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UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD

TESIS PARA OPTAR EL TITULO PROFESIONAL DE CONTADOR PÚBLICO “IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO EN UNA EMPRESA DE SERVICIOS DE ALQUILER DE MAQUINARIA PESADA- EMPRESA MAQUINARIAS F&G EL TINGO S.R.L.”

PRESENTADO POR EL BACHILLER: ESTEBAN CALUA ZAMBRANO ASESOR: CPC. HÉCTOR VILLEGAS CHÁVEZ CAJAMARCA-PERU 2012

PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 1.1.- PLANTEMIENTO DEL PROBLEMA El actual proceso de globalización, trajo consigo la internacionalización de la mayoría de los sectores productivos del país, entre ellos el de los servicios, resultando necesaria al cambio de siglo para reemplazar la mano de obra que se volvía más costosa y difícil de captar. Sin embargo, en muchos países del tercer mundo la mano de obra es ahora abundante y dispuesta a trabajar por sueldos trágicamente bajos, los equipamientos y los insumos requeridos para la prestación de servicios de alquiler de maquinaria pesada y su funcionamiento debían importarse, desviando el uso de divisas extranjeras escasas de propósitos más vitales. En dichas circunstancias no es sorprendente que los esfuerzos empezaran hace unos veinte años para desarrollar técnicas apropiadas en el de la implementación de sistemas de costos en las empresas de servicios específicamente de las de alquiler de maquinaria pesada. La implementación de un sistema de costos por órdenes de trabajo en las empresas de alquiler de maquinaria pesada obedece a una necesidad. Toda necesidad genera la asignación de recursos y toda asignación de recursos genera erogaciones de dinero. Dicho de otra manera, se generarán costos de servicios, de manera que los costos generales se vean reducidos en el largo y mediano plazo. Puede ocurrir que los costos de mantenimiento se vean aumentados, pero en la ecuación general, de costos de la empresa, éstos tenderán a bajar y a contribuir a una mayor rentabilidad. Además la rentabilidad se verá ampliada en muchos casos por la eliminación de los costos ocultos que casi nunca se tienen en cuenta cuando se analizan los costos de mantenimiento, tales como evitar reproceso, bajas calidades de los servicios, etc. Es en este punto donde se desea separar la justificación de la existencia, implementación y control de la implementación de un sistema de costos directos en la gestión de un la empresa de servicios de alquiler de maquinaria pesada, relativos a la toma de decisiones, que muchas veces se venden como la solución a todos los males y que en muchos casos distan de serlo, no por la mala implementación de los servicios que en su mayoría son buenos, sino porque no se entiende que estos servicios vendidos por empresas que perciben un lucro, por lo que cada una de estas organizaciones tratará de imponer sus servicios haciendo notar las ventajas a las que el cliente se hará acreedor si se decide por su servicio. Lo que ocurre es que no existe servicio en el mundo que sólo proporcione ventajas. Por lo que además de las mejoras inherentes al servicio, existirán desventajas que si bien no pueden eliminarse, la elección de un determinado sistema de costos para la toma de decisiones, debe tener muy en claro las limitaciones que posee, de manera que sean conocidas por parte de la empresa que lo implementa y asumidas con el convencimiento que con las desventajas propias, el sistema (para la organización) es el

más adecuado. Es importante hacer notar que este trabajo pretende proporcionar una herramienta que ayude al interesado a fijar determinados conceptos que le permita comprender su problemática y, de esta manera, plantear una solución consistente que le sirva como u n a fuente de toma de decisiones, sobre todo pensando en el largo plazo, ya que como se entiende las estrategias del corto plazo son fuentes de futuras pérdidas, esto sin perjuicio de obtener efímeras utilidades en los inmediato. Pero como toda organización 1.2.- FORMULACION DEL PROBLEMA ¿Cómo implementar un sistema de Costeo por órdenes de trabajo, en la toma de decisiones en la empresa de servicios de alquiler de maquinaria pesada Maquinarias F&G El Tingo SRL? 1.3.- JUSTIFICACIÓN DEL ESTUDIO Existen elementos muy relacionados entre sí que muchas veces se consideran imprescindibles para poder llevar a cabo la implementación de un sistema de costos en la empresa de alquiler de maquinaria pesada de manera exitosa y eficiente. Estos son los registros de fallas del servicio y el historial, es decir el lugar donde se vuelcan esos registros. Es importante notar que cuando ocurren fallas en los servicios importantes la frecuencia de ocurrencia de éstas es muy baja al punto que muy pocas veces se repiten. De esta manera si una falla tiene lugar una o, a lo sumo dos veces durante la prestación de servicios, de muy poco servirá esa información. Por otra parte, si ocurren fallas en los servicios de poca importancia, su registro carecerá de valor pues si las fallas son poco importantes, que las mismas tengan lugar no es un acontecimiento que pretenda evitarse, justamente porque no son importantes. Por otra parte, en la implementación de un sistema de costos por órdenes de trabajo, se tiene información sobre fallas importantes, es porque no se están previniendo. Dicho de otro modo, el historial que refleje una tasa de fallas importantes elevada está reflejando el fracaso del sistema, que era justamente evitar que las fallas simplemente ocurrieran. Por eso es importante destacar que el profesional de mantenimiento debe hacerse a la idea de acostumbrarse a vivir con la incertidumbre y desarrollar estrategias que permitan manejarla adecuadamente. Si las consecuencias de determinada incertidumbre no pueden ser toleradas, se deberá cambiar la estrategia. De muy poco servirá anotar cada vez que se reporte esta falla y su consecuencia nefasta. La implementación de un sistema de costos en empresas de servicios ha crecido a un ritmo vertiginoso en la industria, especialmente en aquellas que utilizan activos de

precios elevados y altos lucros cesantes tales como las constructoras, mineras, petroleras, etc. Todas estas empresas tienen un denominador común: el uso de máquinas pesadas tales como cargadoras, excavadoras, camiones, topadoras, etc. Debe quedar claro que el mantenimiento hace al negocio y a la rentabilidad del mismo, por lo que si realmente se lo comprende, debe ser incluido dentro de la estrategia global de la empresa, pues como es de conocimiento tiene directa incidencia en la cantidad, calidad de los servicios que una empresa ofrece en el mercado, también en la seguridad de los trabajadores involucrados en los diferentes procesos. Lo que se persigue con este trabajo es dar un instrumento para que el empresario pueda discernir cual es el método o sistema que se adapta mejor a sus necesidades. Por otra parte, el trabajo de reconocimiento es imprescindible antes de elegir cualquier sistema de costos. La implementación de un sistema de costos por órdenes de trabajo en las empresas de alquiler de maquinaria pesada, significa la planificación de tareas, la correcta ejecución, controlar o verificar, la implementación está ligada a la acción directa, el monitoreo significa control de la marcha y, finalmente, los cambios o modificaciones detectados por los controles, con la acción directa, es decir, la acción y así sucesivamente. 1.4.- LIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Al establecer el término de limitantes, no nos estamos refiriendo a factores que obstaculizan el desarrollo de la investigación, sino a parámetros establecidos por el investigador para la mejor ejecución del proyecto de investigación. Dichas limitantes son: a) Teóricas: Para la elaboración y ejecución de la presente investigación se utilizaran teorías científicas correspondientes a las Ciencias Contables, Contabilidad de Costos, Toma de Decisiones. Estas teorías serán aplicadas para la elaboración del marco teórico y conceptual de referencia, para la demostración y probación de la hipótesis y para realizar un análisis teórico científico de los aspectos de la implementación de un sistema de Costeo por órdenes de trabajo, en la Toma de Decisiones en la Empresa de servicio de alquiler de maquinaria pesada Maquinarias F&G El Tingo Srl. b) Temporal El estudio es de tipo longitudinal, se inicia el 1 de Julio culmine el 31 del mes de octubre de 2011.

de 2011 y probablemente

c) Espacial La investigación se realizara en la ciudad de Cajamarca y comprenderá a la empresa de servicios de alquiler de maquinaria pesada Maquinarias F&G El Tingo Srl. II.- OBJETIVOS 2.1.- OBJETIVO GENERAL Implementar un sistema de Costeo por órdenes de trabajo en la empresa de servicios de alquiler de maquinaria pesada Maquinarias F&G El Tingo Srl, que le permita tomar decisiones y un mayor crecimiento y productividad. 2.5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Realizar un diagnóstico situacional que permita tener un conocimiento real de la empresa de servicios de alquiler de maquinara pesada Maquinarias F&G El Tingo Srl. 2. Diseñar la visión, misión, objetivos, políticas y estrategias de la empresa de Alquiler de Maquinaria Pesada Maquinarias F&G El Tingo Srl, que permita establecer el direccionamiento de la implementación del sistema de costos elegidos. 3. Determinar el nivel de la información a partir de la implementación del sistema de costeo por órdenes de trabajo, que tengan incidencia en la toma de decisiones de la empresa de alquiler de maquinaria pesada Maquinarias F&G El Tingo Srl. III.- MARCO TEORICO 3.1.- BASES TEORICAS Las empresas de servicios de alquiler de maquinaria pesada, están buscando las condiciones adecuadas que hagan factible, de manera eficaz, la toma de decisiones, llevar a cabo sus operaciones en el mercado y desarrollarse dentro y fuera de la compañía. Para lograr estos objetivos, uno de los recursos fundamentales es la información, y los gerentes enfrentan su ausencia generando costos innecesarios y evitables debido a que: -

El gerente de producción o el director financiero genera holguras para protegerse dela incertidumbre, el vendedor se compromete a prestar un servicio, aunque ello implique insatisfacción del cliente; el gerente de recursos humanos genera presupuesta de incrementos de sueldos iguales para todos, aunque ello reduzca la motivación de los mejores; la dirección crea nuevos cargos para coordinar procesos, lo cual hace más piramidal la estructura; el gerente general contrata los ser vicios de distintos asesores, aunque ninguno pueda resolver sus problemas (Lorenzo, 1998:19).

Señala este mismo autor que los gerentes, por falta de información, toman decisiones erradas que reducen la eficiencia y la eficacia de la compañía aunque sus efectos no se reflejen, de manera directa, en las cuentas contables. Ahora bien, el hablar de información involucra a toda la organización. En este sentido, y para limitar adecuadamente el objeto de estudio, es necesario enfocar uno de los tipos de información que una empresa puede requerir, tal como la información de costos, bien sea por proceso, por órdenes de trabajo, actividades y/o servicios, calcificada de acuerdo con su comportamiento (variables y fijos) o con otro criterio apropiado a la realidad de la organización, pues, cuando la información de costos se encuentra bien determinada y procesada, se facilita la adecuada toma de decisiones y se promueve la excelencia de la gestión empresarial. El hecho de que las organizaciones, para sobrevivir y expandirse, tengan que mantener una estructura competitiva, las obliga a tener un sistema de información de costos que permita, entre otros aspectos, “conocer el resultado contable obtenido por la empresa, controlar la eficacia de la organización y de cada uno de sus componentes, y tomar decisiones que faciliten la adaptación permanente de la empresa” (Amat, 1997:13-14). Las aplicaciones que se pueden hacer de una adecuada información de costos, según Laporta (2003:4), también se puede “conocer más y mejor a la empresa, los procesos, actividades y productos; valorar de manera más factible los inventarios y los resultados obtenidos; evaluar por servicio, proyecto u obra, el resultado obtenido con la gestión empresarial para un determinado período”. Tomando en cuenta la importancia que tiene la información de costos para el manejo eficiente de las compañías se observa que: - Las maquinarias, equipos, instalaciones y herramientas dan soporte al proceso productivo y sus costos se dividen en dos grupos: a) cuando el activo es propiedad de la empresa, los costos están conformados por depreciación, pérdida de valor por el uso, el desuso y desgaste en las operaciones de producción, y los gastos de operación que se incurren de manera ordinaria (seguros, reparaciones y mantenimiento, combustibles y lubricantes, repuestos y partes menores, entre otros); b) cuando el activo es arrendado, el único costo que debería imputarse a la obra, sería el correspondiente al pago del alquiler. - En cuanto a los subcontratos, como acuerdos firmados que hace el contratista con terceros especializados en un área determinada (subcontratista) para que realicen parte de la obra o instalaciones contempladas en el proyecto, generan costos de fácil imputación a las distintas obras, porque son establecidos por el subcontratista. Una vez analizados los diferentes elementos del costo, es necesario señalar que para la acumulación y determinación de los costos de producción, hay que seleccionar, entre los diferentes sistemas (por órdenes de trabajo, por procesos y mixto), aquel o aquellos

que se adapten a la naturaleza de las actividades que desarrolla la empresa (Horngren et al, 1996; Gayle, 1999; Hansen y Mowen, 1996). El sistema de costos por órdenes de trabajo, se emplea cuando la empresa presta servicios a partir de las especificaciones suministradas por el cliente en cuanto a diseño, tiempo, material, calidad, y requerimientos en general. Los costos se acumulan para cada orden de trabajo compuesta por productos individuales o pequeños lotes de productos. La orden de trabajo La denominada, generalmente, Orden de Trabajo es un sencillo procedimiento que desde los inicios de la industrialización y de su racionalización, se viene utilizando en todas partes. No obstante la sencillez del sistema, que contrasta con su gran aportación a la organización empresarial. Hay que considerarla inscrita en el marco de una planificación de la prestación de servicios de la empresa. Con la Orden de Trabajo pueden coexistir otros documentos tales como: Pedidos, Hojas de rutas, Vales de materiales, Vales de devoluciones, Planos, Fichas de control horario, Hojas de control de calidad. Y otros diversos documentos utilizados, tradicionalmente, en la prestación de determinados servicios. Se trata, en todo caso, de organizar con una determinada sistemática los procesos de prestación de servicios tendientes, para cumplimentar los pedidos de los clientes directamente. Una empresa de servicios que no esté sujeta a un control y a una organización de los medios materiales y humanos disponibles y necesarios será, siempre, una empresa anárquica y desorganizada. Y además, perderá la ocasión de controlar esos medios y los costes que conllevan. En este ambiente empecería, la Orden de Trabajo es un elemento de planificación que indica, según los casos y las variantes de cada lugar, para cada servicio a prestar:       

Los materiales que han de utilizarse y / o los realmente empleados. Las máquinas que han de intervenir La mano de obra necesaria Los planos, croquis o esquemas necesarios El circuito administrativo o de recorrido de la Orden Las autorizaciones necesarias La firma de los empleados o de los mandos intermedios que intervienen en esa producción.

 

Las fechas de planificación, y terminación de los servicios prestados. Los tiempos empleados.

Su diseño puede ser muy variado, pero todos o la mayoría de esos datos suelen aparecer en una Orden de Trabajo. En su formato más clásico, tendríamos:       

Las referencias y códigos de la Orden Un área de la Orden para Materiales. Un área de la Orden para Mano de Obra Un área de la Orden para Máquinas Un área de la Orden para croquis o dibujos o para referencias de planos Un área de la Orden para firmas y autorizaciones Indicación de las Secciones o departamentos por las que ha de pasar.

El área o parte de la Orden de Trabajo destinada a Materiales suele referenciar todos aquellos que se precisan, para ese servicio en concreto, o referirse a listados, vales u hojas adjuntas en las que aparecen estos. Lógicamente será preciso un avituallamiento de esos materiales para llevar a cabo ese servicio. Esta parte suele, por tanto, ser una estimación o planificación de esos materiales necesarios. El área o parte de la Orden referida a mano de obra, suele destinarse para indicar, bien los tiempos estimados y los reales, bien solamente los reales que han sido necesarios para ese servicio. Esto puede anotarse como dato procedente de fichadas en relojes de control de tiempos, o como indicación directa de operarios, Encargados o Jefes de equipo. Su objetivo es poder conocer los tiempos, medidos en horas, minutos o cualquier otra referencia horaria, que se han invertido en la prestación de los servicios objeto de esa Orden de trabajo. El área destinada a indicar las máquinas que intervienen puede ofrecer diversas variantes. Unas veces se indican la máquina o máquinas precisas para cada Orden. Otras se hacen órdenes por máquinas. Como quiera que sea, se estará ligando un determinado servicio a unas máquinas concretas. Las Órdenes de Trabajo pueden llevar un recuadro para indicar croquis o dibujos, con dimensiones o medidas, de aquellas piezas, elementos o productos a fabricar. Cuando éstos son más complejos, suelen acompañarse con los planos necesarios para la fabricación y/o el montaje. Siempre existe en las Órdenes de Trabajo algún recuadro para la firma del operario que ha intervenido, de su Encargado, Jefe de Equipo o Jefe de Producción correspondiente. Estas firmas suelen ser una forma de plasmar el ejercicio de las respectivas

responsabilidades y autoridades de las partes implicadas o que intervienen en el servicio. Todo lo anterior puede, como ya hemos dicho, tener diversas variantes y formas de llevarse a cabo. Pero la filosofía y su finalidad es la indicada. La Orden de Trabajo suele acompañar a los servicios en sus diversas fases de prestación. Podrá ir de un operario a otro, de una máquina a otra o de una sección a otra. La casuística es muy amplia, pero al final del proceso, la Orden habrá recogido toda la información que permitirá: 

Conocer los materiales utilizados y las cantidades físicas empleadas y los desperdicios producidos. Cuantificar los tiempos de mano de obra empleados, incluidos los de paradas, tiempos muertos o perdidos por las circunstancias que correspondan. Saber las piezas o elementos fabricados o producidos y, posiblemente, los devueltos o defectuosos.

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Esto entronca directamente con los denominados “costes directos” o de los medios empleados en el servicio. La mano de obra directa y los materiales utilizados darán la medida de los costes reales de naturaleza directa o sea, los realmente consumidos en es servicio en concreto. Por supuesto, dado que estamos en la época de la informatización y puesto que muchas empresas y talleres de prestación de servicios cuentan con terminales de ordenador en muchos puntos, es posible y recomendable llevar las Órdenes de Trabajo mediante software informático. Todo lo dicho antes es perfectamente adaptable al uso de la informática y de las modernas tecnologías de las comunicaciones. Bastará diseñar, con las aplicaciones de que se disponga en cada caso, los formatos de hojas de Órdenes de Trabajo que recojan información acerca de los medios a emplear, antes mencionados. Y se podrá obtener, además, una abundante información complementaria y una amplia posibilidad de manejo y tratamiento de los datos que se vayan generando. Será posible, entonces, unir directamente:    

La planificación de la prestación de los servicios. El control de la misma y sus consumos materiales y de mano de obra La determinación y cálculo de costes directos La determinación y cálculo de costes totales

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El control de los costes Los cálculos de rentabilidades

Finalmente, se debe de considerar que la preparación de las Órdenes de Trabajo, que evidentemente requieren un esfuerzo de tiempo y de planificación, no es nunca algo perdido o inútil. Al contrario, su utilidad está siempre garantizada y la relación coste/ beneficio de su implantación siempre será positiva para la empresa. En la gran empresa esto no admite la menor discusión. No sucede del mismo modo en las PYMES. Quienes están al frente de estas empresas más pequeñas, de carácter terciario, de instalaciones o montajes e, incluso, de prestación de determinados servicios deben comprender y convencerse, si es que no lo están ya, de la bondad absoluta de una planificación de la prestación de servicios, debidamente organizada, mediante Órdenes de Trabajo o similares. Y con carácter más general, debemos de recordar esa faceta, antes apuntada, de las posibilidades que el uso de las Órdenes de trabajo y los datos en ellas reflejados permiten de cara al control de los costes de los servicios. Registro de las órdenes de trabajo Debido a que la producción no tiene un ritmo constante, se requiere una planeación cuidadosa para lograr la utilización más económica del potencial humano y de la maquinaria. La planeación de la producción comienza con el recibo de un pedido por cliente. Ésta es la base para la preparación y emisión a la empresa de una orden de trabajo que contiene información e instrucciones para la empresa con respecto a las especificaciones del servicio, el período de tiempo para la prestación del servicio, máquinas a utilizarse, etc. Hoja de costos de la orden de trabajo: El documento de contabilidad que se usa es llamado "hoja de costos de trabajo", que contiene la acumulación de costos para cada trabajo, subdividida en las principales categorías de costos, a medida que se hacen las requisiciones de materiales y se incurre en la mano de obra, se anotan los trabajos pertinentes en los formularios de requisición de materiales y boleta de tiempo. Ventajas y Limitaciones del Costeo por órdenes de Producción Este sistema posee una serie de ventajas y limitaciones que son importantes de mencionar:

Ventajas -

Da a conocer con todo detalle el costo de producción de cada servicio con lo cual se puede saber la utilidad o pérdida de cada uno de ellos. Se sabe el valor de los servicios en proceso, sin necesidad de estimarla, ni de efectuar inventarios físicos. Al momento de que se conoce el costo de producción y el valor del servicio en proceso, es más fácil hacer estimaciones futuras.

