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1001 FORMAS DE MOTIVAR A LOS EMPLEADOS Autor: Bob Nelson Este libro nos presenta una perspectiva de las técnicas más motivantes que los directivos están aplicando con éxito en empresas estadounidenses actualmente, contiene una recopilación de ideas que ya han funcionado para otros y que funcionaran para nosotros si nos tomamos el tiempo suficiente para probarlas. Contiene técnicas y actividades sencillas, que sirven como herramientas motivadoras extraordinarias. El que busque ideas para reducir costos, mejorar la toma de decisiones, estimular la iniciativa de los trabajadores o conservar los empleados más valiosos, encontrara sugerencias fáciles de poner en practica y que facilitaran la manera de obtener lo mejor de los empleados día tras día. La primera parte se enfoca en el individuo y ofrece técnicas motivadoras que los directivos pueden utilizar para mejorar las relaciones jefe/empleado y la eficiencia de este ultimo. La segunda parte trata acerca de los esfuerzos de equipo, y presenta técnicas que ayudan a aumentar la eficiencia de cualquier grupo. Hoy cada vez mas organizaciones se valen de equipos para ejecutar proyectos. Esta sección muestra lo que están haciendo las empresas lideres para lograr de sus equipos los mejores resultados. La tercera parte habla de la organización y muestra técnicas y sistemas para obtener de los empleados el desempeño que satisfaga las necesidades de la empresa. Además, se presentan puntos clave de investigaciones recientes, citas de lideres del mundo de los negocios, estudios de casos de compañías excepcionales y ejemplos de las declaraciones de visión corporativa relacionadas con el tema de la motivación de empleados. En este resumen iremos brevemente por cada sección, mostrando un ejemplo ilustrativo.

PARTE I COMO MOTIVAR A LAS PERSONAS En esta sección se encuentran todo tipo de ideas sobre como motivar a los empleados, y en los mismos se demuestra que no se necesita demasiado para que las personas den lo mejor de sí. Sencillamente, resulta muy eficaz pedir sus opiniones, darles oportunamente la información que sea importante para ellas o invitarlas a participar en la toma de decisiones, especialmente cuando esas decisiones las afectan directamente a ellas o a su trabajo. COMO MANTENER LA MORAL EN ALTO En muchas empresas, los empleados recién contratados reciben un escritorio con una pila de informes para leer, y se espera que pongan manos a la obra. La firma Hewitt Associates, de Lincolnshire, Illinois, dedicada a la rama de remuneraciones y prestaciones, hace que sus empleados se sientan importantes. “Me vinculé a la empresa hace unos seis meses como redactor/asesor en New Jersey”, dice un empleado. “Me sorprendió el detalle en los preparativos para mi llegada. La secretaria había pedido todo lo que necesitaba – no solo papel y bolígrafos sino agendas y hasta un calendario para la pared. Uno de los redactores de más experiencia me dejó una tarjeta de bienvenida en el escritorio junto con un “equipo de supervivencia” (que incluía una barra de chocolate y una pelota de goma para aliviar la tensión). Además, todos pasaron por mi oficina para darme personalmente

