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• Fabian Riquet

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TÉCNICA DE AUDITORÍA INTERNA EN EL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. ISO 45001 – D.1072 (T2, Cap 6) UNIDADES DE APRENDIZAJE

OBJETIVO DEL CURSO

Concepto y el enfoque de auditorías internas • Comprender los conceptos relacionados con las para un SGSST. auditorias internas al SGSST Planificación auditorías internas. • Conocer la metodología de planificación, ejecución, verificación y control de las auditorias Etapas de auditoría interna. Verificación de los resultados y toma de internas, aplicadas a un SGSST. acciones para mejorar auditorías internas al • Aplicar la metodología para la realización de auditorias internas a los SGSST, con base en lo SGSST descrito en la ISO19011. DURACIÓN MATERIAL A CONTENIDO DEL CURSO ENTREGAR 16 hr

NTC ISO 19011, memorias y cuaderno de apuntes. PRE REQUISITO

Estructura NTC ISO 45001 y su relación con el Decreto 1072 2015

• Términos y definiciones • Roles relacionados con la auditoría • Requisito de auditoría en un SGSST • El ciclo PHVA en el proceso de auditorías • Gestión del programa de auditorias • Actividades para planificación de auditorias individuales • Revisión documental • Planes de auditoria • Lista de verificación • Realización de auditorias • Informe de auditorias • Actividades de seguimiento • Competencia del auditor interno

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TÉCNICA DE AUDITORÍA INTERNA EN EL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. ISO 45001 – D.1072 (T2, Cap 6)

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2

TÉCNICA DE AUDITORÍA INTERNA EN EL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.ISO 45001 – D.1072 (T2, Cap6) 16 Horas Contenidos

Objetivos: Unidades de aprendizaje Concepto y el enfoque de auditorias internas para un SGSST. Planificación auditorias

Auditorias en el SGSST

Unidades de aprendizaje

Etapas de la auditoría interna. Verificación de los resultados y toma de acciones para mejorar las auditorias internas

.

Comprender los conceptos relacionados con las auditorias internas al SGSST

Conocer la metodología de planificación, ejecución, verificación y control de las auditorías internas, aplicadas a un SGSST.

Aplicar la metodología para realización de auditorías a sistemas de gestión integrados, con base en los descrito en la ISO 19011:2011.

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• Términos y definiciones relacionados • Roles relacionados con la auditoria • Requisito de auditorias en un SGSST

• EL ciclo PHVA en el proceso de Auditorías • Gestión del programa de auditorías.

• Actividades para la planificación de auditorias individuales. • Revisión documental • Planes de auditoria • Listas de verificación • Realización de las auditorías • Informe de Auditorías • Actividades de seguimiento a la auditoría Interna • Competencia del auditor

NTC ISO 4500:2018. Cap. 9.2

T

T

T T T T

ISO 19011

¿QUÉ ES?

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PRINCIPIOS DE AUDITORÍA INTERNA EN UN S.G.S.S.T

51VE05-V1 5 51VE05-V1

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PRINCIPIOS DE AUDITORÍA Integridad

Fundamento de la profesionalidad

Presentación Imparcial

Obligación de informar con veracidad y exactitud

Debido Cuidado profesional

Aplicación de diligencia y juicio al auditar

Confidencialidad

Seguridad de la información

Independencia

Imparcialidad de la auditoría y objetividad de las conclusiones

Enfoque basado en la evidencia

Conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles 51VE05-V1 6

LAS AUDITORÍAS PERMITEN

 Conocer la capacidad del sistema de

gestión de seguridad y salud en el trabajo para cumplir con los requisitos. (ISO 45001, legales y de la organización).  Evaluar las fortalezas y aspectos por

mejorar del Sistema de Gestión de SST.  Determinar si el SG SST de la institución,

cumple con los objetivos de ésta y se está implementando.

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LAS AUDITORÍAS PERMITEN



Evaluar la competencia, conciencia y pertinencia del recurso humano con su sistema de gestión.



Validar el uso eficaz y eficiente de los recursos.



Mejorar las relaciones con las partes interesadas.



Comprobar la aplicación de los procesos y su eficacia.

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CONCEPTOS

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¿AUDITORÍA?