Limitaciones. - Su costo de operación es alto a causa de la gran labor que se requiere para obtener los datos en forma detallada, los cuales deben aplicarse a cada “orden de trabajo”. - En virtud de esa labor meticulosa, se requiere de mayor tiempo para obtener los costos de producción, razón por la cual los datos que se proporcionan a la dirección posiblemente resulten inoportunos. Diagrama de un sistema de costos por órdenes de trabajo. -

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Para iniciar su actividad productiva, las empresas que utilizan el sistema de costos por órdenes de trabajo, requieren emitir una orden de servicio, para cada trabajo o lote, cada orden de servicio debe llevar una Hoja de Costos, en la cual se registran los costos de materiales directos, mano de obra directa y costos indirectos requeridos en la prestación de servicios de determinada orden conforme se desarrolla el trabajo. Los gastos de ventas y administrativos, que se basan en un porcentaje del costo de producción, fabricación ó manufactura, se especifican en la hoja de costos para determinar el costo total. Las hojas de costos se establecen al comienzo del trabajo y permanecen vigentes hasta que los servicios serán prestados en su totalidad. La estructura de las hojas de costos pueden variar de una empresa a otra; sin embargo, existen datos esenciales que deben ser recopilados para suministrar la información requerida por la gerencia. Entre los datos principales que deben incluirse en una hoja de costos se encuentran: número de la orden u hoja de prestación de servicios, descripción del servicio que se va a prestar, fecha de iniciación, fecha de terminación, sección de costos de material directo, mano de obra directa y costos indirectos y sección de resumen de costos. Algunos formatos incluyen los gastos de administración y ventas y el precio de venta de manera que pueda determinarse fácilmente la utilidad estimada para cada orden de trabajo. Para que un sistema de costos por órdenes de trabajo funcione de manera adecuada es necesario identificar físicamente cada orden de trabajo y separar sus costos, para lo cual se requiere documentación y procedimientos que permitan asociar los insumos de fabricación de un trabajo. Esta necesidad se satisface mediante el uso de: requisiciones

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de materiales, separadas para cada trabajo, para identificar los materiales directos; Boletas de Trabajo para los costos de mano de obra directa, identificados por número de orden de trabajo de costos; y bases de aplicación de costos indirectos identificada con cada orden de producción (por ejemplo si la base son horas máquinas entonces se debe establecer la cantidad de horas máquinas que, en el período, utilizó cada orden en el proceso productivo) Al terminar de prestar los servicios y una vez anotados todos los costos en la respectiva hoja de costos, se procede a su liquidación; para ello se totaliza cada una de las tres columnas que contienen los montos de los elementos del costo y se suman los totales de las columnas para obtener el costo total de la orden del servicio

Modelos y procedimientos usados para el control de los costos -

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Los elementos del costo de prestación de servicios, en cualquier sistema de acumulación requieren una adecuada normativa de control interno, que garantice su integridad y asignación razonable a las unidades de producto, por lo tanto, independientemente de ciertas condiciones particulares, la normativa de control suele ser idéntica en los sistemas de acumulación de costos, por lo que a continuación se presentan algunas consideraciones sobre el control necesario para cada elemento del costo. El procedimiento de control se inicia cuando el departamento de ventas emite un pedido para la prestación de servicios, este pedido puede responder a los requerimientos de un cliente en. Una vez que se recibe el pedido el área de servicios debe planificar el proceso de prestación de servicios, tipo de material a utilizar, requerimiento de personal, tiempo de prestación, entre otros. Control de materiales La orden de prestación de servicios representa el documento fuente en un sistema de costos por órdenes de trabajo, pero la información que se acumula en las órdenes proviene de documentos fuentes que permiten costear cada partida en forma individual (materiales, mano de obra y costos indirectos). El primer elemento del costo lo constituyen los materiales directos, los cuales de acuerdo a las especificaciones y los procedimientos de la empresa es solicitado al almacén o bodega para iniciar el proceso de prestación de servicios. Esta solicitud se realiza mediante un documento fuente, denominado requisición de materiales, que constituye el documento que proporciona la información sobre la cantidad, tipo y costo de material a utilizar en la prestación del servicio. De igual manera la requisición de materiales indica el destino de los materiales, es decir si en ella se indica que el material es de uso exclusivo para un trabajo u orden y por lo tanto se puede asignar de forma sencilla al proceso, este material lo clasificaremos como material directo. Por el contrario si el material solicitado es de uso general para varios

procesos o representan suministros de prestación de servicios se denominan como material indirecto y/o suministros, el cual de acuerdo a la clasificación se cataloga como costos indirectos. A continuación se presentan en forma sistemática, lógica y secuencial parte de las actividades, funciones y posibles departamentos que en una empresa deben existir para garantizar un adecuado control del uso de los materiales en un sistema por órdenes de trabajo. Prestación de servicios o Cuando se inicia el proceso de la prestación de servicios o, se elabora el formulario Solicitud o Requisición de Materiales en por lo menos original y dos copias. o Envía el formulario al Almacén de Materiales. Almacén o Recibe el formulario, lo completa en los ítems de costo unitario y costo total o Da salida a los materia1es en el submayor (Kárdex) de acuerdo al método de valuación. o Envía a producción los materiales, junto con el original del formulario de solicitud. o Preparar el Resumen de Requisiciones de Materiales. o Envía a Contabilidad el Resumen de Requisiciones de Materiales Contabilidad o Recibe el Resumen de Requisiciones de Materiales. o Realiza el asiento contable, el cual se explica en el siguiente punto. o Afecta la orden de producción en la columna de materiales , ya que su encabezado se llenó cuando se contrató con el cliente Control de la mano de obra El ciclo de control de la mano de obra es similar al que se describió para los materiales directos, constituyendo las boletas de trabajo el documento fuente básico para la asignación de los costos de mano de obra directa, de acuerdo al tiempo productivo invertido en las órdenes de trabajo. La función de cronometraje juega un papel fundamental, debido a que a través de la misma se logra controlar el tiempo productivo de los trabajadores directos, el cual debe ser imputado a las respectivas órdenes de servicios en donde el trabajador realizó trabajo manual o activó las máquinas que transforman el material directo en el servicio prestado. Las boletas de trabajo son el formulario que permiten dicho control. Con la información

contenida en las tarjetas reloj se puede elaborar la nómina, ambos formularios permiten realizar los asientos contables. Es importante recordar que la mano de obra se clasifica en mano de obra directa y mano de obra indirecta, por lo tanto es fundamental que se tome una decisión por cuestiones de consistencia contable y para el costeo del servicio, el tratamiento (mano de obra directa o mano de obra indirecta) que tendrán los aspectos relacionados con vacaciones, días festivos, bonificaciones, tiempo de preparación, tiempo ocioso, prestaciones sociales, aportes patronales y apartados patronales correspondientes a la mano de obra directa. Generalmente, en las empresas que trabajan por órdenes de trabajo, la mano de obra indirecta suele incluir las siguientes partidas: Jefatura y supervisión, oficinistas. Tiempo no productivo, trabajo indirecto del trabajador directo, recargo por horas extras cuando éstas se realicen al azar. Las horas extras que surgen por pedidos urgentes de algunos clientes, se debe considerar mano de obra directa al igual que el recargo por ellas generado. Cuando se da inicio a cada trabajo, el trabajador o el jefe de producción procede a llenar las boletas de trabajo, indicando la hora de inicio de la labor productiva en una determinada orden de servicio y la hora de culminación; de esta manera al finalizar un periodo se hace un análisis de las boletas de trabajo de los obreros, procediendo a realizar un resumen que indica el tiempo dedicado por cada trabajador a cada orden o pedido, igualmente se calcula la tarifa a aplicar por cada hora trabajada, de esta manera se multiplica el No. de horas por la tarifa correspondiente y se obtiene el costo por acumular en cada orden de producción. Luego de registrar el costo correspondiente en cada orden se efectúa el registro contable. Control de los costos indirectos En un sistema por órdenes de trabajo es de fundamental importancia la utilización de la técnica del costeo normal, debido a que la misma permite normalizar el costo indirecto en las diferentes unidades de la prestación de servicios, además contribuye a solventar los problemas que se presentan con este elemento del costo, como lo son, entre otros: - A veces se termina y hasta se vende el servicio y todavía no se conoce el monto total de costo indirecto real, porque por ejemplo no han llegado los recibos a la empresa correspondientes a los servicios como agua, electricidad, teléfono, mantenimiento, entre otros. - Existen partidas de costos indirectos que tienen diverso comportamiento frente a los volúmenes de producción, como lo son costo indirecto variable, fijo y mixto. - Hay meses de alta producción y meses de baja producción, donde los productos tendrían costos unitarios distintos y distorsionados por efecto de los costos indirectos fijos.

Para una ilustración resumida de la utilización del costeo normal, a continuación se presentan los procedimientos llevados a cabo antes, durante y al cierre del período contable, cuando se emplea esta técnica de predeterminación del costo indirecto con tasa única. Procedimiento antes del periodo contable Establecer la base de aplicación de los costos indirectos, o en otras palabras, determinar en que unidad de medida se va a expresar la prestación del servicio, si van a ser horas máquina, horas hombre, costo mano de obra, costo de material, etc. - Establecer el presupuesto de capacidad (a qué volumen va a operar la fábrica, es decir cuántas horas o cuántos productos se van a fabricar, etc., todo depende de la unidad de medida escogida en el punto anterior). - Establecer el presupuesto de costos indirectos (fijo, variable). - Calcular la tasa predeterminada de costos indirectos, dividiendo el presupuesto de de costos indirectos por el presupuesto de capacidad o volumen de producción expresado en la base escogida. Procedimiento durante el periodo contable - Aplicar los costos indirectos a cada orden de producción, multiplicando la tasa predeterminada, por el volumen real obtenido en cada orden. - Registrar los costos indirectos aplicados. - Registrar la costos indirectos realmente incurridos, en la cuenta control, y en sus respectivos auxiliares. Procedimiento al cierre del ejercicio - Determinación de la sobre o sub-aplicación de costos indirectos (comparando los costos indirectos reales, con los costos indirectos aplicados) - Determinación de las variaciones ( favorables y desfavorables), considerando si las mismas se deben a una variación en el presupuesto de costos indirectos, con respecto a la costos indirectos realmente incurridos, o una variación en la capacidad o volumen de producción real, en relación al volumen presupuestado. - Análisis de las variaciones, otorgando méritos por las variaciones favorables, cuando sea el caso y tratando de corregir fallas e ineficiencias para el próximo período, en el caso de las variaciones desfavorables. - Cierre de las variaciones contra el costo de venta, por considerar dicha variación insignificante. En caso, que la variación sea significativa, su monto debe ser distribuido entre toda la producción (productos en proceso, productos terminados y productos vendidos).

Cierre o liquidación de la orden de trabajo: Terminada una orden de trabajo, se procede a totalizar cada una de las columnas, obteniendo de esta forma el costo de materiales directos invertidos en dicha orden, de igual forma el costo de mano de obra y los costos indirectos. Luego se suman los totales de los tres elementos y obtenemos el costo de la prestación de servicios de la orden, este total se divide entre el número de servicios prestados, y resulta el costo unitario de los servicios prestados por la empresa. Contabilidad de Costos y toma de decisiones La Contabilidad de costos: Primero que todo, es conveniente definir lo que se entiende por costo: “Es el conjunto de pagos, obligaciones contraídas, consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones atribuibles a un periodo determinado, relacionadas con las funciones de producción, distribución, administración y financiamiento.” 1 Las empresas, al ser agrupaciones de hombres con objetivos específicos, necesariamente tienen una gama de costos en qué incurrir para poderlos alcanzar. Los objetivos principales de la contabilidad de costos son:  Determinar los costos unitarios para evaluar los inventarios de producción en proceso y de artículos terminados.  Proporcionar información oportuna y suficiente para una mejor toma de decisiones.  Generar información para ayudar en la planeación, evaluación y control de las operaciones de la empresa.  Generar informes sobre el costo de los artículos vendidos, para determinar las utilidades.  Contribuir a la planeación de utilidades proporcionando anticipadamente los costos de producción, distribución, administración y financiamiento.  Contribuir en la elaboración de los presupuestos de la empresa, programas de producción, ventas y financiamiento. Por otro lado, un aspecto importante a destacar es que sistema contabilidad de costos puede funcionar adecuadamente en una empresa e inadecuadamente en otra, esto dependerá especialmente del contexto en el cual se aplique el sistema.

1 Fuente: “ Contabilidad de Costos” Ortega Pérez de León

Otro factor relevante para cualquier sistema de contabilidad de costos es la calidad de la información (costos). Los beneficios que se pueden obtener al utilizar calidad en los costos se ven reflejados en una mejor toma de decisiones, un incremento en la productividad de la empresa y por ende un ahorro monetario. Impacto de los costos en la toma de decisiones Como puede apreciarse a partir de los objetivos presentados anteriormente, la contabilidad de costos tiene como función básica el costear a los servicios, pero además debe cumplir una función administrativa, es decir, le sirve a la empresa para elaborar, ejecutar planes y para su posterior control. Para ello, la administración pide información a contabilidad de costos, esta información debe ser de calidad y oportuna para que realmente sea útil. De este modo se puede decir que la contabilidad de costos influirá en la toma de decisiones de las empresas de acuerdo a lo siguiente: -

Al determinar los costos unitarios y compararlos con los precios de venta, permitirá tomar decisiones sobre cuáles productos producir y cuáles no. Es una de las bases para fijar los precios de venta de los servicios. Ayuda a la administración de las empresas a recibir los estados financieros en forma oportuna y proceder a su análisis. Permite comparar y analizar los costos de diferentes períodos, corrigiendo las posibles desviaciones que existiesen. Proporciona medidas de eficiencia. Determina un control sobre las funciones de producción, distribución y administración mediante el empleo de presupuestos.

3.4.- TERMINOS BASICOS En la elaboración del presente trabajo de investigación utilizaremos entre otros los siguientes términos básicos: 1. Programación de trabajos: Se trata de planificar las tareas de manera tal de no entorpecer los trabajos de producción. Lo que se estila es una vez aprobado el plan, al comienzo del ejercicio es proveer al sector productivo de un planning es decir un cronograma de mantenimiento de los servicios con sus correspondientes paradas. 2. Preparación del herramental: Una vez programados los trabajos y habiendo coordinado con los sectores de producción, hay que ver con que instrumental se cuenta para realizar las tareas. Si no se poseen en existencias deberán proveerse a la brevedad.

3. Programación de la mano de obra: Muchas tareas del plan deben ser efectuados por el personal que tenga una formación acorde al trabajo a realizar; si no se dispone de personal entrenado se debe planificar la formación. 4. Preparación de materiales (repuestos y consumibles): Éste es uno de los puntos clave de MP representa la ventaja de no poseer un stock elevado de repuestos, sino que al haber una planificación organizada, se deberá contar con el repuesto al momento de la inspección, por ejemplo si se establece la vida útil de una cruceta de cardan en 3500/4000 horas no se justifica que ese elemento este en las estanterías de almacenes a las 1500 horas de uso, pues la presencia del repuesto de marras nos esta limitando la adquisición de aquellos que se necesitan para esas horas de uso. El stock puede planificarse. 5. Recursos monetarios: Asegurarse que las remesas de dinero estén disponibles cuando sean necesarios. 6. Tercerización: Al momento de disponerse de servicios de terceros, los contratos o alianzas de tercerización deben estar vigentes. Por ejemplo, si los servicios de alternadores y motores de arranque se estipularon cada 2.000 horas o 6 meses, al momento de materializarse estas inspecciones, el proveedor debe estar listo para recibir y llevarla a cabo y no salir cuando estos elementos se desmonten a buscar el proveedor que se ajuste a las exigencias y limitaciones de la organización. Aunque, aparentemente, existe una superposición entre la planificación y la ejecución, La diferencia radica en que la planificación se hace para toda la vida útil de la máquina y la ejecución pone de manifiesto el corto plazo dando las coordenadas de seguimiento diario. Es en este punto donde se conecta con el control. 7. Control: Es en este punto, cuando se evalúan los resultados de la implementación de sistema de Costeo Directo, según la ejecución planeada. Para ello, en la planificación se fija el modo de control a través de indicadores o sistemas de costeo antes indicado y en esta etapa, se deben establecer los valores mínimos admisibles de los índices de control de gestión y de esta manera, dar los fundamentos para cambiar o reforzar determinados procedimientos. Esta etapa se basa en: a) Control de resultados, b) Investigación de fallas y rediseños. 8. Acción: Consiste en ejecutar la planificación, basarse en los resultados de control para llevar a cabo las modificaciones de procedimientos o tareas que de la etapa de control se determinan cambiar. Lo expuesto sirve para reforzar procedimientos o tareas exitosos. Estos cambios, a su vez, deben tener incidencia en la planificación del mantenimiento. Por ello, se genera un ciclo, el ciclo Deming, La generación de un plan de mantenimiento debe tener claros los postulados enunciados. debe que hacerse

a la medida de cada máquina ya que no valen las políticas genéricas. Es en este punto donde se debe identificar el estado del activo y su criticidad. Pues cada activo debe ser sometido a las prácticas correctas de mantenimiento. IV.- HIPOTESIS Con una adecuada normativa que permita el control de materiales, control de mano de obre y el control de los costos indirectos, es posible implementar el Sistema de Costos por Ordenes de Trabajo en la empresa de servicios Maquinarias F&G el Tingo S.R.L.

4.2.- Operacionalizacion de las variables Variable Independiente: X = Costos por órdenes de trabajo INDICADORES: X1= La planificación de la prestación de los servicios X2= El control de la misma y sus consumos materiales y de mano de obra X3 = La determinación y cálculo de costes directos X4= La determinación y cálculo de costes totales X5= El control de los costes X6= Los cálculos de rentabilidades Variable dependiente. Y = Control de materiales, mano de obra y costos indirectos de Fabricación INDICADORES: Y1= Materiales Directos Y2=Materiales Indirectos Y3 = Mano de Obra Directa Y4= Mano de Obra Indirecta Y5= Costos Directos de Fabricación Y6= Costos Indirectos de Fabricación

V.- METODOLOGIA 5.1.- TIPO DE INVESTIGACIÓN 5.2.- UNIDAD DE ANALISIS: La unidad de análisis corresponden a la empresas de alquiler de maquinaria pesada que prestan servicios en la ciudad de Cajamarca. 5.3.- POBLACIÓN Y MUESTRA Se estudiara específicamente a la empresa de alquiler de maquinaria pesada la Fortaleza. 5.4.- MÉTÓDOS En el desarrollo de la presente tesis se realizara a través de la aplicación de los métodos de investigación que a continuación se indican: a) Generales: b) Específicos: 5.5.- TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE DATOS Técnicas e Instrumentos y Fuentes o Informantes. Cada Hipótesis debe ser contrastada a partir de los datos de los dominios de las variables que cada una de ellas cruza, por ello para poder contrastarlas dados los cruces de variables considerados, para obtener los datos de los dominios de esas variables, aplicaremos las siguientes técnicas, instrumentos, recurriendo a los siguientes informantes: Todo el personal que labora en la determinación de los costos y precios

a) La técnica del análisis documental. Utilizando, como instrumentos de recolección de datos: fichas textuales y de resumen; teniendo como fuentes libros sobre Logística, informes y otros documentos de la Institución, y de instituciones similares; que usaremos para obtener datos de los dominios de las variables: b) La técnica de la encuesta. Utilizando como instrumento un cuestionario; recurriendo como informantes a los funcionarios y personal que labora en las diversas actividades

de la “Empresa de alquiler de Maquinaria Pesada la Fortaleza”, mediante el cual aplicaremos para obtener los datos del dominio de las variables: 1) procedimientos seguidos 2) técnicas empleadas, 3) personal, 4) disposiciones internas, 5) recursos disponibles, 6) actividades del abastecimiento, Muestra de la Investigación Tipo de muestra aplicada a) El total de Informantes suman 20 trabajadores, la muestra ajustada determina un tamaño equivalente 32 servidores, sin embargo se ha considerado que es conveniente tomar para efectos de mejorar la investigación el solamente 20 trabajadores de la Población, que se describe de la siguiente manera: Total 32 Trabajadores Tamaño de la muestra La fórmula utilizada para determinar el tamaño de la muestra referente a los informantes es la siguiente: n = Z2 p q = E2 Dónde: N = 32 = Población: Número de servidores n = Valor de la muestra inicial (preliminar) no = Muestra Ajustada Z = 1.96 = Para un nivel de confianza del 95% E = 5% = Error Estándar p = 50% = Probabilidad a favor q = 50% = Probabilidad en contra El proyecto ha determinado el tamaño óptimo de la muestra como sigue: a. Tamaño Inicial o sin Ajustes: n = (1.96)2 (0.50)(0.50) = 0.9604 = 20 0.05)2 0.025

b. Tamaño Definitivo de la Muestra, o Muestra Ajustada: n 32 n0 = n0 = 32 1 + n – 1 1 + 32 – 1 N 32 Por lo tanto la muestra ajustada es de 20

Técnicas de recopilación de datos Los datos obtenidos mediante la aplicación de las técnicas e instrumentos indicados, se procesaran a través del programa computarizado de informática; y con ellos se realizaran los cruces que consideran las variables; y con precisiones porcentuales, con prelación en su ordenamiento de relevancia de mayor a menor; esta información se sustentará a través de cuadros, gráficos, etc. Por lo cual los resultados evidenciaran una realidad la misma que deberá ser analizada para contrastar cada variable y por extensión la Hipótesis planteada. Técnicas de Análisis a. Con respecto a las informaciones que se presentaran como resúmenes, cuadros, gráficos, etc. se formulan apreciaciones objetivas. Las apreciaciones correspondientes a informaciones del dominio de variables que han sido cruzadas en la hipótesis, estas serán usadas como premisas para contrastar la hipótesis antes indicada. b. El resultado de la contrastación de la hipótesis (que pueda ser prueba total, prueba parcial, disprueba parciales o disprueba total) dará base para formular una conclusión parcial (es decir que tendremos tantas conclusiones, parciales como la hipótesis swe haya planteado). Las conclusiones parciales, a su vez, se usan como premisas para contrastar la hipótesis. c. Observación La observación participante es como la labor de un periodista de la calle, pero involucrándose con los hechos e interactuando con las personas a visitar y con los profesionales de la vecindad: consejeros, abogados, pastores. Las preguntas son las mismas que en las encuestas, pero sin influir en los encuestados. El grupo de Profesionales o el de Personas Observadas puede ser indistintamente grupo de control o experimental, según si las variables a estudiar son dependientes o independientes. Este método es más caro y lento pero puede suprimir lagunas y sobre todo sesgos.. Uno de los grupos ha sido informado acerca del proyecto. Se trata de ver la influencia de la exposición a la información en la decisión a considerar. La estadística de todas las respuestas del grupo de personas observadas se puede o no contrastar con el grupo profesional y también éste puede ser el grupo a observar. Es una mínima experimentación. El principal problema es que las personas proyectan sus respuestas idealizando la situación y también contestando según sus necesidades, pero hay hechos sociales que se estudian mejor con este método. El problema de la observación está

relacionado con la descripción etics que podría hacer un observador externo, y la descripción emics que usualmente hacen los implicados en un proceso social. d. Documentación: Documentación es una vía, pero más bien debe acompañar a cada uno de los otros métodos como etapa preparatoria. Este análisis puede ser el estudio de otras encuestas o estadísticas, antecedentes o planteamientos previos. Se pueden definir algunas preguntas y si es preferible otro enfoque, como examinar indicadores o establecer prioridades sociales. Porque aunque parezca frívola la observación, las distintas perspectivas utilizan como variables dependientes las que otro considera independientes o no influenciadas. Además, en cierto punto por el objeto de estudio, los distintos enfoques de cada una de las ciencias sociales, principalmente en nuestro caso. También razonar sobre la conveniencia de someter a un segmento de la población a un método de observación participativa o encuestas piloto. Tal vez todo esto se va aclarado durante el proceso previo con el método teórico de documentación. e. Encuestas Las Encuestas son directas y rápidas para obtener datos de la Empresa de alquiler de maquinaria Pesada la Fortaleza. Se utilizara el tipo de entrevista estructurada que sigue el orden en las preguntas que ya han sido predefinidas y sigue el guion establecido. 5.6.- ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS Se calcula la dimensión suficiente de los datos obtenidos, y se genera una lista de números al azar, preferentemente con un ordenador, y a una población de personas numeradas se aplican las preguntas a los encuestados que tengan un número igual a alguno de la serie aleatoria que fue creada. Hay dos pasos esenciales y son el diseño de las preguntas y el análisis final para sacar conclusiones a un nivel de estadística descriptiva. Hay tratamientos muy bien elaborados y el más típico es exponer todo en porcentajes y medias, pero es mejor además hallar las correlaciones entre las respuestas y visualizarlas en gráficas, hay diseños gráficos de análisis espacial. Para familiarizarse con este método será suficiente ver una encuesta y sus resultados.

AGRADECIMIENTO

DEDICATORIA

PRESENTACIÓN

INDICE

INTRODUCCION Las empresas dedicadas al alquiler de maquinaria pesada, forman parte del grupo de empresas que prestan servicios a diferentes usuarios. Sus servicios son requeridos por productores que por diversas causas no poseen un departamento propio de servicios. Para registrar y presentar información de costos de producción se hace necesaria la aplicación de la contabilidad de costos, que trata de la acumulación, registro y asignación de costos dentro de los procesos productivos, presenta informes de producción y permite el análisis de los elementos del costo aplicados. La contabilidad de costos se vale de diversos métodos de registro de costos de producción. El método de costos por órdenes específicas de trabajo puede ser aplicable de manera precisa a las necesidades de información de las empresas de alquiler de maquinaria, al establecer un control efectivo de los elementos del costo y detallar los costos de los servicios prestados, que son los requerimientos básicos de información y control de estas empresas. En el presente trabajo se desarrolla la aplicación de un método de costos de órdenes específicas de trabajo, en una empresa dedicada a prestar servicios de alquiler de maquinaria pesada en la ciudad de Cajamarca El primer capítulo, relata las generalidades, breve historia, bases legales de constitución y elementos productivos comunes de las empresas dedicadas al lavado industrial de prendas de vestir nuevas. La contabilidad de costos, importancia y los diferentes métodos existentes son descritos en el capítulo II. El método de costos por órdenes específicas de trabajo, sus principales características, ventajas y desventajas y su funcionamiento en general es descrito en el capítulo III. En base a lo descrito en los capítulos I, II, y III, el capítulo IV aborda de manera específica, el problema que plantea el determinar los costos en una empresa de alquiler de maquinaria, aplicando el método de ordenes específicas de trabajo que puede ser de utilidad a otras actividades de servicios que sean similares en cuanto a características de producción y necesidades de información. Como parte final se presentan las conclusiones y recomendaciones derivadas de la investigación y el desarrollo práctico que conllevó el presente trabajo.

