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Aprendiz

Camilo Andres Gutierrez Fuentes

Ficha

1902454

Competencia

Tramitar Los Documentos De Archivo De Acuerdo Con La Normatividad Vigente Y Con La Política Institucional

Instructor

Olga Murgas

Sena

Centro de gestion administrativa

Fecha 01/11/2019

Bogota D.C.

INTRODUCCION La ley 527 se encarga de proteger y avalar por la ley a aquellas empresas, que quieren modernizarse, y ejercer comercio electrónico. En esta ley se define y se reglamenta el acceso y el uso de los mensajes de datos eléctricos y de firmas digitales. Esta ley está compuesta por 47 artículos, 4 partes cuyo asunto está dirigido a el reglamento, acceso y uso de mensajes de datos, firmas digitales, comercio electrónico y entidades de certificación.

Capitulo l Disposiciones legales Dominio de la aplicación a todo tipo de mensajes de datos. Delimitación de conceptos que tienen que ver con la información en mensajes de datos, significado, renovación de la ley, verificación jurídica de los mensajes de datos. Capitulo ll Aplicación de los requisitos jurídicos de los mensajes de datos Fundamentos imprescindibles o indispensables como los requisitos escritos: firma, documentos en forma original, la plenitud que tienen que tener los mensajes de datos, admisibilidad y solides probatoria que tienen los mensajes de datos, principios que tienen para evaluar o examinar los mensajes de datos de modo probatorio, preservación de los mensajes de datos y documentos, y la conservación de los mismos a través de intermediarios. Capitulo lll Comunicación de los mensajes de datos Determina la formación y valides de los contratos, atribución de los mensajes de datos, hipótesis de la ascendencia de los mensajes de datos, congruencia de los mensajes de datos enviados con los recibidos, mensajes de datos duplicados. Acuse de recibo, presunción de recepción de mensajes de datos, consecuencia jurídica (acuse de recibido, tiempo de envió de los mensajes que se evidencien en sus ingresos en los sistemas de información). Parte ll Comercio electrónico en materia de transporte de mercancías Se concentra en los requisitos, en la ejecución de los actos conectados con los contratos de transporte de las mercancías, documento de transporte como exigencia (no será válido ningún documento emitido en papel para llevar acabo los actos a menos que sustituyan el uso de mensaje de datos).

Parte lll Capitulo l Firmas digitales Facultad jurídica de la firma digital reconociendo que su misión es la misma que la manuscrita.

Capitulo ll Entidades de certificación Manifiesta las características y requerimientos que deben tener las entidades de certificación, las asignaciones de las entidades certificadoras, retribución por la prestación de los servicios, deberes que tienen las entidades de certificación. Terminación unilateral (acuerdo entre la entidad y la entidad certificadora con un per aviso de 90 días) y el cese de las actividades por parte de las entidades certificadoras, (autorización de la súper intendencia de industria y comercio. CAPITULO III Certificados Los temas que deben tener los certificados, aceptación de un certificado (se guardan en un deposito) condiciones en las cuales se pueden anular los certificados y los tiempos de conservación de los registros (por el término de la ley que regule el acto). CAPITULO IV. Suscriptores de firmas digitales Deberes de los suscriptores. Son deberes de los suscriptores: Recibir la firma digital por parte de la entidad de certificación o generarla, utilizando un método autorizado.

Conclusión La aplicación de la ley debe ser prioritaria para ejecutar y promover las buenas prácticas digitales que tienen como objetivo vital la legalidad, cuidado y seguridad, de los datos personales y empresariales, en resumidas palabras la ley 527 de 1999 es la que define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de firmas digitales.

¿qué es el manual de correspondencia? Concepto de manual de archivo y correspondencia

Es un documento que recoge las normas y procedimientos que se deberán aplicar en el proceso de flujo de las comunicaciones escritas para lograr la agilidad y eficiencia en la toma de las decisiones de la entidad. Es una guía que recoge en forma clara y sencilla los pasos a seguir para el desarrollo de las funciones relacionadas con Correspondencia y Archivo.

Diferencias entre Archivo y Correspondencia.

La principal diferencia es que el Archivo son todos los documentos que ya están guardados y clasificados de acuerdo a sus características, en cambio la correspondencia es lo que llega nuevo para ser entregado, tramitado y posteriormente archivado.

Partes del manual de archivo y correspondencia

Ø Introducción: En el cual se indica al lector en forma general las razones del ser del documento que tiene ante sí. Ø Objetivos: Se resumen los fines que persigue el Manual (generales y/o específicos) Ø Estructura Orgánica de la Entidad: En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones. Ø Conceptos y ejemplos de los documentos que elabora la entidad, comunicaciones externas: cartas, télex; comunicaciones internas: memorandos, circulares, notas de tramitación, etc. Ø Definición de concepto Correspondencia y sus clasificaciones: institucional, personal, confidencial.

Ø Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país. Ø Información sobre los niveles jerárquicos con autorización para la firma de los documentos. Ø Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo. Ø Manejó, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema. Ø Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios. Ø Definición de concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo. Ejemplo: Archivo central, de gestión, Satélites Semi Activo, permanente, etc. Ø Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo. Ejemplo: numérico, alfabético, cronológico, codificado por asuntos o temas, etc. En todos los casos es conveniente incluir la tabla completa de los ítems o temas que conforman el archivo, independientemente del sistema elegido; la codificación de las dependencias o el listado alfabético de las mismas. Ø Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos; legajo, carpetas, rótulos, etc. Ø Definición de procedimientos para el control y préstamo de documentos de archivo y de los medios reprográficos (como la perforadora). Ø Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la Tabla de Retención Documental, previamente elaborada y aprobada por el Comité de Administración de Documentos. Ø Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles: Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM) etc. Ø Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.

Ø Metodología y procedimientos para la realización, revisión, publicación del Manual de Correspondencia y Archivo, y definición de los integrantes del comité de Administración de Documentos. Ø Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual.

Conclusiones El manual de archivo y correspondencia es importante dentro de una empresa ya que este documento contiene las normas que se deben aplicar dentro de la misma en cuanto a la forma y proceso de toda la correspondencia que entra y sale de la entidad, además del proceso para archivar los documentos.

BIBLIOGRAFIA http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0527_1999.html http://recepcionmayes.blogspot.com/2009/03/manual-de-archivo-y-correspondencia.html https://prezi.com/3qldejukxcif/ley-527-1999/