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Módulo 5 S´s Lima, 16 Marzo 2010 1

Objetivo
Al final de esta sesión usted: 1. Entender los principios de las 5 S 2. Identificar dónde existen oportunidades para mejorar el ambiente de trabajo

2

¿Es esto 5S´s?

3

¿Qué es el Orden? Aquí algunos Ejemplos … 4

ORDEN … á fácil encontrar ¿Podrí¿aSer enviarse al archivo?la ¿Esta caja deberías estar allí? Política de Seguridad?

¿Puedes encontrar los documentos de Julio del 2009?

5

ORDEN …

¿Pueden encontrar el pistón?

6

ORDEN …

7

ORDEN …

8

Orden en Archivos …

9

Orden en Herramientas …

10

Orden en Estándares …

11

Buenas Prácticas











12

ORDEN … Método

Utilización

Organización 13

Buenas Prácticas

14

Qué es 5S?
5S es: Un proceso para crear un ambiente de trabajo seguro, limpio, organizado y de alto desempeño. 3S Shine

4S

5S Sustain

2S Set in Order

Standardize

1S Sort 15

¿Cuál es el proceso?

5° CONTINUAR – Sustain “Autodisciplina”

4° ESTANDARIZAR – Standardize “Todo igual siempre, preservar el orden”

3° LIMPIAR – Shine “No limpiar más sino evitar que se ensucie”

2° ORDENAR – Set in Order “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

1° SELECCIONAR - Sort “Desechar lo que no se necesita” 16

5S - Seleccionar

5° CONTINUAR – Sustain “Autodisciplina”

4° ESTANDARIZAR – Standardize “Todo igual siempre, preservar el orden”

3° LIMPIAR – Shine “No limpiar más sino evitar que se ensucie”

2° ORDENAR – Set in Order “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

1° SELECCIONAR - Sort “Desechar lo que no se necesita” 17

Seleccionar - Sort Tema clave: Separar lo Necesario de lo Innecesario y eliminarlo

18

Juego de los Números De los números que aparecen abajo contar del 1 al 30 en 15 segundos la mayor cantidad que usted pueda. . .

18

$

1

16

%

#

25

13

7

17

8

8

20

27

23 $

28

40

# 22

19

15

51 10

26

11

3

4

6

14

39

29

21

32

5

40

2

$

9

12

24

30

19

Juego de los Números

1

29

16

21

13

11

7

17

8

20

27

23

28

22

19

15

10

26

25

3

4

6

14

5

2

9

12

24

18

Ahora solamente tenemos números. Igual contar del 1 al 30 en 15 segundos la mayor cantidad que pueda. . .

30 20

¿Por qué Seleccionar … ? Ahorrar tiempo en la búsqueda de materiales, partes o documentos Evitar accidentes Evitar el estrés en el área de trabajo Evitar distracciones Se liberan espacios

21

¿Cómo Seleccionar … ?


Desarrolle los criterios para definir las cosas necesarias versus las innecesarias

Inventario Equipo

Espacio Reportes

Documentos

22

Proceso de Etiquetado
El etiquetado es un proceso de identificación visual de los ítems no necesarios y para asegurar su apropiada disposición.

23

Ejemplo de Criterios de Selección Por Estado

Para Ubicar con

Deteriorado

Tarjeta Roja

Poco Funcional

Tarjeta Roja

Innecesario

Tarjeta Roja

Caduco

Tarjeta Roja

Peligroso

Tarjeta Roja

Delicado

Tarjeta Roja

Útil – inmediato Útil – intermitente

Tarjeta Verde Tarjeta Amarilla 24

Criterio de Selección por ESTADO DETERIORADO

25

Criterio de Selección por ESTADO POCO FUNCIONAL

26

Criterio de Selección por ESTADO INNECESARIO o duplicado

27

Criterio de Selección por ESTADO CADUCO

28

Criterio de Selección por ESTADO PELIGROSO

29

Criterio de Selección por ESTADO DELICADO

30

Criterio de Selección por ESTADO ÚTIL Tarjeta Amarilla

Ubicación Mediata

Herramientas, documentos, suministros y otros materiales

Tarjeta Verde

Ubicación Inmediata

31

Proceso de Etiquetado
Coloque tarjeta roja a todos los ítems innecesarios
Cree un área temporal donde ubicar los ítems con tarjeta roja
Mueva los ítems con tarjeta roja al área correspondiente
Disponga de los ítems para – – – – –