ISO 19011 Proceso Sistemático Independiente y Documentado para

Obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de forma objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría

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CLASES DE AUDITORÍA A. INTERNA

OBJETIVOS: Determinar si el SGS&SO:

PRIMERA PARTE ORGANIZACIÓN

Es conforme con los requisitos planificados.

Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Los Protagonistas

Para: Evaluar la efectividad del sistema de S&SO. Identificar oportunidades de mejoramiento. CLIENTE

AUDITOR

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AUDITADO

B. EXTERNA OBJETIVOS:

SEGUNDA PARTE Clientes, Proveedores

Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional del proveedor o contratista. Verificar la aplicación de disposiciones contractuales. Para: Evaluar y seleccionar proveedores. Ejecutar re-evaluación a proveedores. Mantener relaciones gana-gana.

CLIENTE

Los Protagonistas AUDITOR

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AUDITADO

B. EXTERNA OBJETIVOS:

TERCERA PARTE

Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos del modelo OHSAS 18001. Para: CERTIFICACIÓN UN TERCERO.

O RECONOCIMIENTO POR

CLIENTE

Los Protagonistas

AUDITOR

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AUDITADO

EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. ISO 19011

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CRITERIOS DE AUDITORÍA

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.

ISO 19011

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HALLAZGO DE AUDITORÍA

Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de la auditoría.

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CONCLUSIÓN DE AUDITORÍA

Resultado

de

una

auditoría, tras considerar los objetivos de la auditoría

y todos los hallazgos de auditoría.

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EJES DE AUDITORÍA INTERNA EN UN SGSST

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18

ENFOQUE DE LAS AUDITORÍAS

CRITERIOS

REALIDAD

LO QUE SE DEBE HACER

LO QUE SE HACE

OBJETIVO LO QUE SE QUIERE LOGRAR

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REQUISITO DE AUDITORÍA EN NTC ISO 45001: 2018

Auditorias Internas a Intervalos planificados •SGSST Conforme •Requisitos Propios •Requisitos ISO 45001

•Se implementa y mantiene

Programa de Auditoría

Considerar importancia de los procesos y los resultados de auditorías previas

•Frecuencia •Métodos •Responsabilidades •Consulta •Requisitos de Planificación •Elaboración de informes

Definir criterios y alcance

Seleccionar Auditores competentes

Informar a la Dirección, trabajadores, representantes y otras partes interesadas 51VE05-V1 20

REQUISITOS DEL SGSST DEC 1072 DEL 2015 ARTICULO 29. Auditoria de cumplimiento del SGSST. Realizar una auditoria anual planificada con la participación del COPASST. Parágrafo: El programa de auditoría debe comprender entre otros, la definición de la idoneidad de la persona que sea auditora, el alcance de la auditoría, la periodicidad, la metodología y la presentación de informes, y debe tomarse en consideración resultados de auditorías previas. La selección del personal auditor no implicará necesariamente aumento en la planta de cargos existente. Los auditores no deben auditar su propio trabajo. Los resultados de la auditoría deben ser comunicados a los responsables de adelantar las medidas preventivas; correctivas o de mejora en la empresa.

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REQUISITOS DEL SGSST DEC 1072 DEL 2015 ARTICULO 30. Alcances de la auditoria de cumplimiento. Deberá abarcar entre otros lo siguiente: •El cumplimiento de la política de SST; •El resultado de los indicadores de estructura, proceso y resultado; •La participación de los trabajadores; •El desarrollo de la responsabilidad y la obligación de rendir cuentas; •El mecanismo de comunicación de los contenidos del SG-SST, a los trabajadores; •La planificación, desarrollo y aplicación del SG-SST; •La gestión del cambio; •La consideración de la SST en las nuevas adquisiciones; •El alcance y aplicación del SG-SST frente a los proveedores y contratistas; •La supervisión y medición de los resultados; •El proceso de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, y su efecto sobre el mejoramiento de la SST en la empresa; •El desarrollo del proceso de auditoría; y •La evaluación por parte de la alta dirección.

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REQUISITOS DEL SGSST DEC 1072 DEL 2015 •Realizar una auditoria anual planificada con la participación del COPASST.