la bienvenida al grupo. Durante las dos primeras semanas, más ó menos, alguien pasaba todos los días a invitarme a almorzar. Tal vez lo que más me sorprendió fue que habían puesto mi nombre en la lista del equipo de béisbol de mi oficina: los que me entrevistaron, realmente me estaban escuchando”. “El nivel de servicio más alto que se puede alcanzar proviene del corazón. Por tanto, la empresa que llegue al corazón de sus empleados podrá prestar un servicio excepcional” Hal Rosenbluth Director Ejecutivo Rosenbluth International FACULTAR A LOS EMPLEADOS, DARLES INDEPENDENCIA Y AUTONOMIA Facultar a los empleados - darles responsabilidad y autoridad para hacer las cosas a su manera – puede desencadenar una gran oleada de energía en los trabajadores. Los empleados quieren sentir que son miembros de confianza y valor para la organización. Cuando se les da independencia y autonomía, no solo los supervisores pueden concentrarse en otros asuntos, sino que los empleados pueden tomar mejores decisiones, por lo cual, generalmente se sienten mucho más contentos en el trabajo. Los empleados de la sede de Microsoft en Redmond, Washington, tienen una gran libertad para decidir como llevar a cabo su trabajo. Los empleados responden a esta confianza laborando con una intensidad que difícilmente se ve en otra parte. En palabras de un empleado: “Uno tiene todo lo que necesita para crear casi cualquier cosa, y la independencia para decidir exactamente que va a construir” “Nada genera más amor propio entre los empleados que el hecho de que los incluyan en el proceso de toma de decisiones”. Judith M. Bardwick The Plateuning Trap LA COMUNICACIÓN UNO A UNO La comunicación es el único medio que mantiene unida a la empresa. En las organizaciones de alto desempeño los empleados de todos los niveles son eslabones esenciales en la cadena de comunicación y la información va y viene por la compañía con libertad y prontitud. A los empleados se les confía información importante y se les incluye en el proceso de toma de decisiones. Un empleado bien informado es un empleado productivo porque se siente partícipe. Para integrar a los nuevos empleados rápidamente en la cultura de la empresa, Infinicom, distribuidora de equipos de oficina en Phoenix, Arizona, exige que cada empleado nuevo se reúna con uno de los altos gerentes de la compañía. El empleado nuevo se entera pronto de lo que se espera de él, y, además, establece un nexo personal con el equipo gerencial. “Los empleados merecen saber lo que está sucediendo, y así manejarán la responsabilidad mejor de lo que uno se imagina” Nancy K. Austin Asesora de gerencia PROGRAMAS DE SUGERENCIAS Una de las mejores maneras de lograr que los empleados participen en la organización y de motivarlos en el proceso, es pedir sus sugerencias. Son varios los sistemas y programas – conocidos por diversos nombres, entre ellos gerencia de calidad total, mejoramiento continuo, o el viejo buzón de sugerencias – que animan a los empleados a presentar sugerencias que mejoran los productos y servicios de la compañía a la vez que reduzcan sus costos. Cuando los empleados comprenden el funcionamiento de toda la organización – no sólo aquella pequeña parte donde ellos laboran – pueden presentar sugerencias que trascienden las fronteras departamentales y producen grandes repercusiones. Ford