CAPÍTULO I 1. ASPECTOS GENERALES DE LAS EMPRESAS 1.1

INTRODUCCIÓN:

Empresa, en un sentido amplio, es cualquier unidad económica; también puede designarse a una actividad o proyecto iniciado. La definición que corresponde a la organización económica, comercial e industrial de empresas reviste tres atributos importantes: a) Es constituida por personas (es de carácter social). b) Se organiza para un fin. c) Implica el consumo de recursos económicos, (tiene un carácter económico). Las empresas pueden ser negocios personales o una sociedad de personas en cualquiera de sus modalidades, una vez constituida estará sujeta a regulaciones y a cumplir las formalidades indicadas en la legislación mercantil y fiscal aplicable. 1.2 DEFINICIÓN DE EMPRESA: Empresa: Una persona o un grupo de personas con intereses comunes de cualquier clase, en el ejercicio lícito de cualquier actividad económica; en caso de ser un grupo de personas, se constituyen en una personalidad jurídica separada y distinta de sus asociados1. La empresa“…se constituye como ente económico mediante un acto volitivo de una o más personas, las cuales, a través de la coordinación de unos factores productivos obtienen la creación de un determinado producto, su comercialización o bien, la oferta de servicios a una colectividad. 2 1.3 OBJETO DE LA EMPRESA: El objeto de una empresa se determina en relación a los fines planteados por la persona o personas que la constituyen: “OBJETO: Las sociedades deben tener un objeto formal para determinar su naturaleza civil o mercantil”3. Bajo este enfoque podemos agrupar a las empresas en dos tipos fundamentales: ____________ 1) STONER, James y FREEMAN, Edward. Administración. México, Prentice Hall Hispanoamericana S.A. 2008. 2) STONER, James y FREEMAN, Edward. Administración. México, Prentice Hall Hispanoamericana S.A. 2008. 3) IDEM

a) Entidades o empresas sin fines de lucro: son aquellos grupos de personas que se reúnen con un propósito determinado, cuya finalidad es el beneficio común de un sector social, económico, ecológico u otros y que no buscan retribuirse económicamente de la actividad que realizan. Estas entidades son conocidas como asociaciones civiles, fundaciones, organizaciones no gubernamentales u otros nombres que la ley refiere. b) Empresas industriales, comerciales o de servicios con fines de lucro: son aquellas empresas que se constituyen con la finalidad de ofrecer o intermediar bienes o servicios en un mercado económico determinado, con la finalidad de obtener ganancias o utilidades como producto de la venta de los bienes o prestación de sus servicios. Están sujetas a las disposiciones contenidas en la Ley General de Sociedades. El presente estudio versa en este tipo de empresas. 1.4 ADMINISTRACIÓN EN LA EMPRESA: Desde un punto de vista mercantil o industrial, una empresa se organiza con el fin de obtener una retribución económica como producto de su operación, sus directivos se esfuerzan por tomar las decisiones correctas con la información disponible para obtener resultados económicos atractivos. A este proceso se le conoce como Administración, el cual se considera como un “…proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajen juntas para lograr propósitos eficientemente seleccionados”4. Una empresa se vale de unidades administrativas, organigramas, planes, políticas, normas y procedimientos que permiten estructurar, controlar, evaluar y regir su funcionamiento. 1.5 EMPRESA DE ALQUILER DE MAQUINARIA PESADA La importancia de este tipo de empresa en nuestro país sigue a la tendencia de tercerizar equipos mundialmente, aunque puede estar demorada en nuestro país por la poca demanda que hay ante la falta de obras. Esta empresa servirá para las nuevas estrategias de producción, donde introducen cambios de hábitos en la actividad, ya que ahora las obras se ganan con márgenes muy pequeños por la dolarización y por la gran competencia, con plazos de entrega muy estrictos, es decir si el contratista no cumple, las penalidades son muy importantes.

Los constructores no pueden seguir corriendo riesgos con equipos que técnicamente no se ajusten a los requerimientos de sus iniciativas y recurrirán con mayor frecuencia al alquiler de la máquina más adecuada y especializada. Por lo tanto, generalmente bajo la consigna de reducir costos o no inmovilizar capitales, hoy en día a nivel mundial son muchos más quienes demandan por el alquiler de las maquinarias que necesitan y menos quienes compran equipos para sus emprendimientos. Además al alquilar no necesitarán de mucha inversión o endeudarse para poder obtener ciertas máquinas, al contrario sucede cuando se compran máquinas que luego en algunos de los casos no las van a volver a usar y las van a tener inactivas, y para recuperar parte de su inversión las van a tener que vender a bajos precios. La nueva sección de alquiler de maquinarias, ayudará mucho a las empresas industriales en el sentido de cuando necesiten equipos los cuales no son de uso frecuente por parte de ellos, exista la alternativa de alquilar, mientras dure el proyecto, así se evitan el tener que adquirir mas equipos en ciertos casos y aumentar innecesariamente sus activos, los cuales causan mayores gastos y cargas fiscales a ellos, al tener que pagar más impuestos. También esta compañía que renta equipos más que una empresa proveedora de máquinas en forma temporal se convertirá en un verdadero socio estratégico para las industrias, absorbiendo el mantenimiento técnico de repuestos de los equipos, ya que la máquina tiene que estar bajo óptimas condiciones al momento de alquilarla. Además en el caso de que ciertas compañías quienes deseen realizar ciertos trabajos, los cuales anteriormente los sub contrataban con otra empresa debido a que no poseían los equipos apropiados y no deseaban invertir para adquirirlos, podrán analizar la opción de alquilar los equipos usando su personal para realizar la obra, con esto abaratarían los costos de realizar ciertas obras. Con esto, no son los beneficios solo para los clientes si no que también para las empresas que prestan este tipo de servicios, los cuales se beneficiarán atrayendo nuevos clientes a quienes les atraerá la idea de alquilar. En Cajamarca, todavía no existen muchas compañías de alquiler de maquinarias, muchas veces lo que realizan las empresas cuando requieren de ciertos equipos por cortos periodos de tiempos y no los poseen, es el de acercarse a otras empresas ya sean de su mismo tipo de industria o de otra, y solicitar el alquiler de estas máquinas cuando se encuentran ociosas. Pero no siempre esto es posible o conveniente para las 2 partes. Esto sucede particularmente en épocas de recesión ya que este tipo de negocios ayuda y en alguna medida sigue ayudando a las empresas a obtener un ingreso extra para soportar otros costos operativos.

Pero además existen algunas empresas pequeñas, la cuales su principal función es el alquiler de maquinaria industrial, pero en la mayoría de los casos el de maquinarias pesadas como son retroexcavadoras, volquetas, concreteras, rodillos, moto niveladora, montacargas, grúas y otros más, cuyas características las detallamos a continuación. a. Definición de maquinaria El término maquinaria es de origen latino y hace referencia a todo lo que permite llevar adelante una determinada tarea, según el área en la que se esté trabajando. Antiguamente, el término era empleado para mencionar a todo arte que enseñaba las distintas etapas de la fabricación de las máquinas5. En la actualidad, maquinaria no solo comprende a las máquinas en sí sino también a las piezas u otros elementos que formen parte de esa ejecución mayor. Es decir, que la combinación de piezas, máquinas, accesorios, novedades técnicas, todo eso da como resultado la maquinaria propiamente dicha. No es casual, entonces, que a la maquinaria se la clasifique por el ambiente en el que se la utiliza. De ahí que exista una maquinaria agrícola, por ejemplo, entre muchas otras subdivisiones, como la maquinaria de guerra o la maquinaria agroganadera, etc. La denominación maquinaria también varía según su repercusión económica o industrial. O sea, desde un punto de vista económico, las maquinarias muchas veces son sinónimos de éxito en los países. Por lo tanto, si un país, en una determinada fracción de tiempo, tuvo una producción sostenida de un gran número de maquinarias, entonces esto será proporcional al nivel de producción industrial que ese país está teniendo6. Pero en el caso de esa misma industria, el término maquinaria está ligado más que nada a lo que ya hemos destacado: al de conjunto de herramientas o dispositivos artificiales que son facilitadoras de la realización de una tarea y que cuentan con un alto nivel de sofisticación. De ahí que maquinaria también sea sinónimo de mecanismo, de todo aquello que pone en marcha una cosa, que hace posible que una acción se realice.

_________________ 4) LORENZO, O. (1998). Sistemas integrados de planificación y gestión. ¿Cómo se prepara la empresa para los nuevos tiempos? En: Debates IESA, Vol. 4, No. 2, octubre-diciembre, Caracas. 5) Dounce Villanueva, Enrique. La Productividad en el mantenimiento Industrial. Compañía Editorial Continental. 2003. México 6) Dounce Villanueva, Enrique. La Productividad en el mantenimiento Industrial. Compañía Editorial Continental. 2003. México

b. Parámetros de clasificación de máquinas b.1. Maquinaria Pesada en la industria de la construcción En las últimas décadas, los adelantos en la tecnología de ingeniería y el aumento del uso de sistemas hidráulicos han hecho equipos de construcción más versátiles y efectivos. Los cables grandes y los voladizos se han sustituido por bombas hidráulicas, émbolos y mangueras que ocupan menos espacio y permiten un mayor margen de movimiento. El uso de equipo hidráulico y material de construcción más fuerte ha aumentado considerablemente las capacidades de operación del equipo de construcción moderno. Este aumento de capacidades exige el uso de fluidos hidráulicos y lubricantes de calidad que toleren condiciones de operación estrictas7. b.2. Maquinas removedoras de tierra Las maquinas removedoras de tierra se utilizan típicamente para nivelar y mover grandes cantidades de tierra. Estas máquinas incluyen tractores, cargadores, motoniveladoras y aplanadoras. Una vez que se ha excavado la tierra, debe quitarse y moverse fuera del paso. Las máquinas transportadoras también se utilizan para nivelar los sitios nuevos de construcción. Las máquinas transportadoras se utilizan en un ciclo para despejar el sitio de construcción, para quitar escombros, nivelar el sitio y dar acabado a la tierra. Al inicio de un proyecto, los tractores se utilizan generalmente para despejar la vegetación y cualquier otro obstáculo no deseado8. Los cargadores se utilizan entonces para quitar los escombros no deseados. Las motoniveladoras y las aplanadoras siguen con el nivelado y el acabado de la tierra.

________________ 7) Roy Jorgensen Assoc. Inc. & Héctor E. Ochoa U. “Manual de administración de Equipos, Dirección General de Caminos, Ministerio de Comunicaciones, Transporte y Obras Publicas, 2008. Guatemala. 8) IDEM

1. Excavadoras Las excavadoras son similares a las palas de superficie, pero con unas pequeñas diferencias. Las excavadoras se utilizan para cavar casi cualquier material debajo del nivel de las orugas ó a determinadas distancias de altura dependiente del alcance que tenga. Las excavadoras se utilizan para todas las aplicaciones que implican excavación, incluyendo zanjas, sótanos, cimientos, destape de tuberías enterradas y cualquier otro trabajo de excavación en espacios confinados. Pueden utilizarse también como una grúa pequeña para instalar tuberías y apuntalamiento de capas. La excavadora tiene un armazón base que sostiene las orugas e impulsa los componentes del montaje. La superestructura sostiene el aguilón y el cucharón, el motor la cabina y los controles, y el sistema hidráulico. La excavadora también tiene capacidad de girar la superestructura 360 grados sobre el armazón base. Como en el cucharón es donde se concentran todos los esfuerzos de penetración es importante el mantenimiento del mismo y de la utilización de la herramienta de corte adecuada a la aplicación9.

Fig. 1 Ilustración de una excavadora Cat modelo 320C

_____________ 9) Manual de Operación y Mantenimiento. Retroexcavadoras Cargadoras 420D y 430D. Caterpillar Inc. 2008

2.

Tractores

Los tractores son una de las máquinas más versátiles utilizadas en la industria de la construcción. Con frecuencia se utilizan para desmontar la superficie de la tierra, para despejar vegetación, para excavaciones de poca profundidad, para empujar otras máquinas de construcción, para dar mantenimiento a caminos de transporte, para abrir caminos pilotos, para extender, para nivelar y para romper terrenos. Los tractores son principalmente movedores de tierra a corta distancia. La corta distancia se considera cualquiera menor de 300 pies (90 m)10.

Un tractor consiste de una unidad de fuerza montada en un armazón con una cuchilla. El armazón base sujeta el montaje para la cuchilla de empuje, la rueda dentada motriz, y los rodillos para las orugas. El armazón base también sujeta el cuerpo superior del tractor. La superestructura está montada sobre el armazón base. La superestructura sujeta el motor, la transmisión, la parte hidráulica, la cabina y los controles. Los tractores pueden tener orugas o ruedas, aunque el tipo de ruedas se usa muy poco en la actualidad. La cuchilla se extiende al frente de la máquina y la sujetan dos conexiones de brazo fuerte. La cuchilla está controlada por dos juegos de cilindros hidráulicos dobles; un juego está conectado a los brazos y controla la inclinación de la cuchilla, el otro juego está conectado al armazón superior y controla la elevación de la cuchilla. Normalmente, la cuchilla es angular para depositar el material a un lado. Un tractor utiliza cuatro tipos básicos de cuchillas: recta, angular, en U y de empuje11. Similarmente a la pala de superficie y a la excavadora, las uniones móviles en el brazo y los de la cuchilla requieren lubricante para proteger contra las condiciones ambientales. Los accesorios de engrasado para las uniones y otras piezas móviles requieren un lubricante para presión extrema que resista el lavado por agua y la oxidación. El lubricante también debe proteger contra el desgaste bajo cargas pesadas. Los lubricantes que se utilizan en los tractores deben funcionar bien en temperaturas altas y bajas. Los lubricantes con características de un buen bombeo son ideales para los tractores con sistemas de lubricación centralizados. Los tractores también utilizan fluidos hidráulicos con características similares a aquellos que se utilizan en las palas de superficie y las excavadora12.

__________ 10) Manual de Operación y Mantenimiento. Retroexcavadoras Cargadoras 420D y 430D. Caterpillar Inc. 2008

11) IDEM 12) IDEM

2.1 Cuchilla recta Un tractor equipado con una cuchilla recta generalmente se conoce como hoja de empuje recta. Una cuchilla recta es principalmente una cuchilla para trabajo pesado que se utiliza para excavar, amontonar material, hacer zanjas y rellenar. La cuchilla puede estar inclinada, siendo así una excelente herramienta de penetración en superficies duras. Las cuchillas rectas también se pueden usar para desalojar cantos grandes. Aunque la cuchilla se llama cuchilla recta, la mayoría de las cuchillas son curvadas perpendiculares a la línea de corte. La curvatura permite que el material ruede hacia delante. El volumen de material que se puede mover hacia delante depende del tamaño y de la forma de la cuchilla13. 2.2 Cuchillas Angulares Las cuchillas angulares se utilizan para acomodar material a un lado. Los tractores equipados con una cuchilla angular se conocen como topadora angular. Las cuchillas angulares son generalmente más anchas y más pesadas que las cuchillas rectas para permitir el corte de un campo de ancho total cuando está en ángulo. Las cuchillas angulares están montadas en un armazón en forma de C que permite a la cuchilla tener un ángulo hasta de 25 grados a la derecha o a la izquierda. La cuchilla angular se puede inclinar pero no ladear. Las posiciones de la cuchilla angular crean un movimiento hacia los lados de la carga en referencia al movimiento hacia delante del tractor. La topadora angular se utiliza para nivelar y cambiar pendientes, para abombar caminos, relleno lateral de zanjas y para hacer pequeñas cunetas. Se utiliza para abrir caminos en terrenos accidentados y es mejor que la cuchilla recta para rellenar zanjas pequeñas. Sus desventajas son su costo más elevado, peso y mantenimiento; torpeza en espacios restringidos y dificultad para dar vuelta con gran carga14.

2.3. Cuchilla en U Las cuchillas en U son similares a las cuchillas rectas pero con una curvatura mucho más profunda que alcanza la forma en U. Los extremos exteriores de la cuchilla tienen un pequeño ángulo hacia adentro para reducir el derrame de material suelto. Las cuchillas en U se utilizan para acarrear volúmenes mucho más grandes de material. Sin embargo, debido a su forma, sus funciones se limitan a tierra o rocas ligeras, no cohesivas ni sueltas15.

____________________ 13) Manual de Operación y Mantenimiento. Retroexcavadoras Cargadoras 420D y 430D. Caterpillar Inc. 2008 14)IDEM 15)IDEM

2.4 Cuchilla de Empuje Las cuchillas de empuje son herramientas para uso general, no de elaboración. Se utilizan principalmente para empujar palas de arrastre de carga. Las palas de arrastre pueden cargarse por si mismas en tierra muy ligera pero generalmente las debe empujar un tractor para ayudar con la carga. Las cuchillas de empuje son más angostas y más compactas que una cuchilla normal. Usualmente están endurecidas con una placa de empuje que hace a la cuchilla mucho más fuerte. Las cuchillas de empuje también están equipadas comúnmente con amortiguadores para absorber los golpes del contacto inicial con la pala de arrastre16.

Fig. 2 Ilustración de un tractor Cat modelo D6R

3. Cargadores Frontales El cargador es una máquina versátil, de auto propulsión que está montada sobre orugas o ruedas. También se conoce como una pala cargadora, una pala tractor o un cargador frontal. Los cargadores están equipados con un cucharón montado al frente con el cual pueden cavar, agarrar con depósitos,

cucharón,

levantar,

acarrear

y

vaciar

en

unidades

de

arrastre,

tolvas, transportadores y pilas de existencias. Otros aditamentos montados al

frente y atrás permiten trabajar como topador, pala de arrastre, mordaza, horquilla elevadora, rompe terreno, cuneta, zanja, montacargas17. ____________ 16) Manual de Operación y Mantenimiento. Retroexcavadoras Cargadoras 420D y 430D. Caterpillar Inc. 2008 17) IDEM

Los cargadores y las máquinas de arrastre con frecuencia trabajan juntos. Los cargadores son muy similares al tractor en su apariencia, salvo que un cucharón esta montado al frente de la unidad de fuerza en lugar de una cuchilla. Por lo tanto, los lubricantes que se utilizan en los cargadores son los mismos que se utilizan en los tractores.

Los cargadores de orugas son casi idénticos en apariencia a los tractores y se utilizan principalmente para cargar y empujar material suelto. El motor, los engranajes y el sistema hidráulico son similares al tractor, pero la posición de las orugas está más al frente para proporcionar u contrapeso cuando se carga y distribuir el peso más uniformemente cuando el cucharón esta completamente cargado.

El armazón y el armazón del frente del cargador de tipo orugas están hechos de acero. El cucharón esta controlado por arietes hidráulicos, el sistema hidráulico incluye una bomba hidráulica sobre una transmisión viva desde el motor, una válvula de control de escape de presión, una reserva de aceite, filtros y controles. Los cargadores tipo orugas están equipados con dispositivos de corte para desengranar los controles del montacargas cuando el cucharón alcanza altura predeterminada18.

Los cargadores tipo orugas tienen la ventajas de buena flotación y tracción en terreno suave o disparejo. Funcionan sobre objetos puntiagudos que romperían los neumáticos y tienen un diseño compacto para maniobrabilidad en lugares estrechos. Sin embargo, están limitados por su velocidad lenta.

Los cargadores de ruedas se utilizan principalmente para apilar montones y cavar en terrenos suaves. Su estructura es muy diferente a las máquinas de orugas. Consisten de un armazón pivotado con el motor montado sobre las ruedas traseras. La cabina está montada sobre el armazón del frente o de atrás, dependiendo de la preferencia del fabricante. El pivote proporciona al cargador buenas capacidades de maniobrabilidad. Permite que el armazón del frente gire hasta 40 grados a cualquier lado de la posición del frente. esta característica es muy útil cuando se requiere girar en un radio pequeño19. _________ 18) Manual de Operación y Mantenimiento. Retroexcavadoras Cargadoras 420D y 430D. Caterpillar Inc. 2008 19) IDEM

Fig. 3 Ilustración de un cargador frontal Cat modelo 950

4. Retroexcavadora Muchos sitios de construcción requieren excavación de cosas como cajas de registro y zanjas de desagüe, y la carga de materiales sueltos en máquinas de acarreo para su traslado. La mayoría de este trabajo se realiza a menor escala. La retroexcavadora/cargador de cucharón es la herramienta perfecta para este trabajo. Consiste de un armazón rígido, un cucharón cargador y una retroexcavadora. Por lo general, el motor y la transmisión son similares a aquellos que se encuentran en otras unidades de carga y operan con una acción de carga similar. Sin embargo, la transmisión usualmente se mueve a un asiento y panel de control independientes para operar el cargador o la retroexcavadora. La retroexcavadora puede girar en un margen de 90 grados. Mientras que la retroexcavadora está en uso, la máquina debe estar estabilizada mediante el uso de voladizos operados hidráulicamente en la parte posterior y el cucharón al frente, lo cual reduce el movimiento y la fuerza en los ejes20.

________________ 20) Manual de Operación y Mantenimiento. Retroexcavadoras Cargadoras 420D y 430D. Caterpillar Inc. 2008

Fig. 4 Ilustración de una retroexcavadora Cat modelo 416D

5. Motoniveladora Muchos proyectos de traslado de tierra requieren que la tierra final tenga un acabado preciso sin ondulaciones ni curvaturas. Aunque un operador capacitado para manejar un tractor podría lograr resultados satisfactorios, la motoniveladora esta diseñada específicamente para trabajos como perfilado, acabados, recorte de cimientos, recorte de superficies de subbase en caminos

y terraplenes,

alisado de paredes

en

diques llenos de tierra

y dar

mantenimiento a caminos de acarreo21. El motor, la transmisión, la cabina de conductor y los controles están en la parte posterior del armazón. La transmisión puede se de tipo embrague, convertidor de torsión o de tipo hidrostático. La transmisión necesita suministrar engranaje lento y poderoso para trabajo pesado o preciso, velocidad moderada para trabajo más ligero, poder viajar a velocidades hasta de 35 millas por hora y ser capaz de moverse en reversa. Las máquinas modernas permiten al conductor trabajar sentado y aún ver claramente para maniobrar la cuchilla. La cuchilla opera de manera similar a la cuchilla del tractor, pero está colgada entre el eje frontal y lo ejes posteriores en lugar de estar frente a la máquina. La cuchilla en máquinas modernas se opera hidráulicamente desde la cabina del conductor y se puede girar en un círculo de 360 grados22. _______________

21) Manual de Operación y Mantenimiento. Retroexcavadoras Cargadoras 420D y 430D. Caterpillar Inc. 2008 22)IDEM

La cuchilla se puede mover un promedio de tres pies (90 cm.) de cada lado. La mesa redonda que lleva la cuchilla se eleva, baja e inclina mediante dos brazos. Las ruedas del frente sujetan una viga puente larga de la cual cuelga la cuchilla. Algunos tipos tienen una viga que está unida con pivotes al armazón posterior para permitir un radio pequeño de vuelta y dar más maniobrabilidad, así como permitir un ángulo acodado. En otros modelos, la conexión es rígida y la dirección sólo es posible a través del eje frontal. Este diseño permite a las ruedas apoyarse para resistir las cargas laterales y operar a diferentes profundidades para perfilar terraplenes. Las ruedas posteriores tienen accionamiento por dos poleas y están activadas a través de una transmisión de cambios23.

