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UNIDAD 5 LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION

5.1 IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN EN LA LOGÍSTICA. Al igual que cualquier empresa en este nuevo mundo y milenio digital, en nuestro país las empresas competitivas serán las que definan y desarrollen su eficiencia sobre la base de la velocidad de respuestas a todas sus necesidades tanto internas, como externas, las que conozcan y dominen su plataforma de información, las que sean capaz de flexibilizar e integrar cada situación (nuevas regulaciones, resoluciones, emisión de información empresarial, emisión de información estadística, entre otras) a este activo sistema de información que constantemente es cambiable a cada momento y con cada decisión, Bill Gates “visualiza los sistemas de información de la empresa como un sistema nervioso, parecido al del cuerpo humano, donde ante una acción, existe una reacción”, es por ello que el resultado de los sistemas empresariales estará acentuado por el uso de la tecnología digital y sus aplicaciones en este ámbito, será el manual de trabajo de la empresa. Conceptualmente, se puede definir un canal de distribución como “el conjunto de intermediarios relacionados entre sí que cubren la distancia entre proveedor y cliente, añadiendo valor a la transacción en términos de lugar, tiempo y posesión”. Parte de este escenario, y con un gran peso de acciones en la toma de decisiones en la empresa, lo forma la logística de distribución, fundamentalmente las comercializadoras e importadoras las cuales necesitan canales digitales de información interempresariales para su eficiente gestión, enmarcada en el indicador fundamental de resultado la velocidad de respuesta a las necesidades del consumidor final, donde en muchos procesos dentro de la cadena de gestión está determinada por actividades innecesarias pero regulatorias de alguna resolución o regulación estatal. Hoy en día las herramientas y aplicaciones de informática e información para el desarrollo de la plataforma de información representan un potencial de progreso importante para dominar el comportamiento de la cadena logística, incluso más allá de las fronteras de la empresa; las empresas deberán tomar acciones en la gestión de estos procesos con la aplicación de la tecnología digital con el objetivo de crear un modelo de organización digital (plataforma web) que simplifique las actividades de estos procesos, a partir de la fluidez, flexibilidad de la información y la comunicación entre todas las áreas tanto internas como externas de la empresa. En nuestro entorno para brindar la eficiencia y la calidad de los servicios, para crear este modelo de organización digital, que demande a partir de sus necesidades resultados debemos emplear Internet, ahora no debemos confundir, es tener acceso a internet como vía para acceder a un sistema creado por la empresa a partir del diseño de su flujo de información, personalizable a sus necesidades y flexible a los cambios del entorno, Internet no uniformiza y homogeniza los ordenadores de sus nodos, sino que integra los existentes y promueve la aparición de servidores especializados y su compartición con las áreas involucradas; tenemos que ampliar nuestra tradicional visión de cadena de materiales o productos, para prestar un servicio a costos razonables, hay

que desarrollar lazos, redes o mallas digitales que entrecrucen las cadenas de colaboración de nuestras empresas, integradoras y especializadas, con recursos compartidos en este Modelo de Organización Digital. O sea, cada empresa pertenece a una o varias cadenas de suministro y de su actuar en este entorno a partir de cada regulación, resolución, diseño de operación, procedimiento, o instrucción empresarial, ministerial, o estatal, y de su desempeño propiamente en este contexto, definirá en cada actividad y momento de esta cadena sus resultados, sin embargo nos perdemos, no visualizamos, no entendemos esta relación, no la tenemos en cuenta, no la explotamos, en fin no la reconocemos como estrategia, y menos como valor estratégico y social, ¿cómo nos integramos?, ¿cómo sincronizar sus operaciones entre ellas, sin generar altos costos, sin trasladarlos a ningún lugar de esta cadena, y menos trasladarlo al consumidor final; que tanto necesitamos administrar estos eslabones?, depende de varios factores, depende del diseño de la información, de la utilización y aplicación de la tecnología digital como vía de competitividad y eficiencia, existen varias dimensiones a considerar partiendo de la complejidad, integralidad y longitud de la cadena, lo que hace más complejo definir y diseñar las relaciones entre nuestras empresas. Desarrollar las relaciones en cada eslabón de esta cadena, impone la necesidad de romper con la antigua estructura empresarial de resultados aislados, pensar como cadena integrante en cada uno de los eslabones y actividades de la misma, y en cada eslabón pueden ser diferentes las relaciones, y es donde radica la clave: Definir los tipos de Relación y las Estrategias que nos distinga en nuestro servicio, que permitan ventajas competitivas en cada actividad y relación de esta cadena. Para definir esta interrogante es indispensable tener bien claro y conocimiento explícito de ¿Quiénes son los miembros de esta cadena?, ¿Cómo es la estructura de esta cadena?, y ¿Cuáles son los procesos, flujos de materiales, información, decisiones, transacciones monetarias? Por que no hemos creado alianzas colaborativas, al menos como principio para fundamentar y consolidar información referente a resultados globales en nuestro país, no nos hemos detenido a valorar las ventajas de este diseño, porque nos relacionamos solo con relaciones monetarias entre nuestras empresas, porque no identificamos quienes integran nuestra cadena, porque no saneamos el flujo de información de nuestra cadena y acabamos con la dualidad y almacenaje de información retorica en cada una de nuestras empresas, porque no creamos un modelo de organización digital de forma conjunta entre nuestras empresa que integren esta cadena. Por ejemplo, vemos que, y es mi experiencia actual, y además muy fácil de identificar quienes integran la cadena de distribución de materiales para la construcción en nuestro país: Las empresas importadoras del MICONS (MATCO e IMECO) las cuales deberán establecer alianzas con sus Proveedores, estos a su vez con los Productores, seguido por la Comercializadora del MICONS (Escambray) que deberá establecer alianzas con el Transportista (ENOC, TRANSMATCO), y con el consumidor final La OBRA. Porque no desarrollar un paquete por decirlo de alguna forma basado en relaciones de alianzas entre cada integrante de esta cadena, esto es algo demostrable en este nuevo mundo y

