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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato

Capítulo 17 Teoría De Sistemas Objetivos • Posibilitar que el estudiante tenga una visión sistémica de las organizaciones o de algunos aspectos de ellas. • Introducir los conceptos propios de sistemas y sus aplicaciones a la administración, en especial el de sistema abierto y el de intercambio con el ambiente. • Proporcionar una idea del enfoque sistémico de Katz y Kahn. • Dar una idea del enfoque sociotécnico de Tavistock. • Evaluar de modo crítico la teoría de sistemas. La Teoría de Sistemas (TS), rama específica de la Teoría General de Sistemas (TGS), representa la plenitud del enfoque sistémico en la TGA a partir de 1960.

Orígenes De La Teoría De Sistemas La teoría general de sistemas surgió con los trabajos del biólogo alemán Ludwig von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 19681. La TGS no busca solucionar problemas ni proponer soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la realidad empírica. Los supuestos básicos de la teoría general de sistemas son: • Existe una nítida tendencia hacia la integración en las diversas ciencias naturales y sociales. • Esta integración parece orientarse hacia una teoría de los sistemas. • Dicha teoría de los sistemas puede ser una manera más amplia de estudiar los campos no físicos del conocimiento científico, en especial las ciencias sociales. • Esa teoría de sistemas, al desarrollar principios unificadores que atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias involucradas, nos aproxima al objetivo de la unidad de la ciencia. • Esto puede llevarnos a una integración en la administración científica. Bertalanffy criticaba la visión del mundo fraccionada en diferentes áreas como física, química, biología, psicología, sociología, etc. Estas son divisiones arbitrarias que presentan fronteras

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato sólidamente definidas, así como espacios vacíos (áreas blancas) entre ellas. La naturaleza no está dividida en ninguna de esas partes. La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en términos de sus elementos separados. La comprensión de los sistemas sólo ocurre cuando se estudian globalmente, involucrando todas las interdependencias de sus partes. El agua es diferente del hidrógeno y del oxígeno que la constituyen. El bosque es diferente de cada uno de sus árboles. La TGS se fundamenta en tres premisas básicas2: 1. Los sistemas existen dentro de sistemas. Las moléculas existen dentro de las células, las células dentro de tejidos, los tejidos dentro de órganos, los órganos dentro de organismos y así sucesivamente. 2. Los sistemas son abiertos. Esta premisa es consecuencia de la anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o el mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de intercambio infinito con su ambiente, constituido por los demás sistemas. 3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura. Para los sistemas biológicos y mecánicos, esta afirmación es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen porque están constituidos por una estructura celular que permite contracciones para funcionar. Nuestra área de interés no es propiamente la TGS, sino las características y parámetros que ella establece para todos los sistemas. En adelante, en vez de hablar de la TGS nos referiremos a la teoría de sistemas. El concepto sistema pasó a dominar las ciencias y, en especial, la administración. Si se habla de astronomía, se piensa en el sistema solar; si el tema es fisiología, se piensa en el sistema nervioso, en el sistema circulatorio, en el sistema digestivo. La sociología habla de sistema social; la economía, de sistemas monetarios; la física, de sistemas atómicos, y así sucesivamente. En la actualidad el enfoque sistémico es tan común en administración que no se nos ocurre pensar que estamos utilizándolo en todo momento. El holismo es la tesis que argumenta que algunas totalidades son mayores que la suma de sus partes. Estas totalidades pueden ser organismos biológicos, sociedades, obras de arte o complejos teóricos científicos. En medicina, este enfoque sostiene que los organismos vivos y el medio ambiente funcionan como un todo integrado. El concepto de sistema permite una visión comprensiva, amplia y gestáltica3 de un conjunto de elementos complejos y les da una configuración de totalidad. El análisis sistémico permite que los sistemas vivos, sean individuos u organizaciones, se analicen como "sistemas abiertos" que continuamente intercambian materia/energía/información con el ambiente. La teoría de sistemas permite reconceptualizar los fenómenos dentro de un enfoque global para lograr la interrelación e integración de aspectos son, la mayor parte de las veces, de naturaleza completamente diferente4.

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Concepto De Sistemas La palabra sistema tiene muchas connotaciones: "Conjunto de elementos interdependientes e interactuantes; grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado. El ser humano, por ejemplo, es un sistema que consta de varios órganos y miembros; sólo cuando éstos funcionan de modo coordinado, el hombre es eficaz. De igual manera, se puede pensar que la organización es un sistema que consta de varias partes interactuantes”. En realidad, el sistema es "un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo complejo o unitario"5. 1. Características de los sistemas El concepto de sistemas se estudió en el capítulo dedicado a la cibernética. El aspecto más importante del concepto sistema es la idea de un conjunto de elementos interconectados para formar un todo que presenta propiedades y características propias que no se encuentran en ninguno de los elementos aislados. Es lo que denominamos emergente sistémico: una propiedad o característica que existe en el sistema como un todo y no en sus elementos particulares. De la definición de Von Bertalanffy6, según la cual el sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos características básicas de un sistema. 1. Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos. Las unidades o elementos (u objetos), así como las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo. 2. Globalismo o totalidad: todo sistema tiene naturaleza orgánica; por esta razón, una acción que produzca cambio en una de las unidades del sistema, muy probablemente producirá cambios en todas las demás unidades de éste. El sistema reaccionará globalmente ante cualquier estímulo recibido en cualquier parte o unidad. En la medida que el sistema experimenta cambios, el ajuste es sistemático y continuo. Los cambios y los ajustes continuos originan dos fenómenos: la entropía y la homeostasis7, que ya estudiamos en capítulos anteriores. Generalmente, el término sistema se utiliza en el sentido de sistema total. Los componentes necesarios para la operación de un sistema total se denominan subsistemas, formados por la reunión de nuevos subsistemas más detallados. Así, tanto la jerarquía de los sistemas como el número de subsistemas dependen de la complejidad intrínseca del sistema total. Los sistemas pueden operar simultáneamente, en serie o en paralelo. No hay sistemas fuera de un medio específico (ambiente): existen en un medio y son condicionados por él. El medio (ambiente) es todo lo que existe afuera, alrededor de un sistema, y tiene alguna influencia sobre la operación de éste. Los límites (fronteras) definen qué es el sistema y cuál es el ambiente que lo envuelve. 2. Tipos de sistemas Existe una gran diversidad de sistemas y una amplia gama de tipologías para clasificarlos, de

