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Auditoria N°1

ACI EXPORT LTDA

Fecha de elaboración: Día Me Año s

PLAN DE AUDITORÍA

01 Actividad: Objetivo: Alcance:

Dependencias/Proceso Auditado:

Responsable auditado: Equipo auditor: Tareas del equipo auditor Criterios de auditoria:

01

2018

Primera auditoria del Programa de Auditoria Realizar auditoría para verificar la implementación y aplicación del sistema de gestión integrado ISO 9001, ISO 14001, y ISO 45001, junto con el decreto 1072 del 2015 Se aplicará auditoria, a los procesos de: -Planeación estratégica -Calidad -Operación -Seguridad y salud en el trabajo SST -PLANEACION ESTRATEGICA -CALIDAD -PROCESO DE OPERACIÓN -SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SST William David Ardila Moreno Auditor líder: Rubén Darío Mogollón Hernández. Auditores auxiliares: Leidy Yesenia Puentes, Astrid Rodríguez Gómez Astrid Rodríguez Gómez: Proceso de Calidad y Proceso de Operación Leidy Yesenia Puentes: Planeación Estratégica y Seguridad y Salud en el Trabajo SST Se auditará el proceso teniendo en cuenta los requisitos de las normas que hacen parte del sistema integrado de Gestión, normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, la 45001:2015.

Actividades de auditoría

Fechas y horas de realización de la actividad

Fecha Inicio Reunión de apertura

Fecha de Finalización

Hora inicial

Responsable

Hora Final

21/04/2019

21/04/2019

08:00

08:30

Rubén Darío Mogollón

Análisis de Criterios de Auditoría / Evaluación

21/04/2019

21/04/2019

08:30

09:30

Recopilación de información y trabajo en campo

21/04/2019

21/04/2019

09:30

17:30

Rubén Darío Mogollón Rubén Darío Mogollón Leidy Yesenia Puentes Nieves Astrid Rodríguez

Preparación y entrega Informe Preliminar

23/04/2019

23/04/2019

08:00

12:00

Leidy Yesenia Puentes Nieves Astrid Rodríguez

23/04/2019

23/04/2019

14:00

17:30

Rubén Darío Mogollón

24/04/2019

24/04/2019

08:00

10:00

Rubén Darío Mogollón

Retroalimentación y observaciones Reunión de cierre e informe definitivo

Nota 1: La programación de actividades puede ser objeto de modificación, previa verificación del área auditada y aprobación de Control Interno Nota 2: La ejecución de reuniones de apertura y de cierre puede realizarse de manera virtual o presencial de acuerdo con las conclusiones de auditoría y necesidades de planes de mejoramiento, a criterio de Control Interno o por requerimiento específico del área auditada.

LOGO EMPRESA

PROCESO A AUDITAR:

NOMBRE DE LA EMPRESA:

LIDER DEL PROCESO:

ACI EXPORT LTDA.

Ruben Dario Mogollon Hernandez

EQUIPO AUDITOR:

William David Ardila Moreno. Leidy Yesenia Puentes. Nieves Astrid Rodriguez Gomez

PLANEACION ESTRATEGICA

LISTA DE CHEQUEO PROCESO A AUDITAR

PLANEACION ESTRATEGICA

CALIDAD

OPERACIÓN

PREGUNTAS La empresa tiene definida una vision? La empresa tiene definida una mision? La empresa tiene definida politicas de calidad? La empresa tiene definida politicas ambiental? La empresa tiene definida politicas de SST? La empresa tiene definido un organigrama? En el presupuesto se encuentran destinados recursos para el Sistema de Gestion? La documentacion se encuentra revisada y aprobada?. Cuentan con los formatos de docuemntacion actualizados? Se encontraron inconsistencias en el control de los documentos? Se encuentra organizado el archivo por versiones? Cuenta con un sistema de gestion documental? Se presentan defectos en el proceso de fabricacion de los productos ? El mantenimiento y calibracion de los equipos es realizado por empresas certificadas? Se realizan controles en el proceso de almacenamiento de los productos?

Son claros los roles y funciones del personal? Existe Matriz de Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos? Existe registro de inspecciones? SEGURIDAD Y SALUD EN Existe una matriz legal de SST? EL TRABAJO SST Existe el programa de SST? Se realizan evaluaciones al sistema de gestion de SST? Existen programas de capacitacion?

VALORACION OBSERVACIONES S N NS PI S= Si N=No NS= No sabe PI= Presenta inconsistencias x x x x No se encuentran establecidas x No se encuentran establecidas

DOCUMENTOS DE SOPORTE

Soporte de direccionamiento estrategico de la empresa

x No existen recursos para el sistema de gestion ambiental y SST x x x x x x x x x x x x x

Estaban tachados Se encuentran revueltos los vigentes con los obsoletos Toda la informacion se encuentra en medio magnetico El producto ABC presento defectos, lo que obligo a la revision de registros para verificar que sucedió La calibracion de los microscopios los realizo una empresa no certificada. Se evidencio que el producto flores esta llegando en mal estado al cliente por mal almacenamiento, ya que no se emplean estibas que los separe del piso El nuevo director de produccion no conoce sus funciones pues no existe registro de estas. x No coincide el riesgo critico con los controles realizados No existen de inspecion, pero si de revision x No se le realiza seguimiento No se evidencia No se evidencia No se evidencia

Documentacion bajo custodia del area de calidad

Registros de produccion Certificaciones Registro y control de almacenamiento de productos registro de funciones Matriz de Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos Matriz legal