Motor Company, con domicilio en Dearborn, Michigan, lleva a los trabajadores en visitas turísticas a la planta para ayudarles a ver cómo el proceso específico de ellos encuadra dentro del panorama de la organización y para generar más y mejores propuestas de mejoramiento. “Vale más una mejora del uno por ciento en 1000 cosas, que una mejora del 1000 por ciento en una cosa” Tom Peters Gurú de la administración. CAPACITACION Y DESARROLLO Las mejores organizaciones reconocen que tanto ellas como sus empleados salen ganando cuando éstos últimos tienen oportunidades de aprender. La organización adquiere trabajadores mejor capacitados, de talentos variados y flexibles en sus asignaciones; ellos adquieren destrezas nuevas, aprenden nuevas maneras de ver el mundo y conocen a sus compañeros de trabajo y se relacionan con ellos. Una forma de motivar a los empleados es darles la oportunidad de que les expliquen a sus compañeros en qué consiste su trabajo. Integrated Genetics, compañía de bioingeniería, Framingham, Massachusetts, genera mayor acercamiento entre sus empleados haciendo un seminario semanal en la empresa titulado “Ciencia para los no científicos”, en el cual los científicos de la compañía explican su trabajo al personal administrativo. “Hay que dar por sentado, siempre, que cada persona desea superarse y hacer un mejor trabajo” Steve Farrar Vicepresidente senior Wendy’s International. TRABAJO INTERESANTE Y ESTIMULANTE Si los empleados no pasan de cumplir las mismas tareas una y otra vez, van a estancarse. En cambio, los nuevos retos sirven para motivarlos y reavivar su entusiasmo. ¿Recuerda como se sentía usted al comenzar su trabajo: la emoción, el interés y un poco de nerviosismo por iniciar algo nuevo?. Pues usted puede ayudar a sus empleados a conservar ese ánimo permitiendo que asuman retos nuevos e interesantes. El centro para el Liderazgo creativo, instituto sin fines de lucro domiciliado en Greensboro, Carolina del norte, que hace investigación y capacitación en materia de liderazgo, realizó un estudio según el cual hay cinco maneras de generar retos nuevos para los empleados sin pasarlos a cargos totalmente nuevos. Aunque el estudio del Centro se enfocó hacia la creación de retos nuevos como manera de formar a los directivos, los resultados también sirven para reavivar el entusiasmo y el interés de los empleados por su trabajo. 1. Asignar pequeños proyectos que exijan aprender tareas nuevas, trabajar con mucha presión de tiempo y tratar con nuevos grupos de personas. 2. Asignar actividades sencillas y responsabilidades poniendo énfasis en la formación de equipos, la responsabilidad individual, el trato con el jefe, la motivación de subalternos y el manejo de la presión del tiempo. 3. Asignar labores estratégicas pequeñas que hagan hincapié en las destrezas de presentación y análisis. 4. Procure que los empleados tomen cursos o trabajen como instructores en tareas que exijan aprender algo nuevo y que sean un reto intelectual. 5. Incentivar a los empleados a emprender actividades independientes del trabajo pero que destaquen las habilidades de liderazgo individual, el trabajo con personas nuevas y el aprender a influir y persuadir.

“El trabajo puede brindarnos la oportunidad de crecer espiritualmente, personal y económicamente. Si no es así, estamos desperdiciando nuestra vida” James A. Autry Love and Profit – The Art of Caring Leadership

PARTE II MOTIVACION DE EQUIPOS Se ha producido un cambio fundamental en la manera como las organizaciones trabajan hoy. La mayoría de las empresas procuran aprovechar mejor el trabajo en equipo valiéndose de equipos ad hoc, equipos transfuncionales, equipos de trabajo autodirigidos, etc. Muchas compañías compensan con equipos los grandes despidos colectivos que han ocurrido en el último decenio, especialmente, en la gerencia media. En otros, el uso de equipos simplemente representa una manera más eficaz de llevar a cabo tareas complejas. Por algo dicen que “ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros” PROPOSITO CLARO Y METAS BIEN DEFINIDAS Cuando se faculta a los equipos, éstos, naturalmente, motivan a los empleados porque les permiten ejercer cierto control e influencia sobre su trabajo. Pero un equipo motivado no surge de la nada, hay que desarrollarlo. Para que funcione eficaz y eficientemente – y para conservar un alto nivel de energía entre los miembros – todo equipo necesita tener un propósito claro y unas metas y reglas establecidas. Cada miembro del equipo debe conocer los objetivos del grupo, qué papel desempeñará y los principios sobre los cuales operará. Para que los equipos se sientan motivados, debe delegarse en ellos responsabilidad y autoridad. En 3M, con sede en St. Paul, el vicepresidente R. Hershock y el científico corporativo D. Braun revisaron el trabajo de un equipo de acción que había desarrollado un nuevo modelo de respirador en un tiempo récord y descubrieron cinco claves del éxito de un equipo: 1. Facultar el equipo 2. Dejar que los equipos manejen el riesgo 3. Permitir que el equipo controle el presupuesto 4. Reconocer las fases pro las cuales va avanzando el equipo 5. Involucre el equipo en el proceso de recompensas “Ponga muy claro que todos están en el mismo equipo. Evite prácticas que den a entender que algunos están en el primer equipo, y los otros son parte de otro equipo”. Paul S. George Profesor, Universidad de la Florida, Gainesville. ESPIRITU DE EQUIPO Para crear un equipo se necesita algo más que nombrar sus miembros y darles un proyecto. Los equipos de éxito tienen la energía que impulsa a sus integrantes a luchar unidos por lograr un objetivo común. Hay muchas maneras de ayudar a infundir el sentido de trabajo en equipo, entre ellas, retos colectivos, ejercicios para la formación de equipos y la formación de una cultura de equipo. El resultado final es una organización en la que él todo es más que la suma de sus partes. En vez de preguntar a los aspirantes sobre sus destrezas en el manejo del balance general ó en el diseño de un circuito eléctrico, los entrevistadores de HewlettPackard, fabricante de artículos electrónicos de Palo Alto, California, son mucho más propensos a hacer una pregunta que indique las destrezas del candidato en materia de trabajo en equipo, como, por ejemplo: “Describa en detalle una experiencia que haya tenido trabajando en un grupo pequeño, de intensa actividad y de larga duración “.