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato acuerdo con ciertas características básicas. a. En cuanto a su constitución, los sistemas pueden ser físicos o abstractos: - Sistemas físicos o concretos: compuestos de equipos, maquinaria y objetos y elementos reales. En resumen, están compuestos de hardware8. Pueden describirse en términos cuantitativos de desempeño. - Sistemas abstractos: compuestos de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Los símbolos representan atributos y objetos que muchas veces sólo existen en el pensamiento de las personas. En resumen, cuando se componen de software9. En realidad, hay complementariedad entre sistemas físicos y sistemas abstractos: los primeros (máquinas, por ejemplo) necesitan un sistema abstracto (programación) para operar y cumplir sus funciones. Lo recíproco también es verdadero: los sistemas abstractos sólo se vuelven realidad cuando se aplican en algún sistema físico. Hardware y software se complementan. Es el ejemplo de una escuela que necesita salones de clase, pupitres, tableros, iluminación, etc. (sistema físico), para desarrollar un programa de educación (sistema abstracto) o de un centro de procesamiento de datos, donde el equipo y los circuitos procesan programas de instrucciones para computador. b. En cuanto a su naturaleza, los sistemas pueden ser cerrados o abiertos: - Sistemas cerrados: no presentan intercambio con el ambiente que los rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental. Los sistemas cerrados no reciben ninguna influencia del ambiente ni influyen en éste. No reciben ningún recurso externo ni producen algo para enviar afuera. En rigor, no existen sistemas cerrados, en la acepción precisa del término. Los autores han denominado sistema cerrado a aquellos sistemas cuyo comportamiento es totalmente determinista y programado, y operan con muy pequeño intercambio de materia y energía con el ambiente. El término también es utilizado para los sistemas completamente estructurados, en que los elementos y relaciones se combinan de manera peculiar y rígida para producir una salida (resultado, producto) invariable. Son los llamados sistemas mecánicos, como máquinas y equipos. - Sistemas abiertos: presentan relaciones de intercambio con el ambiente través de entradas (insumos) y salidas (productos). Los sistemas abiertos intercambian materia y energía con el ambiente continuamente. Son eminentemente adaptativos, pues para sobrevivir deben readaptarse constantemente a las condiciones del medio. Mantienen un juego recíproco con las fuerzas del ambiente, y la calidad de su estructura se optimiza cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptación es un proceso continuo de aprendizaje y autoorganización.

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FIGURA 17.1 Modelo general de sistema abierto. PARÁMETROS DE LOS SISTEMAS El sistema se caracteriza por una serie de parámetros o constantes arbitrarias que determinan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del mismo. Los parámetros de los sistemas son: entrada o insumo (input); procesamiento o transformación (throughput); salida, resultado o producto (output); retroacción, retroalimentación o retroinformación (feedback); ambiente (environment).

FIGURA 17.2 Parámetros de un sistema.

Sistema Abierto El sistema abierto mantiene un intercambio de transacciones con el ambiente y conserva constantemente el mismo estado (autorregulación), a pesar de que la materia y la energía que lo integran se renuevan de modo continuo (equilibrio dinámico u homeostasis). El organismo humano, por ejemplo, no puede considerarse una simple aglomeración de elementos separados, sino un sistema definido que posee integridad y organización. El sistema abierto, como el organismo, es influenciado por el medio ambiente e influye sobre éste, alcanzando un estado de equilibrio dinámico en ese medio. El modelo de sistema abierto es siempre un complejo de elementos en interacción y en intercambio continuo con el ambiente. Dentro de esa nueva posición, el enfoque sistémico tiene profundas repercusiones en la teoría administrativa. La categoría más importante de los sistemas abiertos son los sistemas vivos. Muchos autores establecen analogías entre la empresa y los organismos vivos, destacando que la empresa aumenta en tamaño por el crecimiento de las partes, recibe elementos y los procesa en productos o servicios. En este proceso hay una entrada y una salida, y un proceso intermedio necesario para la vida. La empresa reacciona frente a su ambiente (ajustándose y adaptándose a el para sobrevivir) y cambia sus mercados, productos, técnicas, estructura. Hasta puede reproducirse en empresas subsidiarias.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato TABLA 17.1 Resumen de las principales diferencias entre sistemas vivos y organizados. Sistemas vivos (organismos)

Sistemas organizados (organizaciones)

• Nacen, heredan sus rasgos estructurales.

• Son organizados, adquieren su estructura por etapas.

• Mueren, su tiempo de vida es limitado.

• Pueden reorganizarse; teóricamente tienen vida ilimitada, pueden resurgir.

• Tienen un ciclo de vida predeterminado.

• No tienen ciclo de vida definido.

• Son concretos: el sistema puede describirse en términos físicos y químicos.

• Son abstractos: el sistema puede describirse en términos psicológicos y sociológicos.

• Son completos: el parasitismo simbiosis son excepcionales.

la

• Son incompletos: dependen de la cooperación con otras organizaciones; sus componentes son siempre intercambiables y generalmente distribuibles.

