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Universidad Tecnológica de Puebla Tecnologías de la información y comunicación

Materia: Administración del tiempo

Profesor: González Martínez Elena Alumno Irvin David Alvarado Munguia Trabajo Agenda y tipos de agenda Fecha de entrega:

3 de diciembre de 2015

AGENDA Y TIPOS DE AGENDA Agenda se denomina el programa que contiene, ordenadamente, un conjunto de temas, tareas o actividades para su realización en un periodo de tiempo determinado. Como tal, la palabra proviene del latín agenda, que significa cosas que se han de hacer. Agenda, en este sentido, puede referirse a la serie de asuntos, compromisos u obligaciones que una persona ha ordenado, dispuesto y planificado para ir tratando en un periodo de tiempo específico por otro lado, también puede hacer referencia a la lista de temas que serán abordados durante una reunión. Agenda también se conoce al libro o cuaderno donde se asienta la información de aquello que se ha planificado hacer. Por lo general, sus páginas están identificadas con los días del año, y poseen, además, un calendario y una lista de contactos telefónicos y direcciones. Tipos de agenda Agenda 21 La agenda 21 es un plan de acción de desarrollo sustentable, propuesto por la Organización de las Naciones Unidas (ONU) para ser adoptado e implementado en todos los países del mundo. Su objetivo principal, como tal, es la transformación de las naciones, durante el siglo XXI, en sociedades más conscientes y responsables en el cuidado del medio ambiente y el aprovechamiento racional de sus recursos Agenda electrónica Como agenda electrónica o digital se denomina el dispositivo electrónico de bolsillo que funciona como una agenda personal. Como tal, posee múltiples funciones orientadas a la gestión del tiempo, y tiene la capacidad de almacenar todo tipo datos, así como de organizar tareas y actividades. Combina programación de actividades, lista de contactos, bloc de notas, alarmas y recordatorios. Agenda política La agenda política, como tal, es aquella relativa al conjunto de acciones y actividades que han propuesto o programado los diversos factores políticos en un sistema democrático. Por lo general, la agenda política es establecida, principalmente, por el grupo político gobernante, e involucra la serie de gestiones y tareas que este se ha comprometido a cumplir para arribar al poder. Agenda pública La agenda pública es aquella constituida por la serie de temas, asuntos o problemáticas que determinan el debate social. Por lo general, son temas que atañen a la colectividad como conjunto y que requieren la activa intervención de las autoridades legítimas a fin de presentar posturas, propuestas o soluciones. Como tal, la agenda pública se encuentra influida por los medios de comunicación, los grupos de acción política y la presión ciudadana. Temas susceptibles de ingresar en la agenda pública son la inseguridad, el alto costo de la vida, etc.

Agenda de trabajo La agenda de trabajo es aquella donde se asientan, disponen y programan, de manera ordenada y jerárquica, una serie de tareas o actividades relacionadas con el desempeño laboral. Como tal, permite al trabajador o ejecutivo organizar su tiempo de acuerdo con los objetivos de su gestión para maximizar su rendimiento, eficacia y productividad. En este sentido, es una herramienta muy útil a la hora de organizar tareas o programar reuniones. Agenda setting Como agenda setting, o teoría del establecimiento periodístico de temas de discusión, se denomina la teoría según la cual los medios de comunicación masiva son los encargados de determinar y establecer los temas de interés para sus audiencias, así como el enfoque que les darán y la importancia que se les atribuirá. Hoy en día, la agenda setting se ha ampliado desde los medios tradicionales, como la radio, la prensa y la televisión, a los medios digitales emergentes. La agenda setting, como tal, ejerce una enorme influencia sobre la opinión pública, de modo que también participa activamente en la fijación de la agenda pública. Partes mínimas de una agenda    

Listín telefónico y de direcciones Calendarios: Año actual, anterior y posterior Planning: Suele ser mensual Dietario: Apuntado normalmente por horas

Agendas que usa la secretaria  

En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega. Agenda del jefe: En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.

Gestión de la agenda del jefe Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres ámbitos:   

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Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser casos excepcionales. Ocio: No se debe interrumpir, él necesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso necesario se debe consultar con él. Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe. No se necesita permiso para la gestión de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y dejar margen. Debemos considerar el ritmo biológico, y no programar tareas complicadas al principio o final de la jornada. Siempre que no se use tiene que estar bajo llave. Planificación diaria, mensual y anual

Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en cuenta para la planificación son:   

El objetivo tiene que ser concreto y asequible. Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas más allá de un trimestre. El tiempo ideal son 15 días. Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.