ACTA REUNIÓN Acta N°. 001 Fecha: Lugar:

21/04/2019

Hora de inicio: 08:00 Hora terminación: SALA DE JUNTAS ACI EXPORT LTDA ASUNTO

09:00

Desarrollo de la primer auditoria del programa de auditoria ACI EXPORT LTDA

PARTICIPANTES NOMBRE William David Ardila Moreno

CARGO Responsable de gestión del programa de auditoria Ruben Dario Mogollon Hernandez Auditor líder Leidy Yesenia Puentes Guzman Auditor auxiliar Nieves Astrid Rodriguez Gomez Auditor auxiliar Javier Andres Sepulveda Guía DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD 1. verificación de cuórum 2. reunión de apertura • Se acuerda la realización de la auditoria dentro del cronograma establecido en el programa de auditoria. y se hace la presentación del equipo auditor. y el guía que los acompañara. •Se confirman los objetivos, alcance y criterios de la auditoria. 3. realización de la revisión de la documentación durante la auditoria •Se revisa la documentación enviada por el responsable de gestión del programa de auditoria por correo electrónico 4. comunicación durante la auditoria Se acuerda realizar comunicaciones periódicas entre el líder auditor y el responsable del programa de auditoria. 5. asignación de funciones y responsabilidades de los guías y observadores • Se designa un guía para hacer acompañamiento al equipo auditor dentro de las instalaciones de la compañía 6. recopilación y verificación de la información •Se acuerda aplicar el proceso indicado en el numeral 6,4,6 de la ISO 19011:2012 7. generación de hallazgos de la auditoria •El equipo se reunirá si es necesario para revisar los hallazgos de la auditoria durante el proceso de la misma. 8.preparacion de las conclusiones •El equipo auditor se reunirá antes de la reunión de cierre para revisar hallazgos, acordar conclusiones, preparar recomendaciones. 9. reunión de cierre

PRÓXIMA REUNIÓN 24/04/2019 ________________________________ Responsable del programa de auditoria

_____________________ Auditor Líder

ACI EXPORT LTDA

Versió n:

INFORME DE AUDITORIA

Dependencia o Procesos Auditada:

V1

Có digo: Fecha

2018/01/01

Pagina:

5 de 7

XXXXXX

PLANEACION ESTRATEGICA, CALIDAD, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SST

Responsable del proceso o dependencia:

Director de Calidad y SST Rubén Darío Mogollón Hernández Auditor líder 2019/04/21 Fecha de realización de la Auditoria: Fecha de presentación del informe de auditoría: 1.

2019/04/27

OBJETO DE LA AUDITORIA

Realizar auditorías periódicas para verificar la implementación y aplicación del Sistema de Gestión Integrado ISO 9001, ISO 14001, y ISO 45001, junto con el decreto 1072 del 2015 2.

ALCANCE DE LA AUDITORIA

Se aplicarán auditorias, a los procesos de: -Planeación estratégica -Calidad -Operación -Seguridad y salud en el trabajo SST 3.

DOCUMENTOS REVISADOS - CRITERIO

  



ISO 9001/2015: presupuesto de la empresa, información documentada, registros de fabricación ISO 14001/2015 presupuesto de la empresa, información documentada, registros de fabricación, certificados de calibración de equipos ISO 45001/2015: presupuesto de la empresa, información documentada, manual de funciones, Matriz de Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos, registro de inspecciones, Matriz legal, programa de seguridad y salud en el trabajo, Evaluación inicial del Sistema de Gestión SST, Programa de Capacitación. DECRETO 1072/2015: presupuesto de la empresa, manual de funciones, Matriz legal, Programa de Capacitación.

VERIFICACION DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS DE LA AUDITORIA ANTERIOR No existe registro por ser la primera auditoria que se va a realizar en la empresa. 4.

FUNCIONARIOS ENTREVISTADOS

Gerente general de la compañía, Gerente de calidad, gerente de operación y gerente de SST 5.

EQUIPO AUDITORIA

Auditor líder: Rubén Darío Mogollón Hernández. Auditores auxiliares: Leidy Yesenia Puentes, Astrid Rodríguez Gómez, William David Ardila

6.

ESTADO DEL SISTEMA DE GESTION O PROCESO

No cumplen con la política ambiental y la política de SST. No cuenta con recursos pare el SST. No hay declaración documentada de los objetivos de calidad. La información documentada de calidad se encuentra desactualizada. La documentación no presenta soporte físico. El nuevo director de producción no sabe su función en la empresa Oportunidades de Mejora: (Recomendaciones)

Implementar un programa de registro y gestión documental. Establecer las políticas de SST y ambiental. Destinar recursos del presupuesto para los sistemas de gestión de SST y ambiental. Contratar con una empresa la calibración de los equipos. Establecer formatos con los procesos definidos para el área de almacenamiento. Establecer manual de funciones para los respectivos cargos. Actualizar la Matriz de Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos. Establecer un cronograma de registro de inspecciones. Actualizar la matriz legal. Establecer el programa de SST Programar la evaluación inicial del sistema de gestión de SST Establecer un programa de capacitaciones.

7. APROBACION DEL INFORME

AUDITOR LIDER

RESPONSABLE DE PROCESO O SISTEMA

GESTION DEL RESULTADO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

ACTIVIDAD Revisión y aprobación de los informes de auditoria Revisión de análisis de la causa raíz y eficacia de acciones correctivas y preventivas

SE CUMPLIO x x

NO SE CUMPLIO

Se sugiere continuar con el cronograma de auditorías establecido en el programa de auditoria.