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Consultoría
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa
Proyecto de Preparación de la Metodología de Impulso y Apoyo a la Estrategia de Innovación Empresarial
Bilbao, 6 de noviembre de 2006
Consultoría
Índice 1.
OBJETIVO Y RESULTADOS DEL PROYECTO ................................................................2
2.
METODOLOGÍA ..................................................................................................................3
3.
4.
5.
2.1.
FASE 1: ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ............................................................................ 6
2.2.
FASE 2: DISEÑO DEL SISTEMA DE INNOVACIÓN....................................................................... 9
2.3.
FASE 3: IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA INNOVACIÓN............................... 28
HERRAMIENTAS ..............................................................................................................30 3.1.
ANÁLISIS DEL VALOR GANADO ............................................................................................... 30
3.2.
CRITERIOS PARA LA PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS ............................................................. 33
3.3.
MATRICES DE PRIORIZACIÓN DE PROYECTOS ....................................................................... 35
3.4.
MAPAS DE PROYECTOS........................................................................................................... 37
3.5.
GUIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE UNA REFLEXIÓN ESTRATÉGICA ......................................... 39
3.6.
GUIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE UN BRAINSTORMING ......................................................... 54
3.7.
INDICADORES DE INNOVACIÓN ................................................................................................ 56
FORMATOS.......................................................................................................................58 4.1.
FICHA DE PROYECTO ............................................................................................................... 58
4.2.
FICHA DE CIERRE DEL PROYECTO........................................................................................... 59
4.3.
TABLA DE DEFINICIÓN DE EJES Y RESPONSABLES DE VIGILANCIA ........................................ 60
4.4.
FICHA DE RECOGIDA DE INFORMACIÓN DE VIGILANCIA .......................................................... 61
4.5.
FICHA DE SELECCIÓN DE IDEAS .............................................................................................. 62
4.6.
FICHA DE SELECCIÓN DE CONCEPTOS ................................................................................... 63
4.7.
FICHA DE PROVEEDOR TECNOLÓGICO ................................................................................... 64
4.8.
TABLA DE DEFINICIÓN DE INDICADORES DE INNOVACIÓN ...................................................... 65
GUÍA DEL IMPLANTADOR ..............................................................................................66 5.1.
PLANIFICACIÓN ........................................................................................................................ 66
5.2.
COMENTARIOS SOBRE LA IMPLANTACIÓN .............................................................................. 70
6.
RELACIÓN CON PREMIE.................................................................................................80
7.
GLOSARIO DE CONCEPTOS ..........................................................................................86
8.
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................89
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1.
Objetivo y resultados del proyecto
El presente proyecto tiene por objetivo crear una metodología para la Implantación de un Sistema de Gestión de la Innovación en las empresas de Bizkaia. Esta metodología se basa en la realización de un análisis inicial de la situación de la gestión de la innovación y la I+D en la empresa, y un posterior desarrollo de aquellos aspectos que deban formar parte del Sistema de Gestión, y se concibe para su aplicación en las empresas contando con la ayuda de un consultor. Al finalizar el proyecto, BAI dispondrá de: •
Una metodología para la implantación de un sistema de gestión de la innovación.
•
Una guía para el consultor que deba asesorar a las empresas en la implantación del sistema.
•
Una serie de casos de aplicación.
•
Una recopilación de preguntas frecuentes referentes a la metodología.
La aplicación de la metodología permitirá a las empresas que la implanten disponer de:
Un modelo de Sistema de Gestión de la innovación, que será compatible tanto con el espíritu de la Norma UNE 166002 como con el del modelo EFQM
Un análisis de reflexión estratégica
Un conjunto de herramientas de gestión de la innovación
Un equipo de trabajo de soporte a la gestión de la innovación
Un claro impulso al desarrollo de la cultura de la innovación en la empresa
El alcance del proyecto incluye el desarrollo de la metodología para la implantación del Sistema de Gestión de la innovación y la realización de unos casos piloto de aplicación de la misma. La metodología presentada en este proyecto pretende ser un marco general para el desarrollo de otros proyectos que se están llevando a cabo actualmente en BAI, como por ejemplo el diseño de una metodología para la realización de Planes de Innovación. Se pretende, pues, que las distintas metodologías que se están diseñando sean compatibles y que puedan establecerse sinergias entre ellas de manera que sea posible la utilización de cada una de ellas por separado o bien de forma conjunta.
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 2
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2.
Metodología
La metodología en la que se basa el proyecto responde a un modelo de Sistema de Gestión de la innovación que comprende fundamentalmente los siguientes elementos: 1. Planificación del sistema de gestión de la innovación: Consiste en la especificación de las actividades, recursos y resultados necesarios para alcanzar los objetivos establecidos en la política de Innovación. 2. Utilización de herramientas de Innovación: Estas herramientas favorecen la generación de ideas mediante la detección de problemas y oportunidades que puedan ser susceptibles de convertirse en proyectos de Innovación y dan soporte al desarrollo de los proyectos de Innovación. 3. Generación y selección de ideas de Innovación: Durante esta fase se realizará un análisis y selección de las ideas que puedan generar proyectos de Innovación. Las fuentes para la generación de ideas serán los resultados de la utilización de las herramientas de Innovación. 4. Planificación, control y ejecución de proyectos de innovación: Es el proceso por el cual se elabora el producto de innovación, especificando las actividades y recursos necesarios y realizando el seguimiento de los mismos. 5. Medida, control y mejora del sistema de gestión de innovación: Consiste en la aplicación de métodos para hacer el seguimiento del proceso de innovación, la inversión de recursos en el mismo y los resultados obtenidos. 6. Gestión del conocimiento y de la tecnología: Consiste en realizar de forma organizada el tratamiento, selección y análisis crítico de la información que se obtiene del exterior o que se genera internamente en la organización.