Después de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning siguiendo lo siguiente:      

No dedicar más de 2 horas seguidas en una misma tarea. La tarea se entregará a las 12 del día de entrega. Las tareas más difíciles se harán en horas Hill Los lunes y los viernes no programar tareas difíciles Los días festivos no se programan No se puede cargar una jornada con más de 5 tareas de máxima dificultad

Uso correcto de la agenda Organízate Lo más importante para tener una agenda bien estructurada es la organización, es necesario aprender a priorizar las actividades de tu día a día, a saber diferenciar entre aquellas tareas que pueden esperar y aquellas que es necesario tratarlas al instante. Realiza una lista de los pendientes a realizar al día siguiente, marca aquellos que se deben de tratar con urgencia, separa los que puedes realizar en el transcurso del día y aquellos que puedes realizar si te da tiempo. Realiza juntas cortas La mayoría de los tiempos muertos se van en juntas innecesarias o juntas extendidas, evita que esto suceda. Bien dicen que una junta productiva no necesita durar más de una hora. Asimismo, realizar una junta con liderazgo podría evitar extensiones de tiempo innecesarias, encárgate de que no existan distractores y de que los comentarios de tus colaboradores tengan que ver con el tema y sean objetivos. Aprende a delegar Recuerda que ser directivo no significa que tengas que hacerlo todo, aprende a diferenciar entre tareas operativas y tareas estratégicas, esto ayuda a saber qué cosas puedes dejar en manos de tus colaboradores y cuáles son necesarias para que las trates de manera personal. Aprovecha la tecnología

Organiza tu agenda de manera inteligente, en la actualidad existen Apps que pueden ayudarte a hacerlo de una manera más eficiente y precisa, también puedes utilizar herramientas que te permitan acortar tiempos y espacios. Ahora ya no es necesario tener reuniones presenciales todos los días, existen herramientas que pueden evitar traslados y horas excesivas de tráfico. Skype y ahora los hangouts, son herramientas que permiten hablar de manera directa con los clientes y socios sin tener que ir a un punto de reunión. Aprende a decir NO La vida social de un directivo casi siempre está saturada, sin embargo, también es bueno aprender a priorizar estas reuniones. Aclarar cuándo es importante asistir y en qué momento decir NO, agilizará tus tiempos en la agenda y así podrás contar con espacios que te permitan realizar tareas trascendentes. Evita atender personas no agendadas, esto quita mucho tiempo y te distrae de tus tareas más importantes. Que lo urgente no esté por encima de lo importante Muchas veces se tiende a poner atención en lo operativo y dejamos a un lado las cuestiones estratégicas. Las tareas estratégicas son aquellas que tienen qué ver con la visión y el rumbo de la organización, éstas son primordiales para tratar en la agenda diaria. Apaga los distractores Si tu distracción es Twitter o Facebook, apágalos. Ponte horarios para tuitear o para entrar a tus redes sociales, esto ayudará a tener menos tiempos muertos en tu agenda. Llega más temprano que los demás Adelantarte a los horarios de trabajo podría ayudarte a realizar tareas de manera más eficiente, así evitarás distracciones causadas por tus colaboradores y asistentes. Se recomienda aplicarlo por las mañanas, no por las noches. Respeta tus tiempos Si dices que va a durar una hora la reunión, tiene que durar una hora. Evita extender tiempos que sean innecesarios en tu agenda, el respeto a estos horarios son los que te darán el éxito para llevarla al pie de la letra y para concluir cada uno de los objetivos diarios. La puntualidad también es una forma de respetar tu tiempo y el de los demás. Siempre aparta un espacio para ti Ya sea con la familia, con tu esposa o sólo para ti, es importante apartar un tiempo específico para liberarte del estrés laboral y de la rutina diaria, esto te ayudará a iniciar mejor el siguiente día y así hacer más eficiente tu trabajo. Y estos espacios también se agendan.

Bibliografías http://www.significados.com/ http://www.conocimientosweb.net/descargas/article2301.html http://www.15a20.com.mx/2012/12/04/deseo-4331-conoce-los-tipos-de-agendas.php https://organizarlavida.wordpress.com/2012/04/09/100/