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• John C. P. Rodriguez

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ACUERDO DE NIVEL DE SERVICIO, SEGURIDAD DE COMERCIO Y CONFIDENCIALIDAD PARA PROVEEDORES DE SERVIENTREGA S.A. 1. OBJETIVO Establecer los parámetros específicos sobre los cuales se ejecutarán los acuerdos comerciales, de seguridad y confidencialidad requeridos por Servientrega S.A. 2. ALCANCE Aplica a las compras y servicios contratados a Servientrega S.A. Por parte de los diferentes tipos de proveedores contratados para la actividad específica.

3. GENERAL Este documento se refiere según aplique a:  Acuerdo de nivel de servicio con los tipos de proveedores definidos por Servientrega S.A.  Acuerdo de seguridad en referencia a la norma BASC y  Acuerdo de confidencialidad y seguridad de la información en referencia a la norma ISO 27001.

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4. DEFINICION Y TIPO DE SERVICIO Servientrega S.A. celebrara acuerdos comerciales con diferentes proveedores legalmente

constituidos con el fin de garantizar el buen funcionamiento de cada

una de sus actividades económicas y de prestación de servicios. Teniendo en cuenta lo anterior la persona natural o jurídica esta dedicada a la prestación de servicios o suministro de bienes acordados. 5. DEBERES DEL PROVEEDOR A continuación Servientrega S.A. define los diferentes deberes del proveedor como forma sistemática de obtener mutuamente mejoras en el servicio:  Cumplir con los niveles de servicio, la normatividad legal y los estándares de calidad, para lograr la satisfacción de los requerimientos exigidos por Servientrega S.A.  Reportar oportunamente cualquier novedad que pueda afectar la calidad o el tiempo, según los requerimientos solicitados por Servientrega S.A.  Cumplir con las certificaciones recomendadas por la compañía (BASC, CALIDAD ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 27001 cuando aplique

a su naturaleza

económica)  Cumplimiento de los acuerdos comerciales, contractuales, políticas de servicio, propuesta comercial.  Asegurar la legalidad y claridad en sus operaciones.  Respetar las condiciones ofrecidas o convenidas inicialmente.  Llevar relaciones comerciales en términos cordiales y respetuosos.

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 Definir y gestionar las acciones preventivas con el fin de evitar potenciales incumplimientos o novedades.  Radicar oportunamente las facturas de los servicios prestados a Servientrega S.A., teniendo en cuenta los cortes programados.  Proporcionar la documentación requerida por Servientrega S.A. en los tiempos acordados.  En caso de presentarse algún cambio de los datos solicitados por Servientrega S.A., comunicar oportunamente la actualización de sus datos y documentos, (especialmente cambios en los documentos legales como Cámara y Comercio, habilitaciones, etc.).  Cumplir y desarrollar las labores o servicios por los cuales fueron contratados de manera ética y responsable.  Comunicar con anterioridad la modificación de la propuesta comercial a Servientrega S.A. 6. DEBERES DE SERVIENTREGA S.A. A continuación se relacionan por parte de Servientrega S.A. la contraprestación del servicio:  Dar la aceptación de la oferta comercial e informar al proveedor las actividades para las cuales fueron contratadas y sus precios.  Recibir la facturación de los proveedores en los tiempos acordados.  Realizar los pagos a los proveedores por los servicios prestados en los tiempos establecidos.  Comunicar formalmente cualquier variación en el servicio.

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 Comunicar oportunamente los requerimientos de documentación necesaria.  Evaluar periódicamente el servicio del proveedor y el cumplimiento de lo aquí establecido.  Visitar al proveedor para validar el cumplimiento de los requisitos establecidos en los casos que la compañía lo requiera. 7. ACUERDO DE SEGURIDAD PARA PROVEEDORES Se define el acuerdo de seguridad para establecer los parámetros específicos de cumplimiento. 7.1

ALCANCE

Aplica a los servicios contratados y prestados a Servientrega S.A. los cuales se definen como críticos por su acceso a la operación logística, a los envíos, a la información, o demás activos representativos para la compañía. 7.2

NORMAS

El acuerdo de seguridad con los proveedores esta enfocado a definir los niveles de responsabilidad, legalidad, compromiso, competencia, control, gestión del riesgo y políticas definida por la organización.

