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Actividad 2 Gestión de integración del proyecto.

Sindy Jakelinne Rodríguez Perilla CC. 53075417 Lady Marina Atehortua Peñaloza CC. 39.421.121 Gladys Gómez Suárez CC 52.467.816

Tutor Edgar Olmedo Cruz Micán

Especialización en Gerencia de la Seguridad y Salud en el Trabajo Universidad ECCI Bogotá D.C Octubre, 2019 Gerencia de Proyectos

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Introducción Un proyecto según el PMBOK (5ta Edición) es "un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único", este concepto considera que el proyecto tiene un principio y un final bien definidos. El final del proyecto se considera realizado cuando todos los objetivos se han logrado. De la misma manera, un proyecto se considera finalizado cuando no se cumplen los objetivos (abandono del proyecto) o porque el proyecto ya no se considera necesario. (PMI, 2013) De igual manera se define la dirección y gestión de proyectos como la aplicación de métodos, conocimientos, habilidades, herramientas, técnicas y competencias para cumplir con los requisitos del mismo. (ISO, 2013) El Project Management Institute (PMI), es el organismo que elabora y publica estándares relativos a la Dirección de Proyectos. Desarrolla la guía PMBOK – 5a edición (2013), es un documento que identifica un subconjunto de fundamentos para la dirección de proyecto, generalmente reconocido como buenas prácticas; consta de 47 Procesos que tienen una doble agrupación: por Grupos de Procesos y por Áreas de Conocimiento. Un proceso está definido como un conjunto de acciones y actividades relacionadas entre sí, que se realizan para crear un producto, resultado o servicio predefinido. Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y las técnicas que se pueden aplicar y por las salidas que se obtienen. Un Área de Conocimiento representa un conjunto completo de conceptos, términos y actividades que conforman un ámbito profesional, un ámbito de la dirección de proyecto o un área de especialización. La guía presenta diez áreas de conocimiento que se utilizan en la mayoría de los proyectos y cuales son; 1. Gestión de la integración del proyecto, 2. Gestión del alcance del proyecto, 3.Gestión del tiempo del proyecto, 4. Gestión de los costos del proyecto,

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5. Gestión de la calidad del proyecto, 6. Gestión de los recursos humanos del proyecto, 7. Gestión de las comunicaciones del proyecto, 8. Gestión de los riesgos del proyecto, 9. Gestión de las adquisiciones del proyecto, 10. Gestión de los interesados del proyecto. Con el fin de desarrollar la actividad 2 se tomará la primera área de conocimiento y se aplicará en un proyecto inventado con fines académicos que hemos definido como “Implementación del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo SG SST para la empresa Transportes S.A.S”. Esta primera área del conocimiento “gestión de la integración del proyecto incluye: Grupo de procesos de la dirección del proyecto Inicio

Planificación

Ejecución

Monitoreo y

Cierre

Control Gestión de la 1.1 Desarrollar el integración Acta de Constitución del proyecto. del Proyecto

1.2 Desarrollar el Plan para la Dirección de Proyecto

1.3 Dirigir y gestionar el Trabajo del Proyecto

Fuente: Tomado de la GUIA PMBOK 5ta Edición

1.4 Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto 1.5 Realizar el Control Integrado de Cambios.

1.6 Cerrar el Proyecto o la fase.

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La Actividad 2 de la unidad 1 Desarrollar el área de conocimiento número 1, denominada gestión de la integración del proyecto. Acta de Constitución: Es el documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto y confiere la autoridad para asignar los recursos necesarios para la planificación de éste. define igualmente los límites del proyecto, la creación de su registro formal y su aceptación, la dirección general se compromete a realizar el proyecto. Trata del propósito del proyecto, de los objetivos y criterios de éxito asociados, de los requisitos y de los riesgos más importantes, de las restricciones y de sus límites, del resumen del cronograma y del presupuesto y de la lista de los interesados.

