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Actividad 4 Evidencia 2: Informe. Elaborar indicadores de gestión de una empresa 1. Resuelva los interrogantes planteados al inicio de esta guía de aprendizaje en la evidencia: Reflexionar acerca de la importancia de la utilización de indicadores y presentación de informes con gráficas.  ¿Qué gráficas aplico para elaborar los informes?



Se pueden utilizar diversos tipos de gráficos lo importante es que se entienda la información que se quiere mostrar, generalmente se usan gráficos de barras o de líneas ¿Cuál es la mejor manera de presentar el informe de indicadores? Para que sea más entendible y dinámico la mejor forma es la utilización de gráficos que son más llamativos visualmente.



¿Significa entonces que no basta con tener la información registrada sino el tipo de informe que se entrega?

Retomando lo anterior y teniendo en cuenta su experiencia laboral y conocimientos previos, resuelva lo siguiente: 

¿La empresa donde labora actualmente tiene identificada la hoja de vida de los indicadores? En la empresa donde laboro no se encuentra evidenciada hoja de vida de indicadores



¿Ha presentado informes de indicadores utilizando gráficas? No he presentado informes de indicadores de gestión usando graficas



¿Qué gráficos utiliza usualmente para la presentación de informes? Generalmente diagramas de barras o polígono de frecuencias

2. Escoja una empresa que tenga sistema de gestión de calidad, puede ser sobre la cual ha venido trabajando en diferentes evidencias desde la actividad de aprendizaje La empresa seleccionada es Transmilenio s.a. 3. Consulte el mapa de procesos de la empresa y adicione la imagen al informe.

4. De acuerdo al mapa de procesos de dicha empresa, consulte cuáles son los indicadores utilizados en los procesos del sistema de gestión y realice una matriz de indicadores utilizando el siguiente formato:

MATRIZ DE INDICADORES

Proceso

Indicador

Objetivo

Tipo

Meta

Frecuencia

DESARROLLO ESTRATÉGICO

Cumplimient o del Plan de Acción

Medir el grado de cumplimiento de las actividades definidas en el plan de acción con el fin de evaluar el logro de los objetivos institucionales

Eficacia

Cumplir el 100% de las actividades programadas en el Plan de Acción formulado por cada una de las Dependencias

Trimestral

DESARROLLO ESTRATÉGICO

Sostenibilida d del Modelo de Gestión Insti tucional Cumplimient o implement ación PIGA

Medir permanentemente el cumplimiento de los requisitos exigidos para la sostenibilidad del modelo de Gestión de la Entidad

Eficacia

Cumplir el 100% de las actividades programadas para la sostenibilidad del modelo de gestión de la entidad

Trimestral

Medir el grado de cumplimiento del Plan Institucional de Gestión Ambiental de acuerdo con lo dispuesto por ley Monitorear el cumplimiento de los planes y proyectos que en materia de Tecnologías de información y comunicaciones queden inscritos en el Plan Estratégico Tecnologías de la Información PETIC

Eficacia

Lograr que el 100% de las actividades programadas sean ejecutadas

Anual

Eficacia

Cumplir al final del periodo y en el acumulado mensual con el 90% de las actividades asociadas a los sistemas de Informacón previstos para la vigencia en el marco del Mapa de Ruta de Proyectos del PETIC.

Mensual

Verificar la disponibilidad de uso y correcta operación de los equipos de cómputo centrales (servidores), software y bases de datos en los servidores, paginas WEB, aplicaciones corporativas, redes de datos y equipos de comunicaciones con que cuenta TRANSMILENIO S.A., que sirven de soporte a la ejecución de las labores administrativas de los funcionarios Mantener en correcto funcionamiento los equipos de cómputo centrales (servidores), redes, software y bases de datos y en general las aplicaciones corporativas el 99,6% del tiempo de la jornada laboral.

Eficacia

Mantener en correcto funcionamiento los equipos de cómputo centrales (servidores), redes, software y bases de datos y en general las aplicaciones corporativas el 99,6% del tiempo de la jornada laboral.