•Asegurar independencia de la actividad auditada. •Programa que incluya idoneidad de auditores, alcance de la auditoria, periodicidad y presentación de informes.

•Comunicar los resultados de la auditoria a los responsables.

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CICLO PHVA EN EL PROCESO DE AUDITORÍA

P H V A

Establecimiento del programa de auditorías: Objetivos, alcance, recursos, evaluación de riesgo, procedimientos.

Implementar el programa: Competencia de auditores y actividades de auditoría.

Resultados acordes al programa, suficiencia de recursos, satisfacción del auditado, cliente y auditores, evaluación de la competencia de los auditores.

Actividades de auditoría

P H V A

Inicio de la auditoría. Revisión de la documentación. Preparación de actividades en sitio. Realización de actividades en sitio. Preparación, aprobación y distribución del informe. Finalización de la auditoría. Actividades de seguimiento de la auditoría.

Implementación de acciones correctivas y preventivas para mejorar el proceso de auditorías: Informe a la gerencia, re-asignación de recursos, re-entrenamiento de auditores y re-evaluación del programa de auditorías.

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GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍAS

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25

GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA: •Dirigir la planificación y realización de auditorías •Asegurar implementación del programa

Establecer los objetivos del Programa de Auditorias

Considerar: •Recursos financieros •Métodos de auditoría •Disponibilidad Auditores y Expertos Técnicos •Alcance y riesgos relacionados •Tiempo y costos •Tecnologías de Información y comunicación

Tener en cuenta •Tamaño • Naturaleza • Funcionalidad • Complejidad • Nivel de madurez del SGSST

Determinar el alcance del programa de Auditorías

Identificar los recursos

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Asociar a: •Planificación •Recursos •Selección Equipo Auditor •Implementación •Registros y controles •Seguimiento, revisión y mejora

Identificar y evaluar los riesgos relacionados

Establecer los procedimientos

Tener en cuenta •Planificación Calendario •Seguridad y Confidencialidad •Competencia •Métodos de muestreo •Seguimiento •Comunicación

RIESGOS DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ORGANIZACIÓN

ASUNTOS DE IMPORTANCIA: PELIGROS RELACIONADOS CON LA SALUD Y LA SEGURIDAD

COHERENCIA RECURSOS

OBJETIVOS DEL PROGRAMA

PROGRAMA DE AUDITORÍA

Auditorías que tengan en consideración una o más normas de sistemas de gestión

RIESGOS DEL PROGRAMA

PLANIFICACIÓN

ASIGNACIÓN DE RECURSOS

TIEMPOS

IMPLEMENTACIÓN

PERSONAL

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CONTROL DE REGISTROS

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA: •Ser coherentes con los objetivos globales del programa de Auditoría

Tener en cuenta •Objetivo, alcance y criterios de cada auditoría • Revisar NTC ISO 19011 Anexo B

Tener en cuenta: •Competencia global del Equipo •Complejidad de la Auditoría •Métodos •Requisitos legales y contractuales •Independencia del Equipo

Definir Objetivo, alcance y criterios por Auditoría

Seleccionar los métodos de auditoría

Seleccionar los miembros del equipo Auditor

Gestionar los registros del Programa de Auditorías

Gestionar los resultados del Programa de Auditorías

Asignar responsabilidades al líder del equipo

•Registros del Programa de Auditorías •Registros de Auditorías Individuales •Registros del personal de Auditorías

•Revisar y aprobar informes •Revisión Acciones correctivas •Distribución de informes •Necesidad de auditorías de seguimiento 51VE05-V1 28

•Asignación con tiempo suficiente •Proporcionar la información necesaria

GESTIÓN DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA:

Revisión y mejora del programa de auditoría

Seguimiento del programa de auditoría

Se debería considerar: • Los resultados y tendencias del seguimiento del programa de auditoría. • La conformidad con los procedimientos del programa de auditoría. • Las necesidades y expectativas cambiantes de las partes interesadas. • Los registros del programa de auditoría. • Los métodos de auditoría alternativos o nuevos. • La eficacia de las medidas para tratar los riesgos asociados con el programa de auditoría. • Los asuntos de confidencialidad y seguridad de la información relacionados con el programa de auditoría.