Transportes

T-F01 ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

S.A.S

Versión 1

PROYECTO:

Implementación del Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo SG SST para la empresa Transportes S.A.S

PATROCINADOR

Sindy Jakelinne Rodríguez Perilla – Gerente General

PREPARADO POR

Gladys Gómez Suárez / Directora de 05

10

2019

06

10

2019

07

10

2019

07

10

2019

Operaciones REVISADO POR:

Lady Marina Atehortua Peñaloza / Directora de logística

APROBADO POR:

Sindy Jakelinne Rodríguez Perilla – Gerente General

FECHA DE INCIO DEL PROYECTO

5

FECHA DE INCIO DEL PROYECTO

07

10

2020

BREVE DESCRIPCION DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO El presente proyecto busca implementar el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo para la empresa Transportes S.A.S con el fin de dar cumplimiento a la ley1562 de 2012, Decreto 1072 de 2015, Resolución 0312 de 2019. Al finalizar el proyecto todas las áreas de la organización tendrán y aplicarán los documentos del sistema de gestión, la empresa contará con el plan de emergencias y contingencias radicado a la autoridad ambiental y con el plan de seguridad vial. ALINEAMIENTO DEL PROYECTO OBJETIVO ESTRATEGICOS

PROPOSITOS DEL PROYECTO (Beneficios que tendrá la organización una vez que el producto del proyecto este

(A qué objetivo estratégico se

operativo o sea entregado )

alinea el proyecto)

Identificación de los peligros derivados de la operación, evaluación y establecimiento de las medidas de control. Realizar las operaciones

Prevenir la ocurrencia de accidentes y enfermedades laborales.

de forma segura y

Establecer el Plan de Emergencias y Contingencias tanto en el centro

oportuna.

de trabajo como en la operación. Establecer el Plan de Seguridad Vial OBJETIVOS DEL PROYECTO

(Principalmente en términos de costo, tiempo, alcance y calidad) 1. Poner en marcha el Sg SST con un presupuesto de 30 millones de pesos 2. Finalizar el proyecto en 12 meses 3. Entregar el proyecto finalizado con todo lo dispuesto en el contrato, radicado el plan de emergencias y contingencia junto con el plan de seguridad vial.

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FACTORES CRITICOS DE ÉXITO 

(Componentes o características que deben cumplirse en el proyecto para considerarlo exitoso) Cumplir con evaluación de la ARL por encima del 80%.



Radicación sin observaciones del Plan de emergencias y Contingencias ante la autoridad ambiental del distrito y de Cundinamarca.



Radicación del plan de seguridad vial. DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Mediante una estructura de PHVA establecer el Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo bajo los lineamientos de la Ley 1562 de 2012 art.1 donde establece que el programa de salud ocupacional se entenderá como sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo y posteriormente en el Decreto 1072 de 2015 determina los requisitos normativos del SG SST, la resolución 0312 de 2019 donde se presenta el ultimo instrumento de estándares mínimos aplicables a todos los empleadores y contratantes de personal, que se ajusten, adecuen y armonicen a cada tipo de empresa o entidad, conforme al número de trabajadores, actividad económica, clase de riesgo, labor u oficios que desarrollen.

De acuerdo al Artículo 25 Fases de adecuación, transición y aplicación para la implementación del Sistema de Gestión de SST con Estándares Mínimos, tenemos que entre junio de 2017 y noviembre de 2019 se implementará el Sistema de Gestión de SST de acuerdo con las fechas que se especifican en la siguiente gráfica:

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El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) consiste en el desarrollo de un proceso lógico, basados en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar).

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Una vez terminadas todas las fases incluyendo Auditoria la cual se realizará a través de otro proveedor con el fin de no ser juez y parte del proceso, se cerraran los hallazgos a través del análisis de las acciones correctivas y se dará por terminado el proyecto.