Mensual

Eficienc ia

Atender en 15 minutos o menos, los incidentes de soporte técnico y atención a los usuarios internos de la Entidad

Mensual

DESARROLLO ESTRATÉGICO

GESTIÓN DE TIC´S

Cumplimient o del Plan Estratégico d e Sistemas d e Información

GESTIÓN DE TIC´S

Disponibilida d de los servi cios tecnológicos

GESTIÓN DE TIC´S

Tiempo pro medio de respuesta a r equerimient os de usuario

GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS

Mensajes tra nsmitidos a l os grupos de in terés de Comunicació n Externa Personas sat isfechas con la comunicació n organizaci onal Cumplimient o de activida des de gestión s ocial por espacios de i nterlocución Actividades de atención en vía Satisfacción del usuario c on la atención p restada por l os agentes de l as líneas de servicio a la ciudadanía

Ampliar el número de seguidores de la FanPage Facebook: @Transmilenio

Eficacia

Aumentar en 30% los seguidores de la FanPage de Facebook @Transmilenio, es decir 95.371 seguidores

Semestral

Garantizar que los clientes internos esten satisfechos con los mensajes organizacionales que se transmiten en la Entidad

Eficienc ia

Lograr que un 70% de los usuarios encuestados se sientan satisfechos con los mensajes internos

Semestral

Medir los espacios de interlocución que se desarrollan con los diferentes Grupos de Interés para informarlos sobre la operación del sistema y su impacto social

Eficacia

Lograr que se ejecuten 3800 actividades de Gestión Social con los diferentes grupos de interés en los espacios de interlocución durante el año

Mensual

Medir la cantidad de usuarios en vía informados sobre la operación del sistema Garantizar una adecuada atención a través de las líneas de servicio a la ciudadanía.

Eficacia

Socializar 5.000.000 ciudadanos durante la vigencia 2018

Mensual

Eficienc ia

"Se calcula factor que oscila entre 0 y 1; entre mas se acerque el resultado a 1, representa un alto grado de satisfacción por parte de los ciudadanos frente a la atención brindada por los asesores de las líneas de servicio.

Bimestral

GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS

Oportunidad en la respue sta de PQR

Responder oportunamente (Menor a los plazos señalados por ley) los requerimientos recibidos

Eficacia

Disminuir el tiempo promedio de respuesta a los requerimientos con respecto al tiempo promedio de respuesta de la vigencia inmediatamente anterior

semestral

GESTIÓN DE MERCADEO

Facturación de ingresos por negocios col aterales Informe de s eguimiento y control de la publicidad e n el Sistema

Medir la eficacia de la gestión relacionada con la explotación colateral del Sistema, para cumplir con la meta de 2019 ($12.013.700.0000) Realizar seguimiento y control a los espacios de publicidad susceptibles de arrendamiento que han sido vendidos y comercializados.

Eficacia

100%

Bimestral

Eficienc ia

100%

Mensual

GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS

GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS

GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS GESTIÓN GRUPOS DE INTERÉS

GESTIÓN DE MERCADEO

GESTIÓN DE MERCADEO

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

PLANEACIÓN DEL SITP

Satisfacción de cliente po r los servicios pre stados de explotación comercial de l conocimient o y de la experiencia de la Entidad Actualizacio n de tarifas de remuneració na concesionari os del SITP. Porcentaje d e error en la proyección d e ingresos de l Ente Gestor por participa ción en la remun eración de lo s agentes del Sistema Planificación de solucione s de infraestru ctura Usuarios ben eficiados por mejoras de i nfraestructu ra del Sistema Efectividad d e horas de to ma de Informaci on Efectividad d e la proyecci on

Medir la satisfacción de la prestación de los servicios asociados a la explotación del conocimiento y la experiencia

Efectivi dad

95%

Trimestral

Mantener la proyección de la tarifa técnica del Sistema Integrado de Transporte Publico- SITP. con un nivel de confiabilidad de tal manera que permita la toma de decisiones en cuanto a planeación tarifaria y control de variables operacionales que incidan en su evolución. Mantener la proyección de ingresos de TRANSMILENIO S.A. por participación en la remuneración de los agentes del Sistema, con una confiabilidad que permita tomar decisiones a nivel de planeación presupuestal de la entidad.

Eficienc ia

Lograr el 100% de las actualizaciones de tarifas de remuneración de los concesionarios del SITP.

