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Unidad 4 Control de proyectos Control es la actividad de aseguramiento de las operaciones, tareas y acciones hacia los objetivos anteriormente establecidos; el control administrativo, se centra en los recursos humanos; el control en ingeniería, se centra en los objetos, los procesos, las operaciones, los sistemas. El control es una función dinámica, por lo tanto, al establecer un sistema de control de proyectos SCP éste debe ser flexible. A diferencia de las tareas repetitivas, la secuencia de actividades de un proyecto se realiza una sola vez. La planificación se efectúa con un mayor nivel de incertidumbre, lo que implica el diseño de uno o varios parámetros flexibles de control. El control debe acompañar a la etapa de ejecución. Además, el control es una de las funciones del Gerente de proyectos. Se deben controlar las tareas de ejecución de modo que el conjunto de acciones se ajusten al tiempo, el costo y la calidad especificada en la planificación del proyecto. 4.1 métodos de control (grafica de avance y grafica de rendimiento). El control es un proceso mediante el cual se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente deberá ocurrir, de lo contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarias. El control dentro de un proyecto se encarga de determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. El control de proyectos se desarrolla sobre la base de disponer de la información necesaria, analizada y estructurada de acuerdo con la pirámide de dirección del mismo. Un eficiente control garantiza la dirección del proyecto a partir de tomar las decisiones oportunamente. El análisis de la información y selección de los problemas fundamentales ponderados en función de su importancia, permiten definir una estrategia en el

control de ejecución, estudiar variantes posibles para dar las soluciones más factibles y preparar la información para la toma de decisiones.

Elementos del control: En el control del proyecto es necesario determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. Una forma efectiva de control es el uso de gráficas que permiten vigilar visualmente el desarrollo de las actividades, y al efecto se utilizarán dos clases de gráficas:

1. Graficas de avance. 2. Graficas de rendimiento.

Importancia. 1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente. 2. Se aplica a todo: a las cosas, las personas y a los actos. 3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro. 4. Localiza a los lectores responsables de la administración desde el momento en que se establecen medidas correctivas. 5. Proporcionar información acerca de la situación de la ejecución de los planes. 6. Reduce los costos y ahorra tiempo al evitar errores.

7. Su aplicación incide directamente en la realización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:

 Cantidad.  Tiempo.  Costo.  Calidad.

Para el control de inventarios se usan desde métodos muy sencillos como tarjetas perforadas, niveles de pedidos y reposición, kardex de entrada y salida, hasta técnicas más complejas como la investigación de operaciones.

– Control de producción. El objeto fundamental de este control es programar, coordinar e implementar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas e iniciar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción.

– Control de compras. Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento

de

actividades

tales

como:

Selección adecuada de proveedores.

a) Evaluaciones de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante. b) Control de pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material. c) Determinación del pedido y de orden. d) Comprobación de precios.

– Control de mercadotecnia. Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumidor; es de vital importancia para el control de la empresa en general y para la elaboración de estas estrategias y planes de mercadotecnia.

– Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control, ya que permite fijar normas de realización sin las cuales sería posible evaluar las ventas y fijar las cuotas que deben cubrir. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las

ventas pronosticadas de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas y adoptarlas medidas correctivas adecuadas, tales como mejorar el servicio al cliente en cuanto a rapidez de entrega del producto.

– Control de finanzas. Proporciona información acerca de situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran. Establecen lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para analizar adecuadamente los costos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de recursos financieros.

Graficas de avance En virtud de cada uno de los componentes del proyecto es conducido por distintas personas que tienen la responsabilidad de iniciar y terminar sus actividades a tiempo, es necesario que tenga su grafica de control en donde pueda observar todo el avance de su proceso como su rendimiento. Esta grafica es similar a la de rendimiento utilizado en el proyecto. Se puede agregar en la parte superior un esquema de las secuencias de las actividades mostrando en donde se encuentran las holguras totales, para que el responsable del proceso tenga una idea precisa de las disponibilidades de tiempo.

La gráfica de avance contiene, además de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo. Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programación para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto. Necesitamos también un cuadro de avance del proceso con los siguientes datos y se llena de la siguiente manera:

a) Con la información original del supervisor: 1. Anotar el día de la información. 2. Anotar el número de la actividad informada. 3. Expresar, en tanto por una, el avance de la misma.

Para calcular el porcentaje programado de avance, procedemos así:

a) Se divide el porcentaje total de avance (1.00) entre el número de días-actividad que tiene el proyecto. Este número es la suma de la columna “e” de la matriz de información (66). Naturalmente, si la unidad de tiempo no representa días sino horas, la unidad de avance será H-a (horas-actividad).

b) Se cuentan las unidades de avance (D-a) que aparecen en la red en cada día programado. En cada uno de los cuatro primeros días encontramos 3 actividades; en el quinto y sexto hay 4 actividades; del séptimo al décimo encontramos 3 actividades, etc.

c) Se acumulan las unidades de avance en cada día transcurrido.

d) Las unidades de avance acumuladas se multiplican por el factor de avance calculado en el inciso a.