REQUERIMENTOS DE ALTO NIVEL   

(Principales condiciones y/o capacidades que debe cumplir el producto o servicio y la Gestión del Proyecto) Presentar evaluación RADAR por parte de la ARL AXA COLPATRIA, por encima del 80% Radicar el Plan de emergencia y contingencia sin observaciones a la autoridad ambiental. Radicar el Plan de Seguridad Vial a la autoridad de tránsito, sin observaciones. EXTENSIÓN Y ALCANCE DEL PROYECTO FASE

PRINCIPALES ENTREGABLES

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FASE 1- Gestión del Proyecto

Proceso de Iniciación Gestión de Integración - Acta de constitución del proyecto. Gestión de Comunicaciones - Registro de interesados Proceso de Planificación Gestión de Integración - Plan para la dirección del proyecto Gestión del Alcance: - Plan de gestión del alcance - Plan de gestión de requisitos - Declaración del alcance del proyecto - Estructura de desglose de trabajo-EDT - Diccionario de la estructura de desglose de trabajo-EDT Gestión del tiempo - Plan de gestión del tiempo - Matriz de asignación de responsabilidades RAM - Requerimiento de recursos del proyecto - Estimación de tiempos de los Entregables. - Cronograma del proyecto. - Documento de Hitos Gestión de Costos - Plan de Gestión de Costo - Estimación de Costos - Presupuesto del proyecto (Línea base del Costo) Gestión de Calidad - Plan de gestión de calidad Gestión de RRHH - Plan de gestión de personal Gestión de Comunicación - Plan de gestión de comunicaciones Gestión de Riesgos - Plan de gestión de riesgos - Categorización de los riesgos en el proyecto - Identificación de riesgos – análisis FODA - Identificación de riesgos - tormenta de ideas - Plan de respuesta de riesgos Gestión de Adquisiciones - Plan de gestión de adquisiciones Proceso de Ejecución Gestión de Calidad - Normas de Calidad - Procedimientos de Aseguramiento de Calidad de los Entregables. Gestión de RRHH

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Fase 2 Diseño

- Matriz de asignación de responsabilidades RAM - Desarrollo del equipo del proyecto - Organigrama del equipo del proyecto Gestión de Comunicación - Índice del archivo del proyecto Gestión de adquisiciones - Enunciado del trabajo (SOW) - Modelo de contrato Proceso de Seguimiento y Control Gestión de Calidad - Lista de verificación de entregables - Acciones correctivas y preventivas Gestión de Comunicación - Relación de informes del proyecto - Relación de informes de rendimiento - Relación de entregables terminados - Informe de rendimiento de los indicadores de Gestión - Relación de requerimientos de cambio que fueron atendidos. Procesos de Cierre - Actas formales de entregables - Lecciones aprendidas - Instrumentos, bases de datos y herramientas que se utilizarán para el registro y la gestión del sistema. Fase 3 Implementación

ACTIVIDAD / DOCUMENTO Evaluación inicial del SGSST Plan de Trabajo

Evaluación de Riesgo Psicosocial

Matriz de Peligros y Riesgos

Programa de Mantenimiento

ENTREGABLE Es el diagnóstico inicial aplicado a través de la herramienta de estándares mínimos. Es el plan que contiene todas las actividades, recursos, responsables, necesarios para cumplir con todos los requisitos del sistema de gestión. Aplicación de la Batería para la identificación y valoración del riesgo dentro de la organización. Es la identificación de todos los peligros y valoración de los riesgos de todas las operaciones, cargos y personas que hagan parte de la organización. Programa que incluye la planificación de los mantenimientos preventivos y los registros necesarios para su desarrollo, incluye equipos de emergencia e instalaciones.

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Programa de Inspecciones

Programas de Gestión

Sistema de Vigilancia Epidemiológica

Manual de Contratistas y Proveedores

Conformación de Comités; COPASST, CONVIVENCIA, EMERGENCIAS, SEGURIDAD VIAL Políticas