Mensual

Eficienc ia

El error máximo de la proyección de ingresos frente a los ingresos reales debe ser menor al + / - 8%

Anual

Evaluar el porcentaje de soluciones de infraestructura planificadas frente a las necesidades requeridas por el Sistema Transmilenio

Eficacia

Lograr el 100%

Semestral

Cuantificar la cantidad de usuarios beneficiados con la implementación y mejora de infraestrustura del Sistema Transmilenio

Efectivi dad

N.A

Anual

Medir la cantidad de estudios de aforo que se realizan a nivel del Sistema de Transporte

Eficacia

Realizar el 100% de los estudios de aforo planeados

Trimestral

Medir el ajuste de las proyeccion promedio mensual de la demanda que

Efectivi dad

*Meses plena demanda: Marzo, Abril,Mayo, Agosto,Septiembre,Octubre y

Mensual Troncal Zonal

mensual de demanda pa ra los compone ntes zonal y troncal

se prepara como insumo al modelo de transporte del sistema

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Porcentaje d e días en el mes en que la pro yección está dentro de ra ngos admisi bles de variación.

Medir la calidad de la proyección de la demanda

Eficacia

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

IPK (Índice d e pasajeros por Kilómetro) p romedio de l as rutas alimen tadoras del Sistema TransMilenio . Índice de cu mplimiento de despachos

Medir la eficacia de la planificación a corto plazo de rutas alimentadoras del Sistema Transmilenio

Eficacia

Obtener un IPK del 5

Mensual

Medir el desempeño de los operadores, mediante el cumplimiento de los servicios programados.

Eficacia

Lograr que, como mínimo mensualmente y promedio, para todos los operadores, el 95% de los viajes programados sean ejecutados

Mensual

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Índice de cu mplimiento de Kilómetros I CK

Medir el desempeño de los operadores, mediante el cumplimiento de los kilómetros programados

Eficacia

Mensual

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Seguimiento a la prestaci ón del servicio d e vigilancia y

Verificar el cumplimiento operacional y la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada en el Sistema a cargo de TRANSMILENIO S.A

Eficacia

Lograr que, como mínimo mensualmente y en promedio, para todos los operadores, el 95% de los kilómetros programados sean ejecutados. Lograr el 100%

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Noviembre. *Meses Estacionales: Enero, Febrero, Junio, Julio,Diciembre *En el caso que los meses de marzo y abril contengan semana santa se consideraran estacionales Lograr que más del 80% de las proyecciones se encuentren en los niveles de variación admisibles por aleatoriedad. 2.5% para días hábiles, en meses normales(marzo, abril excepto si hay semana santa, mayo, agosto, octubre, noviembre) 3.0% en meses estacionales o entrada de infraestructura. 4% para sábados, en meses normales(marzo, abril excepto si hay semana santa, mayo, agosto, octubre, noviembre) 4.5% en meses estacionales

Mensual

Mensual

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

seguridad pr ivada del Sis tema Trans Milenio a car go de TRANSMI LENIO S.A. Análisis de a ccidentes

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Ajustes de ti empo (AT)

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Inspección e stado de vehículos (IE V)

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Ajustes a Rut as Zonales (ARZ)

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Indicador Ev aluación de Rutas SITP P rovisional (IP )

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

Eficacia en el Tramite de Desincentivo s Operativos (ETDO) Seguimiento al cumplimie nto de las activid ades contractuale s de aseo y

Analizar oportunamente cada uno de los eventos de transito clasificados como accidentes con fatalidad y lesiones de gravedad en el Sistema para sus diferentes componentes (Troncal, zonal, Alimentador) Evaluar la eficacia de la Dirección Técnica de Buses, en cuanto a la implementación de ajustes para la mejora en el servicio (tiempos de recorrido, puntos de control), a las rutas zonales que se encuentran en operación Realizar el seguimiento a las inspecciones realizadas con el fin de corroborar que por lo menos se inspeccione una vez al semestre cada vehículo vinculado, con el fin de verificar el estado de los vehículos vinculados al componente zonal. Evaluar la eficacia de la Dirección Técnica de Buses, en cuanto a la implementación de ajustes tendientes a la optimización del servicio (oferta, ajustes de trazado, horarios, etc.), a las rutas zonales que se encuentran en funcionamiento. Evaluar la eficacia de las rutas en operación del Esquema Provisional, resaltando factores como: Flota, Trazados, Tiempo de recorrido y Condiciones Operacionales. Mantener el cumplimiento en la Línea de tiempo del Informe Preliminar, conforme al procedimiento descrito en el Manual de Operaciones del Componente Zonal Res. 059-2014. El indicador permitirá medir el cumplimiento de la ejecución del seguimiento a las obligaciones contractuales del interventor del sistema TransMiCable, en su componente de aseo y mantemiento de infraestructura.