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Dicho modelo puede esquematizarse como muestra la figura siguiente:
La metodología de implantación propuesta comprende un total de 3 fases: 1. Análisis de la situación actual: Esta primera fase es la que debe permitir que el consultor que asesore a la empresa en la implantación del sistema de gestión tenga un conocimiento suficiente sobre la empresa: misión, visión, sector en el que opera, productos/servicios que ofrece, unidades de negocio, volumen de facturación, número de empleados, ubicación, organigrama, cultura de la organización, y otros aspectos generales que permitan al consultor situar el contexto en el que deberá desarrollar la implantación del sistema de gestión. 2. Diseño del sistema de gestión de la innovación: Esta fase consiste en la estructuración del proceso de innovación en la empresa y del sistema de gestión asociado al mismo, así como también en el diseño de la estructura
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 4
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organizativa que va a dar soporte a los mismos. Finalmente, se crearán los distintos elementos que componen el sistema de gestión de la innovación. 3. Implantación del sistema de gestión de la innovación: La última etapa de la metodología corresponde a la implantación efectiva de lo diseñado en la etapa anterior y el seguimiento de la misma. El siguiente esquema muestra las tres fases que componen la metodología de implantación del Sistema de Gestión de la Innovación:
En los siguientes apartados se detallan de forma exhaustiva las diferentes fases de la metodología.
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2.1. Fase 1: Análisis de la situación actual La primera fase del proyecto constituye el punto de partida para determinar el modelo del proceso de innovación empresarial y de las actividades de innovación, la estructura de soporte necesaria así como el modelo de gestión idóneo para el mismo. Para este fin es necesario conocer en profundidad la visión y ambición existente en la empresa respecto al papel que debe jugar la innovación, así como obtener una aproximación a la situación de partida. Ello permitirá concretar posteriormente los requerimientos y el alcance del sistema de gestión de la innovación a implantar. Con este fin se desarrollarán las siguientes actividades:
Entrevista inicial con la dirección de la empresa. Esta actividad es común a la Metodología para la realización de Planes de Innovación, por lo tanto se tratará de una entrevista suficientemente amplia para permitir captar los datos necesarios para la aplicación de ambas metodologías. Concretamente, la entrevista deberá permitir al consultor conocer la empresa, su misión, su visión, su estructura organizativa, así como también conocer el enfoque que la empresa quiere dar a su sistema de gestión de la innovación. Para un mayor conocimiento de la empresa por parte del consultor, será necesario que la empresa aporte datos generales del tipo: o
Misión
o
Visión
o
Sector en el que opera
o
Modelo de negocio
o
Unidades de negocio
o
Productos/servicios que ofrece
o
Facturación en los últimos años
o
Número de empleados y su evolución
o
Plan estratégico, si se dispone de él
o
Ubicación
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 6
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o
Otros datos que puedan considerarse relevantes para entender la cultura de la organización.
Durante el transcurso de la entrevista es necesario definir el equipo de trabajo que va a participar en la realización del diagnóstico. Las dimensiones de este equipo dependerán de las dimensiones del conjunto de la empresa, y en ningún caso superará las 8 personas. Se recomienda que dicho equipo de trabajo englobe todas las principales visiones de la empresa, la de mercado, la tecnológica, la de gestión, la de recursos humanos, la de operaciones y la financiera. Es posible que varias de estas visiones estén representadas por una misma persona, en tal caso el equipo de trabajo contará con un número menor de personas.
Diagnóstico de innovación. Se utilizará el modelo de diagnóstico de BAI, aunque se considera necesario conocer la situación de la empresa respecto a algunos aspectos que no quedan reflejados en dicho diagnóstico. Estos aspectos se añadirán a la entrevista inicial (actividad anterior) con el objetivo de promover la conversación entorno a estos temas y poder discernir si la empresa está en un nivel avanzado al respecto o por el contrario necesita trabajarlos en el ámbito del proyecto que se plantea. Los aspectos a considerar son: •
Asunción del riesgo inherente a la innovación.
•
Gestión de la cartera de proyectos de innovación, teniendo en cuenta las diferentes tipologías de proyectos y asegurando el equilibrio en riesgo y la optimización de recursos.
•
Política de innovación.
•
Estructura organizativa para la gestión de la innovación.
•
Identificación de las actividades que forman parte del proceso de innovación.
•
Evaluación y mejora del proceso de innovación.
•
Cultura y responsabilidad en el proceso de innovación.
•
Provisión de recursos materiales, económicos y humanos para las actividades de innovación.
