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TRABAJO FINAL PARA EL CURSO DE GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTROS

Profesor Daniel Oliveira Cambiaso Sección: D Integrantes Dávila, Andrea Jimenez, Alejandra León, Lizeth Lucero, Veronica Pacherres, Paola Sejuro, Vivian

Lima, 2019

Índice 1.

El producto

3

1.1

Descripción de la empresa

3

1.2

Definición del producto

3

1.3

Descripción del producto

3

1.4

Reseña de la Cadena

4

2.

La Cadena de Abastecimiento

5

2.1

Objetivo de la Cadena

5

2.2

Diseño de la Cadena: Gráfica General

5

Diseño de la Cadena de Abastecimiento

7

3. 3.1

Nivel de Integración de la Cadena

7

3.2

Visualización de Procesos Empuje/Tirón

8

3.3

Fases de Decisión de la Cadena

8

3.4

Ciclos de la Cadena del Producto

9

3.5

Estrategias SRM y CRM

4.

Estrategia de la Cadena

10 11

4.1

Estrategia Logística de la Cadena

11

4.2

Consideraciones del “Ajuste Estratégico”

12

5.

Procesos

13

5.1

Procesos del “Source”

13

5.2

Procesos del “Make”

14

6.

Administración y Gestión de Proveedores

14

6.1

Estrategias de manejo de los proveedores

15

6.2

Nivel de Integración con proveedores

15

6.3

Política de Abastecimiento con proveedores

16

7.

Administración y Gestión de Inventarios

16

7.1

Modelo de Gestión y Planificación de inventarios

16

7.2

Políticas de inventarios

17

7.3

Rotación y Cobertura de Inventarios

17

8.

Administración y Gestión de Distribución y Transporte

18

8.1

Variables que afectan el Diseño de la Red de Distribución

18

8.2

Canal de Distribución

18

8.3

Principales Modalidades de Transporte en la Cadena

18

1

9.

Pronóstico – Oferta - Demanda

19

9.1

Pronóstico y manejo de las cifras de Demanda

19

9.2

Planeación

19

10.

Medición y control del desempeño de la Cadena de Abastecimiento

20

12.

Conclusiones

21

13.

Bibliografía

23

14.

Anexos

24

2

1. El producto 1.1 Descripción de la empresa Yanbal es una empresa multinacional peruana, con presencia en más de 10 países en el mundo, dedicada a la fabricación y venta directa de productos de belleza y cosméticos por catálogo. Esta fue fundada en Perú en el año 1967 por los hermanos Fernando y Eduardo Belmont Anderson. No obstante, en 1988, Fernando quedó al mando de la empresa. Cabe mencionar que, una de las ventajas competitivas de la empresa, a fin de asegurar la calidad de sus productos, es el control de la mayor parte de su cadena de abastecimiento (desde la investigación hasta la formación de la marca, la producción y la distribución de los productos). Ello es gracias a que la compañía cuenta con una Laboratorio de Innovación de ingredientes en Francia, así como un Centro de Investigación y Desarrollo, y un Centro de Creación de Fragancias, en los Estados Unidos. Las líneas de productos que comercializa son Cuidado de rostro, Cuidado corporal, Maquillaje, Fragancias y Bisutería. A la fecha, cuenta con más de 400 mil consultoras y directoras independientes. Además, cuenta con un equipo de diseñadores de bijouterie en Nueva York; además de 6 plantas y 7 centros de distribución a nivel corporativo. Actualmente, los principales competidores de la empresa son Belcorp, la empresa fundada Eduardo Belmont y la empresa brasileña Natura. 1.2 Definición del producto Para fines de este informe, se ha elegido el producto Total Block Protector Solar SPF 100. El motivo por el cual se escogió este, dentro de todos los productos que maneja la empresa, se debe a que actualmente es el más vendido de la línea de cuidado personal de Yanbal a nivel corporativo. Asimismo, el hecho de que este producto sea el más vendido de la línea, llama nuestra atención respecto a cómo se da la gestión de la cadena de abastecimiento pues al presentar una alta demanda y rotación, asumimos que se requiere aplicar constantes cambios y ajustes que permitan operar eficientemente, siempre con el fin de llegar a cumplir las expectativas de los consumidores. 1.3 Descripción del producto

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El producto (Total Block Protector solar SPF 100) en contexto es un protector solar que protege la piel contra el 100% de los rayos dañinos del sol como lo son la UVB, UVA, IR y luz visible (incluso la luz azul). A continuación, se muestra más información respecto a la composición, presentación y empaque, apilabilidad, temperatura, tipo de transporte y productos derivados del protector solar. ➢ Composición: La efectividad de Total Block yace en la combinación de filtros solares, tecnología UV MAX, componentes matificantes y anti envejecimiento como la vitamina E, que protegen la piel contra los daños de la excesiva exposición al sol, y la mezcla de glicerina e ingredientes humectantes, como los emolientes naturales que mejoran la hidratación y suavidad de la piel. Ellos traen una textura suave y no grasosa al producto, por lo que este no solo es fácilmente absorbido por el rostro y cuerpo, sino también resistente al agua y al sudor. ➢ Presentación y empaque: Total Block viene en unidades individuales de 80 gramos o 2.8 oz neto, y 95 gramos bruto. El frasco es hecho de plástico fabricado en polietileno y multicapa, es etiquetado y tiene una tapa flip top. ➢ Apilabilidad: Un total de 18 cajas por palet. Se cuenta con 3 niveles por cada paleta y se ubica 6 cajas por nivel. Se almacenan 200 unidades por caja. ➢ Temperatura: La planta de producción debe tener una temperatura ambiente de 22°C. La planta de Lurín está certificada con Buenas Prácticas de Manufactura. ➢ Tipo de transporte: Por un lado, para los centros de distribución en Lima, se transporta por tierra en camiones de carga y se realiza el mismo día de la producción. Por otro lado, respecto a Bolivia, Ecuador y Colombia, mercados abastecidos por la planta de producción de Lurín, se considera otro medio. Para Bolivia, se transporta por mar hasta Arica y luego por tierra en camiones de carga, con un tiempo de demora de 45 días. Para Ecuador y Colombia, se transporta solo por tierra en camiones de carga y el tiempo de demora es de 15 días. ➢ Productos derivados: Gracias a su éxito en el mercado, la marca se ha diversificado hacia los productos Total Block Kids y Total Block - Crema Compacta. 1.4 Reseña de la Cadena