milenio

digital.

“Mientras que la visión vertical de un Canal de Distribución corresponde a decisiones tácticas u operativas, la visión horizontal de la Cadena de Valor corresponde a decisiones estratégicas (colaborativas)”. Tenemos que reconocer los esfuerzos del BNC en su interés por el empleo del ecomerce y que la respuesta a este esfuerzo en general es satisfactoria y los empresarios contactados para que comiencen a tener presencia en la Internet han respondido positivamente al impulso que hemos tratado de dar al uso comercial de Internet. Ahora con la situación antes mencionada el mercadeo virtual a la larga siempre llega a transar materiales físicos, manipularlos, transportarlos, esto es planificar y hacer la entrega de productos comercializados por cualquier medio incluida la Web de la Internet. “Esto significa que alguien debe encargarse de brindar el soporte logístico necesario para automatizar el envío, facilitar el proceso del embarque y hacer la entrega. Es indispensable que el consumidor final pueda conocer en cualquier momento donde está el producto enviado”, lo anterior formará parte de la integralidad y diseño del modelo de organización digital en estas empresas, lo que se hace necesario tomar acciones para diseñar este modelo que integre la solución a enfrentar en esta nueva etapa de desarrollo empresarial. Somos testigos que en la actualidad la experiencia, crecimiento y desarrollo del comercio electrónico y la presencia de las empresas en la Web de Internet es una realidad. En uno de los textos de Bill Gates, “Los Negocios en la Era Digital”, 1999, plantea las características fundamentales que deberán tener las empresas del futuro, y enmarca la situación para introducirse en esta era a través de 12 acciones claves que deberán implementar las empresas, que quieran seguir siendo competitivas y eficientes en cualquiera de sus ámbitos; el propósito de esta parte del documento a partir de estas acciones es personalizar e interiorizar las acciones a tomar en nuestras empresas, con las características de nuestro mercado, a partir de la situación actual y de interiorizar en cada una su importancia, tomando como base el diseño de un análisis comparativo con este compendio de acciones, enumeradas y desarrolladas en su contexto futuro con el objetivo de desarrollar objetivos y estrategias que nos sitúen como empresas de esta era de la tecnología digital.

Acción No. 1. Logre la comunicación a través del correo electrónico, mensajería instantánea, la web corporativa, FTP, entre otros. Esto ofrecerá una de las mayores ventajas en la información para su obtención de manera más rápida, confiable, eficiente y completa; la inclusión de nuestras empresas a la obtención de estos servicios centralizados y ofrecidos por ETECSA a partir de la aprobación de regulaciones y resoluciones a los efectos de seguridad y certificación en la redes de nuestras empresas, la implementación de estas solicitudes definen el empleo de los servicios digitales de la información, lo preocupante en este sentido es la capacitación y adiestramiento de los usuarios en el empleo de estos medios digitales,