“La proporción entre y es el mejor indicador del desarrollo de un equipo” Lewis D. Eigen Vicepresidente Ejecutivo, University Research Corp. REUNIONES PRODUCTIVAS En reuniones, los equipos se juntan para decidir cómo van a abordar y manejar oportunidades y problemas. Las reuniones acercan a los empleados de toda la organización para que hablen y manejen asuntos de interés común. Owens-Corning Fiberglass (Toledo, Ohio) hace reuniones de “espacio abierto” para mejorar la comunicación y la productividad entre los miembros del equipo. En las reuniones de espacio abierto, cuyo pionero fue el sacerdote episcopal y asesor de gerencia Harrison Owen, no hay orden del día, sesiones planeadas ni conferencistas programados. Este formato sin estructura vigoriza a los empleados. Los participantes se sientan en circulo y el que esté dispuesto a dirigir un proyecto pasa al centro y anuncia su nombre y el tema que va a tratar. Los temas se fijan en la pared. Luego cada persona participa en los subgrupos que desee. “Uno puede trabajar o puede reunirse – pero no puede hacer ambas cosas” Peter Drucker Gurú de la administración.

EQUIPOS CON INICIATIVA Los equipos de empleados pueden reanimarse al asumir la responsabilidad de emprender una nueva tarea o resolver un problema existente desde hace mucho tiempo. Al trabajar juntos, los miembros del equipo van forjando relaciones entre sí y se convierten en una unidad motivada, capaz de aunar fuerzas para responder a casi cualquier reto. Para los miembros del equipo, ir más allá del deber deja de ser un hecho aislado para convertirse en rutina. El computador personal de IBM fue desarrollado por un equipo de 12 empleados que tenían la misión de llevar a IBM al mundo de los computadores personales lo más pronto posible. El equipo fue autorizado para hacer caso omiso de los procedimientos normales de la empresa, según fuera necesario, para cumplir su cometido. Este acuerdo singular y estimulante, que hacía hincapié en la iniciativa de los miembros del equipo, produjo el primer computador personal de éxito comercial: el modelo para la mayoría de los computadores personales que se fabrican actualmente. “La función de un negocio, de una burocracia oficial, de la mayor parte de formas de actividad humana, no la desarrollan individuos, sino equipos” Andrew Grove Presidente y Director Ejecutivo, Intel.