•
Conocimiento de las competencias y habilidades disponibles en la organización.
•
Innovación abierta.
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•
Propiedad intelectual: inventario y criterios para la protección legal.
•
Financiación de la actividad de innovación.
•
Sistematización del proceso de desarrollo, análisis y selección de ideas.
•
Planificación de las actividades logísticas.
•
Utilización de sistemas de información.
El diagnóstico será respondido de forma individual por todos los componentes del equipo de trabajo, y posteriormente se llevará a cabo una sesión de puesta en común en la que se buscará el consenso sobre aquellos temas en los que las opiniones individuales sean más discrepantes. Esta reunión será dinamizada por el consultor.
Realización de un informe de análisis de la situación actual. A partir de los temas tratados en la entrevista y de los resultados del diagnóstico, el consultor preparará un informe en el que analizará los puntos fuertes y débiles del Sistema de Innovación de la empresa, y detallará, para cada elemento del Sistema de Gestión de la Innovación, la situación respecto a buenas prácticas reconocidas.
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 8
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2.2. Fase 2: Diseño del Sistema de Innovación El primer requisito para la realización de esta fase es la creación de un equipo de trabajo. Este puede estar formado por las mismas personas que han participado en el proceso de diagnóstico, pero es recomendable contar con un equipo reducido en el que no haya más de tres personas. Para el diseño del Sistema de Innovación es necesario llevar a cabo dos grandes grupos de actividades: 1. DETERMINACIÓN DEL MODELO DEL SISTEMA DE GESTIÓN La presente metodología se basa en un modelo genérico para el proceso de innovación y para el sistema de gestión de la innovación. Dicho modelo genérico debe ser adaptado a cada empresa teniendo en cuenta sus particularidades y la existencia de un proceso de innovación previa al inicio de la implantación del sistema de gestión. Asimismo, es necesario definir en esta fase la estructura organizativa que va a dar soporte al proceso de innovación y su gestión, teniendo en cuenta que hay dos funciones a cubrir: •
Ejecución de los proyectos de innovación: puede llevarla a cabo un Departamento de I+D aunque en la mayoría de PYMES la realización de los proyectos de innovación puede ser responsabilidad de un Departamento Técnico o de equipos multidisciplinares formados específicamente para la realización de un determinado proyecto. En algunos casos es posible también que la ejecución de los proyectos sea llevada a cabo por unidades externas.
•
Gestión del proceso de innovación: la llevará a cabo un Comité de Innovación, en el cual deberán verse representadas las siguientes visiones de la empresa: la de mercado, la tecnológica y la de gestión. Este Comité de Innovación puede tener composiciones variables, desde estar formado por una única persona hasta por un grupo más o menos numeroso de personas. En cualquier caso, se recomienda que no sobrepase las 7 personas para no mermar la funcionalidad del mismo. Es bastante común que la mayoría de personas que pertenecen al Comité de Innovación pertenezcan también al Comité de Dirección, o incluso que ambos Comités estén formados exactamente por las mismas personas. En este caso
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existe el riesgo de que los contenidos de las reuniones de ambos Comités se mezclen, de manera que el día a día de la organización acabe desvirtuando o eliminando las tareas del Comité de Innovación. Para evitar esta situación, se recomienda que las reuniones de ambos Comités se hagan separadamente y con órdenes del día claramente diferenciados. Será responsabilidad del dinamizador de la reunión (el Responsable del Sistema de Gestión de la Innovación, en la mayoría de casos) velar para que no se produzcan desviaciones respecto a este orden del día previsto. 2. CREACIÓN DE ELEMENTOS DEL PROCESO DE INNOVACIÓN En esta etapa se realizarán sesiones de trabajo conjuntas del consultor con el equipo de trabajo definido en la empresa, en las que se aportarán conocimientos, métodos y herramientas para el desarrollo de cada uno de los elementos del proceso de gestión de la innovación. Posteriormente a las reuniones, la empresa deberá realizar los pasos pertinentes para el desarrollo de dichos elementos, y podrá contar con el asesoramiento del consultor en relación al trabajo realizado en la siguiente sesión de trabajo.
El desarrollo de los distintos elementos del proceso de innovación empezará por el propio proyecto de innovación, núcleo del sistema y razón de ser del mismo. Previamente a la realización del proyecto de Implantación del Sistema de Gestión de la Innovación, la empresa deberá realizar su Plan de Innovación, para el cual puede utilizar la metodología propuesta por BAI, por lo tanto al inicio de esta fase ya dispondrá de un listado de proyectos de innovación que podrá utilizar como caso práctico para la utilización de herramientas de gestión. A partir de este núcleo del sistema, se irán interrelacionando los demás elementos siguiendo un esquema secuencial: 1. Gestión de proyectos de innovación y protección de los resultados de innovación. •
Herramientas para la gestión de proyectos.
2. Vigilancia y previsión. 3. Planificación del sistema, provisión de recursos para la actividad de innovación y gestión de la cartera de proyectos. •
Herramientas estratégicas de innovación. Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 10
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4. Generación y selección de ideas, siguiendo un esquema simplificado de la Metodología para la Realización de Planes de Innovación. •
Herramientas de creatividad.