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Yanbal inició sus operaciones hace 50 años, con la misión de “cambiar la vida de más mujeres”. Su creciente expansión a nivel internacional impulsó a que se crearán nuevos métodos de transporte, para que sus productos siempre lleguen en buen estado y en el tiempo acordado. Para que ello se pueda desarrollar de la mejor manera, Yanbal inició colocando la primera planta de bijouteria en Lurín (Perú) en 1979. Acerca de la llegada del producto al cliente final, en principio se utilizaba el método “puerta a puerta”; es decir, venta directa de consultora a cliente final, lo que permitió llegar a miles de hogares. Hoy en día se sigue empleando este método y el transporte se da vía camiones de carga. Por último, cabe resaltar que actualmente se tiene alrededor de 6 plantas, tres en Lima (Lurín, Chorrillos y Puente Piedra) y las demás a nivel internacional (Ecuador y Colombia), y 7 centros de distribución, los cuales están anexados a las plantas. 2. La Cadena de Abastecimiento 2.1 Objetivo de la Cadena Yanbal toma en cuenta una lista de objetivos, planteados con el fin de alcanzar mejoras en la planificación y gestión de las operaciones que están relacionadas directamente con la materia prima, el producto en proceso y el producto terminado, desde el origen hasta llegar al consumidor final. A continuación, se señalan los principales objetivos que se consideran relevantes en la cadena de Total Block Protector solar SPF 100: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Lograr la reducción del tiempo de respuesta del mercado. Minimizar los niveles de stock de toda la cadena. Minimizar las necesidades del capital. Agilizar los pedidos. Mantener una relación más cercana con el cliente. Mejorar los procesos de desarrollo de nuevos productos. Optimizar costos. Mejorar el servicio que se le da al cliente. Asegurar, en todo momento, la disponibilidad del producto.

2.2 Diseño de la Cadena: Gráfica General El proceso inicia con el planeamiento del producto - Planeamiento SAP, donde se decide cuánto se producirá para satisfacer la demanda de cada país. A raíz de ello viene la Explosión de Material, donde se estima la cantidad de materiales y suministros que se necesitarán. Una vez realizado este análisis, se procede a originar la orden de compra de los insumos a los proveedores.

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Por lo general, si los insumos provienen de China, Estados Unidos, Europa o México, se transportan vía barco y luego camión; pero, si provienen de la propia región, se utiliza el sistema unimodal por camión. Una vez que llegan los insumos a la planta, se realiza un control de calidad para luego proceder con la producción. Al finalizar este proceso, nuevamente se realiza un control de calidad de los productos terminados y, estos son llevados al almacén central y luego al centro de distribución. Los productos son exportados a los almacenes de cada país por vía terrestre, si se trata de Perú, Ecuador o Colombia, y por barco y camión si se trata de Bolivia. Una vez en los almacenes de cada país, las consultoras realizan los pedidos y los productos son llevados hasta sus casas por camión (ruteo). De esta manera, ellas tienen la última conexión directa con el cliente para entregarles los productos, sea en su centro de trabajo, domicilio, etc. A continuación, se muestra la gráfica general del diseño de la cadena del producto Total Block Protector solar SPF 100 de Yanbal:

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Gráfica general del diseño de la cadena del producto: Total Block Protector solar SPF 100 de Yanbal

3. Diseño de la Cadena de Abastecimiento

3.1 Nivel de Integración de la Cadena Para el caso de Yanbal, esta al ser una empresa multinacional, la cadena de abastecimiento que maneja es bastante larga y diferente en cierto punto, como se muestra a continuación: Proveedores → Fabricantes → Distribuidor → Directora → Consultora → Cliente Final Dado el dinamismo que se necesita para que el delivery al cliente sea el mejor, la cadena se encuentra totalmente integrada. Yanbal ha logrado disminuir casi en su totalidad muchos de los eslabones en la cadena con el propósito de integrar toda su cadena; como llegar a producir en su totalidad (incluidos 7

insumos) el producto Total Block Protector para no lidiar con el lead time de muchos de sus proveedores del exterior. Por lo tanto, para este producto en específico ha logrado un equilibrio entre capacidad de respuesta y eficiencia como se explicará más adelante. Asimismo, este grado de integración resulta de la buena comunicación entre todas las etapas, para ello Yanbal cuenta con el sistema SAP para la parte de proveedores-producción-distribución y un portal exclusivo para directoras y Consultoras donde se ingresan los pedidos que se realizan. Estos dos sistemas conversan entre sí y se obtiene información de primera mano para la evaluación de desempeño y proyecciones. Es decir, Yanbal mantiene un alcance intercompañía ágil.

