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• CarlosBravo

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ACTIVIDADES DEL OFICINISTAS Las actividades de oficinista varían de acuerdo al tamaño y tipo de organización. Sin embargo, entre la variedad de ocupaciones de un oficinista se puedes señalar las siguientes: TOMAR NOTA Y TRANSCRIBIRLAS: De manera que se facilite la redacción de comunicaciones escrita bien organizada. Todas, absolutamente todas las empresas necesitan comunicarse. Y comunicarse, además, de forma eficiente. De no hacerlo así, la empresa pierde rápidamente el contacto con la sociedad, y, por lo tanto, con su mercado. Llegados a este punto, el fracaso final es inevitable. Las organizaciones disponen de una amplia variedad de canales de comunicación: Blogs, correos electrónicos, reuniones, cartas, llamadas telefónicas, video conferencias, presentaciones, anuncios publicitarios... Sin embargo, aunque los canales sean muchos y muy variados, las formas concretas en que las empresas emiten y reciben mensajes siguen siendo básicamente la palabra y la escritura. La escritura asume un papel claramente protagonista en la comunicación empresarial: * Por la seguridad que proporciona. * Por su capacidad para contener informaciones complejas. * Por su aptitud para usarse en momentos y lugares distantes. REDACCIÓN DE CORRESPONDENCIA: Se refiere a la preparación, concepción y organización de mensajes relacionados con las actividades de la oficina. Estos mensajes pueden ser emitidos a través de cartas, informes , oficios, correos electrónicos u otros tipos de comunicaciones escrita. Mejorar nuestra redacción significa mejorar la efectividad en la comunicación y en definitiva, mejorar nuestras relaciones. La correcta aplicación de algunos principios de comunicación, hará de sus escritos, una poderosa herramienta, y evitará problemas de comunicación. En su desarrollo personal y profesional, la comunicación es esencial. La Redacción es una parte importante de la

comunicación y constituye un recurso fundamental que contribuye a obtener más y mejores resultados MANEJO DE CORRESPONDENCIA: Consiste en una serie de actividades que incluyen verificar datos, sellar, franquear, subrayar, anotar, clasificar y despachar la correspondencia tanto recibida como enviada Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales. De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas. La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno. * Por el destino: Públicas y Privadas 1. Públicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.) 2. Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial. * Por su contenido: Primera clase y Segunda clase 1. Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc. 2. Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo. * Por su tramitación: Postal y Telegráfica 1. Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en: 2. Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

3. Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario 4. Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

* Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas. 1. Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas. 2. Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación 3. Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas * Por su extensión: Largas medianas y cortas 1. Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras 2. Medianas: Cuando contienen doscientas palabras 3. Cortas: Cuando contienen cien palabras * Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación La correspondencia se divide en cuatro clases * Correspondencia comercial: Se refiere a la cruzada entre Comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. * Correspondencia Familiar y amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular entre ella. * Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.

Competencia mecanográfica Esto se refiere a la competencia instrumental de manejo ágil del teclado, al mejor estilo de una máquina de escribir. Esto implica escribir con soltura...sin "chuzografiar", de manera que se pueda escribir directamente sin mirar el teclado y sólo la pantalla, utilizando las dos manos para escribir técnicamente como lo haría una secretaria con similar habilidad y rapidez; incluso, se debe ser capaz de escribir directamente mirando un texto y sin mirar el teclado ni la pantalla. COMPETENCIAS EN EL MANEJO DE MAQUINAS DE OFICINA: Es el manejo de los equipos propios de la oficina tales como: computadora, calculadoras, grabadoras, equipos, de comunicación y equipos de reproducción. En la oficina son necesarias muchas máquinas que pueden ayudarte en tu trabajo, facilitando tus tareas diarias: Las máquinas más utilizadas en una oficina, hoy en día, son las relacionadas con la informática: El ordenador, impresora, equipos multifunción, fax y otros. COMPETENCIAS DE ARCHIVO: Es un proceso que lleva implícito la aplicación de un sistema que permita organizar y guardar documentos de interés para la organización. Entre otros pueden ser: cartas, papeles importantes, fichas, facturas, recibos, catálogos u otros registros comerciales. La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser como dije documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por ejemplo. COMPETENCIAS DE CONTABILIDAD: Estos registros se refieren a las anotaciones en libros y u otros formularios de contabilidad relacionados con órdenes de compra y de venta, pedidos de productos, cotizaciones, etc. La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y

estadísticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Su objetivo principal es proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros, la cosas poseídas por el negocios. Sin embargo, su primordial objetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente privado o público. Para ello deberá realizar: * Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente. * Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos propuestos. * Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada. Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo administrativo y uno financiero: 1. Administrativo: ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la empresa. 2. Financiero: proporcionar información a usuarios externos de las operaciones realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se le denomina contabilidad histórica. RELACIONES INTERPERSONALES EN LA OFICINA Las relaciones interpersonales juegan un papel fundamental en el desarrollo integral de la persona. A través de ellas, el individuo obtiene importantes refuerzos sociales del entorno más inmediato que favorecen su adaptación al mismo. En contrapartida, la carencia de estas habilidades puede provocar rechazo, aislamiento y, en definitiva, limitar la calidad de vida. Esta sección va dirigida tanto a padres como a educadores en general. En ella se puede encontrar información sencilla en torno a dieciséis preguntas básicas que, de manera espontánea, pueden asaltarle a un padre o una madre preocupado/a por las relaciones sociales de su hijo/a, a un profesor que pretende mejorar el

clima social de su aula o a un monitor de un club de ocio que quiere favorecer las relaciones entre los participantes del mismo. CUALIDADES DE UNA SECRETARIA U OFICINISTA COMPETENTES Entre las cualidades que deben tener las secretarias, podemos decir que la lealtad hacia la persona o empresa para la que labora es fundamental, ya que todo se basa en la confianza. Si no mostramos que somos capaces de merecer tal confianza, es lógico que no vamos a avanzar en nuestro camino profesional, hay que generar ese vínculo de confiabilidad y así obtendremos grandes resultados. Otra cualidad importante es la organización y la exactitud en nuestro trabajo, éstos dos aspectos van de la mano, ya que todo cuanto se hace de forma correcta y bien estructurado quiere decir que tenemos conocimiento de la empresa y que podemos solventar cualquier inconveniente que se presente. LA OFICINA DENTRO DE LA EMPRESA Lugar de la empresa donde la información recibida es procesada con el objeto de aportar datos necesarios para la administración. De esta manera se ayuda a que las actividades u operaciones de la empresa sean más efectivas. Una oficina es generalmente un salón destinado al trabajo. Existen muchas formas de distribuir el espacio en una oficina según la función y cuántas personas trabajarán dentro del mismo cuarto. En un extremo cada trabajador tendrá su propio sitio, en el otro una oficina grande abierta que se puede componer de un sitio principal con diez o centenares de personas que trabajan en el mismo espacio. Los estudios acerca de esto último han demostrado que dan productividad a corto plazo, por ejemplo dentro de un solo proyecto.