5. Gestión del conocimiento y de la tecnología. Comunicación interna y externa. 6. Medida, control y mejora del Sistema de Gestión de la innovación.
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 11
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2.2.1.Gestión de proyectos de Innovación y protección de los resultados Esta actividad describe básicamente: •
La
ejecución
de
los
proyectos
de
innovación, su control y planificación, así como la definición de las fases y etapas de control que deben realizarse. •
La forma como se establece la protección legal de los resultados de un proyecto de innovación.
REQUISITOS PREVIOS Para la implantación de un sistema de gestión de proyectos es conveniente haber realizado previamente el Plan de Innovación de la empresa. De esta forma se dispone desde el inicio de un listado de proyectos de innovación a realizar, con sus correspondientes especificaciones, lo cual permite trabajar la gestión de proyectos sobre casos reales y conseguir así una mejor ejecución de los mismos. OUTPUTS QUE SE OBTIENEN DE LA IMPLANTACIÓN Una vez implantado el sistema de gestión de proyectos la empresa dispondrá de: •
La planificación temporal y económica de sus proyectos.
•
Un mayor control de la ejecución y de los resultados obtenidos en las diferentes fases del proyecto y a su finalización.
•
Una forma organizada de realizar el cierre de los proyectos, tanto desde el punto de vista del desarrollo de los mismos como desde el administrativo.
BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS Y PROTECCIÓN DE LOS RESULTADOS La implantación de un sistema de gestión de proyectos permitirá a la empresa disponer de un mayor control sobre el estado y la evolución de los proyectos, tanto en lo que se refiere a los aspectos técnicos como a los económicos, así como también estandarizar algunos documentos básicos del proyecto como por ejemplo la especificación o las lecciones
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aprendidas de los mismos. Además, le permitirá disponer de una sistemática para la gestión de los diferentes tipos de proyectos de innovación que se realizan en la organización. Finalmente la empresa podrá valorar cuándo es conveniente proteger los derechos de propiedad sobre los productos o capital humano para materializar en la práctica su potencial de beneficios. PROCESO DE IMPLANTACIÓN •
Determinar las etapas del proceso de gestión de proyectos y sus límites.
•
Diseñar los formatos que dan soporte a cada una de las fases, así como también un formato para el cierre de proyecto que incluya la información sobre lecciones aprendidas.
•
Establecer los criterios que permitan evaluar la consecución de los objetivos del proyecto.
•
Implantar la planificación técnica y económica del proyecto.
HERRAMIENTAS Las herramientas para la gestión de proyectos de innovación son los elementos que ayudan a la empresa a realizar: •
El control de plazos
•
El control de costes
•
La gestión administrativa del proyecto.
Se presentan las siguientes herramientas: •
Análisis del valor ganado
•
Formato de especificación de proyectos
•
Formato de cierre de proyecto
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 13
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2.2.2.Vigilancia y previsión Esta actividad describe básicamente: •
La forma como la organización capta información del exterior sobre tecnología, legislación, avances de la competencia, etc. y la convierte en conocimiento.
•
La forma como se identifican los componentes probables de escenarios futuros.
REQUISITOS PREVIOS No existe ningún requisito previo para la implantación de un sistema de vigilancia y previsión. OUTPUTS QUE SE OBTIENEN DE LA IMPLANTACIÓN Como salida a la implantación de este sistema la empresa generará fichas de información relevante obtenida mediante la vigilancia y la previsión. BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE VIGILANCIA Y PREVISIÓN Los principales beneficios que la empresa obtiene de la implantación de un sistema de vigilancia y previsión son el conocimiento de mecanismos para encontrar y analizar información relevante para la actividad de innovación de la empresa, disponer de una sistemática de búsqueda, análisis, tratamiento y aprovechamiento de la información y, finalmente, disponer de información actualizada entorno a temas relevantes para la organización. PROCESO DE IMPLANTACIÓN •
Analizar la actividad de vigilancia y previsión que ya se lleva a cabo en la organización, si existe.
•
Analizar la actividad de vigilancia necesaria para el correcto desarrollo del proceso de innovación en la organización.
•
Analizar el gap existente entre ambas.
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•
Definir ámbitos de vigilancia que cubran el gap existente. Si procede, redefinir o reorganizar la actividad que ya se lleva a cabo en la organización.
•
Para cada ámbito de vigilancia, establecer responsables y determinar las fuentes de información que se deben consultar.
•
Sistematizar el proceso de análisis de la información.
HERRAMIENTAS •
Tabla de ejes de vigilancia.
•
Tabla de definición de responsabilidades, fuentes de información y distribución de la información.
•
Cuestionario de vigilancia.
•
Ficha de recogida de información.
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 15
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2.2.3.Planificación del sistema y gestión de la cartera de proyectos Esta actividad describe básicamente: •
La
forma
como
la
Dirección establece las políticas y objetivos de innovación, así como los recursos
necesarios,
tanto para la gestión del proceso como para la ejecución de actividades de innovación. •
La gestión de la cartera de proyectos, es decir, cómo la empresa realiza el seguimiento agregado del conjunto de proyectos, equilibra las tipologías de proyectos, maximiza el valor de la cartera optimizando los recursos y asegura la alineación estratégica de los proyectos de innovación.