De esta manera y para nuestro ejemplo base, se tienen los siguientes resultados:

Las cantidades que aparecen en las columna 4 de esta tabla se anotan en la parte inferior

de

la

red

de

avance.

Es

suficiente

indicar

dos

decimales.

Si se desea mayor precisión en el dibujo y el tamaño de la gráfica lo permite, pueden hacerse divisiones en los tramos diarios para mostrar el avance de uno en uno

por

Con lo anterior queda lista la gráfica de avance para recibir la información.

ciento.

La Gráfica de Avance La Gráfica de Avance (figura 4.1) contiene, además de la red, una franja en la parte inferior que muestra el porcentaje de avance logrado en cada unidad de tiempo. Las ordenadas que se encuentran en las divisiones de tiempo marcan la programación para cada actividad, para cada proceso y para todo el proyecto.

Grafica de rendimiento. La grafica de rendimiento nos sirve para observar el ritmo de velocidad de trabajo al mismo tiempo que las metas parciales se van logrando con el transcurso del tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y la abscisa los días de duración del proyecto más la tolerancia calculada. En esta grafica se señala la meta final que se encuentra sobre el renglón del 100% de eficiencia y las coordenadas del tiempo final del proyecto. Esta información se procesa en el cuadro de avance del proyecto que se muestra a continuación.

a. En el momento de recibir información de avance real: 1. Se anota el día de la información. 2. Se expresan los números de las actividades realizadas. 3. Se anotan los porcentajes. 4. Se anota el total acumulado de las actividades terminadas con anterioridad.

b. Después de hacer la anotación anterior, se calcula lo siguiente: 1. Indicar los días programados de ejecución para cada actividad informada. 2. Se determinan los recíprocos de los tiempos anteriores para indicar el volumen del trabajo o carga correspondiente a cada día.

3. Se señalan los días transcurridos en cada actividad de acuerdo con el programa, y no con los días transcurridos en el avance. 4. Se multiplican los valores para obtener el porcentaje del trabajo, que deben cumplirse conforme el programa, para cada actividad. 5. Se calcula el factor del avance total por actividad multiplicado por el factor de la unidad de avance por el número de días programados. 6. Se ajusta el porcentaje de avance en el proyecto con el porcentaje real de la actividad. Esto se multiplica por el porcentaje de actividad de la columna por el porcentaje del factor de avance total.

La Gráfica de Rendimiento La gráfica de rendimiento (figura 4.2) que nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los días de duración del proyecto más la tolerancia calculada. En esta gráfica se señala la meta final que se encuentra sobre el renglón del 100% de eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.

4.2 Cierre del proyecto. El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte como de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos.

El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluación; donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello.

Un proyecto ha finalizado cuando: 

Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.



Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente (independientemente de que aun no se haya cobrado).

Cuando finalizan las actividades que forman parte del alcance de un proyecto, dicho proyecto termina, llega a su fin. En ese momento se actualiza la información intermedia del mismo, técnica y administrativa, y se procede al cierre contable del proyecto. No es posible cerrar (correctamente) un proyecto si, por ejemplo, queda pendiente un periodo de garantía, o el Cliente no ha confirmado que es de su agrado y por tanto puede solicitar modificaciones. Una vez finalizado el proyecto, parece evidente la necesidad de analizar los resultados y capitular el curso de los hechos para hacerse una idea clara de los objetivos cumplidos, de los que no se han alcanzado, y de la utilidad futura, en otros proyectos, del trabajo realizado. Incluye: 

Informe Económico.



Informe de situación final.

Informe Económico: Resume los datos contables más significativos del proyecto sin entrar en detalles (de eso se encarga el balance detallado de ingresos y gastos). Informe de Situación Final: Descripción general, en lenguaje no técnico, del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicación hasta el cierre contable. Debe contener: 

Datos básicos del proyecto (nombre, responsable, duración, presupuesto, etc.).

Descripción general de los hechos más significativos del mismo



(modificaciones, dificultades, medidas para resolverlas, relaciones con terceras partes, posibles acciones futuras). Cualquier otra información de interés.



Objetivo del cierre del proyecto.

Objetivos principales: 

Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos.



Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado.



Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones. Objetivos secundarios:



Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa (conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación, productos, etc.).



Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas oportunidades comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos.

Aceptación del proyecto. Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta el momento de la aceptación del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algún documento. Con la firma del acta de aceptación, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que está conforme con ellos.

Informe del cierre del proyecto El informe del cierre del proyecto es un documento final producido en el proyecto y usado por la directiva de la organización para evitar que persistan aun faltas y de esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas como cierre formal y debe definir los problemas, riesgos, y recomendaciones fundamentales que deben de seguirse a partir de ese momento. De manera general el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier elemento importante que considere. Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por alguna razón. Se recomienda siempre hacer un informe de cheques de cada fase que vaya terminando en el caso de que el proyecto sea grande o complejo, de tal manera que luego sea mucho más simple.

