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DIPLOMADO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y LIDERAZGO GERENCIAL Módulo 8 Delegación efectiva Actividad No. 1

Participante: María Ysabel Robles Rodríguez

Valor: 40 puntos 1. Construya su propia definición de delegación. 5 puntos Es otorgarle a otra persona una cierta responsabilidad . Esto implica que hay dos sujetos involucrados en esta  acción: un delegado que actúa como representante de alguien y esa persona que decide renunciar a su obligación o responsabilidad, es decir, quién delega._________________ __________________________________________________________ 2. Enumere y explique ¿Cuáles son los pasos para hacer una delegación efectiva? 10 puntos 1 2 3 4 5 6 7

Define qué es lo que necesita hacerse. Asegúrate que la persona a quien delegas la tarea entienda perfectamente qué necesita hacer. Explica por qué necesita hacerse mientras pides que se haga. Enseña cómo debe hacerse, sin micro-administrar. Asegúrate que la persona entienda el proceso de cómo hacerlo. Establece una fecha para que se termine o presenten progresos. Establece una fecha para que se termine o presenten progresos.

3. Enumere 5 tareas que pudiera delegar en su trabajo y explique brevemente como lo haría usted según las estrategias estudiadas en la guía. 10 ptos 1-Digitar Promedios 2-Digitar la dieta 3-Pedir el menú 4-Pedir la comida 5-Depositar la víscera Explique: 1. Se debe definir qué actividad o proyecto se delega y por cuánto tiempo.

2. Se debe elegir la persona adecuada y para hacerlo, previamente se deben conocer las fortalezas y debilidades de las personas en las que se podría delegar. 3. Se debe instruir al individuo seleccionado sobre cómo realizar la tarea. 4. Deben controlarse y evaluarse los resultados finales. Es importante dar un seguimiento continuo y felicitar al empleado cuando lo merezca. 5. Se debe proporcionar el apoyo y los recursos necesarios para la tarea e ir trabajando con la persona para orientarla a medida que aparecen los problemas. Estudio de caso. 15 ptos Un especialista en Marketing, joven, muy preparado, pero sin experiencia, recibió el encargo de su director de: organizar el lanzamiento de un nuevo producto: una cerveza sin alcohol. El joven aceptó entusiasmado la oportunidad que se le presentaba, pero debido a su inexperiencia no aclaró o concretizó los preliminares básicos a tener en cuenta, los límites de su gestión, ni los recursos exactos con que contaba. Sus superiores no le habían aportado suficiente información para que el joven pudiera tener éxito en su gestión. Los superiores tampoco habían discutido con él los puntos fuertes y débiles del proyecto ni habían determinado con claridad cuál era el resultado que se esperaba. No se realizó un feedback para aclarar las expectativas. O los superiores estaban demasiado ocupados, o permanecían indiferentes para discutir y resolver los problemas que iban surgiendo. EJERCICIO ¿Cómo resolvería usted el problema planteado en el ejemplo práctico anterior?

En primer lugar el especialista de marketing debió antes de determinar la última cuestión, se deben analizar lo siguiente: Debió considerar que persona está capacitada técnicamente y psicológicamente, es decir quién aceptará la propuesta. Una vez tomada esta última decisión, tendría que exponer con claridad al delegado lo que esperaba de él, es decir, cual es el verdadero objetivo de su misión. El siguiente paso es verificar si se ha comprendido la misión, obtener la aceptación del delegado y fijar un método o sistema de información ascendente. Es necesario establecer un tiempo determinado para que el delegado informe de los resultados.

Una vez que el especialista de Marketing eligiese la persona indicada o sea, el delegado, el joven al aceptar debe hacer siguientes preguntas: 1.

¿Cuál es la necesidad a cubrir?

1.

¿En qué departamento o sección?

1.

¿Qué niveles de responsabilidad se precisan?

1.

¿Qué medidas de control van a tomarse?

1.

¿Quién es la persona idónea? Posteriormente se tratarán conjuntamente los pormenores de la misión y se delimitarán las funciones de la delegación. Es necesario indicar con precisión hasta donde se le permitirá llegar a la persona en la ejecución de la tarea delegada. De este modo se evita reducir al máximo el margen de error sobre la asignación delegada.

PREGUNTAS 1. ¿Qué puntos ha de considerar el director antes de delegar?    

Dificultad de la tarea: ¿qué se requiere para realizar adecuadamente la tarea? Riesgo de la tarea: ¿se pueden corregir los errores antes de que tengan efecto?, ¿cuál es el costo de equivocarse? Habilidades individuales: ¿la persona está capacitada para realizar la tarea?, ¿puede aprender a hacerlo? Actitud individual: ¿está dispuesto a asumir la responsabilidad?, ¿tiene la confianza para lograr el objetivo? 

2. ¿Por qué es necesario establecer un método de información reciproco entre el director y el delegado? Por qué así el director se puede dar cuenta si la persona a quien va a delegar está capacitado, física, psicológica e intelectualmente para llevar a cabo con lo que el director le va a asignar de dicho modo se establecen las condiciones, y se le mide un plazo de entrega y se establecen los pros y los contra de dicha delegación, evitándose así casi al 100% un margen de error.

3. ¿Qué factores tiene que considerar el director para decidir en quién delegar? Conocer a los miembros de tu equipo. En primer lugar, necesitas conocer a fondo a cada uno de los profesiones que conforman tu equipo de trabajo. Es importante que sepas qué tipo de tareas les gusta hacer, cuáles son las funciones en las que destaca y qué habilidades posee, para saber si el perfil encaja con las nuevas funciones a desempeñar.  Conocer los requisitos necesarios para desempeñar correctamente la responsabilidad a delegadas. Por último, debes analizar qué tipo de funciones hay que desarrollar para desempeñar la nueva tarea a encomendar y qué habilidades serían las más adecuadas para ejecutar esta labor. Ya una vez analizado estos puntos se pasa a la siguiente fase: Analizar la tarea a delegar: ¿Cómo realizarla para que tenga éxito? a. ¿Es delegable? b. ¿Vale la pena delegarla? c. ¿Cómo hay que realizar esta tarea para que tenga éxito? d. ¿Qué factores intervienen? 2. Analice las personas: Localice a la persona adecuada para delegar la función: a. Capacidad: b. Actitud c. Carga de trabajo (¿disponen de tiempo suficiente?) 4. ¿Qué disposición debe tener el empresario si el delegado desea tratar los asuntos que le han sido delegados? Debe estar en la mejor disposición, tener aptitud de escucha, y sobre todo capacitado intelectual y mentalmente para cumplir con la función a asignar, una vez que el director le delegue la función, el delegado debe presentar un informe detallado de la gestión realizada y los resultados obtenidos.