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7.2.1. Los proveedores con los cuales se requiera un acuerdo de seguridad deben contar con:  Funciones documentadas de los colaboradores de los proveedores que realizan actividades en las instalaciones de la compañía, en el transporte de envíos, o en cualquier otra actividad relacionada con los procesos logísticos y de Seguridad.  Asegurar que estas funciones son conocidas por sus funcionarios.  Procedimiento establecido para la selección de sus proveedores.  Procedimiento establecido para la selección de sus colaboradores. 7.1.1. Los proveedores con los cuales se requiera un acuerdo de seguridad debe cumplir con:  Una operación lícita (Cumplimiento con la normatividad legal vigente).  Asegurar que sus utilidades se derivan de la operación legal según su naturaleza jurídica.  Enfocar los esfuerzos para implementar acciones, para el cumplimiento de cada uno de los ítems listados en el formato de Visita Proveedores BASC.  Asegurar que los colaboradores del proveedor y/o Subcontratados:  Tienen un estudio de seguridad vigente (que incluya como mínimo una verificación de datos y una consulta de antecedentes)  Están correctamente identificados con el carné vigente de la empresa que representan.  Están bajo la cobertura vigente de Seguridad social  No divulgar o entregar información de Servientrega S.A. a la cual ha tenido acceso, sin la autorización de la compañía.  No utilizar la marca de la compañía sin la autorización correspondiente.

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 El proveedor Autoriza a Servientrega S.A. la consulta y verificación de toda la información suministrada de la compañía y sus colaboradores, en las diferentes bases de datos

constituidas

y avaladas por entes gubernamentales y/o

debidamente acreditados, entre otras (Data crédito, lista Clinton, Procuraduría, etc.).  Asegurar el control de acceso de los elementos que provee a Servientrega S.A. y son almacenados en sus instalaciones  Comunicar previamente a Servientrega S.A. cualquier cambio o ajuste sobre el personal responsable que realice labores o desarrolle actividades para la Compañía.  Mantener todos los registros y habilitaciones legales actualizadas (Armas, material de dotación y equipos) y en perfecto estado.  El proveedor es responsable por mantener la custodia de elementos, envíos, información y datos garantizando que a estos no se les de un mal uso, en contra de la compañía, clientes y proveedores.  Notificar inmediatamente a Servientrega S.A. cualquier revisión o inspección por parte de las autoridades competentes, en los eventos que estén relacionados con la operación de Servientrega S.A. 7.1.2. Manejo y control de sus instalaciones, vehículos y personal dentro de estándares de seguridad y control, para evitar pérdidas, hurtos, robos, fraude y cualquier acción que atente contra la integridad de los bienes entregados o servicios prestados a Servientrega S.A. 7.1.3. Todo el personal del proveedor se debe acoger a las normas de seguridad establecidas por Servientrega S.A. durante su permanencia en las instalaciones de la compañía.

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7.1.4. Toda operación que se realice en las instalaciones de Servientrega S.A. deben contar con la debida seguridad física. Nota: Según el nivel de impacto, el incumplimiento de estos requisitos será analizado por Servientrega S.A.

Para definir las acciones, multas, cancelaciones o procesos

legales según corresponda. 7.1.5. Para los proveedores de transporte, el proveedor se compromete a suministrar la flota con todas las especificaciones y herramientas necesarias, entre otras aplicables a seguridad:  Funcionamiento de GPS  Candado de alta seguridad  Vehículo en las condiciones optimas de funcionamiento y documentación legal actualizada Nota 1: Para los conductores esporádicos el carné será remplazado por una orden de cargue emitida por el proveedor, ingresando a las instalaciones de la compañía con carné de visitante, presentando previamente Cedula de Ciudadanía, copia de la planilla que soporte la cobertura de ARP y EPS vigente. Nota 2: Los conductores esporádicos no se eximen de realizarse estudio de seguridad por parte de la empresa que lo contrata.

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8.

ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

8.1.

INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

a) Se entiende cualquier información de carácter mercantil, que puede incluir, entre otros, planes de negocios y de desarrollo, información técnica, tecnológica y financiera, condiciones contractuales, planes de productos y servicios, información de precios, ofertas comerciales, informes de mercadeo, análisis y proyecciones, especificaciones, diseños, dibujos, software, datos, fórmulas, procesos y operaciones, métodos, prototipos, secretos industriales, know how, información sobre el sistema de seguridad, infraestuctura física y otras informaciones de negocios o técnica, presentes o futuras de propiedad de SERVIENTREGA S.A., bien sea que dicha información sea escrita, verbal, visual o en medio magnético, o en cualquier otra forma y en cualquier otro medio y ya sea marcada o identificada como confidencial o no, suministrada o divulgada (ya sea antes, durante o después de la fecha de este ACUERDO) b) Cualquier información suministrada por los directores, funcionarios, empleados, o representantes de SERVIENTREGA S.A. que se deriven de o se relacionen con la información de que trata el literal (a) anterior, o que contengan o se basen en todo o en parte en dicha información; c) Cualquier idea, know how, conocimiento o técnica relacionada con las actividades propias del negocio de SERVIENTREGA S.A., no solo las referentes al objeto del contrato suscrito entre las mismas partes, contenidas en la información de que trata el literal (a) anterior d).Materias primas, excedentes o productos no conformes identificados con la marca, logo o identidad corporativa de Servientrega S.A de forma controlada y segura. En virtud del presente ACUERDO, EL PROVEEDOR se obliga a: a) No revelar a personas que no sean parte del presente ACUERDO la información que reciba de la sociedad SERVIENTREGA S.A. y en consecuencia, a mantenerla de manera confidencial y privada, y a proteger dicha información para evitar su divulgación no autorizada, ejerciendo el mismo grado de cuidado que utiliza aquel para proteger información confidencial de su propiedad, la cual puede ser recibida en cualquier medio impreso, electrónico y/o intercambiada verbalmente;

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b) Usar la INFORMACIÓN CONFIDENCIAL únicamente con el propósito de prestar el servicio contratado, y las demás obligaciones estipuladas en los contratos suscritos con EL CONTRATANTE. Adicionalmente, sólo podrá reproducirse dicha INFORMACIÓN CONFIDENCIAL si ello resulta necesario para cumplir el objeto del contrato y sólo podrá darse a conocer a aquellos empleados, trabajadores o asesores, que tengan necesidad de conocerla para la mencionada finalidad. En caso de que se les entregue INFORMACIÓN CONFIDENCIAL a dichos empleados, trabajadores y/o asesores, se les debe advertir su carácter confidencial y se los deberá enterar de los términos de este ACUERDO, los cuales deben aceptar y adherir antes de recibirla. Se presume que toda la información objeto de intercambio entre las partes es de carácter confidencial; c) Responder frente a SERVIENTREGA S.A. por la utilización que le dé a la INFORMACIÓN CONFIDENCIAL; d) No utilizar la INFORMACIÓN CONFIDENCIAL de ninguna manera que pudiere causar perjuicio directo y/o indirecto a SERVIENTREGA S.A. e) EL PROVEEDOR reconoce y acepta que toda la información que le suministre EL CONTRATANTE para el desarrollo del contrato suscrito entre ambas partes, constituye "Secreto Empresarial" de conformidad con el Art. 260 de la Decisión 486 del Acuerdo de Cartagena. En consecuencia, está expresamente prohibido al PROVEEDOR:   

Copiar, duplicar, glosar, comentar, comunicar, compartir, divulgar, usar, explotar dicha información con otra persona natural o jurídica, vinculada o no al PROVEEDOR, en provecho propio o ajeno. Usar la información para fines distintos a los previstos en el contrato suscrito entre las mismas partes, y/o en provecho ajeno cualquiera que sea la finalidad. Divulgar, revelar, comunicar o suministrar a terceros la información o secreto empresarial recibida de parte de EL CONTRATANTE, o la información a la que tenga acceso o conozca con ocasión del desarrollo del contrato.

f) Las obligaciones de no revelar INFORMACIÓN CONFIDENCIAL y las restricciones para su utilización no existirán o cesarán cuando: -

-

EL PROVEEDOR la conozca antes de que le sea revelada por la otra parte, siempre que la hubiere obtenido libre de cualquier restricción y sin violar el presente ACUERDO; EL PROVEEDOR la genere o desarrolle en forma independiente, sin violar el presente ACUERDO;

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-

-

-

EL PROVEEDOR la reciba lícitamente de otra fuente que tenga derecho de proporcionarla, siempre que la reciba libre de cualquier restricción y sin violar el presente ACUERDO; Se haya convertido en información de dominio público, sin haberse producido incumplimiento del presente ACUERDO por EL PROVEEDOR; La Información sea divulgada por EL PROVEEDOR para cumplir con un requerimiento legal de una autoridad competente, pero en tal caso deberá informar de tal hecho a la otra parte, antes de su divulgación, de tal forma que esta tenga la oportunidad de defenderla, limitarla o protegerla, quedando en todo caso EL PROVEEDOR obligado a alegar oportuna y debidamente el secreto profesional o mercantil para prevenir su divulgación; y La parte que la suministró convenga por escrito y previamente a su revelación, que está libre de tales restricciones.