El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir todo lo sucedido en el proyecto que pueda ser de importancia para proyectos futuros de la empresa;

contiene la información de si el proyecto obtuvo o no los resultados previstos, en caso negativo, también incluye un análisis de las razones de ello.

A continuación se muestran alguno elementos que se consideran importantes incluir en el informe, aunque puede definirse como un formato con los acápites que se entienden necesarios:

Descripción del proyecto. Resumen con la descripción general del proyecto, que brinda una visión global acerca de sus objetivos. Planes de ejecución del cierre. Definir porque está cerrándose el proyecto ya sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusión ha llegado o el presupuesto ha sido agotado.

– La documentación del cierre se compone: 

Balance de ingresos y gastos.



Informe de situación final.



Lista de documentación generada.



Lista de productos generados.



Otros, en función de la empresa, y del proyecto concreto.

– Balance de ingresos y gastos.



Se presentan las desviaciones en el presupuesto.



Criterios: valores negativos, indican ahorro salvo al evaluar los ingresos y el margen; los valores positivos indican gastos aunque no hayan sido a los previstos.



Hay que incluir todos los ingresos y gastos aunque no hayan sido contablemente imputados.

– Informes finales. 

Informe económico: resumen del balance de ingresos y gastos.



Informe de situación final: descripción general, en el lenguaje no técnico del ciclo de vida del proyecto



En proyectos largos y complejos: informes intermedios coincidiendo con hitos temporales.

– Indicadores económicos de primer orden. 

Son los valores numéricos más efectivos.



Función del proyecto: indican el volumen del proyecto.



Margen del proyecto: ingresos-costos.



Costes: valor de los factores de producción que se ponen en juego y se consumen para realizar una actividades.



Beneficio del proyecto: margen-costes de oportunidad.



Precio de venta de la hora trabajada.



Por una idea del precio al que deberían venderse la hora de trabajo para obtener rentabilidades similares.



Componentes del coste del proyecto: son indicadores que muestran la importancia de cada partida de costes.



Valor relativo del esfuerzo propio.

– Indicadores financieros. 

Hacen referencia al origen de los fondos utilizados y de su proyección en el tiempo.



Porcentaje de endeudamiento externo.



Porcentaje de endeudamiento interno.



Valor actual neto del proyecto.



Tasa de rendimiento interno del proyecto.

– Indicadores de ocupación laboral.



Dan una idea objetiva de cuantas personas hacen falta para un trabajo. Sirven para saber si sobra o falta personal.



Carga de trabajo= número de horas (de una determinada categoría) necesarias para completar un trabajo.

– Indicadores de gestión. 

Son las desviaciones respecto a lo previsto de plazo de ejecución, costes, margen y contingencias.



Existen en los informes de cierre de proyecto otras utilidades:



Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los proyectos y ofertas.



Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados por cada responsable.



Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados con cada cliente.



Establecer nuevas tendencias para abordar mercados clásicos o emergentes.



La documentación del cierre se compone:

1. Balance de ingresos y gastos. 2. Informes de situación final. 3. Lista de documentación generada. 4. Lista de productos generados.

Otros, en función de la empresa y del proyecto concreto.

4.2.4 Evaluación y retroalimentación Las aéreas generales en las que se puede aplicar la metodología de la evaluación de proyectos son: 

Instalación de una planta totalmente nueva.



Elaboración de un nuevo producto de una planta ya existente.



Ampliación de la capacidad instalada o creación de sus sucursales.



Situación de maquinaria por obsolencia o capacidad insuficiente.

Este estudio profundiza la investigación en fuentes secundarias y primarias en investigación de mercado, detalla la tecnología que se empleará, determina los costes totales y la rentabilidad económica del proyecto, y es la base en que se apoyan los inversionistas para tomar una decisión.

El nivel más profundo y final es conocido como proyecto definitivo. Contiene básicamente toda la información del proyecto, pero aquí son tratados los puntos finos. Aquí no solo deben presentarse los canales de comercialización más adecuados para el producto, sino que deberá presentarse una lista de contrato de ventas ya establecidos que debe actualizar y preparar por escrito las cotización de la inversión, presentar los planes arquitectónicos de la construcción, etc. La información presentada en el proyecto definitivo no debe alterar la decisión

tomada respecto a la inversión, siempre que los cálculos hechos en el anteproyecto sean confiables y hayan sido bien evaluados.

La última parte de proceso es, por supuesto, la cristalización de la idea con la instalación física de la planta, la producción del bien o servicio y por ultimo; la satisfacción de una necesidad humana o social, que fue en lo que un principio dio origen a la idea y el proyecto. La facturación de cualquier proyecto es obligatoria: 1) Si tenemos cliente para un proyecto que va a generar beneficios se factura. 2) Incluso si el proyecto es para mejorar la propia empresa (departamentos) se factura. Por dos motivos; en primer lugar por el efecto de organización y control, y en segundo lugar, por la detección de abusos (facturación interna controlada).