• La enfermedad se define como un disturbio en el proceso vital.

• El problema se define como un desvío de las normas sociales.

y

La organización como sistema abierto La descripción del sistema abierto puede aplicarse a una organización empresarial. Una empresa es un sistema creado por el hombre, la cual mantiene una interacción dinámica con su ambiente, sean los clientes, los proveedores, los competidores, las entidades sindicales, los órganos gubernamentales o muchos otros agentes externos. Influye sobre el ambiente y recibe influencias de éste. Además, es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre sí, que trabajan en armonía con el propósito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes. En resumen, el sistema abierto "puede ser definido como un conjunto de partes en constante interacción (lo cual resalta la característica de interdependencia de las partes) en un todo sinérgico (el todo es mayor que la suma de las partes), orientado hacia determinados propósitos (comportamiento teleológico, es decir, orientado hacia los fines) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo (entendida como la doble capacidad de influenciar el medio externo y de ser influenciado por él)"10.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato Características de las organizaciones como sistemas abiertos Las organizaciones poseen las características de los sistemas abiertos: Comportamiento probabilístico y no determinista de las organizaciones Como todos los sistemas sociales, las organizaciones son sistemas abiertos afectados por los cambios producidos en sus ambientes, los cuales se denominan variables externas. El ambiente no tiene, potencialmente, fronteras e incluye variables desconocidas e incontroladas. Por otra parte, las consecuencias de los sistemas sociales son probabiIísticas y no deterministas. El comportamiento humano nunca es totalmente previsible. Las organizaciones son complejas, responden a muchas variables que no son totalmente comprensibles. Las organizaciones como parte de una sociedad mayor constituida por partes menores Las organizaciones se perciben como sistemas dentro de sistemas. Los sistemas son "complejos de elementos colocados en interacción"11. Como sistema, la organización está continuamente sometida a un cambio dinámico y requiere un equilibrio. Cada organización está imbuida de los valores dominantes de su ambiente. Los miembros de una organización son simultáneamente miembros de muchos otros grupos, que compiten entre sí o mantienen una lealtad complementaria. Su posición de poder dentro de las organizaciones depende mucho de sus relaciones con tales grupos12. Interdependencia de las partes La organización es un sistema social con partes interdependientes e interrelacionadas. "El sistema organizacional comparte con los sistemas biológicos la propiedad de una intensa interdependencia de sus partes, de modo que un cambio en una de ellas provoca un impacto sobre las demás"13. Una organización no es un sistema mecánico en donde una de las partes pueda ser cambiada sin que haya un efecto concomitante sobre las demás. Ante la diferenciación de las partes provocada por la división del trabajo, éstas necesitan ser coordinadas a través de medios de integración y control. Homeostasis o "estado de equilibrio" La organización sólo puede alcanzar un "estado de equilibrio" cuando se presentan dos condiciones: unidireccionalidad y progreso14. 1. Unidireccionalidad o constancia de dirección: a pesar de los cambios del ambiente o de la empresa, el sistema continúa orientado hacia el mismo fin. 2. Progreso con respecto al fin: el sistema mantiene, con relación al fin deseado, un grado de progreso que puede mejorarse cuando la empresa alcanza la condición prevista con menor esfuerzo y mayor precisión, y en condiciones de gran variabilidad.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato El "estado de equilibrio" de un sistema se alcanza cuando se dan las dos condiciones para lograr un estado de equilibrio: unidireccionalidad y progreso, que pueden alcanzarse sólo mediante el liderazgo y el compromiso. Los miembros de una organización deben estar comprometidos con el objetivo final que ellos deben alcanzar, incluso si sobrevienen emergencias y exigencias de mayores esfuerzos. En tanto sistema abierto, la organización necesita conciliar dos procesos opuestos e imprescindibles para su supervivencia: 1. Homeostasis: tendencia del sistema a permanecer estático o en equilibrio, manteniendo su statu quo interno. 2. Adaptabilidad: cambio en la organización del sistema, en su interacción o en los estándares necesarios para lograr un nuevo y diferente estado de equilibrio con el ambiente externo, pero alterando su statu quo interno. La homeostasis garantiza la rutina del sistema, mientras que la adaptabilidad lleva a la ruptura, al cambio y a la innovación. Rutina y ruptura, permanencia e innovación, estabilidad y cambio son los procesos que la organización debe llevar a cabo para garantizar su viabilidad. Frontera o límite Es la línea que demarca lo que está dentro y lo que está fuera del sistema. No siempre la frontera de un sistema existe físicamente. Los sistemas sociales tienen fronteras que se superponen. Es el caso de un individuo que es miembro de dos organizaciones al mismo tiempo. Las organizaciones tienen fronteras que las diferencian de los ambientes. Las fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad: son líneas de demarcación que pueden permitir mayor o menor intercambio con el ambiente. Las transacciones entre organización y ambiente las llevan a cabo elementos situados en las fronteras organizacionales, es decir, en la periferia de la organización. La permeabilidad de las fronteras definirá el grado de apertura del sistema al ambiente. En la frontera se presenta la interfaz: área o canal situado entre los diferentes componentes de un sistema, a través del cual se transfiere información o se realiza intercambio de materia, energía o información. Morfogénesis El sistema organizacional, a diferencia de los sistemas mecánicos y aun de los sistemas biológicos, tiene capacidad para modificar sus formas estructurales básicas: propiedad morfogénica de las organizaciones que, según Buckley15, es su principal característica identificatoria. Una máquina no puede cambiar sus engranajes y un animal no puede crear una cabeza adicional. Sin embargo, la organización puede modificar su constitución y estructura mediante un proceso cibernético que permite a sus miembros comparar los resultados deseados con los resultados obtenidos y detectar los errores que deben corregirse para modificar la situación.