Plan de Emergencias y Contingencia

Plan de Seguridad Vial

Matriz de Requisitos Legales Actualizada

Programa de Capacitación

Auditoria al SG SST

Autoevaluación Anual

Documento que contiene todas las inspecciones que deben desarrollarse para identificar condiciones o actos inseguros en las áreas o procesos de trabajo, incluye equipos de emergencia e instalaciones. Realización de los programas de gestión necesarios para los peligros de seguridad que por valoración sean prioritarios o valorados como altos. Implementación del sistema de vigilancia epidemiológica necesario para los peligros higiénicos con valoración Alta. Incluye todos los requisitos para los contratistas y proveedores y lo que deben ellos saber de la organización y lo que deben cumplir para homologarse con el sistema de TRANSPORTES SAS. Actas de Conformación de los comités que deben existir en la empresa y como deben seguir gestionando los mismos. Diseñar de las políticas necesarias para la gestión segura y oportuna con la Gerencia y líderes de proceso. Documento que incluye conformación y capacitación de la Brigada de emergencia, junto con el plan de trabajo para el año y la realización de un simulacro. Documento que contiene toda la planificación desde la política vial, capacitación y plan de trabajo. Documento con la identificación de los requisitos legales aplicables a la organización y como se les va a dar cumplimiento. Documento con la identificación de capacitaciones de acuerdo a los peligros y riesgos y competencias del personal y la normatividad asociada. Se presenta auditoria con un proveedor contratado por la organización con el fin de cerrar el proceso con el cierre de los hallazgos encontrados. Se realiza una última evaluación una vez se hallan cerrado los hallazgos para determinar la empresa en que porcentaje de cumplimiento se encuentra.

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Matriz de Objetivos, metas e indicadores

Documento que contiene los indicadores del sistema analizados en las frecuencias determinadas y soportados con las actas de comités de gerencia. Revisión Gerencial Documento que contiene la revisión del sistema de gestión con base a su misión, visión y políticas. Informe de entrega final Fase 4 Terminación del Proyecto INTERESADOS CLAVE (Persona u organización que esta activamente involucrado en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente por la ejecución del proyecto o por el producto que elabora)

-

Alta dirección Gerente General Director de Operaciones Director de RRHH Director de Logística Director Financiero Analistas Supervisores Conductores RIESGOS

(Evento o condición incierta que, si ocurriese, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetivos del proyecto)

-

Demora en el proceso de Contratación. Incumplimiento de los plazos planificados que acarrearían sobrecostos y retrasos. Incumplimientos legales y sanciones. Falta de colaboración por parte de los trabajadores. Devolución y observaciones de la autoridad ambiental sobre el plan de emergencias y contingencias. Devolución y observaciones del ministerio de transporte sobre el plan de seguridad vial. Retrasos de la asignación presupuestal. HITOS PRINCIPALES DEL PROYECTO (Un evento significativo para el proyecto)

-

El inicio de la implementación un mes y medio después de haber iniciado el proyecto Evaluación por parte de la ARL AXA Colpatria La Auditoria Informe de entrega final PRESUPUESTO DEL PROYECTO

El costo del proyecto será asumido en un 100% por el patrocinador

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REQUERIMENTOS DE APROBACION DEL PROYECTO Proceso de Contratación

Lady Marina Atehortua Peñaloza / Directora de logística

Ajuste Presupuestal

Sindy Jakelinne Rodríguez Perilla / Gerente General

Gerente de Proyecto La Gerente del Proyecto será la Ingeniera Gladys Gómez Suarez / Directora de Operaciones

Plan para la Dirección del Proyecto: Es un documento central que define la base para la elaboración del proyecto. Define la manera en que el proyecto será planificado, ejecutado, monitoreado y controlado, hasta su cierre. Éste se desarrolla a través de una serie de procesos teniendo en cuenta siempre las actualizaciones necesarias a efectuar, las cuales son controladas y aprobadas por el comité de control de cambios. -

Gestión de Integración del Proyecto, en el acta de constitución está descrito el propósito del proyecto, los objetivos, requisitos más importantes, los riesgos más relevantes, el resumen del cronograma de hitos, un resumen del presupuesto, de la lista de interesados, requisitos para aprobar el proyecto, nombre del director del proyecto y del nivel de autoridad de quienes autorizan el acta. Confirma la ruta a seguir en el proyecto.

-

Gestión del Alcance del proyecto, en el plan se contempla la planificación de la gestión del alcance, su definición, validación y control, hay que tener en cuenta que el éxito del proyecto se evalúa de acuerdo a lo consignado en el alcance. El alcance incluye los procesos que sean necesarios para que se garanticen los objetivos

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-

Gestión del tiempo del proyecto, el plan de gestión del cronograma es la forma como se llevará la gestión del tiempo a través de la definición de las actividades, establecer su secuencia, su duración y así estimar recursos. El cronograma se aprobará y controlará en las reuniones quincenales, se usará el diagrama de hitos.