REQUISITOS PREVIOS No existen requisitos previos para realizar la planificación del sistema. Para realizar la gestión de la cartera de proyectos, en cambio, es necesario disponer del Plan de Innovación. OUTPUTS QUE SE OBTIENEN DE LA IMPLANTACIÓN Cuando la empresa haya implantado la planificación del sistema dispondrá de una política y objetivos de innovación establecidos, así como también de la provisión de recursos para proyectos de innovación. Como resultado de la implantación de la gestión de la cartera de proyectos, la empresa dispondrá del listado de los proyectos del Plan de Innovación priorizados, y habrá determinado también los proyectos que va a realizar a corto plazo. BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA Y DE LA GESTIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS Disponer de una política y objetivos de innovación establecidos facilita su conocimiento por parte de toda la organización lo cual es necesario para promover la cultura de la innovación en la empresa.
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 16
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Una correcta gestión de la cartera de proyectos redunda en una maximización del valor de la cartera de proyectos optimizando los recursos, un mayor equilibrio de las diferentes tipologías de proyecto en la cartera global y un aseguramiento de la alineación estratégica de la cartera de proyectos. PROCESO DE IMPLANTACIÓN El primer paso para la implantación de la planificación del sistema es el establecimiento de la política y objetivos de innovación de la organización. La primera constituye una declaración de principios en la que la organización determina cuál va a ser su actuación respecto a la actividad de innovación. A su vez, los objetivos de innovación describen de forma cualitativa lo que la empresa espera obtener de su actividad de innovación. Estos objetivos cualitativos deberán objetivarse y cuantificarse en base a los indicadores del Sistema de Gestión de la Innovación. El siguiente paso en la implantación consistirá en determinar los recursos económicos, humanos y materiales que la empresa va a destinar a la actividad de innovación para conseguir los objetivos definidos anteriormente. Finalmente es necesario definir el procedimiento mediante el cual se gestionará la cartera de proyectos, para lo cuál: •
Se definirá un embudo de innovación en el que queden reflejadas las distintas tipologías de proyectos de innovación que se llevan a cabo en la organización, que pueden definirse en este punto de desarrollo del proyecto de implantación. El embudo reflejará también las diferentes etapas que deben atravesar dichos proyectos.
•
Se establecerán los criterios a utilizar para la priorización de proyectos y su forma de puntuación y ponderación.
•
Se definirán los mapas de proyectos que se van a utilizar para representar los proyectos.
•
Se establecerá la forma como interaccionan el sistema de gestión de proyectos con la gestión de la cartera de proyectos.
•
Se utilizará el Plan de Innovación como primer caso de aplicación de la metodología de gestión de la cartera de proyectos.
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 17
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HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN DE LA CARTERA DE PROYECTOS •
Listado de criterios de priorización de proyectos.
•
Matriz de puntuación.
•
Mapas de proyectos.
•
Diagrama del embudo.
2.2.3.1. Herramientas estratégicas Las
herramientas
estratégicas
de
innovación
son
aquellos
mecanismos que la empresa utiliza para analizar las capacidades internas de la empresa y externas de las amenazas y oportunidades. REQUISITOS PREVIOS No existen. OUTPUTS QUE SE OBTIENEN DE LA IMPLANTACIÓN Como resultado del proceso de reflexión estratégica la organización obtiene un análisis DAFO de la misma. BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS DE INNOVACIÓN Disponer de una sistemática de análisis de la situación de la organización a nivel interno y en relación al entorno es beneficioso para la organización porque asegura la exhaustividad del resultado. Permite, además, reproducir el análisis en condiciones similares (en años sucesivos, por ejemplo) lo cual facilita la comparación de los resultados obtenidos. De esta forma la empresa dispone permanentemente de información actualizada respecto a su situación a nivel interno y en relación al entorno. PROCESO DE IMPLANTACIÓN •
Realizar una reflexión estratégica que incluya todos los aspectos relevantes de la empresa (análisis interno) y del entorno (análisis externo). Previamente será Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 18
Consultoría
necesario recoger la información relevante que está dispersa en los diferentes estamentos de la organización y trabajarla para obtener una visión clara de la realidad de la empresa y de las oportunidades y amenazas que presenta el entorno. •
Las conclusiones de este proceso de reflexión estratégica pueden resumirse en una matriz DAFO que contiene por un lado, las fortalezas y debilidades de la organización (análisis interno) y por otro las oportunidades y amenazas del mercado (análisis externo).
•
Dado que las debilidades y fortalezas de la empresa y el comportamiento del entorno pueden ser específicos para cada negocio, es importante que el proceso de reflexión y la matriz DAFO se realicen considerando las diferentes Unidades de Negocio que tiene la organización.
•
Como resultado de esta actividad, el equipo de trabajo elaborará una única matriz DAFO que resuma las características de toda la organización y el comportamiento del entorno para todos los negocios desarrollados.