3.2 Visualización de Procesos Empuje / Tirón A continuación, se explicarán los dos tipos de manera de ver los procesos que se realizan en Yanbal y la justificación para cada uno: ➢ Empuje: Este proceso se inicia y realiza con anticipación a los pedidos del cliente. Es decir, se consideran proyecciones para anticiparse a lo que el mercado desea. Para el caso específico de Yanbal, dicha empresa utiliza este proceso mediante el sistema SAP en el cual se almacena toda la información histórica de pedidos. Anualmente, los países en los que Yanbal tiene presencia envían sus proyecciones y estas son evaluadas con el histórico de sus ventas. ➢ Tirón: Este proceso inicia con el pedido del cliente. Es decir, es un proceso reactivo en el cual se ejecuta con el incentivo del pedido del cliente. Asimismo, tiene la restricción de inventarios y la capacidad de respuesta de la cadena. En este caso, Yanbal también tiene un proceso Pull el cual reacciona frente a los pedidos de las directoras y consultoras en el portal de ventas que mantienen con ellas. Esta información es migrada al SAP y se analiza el pedido con la gestión de inventarios que se tiene en el sistema. Generalmente, Yanbal utiliza ambos procesos: el de empuje para armar una demanda global y el de tirón para las operaciones del día a día que se atienden de manera ágil gracias a los pronósticos ya realizados. 3.3 Fases de Decisión de la Cadena Para lograr una cadena exitosa, ésta debe tener un flujo de información, productos y fondos que se coordinen entre sí. Este es el caso de Yanbal, en la

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cual en todo momento se tiene en cuenta la planificación e investigación para la toma de decisiones, las cuales se mostrará a continuación: ➢ Estrategia o diseño: En cuanto a esta decisión, que es de largo plazo, normalmente de 5 a 10 años, Yanbal tiene como horizonte de tiempo dos a tres años. Al tener la cadena bien estructurada y coordinada, el horizonte de tiempo es para el diseño de los productos y la creación de las campañas basadas en tendencias que están en el mercado para ese momento. En esta fase también se toman decisiones sobre cómo será la oferta de cada producto, siempre en contraste con la campaña que se esté proyectando. ➢ Planeación: Sobre esta decisión, Yanbal tiene un horizonte trimestral en el cual se toman decisiones acerca de las promociones y demostradores que tendrá cada producto. Para profundizar más en este punto, las decisiones acerca de promociones tratan sobre qué ofertas, paquetes y hasta premios se tendrá que mostrar a los clientes y a consultoras. Mientras que, para las decisiones de demostradores es sobre cuáles serán los productos que tendrán muestras en miniatura para ser probados por los clientes y estos tengan un mayor acercamiento con los productos. ➢ Operación: Esta decisión es semanal o diaria. En Yanbal, este tipo de decisiones se toman en el área de producción/manufactura y está alineado con la asignación de inventarios que se tienen por pedidos y la atención de pedidos en los almacenes.

3.4 Ciclos de la Cadena del Producto En esta sección se explicarán los ciclos de la cadena del producto estrella de Yanbal, Total Block, el cual es fabricado en Perú y Colombia, ambos con sus propios proveedores para dicha región. Tener en cuenta que, cada ciclo de los que se explicarán a continuación se encuentra entre dos etapas de la cadena de suministros explicada anteriormente. Además, cabe precisar que, los ciclos de la cadena del producto para Yanbal serán diferentes ya que sus productos no se manejan de manera masiva mediante detallistas o minoristas, sino se trata de venta directa mediante las directoras y consultoras. ➢ Ciclo de pedido del cliente: En esta etapa del proceso, se deben diferenciar dos ciclos de pedido del cliente. El primero por el lado del cliente final y el otro por el lado del país solicitante. En el primer caso, el del cliente final, es la demanda normal estimada. Este es atendido por 9

las consultoras de manera directa y su pedido puede ser ingresado las veces que desee dependiendo de la campaña y el tiempo de pedido disponible que tenga la consultora. En el segundo caso, los países en los que Yanbal tiene presencia envían sus proyecciones anualmente para que se pueda llevar a cabo las planificaciones para el siguiente año. Sin embargo, si existiera un pedido especial, se deberá tener en cuenta que este podrá ser atendido pasados los 7 meses de haber ingresado la orden de pedido. ➢ Ciclo de reabastecimiento: El tiempo estimado de reabastecimiento del bloqueador Total Block es de aproximadamente de 45 a 50 días para que se tenga el producto en almacén y pueda ser despachado según los pedidos de las directoras y consultoras. ➢ Ciclo de fabricación: En esta parte del proceso, pasados los 4 meses del tiempo de entrega, la planta de Lurín recibe el pedido de la materia prima y pasa por un control de calidad exhaustivo. Una vez pasado dicho control, se cuentan aproximadamente dos meses para obtener el producto final. ➢ Ciclo de adquisición: El ciclo de adquisición de la materia prima para la fabricación del bloqueador Total Block es de aproximadamente 4 meses contados desde el ingreso de la Orden de Compra. El proveedor tiene aproximadamente 4 meses para preparar el pedido y enviarlo a la planta de Lurín.