Las uniones móviles y la mesa giratoria requieren de engrasado que resista la corrosión y el lavado por agua, que proporcione protección para cargas y fuerzas pesadas y que trabaje bien en diferentes condiciones ambientales. El sistema hidráulico requiere un fluido que proporcione protección contra corrosión y desgaste a los componentes hidráulicos críticos, que resista la oxidación para una vida de servicio más larga, que libere el aire arrastrado rápidamente e impedir depósitos de lodo y barniz. La transmisión debe lubricarse con lubricante con anti-desgaste que resista la degradación térmica24.

Fig.5 Ilustración de una motoniveladora Cat modelo 140H 23) Manual de Operación y Mantenimiento. Retroexcavadoras Cargadoras 420D y 430D. Caterpillar Inc. 2008 24) IDEM

6. Rodo compactador de terracería Se utiliza cuando la superficie de terracería ya ha quedado al nivel deseado y se necesite cierta cantidad de compactación, previo a la aplicación de algún recubrimiento asfáltico ó de concreto en el caso de carreteras. También se utiliza para la compactación de rellenos, instalándole ciertos aditamentos al rodo liso25.

Fig. 6 Ilustración de un rodo compactador de terraceria Cat modelo CS-433C

___________________ 25) Manual de Operación y Mantenimiento. Retroexcavadoras Cargadoras 420D y 430D. Caterpillar Inc. 2008

c. Mercado objetivo "Segmentar" un mercado significa dividir el mercado en partes o segmentos. Cada segmento debe estar conformado por grupos homogéneos de consumidores, es decir, que tengan los mismos gustos y preferencias. Es posible entonces, dividir el mercado de consumidores en función de algunas características que los hagan particulares para así poder concentrar la estrategia de ventas en un solo tipo de cliente26. El mercado es demasiado amplio y no se puede abordar por completo, al menos no en un primer momento. Por lo tanto se debe escoger uno o varios segmentos de mercado para dedicarse a ellos y entenderlos lo mejor posible. Para ello es necesario: 

Determinar las diferencias entre los grupos de mercados.



Elegir los grupos más atractivos.



Aplicar una estrategia de mercado

Para determinar las diferencias entre segmentos de mercado es necesario identificar las características del mercado actual, ver cuales son sus tendencias y variables que influyen en él, como la edad, el nivel de ingresos, la clase social, ocupación o profesión así como la ciudad, el clima, la cultura, las costumbres, entre otros. Una vez que se realice en forma detallada el estudio de cada segmento de mercado, debemos elegir entre cualquiera de las siguientes estrategias27. c.1. Características del mercado industrial de alquiler de máquinas En la actualidad, las características del mercado industrial de alquiler de máquinas son28:  Mercado poco desarrollado: Hay pocas empresas que ofrecen el servicio de alquiler de máquinas ya que las ganancias son a muy largo plazo.  Mercado con poca competencia profesional: La mayoría de empresas de máquinas industriales venden máquinas y no alquilan, o en su defecto las pocas máquinas que alquilan no las tienen en gran cantidad o en buen estado puesto que son máquinas de segunda mano.  Las tendencias del mercado de alquiler van en crecimiento debido a que la economía del país no permite darse el lujo de tener activos y costos fijos cada vez más altos en ____________ 26) JONES, Gareth y HILL, Charles. Administración estratégica. McGraw Hill, Tercera Edición. 27)IDEM 28) IDEM

empresas industriales.  Debido a la dolarización en este sector industrial, la economía peruana se vio afectada por los altos costos de transacción y del dinero, lo cual dificulta la inversión para compras de activos, quedando como una opción el alquiler.  La tercerización de ciertos trabajos ocasionales, están ganando un buen puesto dentro del mercado, lo cual favorece al negocio del alquiler en los tiempos que duren los trabajos.  El mercado actualmente presenta una competencia muy voraz, en parte por la dolarización y la globalización, incentivando a muchos pequeños comerciantes a ganar pequeños márgenes por vender ciertos productos industriales que no estaban acostumbrados a vender en el pasado

c.2. Posibles estrategias de mercado: Entre las posibles estrategias de mercado están las siguientes29:  Aumentar la participación en el mercado. Implica "robar" el mercado a otros. Ello es posible cuando el producto tiene potencial y el mercado está en crecimiento o cuando se tiene una capacidad instalada ociosa. Entre las medidas que se pueden adoptar tenemos la reducción en el precio, una mayor promoción, publicidad y mejoras en el producto.  Cosechar en el mercado. Es explotar a un producto en declive. Se aplica cuando el futuro del producto es incierto. Para ello se deberá eliminar gastos de promoción y publicidad, servicios y otros costos. Es preferible mantener el apoyo de consumidores y empleados.  Salir del mercado. Puede darse un caso en el que tomemos la decisión de salir del negocio debido a la mala posición de la empresa en el mercado, ya sea porque el producto no puede satisfacer a los consumidores o porque el propio mercado no presenta verdadera rentabilidad. La estrategia que se aplicará será la de cosechar un mercado, puesto que el mercado de alquiler de las máquinas industriales no está desarrollado en el país por las pocas compañías que participan de esta actividad comercial, sabemos que hay una necesidad no satisfecha de los clientes por la poca oferta de máquinas industriales para alquilar, siendo esta la mejor _____________ 29)JONES, Gareth y HILL, Charles. Administración estratégica. McGraw Hill, Tercera Edición.

oportunidad que tiene la empresa en el mercado. c.3. Definición de mercado objetivo. El mercado objetivo al cual la sección de alquiler se debe concentrar a las empresas o persona natural dentro de todas las diferentes industrias que hay, especialmente el sector de la construcción (ya que son los tipos de empresas que más existen), que deban realizar obras de mantenimiento y de construcción ya sea en empresas suyas o como sub contratistas de otras30. Y que cuando deban realizar trabajos para los cuales no cuenten con los equipos apropiados, deban elegir entre comprar o alquilarlos. De ahí viene que la labor de esta sección es persuadir a esos clientes, que tengan necesidades de alquiler equipos que se encuentren a disposición de alquiler, demostrando las ventajas que representan el alquiler de máquinas sobre la opción de comprarlas, dependiendo cual sea el caso. d. Competencia Se conoce como competencia al conjunto de empresas que ofrecen productos iguales (o similares) a los de la empresa o producen bienes "sustitutos" (que sustituyen en el consumo a los productos de la empresa industrial). Es usual que cuando hablamos de competencia nos venga a la mente empresas que son nuestra directa competencia: aquellas que producen o comercializan los mismos productos. Pero la competencia no se limita al caso de las empresas que compiten con la nuestra línea directamente (con los mismos productos). También se considera competencia a las empresas que ofrecen productos que pueden sustituir a los nuestros, llamándose productos sustitutos31 1.5. PROTOCOLO DE LA SECCIÓN DE ALQUILER A continuación se analizarán ciertas cosas que se deberán tomar en cuenta para el éxito de la sección del servicio de alquiler. ________________ 30) Krajewski, Lee J., Ritzman, Larry P. Administración de Operaciones Estrategia y Análisis. 5ta. Edición. México: Pearson Educación, 2000. 928pp. 31) IDEM

a) Garantías a la entrega de las máquinas para alquiler: Se necesita recibir por parte del cliente que este interesado en alquilar ciertas garantías. Si es un cliente de confianza de la empresa se le podrá entregar los equipos más fácilmente, solo firmando un acta de recepción del equipo en buena estado. En caso de que no sea muy conocido por la empresa, o no sea de la confianza de esta, se pedirá que deje garantías por el equipo llevado. Esta será de un valor representativo al equipo que se lleva en alquiler. Esta garantía se podrá dar mediante un cheque de la empresa, firma de un pagare, o voucher firmado de una tarjeta de crédito. Con esto se puede garantizar en parte que no se roben los equipos o el pago ocasionado por el alquiler. b) Recepción y devolución de los equipos. Los equipos serán entregados en perfecto estado previo chequeo por parte del personal del almacén para probar su correcto funcionamiento. Al devolver el cliente los equipos, deberán ser probados si es posible en presencia de la persona que lo devuelve para verificar el estado al recibirlo. En caso de que haya un mal funcionamiento y se haya dado por mal uso de los equipos alquilados, el costo de reparación deberá ser asumido por el cliente. Si el cliente no lo desea pagar se cobrará la garantía. En caso de ser falla del equipo, habrá primero que verificar si la garantía de fabrica esta vigente porque la mayoría de equipos tienen de 2 a 3 años de garantía. De darse el daño por exceso de uso o por descuido en el mantenimiento del personal de la sección de alquiler, estos costos deberán ser asumidos por la sección o analizar la opción de cambiar el equipo por uno nuevo, dependiendo del costo aproximado de la reparación. c) Identificación de los equipos. Cada equipo al ser entregado al cliente para ser alquilado, en la nota de entrega deberá aparecer el número de serie de los equipos para poder ser identificados y evitar algún cambio mal intencionado. Adicionalmente, cada equipo se les pintará una franja con el logotipo de la empresa, el número de máquina, y los teléfonos para casos de que tenga dudas el cliente sobre el funcionamiento de estos.

Esta también será una manera de publicitar el servicio de alquiler, en los lugares donde las máquinas trabajen, y adicionalmente se los podrán identificar fácilmente. d) Transporte para entrega y devolución de los equipos. Se ofrecerá de manera gratuita el transporte para la entrega de los equipos rentados. Siempre y cuando los lugares de trabajo estén dentro de los perímetros de la ciudad. Caso contrario el cliente será la persona encargada de ir a retirar los equipos en las instalaciones del almacén. La entrega de los equipos en los lugares de trabajo, también asegurará si es que el cliente esta realizando alguna obra y cuanto tiempo aproximadamente usará estos equipos, y saber por cualquier inconveniente donde están los equipos rentados. La devolución de las máquinas también podrá ser hecha por la sección de alquiler, a solicitud de los clientes, pero con un cargo adicional por el retiro de los equipos dependiendo el lugar del trabajo. e) Mantenimiento de los equipos que se usan por largos periodos. Hay ciertos equipos, como los que tienen motores a gasolina o diesel, que necesitan mantenimiento por cada tiempo de uso, es decir cambio de aceite y cambio de filtros. Este mantenimiento se deberá realizar por la sección de alquiler de acuerdo a las horas de uso diario que va a tener cada máquina., esto asegurará el buen desempeño y la durabilidad del equipo rentado. Esto sólo se usará cuando el cliente alquila los equipos por tiempos mayores a 15 días seguidos. El mantenimiento solo se podrá realizar en los equipos que se encuentran dentro del perímetro de la ciudad. En caso de que los equipos son llevados a otras ciudades, se les deberá explicar que mantenimientos deben realizar y cada que tiempo, para que les hagamos llegar los filtros y aceites sin costo alguno para que ayuden a la sección a darle el mantenimiento necesario. En caso de haber alguna obra un poco grande fuera de la ciudad, y el cliente decida alquilarnos gran parte de los equipos, ahí si será necesario enviar a alguien del personal de

mantenimiento de los equipos para que asesore el uso de los equipos y les haga los cambios respectivos según los equipos alquilados. Hay otros equipos los cuales están libres de mantenimiento, estos no habrá necesidad que el personal de mantenimiento los visiten. Ya que están hechos para ser usados todo el día. f) Forma de pago: La forma de pago dependerá del cliente y el tiempo estimado que ellos alquilarán los equipos. En caso de ser una empresa conocida y el cual va a necesitar los equipos por varios meses, se cobrará por mes. En caso de no pagar las facturas a tiempo se les quitará los equipos hasta que paguen las facturas vencidas. En caso de ser una empresa mediana a la cual la empresa no tenga tanta confianza en su pago, y que van a alquilar los equipos por aproximadamente un mes o un poco mas, se les cobrará semanalmente, también en caso de que se atrasen en el pago de el alquiler de los equipos, estos serán sacados de los lugares de trabajo, hasta ponerse al día en las facturas vencidas. Si una persona natural desea alquilar por periodos muy cortos, como 3 a 4 días. A parte de tener la garantía como seguro de pago, se le cobrará al devolver los equipos. En caso de no hacer el pago, se cobrará la garantía que se dejó. g) Precios y descuentos. Los precios serán diarios, y contarán todos los días de la semana, incluso los domingos y los feriados, aunque no usen los equipos. Los descuentos si existirán, pero dependerá de la cantidad de equipos que lleven, el tipo de empresa quien esta interesado en alquilar y el tiempo estimado de alquiler, tomando en cuenta el tiempo de alquiler como la principal variable para otorgar los descuentos. 1.6. ESTRUCTURA DE LOS DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Para un correcto desempeño de esta sección se deberán tener en cuenta diferentes departamentos, con labores especificas. empresa.

Sobre todo siempre estará la gerencia de la

a) Organigrama de la sección de alquiler A continuación se muestra el organigrama de cómo estará compuesto la sección de alquiler dentro de la compañía industrial

Cuadro (1) Organigrama

Gerencia de la Empresa

Administrador General de la Sección de Alquiler

Secretaria

Taller

Dep. Contable

Dep. Compras

Dep. Ventas

Compras Nacionales

Ventas Internas

Compras Internacionales

Ventas Externas

ELABORACIÓN: El Autor

La descripción de las funciones de cada uno de los departamentos a continuación: a) Administración General: El cual va a ser una persona quien estará encargada de controlar todos los otros departamentos de la sección y verificar el correcto desempeño de estas. El deberá estar al tanto de todo, y será el responsable de lo que suceda dentro de la sección. b) Departamento Contable:

Para la administración de los ingresos y egresos de esta sección de la compañía, la contabilidad se llevará a cabo por el mismo departamento contable del almacén, pero independientemente. Esto nos servirá para conocer la rentabilidad de este servicio y si amerita mantenerlo o no abierto. Todos los gastos que se produzcan por el alquiler serán contemplados dentro de la contabilidad de la sección y así también sucederá con los ingresos que genera este. El salario del departamento contable será pagado por la compañía, pero la sección de alquiler asumirá un porcentaje de remuneración que ellos perciben por llevarle la contabilidad. c) Compras: Este departamento se encargará de realizar las compras a nivel nacional o internacional, va a ser el mismo departamento que usa la empresa, solo que las máquinas que se decidan adquirir deberán estar bajo pedido del administrador, el cual deberá de justificar la compra de cada una de las máquinas o de los repuestos que se necesiten para dar mantenimiento a los equipos. d) Ventas y comercialización: Con el objetivo de optimizar los gastos se aprovecharán el uso de los actuales vendedores de la empresa para promocionar el servicio, los cuales se les darán pequeños porcentajes de comisión por traer a nuevos clientes o convencer a los clientes actuales de alquilar equipos. Los vendedores serán de 2 tipos: internos, los que se queden dentro del almacén, quienes sabrán el funcionamiento de los equipos para explicárselo a las personas que se acerquen a la sección. Y los vendedores externos que serán los encargados de promocionar este servicio con los clientes actuales, para cuando estos realicen las visitas. e) Taller de reparación y de mantenimiento Aquí es donde se realizarán el mantenimiento de los equipos, para que se encuentren en óptimas condiciones para cuando el cliente desee alquilarlo.

Se usará los mismos

mecánicos que ya poseen en el almacén y los mismos instrumentos que ya tiene el taller actual, en caso de necesitar implementarlo con mayores herramientas se procederán a la

compra de estos. Lo que se buscará es siempre tener al equipo en óptimas condiciones antes de que sea alquilado. Esto garantizará el buen funcionamiento de las máquinas, como la satisfacción del cliente y la durabilidad de los equipos. 1.7. LISTADO DE EQUIPOS PARA ALQUILER Del listado de equipos para alquiler todos los equipos entrarán al proyecto menos los rodillos de compactación, porque su costo es muy alto para la tasa de frecuencia de alquiler que se estimó. Es decir que era muy difícil la recuperación del capital que se inverta. a. Características de equipos a alquilar A continuación se detallará brevemente la característica de cada uno de los equipos que se piensan alquilar con su respectivo precio al cual se le compraría al almacén localmente. 1. frecuencia estimada de alquiler por máquina Después de haber tabulado la tabla de los equipos para alquiler, debemos obtener la frecuencia con la que nos van a alquilar las máquinas, para ver si es rentable o no el alquiler de estos equipos. La frecuencia con la que cada encuestado piensa que va a alquilar cada máquina, fue preguntada en las encuestas. Luego con estos datos se saco un promedio estimado de con que frecuencia nos iban a alquilar cada máquinas. Esta frecuencia dependerá de que tipo de obra adquiera el cliente, a veces alquilarán por varias semanas, mientras otras veces quizás requerirán el equipo un par de días. Para obtener los días estimados de alquiler por cada una de las máquinas, pensamos que de los encuestados que nos dijeron que estarían dispuestos a alquilar una máquina, con ese dato tomamos como si fueran los clientes que estarían dispuestos a alquilar las máquinas no solo a esta compañía, sino que podría ser a cualquier otra. De aquí calculamos que solo el 35% de las personas encuestadas nos alquilarían a nosotros los equipos por ellos seleccionados, este porcentaje pensamos que es muy aceptable, ya que

no todo el mercado son los que encuestamos y ya que no existe mucha competencia actualmente, ni amenazas de competencia en un futuro a corto plazo. Luego según la cantidad de personas dispuestas a alquilar y tomando la frecuencia de alquiler, debemos sacar que cantidad de máquinas debemos de tener disponibles para alquilar por cada uno de los diferentes tipos. Para sacar esto se multiplico las personas que esperamos que nos alquilen cada máquina por la frecuencia en días estimados por cada vez que se alquilen los equipo y esto dividido para 365 días que tiene el año. Al obtener la cantidad mínima de máquinas que se deben tener, luego debemos tomar en cuenta que no todos los clientes necesitan los equipos cuando el otro cliente lo termine de usar, si no que habrá veces que 2 clientes necesiten el mismo equipo para los mismos días, o que un cliente no necesite solo una máquina, sino que varias. Es por esto que se sube un poco más la cantidad de máquinas, dándole un espacio razonable donde pueden dejar de ser alquiladas, para que así nos podamos adelantar a cuando suceda esto y tener la cantidad óptima de las diferentes máquinas. 2. los ingresos de la sección de alquiler Los ingresos para la sección de alquiler estarán determinados por los días estimados de alquiler y el precio por día pagado por cada máquina. Se ha calculado que los ingresos subirán un 5 % acabado cada año. Esto se puede dar por algún ajuste de precio o por un incremento de los días de alquiler de las máquinas. Como no puede ser mucho el cambio sólo se tomó un 5 % porque si luego fuera mayor quizás habría que aumentar el número de máquinas. También tendremos otros ingresos, los cuales tratan de pequeños ingresos que se tendrán por ir a retirar los equipos de los lugares de trabajo. Esto tendrá un costo adicional al día pagado por alquiler. 3. gastos de la seccion de alquiler Los gastos de la sección de alquiler se dividen en gastos de sueldos fijos, gastos de sueldos variables, gastos misceláneos y gastos pre operacional.  Los gastos sueldos fijos, son los sueldos que se van a pagar a cada uno de los empleados de la sección de alquiler.

Además se tendrán 3 mecánicos para el taller, uno será mecánico de motores, el otro electricista y el tercero será el responsable de ir a los lugares de trabajo de los equipos a revisar el funcionamiento de estos y se encargará de darles el mantenimiento requerido. Luego el departamento contable solo contará con una persona, la cual ayudará al contador de la empresa a llevar la contabilidad solo de la sección de alquiler, como se factura con la misma razón social solo habrá necesidad de una persona quien lleve toda la información contable en orden y se la de al contador general de la empresa para que luego el solo la procese.  Los gastos de sueldos variables, consisten en las comisiones por ventas que se darán a los vendedores de la empresa quienes ayuden a conseguir clientes para esta sección de alquiler. Se calculo darles un porcentaje del 4% el cual nos parece muy apropiado. Para el calculo dentro de los gastos, se tomó que el 50% de nuestros clientes vendrán a consecuencia de los vendedores, quienes serán una gran fuente de información para los clientes industriales y quienes los pueden persuadir de que alquilen los equipos, ya que tienen un poco más de confianza con las personas de las empresas.  Los gastos misceláneos, son los gastos varios que se presentan mensualmente en la empresa, como los servicios básicos y el combustible para transportación. Los carros que se usarán para no encarecer más el proyecto, son los mismos carros de la compañía, lo que si se hará es pagar el combustible que se consuma por ir a dejar o retirar los equipos. Dentro de los gastos por publicidad y artículos promocionales, están contemplados ciertos folletos y documentos promocionales de este servicio para los clientes que vayan al almacén o para dárselo a los vendedores y que los repartan. El valor que se considera no es muy alto, ya que como son empresas industriales son muy pocos los clientes a diferencia de la empresas de consumo masivo. También se tomó en cuenta dar un margen del 2% de todos los gastos estimados mensualmente, los cuales servirán para cubrir ciertos gastos imprevistos que ocurren durante el funcionamiento.

Además en los gastos se considera un 10% de los ingresos por alquiler mensuales, destinados para el gasto por reparaciones y mantenimientos de los equipos alquilados. Con esto se garantiza un dinero para no escatimar en gasto de los equipos y siempre tenerlos en óptimas condiciones. El alquiler del local no se va a tener porque será asignado un puesto dentro de la empresa actual. Lo cual hace que se ahorre una buena parte de los gastos mensuales.  Los gastos pre operacionales, son el porcentaje que van a subir los sueldos y los gastos en los años siguientes, para tomar en cuenta y considerarlos dentro del flujo. Los sueldos y los gastos se esperan que suban un 2 % anualmente, es decir al ritmo de la inflación anual en nuestro país. 4. inversiones La inversión se obtiene con el número de máquinas de cada uno de los equipos a alquilar por el precio de compra como si fuera un consumidor final al mismo almacén. En caso de no tener los equipos, se tomará el precio de compra localmente o en caso de que el almacén lo importará, se tomará en cuenta un margen de ganancia por la venta para el almacén. Así en el caso de comprar los equipos al mismo almacén, se ganará tanto como por la venta, como por dar el servicio de alquiler de los equipos. En la inversión inicial también entrarán ciertos equipos de oficina que se comprará para la implementación, como son los muebles, computadoras, fax, aire acondicionado y teléfono. Además se esta considerando un valor de $ 1,000 para implementar con mayor equipos al taller que actualmente tiene el almacén. 5. amortización de deuda En esta puede contemplar como se va a pagar el préstamo por la inversión inicial que se va a tener para adquirir todos los equipos e implementar la sección de alquiler dentro de la empresa. Se piensa hacer un préstamo por $ 168,990.00 a 3 años plazo, y con una tasa de interés del 14 % anual, que es la que se esta cobrando por prestamos con los bancos a 3 años. Se eligió que sea el préstamo a 3 años ya que la mayoría de equipos se deterioran para ese tiempo, especialmente con el uso constante que se le va a dar. Luego si se deja más tiempo

que se usen las máquinas, van a empezar a aparecer fallas en los equipos y luego las reparaciones cada vez resultarán más costosas y seguidas. Además la mayoría de equipos cuentan con garantía de fábrica por 3 años, lo cual nos puede garantizar en parte el funcionamiento óptimo de los equipos, esto es si se le da el mantenimiento requerido por cada uno de los equipos. El préstamo se podría evitar en caso de que la empresa interesada en instalar la sección de alquiler decida invertir esta cantidad de dinero para arrancar el proyecto, lo cual haría que se ahorren un total de $ 38,934.40 solo por concepto de intereses que se gana el banco. 6. depreciación de los equipos y útiles de oficina Los equipos elegidos para alquiler deberán ser depreciados contablemente, ya que cada mes que se usan los equipos se deprecia su valor. Como el proyecto lo vamos a hacer con una vida útil de 3 años, todos los equipos incluso los útiles de oficina adquiridos se los va a depreciar linealmente a 3 años. Luego se va a tomar un valor de salvamento del 20% para los equipos alquilados y de un 10% para los útiles de oficina adquiridos que se recuperará en el mes 36 del flujo de caja. Pensamos que un 20% es un buen precio por las máquinas usadas, ya que como van a contar con un buen mantenimiento, esperamos que se encuentren en buen estado al finalizar sus 3 años de uso. 7. flujo de caja determinado para 3 años En el flujo de caja se ve cuanto en realidad se va a ganar o perder por un proyecto. Aquí se toma en cuenta la tabla de ingresos, la tabla de gastos, la tabla de inversión inicial y la tabla de depreciación y amortización de los equipos comprados. En los ingresos se toma en cuenta un 10% de descuento, esto es para cuando los equipos se rentan por mas de 15 días se darán descuentos, porque no es lo mismo tener un equipo alquilado un día a que un mes. Entonces para entusiasmar al cliente a tener más tiempo los equipos se le darán descuentos según los días. Los porcentajes de descuento no serán mayores al 25% del valor diario que se cobra. Se toma solo el 10% en el flujo de caja como descuentos, porque no todos los clientes van a tener acceso a este descuento, solo parte de los clientes quienes frecuenten este servicio.