SUGERENCIAS DE EQUIPOS Si bien las sugerencias que se presentan individualmente son muy importantes para una organización, los equipos pueden acometer problemas mucho más grandes que un empleado solo. GE Mobile Communications introdujo en la planta de Lynchburg, Virginia, el concepto de Equipos Ganadores, compuesto por empleados voluntarios. A éstos se les invitó a hacer sugerencias para mejoras ceñidas a las normas de calidad y seguridad de la empresa, y a fijar para ellos el presupuesto que les pareciera conveniente... todo sin aprobación de la gerencia. Los 36 Equipos Ganadores presentaron 1164 propuestas nuevas en el primer año, lo cual generó un ahorro de 7.1 millones de dólares para la empresa

“No creemos que el principal motivador sea el sueldo. El verdadero incentivo es que el trabajador sienta que está aportando algo ” Russell Culomb Gerente de planta, General Electric

EQUIPOS CREATIVOS Los equipos requieren un poco más de planeación y previsión logística que cuando se trabaja con sólo uno ó dos empleados a la vez, pero bien vale la pena. A veces basta sacar al equipo de su medio laboral o pedir que sus miembros miren un problema desde una perspectiva distinta ó simplemente dejar que el equipo resuelva un problema difícil por su cuenta – sin la intervención de la gerencia – basta para motivar al grupo y reforzar su ingenio. Para aguzar la gente y estimular la energía y la creatividad de sus empleados, Honda Motors, de Tokio, incluye deliberadamente en los grupos de diseño de la empresa a individuos que no saben nada de tecnología. Son extraordinarias las innovaciones que surgen de las animadas discusiones que se presentan a raíz de preguntas e indagaciones del que dice: “No sé nada” Déles a sus empleados tiempo y lugar para ser creativos. EQUIPOS DE TRABAJO AUTODIRIGIDOS Imagínese un lugar de trabajo donde todos sus empleados se dirigen a si mismos, un lugar donde cada uno cumple su trabajo sin necesidad de supervisión – donde los trabajadores asumen la responsabilidad de cumplir sus tareas eficientemente y a tiempo, fijan sus propios horarios, contratan y despiden compañeros y fijan su propia paga. Un lugar donde los empleados se sienten motivados por la libertad de trabajar como si fuesen los dueños del negocio. ¿Parece un sueño imposible? No lo es. Los equipos autodirigidos de Published Image, una impresora de Boston, pusieron fin a la alta rotación de empleados e incrementaron el margen de utilidades de la empresa del tres al veinte por ciento, fijando sus propios cronogramas, preparando los presupuestos y estableciendo sus propios sistemas de recompensas. A lo largo y ancho del país, los equipos de trabajo autodirigidos están haciendo todo esto y mucho más. Ya es una realidad. “El equipo de trabajo modesto, orientado a una misión, semiautónomo, principalmente autodirigido, debe ser la unidad organizacional básica” Tom Peters Thriving on Chaos

PARTE III ORGANIZACIONES MOTIVADAS La esencia de una organización juega un papel sumamente importante en la motivación ó desmotivación de los empleados. La organización puede ser flexible brindando sistemáticamente opciones, recursos y herramientas para ayudar a los directivos a estimular a su gente – o puede ser burocrática y aferrada a sus políticas, creando un ambiente que mina la confianza, el amor propio y la energía de los trabajadores. Las políticas y los procedimientos de una empresa, su ambiente laboral, sus instalaciones y las oportunidades y retos que presentan a sus empleados son elementos que determinan lo que éstos sentirán por sus empleadores y si harán o no harán su mejor esfuerzo en el trabajo. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

Muchas compañías están descubriendo actualmente una manera más fácil de motivar a sus empleados: simplemente desechan los volúmenes de políticas y procedimientos que constriñen los esfuerzos que constriñen los esfuerzos de los empleados dinámicos, y los reemplazan con versiones más sencillas y menos restrictivas. Las organizaciones inteligentes saben que pueden confiar en que los empleados harán lo correcto siempre que se les permita asumir la responsabilidad de sus acciones. Un principio clave en Dana Corporation, fabricante de piezas para automóvil, de Toledo, Ohio, figura en su declaración de política corporativa de una página: “Los que mejor saben como debe ejecutarse el trabajo son quienes lo están haciendo”. “Los programas no hacen productos de calidad; los hacen las personas” John Peterman, Propietario The J. Peterman Company