3.5 Estrategias SRM y CRM ➢ Estrategia SRM: Yanbal y sus proveedores tienen una estrecha relación. Al tratar con diferentes proveedores nacionales, así como internacionales, Yanbal ha ido incluyendo a estos en cada uno de sus pasos frente al diseño y nuevas propuestas de materias primas para la fabricación de sus productos. Si bien es cierto, los proveedores son evaluados constantemente por su calidad, estos tienen reuniones mensuales con los heads de los departamentos de diseño, planeación y compras para evaluar la demanda de los productos y las nuevas investigaciones que realiza Yanbal. Se podría asegurar que se tiene un intercambio de información entre Proveedor-Yanbal muy fluido y el cual también está garantizado por el sistema que utilizan para cargar dicha información: SAP. ➢ Estrategia CRM: Yanbal vende sus productos a través de consultoras y directoras, es decir, venta directa. Este es un punto importante ya que el 10

nexo con el cliente final son las mencionadas anteriormente. Por tanto, para Yanbal se tiene una estrategia para las consultoras y directoras, así como para sus clientes finales. En el primer caso, estas son las más importantes para llegar al cliente final por tanto, Yanbal ha desarrollado el portal para consultoras y directoras en el cual tienen un intercambio de información fluido con la empresa, cada una tiene un usuario y contraseña con los cuales entran al portal y en este pueden visualizar su récord de pedidos, así como también los pedidos en curso que se están llevando, adicionalmente a esta estrategia, Yanbal anexa un catálogo especial para ellas con sus metas y los premios que pueden llegar a ganar por la venta de los productos. Para que la relación entre las consultoras/directoras y Yanbal se haga más estrecha, la empresa decidió colocar un tiempo menor en la entrega de sus pedidos a un día desde la colocación de la orden del pedido. Por otro lado, para los clientes finales, estos son alentados por las consultoras mediante ofertas según catálogo (físico o virtual) y ya se está desarrollando un portal para los clientes finales en los cuales podrán explorar las diferentes productos y promociones. Finalmente, se tiene un canal de Customer Service el cual está disponible cualquier inconveniente con los pedidos realizados: Este servicio tiene un pequeño inventario con los productos de alta rotación de la campaña en curso para que el tiempo de espera del cliente por la devolución de su producto sea menor.

4. Estrategia de la Cadena 4.1 Estrategia Logística de la Cadena Yanbal cuenta con distintas áreas funcionales a lo largo de la cadena de valor, para las cuales se establecen estrategias con el fin de alcanzar los distintos objetivos planteados. En particular, con respecto a la estrategia logística de la cadena, es clave mencionar que debe haber consistencia y soporte, entre esta y las demás estrategias de las otras áreas funcionales. A continuación, se detallan actividades relevantes que desarrolla esta área de la organización para alcanzar eficiencia y eficacia: ➢ Adquisición de materia prima: Yanbal se provee de materiales de Estados Unidos, Europa, Asia y América, para la fabricación de sus diversos productos. El fin es buscar la mejor relación calidad-precio de los insumos, para así promover economías a escala. En el caso del 11

producto estrella Total Block, la estrategia se basa en tener proveedores netamente locales (Lead Time de 45 días), ya que esto permite abastecer rápidamente a la alta demanda y, en caso de imprevistos, tener una alta capacidad de respuesta. Asimismo, se tiene una relación estrecha con los proveedores, pues hay reuniones, entre estos y el planner de compras de Yanbal, donde se comunica las estimaciones de demanda de los productos y así los proveedores planifiquen su abastecimiento de componentes. ➢ Fabricación: La compañía cuenta con tres fábricas, en Perú, Colombia y Ecuador. La estrategia en esta sección se basa en hacer una discriminación de fabricación por productos. Por ejemplo, el maquillaje se produce netamente en Colombia, ya que allí se presenta la mayor demanda. Con respecto a Total Block, al ser el producto estrella, este se fabrica tanto en Colombia como en Perú, de esta manera se produce más y se distribuye a los distintos destinos desde dos puntos de origen clave. Asimismo, previene la pérdida total de productos terminados por siniestros. ➢ Distribución: En resumen, la estrategia que se presenta en la distribución de los productos de Yanbal es que los puntos de partida son estratégicos, si se hace referencia al envío desde las fábricas a las matrices de cada país. En referencia al envío de las matrices, a las directoras y seguidamente consultoras, la principal estrategia es la capacidad de respuesta, ya que por ejemplo, en Perú, los productos solicitados por cada consultora llegan al día siguiente.

4.2 Consideraciones del “Ajuste Estratégico” El ajuste estratégico lo que busca es la consistencia, entre las prioridades del cliente en la estrategia competitiva y las capacidades especificadas en la estrategia de cadena de abastecimiento. Para efectos de esta sección, se detalla que, en líneas generales, la estrategia competitiva de Yanbal, con respecto al consumidor final, es satisfacer la necesidad de productos destinados a la belleza y cuidado personal, ofrecer una gran variedad de estos a precios accesibles, que se elijan desde la comodidad del hogar y sean recibidos en un periodo corto de tiempo. ➢ Entender al cliente y la incertidumbre de la cadena: La demanda de los productos de Yanbal fluctúa de tal manera, que las estimaciones presentan un alto margen de error. Cabe resaltar que, la compañía trata de balancear siempre los productos ofrecidos en los catálogos, pues es de su conocimiento que muchos de los consumidores finales compran 12