Recuperar (pasarlo a un lugar donde se necesite) Almacenamiento de largo plazo Donar Botar Vender

32

5S - Ordenar

5° CONTINUAR – Sustain “Autodisciplina”

4° ESTANDARIZAR – Standardize “Todo igual siempre, preservar el orden”

3° LIMPIAR – Shine “No limpiar más sino evitar que se ensucie”

2° ORDENAR – Set in Order “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

1° SELECCIONAR - Sort “Desechar lo que no se necesita” 33

Ordenar - Set In Order Tema clave: Organizar visualmente los ítems necesarios de manera que cualquiera pueda encontrarlos y guardarlos nuevamente en su lugar. La “Prueba de los 30 segundos”

34

Juego de los Números ¿Cuántos números habíamos contado? 18 1

16

13

8

28

22 20

27

23

19

15

10

26

25

7

4

6

11

3 17

29

21

14

5

2

9

12

24

30

35

Juego de los Números Ahora los números los hemos arreglado un poco más. Volver a efectuar el ejercicio contar del 1 al 30 en 15 segundos lo más que pueda. . . Haciéndolo más fácil?

5

12

3

28

1

13

29

7

17

2

11

4

20

23

15

22

19

8

6

27

26

30

24

18

9

21

16

14 25

2

10

36

Juego de los Números ¿Que números no hay? 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11 12

14 15 16 17 18

19 20

21 22 23

24 25 26 27 28

30

37

Juego de los Números Ves ahora qué fácil es detectar anormalidades! 1

2

11 12

3

4

5

6

7

8

13 14 15 16 17 18

21 22 23

24 25 26 27 28

9

10

19 20 29 30

38

¿Para qué Ordenar … ?
Hacer el trabajo más eficiente – Encontrar fácilmente objetos o documentos de trabajo – Regresar fácilmente a su lugar los objetos que hemos utilizado – Identificar cuando falta algo


Determinar la mejor ubicación de los materiales y otros ítems – Almacenar los ítems cerca de los puntos de uso
Da una mejor apariencia 39

¿ Cómo Ordenar? 1. Poner cada cosa en su lugar • • •

Frecuencia de uso Minimizar el movimiento Métodos apropiados para almacenar

Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar

2. Use ayudas visuales • • •

Tableros con siluetas Áreas claramente marcadas para los ítems que son movibles Colores, figuras

40

¿Qué Ordenar … ? COLOCAR EN ALMACEN O ARCHIVO CENTRAL

COLOCAR EN ARCHIVOS DEL ÁREA

Cuando se Cuando se utilice algunas utilice un veces al año o artículo varias eventual veces al día Herramientas, documentos, suministros y otros materiales Cuando se utilice algunas veces al mes

Cuando se utilice varias veces a la semana

COLOCAR JUNTO A LA PERSONA

COLOCAR CERCA DE LA PERSONA

41

Ejemplos: Documentos y útiles de oficina

Asignar un lugar fijo, lógico y conveniente a cada herramienta o material que si se necesita

42

Ejemplos: Diagrama spaghetti Disposición antes de ‘Ordenar’ (rutas se traslapan como spaghetti) ¿

40 mt

Disposición después de ‘Ordenar’ (rutas organizadas eficientemente)

30 mt

43

Ejemplos: Ayudas Visuales
Marcar la ubicación

A 1

1

2


Usar colores

2

1 2

2

A1 A2

3

3 4

4

A3 4

A4

5

5

5

A5 44

Ejemplos: Ayudas Visuales


Tableros con siluetas 45

¿Por dónde andaba la llave? 46

5S - Limpiar

5° CONTINUAR – Sustain “Autodisciplina”