FOMENTAR LA INDEPENDENCIA Y LA AUTONOMIA Si bien los empleados suelen estar dispuestos a asumir muchas de las funciones que normalmente corresponden a la gerencia – presupuesto, contratación, despidos – necesitan una señal clara de sus empleadores para efectuar la transición a la autodirección. Los empleados se sienten animados cuando se les da autoridad para contratar a sus compañeros de trabajo. Antes de ofrecer un puesto permanente en Worthington Industries, procesador de acero de Columbus, Ohio, el aspirante requiere la aprobación de una buena parte de los empleados de la empresa. “La verdadera motivación viene del interior de las personas. Hay que darles libertad para salir adelante o fracasar” Gordon Forward Director Ejecutivo Chaparral Steel FLEXIBILIDAD ORGANIZACIONAL Si bien las organizaciones deben estar siempre atentas a nuevas maneras de reducir costos o de aumentarla producción, también deben asegurarse de que los empleados tengan la oportunidad de descansar periódicamente del ritmo inexorable de los negocios. Cuando más velozmente opere una organización y más fuertemente laboren sus empleados, más importante resulta que los gerentes les concedan alguna flexibilidad. Para tener clientes felices y motivados, se necesita que los empleados estén felices y motivados. En vez de los sobrios uniformes exigidos en la mayoría de las aerolíneas, Southwest Airlines, de Dallas, permite que sus empleados lleven ropa informal. No es raro que los auxiliares de vuelo y los vendedores de boletos vistan camisetas, shorts y zapatos de tenis – todos con el logotipo de la corporación. “Mi trabajo es eliminar obstáculos y retar la imaginación de las personas” Leon Royer Gerente de Proyectos, SMS, 3M

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL En el ámbito organizacional, es mucho lo que se puede hacer para promover la comunicación y la difusión de información entre los empleados. Trátese de boletines de noticias, videoconferencias, emisiones de noticias pregrabadas, sesiones novedosas de discusión, la meta es motivar a los empleados dándoles la información que necesitan oportunamente y con eficiencia.

Una organización conectada en red intencionalmente tiene mucho poder y energía. Amnistía Internacional, la organización de los derechos humanos con sede en Londres, se vale de sus sistemas de correo electrónico, teléfono, fax y telex para enlazar a unos 50000 voluntarios en todo el mundo por medio de su Red de Acción Urgente. Cuando lanza una campaña, esta red se moviliza para hacerla conocer en todo el mundo. “En la era industrial, el gerente general se sentaba en la cumbre de la jerarquía y no tenía que escuchar realmente a nadie...En la edad de la información es preciso escuchar las ideas de los demás, sea cual sea su posición en la organización” John Sculley ExDirector General Apple Computer Co

PROGRAMAS DE DESARROLLO DE EMPLEADOS El desarrollo de empleados trae grandes dividendos tanto para ellos como para la organización. Muchas empresas han instituido programas de capacitación amplios para que sus empleados tengan la oportunidad de perfeccionar sus destrezas laborales y para prepararlos para avanzar en la organización. En Beaverton, Oregón, Sequent Computer Systems le asigna a cada nuevo empleado un patrocinador – un empleado antiguo – quien le presenta a sus compañeros de trabajo, le provee suministros de oficina y lo pone al tanto de la cultura de la empresa. Los patrocinadores dedican 30 minutos diarios a los individuos a su cargo durante el período de orientación de dos semanas. “El mensaje que les damos a los empleados es que ellos son los responsables por el desarrollo de su carrera, y que nosotros les ayudaremos a ver qué camino es el que más les conviene” Adelle DiGiorgio Directora Corporativa de relaciones con los empleados Apple Computer.

Resumen elaborado por: Ma. Gabriela Delgado Ma. Gabriela Rodríguez Edgardo Reyes FILOSOFIA DEL CAMBIO EMPRESARIAL