los nuevos productos ofertados y que presentan descuentos especiales. Respecto a Total Block, la incertidumbre de la demanda es tal que, a pesar de ser el producto estrella, no se puede tener un pronóstico óptimo. La cadena enfrenta constantemente altos y bajos no previstos. ➢ Entender las capacidades de la cadena: Si bien Yanbal presenta fuertes fluctuaciones en la demanda de sus productos, en el caso de Total Block, la compañía es capaz de afrontar imprevistos, y es justamente lo que procura al tratarse del producto con mayor demanda. Con esto, la capacidad disponible de producción, esta dada de tal manera que, es posible producir un amplio rango de cantidad de productos. Cabe resaltar que, se nos fue indicado que por el momento se presenta capacidad ociosa en la fábrica, con lo que se produce en promedio 30 mil unidades mensuales en Perú. Asimismo, se cuenta con almacenes capaces de guardar los insumos del producto estrella y transporte tercerizado disponible para realizar una distribución rápida. ➢ Lograr el ajuste estratégico. El fin de Yanbal es la eficiencia; sin embargo, la alta incertidumbre de la demanda en sus productos genera que el principal foco de la compañía sea tener la mejor capacidad de respuesta posible. Con respecto a Total Block, si bien el tema de la eficiencia no es un problema, ya que de por sí siempre se abaratan costos, por el hecho de ser el producto con más demanda y, por ende, el que se produce en mayores cantidades que el resto; la alta incertidumbre de la demanda también es un problema e induce a que Yanbal busque una mayor capacidad de respuesta para el producto estrella. La compañía se encuentra en un intento por regular esto, y por ende, se tiene un stock de seguridad del 20% de los insumos y se cuenta con proveedores locales, con el fin de responder rápidamente a pedidos adicionales a los que la demanda estimada indica. Asimismo, ante pedidos imprevistos se hace uso de la capacidad disponible en planta y de la tercerización en transporte con la que cuenta la compañía. 5. Procesos 5.1 Procesos del “Source” Respecto al proceso Source, las fuentes de abastecimiento de los insumos y componentes del Total Black y sus respectivos envases son dos: una empresa local y otra empresa ubicada en Colombia. Sin embargo, la principal fuente de abastecimiento es el proveedor local, ya que por cuestiones relacionadas al lead time y la capacidad de respuesta, es más conveniente “centralizar” el abastecimiento en Lima. Esto se debe principalmente a que el Total Block es el producto estrella de la empresa. A pesar de ello, en caso se presentara algún 13

imprevisto y el proveedor local no pueda abastecer de insumos y componentes para la producción, se procede a emitir una orden de compra al proveedor en Colombia. En seguida, el proceso continúa cuando llegan los insumos y componentes a la planta de producción en Lurín, donde el área de almacén se encarga de fraccionarlos y los envía al área de calidad para que se pueda llevar a cabo la inspección y control de calidad correspondiente. Si no se presenta ningún inconveniente, el área de calidad da el visto bueno y se emite la orden de manufactura para que se pueda pasar a la etapa de producción.

5.2 Procesos del “Make” Respecto al proceso Make, el Total Block se produce únicamente en Perú y Colombia. En el caso de Perú, la planta de producción se encuentra ubicada en el distrito de Lurín; mientras que en Colombia, la planta se encuentra en Facatativá. Una vez recibidos los insumos y componentes después que pasaron el control de calidad, se procede con la fabricación del Total Block y su posterior envasado. A continuación, el producto terminado vuelve a pasar por control de calidad antes de ser enviado al almacén y centros de distribución correspondientes. En este punto, es importante mencionar que al tratarse de un producto de la categoría de cuidado personal, debe pasar por un control adicional con el área de microbiología. Por último, dado que el Total Block es uno de los productos más demandados de Yanbal, se producen lotes al menos 10 veces al año tanto en Perú como Colombia, los cuales posteriormente se distribuyen a los demás países.

5.3 Procesos del “Delivery”

Respecto al proceso Delivery, una vez concluida la producción, se preparan los productos para ser exportados a Bolivia, vía multimodal (terrestre y marítimo), y Ecuador, mediante camiones de carga. Para ello, Yanbal contrata a operadores logísticos 3PL como DHL, Fedex o Panalpina, que se encarguen del proceso de exportación desde el recojo de la mercadería en los almacenes en Lurin hasta el envío de estos a los almacenes en Bolivia o Ecuador. Por otro lado, en cuanto al despacho de productos desde los centros de distribución hacia las viviendas de las directoras, quienes se encargan de recibir la mercadería y posteriormente distribuirla a sus consultoras, se realiza a nivel nacional mediante transportistas de paquetería tercerizados. 6. Administración y Gestión de Proveedores

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6.1 Estrategias de manejo de los proveedores En el caso de la estrategia de manejo con los proveedores actuales, la relación entre Yanbal y estos es muy estrecha, por lo que hay ciertas “formalidades” que se omiten como el contrato de prestación de servicios. En esta línea, producto de la relación de confianza creada por tantos años de trabajo, Yanbal y los proveedores trabajan mediante un contrato “tácito”, que no es más que las órdenes de compra emitidas para el abastecimiento de insumos y componentes. Por otro lado, en cuanto a la estrategia de manejo de proveedores para el desarrollo de nuevos productos, el área de compras lleva a cabo un proceso de licitación donde se evalúa a 3 distintos proveedores en base a las siguientes variables: precio, calidad y lead time. Para ello, se cuenta con un comité conformado por el área de ingeniería, planeamiento y compras, quienes se encargan de evaluar a los proveedores en base a los criterios mencionados para determinar quién de ellos cuenta con la mejor relación calidad-precio. En esta primera etapa, el área de calidad ingresa a realizar las revisiones correspondientes y evaluar la calidad del insumo o componente en base a un estándar de medición, el cual arroja una nota positiva o negativa. En el caso de que se presentara algún inconveniente con la calidad del proveedor, el comité procede a evaluar las auditorías realizadas con anterioridad para corroborar si el problema de calidad es reincidente o no. En base a lo discutido entre las 3 áreas, se procede a tomar una decisión en conjunto y elegir al proveedor que ganara la licitación.