HERRAMIENTAS •
Guión para el proceso de reflexión estratégica
Metodología para la Gestión de la Innovación en la Empresa – 19
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2.2.4.Generación y selección de ideas Esta actividad se enfoca a cómo la empresa genera ideas a partir de los problemas y oportunidades detectados y posteriormente cómo decide qué ideas se convierten en proyectos a ejecutar por parte de la empresa. REQUISITOS PREVIOS La generación de ideas se realiza a partir de las oportunidades y amenazas detectadas mediante la reflexión estratégica, la vigilancia y la previsión. Por lo tanto, es necesario conocer y utilizar estas herramientas previamente al proceso de generación y selección de ideas. OUTPUTS QUE SE OBTIENEN DE LA IMPLANTACIÓN Como resultado de la implantación del proceso de generación y selección de
ideas la
empresa obtiene un listado de ideas consolidadas y seleccionadas para convertirse en proyectos de innovación. BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GENERACIÓN Y SELECCIÓN DE IDEAS La principal ventaja de implantar un sistema formal de generación y selección de ideas es disponer de un método sistemático y exhaustivo, que guía el proceso creativo y que permite analizar de forma objetiva la conveniencia de trabajar una idea para generar un proyecto de innovación. PROCESO DE IMPLANTACIÓN A partir de los outputs obtenidos del sistema de vigilancia y previsión y de las herramientas estratégicas, es decir, a partir de la información relevante seleccionada, se diseñará un proceso de análisis y generación de ideas adaptado a la organización. Según las características de la empresa, este proceso será llevado a cabo por varios grupos de trabajo de forma simultánea, o bien por un solo grupo, que analizará la información y, mediante la utilización de herramientas de creatividad, generará ideas que puedan convertirse en
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proyectos de innovación. Un proceso genérico de generación de ideas comprende las siguientes etapas: •
Generación de ideas y clusterización: Se llevará a cabo una sesión de creatividad para generar ideas (de nuevos productos, servicios, procesos, negocios, tecnologías etc..) a partir de las oportunidades detectadas. El objetivo es generar el mayor número posible de ideas procedentes de cualquier ámbito o entorno. Se irán recogiendo todas las ideas que vayan surgiendo y se irán agrupando en familias en función de su naturaleza (clusterización). Durante la sesión se potenciará también la generación de nuevas ideas a partir de las ideas ya generadas.
•
Selección de ideas: consiste en hacer una evaluación cualitativa aproximada de la oportunidad de negocio de cada idea generada, para averiguar si la empresa debería dedicar más tiempo y recursos a investigar la idea y desarrollarla un poco más. Los criterios de selección se basan en criterios simples que responden a las preguntas siguientes:
¿La idea está alineada con la estrategia?
¿Se orienta hacia un mercado atractivo?
¿Son las competencias necesarias para desarrollarla asumibles?
Si se obtienen respuestas positivas a las tres preguntas, la idea tiene potencial y pasaría a la siguiente fase de Maduración. Por lo contrario, si no se cumple alguno de estos criterios, la idea debería ser desestimada. •
Maduración de las ideas en conceptos: las ideas que han superado el test anterior, tienen que ser revisadas para identificar las mejores y más prometedoras. En esta etapa se profundizará un poco más en las ideas (recabando información mediante investigaciones de mercado, etc.) para materializarlas en conceptos viables, económica y técnicamente. El equipo de trabajo realizará una descripción de cada concepto y, cuando proceda, del modelo de negocio asociado a cada uno de ellos.
•
Selección de conceptos: el propósito de esta fase es evaluar, priorizar y seleccionar los conceptos de proyectos a desarrollar. Cuanto antes pueda una empresa desechar los conceptos que no podrá llegar a comercializar, menores serán los costes en los que tendrá que incurrir. En esta etapa los criterios de selección serán cuantitativos y responderán a la evaluación del atractivo (estratégico, de producción, de mercado y financiero)
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HERRAMIENTAS •
Ficha de selección de Ideas
•
Ficha de selección de conceptos
2.2.4.1. Herramientas de creatividad Las herramientas de creatividad son aquellos mecanismos que la empresa utiliza para fomentar la creatividad y favorecer el flujo de ideas. Se puede utilizar tanto para la generación de ideas como para la búsqueda de soluciones creativas en el proceso de diseño y desarrollo. REQUISITOS PREVIOS No hay requisitos previos OUTPUTS QUE SE OBTIENEN DE LA IMPLANTACIÓN El output principal de esta etapa del proyecto de implantación del sistema de gestión de la innovación es el conocimiento de metodologías para guiar una sesión de creatividad. BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CREATIVIDAD Disponer de ayudas a la realización de la parte más creativa de la actividad de innovación. PROCESO DE IMPLANTACIÓN •
Realizar una prueba piloto de una sesión de creatividad. Esta prueba puede estar dinamizada y moderada por el consultor.
•
Extender esta experiencia piloto al día a día de la organización.
HERRAMIENTAS •
Guión para la realización de un brainstorming.
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2.2.5.Gestión del conocimiento y de la tecnología. Comunicación interna y externa La gestión del conocimiento es el proceso constituido por todas las actividades que permitan generar, buscar, difundir, compartir, utilizar y mantener el conocimiento, la información, la experiencia y la habilidad de una organización, con la finalidad de incrementar su capital intelectual y aumentar su valor. REQUISITOS PREVIOS •
Disponer de una estrategia tecnológica que defina las necesidades futuras de tecnologías que deban ser incorporadas a la organización.