-

Gestión de los costos del proyecto, los costos se planifican, se estiman y se determinan posterior a la gestión del cronograma así es más sencillo poder determinarlos (sumarlos) y controlarlos, dado que se realiza por actividad y se tienen en cuenta los requisitos de la resolución 0312 de 2019

-

Gestión de la calidad del proyecto, este plan de calidad es importante por el tema de establecer los requisitos y estándares de calidad de proyecto, teniendo en cuenta que los estándares son los establecidos en el Decreto 1072 de 2015 y la resolución 0312 de 2019; los entregables serían los documentos o registros por cada estándar. En la reunión quincenal se asegura la calidad a través del análisis del cumplimiento con los requisitos, el cronograma, el contenido de los documentos con el fin de controlar el desempeño del proyecto y revisar si hay cambios

-

Gestión de los Recursos Humanos del proyecto, los recursos humanos también son planificados con el fin de establecer el equipo de trabajo del proyecto y así establecer los roles y las responsabilidades, también es importante resaltar que el cronograma también en buena línea de base para determinar por cada fase las personas requeridas, es importante que cada quince días se realiza seguimiento a los miembros del equipo, con el fin de saber si hay desviaciones sobre los objetivos y como se pueden resolver.

-

Gestión de las Comunicaciones del proyecto, las comunicaciones del proyecto también se planifican y se gestionan para lo cual se realizará una matriz con el fin que los miembros del

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equipo sepan los medios de comunicación con sus jefes compañeros y las posibles situaciones que se puedan presentar durante el desarrollo del proyecto, En la reunión quincenal de seguimiento se revisa (controla) que el plan esté funcionando -

Gestión de los riesgos del proyecto, para la gestión de los riesgos se realiza una matriz con el fin de identificarlos, analizarlos, evaluarlos establecer controles, realizar seguimiento a los controles para mitigar los impactos negativos que se puedan presentar en el proyecto

-

Gestión de las adquisiciones del proyecto, se realizará un plan para las adquisiciones, con el fin de establecer los criterios para las compras sin embargo para el caso de la implementación del sistema de seguridad y salud en el trabajo hay compras que se deben hacer sin importar el tamaño de la empresa y otras que deben hacerse en la medida que el proyecto lo solicite luego de la elaboración de la matriz de peligros, dado que de acuerdo a las calificaciones se determinan compras para controles Al igual luego de las inspecciones; las compras deben estar autorizadas por el personal determinado para tal fin y deben ser controladas y monitoreadas para que no exceda el presupuesto destinado - Gestión de los interesados del proyecto, para la gestión de interesados es importante la matriz de partes interesadas donde se establece exactamente quienes son los interesados, se planifica y gestiona su participación. También en las reuniones quincenales se monitoreará la participación de estas partes interesadas identificadas

Transportes

T-F02 PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO

S.A.S

Versión 1

NOMBRE DEL PROYECTO

Implementación del Sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo SG SST para la empresa Transportes S.A.S

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ENFOQUE MULTIFASE CICLO DE VIDA DEL PROYECTO FASE

ENFOQUE MULTIFASE

ENTREGABLE

Consideraciones para la iniciación de esta

Consideraciones para el cierre de

fase

esta fase

GRUPOS DE GESTION DE PROYECTOS GRUPO

RESPONSABLE

NUMERO

CORREO

REUNIONES A

INFORMES A

CONTACTO

ELECTRONICO

LAS QUE ASISTE

PRESENTAR

FRECUENCIA

RIESGOS QUE GESTIONA

INTERESADOS

Dirigir y controlar el trabajo del proyecto El proyecto será dirigido por la Ingeniera Gladys Gómez quien se encargará de: 

Convocar las reuniones quincenales para hacer seguimiento a los planes



Coordinar a los miembros del equipo



Asegurar la aprobación de los recursos



Velar por la buena comunicación entre partes interesadas



Gestionar los cambios, supervisar avances

Cada quince días se monitorea el cronograma, y con él la gestión del equipo, los costos, el cumplimiento de objetivos teniendo en cuenta el alcance, las comunicaciones, los riesgos, las adquisiciones, los interesados y la gestión de calidad. Por cada reunión se deja un acta para realizarle seguimiento en la próxima reunión y al final de proyecto analizar éxitos y fallas.