Efectivi dad

El 95% de los accidentes presentados en el mes se deberá analizar a más tardar el mes siguiente.

Mensual

Eficacia

Acumulado: Acumulado: Acumulado: Acumulado:

Trimestral

Eficienc ia

Lograr el 100%

Eficacia

Mensual: 6,25% año 75%

Eficacia

Acumulado: Acumulado: Acumulado: Acumulado:

Eficacia

Lograr el 100%

Mensual

Eficacia

100%

Mensual

I Trimestre 25% II Trimestre 50% III Trimestre 75% IV Trimestre 100%

Trimestral

-

Acumulado

I Trimestre 25% II Trimestre 50% III Trimestre 75% IV Trimestre 100%

Mensual

Trimestral

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

mantenimie nto de la infraestructu ra TransMiC able Seguimiento contractual a ejecución del contrato de acceso a cicl oparqueader os asociados al sistema TransMilenio . Seguimiento a paraderos del componente zonal del SIT P Seguimiento a rutinas de aseo intensiv o en estacio nes y portales de l sistema a c argo de TRANSMI LENIO S.A. Seguimiento a la calidad y oportunidad del mantenimie nto preventi vo en estaciones y portales del sistema. Seguimiento al cumplimie nto de las activid ades contractuale s de aseo y mantenimie

Hacer seguimiento a la disponibilidad y operatividad del sistema control de acceso a cicloparqueaderos.

Eficacia

100

Mensual

Hacer seguimiento a la implementación y funcionamiento de los paraderos operativos del componente zonal del SITP.

Eficienc ia

100%

Trimestral

Identificar el porcentaje de cumplimiento en la ejecucion de rutinas de aseo intensivo realizado en las estaciones y portales del Sistema a cargo de TRANSMILENIO S.A.

Eficacia

100%

Trimestral

Identificar el porcentaje de cumplimiento en la ejecucion mantenimiento preventivo en las estaciones y portales del Sistema.

Eficacia

100%

Trimestral

Eficacia

100%

Mensual

del

El indicador permitirá medir el cumplimiento de la ejecución del seguimiento a las obligaciones contractuales del interventor del sistema TransMiCable, en su componente de aseo y mantemiento de infraestructura.

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

SUPERVISIÓN Y CONTROL DE LA OPERACIÓN DEL SITP

nto de la infraestructu ra TransMiC able Seguimiento contractual a ejecución del contrato de acceso a cicl oparqueader os asociados al sistema TransMilenio . Seguimiento al consumo energético e n el Sistema TransMilenio

Hacer seguimiento a la disponibilidad y operatividad del sistema control de acceso a cicloparqueaderos.

Eficacia

100%

Mensual

Hacer seguimiento a los consumos energéticos en el Sistema TransMilenio para priorizar actividades de intervención en eficiencia energética.

Eficienc ia

Portal LED* = ≤ 13.840 kWh Portal Sin LED (A)* = ≤ 15.866 kWh Portal Sin LED (B)* = ≤ 26.940 kWh Túnel (A)* = ≤ 4.812 kWh Túnel (B)* = ≤ 13.720 kWh Intermedia* = ≤ 15.510 kWh Tipología 1 = ≤ 3.115 kWh Tipología 2 = ≤ 3.210 kWh Tipología 3 = ≤ 2.031 kWh Tipología 4 = ≤ 1.113 kWh Tipología 1E = ≤ 5.043 kWh Tipología 2D = ≤ 2.647 kWh Tipología 2E = ≤ 4.567 kWh Tipología 3D-3E = ≤ 2.429 kWh Tipología 4E = ≤ 2.955 kWh