Factores que pueden determinar la necesidad de modificar el programa de auditoría: •Resultados de la auditoría •Nivel de eficacia del sistema de gestión •Cambios en el sistema de gestión del cliente de la auditoría •Cambios en requisitos legales y reglamentarios •Cambios en proveedores

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REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

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30

REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA: INICIO DE LA AUDITORÍA CONTACTO INICIAL CON EL AUDITADO

VIABILIDAD DE LA AUDITORÍA

•Puede ser formal o informal •Realizado por el líder del equipo auditor •Se realiza para proporcionar información al auditado •Se utiliza para determinar información necesaria , establecer y confirmar acuerdos

•Proporciona confianza que los objetivos de la auditoría pueden alcanzarse •Se debe tener en cuenta la disponibilidad de: •Información suficiente y apropiada •Cooperación del auditado •Tiempo y recursos

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REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA: PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

•Reunir información para preparar las actividades de auditoría y documentos de trabajo •Establecer una visión general de la documentación para detectar posibles carencias

PLAN DE AUDITORÍA

•Preparado por el líder del equipo auditor •Basado en el programa de auditorías y la documentación proporcionada •Considerar el efecto de la auditoría en los procesos •Facilitar la programación y coordinación eficiente de las actividades

ASIGNACIÓN DE TAREAS

DOCUMENTOS DE TRABAJO

•Asignar la s responsabilidades a cada miembro del equipo teniendo en cuenta independencia y competencia •Realizar reuniones informativas para asignación o cambios

•Listas de verificación •Planes de muestreo de auditoría •Formularios para registrar información •Los documentos deben ser salvaguardados por los auditores (Ver anexo B.4)

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REVISIÓN DOCUMENTAL Propósito: determinar la conformidad del sistema con los criterios de la auditoría.

Aportes de la revisión documental • Comprender la dinámica de los procesos y sus interacciones. • Identificar los recursos, documentos, responsables, autoridades, competencias y control de los procesos. • Permite determinar los criterios de auditoría que debe cumplir cada proceso. • Hacer seguimiento a la evolución y madurez del S.G. • Permite determinar la conformidad de la documentación del S.G. y la viabilidad de la auditoría. • Facilita la planificación de la auditoría.

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¿QUÉ PODEMOS OBTENER DE LA DOCUMENTACIÓN...?

1.

Manual de SST: Para conocer la configuración del SG SST y sus propósitos.

2.

Procedimientos, instructivos, guías, etc.: Para conocer y entender el proceso.

3.

Reportes de auditoría, no conformidades, acciones tomadas, etc.: La evolución del proceso y su historia a través de resultados.

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CONCLUSIONES RESPECTO A LA DOCUMENTACIÓN REVISADA

1.

Aspectos fuertes que son claros y aportan valor.

2.

Aspectos por mejorar de la documentación, para dar claridad y aporte de valor.

3.

Aspectos de la documentación, que ayudarán al auditor en la auditoría de campo.

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PLAN DE AUDITORÍA

El plan de auditoría debería contener…

ISO 19011

Líder del equipo auditor

• Objetivos de la auditoría • Alcance de la auditoría • Criterios de auditoría • Ubicación, fechas, tiempos. • Métodos de auditoría • Muestreo • Responsabilidade s del equipo auditor, guías y observadores • Recursos • Auditado • Logística Tomado del capítulo 6.3.2 de la ISO 19011

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LISTA DE VERIFICACIÓN UTILIDAD:  Ayudar a la gestión del tiempo, en pro del cumplimiento del objetivo del programa.

 Una herramienta para que el auditor registre de forma lógica y ordenada.  Ayuda al auditor a orientar su trabajo con el auditado. 51VE05-V1 37

LISTA DE VERIFICACIÓN DE AUDITORÍA La Lista de Chequeo debería contemplar evidencias de…

Observación

• Actividades • Medio ambiente de trabajo y condiciones • Simulaciones y modelados

Información documentada

Testimonial

Equipo auditor

• Documentos y registros • Resúmenes de datos, análisis e indicadores • Informes de diversas fuentes • Bases de datos • Sitios web

• Entrevista con empleados • Clientes y proveedores • Otras personas Tomado del Anexo B de la ISO 19011

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REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA: REALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA

REUNIÓN DE APERTURA

REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE INFORMACIÓN

GENERACIÓN DE HALLAZGOS

PREPARACIÓN DE LAS CONCLUSIONES

REUNIÓN DE CIERRE

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REUNIÓN DE APERTURA Propósitos: •

Revisar el plan de auditoría.