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto; En esta etapa del proyecto nos dedicamos a verificar que lo planeado se este cumpliendo a cabalidad, esto se realizaría con indicadores de gestión donde podemos observar de forma eficaz el estado actual del proyecto, se realizarían reuniones semestrales con los diferentes entes conformadores del monitoreo del proyecto, también nos acompañarían los jefes de las áreas implicadas como lo son el área ambiental, calidad, finanzas, recursos, logística, seguridad y salud en el trabajo. Esto con el fin de hacer un trabajo integral de medidas correctivas y preventivas. Los indicadores de gestión que se tendrían en cuenta son: Área de

Nombre

conocimiento

Indicador

Como se mide

Resultado

25/32

Interpretación

Gestión de la

Control

No Registros de

De los 32 cambios

integración del

integrado de

cambios/ Cambios

realizados en el

proyecto

cambios

realizados en todo el

proyecto sólo hay

proyecto

registrados 25

18

Gestión del

Verificar y

Áreas definidas que

Todas las áreas

alcance del

controlar el

participan en el

definidas en el

proyecto

Alcance

proyecto/Áreas

6/6

proyecto en la etapa

participantes activas

de planeación están

del proyecto

participando activamente en el desarrollo de éste.

N° actividades Gestión del

Control del

realizadas/ N°

tiempo del

cronograma

actividades

planeadas para el

planeadas

semestre, sólo se

proyecto

12/20

De 20 actividades

realizó 12 actividades

Gestión de los

Presupuesto

Estimación del costo

De 30 millones

costos del

control de

del proyecto/ Total

presupuestado para

proyecto

costos

invertido en el

$30. 000.000/

proyecto

28.000.000

$

este proyecto sólo se utilizó 28 millones, donde podemos apreciar que hubo un buen control de costos.

Gestión de la

Control de

Devoluciones o

calidad del

calidad

reclamaciones/

proyecto

De 100 servicios 18/100

Servicios

prestados, se presentó en el periodo 18 reclamaciones

Gestión de los

Contratación

Personas

recursos del

del personal

contratadas/personas

proyecto

del proyecto

convocadas

Se evidencia que 10/15

faltan 5 personas por contratar para el

19

debido desarrollo del proyecto. De 4 medios de Gestión de las

Medios de

Medios de

comunicaciones

comunicación

comunicación

del proyecto

2/4 (Correo

comunicación que existen para mantener

utilizados/Medios

electrónico,

informados a los

de comunicación

teléfono, radio y

participantes del

cartelera)

proyecto sólo se

existentes

utilizan 2

Gestión de los

Control de

Riesgos controlados

19/22

riesgos del

riesgos

/Riesgos

identificados en el

proyecto

(Registros,

identificados

proyecto, sólo 19

inspecciones)

De 22 riesgos

están controlados

Gestión de las

Control de

Cotizaciones

adquisiciones del

adquisiciones

aprobadas /

presentadas para la

Cotizaciones

compras se aprobó 7

presentadas

compras.

Personas que

De 15 personas

proyecto

Identificación

7/10

10/15

De 10 cotizaciones

Gestión de los

y participación participan del

interesadas en el

interesados del

de los

proyecto/Personas

proyecto solo

proyecto

interesados

interesadas en el

participan

proyecto

activamente 10 personas

Fuente: Propia para este proyecto Control integrado de cambios; Es el proceso de analizar todas las solicitudes de cambio; aprobar y gestionar los cambios a los entregables, activos de los procesos de la organización, documentos del proyecto y plan para la dirección del proyecto; y comunicar las decisiones correspondientes.

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Para el proyecto todo cambio se realizará según el control integrado de cambios, con la aprobación previa de la directora del proyecto o del supervisor. Las tablas de riesgos se actualizarán seguidamente, así como los documentos del plan de dirección de proyecto que se hayan visto afectados.