capacitar a nuestros trabajadores a comunicarse y aplicar estas ventajas como medio de trabajo, para que la información siempre sea clara; la acción de lectura obliga a los diferentes integrantes de la organización a atender el asunto de manera personal y pertinente. Acción No. 2. Conozca los resultados de su empresa tanto cuantitativamente, como cualitativamente, no conocer la situación actual de la empresa a partir de sus resultados estadísticos, provocará que se tomen decisiones erradas. En este sentido las empresas requieren conocer sus números de manera inmediata, lo que requerirá medios digitales, a partir del empleo de la Web Internet y la aplicación de la Web Corporativa (Modelo Organización Digital), lo cual garantizará que las actividades de la empresa tengan siempre congruencia lógica con la situación real de sus ventas, flujo de caja, cuentas por cobrar, y pagar, entre otras, para así tomar decisiones acertadas en cuanto a una acción a acometer, el empleo de la estadística, sobre todo las técnicas de proyección del comportamiento estadístico, serán fuentes a aplicar en la toma de decisiones sobre la base del conocimiento; plantea Bill Gates, “ Tengo una convicción sencilla pero firme: la manera en que se capte, administre y utilice la información determinará las pérdidas y las ganancias”, por tanto las empresas que utilicen los medios digitales para el funcionamiento de sus gestiones, tomarán decisiones con mayor seguridad y rapidez, y por tanto hallarán vías positivas de contacto directo con sus clientes, esto le permitirá ejecutar sus acciones, operaciones, actividades, procesos, con la brevedad del pensamiento, condición clave de éxito para esta nueva etapa y milenio en nuestras empresas. Acción No. 3. Brinde información a todos los niveles. Un error común entre las empresas es que la información sólo suele fluir en los niveles altos, de forma tal que los trabajadores de mandos medios y personal operativo desconocen datos que requieren para poder hacer su trabajo en forma más eficiente. Los trabajadores que necesitan ser precisos en sus contenidos y actividades de trabajo, y suelen tomar decisiones inmediatas, es necesario que tengan acceso inmediato a la información (comerciales, gestores información, por ejemplo), incorporar una red de información a través de un sistema digital, donde todos los trabajadores pueden saber el comportamiento de sus acciones en el tiempo de forma inmediata y rápida, incluso en el momento en que se está desarrollando, será la herramienta de administración que necesita nuestras empresa, a partir de tener concebido la formación y adiestramiento al puesto de trabajo del trabajador, lo cual generará una fuente de seguridad y confiabilidad en la toma de decisiones de la empresa. Acción No. 4. Forme una cultura de cooperación. Es recomendable generar una cultura de aportación de ideas y colaboración en la toma de decisiones. Utilizar e implementar las herramientas digitales para mantener informado a los trabajadores, pedirles sus opiniones, criticas, desviaciones de las actividades que desempeñan, ideas, sugerencia; es fundamental que nuestros trabajadores conozcan y

se sientan familiarizados con la empresa y su actividad fundamental, que los empresarios conozcan de ellos y que se pueda entablar temas de discusión que eleven la capacidad, el deseo, la iniciativa y el nivel cultural de la organización. ¿Cómo desarrollaremos esta acción?, Como inmiscuiremos a nuestros trabajadores en la problemática de nuestra empresa?, ¿Cómo incentivamos a nuestros trabajadores en la participación activa y el funcionamiento de nuestra empresa?, pues haciéndoles partícipes de los resultados de la empresa, de su problemática, de las desviaciones en el comportamiento funcional de la empresa, activando un sistema de incentivo salarial acorde a su participación dentro de las funciones y objetivos de la empresa, ¿cómo logramos mostrar estas definiciones?, pues sencillo a partir de un sistema de información digital que culturice a la organización sobre la base del empleo sistemático en las funciones de trabajo de cada trabajador, el cual mostrará el comportamiento de sus resultados en cada momento. Acción No. 5. Desarrolle una oficina sin papel. Plantea Bill Gates, “Recomienda dejar de ser una organización que trabaja con grandes cantidades de papel cuando existen ya formatos electrónicos”. Nuestras empresas deberían de desarrollar un sistema nervioso digital que les provea de la información necesaria para mantener el mercado que atienden en cuanto a su servicio, las regulaciones y resoluciones imperantes ponen en práctica una oficina con mucho papel, todo lo contrario a la tendencia de hoy de poner en práctica la oficina sin papel, o sea la eliminación paulatina del soporte papel, la disminución en la utilización de este soporte reduce coste, pero lo más importante disminuye el tiempo de espera en los análisis empresariales, y en los márgenes de errores, además que implica una menor utilización de trabajadores, recordar que la competitividad y eficiencia se medirá de acuerdo con la velocidad de respuesta. Acción No. 6. Desarrolle una empresa inteligente. Algunas de nuestras empresas tienen actividades y funciones muy especificas para cada uno de los trabajadores, esto define en el hombre monotonía, rutina de trabajo, sin contar que si falta el trabajador, no se sabe quien haría sus funciones de trabajo, esto nos denota la medida de trasladar según el área de trabajo a nuestros trabajadores por diversos puesto, de esta forma se contará con trabajadores calificados y motivados en sus funciones, esto acoplándolo con la tecnología digital en la simplificación de las actividades y procesos en la empresa, le dará fluidez a la información y comunicación tanto interna, como externa entre todos las actividades y procesos en la cadena. O sea la aplicación e implementación de un sistema digital (Web) habilitará la posibilidad de conocimiento a nuestros trabajadores, a partir de la información a compartir dentro del sistema, lo desarrollará y elevará el coeficiente intelectual corporativo de nuestras organizaciones, con la creación de métodos y procedimientos en la red, atractivos a los trabajadores, se contribuirá al desarrollo paulatino, constante y acelerado de programas y proyectos con el uso compartido del conocimiento, siempre y cuando nuestros directivos sepan guiar a la mejora y desarrollo del flujo de información en nuestras empresas. Cuanto más habilidades