6.2 Nivel de Integración con proveedores El nivel de integración con proveedores de Yanbal es Nivel 3, tanto con sus proveedores como clientes con quienes tiene una relación de colaboración y cercanía. Para ello, a nivel internacional, Yanbal ha decidido invertir en tecnología de la información mediante el uso del software SAP como principal sistema de planificación de recursos empresariales con la finalidad de gestionar de manera eficiente la cadena de suministros. Con ello, se busca la Integración y estandarización de los procesos, la optimización del manejo de inventarios, una mejor planeación y control de presupuesto, contar con Información en tiempo real para la toma de decisiones, el establecimiento y control de establecimiento de indicadores clave, y la mejora del nivel de servicio hacia clientes y proveedores. Todo esto se resume en una mejor comunicación y experiencia para el proveedor dado que mediante el portal podrán tener visibilidad de las órdenes de compras emitidas y el comportamiento de las ventas.

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Agregado a ello, para mejorar la relación y dinámica con los proveedores, el equipo de planning se reúne mensualmente con los proveedores para revisar y compartir información sobre los pronósticos realizados de la demanda de los siguientes meses. De esta forma, se busca mantener informados a los proveedores de cualquier cambio o eventualidad que haya surgido en el camino de manera que ambos estén alineados y puedan reaccionar con celeridad y tomar decisiones en conjunto.

6.3 Política de Abastecimiento con proveedores Las políticas de abastecimiento están relacionadas con el lead time de los componentes de la fórmula del Total Block. Por lo tanto, es sumamente importante que los proveedores no dejen de abastecerse de las materias primas, ya que el proceso puede durar hasta 4 meses desde ingresada a la orden hasta llegar a la planta de producción. Para evitar el posible desabastecimiento de los componentes, Yanbal trabaja con 2 proveedores de componentes de la fórmula y 2 proveedores de envasado como back up. De esta forma, en caso que el proveedor titular falle, el proveedor suplente estará en la capacidad de reaccionar y suplir la demanda de componentes e insumos para la producción. Por último, Yanbal se encuentra comprometido con la sostenibilidad; por lo que en el último año ha venido trabajando con los proveedores para disminuir la cantidad de plástico en cada componente de manera que en el tiempo se degraden lo más rápido posible.

7. Administración y Gestión de Inventarios 7.1 Modelo de Gestión y Planificación de inventarios Para Yanbal, la volatilidad de la demanda generada por la aplicación del sistema de venta directa hace necesario planificar el nivel de inventarios de manera mensual. De esta manera, mes a mes cada país estima sus propias necesidades de inventarios de materias primas y componentes. Los pronósticos son recibidos por el área de Gestión de Demanda, quienes se encargan de verificar el nivel de inventarios en el sistema y en caso de ser necesario, solicitar la compra al Planner. Este último se encarga de realizar las compras solicitadas. Dado que el Total Block es un producto estrella, la empresa minimiza el riesgo de desabastecimiento manteniendo su producción tanto en Perú como en Colombia, con lo cual, si ocurre un incidente en alguna de las fábricas o con alguno de los proveedores, se tiene a la otra planta como respaldo para cubrir la demanda, con sus propios inventarios, proveedores y capital de trabajo.

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Cabe mencionar que, al contar cada país con su propia red local de suministro, Yanbal logra reducir costos de transporte, lead time y capacidad de respuesta. En cuanto al uso de tecnología para la administración de inventarios, cada planta cuenta con tres almacenes: Almacén de fraccionamiento de MP, Almacén de exportación y Almacén de centro de distribución directo para la venta. Cada producto o insumo tiene un código registrado en el sistema SAP, el cual permite realizar un seguimiento respecto a la etapa y ubicación donde se encuentra el producto.

7.2 Políticas de inventarios Si bien la empresa mantiene una planificación anual y mensual de la demanda y el nivel de inventarios, la volatilidad del sector puede implicar altas variaciones de las unidades solicitadas. Por ello, a nivel corporación, se tiene como política general que en caso se decida lanzar un producto totalmente nuevo o la demanda crezca a niveles superiores a los proyectados, se tendrá un horizonte de hasta 7 meses para abastecerse, fabricar y distribuir el producto al mercado. Otra de las políticas que mantiene la empresa es en relación al control de calidad. Principalmente se tienen dos controles, pre y post fabricación. Al llegar al almacén, los insumos y componentes recibidos son fraccionados y una parte de ellos, sin importar el proveedor del que se trate, son recibidos y revisados por el área de gestión de calidad. Asimismo, los relacionados a productos de cuidado fácil y cosméticos deben pasar una revisión adicional de microbiología. Finalmente, los productos terminados, antes de ser ingresados al almacén de exportación o distribución, son nuevamente inspeccionados. 7.3 Rotación y Cobertura de Inventarios La rotación de los inventarios está en función al producto y categoría a la que pertenezcan. Como política general, cada insumo, componente y producto terminado debe mantener un stock de seguridad del 20% +/- de capacidad de respuesta, manejando así una cobertura de inventarios de entre 6 y 7 meses. Con ello, la capacidad de respuesta alcanza el 80%. En el caso de Total Block, solo en Perú, se mantiene un inventario promedio de 30 mil unidades terminadas. Se realizan entre 6 y 7 órdenes al año, pues se tiene una rotación de inventarios de 45 días. Dado que el abastecimiento de este producto es local, se ha logrado reducir la capacidad de respuesta a 4 meses. La fábrica ubicada en Lurín produce mensualmente 62 mil unidades para abastecer al mercado nacional, Bolivia y Ecuador.