En el flujo de caja también se toma el 15% de repartición de utilidades a los empleados y el 25% de pago de impuesto a la renta. También se ha calculado que en el mes 36 del flujo de caja, es decir el último mes del proyecto, se van a vender todos los equipos a un costo del 20% del precio al cual se lo compraron, así para recuperar parte de la inversión inicial hecha.

CAPÍTULO II

2

CONTABILIDAD DE COSTOS

2.1

CONTABILIDAD

La contabilidad es un sistema del cual se sirven los directivos de la empresa para obtener información al respecto de32:

a) El valor de los ingresos durante un período determinado. b) El costo de operación y de producción de una empresa, durante un período determinado. c) Los resultados de operación de una empresa a una fecha específica. d) El estado de los bienes, derechos y obligaciones de una empresa a una fecha focal determinada. e) El efectivo y sus equivalentes, así como su utilización durante un período determinado. La contabilidad vista como técnica se dice que “… procesa datos sobre la composición y evolución del patrimonio de un ente, los bienes de propiedad de terceros en su poder y ciertas

contingencias,

con

el

propósito

de

producir

información

(expresada

principalmente en moneda) para: la toma de decisiones de administradores y terceros interesados y la vigilancia sobre los recursos y obligaciones de dicho ente”33

La contabilidad es considerada un medio importante de ayuda para las decisiones de los gerentes para: “…administrar cada una de las actividades o áreas funcionales de las que son responsables, y coordinar las actividades o funciones dentro de la estructura de la organización como conjunto.” 34

____________ 32) Calleja Bernal, Francisco Javier, CONTABILIDAD DE COSTOS, Pearson Educación, México 2008, ISBN 970-26-0022-7. 33) IDEM 34) IDEM

La contabilidad en general es crítica de la posición financiera y la productividad de las operaciones practicadas por la administración, que es de mucha utilidad para gerentes y directivos.

Aun cuando la contabilidad produce información de uso general, se pueden definir tres tipos de informes:

a) Informes internos de rutina para las decisiones de los gerentes. b) Informes internos no rutinarios para la toma de decisiones de los gerentes. c) Informes externos para inversionistas, autoridades gubernamentales y otras instancias externas, sobre la posición financiera, operaciones y actividades relacionadas de la organización.

2.2

SISTEMA DE CONTABILIDAD

Un sistema en términos generales es un grupo de objetos o actividades que de manera estructurada se conjugan con fines determinados. Un sistema contable es “el sistema diseñado para alcanzar los fines de la contabilidad” que se constituye como un “mecanismo formal para recabar, organizar y comunicar información acerca de las actividades de una organización.”35

El sistema de contabilidad está conformado por varios componentes, interrelacionados entre si y que utilizan la misma información para generar estados financieros con fines específicos, y que difieren entre sí por:

a) El nivel de detalle de su presentación, ejemplo: estados financieros para posibles accionistas, en contraste con el nivel de detalle que la administración necesita para tomar decisiones.

________________ 35) Cárdenas Nápoles,

Raúl CPA, CONTABILIDAD DE COSTOS 1,

Públicos A.C. 5ª Edición 2005, ISBN 970-665-205-1, Paginas 245.

Instituto Mexicano De Contadores

b) La forma en que se presentan debido a requerimiento de terceros, tales como: instituciones bancarias o las formalidades y normas legales en el caso de los Estados financieros con fines fiscales.

La contabilidad de costos es un componente del sistema de contabilidad que proporciona información para la contabilidad financiera. Valúa y presenta información que se relaciona con el costo de adquirir, producir o consumir recursos por parte de la organización. Por su parte, la contabilidad financiera “…se centra en presentar informes a terceros: mide y registra las operaciones de la empresa, y proporciona estados financieros basados en los principios de contabilidad generalmente aceptados”36, o bien las normas contables aplicables a la empresa en específico.

2.3

ELEMENTOS DE UN SISTEMA CONTABLE:

2.3.1

MANUAL CONTABLE

Manual contable es un compendio que incluye usualmente:

a) Identificación de la entidad y una breve descripción de su origen. b) Descripción de las políticas contables fijadas por la administración y de las principales normas contables a aplicar. c) Las disposiciones legales más relevantes a contemplar d) La nomenclatura contable y descripción de las principales cuentas. e) Descripción de las principales transacciones y la forma de asentarlos en los libros contables f) Un detalle de los principales registros auxiliares. g) Un detalle de los principales reportes e informes financieros, requisitos de presentación.

_____________ 36) Cárdenas Nápoles,

Raúl CPA, CONTABILIDAD DE COSTOS 1,

Públicos A.C. 5ª Edición 2005, ISBN 970-665-205-1, Paginas 245.

Instituto Mexicano De Contadores

h) Modelos de los formatos, hojas y libros utilizados en el que hacer contable de la entidad.

El objetivo de un manual contable es constituirse en una guía para la operatoria contable, permitiendo un registro uniforme y oportuno que permita contar con información contable consistente y razonable.

2.3.2

NOMENCLATURA CONTABLE

La nomenclatura contable, nomenclatura de cuentas o plan de cuentas nos sirve para “…el registro, clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes”37, comprendidas todas las transacciones de la empresa. Los objetivos de una nomenclatura de cuentas son: •

Servir como estructura básica para el sistema contable

•

Estandarizar las cuentas involucradas en las transacciones contables.

•

Guiar en la elaboración de los Estados financieros.

La unidad básica de una nomenclatura contable es la cuenta contable, cada cuenta contable representa una acumulación valorizada de las transacciones que responde a un mismo concepto.

Las cuentas que integran la nomenclatura, se agrupan de acuerdo con su naturaleza: activo, pasivo, capital, resultados, etc. Dentro de cada grupo mayor por su objetivo y concepto. Dentro de la operación normal de un sistema de costos se estima necesario que cierto tipo de cuentas podrán subdividirse por departamentos.

Los símbolos o codificaciones de las nomenclaturas contables se utilizan “Con objeto de facilitar la integración de catálogo de cuentas, así como su manejo y retención de los conceptos que lo integran” 38 ______________ 37) E. Reyes Pérez, CONTABILIDAD DE COSTOS PRIMER CURSO, Editorial Limusa SA. De CV. Quinta Edición México 2008, ISBN 968-18-3651-0, Paginas197. 38) IDEM

Algunos de los métodos usuales para codificar una nomenclatura contable son: sistema decimal, sistema numérico y el sistema alfabético. Pueden existir sistemas combinados, como es el caso del sistema alfanumérico.

2.4

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD DE COSTOS

La contabilidad de costos es una rama de la contabilidad que trata de la clasificación, contabilización, distribución, recopilación y presentación de los costos de una empresa; comprende el diseño y la operación de un método y sus respectivos procedimientos de costos, la determinación de costos por productos, departamentos, funciones, responsabilidades, actividades, etc. “Contabilidad de costos es el nombre que se da a un sistema ordenado de uso de principios de la contabilidad general para registrar los costos de explotación de una empresa. de tal manera que las cuentas que se llevan en relación con la producción, la administración y la venta, sirvan a los administradores para la determinación de costos unitarios y totales de los artículos producidos o servicios prestados, para lograr así una explotación económica, eficiente y lucrativa”39

2.5

OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS:

Los sistemas de costos tienen entre sus objetivos principales: 

Formulación frecuente y correcta de estados financieros.



Conocimiento de los costos unitarios para normar políticas de dirección.



Contribución a la planeación de utilidades y a la elección de alternativas por parte del empresario.

 2.6

Servir a la técnica presupuestal, en sus dos aspectos: planeación y control. CLASIFICACIÓN DE LOS MÉTODOS DE COSTOS

Un método de costos es un sistema de cuentas por medio del cual se determina el costo de los productos procesos o servicios; el sistema de costos genera información que sirve de base para los demás componentes del sistema contable. ____________ 39) E. Reyes Pérez, CONTABILIDAD DE COSTOS PRIMER CURSO, Editorial Limusa SA. De CV. Quinta Edición México 2009, ISBN 968-18-3651-0, Paginas 197.

Existen dos formas de clasificar los métodos de costos:

1. Por la época en que se determinan. 2. Por la forma de determinarlos.

2.7

MÉTODOS DE COSTO POR LA ÉPOCA QUE SE DETERMINAN.

“Los costos de producción en cuanto a la época en que se obtienen se dividen en: costos reales o históricos y en costos predeterminados.” 40

2.8

MÉTODO DE COSTOS REALES O HISTÓRICOS

Son costos históricos aquellos que se obtienen después de que el producto ha sido elaborado. A este respecto, “…cuando se emplea un método de órdenes de producción o uno de procesos y se espera la conclusión de cada período de costos para acumular los costos totales

y

determinar los costos unitarios respectivos, se dice que la empresa manufacturera de que se trate se encuentra implantado un sistema de costos históricos o reales”41. El presente documento trata de los costos históricos de las empresas.

Los métodos de órdenes históricos o reales pueden ser por órdenes de producción o de procesos.

2.9

MÉTODOS DE COSTOS PREDETERMINADOS

Comprenden los métodos de costos en que se carga un valor previamente establecido para cada componente del costo y que al final del periodo se comparan con los costos reales de la operación; los ajustes se determinan y registran como variaciones del período, que es generalmente mensual42. ________________ 40) Horngren, Charles T., Foster, George Y Datar, Srikant M. CONTABILIDAD DE COSTOS, UN ENFOQUE GERENCIAL. Pearsons Educación, México 2002. ISBN 970-26-0096-0, Paginas 928 41 Idem 42 Idem

Los métodos de costos predeterminados pueden ser: •

Costos estimados

•

Costo estándar

•

Costeo directo

2.9.1 COSTOS ESTIMADOS

Método de contabilidad de costos en que los importes acreditados a las cuentas de trabajo en proceso son estimados en base a experiencias o proyecciones y sustituyen a los costos reales y se regularizan al final del periodo solamente por su total.

Los costos estimados son determinados en base a algunas estimaciones técnicas o empíricas, y son objeto de ajuste al final del período, una vez que se comparan con los costos reales incurridos en el período43. 2.9.2 COSTOS ESTÁNDAR

En contraste con el método de costos estimados que se caracteriza por una predeterminación de costos un tanto general y poco profunda, basada fundamentalmente en la experiencia y modificada por cierta anticipación de las condiciones y costos de producción futuros, el método de costos estándar “requiere estudios científicos completos, análisis sistemáticos de las condiciones de eficiencia en la producción y de los costos respectivos, en cada uno de sus capítulos, y su técnica se encuentra íntimamente vinculada con la ingeniería industrial”43

El método de costos estándar es un método predeterminado en la que se estiman valores de costos estándar que son la base de los créditos a las cuentas de trabajo en proceso, los costos estándar pueden aplicarse también para los cargos por concepto de materiales, de mano de obra y otros conceptos de costos del trabajo en proceso, así como para los _________________ 42) )

Horngren, Charles T., Foster, George Y Datar, Srikant M. CONTABILIDAD DE COSTOS, UN

ENFOQUE GERENCIAL. Pearsons Educación, México 2002. ISBN 970-26-0096-0, Paginas 928 43) IDEM

inventarios físicos y los inventarios según libros. Las diferencias entre los costos reales y los costos estándar se llevan en cuentas de variaciones y se registran al final de mes.

2.9.3 COSTEO DIRECTO.

El costeo directo es un proceso de asignación de los costos en la medida en que estos se incurren, a los productos o servicios. Es la técnica que incorpora a los inventarios, exclusivamente los costos variables de manufactura y hace uso como base para la planeación y control, los costos de variables de manufactura y operación. Difieren de los costos por absorción total por la exclusión de los costos fijos del costo en los inventarios, los cuales son asignados a los gastos del periodo44. “Dicho en otros términos, el costeo directo se transforma en un procedimiento de costos que, partiendo del concepto de la variabilidad de los mismos, propio del análisis financiero, rompe con el costeo tradicional y excluye los costos fijos de producción de los inventarios y consecuentemente, del activo de la empresa” 45

Entre sus principales usos están el control de los costos actuales o corrientes, planeamiento de las utilidades de un período o de una obra o proyecto y la determinación de los ingresos o resultados proyectados de escenarios financieros.

2.10

MÉTODOS DE COSTO POR LA FORMA DE DETERMINACIÓN.

Existen en esencia dos maneras de determinar los costos de producción, cada una responde en forma directa a la naturaleza de la producción de la industria o proceso del cual se trate. El primer tipo de producción se caracteriza por que “Puede ser de un carácter interrumpido, lotificado, diversificado, que responda a órdenes e instrucciones concretas y específicas de producir uno o varios artículos o un conjunto similar de los mismos. Para ______________________ 44) ) Horngren, Charles T., Foster, George Y Datar, Srikant M. CONTABILIDAD DE COSTOS, UN ENFOQUE GERENCIAL. Pearsons Educación, México 2002. ISBN 970-26-0096-0, Paginas 928 45) IDEM

el control de cada partida de artículos se requerirá, por consiguiente, la emisión de una orden de trabajo. De ahí que en estos casos se establezca un sistema de costos correlativo, denominado, método de órdenes de producción.”46

En las industrias en que la producción se desarrolla en forma continua e ininterrumpida, no es factible la aplicación de un método de órdenes de producción. Para estas industrias el método de proceso continuo es efectivo en el control y registro de los costos derivados de la producción grandes volúmenes de productos similares.

2.10.1 ÓRDENES ESPECÍFICAS DE PRODUCCIÓN O DE TRABAJO

El método de costos por órdenes de producción o de trabajo fue el primero en ser utilizado de una forma técnica y científica, se basa en el estudio de los costos asignados a un determinado lote o unidades determinadas de un producto específico; los costos se acumulan en la orden de producción o de trabajo que corresponde a cada lote o unidad de producto.

Las condiciones para el establecimiento de un método de órdenes específicas son: una producción diversificada que requiere que cada producto o lote acumule costos de forma separada y que estos costos sean plenamente identificables con cada orden de trabajo. “El método de órdenes de producción se caracteriza por la posibilidad de lotificar y subdividir la producción de acuerdo con las necesidades graduales establecidas por la dirección de la fábrica”47. 2.10.2 PROCESO CONTINUO Mientras que el costeo por órdenes de trabajo aplica los costos a trabajos específicos, “en contraste, el costeo por procesos tiene que ver con grandes masas de unidades similares y promedios gruesos de costos unitarios.”48 ____________________ 46)

Horngren, Charles T., Foster, George Y Datar, Srikant M. CONTABILIDAD DE COSTOS, UN

ENFOQUE GERENCIAL. Pearsons Educación, México 2002. ISBN 970-26-0096-0, Paginas 928 47) IDEM 48)IDE

La estimación de costos por procesos es más adecuada para aquellas empresas que emplean un método de producción de cadena de montaje, donde existe un flujo de bienes continuo, es decir, las unidades salen de los departamentos de fabricación para ser trasladadas al almacén de bienes acabados; no se producen para un cliente especifico, todas las unidades de una línea especifica de productos son idénticas.

Este método conlleva determinar las cantidades estándar necesarias por cada producto o lote de productos, su valorización, registro de los gastos reales y el registro de las cantidades teóricas necesarias, luego de lo cual las diferencias serán variaciones aplicables al costo de producción.

CAPÍTULO III MÉTODO DE COSTOS POR ÓRDENES ESPECÍFICAS DE TRABAJO. El método de órdenes específicas de trabajo responde a la necesidad de las empresas que necesitan conocer los costos que representa producir unidades o lotes de productos o la prestación de servicios, elaborados con características únicas: tanto en su proceso, materiales y costos indirectos aplicados, y que corresponden directamente a los requerimientos de producción planteados. “Con un sistema de costeo por órdenes de trabajo, los costos se asignan a cada trabajo. Un trabajo puede ser una orden, un contrato, una unidad de producción o un lote que tenga que ser ejecutado para satisfacer las especificaciones de los clientes”, 49

3.1

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE SU APLICACIÓN

La ventaja fundamental del método de órdenes específicas de producción radica en que es capaz de reflejar los costos de artículos, trabajos o lotes cuyas características difieren entre si de una manera fiel y separada. Se considera que “El método de costeo por órdenes de trabajo se usa, por lo general, por los fabricantes que producen por orden de clientes como impresores, fabricantes de aviones y otras industrias similares de productos especializados. Una característica de este tipo de productor es que, por lo general, las unidades que producen se fabrican en grupos. Los trabajos pueden ser iniciados y terminados en distintos momentos a lo largo del período fiscal. Además, las unidades producidas en un lote pueden diferir y de hecho difieren, con respecto a los estilos, terminaciones y otras características de las unidades en otro lote”50. Entre las ventajas de utilizar este método enumeramos: •

Control estricto de los elementos del costo aplicados.

•

Conocimiento constante de los costos totales y unitarios de cada orden que permiten establecer comparaciones y variaciones de cada elemento del costo.

_____________ 49) John J W Neuner PhD. CPA, Edward B Deakin III PhD. CPA. CONTABILIDAD DE COSTOS 1, PRINCIPIOS Y PRÁCTICA Editorial Limusa S.A. de C.V. México 2005, ISBN 968-18-4169-7, Páginas 824 50) IDEM

•

En el caso de fluctuaciones en el precio de las materias primas y sueldos y salarios, permiten conocer con anticipación la afectación que se producirá en los costos y de este modo estimar el efecto en los precios de ventas.

•

Con el establecimiento de costos estimados en sus tres elementos o únicamente en los costos indirectos, dan a conocer variaciones que permiten un mayor control de costos.

•

Las órdenes de producción permiten en algunas industrias cierta flexibilidad en su acabado final al disponer según requerimientos urgentes en cambio en su determinación o características adecuadas a un cliente en particular.

Como desventaja “Se podría citar que el procedimiento requiere un trabajo muy cuidadoso y meticuloso, el cual puede resultar oneroso para la empresa por el empleo de personal especializado, sin embargo, esta circunstancia puede resultar secundaria al apreciar la dirección el valor que le producirá una información detallada de toda la operación fabril.”51.

3.2 ACEPTACIÓN POR LAS LEYES Y NORMAS CONTABLES VIGENTES EN EL PERU 3.2.1 ASPECTOS LEGALES DEL MÉTODO DE COSTOS

Las leyes peruanas no rigen específicamente el aspecto técnico del registro de los costos de una empresa, pero si establecen aquellos conceptos que pueden ser registrados como tales para efectos fiscales. a) registro de inventarios y existencias:

En el Perú la Ley del Impuesto Sobre la Renta hace obligatoria la práctica de inventarios por lo menos una vez al año, “…Todo contribuyente que obtenga renta

de

la

producción, extracción, manufactura o elaboración, transformación, adquisición o enajenación de frutos o productos, mercancías, materias primas, semovientes o cualesquiera otros bienes, está obligado a practicar inventarios al inicio de operaciones y al cierre de cada período de imposición…” _________________ 51) John J W Neuner PhD. CPA, Edward B. Deakin III PhD. CPA. CONTABILIDAD DE COSTOS 1, PRINCIPIOS Y PRÁCTICA Editorial Limusa S.A. de C.V. México 2005, ISBN 968-18-4169-7, Páginas 824

La Ley del Impuesto sobre la Renta, indica al respecto de la valuación de inventarios para el caso de las empresas industriales, comerciales y de servicios que el costo de producción o adquisición se establecerá a opción del contribuyente, al considerar: • El costo de la última compra o, • El promedio ponderado de la existencia inicial más las compras del ejercicio a que se refiere el inventario. …. “…Igual criterio se aplicará para la valoración de la materia prima y demás insumos físicos. La valoración de la existencia de productos elaborados o semi-elaborados y de bienes y servicios

intermedios utilizados en la producción, se determinará también

aplicando uno de los dos criterios indicados precedentemente…”52

La ley también permite registrar los inventarios por su precio, el precio de venta menos gastos de venta y por su costo de producción o adquisición o costo de mercado, el que sea menor.

Una vez adoptado un método de valorización, no podrá ser variado sin autorización previa de la Superintendencia de Administración Tributaria y deberán efectuarse y revelarse los ajustes pertinentes, de acuerdo con los procedimientos que disponga el reglamento, según las normas técnicas de la contabilidad.

El método de órdenes específicas de trabajo, al registrar los costos del bien producido encaja con lo establecido en ley.

g) registro de los costos de producción:

Los costos directos de producción y gastos indirectos se asignan según la clasificación técnica que se utilice, así como el método de costos que se utilice, no obstante la Ley delimita los costos y gastos que pueden usarse. _________________ 52) John J W Neuner PhD. CPA, Edward B. Deakin III PhD. CPA. CONTABILIDAD DE COSTOS 1, PRINCIPIOS Y PRÁCTICA Editorial Limusa S.A. de C.V. México 2005, ISBN 968-18-4169-7, Páginas 824

Para poder acreditar los costos y gastos deducibles tanto del Impuesto sobre la Renta, como del Impuesto General a las ventas, es necesario que los documentos contables cumplan con requisitos que prueben que efectivamente se realizó la transacción: •

Factura o factura cambiaria, póliza de importación u otro documento debidamente autorizado y que cumpla con lo establecido en las leyes aplicables. (Ley del IGV, ISC Etc.)

•

Planillas de pago, Planillas de IGSS, recibos de pago a empleados.

•

Comprobantes de pago del sistema bancario, que respalden las transacciones que así lo requieran.

•

Recibos de pago de impuestos, arbitrios y donaciones.

3.2.2 NORMATIVA CONTABLE:

A partir del período anual 2009 es obligatorio en el Perú el registro de las transacciones según la normativa contable internacional establecida en las Normas Internacionales de Información Financiera. NIIF.

Las Normas Internacionales de Información Financiera, en la Norma numero 2, establecen que: “Los inventarios se valorarán al menor de: al costo o el valor realizable neto.”. (NIC 2, Párrafo 9) Además, indica que “…los costos de transformación de los inventarios comprenderán aquellos costos directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calcula de forma sistemática, de los costos indirectos, variables o fijos en los que se hayan incurrido para transformar las materias primas en productos terminados…” (NIC 2, párrafo 12) Al identificar los posibles métodos de registro de costo, o formulas del costo, indica: “La identificación especifica del costo significa que cada tipo de costo concreto se distribuye entre ciertas partidas identificadas dentro de los inventarios”, (NIC 2, párrafo 24) también conocidas como órdenes específicas de trabajo, que deberá ser el método a aplicar, de preferencia.