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Modelos De Organización Schein16 propone una relación de los aspectos que una teoría de sistemas debería considerar en la definición de organización: • La organización debe considerarse como un sistema abierto que interactúa constantemente con el ambiente, recibiendo materia prima, personas, energía e información y transformándolas o convirtiéndolas en productos o servicios que se envían al ambiente. • La organización debe concebirse como un sistema con objetivos o funciones múltiples que implican interacciones múltiples con el ambiente. • La organización debe verse como un todo constituido por muchos subsistemas que están en interacción dinámica entre sí. Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez de estudiar cada uno de los comportamientos individuales. • Dado que los subsistemas son mutuamente dependientes, los cambios ocurridos en uno de ellos probablemente afecten el comportamiento de otro o de los demás. • La organización existe en un ambiente dinámico que comprende otros sistemas. El funcionamiento de determinada organización no puede comprenderse sin la consideración explícita de las demandas y limitaciones impuestas por el ambiente. • Los múltiples nexos entre la organización y su ambiente hacen difícil la explicación clara de las fronteras de cualquier organización. A continuación analizaremos dos modelos de organización: el de Katz y Kahn, y el sociotécnico de Tavistock. Modelo de Katz y Kahn Katz y Kahn17 desarrollaron un modelo, mediante la aplicación de la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones. Según el modelo propuesto por ellos, la organización presenta las siguientes características típicas de un sistema abierto: La organización como sistema abierto La organización como sistema abierto presenta las siguientes características: • Importación (entradas): la organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones renovadas de energía de otras instituciones, otras personas o del medio ambiente material. Ninguna estructura social es autosuficiente ni se satisface a si misma. • Transformación (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados, fuerza laboral entrenada, servicios, etc. • Exportación (salida): los sistemas abiertos exportan sus productos o resultados hacia el ambiente. • Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: "El funcionamiento de cualquier sistema abierto consta de ciclos repetitivos de importación-transformación-exportación. De estos tres procesos sistémicos básicos, la importación y la exportación son transacciones que involucran al sistema con ciertos sectores de su ambiente inmediato; la transformación (procesamiento) ocurre dentro del mismo sistema”18. De esta manera, las organizaciones reciclan constantemente sus operaciones en el transcurso del tiempo. • Entropía negativa: la entropía es un proceso por el cual todas las formas organizadas tienden a la extinción, a la desorganización, a la desintegración y, finalmente, a la muerte. Para sobrevivir, los sistemas abiertos necesitan detener el proceso a la muerte y reabastecerse de energía, manteniendo indefinidamente su estructura organizacional. Este proceso reactivo de obtención de reservas de energía se denomina entropía negativa o negentropía. • Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación: los sistemas vivos reciben insumos —materia que contiene energía—, a los que transforman o modifican mediante el trabajo realizado. Sin embargo, reciben también insumos de carácter informativo que proporcionan a la estructura señales sobre el ambiente y sobre su propio funcionamiento en relación con dicho ambiente. El insumo de información más simple es la retroalimentación negativa (negative feedback), que permite al sistema corregir sus desviras del camino correcto. Cuando se interrumpe la retroalimentación negativa, el estado de equilibrio del sistema desaparece, en tanto que su frontera se desvanece, pues tal dispositivo permite que el sistema se mantenga en la dirección correcta, sin absorber energía en exceso o sin gastarla demasiado. El proceso de codificación permite al sistema reaccionar selectivamente sólo ante las señales de información para las cuales esté sintonizado. La codificación es un sistema de selección de entradas a través del cual se rechazan o se aceptan los materiales y se incorporan a la estructura. La confusión del ambiente se reduce a algunas categorías significativas y simplificadas para el sistema. • Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: el sistema abierto busca mantener cierta constancia en el intercambio de energía (importada y exportada) con el ambiente para asegurar su carácter organizacional y evitar el proceso entrópico. En este sentido, los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: aunque existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una continua exportación de productos del sistema, la tasa de intercambio de energía y las relaciones entre las partes no varían. El estado de equilibrio se observa con claridad en el proceso homeostático que regula la temperatura del cuerpo: las condiciones externas de temperatura y humedad pueden variar, pero la temperatura del cuerpo permanece igual. Sin embargo, aunque la tendencia más simple del estado de equilibrio sea la homeostasis, su principio básico es la preservación del carácter del sistema: el equilibrio casi estacionario propuesto por Lewin. Según este concepto, los sistemas reaccionan al cambio o lo

