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POLITÉCNICO DE COLOMBIA FORMACIÓN CONTINUA DIPLOMADO EN AUDITORÍA DE SISTEMAS DE GESTIÓN ISO 19011:2018 ACTIVIDAD SEMANA 4 CÓDIGO: N/A VERSIÓN: 1 Página 1 de 4

Leer las siguientes instrucciones para el desarrollo de la actividad 4 del diplomado en Auditoría de Sistemas de Gestión, ISO 19011:2018. Estimado estudiante usted ha sido asignado como miembro del equipo auditor en la Empresa Equipos XYZ. El día 20 al 23 de enero del presente año fue desarrollada una auditoría interna (No. 5) en las instalaciones de la empresa a todos los procesos del SGC. A partir de los siguientes hallazgos y de la información suministrada elaborar el informe de auditoría (ver página 2) 

En los documentos de «actas de mantenimiento de los EQUIPOS XYZ», auditados, no se identifican el número de serie de los equipos inspeccionados. Puede ser conveniente hacer referencia al listado de inventario de los equipos por contrato.



En el caso de algunos de los procesos se debería de establecer no solo indicadores de actividad sino también indicadores de eficacia o eficiencia.



No se evidencia que se haya realizado la evaluación de desempeño a los empleados del área de producción para el periodo 2019-2 según lo establecido en el procedimiento interno de gestión humana.



El formato de Plan Operativo está en proceso de modificación, en el proceso de talento humano se evidencia un formato diferente y no con la versión revisada y aprobada.



El plan de comunicación define de manera clara y explícita las responsabilidades dentro de la organización quien está autorizado para qué, lo que permite claridad en la información y eficiencia en las actividades.



No se cuenta con un programa de capacitación para el personal



Puede ser necesario identificar una sistemática para aquellas situaciones de «aceptación de presupuesto» realizadas verbalmente



La organización podría considerar el Ampliar el Excel de “Inspecciones obligatorias de edificios” a otras posibles legislaciones aplicables.



La organización no asegura el seguimiento de las acciones de revisiones por la dirección.

EQUIPOS XYZ

EQUIPOS XYZ

INFORME DE AUDITORIA VERSIÓN: 1

CODIGO: A1- FR08

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1. GENERALIDADES Auditor responsable: ___José Medina Guio________________

Auditoria No. __5_

Programada

Desde:____20/01/2020_____ Hasta:____23/01/2020____

Real

Desde:___20/01/2020______ Hasta:____23/02/2020____

Fecha de auditoria

Objetivo Auditoria: Alcance: Verificar si el SGC es conforme Todos los procesos del SGC y todos con las disposiciones los criterios de auditoria planificadas, con los criterios de auditoria y su implementación

Criterios de auditoria: Norma ISO 9001, ISO 14001, procedimientos e instructivos internos.

2. HALLAZGOS DE AUDITORIA INTERNA Nº __5__ ASPECTOS POR RESALTAR Nº.

PROCESO

ASPECTOS POR RESALTAR

NO CONFORMIDADES NUM .

1

2

Bienes e Inventarios

Se lleva control sobre el inventario

Planeación

Se tiene implementado el uso de indicadores como como apoyo al sistema de gestión.

DESCRIPCIÓN

Nª acción

1

No se identifican el número de serie de los equipos inspeccionados.

Realizar las respectivas revisiones a los diferentes documentos de control de inventario con el fin de que contengan información clara, precisa y detallada; donde se identifique que todos los equipos xyz, tienen actualizado el número de serial para el contrato correspondiente.

2

En el caso de algunos de los procesos se debería de establecer no solo indicadores de actividad sino también indicadores de eficacia o eficiencia.

Se debe planear, diseñar e implementar informes de gestión, que se ajusten a la eficacia y/o eficiencia de los procesos de acuerdo a políticas de la organización.

EQUIPOS XYZ

EQUIPOS XYZ

INFORME DE AUDITORIA VERSIÓN: 1

CODIGO: A1- FR08

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ASPECTOS POR MEJORAR Nº.

PROCESO

ASPECTOS POR MEJORAR

1

Talento Humano

De acuerdo al procedimiento interno de gestión humana se deben establecer responsables y tiempos para la elaboración del proceso de evaluación de los colaboradores del área de producción, para el periodo 2019-2.

2

Talento Humano

Se debe modificar de manera inmediata el formato de Plan Operativo y unificar en el proceso de talento humano todos los formatos de acuerdo con la versión revisada y aprobada por la organización.

OBSERVACIONES Nº.

PROCESO

NO CONFORMIDADES NUM .

1

2

Talento Humano

Talento Humano

5

6

Nª acción

DESCRIPCIÓN No hay un plan de comunicación que defina de manera clara y explícita las responsabilidades dentro de la organización, quien está autorizado y para qué, esto permite claridad en la información y eficiencia en las actividades.

Elaborar y aprobar un manual de funciones con los cargos y responsabilidades que permita tener claridad de los responsables de cada actividad y socializarlo con todo el personal de la organización.

No se cuenta con un programa capacitación para el personal

Planear y ejecutar el cronograma anual para las diferentes capacitaciones de los colaboradores de la organización.

de

NO CONFORMIDAD Nº.

PROCESO

NO CONFORMIDADES NUM .

1 Financiera

7

Se debe implementar un procedimiento para realizar la aceptación de presupuestos de manera escrita y no verbal con el fin de llevar registros físicos de lo actuado.

8

La organización podría considerar el Ampliar el Excel de “Inspecciones obligatorias de edificios” a otras posibles legislaciones aplicables.

Realizar asesorías externas en la parte tecnológica y legal para la realización de un nuevo Excel para “las inspecciones obligatorias de edificios”.

9

La organización no asegura el seguimiento de las acciones de revisiones por la dirección.

La alta gerencia de la organización debe garantizar el cumplimiento del seguimiento y revisión en los diferentes procesos y acciones, para cumplir con las metas planteadas.

3 Gerencia

Nª acción

Puede ser necesario identificar una sistemática para aquellas situaciones de «aceptación de presupuesto» realizadas verbalmente.

2 Jurídica

DESCRIPCIÓN

EQUIPOS XYZ

EQUIPOS XYZ

INFORME DE AUDITORIA CODIGO: A1- FR08

VERSIÓN: 1

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3. CONCLUSIONES GENERALES

1

La auditoría se practicó en los tiempos y horarios dispuestos por la organización, se destaca la atención y la buena disposición por parte del auditado para llevar a cabo la auditaría.

2

Se debe realizar una socialización de los hallazgos encontrados; se dan a conocer las acciones para dar cumplimiento a lo acordando.

3

Se resaltan las fortalezas y avances en cada uno de los procesos que se desarrollan en la organización.

Firma del que elaboró: José Medina Revisado por: José Cano