3.3

GENERALIDADES DE LOS COSTOS DE PRODUCCIÓN:

3.3.1 DEFINICIÓN DE COSTO Un costo es un “sacrificio o dedicación de recursos a un propósito particular, con frecuencia se mide en las unidades monetarias que una organización debe pagar por los bienes y servicios” 57. Los costos pueden clasificarse en dos grupos fundamentales •

los relacionados con la función manufacturera, fabril o de prestación de servicios. (Producción).

•

los referentes a las funciones de distribución, administración, ventas y financiamiento

Para una empresa manufacturera o de servicios, costo directo es un bien o servicio que se utiliza directamente para la producción, transformación o prestación de los servicios que se constituyen como el objetivo de la empresa, y cuyo costo es plenamente identificable en la asignación de costos del producto.

A los costos que se generan en la empresa, que no forman parte de los costos directos de producción “se les designa, costos de distribución, administración y financiamiento y en un aspecto más limitado también, se les llama gastos”58

3.3.2 DEPARTAMENTOS Y CENTROS DE COSTO. En términos generales, un departamento es “la agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa, expresa lo que la empresa comúnmente hace. Las funciones empresariales básicas son la producción, venta y financiamiento. Ha parecido lógico agrupar estas actividades en departamentos”59.

Usualmente dentro de la terminología usada en contabilidad de costos, se clasifican como centros de costos a las unidades administrativas encargadas de producir los bienes o _____________ 57)

AMAT, O. y SOLDEVILLA, P. (1997). Contabilidad y gestión de costes. Gestión 2009, 4a. edición, Madrid. GAYLE,

58) IDEM 59) IDEM

prestar los servicios dentro de una empresa para su venta en el mercado; se denominan departamentos a las unidades administrativas encargadas de la administración, mantenimiento y operación, tales como administración, ventas, servicios generales, etc.

3.3.4 ETAPAS DE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS COSTOS

Se identifican los costos de producción previa a su asignación a cada uno de los departamentos y objetos de costos: procesos, servicios o productos.

Las etapas de identificación comprenden:

1. Acumulación de costos, agrupación de los costos por medio de alguna clasificación natural; por ejemplo, las actividades realizadas. 2. Asignación de costos: rastreo o asignación de costos hacia uno o más objetivos de costo, como productos, actividades o departamentos. 3.4

ELEMENTOS DEL COSTO:

Tradicionalmente se clasifican los costos de acuerdo a su naturaleza; “las compañías manufactureras clasifican los costos que asignan a sus productos como: 1) materia prima directa, 2) costos directos de mano de obra y 3) costos indirectos de producción”60

Los insumos son considerados como parte de la materia prima directa, si es identificable y asignable a los productos; caso contrario como parte de los costos indirectos de producción, su aplicación dependerá de la clasificación y las características de la entidad que los aplique.

3.4.1 MATERIA PRIMA

Son los bienes necesarios para la producción o prestación de los servicios que son el objeto de la empresa. Estos bienes tienen la característica que se transfieren y son identificables directamente con el bien o servicio que se presta. _____________________ 60) AMAT, O. y SOLDEVILLA, P. (1997). Contabilidad y gestión de costes. Gestión 2000, 4a. edición, Madrid. GAYLE,

“Materia prima, representa el punto de partida de la actividad manufacturera, por constituir los bienes sujetos a transformación, los materiales previamente adquiridos y almacenados se convierten en costos en el momento en que salen del almacén hacia la fábrica para utilizarse en la producción.”61 Esta materia prima está dividida en •

“Materia prima directa: incluye los costos de adquisición de toda la materia prima que una compañía identifica como parte de los bienes manufacturados y que puede rastrear en una forma económicamente factible hasta los bienes fabricados”62

•

Materia prima indirecta, que es la materia prima que no se puede rastrear directamente como parte de los bienes fabricados63.

3.4.2 MANO DE OBRA

La mano de obra representa el factor humano que interviene en la producción, esta puede dividirse en mano de obra directa e indirecta.

Los costos de mano de obra directa incluyen los salarios y las prestaciones que se paga a los empleados y que se pueden atribuir en forma específica y exclusiva a los bienes manufacturados o a los servicios prestados; mientras que los costos indirectos de mano de obra comprenden aquellas erogaciones que no pueden ser atribuidas directamente a la producción de los bienes o servicios, como es el caso de los sueldos de supervisores.

Algunos de los conceptos más importantes para la asignación de costos son:  Horas hombre: El tiempo efectivamente laborado por los obreros de una empresa durante un período determinado y que sirve de cálculo para la asignación de costos. Se obtiene al multiplicar el número de obreros, por el número de días, por el número de horas y por los turnos

________________ 61) AMAT, O. y SOLDEVILLA, P. (1997). Contabilidad y gestión de costes. Gestión 2000, 4a. edición, Madrid. GAYLE, 62) IDEM 63) IDEM

efectivamente laborados durante el período determinado.

 Horas fábrica Es el tiempo efectivamente laborado por un centro productivo durante un período determinado. Se obtiene al multiplicar los días trabajados por el centro productivo por las horas efectivas de cada día, durante el período determinado.  Horas máquina Es el tiempo efectivamente operado por una máquina durante un período determinado. Se obtiene al multiplicar los días trabajados por la máquina por las horas efectivas de cada día, durante el período determinado.  Tiempo necesario de producción Es la fracción de tiempo promedio que un trabajador utiliza para procesar un producto, se determina y sirve para la asignación de costos a los productos producidos. Se expresa en términos de hora hombre.  Capacidad de producción Es la cantidad expresada en productos que cada centro de costo puede elaborar, trabajando a su capacidad operativa en condiciones normales.

3.4.3 GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN Los costos indirectos de producción o bien costos indirectos de manufactura, indirectos de la fábrica, carga fabril, o gastos generales de manufactura, “incluyen todos los costos asociados con el proceso de producción y que una compañía no puede rastrear hasta los bienes o servicios que produce”.64

Los gastos indirectos de fabricación incluyen los gastos indirectos por concepto de mano de obra y gastos indirectos de fabricación, así como las “diversas erogaciones, consumos, depreciaciones, amortizaciones y aplicaciones fabriles.”65 __________________ 62) AMAT, O. y SOLDEVILLA, P. (1997). Contabilidad y gestión de costes. Gestión 2000, 4a. edición, Madrid. GAYLE, 65) IDEM

Puede establecerse los siguientes

grupos principales en la clasificación de los cargos

indirectos del período •

Materias primas indirectas utilizadas.

•

Mano de obra indirecta utilizada

•

Erogaciones indirectas de fabricación

•

Depreciaciones de activos fijos fabriles

•

Amortizaciones de cargos diferidos fabriles.

3.5

INICIO DE LA PRODUCCIÓN EN UNA ORGANIZACION QUE UTILIZA EL MÉTODO DE ÓRDENES ESPECÍFICAS DE TRABAJO.

Previo a iniciar la producción se determina la necesidad de producir un bien o prestar un servicio, generalmente, por la sección encargada de programar la producción, quien al detectar la inexistencia de un producto específico ordenado por el cliente o conocer las existencias de productos y según las políticas establecidas, emite una orden de trabajo.

3.6

PRINCIPALES FORMATOS A UTILIZAR: •

Órdenes de producción, de trabajo u orden de costos.

•

Diario de Trabajo en proceso.

•

Requisiciones de

materia

prima

(Solicitudes

estándar

y

requisiciones

individuales). • 3.6.1

Boletas de tiempo aplicado. ÓRDENES DE TRABAJO Y SUS ELEMENTOS:

El método de órdenes específicas de trabajo implica como paso inicial la emisión de órdenes de producción, estas se constituyen en el engranaje central de todo el sistema de costos.

Una orden específica de trabajo es un documento que sirve para iniciar la producción de un bien o la realización del trabajo, siguiendo lo establecido en la orden, calidades,

cantidades, materias primas y trabajos que los empleados deben realizar. Puede inclusive indicar los plazos máximos para su ejecución y terminación.

Las órdenes de trabajo pueden contener especificaciones tales como dimensiones, tamaños, formas, colores. Se presupone que cada orden específica de trabajo puede ser diferente a otras, aun cuando hayan sido emitidas al mismo tiempo. La orden específica de trabajo incluye los siguientes elementos: •

Encabezado

•

Fecha

•

Numero de orden específica de trabajo

•

Descripción de la cantidad, precio unitario, cantidades y total de la materia prima utilizada.

•

Detalle de la mano de obra directa aplicada.

•

Cantidad de tiempo en que el proceso consumió recursos indirectos, costo de hora o coeficiente para distribuirlo y total de gastos indirectos a aplicar a la orden.

•

Costo de la orden.

•

Correcciones.

•

Revisado, elaborado por, auxiliares

En la mayoría de casos una orden específica de trabajo incluirá una sección para cada uno de los tres principales elementos del costo: materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación.

3.6.2.- REQUISICIÓN DE MATERIALES AL ALMACEN Corresponde a la sección encargada de programar la producción hacer la solicitud de los materiales necesarios para cada orden específica de trabajo; algunos de los materiales serán solicitados directamente por el encargado de la producción. Para la requisición de materiales al almacén, “en un sistema de costo por órdenes de trabajo, se utilizan dos tipos de formas: 1) una solicitud individual de materiales, que se emplea para contabilizar la entrega individual de materiales, y 2) una lista estándar de

materiales que se usa para amparar

todos los materiales que se entregan para un

trabajo”.67

La solicitud individual de materiales se utiliza para aquellas materias primas cuyo consumo no está previsto o de uso ocasional. Es generalmente usada para aquellas materias primas que servirán para más de una orden específica de trabajo, como el caso de algunos cartuchos y rollos, o para aquellos insumos indirectos que necesitan un reemplazo o relleno a determinados niveles establecidos, como es el caso de los lubricantes (gastos indirectos de fabricación). Esta solicitud es realizada por el encargado de producción.

El segundo tipo de requisiciones, una lista estándar de materiales o formulación estándar, según sea el caso, es elaborada por la unidad encargada de programar la producción, y corresponde a las cantidades estándar determinadas para cada producto o lote a producir, esto por cada orden especifica de producción.

Una ventaja de la forma de la lista de materiales o formulación es que para un trabajo específico, solo los materiales que se necesitan para el trabajo son entregados en el área de producción. Si se necesitaran materiales adicionales debido a desperdicios, errores de producción u otras causas, se prepara una solicitud especial y, “al controlar estas solicitudes especiales, la gerencia puede controlar mejor la entrega de materiales y las causas de las variaciones de las especificaciones de la orden de trabajo.”68

3.6.3

CONTROL DE INVENTARIOS:

Cuando se reciben las requisiciones en el almacén, el empleado registrará en tarjetas apropiadas de inventarios la cantidad y el costo de los materiales entregados, estos son registradas en un sistema automatizado o manual, además de un inventario perpetuo o kárdex.

Los pedidos y programación de compras serán llevados por el departamento o sección encargada de la planeación y programación de la producción, en base a lo presupuestado. _________________ 67) HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control 68) IDEM

3.7

ACUMULACIÓN DE COSTOS EN UN MÉTODO DE ÓRDENES DE TRABAJO.

La acumulación de los costos en la orden específica de trabajo se inicia en el registro de los costos individuales por concepto de mano de obra, gastos indirectos de fabricación y mano de obra directa pagadas o consumidas durante el periodo.

La asignación de materias primas, mano de obra y gastos de fabricación a los productos en proceso es la segunda etapa del proceso. Una vez terminada la orden específica de trabajo se procede a sumarizar los costos y a determinar el costo de cada producto en proceso o producto terminado, para su registro en los respectivos inventarios.

Se pueden definir tres momentos diferentes de los costos en el método de órdenes de trabajo:

1. Costos registrados en cuentas separadas, donde aparecen como costos de mano de obra, gastos de fabricación o materia prima en bodega. 2. Costos en proceso, que es la etapa donde se registran los costos en la orden específica de trabajo. 3. Costos de productos o servicios terminados o en proceso, cuando la orden ha sido finalizada, que servirán para cargar los inventarios de productos terminados, productos en proceso y costos de producción, según corresponda.

Costos registrados por cuentas separadas Almacén de Materias primas.

Requisiciones (Salidas)

Boleta de Control de mano de obra directa

Distribuido según lo efectivamente trabajado.

Control de Gastos que no requieren efectivo

Costos registrados como materia prima en proceso

Costos registrados como productos terminados Inventario Productos Terminados

Orden de trabajo

Distribuidos según método establecido.

Inventario Productos en Proceso

Control de Gastos Indirectos

Materias primas- mano de obragastos de fabricación en proceso

Productos terminados – en proceso.

Diagrama de acumulación de los costos de producción del método de órdenes de trabajo.

3.8 LAS ÓRDENES ESPECÍFICAS DE TRABAJO COMO ELEMENTO DE CONTROL El supuesto fundamental de un método de órdenes específicas de trabajo es: cada orden específica de trabajo significa una partida concreta de artículos por elaborar. Cada orden específica de producción o de trabajo se constituye en el resumen o acumulación de los costos de materias primas, mano de obra y cargos indirectos para, finalmente, al concluirse y cerrarse, permite determinar el costo unitario del producto. Se presupone que dentro de este método “…para iniciar cualquier actividad productiva se requiere emitir una orden específica de trabajo específica, que establecerá claramente, entre otras cosas, la cantidad y características de los artículos que deban elaborarse, independientemente de que sean fabricados para existencia en el almacén de artículos terminados o con el fin de atender pedidos específicos de la clientela”.69. Estas órdenes de trabajo son elaboradas por la sección encargada de programar la producción, según la estructura administrativa que se trate. “Cuando se decide fabricar un lote determinado de artículos, se expide una orden a la división de fabrica para que comience el trabajo, conociéndose esta orden con el nombre de orden de producción u orden de trabajo. Al mismo tiempo, se expide una orden al departamento de costos para que comience a registrar la acumulación de los costos de trabajo.”70 3.9

ÓRDENES DE TRABAJO, PROCEDIMIENTO A SEGUIR

Una vez emitida la orden específica de trabajo, una copia será conservada por la sección en donde se controlan los costos de producción, esta se colocará en un expediente de “órdenes de trabajo en proceso” por orden numérico progresivo, preferentemente. El documento original y sus copias serán enviados al centro productivo encargado de producir o procesar las materias primas, quien devolverá la original con la acumulación de los costos incurridos en la producción, una vez la producción de esa orden haya sido finalizada _________________ 69) HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control 70) IDEM

El documento original y sus copias serán enviados al centro productivo encargado de producir o procesar las materias primas, quien devolverá la original con la acumulación de los costos incurridos en la producción, una vez la producción de esa orden haya sido finalizada. “Cuando se haya concluido la elaboración de una orden y los productos respectivos se entreguen al almacén de artículos terminados del último centro de costos involucrado en la secuela de la fabricación emitirá una nota de entrega de productos terminados al almacén. Copia de esta nota, firmada por el almacenista, se pasa al departamento de costos para que este efectué el cierre respectivo, una vez que se asegure de que se hayan acumulado en la orden respectiva todas las partidas correspondientes a los tres elementos del costo.”71. Cuando el departamento de costos haya comprobado la acumulación del costo de producción, el departamento de costos totalizará cada una de las tres secciones de la orden y al pie se resumirán los costos totales y unitarios por elemento, el costo total y el costo unitario de los productos producidos bajo la orden de trabajo. La copia inicial en el archivo de “órdenes de trabajo en proceso”, será trasladada junto con la original y archivada entre las órdenes de trabajo terminadas.

3.10

HOJA DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO

Los costos totalizados se anotan en la hoja de costos por órdenes de trabajo o de costeo de orden de trabajo, que es una forma de resumen en la cual se anota el número de orden y otras informaciones descriptivas, tal como aparecen en la orden específica de trabajo. “Para efectos del control en cada trabajo se le asigna un número de identificación. Después de que se ha elaborado la orden de trabajo y se han preparado las hojas de costos por orden de trabajo, se acumulan los costos, por órdenes correspondientes a los materiales y la mano de obra directa usada en la fabricación.”72. De la hoja de costos por órdenes de trabajo o producción serán tomadas la cantidad de _________________ 71)HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control 72) IDEM

productos terminados, precio unitario y otros datos que se consideren importantes y que servirán para costear la producción total del mes.

3.11

CUENTAS DE CONTROL DEL TRABAJO EN PROCESO

El sistema de cuentas para el control de trabajo en proceso, que incluye las materias primas, la mano de obra y los gastos de fabricación que se incurre en cada orden puede ser operado en una sola cuenta, el saldo de esta cuenta presenta los costos de los trabajos no terminados y debe conciliar con la suma de todos los cargos a las órdenes de trabajo no terminadas por concepto de material directo, mano de obra directa y costos indirectos aplicados. No obstante, “…para un mejor control y para mantener la correlación con la anotaciones en la hoja de órdenes de trabajo, la cuenta del trabajo en proceso se subdivide en tres cuentas: Trabajo en proceso-materiales, Trabajo en proceso-mano de obra, Trabajo en proceso –gastos indirectos de fabricación.”73

En adición, para efectos de control y asignación de costos, es conveniente separar los costos generados en cada centro de costos (departamento de producción) involucrado.

3.12

DIARIO DE TRABAJO EN PROCESO:

Las hojas de costos de las órdenes de trabajo se registran en un diario auxiliar y constituyen el diario de trabajo en proceso, las hojas de costos de las órdenes de trabajo o producción se denominan frecuentemente cuentas de diario o mayor de trabajo en proceso.

Cada uno de los tres elementos del costo, en el caso de usarse un sistema de varias cuentas, deberá registrarse por separado.

En razón de la disposición y ordenamiento de las formas de las hojas de costos, los datos asentados en ellas se presentan departamentalmente. Así se averiguan no solamente los ____________ 73)HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control

costos incurridos en cada orden sino también los costos indirectos aplicados a cada departamento utilizado en la orden.

El diario de trabajo en proceso es utilizado para generar un mayor de trabajo en proceso, que revela el estado de los costos aplicados a cada orden. 3.13

ACUMULACIÓN DE COSTOS DE LAS MATERIAS PRIMAS, MANO DE OBRA Y GASTOS DE FABRICACIÓN EN LAS ÓRDENES ESPECÍFICAS DE PRODUCCIÓN

Para el registro de los diferentes materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en las órdenes de trabajo, es necesario establecer algunos criterios, estos deberán incluir como mínimo, las cuentas de control de cada elemento del costo, así como los criterios de acumulación y distribución de estos costos.

3.13.1 REGISTRO DE LOS MATERIALES EN ÓRDENES ESPECÍFICAS DE PRODUCCIÓN “Los materiales utilizados en la fabricación se clasifican como materiales directos los que pasan a formar parte del producto Terminado y materiales indirectos o suministros de fábrica. Los primeros se cargan en forma directa al trabajo en que se emplean: los últimos forman parte de los gastos indirectos de fabricación…”.74

Una vez que la orden específica de trabajo haya sido emitida, una copia es enviada a la sección encargada de registrar los costos, para su registro en el mayor de trabajo en proceso.

El encargado directo del control de egresos e ingresos de materia prima es la bodega y “es trabajo del departamento de contabilidad de costos conservar las solicitudes y anotar el costo de los materiales utilizados en hojas apropiadas de costo por órdenes de trabajo”.75, El consumo de materia prima se controla en el mayor de trabajo en proceso. __________________ 74)HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control 75) IDEM

Al finalizar cada período, los totales de cada una de las subcuentas del mayor auxiliar de almacén de materias primas deben sumarse para cotejarse con el saldo de la cuenta de control en el mayor, que registra y controla bodega. “Estos registros de inventarios perpetuos o inventario en libros constituyen en realidad los registros auxiliares de la cuenta de control de materiales, y por lo tanto tienen que coincidir con el saldo de la cuenta de control”.76. Los registros físicos están anotados en las tarjetas del almacén (kárdex) de materias primas que se encuentran en bodega.

Al finalizarse la orden específica de trabajo, deberá regresar a la sección encargada de registrar los costos, se compara con lo registrado en proceso y se realizan las correcciones y se reclasifica de la cuenta materia prima en proceso a la cuenta material consumido o aplicado en el período. 3.13.2 ACUMULACIÓN DE LOS COSTOS DE MANO DE OBRA “Al igual que en el caso de los materiales, los costos de mano de obra, bajo una diversidad e denominaciones son, o mano de obra directa, que se refiere a los salarios pagados a quienes se encuentran realizando el trabajo de fabricación, o mano de obra indirecta, que representa todos los demás costos de mano de obra de la fábrica…”77 Se consideran como costos de mano de obra indirecta se encuentran pagos a supervisores, auxiliares, tiempos ociosos.

Cada trabajador de la fábrica, que se encuentre relacionado en forma directa con la orden de un trabajo en particular, utiliza una boleta individual de tiempo de trabajo en la que se anota el nombre del empleado, el departamento de trabajo de la orden para que se hizo el trabajo, el tiempo en que se inició, el tiempo en que se terminó la orden.

Si en un día determinado el empleado trabaja en más de una orden, es necesario que se utilicen boletas de tiempo de trabajo separadas por cada orden. Cada día se envían estas al departamento de contabilidad de costos, donde se clasifican las boletas por trabajos y se acumulan los totales que después se anotarán en las respectivas hojas de costos por órdenes de trabajo. _____________ 76)HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control 77) IDEM

se acumulan los totales que después se anotarán en las respectivas hojas de costos por órdenes de trabajo.

Para el caso de la mano de obra indirecta, se podrá acumular directamente, o cuando se considere conveniente, utilizar también una boleta de tiempo de trabajo aplicado, para efectos de distribuir de mejor forma entre los centros que se benefician del trabajo del empleado. “En un sistema de costos por órdenes de trabajo se hacen dos tipos de asientos para registrar los costos de mano de obra: 1) los asientos de la contabilidad financiera que representan el cálculo de los ingresos menos las deducciones requeridas por la ley o autorizadas por los empleados, y 2) los asientos para distribuir estos costos de mano de obra a las diversas órdenes o a la cuenta control de los gastos indirectos de fabricación”.78. Para el control de las cuentas de trabajo se utiliza el diario de trabajo en proceso.

3.13.3 REGISTRO DE LOS COSTOS PARA LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN EN EL COSTEO POR ÓRDENES DE TRABAJO.

El registro y asignación de los costos indirectos de fábrica aplicables a una orden específica hace necesario dividir el total de los gastos indirectos de fabricación entre el volumen de producción, se obtendrá una cuota predeterminada de gastos indirectos de fabricación que se utilizará para cargar a las distintas órdenes la parte que le corresponde de estos costos indirectos. Esto se conoce como los gastos indirectos de fabricación aplicados.

3.14 CONTABILIZACIÓN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN. “Como los gastos indirectos reales son cargados a la producción mediante una cuota de aplicación de gastos indirectos, se utilizan dos cuentas para la acumulación y distribución de los costos de gastos indirectos. La cuenta control de gastos indirectos de fabricación se emplea para registrar los costos reales por los gastos indirectos.”79 ____________________________

78)HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control 79) IDEM

Para registrar los gastos indirectos de fabricación reales en que se ha incurrido durante el período, se hacen cuatro tipos de asientos: • Registro de los gastos indirectos realizados. • Para los materiales indirectos utilizados. • Para los costos de mano de obra indirecta. • Para los costos que no implican desembolso de efectivo, como las depreciaciones y amortizaciones. 3.14.1 ACUMULACIÓN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN.

Un primer paso necesario para acumular los costos de gastos indirectos es determinar la estructura de la organización industrial específica, se deben acumular primero los gastos atendiendo a las unidades administrativas en las cuales se apliquen.