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato anticipan mediante el crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en la naturaleza de sus estructuras. Los altibajos de este ajuste continuo no siempre llevan el sistema a su nivel original. De esta manera, los sistemas vivos presentan un crecimiento o expansión en el que maximizan su carácter básico, tomando más energía que la que necesitan para su producción (salida), con el fin de garantizar su supervivencia y obtener algún margen de seguridad más allá del nivel inmediato de existencia. • Diferenciación: en tanto sistema abierto, la organización tiende a la diferenciación, es decir, a la multiplicación y elaboración de funciones, que significa también multiplicación de roles y diferenciación interna. Los estándares difusos y globales se sustituyen por funciones más especializadas, jerarquizadas y altamente diferenciadas. La diferenciación es una tendencia hacia la elaboración de una estructura. • Equifinalidad: los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad, el cual plantea que un sistema puede alcanzar el mismo estado final por diversos caminos, partiendo de condiciones iniciales distintas. A medida que los sistemas abiertos desarrollan mecanismos reguladores (homeostasis) para ajustar sus operaciones, puede reducirse la cantidad de equifinalidad. Sin embargo, esta permanece: el sistema tiene más de una manera para producir determinado resultado, es decir, existe más de un método para conseguir un objetivo. El estado de equilibrio del sistema puede alcanzarse a partir de condiciones iniciales diferentes y a través de diversos medios. • Límites o fronteras: como sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, es decir, barreras entre el sistema y el ambiente. Los límites o fronteras definen el campo de acción del sistema, así como su grado de apertura (receptividad de insumos) con relación al ambiente. Todos los sistemas sociales, incluidas las organizaciones, se fundamentan en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos. Estas actividades son complementarias o interdependientes con respecto a alguna salida o resultado común, y además son repetitivas, relativamente duraderas y se hallan relacionadas en el espacio y el tiempo. Mantener esta actividad estandarizada requiere renovación continua del flujo de energía que entra, lo cual está garantizado en los sistemas sociales por el retorno de la energía del producto o resultado. El sistema abierto no se agota porque puede importar energía del mundo que lo rodea; así, la entropía es contrarrestada por la importación de energía. El sistema vivo se caracteriza más por la entropía negativa que por la positiva. Es lo que los autores denominan negentropía. Concepto de eficacia organizacional Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven solamente cuando son capaces de mantener negentropía, es decir, importación —en todas las formas— de cantidades de energía mayores que las que devuelven al ambiente como producto. La razón es obvia. La entrada de energía en una organización se invierte directamente y se mira como salida organizacional. Sin embargo, una parte de la entrada incorporada es consumida por la organización. Para hacer el trabajo de transformación, la propia organización necesita ser creada y recibir energía para su mantenimiento; estas exigencias se reflejan en la inevitable pérdida de energía entre entrada y salida19.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato La eficiencia se refiere a la relación entre las entradas de una organización que salen como producto y las que son absorbidas por el sistema. La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la medida en que se maximizan todas las formas de rendimiento en la organización, lo cual está determinado por una combinación de la eficiencia de la organización como sistema y su éxito en obtener condiciones ventajosas o las entradas que necesita. La eficiencia pretende incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento de la organización por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos). La organización como un sistema de roles Rol es el conjunto de actividades exigidas a un individuo que ocupa determinada posición en una organización. Los requisitos pueden ser familiares para el individuo, debido a su conocimiento del proceso técnico y la tarea de la organización o suborganización, o se los comunican los demás miembros de la organización que dependen de su comportamiento en el rol para cumplir las expectativas de sus propios cargos. Por tanto, puede decirse que la organización está constituida por roles o por un conjunto de actividades que se espera de los individuos, así como por conjuntos de roles o de grupos que se superponen, cada uno constituido por personas que tienen tales expectativas frente a determinado individuo. La organización es una estructura de roles o, en otros términos, un sistema de roles. Modelo sociotécnico de Tavistock El modelo sociotécnico de Tavistock fue propuesto por sociólogos y psicólogos del Instituto de Relaciones Humanas de Tavistock20, con base en resultados de investigaciones realizadas por ellos en minas de carbón inglesas y en empresas textiles hindúes. La organización se concibe como un sistema sociotécnico. Además de considerarse como un sistema abierto en interacción constante con su ambiente, la organización también se plantea como un sistema sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas: 1. El subsistema técnico, que comprende las tareas que van a desempeñarse, las instalaciones físicas, el equipo y los instrumentos utilizados, las exigencias de la tarea, los servicios y las técnicas operativas, el ambiente físico y la manera como está dispuesto, así como la duración de las tareas. En resumen, el subsistema técnico cubre la tecnología, el territorio y el tiempo21. Además, es responsable de la eficiencia potencial de la organización. 2. El subsistema social, que comprende los individuos, sus características físicas y psicológicas, las relaciones sociales entre los individuos encargados de la ejecución de la tarea, así como las exigencias de su organización —tanto formal como informal— en la situación de trabajo. El subsistema social transforma la eficiencia potencial en eficiencia real. El enfoque sociotécnico concibe la organización como una combinación de tecnología (exigencias de la tarea, ambiente físico, equipo disponible) y subsistema social (sistema de relaciones entre quienes realizan la tarea). El subsistema tecnológico y el social se consideran en interacción

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato mutua y recíproca, en que cada uno determina al otro, hasta cierto punto. La naturaleza de la tarea influye en la naturaleza de la organización de las personas (pero no la determina), de la misma manera como las características psicosociales de las personas influyen en el modo de desempeñarse en cierto puesto de trabajo (pero no lo determinan).

FIGURA 17.3 El sistema sociotécnico. El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico22 parte del supuesto de que toda organización "importa" diversas cosas del ambiente y las utiliza en ciertos tipos de procesos de "conversión" para luego "exportar" productos, servicios, etc., resultantes del proceso de conversión. Las importaciones están constituidas por información sobre el ambiente, materias primas, dinero, equipo y personas involucradas en la conversión de algo que debe exportarse y que cumple ciertas exigencias del ambiente. La tarea primaria de la organización es la que le permite sobrevivir dentro de ese proceso cíclico de: • Importación. Adquisición de materias primas. • Conversión. Transformación de las importaciones en exportaciones. • Exportación. Ubicación de los resultados de la importación y de la conversión. Las organizaciones tienen una doble función: técnica (relacionada con la coordinación del trabajo e identificación de la autoridad) y social (referente a los medios de relacionar a las personas, para lograr que trabajen juntas). El subsistema técnico es el determinado por los requisitos típicos de las tareas que son ejecutadas por la organización. Varían mucho de una organización a otra: el subsistema técnico de una refinería de petróleo es completamente diferente del que se utiliza para la fabricación de automóviles o el que corresponde a un hospital, una universidad, etc. El subsistema técnico es moldeado por la especialización de los conocimientos y las habilidades exigidas, los tipos de máquinas, equipos y materias primas utilizados, y por la distribución física de las instalaciones. Casi siempre, la tecnología determina el tipo de entrada humana que necesita la organización: científicos e ingenieros para la tecnología computacional avanzada, u obreros rasos para la ejecución de construcciones civiles. La tecnología también es el factor principal en la determinación de la estructura organizacional y de las relaciones entre los servicios. Sin embargo, el subsistema técnico no puede considerarse aisladamente, pues es el responsable de la eficiencia potencial de la organización. Además del subsistema técnico, toda organización posee en su

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato interior un subsistema social. Ninguno de éstos puede estudiarse por separado, sino en el contexto de la organización total. Cualquier modificación en uno de ellos repercutirá en el otro.