sepamos impregnar a nuestros trabajadores en las funciones, métodos, procedimiento, utilización de la tecnología digital, conocimiento de la organización, entre otras, y creemos primero que todo un plan de conocimiento compartido con todos ellos sobre los aspectos anteriores, estaremos contribuyendo con nuestra función empresarial y social a crear y formar una empresa más inteligente, ¿por qué no dar los primeros paso para crearla?. Si no empleamos nuestras habilidades para pensar que se puede, para interiorizar que el conocimiento es la rueda que mueve nuestras acciones para pensar crítica y creativamente, para informar y comunicar ideas, conceptos, podemos estar desarrollando y construyendo sobre el mar la visión de nuestras empresas. Acción No. 7. Desarrolle una retroalimentación digital. Uno de los principios básicos del desarrollo de una empresa está íntimamente relacionado con la retroalimentación de los procesos. Es importante que los trabajadores entiendan muy claro las visiones y misiones de nuestras empresas, que además sepan que piensa el externo (los clientes, proveedores, la sociedad, etc.) de nuestros servicios o productos, esto se definirá a partir de hacerle conocer continuamente estas valoraciones, que mejor herramienta que el empleo de un sistema de información digital, que establecerá una retroalimentación clara, que le ayude en la toma de conocimiento, decisión y revaloración de sus metas. La retroalimentación permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de correctivas en base a la información suministrada y por supuesto retroalimentada. Acción No. 8. Escuche a sus clientes. Los consumidores y clientes de la empresa son quienes hacen que su empresa logre el éxito. Conozca la opinión y sugerencia de los clientes satisfechos, los inconformes y hasta los que no le conocen, nuestros proveedores, entre otros, no hay mejor forma que registrar lo que se escucha, analizar lo que dicen, y hacen, ubicarse en su posición y brindarles una solución a sus necesidades, esto incrementará y profundizará las medidas que debemos acometer para aplicar las acciones correctivas necesaria(s) para eliminar las causas de la inconformidad. La tecnología digital le da esta información de manera oportuna; del mismo modo, el cliente obtendrá una respuesta inmediata a sus dudas y consultas sobre la empresa y el producto, la aplicación de encuestas online, técnicas estadísticas y de comportamiento grupal a partir de la implementación de la tecnología digital generará las estrategias consolidadas para enfrentar el mercado y sus necesidades. Acción No. 9. Organice su empresa. Internet le brinda la posibilidad de optimizar sus procesos, conocer las habilidades de sus colaboradores y detectar los niveles de competencia que requieren sus trabajadores para redefinir todas y cada una de las actividades y puestos. ¿Quién organiza, controla y diseña los proceso(s) en nuestras empresa(s)?, para optimizar los procesos, ante todo debemos conocer a profundidad el funcionamiento de

la empresa, con información de cada proceso sabremos cómo desarrollar el trabajo de forma óptima, siendo las tecnologías digitales (de información) una herramienta fundamental en este aspecto. Todo proceso, actividad e instrucción en una organización tiene un desvió estándar que debe ser pronosticado a partir del diseño de los proceso en la empresa, los cuales trabajan con el nivel de servicio deseado a prestar según las condiciones del mercado, lo cual debe ser considera(do) para su implementación, al emplear las tecnologías digitales (de información) podemos definir los intervalos y los puntos de control de cada proceso necesario, para asegurarnos de su nivel de calidad y resultado, y poder determinar además las acciones a desarrollar a partir de sus desviaciones. Usar las tecnologías digitales (de información) facilita la obtención permanente de los flujos de información que muestran las distintas variaciones en los datos, con cambios de algunas variables propias del proceso. Acción No. 10. Genere una cultura just in time. Si la velocidad de respuesta será la pauta de competitividad en el nuevo milenio, será necesario que los empleados estén conscientes de ello. Prepárelos para un cambio cuyos resultados tendrán que darse en un tiempo récord. Actualmente existen muchos conceptos, y teorías empresariales de organización y modelación, que son vistos como alternativos a las empresas que desean reducir costos y tiempos de respuestas fundamentalmente. Todas estas aplicaciones o herramientas son de utilidad y práctica mundial para cualquier empresa, y sus bases son factibles de adaptarse a todo tipo de organización, su principio básico es la transformación cultural, fundamentado con un enfoque de alta calidad, eficiencia y mejora continua. Acción No. 11. Elimine a los intermediarios. El contacto directo con los clientes le brinda a las empresas la posibilidad de conocer al consumidor, además de que puede obtener información veraz e inmediata. Los intermediarios no serán necesarios si usted empieza a comercializar sus productos a través de Internet. Las ventajas de este tipo de comercialización serán la velocidad de respuesta y el servicio directo que podrá ofrecer a sus consumidores. Acción No.12. Apoye a sus consumidores en sus problemas. El servicio, adicional a la capacidad de respuesta que usted tenga ante sus consumidores, serán los elementos que generarán clientes leales que apuntalarán el éxito de su empresa. Una de las mejores maneras de apoyar a sus consumidores y clientes es a través de Internet, un medio que permite que el propio interesado resuelva sus problemas. Se hace evidente y palpable la afirmación de que la información es fuente de desarrollo empresarial, y de su importancia con la aplicación de las tecnologías digitales, por tanto no debemos permanecer al margen de los avances en la informática. Los éxitos y fracasos de nuestras empresas, indican que se deberá aunar esfuerzos continuos que deben concentrarse en implementar sistemáticamente estrategias y objetivos flexibles e integradores. Debemos entender que los clientes son los evaluadores de la calidad porque tienen la facultad de seleccionar qué productos o servicios deben adquirir, y que