•
Disponer de un archivo de información de proyectos que comprenda las lecciones aprendidas en los mismos.
•
Disponer de un sistema de vigilancia tecnológica que permita asimilar información del exterior.
OUTPUTS QUE SE OBTIENEN DE LA IMPLANTACIÓN La implantación de un sistema de gestión del conocimiento y de la tecnología permitirá disponer de un archivo de información sobre los conocimientos y habilidades disponibles en la organización y en entidades que puedan actuar como colaboradoras, así como también contar con un plan de formación que permita fortalecer las competencias y habilidades de las personas en aquellos ámbitos considerados clave. BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y DE LA TECNOLOGÍA La implantación de la gestión del conocimiento y la tecnología en la empresa permitirá tener un mayor conocimiento sobre las organizaciones externas (universidades, centros tecnológicos, etc.) con los que se pueden establecer contratos de transferencia de tecnología, así como también transformar el conocimiento tácito1 disponible en la organización en
1
Si el conocimiento es difícil de comunicar o de formalizar, hablamos de conocimiento tácito, normalmente arraigado en experiencias personales o modelos mentales
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conocimiento explícito2, de manera que se encuentre documentado y almacenado para que cualquiera pueda acceder fácilmente y hacer uso del mismo cuando sea necesario. PROCESO DE IMPLANTACIÓN Se propone un proceso de implantación a dos niveles, de los cuales el presente proyecto cubrirá únicamente el primero, pero se deja a criterio de la empresa profundizar en un segundo nivel de implantación. En el primer nivel de implantación del sistema se cubren las siguientes actividades: •
Identificar los conocimientos y competencias clave de la organización, es decir, aquellos de los que depende su supervivencia y competitividad.
•
Fomentar la constitución de un entorno colaborativo en el que los componentes de la organización compartan y difundan el conocimiento que poseen. Por ejemplo, se pueden realizar charlas internas para compartir experiencias entorno a un ámbito de conocimiento concreto.
•
Realizar de un mapa de entidades externas (empresas, universidades, centros tecnológicos, etc.) cuyos ámbitos de expertise sean de interés para la empresa.
•
Archivar la información relevante referente a dichas entidades. Establecimiento, si procede, de primeros contactos con ellas.
A decisión de la empresa, podría profundizar en la implantación del sistema de gestión del conocimiento en un segundo nivel: •
Crear un mapa del conocimiento existente para la organización (quién sabe qué). Reforzar las áreas de conocimiento más débiles mediante un adecuado Plan de Formación.
•
Crear repositorios de conocimiento (espacios físicos o virtuales donde sea posible almacenar el conocimiento explícito de los individuos que componen la organización para su posterior acceso y uso).
•
Facilitar el acceso al conocimiento mediante la utilización de la tecnología adecuada (intranets, extranets, redes, bases de datos, bases documentales, etc.)
2
El conocimiento es explícito si puede ser transmitido de un individuo a otro mediante algún medio de comunicación formal.
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•
Concienciar a todos los niveles de la organización de la importancia que tiene el conocimiento como activo y de su valor para la propia organización.
HERRAMIENTAS •
Ficha de proveedor tecnológico
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2.2.6.Medida, control y mejora del Sistema de Gestión de la Innovación El control y mejora del sistema de gestión está vinculado con las auditorías, acciones preventivas y correctivas que realiza la empresa para el seguimiento del proceso de innovación y de sus resultados. REQUISITOS PREVIOS No es necesario ningún requisito previo para la definición del sistema de medición, aunque el control y mejora del sistema de Innovación no podrá realizarse hasta que el sistema esté implantado. OUTPUTS QUE SE OBTIENEN DE LA IMPLANTACIÓN Como resultado de la implantación del sistema de medición, análisis y mejora la empresa obtiene un listado de indicadores que le permiten evaluar el rendimiento de la inversión realizada en Innovación, así como también el desempeño en el desarrollo del proceso de innovación. BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE MEDIDA, CONTROL Y MEJORA El principal beneficio de implantar un sistema de medida, control y mejora es el de disponer de valores objetivos que permiten medir la evolución del sistema de gestión de la innovación y detectar áreas de mejora. PROCESO DE IMPLANTACIÓN •
Determinar los aspectos a medir, teniendo en cuenta que estos aspectos comprendan la inversión en innovación (económica, de recursos humanos, etc.), el rendimiento de la actividad de innovación y la evolución del proceso de innovación.
•
Definir los indicadores que permitan medir dichos aspectos.
•
Evaluar estos indicadores en el momento actual.
•
Definir valores objetivo para los indicadores.
•
Definir una periodicidad para el proceso de medición.
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HERRAMIENTAS •
Ejemplos de indicadores de Innovación
•
Tabla de definición de indicadores.
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2.3. Fase 3: Implantación del Sistema de Gestión de la Innovación Una vez definidos todos los elementos del proceso de gestión de la innovación es el momento de empezar a trabajar con ellos, sin embargo hay dos actividades previas que pueden realizarse de forma simultánea: 1. Documentación del sistema de gestión Consiste en la redacción del Manual y los Procedimientos del Sistema de Gestión de la Innovación. Herramientas: •
Índice del Manual del Sistema de Gestión de la Innovación.