FIGURA 17.4 Procesos de importación-exportación (entrada-procesamiento-salida).

Evaluación Crítica De La Teoría De Sistemas De todas las teorías estudiadas hasta ahora, la teoría de sistemas es la menos criticada, tal vez porque la perspectiva sistémica parece estar de acuerdo con la preocupación estructuralfuncionalista típica de las ciencias sociales en la actualidad23. Incluso, la teoría de sistemas evitó tratar los temas ignorados por las teorías behaviorista y estructuralista, procurando desarrollar sólo algunas de sus ideas. Con ello, los autores de la teoría de sistemas se pusieron a salvo de críticas de estructuralistas y behavioristas.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato Sin embargo, una evaluación crítica de la teoría de sistemas conduce a los siguientes aspectos: 1. Confrontación entre teorías de sistema abierto y de sistema cerrado El concepto de sistema se origina en diversas disciplinas científicas, como la biología y la sociología. Estas tienen un denominador común: el llamado sistema abierto, que describe las acciones e interacciones de un organismo en un ambiente. El sistema abierto "puede definirse como un conjunto de partes en constante interacción (lo que destaca la característica de la interdependencia de las partes), que constituyen un todo sinérgico (el todo es mayor que la suma de sus partes) orientado hacia determinados propósitos (con un comportamiento teleológico orientado, en consecuencia, hacia fines) y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo (esta interdependencia debe entenderse como la doble capacidad de influenciar el medio externo y ser influenciado por él)”24. Entre las implicaciones de la distinción del sistema abierto y sistema cerrado para la concepción moderna de la administración, sobresalen las siguientes25: a. La naturaleza dinámica del ambiente está en conflicto con la tendencia estática de la organización. En general, ésta se halla constituida para autoperpetuarse o, en el peor de los casos, para perpetuar su estructura, criterios, métodos y metas, en vez de cambiar esos elementos de acuerdo con las transformaciones del ambiente. b. Un sistema organizacional rígido no podrá sobrevivir si no consigue responder con eficacia a los cambios continuos y rápidos del ambiente. c. Un sistema abierto, como un club, un hospital o un gobierno, necesita garantizar que el ambiente asimile sus productos. Por consiguiente, para garantizar su viabilidad, la organización debe ofrecer al ambiente productos que éste necesite o, si fuera el caso, crearle la necesidad de tales productos, pues sólo así garantizará la continuidad del suministro de insumos y la asimilación de productos. d. En consecuencia, el sistema necesita información constante y depurada del ambiente, no sólo en cuanto a la naturaleza de ese medio, sino también en cuanto a la calidad y cantidad de los insumos disponibles y, en cuanto a la eficacia o adecuación de los productos o respuestas de la organización al ambiente. En síntesis, el sistema necesita retroalimentación constante, depurada y rápida, para autosostenerse y alcanzar sus propósitos. Al contrariar este enfoque de sistema abierto, la vieja perspectiva de sistema cerrado ha llevado a la teoría general de la administración a las siguientes distorsiones26: a. El estudio y la práctica de la administración conducen a una concentración de reglas de funcionamiento interno, a la apología de la eficiencia como criterio primario de viabilidad organizacional y, en consecuencia, al énfasis en procedimientos y no en programas.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato b. La perspectiva de organización como sistema cerrado es responsable de la insensibilidad de la administración tradicional a las diferencias entre ambientes organizacionales, y de la falta de atención a la dependencia entre la organización y su ambiente. Esto explica la transferencia inadecuada y la importación acrítica de ciertas soluciones y técnicas que, aunque eficaces en otros ambientes, no funcionarán en el nuestro. La premisa de la perspectiva de organización como sistema cerrado, aparentemente lógica, afirma que las soluciones, los instrumentos y las técnicas son intransferibles, ya que el ambiente no establece la diferencia. c. La perspectiva de organización como sistema cerrado desemboca en la insensibilidad hacia la necesidad de cambios y adaptación continua y urgente de las respuestas de la organización al ambiente. Respecto de esto, en Brasil es considerable el número de organizaciones que viven "mirando hacia el pasado" porque lograron grandes realizaciones, ofrecieron respuestas importantes al ambiente en un determinado momento de su historia, se acomodaron y pasaron a vivir "de las glorias del pasado", es decir, sueñan con los logros de hace 15 ó 20 años, sin renovarse. En un ambiente donde la velocidad del cambio no sea tan grande, esas organizaciones todavía pueden sobrevivir durante algún tiempo; sin embargo, tenderán a desaparecer a medida que el ritmo del cambio se incremente, porque son innecesarias para el ambiente: sus productos ya no satisfacen las necesidades, expectativas y solicitudes del contexto. 2. Características básicas del análisis sistémico Las principales características de la moderna teoría de la administración, basada en el análisis sistémico, son las siguientes27: • Punto de vista sistémico: la moderna teoría considera la organización como un sistema constituido por cinco partes básicas: entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente. La TGS incluye todos los tipos de sistemas: biológicos, físicos y del comportamiento. Las ideas sobre el control, la estructura, el propósito y los procesos operacionales de los sistemas, provenientes de la TGS, la cibernética y demás áreas relacionadas, son importantes en la teoría administrativa moderna. • Enfoque dinámico: el énfasis de la teoría moderna se hace en el proceso dinámico de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización. Este enfoque contrasta con la visión clásica que destaca casi exclusivamente la estructura estática. La teoría moderna no se aparta del énfasis en la estructura, sino que simplemente resalta el proceso de interacción entre las partes que ocurre dentro de la estructura. • Multidimensional y de múltiples niveles: la teoría moderna considera la organización desde los puntos de vista micro y macroscópico. La organización es macro cuando se estudia en su ambiente (la sociedad, la comunidad o el país); es micro cuando se analizan sus unidades internas. La teoría sistémica considera todos los niveles y reconoce la importancia de sus partes —como una Gestalt o totalidad—; por tanto, reconoce la interacción existente entre las partes en todos los niveles. De allí el efecto sinérgico que se presenta dentro de las organizaciones.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato • Multimotivacional: la teoría de sistemas reconoce que un acto puede ser motivado por muchos deseos o razones. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a través de ellas. Estos objetivos no pueden reducirse a un objetivo único, como las utilidades. • Probabilística: la teoría moderna tiende a ser probabilística. Sus frases están saturadas de expresiones como "en general", "puede ser", etc., lo cual demuestra que muchas variables pueden explicarse en términos hipotéticos, y no con certeza. • Multidisciplinaria: la teoría de sistemas es multidisciplinaria, ya que busca conceptos y técnicas de muchos campos de estudio, como la sociología, la psicología, la teoría administrativa, la economía, la ecología, la investigación de operaciones, etc. La teoría moderna representa una síntesis integradora de aspectos relevantes de todos los campos en el desarrollo de una teoría general de las organizaciones y la administración. • Descriptiva: busca describir las características de las organizaciones y de la administración. A diferencia de las teorías más antiguas, que eran normativas y prescritas, preocupadas por sugerir qué hacer y cómo hacerlo, la teoría moderna conforma con buscar y comprender los fenómenos organizacionales, y deja al individuo la selección de objetivos y métodos. • Multicausal: la teoría moderna tiende a asumir que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes. Este enfoque contrasta con las teorías antiguas que presuponen causalidad simple (causa-efecto) y de factor único. La teoría moderna reconoce la posibilidad de que los factores causales sean afectados a su vez, a través de la retroalimentación, por fenómenos que ellos mismos causaron. • Adaptación: uno de los principales puntos de vista de la teoría administrativa moderna es su visión de que la organización es un sistema adaptativo. Si una organización quiere mantenerse como algo viable (continuar existiendo) en su ambiente, debe adaptarse continuamente a las exigencias cambiantes de éste. La organización y su ambiente se perciben como interdependientes y en continuo equilibrio dinámico, reagrupando sus partes, cuando es necesario, frente al cambio. La teoría moderna estudia la organización desde el punto de vista ecológico, como un sistema abierto que se adapta mediante un proceso de retroalimentación negativa para mantenerse como algo viable. La consecuencia de este enfoque adaptativo, ecológico, de las organizaciones es el énfasis en los resultados (output) de la organización, en vez del énfasis en el proceso o las actividades de la organización, como hacían las antiguas teorías. Hacer énfasis en la eficacia y no exclusivamente en la eficiencia. 3. Carácter integrador y abstracto de la teoría de sistemas Muchos autores consideran la teoría de sistemas demasiado abstracta y conceptual y, por tanto, de difícil aplicación a situaciones gerenciales prácticas28. Aunque ha venido predominando con fuerza en la teoría administrativa y tiene "una aplicabilidad general en el comportamiento de diferentes tipos de organizaciones e individuos en diferentes medios culturales"29, el enfoque sistémico es en esencia