Verificación Mensual Análisis Semestral

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Personal co mpetente seleccionado y vinculado

Medir la cantidad de personas que han sido seleccionadas y vinculas a la Entidad y que son competentes para desarrollar sus funciones una vez se supera el período de prueba

Eficacia

Mantener la planta cubierta con el Talento Humano idoneo, en las características definidas en los Manuales Especificos y Acuerdos de Junta

Semestral

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Efectividad e n el registro de novedades y pago oportu no de la nómina de funciona rios

Mantener la efectividad por parte del área de Talento Humano en el pago a los trabajadores midiendo el cumplimiento frente a la fecha máxima para realizar el pago y el registro correcto de las novedades.

Efectivi dad

Lograr el 100% de efectividad entre los componentes formulados.

Mensual

GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Cumplimient o del progra ma integral de g estión huma na

GESTION DE TALENTO HUMANO GESTION DE TALENTO HUMANO GESTION DE TALENTO HUMANO

Frecuencia d e accidentali dad Severidad de accidentalid ad Proporción d e accidentes de trabajo mort ales Autososteni bilidad Presupuestal

GESTIÓN DE INFORMACIÓ N FINANCIERA Y CONTABLE GESTIÓN DE INFORMACIÓ N FINANCIERA Y CONTABLE GESTIÓN DE INFORMACIÓ N FINANCIERA Y CONTABLE GESTIÓN DE INFORMACIÓ N FINANCIERA Y CONTABLE

Oportunidad en la entreg a de informes Pre supuestales Rentabilidad en Cuentas de Ahorro Pagos Realiz ados

Medir el cumplimiento y oportunidad de las actividades planeadas en el programa integral de gestión humana ( Capacitación, Bienestar, Salud Ocupacional) en relación con el cronograma establecido y la cobertura de las mismas. Permite hacer un seguimiento al cumplimiento de los cronogramas establecidos para cada uno de los componentes del programa integral de gestión humana y las proyecciones de asistencia a cada una de las actividades. Medir el número de veces que ocurre un accidente de trabajo en el mes

Eficacia

Cumplir con el 100% de las actividades del programa integral de gestión humana. Lograr la asistencia del 100% de los funcionarios programados para las actividades del programa integral de gestión humana

Trimestral

Eficacia

0,40%

Trimestral

Medir el número de días perdidos por accidentes de trabajo en el mes

Eficacia

3%

Trimestral

Medir el número de accidentes de trabajo mortales en el mes

Eficacia

0,00

Trimestral

Mantener la autosostenibilidad presupuestal

Eficienc ia

Mensual

Mantener la oportunidad y calidad en la presentación de informes presupuestales, evitando las sanciones por extemporaneidad o información incompleta Mantener un seguimiento oprtuno a la rentabilidad generada de las cuentas de ahorros de TRANSMILENIO S.A. Medir el cumplimiento de los pagos realizados

Eficienc ia

Lograr un factor mayor o igual a 1, es decir, que los gastos reales no pueden ser menores a los ingresos recaudado Tener cero sanciones por extemporaneidad en la presentación de Informes Presupuestales

Eficienc ia

Mantener una rentabilidad en cuentas de ahorro supérior a la inflación 12 meses.

Mensual

Eficienc ia

Lograr que el 100% de los pagos se realicen en los términos de ley

Mensual

Mensual

5. Con los indicadores identificados en la matriz, escoja cinco de ellos que considere los más relevantes para la gestión de la empresa y realice los gráficos correspondientes, para esto tenga en cuenta el documento Gráficas para indicadores, disponible en el material complementario de esta actividad de aprendizaje.

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

frecuencia de accidentalidad 38,09 45,23 51,19 41,66 44,04 42,85

kilometros kilometros programados realizados 720.000 698.455 849.600 825.345 832.608 828.365 836.771 830.456 835.097 718.184 793.343 675.896

necesidades de planificacion infraestructura de soluciones 240 198 222 190 220 189 218 185 224 196 201 192

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

numero de PQR atendidas PQR oportunament 683 598 542 480 607 548 712 620 655 606 648 640

mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

actividades programadas 18 22 18 25 17 25

actividades realizadas 18 21 18 23 16 25