observa a las claras que para la fecha, pocos años después de finalizar la Segunda Guerra Mundial, el afán de la gerencia empresarial era el de expandir sus negocios puertas afuera y congraciarse con la gente, con los clientes y con la comunidad; ya la revisión administrativa no debía hacerse sólo hacia lo interno sino hacia el entorno. El Profesor José Ruiz Roa ha definido al análisis de gestión Administrativa de la manera siguiente: “El examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y de eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración”.

Como definición podríamos decir que: Análisis de gestión administrativa (AGAD) o auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable"

OBJETIVOS DEL ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA (AGAD) Entre los objetivos del AGAD, encontramos los siguientes (Ruiz; 1995:73): • • • • • • •

Determinar debilidades de los métodos o procedimientos administrativos. Evaluar la adecuacidad y efectividad de los controles internos. Determinar el grado de utilidad de la información que los ejecutivos entregan a la Alta administración. Detectar las áreas críticas y detectar las medidas para superar la crisis. Prestar asistencia a toda la Administración en la realización efectiva de sus funciones. Detectar las desviaciones en la Administración de la empresa revelando las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones. se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada.

IMPORTANCIA DEL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD)

El Análisis de Gestión Administrativa es importante porque mide, en los distintos niveles, la capacidad de la Alta Administración; de esta forma, establece un método para asegurar a esa Alta Administración que las políticas y los procedimientos que se aplican en las organizaciones en general, son las más adecuadas para que los objetivos se logren con total eficacia. Constituye un instrumento de desarrollo empresarial, el cual aconseja un examen de la estructura administrativa para la evaluación del grado de eficiencia y de eficacia de las funciones de las ciencias administrativas. El Análisis de Gestión Administrativa se ha considerado como la técnica capaz de realizar el estudio y evaluación de la organización, o de cada una de sus áreas y proporcionar soluciones a las irregularidades encontradas, por lo cual se considera que el conocimiento de la misma es indispensable para la formación académica y para el desarrollo profesional de los Administradores. Mediante el AGAD se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante para esta disciplina valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas. Además, este análisis y evaluación de factores, tanto internos como externos, debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere mejorar realmente la organización.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD) Ventajas: • • • • • •

Detecta las desviaciones en la administración de la empresa, revelando las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones. Evalúa los controles internos de la organización. Detecta las áreas críticas y propone recomendaciones para solucionarlas. Por medio del AGAD se determinan las debilidades de los métodos o procedimientos administrativos. Estudia la estructura de la empresa, detectando las modificaciones que deben realizarse. Facilita un patrón para el mejor aprovechamiento de los recursos disponibles en la organización como lo son el humano, técnico, financiero, materia prima y equipos.

Desventajas: • La aplicación del AGAD requiere una gran cantidad de tiempo, por ella muchas organizaciones no lo aplican. • El costo para realizar el AGAD, sin duda alguna, es muy costoso por eso no todas las organizaciones están en capacidad para aplicarlo. • No existe una escala de valores precisas que permita medir el grado de eficiencia y eficacia, con el cual están cumpliendo las funciones administrativas, de allí se desprende el hecho de que la calidad de esta evaluación dependa en gran parte del profesional que la realice.

PROGRAMA GENERAL PARA REALIZAR UN ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD) • • • • • • •

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Constitución de la empresa: se verifica toda la documentación legal de la empresa para extraer los aspectos de mayor importancia. Posición de la institución: que ocupa en el ámbito nacional e internacional. Organización: estructura general por divisiones y departamentos. Objetivos, planes y políticas: se determina que estén definidos claramente y de forma precisa. Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programación prevista. Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboración. Recursos humanos: se verifica las políticas de personal y el manejo del mismo. Medios físicos: determinación de los medios físicos existentes y la razonabilidad de la inversión realizada en este sentido.

PROPÓSITO Y ALCANCE DEL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD) CARACTERISTICAS DEL ANALISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD) Dentro de las características más importantes del análisis de gestión administrativa se pueden mencionar las siguientes: • Es un sistema estructurado. • Estudia y analiza la organización. • Evidencia áreas problemáticas dentro de la empresa. • Incluye la planificación para su aplicación y desarrollo. • Formula programas de trabajo. • Determina debilidades en los métodos o procedimientos administrativos.

AREAS DE ESTUDIO O APLICACIÓN DEL ANÁLISIS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (AGAD) El análisis de gestión administrativa se aplica sobre todas las áreas del proceso administrativo, a saber: Planificación: Consiste en el proceso de seleccionar y desarrollar el mejor curso de acción para alcanzar los objetivos propuestos. Es determinar que se ha de hacer para la toma de decisiones en el esclarecimiento de objetivos, establecimiento de políticas, fijación de programas y campañas, determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de las previsiones diarias. Organización: Viene dada por el proceso de determinar y establecer la estructura, los procedimientos y los recursos necesarios, apropiados para el curso de acción seleccionado. Consistiendo en agrupar las actividades pertinentes para la ejecución de planes de unidades directivas y la definición de las relaciones entre los ejecutivos y los empleados. Dirección: Es el proceso de instrumentar el plan y usar los recursos organizados en operaciones reales y efectivas, para la obtención de los objetivos planificados; consiste en emitir instrucciones, asignar programas a los responsables de ejecutarlos. Coordinación: Siendo el proceso de comunicación con los elementos fuera de la jurisdicción de la administración general, para lograr su cooperación donde quiera que influya o reciban influencia de la operación que genera esa administración

Ejecución: Viene dada por el desempeño de las funciones asignadas que cumplen los ejecutivos y pueden determinarse directamente en términos de los objetivos y las normas departamentales. Control: Es el proceso de determinar si la operación real y efectivamente se desarrolla como se ha propuesto, como se ha diseñado y en caso de que se observen desviaciones, recomienda se apliquen los correctivos pertinentes.

ELEMENTOS DETERMINANTES EN AREA DE DIFICULTAD Con la aplicación del Análisis de Gestión Administrativa se pueden identificar áreas en una empresa, que no están adecuadamente administradas, entre los problemas y debilidades que presentan estas áreas se tienen los siguientes: Aspecto Organizativo: • El diseño de la estructura orgánica no se adapta a la empresa. • Funciones mal concebidas o inapropiadas. • Inoperante descripción de cargos. • Inapropiada distribución de funciones. Alta Administración: • Faltas en el proceso de toma de decisiones. • Mala interpretación de las políticas. • Falta de identificación e interpretación de los objetivos. • Deficiente comunicación con los ejecutivos. • Directrices mal impartidas. Área de Personal: • Deficiencia en el reclutamiento. • Ausentismo Laboral. • Fallas en la Supervisión. • Defectuoso sistema de comunicación. Área de Recursos Económicos: • Capital de trabajo inapropiado. • No se preparan estados financieros. • Planificación deficiente del flujo de recursos. • Inadecuada estructura financiera.

Área de Producción: • Deficiencia en el uso de los equipos. • Materia prima mal utilizada. • Falta de políticas de producción. • Existencia de equipos de poco rendimiento u obsoletos. • Falta de mantenimiento de los equipos. • Falta de estándares de producción. Área de Ventas: • Mercancía obsoleta. • Canales de distribución deficientes. • Campañas publicitarias inexistentes. • Tardanza en la entrega de los productos. • Reclamos de los consumidores. Administración de Créditos y Cobranzas: • Ausencia de políticas de cobranzas. • Cuentas incobrables. • Límites de créditos sin controles. • Falta de información con el Departamento de Contabilidad. • Inadecuada contabilización de créditos y cobranzas.