Transperos S.A.S

T-F03 CONTROL DE CAMBIOS Versión 1

Fecha de elaboración:

Código del Cambio:

Fecha de Solicitud:

Número de Ticket

Este espacio es diligenciado por el Administrador de Cambios

Día/Mes/Año

El número asignado por la Mesa de Servicio

Nombre:

Cargo:

Dependencia:

Extensión:

Nombre:

Extensión:

Identificación del Solicitante del cambio

Líder del Grupo de Sistemas

Nombre del proyecto:

Tipo de proyecto:

Infraestructura

Número del contrato y/o convenio

Base de datos

Software

Otros

Supervisor:

Áreas de Servicio/Aplicaciones/ Clases de Procesos afectados: Estado

Con garantía

Sin Garantía

En estabilización

Antecedentes del Cambio (¿Por qué se requiere?)

Nombre del Cambio

Alcance del Cambio

Análisis de Impacto ¿Qué procesos de negocio del Cliente afecta el cambio? ¿Qué áreas de servicio, elementos de TI afecta el cambio y CI relacionados? (Hardw are, Softw are, Aplicaciones, Servicios de TI)

¿Cantidad de usuarios afectados durante el Cambio? ¿Cantidad de usuarios afectados después del Cambio? ¿Cómo impacta el cambio el cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio? ¿Qué impactos económicos para El Cliente causa el cambio? ¿A quienes se debe informar? ¿Se realizo la verificación del procedimiento en el ambiente de pruebas? Prioridad

Alta

Media

Líder Funcional

Número

Actividad

Pruebas Unitarias

Plan de Desarrollo (Actividad, cronograma, recursos, responsable) Fecha Inicio Fecha Fin Recursos

Baja Líder Técnico

Responsable

22 Plan de Pruebas Funcionales (Actividad, cronograma, recursos, responsable) Usuario de Prueba: Fecha de Prueba: Link de Acceso:

Pruebas Realizadas:

Entregables y Criterios de Aceptación (Descripción entregable, criterio de aceptación) Mensaje para los Usuarios o Comunidad Afectada por el Cambio

Documentos Anexos (Actualización de manuales)

Nombre de quien recibe a satisfacción el cambio

Revisión Post-Implementación (OIP) Fecha: Hora Inicio HH:MM

Elaboró ________________________________________ Nombre Cargo

Revisó y aprobó ___________________________________________________________ Nombre Cargo

Cierre del proyecto; Es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. La finalización del proyecto comenzará inmediatamente después de finalizar la ejecución del proyecto. Estos dos estados sucesivos pertenecen a la misma fase. La planificación de la duración de las tareas que componen esa última etapa es muy difícil de establecer ya que dependen en gran medida de cómo se haya desarrollado el proyecto. De este modo la duración que se ha fijado es principalmente orientativa. Se indica que la finalización y el cierre del proyecto se realizarán de forma paralela, teniendo en cuenta la misma fecha de finalización.

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Conclusiones

La Gestión de la Integración del Proyecto permite tomar decisiones en cuanto a la asignación de recursos, responsables, actividades; es importante tener en cuenta el ciclo de vida del proyecto dado que permite verlo y planificar el proyecto por fases coherente que incluyen actividades con entregables y evidencias para su monitoreo y control. Desde nuestra perspectiva como estudiantes que inician este proceso de conocimiento en la gestión de proyectos. consideramos que es una metodología extensa y no muy sencilla de entender, sin embargo, indispensable y útil para la planeación efectiva de los proyectos. Reiteramos nuestra apreciación que el éxito del proyecto depende del cumplimiento en los tiempos, optimización de recursos, administración del riesgo y calidad en el producto o servicio final.

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Bibliografía Castro, L. A. (2015). Gerencia de Proyectos de Tecnolía Educativa. Santander: Universidad de Santander. Cerda, H. (2001). Cómo elaborar proyectos, diseño, ejecución y evaluación de proyectos sociales y educativos. Bogotá: Cooperativa Editorial Magisterio. PMI. (2013). Guide PMBOK 5th edición. A guide to the project management, body of knowledge.