los actores de este escenario son nuestros trabajadores. La calidad de un producto o servicio es el resultado de un proceso que integra a todos los miembros de la organización de diseño, desarrollo, producción, comercialización y asistencia técnica desde su venta y hasta el fin de su vida útil, incluyendo su disposición final 5.2 PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS EN LA EMPRESA (ERP) Y LA LOGÍSTICA. El éxito de la logística está en sustituir los inventarios por información con el objetivo de lograr la satisfacción del cliente. La inversión logística debe invertir en tecnología de la información. Los inventarios es un proceso desequilibrado con un alto costo; la administración de la información mejora el funcionamiento logístico. Se cree que al mejorar el contenido y velocidad de la comunicación se reducen tiempos rectores e incrementa la flexibilidad y sensibilidad de la organización ante demandas. Actualmente los sistemas de información de logística se dividen en dos tipos: ERP (Enterprise Resource Planning) y Best of Breed. 

Enterprise Resource Planning

Enterprise Resource Planning o sistemas de planeamiento de recursos de la empresa, es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios. Los sistemas proveen una arquitectura que cumple con los requisitos internos y externos para soportar todos los procesos integrados a través de la cadena de suministro. Los sistemas ERP fueron diseñados a comienzos de los años setenta y sus antecedentes fueron el MRP y MRPII. El MRP (Materials Requirements Planning) permitía a un fabricante contar con los materiales correctos donde se les necesita y a en el momento adecuado sin acumulaciones innecesarias y el MRPII es un sistema con base en computadoras que dirige la planeación y el control de la producción mediante la integración de información procedente de los departamentos de finanzas, contabilidad, personal y comercialización entre otros. El ERP poco a poco han ido cambiando el manejo de los negocios. Tras las primeras soluciones de tipo específico que mejoraban parte de la gestión operativa de una empresa, los software buscaron la integración de todas las facetas del negocio como ingeniería, planificación, manufactura, ventas, recursos humanos y marketing, con el fin de disminuir los costos de producción, aumentar la competitividad y automatizar los procesos. De esta manera, por medio del ERP se logra visibilidad global y control sobre el negocio. Y es que muchas veces la realidad de la empresa es que cada unidad de negocio opera como una “isla de información”. A ello ha contribuido el hecho de que una compañía normalmente va adquiriendo un software distinto para sus diferentes áreas de negocios, los cuales no están asociados a una estrategia global. Esto lleva a

que la gerencia general, que es la que en definitiva toma las decisiones, no tenga información cabal de su negocio. Lo que ocurre es que la información está distribuida. Y las fuentes de error en el cálculo de los indicadores de gestión de la empresa son muy altas. En este sentido, el rol de los ERP es integrar la información de una empresa en uno solo sistema. Los sistemas ERP permiten, al tener información veraz y accesible en la organización, mejorar la atención al cliente, bajar los costos, aumentar los volúmenes de ventas, reducir tiempos ociosos en las empresas, alertar sobre posibles crisis, apoyar las decisiones para mejorar la efectividad, monitorear el desempeño a través de indicadores, mejorar la comunicación entre áreas de producción y reducir la duplicidad de la información, entre otros. Modelos de los sistemas ERP Según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas: Herramienta: es una aplicación a la medida, capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario. Son sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir con los requisitos buscados. Aplicación Parametrizable: incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros. En teoría éste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas requiriendo simplemente la indicación de los procedimientos y datos se quieren usar. Sin embargo, es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar por lo que se considera suficiente para evitar la programación adicional pero no cubre todo el espectro de necesidades. Aplicación Fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original. Para decidir cual de las anteriores aplicaciones es la más conveniente para la realidad de la empresa, debe de considerarse aspectos como la adaptabilidad, el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades, economicidad, rapidez de implantación, facilidad de actualización y la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislación y costumbres operativas. Características de los sistemas ERP