Un centro de costos es una división de la compañía donde se considera que tienen lugar las actividades que producen costos: departamentos productivos y departamentos de servicios.

Un departamento es una unidad donde se acumulan gastos propios de la actividad industrial, pero que no se relacionan de forma directa con los costos de producción; sin embargo, algunos gastos que son comunes a toda la planta o a más de un departamento se reúnen en una acumulación de costos, de donde después se distribuyen entre los departamentos usuarios.

El paso siguiente será cargar a los departamentos usuarios de estos gastos la parte proporcional de acuerdo con alguna base lógica, como pueden ser las áreas ocupadas.

3.14.2 REASIGNACIÓN DE LOS COSTOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIO.

La empresa necesita asignar los gastos incurridos en el mes, según el uso y el consumo que cada unidad administrativa ha hecho de los mismos; los gastos indirectos deben ser redistribuidos entre los centros productivos, administración y ventas, en correspondencia

con el concepto teórico de que todos los costos por gastos en definitiva deben ser añadidos a las unidades producidas o asignados a los gastos de operación del periodo. Para este fin, primero debe llevarse a cabo una distribución preliminar de los gastos entre los departamentos relacionados con las actividades de producción y administración. Posterior la distribución primaria, “la distribución de los costos obtenidos en los centros de servicios se conoce como asignación secundaria.”80, que implica distribuir los gastos de los centros de costos relacionados con la actividad productiva y su asignación a los costos de producción del periodo.

Existen varios métodos de distribución de gastos indirectos de fabricación: el método directo de distribución de los costos de los servicios, el método escalonado de distribución de los costos de los servicios y el método de distribución por el costo reciproco. En conclusión, la distribución secundaria es el proceso de asignar “…el costo de cada departamento de servicio se expresa en términos de los costos directos en ese centro de servicios más la parte de los servicios de otros centros que utilice el departamento”81, La distribución se registra contablemente en las siguientes partidas:

1. Por el registro de los gastos indirectos de fabricación 2. Distribución primaria de los gastos indirectos 3. Distribución segundaria de los gastos indirectos de fabricación 4. Repartición de gastos indirectos de fabricación

3.14.3 GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIÓN ESTIMADOS

Cuando se costean las órdenes de trabajo en periodos intermedios, el desconocimiento del valor de los gastos indirectos de fabricación en que se incurrirá en el periodo puede ser una limitante para establecer el costo a aplicar en la orden.

_________________ 80)HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control 81) IDEM

La estimación de los gastos de fabricación totales del mes es una solución a este problema; con la aplicación de costos estimados de fabricación se hace posible costear órdenes en periodos intermedios. Las variaciones son regularizadas y aplicadas a los costos de producción.

Para un método de órdenes de trabajo que registre estrictamente los costos de producción históricos, estimar los gastos de fabricación será considerado una herramienta de análisis financiero, pero no se registrara el costo de los gastos indirectos de fabricación sino hasta conocer con exactitud los gastos incurridos en el periodo, razón por la cual no se hace necesario el registro de variaciones.

Algunos programas de software de producción especializados permiten registrar en la contabilidad general los costos históricos, con la flexibilidad de proyectar los costos de producción estimados para efectos financieros.

3.15

RECONOCIMIENTO DE LAS ÓRDENES TERMINADAS

A medida que las órdenes individuales de producción se terminan materialmente en la planta, la copia de oficina de cada orden se saca del archivo de trabajo en proceso.

Las órdenes cerradas que se encuentren ingresadas al almacén de productos terminados, serán tomadas como órdenes terminadas; el valor de los productos terminados será la suma matemática de los consumos de mano de obra, materia prima y gastos de fabricación acumulada en las respectivas hojas de costos y corresponderá al diario de órdenes de trabajo terminadas.

En algunas empresas, por aspectos de control de calidad o razones de movilización de los productos, se registra la cuenta órdenes terminadas retenidas, en planta o en revisión, que deberán registrarse como una división de la cuenta principal órdenes de trabajo terminadas o productos terminados.

3.15.1 RECONOCIMIENTO DE LAS ÓRDENES EN PROCESO El total de las órdenes de trabajo individuales iniciadas y no concluidas en el período deberán totalizarse, determinar el total de los costos efectivamente incurridos en cada orden, y registrarse como trabajo en proceso, cargando la cuenta órdenes de trabajo en proceso, que deberá coincidir con lo registrado en el mayor auxiliar de trabajo en proceso.

3.16

ELABORACIÓN DE INFORMES DE COSTOS

3.16.1 CATEGORÍAS DE LOS INFORMES FINANCIEROS

Los informes financieros son el resultado del proceso de contabilidad e incluyen los informes de costos, en general “…los informes son de dos clases: 1) estados de contabilidad con sus estados y manifestaciones auxiliares adjuntos y 2) informes de costos o tabulaciones estadísticas compiladas de los registros de costos o de producción”82. 3.16.2 INFORMES FINANCIEROS

Los informes financieros son el producto del sistema contable, difieren en cuanto al nivel de revelación de la información que presentan y el tipo de información que presentan. El esquema jerárquico de los informes financieros puede describirse así83: 

Balance general o estado de situación.



Estado de resultados o estado de operaciones o Informes de costos: ƒ Informe de producción terminada ƒ Informe de producción en proceso • Informe de costos unitarios progresivos • Informe de mano de obra directa departamental



Flujo de efectivo



Estado de cambios en el patrimonio neto.

___________________ 82)HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control 83) IDEM

3.16.3 FUNCIÓN DE LOS INFORMES DE COSTOS DE PRODUCCIÓN “Uno de los objetos de todos los estados de contabilidad es ayudar a la gerencia en la conducción de los asuntos del negocio”.84

Mientras que la contabilidad general se centra en la formulación del balance general, estado de resultados, flujo de efectivo y estado de cambios en el patrimonio, la contabilidad de costos se vale de estados e informes auxiliares, que presentan de forma más completa y detallada las cifras reveladas en los estados financieros principales.

__________________ 82)HANSEN, D. y MOWEN, M. (1996). Administración de costos: contabilidad y control 83) IDEM

CAPÍTULO IV

CASO PRÁCTICO

4. MÉTODO DE

COSTOS APLICANDO ÓRDENES ESPECÍFICAS DE TRABAJO

EN UNA EMPRESA DE ALQUILER DE MAQUINARIA PESADA.

4.1 GENERALIDADES: DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA La creación de la Empresa MAQUINARIAS F & G EL TINGO SRL, se realiza el 03 de Marzo del año 2010; por iniciativa de los Hermanos: MERCEDES HERNANDEZ CHUQUILIN Y GRACIELA HERNADEZ CHUQUILIN; propietarias de los terrenos en los que el Proyecto TANTA HUATAY posee sus Yacimientos Mineros donde se realizaran las explotaciones posteriormente. Cuyo rubro es el arriendo de maquinaria en general y movimientos de tierra. Para tal labor en la actualidad cuenta con 2 máquinas destinada al Proyecto TANTA HUATAY

de CIA. MINERA COIMOLACHE en la

provincia Hualgayoc. Personalidad Jurídica:

Fue constituida como Sociedad Anónima en el mes de marzo del año 1995, según escritura pública de constitución, cumple con los formalismos que la ley indica. Está inscrita en el Registro Tributario Unificado de la Superintendencia de Administración Tributaria SUNAT.

Ubicación: Ubicada en el…, departamento de Cajamarca. Específicamente en el Jr…

Objeto y principales servicios:

Es una empresa con fines de lucro dedicada a prestar servicios de alquiler de maquinaria pesada.

Sus principales servicios se refieren a… Los diferentes contratos alquiler de maquinaria …, son llevados a cabo según las especificaciones y pedidos de los clientes. Entre sus principales actividades se tienen…

Principales clientes y sector comercial: Sirve en general a las empresas dedicadas a…, que requieren de …

Aspectos legales:

La escritura fue registrada ante notario público en el año de 1995 e inscrita ante el Registro Publicos (SUNARP) de la República del Perù y cuenta con las respectivas patentes de comercio y sociedad que la ley indica. Está afecta a los siguientes impuestos:

4.2

•

Impuesto General a las ventas : régimen general pago mensual.

• •

Impuesto sobre la renta: régimen general 2 % mensual directo a... Declaración anual de Impuesto sobre la renta régimen general.

•

Agente de retención a empleados y régimen general de retenciones,

•

Afecto a pagos mensuales de cuotas patronales y retención laboral ante Essalud .

•

Otros que la legislación expresamente indica.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

4.2.1 JUNTA DE ACCIONISTAS, DIRECTIVA Y GERENCIA

Asamblea de Accionistas

Es el órgano de máxima autoridad, está conformada por los accionistas convocados por lo menos una vez al año o bien reunidos a su solicitud, según lo establecido en la Ley general de Sociedades, la asamblea puede ser de naturaleza ordinaria o extraordinaria.

Junta Directiva

La Asamblea de Accionistas elige a la Junta Directiva, en quien delega la toma de decisiones y ejecución de lo planteado por los accionistas, es el órgano administrativo de máxima autoridad dentro de la organización de la empresa. Busca la consecución de los objetivos planteados en la constitución de la sociedad, a través de la toma de decisiones trascendentales para la empresa.

Gerente

Es el encargado de ejecutar las decisiones tomadas por la Junta Directiva y responsable de plantear las acciones específicas para desarrollar los planes que correspondan.

Tiene a su cargo la dirección de la empresa como tal, y es el responsable directo de las acciones de sus subordinados.

Órgano de fiscalización

Según lo establecido en la escritura de constitución es llevada a cabo por un Auditor independiente, quien presenta informes a la junta directiva de la sociedad.

4.2.2 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA

La empresa se divide en 5 secciones administrativas: • Contabilidad: Contador General a. Auxiliar de costos (delegado en producción) b. Auxiliar contable. c. Encargado de Almacén • Personal: Jefe de personal / planillas. a. Secretaria b. Conserje c. Mensajero • Formulación: Ingeniero de formulación a. Encargado de pesado. • Producción: Encargado de producción a. Operarios

• Ventas/ Logística: Encargado de logística. a. Vendedores.

4.3

MANUAL CONTABLE:

4.3.1 POLÍTICAS CONTABLES

Unidad Monetaria:

La unidad monetaria es el Nuevo Sol, los estados financieros serán expresados en Nuevos Soles.

Período contable:

El período contable será el estipulado por la ley nacional vigente, se establece el año comercial como el periodo contable para todas las empresas en el Perú.

Tipo de Cambio:

Para las transacciones realizadas en moneda extranjera la tasa de cambio a aplicar será: Para las transacciones de gasto o venta: tipo de cambio del día, cuando fuera conveniente se utilizará el tipo de cambio promedio; para efectivo o sus equivalentes: tipo de cambio corriente o del día de cierre; para las transacciones de compra o venta de un activo: tipo de cambio histórico. Se aplicaran las disposiciones contenidas en la NIC 21.

Cuentas por cobrar:

Los derechos por cobrar derivados de ventas (clientes) y los documentos por cobrar serán registrados en los valores reales y presentados en los estados financieros.

La provisión será estimada y se deberán deducir las cuentas que se demuestren como incobrables. Será responsabilidad de la administración llevar el debido proceso para que sean deducibles según la Ley vigente.

Sistema contable:

Se utiliza el sistema contable de lo devengado.

Sistema de costos y registro de producto terminado:

Se utilizará el costo efectivamente aplicado en cada producto producido: Método de órdenes específicas de producción.

Registro de los Inventarios

Los costos de los productos terminados y en proceso serán registrados en las cantidades determinadas por el método de órdenes específicas de trabajo. Los inventarios de materiales directos, insumos y otros distintos a los productos procesados se registrarán al costo promedio, debido a la volatilidad de los precios de las materias primas e insumos y su posible impacto en los costos de producción.

Se observa y aplica lo estipulado en la Norma Internacional de Contabilidad Numero 2, Inventarios, al respecto de la valuación del inventario al valor neto realizable, en lo aplicable se deduce del ISR.

Registro de los activos:

Serán registrados a su valor razonable; en cumplimiento de las Normas Internacionales Información Financiera (NIIF) vigentes; de considerarse conveniente revaluar un activo,

se contempla el pago en las tasas de impuesto que para este efecto la ley del impuesto sobre la renta establece.

Registro de las depreciaciones

Las depreciaciones se registran según lo determinado por la administración. Las disparidades entre el valor a depreciar mediante el método y lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera, se concilian mediante lo indicado en la Norma Internacional de Contabilidad Número 12, ISR diferido.

Cuentas por pagar

Se registran en los estados financieros en su valor realizable al momento del cierre del ejercicio contable.

Capital y ganancias no distribuidas.

Se registran de manera separada y clara las ganancias actuales de las ganancias de períodos anteriores, así también, el capital será indicado de manera separada.

4.3.2 RÉGIMEN TRIBUTARIO DE LA EMPRESA.

Está inscrita al régimen general del Impuesto General a las Ventas y al régimen general del impuesto sobre la renta (2% pago directo). Son declaraciones de observancia formal.

Es agente de Retención de Impuesto sobre la Renta, tanto en el régimen general como a los empleados que cumplan con lo establecido en la ley del Impuesto Sobre la Renta. Está afecta a retenciones del Impuesto Sobre Productos financieros. 4.3.3 NOMENCLATURA CONTABLE:

Activos:

Son aquellos bienes y derechos que la entidad posee, que pueden ser efectivo, cuentas bancarias, inversiones, documentos y cuentas por cobrar, activos fijos como inmuebles, maquinaria, herramientas, mobiliario y equipo.

Pasivos:

Conformado por las obligaciones de la entidad ante terceros, socios y el fisco. También incluye aquellos ingresos devengados de manera anticipada.

Capital:

Incluye el capital autorizado, el capital suscrito y el capital pagado; las ganancias del periodo, ganancias no distribuidas, retenidas y la reserva legal.

4.3.4 PRINCIPALES

LIBROS,

LIBROS

AUXILIARES

Y

REGISTROS

AUXILIARES

Los principales libros, libros auxiliares, registros auxiliares que la empresa deberá cumplir son enumerados a continuación LIBROS PRINCIPALES: •

Diario

•

Mayor

•

Balances/Estados financieros

•

Inventario

LIBROS AUXILIARES: •

Compras

•

Ventas

•

Bancos

•

Libro diario de órdenes en proceso

REGISTROS AUXILIARES: •

Kardex o inventario perpetuo.

•

Control de herramientas y activos fijos.

•

Registro de servicios y reparaciones a maquinaria.

•

Registro de mantenimiento de instalaciones de lavandería.

4.3.5 ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS:

ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS: •

Estado de situación (Balance General)

•

Estado de Resultados de Operación (Estado de Resultados)

•

Estado de Utilidades Retenidas

•

Estado de Flujo de Efectivo

4.3.6 ESTADOS FINANCIEROS AUXILIARES:

Son preparados por la sección encargada de la contabilidad de acuerdo a las necesidades y tendrán información acumulativa que da paso a la preparación de los estados financieros básicos, el principal a mencionar es el estado de costo de producción

4.3.7 INFORMES DE PRODUCCIÓN:

Estos informes surgen de la sección de contabilidad encargada del registro de los costos.  Informe de producción terminada  Informe de producción en proceso

Informes de consumo de mano de obra y materiales directos consumidos:  Informe de materiales directos consumidos  Informe de mano de obra directa

Reportes de mano de obra:  Distribución de mano de obra pagada del mes  Distribución de mano de obra directa e indirecta del mes

Reportes y conciliaciones de Gastos de Fabricación:  Reporte de gastos de operación del mes  Distribución primaria de gastos de operación del mes  Distribución secundaria de gastos de fabricación por centro

4.3.8 MANUAL DE FUNCIONES DEPARTAMENTO CONTABLE:

CONTADOR GENERAL:

Encargado de integrar y presentar la situación financiera y los resultados de operación de la sociedad, para lo cual deberá coordinar los puestos administrativos contables que alimentan y registran el que hacer contable. Superior: Gerente. Subordinados: Auxiliar contable, auxiliar de costos.

AUXILIAR CONTABLE /ENCARGADO COMPRAS

Auxiliar encargado de la facturación y la cuenta corriente, registro de los libros de compras y ventas, así como de la función de compras dentro de la empresa. Superior: Contador General

AUXILIAR CONTABLE DE COSTOS

Encargado de recolectar y transmitir la información derivada del proceso productivo, de los muestreos de inventarios físicos que se elaboran periódicamente, de los inventarios a final de los periodos establecidos de materiales directos en proceso y existencia final, así como otros que el sistema contable requiera. Superior: Contador General.

4.4

MÉTODO DE COSTOS POR ÓRDENES DE TRABAJO

4.4.1 POLÍTICAS GENERALES DEL MÉTODO DE REGISTRO DE COSTOS  Las órdenes de trabajo se generan por confirmación de trabajos a solicitud de los clientes.  Las órdenes de trabajo se realizan por el lote pactado, el cual puede ser por un número de prendas que regularmente excede las mil unidades.  Cada orden específica de trabajo será procesada en varias formulaciones individuales, debido a la especialización del proceso.  La formulación se realiza en base a kilos de ropa seca, y se elaboran formulaciones individuales en lotes de 60 kilos que es la capacidad operativa recomendada para la maquinaria con que cuenta Lavaninsa. Los pesos a introducir a cada máquina serán determinadas por el encargado de producción.  Se tiene como norma no dejar ropa en procesos intermedios, derivado del riesgo de reprocesar, omitir procesos o daños en las prendas.

4.4.2 PRINCIPALES DOCUMENTOS A UTILIZAR  Orden específica de trabajo o Control de trabajo o Requisición de materiales (para cada formulación) o Boleta de control de mano de obra (para cada formulación) o Boleta resumen de mano de obra (cada formulación)  Hoja de costos por orden específica de trabajo o Hoja de resumen de costo de mano de obra por centro o Hoja de resumen de costo de consumo de materiales directos. 4.4.3 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO PRODUCTIVO:

1. Contacto y conversación teléfono y/o E-mail para la programación inicial de la producción, a cargo del encargado de logística y ventas.

2. Estimación del costo y precio por cada contrato de servicios, elaboración de cotización y envío de muestra para aprobación. 3. Confirmación de la orden específica de trabajo, regularmente con 3 días hábiles previos al inicio del trabajo. 4. Formulación en base a la estimación del número de horas de la orden específica de trabajo. 5. Emisión de la orden de trabajo, controles de producción, requisiciones y boletas de control de mano de obra individuales. 6. Realización del proceso productivo según lo consignado en el Control de producción. 7. Una vez concluida la orden de trabajo, se procede al cierre de la orden, consignando y totalizando los costos por mano de obra, materiales directos y gastos de fabricación empleados. 8. Registro y cierre de la orden.

4.4.4 REGISTRO DE LOS COSTOS DE CADA ORDEN ESPECÍFICA DE TRABAJO: La orden específica de trabajo contiene los siguientes datos:     

Correlativo numérico Fecha de emisión Indicación “orden específica de trabajo” Nombre, NIT, teléfono del cliente Descripción del proceso, material, tipo de prendas y un aproximado de las horas de trabajo  Resumen de los costos aplicados en la orden de trabajo  Condiciones de la prestación de servicio  Condiciones de entrega del servicio Cada orden específica de trabajo contiene la acumulación de las siguientes boletas individuales:  Control de producción  Requisición de materiales  Boleta de control de mano de obra

a) FORMULACIÓN INDIVIDUAL

El control de producción contiene los siguientes datos:       

Correlativo numérico. Indicación “control de producción” Nombre, NIT, Teléfono del cliente. Descripción del proceso, material, horas de prestación de servicio. Nombre del proceso a realizar. Actividades a realizar por centro. Tiempo máquina para cada operación.

b) REQUISICIÓN DE MATERIALES:

La requisición de materiales se elabora de manera individual para cada formulación, derivado de la necesidad de controlar los mismos empleados, para garantizar uniformidad y calidad que se requieren.

Cada requisición contiene:  Correlativo numérico.  Indicación “requisición de materiales”  Nombre del cliente.  Nombre del proceso a realizar.

h) BOLETA DE CONTROL DE TRABAJO APLICADO

Las boletas consignan:  Correlativo numérico.  Indicación “Control mano obra”  Nombre del cliente.  Nombre del proceso a realizar.  Centro en que se realizó el proceso.  Tiempo de inicio y final de la operación.

 Totalización del tiempo empleado.

Las horas de inicio y final de trabajo en cada orden son anotados por el empleado, los minutos son repartidos y totalizados por el auxiliar de costos.

4.4.5 DESCRIPCIÓN DEL GENERAL DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL:

1.

Se emiten los formatos: control de producción, requisición de materiales y se adjunta la boleta de control de mano de obra; en base al proceso a realizar, el encargado

de

producción recoge el control de producción y programa el trabajo; se encarga de concentrar las cargas exactas en carretas listas para su traslado al primer centro productivo. 2.

El encargado de producción indica el inicio del proceso, los operadores de la maquinaria firman ….

3.

Se recogen en bodega los materiales e i n s u m o s necesarios para realizar la orden específica de trabajo, que debe estar lista para recoger (el sistema genera una impresión adicional de la requisición en almacén, al momento de su impresión).

4.

El proceso productivo se inicia y se consigna el tiempo de mano de obra empleado en cada control de producción, en el formato boleta de control de mano de obra, que luego se anota en la boleta de control por orden.

5.

Cuando se realiza todo el proceso indicado en la orden específica de trabajo,

6.

El auxiliar de costos cierra el control de producción, totalizando la mano de obra, materiales directos y tiempo de gastos de fabricación empleados.

7.

Cuando se han procesado toda la orden de trabajo, se procede al cierre, acumulando los controles de producción individuales, control de mano de obra individual; se valorizan y se detalla el costo por mano de obra, materiales directos y gastos de fabricación.

8.

Se

elaboran

los

diferentes

reportes

e

informes

administración ha establecido.

4.4.6 ELABORACIÓN DE LOS INFORMES MENSUALES:

de

producción

que

la

Con la información de cada orden procesada total y parcialmente se realiza el resumen de operaciones del mes, que registra los costos expresados en nuevos soles por cada orden específica de trabajo y concepto del costo. Se elabora en base a las órdenes individuales de trabajo ya valorizadas y cerradas, de esta información se extrae la información necesaria para la elaboración de los informes de costos del mes.

Adicionalmente, se elabora un resumen detallado de los materiales directos consumidos, por orden específica de trabajo, así como de la mano de obra utilizada por centro y orden específica de trabajo. 5. Descripción del equipo MOTOR: Modelo: C6121 fabricado bajo licencia CAT 3306B Tipo: En línea, refrigerado por agua, 4 tiempos, inyección directa con turbo Velocidad: 2200 rpm Torque máximo: 843N.m

Lubricación: Forzada por bomba de engranajes Desplazamiento10.5L EJE: Traccion 4x4, eje frontal fijo, eje posterior oscilante, ángulo de oscilación posterior +/-11°

TRANSMISION: Convertidor de torque ZF D340 - 3 elementos simple etapa Transmisión ZF 4WG200

Tipo de transmisión Contra eje, powershift con sistema KD

Diagrama funcional de bloques El siguiente diagrama presenta la división en los principales sistemas funcionales de la máquina y los factores externos con que interactúa.

1. Condiciones de oeración Debido a la gran versatilidad de prestaciones que ofrece este tipo de maquinaria, sería correcto hacer una referencia a cada una de las condiciones de operación a que se expone la excavadora, por lo tanto se hará referencia sólo a las principales actividades realizadas en la vida del equipo.

1.2.

Operación en Demolición

En este caso la maquina opera en condiciones de exigencia máxima, ya que es expuesta periódicamente a fuertes golpes en algunas de sus secciones, por tanto una falla por ruptura es más susceptible. El modo de falla más recurrente en este modo de operación es el rompimiento en conjunto o por separado de las calzas.