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8. Administración y Gestión de Distribución y Transporte 8.1 Variables que afectan el Diseño de la Red de Distribución Dado la trayectoria de los productos, los mercados y las rutas bien establecidas, Yanbal no suele cambiar las maneras y modalidades de transporte que utiliza en su distribución. Es decir, la empresa ya tiene establecido que los productos que salen de Colombia se trasladan por mar; y los productos que salen de Perú, dependiendo el país, son transportados por tierra, mar o multimodal. Las variables que afectan estas decisiones son por lo general el lead time, la accesibilidad, y principalmente, las tarifas negociadas. Cada 3 años el área de Comex y el área de Distribución realizan una licitación para las empresas interesadas en la gestión de distribución, tales como DHL, Fedex, Panalpina, etc. Los operadores logísticos contratados son de tipo 3PL, pues la negociación incluye recojo de almacén, traslado a aduanas, colocación en barco/avión/camión, gestión de trámites aduaneros, desestiba, envío a almacén de cada país, y posteriormente distribución a directoras y consultoras. 8.2 Canal de Distribución El canal principal de Yanbal para la distribución de sus productos es a través de sus consultoras por la venta directa. Una vez que ellas realizan el pedido en el sistema, este llega en un plazo máximo de 24 horas a su centro de trabajo, vivienda o el lugar donde hayan señalado. Cabe señalar que, en cada provincia o país, se cuenta con Centros de Acopio, que además de ser los lugares a los que llega la mercadería, sirven como centro de atención al cliente en caso de quejas y devoluciones. Para el caso de los mercados de España y Estados Unidos ya se encuentra implementado el e-commerce, sistema que se espera ingrese al Perú en el transcurso del 2020. 8.3 Principales Modalidades de Transporte en la Cadena El principal medio de distribución de los productos Yanbal es vía marítimo y terrestre. Para el caso de la distribución peruana, resulta necesario el uso de transporte terrestre o multimodal debido a las dificultades para entrar a algunos mercados. En cuanto al acceso a Bolivia, primero se exporta con barcos hasta Arica y luego por tierra hasta la capital; y en cuanto a Ecuador, se le distribuye solo vía terrestre (15 días). Los mercados abastecidos por Colombia, es decir, Estados Unidos, México, España; utilizan la modalidad vía marítima. Por otra parte, cuando hablamos del abastecimiento, la mayoría de los insumos y componentes se concentran en Estados Unidos. La empresa Cosmo, parte

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de la Holding y ubicada en Miami, es el centro de distribución de todas las materias primas provenientes de USA, Europa y Asia. Este reparte a Colombia y Perú vía marítima. Adicionalmente, los insumos provenientes de Latam (tal es el caso de la Materia Prima para cosméticos), se distribuyen por tierra hasta las plantas de fabricación. 9. Pronóstico – Oferta - Demanda 9.1 Pronóstico y manejo de las cifras de Demanda El método de pronóstico de la demanda para el producto Total Block es el de series de tiempo; Yanbal basa sus estimaciones de la demanda a partir de las ventas históricas de Total Block Protector dado que es su principal producto tanto por el tiempo que tiene desde su lanzamiento como por ser el producto líder en el mercado en la Categoría de Cuidado Personal. Luego, es a través del Business Plan que se estima también la demanda y con ello la toma de decisiones sobre la cantidad a producir, el nivel de inventario y la cantidad a comprar. Por ejemplo, para el nivel de inventario, como estándar se mantiene un 20% de stock de seguridad esto por el lead time de los proveedores para abastecer; sin embargo, Total Block al ser el producto como mayor market share mantiene un porcentaje superior.

9.2 Planeación Dado que Yanbal se encuentra en 10 países, la planeación de la demanda también se define por la estrategia corporativa trazada. Una vez trazada la estrategia, cada país recoge la estrategia corporativa a través de su Business Plan. El Business Plan define los productos, las promociones y los demostradores con la perspectiva siempre dirigida a los directores puesto que el único canal de venta que poseen en el Perú es el de venta directa. . El objetivo del Business Plan en cada país es realizar un seguimiento del market share de los productos y así mantenerla. Una vez establecido cada área funcional realiza su propio Business Plan en armonía con el de la empresa. Por último, esta demanda se transforma en unidades de demanda mensual las cuales también están relacionadas con el nivel de oferta proyectado. El nivel de oferta a largo plazo está fuertemente relacionado con el Business Plan de Marketing; puesto que, de acuerdo con las tendencias y campañas se prioriza más la producción de ciertos productos. Por otro lado, a corto plazo influye el nivel de inventario dado que puede haber cambios en los

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demostradores y promociones de productos; es decir, dado una demanda mensual proyectada puede existir una brecha (margen de error) de sobreabastecimiento de acuerdo con lo proyectado lo cual cambia lo planificado en promoción como en cantidad de demostradores. La gestión de estos cambios, usualmente trimestrales, se realiza a través del sistema SAP.