•
Listado de procedimientos del Sistema de Gestión de la Innovación.
2. Formalización de la estructura organizativa Consiste en la creación de la estructura diseñada en la fase 2 del proyecto de Implantación del Sistema de Gestión de la Innovación: Comité de Innovación y Unidad de Ejecución de los proyectos de Innovación. Las funciones de ambas estructuras se recogen a continuación:
Unidad(es) de Ejecución de
Comité de Innovación
-
-
Utilizar las herramientas de innovación Identificar y filtrar problemas y oportunidades Analizar y seleccionar ideas de innovación Encargarse de la planificación, seguimiento y control de la cartera de proyectos Realizar la transferencia de tecnología Realizar el control, seguimiento y documentación de resultados Realizar la protección y explotación de los resultados Realizar la medición, análisis y mejora
Proyectos -
-
Utilizar las herramientas de innovación Ejecutar los proyectos de innovación que le sean asignados Generar conocimiento. Desarrollar nueva tecnología y mejorar la actual.
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Consultoría
La dinámica de funcionamiento del Comité de Innovación puede consistir en la realización de una reunión bimensual3, previamente a la cual todos los miembros deberán disponer del correspondiente orden del día para poder preparar la reunión de la forma adecuada. El Responsable del Sistema será el encargado de convocar estas reuniones, dinamizarlas, preparar el orden del día y realizar, o bien delegar a quien considere, la realización del acta correspondiente. Finalmente, sólo cabe empezar a trabajar mediante los procesos definidos a lo largo del proyecto de implantación del Sistema de Gestión de la Innovación. Esta última etapa puede realizarse de forma progresiva, teniendo en cuenta que haya un seguimiento del proceso de implantación que permita detectar potenciales problemas antes de que se produzcan.
3
La periodicidad propuesta es orientativa, y deberá definirse en función de las necesidades de cada empresa
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3.
Herramientas
3.1. Análisis del Valor Ganado El análisis del valor ganado es una herramienta eficaz para la gestión de proyectos porque permite medir el rendimiento del trabajo, integrando el control de costes y programación. Se entiende por valor ganado el valor de lo realmente ejecutado hasta el momento de la comparación, valorado a coste del presupuesto. El valor ganado de una actividad es, a fecha de control, el valor del trabajo que se ha realizado de esa actividad al precio que se había presupuestado. El valor ganado de un proyecto a una determinada fecha de control, es la suma de los valores ganados de todas las actividades del proyecto a dicha fecha. Para poder calcular el Valor Ganado de una actividad hay que ser capaz de medir el avance de la actividad en unidades monetarias. Esto implica, que es necesario establecer inicialmente cómo se distribuye el coste asociado a esa actividad a lo largo del tiempo de ejecución de la misma, y posteriormente arbitrar la metodología de medida de avance de la misma que mejor se adapte a ese tipo de distribución. En el caso en el que se haya realizado el trabajo previsto en la planificación, el valor ganado coincidirá con el coste real, por lo que en este caso ambas curvas son iguales. En este caso la variación o desviación de costes se define como la diferencia entre el coste real y el coste previsto. El análisis del valor ganado consiste en el cálculo de forma acumulada, para una fecha de control determinada, de tres valores fundamentales: -
CPTP: Coste Presupuestado del Trabajo Programado. Indica el coste que se había planificado del trabajo que se había programado que debía estar realizada para esa determinada fecha de control.
-
CRTR: Coste Real del Trabajo Real. Indica el coste que verdaderamente han supuesto los trabajos realizados hasta la fecha de control.
-
CPTR: Coste Presupuestado del Trabajo Real. Valor ganado. Coma se ha dicho anteriormente, indica el coste del trabajo realizado hasta la fecha de control, para el coste que se había presupuestado inicialmente.
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Con estos tres valores básicos se puede calcular la variación en plazo y en coste del proyecto para esa fecha de control, frente a lo que se había planificado. - Variación en Plazo
VP = CPTR – CPTP
- Variación en Coste
VC = CPTR – CRTR
Cuando VP es positiva significa que el proyecto va adelantado, y cuando es negativo que va retrasado, es decir, se ha gastado más de lo que se había presupuestado. Representando gráficamente los tres valores CPTP, CPTR y CRTR acumulados a lo largo del tiempo, para una determinada fecha de control, se obtienen gráficas en forma de S en las que se puede analizar si el proyecto va retrasado o si está sufriendo un sobrecoste.
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Así pues, los pasos a seguir para la realización del análisis del valor ganado son: 1. Establecer el diagrama Gantt de actividades y tiempos.
Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3
2. Asignar los costes programados por actividad (regla 50-50 o similar). 3. En cada control de coste/programación evaluar: •
Coste planificado (coste presupuestado del trabajo programado): CPTP.
•
Coste real (coste real del trabajo realizado): CRTR.
•
Valor devengado (coste presupuestado del trabajo realizado): CPTR
4. A partir de estos valores, es posible analizar: •
Variación de programación: VP=CPTR-CPTP. Si VP