1.3.

2.3. Operación en Excavación

En esta operación la maquina está propensa, según sea el terreno, a entrar en contacto con tierra y humedad (peso extra), como también operaciones en terrenos rocosos, donde tanto el rodado como la cuba y las calzas sufren un desgaste elevado. Debido a la cantidad de tierra que circula en el ambiente, los filtros sufren y acrecenta el desgaste de estos.

1.4.

Operación en Transporte

Dado que la maquina se traslada con sistema de orugas, ésta necesita de un camión de Cama baja, cuya rampa de acceso produce fuertes daños en el rodado como también emite grandes ruidos (Vibraciones en la estructura). El modo de falla característico de esta operación sería el rompimiento del rodado.

2. Condiciones actuales de mantenimiento

Si bien se realizan mantenimientos preventivos periódicamente en los componentes tradicionales de los vehículos de trabajo pesado, en otros aspectos se realiza mantención correctiva. Los cambios de aceite, fluidos de los sistemas hidráulicos y otros niveles, filtros, se realizan de acuerdo a la ficha técnica recomendada por el fabricante, de forma preventiva. Gran cantidad de reparaciones se realizan en forma correctiva, como por ejemplo: cambio de pistones de la bomba inyectora del sistema hidráulico, dientes de la pala excavadora, batería, daños en la oruga, etc.

El historial de fallas y mantenciones existente corresponde al relato del mismo propietario con datos específicos de acciones realizadas, costos y horas de operación. A continuación se detalla una tabla con el historial mencionado

IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE COSTOS POR ORDENES DE TRABAJO

1. OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN AL IMPLEMENTAR EL SISTEMA

Los principales objetivos que se persiguen al implementar el sistema de costos por órdenes de trabajo en una empresa se puede resumir en los siguientes:

a) Que el sistema a implementar cumpla con el propósito de control y costeo de los servicios, en función a las necesidades y posibilidades de la empresa.

b) Que proporcione a la gerencia de la empresa la Información de costos en forma adecuada y oportuna para evaluar la rentabilidad individual de cada uno de los servicios que presta la misma.

c) Brindar una herramienta útil para la toma de decisiones acerca de fijación de precios de los servicios, reducción de costos, reposición de activos, ampliación o eliminación de los servicios u otras decisiones que contribuyan a resolver problemas en el funcionamiento de la empresa.

d) Que proporcione información inmediata para todos los fines de control y que a la vez permita introducir los cambios necesarios a medida que las técnicas de costos se perfeccionen, el volumen de operaciones cambie y a medida que el tiempo transcurra de tal forma que dicha información sea lo más útil posible para la entidad.

2. COSTO DE INSTATACION DEL SISTEMA

Todo sistema de costos antes de ser implementado debe de estar basado en un estudio previo e intenso de los diversos métodos que pueden utilizarse, eligiendo el que por su economía y segundad proporcione mayor eficacia para la operación de la empresa; es por esta razón que se considerará un costo del proyecto del sistema

Para asegurar un buen funcionamiento del sistema es necesario contar con personal capacitado, lo cual implica la preparación de este por medio de instrucciones escritas o a través del diálogo grupal e individual, para garantizar la aptitud y entusiasmo de dicho personal. Lo que conlleva a considerar un costo de capacitación del personal; también conviene considerar un costo de supervisión de la instalación del sistema con la finalidad de corregir y ajustar las diversas piezas del mismo.

Otro aspecto a considerar es el casto de los formatos, ya que por medio de éstos se obtiene el control contable de las operaciones fundamentales de la empresa; el diseño de los mismos requiere de especial atención y dado a que cada forma tiene un costo, es preciso obtener el mayor rendimiento posible de los mismos.

En base a los puntos expuestos anteriormente es que se elabora y presenta un presupuesto aproximado (en unidades monetarias) de lo que podría costar la implementación o instalación del sistema de costos en la empresa, dejando abierta la opción de que éste pueda ser adecuado a un sistema de contabilidad computarizada de acuerdo a las posibilidades económicas de la empresa. DETALLE

SUB TOTAL

1. Costo del Provecto Estudio e investigación Materiales divereos Elaboración

900.00 500.00 350.00

2. Costo de Personal Supervisión de la instalación Capacitacion al personal designado a operar el sistema

TOTAL

1,750.00

500.00 500.00

1,000.00

3. Costo de los formatos Diseño e impresión

500.00

500.00

4. Imprevistos Margen del 5% sobre el total de los costos anteriores

162.00

162.00

TOTAL COSTO DE INSTALACION DEL SISTEMA

3,412.00

3. BENEFICIOS QUE SE DERIVAN DE LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA

La implementación del sistema de costos por órdenes en la empresa proporciona diversos beneficios, entre los que se pueden mencionar:

a) Controlar adecuadamente los materiales, mano de obra y gastos indirectos de la prestación de los servicios, con la finalidad de establecer un costo real y el uso racional de los mismos.

b) Identificar el costo de los materiales. mano de obra y gastos indirectos de la prestación de los servicios con la orden de servicio a la cual pertenecen, con el fin de determinar el costo individual de cada uno de los servicios que presta la empresa.

c) Contar con la información adecuada sobre costos para la toma de decisiones en forma inmediata a fin de que éstas sean acertadas y oportunas.

d) Sistematizar las funciones de la empresa y al mismo tiempo la creación de medios de registro de las actividades que ella realiza.

e) Contar con una herramienta de diagnóstico para los medios de control interno de la empresa, gracias a los informes de costos que proporcione.

4. FORMATOS DEL SISTEMA

A. Control de materiales

Los formatos a emplearse en el control de materiales se orientan principalmente al control de las compras para lograr el abastecimiento oportuno y adecuarlo a las necesidades de los servicios que se prestan, y además, al control eficiente de la distribución de los materiales adquiridos para aplicarlos a sus respectivas órdenes de servicio.

A continuación se presenta una serie de formatos que ayudarán a cumplir con dichos propósito.

a) Solicitud de compra

Este documento sirve para solicitar a la gerencia administrativa de la empresa los materiales que se requieren para cumplir satisfactoriamente con la prestación de los servicios.

La solicitud de compra será remitida ya sea por el administrador de personal, el ingeniero responsable de obras u otra persona autorizadas según corresponda al servicio que requiera tales materiales. La solicitud será previamente verificada con los presupuestos que se manejan en contabilidad para posteriormente pasar a gerencia administrativa.

b) Orden de compra

Luego que la gerencia administrativa aprueba la solicitud de compra procede a la autorización de la orden de compra con el fin de proveer al solicitante de todos los materiales necesarios para la prestación de los servicios.

La orden de compra, es emitida por contabilidad, en una original y tres copias, con el objeto de ordenar al proveedor que proporcione los materiales especificados en ella.

c) Nota de ingreso de materiales

Una vez que la orden de copra es atendida por el proveedor, los materiales en ella consignados ingresan a almacén mediante una nota de ingreso de materiales, en la cual se anotaran todas las observaciones a que hubiere lugar.

d) Tarjeta de kárdex

Con la nota de ingreso de materiales, almacén procederá al registro de los mismos en las tarjetas de kárdex, las cuales especificarán los movimientos de ingresos y salidas de materiales, así como los saldos existentes.

La tarjeta de kárdex será empleada una para cada tipo de material, siendo responsabilidad de almacén su registro y control.

e) Nota de salida de materiales

Este documento sustenta la salida de materiales. pues en el se consignan tanto la autorización del contador como el visto bueno del gerente administrativo, así como también se consignará el código del servicio para el cual están destinados.

La nota de salida de materiales es remitida en almacén, a solicitud del interesado, y es registrada en la tarjeta de kárdex.

f) Nota de devolución de materiales

La nota de devolución de materiales se emplea cuando éstos no cuentan con alguna de las especificaciones de la orden de compra o por haberse recepcionado en mal estado, lo que origina la devolución, previo conocimiento y autorización de los responsables.

B. Control de la mano de obra

El control de la mano de obra en la prestación de los servicios está orientado a controlar el empleo del tiempo y su valor monetario, a la elaboración de las planillas de remuneraciones y las boletas de pago, aplicar el costo del trabajo a cada orden de servicios y aplicar la mano de obra directa al servicio que corresponda.

Para esto se utilizaran los siguientes formatos:

a) Tarjeta de control de asistencia

Esta tarjeta es llevada por el administrador de personal, en la que se detalla: la lista de los trabajadores (a los cuales se les asigna previamente un número o código), los días trabajados por cada uno de ellos, horas extras, tardanzas, permisos e inasistencias.

En base a la tarjeta de tiempo y a la tarjeta de control de asistencia, el administrador de personal elabora su informe al gerente administrativo, el que a su vez traslada dicha información a contabilidad para la elaboración de la planilla de remuneraciones.

b)Planilla de remuneraciones y boletas de pago

La planilla de remuneraciones es elaborada por el contador de acuerdo a las disposiciones legales vigentes, en forma quincenal y en base a la información proporcionada por la tarjeta de control de asistencia y la tarjeta de tiempo.

Una vez elaborada la planilla de remuneraciones se procede al llenado de las boletas de pago, donde se detalla los descuentos de ley y la remuneración neta a pagar a cada trabador.

c) Hoja de costo de trabajo

La hoja de costo de trabajo es elaborada por el contador y tiene por finalidad acumular el costo de la mano de obra directa por cada orden de servicio, tomando como base tanto la planilla de remuneraciones como la tarjeta de control de asistencia y las tarjetas de tiempo.

En la hoja de costo de trabajo se consignará el código del obrero, la descripción del trabajo realizado, el tiempo empleado en el mismo. así como las tarifas por horas normales y extras.

C. Control de los gastos indirectos de producción de servicios.

El control de los gastos indirectos de producción del servicio tiene por finalidad la de obtener los valores más cercanos al costo real de todos aquellos gastos que son indispensables para que la empresa se encuentre en condiciones favorables de prestar adecuadamente sus servicios.

a) Hoja de distribución de gastos indirectos por orden de servicio.

En esta hoja se procede a distribuir los gastos indirectos por orden de Servicio, con la finalidad de asignar a cada orden de servicio específica el gasto indirecto que le corresponde.

b) Hoja de acumulación de gastos indirectos reales.

La hoja de acumulación de gastos indirectos reales tiene como finalidad controlar en forma mensual los gastos indirectos reales a medida que estos se van incurriendo, tales como: sueldos del contador de costos y administrador de personal, cargas sociales, alimentación, mantenimiento, reparación, alquiler de cocheras, entre otros.

Su control se llevará a cabo en contabilidad paralelamente al uso de la hoja de distribución de gastos indirectos por orden de servicio, permitiendo así la determinación al final de cada ejercicio las sobre o sub-aplicaciones de los mismos por efectos de la tasa de aplicación de los costos indirectos de fabricación.

D. La orden de servicios.

La orden de servicio viene a constituirse en la hoja de detalle final. Este documento es elaborado en contabilidad, en la cual se acumula tanto el costo de los materiales directos y mano de obra directa, así como los gastos indirectos de prestación del servicio, por cada orden especifica consignándose además un resumen en el cual se suman a los costos anteriores los gastos de administración, financieros y de ventas con la finalidad de obtener el costo de hacer y vender por cada orden de servicio.

E. Formatos complementarios.

Estos formatos van a servir para ayudar a controlar y determinar los costos de forma complementaria a los formatos anteriores, indicando que si durante el transcurso del tiempo y de las operaciones de la empresa se necesitase ampliar, modificar o crear nuevos formatos, esto se podrá realizar ya que el sistema deberá adaptarse a la empresa y no al contrario.

a) Tarjeta de control de depreciación.

Esta tarjeta controla individualmente la depreciación de los bienes que intervienen directamente en la prestación de los servicios, como por ejemplo la depreciación de la maquinaria que es empleada en los servicios alquiler de maquinaria.

b) Vale de control de combustible

Este formato ha sido diseñado no sólo con la finalidad de controlar la cantidad y costo del combustible que se emplea en la prestación de los servicios, sino también para identificar la orden de servicio en la cual se utiliza.

5. DIAGRAMAS DEL PROCESO DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

En este punto se presentan en forma de diagramas tanto el proceso de prestación de los servicios como los de control de los materiales, mano de obra y de los gastos indirectos. Con la finalidad de visualizar con mayor amplitud.

El flujo de formatos a emplearse durante el proceso de prestación de los servicios.

6. CLASIFICACION DE LOS COSTOS.

a) Servicio de alquiler de maquinaria  Costo directo

Variable: 

Costo del alquiler de maquinaria proporcionada por terceros.

 Mano de obra

Variable: 

Remuneraciones de los choferes.

 Costos indirectos

Variables: 

Cargas sociales por las remuneraciones de los choferes



Mantenimiento y reparación de las maquinarias



Otros.

Fijos: 

La depreciación, si la maquinaria son propios de la empresa.



Alquiler de cochera para los vehículos y maquinaria.



Seguros para vehículos y maquinaria.



Sueldo del administrador de personal,



Sueldo del contador de costo



otros.

Nota:  La mano de obra directa empleada en el servicios ha sido considerada como un costo variable tomando corno base su comportamiento con respecto a una Orden de servicio específica o al Contrato de Prestación de Servicios.  Las remuneraciones de los trabajadores consideradas como costo incluyen las horas extras y las remuneraciones por trabajo nocturno.

b) Gastos administrativos, de ventas y financieros  Gastos de administración

Fijos: 

Sueldos de: o Contador o Secretaria o Gerente o Otros



Alquiler de local de oficina



Suscripción en informativos contables, laborales, tributarios y otros.



Suscripción a diarios locales y naciones.

Variables: 

Materiales y útiles de oficina: o Libros de contabilidad. o Papel membretado. o Papel bond, continuo y para fax o tarjetas para fax. o tóner para impresora. o Grapas, clips. o Lapiceros y plumones. o Borradores y correctores. o Archivadores. o Fólderes y sobres de manila. o Otros.



Materiales y suministros de limpieza: o Detergentes y desinfectantes, o Escobillones y escobillas, o Recogedores, papeleras y trapeadores. o Cera de piso. o Ambientadores, o Otros.



Servicios de: o Mantenimiento de equipo de cómputo, o Telefonía móvil y fija. o Fotocopiados y anillados. o Agua y luz, o Otros.

 Gastos de ventas

Variables: o Avisos publicitarios en diarios, revistas, radio, televisión y otros. o Auspicio de eventos deportivos, culturales y religiosos, o otros.  Gastos financieros

Variables: o Intereses y gastos de préstamos o sobregiros, etc. o Intereses y gastos de documentos descontados, o Pérdidas por diferencia de cambio. o Intereses y gastos de mantenimiento de cuentas corrientes. o otros.

a) Costos fijos:  Trabajo directo: Para determinar el costo del trabajo directo se tiene que tener en cuenta la categoría que tiene el trabajador quien va a operar la maquinaria. CONCEPTO Remuneración mensual Gratificación Vacaciones Total mensual Cargas Sociales Sistema de Pensión 13% Sistema de prestación de salud 9% Accidente de trabajo 2.3% Compensación Tiempo de servicio Total Cargas sociales TOTAL COSTO DE TRABAJO DIRECTO

IMPORTE 1500 250 125 1875 243.75 168.75 43.125 125 580.625 2,455.63

 Costo directo Costo del alquiler de maquinaria proporcionada por terceros.

MAQUINARIAS Y EQUIPOS

COSTO POR HORA

RETROEXCAVADORA JOHN DEERE 310 J 4X4 GRUA MARCA GALION CAP 15 TON

187.50 187.50

 Depreciación de una unidad operativa: si la maquina es comprada, para poder determinar la depreciación de las unidades operativas, es necesario conocer su valor, su vida útil y su valor residual, utilizando el método de línea recta, la base de depreciación será repartida uniformemente a lo largo del número de años de vida útil de las maquinarias.

VALOR DE ADQUISICION (Va)

695,064.62

Valor de Residual (Vr), (25% Va)

173,766.16

MAQUINARIA DEPRECIACION 521,298.46

DEPRECIACION MENSUAL

130,324.62

10860.38

Fórmula para determinar Ia depreciación lineal:

Base de depreciación -Valor residual Vida útil estimada b) Costos variable:  Costo de combustible: Este costo esta conformado por el consumo de combustible que necesitan las maquinas. Para su cálculo es necesario conocer la potencia de la máquina.

Potencia 125 HP (caballos de fuerza) Consumo Horario en galones

4.6

gln/hrs

Costo por galon (s/.)

10.3

soles

 Costo de Lubricantes:

Este costo está conformado por el aceite la grasa que necesitan para funcionar.

Lubricantes: Aceite: Consumo Horario en galones Costo por galon (s/.)

0.14

gln/hrs

30

soles

Grasa: Consumo Horario en libras Costo por Libra (s/.)

0.06

lb/hrs

6

soles

 Costo de Neumáticos: Neumáticos: Vida util (horas)

2000

hrs

Costo S/.

3500

soles

 Costo de Mantenimiento: TIPO DE SERVICIO FILTRO ACEITE DE MOTOR FILTRO DE COMBUSTIBLE TRAMPA DE AGUA FILTRO HIDRAULICO PILOTO FILTRO HIDRAULICO RETORMO FILTRO HIDRAULICO TANQUE FILTRO AIRE PRIMARIO FILTRO AIRE SECUNDARIO ACEITE DE MOTOR ANALISIS ACEITE MOTOR ACEITE HIDRAULICO ANALISIS ACEITE HIDRAULICO ACEITE MANDOS FINALES ACEITE MANDO DE ROTACION MANO DE OBRA COSTO POR SERVICIO

250 HORAS

500 HORAS $ 160.00 $ 215.00 $ 140.00 $ 250.00 $ 195.00 $ 180.00

750 HORAS

$ 180.00

$ 250.00 $ 180.00

$ 180.00

$ 180.00

$ 180.00

$ 180.00

$ 15.00 $ 375.00

$ 90.00 $ 1,840.00

$ 15.00 $ 375.00

1000 HORAS $ 160.00 $ 215.00 $ 140.00 $ 250.00 $ 195.00 $ 180.00 $ 200.00 $ 160.00 $ 250.00 $ 180.00

1250 HORAS

1500 HORAS $ 160.00 $ 215.00 $ 140.00 $ 250.00 $ 195.00 $ 180.00

1750 HORAS

$ 180.00

$ 250.00 $ 180.00

$ 180.00

$ 180.00 $ 240.00 $ 260.00 $ 120.00 $ 2,730.00

$ 180.00

$ 180.00

$ 180.00

$ 15.00 $ 375.00

$ 90.00 $ 1,840.00

$ 15.00 $ 375.00

APLICACIÓN LOS COSTOS INDIRECTOS La aplicación de los costos indirectos consiste en la asignación de éstos a sus respectivas órdenes de servicio, mediante la aplicación de una tasa predeterminada multiplicada por una base real de actividad escogida.

Los factores básicos para determinar la tasa de aplicación o tasa predeterminada de los costos indirectos correspondientes a un periodo son: el nivel estimado de producción (denominador) y los costos indirectos de producción estimados (numerador).

Para determinar el nivel estimado de producción se debe tener en consideración dos aspectos: la demanda proyectada del producto (bienes o servicios) y los recursos productivos existentes para el próximo periodo.

Para proyectar el nivel de producción de los bienes y servicios correspondientes a periodos futuros, se puede considerar los siguientes niveles de capacidad productiva: teórica o ideal, práctica o realista normal o de largo plazo y esperada o de corto plazo.

Los costos indirectos de producción estimados para un periodo determinado deben clasificarse bien sea como costo indirecto de producción fijo o como costo indirecto de producción variable, asimismo los costos mixtos también deberán de ser divididos en sus componentes de producción fijos y variables. COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCION ESTIMADOS Costos indirectos de producción variables Cargas sociales de los trabajadores Alimentación del personal Exámenes médicos del personal Mantenimiento y reparación Combustibles y lubricantes Fletes por transporte de materiales Otros Costos indirectos de producción fijos Alquiler de vehículos para traslado de personal Depreciación de la maquinaria Alquiler de cochera para vehiculas y maquinaria Seguros para vehículos y maquinaria Sueldo del administrador de personal Sueldos del contador de costos Otros Total costos indirectos estimados de producción a) Estimación de los costos indirectos.

S/.

El primer paso para la estimación de los costos indirectos es su identificación y clasificación en sus componentes variables, fijos y mixtos. Con la finalidad de facilitar la estimación de los costos indirectos para la empresa, se presenta el siguiente modelo de presupuesto de costos indirectos.

El total de costos indirectos de producción estimados viene a ser el numerador de la operación divisoria para la obtención de la tasa de aplicación de los costos indirectos. Estos costos indirectos podrán ser estimados en base a los costos históricos o reales incurridos en años anteriores y proyectarlos a periodos futuros.

b) Estimación de la base de aplicación.

Es el segundo paso a seguir en la determinación de las tasas de aplicación de los costos indirectos. Para esto se debe definir qué nivel de capacidad productiva es el más recomendable para la empresa.

Calculo del costo hora máquina.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Las conclusiones que podemos llegar después de ver los criterios claves para el éxito de la empresa de alquiler de maquinaria es que los equipos se encuentren en óptimas condiciones para ser alquilados, y así obtener la satisfacción del cliente, el cual cuando vuelva a tener la necesidad de alquilar no dudará de acudir a la empresa y solicitar los mismos equipos, gracias a su experiencia pasada. Es por esto que se destina el 7 % de los ingresos para la reparación y el mantenimiento de los equipos y se cuenta con 3 personas especialistas encargadas de dar el mantenimiento. También es muy importante aclarar que para que se pueda llegar a cumplir estas metas, se debe tener un buen enfoque de nuestro mercado objetivo y saber como llegar a ellos, ya sea por medio de publicidad para los clientes industriales o por medio de los vendedores y dándoles a conocer el servicio de alquiler para cuando tengan nuevas necesidades. En caso de recibir más clientes de lo estimado, esto no sería ningún problema, ya que lo óptimo del proyecto sería llegar a el escenario 2 explicado en el análisis de sensibilidad, donde aumentan la cantidad de usuarios y por consiguiente las frecuencias, haciendo que se tengan mayor cantidad de equipos y permitiendo un mayor ingreso por alquiler, por lo tanto resulta más atractivo el proyecto. Cuando se realice el proyecto hay que tomar en cuenta las frecuencias de alquiler, ya que mientras más se incrementen para cierto tipo de máquinas, también habrá que incrementar el número de máquinas disponibles para ese tipo de equipo y así anticiparse a las necesidades de los clientes para no decir que no hay equipos disponibles.

También los equipos deberán ser de marcas excelentes y reconocidas por los clientes, porque si por abaratar los costos de las máquinas se compran cosas de mediana o mala calidad, la durabilidad de las máquinas y la calidad del trabajo de esta disminuirá, haciendo que no resulte atractivo el proyecto. Y además los clientes no confiarán del trabajo que puedan realizar los equipos.

Una ventaja que va a tener el almacén al dar este servicio, es que la mayoría de los clientes necesitan diferentes accesorios para usar con las máquinas para poderlas poner en uso y que no incluyen los equipos. Así que cuando alquilen a esta empresa los equipos, con seguridad también adquirirán los accesorios en la misma empresa, lo cual hace que incremente el nivel de ventas de esta.

Por último se puede concluir que el proyecto servirá para que el almacén a parte de dar a los clientes la opción de comprar, de la opción de alquilar ciertos equipos, y así los clientes puedan decidir que opción les resulta más rentable según las necesidades que se le presenten y con esto la empresa se podrá convertir en un verdadero socio estratégico para las industrias.

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