10. Medición y control del desempeño de la Cadena de Abastecimiento El objetivo principal de Yanbal es el de brindar productos de calidad para que de esa forma pueda tener una buena satisfacción del cliente. Es por esta razón que la empresa ha logrado obtener la certificación ISO 9001 pues utiliza un sistema integral de gestión enfocado al cliente, con participación de su personal, enfoque basado en procesos, buenas relaciones con el proveedor, entre otras. Gracias a esta norma de sistemas de gestión de la calidad ayuda a la empresa a controlar y mejorar su rendimiento y conducirlo a la eficiencia. Dentro de los indicadores de desempeño de la cadena de abastecimiento de Yanbal más importantes que la empresa nos pudo compartir están: ➢ Rotación de Inventarios: Para el caso del Total Block, un indicador de eficiencia es que el producto esté entre 40 a 45 días como máximo antes de ser vendidos al cliente final. ➢ Capacidad de respuesta: La capacidad de respuesta de la cadena está actualmente en 80%, se quiso estar al 100% sin embargo Yanbal depende bastante de sus proveedores y estos deben atender a diversos clientes a parte de Yanbal. ➢ Lead Time de entrega: Este indicador ayuda a poder ver el tiempo que se demora la empresa desde el proceso de producción del producto hasta la entrega final de este al cliente. Para el caso de Total Block han logrado reducir un mes del tiempo y actualmente su lead time es de 6 meses. 11. Tecnología desarrollada en la Cadena de Abastecimiento La empresa cuenta principalmente con dos sistemas integrados para su operación: ➢ SAP (Systems, Applications, Products in Data Processing): Se utiliza a nivel de planeación, principalmente en cuanto al manejo de inventarios. Este brinda información tanto de los insumos y componentes como de los productos terminados. El sistema traslada las unidades de demanda en códigos y se genera la explosión de los materiales y componentes para poder producir estas unidades demandadas. Cada código de componente incluye la siguiente 20

información: descripción, mínimos de compra, dato del proveedor, precio/costo por escala, lead time, mínimo de fabricación. Finalmente, también podemos encontrar el histórico de las compras y se puede generar el orden de compra el cual lo genera el Planner. ➢ SAP Lumira: Es un software empresarial el cual es utilizado por la empresa para manipular y visualizar datos como el histórico de ventas del producto Total Block. Es de mucha utilidad ya que da vida a los datos creando con facilidad mapas, gráficos, infografías, tableros y aplicaciones de business intelligence (BI) asombrosos e interactivos. 12. Conclusiones  Existe un punto débil en la cadena de abastecimiento de Yanbal el cual es

el tiempo de respuesta. Se podría pensar que una cadena integrada casi en su totalidad tendría una alta capacidad de respuesta; sin embargo, para el caso de Yanbal no se cumple por un factor importante: el lead time de los proveedores. Los productos de Yanbal tienen una fuerte inversión en desarrollo de tecnología por lo en su mayoría el insumo viene del exterior con tiempo de hasta 7 meses desde que se coloca la orden. Añadido a esto, los proveedores de cosméticos en su mayoría son los mismos para otras empresas por lo que el poder de decisión de Yanbal es bajo al negociar los insumos. Por ello, la capacidad de respuesta para la mayoría de sus productos no es eficiente.  Las caídas en ventas es un factor crítico para la cadena de Yanbal, puesto que al estar muy integrada una caída en ventas significa alta capacidad ociosa en la planta; además, ocasiona un alto costo de almacenamiento por inventario inmóvil. Generado todo ello, en su mayoría los mayores costes lo asumen Yanbal puesto que se encargan de la fabricación y poseen un centro de distribución. A ello se agrega el alto costo de abastecimiento a otros países dado que solo se cuentan con dos plantas una en Perú y otra en Colombia.  Existe un dilema entre abastecerse de grandes cantidades de productos para reducir costo por capacidad ociosa o ofrecer pequeña demanda con poco surtido de productos para mantener, aunque baja, las ventas. En su mayoría, se tiene este dilema por la temporalidad de los productos y la baja de las ventas consecuencia de esto por lo que sería ideal manejar una gestión de inventario de previsión para que, de acuerdo con la estacionalidad de los productos, se produzca en la planta y así eliminar la capacidad ociosa. No sería recomendable producir a grandes cantidades puesto que el costo se moverá a otros lados de la cadena como en el transporte y almacenaje para productos que en su mayoría no se venderá

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en ese momento. Asimismo, ofrecer una demanda reducida tampoco sería favorable puesto que influye y distorsiona la demanda, la cual será usada para planeamiento posteriores  La venta directa es otro factor importante que influye en el tiempo de respuesta, puesto que la demanda proyectada difiere en su mayoría de lo real. Esto se debe a que al ser las consultoras las que venden al cliente final, la venta varía de acuerdo con factores externos (intereses personales) que lejos está de fluctuaciones de demanda. Esta distorsión ocasiona proyecciones no tan reales que ante un pico de demanda, no hay una buena capacidad de reacción de manera rápida y efectiva puesto que no pudo se pudo proyectar este pico de forma adecuada con el histórico.

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13. Bibliografía Chopra, Sunil; Meindl, Peter (2013). “Administración de la Cadena de Suministro, Estrategia, Planeación y Operación”, (Quinta Edición), México, Pearson Prentice Hall Yanbal. (2019). Unique. Recuperado de https://www.yanbal.com/pe/corporate/es_PE/ Cuadra, R. d. (5 de 11 de 2019). La cadena de suministro de Yanbal. (L. León, & A. Dávila Barrenechea, Entrevistadores)

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ANEXO: Cadena Ampliad