Cualquier sistema debe poseer un mínima cantidad de características para ser calificado como una verdadera solución para el tema ERP: Flexibilidad: para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones. Modular y abierto: cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los demás módulos. Comprensivo: Tiene que ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y debe ser adecuado para un amplio rango de empresas Más allá de la compañía: no debe estar amarrado sólo a los limites de la compañía, sino que tendrá permitir conectare a otras entidades del negocio de la organización. Los mejores procesos de negocios: debe contener una colección de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente. Simular la realidad: Debe simular la realidad del proceso, del negocio, en el computador. Por ningún motivo debe tener el control más allá del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrás del sistema. Características Técnicas Las aplicaciones ERP están construidas con lenguajes de programación como C, Visual C++, Visual Basic, Java, Delphi, y las herramientas de programación visual como Power Builder, Visual Age, y otros similares. En cuanto a la arquitectura utilizada la más recomendada es la de Cliente-Servidor en tres capas; por sus altas prestaciones, seguridad y flexibilidad. Los sistemas operativos en los que funciona son Windows NT, Novell Netware, OS/2, Unix y Linux y las bases de datos que se recomiendan son las que se han convertido en universales y tienen detrás una empresa de software de garantía, como SQL Server de Microsoft, Oracle, Btrieve de Pervasive, Informix, y DB2 de IBM.

Costo y tiempo de implementación de los ERP El costo de implementar incluye Software en aproximadamente un17%, Hardware en un 14%, servicios profesionales en un 46% y costos del staff interior de alrededor del 23%. El tiempo de implementación del sistema ERP y sus aplicaciones tiene un rango de 18 meses a 26 meses, y el tiempo para alcanzar a notar beneficios cuantificables se toman entre 9 a 12 meses desde el término del período de implementación. Pasan

alrededor de 2.5 años desde la iniciación del proyecto antes de lograr lo que se conoce como Retorno a la Inversión (“ROI”).

Proveedores A nivel mundial encontramos los siguientes proveedores de software. a) SAP (Alemania) es Software propietario, es uno de los máximos exponentes del ERP mundial. El de mayor expansión. b) ORACLE (USA) es Software propietario, desde 1987 desarrolla y vende aplicaciones basadas exclusivamente en su motor de base de datos. Dispone de varias aplicaciones que podrían ser consideradas dentro de esta categoría. c) Navision financials de Microsoft es Software propietario, posiblemente uno de los más utilizados después de SAP. Obviamente no tan complejo y completo, pero con una gran campaña de marketing detrás. d) ERPBox (México) Software propietario. comercialización, mayoristas y distribución.

Especializado

en

empresas

de

e) IECS (España) Software propietario f) META4 (España) Software propietario

5.3 TIPOS DE TRANSACCIONES PROPICIADAS POR LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN. 5.3.1 DE COMPRAS Transacciones y tecnología El área de información de compras debe permitir un control exhaustivo en la gestión de aprovisionamiento, abarcando desde las peticiones de compra realizadas por los departamentos, hasta la confirmación de la factura del proveedor y su posterior contabilización.

Circuito de aprovisionamiento Todo el circuito de Compras se debe realizar de forma integrada, evitando la reiteración de tareas en las entradas de datos. Todas las entradas (Pedidos, Partes y Facturas) parten de las fichas de los proveedores y de sus valores asignados por defecto,

pudiéndose modificar cada uno de ellos según las circunstancias, de esta manera se obtiene una gestión de compras ágil y segura, realizando todo el proceso en pocos pasos. Gestión de pedidos Entrada y confirmación de propuestas de pedidos. Seguimiento de las peticiones de compra realizadas por las secciones de la empresa, que, una vez verificadas por el departamento de compras, se convierten en un pedido en firme. Facilita la selección de la mejor. Gestión de pedidos. Existe un control y seguimiento de los pedidos en curso. Éstos podrían ser tanto abiertos como cerrados. Los abiertos serán aquellos pactos a largo plazo de los cuales se irán recibiendo materiales según las necesidades. Los cerrados serán los pedidos habituales con una determinada fecha de entrega y las condiciones pactadas. a) Seguimiento de los pedidos. Procesos de consulta para controlar los pedidos en curso: situación global de pedidos por empresa/almacén, consulta de stocks faltantes por pedido y proveedor, etc. b) Duplicación de pedidos. Para facilitar las labores de entrada de datos, existe la posibilidad de copiar los datos de un pedido ya gestionado a uno nuevo. c) Cancelación de pedidos. Los pedidos pendientes de recibir que ya no se desean o restos de pedidos ya recibidos que no interesan quedan eliminados de una forma sencilla y totalmente integrada en la gestión de stocks de almacén. Gestión de partes de entrada a) Partes de entrada. Recepciones y devoluciones a proveedor, que pueden venir originadas por un pedido o ser directa, sin pedido. Todos los movimientos generados se realizan con las características indicadas en los tipos de movimientos de compras para la total integración con el módulo logístico. b) Seguimiento de los partes de entrada. Control y seguimiento de las últimas compras por proveedor y control dentro del almacén del seguimiento de las diferentes partidas que se han ido incorporando. Se pueden retroceder parcial o totalmente las recepciones. En caso de ser un parte originado a partir de un pedido, todos los datos son heredados de éste. Quedando ligados ambos documentos para posteriores consultas.

c) Gestión de importaciones AIC. Control de todos los datos necesarios para poder generar el impreso de declaración (Intrastat, DUA). Estos datos incluyen desde el consignatario hasta el puerto o aduana del cual proviene el producto.