4° ESTANDARIZAR – Standardize “Todo igual siempre, preservar el orden”

3° LIMPIAR – Shine “No limpiar más sino evitar que se ensucie”

2° ORDENAR – Set in Order “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

1° SELECCIONAR - Sort “Desechar lo que no se necesita” 47

Limpiar - Shine Temas clave: NO es una limpieza anual! Limpiar es inspeccionar

48

¿Para qué Limpiar?
Alarga la vida útil de los equipos e instalaciones
Menos probabilidad de contraer enfermedades
Ayuda a encontrar problemas (derrames o fugas por ejemplo)
Menos accidentes
Mejor aspecto

49

¿Cómo Limpiar? 1. Determine los objetivos de la limpieza y quién la hará • • •

Producto, equipo, espacio (área de trabajo) Especifique qué útiles de limpieza se necesitan Almacene las herramientas de limpieza donde sean: • •

Fáciles de encontrar Fáciles de devolver

50

¿Cómo Limpiar? 2. Establezca un Área de Trabajo Limpia – Limpie el área
Barrer y Lavar los pisos
Limpiar dentro, debajo y alrededor de Equipos y

Muebles
Elimine toda la Basura del Lugar de Trabajo

– Recuerde: Cómo se ensucian las cosas?
Arregle la causa raíz de la suciedad

51

¿Cómo Limpiar? 3. Establezca los estándares de limpieza • El criterio de aceptación de pulcritud debe ser comprendido por todos

52

Todos los días Limpiar lo que se va a utilizar antes de empezar a trabajar. Antes de salir, dejar todo como uno mismo quisiera encontrarlo al día siguiente.

Utilizar los sitios y recipientes apropiados para tirar los desperdicios, envases, papeles, etc. 53

Limpiar es Inspeccionar Identifique problemas durante la limpieza e inspección Etiquete y arregle los problemas encontrados y regístrelos para seguimiento

Posible fuga en esta manguera en el futuro?

54

5S - Estandarizar

5° CONTINUAR – Sustain “Autodisciplina”

4° ESTANDARIZAR – Standardize “Todo igual siempre, preservar el orden”

3° LIMPIAR – Shine “No limpiar más sino evitar que se ensucie”

2° ORDENAR – Set in Order “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

1° SELECCIONAR - Sort “Desechar lo que no se necesita” 55

Estandarizar – Standardize Tema Clave: Si no documentas el nuevo estándar, probablemente no durará.

56

¿Cómo Estandarizar? 1. Definir qué se requiere hacer en un mantenimiento normal del área 2. Determinar la frecuencia – clasificarla en diario, semanal, mensual, o semestral 3. Determinar a la persona responsable 4. Usar esta información para crear estándares provisionales de 5S. 5. Haga la documentación lo más visual posible  De manera que la persona usándola no pueda confundirse – use fotos, etc.  Mostrarla donde se necesita, no archivada

6. Comunicar, comunicar, comunicar ! 57

‘ESTÁNDARES’ hacerlos oficiales! – Ejemplo en mina

58

Ejemplos

Establecer las nuevas condiciones como normales 59

Ejemplos

“Me comprometo a mantener este estándar” 60

Yo, Ricardo Aguilera Me comprometo a tener como máximo 10 tipos de objetos sobre mi escritorio, cumplir y hacer cumplir las auditorías y mantener los estándares trabajados en el “Taller de 5 S’s”

Firma

Roberto Puente Gerente Regional de IT 61

5S - Continuar

5° CONTINUAR – Sustain “Autodisciplina”

4° ESTANDARIZAR – Standardize “Todo igual siempre, preservar el orden”

3° LIMPIEZA – Shine “No limpiar más sino evitar que se ensucie”

2° ORDENAR – Set in Order “Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar”

1° SELECCIONAR - Sort “Desechar lo que no se necesita” 62

Continuar Temas Clave: Es el paso más difícil de implementar… y es el más importante! Crear hábitos basados en las 4´S anteriores

63

¿Cómo Continuar? • Establecer cronograma de auditorias de 5’s regularmente.

