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• Luis Miguel Rey

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ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA O AUDITORIA ADMINISTRATIVA

APRENDIZ LUIS ALFONSO REYES DOREY

INSTRUCTOR JAMES DOMINGUEZ ARAGON

TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) CENTRO AGROPECUARIO BUGA (BUGA) NOVIEMBRE 18 DE 2010

INTRODUCCION El Análisis de Gestión Administrativa se ha considerado como la técnica capaz de realizar el estudio y análisis de la organización, en cada una de sus áreas y proporcionar soluciones a las irregularidades halladas, por lo cual se considera que el conocimiento de la misma es indispensable para la formación académica y para el desarrollo profesional de los Administradores. Las actividades gerenciales, enmarcadas dentro de la globalización y la competitividad existente, necesitan revitalizarse y nutrirse de herramientas que le garanticen la eficiencia y el éxito en cada una de las áreas de la organización. De mantenerse una actitud pasiva y renuente a los cambios que experimenta su entorno, las empresas tenderán paulatinamente, pero de forma sostenida, a desaparecer. Es muy conocida también, la necesidad sugerida por muchos autores de realizar un Análisis de la Gestión Administrativa con la finalidad de hacer una evaluación integral y conocer el estado en que se encuentra la empresa. Los términos utilizados para denominar este análisis han sido muy variados y muchos se ubican, en esencia, dentro de la concepción de lo que se desea hacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusión. Entre los nombres que ha recibido el análisis de gestión administrativa están: Auditoria Gerencial, Auditoria de la Empresa, Análisis Administrativo, Análisis de Operaciones, Investigación de la Empresa, Auditoria de Cumplimiento y Auditoria de Rendimiento. A través de esta herramienta es posible evitar cualquier desperdicio de tiempo y evaluar los grados de eficiencia y efectividad de los sistemas de control interno, propios de la organización. También es posible afirmar, que el Análisis de Gestión Administrativa pone en evidencia aquellas áreas problemáticas y las debilidades que existen dentro de la empresa.

ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA (AGAD) O AUDITORIA ADMINISTRATIVA Se refiere al "examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración. La auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable. Se puede apreciar entonces como este resulta en un tema con plena vigencia, el cual debe ser del dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar como marcha la organización desde un punto de vista global. Objetivo del AGAD En un sentido general, se orienta a la corrección de deficiencias en la organización empresarial y producir mejoras en el funcionamiento administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad deseada. Etapas del AGAD El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificación, en la cual se lleva a cabo la reunión respectiva con la alta gerencia de la organización objeto del AGAD. Posteriormente se realiza el examen preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa, la aplicación de los cuestionarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe contemplar lo relativo al examen del control interno determinándose las áreas críticas para proceder de ésta forma a llevar a cabo el examen en profundidad de las áreas que de acuerdo a los análisis previos presentan dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por último se extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarán con el Informe final. Programa general para desarrollar un AGAD 1.- Constitución de la empresa: se verifica toda la documentación legal de la empresa para extraer los aspectos de mayor importancia. 2.- Posición de la institución: que ocupa en el ámbito nacional e internacional. 3.- Organización: estructura general por divisiones y departamentos.

4.- Objetivos, planes y políticas: se determina que estén definidos claramente y de forma precisa. 5.- Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programación prevista. 6.- Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboración. 7.- Recursos humanos: se verifica las políticas de personal y el manejo del mismo. 8.- Medios físicos: determinación de los medios físicos existentes y la razonabilidad de la inversión realizada en este sentido. Informe final del AGAD En principio este debe presentar como características fundamentales: ser oportuno, conciso, simple y claro de entender, con el mayor grado de exactitud, constructivo, útil para la toma de decisiones, basado en evidencias e integral en cuanto a su contenido. La estructura general de dicho informe debe contemplar: Síntesis, Objetivos, Elementos técnicos considerados, Procedimientos aplicados, Observaciones, Propuestas, Colaboración del personal de la empresa y Anexos.

CONCLUSIONES La Alta administración, debido a la diversidad de los recursos y actividades necesarias así como su multiplicidad, debe poner en práctica con idoneidad las fundamentales funciones de la ciencia administrativa para lograr los objetivos, tales como, la planificación, organización, coordinación, ejecución y control. Funciones como estas son base de desarrollo y parte importantes para llevar a cabo con éxito el fin propuesto, tanto en empresas privadas como públicas las cuales deben de ser relacionadas con la efectividad dentro de ellas. Para saber si en una empresa existe una Alta Administración o una buena realización del trabajo dentro de ella, por parte de empresarios, directivos y ejecutivos, es necesario hacer de forma permanente la realización del Análisis de Gestión Administrativa. Por estas razones es importante la ejecución constante de dicho análisis, así se puede evaluar los niveles y grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo las funciones primordiales de la Ciencia Administrativa, en cada uno de los departamentos y áreas de las empresas lo cual es más adecuado cuando las circunstancias no ameritan hacerlo de forma integral.