g) Toda Información (confidencial o no) seguirá siendo propiedad exclusiva de SERVIENTREGA S.A. y será devuelta junto con todas las copias que de ella se hubiere hecho, dentro de los cinco (05) días calendario siguientes a la solicitud por parte de SERVIENTREGA S.A. o al momento en que determine EL PROVEEDOR que ya no es necesaria dicha información. h) La entrega de Información (confidencial o no) no concede, ni expresa ni implícitamente, autorización, permiso o licencia de uso de marcas comerciales, patentes, derechos de autor o de cualquier otro derecho de propiedad industrial o intelectual. Ni este ACUERDO, ni la entrega o recepción de Información (confidencial o no) constituirá o implicará promesa o intención de efectuar compra o venta de productos o servicios, o promesa de contrato de cualquier índole por cualquiera de las Partes o compromiso con respecto a la comercialización presente o futura de cualquier producto o servicio. i) Mantener la Ética, integridad del contrato entre Servientrega S.A. y el proveedor, aceptando los términos, condiciones y estipulaciones contenidas en el mismo, con la finalidad de proteger la información de la Compañía y sus clientes, que se deriven en el desarrollo del servicio por parte del proveedor.

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8.1.1. El acuerdo de confidencialidad estará vigente por el término de duración del contrato que le da origen y adicionando cinco (5) años posterior a la finalización del contrato. A la finalización de dicho término dejará de regir entre las partes, salvo en lo que se refiere a la información confidencial que constituya un secreto comercial. 8.1.2. El incumplimiento por parte del proveedor en alguna de sus cláusulas del acuerdo comercial u obligaciones de la integridad con Servientrega S.A. dará derecho a la cancelación inmediata del contrato y dará derecho a la parte cumplida para exigir a quien corresponda a título de pena el pago de una suma equivalente a la convenida en el contrato, suma que podrá ser exigida por la parte cumplida. 8.1.3. Se entregará acuerdo de confidencialidad específico, anexo al presente documento en caso de ser requerido según sea definido por Servientrega S.A. 9.

PENALIZACIONES

9.1.

Las penalizaciones que hayan a lugar pueden ser:



Cancelar el servicio.



Afectación a las garantías que tengan con Servientrega S.A.



Penalización económica.

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Nota 1: Para los proveedores que se acuerden penalizaciones económicas quedaran estipuladas en el contrato, este documento y/o orden de compra, por el no cumplimiento del servicio y cualquiera de los casos descritos anteriormente se detallara común acuerdo con el proveedor. Nota 2: En caso de no llegar acuerdo para la cancelación de penalizaciones se deberá proceder ante las instancias jurídicas y comerciales (cuando aplique). 10.

MEDICION DEL SERVICIO

10.1. Los

proveedores

contratados

por

Servientrega

S.A.

serán

auditados

periódicamente en los aspectos de seguridad, calidad, prestación del servicio, cumplimiento y responsabilidad con el fin de determinar los cumplimientos de niveles de servicio oportunamente. 10.2. La medición del servicio obtenido se calcula con la calificación obtenida en el formato de Evaluación de Proveedores, el cual esta publicado y comunicado dentro de la documentación que hace parte del Estándar Gerencial de Servientrega S.A. Modelo S 11.

GESTION DE LAS ACCIONES NO CONFORMES

11.1. Servientrega S.A. identifica las no conformidades u oportunidades de mejora con nuestros proveedores con el fin de definir acciones preventivas y correctivas, lo cual aportara un beneficio mutuo para el buen desempeño de nuestros servicios, se anexa un formato de acciones correctivas y preventivas de Servientrega S.A. para su diligenciamiento.

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Nota: Las no conformidades u oportunidades de mejora se identificaran mediante la evaluación y visita a proveedores (cuando aplique), durante la presentación del servicio y entrega de productos. 11.2. En caso de presentarse NO CONFORMIDADES, o irregularidades

en la

prestación de los servicios mencionados anteriormente, Servientrega S.A. de manera formal remitirá memorando al proveedor detallando el caso específico en el que se evidencio mal servicio prestado. 11.3. En respuesta a la no conformidad el proveedor debe presentar por escrito en un término no mayor a diez (10) días hábiles las acciones que conlleven como compromiso a la oportunidad de mejoramiento, estos comunicados se llevara el respectivo registro en la carpeta del proveedor. 11.4. Si el proveedor reiterativamente comete fallas o faltas, pone en riesgo su permanencia en la compañía, lo cual será retroalimentado oportunamente definiendo los motivos y basado por medio de las diferentes evaluaciones del servicio y demás que considere la compañía. 12.