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato una teoría general incluyente que cubre de manera amplia todos los fenómenos organizacionales. Es una teoría general de las organizaciones y de la administración30, una síntesis integradora de los conceptos clásicos, neoclásicos, estructuralistas, neoestructuralistas y de la teoría del comportamiento. Obviamente, deberán examinarse algunas variables nuevas en este contexto. Sin embargo, aunque el esquema más amplio de este enfoque parezca virtualmente completo en su integridad, aún quedan por estudiar muchos detalles de la teoría31. 4. El efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas abiertos Sinergia es el esfuerzo simultáneo de varios órganos para cumplir una función común. El efecto sinérgico es el resultado ampliado de una organización, que puede diferir de la suma de los insumos en cantidad o en calidad. La "aritmética organizacional" puede dar un resultado como 2 + 2 = 5, o bien, 2 más 2 unidades de insumo pueden producir 3, 4, 7, 13, A, X, Z unidades de salida. Las unidades de salida pueden ser iguales, mayores o menores que las unidades de entrada. En este sentido, las organizaciones producen valor a través del efecto sinérgico. Los recursos materiales, financieros y humanos —cuando se consideran factores de producción— generan riqueza a través de la sinergia organizacional. La perspectiva sistémica muestra que la organización debe administrarse como una totalidad compleja.