Gestión de facturas de compra a) Entrada facturas de compras. Entrada de las facturas de compras emitidas por el proveedor, introduciendo los datos de cabecera y de las líneas de la factura, verificando que lo facturado coincida con lo que realmente se ha recibido y calculando al mismo tiempo los totales de la factura. b) Entrada de facturas de compras contables. Son facturas ajenas al circuito de compras que se introducen en el sistema para temas contables, (ej.: facturas de alquileres de locales, gastos de luz, etc.). c) Contabilización de facturas. Una vez entradas las facturas de compras, se procede a la contabilización de las mismas, generando el asiento, los movimientos de cuentas corrientes a proveedores, el diario de IVA, los efectos de cartera y, si procede, la auto factura con implicación en IVA, la información relacionada con la gestión del IRPF, la prorrata, el proyecto contable, o el importe exento de IVA, etc. d) Estadísticas. Control estadístico de las compras en curso, facturadas o rechazadas con el fin de valorar y categorizar los diferentes proveedores y las diferentes calidades de los lotes recibidos. Las imputaciones estadísticas van asociadas al calendario y se muestran agrupadas y ordenadas por producto, por proveedor, etc. e) Rappels. Seguimiento y verificación de que los rappels que se han pactado con los proveedores son correctos y que el pago por las diferencias se cumple realmente.

Tecnología de la información y el proceso de compras Los avances en la tecnología de la información han mejorado en una forma muy notoria la eficiencia y efectividad en las adquisiciones. Se espera que los códigos de barras y el intercambio electrónico de datos reduzcan los costos de adquisición.

a) Código de barras: El código de barras se puede usar como un sencillo identificador de un registro o de un producto en una base de datos donde se almacena mucha información, o bien, el código de barras puede proveer información sobre un producto. Entre las primeras justificaciones de la implantación del código de barras se encontraron la necesidad de agilizar la lectura de los artículos en las cajas y la de evitar errores de digitación. Otras ventajas que se pueden destacar de este sistema son: Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo sino simplemente en el lineal. Rápido control del stock de mercancías. Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de merchandising. El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación. Entre las pocas desventajas que se le atribuyen se encuentra la imposibilidad de recordar el precio del producto una vez apartado del lineal.

b) E-fulfillment El e-fulfillment es un conjunto de herramientas tecnológicas cuando se trata de operaciones realizadas a través del comercio electrónico Cuando una empresa comienza sus operaciones electrónicas debe planificar e invertir en herramientas que soporten: Un alto volumen de órdenes de compra con una amplia difusión geográfica. Un manejo personalizado de cada una de ellas. c) Intercambio de datos electrónicos EDI La transferencia de datos estructurados mediante normas acordadas desde una aplicación informática a otra y por medios electrónicos. d) Mensaje EDI Una descripción formal aprobada, publicada y actualizada de cómo se han de estructurar los datos requeridos para realizar una operación específica, de tal manera que se permita la transferencia y manejo de estos datos por medios electrónicos. Ejemplo de pedido de compra 1. El comprador entra en la información de pedidos en la base de datos de producción, que genera una orden de compra en el equipo. La información del pedido se canaliza a través de una serie de programas de interfaz.

2. Los programas de software de interfaz de realizar ediciones y los controles sobre el documento y directa los datos de orden en los archivos predefinidos EDI intermedios. 3. Los archivos contienen información de EDI intermedios en una forma que el software de traducción EDI puede leer. 4. El software de traducción es un conjunto de programas que se traduce el archivo de datos de interfaz en un documento de formato de acuerdo a los estándares de EDI que la computadora del proveedor puede reconocer. 5. El documento electrónico se compone actualmente de un archivo que contiene los datos del pedido en un orden predefinido, reconocible. 6. El software de comunicaciones adecuado protocolos de comunicación, añade el documento de EDI en la preparación para la transmisión a través de líneas telefónicas. 7. Uso de un módem y una línea telefónica, el comprador transmite la orden de compra de EDI a un VAN (valor añadido de la red). Piense en esto como un buzón de correo. 8. El software de comunicaciones en la computadora del proveedor recoge el documento de la camioneta, interpreta y / o convierte los protocolos de comunicaciones para abrir el documento electrónico. 9. La orden de compra se encuentra ahora en un formato estándar, reconocible en un archivo y está disponible para el equipo del proveedor. 10. El proveedor de software de traducción interpreta los documentos en el formato EDI y coloca la información de la orden en el archivo de EDI intermedio (s). 11. Los archivos de EDI intermedios contienen información traducida la orden de compra. 12. Los programas de interfaz de realizar ediciones y los controles antes de los datos está integrada con la base de datos de producción del proveedor. 13. El software de aplicación en la computadora del proveedor, ahora puede procesar el pedido del comprador. Transmite al cliente EDI 850 (orden de compra) Proveedor transmite EDI 997 (acuse de recibo funcionales) Proveedor transmite EDI 856 (buque aviso previo) Transmite al cliente EDI 997 (acuse de recibo funcionales)