•

Presentar un breve resumen de cómo se realizarán las actividades.

•

Confirmar los canales de comunicación.

• •

Brindar una oportunidad para que el auditado haga preguntas. Establecer un ambiente de confianza y consolidarlo cuando no exista.

•

Aclarar desde el comienzo, si es necesario, los conceptos básicos de la auditoría.

•

Confirmar la logística.

•

Presentación de los equipos auditor y auditado.

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RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN •Sólo la información que es verificable debería aceptarse como evidencia de la auditoría •Debería registrase la evidencia que conduce a hallazgos de auditoría

Métodos • Entrevista • Observación • Revisión de documentos incluyendo registros

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RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Fuentes de Información

Recopilación mediante muestreo y verificación

Evidencias vs. Criterios

Revisión

Conclusiones de Auditoría

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RECOPILACIÓN Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

OBSERVACIÓN DE LAS ACTIVIDADES BASES DE DATOS ENTREVISTAS A DIFERENTES CARGOS Y RESPONSABLES

REVISIÓN DE DOCUMENTOS

CRITERIOS APLICADOS EN LOS PROCESOS

REVISIÓN DE REGISTROS

RESULTADOS DE LOS PROCESOS

INFORMACIÓN DE OTRAS PARTES INTERESADAS

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LA SECUENCIA DE LA ENTREVISTA

Preguntar

Aceptación auditado

Escuchar

Hallazgo

Documentación en lista de verificación

Entrevistas

Documentación

Escucha activa

Evidencia Registros

Lo mas importante no es lo que pregunta el auditor, es lo que entiende el auditado 51VE05-V1 44

BLOQUEOS EN LA COMUNICACIÓN IMPACIENCIA

DESCONFIANZA

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¿CUÁLES HACER? Tipos de preguntas

¿Qué busca?

Ejemplos

ABIERTAS

•“¿Dígame qué procedimiento sigue usted?" Estimulan al auditado a ser el •“¿Muéstreme cómo funciona esto?" que hable más, y así se reduce •“¿Cómo procesa los resultados de…?" el número de preguntas que el •“¿De dónde viene este formato?" auditor debe formular. •“¿Qué hace cuando...?"

SONDEO

Son aclaración y abiertas, diseñadas para extraer información específica y más profunda acerca de un tópico.

CERRADAS

•"¿Usted diligenció este formato?" •"¿Es este el archivo para ubicar los datos relativos a accidentalidad?" Están diseñadas para obtener •"¿Qué información entregó a esta parte interesada?" respuestas breves del •"¿Quién trabajó con usted en la entrega de la información?" auditado. •"Déjeme ver si entendí correctamente. Me dijo que primero hablaron con el trabajador y luego enviaron un informe con la misma información soportada con otros documentos ¿Correcto?"

•"Por favor, explique ¿qué está ocurriendo aquí?" •"¿Qué quiere decir?" •"Deme algunos ejemplos“ •"¿Quiere añadir algo más?

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¿CUÁLES EVITAR? Tipos de preguntas

¿Qué busca?

Ejemplos

CAPCIOSAS

•Siempre programa a los profesionales así... ¿verdad?" • "Supongo que sabe que esto que encontramos va contra la Sugieren al auditado la ley... respuesta "correcta" o "políticamente correcta". •"Por supuesto, para usted es obvio que ésta es la información que necesito, no?" • "¿Claro que esta incidente debió ser investigado?”

MÚLTIPLES

Pueden confundir al auditado y hacerle "¿Cuando comenzó en este trabajo le informaron acerca del olvidar algunas de sus plan de emergencias? ¿Sabe en dónde se encuentra el plan? respuestas, o hacer que ¿Quién le enseñó a usar extintores?” se enfoque en algo de menor importancia.