FINALIZACION DEL ACUERDO

Servientrega S.A. podrá dar por terminado el contrato y/o orden de compra al proveedor cuando: 

El proveedor presentó certificados o documentos falsos.



Cometió actos de violencia, ofensa, malos tratos o grave indisciplina contra los dependientes de Servientrega S.A. y sus aliados.

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

Incumpla o quebrante obligaciones o prohibiciones que le corresponden.



Revele secretos informáticos, técnicos, comerciales, clientes, asuntos de carácter reservado con perjuicio para Servientrega S.A.



No realizar acciones correctivas ante los resultados obtenidos por la evaluación del servicio.



El proveedor no controle eventos que estén bajo su responsabilidad, que representen un riesgo que impacte significativamente la marca, la operación, los activos, los empleados o la seguridad de Servientrega S.A.



No cumplimiento de los acuerdos de niveles de servicio.

13.

FACTURACIÓN

Las especificaciones para la Facturación del servicio o productos por parte del Proveedor serán las acordadas con Servientrega S.A. 14.

TARIFAS

Las tarifas acordadas estarán documentadas en un acuerdo comercial y formalizado en la orden de compra y/o contrato presentado por el proveedor y aceptadas por Servientrega S.A. 15.

ANEXO TIPOS DE PROVEEDORES PARA VISITAS

Los proveedores críticos a los cuales se requiere definir documentación, Acuerdos de confidencialidad y de Seguridad son:

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PRODUCTOS

TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO CRITICOS

VISITA BASC

CALIDAD

Precintos de Seguridad

X

Cajas Fuertes

X

Guías

X

X

Cintas Logo

X

X

Carné de Identificación

X

Formatos preimpresos y rótulos con Logo de Servientrega S.A.

X

X

Estibas

X

X

Material de empaque y embalaje con Logo de Servientrega S.A.

X

X

Dotación

X

X

Zuncho impreso con Logo de Servientrega S.A.

X

X

Tinas. Tulas con Logo de Servientrega S.A.

X

SISOMA

X

X

X

Elementos de protección personal

X

Compra de maquinas y equipos para la operación

X

Proveedores de combustible para las plantas eléctricas y montacargas (Gas o ACPM)

X

Proveedor de suministros (vasos desechables y de icopor, papel higiénico y toallas de manos)

X

Sustancias químicas

X

Mantenimiento de instalaciones y equipos

SEGURIDAD DE LA INFORMACION

X

X

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VISITA

SERVICIOS

TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO CRITICOS

BASC

CALIDAD

SISOMA

SEGURIDAD DE LA INFORMACION

Software Antivirus

X

X

Antispam

X

X

Equipo y Software Firewall

X

X

Equipo y Software Ips

X

X

Filtros de navegación

X

X

Herramientas de cifrado de disco

X

X

Software Scanner de vulnerabilidades

X

X

Canales de comunicación

X

X

Gestores de bases de datos

X

X

Software de Sistemas operativos

X

X

Equipo y Software Plataformas de virtualización

X

X

Fondo de empleados

X

Servicios Generales

X

Servicios de Poligrafía

X

Servicios de Seguridad Privada

X

Custodia de Archivo

X

X

Servicio de Transporte outsourcing

X

X

X

X

X

X

Transporte Aéreo Circuito Cerrado de Televisión

X

X

X

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VISITA TIPO DE PRODUCTO O SERVICIO CRITICOS

BASC

Proveedores de servicios de medios impresos

X

Empresas de servicios temporales de personal

X

Visitas Domiciliarias

X

CALIDAD

SISOMA

SEGURIDAD DE LA INFORMACION

X

X

X

SERVICIOS

Consultoría Alquiler Montacargas

X

Obras Civiles y/o Arreglos locativos

X

Empresa de gestión de residuos reciclables

X

X

Empresa de gestión de residuos peligrosos y disposición final de dotación

X

X

Fumigación (control de plagas)

X

Exámenes Médicos Ocupacionales

X

Control y atención de emergencias con mercancías peligrosas

X

Nombre del Proveedor: _____________________________

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Se firma en la ciudad de ___________________ a los _____ del mes de ____________ del año ________.

_________________________________________ Empresario Proveedor Nombre: c.c.

____________________________ Facilitador de Compras

_________________________ Facilitador Jurídico

Nombre: c.c.

Nombre: c.c:

DG -4-MERF-CMP-F-16

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