FIGURA 17.5 La organización como sistema abierto. 5. El "hombre funcional" La teoría de sistemas se basa en el concepto "hombre funcional", en contraste con los conceptos homo economicus de la teoría clásica, homo socialis de la teoría de las relaciones humanas, hombre organizacional de la teoría estructuralista y hombre administrativo de la teoría del comportamiento. El individuo desempeña un rol dentro de las organizaciones y se interrelaciona con los demás individuos como un sistema abierto. En sus acciones, en un conjunto de roles, mantiene expectativas en cuanto al rol de los demás participantes y procura darles a conocer las suyas a los demás. Esta interacción cambia o refuerza el rol. Las organizaciones son sistemas de roles en las cuales los individuos actúan como transmisores de roles y como protagonistas.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato 6. Un nuevo enfoque organizacional La perspectiva sistémica introdujo una nueva manera de apreciar los fenómenos. No sólo en términos de amplitud, sino en cuanto al enfoque. El enfoque del todo y de las partes, de dentro y de fuera, de lo general y de la especialización, de la integración interna y de la adaptación externa, de la eficiencia y de la eficacia. La visión gestáltica y global de las cosas, que privilegia la totalidad y sus partes componentes, sin despreciar lo que denominamos emergente sistémico: las propiedades del todo que no aparecen en ninguna de sus partes. La visión del bosque y no sólo de cada árbol; la visión de la ciudad y no sólo de cada uno de sus predios; la visión de la organización y no sólo de cada una de sus partes. En este nuevo enfoque organizacional, lo importante es ver el todo y no cada parte por separado, para vislumbrar el emergente sistémico. Este emergente sistémico posibilita que el agua sea diferente de sus elementos, hidrógeno y oxígeno.

Notas 1 L. von Bertalanffy, "The Theory of Open Systems in Physics and Biology", en Science, Vol. III, 1950, pp. 23-29; "General Systems Theory: A New Approach to Unity of Science", en Human Biology, diciembre de 1951; "General Systems Theory", en Yearbook of the Society for General Systems Research, 1956; General Systems Theory, Nueva York, George Brasilia, 1968.

2 F. K. Berrien, General and Social Systems, New Brunswick, N. J., Rutgers University Press, 1968.

3 La Gestalt es una corriente psicológica cuya tesis principal afirma que "el todo es mayor que la suma de sus partes". El todo no debe compararse con agregados adicionales.

4 F. E. Emery, Systems Thinking, Middlesex, Inglaterra, Penguin Books, 1972, p. 8.

5 Richard A. Johnson, Fremont E. Kast y fames E. Rosenzweig, "Designing Management Systems", en Management Systems, Peter P. Schoderbeck, Nueva York, John Wiley & Sons, Inc., 1968, p. 113.

6 Ludwig von Bertalanffy, Teoria Geral dos Sistemas, op. cit. "

7 James C. Miller, "Living Systems: Basic Concepts , en Behavioral Science, 10 de julio de 1965, p. 196.

8 Hardware: término del lenguaje de los computadores y de la literatura científica. No es traducible. Significa la totalidad de los componentes físicos de un sistema. Puede utilizarse con mayor restricción para referirse al equipo, en oposición al término software.

9 Software: término no traducible que significa conjunto de programas e instrucciones de computación. Puede utilizarse de manera más particular para significar manejo, funcionamiento, programación.

10 Kleber T. Nascimento, "A Revolução Conceptual da Administração: Implicações para a Formulaçào dos Papéise "

Funções Essenciais de Urn Executivo , en Revista de Administração Pública, Vol. 6 No. 2, abril-junio, 1972, p. 34.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato 11 Ludwig von Bertalanffy, General Systems Theory, p. 33.

12 Bertram M. ross, As Empresas e sua Adminislração. Um Enfoque Sistémico, Petrópolis, Ed. Vozes, 1973, p. 135.

13 Paul R. Lawrence y Jay W. Lorsch, Desenvolvimento Organizacional: Diagnóslico e Ação, pp. 9-10.

14 James G. Miller, "Living Systems: Basic Concepts", en Behavioral Science, Vol. 10, julio de 1965, pp. 193-237 y 229; F. E. Emery, op. cit., p. 9.

15 Walter Buckley, A Sociologia e a Moderna Teoria dos Sistemas, São Paulo, Ed. Cultrix, 1974, pp. 92-102.

16 Edgar H. Schein, Organizational Psychology, p. 95.

17 Daniel Katz y Robert L. Kahn, Psicologia Social das Organizações, 1972, pp. 34-45.

18 lbìd., p. 508.

19 Ibid., pp. 176-177.

20 Es el llamado modelo de Tavistock. Entre quienes lo propusieron se hallan A. K. Rice, The Enterprise and Its Environment, Tavistock Publications, Londres, 1963; E E. Emery y E. L. Trist, "Sociotechnical Systems", en Management Sciences: Models and Techniques, C. West Churchman y Michel Verhulst (Eds.), Pergamon Press, Nueva York, 1960.

21 Eric J. Miller, "Technology, Territory and Time: The Internal Differentiation of Complex Production Systems", en Organization Structuring, H. Eric Frank (Ed.), Londres, McGraw-Hill Book Co., 1971, pp. 81-115.

22 A. K. Rice, Productivity and Social Organization: The Ahmedabad Experiment, Londres, Tavistock Publications, 1958.

23 Fernando C. Prestes Motta, Teoria Geral da Administração - Uma Introdução. p. 78.

24 Kleber T. Nascimento, op.cit., pp. 5-52.

25 Ibid., p. 36.

26 Ibid., p. 37.

27 Herbert G. Hicks y C. Ray Gullett, Organizations: Theory and Behavior, Tokio, McGraw-Hill Kogakusha, Ltd., 1975, pp213-219.

28 William G. Scott y Terence R. Mitchell, Organization Theory: A Structural and Behavioral Analysis, Homewood, Ill., Richard D. Irwin, Inc., 1976, p. 67.

29 Walter Isard, General Theory, Cambridge, Mass., Massachusetts Institute of Technology Press, 1969, p. 494.

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Texto. Introducción A La Teoría General De La Administración Autor. Idalberto Chiavenato 30 John A. Beckett, Management Dynamics: The New Synthesis, Nueva York, McGraw-Hill Book Co., 1971, pp. 72, 159, 205.

31 Herbert G. Hicks y C. Ray Gullett, op. cit., pp. 219-220.

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