AGRESIVAS

•"¿Así que usted es al que se le ocurrió...?“. •"¿Finalmente trabajaron juntos y resolvieron este problema?“. Estas preguntas son una vía segura para •“Cómo que realmente tiene problemas para manejar esto“. poner al auditado fuera •"¿No pudo averiguar cómo archivar esto correctamente?“. •"¿En el tiempo que lleva en este puesto no se ha molestado en de lugar. leer el procedimiento?“. •¡Ese asistente suyo... Déjeme decirle...! 51VE05-V1 47

LOS HALLAZGOS Criterios de la auditoría

Evidencia de la auditoría

Vs.

HALLAZGO DE LA AUDITORÍA

Fortalezas

ACCIÓN DE MEJORA

No conformidades

ACCIÓN CORRECTIVA

CORRECCIÓN

MEJORA DE LA CALIDAD 51VE05-V1 48

Observaciones

ACCIÓN PREVENTIVA

CONCLUSIONES DE AUDITORÍA Antes de la reunión de cierre…

Equipo auditor 51VE05-V1 49

CONCLUSIONES DE AUDITORÍA Relación final de la evaluación realizada en donde se presenta de manera global, el desempeño del sistema de gestión y el grado de cumplimiento de la organización, según la evidencia objetiva recolectada, para la toma de decisiones por parte de la alta dirección Objetivo de evaluación Realidad

Vs

Conclusión

Criterios

El sistema de gestión es Conveniente para la organización

Realidad

Vs

Objetivos

El sistema de gestión es Eficaz para el cumplimiento de las expectativas de la organización

Criterios

Vs

Objetivos

El sistema de gestión es Adecuado para las necesidades de la organización 51VE05-V1 50

REUNIÓN DE CIERRE

Temas a tratar: • Procesos, interacciones, niveles de la organización, auditados. • Hallazgos y conclusiones de la auditoría. • Solicitud acción correctiva. • Tentativas para las acciones correctivas. • Eventualmente, acuerdos sobre la precisión de las No Conformidades.

El informe de auditoría, posterior, debe ser coherente con lo desarrollado en la reunión de cierre.

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PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DEL INFORME DE AUDITORÍA

Preparación del Informe de auditoría

Redacción de Conclusiones ISO 19011:2011 Anexo B8Hallazgos de auditoría

Aprobación y Distribución del Informe de auditoría

Finalización de la auditoría

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INFORME DE AUDITORÍA Incluir o hacer referencia a:  Objetivo, alcance, equipo auditor.  Actividades realizadas.

de

criterios

y

auditoría

 Procesos auditados.  Cargos auditados.  Resultados de la auditoría.

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EL INFORME DE AUDITORÍA NO DEBERÍA INCLUIR



Opiniones subjetivas.



Información confidencial.



Críticas a las personas.



Declaraciones ambiguas.



Detalles triviales.



Observaciones, hallazgos que no fueron presentados o discutidos en la reunión de cierre.

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FINALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

Plan de auditoría cumplido. Informe de auditoría aprobado. Disposición de documentos y registros.

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ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO DE UNA AUDITORÍA

Seguimiento a las no conformidades

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Visitas complementarias

SEGUIMIENTO ACCIONES AUDITADO

AUDITOR



Definir las acciones correctivas y la metodología de implementación.



Verificar las respuestas a las solicitudes de acciones tomadas por el proceso auditado.



Establecer la fecha de implementación de las AC.



Acordar fecha de las actividades de seguimiento.



Implementar efectivas.



Desarrollar la auditoría de seguimiento de acuerdo con las AC propuestas.



Verificar la eficacia de las acciones implementadas.

acciones

correctivas

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ACCIONES FINALES  Elaborar el informe de acuerdo al seguimiento realizado.  En caso de tener acciones pendientes, reprogramar un nuevo seguimiento.  Distribuir las copias pertinentes, notificando a los implicados.

No olvidar... LA BUENA DISPOSICIÓN DE REGISTROS 51VE05-V1 58

 Informes a la alta dirección de los resultados.  Comparativo entre períodos para ver la evolución del sistema.  Identificar necesidades entrenamiento de auditores.

de

 Mantenimiento de competencias de auditores.  Cambio en los objetivos o alcance del programa de auditoría.