Proveedor transmite EDI 810 (factura electrónica) Transmite al cliente EDI 997 (acuse de recibo funcionales) Atención al cliente transmite EFT (Transferencia Electrónica de Fondos) Pago

e) XML XML es un lenguaje que nos permite almacenar datos en ficheros de texto. Tiene muy pocas reglas: la única importante es que toda etiqueta que se abra debe ser cerrada. Las etiquetas son sucesiones de letras y números que se ponen entre los signos < y >. Ejemplo, una etiqueta puede ser . Una etiqueta señala el comienzo de un elemento. Su final se indica escribiendo la misma etiqueta, pero con un signo "/" delante; en nuestro ejemplo . Estos elementos pueden ser encajados unos en otros a muchos niveles. Por ejemplo, podemos crear una etiqueta que indique el comienzo de una tabla dentro de una base de datos, dentro de esta, una etiqueta que indique el comienzo de un registro; el registro puede ser dividido en campos mediante la etiqueta ; pero las cosas no acaban aquí: podemos dividir el campo en otros elementos y así sucesivamente. XML / EDI Orden de Compra de Procesamiento Racionalizar y automatizar su procesamiento de la orden de compra Esta solución le permite automatizar completamente el proceso de pedido entre usted y sus proveedores que utilicen XML o EDI. También le permitirá recibir confirmaciones de órdenes de cambio, notificaciones de envío y facturas a través del mismo canal o XML EDI. El siguiente diagrama muestra la comunicación entre comprador y proveedor:

Beneficios de la implementación de esta solución incluyen: 1. Una comunicación más eficiente con los proveedores 2. Enviar y recibir notificaciones de forma más rápida 3. Aumento de precisión de datos debido a la reducción en el cambio de claves 4. Reducción del tiempo de procesamiento de pedidos 5. Reducción de la carga de trabajo administrativo para el orden y procesamiento de facturas 6. Capacidad para operar la aceptación de pedidos 24 * 7 7. La prueba de uso futuro de XML 8. Reducción de los costos debido a los errores manuales 9. Permite que el personal se centran en más actividades de valor añadido 5.3.2 DE ABASTECIMIENTO Transacciones y tecnología La rápida interacción mencionada en la sección anterior se puede obtener mediante el uso del Internet, Intranet y Extranet. Se muestra gráficamente el proceso de la cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet. Obra que poner especial atención en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la toma de decisiones, entregas y respuestas. La aplicación de tecnologías de información en conceptos como la transferencia electrónica de fondos (EFT), el sistema de intercambio electrónico de datos (EDI), tarjetas electrónicas para clientes, correo electrónico, e-bids, catálogos electrónicos, inventarios compartidos, comunicación electrónica con proveedores etc. han ayudado a lograr ventajas competitivas en diferentes organizaciones. Estos sistemas ayudan a la

reducción de costos y a establecer barreras tecnológicas para competidores potenciales. Cabe señalar que la complejidad de los sistemas implementados para la administración de la cadena de abastecimiento NO garantiza la eficiencia de la misma. A mi consideración estos sistemas deberán ser lo más sencillo posible con el fin de aumentar el número de usuarios potenciales, facilitar su integración a otros sistemas y minimizar su mantenimiento. Además deberán ser flexibles ya que en un ambiente tan dinámico como la cadena de abastecimiento es necesario evolucionar y modificar los sistemas junto con ella . Estos sistemas se clasifican como sistemas de soporte para la toma de decisiones (DSS) y podrán ser diseñados in house con el objetivo de que se consideren todas las características que los integrantes del departamento de logística y de otras áreas crean relevantes. Los integrantes de dichos departamentos también deberán ser multifuncionales y nunca perder de vista los objetivos de la empresa ya que en muchas ocasiones los intereses departamentales se contraponen entre sí y pierden de vista el objetivo final del negocio. La resistencia al cambio para el uso de sistemas de vanguardia como el Internet será un factor importante a tomar en cuenta en el cual el departamento de recursos humanos, la dirección y el staff gerencial deberán aplicarse ya que el éxito de los sistemas esta estrechamente ligados a la actitud del personal para su implementación y uso adecuado.