• Asignar un responsable de 5’s, en diferentes áreas. •Involucrar a empleados, supervisores y gerentes en las auditorias. •Publicar los resultados de las auditorias. 64

¿Cómo Continuar? Haciendo Auditoria:

Personal “Yo soy mi propio auditor” A un amigo “participo en un equipo de mejora de 5S”

A nivel Jefatura “mi jefe audita el área”

65

Ejemplos – KCGM Australia De… “Debe estar allí en algún lado!”

Tenemos aquel repuesto o equipo? Compra uno nuevo!

A… “En el estante inferior de la pared”

Tenemos el repuesto allí ! (y uno adicional si es necesario) 66

Ejemplos – BETZE Nevada Almacén de taller de camiones antes

De… fácil encontrar cosas…

…y después de 5S

a… mucho más fácil encontrar cosas

67

Ejemplo – PIERINA Perú Taller llantas – antes. . .




Tenemos acceso rápido a todo para hacer el trabajo?

. . . Y después de 5S




Qué ambiente es más productivo y seguro?

68

Ejemplo – Oficina de Cotizaciones

69

Otras Aplicaciones Entorno Virtual 1. Seleccionar: eliminar los archivos innecesarios. 2. Ordenar: organizar los archivos en carpetas con fecha. 3. Limpiar: evitar acumular los archivos en el escritorio. Limpiar temporales con frecuencia (Disk Clean Up). 4. Estandarizar: mantener un patrón de almacenamiento de archivos. 5. Continuar: generar el hábito.

Escritorio Virtual - 5S 70

¿Alguna Oportunidad para aplicar 5S aquí?

71

¿Existen más oportunidades?

72

5S Resumen
Las 5S crean el cimiento para estabilizar y posteriormente mejorar continuamente. Los pasos de 5S son:
Sort - Seleccionar
Set in order - Ordenar
Shine - Limpiar
Standardize - Estandarizar
Sustain - Continuar

¡Históricamente fallamos en los 2 últimos pasos!

5S no es un evento aislado, es una disciplina !!! 73

¡Rompamos los Paradigmas! 74

PRIMER PARADIGMA … “Me pagan para trabajar no para limpiar”

Aceptamos ensuciar como condición natural, por que pensamos que alguien más se va a encargar, no nos damos cuenta del daño que ésta puede provocarnos. 75

SEGUNDO PARADIGMA …

"Llevo tantísimos años en la empresa ¿Por qué tengo que ordenar Yo?"

Consideramos que como ya tenemos mucho tiempo en la empresa no tenemos porque limpiar nosotros, que ésta es una tarea para personas con menor experiencia o jerarquía 76

TERCER PARADIGMA … “Necesitamos más espacio para guardar todo lo que tenemos, Alquilemos un piso más …” La primera reacción es la de pedir más espacio para guardar los artículos, hojas, carpetas, etc. 77

CUARTO PARADIGMA … “¡Qué fastidio! No veo la necesidad de aplicar las 5’s” “Yo entiendo mi desorden” Muchas veces la resistencia provoca minimizar, despreciar o desvalorar lo que nos incomoda, lo que parece difícil o lo que tememos por desconocimiento.

78

CONCLUSION: BENEFICIOS

SEGURO Y SALUDABLE Reduce riesgo de accidentes

PRODUCTIVO

DISCIPLINA

Reduce desperdicios en búsqueda Fortalece el liderazgo y disciplina. Genera el hábito de mantener el orden. de información y materiales

DESPEJADO, ORDENADO Y LIMPIO

MOTIVACIÓN

Menos inventarios y movimientos inútiles.

Orgullo del lugar en el que se trabaja.

79

¿Cuándo empezamos? 80

GRACIAS

81