 Identificar necesidades de modificar el programa de auditoría. 51VE05-V1 59

A V

COMPETENCIAS DEL AUDITOR

51VE05-V1 60 51VE05-V1

60

COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES Aplicar los conocimientos y habilidades para lograr los resultados deseados

SISTEMAS DE GESTIÓN CRITERIOS CRITERIOS CUALITATIVOS

FACILITADOR

Comportamientos personales Conocimientos Desarrollo de habilidades

CRITERIOS CUANTITATIVOS Años de experiencia laboral y en educación Número de auditorías dirigidas Horas de Formación en Auditoría

Criterios de Evaluación

Métodos de Evaluación

EVALUACION DEL AUDITOR

Genéricos Específicos de la Disciplina y del sector.

Revisión de registros Entrevistas Observación Examen Revisión después de la auditoría

Conocimientos y habilidades para auditar sistemas de gestión.

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CONCLUSIONES

51VE05-V1 62 51VE05-V1

62

No olvidar….. Una muy buena auditoria parte de:

Comunicación asertiva durante la auditoría

Manejo de las personalidades

Manejo de situaciones difíciles

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Barreras de la comunicación

CONCLUSIONES • Las auditorías deben agregar valor a la organización y las partes interesadas, incluyendo la alta dirección. • El objetivo del programa debe reflejar las necesidades presentes y futuras de la organización. • Los auditores deben ser competentes no solo frente a los requisitos de la NTC ISO 45001, sino frente a la organización, el proceso, los requisitos legales y otros. • Las conclusiones de auditoría deberían estar enfocadas a cómo el sistema de gestión de la SST está agregando valor a la organización.

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RELACIÓN CON EL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SG No 1

2 3 4 5 6

7

8

9 10 11

12

13 14 15 16 17 18 19 20

ETAPAS GENERALES

Conformar equipo de trabajo a nivel directivo y ejecutivo Capacitar al equipo de trabajo para la implementación Realizar diagnóstico del estado inicial para identificar brechas Elaborar plan de implementación Determinar alcance del SG y aplicabilidad de requisitos Determinar el contexto de la organización, las partes interesadas y requisitos legales aplicables Determinar los peligros y evaluar los riesgos del SST, así como sus riesgos y oportunidades relacionados con la operación del sistema Identificar contratistas y procesos contratados externamente Elaborar política y objetivos de SST, incorporando los procesos del negocio y su dirección estratégica Diseñar indicadores de desempeño del SST Diseñar información documentada requerida por la organización para la planificación de los procesos Establecer plan de mantenimiento y calibración de equipos de seguimiento y medición (Si aplica) Elaborar planes de preparación y respuesta ante emergencias Constituir las brigadas de emergencia y realizar simulacros Acompañamiento y seguimiento a la implementación a los procesos e información documentada establecida Formación de auditores internos de SST Realizar Auditoría Interna Gestionar Incidentes, No conformidades y Acciones Correctivas Realizar Revisión por la Dirección Realizar Auditoría Externa de Certificación

Responsable Alta Dirección

Lider del proyecto Equipo del proyecto Líder del proyecto Alta Dirección / Líder del proyecto Alta Dirección / Equipo del proyecto Equipo del proyecto / Responsable de la actividad Equipo del proyecto / Responsable de la actividad Alta dirección / Líder del Proyecto Líderes de proceso Líderes de proceso Líder del proyecto / Responsable actividad Equipo del Proyecto Equipo del Proyecto Equipo del Proyecto Líder del Proyecto Líder del Proyecto / Equipo Auditor Líderes de Proceso Alta Dirección Alta Dirección

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Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr May Jun Jul

REFLEXIÓN….

“Cualquier mejora sustancial debe venir de una acción en el sistema, la responsabilidad de la gerencia. Desear, implorar y mendigar a los trabajadores que lo hagan mejor es totalmente inútil ”.

W. Edwards Deming.

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Quieres darnos tu opinión?, presentar una queja o reclamo?... sugerencia o reconocimiento?... Te invitamos a escribirnos al correo electrónico

[email protected]

GRACIAS!!

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